Szent Istvn Egyetem Gazdasgi- s Trsadalomtudomnyi Kar Gazdasgelemzsi s Mdszertani Intzet

Gazdasgi- s Informatikai Tanszk

A VLLALATIRNYTSI INTEGRLT INFORMCIS RENDSZEREK S FEJLDSK avagy hogyan tmogatja az informcis rendszer a beszerzst a

Chinoin Gygyszer s Vegyszeti Termkek Gyra Rt-ben

Bels konzulens: dr. Pitlik Lszl tanszkvezet Kls konzulens: Mihly Jzsef, Chinoin Rt. Tanszkvezet: dr. Pitlik Lszl

Ksztette: Bagoly Tmea

Gdll 2004

2

TARTALOMJEGYZK:

1. BEVEZETS ................................................................................. 6

1.1. Clok, clcsoportok ........................................................................... 7

1.2. Feladatok ........................................................................................... 8

2. IRODALMI TTEKINTS:............................................................. 9

2.1. Az integrlt informatikai rendszerek ltalnos jellemzi ............. 9 2.1.1 Az informcis rendszer.................................................................................. 9

2.1.2 Az informatikai rendszer fogalma s helye az zleti folyamatokban........ 10 2.1.2.1 Az informatikai rendszer fogalma................................................................ 10

2.1.3 Az informcis rendszerek szerepe .............................................................. 12 2.1.3.1 Tmogat szerep .......................................................................................... 12

2.1.3.2 Koordinl s integrl szerep .................................................................... 12

2.1.4 Az informatikai rendszerek tpusai .............................................................. 12

2.1.5 Informatikai rendszerek osztlyozsa.......................................................... 12 2.1.5.1 Kommunikcis rendszerek.......................................................................... 12 2.1.5.2 Csoportos munkt tmogat rendszerek (GS, groupware systems)............. 13 2.1.5.3 Felsvezeti informatikai rendszerek (EIS, executive information systems) 13 2.1.5.4 Intelligens rendszerek (ES - expert systems, szakrti rendszerek) ............. 13 2.1.5.5 Dntstmogat rendszerek (DTR, DSS - decision support systems).......... 14 2.1.5.6 Vllalati (vagy kzpvezeti) informatikai rendszerek ................................ 14 2.1.5.7 Adatfeldolgoz (gyviteli) rendszerek.......................................................... 15 2.1.5.8 Irodaautomatizlsi rendszerek (OAS, office automation systems)............. 15 2.1.5.9 Aadott szervezeten bell tmogatott tevkenysg szintje szerint.................. 15

2.1.6 A vllalati integrlt informcis rendszerek fejldse ............................... 16 2.1.7 Az integrlt vllalati informcis rendszerek fogalma............................... 16

2.1.8 Az integrlt informcis rendszerrel szembeni kvetelmnyek ................ 17

2.1.9 IR Informcis rendszerek, s IT Informcis technolgia ................. 17

3

2.1.10 Az informcis rendszerek s az zleti stratgia integrcija ............... 18 2.1.10.1 A legfontosabb bemeneti informcik...................................................... 19 2.1.10.2 Vllalat irnytsa.................................................................................... 20 2.1.10.3 Mszaki oldal ........................................................................................... 20 2.1.10.4 Gazdasgi oldal ....................................................................................... 21 2.1.10.5 A dntshozatal ........................................................................................ 22

2.2. Logisztika......................................................................................... 24

2.2.1 A logisztikai tevkenysgek funkcionlis elhatrolsa ............................... 25

2.3. Beszerzs, az zleti let kulcseleme................................................ 25

2.3.1 Beszerzs fogalma .......................................................................................... 25

2.3.2 Beszerzs szerepe s feladatkre................................................................... 25 2.3.2.1 Anyagkltsgek cskkentse......................................................................... 26 2.3.2.2 Szerep a termkfejlesztsben........................................................................ 26 2.3.2.3 rtrgyals .................................................................................................. 26

2.3.3 Beszerzs trtnelmi ttekintse ................................................................... 27 2.3.3.1 1950-70-es vek - marketingforradalmnak hatsa .................................... 27 2.3.3.2 1980-as vek - termelsszervezs vltozsainak hatsa .............................. 27 2.3.3.3 1990-es vek - outsourcing mdszer kialakulsa......................................... 28

2.3.4 A Beszerzs, mint menedzsment funkci ..................................................... 29

2.3.5 Beszerzs fontossgt altmaszt tnyezk ............................................... 29 2.3.5.1 Az anyagkltsgek nvekv hatsa a profitra.............................................. 29 2.3.5.2 Az automatizl termels emelked jelentsge ............................................ 30 2.3.5.3 A JIT s TQM mdszerek vilgmret elterjedse....................................... 30 2.3.5.4 A vilg egszben kialakul globlis verseny .............................................. 30

2.3.6 Anyagkltsgek cskkentsnek lehetsgei................................................ 30 2.3.6.1 Technikai fejleszts ...................................................................................... 30

2.3.7 Beszerzs feladata .......................................................................................... 31 2.3.7.1 Rvid s hossz tv ellts biztostsa....................................................... 31 2.3.7.2 rversenykpessg javtsa.......................................................................... 31 2.3.7.3 Innovci s termkfejleszts segtse ......................................................... 31

4

2.3.8 Beszerzs clkitzsei..................................................................................... 32

2.3.9 A beszerzs folyamata.................................................................................... 33

2.3.10 Beszerzs helye a vllalati szervezetben................................................... 33

2.3.11 Beszerzsi szervezetek tpusai ................................................................... 34 2.3.11.1 Centralizlt beszerzsi szervezet:............................................................. 34 2.3.11.2 Decentralizlt beszerzsi szervezet:......................................................... 35 2.3.11.3 Kombincis megolds ............................................................................ 35 2.3.11.4 Termkorientlt beszerzs........................................................................ 35

3. ESETTANULMNY ..................................................................... 36

3.1. Az SAP rendszerrl......................................................................... 36

3.1.1 Az SAP R/3 rendszer ltalnos jellemzi ..................................................... 36

3.2. Az SAP rendszer bevezetsnek trtnete a CHINOIN Rt-ben.. 38

3.2.1 A korszer informatikai rendszer kiptse ................................................ 38 3.2.1.1 Az els modul az ttrs............................................................................ 39 3.2.1.2 A sikeres folytats ........................................................................................ 39 3.2.1.3 A jv a nvekeds jegyben..................................................................... 40

3.3. Az SAP MM moduljnak bevezetsnek esettanulmnya........... 40 3.3.1 Chinoin Beszerzsi szervezete jelenleg......................................................... 40 3.3.2 Mszaki Beszerzs.......................................................................................... 41

3.3.3 MM modul bevezetsnek elzmnyei ......................................................... 41

3.3.4 Beszerzsi tevkenysgek MM modul eltt s utn..................................... 43

3.3.5 SAP MM modul elnyei a rgi rendszerekkel szemben ............................. 46

3.3.6 Beszerzs folyamatnak tmogatsa SAP MM modullal ........................... 50 3.3.6.1 Bels Megrendelsi Igny (BMIg) ............................................................... 50 3.3.6.2 Lehvs ......................................................................................................... 52 3.3.6.3 rajnlatkrs.............................................................................................. 53 3.3.6.4 rtkr:........................................................................................................ 54 3.3.6.5 Megrendels ................................................................................................. 56 3.3.6.6 Teljestsigazols ......................................................................................... 59

5

3.3.6.7 Szmla berkezse........................................................................................ 60

3.4. Keretszerzdsek s az SAP MM................................................... 60

3.4.1 Keretszerzdsek tpusai ............................................................................... 61

3.4.2 Szerzdsek tartalma..................................................................................... 64

3.4.3 Szerzdsek kezelse SAP-MM eltt ............................................................ 65

3.4.4 Mosogatgp karbantartsra vonatkoz szerzds .................................. 66

3.4.5 Keretszerzdsek kezelse az SAP-MM modulban .................................... 69

3.4.6 Kirtkelsi lehetsgek................................................................................. 70

3.5. sszegzs.......................................................................................... 73 4. SSZEFOGLALS ...................................................................... 76 5. BRAJEGYZK:......................................................................... 78 6. TBLZATJEGYZK: ................................................................ 78 7. FELHASZNLT IRODALOM: ...................................................... 79 8. MELLKLETEK:........................................................................ 80

6

1. BEVEZETS A korszer vllalatirnytsi informcis rendszerek alkalmazsa a vllalatok szmra ma mr egyrtelmen a versenykpessg megteremtsnek, megrzsnek stratgiai eleme. Azonban ha ez a rendszer nem mkdik jl, az informciramls nem elg gyors s hatkony, valamint az ltaluk nyjtott informcik nem tkrzik a valsgot, akkor nem lehet figyelemmel ksrni a kltsgek alakulst, ksik a reagls a vevk ignyeire s az innovcira. A vllalat hatkonysgnak biztostshoz elengedhetetlen kvetelmny, teht, hogy a vllalkozsnak minden, a szmra fontos informcihoz hozz kell jutnia, ezrt minden cg valamilyen mdon hozzfogott informcis rendszernek korszerstshez. Az informatika a korszer vllalatirnyts egyik stratgiai elemv vlt. Ugyanakkor az egyes vllalatok ignyei, illetve adottsgai, lehetsgei jelentsen eltrnek. A menedzsment clja az adott szervezet szempontjbl fontos kvetelmnyeknek leginkbb eleget tev informatikai megoldsok folyamatos biztostsa.

Napjainkban a globalizci, a vilgpiac minden korbbinl nagyobb mrtk kiterjedse, az egyre nvekv, az egsz vilgra kiterjed kereskedelem, a rohamos, nagyon erteljes technolgiai fejlds egyre kemnyebb piaci versenyt eredmnyez. jabb s jabb versenytrsak jelennek meg a piacon. Az les verseny eredmnyeknt a vllalatok szmra a piaci ignyek rugalmas s sokszor igen gyors kvetse, az innovci, az intenzv

nvekeds, a minsgi munkavgzs, a korszerbb, kedvezbb r, minsg illetve szolgltats ellltsa, a megfelel vlasztk biztostsa, tllsi krds.

A kemny versenyben azok a vllalatok tudnak hossz tvon versenykpesek maradni, amelyek cljaik rdekben egyestik s egyre jobban sszehangoljk erforrsaikat, s megteremtik az zleti stratgia, az emberi erforrsok, a munkafolyamatok s az informcis rendszer sszhangjt. Az utbbi hat-nyolc vben tbb nagy jelentsg vltozsra kerlt sor a vilg s a hazai informatikai piacon, amelyek az informci-technolgia szinte valamennyi terlett

lnyegileg rintettk. E forradalmi vltozsok kvetkeztben nagyobb teljestmny s zembiztonsg szmtgpek, gyorsabb s megbzhatbb loklis hlzati s adattviteli technolgik vltak elrhetv a felhasznlk szmra.

Az egyik legjelentsebb vltozst az integrlt vllalatirnytsi informcis rendszerek mind szlesebb kr elterjedse, a funkcik szles krt tartalmaz integrlt, standard,

7

kszen megvsrolhat majd testre szabhat informcis rendszerek rohamos fejldse jelentette az egsz vilgon, gy Magyarorszgon is. Ezen rendszerek bevezetst, testre szabst fejlett mdszerek, eszkzk, bvl szolgltatsok segtik el. Ezek a korszer rendszerek szolgltatsaikkal nagymrtkben kpesek pozitv mdon befolysolni az ket alkalmaz szervezetek lett, soha nem ltott lehetsgeket knlva a klnbz szervezetek vezetse s szakterletei szmra. Ma mr Magyarorszgon is szles kr ezen rendszerek knlata, vlasztka, gy a klnbz igny, tevkenysgi kr, mret szervezetek is megtallhatjk az elvrsaiknak s lehetsgeiknek megfelel vllalatirnytsi rendszert. A vllalatirnytsi rendszerek versenyeznek a felhasznlkrt, gy folyamatosan fejlesztik ket s a rendszerekhez kapcsold bevezetsi eszkzket, mdszereket, hogy ezek a rendszerek egyre tbbet nyjtsanak a felhasznlknak, valamint egyre gyorsabban s eredmnyesebben lehessen bevezetni ket a felhasznl szervezeteknl. (Hetyei 1998)

1.1. Clok, clcsoportok

Haznkban is egyre tbb vllalat vezetse ismeri fel, illetve kezdi el alkalmazni a vllalat stratgijban s zletpolitikjban azt, hogy a Beszerzs a profit nvels egyik fontos eszkze (Purchasing as Profit Maker). A Beszerzst is tmogat integrlt informatikai rendszerek, mint pldul a dolgozatomban szerepl SAP R/3 MM modulja, nagymrtkben hozzjrulnak ahhoz, hogy a Beszerzs betltse ezt a funkcijt. Szakdolgozatom clja, hogy bemutassam egy, a haznkban is tbb nagyvllalatnl alkalmazott integrlt informatikai rendszer egyik moduljnak, az SAP R/3 MM moduljnak, bevezetse milyen vltozsokat hozott a Beszerzs munkafolyamataira, milyen hatsokkal br annak tevkenysgre, hatkonysgra egy konkrt vllalat pldjn keresztl, valamint nll feladatknt az SAP bevezetsvel elrt pozitv vltozs elemzse a keretszerzdsek kezelse terletn.

A konkrt bevezetsi plda s az nll feladat tapasztalatai ms cgek informcis rendszer bevezetst elkszt, ill. a bevezets hatsait utlag monitoroz projektjeiben, valamint az egyetemi oktatsban egy fajta esettanulmnyknt hasznosthatk.

8

Az elemzseket az albbi szoftverekre tmaszkodva vgzem:

Az SAP integrlt informatikai rendszer Anyaggazdlkodsi modul Keretszerzdsek almodul, ill.

Excel kirtkel tblzatok segtsgvel. Az elemzsekhez az albbi adatokat hasznlom fel:

Chinoin Rt. Jogi gyek nyilvntartsa 1997-2003

Keretszerzdsek szmnak alakulsa 1997-2003

Mszaki Beszerzs nyilvntartsa 2000-2003

1.2. Feladatok

A clok meghatrozsa, az integrlt informatikai rendszerek s a Beszerzs ltalnos bemutatsa utn feladat:

Az SAP-MM moduljnak bemutatsa a Mszaki Beszerzs terletn (3.3.2. fejezet s a 3.3.6. fejezet)

Keretszerzdsek SAP bevezetse eltti s utni kezelsnek bemutatsa. (3.4. fejezet)

Kt idszak sszehasonltsra alkalmas eljrs kialaktsa. (3.3.5. s a 3.5. fejezet)

Az elemzsek elvgzse. (3.3.4-3.3.5. fejezet, 3.4.3-3.5. fejezet) Elnyk, htrnyok sszefoglalsa. (3.3.5. s 3.5. fejezet)

9

2. IRODALMI TTEKINTS: Dolgozatomnak ebben a fejezetben elszr bemutatom az integrlt informatikai rendszerek ltalnos jellemzit s azok fejldst, tpusait, majd a Beszerzst, mint az zleti let kulcselemt s annak fontossgt egy vllalat letben.

2.1. Az integrlt informatikai rendszerek ltalnos jellemzi Az integrlt informcis rendszerek lnyegnek megrtshez fontosnak tartom elszr is a fontosabb, tmt rint defincik tisztzst, azok rtelmezst, ezrt az albbiakban vgig veszem a kapcsold s a rendszereket felpt alapfogalmakat.

2.1.1 Az informcis rendszer

Chikn Attila megfogalmazsa szerint:

Az informcis rendszer a vllalatok krnyezetre, bels mkdsre s a vllalat - krnyezet tranzakcikra vonatkoz informcik begyjtst, feldolgozst, trolst s szolgltatst vgz szemlyek, tevkenysgek s technikai eszkzk sszege.(dr. Sedivin, 1996) Ms megfogalmazs szerint:

Az informcis rendszer lehetsget nyjt adatok gyjtsre, trolsra, visszakeressre, strukturlsra, szrsre, sszefoglalsra, s kommunikcira az adatokkal (lsd 1. bra). A fenti megfogalmazsok s az albbi bra is jl szemlltetik, hogy egy vllalatot mind a kls s bels krnyezetbl nagyon sok hats, adat, illetve informci ri. A hatkony mkdshez egy vllalatnak szksge van arra, hogy az rkez informcik kztt klnbsget tudjon tenni ezek fontossga s rvonatkoz esetleges hatsa szempontjbl. Az informcis rendszerek clja, hogy segtsk a cgeket, szervezeteket az informcik sszegyjtsben, feldolgozsban, trolsban, visszakeressben, gy hogy kzben a vllalat szmra egy informcis tbblet rtket biztostson. Napjainkban minden vllalaton bell eltrbe kerltek a szmtgpes informcis rendszerek (informatikai rendszerek), amelyeket a kvetkez rszben jellemzek.

10

1. bra A gazdasgi szervezetek informcis rendszere

(Forrs: dr Sedivin Balassa Ildik: Szervezsi Ismeretek, Talentum Kft Budapest 54.o.)

2.1.2 Az informatikai rendszer fogalma s helye az zleti folyamatokban

2.1.2.1 Az informatikai rendszer fogalma Az informatikai rendszerek olyan rendszerek, amelyek egy szervezet klnfle (zleti, vllalati) folyamataiban az informcis technolgia felhasznlsval gyjtenek informcikat, kzvettik, troljk, visszakeresik, feldolgozzk, talaktjk s megjelentik azokat (lsd. 1. bra). (dr. Sedivin, 1998) A definciban tbb olyan fogalom is szerepel, amely tovbbi meghatrozst is ignyel:

A rendszer egymssal kapcsolatban ll, interaktv alkotelemek, komponensek halmaza, amelyek valamilyen cl, szndk vagy feladat megvalstsra (nem vletlenszeren) egyttmkdnek. (dr. Sedivin, 1998) zleti folyamaton olyan egymshoz kapcsold tevkenysgek sorozatt rtjk, amely klnfle erforrsok (technolgia, informci, rsztvevk, id s pnz) felhasznlsval rtket teremt (termk vagy szolgltats formjban) a fogyaszt, a vsrl, az gyfl szmra. (dr. Sedivin, 1998)

11

A technolgia olyan eszkzk sszessge, amelyek vagy kzvetlenl hajtanak vgre bizonyos tevkenysgeket, vagy segtik a folyamatok rsztvevit a vgrehajtsban. A gazdasgi informatikban a hangsly nem a mszaki rszleteken van, hanem azon, hogy az informcis technolgia kpes-e tmogatni az adott zleti folyamatot, s ha igen, akkor mennyire hatkonyan, milyen kltsgeket r a rsztvevkre, milyen kzzelfoghat s nem-anyagi elnnyel jr az alkalmazsa, tovbb ezen alkalmazsok milyen veszlyeket jelentenek. (dr. Sedivin, 1998) Adat: Jl definilhat szimblumok, jelek, jelsorozatok emberek s objektumok illetleg a valsg, valamint az emberi kpzeletvilg llapotainak lersra illetve a vltozsokrl mrssel nyert jelek, jellncolatok sszessge. (Vry, 1997.) Informci: Az emberi szlels (pl. adatok, ingerek) tuds ltal szablyozott rtelmezsnek pillanatnyi helyzet- s szemlyfgg eredmnye. Nem mrhet. (Pitlik, 1996) Tuds: Az emberi emlkezet hossz tvon rendelkezsre ll, aktv komponense, mely nmaga aktivlst s talaktst kpes vezrelni. (Pitlik, 1996) Az adatok (s az informci) szmos klnbz formban kerlhetnek be egy informatikai rendszerbe:

(dr. Sedivin, 1998) Szveg

Tblzat, grafikon

Hang

Kp

Vide.

A fentiek alapjn vlemnyem szerint, az informatikai rendszerek hasznlatnak clja, hogy az alkalmazott rendszer egy vllalat zleti folyamatainak tmogatsval nvelje az ellltott rtket, olyan mdon hogy az adatok/informcik fogadsra, feldolgozsra s kezelsre, illetve a tevkenysgek vgrehajtsra alkalmazott technolgia a legnagyobb hatkonysgot biztostson, mindezt a kltsgek minimalizlsa mellett. gy a rendszerek alkalmazsa csak, akkor ri el a cljt, ha az olyan informcis tbbletrtkkel br rendszer, amely kpes a dntshozkat gazdasgi elnyhz juttatni, gy az informatikai fejlesztsek sorn egy vllalat letben csak azok a befektetsek trlnek meg, amelyek kpesek az informcitechnolgit helyesen alkalmazni.

12

2.1.3 Az informcis rendszerek szerepe

2.1.3.1 Tmogat szerep

Tervezsben: adatpontossg, projekt menedzsment lehetsge Vgrehajtsban: gyorsasg, adat keress cskkentse Ellenrzsben: adatbzisok, projekt menedzsment

2.1.3.2 Koordinl s integrl szerep

A j informcis rendszer cskkenti az osztlyok kztti vetlkedst, mert nveli koordincijukat. Integrlt egy informcis rendszer akkor, ha gyorsak a kapcsolatok, ssze vannak ktve az rdekelt osztlyok, szervezetek. (Csala 2001)

2.1.4 Az informatikai rendszerek tpusai

Az informatikai rendszerek igen sokflekppen kpesek tmogatni az zleti folyamatokat.

Ezek kzl a legfontosabbak:

A termelkenysg fokozsa a hatkonysg nvelsvel s/vagy a kltsgek

cskkentsvel.

A termkek minsgnek javtsa. Versenyelny elrse j technolgik, mdszerek s eljrsok bevezetsvel. Gyorsabb reagls a piaci s krnyezeti (jogi, ad s szmviteli, stb.) szablyok

vltozsaira.

Gyorsabb reagls a fogyaszti ignyekre, illetve azok vltozsaira.

Hatkonyabb dntshozatal.

Nagyobb hozzfrs a dntsek meghozatalakor lnyeges informcikhoz.

Az zleti folyamatok jraszervezse. (Csala 2001)

2.1.5 Informatikai rendszerek osztlyozsa

Napjainkban az informatikai rendszereket az albbi nyolc osztly valamelyikbe szoks tekinteni:

2.1.5.1 Kommunikcis rendszerek

Nagymrtkben megvltoztattk a szervezetek mkdst, azt a mdot, ahogyan a vllalatok az zleti folyamatokat kezelik. A kommunikcis rendszerek osztlyhoz tartoznak az elektronikus levelezs (e-mail), a hangposta (voice mail), a vide levelezs (v-mail), a fax, valamint a telekonferencia rendszerek. (Csala 2001), (Edward1999)

13

2.1.5.2 Csoportos munkt tmogat rendszerek (GS, groupware systems) Az informatikai rendszerek viszonylag j osztlyt alkotjk. Ezek a rendszerek segtik valamely csoport tagjainak hatkonyabb egyttmkdst az informcik kzss ttelvel, munkafolyamatok csoporton belli megszervezsvel s optimalizlsval, valamint a csoportos dntshozatal informatikai tmogatsval. A csoportos dntstmogat eszkzk (GDSS) kpesek lnyegesen lervidteni, s minsgileg javtani a kollektv dntshozatal folyamatt az elektronikus tletroham (brainstorming), az tletgenerls (idea generation), az elektronikus szavazs s szavazatszmlls, az alternatvartkels s egyb technikk alkalmazsval. (Csala 2001), (Edward1999)

2.1.5.3 Felsvezeti informatikai rendszerek (EIS, executive information systems) (Csala 2001), (Edward1999) Olyan rendszerek, amelyek a vllalatok elsszm vezeti (CEO, COO, CFO) informcis ignyeinek kielgtsre terveztek. (CEO = chief executive officer - vezrigazgat, COO = chief operating officer a mkdsrt felels igazgat, CFO = chief financial officer pnzgyi igazgat). Jellemzik:

Alkalmasak a szervezeten bell foly tevkenysgek folyamatos nyomon kvetsre s a zavarok mihamarabbi szlelsre,

Alkalmasak a szervezet szmra kritikus informcik kiszrsre, vlogatsra s folyamatos figyelsre,

Top-down hozzfrst biztostanak az informcikhoz, azaz elsknt az sszegzsekhez lehet hozzjutni, s azutn lehet lefel haladni a rszletes kimutatsok fel,

Biztostjk a kls informcikhoz val folyamatos hozzfrst (pl.: on-line tzsdei hrek, valutarfolyamok),

Az informcikat rendszeresen s automatikusan frisstik.

2.1.5.4 Intelligens rendszerek (ES - expert systems, szakrti rendszerek) Olyan informatikai rendszerek, amelyek a mestersges intelligencia technikit s mdszereit hasznljk. Lehetv teszik tetszleges tnyezk kapcsolataihoz tartoz kvetkezmnyek sszefggsrendszernek szmtgpes formban trtn kezelst. A rendszer szablyelv,, azaz alapveten logikai mveletekre tmaszkodik s alapveten nem metrikus sklk adatait kezeli (Pitlik 1996 ).

14

Elssorban a tudomny, a kutats hasznostja ket j tudomnyos eredmnyek kimunklshoz. Tipikus plda a gygyszerkutatsban egy j molekulatpus kiprblsa a kvnt gygyhats elrsre. A lehetsges 10.000 fle molekulbl szmtgpen vizsgljk le mindet, hogy kivlasszk adatbnyszattal azt a 100-at, amit majd laboratriumi vizsglatnak kell alvetni. (Csala 2001), (Edward1999) A vilg vezet informci szolgltat rendszereket szllt cgei defincija szerint az adatbnyszat nagy mennyisg adat levlogatsnak, feltrsnak s modellezsnek folyamata, amelynek clja elre nem lthat sszefggsek, trvnyszersgek felfedezse zleti elny megszerzsnek rdekben. Az adatbnyszat egy technolgia s nem egy ksz megolds egy-egy problmra, emiatt az informci-szolgltat architektrba kell beilleszteni. (Pet, 2000)

2.1.5.5 Dntstmogat rendszerek (DTR, DSS - decision support systems) Olyan interaktv rendszerek, amelyek mind az egyni, mind a csoportos dntshozatalt tmogatjk, amikor a problma csak rszben vagy egyltaln nem strukturlt. Legfontosabb feladataik: modellalkots, rzkenysgvizsglat, clrtk keresse, kockzatelemzs, grafikus elemzs. DSS-nek kt f irnya van: az operatv s a stratgiai dntstmogats. (Csala 2001), (Edward1999), (Pitlik1999)

2.1.5.6 Vllalati (vagy kzpvezeti) informatikai rendszerek (MIR, MIS - management information systems)

Olyan ltalnos cl rendszerek, amelyek nyomon kvetik s ellenrzik a vllalatok bels mkdst. A MIS elvileg nem ms, mint a megfelel informci a megfelel embernek, a megfelel idben s a megfelel formban. Jellemzik: csak strukturlt feladatok megoldsra alkalmasak, problmamegold kpessgk sznvonala alacsony, outputknt jelentseket ksztenek. (Csala 2001), (Edward 999) A MIS clja: a vezeti munka (dntselkszts, tancsads) tmogatsa. A fels, ill. a kzpszint vezets feladatai a dnts-elkszts fogalmhoz ktdnek, s vtizedek ta vltozatlan formban rvnyesek. Dntsi s egyben menedzsmentfunkcik:

clok meghatrozsa, tervezs, dntshozatal, vgrehajtsi utastsok kidolgozsa, ellenrzs. (Pitlik1999)

15

A velk szembeni legfontosabb kvetelmnyek:

(Edward 1999) Adat aggreglhatsg (sszegezhetsg termkre, boltra, stb.) Elre nem ismert keressi s sszevetsi lehetsgek lehetv ttelnek kpessge

(paramteres lekrdezsek, lekrdez nyelvek alkalmazsa) Jelentsksztsi kpessg

Fontos az adatok idbeni gyors elrhetsge s tetszleges visszakereshetsge.

2.1.5.7 Adatfeldolgoz (gyviteli) rendszerek (TPS - transaction processing systems)

Ezek voltak az els mkd informatikai rendszerek. Elsdleges cljuk egy vllalat klnbz osztlyain (termelsi, pnzgyi, marketing, emberi erforrs, stb.) fut zleti tranzakcik, gyletek trolsa, feldolgozsa, sszestse. Jellemzjk, hogy ismert s jl meghatrozott gazdasgi folyamatok egyes lpseit viszik szmtgpre oly mdon, hogy a szmtgp az gyintzi munkt segti.

Legmagasabb szintjei az elektronikus adatcsere (electronic data interchange EDI) formjban megjelen tranzakci feldolgozs. (Csala 2001), (Edward1999) 2.1.5.8 Irodaautomatizlsi rendszerek (OAS, office automation systems) (Csala 2001), (Edward1999) Ide tartoznak a klnbz szvegszerkeszt, tblzatkezel, adatbzis-kezel s prezentcis programcsomagok:

Szvegszerkesztk, nyomdaksz termkek ksztse (MS Word, WordPerfect) Tblzatkezelk (MS Excel), adatbzis kezelk (MS Access) Informci menedzsment eszkzk a szemlyi teljestmny tmogatsra, mint

pldul prezentciszerkesztk (MS PowerPoint) Fax, telefon, e-mail, elektronikus konferenciakezelk (MS NetMeeting)

2.1.5.9 Adott szervezeten bell tmogatott tevkenysg szintje szerint Egyes vllalati osztlyok sajt mkdsi terletre szakosodott informatikai rendszerek (marketing, pnzgyi, szmviteli, humn erforrs gazdlkodsi rendszerek). A szervezet egszt tfog rendszerek, amelyek tbb mkdsi terletet rintenek.

Tbb vllalatot tfog informatikai rendszerek, pldul replgp-helyfoglal rendszerek. (Csala 2001), (Edward1999)

16

2.1.6 A vllalati integrlt informcis rendszerek fejldse A vllalati krnyezet gyors vltozsai, a kilezd s az egyre tbb szintren megjelen piaci verseny, a megvltozott erviszonyok a vevk s eladk kztt a vllalatok stratgiai szint problmjv emelte az informcikkal val gazdlkodst. Nlklzhetetlen eszkzz vlt az informcis rendszer. A vllalatoknak ezekre a vltozsokra minl gyorsabban reaglniuk kell: jra kell szervezdnik, az jraszervezds elsdleges clja pedig, a fogyasztk ignyeinek minl magasabb szint kielgtse kell, hogy legyen. A gazdasgi krnyezet ez irny vltozsai teszik szksgess a dntseket tmogat, a folyamatokat felgyorst informcis rendszerek bevezetst minden terletre.

A szervezetek mr vagy harminc ve ptgetnek szmtgpes informcis rendszereket. Eltte az adatkezels f eszkzei papr, ceruza, szmolgpek s a mechanikus lyukkrtyagpek voltak. Ezek s mg a korai szmtgpek hasznlata is rendkvl nehzkes volt s igen nagy erfesztsbe kerlt hatkony s helyes mkdsk biztostsa. Az elmlt harminc vben a technolgia rendkvli gyorsasggal fejldtt. A technolgiai fejlds knlta lehetsgeket lehetetlen addig lvezni, amg a mkdtetssel kapcsolatos problmkat nem sikerl gy-ahogy stabilizlni. Az els szmtgpes berendezsek ltal elvgezhet feladatokat knny volt azonostani, s jl lehetett ltni, milyen irnyban kell magukat az eszkzket fejleszteni ilyenek voltak a knyvels, szmlzs s ms munkaignyes adatkzpont irodai tevkenysgek az tvenes s hatvanas vekben. (Csala 2001), (Edward1999)

2.1.7 Az integrlt vllalati informcis rendszerek fogalma

Az integrlt vllalatirnytsi rendszerek, olyan nylt vllalati alkalmazsokat biztost, amelyek az informci s az eljrsok integrlsval maximalizljk az zleti kapcsolatokbl szrmaz nyeresget. Ezek az alkalmazsok lehetv teszik, hogy a felhasznlk konzisztens eredmnyeket rjenek el a vllalati hlzatokon keresztl - s biztostjk a rugalmassgot, amely az llandan vltoz vllalati krnyezethez val alkalmazkodshoz szksges (http://www.sap.com/hungary/solutions/) A jelenlegi, gyorsan vltoz vilgban a gazdasgi let szereplinek is egyre nagyobb gondot okoz a megnvekedett informci mennyisg hatkony kezelse, legyen sz a vllalat bels vagy akr kls kapcsolataibl szrmaz adatokrl. A hatkony informcikezels a vllalat egyik legfontosabb irnytsi tnyezje.

17

Az informcinak, mint erforrsnak a rendelkezsre lltsa s feldolgozsa termszetesen pnzbe kerl, de korntsem olyan sokba, mint a hinyos informcikezelsbl add krok. Ha figyelembe vesszk az informci-erforrsnak a vllalat mkdsben betlttt stratgiai szerept, belthatjuk, hogy az informcikezelsi stratgia s az ebbl fakad megvalsts a piackpessget, fennmaradst nagymrtkben befolysolni kpes tnyez. Ezrt az informatikai rendszer korszerstse tlmutat a kzptv rdekeken.

2.1.8 Az integrlt informcis rendszerrel szembeni kvetelmnyek

(Csala 2001) Valstsa meg az informciknak a keletkezs helyn, s lehetleg idazonosan

trtn felvtelt, s zrja ki ugyanazon informcik klnbz helyeken s idben trtn rendszerbe juttatst.

Az adatokhoz s folyamatokhoz minden, az informcis rendszerben rszes fl csak jogosultsgnak megfelelen frhessen hozz.

A vllalat fizikai folyamatainak szablyozsa az informci visszacsatolsa ltal a megfelel idben a lehetsg szerinti minimlis kltsggel valsuljon meg.

Segtse a rvid- s kzptv tervezst tervvarinsok kidolgozsval s az sszehasonlts lehetv ttelvel.

Adjon a vllalat legfelsbb vezeti kezbe olyan eszkzt, amelynek segtsgvel azok a mindennapi munkban knnyen hozzfrnek a szmukra szksges adatokhoz.

2.1.9 IR Informcis rendszerek, s IT Informcis technolgia

Mind az IR-nek, mind az IT-nek van stratgiai s taktikai sszetevje. A stratgin a hosszabb idtv krdseket rtjk, amelyekkel a fels szint vezetknek kell foglalkozniuk, s viszonylag ritkbban kerlnek napirendre. A taktikai kifejezst arra tartjuk fenn, amikor a problmk rvidebb idtvak, s ltalban a kzpvezetk, szakemberek gondjra van bzva. A stratgia magban foglal egyfajta jvkpet is, azokat az eszkzket s politikkat, amelyek lehetv teszik a szervezet szmra, hogy a vzolt jvbeli llapotot elrje, ekzben a taktikai krdsek jobbra elrsok, szablyok kvetst, alkalmazsi rendszerek ltrehozst clozzk.

18

A stratgia nem ms, mint a kereslet menedzselse, s azoknak az elnyknek az optimalizlsa, amelyeket az j alkalmazsok jelentenek, a taktika viszont a knlat menedzselsrl szl, a fejlesztsek s a mkdtets kltsgeinek optimalizlsrl. (Edward1999)

2.1.10 Az informcis rendszerek s az zleti stratgia integrcija (Edward1999) Napjainkban a rendszerekbe beruhz kls zletfelek, versenytrsak nagy nyomst gyakorolhatnak a vllalatra, hogy nvelje IT rfordtsait, mert egy megfelel IR stratgia hinya jelents zleti vesztesgekhez vezethet, s problmk megjelenst okozhatja. IR stratgia hinyban fellp zleti vesztesgek:

A versenytrsak, szlltk s vevk a vllalkozssal szemben elnyre tehetnek szert,

A rendszerek korltainak kvetkeztben a kitztt zleti clok elrhetetlenn vlhatnak,

Ha a rendszerek zembe lltsa ksik, a kltsgeket tllpik, s nem kpesek a vrt elnyket produklni, leginkbb azrt, mert tisztzatlanok a kulcsterletek zleti ignyei.

A stratgit gy definilhatjuk, mint tevkenysgeknek egy integrlt rendszert, amelyek egy vllalkozs jltt s erssgt hossztvon nvelik. Egy vllalkozs zleti stratgija olyan mdon kszl, hogy klnbz kls s bels bemeneti informcikat elemeznek, tbbfle technikt hasznlnak fel, s kialaktjk a clokat, politikkat s a tevkenysgi terveket. A folyamatok nmelyike azt ignyelheti,

hogy informcis rendszereket hozzunk ltre, vagy fejlesszk a meglvket. Az IR informcis rendszer stratgijnak, az zleti terletek elemzsre, a krnyezetre s az ltalnos vllalati stratgira alapozva, meg kell llaptania, hogy milyen

informcis rendszerre van szksge a vllalkozsnak a jvben. A stratginak azt is tartalmaznia kell szervezeti rtelemben, hogy ki lesz felels a kvnt informcis rendszer tervezsrt, ltrehozsrt s az zembe lltsrt.

Az IT - infomcis technolgia stratgija tartalmazza, hogy milyen mdon elgthetk ki a szksgletek az IR stratgia prioritsnak megfelelen, valamint lerja a szksges informcis technolgit, amely a jelenlegi s a jvbeli alkalmazsok kifejlesztshez s

19

mkdtetshez szksges. Tartalmazza, hogy mely tevkenysgeket kell vgrehajtani, s hogyan kell ezeket megszervezni.

2.1.10.1 A legfontosabb bemeneti informcik Kls zleti krnyezet: azon erk elemzst teszi lehetv, amelyek befolysolhatjk azt az ipargat, amelyben a vllalkozs mkdik.

Kls IR/IT krnyezet: a vllalkozsnak meg kell rtenie a kls IR/IT krnyezet kt jellemzjt: milyen j technolgia megjelense vrhat, s ezt msok hogyan fogjk felhasznlni. Az j technolgik klnbz forrsainak, s a rendelkezsre ll termkeknek a megrtse-megismerse lehetv teszi, hogy az zleti ignyek kielgtsre megfelel j alkalmazsi lehetsgeket trjunk fel. Minden j technolgia alkalmazsa magban rejt bizonyos fok kockzatot, s egy betanulsi idre is szksg van. A vllalkozsnak tisztban kell lennie azzal is, hogy hogyan alkalmazzk msok az ipargban az informcis technolgit. Annak ismerete, hogy msok hogyan hasznljk az IR/IT eljrsokat, j tletek forrsaknt szolglhat, amelyek adott esetben temelhetk. Bels zleti krnyezet: azon informcis s rendszerszksgleteknek az elemzsbl ll, amelyeknek alapja az zleti tevkenysg. Igazodnia kell a kls krnyezethez, s fontos, hogy rsze legyen az zleti stratgiai terv elksztsi folyamatnak.

Az rintett elemek: a vllalat kldetse, tevkenysgei, kapacitsa s struktrja. Az zleti kldetst s a clkitzseket vilgosan kell kifejteni a kvetend stratgival egytt ahhoz, hogy azok valban kvethetk legyenek.

Az zleti tevkenysgek azon folyamatok lerst takarjk, amelyek lehetv teszik a fogyasztk kiszolglst termkekkel s szolgltatsokkal, illetve azok a szksgletek,

amelyek teljestse szksges a vllalkozs ellenrzshez s fejlesztshez. Ez a tevkenysgi lers alapknt szolglhat a gazdasgi elemzshez, melybl feltrhatk a vllalat erssgei s gyengesgei. A vllalati erforrsok elemzse azrt is fontos, mert gy kiderlhet, hogy hova koncentrlhat az informcis rendszer azrt, hogy az erforrsok minl jobban kihasznlhatk legyenek, a gyengesgek pedig orvosolhatk. Nincs olyan rendszer, amely elg rugalmas lenne ahhoz, hogy lpst tudjon tartani a szervezeti viszonyok bonyolultsgval s vltozatossgval, gy a menedzsment struktrja, kultrja s stlusa fogja meghatrozni, hogyan trtnik a vezetsi folyamatokat tmogat informcis rendszerek szerkezetnek kialaktsa s fejlesztse.

20

Bels IR/IT krnyezet: egy IR/IT stratginak szmtsba kell vennie a mr ltez rendszereket s technolgit, mint erforrsokat. Mg magt az informcit is erforrsnak kell tekinteni, amelynek stratgiai jelentsge van. gy teht a stratginak eltrbe kell helyeznie azokat az ignyeket, amelyek az zleti szksgletekkel sszhangban vannak, s biztostania kell, hogy az erforrsok s a technolgia knlata, a lehet legjobb irnyts mellett, kpes legyen kielgteni ezeket a szksgleteket.

A legtbb szervezet egynl tbb gazdlkodsi egysgbl ll. Ha az informcis rendszereket tekintjk, a gazdlkodsi egysgek nagy valsznsggel a fejlettsg klnbz fokn llnak, de mindegyikk hasznot hzhat az ismeretek kicserlsbl, s a vllalat szmra is elnys, hogy az informcis knlat leghatkonyabb s leginkbb gazdasgos eszkzt fogja megtallni. Azltal, hogy kzs keretrendszert hasznlnak s azonos elemzsi eszkzket alkalmaznak, a megszerzett tuds sokkal sszefggbben tovbbthat a vllalat egyik rszterletrl a msikra.

2.1.10.2 Vllalat irnytsa

A vllalati informatikai alkalmazsok slyponti terleteit adjk a CIM (Computer Integrated Manufacturing) keretben megvalstott rendszerek, melyek az sszes gyrtsi munkafolyamatot s az zemgazdasgi-szervezsi terletet egysges rendszerr integrljk. Fontos annak az ignynek a hangslyozsa, hogy ne szakadjon el a termelssel kzvetlen kapcsolatban ll szmtgpes irnyts az azt ksr informcis rendszertl.

2.1.10.3 Mszaki oldal

A mszaki/termelsi oldalt a CAD, CAP, CAM alkotja. A CAD (Computer Aided Design) a szmtgppel tmogatott tervezst, s szerkesztst foglalja magban, belertve az erre vonatkoz mszaki szmtsokat is. A CAP (Computer Aided Planning) tmja a szmtgppel tmogatott munkafolyamat tervezs, melynek sorn technolgiai lersok formjban rszletesen meghatrozzk a gyrts menett a kezdeti llapottl a vgllapotig, valamint tltetik ezeket folyamatlersokba, eljrsi szablyokba, vezrl utastsokba. A CAD/CAP rendszerek csak olyan helyeken kerlhetnek alkalmazsra, ahol tervezsi-fejlesztsi tevkenysg is van. A CAM ezzel szemben jval szlesebb krben kerl alkalmazsra.

21

A CAM (Computer Aided Manufacturing) a tnyleges szmtgpes gyrtsirnytssal foglalkozik, belertve ebbe az ezt kiszolgl vllalati logisztikai rendszereket is.

2.1.10.4 Gazdasgi oldal

A vllalat irnytsnak gazdasgi oldalt szmos olyan terlet kpezi, mely szakterletek ltalban feladatukban elklnlten lteznek. Hagyomnyosan az gyvitel klnbz oldalaihoz kapcsold funkcikrl van sz.

Nhny fontosabb terlet: Rendelsfeldolgozs / szmlzs

Pnzgyi knyvels

lleszkz-nyilvntarts Brelszmols, munkagy

Kltsg- s teljestmny-elszmols rtkests.

Ma mr ritkasgszmba megy az adott szakterletre vonatkoz egyedi fejleszts. ltalban komplex szmtgpes informcis rendszereket vsrolnak a vllalatok, melyeket csak adaptlni kell, esetleg kisebb, a szakterleti ignyeket kielgt kiegsztsek beptsvel. A szoftver piacon bsges az gyviteli programcsomagok knlata. Ki-ki eldntheti vllalkozsa jellege, mrete, az informcis rendszerre vonatkoz ignye, s nem utols sorban pnztrcja vastagsga alapjn, hogy mi mellett dnt. A hagyomnyos gyviteli programcsomagok megnevezs s tartalmi sugallat

helyett/mellett az IT (Information Technology) vagy IR - informcis rendszerek (kiemelten vezetsi informcis rendszerek) megkzeltst hasznljuk. Feladatuk informci biztostsa minden szint menedzsment szmra. Ehhez egyrszt az gyvitelbl, valamint az egyb vllalati terletekrl szrmaz adatokat, msrszt kls informcikat hasznlnak fel.

Fontos mg megemlteni egy idetartoz fogalmat: a dntstmogat rendszereket. Ezek a rendszerek abbl a szempontbl kzeltik meg a krdst, hogy a megvalsts kzppontjba a dntseket altmaszt adatokat helyezik. A dntstmogat rendszerek jval tbbet jelentenek, mint az egyszer gyviteli alkalmazsok. Alapkvetelmnyknt hatrozzk meg, hogy mindenkit a szintjnek, ignyeinek megfelel informcival lssk el. Gyakran hasznljuk a decision support vagy management support rendszerek elnevezst is.

22

2.1.10.5 A dntshozatal

A vllalat irnytsnak az egyik legfontosabb s taln a legnehezebb rsze a dntshozatal.

Optimlis dnts: az a dnts, amely valamely szempontok alapjn a legjobbnak mondhat.

Kielgt dnts: az, amely megfelel gyakorlati cljainknak, de nem tudjuk rla, hogy a legjobb-e. Az optimlis dnts elrshez ltalban elengedhetetlen a vrhat esemnyek bekvetkezsnek elrejelzse. Ez az elrelts modelleket ignyel, vagyis olyan fggvnyeket, (algoritmusokat) amelyek bizonyos ismert adatokhoz (inputok) nagy hitelessggel hozz kpesek rendelni a vrhat kvetkezmnyt (output). A modellezs folyamata felfoghat az informatika teljessgnek, vagyis adatgyjts, adattrols, adatmozgats, adatfeldolgozs, dnts, vgrehajts, (s a dnts ellenrzse mr ismt visszacsatol az adatgyjtshez). A modellezsnl abbl indulunk ki, hogy a valsg ksrletekkel kiismerhet, vagyis hogy az azonos kiindulsi helyzeteknek kvetkezmnye is azonos. Msrszt felttelezzk, hogy bizonyos tnyezk vltoztatsa s egy msik tnyez vltozsa kztt egyrtelm kapcsolat van, amennyiben ms eleme a rendszernek nem vltozik (ok-okozatisg, ceteris paribus). Sajnos azonban azonos kiindulsi helyzetet - ha ms miatt nem, ht az id mlsa miatt - nem lehet biztostani, ill. egyszerre egyetlen tnyezt vltoztatni is csak elmletileg lehet, hiszen minden klcsnhatsban van mindennel.

A modellezs - hasonlan a dntshozatalhoz - csak akkor hatkony, ha clelv. A modellezs abszolt clja a valsg hibtlan visszatkrzse. Azonban hibtlan modell semmikppen nem ltezik, csak a valsg kzeltse. Ennek oka sokrt: pl. mrsi hiba az adatok rgztsekor, hinyz fontos befolysol tnyezk, korltozott matematikai appartus, stb. De a legfontosabb gond mg is az, hogy nem lehet tudni azt, milyen helyes kell, hogy legyen egy modell adott inputok esetn, ill. milyen tpus s mennyisg modellhiba jobb egy ms jelleg hibval szemben. Ugyanez a dntshozatalnl is fennll, mivel a szmtalan antagonizmus miatt sem az ltalnos emberi cselekvsnek, vagyis a dntshozatalnak nem lehet a helyessgt mrni, sem ezen bell az ember ltal alkotott modellek helyessgt nem lehet rdemlegesen meghatrozni. (Pitlik, 1999)

23

Ezrt az informatiktl, az informcis rendszerektl nem vrhatunk csodkat. Csak jl krlhatrolt problmknl lehet biztostani azt, hogy az adatok tudomnyos igny feldolgozsa jobb helyzetet teremt, mint ha lemondunk ezek alkalmazsrl. Ezrt a problma beazonostsa utn arrl kell dntst hozni, milyen eszkzket, eszkzkombincit (informatikai s egyb) kell alkalmazni a clok hatkony kielgtse rdekben.

Problmrl akkor beszlnk rja Drner (Drner, 1976), ha az ember egy olyan kls vagy bels llapotot l meg, mely szmra valamely okbl nem kvnatos s nerejre tmaszkodva nem tudja ezt a nem kvnt llapotot kedvez irnyba befolysolni. A problma fogalmnak lnyegben hasonl - pszicholgiai, szociolgiai indttats - defincija tbb szerznl is (Bartling, Heider, Osgood, Tannenbaum, Festinger) fellelhet. A problmamegolds ltalnos smja Boland nyomn az albbiak szerint foglalhat ssze egy adott szitucibl (S) kiindulva tbb megoldsi utat (Ui, i=1,...,n) is be lehet jrni. Ezek mindegyike ms-ms eredmnyre (Ei) vezet, azaz ms-ms clokat (Cj, j=1,...,m) elgt ki, clonknt eltr mrtkben (pl. J=jl; A=tlagosan; R=rosszul), ezt nevezzk SUECR modellnek.

A clok egymshoz val kapcsolatuk szerint lehetnek: komplementerek,

versengk vagy

irrelevnsak.

A tbb, egymssal verseng clkomponens esetn ezek sszevezetse nlklzhetetlen ahhoz, hogy egysges elvek szerint lehessen rangsorolni a cselekvsi lehetsgeket. Ez az elvrs - br mdszertanilag a clfggvny fogalma kapcsn knnyen kezelhet lenne - a legtbb esetben szubjektv okokbl mg sem elgthet ki (pl. egysges gazdasgpolitikai clfggvny nincs, csak rszclok lteznek, mint pl. az inflci cskkentse, a

munkanlklisg cskkentse, a hatkonysg nvelse, stb.) A dntshozatalhoz kapcsoldan fontosnak tartom mg kt fogalom, a szubjektv s objektv tuds meghatrozst, mivel ezen kpessgek alkalmazsa tmogatja a dntshozkat az optimlis megolds elrsben

Szubjektv tudsnak nevezzk azokat a kpessgeket, melyek segtenek a szitucik, utak, clok s rangsorok kezelsben. A dntshoz, illetve a dntshozatalban rsztvev tancsadk befolysolhatjk a kiindulsi helyzetrl alkotott kpet a problma kapcsn

24

elhanyagolhatnak tlhet objektumok, ill. tulajdonsgok kiszrsvel, msrszt a mg nem tudatostott fontos elemekre val fkuszlssal.

Objektv tuds az a kpessg, mely a valsg jvbeli llapotait (kvetkezmny, eredmny) kpes elre jelezni szmunkra (mi lesz akkor, ha?). Az objektv tuds egy kpessg, az inputokhoz val helyes outputok hozzrendelsnek kpessge. S mint ilyen matematikailag a fggvny fogalmval jl helyettesthet. A dntshoz, illetve a dntshozatalban rsztvev tancsadk felelssg abban ll, hogy a kiindulsi helyzet s a lehetsges cselekvsi alternatvk adatai alapjn minden egyes clkomponens tekintetben minl pontosabban meg tudja llaptani elre a jvben vrhat vltozsok, ingadozsok irnyt s mrtkt, mely a clfggvny alapjn az egyes cselekvsi alternatvk alapadatt jelenti. (Pitlik, 1999) (Pet, 2001) A kvetkez alfejezetekben elszr rviden bemutatom a logisztikt, majd a logisztika egyik fontos terlett a beszerzst.

2.2. Logisztika

A logisztika rtelmezsben tbb irnyzat ltezik. A hazai felfogs szerint a logisztika anyagok, energik, informcik (esetleg szemlyek) vllalaton belli s cgek kztti ramlsnak ltrehozsval, irnytsval s lebonyoltsval kapcsolatos tevkenysgek sszessge. A logisztikai rszfolyamatok (raktrozs, kszletezs, szllts, rtkests, csomagols, anyagmozgats) egyttesen hozzk ltre a termkramlst. A logisztika feladata annak biztostsa, hogy a piaci, termelsi, ruforgalmi elvrsokhoz alkalmazkodva:

a megfelel anyag (ksztermk, ru), a megfelel idpontban,

a megfelel helyen,

a megfelel mennyisgben,

a megfelel minsgben s

a megfelel kltsggel rendelkezsre lljon. A logisztika clja anyagok s informcik cgen belli s vllalatok kztti ramlsnak lebonyoltsa, valamint a vllalati feladatok vgrehajtshoz szksges trgyi felttelek

25

biztostsa. Az informciramls igazodik az anyagramlshoz: ksri, megelzi vagy kveti azt.

2.2.1 A logisztikai tevkenysgek funkcionlis elhatrolsa

Az elltsi (beszerzsi) logisztika feladata, hogy a gazdasgi rendszer szmra a szksges, kls forrsbl beszerzend, erforrsok, alkatrsze, alap-, segd s zemanyagok megfelel mennyisgben, minsgben s sszettelben a hat M-elv szerint rendelkezsre lljanak. A termelsi (gyrtsi) logisztika az alapanyag raktrtl a ksztermk raktrig terjed anyag- s informciramls ltrehozst s fenntartst jelenti, szoros egyttmkdsben a termelsszervezssel s irnytssal.

Az elosztsi (rtkestsi) logisztika biztostja, hogy a ksztermkek a megfelel idpontban, a kell mennyisgben s minsgben (alapveten a hat M-elv szerint) eljussanak a vgs felhasznlkhoz, a vevkhz. A tovbbiakban az elltsi logisztikt illetve a beszerzst szeretnm rszletesebben elemezni. (Dr. Bnri 1999, Gasser 1995)

2.3. Beszerzs, az zleti let kulcseleme

2.3.1 Beszerzs fogalma

A beszerzs olyan folyamat, amely jelentsen tllp az egyszer vsrlson. Magba foglalja a beszerzs tervezst, a beszerzsi stratgia kialaktst. A beszerzs feladata a megfelel szllt kivlasztsa, a szerzdskts, a szlltk folyamatos ellenrzse s fejlesztse, valamint a vllalat egyb szerveivel kialaktand tevkenysg koordincija. Ezek rvn jrul hozz a beszerzs a vllalati eredmnyhez. (dr. Majoros 1998)

2.3.2 Beszerzs szerepe s feladatkre

(dr. Majoros 1998, Gasser 1995) Az zleti letben a beszerzs nemcsak kiszolglja a termelst, hanem egyben annak tmogatja s piacismeretvel egyben tovbb fejlesztsnek hajtereje is. A beszerzsmenedzsment fontos rszv vlt a vllalati stratginak s a beszerzsi funkci egyre inkbb szakmai jelleget kap a vllalati felptsen bell. Beszerzs kulcs kzvett a termels s az elltk-szlltk kztt. Ahhoz, hogy ezt a feladatt hatkonyan tudja elltni, meg kell ismernie s rtenie mind a sajt vllalati

26

ignyeket, mind a szlltk lehetsgeit. A beszerzs az anyagi folyamaton tl ktirny informcimozgst is jelent, mivel informcit kzvett a felhasznl ignyeirl a szlltnak s fordtva.

A beszerzs s ellts funkcija elsdleges fontossg feladat, mivel az felzrkzik a termels, a kutats s fejleszts, a design, a minsg funkcii mell s a vllalati stratgia fontos rszv kell, hogy vljon. 2.3.2.1 Anyagkltsgek cskkentse

Beszerzs, anyagellts nem minden vllalat szmra fontos, ahol magas az lmunkaigny (pl. kzmipar) ott kisebb a jelentsge. Egy tlagos feldolgozipari vllalat szmra azonban nagyon lnyeges, mert kltsgeinek akr 60%-t is kiteheti az anyagkltsg. Ha egy ilyen cg csak 5%-kal tudja cskkenteni ezen kltsgeit, azzal mr jelentsen nveli a nyeresgt. A beszerzsi tevkenysgnek fontos szerepe van a vgtermk minsge s technikai sznvonala szempontjbl is. A vgtermk minsge s sznvonala fgg a felhasznlt anyagoktl s alkatrszektl, ezt a beszerzsnek arra kell trekednie, hogy adott specifikcinak megfelel minsg, technikai sznvonal s r termket szerezzenek be.

2.3.2.2 Szerep a termkfejlesztsben Beszerzsnek jelents szerepe van a termkfejlesztsben is. A termkek letkora cskkent, a bevezets s a nvekeds szakasza rvidebb lett, s a hanyatlst, a termk piacrl val kivezetst sem szabad elhzni. A beszerzs gyjti, osztlyozza s sztosztja az illetkes rszlegek kztt az informciit, gy ezzel folyamatos tjkoztatst nyjt a lervidlt termk letciklus idszakban a Kutats, Fejlesztsnek s a termelsi rszlegnek a beszerzsi piac vltozsairl. A megfelel informciramls elnyt biztost a cg szmra. A beszerzs feladata, hogy nyomon kvesse a potencilis partnerek rait, technikai jellemzit s rugalmasan reagljon a vltozsokra. A beszerzs feladatkrbe tartozik a vllalti kszletek szmontartsa is, ez ugyanis befolysolja a beszerzs idztst. Anyagkltsg szempontjbl fontos a beszerzs temezse a raktrkszletekkel sszhangban. A szlltsok megfelel temezsvel optimalizlhat az egyszeri szlltsi mennyisg s a kszlettrolsi kltsg.

2.3.2.3 rtrgyals A beszerzs legjelentsebb feladatai kz tartozik a vtelrrl folytatott trgyals.

27

A termk, szolgltats egysgrt befolysol tnyezk: Vsrolt mennyisg (trgyalssal elrhet kedvezmny a mennyisg

nvekedsvel javul), Termk szabvnyos vagy egyedi volta (szabvnyostssal tovbb cskkenthetk a

kltsgek), Tervezheten ismtld illetve egyszeri beszerzs (visszatr beszerzsek esetn

kedvezbb az alkupozci) Minsg (funkcinak megfelel s feladat orientlt minsg) Termkkel, szolgltatssal egytt jr kiszolgls milyensge Szlltsi felttelek (parits, tvolsg, szllteszkz) Csomagols (kis-nagy ttelek)

2.3.3 Beszerzs trtnelmi ttekintse

A beszerzs szerepe a fejlett piacgazdasgokban az 1950-es vek vgtl kezdett nvekedni, amikor a II. Vilghbor miatti hinyhelyzet megsznt, a piac egyre jobban teltdtt, s a marketingszemllet s -mdszerek fejldse miatt a piacon az eladk versenye alakult ki. Az eladsi versenyben a nyeresgez juts fontos eszkze lett a kltsgcskkents, s a vllalati vezetk kltsgstruktrjuk elemzse utn felismertk, hogy a beszerzsek rvn lehet takarkoskodni. (dr. Majoros 1998) 2.3.3.1 1950-70-es vek - marketingforradalmnak hatsa Az 50-70-es vek marketingforradalmnak eredmnye a klnbz piaci szegmenseknek megfelel szles vllalati termk- s szolgltatsstruktra kialaktsa, az egyre rvidl termk letciklusok, s a nvekv minsgi ignyek. Ezek a vltozsok megkveteltk, hogy a termelk megtalljk azokat a szlltkat, akik kpesek a megnvekedett kvnalmaknak megfelel szles anyag- s alkatrszvlasztk szlltsra. Lervidtettk a fejlesztsei ciklusokat, s megfeleltek a szigor minsgi kvetelmnyeknek. 2.3.3.2 1980-as vek - termelsszervezs vltozsainak hatsa

A 80-as vekben a termelsszervezsben trtntek jelents vltozsok, bevezetsre kerlt a JIT termels vagy a TQM mdszerek. Ezek a mdszerek csak akkor hatkonyak, ha a szllti kapacitsok kpesek biztostani a fennakads nlkli anyag- s rszegysg elltst kisebb mennyisgben, de jval gyakoribb szlltssal, megfelel minsgben s elfogadhat ron. gy e termelsi rendszerek bevezetsvel a beszerzs jelentsge tovbb ntt.

28

2.3.3.3 1990-es vek - outsourcing mdszer kialakulsa

A 90-es vek fontos beszerzsre is kihat vltozsa az gynevezett outsourcing mdszer kialakulsa. A mdszer lnyege, hogy a vllalat tszervezi sajt rendszert, az egyes vllalati tevkenysgeket kihelyezi, amellyel jelents kltsgmegtakartst s ltszmcskkentst r el. A vllalat szmra szksges vlt, hogy a nem alapvet tevkenysgek levlasztsval, kifejlesszen egy beszllt-alvllalkoz hlzatot, amelyet a ksbbiekben folyamatosan fejlesztenie kell.

29

2.3.4 A Beszerzs, mint menedzsment funkci

(dr. Majoros 1998) A beszerzsi-elltsi funkci nagyon fontos a gazdlkod szervezetek cljai s stratgii elrshez, a XX. szzad vgn a beszerzsi tevkenysg javtsa az egyik legfontosabb tnyezje a vllalati versenykpessg, nyeresgessg nvelsnek. A vllalat eredmnyessgt nem csak a vllalaton belli tevkenysgek (pl.: K+F) fejlesztsvel lehet javtani. A versenykpessg fokozsnak fontos eszkze lehet a szllti-beszerzi hlzat hatkonyabb ttele. A cg beszerzsi kapcsolatai tbb mdon is nvelhetik a teljestmnyt, pldul javul az rverseny kpessg, ha kedvez ron vsroljuk a felhasznlt anyagokat. A leszlltott anyagok, rszegysgek dnten meghatrozzk a termels ltal elrhet minsgi s technikai sznvonalat. E tnyezk kvetkeztben ntt a beszerzs s anyaggazdlkods szerepe, a gazdasgi vezetk elfogadjk a beszerzs fontossgt, s hatkonysgnak fejlesztst az zleti let egyik kulcselemnek tartjk.

2.3.5 Beszerzs fontossgt altmaszt tnyezk

(dr. Majoros 1998) Az anyagkltsgek nvekv hatsa a profitra, az automatizlt termels emelked jelentsge, a JIT s TQM mdszerek vilgmret elterjedse, valamint a vilgmret globlis verseny mind egyarnt altmasztja a beszerzs fontossgt egy vllalat irnytsi stratgijban. 2.3.5.1 Az anyagkltsgek nvekv hatsa a profitra Az egyre ersd piaci versenyben a vllalatok szmra a profitnvels leghatkonyabb eszkze a kltsgek cskkentse lett, mivel a piacokon egyre tbb versenytrs jelenik meg, illetve nehz az azokra val bejuts. Az rak emelsvel gyakran potencilis vevket veszthetnek el. A beszerzs fontossga megntt, mivel hatkony tevkenysgvel nagy mrtk megtakartsokat tudnak a gyrtk elrni s ezzel n ugyanazon r mellett elrhet haszonkulcsuk nagysga.

Egy tlagos vllalat kltsgszerkezetben 50-75% kztti a vsrolt termkek (nyersanyag, energia, gpek, berendezsek, ltestmnyek fenntartsa, stb.) s 25-50% a szolgltatsok arnya, vagyis a beszerzsi szervezet ktszer-hromszor annyit klt, mint brmely msik egysge a cgnek. gy a beszerzs rvn elrhet megtakarts kzvetlen profitnvekedst

30

tesz lehetv, vagy az rcskkents kihasznlsbl add versenyelnnyel piacot tud nyerni.

2.3.5.2 Az automatizl termels emelked jelentsge Az automatizls egyre nagyobb trhdtsval a termelsi rendszerekben a brkltsgek mrtke a termelsi kltsgeken bell folyamatosan cskkent, ma mr csak 10-15%, ami a becslsek szerint 5%-ra fog cskkeni. Ez a folyamat tovbb ersti a beszerzs nvekv jelentsgt, mivel egyrszt a termelsi kltsgek sszettelben n az anyagkltsgek nagysga, msrszt az automatizls ignyli a mennyisg, minsg, design ellenrzst, a szlltsi hatridk pontos betartst. A beszerzs feladata az ilyen termelsi rendszereknl, hogy egy stabil szllti trzs rvn, a megfelel minsg s mennyisg termket, a megfelel idben, a megfelel ron biztostsa. A beszerzs kulcsfunkciv vlik, amely biztostja az automatizlt termels sikert. 2.3.5.3 A JIT s TQM mdszerek vilgmret elterjedse A JIT s TQM termelsi rendszer ugyanezeket ignyli a beszerzsi szervezettl, hogy pontosan tervezze, ellenrizze a szlltst, s kommunikljon a szlltkkal, mert a termels sikere a szlltk pontossgn is mlik.

2.3.5.4 A vilg egszben kialakul globlis verseny

A vilgon kialakul globlis versenyben tllsi eslye annak van, aki valamilyen specilis terletet tud meghdtani, vagy aki lnyegesen tudja cskkenteni kltsgeit.

2.3.6 Anyagkltsgek cskkentsnek lehetsgei

(dr. Majoros 1998) 2.3.6.1 Technikai fejleszts Globlis stratgia kiterjesztse: nagy mennyisgben, minl olcsbban vsrolni a vilgpiacon, azt a sajt hazai vagy ms orszgbeli cghez kell szlltani, fel kell dolgozni, majd rtkesteni a vilg minden tjn. Az egsz vilgra kiterjesztett elltsi lnc ellenslyozhatja a ritka nyersanyagokrt foly nvekv versenyt. Az ilyen verseny azonban a szlltk alkuerejt nveli, s az ellts biztonsga ellen hat. A biztonsgos ellts fontossga ezrt megnvelte a beszerzs szerept a vilgpiacon foly versenyben.

31

2.3.7 Beszerzs feladata

(dr. Majoros 1998) 2.3.7.1 Rvid s hossz tv ellts biztostsa

A beszerzs elsdleges feladata rvid s hossz tv ellts biztostsa, mivel anyag- s szolgltats-ellts hinya esetn megszakadhat a termels folyamatossga, s vele egytt a vllalkozs eredeti clja, a profit. 2.3.7.2 rversenykpessg javtsa Beszerzend anyag, termk, szolgltats, stb. rcskkentse rvn jelents kltsgmegtakarts, s ezen keresztl nyeresgnvels rhet el.

A biztonsgos rvid tv anyagellts s az rcskkents egyttes elrsekor jelentkezhet ellentmondsok:

A nagy ttelben val vsrls rvn diszkontrat lehet elrni.

A magas raktrkszlet javtja az ellts biztonsgt s segti kikszblni a minsgi s mennyisgi hullmzsokbl szrmaz problmkat.

A nagy kszlet miatt n a raktrozsi kltsg, illetve a forgeszkz lekts kamatvesztesget okozhat.

Hossz tv szerzdsek ktse nlkl, nem biztosthat a hossz tv ellts biztonsga s minsge. Rvid tv ellts esetn a szllt-gyrt egyttmkds nem megfelel, nem jrulnak hozz az j termk kialakulshoz, a termelsi folyamat modernizlshoz vagy a tovbbi kltsgcskkentshez. Alacsony a klcsns bizalom s egyttmkds szintje. Az ellentmondsok oka, hogy egyrszt cl az ellts biztostsa, msrszt, hogy ez a biztonsg pnzbe kerl. Ezrt az optimlis elltsi szint elrshez a klnbz tnyezk mrlegelsre s sszhangjra van szksg. 2.3.7.3 Innovci s termkfejleszts segtse A beszerzs fontos clja a megfelel minsg biztostsa, hogy a vllalat piacon megjelen termknek ill. szolgltatsnak minsge s technikai sznvonala kielgtse az elvrsokat. A beszerzsnek a kompetitv pozci fenntartshoz vizsglnia kell, hogy a vllalat minsgszintje nem alacsonyabb-e, mint a versenytrsak hasonl termkek esetn. Fontos, hogy partnerknt kezelje a szlltt, s gondoskodjon a sajt vllalatn bell, illetve kifel is a szllt j hrrl, mert az ilyen kapcsolat lehetv teszi a technikai

32

segtsgnyjtst, az innovcikban val segtst, kltsgcskkentst, illetve teljestmnynvelsi technikk tadst. A j szemlyes, illetve cg kapcsolatok az ellts biztonsgt is garantljk. A beszerzs clja s feladata a vllalaton belli viszonyok fejlesztse, a klnbz rszlegek egyms kztti kapcsolatainak s harmnijnak megteremtse, mivel ez a rszleg tallkozik legkomplexebben a vllalat minden szervezetvel.

2.3.8 Beszerzs clkitzsei

(dr. Majoros 1998) Maximlisan hozzjrulni a vllalat versenykpessghez, nyeresghez,

versenyben val tllshez.

Biztostani az ellts folyamatossgt, a vllalat mkdshez szksges minsg anyagokkal s szolgltatsokkal.

Legalacsonyabb ron trtn vsrls, mely arnyban ll az elfogadhat minsggel s szlltssal.

A raktrozsi kiadsok sszhangjnak segtse az elltsi biztonsggal s a gazdasgi elnykkel.

A gazdasgi kszletek biztonsgos minimumon val tartsa s kedvez ron tladni a flsleges kszleteken.

Segteni a szllt hrnevnek kialaktsban (ha megrdemli). A vllalat versenyhelyzetnek fenntartsa az gazatban, profit biztostsa.

Elemzsek ksztse a hossz tv elltsok biztonsgrl s ennek kltsgeirl.

Ms szervezetekkel val egyttmkds az integrl szerep felhasznlsval.

A clok elrse rdekben a beszerzsi politika, az eljrsok, az irnyelvek, a szemlyzeti llomny folyamatos fejlesztse.

A piac legjobb szlltinak kivlasztsa. Szllt fejlesztse a jobb eredmnyek elrse rdekben. j termkek kifejlesztsnek elsegtse. Vllalati kltsgszerkezet javtsa. Minsg s az rtkek megfelel egyenslynak fenntartsa.

Beszerzsi piac figyelse, j, megbzhat szlltk tallsa.

33

2.3.9 A beszerzs folyamata

A beszerzs ltalnos folyamatt a 2. brn keresztl szemlltettem (dr. Majoros 1998): 2. bra A beszerzs folyamata

(Forrs: Sajt szerkeszts)

2.3.10 Beszerzs helye a vllalati szervezetben

(dr. Majoros 1998) A beszerzs vllalton belli helyt, szerept meghatrozza a beszerzsek vllalton belli fontossga, ennek felismerse.

A beszerzs vllalati szerept befolysol tnyezk: Beszerzs hatsa az zleti eredmnyessgre

Beszerzsi s elltsi tevkenysg milyensge, hatkonysga, annak javthatsga. Beszerzsi s elltsi stratgia.

Szlltkkal val kapcsolat milyensge (kooperatv vagy versenyz). Beszerzsi s elltsi funkci ssze van-e kapcsolva ms tevkenysgekkel.

Szllti kapcsolatok milyensge.

Beszerzs vllalati fontossga.

Vllalti tevkenysg diverzifikcis szintje. Vllalat mrete.

34

2.3.11 Beszerzsi szervezetek tpusai

(dr. Majoros 1998) A klnbz tpus szervezeti megoldsok kzs jellemzje, hogy a beszerzknek zlet- s sikerorientltnak kell lennik, ismernik kell cgket, ugyanis a beszerzs olyan funkci, amely klcsnhatsban van a vllalat minden ms feladatval.

Beszerzsi szervezet tpusai: Centralizlt

Decentralizlt

Kombincis

Termkorientlt

2.3.11.1 Centralizlt beszerzsi szervezet:

nll, centralizlt, magas beosztsban lv vezet ltal irnytott nll beszerzsi szervezet. Minden beszerzst ez a kzponti beszerzsi rszleg bonyolt le.

Elnyei:

Knnyebben tlthatk a vllalat teljes beszerzsi szksgletei, s igny szerint csoportosthatk, sszevonhatk az ignyek.

Hasonl kedvezmnyek sszevonsa, a nagyobb mennyisgben val vsrls rkedvezmny elrst teszi lehetv.

Elkerlhet a vllalat egyes rszlegei kztti beszerzsi verseny hinycikkekrt, valamint a fls kszletek beszerzse.

A nagyobb beszerzsi szervezet nyomst gyakorolhat a szlltkra, akr a hinycikkek esetben, de akr a hatridk betartsban.

A nagyobb beszerzsi szervezetben specializldhatnak az alkalmazottak egy-egy terletre, termkkre, s az adott terleten nagyobb ismeretk, ismeretsgk lesz, amely alacsonyabb rakat eredmnyezhet.

Cskkenthetk a szlltsi kltsgek is a rendelsek csoportostsval, nagyobb mennyisgek fuvarozsval.

Alacsonyabbak az adminisztrcis kltsgek.

Jobb, tfog kszletgazdlkods s anyaghasznosts, magasabb szint kontroll, s pnzgyi tranzakcik konzisztencija valsulhat meg.

35

2.3.11.2 Decentralizlt beszerzsi szervezet:

Beszerzsi funkcikat az egyes termelsi rszlegeknek adjk ki, minden egysgnek nllsgot biztost ezen a terleten. Elnyeit a heterogn termkek elllti hasznlhatjk ki.

Elnyei:

Adott rszleg beszerzje jobban ismeri sajt rszlege szksgleteit, a mszaki specifikcikat, az esetleges helyettesthetsg lehetsgeit.

Jobban ismerik a helyi potencilis szlltkat, ezrt kpesek gyorsan reaglni az ignyek illetve a knlat vltozsaira.

Kevesebb a paprmunka.

Jobb az egyttmkds a termelsi vezetvel, jobban ellenrizhetk a kiadsok. A termels felelssge lesz a szllt kivlaszts, s gy az output minsge, az

eredmnyessg csak tlk fgg, n a felelssgk.

Lehetsg nylik a szllti lnc kzvetlen befolysolsra.

A termels jobban ismeri a fogyaszti ignyeket, s gyorsabban, rugalmasabban tud reaglni ezek vltozsaira.

2.3.11.3 Kombincis megolds

A kett kombincija, az egyes terleteken kzpontostott beszerzs, msutt nem. Ebben az esetben van egy kisebb kzponti beszerzsi osztly, amely a vllalat szempontjbl meghatroz rtk termkek beszerzst bonyoltja, mg egyes termelsi rszlegeknl is van egy beszerzsi csoport, aki a kisebb rtk helyi beszerzsekrt felels.

A kzponti osztly felels a beszerzsi stratgia, a szabvnyok s specifikcik meghatrozsrt, a nyers- s alapanyag beszerzsrt, a beruhzsi javak beszerzsrt, az importbeszerzsrt, koordinlja a termelsi rszlegnl lv beszerzk tevkenysgt, felels munkatrsak tovbbkpzsrt. Ez a szervezeti megolds igyekszik elkerlni az egyes megoldsok htrnyait.

2.3.11.4 Termkorientlt beszerzs

Ritkn alkalmazott szervezeti megolds, fleg alapanyaggyrt nagyvllalatok hasznljk, ahol az egyes nyersanyagok beszerzsre szakosodott csoportok alakulnak, illetve egy csoport foglalkozik minden egybbel.

36

3. ESETTANULMNY Az SAP MM MODULJNAK bevezetsrl a Chinoin Rt-ben, a keretszerzdsek kezelsben hozott vltozsairl

Dolgozatom tovbbi rszeiben szeretnm bemutatni azt, hogy egy, a haznkban is tbb nagyvllalatnl alkalmazott integrlt informatikai rendszer egyik moduljnak, az SAP R/3 MM moduljnak, bevezetse milyen vltozsokat hozott a Beszerzs munkafolyamataira, milyen hatsokkal br annak tevkenysgre, hatkonysgra egy konkrt vllalat pldjn keresztl, valamint nll feladatknt az SAP bevezetsvel elrt pozitv vltozs elemzse a keretszerzdsek kezelse terletn.

3.1. Az SAP rendszerrl

Az SAP (Systems, Applications and Products in Data Processing) rendszert a nmetorszgi SAP AG cg fejleszti 1972 ta. A cget jelenleg a vilgon az tdik legnagyobb szoftvercgknt tartjk szmon. A megalakuls ta egyetlen termkcsald fejlesztsvel foglalkoznak, amely egy multinacionlis cgek ignyeire tervezett, minden vllalati folyamatot lefed programcsomag. Nincs kt egyforma SAP rendszer/felpts. Az SAP egy gynevezett standard szoftver, ami azt jelenti, hogy a szoftverhez kszen lehet hozzjutni, megkmlve ezzel a cgeket a szoftverfejleszts hosszadalmas folyamattl. Jellemzje, hogy termszetesen csak egy elkpzelt vllalati modell alapjn rhat meg, amely maga utn vonja, hogy a rendszerben nagyon sok standard funkci tallhat, amit majd a bevezets sorn a vllalat sajtossgai illetve ignyeinek megfelelen lehet paramterezni.

Az els SAP rendszerk az R/2-es volt, amely egy nagygpes rendszer s mg csak karakteres felleten dolgozott. A szoftver igazn jelents trhdtsa az 1992-ben megjelent SAP R/3-nak ksznhet, amely egy integrlt, nylt rendszer s mr grafikus felhasznli felleteket kezelt. A tovbbiakban ezt a verzit mutatom be.

3.1.1 Az SAP R/3 rendszer ltalnos jellemzi (Hetyei 1999)

Rugalmas struktra; a vllalatok folyamatosan alkalmazkodni tudnak a mindenkori kvetelmnyekhez:

37

Pl. az EU csatlakozs kvetkeztben j, a Beszerzst is rint, rendelkezsek lptek letbe, amelyeket az SAP R/3 modulja egyszer szoftverfejleszti tmogatssal kpes kvetni. A vltoztatsok az albbi terleteket rinti: beszerzsi folyamat j, kzssgen belli termkimport vltozatnak megoldsa, a beszerzsi folyamathoz kapcsold gynevezett Intrastat adatszolgltats belltsa.

Vals idej adatfeldolgozs; a fontos informcik szksg esetn azonnal rendelkezsre llnak s ezekhez az adatokhoz mindig, mindenhol s mindenki hozzfr, akinek erre jogostvnya van: Pl. egy adott kltsghely vezetje naprakszen nyomon kvetheti, lekrdezheti az SAP informcis menkbl, hogy a pl. az adott vre engedlyezett karbantartsi budget-jbl mennyi a lekttt s a mg rendelkezsre ll keret.

Vllalati integrlt megoldsok; az egyik modulban trolt informcikra ms vllalati terleteken is szksg lehet: pl. az MM (anyaggazdlkods) modulban trolt megrendelsekben szerepl informcikat hasznostja a CO (controlling) modul is, klnbz jelentsek ksztshez (pl. adott negyedv vgn lejrt szlltsi hatridej, de be nem rkezett rendelsi ttelek, vagy berkezett, de mg nem szmlzott ttelek).

Gyors bevezets; a rendszer fokozatosan vezethet be szkebb funkcionalitssal s gy gyorsabban lesz produktv: pl. Chinoin Rt-ben is lsd 3.2. fejezet elszr az SD (klfldi rtkests) modult vezettk be, majd azt kvette a tbbi modul bevezetse, a mellet, hogy a korbban mr bevezetett modulok problmamentesen mkdtek.

Kliens / szerver rendszer, PC-s munkahelyekkel.

Nylt rendszerek; az SAP R/3 klnbz gyrtk opercis rendszerein is alkalmazhat.

Felhasznlbart megoldsok; a felhasznli fellet a felhasznlk specilis kvetelmnyeihez igazthat, gy nagyfok szabadsgot s rugalmassgot biztost.

Teljesen integrlt alkalmazsok; a rendszer az zleti folyamatokban felhasznlt adatokat egy magas fokon integrlt adatbzisban trolja, gy biztostott az egysges adathozzfrs s rugalmassg.

Az egsz vllalatra kiterjed integrci. Vals idej adatok, fggetlenl attl, hogy ezen informcikra a vezeti szinten, a

knyvelsben; az rtkestsben vagy a termelsben van szksg.

38

zleti folyamatai rugalmasak, tfogan dokumentltak: minden egyes zleti folyamathoz rendelkezsre ll egy dokumentci sablon, amely a szksges adatok bevitele s mentse utn a rendszer ltal krelt sorszmot kap (pl. Chinoin Rt-ben minden dokumentumnak 8 jegy sorszma van, amelybl az els karakter jelli a bizonylat tpust, az utols kett az vszmot s a kztesek pedig a sorszmot: ajnlatkrs 2xxxxx04, megrendels 3xxxxx04, keretszerzds 8xxxxx04).

INTERNET-bvtsi lehetsg, jelenleg a Chinoin Rt-ben mg nem alkalmazzk Prhuzamosan fut zleti folyamatok vgrehajtsa is lehetsges. Modulris felptse gyors bevezetst tesz lehetv.

Desktop integrci; az adatok gyakorlatilag egy-kt egrkattintssal tvihetk egy Desktop PC-alkalmazsba.

On-line integrlt grafikk; a felleten az adatok szinte mindenhol kzvetlenl talakthatk kt- vagy hromdimenzis grafikkk.

3.2. Az SAP rendszer bevezetsnek trtnete a CHINOIN Rt-ben

Magyarorszg egyik leghatkonyabb iparvllalata, a Chinoin Gygyszer s Vegyszeti Termkek Gyra Rt. a francia Sanofi-Synthelabo gygyszeripari vllalatcsoport tagja. A cg 90 ves trtnett meghatrozta dolgozinak, kutatmrnkeinek magas sznvonal tudsa, kreativitsa s innovcis kpessge. A Chinoin Rt-ben megtallhat a felfedez kutatstl, a klinikai fejlesztsen s a gyrtson t a kereskedelmi tevkenysgig valamennyi gygyszergyrtshoz kapcsold tevkenysgi forma.

A Sanofi-Synthelabo vllalatcsoport, s ennek tagjaknt a Chinoin, azt a clt tzte ki maga el, hogy a 21. szzad elejre egyike lesz a vilg els tz gygyszervllalatnak.

3.2.1 A korszer informatikai rendszer kiptse

A Chinoin Rt-ben elszigetelt termels- s vllalatirnytsi rendszerek mkdtek, amelyek nem kapcsoldtak az rtkestsi, pnzgyi s szmviteli alkalmazsokhoz. A cl olyan egysges informatikai megolds kivlasztsa s alkalmazsa volt, amely segtsgvel a hatkony vllalatirnyts kpes a kitztt cl elrsre. A gppark s a szoftverek egysgestse utn kidolgoztk a vllalati informatikai stratgit, kialaktottk a szervezeti htteret. A klnbz ajnlatok kirtkelse sorn egyrtelmv vlt, hogy az SAP R/3-as a legintegrltabb vllalatirnytsi rendszer, amely kpes kielgteni a meghatrozott ignyeket. A cg informatikai s adminisztratv igazgatjnak vlemnye szerint a

39

munkafolyamatok jradefinilsa (Business Process Reengineering) rsze kell, hogy legyen a gondos elkszt folyamatnak.

A Chinoin Rt-nl kialaktott gyakorlat, hogy a bevezets elksztst vgz csoportnak az els lpstl kezdve tagja a bevezetsrl dnt vllalatirnytsi szintek kpviselje is, ez ugyancsak fontos rsze volt az j szoftver bevezetsnek. A bevezetst elkszt munkacsoport olyan megoldst dolgozott ki, ami megfelelt a vllalat stratgiai clkitzseinek, az adott terlet munkafolyamatainak s az elrhet legkorszerbb informatikai megoldsainak is.

3.2.1.1 Az els modul az ttrs

A Chinoin Rt-nl 1997 elejn trtnt meg az SAP els moduljnak a bevezetse. Ezt a bevezetst a klfldi tulajdonosnl, a francia Sanofi-Synthelabonl is megklnbztetett figyelemmel ksrtk, mert a vllalatcsoporton bell ez volt az els SAP modult alkalmaz lenyvllalat.

Minden SAP modul bevezetst megelzi az adott terlet munkafolyamatainak pontos lersa. Az SAP els bevezetett modulja a klfldi rtkests (SD) volt. Mivel az SAP R/3 ersen tmogatja a munkafolyamatban val gondolkodst, ez az rtkests esetn az ajnlatkrstl a szmla ellenrtknek berkeztetsig tart. Az SD modul elnye, hogy a hagyomnyos eladsi folyamattl kezdden a legjabb Interneten t trtn rtkestsi folyamatokig is knl alapmegoldsokat, amiket aztn az adott vllalat ignyeinek megfelelen finomtanak. Minden modul bevezetsnek rsze a modullal kapcsolatba kerl munkatrsak betantsa. Ez a Chinoin Rt. esetben is gy trtnt. Els lpsben ltalnos ttekintst kaptak a Chinoin Rt-rl s az SAP vllalatirnytsi rendszerrl, a msodik lpsben pldk segtsgvel begyakoroltk a helyi ignyekre szabott modul hasznlatt. A harmadik rsz az lteszt volt.

3.2.1.2 A sikeres folytats 1998 janurja ta hasznljk az SAP rtkests (SD) moduljt a belfldi rtkests tmogatsra, valamint egy kls fejlesztcg ltal elksztett, raktron belli anyagmozgatst kezel (Warehouse Control System) programot. Ez a kls fejleszt ltal rt program hibtlanul integrldott az SAP alkalmazsokhoz.

Ezt kvette a klasszikusnak mondhat pnzgyi (FI), kontrolling (CO) s eszkzgazdlkods (AM) modulok bevezetse.

40

A Chinoin Rt. brszmfejtst 1998 vgig szerzdssel megbzott kls cg vgezte el. A vezets s az informatikai szakemberek gazdasgossgi szmtsokat vgeztek, hogy eldntsk, melyik a kltsghatkonyabb megolds: tovbbra is kls vllalkozssal vgeztetni ezt a feladatot, vagy az SAP HR/PA moduljra bzni a kzel ktezer dolgoz brszmfejtst. A szmtsok eredmnyekppen dntttek 1999 elejn a brszmfejts (HR/PA) modul alkalmazsrl. Mostanra mr az emberi erforrs-fejleszts (HR/PD) modul bevezetse is megvalsult, gy a kt modul egytt j, hatkony vezeti eszkzt biztost az emberi erforrs kezelshez.

A Chinoin Rt-ben ezzel nem fejezdtt be az informatikai fejleszts, hiszen a szksges infrastruktra, szmtstechnikai kapacits szmtgpek, szerverek, trolegysgek,

szmtgp hlzat mr rendelkezsre ll. Ezrt minden j modul bevezetsi kltsge egyre kedvezbb, ugyanakkor a rendszer integrltsgnak nvekedse hatvnyozdik.

3.2.1.3 A jv a nvekeds jegyben A Chinoin Rt. tervei kzt szerepelt az anyaggazdlkodsi modul (MM) bevezetse is, amelyre 2000-ben kerlt sor, tovbb felvettk a PS projektrendszer s a WF munkafolyamat modult is.

A vllalat vezetse megrtette, s versenyelnyt kvn kovcsolni az informatikai s adminisztratv igazgat ltal megfogalmazott kvetkeztetsbl: Az informatika stratgiai terlet annak, aki nvekedni akar.

3.3. Az SAP MM moduljnak bevezetsnek esettanulmnya

3.3.1 Chinoin Beszerzsi szervezete jelenleg A Sanofi-Synthelabo csoport beszerzsi menedzsmentjben a kzponti beszerzsi menedzserek vgzik a klnbz tpus beszerzseket; akciterveket javasolnak s lltanak fel piaci szegmensenknt, clokat hatroznak meg s lefolytatjk a fontosabb trgyalsokat.

A Chinoin Rt-ben a Sanofi-Synthelabo csoport beszerzs politikjnak megfelelen szintn centralizlt, kzponti beszerzs mkdik. Az albbi 3 terletre szakosodott csoporttal:

Vegyianyag Beszerzs: Prodstar s SAP rendszerekkel dolgozik. Csomagolanyag s Szolgltats Beszerzs: nagymrtkben tmogatottak a

beszerzsi folyamatai SAP ltal.

41

Mszaki Beszerzs: nagymrtkben tmogatottak a beszerzsi folyamatai SAP ltal.

Az egyes gazatok (jpest Kmia, jpest Gygyszergyrts, Csanyikvlgy, Veresegyhz, jpest Kzpont, jpest Kutats s Fejleszts) ide juttatjk el ignyeiket. Kvetkezkben a Mszaki Beszerzs beszerzsi folyamatait rszletezem, mivel ez az a terlet, amely legnagyobb mrtkben kihasznlja az SAP-MM nyjtotta lehetsgeket, megoldsokat, gy ezen keresztl modellezhet az eljrsi rend integrlt informatikai rendszerrel (SAP-val) val tmogatottsga.

3.3.2 Mszaki Beszerzs

Mszaki Beszerzsen bell t f terlet klnl el: Labormszerek, mszerek, mrlegek, hardver eszkzk, btorok, kis rtk trgyi

eszkzk, mszaki anyagok.

Karbantartsok, javtsok, ltestmny-fenntarts, informatikai beszerzsek, tzvdelem s biztonsgtechnika, ht- s klmaberendezsek.

Gpek, nagy rtk trgyi eszkzk, tartlyok, szivattyk.

Szerelvnyek.

Projektek, beruhzsok, gyrtsfejlesztsek, bvtsek, jtermkek gyrtshoz szksges mszaki felttelek kiptsnek beszerzse. Az egyes projectek sorn felmerl beszerzsi ignyek feldolgozsa, a projectek tmogatsa beszerzsi oldalrl.

A beszerzs, a szolgltatsok, trgyi eszkzk s nem termelsi cl anyagok SAP MM moduljval tmogatott folyamata 2000 ta mkdik a vllalatnl. Az SAP MM modul az SAP integrlt vllalati informatikai rendszer rsze. A modul f funkcija a vllalat beszerzsi s anyaggazdlkodsi tevkenysgnek tmogatsa. A beszerzk a lehet legkorbbi szakasztl fogva egyttmkdnek az egysgek terveinek s kltsgvetsnek megalkotsban, hogy a legtbb kiads a kltsgvets szerint trtnjen, s hogy tervezhet legyen a trgyals a beszlltkkal.

3.3.3 MM modul bevezetsnek elzmnyei

Korbban kt egymstl igen klnbz mdszert alkalmaztak a Beszerzs terletn: Termelsi anyagok (vente 10.900 MHUF) terletn a Prodstar rendszer POP s

MFG moduljait hasznltk kizrlag. Ez a rendszer hatkonyan kezelte a

42

folyamatokat, valamit kpes volt kezelni a szzadvltst (1999-ben vlt aktuliss az MM modul bevezetse).

Egyb termkek s szolgltatsok (vente 8.600 MHUF) beszerzst egyrszt egynileg fejlesztett manulis rendszerekkel, msrszt az Inventory Control System (leltrreviz) nev Siemens rendszerrel kezeltk. Az utbbi egy igen elavult (30 ves) program volt, ami nem volt kompatibilis Y2000-re.

Szksgess vlt a klnfle rendszerek tdolgozsa, javtsa vagy esetleges cserje. Fggetlenl a hasznlt rendszertl az egyb termkek s szolgltatsok terletn az albbi problmk lltak fent:

Cash-Flow tervezs nagyon bonyolult vagy lehetetlen.

Informciramls lass.

Reaglsi id tl hossz.

Folyamatok nem tlthatak.

Jelentsek ksztse kompliklt, nehz.

Sok intervencit ignyel a rendszer.

Inventory Control System rendszert 1970-ben vezettk be, ktegelt adatfeldolgozssal mkdtt s csak havi riportot lehetett vele kszteni. gy soha nem lttk az aktulis kszletet s a pontos, napraksz kszletvezets nem volt

lehetsges.

Kvetelmny egy olyan rendszer bevezetse volt, amely felgyorstja a rendelsek ksztsnek s kezelsnek folyamatt, hatkonyabb a korbbi megoldsokhoz kpest, nagysebessg, napraksz informciramlst s adatszolgltatst tesz lehetv, kpes Y2000 kezelsre.

A keressek sorn, az albbi elnyk miatt dntttek az SAP MM modulja mellett: Illeszthetsg a Chinoin nem rg installlt SAP informatikai rendszerhez, illetve

lehetsg van annak bvtsre

Kpes kezelni a beszerzsi folyamatokat a bels igny felmerlstl a szmla kiegyenltsig.

Lehetsg van riportksztsekre egyni s/vagy csoportos pnzgyi elemzsekhez.

43

Megfelel (hatkony, pontos) adatszolgltatssal tmogatja Thermometer1 jelentsksztst.

Year 2000 kompatibilis.

3.3.4 Beszerzsi tevkenysgek MM modul eltt s utn

1. tblzat Beszerzsi forgalmi adatok 1998-ban.

Terletek Forgalom (MDHUF) Szerzdsek Rendelsek Termels (Prodstar POP-pal lefedett) 10,9 18 3160 Marketing 0,5

600 R&D (Kutats s Fejleszts) 0,8

1486 Mszaki anyagok s tartalk alkatrszek 0,4

1600 Berendezsek, gpek, trgyi eszkzk 1,4 92 929 Szolgltatsi szerzdsek 2,8 18 1785 Mszaki szolgltats 1,4 150 1122 Beruhzs 1,3 77 31 Nem-termelsi sszesen: 8,6 337 7553 sszesen: 19,5 355 10713

Forrs: Vllalati anyag

Az 1. tblzat jl mutatja, hogy a nem termelsi anyagok s szolgltatsok, illetve trgyi eszkzk beszerzsi rtke kzel azonos a termels anyagokval. Termelsi anyagok beszerzs Prodstar POP modullal lefedett, amely lehetv tette a napraksz kszletvezetst s pontos riportok ksztst.

Egyb beszerzsek terletn lassbb volt a beszerzsi folyamat. Pldul a mszaki anyagok beszerzsvel MM modul bevezetse eltt t f foglalkozott, s ennek ellenre nem volt kielgt a szervezet reakciideje. Ma a bevezets ta ugyanazt a terletet mr egy ember ltja el.

1 Thermometer - Sanofi-Synthelabo csoport lenyvllalataiban hasznlt Group rendszer a Beszerzsi

szervezetek szmra, negyedves jelentsek ksztsre a nagy rtk rendelsekrl (2 MHUF feletti nett rtkek) egy rvid rtkels ksztsre, amit egyedileg kell rendelsekknt elkszteni.

44

2. tblzat Nem termelsi anyagok beszerzsi forgalma

Forrs: Vllalati anyag

3. bra Forgalmi adatok alakulsa

Forrs: Vllalati anyag

Forgalmi adatok MDHUF

0

5

10

15

20

25

1998 2000 2001 2002 2003

v

v 2000 2001 2002 2003 2000 2001 2002 2003 2000 2001 2002 2003SZOL 3,3 3 2,6 3,6 81 35 26 47 7287 4293 3936 4691

GP 2,1 3,7 5,2 8,8 1 19 4 11 2349 2267 2676 3066MSZ 3,7 3 4,7 7,8 76 29 23 16 2986 3244 3907 5715ssz. 9,1 9,7 12,5 20,2 158 83 53 74 12622 9804 10519 13472

SZOL - Szolgltats s Csomaholanyag BeszerzsGP - GpbeszerzsMSZ - Mszaki Szolgltats

RendelsekForgalom MDHUF Szerzdsek

45

4. bra Megrendelsek mennyisgnek alakulsa

Forrs: Vllalati anyag

A 3-4. bra s a 2. tblzat jl mutatjk, hogy SAP-MM bevezetse utn a nem termelsi anyagok s szolgltatsok terletn a rendelsek szma 30-35 %-kal nvekedett, mivel a francia tulajdonos tbb project megvalstst indtotta el kutats-fejleszts, termelsbvts, fejleszts s technolgiai s informatikai fejlesztsek terletn. A megrendels szmnak nvekedse ellenre, a Beszerzs kevesebb ember ltszmmal dolgozik 1999 ta, mivel az SAP MM bevezetsvel ntt a humn termelkenysg, a ltszm pedig a felre cskkent, jelenleg 15 f ltja el ezt a terletet (7 f SZOL, 8 f MSZ+GP). A megnvekedett rendelsi szm ellenre a forgalom az els vekben csak 10-15 %-kal nvekedett, mivel az SAP-MM modul segtsgvel az rak nyomon kvetse lehetv vlt az elz vi tlagrak s a mszakilag legmegfelelbb rak segtsgvel. Ezltal ntt a Beszerzs hatkonysga, ami a megtakarts %-os nvekedsben jelent meg (korbbi 3-5 %-rl 8-15%-ra ntt, illetve trgyi eszkzk esetn 20-30 %-ot is elrhette). A megtakartsi % emelkedst az is elsegtette, hogy az SAP MM modul bevezetsvel egy

Megrendelsek szma

02000400060008000

10000120001400016000

1998 2000 2001 2002 2003v

46

ers kzponti Beszerzs is kialakult, aki megfeleln tudta kpviselni a vllalat rdekeit a Szlltk fel.

3.3.5 SAP MM modul elnyei a rgi rendszerekkel szemben

A kt rendszert az albbi 3. tblzatban szerepl kritriumok alapjn hasonltottam ssze, mivel ezek azok a szempontok, kvetelmnyek, amelyeknek a hasznlt informatikai

rendszernek meg kell felelnie ahhoz, hogy kielgtse a Beszerzs, illetve a kszletgazdlkods vllalati ignyeit, elrsait. Az egyes kritriumok azonos fontossggal brnak, mivel az ignyeknek egyttesen kellett teljesednik. Az egyes kritriumoknl, az albbiak szerint trtnt az elrhet pont kiosztsa:

Kritriumonknt adhat jsg-pontok intervalluma: 0-5, ahol az 5 a legjobb, a nulla a legrosszabb rtkelst fejezi ki. Minden kritrium azonos fontossggal br. Az sszpontszm alapjn a tbb pontot szerzett llapot a jobb. Az egyes pontszmok szakrti szinten kerltek meghatrozsra

5 pont: Az adott rendszer teljes mrtkben kielgti a vllalat jelenlegi szksgleteit, kapacitst.

4 pont: A kritrium teljesl s annak szintje megfelel, kielgti a vllalat ignyeit, de annak javtsra szksg van a kvetkez verzivltskor.

3 pont: Nem ri el az elvrt szintet, de attl a rendszer mg mkdkpes, hasznlhat.

2 pont: Nem ri el az elvrt szintet, gyakran akadlyozza ezzel a munkafolyamatokat.

1 pont: Az adott kritrium br elvileg lehetsges, de teljeslse nagyon bonyolult vagy lehetetlen.

0 pont: A kritriumot egyltaln nem elgti ki.

Az SAP-MM modul 3 kritrium terletn nem rte el a maximlis pontszmot informciramls gyorsasga, reaglsi id, intervenci igny), mivel ezek fejlesztsre, javtsra a kvetkez verzivlts sorn szksg van.

47

3. tblzat Rendszerek sszehasonltsa

Kritrium Rgi rendszer Pontszm SAP MM Pontszm

Hatkonysg a folyamatkezelsben

Nagy emberi munkaigny, nincs egysges folyamatkezels

2 Egyes folyamatok jl elklnlnek, cskkent a munkaer igny

5

Year 2000 kompatibilis Nem kompatibilis 0 Kompatibilis 5 Cash-Flow tervezs tmogatsa Bonyolult vagy lehetetlen. 1

Napraksz adatokkal tmogatja 5

Informciramls gyorsasga Lass 1 Gyors 4

Reaglsi id Tl hossz (kb. 5-30 perc) 3 Kiadott feladattl fggen 1-2 msodperctl 1-15 percig, de ltalnossgban gyors.

4

Folyamatok tlthatsga Folyamatok a klnbz szervezetek ltal nem tlthat.

2 Teljes mrtkben, minden rintett ltal tlthatk. 5

Jelents/Riport kszts tmogatsa

Kompliklt, nehz, lass, csak havi szinten lehetsges, gy nem napraksz.

1 Napraksz, gyors (0,2-15 perc), tbb szempontbl lehetsges.

5

Intervenci igny

Gyakori rendszer hibk, egyre gyakoribb beavatkozs igny a mkdkpessg biztostshoz (1-2 naponta)

1

Beavatkozsi igny csak a kezdeti bevezets utni s a verzivlts utni 1-2 hetes idszakban, utna ritka az intervenci igny (1-2 havonta)

4

Napraksz kszletkvets Csak havi riportot tesz lehetv 2 Napraksz kszletkvets, az aktulis llapotot mutatja 5

gyvitel gyorsasga Lass, nem egysges 2 Gyors, egysges 5 Illeszthetsg a mr meglv SAP rendszerhez Nem illeszthet 0 Illeszthet 5 Beszerzsi folyamat komplett kezelse

Csak egyes terleteket fedi le 1 Kompletten kezeli 5

Thermometer tmogatsa Nem tmogatja 0 Pontos adatokat szolgltat hozz 5 sszpontszm, (max. 65) 16 62 Diff. %-ban maximlishoz kpest -75 % -6 % Diff. %-ban rgi rendszerhez kpest +288 %

Forrs: Sajt elemzs Amint a fenti tblzat is jl mutatja az SAP-MM rendszer bevezetse, majdnem 3-szoros javulst eredmnyezett minden terleten, amely elnyket az albbiakban rszletezek.

Kezeli a teljes Beszerzsi folyamatot s irnytja a leltr folyamatt: A Beszerzs minden folyamata a felmerl ignytl a berkez szmla knyvelsig, az ajnlatkrstl a megrendels ksztsig, minden egy rendszeren keresztl trtnik, a beszerzsi rendszert egy egysgknt kezeli

48

Beszerzs folyamata hatkony s tlthat: Az egyes mveletek jl elklnlnek s azok pontosan nyomon kvethetk (pl. az ignyek keletkezsktl, a megrendels elksztsig, a berkezett szmla kiegyenltsig nyomon kvethetk; az elkszl igny feldolgozsi sttuszbl lekrdezhet, hogy hol ll a beszerzse az adott szolgltatsnak vagy runak). Az tlthatsgot biztostja az is, hogy a megrendelsek kondciiban fel kell tntetni az adott beszerzshez kapcsold elz vi tlagrat (ismtld esetn), illetve a mszakilag legmegfelelbb rat (tbb ajnlat versenyeztetse, illetve engedmny elrse esetn, az els mszakilag megfelel ajnlat rt), amelyek alapjn mrhet a Beszerzs hatkonysga az elrt megtakartsokon keresztl. A hatkonysgot s

az tlthatsgot biztostja az is, hogy az egyes munkafolyamatok vgrehajtit vgig nyomon lehet kvetni, gy a felelssgi krk is jl meghatrozhatk. Hatkonysgot emeli az is, hogy a beszerzsi tevkenysg kzelebb kerlt a cg ms tevkenysgeihez, ntt a beszerzs integrltsga a vllalti tevkenysg egszben.

Cskkent a kzi munkavgzs ignye, az egy beszerzsre fordtott adminisztratv munkaid s az emberi hiba gyakorisga, gy cskkent a rfordtott lmunkaigny: Ez egyrszt visszavezethet arra, hogy a szksges dokumentumokat automatikusan ltrehozza. Ezek altmasztsra, konkrt felmersre eddig nem kerlt sor, hanem tbb az SAP eltt mr itt dolgoz kollegk megkrdezse utn, jutottam erre a kvetkeztetsre. Ezekbl addan ntt a szemlyzet termelkenysge, a beszerzs eredmnyesebb. A vllalat bels elrsai alapjn sablonok hozhatk ltre (pl.: azonos keretszerzds formtum, azonos ltalnos felttelekkel), amelyek segtsgvel szintn cskken a kzi munkavgzs ignye.

Lehetsg van a kszletek, kltsgek alakulsrl napi riport ksztsre: Az SAP riport menpontjai segtsgvel, a lekrdezs pillanatban aktulis kszlet s kltsg adatok pontosan nyomon kvethetk.

Biztostja az adatok srtetlensgt: Brmilyen bevitt s lementett adat, pl. megrendels kszts sorn, vltozatlan tartalommal s formtumban, illetve csak az arra jogosultsggal rendelkezk ltal mdosthatan rzi a rendszer. A ltrehozsra s a mdostsra vonatkoz informcik (ltrehoz, mdost szemly, dtum, mdosts trgya) a rendszerbl lekrdezhetk.

49

Szllt kirtkelsek kszthetk a segtsgvel, valamint megknnytette a szlltk nyilvntartst (szllti trzs) s a velk val kapcsolattartst: Megrendels csak a szllti trzsben szerepl partner rszre kszthet. A szllti trzsben meg kell adni a szllt nevt, cmt, elrhetsgt, tevkenysgi krnek kdjt, adszmt, kapcsolattart nevt, szmla szmt, illetve a fizets mdjt. A trzs minden szllthoz hozz rendel egy sorszmot, amit minden szlltt rint dokumentumban fel kell tntetni (ajnlatkrs, megrendels, keretszerzds). Az SAP riport menpontjai segtsgvel az adott szllti szmhoz lekrdezsek, kirtkelsek kszthetk (pl. ves kifizetsek sszege a szllt fel, megrendelsek szma, rak vltozsa).

Kzvetlen kapcsolatot biztost a Pnzgy, Szmvitel, Kontrolling, Vllalatvezets szervezeteivel: A Beszerzs s az elbbi szervezetek egymsnak azon tevkenysgeit, amelyek t is rintik, illetve abba beleszlsuk van azok sttuszrl, illetve egy adott megrendelsre vonatkoz informcikrl (pl. management tjkozdhat egy konkrt beszerzs radatairl, megtakartsairl).

Pontos, napraksz informcikkal s adatokkal tmogatja a Cash Flow tervezst: Minden lekrdezs az adott pillanatban aktulis llapotot mutatja.

Gyorsabb informciszolgltatst tesz lehetv, az informcik pontosabbak, emelkedett a trgyalsok informcis htternek sznvonala: Az informciszolgltats, a lekrdezett idintervallumtl s adatllomnytl fggen, 0,2-15 perc tlagosan, valamint a kapott adatok az aktulis, illetve megadott intervallum esetn az arra vonatkoz aktulis llapotot mutatjk be, gy egy trgyals sorn felmerl jabb informci igny esetn lehetsges az 1-15 percen belli azonnali adatszolgltats. Egyszersti s felgyorstja a klnbz elemzsekhez, jelentsekhez szksges informcik sszegyjtst.

Megknnytette az anyagok nyilvntartst (anyagtrzs) s a kszletvezetst: Az anyagok fontosabb paramtereivel egyt