INTÉGRATION DES DONNÉES DES TABLEAUX DE SUIVI

DES PARCOURS DANS L'EXTRANET ARCA

Réunion des organismes de formation

31 janvier et 3 février 2014

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ORDRE DU JOUR--------------------------------------------------------------------------

1. Présentation globale des évolutions de l’extranet ARCA

2. Saisie des parcours réalisés

3. Extraction de tableaux de synthèse par bon de commande

4. Consultation des statistiques par bon de commande

5. Fréquence d’actualisation

6. Reprise des données saisies en 2013

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1 – EVOLUTIONS DE L’EXTRANET ARCA

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1 - EVOLUTIONS DE L’EXTRANET ARCA

Dans le cadre du nouveau Programme régional 2013-2015, mise en place de formations PARCOURS offrant des étapes diverses et des parcours plus individualisés.

• Parcours orientation insertion : parcours court ou long, modules (orientation, santé, remise à niveau, TRE…)

• Parcours diplômants : positionnement/préqualification / qualification

• Parcours préparatoires sanitaire et social : Validation de projet/ préqualification / appui prépa concours

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1- EVOLUTIONS DE L’EXTRANET ARCA

La Région souhaite connaître le détail des étapes suivies par les stagiaires au sein d’un même bon de commande (et pas uniquement le volume global d’heures réalisées)

=> Durant toute l’année 2013, transmission des tableaux de suivi des parcours réalisés sous format Excel

Mais plusieurs contraintes : • Tableaux verrouillés et donc peu pratiques d’utilisation• Triple saisie des données stagiaires : tableau de candidatures,

extranet ARCA, tableau de suivi des parcours• Envoi en pièce jointe par courriel à un instant T

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1- EVOLUTIONS DE L’EXTRANET ARCA A compter du 01/01/2014, nouvelles modalités de saisie

des parcours réalisés• L’organisme ne saisit plus les parcours réalisés dans Excel : il les

saisit dans l’extranet ARCA dans la zone « données d’exécution »  du bon de commande concerné.

• Il n’a plus à ressaisir les données concernant l’identité et les caractéristiques du stagiaire (elles existent déjà dans ARCA).

• Il n’a plus besoin de transmettre par courriel les données de suivi des parcours aux correspondants de la Région (Bureau territorial et Chargé de mission). Ces données sont consultables et modifiables à tout moment sur l’extranet.

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2 – SAISIE DES PARCOURS REALISES

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2- SAISIE DES PARCOURS REALISESEcran « Accueil > Données d’exécution > Recherche données exécution > Recherche parcours réalisé »

•Pour les 3 types de Parcours Sélectionner un stagiaire inscrit sur l’action de formation

BOUTON « SAISIR LES PARCOURS REALISES »

• Uniquement pour les Parcours Diplômants : BOUTON « SAISIR LES CERTIFICATIONS PROPOSÉES »

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2- SAISIE DES PARCOURS REALISES

SAISIE PARCOURS ORIENTATION INSERTION

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2- SAISIE DES PARCOURS REALISES

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2- SAISIE DES PARCOURS REALISES

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2- SAISIE DES PARCOURS REALISES

SAISIE PARCOURS DIPLOMANTS

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2- SAISIE DES PARCOURS REALISES

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2- SAISIE DES PARCOURS REALISES

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2- SAISIE DES PARCOURS REALISES

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2- SAISIE DES PARCOURS REALISES

SAISIE PARCOURS PREPARATOIRES SANITAIRE ET SOCIAL

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2- SAISIE DES PARCOURS REALISES

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3 – EXTRAIRE LES PARCOURS REALISES

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3- EXTRAIRE LES PARCOURS REALISES

BOUTON « EXTRAIRE LES PARCOURS REALISES »•Lance une édition Excel « Tableau de suivi des Parcours » pour l’ensemble des stagiaires enregistrés sur le bon de commande, y compris pour ceux dont le parcours réalisé n’a pas été saisi •Accessible aux organismes de formation et aux correspondants Région (bureaux territoriaux, chargés de mission DFPA)•Le tableau proposé peut être téléchargé et modifié à tout moment•3 sortes de tableaux en fonction du dispositif (O,P,Q)

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2- SAISIE DES PARCOURS REALISES

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4 – STATISTIQUES PAR BON DE COMMANDE

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4- STATISTIQUES PAR BON DE COMMANDE

BOUTON « STATISTIQUES SUR PARCOURS »

pour l’ensemble des stagiaires enregistrés sur le bon de commande, y compris pour ceux dont le parcours réalisé n’a pas été saisi.

•TYPOLOGIE DES CANDIDATS ENTRES EN FORMATION

Prescripteur, sexe, âge, niveau…

•DEROULEMENT DES PARCOURS INDIVIDUALISES

Parcours long ou court, suite préconisée, modules suivis, étapes, diplôme préparé, résultats obtenus à l’examen ou au concours, sorties anticipées…

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4- STATISTIQUES PAR BON DE COMMANDE

Accessibles aux organismes de formation et aux correspondants Région (bureaux territoriaux, chargés de mission DFPA)

La page de statistiques proposée diffère en fonction du dispositif (O,P,Q)

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4- STATISTIQUES PAR BON DE COMMANDE

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5 – FREQUENCE D’ACTUALISATION

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5- FREQUENCE D’ACTUALISATION• Seuls les parcours REALISES doivent être saisis (pas de saisie des

parcours prévisionnels)• L’organisme ne transmet plus les données par courriel à ses

interlocuteurs Région puisque tous peuvent les consulter sur l’extranet

Fréquence d’actualisation inchangée :• Tous les mois

pour les parcours orientation insertion et les parcours diplômants

• Tous les deux mois pour les parcours préparatoires sanitaire et social

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6 – REPRISE DES DONNES

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6- REPRISE DES DONNEESPour tous les tableaux transmis avant le 30 janvier à la Région.

Les données saisies dans les tableaux Excel en 2013 seront récupérées informatiquement dans l’extranet ARCA.

OPERATION DE REPRISE PREVUE

MI FEVRIER 2014

Un message d’information vous préviendra de la fin des opérations

Vous devrez vous assurer de la qualité des données reprises dans ARCA et les corriger si nécessaire

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6- REPRISE DES DONNEESPARCOURS ORIENTATION INSERTION

Liste des données reprises :

Lieu de la session - date de début - date de fin - parcours court ou long

Durée totale réalisée - durée par module - Observations

Suite de parcours préconisée – fiche navette adressée

Pré-requis validés – emploi ou formation visé – domaine visé

Pas de récupération des données sur le stagiaire ou sur la durée prévisionnelle (déjà dans l’extranet ARCA).

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6- REPRISE DES DONNEES

PARCOURS DIPLOMANTS

Liste des données reprises :

Lieu de la session : repris dans lieu positionnement, lieu préqualification, lieu qualification

Positionnement : « Durée centre et entreprise » repris dans « durée centre »

Préqualification : « Durée centre et entreprise » repris dans « durée centre »

Date de début - date de fin

Qualification : Diplôme préparé - « Durée centre et entreprise » repris dans « durée centre » - Date de début - date de fin

Observations

Pas de récupération des données sur le résultat au diplôme (déjà dans l’extranet ARCA).

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6- REPRISE DES DONNEESPARCOURS PREPARATOIRES SANITAIRE ET SOCIAL

Liste des données reprises :

Lieu de la session : repris dans lieu validation projet, lieu préqualification, lieu appui prépa concours

Date début et fin de parcours prévues : repris dans date début et date de fin validation de projet

Validation de projet : durée en centre

Préqualification : durée centre - durée entreprise - date de début - date de fin

Appui prépa concours : durée en centre - durée en entreprise - date de début - date de fin => données reprises

•soit dans appui prépa concours oral et écrit

•soit dans appui prépa concours oral

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6- REPRISE DES DONNEES

PARCOURS PREPARATOIRES SANITAIRE ET SOCIAL

Liste des données reprises :

Métier concours visé repris dans «  métier visé 1 »

Présentation concours

Concours présenté repris dans « intitulé concours 1 »

Admissibilité repris dans « admissibilité à au moins un concours »

Admission repris dans « admission à au moins un concours »

Observations

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PERSPECTIVES

• Bons de commande 2013, 2014 et 2015

Saisie des données de suivi des parcours dans l’extranet

ARCA

• A compter de 2016

Nouvel outil informatique ZEFIR : détail pour chaque bon de

commande des différentes composantes et sessions

Pour les marchés de Formation Professionnelle 2016-2018

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POUR TOUT RENSEIGNEMENT

• Aide en ligne Pour chaque écran de l’extranet

• Guide utilisateur Extranet Téléchargeable sur http://

www.midipyrenees.fr/IMG/pdf/aide_utilisateur_extranet_2014_maj_janvier.pdf

• Foire aux questions Extranet.DFPA@cr-mip.fr