Internkontroll i anskaffelsesprosessen

Stort antall leverandører

Mange rekvirenter

Lav innkjøpskompetanse Mangelfulle

systemer

Lav avtale-dekning

Svak innkjøpsfunksjon

Ukoordinerte spesifikasjoner

Svakt ledelsesengasjement

Svak logistikkstyring

Svak lagerstyring

Lagerstrategi??

Bred kontaktflate mot leverandør

Mange lagre

Stort antall fakturaerManglende incentiver

Økonomiforståelse Besparelser medførerbudsjettreduksjon neste år

Høye innkjøpspriser

Internkontroll

Agenda

Hvorfor internkontroll?

Veiledningsmateriale fra Difi

Prosjektetablering

Internkontroll

Agenda

Hvorfor internkontroll?

Veiledningsmateriale fra Difi

Prosjektetablering

PwC

Hvorfor internkontroll?

1. Målrettet og kostnadseffektiv drift2. Pålitelig regnskapsrapportering3. Overholdelse av lover og regler (herunder Lov og forskrift om offentlige

anskaffelser)

God internkontroll gir ledelsen og medarbeidere en oppleves av å være i en tilstand der de har kontroll

En fersk rapport (Dok 3.6) fra Riksrevisjonen påviser nok en gang store mangler i planlegging, gjennomføring og oppfølging av offentlige anskaffelser

Riksrevisjonen

”Det kan se ut som at offentlige virksomheter verken har evne eller vilje til å følge lov og forskrift om offentlige anskaffelser eller benytte den anskaffelsesfaglige kompetansen som virksomheten innehar.”

LederansvarDet er konstatert flere til dels grove regelbrudd. Regelbruddene har pågått over lengre tid, og samlet sett har det dreid seg om betydelige beløp. Dette skyldes blant annet manglende opplæring og internkontroll

Dermed konkluderer Oslo tingrett med at vedkommende leder gjorde flere ikke ubetydelige feil, som var knyttet til hans rolle som leder. Han har ikke vært utsatt for urimelig behandling av kommunen, og endringsoppsigelsen han fikk, således var saklig begrunnet og gyldig. Han er i tillegg dømt til å betale kommunens saksomkostninger, samtidig som hans egen advokat har fremlagt sin regning – til sammen om lag 1,4 millioner kroner.

PwC

Dårlig omdømme gir liten tillitt til offentlige virksomheter

Internkontroll

Agenda

Hvorfor internkontroll?

Veiledningsmateriale fra Difi

Prosjektetablering

9PwC

Difi har utarbeidet en veileder for implementering av internkontroll

Bakgrunn:En rekke rapporter fra Riksrevisjonen og diverse medieoppslag viser at internkontroll i offentlig sektor må styrkes

Hensikt:Gi offentlige virksomheter en metodikk og et verktøy til å implementere internkontroll på anskaffelsesområdet

Innhold:Veileder for hvordan internkontroll kan implementeres, verktøy for selvevaluering, eksempler og maler

10PwC

Metodisk rammeverk – Coso-modellen

De fem komponentene:1. Kontrollmiljø2. Risikovurdering3. Kontrollaktiviteter4. Informasjon og kommunikasjon5. Overvåking

11PwC

Metodisk rammeverk – Difi’s anskaffelsesmodell

”Det gode innkjøp” :− Rammevilkår− Organisasjon og ledelse− Policy og strategi− Mennesker og kompetanse− Partnere og leverandører− IKT− Anskaffelsesprosesser− Måling og rapportering av resultat− Kontroll, læring og forbedring

12PwC

Internkontroll på anskaffelsesområdet

1. Lederforankring

2. Ambisjonsnivå

4. Handlings-

plan og oppfølging

3. Selv-

evaluering og risiko-

vurdering

Implementering av internkontroll på anskaffelsesområdet

Eksempel på status

1 2 3 4 5

Grad av modenhet

Umoden Ledende praksis

Difis anskaffelsesmodell

Coso-modellen

Informasjon og kommunikasjon

Overvåking/oppfølging

Kontrollaktiviteter

Risikovurderinger

Kontrollmiljø

Anskaffelsesprosesser

IKT

Måling og rapportering

Kontroll, læring og forbedring

Rammevilkår

Policy og strategi

Organisasjon og ledelse

Mennesker og kompetanse

Partnere og leverandører

PwC

Utarbeide handlingsplaner

Kontrollmiljø Frist Ansvarlig Utført

Nr Forhold som kan medføre risiko

Tiltak

01

02

03

04

05

PwC

1. Risikovurdering

1.1 Riskovurdering og oppdatering av virkeområder

1.2 Beslutte oppfølgings-strategi, herunder omfang og innretning på testingen

2. Kontrollvurdering

2.1 Vurdering av eksisterende kontroller

2.2 Implementering av nye/endrede kontroller

2.3 Verifikasjon av nye/endrede kontroller

3. Oppfølging/ overvåkning

3.1 Testing av utvalgte kontroller

3.2 Utbedring av kontroller

3.3 Samlet vurdering av testresultat

4. Rapportering

4.1 Sign-off på etterlevelse fra enhetene

4.2 Konsolidering og sign-off på etterlevelse fra ledelsen

4.3 Rapportering til styret

Des3

Jan3

Febr

4

Mars

1 April

2

Mai2

2Juni

2

Juli2

Aug

3Sept

3

Okt

3Nov

Årshjulet for internkontrollprosessen

Internkontroll

Agenda

Hvorfor internkontroll?

Veiledningsmateriale fra Difi

Prosjektetablering

PwC

Etablering av prosjekt: Internkontroll på anskaffelsesområdet

• Mål• Organisering• Milepæler

PwC

Mål for prosjektetMål Forklaring Beskrivelse av mål

Effektmål Hvorfor prosjektet skal etableres

Virksomheten har etablert et tydelig internkontrollregime innenfor anskaffelsesområdet der kontrollmiljø, risikovurderinger, kontrollaktiviteter, informasjon og oppfølging er systematisert og integrert i virksomhetens kultur, retningslinjer og systemer

Resultatmål Hva prosjektet skal oppnå

Effektive og lønnskomme innkjøps om etterlever LOA/FOA, Dette innebærer:• 100% avtaledekning• 100% avtalelojalitet• Etterlevelse av LOA/FOA

Prosessmål Hvordan prosjektet skal gjennomføres

Prosjektet skal gjennomføres med representanter fra innkjøp, økonomi, ledelse og bestillerorganisasjonen.Vi tar utgangspunkt i Difi’s veileder og verktøy for gjennomføring av prosjektet

PwC

Organisering av prosjektProsjektleder

Referansegru

ppe

Prosjektmedle

m

Prosjektmedle

m

Prosjektmedle

m

Styringsgruppe Prosjekteier

Eksempel på organisering

Prosjekteier: DirektørStyringsgruppe: Øk.sjef, 2 andre ledere på nivå 2Prosjektleder: InnkjøpssjefProsjektmedlem: 3 bestillere (bl.a fra interne lagre), ledere med budsjettfullmaktReferansegruppe: IKT, Eiendom, andre aktuelle ressurser

PwC

MilepælsplanPlanlagt dato

Status M nr

Milepæl beskrivelse Kommentar

01.08.11 M1 Når milepælplan er utarbeidet og godkjent av styringsgruppen

15.09.11 M2 Når mandat for prosjektet er konkretisert, forankret i virksomheten og kommunisert til berørte parter

15.10.11 M3 Når valg av omfang på evaluering er gjennomført

15.10.11 M4 Når spørsmål i selvevalueringstest er besvart20.10.11 M5 Når status for internkontroll er etablert25.10.11 M6 Når sjekkliste er generert10.11.11 M7 Når risiko er vurdert15.12.11 M8 Når målsettinger og handlingsplan for

internkontroll er utarbeidet01.12.12 M9 Når oppfølging og evaluering er gjennomført31.12.12 M1

0Når sluttrapport for prosjektet er levert styringsgruppen

15.01.13 M11 Når ansvarlig for videre oppfølging er pekt ut01.03.13 M1

2Når retningslinje for oppfølging av internkontroll på anskaffelsesområdet er godkjent

Internkontroll veiledningsmateriale fra Difi

Veiledningsdokument m /vedlegg:

Metodisk rammeverkImplementeringsmodellEksempel på kontrollprogramAnbefalte retningslinjer m/ innspill til innholdOversikt over spørsmålene i selvevalueringenSjekkliste til selvevalueringen

Selvevalueringsverktøy

Maler og eksempler m/ tilhørende veiledning:

Prosjektpresentasjon til virksomhetsledelsenInteressentanalyseMilepælsplanProsjektmandatRisikoanalyseKommunikasjonsplanHandlingsplanHabilitetserklæring

Internkontroll veiledning er lagt ut

på egen infoside i mai 2011

Publisering av Difi veiledning

Internkontroll veilederen vil videre bli presentert i ”steg-

for-steg” format sommeren 2011