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Introducción a las funciones
Definición Una función es una fórmula ya preparada por Excel, que permite ahorrar tiempo y cálculos, y que produce un resultado. Por ejemplo, imaginemos que tenemos que sumar una columna de datos numéricos:
En el ejemplo de la izquierda podríamos colocar en la celda A10 la fórmula:=A3+A4+A5+A6+A7+A8, pero esto mismo resultaría horrible si en lugar de 5 celdas hubiese que sumar 100.
En lugar de esa fórmula, utilizamos la función =SUMA(A3:A8) que realizará exactamente la misma operación; sumar el rango de celdas A3:A8.
Las funciones aceptan unos valores (en este caso el rango de celdas) llamados argumentos. Sintaxis Observa la sintaxis de una función:
Las funciones las podemos introducir de dos formas:
Mediante teclado.
Mediante el asistente para funciones.
La función =SI( )
Definición y sintaxis La función =SI( ) es una de las más potentes que tiene Excel. Esta función comprueba si se cumple una condición. Si ésta se cumple, da como resultado VERDADERO. Si la condición no se cumple, da como resultado FALSO. Obseva la sintaxis:
=SI(Condición;Verdadero;Falso)
Esta es la forma más simple de representar esta función, porque la misma se puede complicar que no veas. De momento vamos a proponer un ejemplo:
Observa la hoja de la derecha. Se trata del último ejemplo de la lección anterior. Observa que hemos añadido nuevas celdas y hemos modificado algunas. Ahora se trata de colocar una función =SI( ) en la celda E15 (celda rosa del descuento).
Ejemplo Vamos a hacer que la factura del ejemplo anterior nos haga un descuento del 10% sólo en el caso de cobrar al contado. La fórmula se colocará en la celda E15 y será la siguiente:
=SI(A17="Contado";E14*10%;0;)
Esta fórmula mirará si en la casilla A17 (celda amarilla) existe la palabra Contado. En tal caso, ejecutará una fórmula (10% de descuento), en caso contrario, colocará simplemente un cero en la celda E15, es decir, no realizará ningún cálculo. Observa el resultado:
En el siguiente ejemplo vamos a ver una variación de la función =SI
En el ejemplo anterior vimos que la función =SI debía cumplir una condición, que era la de controlar si en una celda determinada había un texto. Pero, ¿qué pasaría si se
Tuviesen que cumplir más de una condición? Supongamos que la función =SI debe tener en cuenta dos condiciones. Estas dos condiciones podrían ser:
Que la función =SI hiciese algo sólo si se tuvieran que cumplir las dos
Que la función =SI hiciese algo si se cumpliese una de las dos
Controlaremos una u otra forma con dos operadores lógicos: el Y y el O
La sintaxis de la orden sería la siguiente
=SI(Y(Condición1:Condición2............ Caso en el que se deban cumplir todas las condiciones
=SI(O(Condición1:Condición2............ Caso que se deba cumplir sólo una
En el siguiente ejemplo hemos diseñado una hoja de control de flujo de caja en un hipotético caso en el que debamos controlar entradas y salidas además del saldo.
En las columnas C y D introduciremos las cantidades según sea un gasto (extracción) o un ingreso (depósito). Sería muy fácil colocar en la celda E5 (saldo) la siguiente fórmula: =E4+C5-D4, que calcularía el saldo anterior, más la cantidad de la celda del depósito, menos la cantidad de la celda de la extracción. El problema viene cuando copiamos la fórmula varias celdas hacia abajo. A partir de la celda del último saldo, siempre nos mostraría el saldo anterior, hubiésemos o no, introducido cantidades en las celdas de depósito o extracción.
Observa el resultado que se obtendría:
Evidentemente, no queda muy estético a la vista. En la ilustración superior utilizamos la función =SI, la cual ha de controlar que se cumplan doscondiciones: que introduzcamos una cantidad en la celda del depósito o de la extracción. Sólo en uno de los dos casos se ejecutará la función. De esa forma, si todavía no hemos introducido nada en las celdas de la izuqierda, la función no se ejecutará. Observa a continuación las partes de la fórmula:
=SI(O La letra O controla que se cumpla una de las dos condiciones
(C5>0: Primera condición: que en C5 haya algo mayor de cero, es decir, un número positivo
D5>0) Separada por dos puntos, la segunda condición controla lo mismo: que en D5 haya algún número.
;E4+C5-D5 caso de cumplirse una de las dos condiciones, se ejecutará esta fórmula.
;"") caso de no cumplirse ninguna condición, no saldrá nada. Las dos comillas quieren decir caracter nulo.
Las funciones: Promedio, Máxima, Mínima, Moda, Contar, Contar.si y Mediana
Vamos a realizar un nuevo ejercicio que nos servirá para estudiar 5 nuevas funciones de Excel. Elaboraremos una supuesta tabla con los alumnos de una escuela. Los datos que tendremos son las notas de los tres trimestres. A partir de ahí, realizaremos una serie de cálculos utilizando las funciones que vamos a estudiar. Vamos primero a ver sus sintaxis, y a continuación su aplicación en el ejemplo:
=PROMEDIO(Número1;Número2;......)
Función que nos devolverá la media aritmética de los números o el rango encerrado entre paréntesis
Ejemplos:
=PROMEDIO(12;12;13) devolverá 12,33333
=PROMEDIO(A1:D13) devolverá el promedio del rango A1:D13
=MAX(Números) =MIN(Números)
Estas funciones devuelven los valores máximo y mínimo respectivamente de una lista de números.
=MODA(Números)
Valor que más se repite en un rango
=CONTAR(Rango)
Cuenta las veces que aparece un elemento númerico en una lista.
=CONTARA(Rango)
Cuenta las veces que aparece un elemento de texto en una lista
=CONTAR.SI(Rango)
Cuenta las celdas no vacías de un rango
=MEDIANA(Números)
Número que se encuentra en medio de un conjunto de números, es decir, la mitad de los números es mayor que la mediana y la otra mitad es menor.
A continuación observa la siguiente tabla. Las celdas en color rosa contendrán las fórmulas.
Hemos de calcular los siguiente:
En la columna E la nota final que será la media de los tres trimestres.
En la columna F la evaluación en forma de texto. Haremos servir la función =SI para lo siguiente:
Si la nota media es de 0 a 4,99, aparecerá la palabra Insuficiente
Si la nota media es de 5 a 6,99, aparecerá la palabra Aprobado
Si la nota media es de 7 a 9,5, aparecerá la palabra Notable
Si la nota media es de 9,6 a 10, aparecerá la palabra Excelente
En las celdas inferiores calcularemos la Mediana, Notas máxima y mínima, y moda
Finalmente, colocaremos unas celdas que nos informarán de:
El número de alumnos que hay
El número de insuficientes, aprobados, notables y excelentes que hay
Qué porcentaje representa cada uno de los anteriores
Solución a la hoja:
Comentarios a las fórmulas:
Celda FÓRMULA ACCIÓN
E2 =PROMEDIO(B2:D2) (y copiar hacia abajo)
Halla la media de los números a su izquierda
F2
=SI(E2<4,99;"Insuficiente";SI(E2<6,99;"Aprobado";
SI(E2<9,5;"Notable";SI(E2<10;"Excelente"))))
Comprueba la nota para colocar un texto
B13, B14,
B15,B16
=MAX(E2:E11)
=MIN(E2:E11)
=MOD(E2:E11)
=MEDIANA(E2:E11)
Halla la nota máxima, mínima, moda y mediana de la lista de notas finales
B19 =CONTAR.SI($F$2:$F$11;"Insuficiente")
Cuenta el número de insuficientes. Igual para las fórmulas de abajo
C19 =B19/$F$17 Halla el
porcentaje
F17 =CONTARA(A2:A11)
Cuenta el número de alumnos de la lista de nombres
FUNCIONES MATEMATICAS
ABS
Devuelve el valor absoluto de un número. El valor absoluto de un número es el número sin su signo.
Sintaxis
ABS(número)
Número es el número real cuyo valor absoluto desea obtener.
Ejemplos
ABS(2) es igual a 2
ABS(-2) es igual a 2
Si A1 contiene -16, entonces:
RAIZ(ABS(A1)) es igual a 4
COCIENTE
Devuelve la parte entera de una división. Use esta función cuando desee descartar el residuo de una división.
Si esta función no está disponible y devuelve el error #¿NOMBRE?, instale y cargue el programa de complementos Herramientas para análisis.
Sintaxis
COCIENTE(numerador;denominador)
Numerador es el dividendo.
Denominador es el divisor.
Ejemplos
COCIENTE(5; 2) es igual a 2
COCIENTE(4,5; 3,1) es igual a 1
COCIENTE(-10; 3) es igual a -3
FACT
Devuelve el factorial de un número. El factorial de un número es igual a 1*2*3*...* número.
Sintaxis
FACT(número)
Número es el número no negativo cuyo factorial desea obtener. Si el argumento número no es un entero, se trunca.
Ejemplos
FACT(1) es igual a 1
FACT(1,9) es igual a FACT(1) que es igual a 1
FACT(0) es igual a 1
FACT(-1) es igual a #¡NUM!
FACT(5) es igual a 1*2*3*4*5 que es igual a 120
POTENCIA
Devuelve el resultado de elevar el argumento número a una potencia.
Sintaxis
POTENCIA(número;potencia)
Número es el número base. Puede ser cualquier número real.
Potencia es el exponente al que desea elevar el número base.
Ejemplos
POTENCIA(5;2) es igual a 25
POTENCIA(98,6;3,2) es igual a 2401077
POTENCIA(4;5/4) es igual a 5,656854
PRODUCTO
Multiplica todos los números que figuran como argumentos y devuelve el producto.
Sintaxis
PRODUCTO(número1;número2; ...)
Número1, número2, ... son de 1 a 30 números que desea multiplicar.
Ejemplos
Si las celdas A2:C2 contienen 5, 15 y 30:
PRODUCTO(A2:C2) es igual a 2.250
PRODUCTO(A2:C2, 2) es igual a 4.500
RAIZ
Devuelve la raíz cuadrada de un número.
Sintaxis
RAIZ(número)
Número es el número cuya raíz cuadrada desea obtener.
Ejemplos
RAIZ(16) es igual a 4
RAIZ(-16) es igual a #¡NUM!
RAIZ(ABS(-16)) es igual a 4
REDONDEAR
Redondea un número al número de decimales especificado.
Sintaxis
REDONDEAR(número;núm_decimales)
Número es el número que desea redondear.
Núm_decimales especifica el número de dígitos al que desea redondear el argumento número.
Ejemplos
REDONDEAR(2,15; 1) es igual a 2,2
REDONDEAR(2,149; 1) es igual a 2,1
REDONDEAR(-1,475; 2) es igual a -1,48
REDONDEAR(21,5; -1) es igual a 20
RESIDUO
Devuelve el residuo o resto de la división entre número y núm_divisor. El resultado tiene el mismo signo que núm_divisor.
Sintaxis
RESIDUO(número;núm_divisor)
Número es el número que desea dividir y cuyo residuo o resto desea obtener.
Núm_divisor es el número por el cual desea dividir el argumento número.
Ejemplos
RESIDUO(3; 2) es igual a 1
RESIDUO(-3; 2) es igual a 1
RESIDUO(3; -2) es igual a -1
RESIDUO(-3; -2) es igual a -1
TRUNCAR
Trunca un número a un entero, suprimiendo la parte fraccionaria de dicho número.
Sintaxis
TRUNCAR(número; núm_decimales)
Número es el número que desea truncar.
Núm_decimales es un número que especifica la precisión al truncar. El valor predeterminado del argumento núm_decimales es 0.
Ejemplos
TRUNCAR(8,9) es igual a 8
TRUNCAR(-8,9) es igual a -8
TRUNCAR(PI()) es igual a 3
FUNCIONES DE BUSQUEDA
BUSCAR
La función BUSCAR tiene dos formas de sintaxis: vectorial y matricial.
Un vector es un rango que contiene una sola fila o una sola columna. La forma vectorial de BUSCAR busca en un rango de una fila o de una columna un valor (vector) y devuelve un valor desde la misma posición en un segundo rango de una fila o de una columna. Utilice esta forma de la función BUSCAR cuando necesite especificar el rango que contiene los valores que desea hacer coincidir. La otra forma de BUSCAR, busca automáticamente en la primera fila o en la primera columna.
Sintaxis 1
Forma vectorial
BUSCAR(valor_buscado;vector_de_comparación;vector_resultado)
Valor_buscado es un valor que BUSCAR busca en la matriz. Valor_buscado puede ser un número, texto, un valor lógico, o un nombre o referencia que se refiera a un valor.
Vector_de_comparación es un rango que sólo contiene una columna o una fila. Los valores en el vector_de_comparación pueden ser texto, números o valores lógicos.
Ejemplos
BUSCAR(4,91;A2:A7;B2:B7) es igual a "anaranjado"
BUSCAR(5,00;A2:A7;B2:B7) es igual a "anaranjado"
BUSCAR(7,66;A2:A7;B2:B7) es igual a "violeta"
BUSCAR(7,66E-14;A2:A7;B2:B7) es igual a #N/A, porque 7,66E-14 es menor que el valor más bajo de los valores en el vector_de_comparación A2:A7
IGUAL
Compara dos cadenas de texto y devuelve VERDADERO si son exactamente iguales y FALSO si no lo son. IGUAL reconoce mayúsculas y minúsculas, pero pasa por alto las diferencias de formato. Use IGUAL para comprobar el texto que introduce en un documento.
Sintaxis
IGUAL(texto1;texto2)
Texto1 es la primera cadena de texto.
Texto2 es la segunda cadena de texto.
Ejemplos
IGUAL("palabra";"palabra") es igual a VERDADERO
IGUAL("Palabra";"palabra") es igual a FALSO
IGUAL("p alabra";"palabra") es igual a FALSO
COLUMNA
Devuelve el número de columna de una referencia dada.
Sintaxis
COLUMNA(ref)
Ref es la celda o el rango de celdas de las que se desea saber el número de columna.
Si se omite el argumento ref, se asume que es la referencia de la celda en la que aparece la función COLUMNA.
Si el argumento ref es un rango de celdas y si COLUMNA se introduce como una matriz horizontal, COLUMNA devuelve los números de columna del argumento ref en forma de matriz horizontal.El argumento ref no puede referirse a varias áreas.
Ejemplos
COLUMNA(A3) es igual a 1
Cuando se introduce como una matriz en tres celdas horizontales contiguas:
COLUMNA(A3:C5) es igual a {1;2;3}
Si la función COLUMNA se introduce en C5, entonces:
COLUMNA() es igual a COLUMNA(C5) que es igual a 3
FILA
Devuelve el número de fila de una referencia.
Sintaxis
FILA(ref)
Ref es la celda o rango de celdas de los que se desea conocer el número de fila.
Si el argumento ref se omite, se supone que es la referencia de la celda en la que aparece la función FILA.
Si ref es un rango de celdas y si la función FILA se introduce como una matriz vertical, FILA devuelve los números de filas de referencia como una matriz vertical.El argumento ref no puede referirse a varias áreas.
Ejemplos
FILA(A3) es igual a 3
Cuando se introduce como una fórmula matricial en tres celdas verticales:
FILA(A3:B5) es igual a {3\4\5}
Si introduce FILA en la celda C5, entonces:
FILA() es igual a FILA(C5) que es igual a 5
TRANSPONER
Devuelve un rango de celdas vertical como un rango horizontal o viceversa. TRANSPONER debe introducirse como una fórmula matricial en un rango que tenga el mismo número de filas y columnas, respectivamente, que el número de columnas y filas en una matriz. Utilice TRANSPONER para cambiar la orientación vertical y horizontal de una matriz en una hoja de cálculo.
Sintaxis
TRANSPONER(matriz)
Matriz es una matriz o un rango de celdas de una hoja de cálculo que desea transponer. La traspuesta de una matriz se crea utilizando la primera fila de la matriz como primera columna de la nueva matriz, la segunda fila de la matriz como segunda columna de la nueva matriz, etc.
Ejemplo
Supongamos que el rango A1:C1 contiene los valores 1; 2 y 3 respectivamente. Cuando se introduce la siguiente formula como una matriz en las celdas A3:A5:
TRANSPONER($A$1:$C$1) es igual a los valores en A3:A5
FUNCIONES DE CADENA
CARACTER
Devuelve el carácter especificado por un número. Use CARACTER para pasar a caracteres los números de código de página que se obtengan de archivos en otro tipo de equipo.
Entorno operativo Conjunto de caracteres
Mac Conjunto de caracteres de Macintosh
Win ANSI
Sintaxis
CARACTER(número)
Número es un número entre 1 y 255 que especifica el carácter deseado. El carácter forma parte del conjunto de caracteres empleado por su PC.
Ejemplos
CARACTER(65) es igual a "A"
CARACTER(33) es igual a "!"
DERECHA
También se aplica a:
Sintaxis
DERECHA(texto;núm_de_caracteres)
Ejemplos
=DERECHA(A2;5)
HALLAR
HALLAR devuelve el número del carácter en el que se encuentra inicialmente un carácter específico o una cadena de texto, empezando por núm_inicial. Utilice HALLAR para determinar la ubicación de un carácter o de una cadena de texto dentro de otra cadena de texto, de modo que pueda utilizar las funciones EXTRAE o REEMPLAZAR para cambiar el texto.
Sintaxis
HALLARB(texto_buscado,dentro_del_texto,núm_inicial)
Texto_buscado es el texto que desea encontrar. Puede utilizar los caracteres comodines, signo de interrogación (?) y asterisco (*) en el argumento texto_buscado. El signo de interrogación corresponde a un carácter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres.
Ejemplos
HALLAR("a";"Estados";1) es igual a 4
Si la celda B17 contiene "de ganancia" y la celda A14 contiene "Margen de Ganancia", entonces:
HALLAR($B$17;$A$14) es igual a 8
Utilice HALLAR o HALLARB con la función REEMPLAZAR para dar la posición exacta del argumento núm_inicial, a partir de la cual REEMPLAZAR comenzará a insertar el nuevo texto. Utilizando la misma referencia de celda que en el ejemplo anterior:
ESPACIOS
Elimina los espacios del texto, excepto el espacio normal que se deja entre palabras. Use ESPACIOS en texto procedente de otras aplicaciones que pueda contener un separación irregular.
Sintaxis
ESPACIOS(texto)
Texto es el texto del que desea quitar espacios.
ESPACIOS(texto)
Texto es el texto del que desea quitar espacios.
Ejemplo
ESPACIOS(" Ganancias primer trimestre ") es igual a "Ganancias primer trimestre"
EXTRAE
EXTRAE devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la posición que especifique y en función del número de caracteres que especifique.
Sintaxis
EXTRAE(texto;posición_inicial;núm_de_caracteres)
Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer.
Ejemplos
EXTRAE("Flujo de líquido",1,5) es igual a "Flujo"
EXTRAE("Flujo de líquido",7,20) es igual a "de líquido"
IZQUIERDA
IZQUIERDA
IZQUIERDA devuelve el primer carácter o caracteres de una cadena de texto, según el número de caracteres que especifique el usuario.
Sintaxis
IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)
Ejemplo
=IZQUIERDA(A2;4) Los cuatro primeros caracteres de la cadena de texto (Prec)
LARGO
LARGO devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.
=LARGO(A2) Longitud de la primera cadena (11)
=LARGO(A3) Longitud de la segunda cadena (0)
MAYUSC
Convierte el texto en mayúsculas.
Sintaxis
MAYUSC(texto)
Texto es el texto que desea convertir a mayúsculas. El argumento texto puede ser una referencia o una cadena de texto.
Ejemplos
MAYUSC("total") es igual a "TOTAL"
Si E5 contiene "producción", entonces:
MAYUSC(E5) es igual a "PRODUCCION"
NOMPROPIO
Cambia a mayúscula la primera letra del argumento texto y cualquiera de las otras letras de texto que se encuentren después de un carácter que no sea una letra. Convierte todas las demás letras a minúsculas.
Sintaxis
NOMPROPIO(texto)
Texto es el texto entre comillas, una fórmula que devuelve texto o una referencia a una celda que contiene el texto al que desea agregar mayúsculas.
Ejemplos
NOMPROPIO("éste es un TÍTULO") es igual a "Éste Es Un Título"
NOMPROPIO("2 centavos") es igual a "2 Centavos"
TEXTO
Convierte un valor en texto, con un formato numérico específico.
Sintaxis
TEXTO(valor;formato)
Valor es un valor numérico, una fórmula que evalúa un valor numérico o una referencia a una celda que contenga un valor numérico.
Formato es un formato de número, en forma de texto, indicado en el cuadro Categoría en la ficha Número del cuadro de diálogo Formato de celdas.
Ejemplos
TEXTO(2,715; "0,00 $") es igual a "2,72 $"
TEXTO("15-04-91", "dd mmmm, aaaa") es igual a "15 de abril, 1991"
REPETIR
Repite el texto un número determinado de veces. Use REPETIR para llenar una celda con una cadena de texto repetida un número determinado de veces.
Sintaxis
REPETIR(texto;núm_de_veces)
Ejemplos
REPETIR("*-"; 3) es igual a "*-*-*-"
Si A3 contiene "Ventas", entonces:
REPETIR($A$3; 2.9) es igual a "VentasVentas"
REEMPLAZAR
REEMPLAZAR reemplaza parte de una cadena de texto, en función del número de caracteres que especifique, con una cadena de texto diferente.
Sintaxis
REEMPLAZAR(texto_original;núm_inicial;núm_de_caracteres;texto_nuevo)
Texto_original es el texto en el que desea reemplazar algunos caracteres.
Texto_nuevo es el texto que reemplazará los caracteres de texto_original.
Ejemplos
La siguiente fórmula reemplaza cinco caracteres con texto_nuevo, comenzando por el sexto carácter en texto_original:
REEMPLAZAR("abcdefghijk",6,5,"*") es igual a "abcde*k"
Se reemplazará del sexto al décimo carácter con "*"
La siguiente fórmula reemplaza los últimos dos caracteres de 1990 con 91:
REEMPLAZAR("1990",3,2,"91") es igual a "1991"
Si la celda A2 contiene "123456", entonces:
REEMPLAZAR(A2,1,3,"@") es igual a "@456"
Si la función DERECHA devuelve "ABCDEF", entonces: