INTRODUCCION DE BASE DE DATOS
COLEGIO DE INFORMATICA IMB-PC
CATEDRATICO: SERGIO MORALES
CATEDRA: PROGRAMACION
TEMA
MICROSOFT ACCESS
NOMBRES: BRYAN CHUA Y WALTER CANIZALES
GRADO: 5to ADMINISTRACION
GUATEMALA, FEBRERO DE 2008
INTRODUCCION
Microsoft Access es un programa Sistema de gestión de base de
datos relacional creado y modificado por Microsoft para uso
personal de pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite
Microsoft Office aunque no se incluye en el paquete "básico". Una
posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos
que pueden ser consultados por otros programas.
OBJETIVOS
1. El objetivo primero de una base de datos es, como su nombre
indica, almacenar grandes cantidades de datos organizados siguiendo
un determinado esquema o "modelo de datos" que facilite su
almacenamiento, recuperación y modificación.
2. Puede administrar toda la información desde un único archivo
de base de datos.
3. Aprender los fundamentos, el proceso de diseño y la
utilización de base de datos relacionales partiendo de una base
teórica que proporcionara una amplia visión sobre la materia.
INTRODUCCION DE BASE DE DATOS
Bases de datos: definición y funcionamiento
Una base de datos es una recopilación de información relativa a
un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de
clientes o el mantenimiento de una colección de música. Si la base
de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas
partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de
información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y
organizar la base de datos.
Supongamos, por ejemplo, que los números de teléfono de los
proveedores están almacenados en varios lugares: en un archivo de
tarjetas que contiene los números de teléfono de los proveedores,
en archivos de información de productos en un armario y en una hoja
de cálculo que contiene información de pedidos. Si cambia el número
de teléfono de un proveedor, tendría que actualizar la información
en los tres lugares. Sin embargo, en una base de datos es necesario
modificar la información en un solo lugar: el número de teléfono
del proveedor se actualiza automáticamente en todos los lugares de
la base de datos donde se utilice.
Archivos de base de datos de Access
Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la
información desde un único archivo de base de datos. Dentro del
archivo, puede utilizar:
· Tablas para almacenar los datos.
· Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que
necesita.
· Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las
tablas.
· Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño
específico.
· Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los
datos de la base de datos desde Internet o desde una Intranet.
Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde
varios lugares.
Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los
lugares donde aparecen.
Mostrar los datos en una consulta
Mostrar los datos en un formulario
Mostrar los datos en un informe
Mostrar los datos en una página de acceso a datos
Tablas y relaciones
Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de
información de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de
varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de
acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.
Microsoft Access
Programa de base de datos creado pola empresa Microsoft. Como
outros programas deseñados para a mesma función e baseados na
programación orientada a obxectos, traballa con táboas e consultas,
aínda que que as súas unidades máis básicas son os chamados campos
e rexistros. Permite establecer as propiedades e procedementos para
os seus obxectos e posúe asistentes para a creación de moitos dos
seus elementos. Aínda que relativamente doado de usar ata certo
nivel de complexidade, tén a limitación de que para ulteriores
cálculos debe traballarse con código de programación: no caso de
Access, trátase dunha modificación restrinxida de VisualBasic
aplicada a Access. Outras características de Access son a
existencia de formularios, macros, páxinas de acceso a datos e
módulos, así coma a posibilidade de relacionar os seus elementos
con outras aplicacións de Microsoft.
es un programa hecho en choconta Sistema de gestión de base de
datos relacional creado y modificado por Microsoft para uso
personal de pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite
Microsoft Office aunque no se incluye en el paquete "básico". Una
posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos
que pueden ser consultados por otros programas.
Generalidades
Es un software de gran difusión entre pequeñas empresas (PYMES)
cuyas bases de datos no requieren de excesiva potencia, ya que se
integra perfectamente con el resto de aplicaciones de Microsoft y
permite crear pequeñas aplicaciones con unos pocos conocimiento de
programación.
Tiene un sistema de seguridad de cifrado bastante primitivo y
puede ser la respuesta a proyectos de programación de pequeño y
mediano tamaño.
Historia
La versión 1.0 de Microsoft Access fue lanzada en Noviembre de
1992. El nombre en clave del proyecto era Cirrus, el motor de
formularios fue llamado Ruby.
Inconvenientes
Para bases de datos de gran calibre (en cuanto a volumen de
datos o de usuarios) es recomendable usar otros sistemas como MySQL
o Microsoft SQL Server, y código VBA (Visual Basic para
Aplicaciones).
Entre sus mayores inconvenientes figuran que no es
multiplataforma, pues sólo está disponible para sistemas operativos
de Microsoft, y que no permite transacciones. Su uso es inadecuado
para grandes proyectos de software que requieren tiempos de
respuesta críticos o muchos accesos simultáneos a la base de
datos.
Extensiones de archivo
Microsoft Access usa las siguientes extensiones para guardar sus
datos:
.mdb -Base de datos de Access (Versión 2003 y anteriores)
.mde -Base de datos de Access protegida, con macros (Versión
2003 y anteriores)
.accdb - Base de datos de Access (Versión 2007)
.accde - Base de datos de Access protegida, con macros (Versión
2007 y anteriores)
.mam - Macro de Access
.maq - Consulta de Access
.mar - Informe de Access
.mat - Tabla de Access
.maf - Formulario de Access
.adp - Proyecto de Acess
.adn - Plantilla de proyecto de Access
DESCRIPCION DEL ENTORNO E IDENTIFICACION DE OBJETOS
CONOCER Y MANIPULAR EL ENTORNO DE ACCESS
Microsoft Access es un potente sistema de administración de
bases de datos relaciónales. Las bases de datos en Access son
documentos combinados donde se divide la información por parcelas
de objetos especializados. Así, por ejemplo, como elemento primario
de información se encuentran las tablas. Aunque las tablas se crean
de manera independiente, pueden crearse otros elementos
relacionados a las tablas como formularios, consultas, informes,
entre otros.
Tablas
Aunque las tablas se crean de manera independiente, pueden
crearse relaciones hacia éstas que pueden estar vinculadas a la
captura o muestra de la información contenida en dicha tabla. Es
decir, una ves creada la tabla se pueden desarrollar sobre ella
diferentes acciones que nos permitan adicionar, editar o eliminar
información.
Consultas
Las consultas se utilizan para localizar y depurar los datos en
particular que cumplen unas determinadas condiciones especificadas
por el usuario. Las consultas permiten, realizar operaciones de muy
diversa índole relacionadas con los datos contenidos en la tabla.
Por ejemplo, a partir de una tabla que contenga los registros de
notas de ciertos alumnos, mediante una consulta podemos depurar la
tabla y saber la cantidad de aprobados y reprobados.
Objetos de la base de datos
Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra
base de datos. Estos datos estarán ordenados en columnas
verticales. Aquí definiremos los campos y sus características. Más
adelante veremos qué es un campo.
Consultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos a la
base de datos con el fin de extraer y presentar la información
resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)
Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestión de
los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva.
Informe: permite preparar los registros de la base de datos de
forma personalizada para imprimirlos.
Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para
automatizar tareas repetitivas.
Módulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual
Basic
Creación de una base de datos con Access
Al iniciar el programa se presentará la siguiente ventana:
Se selecciona Base de datos en blanco y se pulsa Aceptar.
Aparecerá otro cuadro de diálogo en el que se dará nombre a la base
de datos que se va a crear. Se debe utilizar un nombre apropiado y
relacionado con el contenido de la base de datos, para poder
recuperarla con facilidad posteriormente.
Se escribe el nombre en Nombre de archivo y se pulsa el botón
Crear. Aparecerá la ventana de Access.
Desde esta ventana se trabajan las bases de datos de Access.
Seleccionando las pestañas se accede a los distintos elementos que
componen una base de datos; tablas, consultas, formularios,
informes, macros y módulos.
Para volver a esta ventana desde cualquier otra se pulsa el
botón .
En el apartado de cada elemento de la base de datos se explicará
como crearlo desde la ventana de cada uno. Pero desde la ventana de
base de datos hay dos formas de crear cualquier elemento sin
necesidad de seleccionar la pestaña: Tabla, Consulta....
1. este botón cambia dependiendo del último objeto creado.
Al pulsarlo se creará otro objeto similar al último creado. Si se
quiere elegir otro objeto sólo hay que hacer clic sobre la flecha
de la derecha. Se desplegará el menú de todos los elementos de
Access:
En este menú se encuentran todos los elementos que componen
Access. Para crear uno de ellos, basta con situar el ratón por
encima de él y hacer clic.
2. Otra forma de crear un elemento de Access sin seleccionar la
pestaña es a través del menú Insertar:
TABLAS Y CAMPOS
Este formato nos permite definir campos que aceptarán cualquier
tipo de dato proveniente de aplicaciones OLE compatibles (del
inglés OLE = Object Linking and Embedding: vinculación e
Incrustación de objetos). En esos campos podremos incluir elementos
tales como imágenes de Paint, textos de Word, Sonidos, etc.
La técnica consiste en que cuando nos ubicamos en un campo OLE y
pulsamos doble clic, Access llama a la aplicación correspondiente
para que maneje la información contenida en el mismo.
Por ejemplo, un campo OLE puede contener un documento de Word y,
en ese caso, pul-sando doble clic sobre el campo, Access llamará a
Word y le pasará en bloque los datos allí con-tenidos, que no son
ni más ni menos que un documento Word, para que la propia
aplicación (Word) se encargue de manejarlos. Una vez que Word toma
control de la información la presenta en la ventana
correspondiente. A partir de ese momento estaremos trabajando en
Word y dispon-dremos de todo el poder de esta aplicación como
procesador de textos.
La aplicación que presta el servicio (Word en el ejemplo) es
llamada servidora y la que lo so-licita (Access), es llamada
cliente. Algo similar ocurre entre Access y Paint, y de esta forma
po-dremos incorporar imágenes a nuestra base de datos.
Cuando hayamos concluido de trabajar con la aplicación
servidora, no debemos guardar la información del modo habitual; en
este caso, al salir de la aplicación, ésta devolverá el paquete de
información a Access para que lo guarde en el registro
correspondiente de la tabla; de este modo, regresamos a Access para
seguir trabajando normalmente.
Esta posibilidad multiplica el poder de los programas;
combinamos todas las facilidades de manejo de bases de datos de
Access con la versatilidad para la autoedición de Word, lo que nos
permitiría en este caso hasta incluir imágenes en estos textos. De
esta forma, cada programa se especializa en lo suyo, lográndose así
rendimientos óptimos que difícilmente se conseguirán con una sola
aplicación que incluyera ambos procesos.
CAMPOS TIPO MEMO
Estos campos son particularmente adecuados para dotar a cada
registro de la tabla de un lugar para escribir todo tipo de
comentarios. No es necesario definir su longitud, ya que la misma
se maneja de manera automática, extendiéndose a medida que se le
agrega información.
El texto allí colocado no dispone de ninguna posibilidad de
formato, ni de carácter ni de pá-rrafo, y como un ejemplo de ello
podemos mencionar que al pulsar las teclas Tabulador ó Return
pasare-mos al siguiente campo, es decir que no podremos utilizar
siquiera el tabulador o el avance de línea. Veremos de inmediato
una mejor forma de guardar textos en los campos.
MODELO RELACIONAL
El modelo relacional de datos supuso un gran avance con respecto
a los modelos anteriores. Este modelo está basado en el concepto de
relación. Una relación es un conjunto de n-tuplas. Una tupla, al
contrario que un segmento, puede representar tanto entidades como
interrelaciones13 N:M. Los lenguajes matemáticos sobre los que se
asienta el modelo relacional, el álgebra y el cálculo relacionales,
aportan un sistema de acceso y consultas orientado al conjunto. La
repercusión del modelo en los DBMSs comerciales actuales ha sido
enorme, estando hoy en día la gran mayoría de los gestores de bases
de datos basados en mayor o menor medida en el modelo
relacional.
El concepto de modelo de datos en sí surgió al mismo tiempo que
el modelo relacional de datos fuera propuesto por su creador, Ted
Codd, después de que los modelos jerárquico y de red estuvieran en
uso. Posteriormente, estos dos modelos fueron definidos
independientemente de los lenguajes y sistemas usados para
implementarlos. Con anterioridad no eran más que colecciones de
estructuras de datos y lenguajes sin una teoría subyacente
definida. En cuanto al modelo relacional, no se puede decir que sea
en sí un modelo semántico de datos. Su enorme éxito no se debe a
que permite de forma implícita operaciones conceptualmente
abstractas sobre los datos, sino a los altos niveles de fiabilidad
e integridad que aporta en el manejo de grandes cantidades de
datos.
Desde su comienzo en 1970 y durante mucho tiempo después, los
sistemas gestores de bases de datos relacionales
(RDBMS : Relational Database Management System)
estuvieron restringidos al ámbito de los mainframes y
mini-ordenadores. Con la irrupción masiva en el mercado de los
micro-ordenadores, aparecieron algunas implementaciones de RDBMSs
que intentaban emular las propiedades de los grandes sistemas,
aunque no contaban con la mayor parte de las características
necesarias para ser denominados "relacionales", especialmente en lo
que se refiere al cumplimiento de las reglas de integridad
relacional.
Hoy en día contamos con RDBMSs para micro-ordenadores que sí
pueden ser considerados plenamente relacionales y que, si bien no
llegan alcanzar las prestaciones de los grandes sistemas en cuanto
a velocidad de ejecución, seguridad, integridad de datos,
recuperación y estabilidad, no tienen nada que envidiar a éstos
cualitativamente, y sus deficiencias se deben sobre todo al tipo de
máquina en el que funcionan y a los sistemas operativos que estas
máquinas utilizan.
Lo que realmente marca la diferencia entre los sistemas
relacionales y los sistemas anteriores es el hecho de que su
creador, Ted Codd, basó expresamente su funcionamiento sobre un
modelo matemático muy específico: el álgebra relacional y el
cálculo relacional, así como la progresiva adopción, por parte de
su creador y algunos colaboradores, de un número de Reglas de
Integridad Relacional y de Formas Normales.
La definición formal y exhaustiva más actualizada del modelo se
encuentra en (Codd 1990). Además existen un buen número de obras
que tratan el modelo desde diversas perspectivas; entre éstos
destacamos la obra, ya clásica, de C. J. Date (Date 1990). En este
apartado resumiremos los conceptos más importantes del modelo
relacional. Lo que exponemos a continuación es, en esencia, un
resumen de la obra de Codd (Codd 1990).
Este modelo intenta fundir la orientación a objetos con el
modelo de base de datos relacional. Como muchos de los lenguajes de
programación actuales, como Java, son orientados a objetos, una
estrecha integración entre los dos podría proporcionar una
relativamente sencilla abstracción a los desarrolladores que
programan en lenguajes orientados a objetos y que también necesitan
programar en SQL. Esta integración, además, debería casi eliminar
la necesidad de una constante traslación entre las tablas de la
base de datos y las estructuras del lenguaje orientado a objetos,
que es una tarea muy ardua.
A continuación se muestra un ejemplo muy simple para presentar
la base del Modelo. Supóngase que se crea la siguiente Tabla en una
base de datos:
Con una relativa facilidad, se puede mapear esta tabla en un
objeto Java; que, tal como se muestra en el siguiente trozo de
código:
class Empleado {
int Clave;
String Nombre;
String Apellido;
String Telefono;
int Num_Empleado;
Clave = Num_Empleado;
}
Para recuperar esta tabla desde la base de datos a Java,
simplemente se asignarían las columnas respectivas al objeto
Empleado que se crearía previamente a la recuperación de cada fila,
tal como se muestra a continuación:
Empleado objEmpleado = new Empleado();
objEmpleado.Nombre = resultset.getString( "nombre" );
objEmpleado.Apellido = resultset.getString( "apellido" );
objEmpleado.Telefono = resultset.getString( "telefono" );
objEmpleado.Num_Empleado = resultset.getInt( "num_empleado"
);
Con una base de datos más grande, incluso con enlaces entre las
tablas, el número de problemas se dispara, incluyendo la
escalabilidad debida a los múltiples JOINs en el modelo de datos y
los enlaces cruzados entre las claves de la tablas. Pero,
afortunadamente, ya hay productos disponibles que permiten crear
este tipo de puentes entre los modelos relacional y orientado a
objetos; es más, hay varias de estas soluciones que están siendo
desarrolladas para trabajar específicamente con Java.
Uno de los ejemplos, para Linux, de este tipo de herramientas es
la base de datos PostGres, que es un sistema de base de datos
relacional que unse las estructuras clásicas de estos sistemas con
los conceptos de programación orientada a objetos, es decir, se
trataría de una base de datos objeto-relacional. En PostGres, por
ejemplo, las tablas de denominan clases, las filas se denominan
instancias y las columnas se denominan atributos. Además, un
concepto que aparece en PostGres y que viene claramente de la
programación orientada a objetos es la Herencia, de forma que
cuando se crea una nueva clase heredada de otra, la clase creada
adquiere todas las características de la clase de la que proviene,
más las características que se definan en la nueva clase. Por poner
un ejemplo, si se tiene una tabla creada con la sentencia que se
indica a continuación:
CREATE TABLA tabla1 (
campo1 text
campo2 int )
A continuación, se puede crear una segunda tabla con la
sentencia SQL a continuación definida:
CREATE TABLA tabla2 (
campo3 int )
INHERITS( tabla1 )
Como resultado de esta sentencia SQL, la nueva tabla tendrá los
atributos campo1, campo2 y campo3.
A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de
qué tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.
TIPOS DE DATOS NUMERICOS Y NO NUMERICOS
Numérico
Datos numéricos que se han de utilizar para cálculos
matemáticos, exceptuando los cálculos relacionados con dinero
(utilice en este caso el tipo Moneda).
Establezca la propiedad .TamañoDelCampo (FieldSize) para definir
el tipo Numérico específico.
1, 2, 4, u 8 bytes. 16 bytes para Id. De réplica (GUID)
exclusivamente.
Fecha/Hora
Fechas y horas.
8 bytes.
Moneda
Valores de moneda. Utilice el tipo de datos Moneda para evitar
el redondeo durante los cálculos. Precisión de 15 dígitos a la
izquierda del separador de
decimales y de 4 dígitos a la derecha del mismo.
8 bytes.
Numérico: para datos numéricos utilizados en cálculos
matemáticos.
TIPO DE DATOS ESPECIALES, MEMO Y DE IMAGEN (OLE)
Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto
caracteres como dígitos y caracteres especiales. Tiene una longitud
por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255
caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como
nombres, direcciones o cualquier número que no se utilice en
cálculos, como números de teléfono o códigos postales.
Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como
comentarios o explicaciones. Tiene una longitud máxima de 65.536
caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o
documentos largos, crear un campo Objeto OLE en lugar de un campo
Memo.
En Access2002 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero
Access sólo utiliza los 255 primeros caracteres cuando se ordena o
agrupa en un campo Memo.
Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de
Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos,
imágenes, sonidos u otros datos binarios.
Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada
como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una
dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:
Texto: el texto que aparece en el campo o control.
Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.
Subdirección: posición dentro del archivo o página.
Sugerencia: el texto que aparece como información sobre
herramientas.
Existe otra posibilidad que es la Asistente para búsquedas...
que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de
una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro
combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para
búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el
tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él.
Formato de access
Para especificar el formato de presentación (formato: especifica
cómo se muestran e imprimen los datos. Una base de datos de Access
proporciona formatos estándar para tipos de datos específicos,
igual que un proyecto de Access para los tipos de datos de SQL
equivalentes. También se pueden crear formatos personalizados.) de
los datos para un campo o un control (control: objeto de interfaz
gráfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de
verificación, una barra de desplazamiento o un botón de comando,
que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los
controles para mostrar datos y opciones, realizar una opción o
facilitar la lectura de la interfaz.). Por ejemplo, puede
seleccionar que todas las fechas tengan el formato día/mes/año o
cualquier otro formato. Puede elegir en una lista de formatos
predefinidos para campos con los tipos de datos (tipo de datos:
característica de un campo que determina el tipo de datos que puede
albergar. Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo, Moneda,
Simple, Doble, Fecha, Cadena y Variant (predeterminado).)
Autonumérico, Numérico, Moneda, Fecha/Hora y Sí/No o bien puede
crear su propio formato personalizado para cualquier tipo de datos
de campo que no sea un Objeto OLE.
En la mayoría de los casos, deseará establecer la propiedad para
el campo en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el
diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas,
formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la
vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y
modificar el diseño de otros existentes.) de la tabla. De esta
forma, el valor se aplica automáticamente al campo en la vista
Diseño de la consulta y a los controles de un formulario o informe
dependiente (control enlazado: control utilizado en un formulario,
informe o página de acceso a datos para mostrar o modificar los
datos de una tabla, consulta o instrucción SQL. La propiedad
OrigenDelControl (ControlSource) del control almacena el nombre del
campo al que se encuentra enlazado.) de ese campo. No obstante, en
algunos casos puede que desee establecer la propiedad en la vista
Diseño de la consulta, del formulario o del informe. Por ejemplo,
es posible que desee que el formato de una hoja de datos de tabla
sea diferente del de un informe. Podría establecer la propiedad
Formato (Format) del campo en la vista Diseño de la consulta y
después basar el informe en la consulta. Si está utilizando un
control independiente (control no enlazado: control que no está
conectado con un campo de una tabla, consulta o instrucción SQL
subyacente. Un control no enlazado se suele utilizar para mostrar
texto informativo o imágenes decorativas.), deberá establecer la
propiedad Formato (Format) en la vista Diseño del formulario o en
la vista Diseño del informe.
Si desea crear caracteres de presentación literales que le
ayuden a especificar datos en un formato predefinido, puede
utilizar una máscara de entrada (máscara de entrada: formato que
consta de caracteres de visualización literales (como paréntesis,
puntos y guiones) y caracteres de máscara que especifican dónde se
han de insertar datos, así como el tipo de datos y el número de
caracteres permitidos.) en lugar de un formato
PROPIEDADES DE LOS CAMPOS
Si no se ha seleccionado un formato para este campo, Access
mostrará un -1 para Sí y un 0 para No.
En este tipo de campos hay formatos predefinidos y también se
pueden crear formatos personalizados. Hay tres secciones:
1º. Escribir punto y coma2º. Representar los valores que no sean
cero3º. ";"Representar los valores cero
En el campo Sexo se ha seleccionado un tipo de dato Si/No. En
este tipo de dato no hay nada predefinido para seleccionar un
sexo.; "Hombre" ; "Mujer"
Cuando se introducen los datos dependiendo desde que vista
aparecerá un botón al que hay que activar o desactivar. Si el botón
está en blanco el valor es cero, por tanto el sexo de ese registro
será mujer. Si se activa o selecciona el valor de ese campo ya no
será cero por tanto el sexo será hombre.
Máscara de entrada
Esta propiedad la tienen los campos de texto, numérico,
fecha/hora y de moneda. Obliga a que los datos introducidos en un
campo se ajusten a una plantilla determinada.
Para crear una máscara hay un esquema de 3 partes separadas por
";":
1º. Presenta la máscara de entrada2º. Indica si los caracteres
literales empleados en la máscara se almacenan o no en el campo
junto con los datos. Se escribe 0 para que se guarden y 1 para que
no se guarden3º. Especifica el carácter que debe aparecer en los
espacios en blanco de la máscara. Access por defecto utiliza el
subrayado.
Los códigos son los siguientes:
Ejemplo:(900)009-00 00; 0; "_"
Lugares decimales
Esta propiedad sólo la tienen los campos de tipo numérico y de
moneda. Determina el número de cifras decimales en la presentación
de los campos.
Esta propiedad tiene dos configuraciones:
1. De 0 a 15. Aparecerán tantas cifras decimales como se
indiquen sin tener en cuenta las que se especifiquen en el
formato.2. Auto: aparecerá el número de cifras decimales
predeterminadas para cada formato o la que este definida en la
propiedad formato.
Título
Esta propiedad la tienen todos los tipos de campos.
Especifica la etiqueta que se utilizará en la presentación del
campo cuando se crean tablas, formularios e informes.
Valor predeterminado
Esta propiedad la tienen todos los campos menos los de tipo
contador y Objeto OLE.
Introduce un valor por defecto en todos los campos. Este valor
lo introduce el usuario cuando un campo va tener casi siempre el
mismo valor. Cuando este valor varíe se puede modificar.
Regla de validación
Esta propiedad se puede establecer en todos los campos menos en
los de tipo Contador y Objeto OLE.
Se especifican las condiciones que deben cumplir los datos que
se introduzcan, si los datos no cumplen las condiciones Access no
admitirá ese dato.
Para introducir las condiciones que debe cumplir un campo se
selecciona Regla de validación en las propiedades del campo. A la
derecha del espacio en blanco hay unos puntos suspensivos. Se hace
clic sobre ellos. Apareceráuna ventana para generar expresiones, en
esta ventana habrá que especificar esas condiciones.
Texto de validación
Cuando Access no admite un dato porque no cumple la regla de
validación no aparece ningún mensaje que explique por qué no admite
el dato a no ser que se utilice el texto de validación. En esta
propiedad se debe introducir cuál es la condición que debe cumplir
el dato para que el usuario lo sepa.
Requerido
Se aplica a todos los campos menos a los de tipo Contador.
Si se encuentra activado Si no dejará que el usuario abandone un
registro sin haberlo rellenado.
Clave principal y propiedades de tabla
Establecer una clave principal
Una clave principal consta de uno o varios campos que
identifican de forma exclusiva cada uno de los registros de la
tabla. Los valores de los campos de una clave principal no se
repetirán a lo largo de la tabla nunca.
Establecer una clave principal presenta las siguientes
ventajas:
Acelera las consultas.
Al visualizar los registros de una tabla, aparecerán
inicialmente ordenados por los valores de la clave principal.
Access impide introducir un registro con la misma clave
principal que otro ya existente, lo que impide duplicaciones.
Las relaciones entre tablas precisan de una clave principal. El
concepto de relaciones es un concepto avanzado de Access.
Para establecer una clave principal en una tabla los pasos a
seguir son:
Seleccionar la fila o filas de los campos cuyo valor o
combinación de ellos se desea utilizar como clave principal. Para
ello hay que hacer clic sobre el selector de fila, situado a la
izquierda de la columna Nombre del campo, y, si fuese necesario,
mantener pulsada la tecla Ctrl para seleccionar más de una
fila.
Seleccionar la opción Clave principal del menú Edición, o bien
hacer clic sobre el botón Clave principal de la barra de
herramientas. En el selector de las filas seleccionadas se
visualizará un icono en forma de llave, identificando los campos
que constituyen como clave principal.
Si cuando se ha terminado de definir la estructura de una tabla
desde el panel de diseño de tabla, se realiza la operación de
cerrar, Access pregunta al usuario si se desea definir una clave
principal mediante el mensaje: "No hay ninguna clave principal
definida". Si se dispone de un campo ya definido como indexado sí
sin duplicados, ese puede ser el campo idóneo para designar como
clave principal. En la siguiente pantalla Access pregunta al
usuario si desea que Access cree la clave principal. Al responder
que sí a dicha pregunta, asignará a dicho campo como clave
principal: y de no existir ningún campo como indexado sí con
duplicados, Access crea un campo llamado ID (de identificador), lo
define como indexado sí sin duplicados y le atribuye el "marchamo"
de clave principal.
Propiedades de la tabla
Es posible establecer ciertas propiedades para la tabla que se
está creando. Para ello estando en la ventana de diseño de tabla
hay que seleccionar la opción Propiedades del menú Ver, o hacer
clic sobre el botón Propiedades de la barra de herramientas. Se
visualiza una ventana que contiene una ficha similar a la de
propiedades del campo en la cual se presentan las siguientes
opciones:
Descripción: se puede introducir un texto que describa el
contenido y el uso que se va a hacer de la tabla.
Regla de validación: se puede introducir una expresión para
validar los datos de una tabla en función de los datos introducidos
en diferentes registros. Permite hacer referencia a diferentes
campos de la tabla en la expresión. Como ocurría con las reglas de
validación de campos, éstas pueden ser introducidas directamente en
el cuadro de texto o a través del generador de expresiones, situado
a la derecha del cuadro de texto.
Ejemplos de reglas de validación para la tabla:
Regla de validación
[F_alta]>=[F_nacimiento]+(10*365) Esta regla establece que
los socios tienen que ser mayores de 10 años
[F_venta]<=[F_compra]+30 Esta regla impide que la fecha de
venta sobrepase en 30 días a la fecha de compra.
[Precio_compra]*2<= [Precio_venta] Esta regla establece que
el precio de venta debe ser igual o superior al doble del precio de
compra.
Texto de validación: es el texto que se visualizará, al intentar
abandonar un registro, cuando no se satisfacen las reglas de
validación.
Para abandonar las propiedades de la tabla hay que cerrar la
ventana o hacer clic sobre el botón de Propiedades, ya visto
anteriormente.
Visualización de una tabla
Existen dos posibilidades de visualizar una tabla, el modo Vista
Diseño (su estructura), que es en el cual se ha creado la tabla, y
el modo Vista Hoja de datos (entrada y visualización de
información), que muestra los datos introducidos en la tabla
estableciéndolos en filas y columnas, cada campo en una columna y
cada registro en una fila.
Propiedades de los campos
Cada campo de una tabla dispone de una serie de características
que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar
del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda
de la ventana Diseño de tabla cuando tenemos un campo
seleccionado.
Las propiedades se agrupan en dos fichas, la ficha General donde
indicamos las características generales del campo y la ficha
Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos
para el campo, esta última ficha está explicada en el tema 3 junto
con el asistente de búsqueda.
Las propiedades de la ficha General pueden cambiar para un tipo
de dato u otro mientras que las propiedades de la ficha Búsqueda
cambian según el tipo de control asociado al campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de
un campo después de haber introducido datos en él se pueden perder
estos datos introducidos.
A continuación explicaremos las propiedades de que disponemos
según los diferentes tipos de datos.
Tamaño del campo
Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo
de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por
defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255.
Para los campos Numérico, las opciones son:
Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros
entre 0 y 255.
Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y
32.767.
Entero largo para valores enteros comprendidos entre
-2.147.483.648 y 2.147.483.647.
Simple para la introducción de valores comprendidos entre
-3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre
1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.
Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y
-4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre
1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores
positivos.
Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases
réplicas.
Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y
10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y números entre
-10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .mdb)
Los campos Autonumérico son Entero largo.
A los demás tipos de datos no se les puede especificar
tamaño.
Conclusión
En conclusión Microsoft Access es un programa que a sido
diseñado para poder manipular grandes cantidades de datos
importantes o información mediante bases de datos.
Microsoft Access contiene también muchas formas para poder
mantener un orden con la información como las tablas y los
formularios al igual que también cuenta con elementos que ayudan al
usuario o usuaria como, por ejemplo, las consultas, utilizadas para
ubicar los datos, informes, utilizado para imprimir la información
y la base de datos, macros y módulos, utilizados para crear
funciones que faciliten el trabajo, y los controles, que facilitan
la internas con el usuario.
E-GRAFIA
es.wikipedia.org/wiki/Access
www.unav.es/cti/manuales/access97/indice
office.microsoft.com/es-es/access
www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access/microsoft-access
