Embed Size (px)
Citation preview
1
Ir al Contenido
El proyecto InterPARES en El proyecto InterPARES en Ameacuterica Latina y el CaribeAmeacuterica Latina y el Caribe
Apuntes sobre archivos digitalestransparencia acceso a la informacioacuten y
proteccioacuten de datos personales
Alicia BarnardCoordinadora
Ir al Contenido
2
Ir al Contenido
Alicia BarnardCoordinadora
Apuntes sobre archivos digitales transparencia acceso a la informacioacuten y
proteccioacuten de datos personales
El proyecto InterPARES en Ameacuterica Latina y el Caribe
InterPARES
Portadilla
3
Ir al Contenido
Alicia BarnardCoordinadora
Paacutegina legalEl proyecto InterPARES en Ameacuterica Latina y el Caribe
Apuntes sobre archivos digitales transparencia acceso a la informacioacuten
y proteccioacuten de datos personales
Primera edicioacuten 30 de noviembre de 2020
DR copy Instituto Nacional de Transparencia Acceso a la Informacioacuten y
Proteccioacuten de Datos Personales
Insurgentes Sur 3211 Col Insurgentes Cuicuilco CP 04530 Alcaldiacutea Coyoacaacuten CD MX
ISBNe PDF interactivo 978-607-99164-1-1
Derecho de uso
Se permite la reproduccioacuten publicacioacuten transmisioacuten difusioacuten en cualquier modo o medio de
cualquier parte del contenido de la publicacioacuten (uacutenicamente texto sin imaacutegenes) sin alterar
o modificar el original con fines de referencia acadeacutemicos o educacionales con excepcioacuten
de los personales o comerciales citando la fuente y otorgando el creacutedito correspondiente a
los autores y al editor
Hecho en MeacutexicoMade in Mexico
DirectorioFrancisco Javier acuntildea LLamas
Comisionado Presidente
Adriaacuten Alcalaacute MeacutendezComisionado
Norma Julieta del Riacuteo VenegasComisionada
Oscar Mauricio Guerra FordComisionado
Blanca Lilia Ibarra CadenaComisionada
Rosendoevgueni Monterrey ChepovComisionado
Josefina Romaacuten VergaraComisionada
4
Ir al Contenido
Tabla de contenidoPortada 1Portadilla 2Directorio 3Paacutegina legal 3Presentacioacuten 5Prefacio 7El cambio de paradigma en el campo de la Archiviacutestica
desde finales del siglo XX 13Estudos de caso realizados no acircmbito do
TEAM Brasil 55La preservacioacuten de archivos digitales en Meacutexico Los casos de
estudio en el marco de InterPARES 82Gobierno abierto datos abiertos y gestioacuten documental
en Chile Meacutexico y Peruacute 2016-2018 109Recomendaciones para la conservacioacuten de la informacioacuten del
Sistema de Portales de Obligaciones de Transparencia de la Plataforma Nacional de Transparencia 120
La proteccioacuten de datos en el Peruacute en el contexto de InterPARES TRUST 135
A contribuiccedilatildeo do projeto InterPARES para a terminologia arquiviacutestica no Brasil141
La terminologiacutea del proyecto InterPARES en espantildeol 157InterPARES Aportes a la ensentildeanza la capacitacioacuten y
la diseminacioacuten 171El proyecto InterPARES diseminacioacuten e incorporacioacuten en
algunos cursos de Archiviacutestica y Gestioacuten Documental 185El impacto del proyecto InterPARES en la docencia
investigacioacuten y extensioacuten196InterPARES algunas referencias para su estudio 206InterPARES en la bibliografiacutea de Ameacuterica Latina y el Caribe 236Acerca de las participantes de CLAID TEAM 248
Autor
El proyEcto IntErpArES En AmeacuterIcA lAtInA y El cArIbE
ApuntES SobrE ArchIvoS dIgItAlES trAnSpArEncIA AccESo A lA InformAcIoacuten y protEccIoacuten dE dAtoS pErSonAlES
ISbn 978-607-96598-X-X En traacutemItE bull pp 5-6
Ir a
l Con
teni
do
El proyecto InterPARES ndashThe International Research on Permanent Au-
thentic Records in Electronic Systems o ldquoInvestigacioacuten Internacional
Acerca de Documentos de Archivo Permanentes y Auteacutenticos en Siste-
mas Electroacutenicosrdquondash estaacute conformado por investigadores acadeacutemicos y profe-
sionales de diversas disciplinas Archiviacutestica Derecho Historia Tecnologiacuteas de
Informacioacuten y Comunicaciones Ingenieriacutea y Quiacutemica provenientes de diversas
regiones del mundo cuyo objetivo central es establecer las normas para la
creacioacuten de documentos de archivo electroacutenicos confiables y mantener su
autenticidad durante su vida activa y semiactiva
Organizativamente InterPARES estaacute constituido por equipos humanos con
un propoacutesito grupal denominados TEAM El nombre se seleccionoacute a propoacutesito
con la idea no solo de representar a un equipo humano sino de ese grupo
TEAM ndashTheoretical Elaborations into Archival Management o ldquoElaboraciones
Teoacutericas para la Administracioacuten de Archivosrdquondash Estos grupos pueden ser re-
gionales nacionales o multinacionales y todos en conjunto formaron lo que
se conocioacute como la Alianza Internacional conformada por TEAMrsquos de Aacutefrica
Brasil Canadaacute Estados Unidos de Ameacuterica Cataluntildea Colombia Corea China
Italia Malasia Meacutexico Noruega Paiacuteses Bajos Reino Unido Singapur y Turquiacutea
entre otros
Presentacioacuten
PRESENTACIOacuteN
6
Ir al Contenido
En el presente libro nos encontraremos con la consumacioacuten del esfuerzo de dichos es-
pecialistas quienes ndasha traveacutes de antildeos de esfuerzondash concretaron la aplicacioacuten palpable de la
experiencia internacional a metodologiacuteas desarrolladas asiacute como referencias legislativas uacutetiles
a casos en concreto visualizados desde las multidisciplinas que rodean esta materia y retos a
los que se enfrentan constantemente
La Ciencia Archiviacutestica maacutes allaacute de su percepcioacuten funcional de acumular documentos
que posteriormente pasaran por un proceso de gestioacuten y hasta su futura baja documental
procuraba ndashen las instituciones que llevaban a cabo esta tareandash la aglomeracioacuten de cauda-
les de papel que en muchos casos deviene ndashpor las deficientes condiciones de cuidado
y espaciondash en peacuterdidas de valioso contenido generado al momento del nacimiento de los
archivos y que en numerosas veces eran irrecuperables desembocando asiacute en la eliminacioacuten
involuntaria de registros
Con el paso del tiempo las experiencias conjuntas de diversos grupos en la materia se
concretaron en poliacuteticas de gestioacuten documental que fueron unificando criterios de valoracioacuten
asiacute como del tratamiento del caudal documental especiacuteficamente para el trabajo guberna-
mental o de oficina puacuteblica o privada que culminariacutea con la implementacioacuten de herramientas
digitales para una preservacioacuten independiente del material fiacutesico original
Las ayudas y comentarios del presente libro abarcaraacuten desde la ramificacioacuten digital y fiacutesica
en el mundo de la gestioacuten documental que permitiraacute al lector tener una certeza respecto
al manejo de los documentos que produzcan asiacute como su digitalizacioacuten y utilidad fidedigna
El Instituto Nacional de Transparencia Acceso a la Informacioacuten y Proteccioacuten de Datos
Personales (INAI) de Meacutexico se complace en ser parte del presente esfuerzo colaborativo
para socializar estas experiencias de investigacioacuten internacional las cuales sin lugar a dudas
redundaraacuten en la gestioacuten documental electroacutenica en las instituciones puacuteblicas impulsando el
acceso a la informacioacuten y la transparencia
Dr Francisco Javier acuntildea LLamas
comisionaDo PresiDente DeL inai meacutexico
Autor
El proyEcto IntErpArES En AmeacuterIcA lAtInA y El cArIbE
ApuntES SobrE ArchIvoS dIgItAlES trAnSpArEncIA AccESo A lA InformAcIoacuten y protEccIoacuten dE dAtoS pErSonAlES
ISbn 978-607-96598-X-X En traacutemItE bull pp 7-12
Ir a
l Con
teni
do
Este libro presenta la investigacioacuten desarrollada por el TEAM1 de Ameacuterica
Latina y el Caribe del Proyecto InterPARES en el contexto de InterPARES
3 e InterPARES Trust o ITrust
El proyecto de investigacioacuten InterPARES inicioacute el 1 de enero de 1999 y su
cuarta etapa concluyoacute el 31 de marzo de 2019 sin embargo la elaboracioacuten de
sus productos ha continuado a la fecha Desde mi punto de vista como direc-
tora del Proyecto el mayor logro de InterPARES ha sido la creacioacuten de una red
de investigadores de la Ciencia Archiviacutestica donde antes no existiacutea Una red
que ha contribuido al desarrollo de una gran cantidad de estudios archiviacutesticos y
ha educado cientos de profesionales alrededor del planeta asiacute como a muchos
acadeacutemicos formados como investigadores no como profesionales ndashquienes
ahora ocupan puestos en un nuacutemero importante de universidades alrededor
del mundondash
Cuando a finales de 1998 tuve el honor de recibir la primera subvencioacuten
del Social Sciences and Humanities Research Council of Canada para llevar a
cabo un proyecto de investigacioacuten internacional sobre la preservacioacuten de la
autenticidad de documentos electroacutenicos de archivo estaba consciente de
1 TEAM en espantildeol se traduce como grupo sin embargo el teacutermino se mantiene ya que en ingleacutes tambieacuten es una sigla para Theoretical Elaborations into Archival Management
Prefacio
PREFACIO
8
Ir al Contenido
que no existiacutea una comunidad de investigacioacuten en el campo de la Archiviacutestica por lo que
mi primer propoacutesito fue promover su desarrollo Sin embargo no queriacutea llevar a cabo un
proyecto controlado por mi propia percepcioacuten de la situacioacuten Aspireacute a construir un equipo
donde el conocimiento el entendimiento de contextos y el trabajo de cada investigador
contribuyeran equitativamente a los resultados y productos que perteneceriacutean a todos
Una comunidad acadeacutemica internacional cuyos miembros en turno pudieran construir
nuevos grupos de investigadores que abordaran nuevos temas desde muacuteltiples perspectivas
Para transmitir mi mensaje a todos los participantes lo llameacute inter pares (en espantildeol entre
pares) y transformeacute este nombre en un acroacutenimo para el nombre del proyecto Internatio-
nal Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (en espantildeol Investigacioacuten
Internacional sobre Archivos Auteacutenticos Permanentes en Sistemas Electroacutenicos)
El nombre de InterPARES proporcionoacute una identidad continuada al proyecto a traveacutes de
cuatro fases una idea general que ha transmitido el espiacuteritu y la meta final de la investigacioacuten
Tambieacuten ha contribuido a proporcionar una identidad de investigacioacuten a quienes se involucra-
ron en el proyecto para comunicar sus propios objetivos InterPARES inicioacute con investigadores
de los sectores puacuteblico y privado de doce paiacuteses veinte antildeos despueacutes (su financiamiento fue
renovado por cuatro ocasiones) incluyoacute a cerca de 500 investigadores de 42 paiacuteses
Durante su vida InterPARES desarrolloacute teoriacutea meacutetodos modelos esquemas poliacuteticas
lineamientos herramientas estaacutendares regulaciones asiacute como miles de publicaciones tambieacuten
los resultados obtenidos contribuyeron a un nuacutemero considerable de proyectos de investiga-
cioacuten que se han desarrollado por una variedad de grupos alrededor del mundo
Pienso que el eacutexito de InterPARES se debioacute a ciertos principios que nos guiaron como
grupo Un proverbio africano dice ldquoSi quieres ir raacutepido ve solo Si quieres ir lejos vayan
juntosrdquo Sabiacuteamos desde el principio que nunca hubieacuteramos podido convencer a nuestra au-
diencia y otros interesados a aceptar e implementar los resultados y productos obtenidos si
no hubieran contribuido a su desarrollo Asiacute involucramos a organizaciones archiviacutesticas no
solo como bancos de prueba sino a la vez como parte de la investigacioacuten Tambieacuten sabiacuteamos
que se puede lograr un mejor trabajo si a nadie le interesaba quieacuten recibiacutea el creacutedito Como
lo sentildealoacute nuestra agencia financiadora en su reporte de evaluacioacuten no ha existido un yo ex-
presado por los investigadores cuando se refirieron al trabajo de InterPARES solo nosotros
Tal y como fue acordado los resultados de la investigacioacuten son propiedad intelectual de todos
los que participaron en el proyecto En efecto iexclfue una intensa participacioacuten Se pidioacute a los
investigadores asistir personalmente cada antildeo a una reunioacuten plenaria y a dos reuniones de
9
LUCIANA DURANTI
Ir al Contenido
grupos de investigacioacuten ambas con duracioacuten de varios diacuteas Los estudiantes fueron un gran
recurso del proyecto como asistentes de investigacioacuten contribuyeron a su continuidad al paso
de los antildeos una vez graduados ya convertidos en acadeacutemicos o profesionales continuaron
con el proyecto como coinvestigadores y trajeron consigo a sus organizaciones Finalmente
en consideracioacuten al hecho de que la Ciencia Archiviacutestica es a la vez ciencia baacutesica que com-
prende un sistema de ideas que guiacutean la investigacioacuten y una ciencia aplicada guiada por esas
ideas para el trabajo archiviacutestico los investigadores de InterPARES proveniacutean de todo tipo de
organizaciones muacuteltiples voces en muacuteltiples contextos con diferentes propoacutesitos apoyaron la
agenda de cada participante InterPARES no se dirigioacute a una audiencia en su lugar incorporoacute
a la audiencia en las actividades de investigacioacuten
La meta de las primeras dos fases de InterPARES (1999-2006) fue desarrollar un cuerpo
de teoriacutea y meacutetodos necesarios para asegurar que los documentos de archivo digitales crea-
dos en bases de datos y sistemas de oficinas asiacute como en sistemas dinaacutemicos experienciales
e interactivos en el transcurso de actividades artiacutesticas cientiacuteficas y de e-gobierno pudieran
ser producidos de manera exacta y fiable asiacute como mantenerse y preservarse de forma au-
teacutentica tanto en el corto y como en el largo plazo para uso de quienes los produjeron y de la
sociedad en general Esto con independencia a la obsolescencia tecnoloacutegica y la fragilidad de
los medios Asiacute durante estas fases se elaboraron los siguientes productos
bull Un esquema de principios que guiacutean el desarrollo de poliacuteticas para las organiza-
ciones que producen y preservan documentos de archivo
bull Recomendaciones para elaborar y mantener materiales digitales por individuos y
pequentildeas comunidades de praacutectica (Lineamientos del productor)
bull Recomendaciones para la preservacioacuten digital para instituciones Archiviacutesticas (Li-
neamientos de preservacioacuten)
bull Principios y criterios para adoptar formatos de archivo envoltorios (del ingleacutes
wrappers) y esquemas de codificacioacuten
bull Una base de datos de terminoloacutegica
bull Dos modelos de gestioacuten documental El Modelo de la Cadena de Preservacioacuten
(COP por sus siglas en ingleacutes) basado en el concepto del ciclo de vida y el Mo-
delo Orientado a la Gestioacuten Documental de Negocios conforme al concepto de
continuidad y
bull Dos libros (Duranti 2005 y 2008 web)
PREFACIO
10
Ir al Contenido
El objetivo de la tercera fase de InterPARES (2007-2012) fue facilitar a organizaciones
puacuteblicas y privadas y programas con recursos limitados la preservacioacuten de documentos de
archivos auteacutenticos en el largo plazo orientados a satisfacer los requisitos de sus interesados
y las necesidades de la sociedad de contar con un documento de archivo apropiado de su
pasado Esta fase se llevoacute a cabo con base en los productos de las primeras dos de InterPARES
Debido a propoacutesitos maacutes praacutecticos los productos del proyecto tuvieron fines especiacuteficos e
incluyeron estudios tales como la evaluacioacuten de archivos electroacutenicos de una comunidad
auditoriacutea del sector puacuteblico para Modelos de gestioacuten documental digital Modelos de costo
beneficio Modelos eacuteticos pruebas de software de coacutedigo abierto aplicacioacuten de perfiles de
metadatos manejo del correo electroacutenico y preservacioacuten cultura organizacional y evaluacioacuten
del riesgo De los productos los de mayor coherencia de InterPARES 3 fueron los moacutedu-
los de educacioacuten los cuales sirvieron como guiacutea al desarrollo de educacioacuten sobre la gestioacuten
y preservacioacuten de documentos de archivo digitales
La meta de la cuarta fase del proyecto ndashITrust (2013-2019)ndash fue generar esquemas
teoacutericos y metodoloacutegicos para apoyar el desarrollo integrado y consistente de redes nacio-
nales e internacionales de poliacuteticas procedimientos regulaciones estaacutendares y legislacioacuten
relativas a documentos de archivo digitales en liacutenea a fin de asegurar la confianza puacuteblica A
diferencia de las fases previas los investigadores de ITrust no se organizaron por grupos de
estudio de un paiacutes sino por grupos culturales debido a que desde un principio era evidente
que los pilares de la confianza eran diferentes en cada cultura por lo que los resultados de
la investigacioacuten teniacutean que establecerse conforme a contextos culturales Asiacute estaban los
TEAMrsquos de Norteameacuterica Ameacuterica Latina (incluyoacute a Meacutexico ademaacutes de paiacuteses de Ameacuterica
del Sur) Europa Asia Aacutefrica y un TEAM Trasnacional que incluiacutea organizaciones que no
estaacuten bajo la jurisdiccioacuten de un paiacutes
Los meacutetodos de investigacioacuten fueron altamente interdisciplinarios Las metodologiacuteas Ar-
chiviacutesticas y diplomaacuteticas permearon en todos los estudios debido a que ITrust fue un pro-
yecto archiviacutestico que estudioacute documentos de archivo Sin embargo tambieacuten hicimos uso de
la teoriacutea basada en recursos debido a que la eleccioacuten del ambiente de nube con frecuencia
se sustenta en economiacutea y necesitaacutebamos entender los medios tecnoloacutegicos gerenciales y
relacionales para maximizar la ventaja competitiva La gestioacuten de riesgo fue necesaria para el
estudio de vulnerabilidades y la manera de mitigarlas asiacute como la teoriacutea de disentildeo debido a
que estudia la poliacutetica en situaciones de variables desconocidas Tambieacuten hicimos uso de meacute-
todos del anaacutelisis forense digital debido a su capacidad de evaluar la autenticidad en material
11
LUCIANA DURANTI
Ir al Contenido
digital que no reside en sistemas donde fueron producidos Finalmente de manera ocasional
utilizamos el conocimiento de la interaccioacuten humano-computadora la legislacioacuten aeroespacial
el cibercrimen las telecomunicaciones y la teoriacutea organizacional
Las aacutereas de investigacioacuten comprendieron cinco dominios acceso control infraestructura
legal y seguridad asiacute como cinco dominios transversales social poliacutetica terminologiacutea recursos
y educacioacuten Cada grupo cultural condujo a estudios en el dominio o dominio transversal de
intereacutes principal para los paiacuteses involucrados empero todos los participantes del proyecto
ofrecieron aportes y comentarios a todos los estudios en el transcurso de una reunioacuten ple-
naria anual Asiacute se puede decir que el cuerpo de conocimiento resultados y aportaciones de
ITrust pertenece a todos a pesar de que la mayoriacutea de los estudios individuales fueron tan
solo relevantes para el contexto cultural de cada grupo Esta es la razoacuten por la cual ITrust
produjo un libro que incluye estudios y aportaciones que son igualmente relevantes a todos
los investigadores (Duranti y Rogers 2019) pero tambieacuten los TEAMrsquos estaacuten produciendo sus
libros como este que contiene resultados y recomendaciones que son vaacutelidas para un con-
texto cultural especiacutefico en el cual fueron desarrollados
Este es un libro particularmente significativo Ha sido escrito por el TEAM de Ameacuterica
Latina y el Caribe cuyo origen precede al TEAM ITrust el CLAID TEAM2 para la disemina-
cioacuten de InterPARES en el Caribe y Ameacuterica Latina se fundoacute en 2005 en Cuba con apoyo
financiero del Programa Memoria del Mundo (MOW) de la UNESCO El principal propoacute-
sito de CLAID fue desarrollar en cada paiacutes involucrado un grupo local de profesionales
de los archivos con quienes el TEAM compartiriacutea el conocimiento adquirido durante su
involucramiento con los investigadores de InterPARES lo diseminariacutea a traveacutes de confe-
rencias en Ameacuterica Latina y artiacuteculos en revistas locales y promoveriacutea su implementacioacuten
mediante el desarrollo de poliacuteticas estrategias y planes de accioacuten para gobiernos locales
y organizaciones o comunidades
El meacutetodo consistioacute en involucrar al CLAID TEAM en la investigacioacuten de InterPARES
a traveacutes de una completa inmersioacuten en la investigacioacuten talleres presenciales acerca de los
meacutetodos de comunicacioacuten y estrategias de implementacioacuten e interaccioacuten constante tanto
por Internet como por visitas reciacuteprocas MOW financioacute este programa en dos ocasiones en
2005 y 2006 Despueacutes las participantes del CLAID3 se convirtieron participantes regulares de
2 Acroacutenimo en ingleacutes Caribbean and Latin America InterPARES Dissemination TEAM3 De Argentina Anna Szlejcher de Brasil Claudia Lacombe y Rosely Rondinelli de Cuba Arien
PREFACIO
12
Ir al Contenido
investigacioacuten en InterPARES 3 y constituyeron el nuacutecleo del TEAM de Ameacuterica Latina en ITrust
Asiacute el conocimiento presentado en este libro tiene raiacuteces maacutes profundas que los estudios
conducidos en las uacuteltimas fases del proyecto InterPARES y mantiene esas raiacuteces tomando en
cuenta al hacer recomendaciones para el futuro de documentos de archivo producidos o
almacenados en ambientes de red
Luciana Duranti
Directora De interPares
ReferenciasDuranti Luciana (Ed) (2005) ldquoThe Long-term Preservation of Authentic Electronic Records
Findings of the InterPARES Projectrdquo San Miniato Archilab Disponible en httpwww
interparesorgbookindexcfm
Duranti Luciana y Preston Randy (Eds) (2008) ldquoInterPARES 2 Interactive Dynamic and Expe-
riential Recordsrdquo Roma ANAI Disponible en httpwwwinterparesorgip2bookcfm
Duranti Luciana y Rogers Corinne (Eds) (2019) Trusting Records in the Cloud Facet Publishers
and the Society of American Archivists London UK and Chicago Ill
Gonzaacutelez Crespo de Meacutexico Alicia Barnard Amozorrutia y de Peruacute Aiacuteda Luz Mendoza Navarro
Autor
El proyEcto IntErpArES En AmeacuterIcA lAtInA y El cArIbE
ApuntES SobrE ArchIvoS dIgItAlES trAnSpArEncIA AccESo A lA InformAcIoacuten y protEccIoacuten dE dAtoS pErSonAlES
ISbn 978-607-96598-X-X En traacutemItE bull pp 13-53
InterPARES y su aporte aldesarrollo de la Archiviacutestica
Ir a
l Con
teni
do
El cambio de paradigma en el campo de la Archiviacutestica desde finales del siglo XX1
El presente capiacutetulo fue escrito entre los meses de marzo y agosto Nunca olvidaremos estas fechas siempre significaraacuten aislamiento social derivado de la Covid-19 Todas las virtudes y defectos de este material estaacuten sin lugar a dudas asociados a las difiacuteciles situaciones humanas vividas durante esos largos meses de encierro Quiero agradecer especialmente a Arien Gonzaacutelez Crespo Rosely Rondine-lli Claudia Lacombe Aiacuteda Luz Mendoza y Alicia Barnard por su generosidad en el enviacuteo de materiales que resultaron de gran utilidad para la culminacioacuten de este material
Mayra M Mena Mugica
En opinioacuten de esta autora intentar explicar los aportes de los proyectos
InterPARES implica necesariamente asociarlos a la profunda revolucioacuten
cientiacutefica acaecida en el campo de la Archiviacutestica en los uacuteltimos treinta
antildeos En tal sentido puede afirmarse que los proyectos InterPARES han sido
tanto parte de dicho cambio paradigmaacutetico como elementos esenciales de su
estructuracioacuten
Explorar los debates teoacutericos a partir de 1980 en el campo de la Archi-
viacutestica implica necesariamente recurrir a la nocioacuten de paradigma propuesta
por el historiador-filoacutesofo de la ciencia Thomas Samuel Kuhn pues aun
EL CAMBIO DE PARADIGMA EN EL CAMPO DE LA ARCHIVIacuteSTICA DESDE FINALES DEL SIGLO XX
14
Ir al Contenido
reconocieacutendose sus limitaciones para los anaacutelisis en las Ciencias Sociales y para la Archi-
viacutestica1 su propuesta metodoloacutegica fue especialmente bien acogida tanto por los autores
involucrados en los debates teoacutericos de estos antildeos como por aquellos que se detuvieron
a estudiarlos Muestra de ello es tanto el uso frecuente del teacutermino paradigma como de
su definicioacuten en la produccioacuten cientiacutefica de autores de esta eacutepoca tales como Charles
Dollar (1992) David Bearman (1994) Frank Upward (1996) Sue McKemish (1998) Terry
Cook (1997) Hugh Taylor (1987-1988) Theo Thomassen (1999) Armando Maleiro da
Silva (2009) Anne J Gilliland-Swetland (2000) Angelika Menne-Haritz (2001) Luciana
Duranti (2001) entre otros
Consecuentemente un denominador comuacuten en los anaacutelisis fue el reconocimiento de la
ocurrencia de un cambio de paradigma a partir de 1980 y 1990 En relacioacuten con los estadios
de desarrollo existe coincidencia respecto a que en el campo de la Archiviacutestica es posible
identificar claramente la ocurrencia de dos estadios paradigmaacuteticos El primero cronoloacutegi-
camente situado desde el surgimiento de esta disciplina cientiacutefica en la segunda mitad del
siglo XIX y hasta las postrimeriacuteas del siglo XX referido en la literatura especializada como
paradigma custodial patrimonialista histoacuterico-tecnicista (Silva et al 1998) paradigma claacutesico
moderno (Thomassen 1999) o paradigma positivista estatista (Cook 1997) Y un segundo
estadio paradigmaacutetico que se ubica cronoloacutegicamente a continuacioacuten del primero es decir
a partir de las deacutecadas de 1980 y 1990 y que ha recibido las denominaciones de paradig-
ma postcustodial social (Cook 1997) paradigma postcustodial cientiacutefico-informacional (Silva et
al 1998) paradigma del acceso (Menne-Haritz 2001) paradigma postcustodial postmoderno
(Thomassen 1999) nuevo paradigma archiviacutestico (Guilliland-Swetland 2000) o simplemente
cambio de paradigma (Taylor 1987-1988)
Dada la obvia imposibilidad de lidiar con tal diversidad de denominaciones en adelante
optaremos por utilizar los teacuterminos paradigma custodial y postcustodial
Una caracteriacutestica sobresaliente de la produccioacuten cientiacutefica de estos antildeos es el amplio
abanico de temas abordados que van desde la reelaboracioacuten teoacuterica de conceptos tales como
documento evidencia principio de procedencia o ciclo de vida hasta la preservacioacuten de documentos
electroacutenicos definicioacuten de requisitos funcionales propuestas de esquemas de metadatos o disentildeos de
1 Un enfoque criacutetico sobre la utilidad de las ideas de Kuhn para analizar el desarrollo de la Archi-viacutestica puede apreciarse en Anne Gilliland y Sue Mckemmish ldquoBuilding an Infrastructure for Archival Researchrdquo Archival Science (2004) 4 149-197
15
MAYRA M MENA MUGICA
Ir al Contenido
sistemas de gestioacuten Todo ello sustentado con el uso frecuente de metodologiacuteas y referencias
a autores provenientes de otros campos de estudios especialmente del aacutembito de la filosofiacutea
y la sociologiacutea
Asimismo puede apreciarse una novedosa diversidad de paradigmas y meacutetodos de in-
vestigacioacuten que van desde la asuncioacuten de marcos teoacutericos positivistas hasta aquellos de tipo
interpretativos e incluso la imbricacioacuten de ambos En cuanto a los meacutetodos y teacutecnicas utili-
zados para las investigaciones se aprecia tambieacuten una diversidad nunca antes observada en
este campo Entre ellos destacan el meacutetodo diplomaacutetico archiviacutestico la investigacioacuten-accioacuten
el anaacutelisis bibliomeacutetrico anaacutelisis del discurso anaacutelisis de expertos anaacutelisis de sistemas anaacutelisis
de contenidos anaacutelisis de garantiacutea literaria desarrollo y disentildeo de sistemas uso de casos de
estudios teoriacutea fundamentada model building y theory building entre otras2
En 2001 Duranti (2001) afirmaba que para las deacutecadas de 1980 y 1990 comenzaron a
ocurrir en el aacutembito de la Archiviacutestica nuevas observaciones que no podiacutean ser explicadas en
el marco de las fundamentaciones teoacutericas tradicionales y que por tanto estas comenzaron a
ser puestas en duda Pero iquestcuaacuteles fueron los moacuteviles que motivaron reflexiones inconformes
con una estructura epistemoloacutegica articulada durante maacutes de un siglo Las respuestas a este
tipo de preguntas rara vez resultan en afirmaciones universalmente vaacutelidas sin embargo los
autores del campo de la Archiviacutestica que han estudiado el proceso coinciden en afirmar que
las ldquonuevas observacionesrdquo estuvieron esencialmente influidas por tres elementos esenciales
las ideas de la Teoriacutea Postmoderna3 la raacutepida asimilacioacuten de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y
2 Para estudiar la diversidad de temas meacutetodos y teacutecnicas de investigacioacuten de estos antildeos veacutea-se Gilliland-Swetland A McKemmish S (2013) ldquoBuilding an Infrastructure for Archival Researchrdquo Archival Science (4) 149-197 asiacute como las valiosas referencias y ejemplos que ofrecen las autoras respecto a sus usos particulares en la investigacioacuten Archiviacutestica
3 Algunas de las obras maacutes citadas en este sentido son 1) Derrida J (1996) Archives Fever A Freudian Impression ChicagoLondres Un anaacutelisis de las implicaciones de esta obra para el campo de la Archiviacutestica puede consultarse en Brothman B (1999) ldquoDeclining Derrida Integrity and the preservation of archives from deconstructionrdquo Archivaria (48) 64-88 asiacute como en Verne H (2007) ldquoUn haz de oscuridad Derrida en el archivordquo TABULA (10) 2) Goff J Le (1992) History and Memory New York Columbia University Press 3) Foucault M (1970) La arqueologiacutea del saber Siglo XXI Editores Meacutexico Un anaacutelisis del uso de las ideas de Foucault en el campo de la Archiviacutestica puede consultarse en Lopes dos Santos Juacutenior Roberto y Aluf Alba Elias (2011) ldquoA filosofia de Michel Foucault e sua apropriaccedilatildeo pela disciplina arquiviacutestica contemporacircneardquo Segunda reunioacuten brasilentildea de ensentildeanza e investigacioacuten en Archivologiacutea Para el caso particular de la Archiviacutestica espantildeola ver Delgado Goacutemez
EL CAMBIO DE PARADIGMA EN EL CAMPO DE LA ARCHIVIacuteSTICA DESDE FINALES DEL SIGLO XX
16
Ir al Contenido
la Comunicacioacuten (TIC) y su impacto sobre las formas de producir y gestionar informacioacuten
y los cambios en la metodologiacutea de la Historia como campo del conocimiento cientiacutefico4
Los problemas que debioacute enfrentar la Archiviacutestica en la nueva realidad filosoacutefica o tec-
noloacutegica impediacutean a los pensadores del campo proponer soluciones teoacutericas o praacutecticas
sustentadas en los fundamentos de la Archiviacutestica custodial En consecuencia esas ideas co-
menzaron a ser reexaminadas a traveacutes de un proceso de reinvencioacuten y reconceptualizacioacuten
criacutetica (Thomassen 1999) que se manifestoacute a traveacutes de un conjunto de debates teoacutericos
relacionados fundamentalmente con algunos conceptos sistematizados por la Archiviacutestica
desde sus inicios como campo cientiacutefico tales como documento evidencia principio de pro-
cedencia ciclo de vida y Modelo de custodia de los documentos A traveacutes de dichos debates
teoacutericos es posible identificar los que ndasha consideracioacuten de esta autorandash resultan ser los
rasgos esenciales del cambio de paradigma en la Archiviacutestica y consecuentemente algunas
de sus caracteriacutesticas post-custodiales
bull Las nuevas ideas y puntos de vista sobre el concepto de documento archiviacutestico
bull La reinsercioacuten en el discurso archiviacutestico del concepto de evidencia
bull El redescubrimiento de procedencia en particular las observaciones sobre la multi-
procedencia
bull La aparicioacuten de un modelo criacutetico y alternativo al tradicional ciclo de vida el record
continuum model
bull La aparicioacuten de un enfoque alternativo al de la custodia de los documentos el de
la custodia distribuida o postcustodia
Sobre cada uno de estos aspectos ndashaunque es preciso afirmar que sobre muchos otros
tambieacutenndash se posiciona el pensamiento archiviacutestico en torno a los proyectos InterPARES
permitieacutendonos afirmar que su principal y mayor aporte incluso a priori es su contribucioacuten
a la revolucioacuten cientiacutefica paradigmaacutetica ocurrida en el campo de la Archiviacutestica a partir de
A (2010) ldquoDocumentos y poder oacuterdenes del discursordquo Anales de Documentacioacuten (13) 117-1334 Un anaacutelisis maacutes detenido de estas influencias puede consultarse en Mena M (2017) ldquoCoorde-nadas del cambio de paradigma en la Archiviacutestica Argumentos para sus rasgos post-custodialesrdquo En Una mirada a la ciencia de la informacioacuten desde los nuevos contextos paradigmaacuteticos de la posmoderni-dad Marilia Cultura Acadeacutemica
17
MAYRA M MENA MUGICA
Ir al Contenido
1990 Dicha contribucioacuten puede considerarse desde la idea de que los proyectos InterPA-
RES proponen y articulan un novedoso enfoque sisteacutemico sobre la preservacioacuten en par-
ticular la referida a la preservacioacuten digital que supera con creces el concepto tradicional
de la misma
Los proyectos InterPARES La gestioacuten de documentos archiviacutesticos electroacutenicos comenzoacute a desarrollarse desde finales
de la deacutecada de 1960 bajo la denominacioacuten de documentos legibles por maacutequina (Fishbein
1981) Sin embargo no fue hasta la deacutecada siguiente que los archiveros comenzaron a te-
ner conciencia de la necesidad de preservar las nuevas formas de registro de informacioacuten
de actos y transacciones sociales resultantes del uso de las entonces nuevas tecnologiacuteas
Bearman (1994) afirmaba por ese entonces que el uso de las TIC implicaba un profundo
cambio en los modelos comunicacionales de las organizaciones y en las formas de los
documentos resultantes de dicha novedosa forma de comunicacioacuten Los documentos crea-
dos a partir del uso de estas tecnologiacuteas resultaron ser significativamente diferentes de
las formas documentales diplomaacuteticas tradicionales con que la Archiviacutestica habiacutea lidiado
por milenios Estos nuevos objetos para sorpresa de los archivistas no contaban con una
estructura fiacutesica definida sus elementos fiacutesicos y loacutegicos se encontraban dispersos y eran
definidos por las funciones del software que los generaban Por otra parte los documentos
electroacutenicos eran faacutecilmente manipulables transformables transportables y reproducibles
lo que afectaba sin lugar a dudas su confianza y su capacidad de proporcionar evidencia de
actos y transacciones
Es en este escenario que un grupo de investigadores de la University of British Co-
lumbia liderados por la Dra Luciana Duranti por entonces profesora y coordinadora
del Master en estudios Archiviacutesticos comenzoacute a investigar los problemas que surgiacutean
como consecuencia del impacto del uso de las tecnologiacuteas en las formas de registrar
la informacioacuten de actos y transacciones sociales y muy particularmente sobre la ne-
cesidad de la creacioacuten mantenimiento y preservacioacuten de documentos archiviacutesticos en
ambientes electroacutenicos
Los proyectos involucrados en estas investigaciones y que se conocen bajo la denomina-
cioacuten geneacuterica de InterPARES son
EL CAMBIO DE PARADIGMA EN EL CAMPO DE LA ARCHIVIacuteSTICA DESDE FINALES DEL SIGLO XX
18
Ir al Contenido
Preservation oF the integrity oF eLectronics recorDs (uBc ProJect)
Si bien esta investigacioacuten no incluye en su enunciado el teacutermino InterPARES siacute debe ser anali-
zada e interpretada como parte indisoluble de dichos proyectos pues aportoacute un entramado
teoacuterico que como se podraacute apreciar maacutes adelante dialoga y sirve de referencia esencial a las
propuestas del resto de los proyectos
The UBC Project fue desarrollado entre 1994 y 1997 por Luciana Duranti Terry Eastwood
y en aquel entonces la ayudante de investigacioacuten Heatheer MacNeil investigadores del pro-
grama de Maestriacutea en Archiviacutestica de la University of British Columbia en colaboracioacuten con
el Departamento de Defensa (DoD) de los Estados Unidos
Los objetivos del proyecto se definieron desde la perspectiva de los creadores de los
documentos y en particular de las organizaciones que los creaban denominado a partir de
ese momento como el enfoque del creador Punto de vista muy novedoso si se tiene en cuenta
que la estructura teoacuterica de la Archiviacutestica Custodial se enfocaba exclusivamente en el docu-
mento archiviacutestico desde su uso como fuente para la investigacioacuten resultado de su definicioacuten
retrospectiva desde la utilidad para sus usuarios los investigadores
Consecuentemente el alcance de la investigacioacuten se situoacute en las primeras fases del ciclo
de vida de los documentos aquellos considerados activos y semiactivos
La metodologiacutea del proyecto fue deductiva estructuraacutendose alrededor del conjunto de
presunciones establecidas por la Diplomaacutetica en relacioacuten con la naturaleza del documento
archiviacutestico y las condiciones necesarias para su confianza
Los resultados del proyecto fueron publicados en 2002 bajo el tiacutetulo homoacutenimo Preserva-
tion of Integrity of Electronic Records por Kluwer Academic Publishers
internationaL research on Permanent authentic recorDs in eLectronic systems (interPares 1)
El enfoque del UBC Project en la perspectiva del creador condujo a sus investigadores a proponer
un nuevo proyecto esta vez enfocado en la preservacioacuten a largo plazo de documentos archi-
viacutesticos electroacutenicos y su autenticidad El proyecto se desarrolloacute entre 1999 y 2001 y estuvo
dirigido por la Dra Luciana Duranti quien coordinoacute el trabajo de un numeroso grupo de inves-
tigadores alrededor de 60 tanto de sectores puacuteblicos como privados organizados en equipos
de investigacioacuten nacionales y multinacionales de varios paiacuteses entre los que se incluyen Canadaacute
Estados Unidos Inglaterra Irlanda Suecia Paiacuteses Bajos Francia Portugal Italia Australia Hong
Kong y China Asimismo contoacute con un equipo de la industria global que incluyoacute compantildeiacuteas
multinacionales del campo de la farmaceacuteutica la bioquiacutemica la salud y computacioacuten
19
MAYRA M MENA MUGICA
Ir al Contenido
InterPARES 1 se propuso identificar ndashsobre la base de los presupuestos teoacutericos ya de-
finidos por el UBC Projectndash una exhaustiva metodologiacutea para preservar la integridad de los
documentos archiviacutesticos electroacutenicos de valor permanente es decir necesarios para cum-
plimentar los maacutes amplios propoacutesitos sociales y que fuera aplicable en diferentes sistemas
juriacutedicos culturales y tecnoloacutegicos Al respecto la propia Duranti ha afirmado que luego de
UBC Project se tuvo claro que si bien en este habiacutea establecido los requisitos para crear y
mantener documentos archiviacutesticos electroacutenicos confiables auteacutenticos en las fases activa
y semiactiva del ciclo de vida no se contaba con soluciones para el momento en que estos
documentos alcanzaran su estadio de permanentes especialmente para cuando las tecno-
logiacuteas que los generaban y manteniacutean se volvieran obsoletas Se comprendioacute ademaacutes que
dada la magnitud de este problema se necesitaba un enfoque interdisciplinar internacional y
colaborativo (Lacombe 2009)
El propoacutesito general del proyecto consistioacute en desarrollar conocimiento esencial para la
preservacioacuten permanente de documentos archiviacutesticos auteacutenticos generados yo mantenidos
electroacutenicamente y sobre estas bases formular poliacuteticas estrategias y normas modelo capaces
de asegurar la preservacioacuten a largo plazo
Para cumplimentar este propoacutesito el proyecto se organizoacute en cuatro dominios que re-
presentaron sus propios objetivos a saber
bull Dominio 1 Autenticidad enfocado en identificar los requisitos conceptuales
para conservar documentos electroacutenicos auteacutenticos e identificar aquellos ele-
mentos que son necesarios para mantener su autenticidad a lo largo del tiempo
bull Dominio 2 Valoracioacuten enfocado en determinar si la evaluacioacuten de documentos
electroacutenicos para su conservacioacuten permanente debiacutea basarse en criterios teoacutericos
diferentes a los que se aplicaban a los documentos tradicionales o no
bull Dominio 3 Preservacioacuten que trabajariacutea en la identificacioacuten los procedimientos y
recursos necesarios para la conservacioacuten a largo plazo de documentos electroacute-
nicos auteacutenticos
bull Dominio 4 Estrategias que buscaba desarrollar poliacuteticas estrategias y normas para
la preservacioacuten a largo plazo de documentos electroacutenicos auteacutenticos que derivan
del reconocimiento de diferentes entornos culturales juriacutedicos y organizativos
En consecuencia este uacuteltimo Dominio asumioacute la tarea de la contextualizacioacuten de
los hallazgos (Duranti 2005)
EL CAMBIO DE PARADIGMA EN EL CAMPO DE LA ARCHIVIacuteSTICA DESDE FINALES DEL SIGLO XX
20
Ir al Contenido
InterPARES 1 presentoacute como resultados un conjunto de requisitos para la autenticidad de
documentos archiviacutesticos electroacutenicos y propuso un meacutetodo para la valoracioacuten y la preser-
vacioacuten de tales documentos al mismo tiempo que facilitoacute un robusto marco intelectual para
el desarrollo de poliacuteticas estrategias y estaacutendares de preservacioacuten Estos resultados fueron
publicados en 2005 bajo el tiacutetulo The Long-term Preservation of Authentic Electronics Records
Findings of the InterPARES Project por Archilab La obra fue publicada tambieacuten en espantildeol en
2005 por 3000 Informaacutetica del Ayuntamiento de Cartagena Espantildea
InternationaL research on Permanent authentic recorDs in eLectronic systems exPerientiaL
interactive anD Dynamic recorDs (interPares 2)
Los resultados del proyecto InterPARES 1 alentaron nuevos desafiacuteos investigativos pues con-
cluyeron que las soluciones identificadas para la preservacioacuten a largo plazo de los documentos
administrativos y legales producidos en grandes bases de datos y sistemas de gestioacuten de docu-
mentos no eran suficientes para asegurar las necesidades de autenticidad continua en aquellos
documentos que se creaban de forma discrecional y que eran generados por sistemas maacutes
complejos que los estudiados hasta el momento
En tal sentido InterPARES 2 (2002-2007) se propuso investigar la creacioacuten confiable y la
preservacioacuten auteacutentica de documentos gestionados por sistemas interactivos experienciales
y dinaacutemicos derivados de actividades artiacutesticas cientiacuteficas y gubernamentales Este objetivo se
hizo apremiante seguacuten Duranti (2001) pues para el momento en el que el proyecto comenzoacute
a desarrollarse muchos paiacuteses ya estableciacutean transacciones con los ciudadanos a traveacutes de
soluciones web interactivas Por otra parte la creacioacuten de documentos archiviacutesticos electroacute-
nicos derivados de actividades artiacutesticas cientiacuteficas y gubernamentales no contaba con buenas
praacutecticas para su gestioacuten a pesar de que para el momento ya eran numerosas las que utilizaban
diversos tipos de sistemas electroacutenicos interactivos experienciales y dinaacutemicos Asimismo se
haciacutea muy evidente que los sistemas electroacutenicos al uso teniacutean muy poca preocupacioacuten por
la preservacioacuten de memoria auteacutentica lo que resultaba preocupante para los propoacutesitos de
transparencia y rendicioacuten de cuentas asiacute como para el cumplimiento de requisitos legales y
de proteccioacuten de la cultura en el largo plazo
InterPARES 2 reforzoacute la voluntad interdisciplinar ya plantada en InterPARES 1 al integrar
actores de todos sus objetos de estudio es decir creadores de documentos archiviacutesticos
(cientiacuteficos artistas organismos gubernamentales corporaciones e industria) representantes
del sector de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten profesionales de la Archiviacutestica Ciencia de
21
MAYRA M MENA MUGICA
Ir al Contenido
la Informacioacuten y la Preservacioacuten asiacute como estudiosos de otras aacutereas del conocimiento tales
como la Quiacutemica Ingenieriacutea Informaacutetica la Danza la Diplomaacutetica el Cine la Geografiacutea la
Historia el Derecho la Bibliotecologiacutea la Linguumliacutestica los Estudios de Medios la Muacutesica las
Artes Esceacutenicas la Fotografiacutea y el Teatro En tal sentido Luciana Duranti ndashnuevamente como
directora del proyectondash coordinoacute el trabajo de maacutes de doscientos participantes provenientes
de los cinco continentes
El proyecto se estructuroacute en Dominios aunque a diferencia de InterPARES 1 cada
uno de ellos trabajoacute en tres focos asociados a las actividades objeto de estudio es decir
actividades artiacutesticas actividades cientiacuteficas y actividades gubernamentales Los Dominios
respondieron a
bull Creacioacuten y mantenimiento de documentos archiviacutesticos electroacutenicos
bull Confiabilidad autenticidad integridad y
bull Meacutetodos de Valoracioacuten y Preservacioacuten
El objetivo de esta compleja estructura seguacuten Duranti (2005 2)
[hellip] permitioacute la recopilacioacuten del conocimiento relevante de cada aacuterea especiacutefica de
esfuerzo (foco) compartirlo dentro de cada funcioacuten relacionada con los documentos
archiviacutesticos (dominio) y a partir de esta fertilizacioacuten cruzada construir nuevos cono-
cimientos aplicables a todas las aacutereas de los focos y expresarlo en terminologiacutea poliacuteti-
cas y Modelos y esquemas descriptivos comunes (dominios cruzados) Para maximizar
los resultados de estas dinaacutemicas cada actividad de investigacioacuten dentro de cada foco
dominio o dominio cruzado se llevoacute a cabo de acuerdo con la metodologiacutea maacutes ade-
cuada para esa actividad identificada por el equipo especiacutefico responsable de la misma
Los resultados de InterPARES 2 ameacuten de muchos otros anaacutelisis individuales producidos
por sus investigadores pueden resumirse en un marco de principios que guiacutean el desarrollo de
poliacuteticas para la creacioacuten y preservacioacuten en las organizaciones una guiacutea para la preservacioacuten
en instituciones Archiviacutesticas un registro de metadatos para el registro y anaacutelisis de esquemas
de metadatos un Modelo de cadena de preservacioacuten unos principios para la adopcioacuten de
formatos envoltorios y esquemas de codificacioacuten asiacute como una base de datos terminoloacutegica
que incluye un diccionario un glosario y cuatro ontologiacuteas Estos resultados fueron publicados
EL CAMBIO DE PARADIGMA EN EL CAMPO DE LA ARCHIVIacuteSTICA DESDE FINALES DEL SIGLO XX
22
Ir al Contenido
en 2008 bajo el tiacutetulo International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems
(InterPARES) 2 Experiential Interactive and Dynamic Records por Associazione Nazionale Archi-
vistica Italiana Padova en Italia
theoreticaL eLaBorations into archivaL management (team) imPLementing the theory oF Pre-
servation oF authentic recorDs in DigitaL systems in smaLL anD meDium-sizeD archivaL orga-
nization interPares 3 ProJect
La fase tres del proyecto InterPARES desarrollada entre 2007-2012 fue resultado de la
retroalimentacioacuten y el anaacutelisis de los hallazgos de los anteriores proyectos pero parti-
cularmente de la certeza de que muchos de los archivistas que habiacutean participado en
la diseminacioacuten de los resultados de los InterPARES no habiacutean logrado implementarlos
en sus respectivas instituciones especialmente en aquellas medianas o pequentildeas En tal
sentido Duranti (2007) ha explicado que en aquel momento se comprendioacute que los
problemas de la preservacioacuten son especiacuteficos para cada situacioacuten y deben ser ideados
teniendo en cuenta aspectos particulares de las organizaciones como la naturaleza y
caracteriacutesticas del material que producen y preservan la tecnologiacutea con que cuentan sus
recursos financieros y humanos su cultura organizacional y el alcance de la formacioacuten
de sus profesionales
Como resultado de estas certezas InterPARES 3 tuvo como objetivo principal traducir
y socializar los hallazgos teoacutericos y metodoloacutegicos de los proyectos precedentes en relacioacuten
con la preservacioacuten de documentos archiviacutesticos electroacutenicos con el propoacutesito de transfor-
marlos en planes de accioacuten concretos de preservacioacuten a largo plazo de documentos produci-
dos por organizaciones con recursos limitados Al mismo tiempo se propuso el desarrollo de
materiales educativos que contribuyeran a la diseminacioacuten de los resultados de los proyectos
precedentes
En esta ocasioacuten el caraacutecter interdisciplinar e internacional de los proyectos InterPARES
se reforzoacute con la idea de desarrollar la investigacioacuten por medio de una alianza internacio-
nal Esta se concretoacute a traveacutes de la Structure of the Research Alliance and Governance que
ndashliderada por el TEAM Canadaacute y dirigida por Luciana Durantindash comprendiacutea a acadeacutemicos
investigadores y colaboradores de todo el mundo agrupados en equipos similares al TEAM
Canadaacute Los equipos internacionales que participaron fueron Aacutefrica China Irlanda y Reino
Unido Meacutexico Brasil Colombia Noruega Canadaacute Corea Italia Singapur Holanda y Beacutelgica
Malasia y Turquiacutea
23
MAYRA M MENA MUGICA
Ir al Contenido
Dada la estructuracioacuten praacutectica del proyecto en TEAMs internacionales su metodologiacutea se
basoacute fundamentalmente en la investigacioacuten accioacuten ya que esta permitiacutea utilizar un conjunto de
meacutetodos iterativos y participativos para lograr en este caso la preservacioacuten de documentos
archiviacutesticos electroacutenicos al mismo tiempo que se desarrollaban importantes acciones de
caraacutecter investigativo sobre la base de fuertes colaboraciones entre todos los miembros del
proyecto dentro de un robusto programa de accioacuten y reflexioacuten enfocado en el cambio todo
ello a traveacutes del estudio de casos
InterPARES 3 tuvo como resultado un gran nuacutemero de casos de estudio donde se aplica-
ron las soluciones para la preservacioacuten digital de los anteriores proyectos asiacute como una amplia
dinamizacioacuten de los hallazgos de los mismos Dentro de ellos se destacan ndashen consonancia
con los propoacutesitos del presente capiacutetulondash los resultados de los TEAMs de Meacutexico y Brasil
En el caso del TEAM Meacutexico se desarrollaron dos casos de estudio a saber Poliacuteticas de
preservacioacuten del Banco de Meacutexico y Gestioacuten de documentos digitales y sus poliacuteticas y guiacuteas de
preservacioacuten para la Corte Federal Electoral Asimismo este TEAM desarrolloacute un importante
esfuerzo de diseminacioacuten de los resultados fundamentalmente a traveacutes de numerosas con-
ferencias eventos y la publicacioacuten de artiacuteculos y libros Resulta especialmente importante
dentro de esta labor la ingente tarea de traduccioacuten de materiales particularmente la del Glo-
sario de Preservacioacuten Archiviacutestica Digital coordinado por Juan Voustssaacutes y Alicia Barnard el cual
no se limita al vocabulario propuesto por los proyectos InterPARES sino que incluye sus tres
Ontologiacuteas Por otra parte tradujeron y publicaron la serie de materiales didaacutecticos Digital
Records Pathways Topics in Digital Preservation preparada inicialmente por InterPARES 3 en
colaboracioacuten con el Consejo Internacional de Archivos Ambos materiales resultan fuentes
de obligada consulta en idioma espantildeol para aquellos archiveros y profesionales de todos
los campos que se acerquen a los problemas de la preservacioacuten digital Los importantes y
numerosos resultados del TEAM Meacutexico pueden consultarse a traveacutes de su reporte final en
el sitio web de InterPARES 3
El TEAM Brasil desarrolloacute nueve estudios de caso y dos estudios generales en los que
participaron junto al Archivo Nacional de Brasil y su Caacutemara Teacutecnica de Documentos Di-
gitales la Fundacioacuten Casa de Rui Barbosa la Universidad Federal Fluminense la Universidad
Estatal de Campinas la Caacutemara de Diputados el Ministerio de Salud y Archivo del Estado
de Satildeo Paulo Los estudios generales se enfocaron en un anaacutelisis general de la terminologiacutea
que sirve de fundamento teoacuterico a la preservacioacuten digital y a la preservacioacuten de registros de
protocolos digitales este uacuteltimo en colaboracioacuten con el TEAM Italia Asimismo el TEAM Brasil
EL CAMBIO DE PARADIGMA EN EL CAMPO DE LA ARCHIVIacuteSTICA DESDE FINALES DEL SIGLO XX
24
Ir al Contenido
desarrolloacute una amplia labor de diseminacioacuten que se tradujo en el desarrollo de numerosos
talleres con el propoacutesito de preparar a todos los investigadores involucrados en los casos
de estudios en el conocimiento de los hallazgos sobre preservacioacuten digital aportados por los
proyectos InterPARES 1
Dentro de las diversas actividades del TEAM Brasil destaca ndashespecialmente por su rigor
y exhaustividadndash el Estudio General de Terminologiacutea que tradujo todo el aparato conceptual
de la base de datos de InterPARES 2 En este caso no solo se llegoacute a una propuesta concre-
ta de teacuterminos sino que se realizaron comentarios que permiten comprender los puntos
de vista de las traducciones para la lengua portuguesa y el lenguaje teacutecnico archiviacutestico de
Brasil Los resultados del TEAM Brasil pueden consultarse a partir de su reporte final en el
sitio web del proyecto InterPARES 3
interPares trust (itrust)
InterPARES Trust como continuidad de los esfuerzos de los proyectos InterPARES para
explorar los problemas relacionados con la gestioacuten y preservacioacuten de documentos archi-
viacutesticos electroacutenicos se desarrolloacute como un proyecto multinacional e interdisciplinar entre
2012 y 2019 Esta vez su foco principal estuvo en la confianza y veracidad de los documentos
y los datos en ambientes en liacutenea En tal sentido su objetivo principal fue el establecimiento
de marcos teoacuterico-metodoloacutegicos para desarrollar poliacuteticas procedimientos regulaciones
normas y legislacioacuten de nivel internacional nacional y local con el propoacutesito asegurar la con-
fianza puacuteblica basada en evidencias de buena gobernanza una fuerte economiacutea digital y una
memoria digital persistente
El sitio web del proyecto presenta sus objetivos junto a un conjunto de preguntas que
muestran las preocupaciones de los investigadores del proyecto sobre los ingentes asuntos a
los que prestar atencioacuten Asiacute los investigadores se preguntan ldquoiquestConfiacuteas en tus registros en
liacutenea [hellip] iquestdoacutende estaacuten estos documentos cuaacuten bien se estaacuten gestionando durante cuaacutento
tiempo estaraacuten disponiblesrdquo Y para el caso particular de la gestioacuten de los datos las interro-
gantes son las siguientes ldquoiquestSe puede confiar en los datos iquestCoacutemo y doacutende se almacenan
iquestQuieacuten tiene el control y la jurisdiccioacuten iquestQuieacuten tiene acceso iquestQueacute tan seguros son iquestSu
privacidad estaraacute protegidardquo
Estas inquietudes incluyen la preocupacioacuten por la continuidad de nuestra profesioacuten Al
respecto Duranti (2019) apunta
25
MAYRA M MENA MUGICA
Ir al Contenido
[hellip] la implicacioacuten es que la fuerza de voluntad de las estructuras heredadas estableci-
das [hellip] no tendraacute ninguna posibilidad de eacutexito No se crearaacuten documentos adecuados
incluso si llegara a legislarse el deber de documentar los actos y hechos administrati-
vos y la informacioacuten que se genere en cualquier forma existiraacute fuera del control de
cualquier autoridad establecida Este es un escenario apocaliacuteptico y que no incluye en
la ecuacioacuten la profesioacuten de gestores documentales y archivistas La profesioacuten es muy
consciente de los peligros que representa esta era de posverdad y desinformacioacuten y ya
estaacute trabajando a nivel internacional con proveedores de tecnologiacutea y servicios y co-
municaciones en red y expertos en Ingenieriacutea Informaacutetica Ciberseguridad E-business
E-descubrimiento Anaacutelisis Forense Digital Derecho Probatorio Derechos Intelectua-
les reportajes de investigacioacuten credibilidad de los medios periodismo organizacioacuten
del conocimiento Ciencias Poliacuteticas Filosofiacutea y anaacutelisis de sentimientos Juntos todos
estaacuten colaborando en la produccioacuten de requisitos herramientas y meacutetodos asiacute como
pautas compartidas para garantizar la capacidad de las personas para acceder si no
a la verdad siacute a informacioacuten faacutectica completa basada en fuentes auteacutenticas precisas y
confiables en contexto
El marco teoacuterico del proyecto se articuloacute a partir del meacutetodo diplomaacutetico archiviacutestico
desarrollado a traveacutes de los proyectos InterPARES y en particular alrededor de los con-
ceptos relacionados con la confianza en los documentos archiviacutesticos electroacutenicos Asimismo
el proyecto aprovechoacute las facilidades de la teoriacutea basada en recursos para identificar y
articular un modelo global a partir de recursos uacutenicos de diferentes culturas sociedades
y organizaciones al mismo tiempo que se apropioacute de un enfoque basado en la gestioacuten de
riesgos derivados de la confianza en la informacioacuten electroacutenica a partir de las vulnerabilida-
des por la obsolescencia fragilidad e incompatibilidad de las tecnologiacuteas Con el propoacutesito
de proponer poliacuteticas que sirvieran de modelo a un amplio espectro de organizaciones
fue utilizada la teoriacutea del disentildeo por sus posibilidades para explorar escenarios tecnoloacute-
gicos auacuten no existentes Esto se unioacute a un enfoque de Interaccioacuten Hombre Computadora
(HCI) por sus aportes al disentildeo de interfaces para la creacioacuten almacenamiento y acceso
en Internet En tal sentido Jansen y Duranti (2013 65) afirman que se adoptaron ldquoprocesos
argumentativos en el curso de los cuales una imagen del problema y de su solucioacuten emer-
gen gradualmente entre los participantes como un producto de un incesante juicio sujeto
a argumentos criacuteticosrdquo
EL CAMBIO DE PARADIGMA EN EL CAMPO DE LA ARCHIVIacuteSTICA DESDE FINALES DEL SIGLO XX
26
Ir al Contenido
La metodologiacutea del proyecto se basoacute en un enfoque dinaacutemico diversificado y multi-
faceacutetico En tal sentido su estructura metodoloacutegica se centroacute en la observacioacuten empiacuterica
a traveacutes de estudios de caso con un enfoque etnograacutefico y de encuestas en conjuncioacuten
con la Teoriacutea General de la Construccioacuten Social para explorar los conceptos relacionados
con la confianza incluidos aquellos aportados por los proyectos InterPARES Asimismo se
utilizaron teacutecnicas de modelado para representar los resultados acompantildeaacutendolos con el
anaacutelisis diplomaacutetico archiviacutestico el anaacutelisis forense digital el anaacutelisis textual y el anaacutelisis visual
(Jansen y Duranti 2013)
InterPARES Trust se organizoacute al igual que los proyectos InterPARES 2 y 3 como una
alianza internacional en la que participaron cerca de cincuenta universidades y organiza-
ciones puacuteblicas y privadas de Norteameacuterica Ameacuterica Latina Europa Aacutefrica Australia y Asia
y en la que compartieron sus conocimientos gestores documentales expertos en Tecno-
logiacuteas de la Informacioacuten la comunicacioacuten y los medios de comunicacioacuten el periodismo el
e-comercio la informaacutetica de la salud la ciberseguridad la gobernacioacuten de informacioacuten la
ciencia forense digital ingenieros en computacioacuten y en poliacuteticas de informacioacuten entre otros
Asimismo el proyecto contoacute con el apoyo de instituciones internacionales tales como el
International Council on Archives (ICA) International Federation of Library Associations
(IFLA) University of LouisvilleDepartment of Justice Administration (Louisville KY EEUU)
y Professional ConsultantsResearch Collaborators Pro Bono
La investigacioacuten se estructuroacute a partir del trabajo de un conjunto de Dominios a saber
Infraestructura Seguridad Control Acceso y Legal asiacute como otros tantos de caraacutecter trans-
versal relacionados con las poliacuteticas la educacioacuten los recursos los problemas sociales y la
terminologiacutea Estos Dominios se enfocaron en el desarrollo de un importante nuacutemero de
casos de estudios Entre ellos se destaca dentro del TEAM de Ameacuterica Latina La preserva-
cioacuten y el manejo del ciclo de vida en un ambiente digital de multiprocedencia Estudio de caso del
sistema SIGEPE
De los resultados del proyecto es particularmente importante su propuesta de Modelo
de Preservation as a Service for Trust (PaaST) por su novedoso enfoque de la preservacioacuten como
un servicio Los resultados del proyecto pueden consultarse en el sitio web httpsinterpares-
trustorg y a traveacutes de la publicacioacuten en colaboracioacuten con la Society of American Archivists
en 2019 del libro Trusting Records in the Cloud
27
MAYRA M MENA MUGICA
Ir al Contenido
Aportes de los proyectos InterPARESComo se apuntoacute en el acaacutepite inicial de este capiacutetulo los proyectos InterPARES con sus
hallazgos van aportando un conjunto de teoriacuteas metodologiacuteas y praacutecticas derivadas de inte-
rrogantes y soluciones a los problemas emanados del impacto de las TIC en el campo de la
Archiviacutestica y particularmente de la gestioacuten de documentos archiviacutesticos electroacutenicos que
ya no era posible enfrentarlos desde los conceptos y praacutecticas tradicionales custodiales del
campo y necesitaban de abordajes investigativos diferentes
En tal sentido consideramos que uno de los maacutes importantes aportes de todo el abor-
daje sisteacutemico de los InterPARES al cambio de paradigma en el campo de la Archiviacutestica es la
articulacioacuten de una nueva forma de investigacioacuten
Los Proyectos interPares una nueva Forma De investigacioacuten
Seguacuten Thomassen (1999 6) la investigacioacuten en el campo de la Archiviacutestica Custodial se ca-
racterizoacute por
[hellip] un aislamiento relativo en la que la investigacioacuten apenas cruzoacute los liacutemites de la
propia tradicioacuten Archiviacutestica de un paiacutes El alcance de pequentildea escala unido a la orien-
tacioacuten pragmaacutetica del archivero artesano no promovioacute el desarrollo de programas de
investigacioacuten orientados internacionalmente
Partiendo de esta afirmacioacuten puede asegurarse que la propuesta de organizacioacuten de la
investigacioacuten por parte de los InterPARES modificoacute con creces esta realidad tanto desde
el punto de vista de las estructuras investigativas como de las propuestas metodoloacutegicas y
teacutecnicas acogidas para la solucioacuten de los problemas identificados
En contraste con lo apuntado por Thomassen los esfuerzos investigativos de
los proyectos InterPARES se despojaron de cualquier tipo de aislamiento y demos-
traron la necesidad y la viabilidad del desarrollo de investigaciones de caraacutecter in-
terdisciplinar internacionales y colaborativas La articulacioacuten del trabajo a partir de
dominios yo equipos (TEAM) nacionales y multinacionales en los que participaron
cientos de investigadores de los cinco continentes provenientes tanto de sectores
puacuteblicos como privados y de los maacutes diversos campos de conocimientos como se
apuntoacute arriba articulados en las denominadas Alianzas Internacionales no solo facilitoacute
una amplia diversidad de criterios teoacuterico-metodoloacutegicos para el abordaje de temas
EL CAMBIO DE PARADIGMA EN EL CAMPO DE LA ARCHIVIacuteSTICA DESDE FINALES DEL SIGLO XX
28
Ir al Contenido
complejos en multiplicidad de escenarios culturales sino que tambieacuten resultoacute un
excelente Modelo para la buacutesqueda de fondos que contribuyeron al financiamiento
de las investigaciones
Por otra parte el trabajo a distancia con apenas unas pocas reuniones anuales presencia-
les demostroacute el beneficio praacutectico de la investigacioacuten colaborativa a partir del uso de las TIC
La Dra Luciana Duranti (2001 16) principal artiacutefice del eacutexito de los proyectos en tanto su
principal coordinadora ha asegurado que estas caracteriacutesticas permitieron que los hallazgos
fueran un auteacutentico resultado integrado de un esfuerzo comuacuten con productos profundamen-
te compartidos y en los que todos los investigadores de InterPARES creiacutean
Esta nueva forma de investigacioacuten se articuloacute alrededor de tres principios o pilares
baacutesicos la Interdisciplinariedad la Transferibilidad y la Investigacioacuten Abierta La Inter-
disciplinariedad derivoacute de las propias metas y objetivos de los proyectos difiacutecilmente
alcanzables sin la contribucioacuten de las maacutes diversas disciplinas En tal sentido una revisioacuten
de los campos de conocimientos involucrados en los proyectos InterPARES permite
identificar que estuvieron involucrados investigadores provenientes de disciplinas tan
disiacutemiles como la Archiviacutestica Quiacutemica Ingenieriacutea Informaacutetica Danza Diplomaacutetica Cine
Geografiacutea Historia Estudios de la Informacioacuten Derecho Bibliotecologiacutea Linguumliacutestica Estu-
dios de Medios Muacutesica Performance Art Fotografiacutea y Teatro Propiedad Intelectual Medio
Ambiente Ciberseguridad E-business E-descubrimiento Anaacutelisis Forense Digital Derecho
medios de comunicacioacuten periodismo organizacioacuten del conocimiento Ciencias Poliacuteticas
Filosofiacutea y anaacutelisis de sentimientos entre otros Esta diversidad fue particularmente im-
portante para estudiar los documentos archiviacutesticos electroacutenicos generados por los maacutes
diversos sistemas de informacioacuten electroacutenicos Un ejemplo sobreramente en este sentido
fueron los estudios de caso desarrollados como parte de InterPARES 2 en el aacutembito de
las actividades artiacutesticas Para ello fue necesario como apunta Duranti (2008) el aporte
de teoacutericos y compositores de la muacutesica asiacute como ingenieros y cientiacuteficos informaacuteticos
e historiadores de la muacutesica que luego se articularon con metodologiacuteas de anaacutelisis de
textos anaacutelisis diplomaacutetico y estadiacutestico
El caraacutecter de transferibilidad de los proyectos derivoacute de los objetivos de naturaleza
Archiviacutestica de cada uno de ellos de sus enfoques en el mantenimiento y preservacioacuten de
documentos archiviacutesticos electroacutenicos confiables auteacutenticos e iacutentegros a largo plazo asiacute como
de su fuerte caraacutecter interdisciplinar Ello condujo a la necesidad de un constante y riguroso
proceso de traduccioacuten control y articulacioacuten de teacuterminos conceptos y definiciones utilizados
29
MAYRA M MENA MUGICA
Ir al Contenido
en cada uno de los proyectos para hacerlos comprensibles tanto para el aacutembito archiviacutestico
como para cada una de las disciplinas participantes De esta caracteriacutestica emanoacute uno de los
maacutes importantes aportes de los proyectos InterPARES un muy robusto marco teoacuterico para la
preservacioacuten digital y las herramientas terminoloacutegicas derivadas del mismo que abordaremos
maacutes adelante
El caraacutecter de investigacioacuten abierta estuvo determinado por la variedad de entornos de
anaacutelisis y aplicacioacuten de los objetivos de los proyectos InterPARES que propicioacute la diversidad
de perspectivas epistemoloacutegicas y favorecioacute que cada dominio yo equipo de trabajo aplicara
el disentildeo y los meacutetodos de investigacioacuten que se consideraran maacutes apropiados para abordar
las interrogantes de investigacioacuten de cada proyecto Duranti (2008) ha afirmado que esta
perspectiva permitioacute trabajar en un entorno de ldquoconocimiento en capasrdquo donde tanto el
conocimiento de los proyectos InterPARES precedentes como el desarrollado en otras aacutereas
pudieron articularse en conocimientos completamente novedosos
Un aspecto sobresaliente dadas las caracteriacutesticas apuntas pero en el que merece la pena
insistir es la diversidad metodoloacutegica y de teacutecnicas asumidas en el desarrollo de las investiga-
ciones provenientes tanto del propio campo de la Archiviacutestica como de los diversos campos
disciplinares que participaron en los proyectos e incluso de otros campos Este es otro rasgo
que permite asociar los desarrollos de investigacioacuten de los InterPARES al nuevo caraacutecter de
la indagacioacuten cientiacutefica en el campo de la Archiviacutestica Postcustodial (Gilliland-Swetland y Mc-
Kemmish 2013) Esta diversidad se puede apreciar en los siguientes ejemplos En el caso de
InterPARES 1 con el propoacutesito de lograr un robusto aparato teoacuterico metodoloacutegico para el
anaacutelisis de los componentes de los documentos archiviacutesticos electroacutenicos articuloacute de forma
coherente un acercamiento teoacuterico deductivo basado en los fundamentos teoacutericos del meacute-
todo diplomaacutetico archiviacutestico con otro empiacuterico deductivo centrado en el uso de estudios
de caso (Duranti y MacNeil 2006)
En InterPARES 2 se utilizoacute el anaacutelisis de garantiacutea literaria para el abordaje de sus traba-
jos terminoloacutegicos asiacute como la teoriacutea fundamentada para los casos de estudio del aacutembito
artiacutestico y se recurrioacute a teacutecnicas de modelado mapeo e instanciacioacuten para la propuesta de
metadatos y representacioacuten de sus resultados finales InterPARES 3 utilizoacute el meacutetodo de inves-
tigacioacuten accioacuten articulado tambieacuten con estudios de caso para lograr una fuerte colaboracioacuten
al interior de los proyectos dentro de un robusto programa de accioacuten y reflexioacuten enfocada en
el cambio El caso de InterPARES Trust manejoacute una metodologiacutea de investigacioacuten basada en la
observacioacuten empiacuterica a traveacutes de estudios de caso con un enfoque etnograacutefico y de encuestas
EL CAMBIO DE PARADIGMA EN EL CAMPO DE LA ARCHIVIacuteSTICA DESDE FINALES DEL SIGLO XX
30
Ir al Contenido
en conjuncioacuten con la Teoriacutea General de la Construccioacuten Social para explorar los conceptos
relacionados con la confianza incluyoacute aquellos aportados por los proyectos InterPARES que
le precedieron Asimismo se utilizaron teacutecnicas de modelado para representar los resulta-
dos acompantildeaacutendolos con el anaacutelisis diplomaacutetico archiviacutestico el anaacutelisis forense digital anaacutelisis
textual y anaacutelisis visual (Jansen y Duranti 2013)
Como se puede apreciar los rasgos de interdisciplinariedad multinacionacionalidad y
transferibilidad junto a la asuncioacuten integrada de meacutetodos y teacutecnicas tanto del campo de la
Archiviacutestica como externos a esta caracterizan de forma muy distintiva los rasgos de la in-
vestigacioacuten en el campo de la Archiviacutestica Postcustodial
un noveDoso concePto De Preservacioacuten
La novedosa forma de investigacioacuten permitioacute a los proyectos InterPARES articular y sistema-
tizar lo que en opinioacuten de esta autora es su principal y transcendental aporte tanto para el
campo de la Archiviacutestica en su estadio de desarrollo postcustodial como para el escenario
cientiacutefico internacional en general la propuesta de un novedoso concepto de preservacioacuten y
en particular de la preservacioacuten en ambiente digital Si bien es cierto que puede afirmarse que
los hallazgos y soluciones de los InterPARES abarcan un sinnuacutemero de aspectos tambieacuten lo es
el hecho de que los problemas de la preservacioacuten a largo plazo de documentos archiviacutesticos
en ambientes digitales producidos por los maacutes diferentes tipos de sistemas de informacioacuten
electroacutenicos estaacute en el corazoacuten de todos y cada uno de sus objetivos y soluciones como
problemaacutetica central
Dicho concepto se sistematizoacute a lo largo de cada proyecto y se asentoacute con cada
acercamiento terminoloacutegico desarrollado por los mismos aunque aparece definido
conceptualmente por vez primera en el ldquoGlosariordquo de InterPARES 2 como parte de un
conjunto de definiciones que permiten percibir la complejidad y el alcance sisteacutemico
del mismo
En tal sentido la preservacioacuten se define como el conjunto de reglas poliacuteticas principios y
estrategias encaminadas a prolongar la existencia de un objeto mantenieacutendolo en una con-
dicioacuten conveniente para su uso o en su forma original o en una forma persistente mientras
que se mantenga intacta la forma intelectual de dicho objeto En este contexto un documento
archiviacutestico preservado es aquel que se resguarda en un sistema de preservacioacuten que es el
resultado de buenos procesos de creacioacuten mantenimiento y praacutecticas de preservacioacuten per-
manente y que estaacute disponible para ser utilizado seguacuten se necesite Por ello la preservacioacuten
31
MAYRA M MENA MUGICA
Ir al Contenido
digital es definida como los procesos especiacuteficos de mantenimiento de materiales digitales
durante y a traveacutes de diferentes generaciones de tecnologiacuteas a lo largo del tiempo indepen-
dientemente de doacutende ellos residen (Duranti 2008)
En esta concepcioacuten que conforma la esencia de la preservacioacuten y de la preservacioacuten digital
en particular resaltan algunas ideas que resultan esenciales para comprender su distincioacuten
radical de la preservacioacuten tradicional y su caraacutecter novedoso Un repaso por la concepcioacuten
de la preservacioacuten tradicional permite asegurar que estaba enfocaba esencialmente en la natu-
raleza fiacutesica de los objetos a ser preservados es decir en enfrentar minimizar evitar lesiones
o destruccioacuten y el dantildeo fiacutesico-quiacutemico de los objetos a traveacutes de un tratamiento no invasivo
(Pearse-Moses 2005) sin prestar especial atencioacuten a la preservacioacuten de la informacioacuten o los
contenidos de los mismos ni a las necesidades de mantenimiento de la accesibilidad a los
materiales
Sin embargo como se puede apreciar en los conceptos de preservacioacuten y preservacioacuten digital antes
apuntados en el centro de esta novedosa concepcioacuten estaacute la necesidad de mantener intacta su forma
o contenido intelectual es decir el conjunto de atributos formales de un documento archiviacutestico
que representan y comunican los elementos de la accioacuten en el que participa estaacute involucrado y de
su inmediato contexto administrativo y documental (Duranti 2008) Esta necesidad de preservar el
contenido y el contexto parte de la naturaleza evidencial del documento archiviacutestico sin la cual este
carece de sus cualidades esenciales de confiabilidad autenticidad e integridad como se analizaraacute maacutes
adelante cuando se aborde el marco conceptual del concepto de preservacioacuten de InterPARES
Por otra parte el reconocimiento del caraacutecter fraacutegil obsolescente e incompatible en el
tiempo de los sistemas de informacioacuten electroacutenica y sus efectos negativos para garantizar
la creacioacuten de documentos archiviacutesticos electroacutenicos confiables y su mantenimiento y pre-
servacioacuten auteacutentica condujo a afirmar que la preservacioacuten ya no se referiacutea solamente a la
proteccioacuten del soporte de los documentos archiviacutesticos sino en particular al mantenimiento
de su capacidad de ofrecer evidencia veraz de las actividades de sus creadores es decir de
sus cualidades de confiabilidad y autenticidad y exactitud
En este nuevo enfoque de la preservacioacuten resulta tambieacuten central la preocupacioacuten por
el mantenimiento de la accesibilidad o disponibilidad de los objetos siempre que estos sean
necesarios en el largo plazo pues la fragilidad obsolescencia e incompatibilidad de los sis-
temas de informacioacuten electroacutenica que los crean y los mantienen conduce a la necesidad de
continuos refrescamientos y migraciones que derivan tanto en la modificacioacuten y peacuterdida de
sus contenidos como en la imposibilidad de acceder a ellos
EL CAMBIO DE PARADIGMA EN EL CAMPO DE LA ARCHIVIacuteSTICA DESDE FINALES DEL SIGLO XX
32
Ir al Contenido
Otra de las ideas que distingue el enfoque de la preservacioacuten de InterPARES es la nece-
sidad de la existencia de sistemas de preservacioacuten particulares ya sea en el momento de la
creacioacuten de los documentos ya sea durante su mantenimiento o su preservacioacuten para el largo
plazo Esta idea es raigalmente distintiva de la concepcioacuten de preservacioacuten de la Archiviacutestica tra-
dicional custodial enfocada ndashcomo estuvondash en una definicioacuten de los documentos archiviacutesticos
retrospectivamente desde su uso para la investigacioacuten y no desde su naturaleza como registro
de las acciones de sus creadores es decir de su esencial funcioacuten juriacutedico-administrativa que
determinoacute su formacioacuten y uso desde la maacutes remota antiguumledad
En tal sentido InterPARES propone un concepto de preservacioacuten holiacutestico y sisteacutemico que
tiene en cuenta tanto el enfoque y las necesidades de los creadores como de los preservado-
res centrado esencialmente en los problemas derivados de la confianza maacutes exactamente en
la necesidad del mantenimiento de la confianza en los documentos archiviacutesticos
Asiacute la preservacioacuten pasa por la necesidad de que todas las organizaciones cuenten
con sistemas de gestioacuten de documentos archiviacutesticos electroacutenicos que deberaacuten estar
coordinados desde la funcioacuten general de gestioacuten documental (record management) Dichos
sistemas necesariamente se deberaacuten conformar tanto por un sistema de mantenimiento
de los documentos archiviacutesticos (recordkeeping system) como por un sistema de preser-
vacioacuten de estos a largo plazo (record preservation system) en los que la preservacioacuten es un
proceso continuo de pasos discretos que deberaacute iniciarse en el momento de la creacioacuten
o previo a este Este aspecto es raigalmente distintivo pues en los enfoques custodiales
tradicionales la preservacioacuten comenzaba una vez que los documentos eran transferidos
a instituciones archiviacutesticas mucho tiempo despueacutes de su creacioacuten Este nuevo concepto
de preservacioacuten no solo la situacutea en el momento de la geacutenesis documental sino que mueve
la labor del archivero de la fase final del ciclo de vida a sus fases iniciales e incluso antes
a la propuesta de requisitos para el disentildeo de sistemas y su gestioacuten a lo largo de toda la
cadena de preservacioacuten
Asimismo estos nuevos enfoques indican que tanto los procedimientos documentales
como los de negocios deberaacuten estar integrados En consecuencia las reglas de procedimientos
para garantizar la confianza en los documentos archiviacutesticos electroacutenicos se insertan en el
sistema de gestioacuten de documentos permitiendo un control centralizado y coordinado de los
procesos de gestioacuten es decir de la creacioacuten el mantenimiento y la preservacioacuten tanto de los do-
cumentos archiviacutesticos electroacutenicos como los no electroacutenicos Por otra parte la integracioacuten
de los procedimientos documentales y de negocios fortalece dicho control ya que permite
33
MAYRA M MENA MUGICA
Ir al Contenido
que las reglas esteacuten embebidas en cada uno de los procesos de negocios Esta propuesta mo-
difica radicalmente la praacutectica de la gestioacuten documental tradicional como proceso externo a
las actividades de negocios en la que los documentos eran manejados por oficinas fiacutesicas en
determinados puntos fiacutesicos de la organizacioacuten (archivos de gestioacuten archivos centrales) con
herramientas tambieacuten externas (cuadros de clasificacioacuten tablas de plazos de transferencias
etc) Sin embargo la automatizacioacuten de los procesos de negocios y la consecuente creacioacuten
automatizada de los documentos que los registran hacen obsoleto dicho enfoque y obligan
a los archivistas a participar desde el momento del disentildeo y la implementacioacuten de reglas de
gestioacuten documental en los sistemas de informacioacuten electroacutenica para garantizar la confianza
en los documentos archiviacutesticos producidos en ellos
Otro aspecto relevante de este enfoque de la preservacioacuten es la necesidad de explicitar
y reforzar en el ambiente digital el viacutenculo archiviacutestico que existe entre los documentos El
hallazgo de los proyectos de que los componentes necesarios y suficientes de los documentos
archiviacutesticos electroacutenicos a diferencia de los documentos de soportes fiacutesicos no se mantie-
nen indisolublemente unidos sino que existen aisladamente como metadatos que pueden
ser manejados por separado conduce necesariamente a establecer meacutetodos que estabilicen
y fijen las relaciones de cada documento con el anterior y con su subsecuente de forma tal
que todos los que participan en la misma actividad mantengan su viacutenculo y se garantice su
confianza Para ello la creacioacuten y gestioacuten de los perfiles de los documentos a traveacutes de los
cuales es posible mantener identificados y unidos todos los elementos que expresan sus
componentes resulta un aspecto nuevo y esencial de la preservacioacuten
Otro aspecto relacionado con el viacutenculo archiviacutestico para propoacutesitos de preservacioacuten
es la necesidad de una gestioacuten hiacutebrida de los componentes de los documentos electroacutenicos
y no electroacutenicos de forma tal que dicho viacutenculo se fortalezca y por ende la confianza en
los mismos Dicha integracioacuten se alcanza creando los ya mencionados perfiles tanto para los
documentos no electroacutenicos como para cada documento electroacutenico que es capturado en
el sistema de gestioacuten al mismo tiempo que se crea un repositorio de perfiles de todos estos
documentos de forma tal que los usuarios del sistema puedan acceder a todos los perfiles
que pertenezcan a un mismo expediente o agregacioacuten de documentos independientemente
del soporte en que los mismos estaacuten registrados El repositorio permite ademaacutes visualizar
todo el tiempo los perfiles de todos los documentos que pertenecen a cada expediente
garantizando la confianza Asimismo es posible mantener una traza de todas las acciones
ejecutadas
EL CAMBIO DE PARADIGMA EN EL CAMPO DE LA ARCHIVIacuteSTICA DESDE FINALES DEL SIGLO XX
34
Ir al Contenido
El punto de vista asumido sobre el ciclo de vida de los documentos archiviacutesticos es
tambieacuten un aspecto sobresaliente en el enfoque de la preservacioacuten en InterPARES En tal
sentido las investigaciones advierten la necesidad de un ciclo de vida de dos fases Una
que tiene por objetivo la creacioacuten confiable y el mantenimiento auteacutentico de documentos
y otra dirigida a la preservacioacuten de los documentos de valor permanente auteacutenticos De
esta idea deriva la propuesta de la necesidad de establecer una entidad independiente
encargada de la preservacioacuten de documentos de valor permanente auteacutenticos ya fuera
dentro de las propias organizaciones o una entidad archiviacutestica externa pues una vez que
los productores ya no necesitan los documentos para la realizacioacuten de sus actividades
de negocios pierden intereacutes por el mantenimiento de la confianza en los mismos y con-
secuentemente la garantiacutea circunstancial para el mantenimiento de la autenticidad ya no
puede ser asumida por ellos para el largo plazo Esta propuesta se sustenta tambieacuten en
la certeza de que los documentos de valor permanente son necesarios para propoacutesitos
mucho maacutes amplios que para los de sus creadores es decir para propoacutesitos de rendicioacuten
de cuentas social e histoacuterica
De esta forma la preservacioacuten de documentos archiviacutesticos electroacutenicos se concibe como
un proceso continuo pero de pasos discretos ya que
[hellip] los meacutetodos intelectuales necesarios para garantizar la integridad de los docu-
mentos archiviacutesticos electroacutenicos mientras estos son necesarios a la organizacioacuten que
los produce son diferentes de los meacutetodos intelectuales necesarios para asegurar
su integridad cuando ellos son necesarios para los amplios propoacutesitos sociales muy
diferentes al uso que se les daba cuando fueron creados (Duranti y MacNeil 2006 48)
Esta idea se sustenta en la percepcioacuten de que uno de los componentes esenciales del
documento archiviacutestico electroacutenico a traveacutes del cual se evaluacutea su confianza ndashel viacutenculo archi-
viacutesticondash sufre importantes modificaciones hasta que las actividades que se registran en los
documentos concluyen como consecuencia del dinamismo de los sistemas de mantenimiento
de los documentos Ello implica que el contexto documental tambieacuten sufra cambios como
consecuencia de la formacioacuten de las agregaciones a las que pertenece el documento y no es
hasta que ellos alcanzan valor permanente que el viacutenculo archiviacutestico se estabiliza Es entonces
que el documento puede ser preservado para el largo plazo como entidad acabada a la que
es necesario mantener su autenticidad
35
MAYRA M MENA MUGICA
Ir al Contenido
Este enfoque si bien ha suscitado debates particularmente entre los partidarios del re-
cord continuum model australiano ha sido adoptado por la industria de software luego de la
ocurrencia de grandes escaacutendalos por quiebre y corrupcioacuten derivados de la manipulacioacuten de
datos financieros por parte de grandes corporaciones en los primeros antildeos de la deacutecada del
inicio del nuevo milenio (2000) derivando en la integracioacuten de los inicialmente independientes
sistemas de gestioacuten de documentos (document management systems) y sistemas de gestioacuten de
documentos archiviacutesticos (records management systems)
Ahora bien toda la concepcioacuten de la preservacioacuten y la preservacioacuten digital en Inter-
PARES derivan del muy robusto marco teoacuterico que la sustenta como se podraacute apreciar a
continuacioacuten
eL marco teoacuterico DeL concePto De preservacIoacuten
El marco teoacuterico de la preservacioacuten se articuloacute a lo largo de cada uno de los proyectos pues
todos contaron con dominios de trabajo que abordaron detalladamente y con gran rigor la
terminologiacutea que serviacutea de contexto teoacuterico a cada una de las investigaciones De esta forma
ya desde UBC Project se abordan particularmente los conceptos de documento electroacutenico y
sus cualidades de confiabilidad y autenticidad y se propone un glosario InterPARES 1 ofrece
tambieacuten un glosario que en InterPARES 2 se asienta de forma muy acabada en una base de
datos compuesta por un diccionario un glosario y tres ontologiacuteas (concepto de documento
archiviacutestico estatus y transmisioacuten y confianza) Finalmente InterPARES Trust asienta todo el
aparato terminoloacutegico conceptual en una base de datos de componentes similares al pro-
yecto anterior aunque esta vez organizada de forma interactiva denominada Terminologiacutea
Archiviacutestica Multilinguumle desarrollada con el auspicio del Consejo Internacional de Archivos
(Rondinelly 2019)
Toda esta propuesta teoacuterico-terminoloacutegica debe ser entendida en opinioacuten de esta autora
como un significativo aporte a la estructuracioacuten de la Teoriacutea Archiviacutestica Postcustodial pues
es preciso reconocer que las aportaciones teoacutericas de los InterPARES permitieron colocar
en el centro de la teoriacutea Archiviacutestica tanto el concepto de documento archiviacutestico como los
que derivan de su naturaleza es decir las definiciones de evidencia confianza confiabilidad
autenticidad integridad viacutenculo archiviacutestico entre otros En particular la novedosa recuperacioacuten
del enfoque del creador reintrodujo en la teoriacutea Archiviacutestica un punto de vista desatendido
durante todo su estadio custodial y permitioacute reinterpretar la abandonada esencia de la na-
turaleza del documento archiviacutestico en tanto instrumento y subproducto del registro de las
EL CAMBIO DE PARADIGMA EN EL CAMPO DE LA ARCHIVIacuteSTICA DESDE FINALES DEL SIGLO XX
36
Ir al Contenido
actividades de sus creadores que proporciona evidencia de dichas actividades y capacita a
aquellos para la rendicioacuten de cuentas transparente y responsable funcioacuten de la cual deriva su
uso como fuente para la investigacioacuten
En opinioacuten de la autora estos enfoques sin lugar a dudas resultan rasgos esenciales del
pensamiento archiviacutestico postcustodial Dicho de otro modo
El anaacutelisis conceptual de los documentos archiviacutesticos electroacutenicos y [hellip] confirman
que los conceptos continuacutean teniendo resonancia y que de hecho proporcionan una
metodologiacutea poderosa e internamente consistente para preservar la integridad de
los documentos archiviacutesticos electroacutenicos Al mismo tiempo situar el anaacutelisis dentro
de un marco de ingenieriacutea del conocimiento ha dado como resultado un reexamen
fructiacutefero y una adaptacioacuten de los conceptos diplomaacuteticos y archiviacutesticos a la luz de
la realidad de los documentos electroacutenicos y ha ayudado a dar nueva vida a la teoriacutea
la metodologiacutea y la praacutectica archiviacutestica (Duranti y MacNeil 2006)
Ahora bien comprender el marco teoacuterico conceptual de los proyectos InterPARES im-
plica asumir algunos presupuestos teoacutericos anteriores aparecidos desde fines de 1980 Entre
ellos destacan las ideas compartidas por Luciana Duranti sin las cuales difiacutecilmente podriacutean
comprenderse muchas de las propuestas y aportes de InterPARES a la teoriacutea y la praacutectica
Archiviacutestica Postcustodial
Uno de los primeros ejemplos donde se proponen estas nuevas ideas es en los artiacuteculos
publicados por Luciana Duranti bajo el sugerente tiacutetulo de Odisea de la Gestioacuten Documental5
(Duranti 1989) en los que la autora describe los avatares evolutivos de esta praacutectica desde
su aparicioacuten en las primeras sociedades humanas organizadas en la maacutes remota antiguumledad
hasta los principales aportes reinventores de esta disciplina en los antildeos cincuenta del siglo
XX en Norteameacuterica Sin embargo la propuesta de la autora permite develar la naturaleza
de la funcioacuten social de los documentos y los archivos distorsionada en sus esencias para el
momento en que estos artiacuteculos ven la luz
Es sobradamente conocido que el paradigma custodial en la Archiviacutestica tiene su punto
de partida en las decisiones de los revolucionarios franceses de 1789 que con el propoacutesito de
despojar del poder a la nobleza decadente no solo guillotinoacute a su maacuteximo representante el
5 Se ha traducido Gestioacuten Documental del original en ingleacutes Records Management
37
MAYRA M MENA MUGICA
Ir al Contenido
rey Luis XVI sino que y mucho maacutes importante y trascendente desactivoacute el valor juriacutedico
de los documentos en los cuales se habiacutea legitimado por milenios el ejercicio del poder y la
autoridad La creacioacuten en este escenario de los archivos nacionales franceses con el novedoso
papel de archivos histoacutericos y custodios de fuentes para la investigacioacuten iniciaba un Modelo
de gestioacuten documental nunca antes conocido en la historia de la humanidad
Fue precisamente este nuevo modelo de archivo histoacuterico el que se extendioacute por toda
Europa bajo la influencia de las ocupaciones napoleoacutenicas como expresioacuten praacutectica de la
implantacioacuten del nuevo tipo de sociedad moderna en la que los archivos ndashy muy particular-
mente los documentosndash comenzaron a ser novedosamente percibidos como fuentes para la
investigacioacuten y la memoria de la sociedad ndashfuentes objetivas imparciales e impolutas como las
definioacute Jenkinson (1922)ndash y consecuentemente legitimadoras de los nacientes sentimientos
nacionalistas asociados a la construccioacuten de los nuevos Estados-Naciones Dramaacuteticamente
el enfoque en esta nueva modalidad de archivos va a determinar la estructura teoacuterico-me-
todoloacutegica de la Archiviacutestica como disciplina cientiacutefica sobre la base de una definicioacuten de los
documentos archiviacutesticos retrospectivamente desde su uso y no desde su naturaleza como
registro de las acciones de sus creadores es decir se definioacute al documento archiviacutestico desde
un enfoque exoacutegeno a su naturaleza y a la funcioacuten juriacutedico-administrativa que determinoacute su
formacioacuten y uso desde la maacutes remota antiguumledad
Duranti con estos artiacuteculos nos rescata de una cuasi amnesia colectiva archiviacutestica al
recordarnos que los documentos y los archivos son expresioacuten manifiesta de la necesidad
intuitiva y pragmaacutetica de cualquier sociedad organizada de registrar y comunicar informacioacuten
en soportes perdurables que proporcionen evidencia veraz de sus actos y transacciones para
la consecucioacuten de sus necesidades juriacutedico-administrativas sin importar cual sea la tecnologiacutea
de su registro y soporte
De esta idea deriva el concepto de documento archiviacutestico que asumen los proyectos In-
terPARES es decir el documento archiviacutestico es un objeto con particularidades informativas
es ldquomaacutes que informacioacuten y otro que conocimientordquo es una especie distinta de informacioacuten
registrada aclara Duranti (2003 6) Es decir a diferencia de otros tipos de documentos el
documento archiviacutestico es creado o recibido por una persona fiacutesica o juriacutedica en el curso
de una actividad praacutectica (Duranti 1996) Esta afirmacioacuten apunta al hecho de que es preciso
comprender que en su naturaleza el documento archiviacutestico es expresioacuten de la voluntad
humana de registrar actos o transacciones sociales de las cuales derivaraacuten consecuencias
determinadas por un sistema juriacutedico dado El documento es aquiacute un instrumento a traveacutes del
EL CAMBIO DE PARADIGMA EN EL CAMPO DE LA ARCHIVIacuteSTICA DESDE FINALES DEL SIGLO XX
38
Ir al Contenido
cual se perciben las acciones sociales al mismo tiempo que deriva en subproducto del regis-
tro de las mismas proporcionando evidencia de su acontecer Esta aclaracioacuten permite definir
con precisioacuten que la naturaleza del documento archiviacutestico es de caraacutecter evidencial por su
particular funcioacuten de registro de las acciones su relacioacuten con la voluntad de sus creadores y
de su consecuente viacutenculo con contextos legales sociales y organizacionales determinados En
conclusioacuten el documento archiviacutestico es un elemento esencial en la capacidad de rendicioacuten de
cuentas transparente y responsable de cualquier creador u organizacioacuten productora
Ahora bien la capacidad del documento archiviacutestico de proporcionar evidencia y facilitar
la rendicioacuten de cuentas conduce a la necesidad de establecer mecanismos de confianza6 que
garanticen que dicha evidencia pueda ser considerada veraz a lo largo del tiempo Es esta ne-
cesidad la que determinoacute el surgimiento y por ende la funcioacuten originaria de los archivos Asiacute
afirma la Duranti (1989) desde la antiguumledad la custodia y preservacioacuten de los documentos
en los archivos les confirioacute autenticidad legal y autoridad para tener consecuencias en un
sistema juriacutedico dado al punto de que la utilidad de los mismos quedoacute supeditada a la accioacuten
de depoacutesito tambieacuten podriacutea decirse de captura en un archivo como garantiacutea de la auten-
ticidad de los documentos y como instrumento de confianza en la informacioacuten registrada
Esta uacuteltima idea es abordada con mucha maacutes profundidad en otro de los artiacuteculos de
estos antildeos ldquoEl Archivo como lugarrdquo donde la autora afirma que el archivo es ldquo[hellip] un lugar
capaz de conferir autoridad a los sedimentos documentales de la accioacuten a traveacutes de dotarlos
de autenticidadhelliprdquo (Duranti 1997 246) Es decir el archivo resultoacute uno de los elementos
si bien esencial de una larga consecucioacuten de procedimientos de gestioacuten documental para
garantizar la preservacioacuten de informacioacuten de acciones sociales con propoacutesitos de confianza
para el desarrollo de las relaciones humanas en las sociedades organizadas Fue el archivo ndashen
tanto mecanismo de gestioacuten documentalndash un lugar fiacutesico porque fiacutesicos fueron los soportes en
los que se registraba la informacioacuten en los que por demaacutes se embebieron todos los elementos
que paulatinamente fueron conformando el entramado de confianza derivado de los proce-
dimientos y contextos juriacutedicos de creacioacuten de los documentos De esta forma la captura de
tales registros fiacutesicos en un lugar fiacutesico el archivo resultoacute una solucioacuten obvia para preservar
lo que era verdaderamente esencial la necesidad de confianza en la informacioacuten registrada
6 El teacutermino confianza tambieacuten ha sido traducido como veracidad Veacutease Mena M (2006) Propues-ta de requisitos funcionales para la gestioacuten de documentos archiviacutesticos electroacutenicos en la administracioacuten central del Estado cubano InterPARES Project Disponible en wwwinterparesorg
39
MAYRA M MENA MUGICA
Ir al Contenido
Por lo tanto es posible concluir de estas ideas tempranas de Duranti sobre la necesidad de
registrar actos y transacciones sociales para la toma de decisiones juriacutedico-administrativas de
una parte y su consecuente captura en un sistema de gestioacuten con propoacutesitos de confianza el
archivo de otra es una necesidad insoslayable para cualquier tipo de sociedad
Asiacute una sociedad que basara sus relaciones y su comunicacioacuten en informacioacuten registrada en
soportes digitales tambieacuten estariacutea compelida al igual que lo estuvieron las sociedades preceden-
tes a establecer meacutetodos de garantiacutea de la confianza en la informacioacuten resultante del registro
de sus actos y transacciones Cualquier propoacutesito de utilizar estos documentos como fuentes
para la investigacioacuten y el estudio del devenir histoacuterico de las sociedades es un uso sin lugar a
dudas posterior y secundario a la primigenia necesidad social de crear y mantener documentos
yo informacioacuten que proporcionen evidencias veraces de sus actos y transacciones y en los que
se pueda confiar
Con estas certezas expresioacuten ya de una nueva forma de pensamiento en el campo de la
Archiviacutestica derivadas de nuevas observaciones que no podiacutean ser explicadas en teacuterminos del
marco teoacuterico tradicional iniciaron las investigaciones de los proyectos InterPARES
A partir de estos antecedentes se va a conformar todo el marco teoacuterico conceptual que
resulta de los proyectos InterPARES basamento teoacuterico del nuevo concepto de preservacioacuten y
que se constituye en un aporte esencial a la estructura teoacuterica de la Archiviacutestica Postcustodial
En dicho entramado conceptual sobresale por su caraacutecter articulador la propuesta del
meacutetodo Diplomaacutetico-Archiviacutestico La Diplomaacutetica ndashal estudiar los documentos de archivo
medievales como unidades independientesndash establecioacute un meacutetodo de abstraccioacuten y sistema-
tizacioacuten cuyo objetivo fue la identificacioacuten de los atributos esenciales o ideales de un docu-
mento a traveacutes del cuaacutel pudiera determinarse su confiabilidad autenticidad y valor legal con el
propoacutesito de probar muchos de los derechos patrimoniales de la iglesia (MacNeil 2000) Asiacute
esta ciencia ndashdesde el siglo XVIIIndash estudioacute la geacutenesis y forma de transmisioacuten de los documen-
tos archiviacutesticos y su relacioacuten con los hechos en ellos representados y con sus creadores con
el fin de identificar evaluar y comunicar su verdadera naturaleza (Duranti 1996) Para ello la
Diplomaacutetica ndasha traveacutes del anaacutelisis del proceso de creacioacuten documentalndash identificoacute un conjunto
de elementos formales que estaacuten presentes en todo documento archiviacutestico mediante los
cuales es posible determinar la confianza en la veracidad de los mismos
Los investigadores de InterPARES apropiaacutendose de la certeza del caraacutecter descontextua-
lizado de los principios de la Diplomaacutetica determinaron que su meacutetodo podiacutea ser utilizado
para la evaluacioacuten de la confianza de documentos archiviacutesticos producidos en cualquier eacutepoca
EL CAMBIO DE PARADIGMA EN EL CAMPO DE LA ARCHIVIacuteSTICA DESDE FINALES DEL SIGLO XX
40
Ir al Contenido
o circunstancias y generados por cualquier tecnologiacutea de registro pues en el corazoacuten del meacute-
todo diplomaacutetico residiacutea la idea de que los documentos archiviacutesticos podiacutean ser identificados
analizados entendidos y evaluados por medio de un ldquo[hellip] sistema de elementos formales que
eran universales en su aplicacioacuten y descontextualizados en su naturalezardquo (Duranti Eastwood
MacNeil 2002 11)
El anaacutelisis de los meacutetodos de la Diplomaacutetica en conjuncioacuten con los conceptos de la
Archiviacutestica particularmente el de viacutenculo archiviacutestico permitioacute proponer el meacutetodo Diplomaacute-
tico-Archiviacutestico como metodologiacutea que responde a las necesidades de preservacioacuten de los
documentos electroacutenicos es decir al estudio de su naturaleza y consecuentemente para de-
terminar su capacidad para funcionar como evidencia veraz de actos y transacciones sociales
es decir para determinar su confianza
En el punto de partida del meacutetodo Diplomaacutetico-Archiviacutestico estaacuten los conceptos de
documento archiviacutestico y documento archiviacutestico electroacutenico Asiacute el primero se definioacute como
cualquier documento ldquo[hellip] hecho o recibido en el curso de una actividad praacutectica como un
instrumento o subproducto de esta y que es capturado para accioacuten o referenciardquo (Duranti
2008 805) El documento archiviacutestico electroacutenico fue definido entonces como un documento
analoacutegico o digital desarrollado por una conduccioacuten eleacutectrica y que requiere el uso de equi-
pamiento electroacutenico para su comprensioacuten por una persona (Duranti 2008 805) Es decir es
un documento archiviacutestico producido y mantenido por sistemas electroacutenicos con todas las
caracteriacutesticas y cualidades del primero
Partiendo de la certeza de que los sistemas electroacutenicos no solo creaban documentos
archiviacutesticos con propoacutesitos de registro de acciones y transacciones de sus creadores sino
que al mismo tiempo generaban documentos datos e informacioacuten para diversos fines fue
necesario identificar los rasgos caracteriacutesticos de los documentos archiviacutesticos consideraacuten-
dolos como un complejo de elementos y sus interrelaciones (Duranti 2001) Asiacute se determinoacute
que los documentos archiviacutesticos tienen una forma fija y que para ello su contenido binario
incluyendo su forma documental es almacenada de manera que esta permanezca completa
e inalterada y que el mensaje del documento pueda ser reproducido con la misma forma
documental que teniacutea cuando fue capturado por vez primera Asimismo se identificoacute que
el documento archiviacutestico electroacutenico debe contar con un contenido estable una relacioacuten
expliacutecita con otros documentos dentro o fuera del sistema digital asiacute como unos componen-
tes intelectuales Ameacuten por supuesto de que debe participar o soportar una accioacuten ya sea
procedimentalmente o como parte de un proceso de toma de decisiones (Duranti 2008 729)
41
MAYRA M MENA MUGICA
Ir al Contenido
Partiendo de estas ideas se identificoacute que cada documento archiviacutestico electroacutenico cuenta
con un conjunto de elementos o atributos que lo identifican de forma inequiacutevoca y confor-
man su identidad Estos atributos presentan dos tipos de componentes los intelectuales y
los digitales
Los componentes intelectuales de los documentos archiviacutesticos electroacutenicos fueron iden-
tificados como acciones personas viacutenculo archiviacutestico contenido contextos y forma docu-
mental (Duranti 2008 729) Las acciones son definidas como ejercicios conscientes de la
voluntad de una persona encaminados a crear mantener modificar o extinguir una situacioacuten
(Duranti 2008 729)
Las personas relacionadas con los documentos archiviacutesticos electroacutenicos en tanto los
sujetos encargados de llevar a cabo actos o acciones fueron identificadas como autor escritor
originador productor y destinatario (Duranti 2008 729)
La asuncioacuten del concepto de viacutenculo archiviacutestico ya mencionado derivoacute de la percepcioacuten de
que la Diplomaacutetica estudioacute al documento archiviacutestico como unidad individual a diferencia
de la Archiviacutestica que lo examina como parte de agregaciones documentales resultantes de
sus relaciones funcionales y documentales asiacute como de la forma en que ellos son controlados
y comunicados (Duranti 2001) Asiacute este fue definido como ldquo[hellip] la red de relaciones que cada
documento de archivo tiene con los documentos de archivo que pertenecen a una misma
agregacioacuten y participan en una misma actividadrdquo (Duranti 2008 772)
El contenido que como se apuntoacute arriba debe mantenerse estable se definioacute como el
mensaje embebido en el cuerpo de un documento de archivo
Los contextos fueron definidos como cualquier elemento externo al documento que sea
relevante para su significado es decir el marco en el cual tiene lugar la accioacuten en la que el
documento archiviacutestico participa o aquel donde un documento es creado usado y mantenido
(Duranti 2008 779) Luego de algunas diferenciaciones los elementos del contexto queda-
ron identificados como juriacutedico-administrativos de procedencia procedimental documental
y tecnoloacutegico
Por uacuteltimo pero no menos importante la forma documental se consideroacute como aque-
llas reglas de representacioacuten seguacuten las cuales el contenido de un documento archiviacutestico su
contexto juriacutedico-administrativo documental y su autoridad son comunicados (Duranti 2008
729) La forma documental de un documento archiviacutestico estaacute a su vez compuesta por la forma
intelectual (interna) y la forma fiacutesica (externa) La primera fue definida como el conjunto de
atributos de forma que representan y comunican los elementos de accioacuten o asunto en que
EL CAMBIO DE PARADIGMA EN EL CAMPO DE LA ARCHIVIacuteSTICA DESDE FINALES DEL SIGLO XX
42
Ir al Contenido
estaacute involucrado asiacute como sus contextos documental y administrativo La forma intelectual
es el conjunto de los atributos de forma de un documento archiviacutestico que determina su
apariencia o aspecto externo (Duranti 2008 729)
Todo el Meacutetodo Diplomaacutetico-Archiviacutestico dentro del cual se articulan los conceptos
expuestos como parte del Marco Teoacuterico de la Preservacioacuten estaacute enfocado en la buacutesqueda
de soluciones que permitan lograr que los documentos archiviacutesticos electroacutenicos sean una
representacioacuten verdadera de los actos o transacciones en los que ellos participan de forma tal
que puedan ser considerados evidencia veraz de dichos actos es decir que sea posible confiar
en la informacioacuten que ellos comunican
El concepto de confianza (trustworthiness) en los documentos de InterPARES se asienta
alrededor de las ideas sobre la relacioacuten verdad-documento archiviacutestico y fue definido como
la cualidad de un documento archiviacutestico para constituir una declaracioacuten precisa de los
hechos y una manifestacioacuten genuina de esos mismos hechos (MacNeil 2000) Asimismo se
considera que esta es la cualidad de un documento archiviacutestico de ser fidedigno fehaciente
siempre que reuacutena las caracteriacutesticas de fiabilidad autenticidad y exactitud Es decir el do-
cumento archiviacutestico puede establecer declarar o afirmar hechos es evidente su caraacutecter
sin alteraciones ni corrupciones y su informacioacuten es precisa correcta veraz y pertinente
(Duranti 200 729)
Como se puede apreciar la cualidad de confianza estaacute compuesta por las caracteriacutesticas
de fiabilidad autenticidad y exactitud La fiabilidad de un documento archiviacutestico es su ca-
pacidad para establecer declarar o sostener al acto o hecho en el que participa o del que
es relativo y es establecida determinando la competencia del autor y examinando tanto
la completitud en la forma del documento como el nivel de control ejercido durante su
proceso de produccioacuten (Duranti 2008 729) Es decir esta depende en uacuteltima instancia de
dos aspectos el grado de completamiento del documento y el grado de control ejercido
sobre los procedimientos en el curso de los cuales el documento fue creado La fiabilidad
estaacute atada al momento de la creacioacuten del documento y se define baacutesicamente en este mo-
mento El grado de completamiento es el grado en que el documento posea los elementos
de forma intelectual necesarios para actuar y tener consecuencias en el contexto juriacutedico
en que este fue creado Estaacute relacionado con el hecho de que el documento pueda o no
cumplir la funcioacuten para la cual ha sido creado en funcioacuten de sus atributos de forma intelec-
tual El procedimiento documental es el cuerpo de reglas que gobiernan la creacioacuten de un
documento archiviacutestico
43
MAYRA M MENA MUGICA
Ir al Contenido
La autenticidad de un documento archiviacutestico es definida como la acreditacioacuten de que este
es lo que pretende ser sin alteraciones o corrupciones Los documentos auteacutenticos son los
que han mantenido su identidad e integridad a lo largo del tiempo gracias a la evidencia de su
caraacutecter requisitos o circunstancias inherentes (Duranti 2008 729) Esto es la garantiacutea de que
el documento de archivo no ha sido manipulado o corrompido desde su creacioacuten o sea que
mantiene su integridad como registro de informacioacuten En otras palabras la autenticidad es el
mantenimiento en el tiempo y el espacio de la fiabilidad del documento
Asimismo se identificoacute que la autenticidad estaacute relacionada con ldquo[hellip] el modo la forma
y el estado de transmisioacuten de los documentos y con la forma de su preservacioacuten y su custo-
diardquo (MacNeil 2002) El modo de transmisioacuten de los documentos es el meacutetodo que se utiliza
para que el documento sea comunicado ya sea a traveacutes del espacio o del tiempo La forma
de transmisioacuten es la forma fiacutesica e intelectual que teniacutea el documento de archivo cuando
fue trasmitido y el estado de transmisioacuten es el grado de perfeccioacuten de la forma documental
este puede ser un borrador un original una copia etc Teniendo en cuenta estos elementos
mantener la autenticidad de un documento archiviacutestico electroacutenico implica evitar por todos
los medios que sean manipulados alterados o falsificados despueacutes de su creacioacuten por ello
un documento archiviacutestico electroacutenico auteacutentico seguacuten Duranti (2001 46) es aquel que su
[hellip] identidad e integridad puede verificarse esto es un documento archiviacutestico
cuya procedencia y autoriacutea pueden conocerse todo el tiempo y a traveacutes del cual
su seguridad y estado de transmisioacuten pueden determinarse y ser considerado su
meacutetodo de preservacioacuten La autenticidad estaacute dada por la integridad la identidad y
el contexto de los documentos archiviacutesticos (Duranti 2008 729)
En relacioacuten con la autenticidad resultoacute importante para los acercamientos terminoloacutegicos
de InterPARES distinguirla del concepto de autenticacioacuten Al respecto se concluyoacute que si bien
la autenticidad era una cualidad de los documentos archiviacutesticos la autenticacioacuten era solo un
medio de probar que un documento archiviacutestico es lo que pretende ser en un momento dado en
el tiempo que se establece mediante la insercioacuten o la adicioacuten de un elemento o una declaracioacuten
(palabras o siacutembolos por ejemplo la firma digital) en un documento y las reglas que la gobiernan
son establecidas por legislacioacuten Estos elementos no pueden ser considerados en modo alguno
garantiacutea de autenticidad ya que estos elementos son insuficientes para establecer la identidad y
demostrar la integridad de un documento electroacutenico en el largo plazo (Duranti 2001)
EL CAMBIO DE PARADIGMA EN EL CAMPO DE LA ARCHIVIacuteSTICA DESDE FINALES DEL SIGLO XX
44
Ir al Contenido
La exactitud en el caso del documento archiviacutestico se refiere al grado en que sus datos e
informacioacuten son precisos correctos veraces libres de errores o distorsiones y pertinentes a
un asunto o materia (Duranti 2008 729) Esta se relaciona con el grado en que el documento
es preciso pertinente al propoacutesito para el cual fue creado o utilizado cuenta con un grado
de correccioacuten y es veraz
Todo este profuso marco teoacuterico enfocado en el anaacutelisis de la naturaleza las caracteriacutesti-
cas y las cualidades que distinguen a los documentos archiviacutesticos de otras entidades informa-
tivas generadas por los sistemas de informacioacuten electroacutenicos y que por lo tanto condicionan
las formas de su gestioacuten en el ambiente digital sirvieron de marco teoacuterico operativo para las
diferentes propuestas de soluciones para su gestioacuten y preservacioacuten en ambientes digitales
como se podraacute apreciar a continuacioacuten
soLuciones Para La Preservacioacuten De Documentos archiviacutesticos eLectroacutenicos
Otro de los aspectos que resultan esenciales para evaluar el impacto de los hallazgos de
los proyectos InterPARES al cambio de paradigma en el campo de la Archiviacutestica son sus
propuestas de soluciones a la preservacioacuten de los documentos archiviacutesticos electroacutenicos
Estas soluciones si bien tuvieron diferentes denominaciones en cada una de las fases de los
proyectos ndashcomo se veraacute a continuacioacutenndash se articularon alrededor de lo que se conoce en la
literatura especializada como requisitos que ndashcomo ya apuntamosndash juegan un papel primor-
dial en el nuevo rol que el concepto de preservacioacuten derivado de los InterPARES otorga a los
archiveros en las fases de disentildeo de los sistemas y los documentos archiviacutesticos electroacutenicos
Los requisitos funcionales y no funcionales comenzaron a formularse desde mediados
de la deacutecada de 1990 Bearman (2004) uno de los pioneros en proponerlos sugirioacute que era
necesario enunciar requisitos archiviacutesticos que sirvieran de base a las demandas de los dife-
rentes actores involucrados en la gestioacuten de documentos archiviacutesticos electroacutenicos ya que
la formulacioacuten de este tipo de requisitos implica expresar las necesidades concretas de cada
entorno cultural y juriacutedico frente a las caracteriacutesticas particulares de la tecnologiacutea que impo-
nen en la gestioacuten de la documentacioacuten Archiviacutestica electroacutenica en cada uno de los contextos
particulares donde pretendan aplicarse
Las soluciones para la preservacioacuten de documentos archiviacutesticos electroacutenicos se han
ido desarrollando a lo largo de los trabajos de cada uno de los proyectos Sin embargo en
opinioacuten de esta autora sobresalen por su impacto en el desarrollo de formas para la preser-
vacioacuten de documentos archiviacutesticos electroacutenicos los Requisitos para ponderar y mantener
45
MAYRA M MENA MUGICA
Ir al Contenido
la autenticidad de los documentos electroacutenicos desarrollados por InterPARES 1 el Modelo
de Cadena de Preservacioacuten propuesto por InterPARES 2 y la Preservacioacuten como un servicio
para la confianza (PaaST) propuesto por InterPARES Trust los cuales abordaremos breve-
mente a continuacioacuten Cada una de estas propuestas de requisitos podriacutea ser analizada en
extenso sin embargo se ha optado por una breve descripcioacuten de algunos de sus aspectos
dado el objeto del presente capiacutetulo
requisitos Para PonDerar y mantener La autenticiDaD De Los Documentos eLectroacutenicos
El proyecto InterPARES 1 identificoacute dos grupos de requisitos aquellos que apoyan la presun-
cioacuten de autenticidad de los documentos archiviacutesticos electroacutenicos antes de que estos fueran
transferidos a la custodia del preservador los llamados Requisitos de Cota y los requisitos que
apoyan la produccioacuten de copias auteacutenticas de documentos archiviacutesticos electroacutenicos que ya
habiacutean sido transferidos a la custodia del preservador los llamados Requisitos de Base (Duranti
2005 259)
Ambos tipos de requisitos derivan de la Plantilla para el anaacutelisis de los documentos
archiviacutesticos electroacutenicos propuesta inicialmente por UBC Project sobre la base del Meacutetodo
Diplomaacutetico-Archiviacutestico y reajustada como parte de los propios anaacutelisis de InterPARES 1
La propuesta de los requisitos se articuloacute sobre la ya mencionada concepcioacuten de un ci-
clo de vida de dos fases y la consecuente necesidad de dos sistemas para la preservacioacuten el
sistema de mantenimiento de los documentos archiviacutesticos y el sistema de preservacioacuten de
documentos archiviacutesticos
El sistema de mantenimiento de los documentos archiviacutesticos se definioacute como
[hellip] un conjunto de reglas que rigen la creacioacuten el recibo la captura y el mantenimien-
to de documentos archiviacutesticos activos y semiactivos generados en el curso de las
actividades de sus creadores y las herramientas y mecanismos para su implementacioacuten
(Duranti y MacNeil 2006 48)
Si bien este sistema se define desde la perspectiva de los creadores de documentos
sus propoacutesitos y actividades sirven a un conjunto mucho maacutes amplio de objetivos sociales
dentro de los que se incluyen el cumplimiento tanto de requerimientos legales como de
rendicioacuten de cuentas administrativas sociales e histoacutericas (Duranti y MacNeil 2006) El
sistema de preservacioacuten fue definido como
EL CAMBIO DE PARADIGMA EN EL CAMPO DE LA ARCHIVIacuteSTICA DESDE FINALES DEL SIGLO XX
46
Ir al Contenido
[hellip] un conjunto de reglas que rigen el mantenimiento fiacutesico e intelectual de los
documentos activos y semiactivos a lo largo del tiempo y las herramientas y los me-
canismos necesarios para su implementacioacuten (Duranti y MacNeil 2006)
Ambos sistemas mantenimiento y preservacioacuten conformaban lo que el proyecto deno-
minoacute Sistema de documentos archiviacutesticos de la organizacioacuten
Partiendo de la idea de la necesidad de estos dos sistemas se consideroacute necesario pri-
mero establecer requisitos para ponderar la autenticidad de los documentos del sistema de
mantenimiento aquellos que van a ser elegidos para su preservacioacuten permanente como parte
del proceso de valoracioacuten y una vez que estos sean transferidos al sistema de preservacioacuten
mantener esa autenticidad ya determinada
En tal sentido los Requisitos de Cota son las condiciones que sirven como base para la
ponderacioacuten por parte del preservador de la autenticidad de los documentos archiviacutesticos elec-
troacutenicos producidos por el creador y que capacitan por medio de la satisfaccioacuten de los mismos
al preservador para inferir la autenticidad de los documentos sobre la base de la manera en que
estos han sido creados tratados y mantenidos por parte de su creador (Duranti 2005 265)
Dentro de los Requisitos de Cota se definieron requisitos para la identificacioacuten de la
informacioacuten acerca de un documento archiviacutestico electroacutenico en el contexto inmediato de
su creacioacuten y la manera en que ha sido tratado y mantenido que establece la identidad del
documento y sienta un fundamento para demostrar su integridad (los identificados en la
diagramacioacuten propuesta como A1) Asimismo se establecieron requisitos para identificar
los tipos de controles procedimentales sobre la creacioacuten tratamiento y mantenimiento
de los documentos que apoyan la presuncioacuten de su integridad (los identificados en la
diagramacioacuten propuesta de la A2 a la A8) (Duranti 2005 265)
Teniendo en cuenta que los documentos del sistema de mantenimiento de los creadores
necesariamente traspasan fronteras de espacio y tiempo fundamentalmente tecnoloacutegicas y
que consecuentemente todos sufren modificaciones y no se puede asegurar que son ideacutenti-
cos a coacutemo ellos fueron creados la ponderacioacuten de la autenticidad necesita ser apoyada con
evidencia que demuestre que los documentos se han mantenido por medio de tecnologiacuteas y
procedimientos administrativos que garantizan su identidad e integridad
Asiacute la identidad fue definida como los atributos de un documento que lo caracterizan de
manera uacutenica y lo distinguen de otros documentos Estos atributos fueron inicialmente los
nombres de las personas que participan en la formacioacuten del documento (autor destinatario
47
MAYRA M MENA MUGICA
Ir al Contenido
escritor generador) sus fechas de creacioacuten (fecha de realizacioacuten recibido y guardado) y
sus fechas de trasmisioacuten indicacioacuten de la accioacuten o asunto en el que el documento participa
expresioacuten del viacutenculo archiviacutestico que lo enlaza con otros documentos que participan en la
misma accioacuten (coacutedigo de clasificacioacuten u otro identificador uacutenico) e indicacioacuten de adjuntos
Por otra parte se establecioacute que un documento tiene integridad cuando estaacute completo e
incorrupto en todos sus elementos esenciales esto es si el mensaje que comunica perma-
nece inalterado (Duranti 2005 60)
Consecuentemente ponderar la autenticidad de los documentos pasa por presumir a
traveacutes de la evidencia que demuestra que el creador de los documentos los creoacute y mantuvo
auteacutenticos por evaluar dicha evidencia por medio del anaacutelisis del cumplimiento de los Requi-
sitos de Cota Por lo tanto la presuncioacuten de autenticidad se basa en el nuacutemero de requisitos
que se cumplen y el grado en que cada uno de ellos es satisfecho es decir mientras maacutes alto
es el grado de satisfaccioacuten de los requisitos mayor seraacute la presuncioacuten de autenticidad
Los Requisitos de Base que apoyan la produccioacuten de copias auteacutenticas de los documentos
archiviacutesticos electroacutenicos son aquellos que esbozan las condiciones miacutenimas necesarias para
capacitar al conservador para atestiguar la autenticidad de las copias de los documentos archi-
viacutesticos electroacutenicos inactivos (Duranti 2005 268) Estos se identificaron en la diagramacioacuten
como la serie B de los requisitos y tienen un rango de B1 a B3
La idea de los Requisitos de Base proviene de la necesidad de un tercero confiable como
garante de la autenticidad ya articulada desde UBC Project Ahora bien partiendo de la certeza
de que resulta imposible preservar un documento archiviacutestico electroacutenico sino es por medio
de su reproduccioacuten y que ello implica constantes migraciones y la consecuente peacuterdida o
inclusioacuten de datos el sistema de preservacioacuten debe mantener la autenticidad continuada de
los documentos y producir copias que a su vez se deberaacuten mantener auteacutenticas En tal sentido
estos Requisitos de Base regulan la produccioacuten de copias auteacutenticas y en este caso todos
deberaacuten ser satisfechos para atestiguar la autenticidad de las copias que se custodian en el
sistema de preservacioacuten
El Modelo de Cadena de PreservacioacutenEl Modelo de Cadena de Preservacioacuten (Chain of Preservation Model) (MCP) derivado del re-
finamiento de los hallazgos de UBC Project e InterPARES 1 se basoacute en la idea ya apuntada de
la necesidad de una entidad responsable de la preservacioacuten a largo plazo de los documentos
archiviacutesticos electroacutenicos
EL CAMBIO DE PARADIGMA EN EL CAMPO DE LA ARCHIVIacuteSTICA DESDE FINALES DEL SIGLO XX
48
Ir al Contenido
El MCP describe todas y cada una de las actividades involucradas en la creacioacuten manejo
y preservacioacuten de documentos archiviacutesticos electroacutenicos fiables y auteacutenticos por medio de
una diagramacioacuten basada en Integration Definition for Function Modeling (IDEF0) desarrollada
por el US Federal Information Processing Standard para la funcioacuten especiacutefica de modelado
El Modelo incluye tanto los diagramas de todas las actividades como un glosario que facilita
la comprensioacuten de la diagramacioacuten
La diagramacioacuten permitioacute representar a traveacutes de recuadros y flechas todos los
temas del Modelo y su contexto general Las flechas que representan las entradas las
salidas los controles y los mecanismos del Modelo delimitan la interfaz con las funcio-
nes externas de los temas de cada aacuterea que estaacute siendo modelada establecieacutendose asiacute
el foco del Modelo
El Modelo representoacute tres tipos de controles que son esenciales para la gestioacuten de la
preservacioacuten de documentos archiviacutesticos electroacutenicos aquellos derivados de los conceptos
meacutetodos y praacutecticas Archiviacutesticas y aquellos derivados del contexto juriacutedico en que los docu-
mentos nacen y existen tales como el sistema juriacutedico dada su influencia determinante en la
forma en que son creados conservados comunicados usados y preservados los documentos
asiacute como la misioacuten del preservador dado que el intereacutes principal del Modelo es la preservacioacuten
a largo plazo de documentos fiables auteacutenticos y exactos Asimismo se tuvieron en cuenta el
estado de la tecnologiacutea y las normas para la gestioacuten
Asiacute el MCP diagramoacute los elementos de entrada y salida de cada uno de los procesos de
gestioacuten de los documentos archiviacutesticos electroacutenicos sobre la base de los mandatos de los con-
troles arriba apuntados Toda la diagramacioacuten fue representada a traveacutes de valores alfanumeacutericos
bull A1 Marco para el manejo de la Cadena de Preservacioacuten Estas son las actividades
que permiten la determinacioacuten tanto de los requisitos como del disentildeo imple-
mentacioacuten y mantenimiento de toda la cadena de preservacioacuten es decir todos
los elementos de poliacuteticas estrategias y meacutetodos necesarios para el manejo de
documentos archiviacutesticos electroacutenicos Esta actividad incluye las de Desarrollo del
marco para la gestioacuten (A11) el Disentildeo del marco (A12) el Mantenimiento del
marco (A1e) y la Implementacioacuten del marco (A14)
bull A2 Manejo de la creacioacuten de los documentos Esta actividad incluye todos
aquellos aspectos asociados a la creacioacuten y recepcioacuten de los documentos que
son transferidos del creador al sistema de mantenimiento de los mismos asiacute
49
MAYRA M MENA MUGICA
Ir al Contenido
como el monitoreo de todas las operaciones de dicho sistema Todo ello en el
entendido de que los documentos son generados como resultado del registro
de las actividades de los creadores y por lo tanto las actividades involucradas en
dicha creacioacuten preceden a la captura de los documentos en el sistema de man-
tenimiento con propoacutesitos de garantizar la autenticidad Esta actividad incluye
el Manejo de la creacioacuten propiamente dicho (A21) el Manejo de la recepcioacuten
(A22) y el Manejo del comportamiento del Sistema de mantenimiento de los
documentos (A23)
bull A3 Manejo de los documentos en el sistema de mantenimiento Esta actividad
estaacute relacionada con la supervisioacuten y coordinacioacuten de todas las actividades aso-
ciadas con la conservacioacuten de los documentos en el Sistema de mantenimiento
el acceso a los documentos asiacute como el desarrollo de las actividades de la
disposicioacuten y el monitoreo de todo el Sistema de mantenimiento siempre con
propoacutesitos de asegurar la continua autenticidad Esta actividad incluye el Man-
tenimiento de los documentos en el sistema (A31) las Facilidades de acceso
(A32) la Disposicioacuten (A33) y le Monitoreo del comportamiento del Sistema
de mantenimiento (A34)
bull A4 Preservacioacuten de los documentos Esta actividad incluye la supervisioacuten y coordinacioacuten
de todas las actividades relacionadas con la preservacioacuten de los documentos dentro del
sistema de preservacioacuten para asegurar su continua autenticidad mientas ellos estaacuten bajo
la custodia de la entidad designada para la preservacioacuten Estas actividades son vistas por
parte de InterPARES 2 desde la perspectiva ya apuntada de la necesidad de la existen-
cia de una entidad o tercero confiable responsable de la preservacioacuten a largo plazo de
copias auteacutenticas de los documentos producidos por el creador Aquiacute se incluyeron el
Manejo del sistema de preservacioacuten permanente (A41) la Valoracioacuten de los documen-
tos para la preservacioacuten permanente (A42) la Seleccioacuten de los documentos (A43) la
Preservacioacuten de los documentos (A44) y los Documentos preservados (A45)
Cada una de estas actividades fueron desagradas en subactividades que a su vez quedaron
diagramadas para conformar un Modelo de Cadena Preservacioacuten muy completo de acuerdo
con los requerimientos de la preservacioacuten de documentos archiviacutesticos electroacutenicos fiables
auteacutenticos y exactos resultado de los anaacutelisis del proyecto InterPARES 2
EL CAMBIO DE PARADIGMA EN EL CAMPO DE LA ARCHIVIacuteSTICA DESDE FINALES DEL SIGLO XX
50
Ir al Contenido
Preservacioacuten como un servicio para la confianza (Preservation as a Service for Trust [PaaST])Como se apuntoacute arriba la creciente preocupacioacuten por la confianza en los documentos archi-
viacutesticos electroacutenicos en una sociedad que crecientemente trabaja en redes interconectadas
y particularmente por los grandes problemas que plantea la preservacioacuten en la llamada nube
donde se cede el control de la preservacioacuten a los proveedores de estos servicios sin que se
tenga la certeza de que cuenten con las habilidades necesarias para la preservacioacuten de los
datos condujo al desarrollo del proyecto InterPARES Trust y a su propuesta de requisitos
Preservation as a Service for Trust (PaaST)
Esta propuesta se sustenta en la idea defendida en InterPARES de que la preservacioacuten
digital requiere una Cadena de preservacioacuten que garantice que los documentos archiviacutesticos
electroacutenicos sobrevivan sin corrupcioacuten pues el desconocimiento de coacutemo se ha conservado
la informacioacuten digital impide afirmar que esta es lo que pretende ser es decir que pueda ser
considerada auteacutentica Ello requiere de un conjunto de controles que garanticen por medio
de una cadena ininterrumpida de preservacioacuten que se satisfagan requisitos de preservacioacuten
durante toda la vida de la informacioacuten que se pretende conservar (Thibodeau K Prescott
D Pearce-Moses R y Duranti L 2018)
En tal sentido PaaST define un conjunto integral de requisitos funcionales y de datos que
respaldan la preservacioacuten de la informacioacuten digital independientemente de las tecnologiacuteas
utilizadas o de quien las utilice en cualquier escenario de preservacioacuten digital
Los requisitos propuestos en PaaST estaacuten enfocados como servicios es decir como conjuntos
de capacidades relacionadas que podriacutean ejecutarse utilizando tecnologiacuteas diferentes y potencial-
mente no relacionadas bajo un control administrativo u operativo independiente Este enfoque
no requiere de un sistema uacutenico para la preservacioacuten sino que asume el concepto de entorno de
preservacioacuten entendido como el conjunto de infraestructuras y herramientas tecnoloacutegicas utiliza-
das en la preservacioacuten digital de objetos de preservacioacuten Este es un enfoque flexible que permite
tanto el uso de un sistema uacutenico de preservacioacuten como la divisioacuten de responsabilidades con tareas
desarrolladas internamente y otras externas bajo contratacioacuten (Jansen y Duranti 2013)
En tal sentido PaaST define cuatro roles para la implementacioacuten de los requisitos a saber
1 Roles relacionados con la preservacioacuten
bull Titular inicial (Initial Holder) Definido como aquella figura que posee o con-
trola los objetos destinados a ser preservados
51
MAYRA M MENA MUGICA
Ir al Contenido
bull Director de la preservacioacuten (Preservation Director) Definido como el respon-
sable de la preservacioacuten de los objetos digitales
bull Proveedor de Servicios de Preservacioacuten (Preservation Service Provider) De-
finido como la figura que ofrece los recursos y servicios tecnoloacutegicos para
realizar la preservacioacuten digital
2 Rol relacionado con el acceso
bull Cliente que accede (Access Client) Definido como la figura que desea obtener
u obtiene acceso a la informacioacuten preservada
Estos roles se definen en relacioacuten con la participacioacuten en el cumplimiento de los re-
quisitos de PaaST y no deben verse como entidades sino que pueden ser asumidos por
individuos organizaciones o partes de ellas desempentildeaacutendose incluso en el cumplimiento de
maacutes de un rol Estos roles no definen maacutes de una responsabilidad La misma entidad podriacutea
cumplir maacutes de un rol o diferentes roles en diferentes momentos (Thibodeau K Prescott
D Pearce-Moses R y Duranti L 2018) En consecuencia PaaST establecioacute requisitos para
los servicios de
bull Submission Referido a la ingesta de los objetos de preservacioacuten en el entorno de
preservacioacuten
bull Caracterizacioacuten Referido al anaacutelisis teacutecnico y archiviacutestico de los objetos a ser
preservados
bull Autenticidad Referido a la captura de la informacioacuten sobre la identidad e inte-
gridad de los objetos a ser preservados asiacute como sobre los meacutetodos de auten-
ticacioacuten
bull Almacenamiento de preservacioacuten Referido al control de almacenamiento de los
objetos de datos que codifican los objetos de preservacioacuten para mantener la
identidad prevenir la corrupcioacuten y satisfacer otros requisitos de preservacioacuten
bull Cambio de preservacioacuten Referido al control de los cambios tecnoloacutegicos tales
como la migracioacuten de formatos o el reemplazo de software para garantizar la
supervivencia y la usabilidad
bull Acceso Referido a la capacidad de entregar copias de datos u objetos de
preservacioacuten
EL CAMBIO DE PARADIGMA EN EL CAMPO DE LA ARCHIVIacuteSTICA DESDE FINALES DEL SIGLO XX
52
Ir al Contenido
Finalmente el Modelo describe los requisitos en forma de tablas subdividieacutendolos en
requisitos para Servicios de Acciones de Preservacioacuten Requisitos para capacidades de gestioacuten de
Informacioacuten y Requisitos de capacidades de gestioacuten de la preservacioacuten
Al igual que el resto de los productos resultantes de las investigaciones de los proyectos
InterPARES que cuentan con un robusto control terminoloacutegico PaaST es acompantildeado por
un Glosario en el que se incluyen las definiciones de todas las clases de objetos referidos en
los requisitos los tipos de capacidades y acciones usados para implementarlos
ReferenciasBearman D (1994) Electronic evidence strategies for managing records in contemporary organiza-
tions Pittsburgh Archives amp Museum Informatics
Cook T (1997) ldquoWhat is past is prologue a history of archival ideas since 1898 and the future
paradigm shiftrdquo Archivaria Archivaria(43)
Cook T (2001) ldquoArchiviacutestica y postmodernidad nuevas formulaciones para viejos conceptosrdquo
Archivaria 1 3-24
Cook T (2013) ldquoEvidence memory identity and community four shifting archival paradigmsrdquo
Archival Science 3(2- 3) 95-120
Dollar C (1992) Archival theory and information technologies the impact of information technolo-
gies on archival principles and methods Macerata University of Macerata Press
Duranti L (1989) ldquoThe odyssey of records managers Part I from the dawn of civilization to
the fall of the Roman Empirerdquo En Duranti L The odyssey of records managers Part I from
ARMA Records Management Quarterly 23(3)
Duranti L (1996) Diplomaacutetica usos nuevos para una antigua ciencia Carmona SampC ediciones
Duranti L (1997) ldquoArchives as a placerdquo Archives and Manuscripts 25 (1) 242-255
Duranti L (2001) ldquoThe impact of digital technology on archival sciencerdquo Archival Science 1 39-55
Duranti L (2003) ldquoMore than information other than knowledge the nature of archives in
the digital erardquo Cadernos BAD 2 6-16
Duranti L (2005) ldquoThe Long-term Preservation of Authentic Records Findings of the Inter-
PARES Projectrdquo Archilab
Duranti L (2007) ldquoUna descripcioacuten general de InterPARES 3 (2007-2012)rdquo Archivos y estudios
sociales una revista de investigacioacuten interdisciplinaria 1(1) 577
Duranti L (2008) Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES) Expe-
riential Interactive and Dynamic Records Associazione Nazionale Archivistica Italiana Padova
53
MAYRA M MENA MUGICA
Ir al Contenido
Duranti L (2019) ldquoWhose Truth Records and archives as evidence in the era of post-truth
and disinformationrdquo En C Brawn (Ed) Archival Futures Facets
Duranti L y MacNeil H (2006) ldquoThe Protection of the Integrity of Electronic Records An
Overview of the UBC-MAS Research Project Archivariardquo Archivaria 42 46-67
Duranti L Eastwood T y MacNeil H (2002) Preservation of the integrity of electronic records
Dordrecht Kluwer Academic Publishers
Fishbein M (1972) ldquoAppraising information in machine language formrdquo The American Archi-
vist 35-43
Gilliland-Swetland A (2000) Enduring paradigm new Opportunities the value of the archival pers-
pective in the digital environment Washington Council on Library and Information Resources
Gilliland-Swetland A y McKemmish S (2013) ldquoBuilding an Infrastructure for Archival Re-
searchrdquo Archival Science 4 149-197
Jansen A y Duranti L (2013) ldquoThe InterPARES Trust Project Trust and Digital Records in an
Increasingly Networked Societyrdquo INFuture2013 Information Governance 63-68
Jenkinson H (1922) A manual of archive administration Oxford Clarendon Press
Kenneth Thibodeau D PM (sf)
Lacombe C (2009) ldquoProjeto InterPARES entrevista com Luciana Durantirdquo PontodeAcesso
3(1) 82-91
MacNeil H (2000) Trusting records legal historical and diplomatic perspectives Dordrecht Bos-
ton Londres Kluwer Academic Publishers
MacNeil H (2000) Trusting records legal historical and diplomatic perspectives Dordrecht
Kluwer Academic
MacNeil H (2001) ldquoTrusting records in a postmodern worldrdquo Archivaria 51 36-47
McKemmish S (1998) ldquoThe smoking gun recordkeeping and accountabilityrdquo Annual Conferen-
ce of The Archives and Records Association of New Zealand Victoria Universidad de Monash
Mena M (2006) ldquoPropuesta de requisitos funcionales para la gestioacuten de documentos archi-
viacutesticos electroacutenicos en la administracioacuten central del Estado cubanordquo InterPARES Project
Disponible en wwwinterparesorg
Menne-Haritz A (2001) ldquoEl acceso la reformulacioacuten de un paradigma archiviacutesticordquo Archival
Science 1 57-82
Pearce-Moses R (2005) A Glossary of Archival Science SAA
Rondinelly R (2019) A contribucao do projecto InterPARES para a terminologia arquivistica
no Brasil
EL CAMBIO DE PARADIGMA EN EL CAMPO DE LA ARCHIVIacuteSTICA DESDE FINALES DEL SIGLO XX
54
Ir al Contenido
Silva A (1998) Arquiviacutestica teoria e praacutetica de uma ciecircncia da informaccedilatildeo Porto Afrontamento
Silva A (2009) ldquoArquivologia e gestatildeo da informaccedilatildeoconhecimentordquo Inf amp Soc 19(2) 47-52
Taylor H (1987) ldquoTransformation in the Archives Technological Adjustment or Paradigm
Shiftrdquo Archivaria 25 15-24
Thibodeau K Prescott D Pearce-Moses R y Duranti L (2018) Preservation as a Service for
Trust (PaaST) Functional and Data Requirements for Digital Preservation Disponible en www
interparestrustorg
Thomassen T (1999) ldquoThe development of archival science and its european dimensionrdquo
Seminar for Anna Christina Ulfsparre Estocolmo Swedish National Archives
Upward F (1996) ldquoStructuring the records continuum Part One post-custodial principlesrdquo
Archives amp Manuscripts 24 268-285
Autor
El proyEcto IntErpArES En AmeacuterIcA lAtInA y El cArIbE
ApuntES SobrE ArchIvoS dIgItAlES trAnSpArEncIA AccESo A lA InformAcIoacuten y protEccIoacuten dE dAtoS pErSonAlES
ISbn 978-607-96598-X-X En traacutemItE bull pp 54-80
Casos de estudio desarrollados en Ameacuterica Latina en el contexto de
InterPARESIr a
l Con
teni
do
Claudia Lacombe Rocha
Estudos de caso realizados no acircmbito do TEAM Brasil
Introduccedilatildeo
Conforme mencionado anteriormente por Rosely Curi Rondinelli a
partir do ano de 2007 aleacutem do CLAID TEAM arquivistas brasileiros
passaram a integrar tambeacutem o Projeto InterPARES 3 por meio da
constituiccedilatildeo do TEAM Brasil sob a lideranccedila do Arquivo Nacional
Essa lideranccedila se deu sob a responsabilidade da equipe de documentos
digitais da Coordenaccedilatildeo-Geral de Gestatildeo de Documentos que desempenhou
as funccedilotildees de direccedilatildeo do TEAM Brasil a mim atribuiacuteda orientaccedilatildeo dos estudos
de caso desenvolvidos bem como o controle administrativo das atividades
realizadas pelo TEAM
Foram realizados estudos de casos em quatro instituiccedilotildees parceiras que
serviram como campo de teste Cacircmara dos Deputados Ministeacuterio da Sauacutede
Unicamp e Arquivo do Estado de Satildeo Paulo Cada uma dessas instituiccedilotildees
forneceu pesquisadores para trabalhar nas atividades de pesquisa que foram
selecionados de seu quadro de funcionaacuterios Alguns deles eram arquivistas mas
a maior parte atuava como profissional de tecnologia da informaccedilatildeo ou nas
ESTUDOS DE CASO REALIZADOS NO AcircMBITO DO TEAM BRASIL
56
Ir al Contenido
atividades especiacuteficas relacionadas aos estudos Foi tambeacutem desenvolvido um estudo de caso
na prefeitura de Porto Alegre realizado por uma mestranda de Arquivologia na Universidade
Federal de Porto Alegre cujos resultados integraram sua dissertaccedilatildeo de conclusatildeo do curso
Assim cada estudo de caso foi cumprido por um grupo formado por pesquisadores
designados pela instituiccedilatildeo parceira e um pesquisador do Arquivo Nacional este uacuteltimo res-
ponsaacutevel pela orientaccedilatildeo das atividades
Uma vez que a maior parte dos pesquisadores natildeo tinha formaccedilatildeo em arquivologia ini-
cialmente ocorreram oficinas para introduzi-los nos conceitos baacutesicos da aacuterea em especial os
relativos agrave preservaccedilatildeo digital bem como na anaacutelise diplomaacutetica sempre a partir dos principais
achados dos projetos InterPARES 1 amp 2 Nesse trabalho de preparaccedilatildeo dos pesquisadores haacute
que registrar a importacircncia dos estudos desenvolvidos pelo grupo de terminologia que muito
facilitaram a assimilaccedilatildeo dos conceitos dentre os quais se destacam documento arquiviacutestico
digital componentes digital atributo elemento da forma documental autenticidade confiabi-
lidade relaccedilatildeo orgacircnica documento arquiviacutestico digital armazenado documento arquiviacutestico
digital manifestado forma fixa conteuacutedo estaacutevel e variabilidade limitada A metodologia pro-
posta pelo projeto para o desenvolvimento dos estudos de caso foi outro assunto tratado
nessa fase preliminar do trabalho
Assim sendo as oficinas foram fundamentais para o alinhamento dos pesquisadores prin-
cipalmente no que diz respeito agrave compreensatildeo da anaacutelise diplomaacutetica dos documentos digitais
e ao esclarecimento de conceitos baacutesicos utilizados no projeto Esse trabalho de capacitaccedilatildeo
demorou quase um ano mas foi essencial para o alcance dos resultados obtidos
Ao final do projeto a equipe do TEAM Brazil contava com uma equipe de pesquisadores e
assistentes de pesquisa com expertise em preservaccedilatildeo digital e no arcabouccedilo teoacuterico-meto-
doloacutegico oferecido pelo projeto InterPARES estando capacitada e realizar os planos de accedilatildeo
propostos nas conclusotildees dos estudos de caso
Apresentaccedilatildeo dos Estudos de casoO TEAM Brazil iniciou 10 estudos de caso dos quais nove foram concluiacutedos e um foi sus-
penso devido a questotildees administrativas internas no campo de teste
Dos nove estudos concluiacutedos oito trataram da anaacutelise de um conjunto documental espe-
ciacutefico e da definiccedilatildeo de um plano de preservaccedilatildeo para o mesmo e um referiu-se agrave avaliaccedilatildeo
de um sistema de gestatildeo arquiviacutestica de documentos que estava em desenvolvimento Identi-
fiquemos os estudos de caso concluiacutedos
57
CLAUDIA LACOMBE ROCHA
Ir al Contenido
ministeacuterio Da sauacuteDe
BRCS01 ndash Procedimentos para a gestatildeo e a preservaccedilatildeo da Autorizaccedilatildeo de Internaccedilatildeo Hos-
pitalar (AIH) produzida no Sistema de informaccedilatildeo hospitalar descentralizado (SIHD)
unicamP
BRCS02 ndash Procedimentos para produccedilatildeo gestatildeo e preservaccedilatildeo de fotografias digitais pro-
duzidas pela Assessoria de Comunicaccedilatildeo da Unicamp
BRCS03 - Procedimentos para produccedilatildeo gestatildeo e preservaccedilatildeo de registros audiovisuais de
programas de televisatildeo como documentos de arquivo
BRCS04 ndash Procedimentos para gestatildeo preservaccedilatildeo e acesso agraves dissertaccedilotildees de mestrado e
teses de doutorado na biblioteca digital da Unicamp
BRCS05 ndash Procedimentos para gestatildeo e preservaccedilatildeo dos relatoacuterios de notas e frequecircncia dos
alunos produzidos no sistema de informaccedilatildeo acadecircmica da Unicamp
BRCS07 ndash Procedimentos para gestatildeo e preservaccedilatildeo dos demonstrativos de pagamento de
salaacuterio produzidos pelo sistema que processa a folha de pagamento da Unicamp
cacircmara Dos DePutaDos
BRCS08 ndash Identificaccedilatildeo de requisitos e definiccedilatildeo de procedimentos para produccedilatildeo e preser-
vaccedilatildeo de longo prazo do dossiecirc de proposiccedilatildeo legislativa
Arquivo do Estado de Satildeo Paulo
BRCS09 ndash Anaacutelise do sistema de gestatildeo arquiviacutestica de documentos utilizado pelos oacutergatildeos e
entidades do governo do Estado de Satildeo Paulo
arquivo municiPaL De Porto aLegre
BRCS10 ndash Procedimentos para a gestatildeo e preservaccedilatildeo do website do Governo Municipal de
Porto Alegre como documento arquiviacutestico
Passemos agora agrave apresentaccedilatildeo1 de trecircs desses estudosSalientamos que os estudos de caso foram realizados conforme a metodologia sugerida pela
direccedilatildeo do projeto Em todos eles foi cumprida uma etapa inicial de coleta de dados junto ao
campo de teste por meio de um roteiro padronizado assim como o levantamento do contexto
1 A apresentaccedilatildeo dos estudos de caso foi extraiacuteda de seus relatoacuterios finais cuja autoria cabe aos pesquisadores dos parceiros de teste e ao orientador do Arquivo Nacional sob minha supervisatildeo Para essa publicaccedilatildeo foi feito um resumo dos estudos de caso e diversos trechos foram extraiacutedos integralmente desses relatoacuterios
ESTUDOS DE CASO REALIZADOS NO AcircMBITO DO TEAM BRASIL
58
Ir al Contenido
de produccedilatildeo (de proveniecircncia juriacutedico administrativo de procedimentos documental e tecnoloacute-
gico) No que se refere aos estudos direcionados a um conjunto documental especiacutefico apoacutes a
coleta de dados os pesquisadores realizaram a anaacutelise diplomaacutetica do documento em estudo A
partir das informaccedilotildees coletadas e da anaacutelise diplomaacutetica (quando pertinente) foram definidas
propostas de alteraccedilatildeo nos procedimentos e no sistema informatizado que apoiava a produccedilatildeo
dos documentos bem como esboccedilado um plano para preservaccedilatildeo dos documentos digitais
BRCS01 ndash PRoCedimentoS PaRa a geStatildeo e a PReSeRvaccedilatildeo da autoRizaccedilatildeo de inteRnaccedilatildeo
HoSPitalaR (aiH) PRoduzida no SiStema de infoRmaccedilatildeo HoSPitalaR deSCentRalizado
(SiHd)2
O campo de teste desse estudo de caso foi o Departamento de Regulaccedilatildeo Avaliaccedilatildeo e
Controle de Sistemas (DRAC) oacutergatildeo da administraccedilatildeo direta do Ministeacuterio da Sauacutede e su-
bordinado agrave Secretaria de Atenccedilatildeo agrave Sauacutede (SAS) O DRAC eacute responsaacutevel pela elaboraccedilatildeo da
poliacutetica de regulaccedilatildeo assistencial pelo acompanhamento e avaliaccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos
assistenciais pela definiccedilatildeo dos criteacuterios para a sistematizaccedilatildeo e padronizaccedilatildeo das teacutecnicas e
procedimentos relativos agraves aacutereas de controle e avaliaccedilatildeo aleacutem da atualizaccedilatildeo e manutenccedilatildeo do
Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Sauacutede (CNES) Destaca-se dentre suas funccedilotildees
a gerecircncia e a manutenccedilatildeo do Sistema de Informaccedilatildeo Hospitalar Descentralizado (SIHD) do
Sistema Uacutenico de Sauacutede (SUS)3
A entidade digital estudada foi a Autorizaccedilatildeo para Internaccedilatildeo Hospitalar (AIH) documento
utilizado para identificar o paciente e os serviccedilos prestados sob o regime de internaccedilatildeo hospi-
talar e para fornecer informaccedilotildees ao gerenciamento do SIH-SUS Eacute por meio desse documento
que hospitais profissionais e serviccedilos auxiliares de diagnose e terapia ficam habilitados a receber
financeiramente pelos serviccedilos prestados no acircmbito do SUS Ressalta-se que mesmo no caso
dos hospitais puacuteblicos (estaduais ou federais) que possuem dotaccedilatildeo orccedilamentaacuteria proacutepria e natildeo
ocorre o repasse dos valores haacute o registro do evento no sistema da AIH
2 Redatores do relatoacuterio do estudo de caso Selma Duboc Abdala Farah Netto Alexandra Almeida Claudia Geraldes Deacutebora Pariz Brenda Rocco
3 O Sistema uacutenico de sauacutede (SUS) eacute um sistema complexo que organiza os serviccedilos puacuteblicos de sauacutede composto pelo Ministeacuterio da Sauacutede (gestor do sistema) estados e municiacutepios Engloba a atenccedilatildeo primaacuteria meacutedia e alta complexidades os serviccedilos urgecircncia e emergecircncia a atenccedilatildeo hospitalar as accedilotildees e serviccedilos das vigilacircncias epidemioloacutegica sanitaacuteria e ambiental e assistecircncia farmacecircutica
59
CLAUDIA LACOMBE ROCHA
Ir al Contenido
A AIH eacute produzida a partir do atendimento que gera a internaccedilatildeo hospitalar em estabe-
lecimento de sauacutede integrante do SUS seja da rede proacutepria do governo ou estabelecimento
conveniado O profissional de sauacutede que realizou o atendimento redige um laudo e solicita
a Autorizaccedilatildeo para Internaccedilatildeo Hospitalar (AIH) que eacute enviada ao oacutergatildeo gestor local Uma
segunda via da AIH eacute anexada ao prontuaacuterio do paciente com o qual a AIH possui relaccedilatildeo
orgacircnica
O principal objetivo da AIH eacute controlar e regular a cobranccedila e o pagamento das inter-
naccedilotildees hospitalares armazenar as informaccedilotildees referentes agraves internaccedilotildees hospitalares e efe-
tuar o caacutelculo do valor bruto a ser pago aos estabelecimentos da rede do SUS acompanhando
os tetos financeiros definidos na programaccedilatildeo A AIH permite ainda monitorar o desempenho
dos hospitais quanto agraves metas firmadas nos contratos entre o gestor e os hospitais e subsidiar
accedilotildees locais de controle avaliaccedilatildeo e auditoria
Os principais usuaacuterios da AIH satildeo as secretarias estaduais e municipais de sauacutede os es-
tabelecimentos de sauacutede integrantes do SUS o Fundo Nacional de Sauacutede e os conselhos de
sauacutede e auditoria do Ministeacuterio da Sauacutede Aleacutem desses usuaacuterios os pacientes pesquisadores
e estudiosos podem requerer acesso aos dados da AIH desde que seja salvaguardada a inti-
midade dos pacientes nestes casos
Os principais elementos formais e atributos-chave da AIH satildeo a identificaccedilatildeo do estabele-
cimento de sauacutede e do paciente a justificativa para a internaccedilatildeo e o procedimento solicitado
que tambeacutem servem como metadados para o sistema Algumas dessas informaccedilotildees tais como
a faixa numeacuterica da AIH a aprovaccedilatildeo do meacutedico autorizador e o registro de glosa4 da AIH satildeo
inseridos manualmente Jaacute o tiacutetulo a data e a hora de produccedilatildeo da AIH o login do usuaacuterio o
formato do arquivo o tamanho do arquivo a versatildeo e os atributos satildeo preenchidos automa-
ticamente pelo sistema que armazena a AIH em banco de dados Oracle
As AIHs salvas no banco de dados incluindo as rejeitadas5 podem ser buscadas por meio
4 Glosa restituiccedilatildeo dos valores cobrados pelas unidades municipais e estaduais (rede proacutepria e rede conveniada) do SUS em todo o territoacuterio brasileiro referentes agrave prestaccedilatildeo de serviccedilos sob regime de internaccedilatildeo hospitalar quando constatadas apoacutes efetuado o pagamento da AIH situaccedilotildees improacuteprias irregulares
5 Rejeitadas AIHs apresentadas pelas unidades municipais e estaduais (rede proacutepria e rede convenia-da) do SUS referentes agrave cobranccedila de pagamento pela prestaccedilatildeo de serviccedilos sob o regime de internaccedilatildeo hospitalar nas quais satildeo detectadas anteriormente agrave execuccedilatildeo do pagamento inconsistecircncias e outras situaccedilotildees improacuteprias irregulares satildeo por estes motivos rejeitadas e natildeo tecircm seu pagamento efetuado
ESTUDOS DE CASO REALIZADOS NO AcircMBITO DO TEAM BRASIL
60
Ir al Contenido
de vaacuterias chaves de acesso como o nuacutemero da AIH a competecircncia o nome do paciente o
registro no CNES6 o coacutedigo CID-107 etc Da mesma forma os formatos recuperados podem
ser variados como DOC PDF e QRP (nos casos de relatoacuterios) entre outros Como compo-
nentes digitais a AIH possui as rotinas do sistema (dados de forma e composiccedilatildeo) e tabelas
do banco de dados (dados de conteuacutedo)
A custoacutedia legal dos documentos cabe ao DRAC em parceria com o DATASUS que
possui a custoacutedia fiacutesica da documentaccedilatildeo (ficam armazenadas no ambiente computacional do
DATASUS sob o controle do ambiente computacional do sistema informatizado que as pro-
duziu) Natildeo existe previsatildeo de transferecircncia da documentaccedilatildeo para o arquivo da instituiccedilatildeo
Para garantir a precisatildeo a confiabilidade e a autenticidade da AIH satildeo realizados back-ups
semanais quinzenais e mensais sendo a Gerecircncia de Produccedilatildeo do Rio de Janeiro vinculada agrave
Coordenaccedilatildeo de Suporte Operacional do DATASUS a responsaacutevel por esse procedimento
As informaccedilotildees satildeo guardadas em trecircs locais distintos a saber em um servidor localizado
na sala-cofre do DATASUS no Rio de Janeiro que dispotildee de proteccedilatildeo contra roubos invasotildees
no sistema panes eleacutetricas e incecircndio em fita LTO no DATASUS de Brasiacutelia e em uma empresa
terceirizada tambeacutem localizada no estado do Rio de Janeiro Depois de consolidado o paga-
mento a AIH eacute armazenada no banco de dados nacional do DATASUS podendo ser acessada
pelos usuaacuterios do sistema como os gestores municipais e estaduais
No concernente ao conteuacutedo da AIH o sistema permite alteraccedilatildeo realizada pelo DATA-
SUS nos casos em que exista a necessidade de reprocessamento das informaccedilotildees A necessi-
dade de alteraccedilatildeo da AIH eacute informada e definida pela SAS por meio de documentos oficiais
que autorizam o DATASUS a modificar a AIH
6 O Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Sauacutede (CNES) eacute base para operacionalizar os sis-temas de informaccedilotildees em sauacutede sendo estes imprescindiacuteveis a um gerenciamento eficaz e eficiente Propiciam ao gestor o conhecimento da realidade da rede assistencial existente e suas potenciali-dades e disponibiliza informaccedilotildees das atuais condiccedilotildees de infra-estrutura de funcionamento dos estabelecimentos de sauacutede em todas as esferas (federal estadual e municipal)
7 Classificaccedilatildeo Internacional de Doenccedilas e Problemas Relacionados agrave Sauacutede (CID-10) Eacute publicada pela Organizaccedilatildeo Mundial de Sauacutede (OMS) e visa a padronizar a codificaccedilatildeo de doenccedilas e outros proble-mas relacionados agrave sauacutede A CID-10 fornece coacutedigos relativos agrave classificaccedilatildeo de doenccedilas e de uma grande variedade de sinais sintomas aspectos anormais queixas circunstacircncias sociais e causas externas para ferimentos ou doenccedilas A cada estado de sauacutede eacute atribuiacuteda uma categoria uacutenica agrave qual corresponde um coacutedigo CID-10
61
CLAUDIA LACOMBE ROCHA
Ir al Contenido
Assim identificou-se que a AIH originalmente emitida tem seu conteuacutedo alterado em
casos de reprocessamento Apesar da alteraccedilatildeo ser registrada em documentos oficiais
externos ao sistema que autorizam o DATASUS o conteuacutedo do documento eacute modificado
com relaccedilatildeo ao original havendo sobreposiccedilatildeo de informaccedilotildees Dessa forma perde-se a
informaccedilatildeo inicial e o documento mantido no banco de dados pode tornar-se diferente
do original
Anaacutelise diplomaacuteticaO estudo identificou que o reprocessamento provoca alteraccedilotildees de parte do conteuacutedo da
AIH original jaacute faturada e armazenada no banco de dados nacional do DATASUS
De acordo com os dados levantados na anaacutelise diplomaacutetica foi constatado que a AIH eacute um
documento arquiviacutestico em potencial pois atende a vaacuterias caracteriacutesticas de um documento
arquiviacutestico mas natildeo apresenta conteuacutedo estaacutevel Isto ocorre porque atualmente existe a
possibilidade do reprocessamento com a sobreposiccedilatildeo das informaccedilotildees na AIH original
DetaLhamento Da anaacuteLise DiPLomaacutetica
1 Para ser identificado como um documento arquiviacutestico a entidade digital tem que possuir
conteuacutedo estaacutevel e forma fixa e estar fixada em uma miacutedia estaacutevel
bull O conteuacutedo da AIH natildeo eacute estaacutevel pois suas informaccedilotildees podem ser alteradas por
meio de reprocessamento havendo sobreposiccedilatildeo de dados
bull A AIH possui forma fixa pois toda vez que eacute consultada ela se apresenta da mesma
forma que possuiacutea no momento de sua produccedilatildeo
bull A AIH estaacute fixada em uma miacutedia estaacutevel pois se encontra armazenada em servidor
localizado em uma sala-cofre no DATASUSRio de Janeiro dotada de procedi-
mentos de seguranccedila como proteccedilatildeo contra roubos invasotildees do sistema panes
eleacutetricas (gerador de energia proacuteprio) e incecircndio Aleacutem disso uma coacutepia eacute enca-
minhada por meio de miacutedia externa para uma empresa terceirizada especializada
em guarda de seguranccedila
bull O DATASUSRJ encaminha mensalmente para o DATASUSBrasiacutelia um espelha-
mento da base de dados O DATASUSBrasiacutelia guarda um back-up desse espelha-
mento em fita LTO em suas instalaccedilotildees
ESTUDOS DE CASO REALIZADOS NO AcircMBITO DO TEAM BRASIL
62
Ir al Contenido
2 Um documento arquiviacutestico tem que participar de uma accedilatildeo definida como o exerciacutecio
consciente de uma vontade praticada por pessoa fiacutesica ou juriacutedica com o objetivo de criar
manter modificar ou extinguir situaccedilotildees Um documento arquiviacutestico eacute o resultado natural
da accedilatildeo
bull A AIH eacute produzida para registrar a solicitaccedilatildeo de internaccedilatildeo hospitalar do pacien-
te nos estabelecimentos de sauacutede do Sistema Uacutenico de Sauacutede
bull A AIH eacute o documento utilizado para identificar este paciente e os serviccedilos pres-
tados sob regime de internaccedilatildeo hospitalar aleacutem de fornecer informaccedilotildees para o
gerenciamento do Sistema de Informaccedilatildeo Hospitalar Eacute por meio deste documen-
to que Hospitais Profissionais e Serviccedilos Auxiliares de Diagnose e Terapia (SADT)
se habilitaratildeo a receber os pagamentos referentes aos trabalhos realizados
3 Um documento arquiviacutestico tem que possuir relaccedilatildeo orgacircnica com os demais documentos
estejam eles dentro ou fora do sistema A relaccedilatildeo orgacircnica eacute definida como o elo que liga cada
documento ao anterior e ao subsequente da mesma accedilatildeo e de forma incremental a todos os
documentos arquiviacutesticos que participam de uma mesma accedilatildeo
bull A AIH possui relaccedilatildeo orgacircnica com o Prontuaacuterio do Paciente e esta relaccedilatildeo fica
registrada em seus metadados
4 A criaccedilatildeo de documento arquiviacutestico tem que envolver ao menos trecircs pessoas mesmo
que natildeo apareccedilam explicitamente no documento Estas pessoas satildeo o autor o destinataacuterio
e o redator no ambiente eletrocircnico uma delas deve necessariamente envolver duas outras
pessoas o produtor e o originador
bull Autor Meacutedico Autorizador Eacute a partir da autorizaccedilatildeo deste profissional que a AIH
eacute emitida e recebe uma faixa numeacuterica especiacutefica
bull Redator Meacutedico Autorizador Eacute o profissional capaz de articular o conteuacutedo do
documento
bull Destinataacuterio Secretarias Municipais e Estaduais de Sauacutede onde seratildeo executadas
a produccedilatildeo a criacutetica dos dados o caacutelculo dos valores brutos e a emissatildeo dos
relatoacuterios necessaacuterios
bull Produtor Ministeacuterio da Sauacutede
63
CLAUDIA LACOMBE ROCHA
Ir al Contenido
bull Originador Pessoas responsaacuteveis pela inserccedilatildeo das informaccedilotildees referentes agrave AIH
no SIH-SUS Considerando-se a amplitude e abrangecircncia do Sistema Uacutenico de
Sauacutede o originador seraacute agravequele funcionaacuterio em cujo login foi realizado o registro
das informaccedilotildees da AIH no sistema
5 Um documento arquiviacutestico tem que possuir contexto identificaacutevel definido como o am-
biente que envolve a accedilatildeo na qual o documento participa Os tipos de contexto satildeo juriacutedi-
co-administrativo de proveniecircncia de procedimentos documental e tecnoloacutegico
bull O contexto juriacutedico-administrativo eacute o sistema legal e organizacional ao qual a
instituiccedilatildeo produtora pertence
bull Lei nordm 1920 de 25 de julho de 1953 ndash Cria o Ministeacuterio da Sauacutede e daacute outras
providecircncias
bull Lei Nordm 8080 de 19 de setembro de 1990 ndash Dispotildee sobre as condiccedilotildees para a
promoccedilatildeo proteccedilatildeo e recuperaccedilatildeo da sauacutede a organizaccedilatildeo e o funcionamen-
to dos serviccedilos correspondentes e daacute outras providecircncias
bull Lei nordm 8142 de 28 de dezembro de 1990 - Dispotildee sobre a participaccedilatildeo da
comunidade na gestatildeo do Sistema Uacutenico de Sauacutede (SUS) e sobre as trans-
ferecircncias intergovernamentais de recursos financeiros na aacuterea da sauacutede e daacute
outras providecircncias
bull A AIH estaacute sob a responsabilidade do Departamento de Regulaccedilatildeo Avaliaccedilatildeo
e Controle de Sistemas que eacute um oacutergatildeo da administraccedilatildeo direta do Ministeacuterio
da Sauacutede e dentre outras competecircncias eacute responsaacutevel pela elaboraccedilatildeo de
sistemas de informaccedilotildees do SUS
bull O contexto de proveniecircncia se refere agrave entidade produtora seu mandato estru-
tura e funccedilotildees
bull O Ministeacuterio da Sauacutede (MS) criado por meio da Lei nordm 1920 de 25071953
tem por funccedilatildeo dispor de todas as condiccedilotildees para a promoccedilatildeo proteccedilatildeo e
recuperaccedilatildeo da sauacutede reduzindo as enfermidades controlando as doenccedilas
endecircmicas e parasitaacuterias melhorando a vigilacircncia agrave sauacutede e dando qualidade
de vida ao brasileiro
bull A estrutura regimental do MS eacute regulamentada pelo Decreto nordm 6860 de 27
de maio de 2009 publicado no Diaacuterio Oficial da uniatildeo de 28 de maio de 2009
ESTUDOS DE CASO REALIZADOS NO AcircMBITO DO TEAM BRASIL
64
Ir al Contenido
bull O contexto de procedimentos compreende os procedimentos relativos agraves ativi-
dades no curso das quais o documento eacute produzido
bull 1 consulta meacutedica em estabelecimento de sauacutede prestador de serviccedilo
para SUS na modalidade ambulatorial (consultoacuterio meacutedico unidade ambu-
latorial)
bull 2 emissatildeo do Laudo Meacutedico
bull 3 autorizaccedilatildeo e emissatildeo da AIH
bull 4 digitaccedilatildeo das informaccedilotildees no moacutedulo de captaccedilatildeo do SISAIH 01
bull 5 importaccedilatildeo da produccedilatildeo e criacutetica dos dados pelo Sistema de Infor-
maccedilatildeo Hospitalar Descentralizado (SIHD)
bull 6 processamento no SIHD
bull 7 envio ao Departamento de Informaacutetica do SUS ndash DATASUS do Mi-
nisteacuterio da Sauacutede dos dados da produccedilatildeo para alimentar a Base de Dados
Nacional
bull 8 disseminaccedilatildeo das informaccedilotildees em niacutevel nacional
bull O contexto documental eacute definido como o fundo arquiviacutestico ao qual o documen-
to pertence e sua estrutura interna
bull Fundo Ministeacuterio da Sauacutede - Classe 100 (Assistecircncia agrave Sauacutede) - Subclasse 130
(Serviccedilos de Sauacutede) - Grupo 1303 (Controle de Serviccedilos de Sauacutede) - Sub-
grupo 130313 (Autorizaccedilatildeo de Internaccedilatildeo Hospitalar ndash AIH)
bull O fundo e sua estrutura interna estatildeo definidos no Coacutedigo de Classificaccedilatildeo
de Documentos de Arquivo do Ministeacuterio da Sauacutede instituiacutedo por meio da
Portaria SAAMS nordm 29 de 27 de janeiro de 1998
bull O contexto tecnoloacutegico eacute definido como as caracteriacutesticas dos componen-
tes tecnoloacutegicos de um sistema informatizado no qual os documentos satildeo
criados
bull As AIHs satildeo armazenadas em um Banco de Dados ORACLE incluindo as
rejeitadas e podem ser acessadas por meio da utilizaccedilatildeo de vaacuterias chaves
como nordm da AIH competecircncia nome do paciente etc Da mesma forma os
formatos recuperados podem ser variados como doc pdf e qrp (nos casos
de relatoacuterios) entre outros
65
CLAUDIA LACOMBE ROCHA
Ir al Contenido
Plano de accedilatildeo
Primeira etaPa
1 Definir junto com os representantes da CGDI DRAC e DATASUS estrateacutegias para
impedir a sobreposiccedilatildeo de informaccedilotildees nos casos de reprocessamento da AIH visan-
do manter o conteuacutedo estaacutevel
Caso exista a necessidade de reprocessamento da AHI sugere-se a produccedilatildeo de
um documento complementar que deve ser relacionado agrave AIH original contendo
as devidas alteraccedilotildees Dessa maneira a AIH original seraacute mantida no sistema com ao
conteuacutedo com que foi produzida
2 Definir a temporalidade e a destinaccedilatildeo final da AIH em conjunto com a Coorde-
naccedilatildeo Geral de Documentaccedilatildeo e Informaccedilatildeo (CGDI) Departamento de Regulaccedilatildeo
Avaliaccedilatildeo e Controle (DRAC) Departamento de Informaacutetica do SUS (DATASUS)
Departamento Nacional de Auditoria do SUS (DENASUS) Consultoria Juriacutedica e Ar-
quivo Nacional
3 Encaminhar para aprovaccedilatildeo do Arquivo Nacional a proposta do Plano de Classifi-
caccedilatildeo e da Tabela de Temporalidade e Destinaccedilatildeo Final dos documentos das ativida-
des-fim do Ministeacuterio da Sauacutede com a proposta de coacutedigo temporalidade e destinaccedilatildeo
final das AIH
segunDa etaPa
4 De acordo com a temporalidade e destinaccedilatildeo final das AIHs definidas na primeira
etapa do Plano de Accedilatildeo seratildeo adotados os procedimentos para armazenamento den-
tre as sugestotildees elencadas abaixo
bull 41 Recomendar a preservaccedilatildeo da AIH em sua forma manifestada uma vez
que seraacute mais faacutecil manter a autenticidade e o acesso ao longo do tempo
bull gerar um documento em PDFa ou XML para ser armazenado em um
repositoacuterio externo ao banco de dados
bull gerar a forma manifestada em XML e armazenar em um registro do
Banco de dados (caso o banco suporte campos em XML)
bull 42 Avaliar a temporalidade da forma armazenada considerando a viabilidade
da preservaccedilatildeo digital conforme apontado no InterPARES 1
ESTUDOS DE CASO REALIZADOS NO AcircMBITO DO TEAM BRASIL
66
Ir al Contenido
BRCS02 ndash PRoCedimentoS PaRa PRoduccedilatildeo geStatildeo e PReSeRvaccedilatildeo de fotogRafiaS digitaiS
PRoduzidaS Pela aSSeSSoRia de ComuniCaccedilatildeo da uniCamP8
O campo de teste desse estudo de caso foi a Assessoria de Comunicaccedilatildeo (ASCOM) da
Universidade de Campinas (Unicamp) diretamente subordinada ao Gabinete do Reitor A
ASCOM tem como missatildeo intermediar as relaccedilotildees entre a UNICAMP e a miacutedia (jornais
revistas raacutedio TV etc) em atendimento agrave demanda externa gerada pelos veiacuteculos de comu-
nicaccedilatildeo e gerando demanda informativa de interesse da universidade promover a divulgaccedilatildeo
cientiacutefica e tecnoloacutegica de acircmbito acadecircmico em todas as aacutereas do conhecimento e divulgar
com objetividade e clareza informaccedilotildees de interesse da comunidade acadecircmica
A entidade digital estudada trata-se dos registros fotograacuteficos de coberturas jornaliacutesticas
produzidos pela ASCOM da UNICAMP tambeacutem chamados de reportagens fotograacuteficas Esses
registros fotograacuteficos satildeo produzidos em decorrecircncia da produccedilatildeo de artigos notas e repor-
tagens sobre pesquisas cursos projetos de extensatildeo convecircnios de cooperaccedilatildeo transferecircncia
de tecnologia e demais realizaccedilotildees promovidas pela UNICAMP aleacutem da produccedilatildeo de material
de divulgaccedilatildeo institucional e da ediccedilatildeo das publicaccedilotildees da universidade
O fotoacutegrafo realiza os registros fotograacuteficos nas coberturas jornaliacutesticas com cacircmeras
digitais profissionais As imagens satildeo transferidas da ldquomemoacuteria da maacutequinardquo (cartatildeo de me-
moacuteria) para o HD de um computador da aacuterea de Fotografia e Arquivo da ASCOM sendo
organizadas em uma estrutura de diretoacuterios sob um diretoacuterio identificado com o nome da
missatildeo fotograacutefica correspondente trata-se portanto do material bruto
Uma vez armazenadas no computador utiliza-se um software de processamento de ima-
gens (AdobePhotoshop) para anaacutelise desses registros fotograacuteficos eliminando-se os registros
desqualificados por problemas teacutecnicos Apoacutes essa primeira triagem os registros fotograacuteficos
satildeo preparados para a editoria selecionar os que seratildeo usados na publicaccedilatildeo
Entatildeo os registros fotograacuteficos satildeo classificados e agrupados em coleccedilotildees temaacuteticas para outros
usos e armazenados em miacutedias oacutepticas Nesse momento eacute realizada a transferecircncia (via FTP) dos re-
gistros fotograacuteficos digitais para o depoacutesito digital do Sistema Arquivo Digital da ASCOM no servidor
de rede do Arquivo Central do SIARQ que realiza o arquivamento desses registros em alta resoluccedilatildeo
Satildeo tambeacutem geradas coacutepias de seguranccedila em fitas AIT das imagens armazenadas em miacutedias oacutepticas
8 Redatores do relatoacuterio do estudo de caso Antocircnio Joseacute Scarpinetti Dulcineacuteia Bordignon An-dressa Crisitiani Piconi Neire do Rossio Martins Carlos Augusto Silva Ditadi
67
CLAUDIA LACOMBE ROCHA
Ir al Contenido
Apoacutes o armazenamento satildeo realizadas a descriccedilatildeo e a indexaccedilatildeo dos registros foto-
graacuteficos de acordo com o Manual de Organizaccedilatildeo de Arquivos da ASCOM no sistema
SIARQPESQUISA Metadados descritivos satildeo inseridos manualmente na base de dados
de acordo com o padratildeo ISAD(G) nome do arquivo tiacutetulo coacutedigo de referecircncia niacutevel de
descriccedilatildeo classe data dimensatildeo suporte produtor autor local localizaccedilatildeo de originais
localizaccedilatildeo de coacutepias nota sobre publicaccedilatildeo notas palavras-chave descritor acircmbito e
conteuacutedo data da descriccedilatildeo responsaacutevel endereccedilo do arquivo eletrocircnico histoacuteria ad-
ministrativa e biograacutefica histoacuteria arquiviacutestica gecircnero procedecircncia nota do arquivista
avaliaccedilatildeo incorporaccedilotildees sistema de arranjo catalogaccedilatildeo topograacutefica condiccedilotildees de aces-
so condiccedilotildees de reproduccedilatildeo caracteriacutesticas fiacutesicas e requisitos teacutecnicos instrumentos
de pesquisa unidades de descriccedilatildeo relacionadas regras ou convenccedilotildees instruccedilatildeo para
referecircncia e data do preenchimento
Jaacute os metadados teacutecnicos satildeo produzidos automaticamente no momento da produccedilatildeo
no equipamento fotograacutefico digital identificaccedilatildeo do registro fotograacutefico (coacutedigo original do
aplicativo do equipamento e nuacutemero sequencial) cor tamanho padratildeo formato data hora
formato largura altura e resoluccedilatildeo Eles satildeo registrados nas propriedades do arquivo em
formato JPEG
Os registros fotograacuteficos satildeo produzidos e mantidos em formato JPEG (300dpi de reso-
luccedilatildeo) As imagens publicadas em meio eletrocircnico no portal da universidade ou no Jornal da
UNICAMP tambeacutem satildeo mantidas embutidas em formato PDF As imagens para o Jornal da
UNICAMP impresso em papel satildeo preparadas no sistema de cores CMYK para impressatildeo
em escala cinza
Os documentos satildeo identificados por meio de um identificador uacutenico persistente for-
mado por um coacutedigo de referecircncia constituiacutedo pelo coacutedigo do paiacutes coacutedigo do detentor e
coacutedigo de referecircncia local
Para garantir a precisatildeo a confiabilidade e a autenticidade dos registros fotograacuteficos digi-
tais o arquivo original em alta resoluccedilatildeo eacute mantido iacutentegro natildeo sendo permitidas alteraccedilotildees
posteriores O acesso eacute restrito ao produtor e demais pessoas autorizadas atraveacutes de uma
conexatildeo direta com o depoacutesito digital do Sistema Arquivo Digital da ASCOM da rede do Ar-
quivo Central do SIARQ ndash unidade encarregada da gestatildeo e preservaccedilatildeo de documentos da
universidade Todo o ambiente tecnoloacutegico e os procedimentos de acesso e armazenamento
satildeo regidos por uma poliacutetica de back-up e de seguranccedila de acesso Aleacutem disso a universidade
conta com uma poliacutetica de atualizaccedilatildeo tecnoloacutegica continuada
ESTUDOS DE CASO REALIZADOS NO AcircMBITO DO TEAM BRASIL
68
Ir al Contenido
O Arquivo Central do SIARQ recebe os registros fotograacuteficos em meio digital por meio
da utilizaccedilatildeo do sistema de FTP instalado em um dos seus servidores e com permissotildees restri-
tas a equipamentos especiacuteficos da ASCOM e endereccedilados por IPs estaacuteticos ou seja somente
dois equipamentos especiacuteficos da ASCOM podem fazer a transferecircncia dos documentos
digitais para o Arquivo Central A liberaccedilatildeo de acesso aos servidores do Arquivo Central eacute
definida por uma poliacutetica de acesso e gerenciada por um firewall administrado pelos teacutecnicos
de informaacutetica do proacuteprio Arquivo Central
anaacuteLise DiPLomaacutetica
A anaacutelise diplomaacutetica evidenciou que as reportagens fotograacuteficas digitais da ASCOM
UNICAMP atendem a todas as caracteriacutesticas necessaacuterias de um documento arquiviacutestico No
entanto foi identificada a necessidade melhorar os procedimentos de produccedilatildeo e de manu-
tenccedilatildeo com o objetivo de apoiar a preservaccedilatildeo dos registros fotograacuteficos no longo prazo de
forma a garantir sua autenticidade e acesso o que inclui
bull monitoramento do formato de arquivo para implementar as accedilotildees necessaacuterias de
preservaccedilatildeo em longo prazo
bull definiccedilatildeo do melhor formato para captura e para armazenamento dos registros
fotograacuteficos visando agrave preservaccedilatildeo de longo prazo
bull Avaliaccedilatildeo de aspectos de seguranccedila do repositoacuterio de documentos digitais para
apoiar autenticidade e o controle de acesso aos documentos
aLeacutem Disso veriFicou-se a necessiDaDe De
bull Sistematizar e padronizar alguns procedimentos de gestatildeo de documentos na
ASCOM no que diz respeito agrave seleccedilatildeo descarte indexaccedilatildeo pesquisa acesso etc
bem como revisar o plano de classificaccedilatildeo e a tabela de temporalidade em uso e
bull revisar e propor recursos humanos e materiais para a produccedilatildeo o tratamen-
to a organizaccedilatildeo e o acesso aos documentos tanto do ponto de vista fiacutesico
quanto loacutegico
DetaLhamento Da anaacuteLise DiPLomaacutetica
1 Para ser identificado como um documento arquiviacutestico a entidade digital tem que pos-
suir conteuacutedo estaacutevel e forma fixa e estar fixada em uma miacutedia estaacutevel
69
CLAUDIA LACOMBE ROCHA
Ir al Contenido
bull O conteuacutedo eacute estaacutevel e a forma eacute fixa pois verificou-se que os registros fotograacutefi-
cos satildeo mantidos em repositoacuterio de originais no Arquivo Central que natildeo permite
a alteraccedilatildeo das imagens originais capturadas
bull Os registros fotograacuteficos estatildeo fixados em uma miacutedia estaacutevel Satildeo mantidos no
repositoacuterio digital no servidor do Arquivo Central com condiccedilotildees de controle e
seguranccedila sendo realizadas coacutepias de seguranccedila em fitas e DVD
2 Um documento arquiviacutestico tem que participar de uma accedilatildeo definida como o exerciacutecio
consciente de uma vontade praticada por pessoa fiacutesica ou juriacutedica com o objetivo de criar
manter modificar ou extinguir situaccedilotildees Um documento arquiviacutestico eacute o resultado natural
da accedilatildeo
bull A accedilatildeo que motiva a produccedilatildeo dos registros fotograacuteficos eacute a cobertura jornaliacutestica
ou editorial da Assessoria de Comunicaccedilatildeo e Imprensa da Universidade Estadual
de Campinas visando agrave publicaccedilatildeo e agrave difusatildeo de informaccedilotildees sobre eventos
institucionais e pesquisas em perioacutedicos impressos ou eletrocircnicos Os registros
fotograacuteficos (fotografias) satildeo feitos pelos fotoacutegrafos que acompanham os jorna-
listas nas entrevistas ou coberturas de eventos
3 Um documento arquiviacutestico tem que possuir relaccedilatildeo orgacircnica com os demais docu-
mentos estejam eles dentro ou fora do sistema A relaccedilatildeo orgacircnica eacute definida como o elo que
liga cada documento ao anterior e ao subsequente da mesma accedilatildeo e de forma incremental a
todos os documentos arquiviacutesticos que participam de uma mesma accedilatildeo
bull Os registros fotograacuteficos fazem parte de um conjunto de documentos assim cons-
tituiacutedo pauta jornaliacutestica e missatildeo jornaliacutestica definida pela editoria da Assessoria
mateacuteria de jornal publicada de forma impressa e eletrocircnica do Jornal da Unicamp
e do boletim diaacuterio do portal da Universidade elaborada pelos jornalistas Os
registros fotograacuteficos estatildeo organizados em dossiecircs referentes a cada missatildeo
jornaliacutestica Aleacutem disso o coacutedigo da missatildeo eacute registrado em metadados de cada
registro fotograacutefico A relaccedilatildeo com as mateacuterias publicadas tambeacutem eacute registrada
em metadados de cada registro fotograacutefico
ESTUDOS DE CASO REALIZADOS NO AcircMBITO DO TEAM BRASIL
70
Ir al Contenido
4 A criaccedilatildeo de documento arquiviacutestico tem que envolver ao menos trecircs pessoas mesmo
que natildeo apareccedilam explicitamente no documento Estas pessoas satildeo o autor o destinataacuterio
e o redator no ambiente eletrocircnico uma delas deve necessariamente envolver duas outras
pessoas o produtor e o originador
bull Autor Assessoria de Comunicaccedilatildeo e Imprensa da Universidade Estadual de Cam-
pinas
bull Redator fotoacutegrafo da Assessoria de Comunicaccedilatildeo e Imprensa da Universidade
Estadual de Campinas
bull Destinataacuterio Os registros fotograacuteficos satildeo dirigidos em primeira instacircncia aos
redatores e editores da Assessoria de Comunicaccedilatildeo e Imprensa da Universidade
Estadual de Campinas e por uacuteltimo ao puacuteblico
bull Produtor Universidade Estadual de Campinas
5 Um documento arquiviacutestico tem que possuir contexto identificaacutevel definido como o
ambiente que envolve a accedilatildeo na qual o documento participa Os tipos de contexto satildeo juriacute-
dico-administrativo de proveniecircncia de procedimentos documental e tecnoloacutegico
bull O contexto juriacutedico-administrativo eacute o sistema legal e organizacional ao qual a
instituiccedilatildeo produtora pertence
Por ser assessoria do Gabinete do Reitor segue a legislaccedilatildeo pertinente as competecircn-
cias desse determinadas nos Estatutos baixados pelo Decreto Estadual nordm 52255 de
30 de julho de 1969 e no Regimento Geral baixado pelo Decreto Estadual nordm 3467
de 29 de marccedilo de 1974
O documento eacute produzido no cumprimento da accedilatildeo de cobertura jornaliacutestica ou edi-
torial pela Aacuterea de Fotografia da Assessoria de Comunicaccedilatildeo e Imprensa subordinada
ao Gabinete do Reitor da Universidade Estadual de Campinas
O contexto de proveniecircncia se refere agrave entidade produtora seu mandato estrutura e funccedilotildees
A Assessoria de Comunicaccedilatildeo e Imprensa eacute um oacutergatildeo subordinado ao Gabinete do
Reitor da Universidade Estadual de Campinas que tem como finalidade divulgar e dar
publicidade agraves accedilotildees da universidade A sua estrutura eacute composta por Coordenaccedilatildeo
Secretaria Assessoria da Reitoria Editoria do Jornal Redaccedilatildeo Plantatildeo de Imprensa
Fotografia e Arquivo
71
CLAUDIA LACOMBE ROCHA
Ir al Contenido
bull O contexto de procedimentos compreende os procedimentos relativos agraves ativi-
dades no curso das quais o documento eacute produzido
bull 1 Inicial realizaccedilatildeo de pauta diaacuteria da equipe da ASCOM para definiccedilatildeo de
mateacuterias reportagens e registros fotograacuteficos
bull 2 Averiguaccedilatildeo distribuiccedilatildeo de missotildees ao(s) fotoacutegrafo(s)
bull 3 Consulta preparaccedilatildeo dos fotoacutegrafos para a missatildeo ndash seleccedilatildeo de materiais
bull 4 Deliberaccedilatildeo tomadas fotograacuteficas propriamente ditas
bull 5 Controle da Deliberaccedilatildeo anaacutelise do material colhido pelo(s) fotoacutegrafo(s)
e editor(es)
bull 6 Execuccedilatildeo Uso das imagens nas publicaccedilotildees da Assessoria ndash Boletim diaacuterio
do Portal UNICAMP Jornal da UNICAMP Semanal Publicaccedilotildees de relatoacuterios
folders cataacutelogos e outras publicaccedilotildees institucionais e da Imprensa externa
bull O contexto documental eacute definido como o fundo arquiviacutestico ao qual o documen-
to pertence e sua estrutura interna
Os registros fotograacuteficos digitais da ASCOM satildeo gerenciados com base nos instru-
mentos de gestatildeo arquiviacutestica
de documentos da universidade e no Arquivo Central estatildeo organizados dentro do
fundo desta maneira grupo ldquoGabinete do Reitorrdquo subgrupo ldquoAssessoria de Comu-
nicaccedilatildeo e Imprensardquo seacuterie ldquoReportagens UNICAMP ndash missatildeo jornaliacutesticardquo subseacuterie
ldquoRegistros fotograacuteficosrdquo
bull O contexto tecnoloacutegico eacute definido como as caracteriacutesticas dos componentes
tecnoloacutegicos de um sistema informatizado no qual os documentos satildeo criados
A produccedilatildeo dos registros fotograacuteficos eacute feita em cacircmeras Nikon D-100 62 MPixel
em formato digital JPEG
Os registros fotograacuteficos selecionados satildeo armazenados no computador da AS-
COM no qual satildeo empregados meacutetodos para manter os documentos como siste-
mas de redundacircncia de dados RAID 5 rotinas de transferecircncia e rotinas de back-up
e armazenamento duplicado em miacutedia oacuteptica para fins de seguranccedila
Para acesso e gerenciamento dos registros fotograacuteficos digitais utiliza-se o Sistema
SIARQPESQUISA desenvolvido em sistema operacional Windows 2000 Server
banco de dados SQL Server 2003 linguagens de programaccedilatildeo HTML e ASP e ser-
vidor WEB IIS
ESTUDOS DE CASO REALIZADOS NO AcircMBITO DO TEAM BRASIL
72
Ir al Contenido
PLano De accedilatildeo
Verificou-se que os registros fotograacuteficos eram produzidos e mantidos definitivamente
apenas no formato digital de imagem JPEG no Arquivo do SIARQ Como foram considerados
documentos arquiviacutesticos uma vez que atendem agraves cinco caracteriacutesticas baacutesicas verificadas
na anaacutelise diplomaacutetica foi elaborado um plano de accedilatildeo com vistas agrave preservaccedilatildeo em longo
prazo dos documentos digitais
1 Alteraccedilatildeo do formato digital das fotografias produzidas na ASCOM
11 Inicialmente as fotografias eram produzidas em cacircmera fotograacutefica digital e exporta-
das para computadores apenas em formato JPEG Foi proposta alteraccedilatildeo de tal forma que a
produccedilatildeo do registro fotograacutefico na cacircmera deveraacute ser CAMERA_RAW (formato proprie-
taacuterio de cada cacircmera digital variando conforme o Modelo e o fabricante) visando a manter
todas as caracteriacutesticas originais da imagem geradas na cacircmera fotograacutefica necessaacuterias para
o processamento teacutecnico em software de imagem digital Em seguida a imagem fotograacutefica
em formato RAW seraacute exportada para o software de processamento de imagens por meio
do qual seratildeo acessadas avaliadas e selecionadas para a ediccedilatildeo e produccedilatildeo das fotografias
digitais finais e definitivamente armazenadas no arquivo em formato TIFF-6 que se constituiraacute
no formato digital matriz
1 2 O formato digital CAMERA_RAW natildeo foi considerado apropriado para a preser-
vaccedilatildeo e o acesso em longo prazo e seraacute mantido apenas no ambiente de trabalho do produ-
tor (ASCOM) pelo tempo em que se considerar necessaacuterio para uso inicialmente proposto
(coberturas jornaliacutesticas e de comunicaccedilatildeo social de eventos pessoas lugares etc) Como foi
definido que o formato digital padratildeo para o arquivamento da fotografia seraacute o TIFF-6 dele
seratildeo derivados todos os formatos digitais que se faccedilam necessaacuterios para o uso e a disse-
minaccedilatildeo na organizaccedilatildeo como o JPEG que segundo criteacuterios poderatildeo ter armazenamento
apenas temporaacuterio
As mateacuterias jornaliacutesticas publicadas e convertidas para o formato digital PDF que con-
tecircm imagens digitais em JPEG seratildeo armazenadas e preservadas como registro documental
da accedilatildeo
2 Incremento da seguranccedila da soluccedilatildeo de armazenamento
Visando a implementar as accedilotildees necessaacuterias de preservaccedilatildeo em longo prazo das foto-
grafias digitais para manter a integridade a confiabilidade e o acesso dos documentos seraacute
realizado o incremento da seguranccedila da soluccedilatildeo de arquivamento (storage) como segue
73
CLAUDIA LACOMBE ROCHA
Ir al Contenido
21 implementaccedilatildeo de trilha de auditoria para permitir o rastreamento das ocorrecircncias
22 definiccedilatildeo de metadados de agentes (uso e rastreamento)
23 definiccedilatildeo de poliacutetica de seguranccedila e acesso e
24 coacutepias de seguranccedila (back-up)
3 Definiccedilatildeo das accedilotildees de preservaccedilatildeo dos registros fotograacuteficos digitais da ASCOM por
meio de
31 elaboraccedilatildeo de instruccedilatildeo de procedimentos para a produccedilatildeo das fotografias digitais
pelos fotoacutegrafos
32 aquisiccedilatildeo de equipamentos de fotografia digital profissionais
33 monitoramento de formatos das fotografias digitais e do ambiente tecnoloacutegico (pro-
cessamento de imagem) e
34 capacitaccedilatildeo de pessoal
BRCS05 ndash PRoCedimentoS PaRa geStatildeo e PReSeRvaccedilatildeo doS RelatoacuteRioS de notaS e fRequecircn-
Cia doS alunoS PRoduzidoS no SiStema de infoRmaccedilatildeo aCadecircmiCa da uniCamP9
O campo de teste desse estudo de caso foi a Diretoria de Serviccedilo de Registro e Geren-
ciamento Acadecircmico subordinada agrave Diretoria Acadecircmica (DAC) da Universidade Estadual
de Campinas (UNICAMP) A DAC eacute um oacutergatildeo informativo e de gerenciamento central da
UNICAMP incumbido do registro e do controle do corpo discente Atua no planejamento e
no apoio agraves atividades acadecircmicas da UNICAMP nos niacuteveis graduaccedilatildeo poacutes-graduaccedilatildeo (inclu-
sive especializaccedilatildeo residecircncia meacutedica e aprimoramento) e extensatildeo universitaacuteria bem como
subsidia tecnicamente as decisotildees institucionais observando os preceitos legais de ensino
superior brasileiros Ela eacute a unidade responsaacutevel pela manutenccedilatildeo do sistema e pela emissatildeo
de histoacutericos escolares diplomas certificados e relatoacuterios diversos
A entidade digital estudada foi o documento boletim de notas e frequecircncia dos alunos de
graduaccedilatildeo que registra o controle de frequecircncia e a avaliaccedilatildeo de rendimento escolar dos
alunos de graduaccedilatildeo da UNICAMP Ele reuacutene informaccedilotildees a respeito de todos os alunos de
9 Redatores do relatoacuterio do estudo de caso Antonio Faggiani Victoria Orbe Souza Campos Hen-rique Buonani Pasti Zilda Aparcida Rodriguez Andressa Cristiani Piconi Neire do Rossio Martins e Claudia Lacombe Rocha
ESTUDOS DE CASO REALIZADOS NO AcircMBITO DO TEAM BRASIL
74
Ir al Contenido
determinada disciplinaturma e periacuteodo a partir das aulas ministradas pelo professor res-
ponsaacutevel A obtenccedilatildeo de notas do rendimento escolar e frequecircncia miacutenima satildeo as condiccedilotildees
estabelecidas para a aprovaccedilatildeo dos alunos nas disciplinasturmas dos cursos Os dados do
boletim de notas e frequecircncia dos alunos satildeo utilizados pelo Sistema de Gestatildeo Acadecircmica
da UNICAMP para a composiccedilatildeo de outros documentos referentes aos alunos e profes-
sores tais como histoacutericos escolares relatoacuterios de integralizaccedilatildeo curricular e relatoacuterios de
carga didaacutetica do professor
O boletim de notas e frequecircncia digital eacute produzido pelos professores em cumprimento
agrave legislaccedilatildeo nacional de ensino (Lei de Diretrizes e Bases da Educaccedilatildeo Nacional Estatutos
da Universidade Regimento Geral da Universidade e Regimento Geral dos Cursos de Gra-
duaccedilatildeo da Universidade)
O documento eacute exibido em tela em formato HTML a partir de uma consulta feita no
banco de dados que pode ser realizada pelo professor e pelos funcionaacuterios da DAC a partir
dos seguintes paracircmetros de busca disciplina turma e periacuteodoano letivo O documento em
HTML apresenta elementos com informaccedilotildees sobre a proveniecircncia a autoria a accedilatildeo a criaccedilatildeo
e a transmissatildeo tais como o logotipo com o nome da instituiccedilatildeo o tiacutetulo do documento o
nome da disciplina e do professor o periacuteodo e o ano letivos a carga horaacuteria os nomes dos
alunos as horas-aulas dadas e previstas a situaccedilatildeo do aluno (aprovado ou reprovado) e a
data de criaccedilatildeo do documento (entrada de dados no Sistema Acadecircmico) Aleacutem dessas satildeo
registradas automaticamente pelo sistema informaccedilotildees sobre a data de acesso e as datas de
entrada de dados no sistema bem como o controle de senhas
A identificaccedilatildeo dos documentos na base de dados eacute realizada por meio dos seguintes
paracircmetros disciplina turma e periacuteodo ano letivo
O acesso aos documentos eacute controlado pelo sistema sendo as operaccedilotildees de criaccedilatildeo ou
alteraccedilatildeo dos dados restritas a teacutecnicos autorizados da Diretoria de Serviccedilo de Registro e
Gerenciamento Acadecircmico e do Centro de Computaccedilatildeo da universidade Os acessos satildeo
registrados em trilha de auditoria e haacute procedimentos que permitem o rastreamento de
ocorrecircncias para fins de inspeccedilatildeo e monitoramento
Verificou-se que o sistema permite retificaccedilatildeo de dados que satildeo sobrescritos na base
de dados Essas alteraccedilotildees satildeo realizadas somente pela Diretoria de Serviccedilo de Registro e
Gerenciamento Acadecircmico mediante solicitaccedilatildeo formalizada por meio de ofiacutecio pelo profes-
sor responsaacutevel pela disciplina turma A solicitaccedilatildeo de alteraccedilatildeo tem que ser aprovada pela
coordenadoria do curso antes de ser efetivada no sistema
75
CLAUDIA LACOMBE ROCHA
Ir al Contenido
Apoacutes a emissatildeo pelo sistema os boletins satildeo impressos e armazenados no arquivo em
suporte papel Os ofiacutecios de retificaccedilatildeo mencionados acima satildeo anexados agrave versatildeo impressa
do boletim mas as alteraccedilotildees de notas natildeo satildeo impressas
Ao final o documento digital mantido no sistema representa apenas a versatildeo mais atua-
lizada Jaacute o original emitido pelo professor eacute mantido apenas na versatildeo impressa e arquivada
em papel juntamente com as eventuais solicitaccedilotildees de alteraccedilatildeo Remarca-se que no arquivo
em papel natildeo satildeo incluiacutedas as atualizaccedilotildees realizadas no boletim
O boletim de notas digital eacute mantido no sistema em sua forma armazenada e tem como
componentes digitais a tabela do banco de dados (que natildeo podem ser alterados) o template
(maacutescara de apresentaccedilatildeo) a rotina utilizada para apresentaacute-lo em tela aleacutem dos metadados
de emissatildeo do documento (incluindo datahora em que o professor emitiu o boletim no
sistema) O documento digital natildeo atende a todos os elementos e atributos necessaacuterios a um
documento arquiviacutestico tais como as caracteriacutesticas de forma fixa e de conteuacutedo estaacutevel (as
notas podem ser alteradas) natildeo tem expliacutecita a relaccedilatildeo orgacircnica com os outros documentos
que participam da accedilatildeo a saber ofiacutecios de solicitaccedilatildeo de alteraccedilatildeo de notas e frequecircncia
pareceres dos professores e coordenadores sobre alteraccedilatildeo de notas e frequecircncia e histoacuteri-
co escolar atualizado que ficam armazenados na pasta natildeo sendo feito nenhum registro no
sistemas para estabelecer a relaccedilatildeo
O boletim de notas e frequecircncia dos alunos de graduaccedilatildeo foi considerado um documento
arquiviacutestico em potencial pois natildeo apresentava forma fixa e conteuacutedo estaacutevel e nem relaccedilatildeo
orgacircnica expliacutecita com os outros documentos que participam da accedilatildeo que satildeo caracteriacutesticas
baacutesicas de um documento arquiviacutestico
Verificou-se ainda a necessidade de aperfeiccediloamentos em aspectos de seguranccedila do
sistema e em procedimentos de produccedilatildeo e captura dos documentos bem como de estabe-
lecimento de rotinas e estrateacutegias para apoiar a preservaccedilatildeo de longo prazo
A partir do que foi identificado no estudo do InterPARES a equipe responsaacutevel pelo sis-
tema na universidade tomou algumas decisotildees que foram implementadas em seguida
bull arquivamento do documento em sua forma manifestada ou seja mantidos no
formato PDF acompanhados por um conjunto de metadados de contexto
bull manutenccedilatildeo de histoacuterico das alteraccedilotildees do documento
bull explicitaccedilatildeo da relaccedilatildeo orgacircnica por meio da inserccedilatildeo de metadados que identi-
fiquem os ofiacutecios de autorizaccedilatildeo da alteraccedilatildeo da nota
ESTUDOS DE CASO REALIZADOS NO AcircMBITO DO TEAM BRASIL
76
Ir al Contenido
bull reforccedilo dos requisitos de seguranccedila incluindo a identificaccedilatildeo dos agentes e im-
plementaccedilatildeo de trilhas de auditoria e
bull monitoramento dos formatos de arquivos e do proacuteprio sistema apoiados por
documentos e informaccedilotildees de preservaccedilatildeo digital publicados por instituiccedilotildees
idocircneas
Anaacutelise diplomaacuteticaDe acordo com os dados levantados na anaacutelise diplomaacutetica concluiu-se que os boletins de
notas e frequecircncia satildeo documentos arquiviacutesticos em potencial pois natildeo atendem agraves carac-
teriacutesticas de forma fixa e conteuacutedo estaacutevel e a relaccedilatildeo orgacircnica com os demais documentos
que compreendem a accedilatildeo natildeo eacute explicitada
DetaLhamento Da anaacuteLise DiPLomaacutetica
1 Para ser identificado como um documento arquiviacutestico a entidade digital tem que pos-
suir conteuacutedo estaacutevel e forma fixa e estar fixada em uma miacutedia estaacutevel
11 O conteuacutedo natildeo eacute estaacutevel pois as informaccedilotildees lanccediladas inicialmente pelo professor
no sistema satildeo posteriormente alteradasreprocessadas perdendo-se o documento original
12 A forma documental natildeo eacute fixa pois a apresentaccedilatildeo do documento tem variado ao
longo dos anos e o sistema natildeo mantem os templates anteriores ou seja o documento eacute
exibido com a apresentaccedilatildeo que estaacute sendo adotada no momento da pesquisa e natildeo como
foi emitido originalmente
13Estaacute fixada em uma miacutedia estaacutevel uma vez que os dados estatildeo estruturados e armaze-
nados em tabelas de banco de dados do Sistema de Gestatildeo Acadecircmica em discos riacutegidos
armazenados em servidores no Centro de Computaccedilatildeo (CCUEC) da universidade com
procedimentos de seguranccedila conforme descritos na Anaacutelise de Contexto
2 Um documento arquiviacutestico tem que participar de uma accedilatildeo definida como o exerciacutecio
consciente de uma vontade praticada por pessoa fiacutesica ou juriacutedica com o objetivo de criar
manter modificar ou extinguir situaccedilotildees Um documento arquiviacutestico eacute o resultado natural
da accedilatildeo
21 Os boletins de notas e frequecircncias satildeo produzidos por professores das unidades
acadecircmicas em decorrecircncia do controle de frequecircncia e de avaliaccedilatildeo de rendimento
escolar
77
CLAUDIA LACOMBE ROCHA
Ir al Contenido
3 Um documento arquiviacutestico tem que possuir relaccedilatildeo orgacircnica com os demais docu-
mentos estejam eles dentro ou fora do sistema A relaccedilatildeo orgacircnica eacute definida como o elo que
liga cada documento ao anterior e ao subsequente da mesma accedilatildeo e de forma incremental a
todos os documentos arquiviacutesticos que participam de uma mesma accedilatildeo
31Os boletins satildeo alterados a partir de decisotildees registradas nos ofiacutecios de solicitaccedilatildeo de
alteraccedilatildeo de notas e frequecircncia pareceres dos professores e coordenadores sobre alteraccedilatildeo
de notas e frequecircncia Aleacutem disso o Histoacuterico Escolar do aluno eacute produzido a partir das
informaccedilotildees constantes dos boletins No entanto a relaccedilatildeo orgacircnica com esses documentos
natildeo eacute explicitada
4 A criaccedilatildeo de documento arquiviacutestico tem que envolver ao menos trecircs pessoas mesmo
que natildeo apareccedilam explicitamente no documento Estas pessoas satildeo o autor o destinataacuterio
e o redator no ambiente eletrocircnico uma delas deve necessariamente envolver duas outras
pessoas o produtor e o originador
41 Autor professores das disciplinasturmas de cursos de graduaccedilatildeo das unidades aca-
decircmicas da Universidade Estadual de Campinas
42 Redator professores das disciplinasturmas de cursos de graduaccedilatildeo das unidades
acadecircmicas da Universidade Estadual de Campinas
43 Destinataacuterio Diretoria Acadecircmica da Universidade Estadual de Campinas
44 Produtor Universidade Estadual de Campinas ndash Diretoria Acadecircmica (DAC)
45 Originador Eacute o professor da disciplinaturma de cursos de graduaccedilatildeo das unidades
acadecircmicas da Universidade Estadual de Campinas ou pessoa autorizada por ele em cujo login
no sistema satildeo registradas as notas e frequecircncia iniciais
5 Um documento arquiviacutestico tem que possuir contexto identificaacutevel definido como o
ambiente que envolve a accedilatildeo na qual o documento participa Os tipos de contexto satildeo juriacute-
dico-administrativo de proveniecircncia de procedimentos documental e tecnoloacutegico
51 O contexto juriacutedico-administrativo eacute o sistema legal e organizacional ao qual a insti-
tuiccedilatildeo produtora pertence
A Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP) eacute uma entidade autaacuterquica estadual
de regime especial criada pela Lei nordm 7655 de 28 de dezembro de 1962 alterada pelas Leis
nordm 9715 de 30 de janeiro de 1967 e 10214 de 10 de setembro de 1968 com sede e foro da
cidade de Campinas Estado de Satildeo Paulo
ESTUDOS DE CASO REALIZADOS NO AcircMBITO DO TEAM BRASIL
78
Ir al Contenido
52 O documento estudado eacute produzido por professores das unidades acadecircmicas para
registro do controle de frequecircncia e da avaliaccedilatildeo de rendimento escolar A responsabilidade
pelo gerenciamento dos registros de avaliaccedilatildeo e de frequecircncia de alunos de graduaccedilatildeo cabe agrave
Diretoria de Serviccedilo de Registro e Gerenciamento Acadecircmico (DAC-3) da Diretoria Acadecircmica
(DAC) oacutergatildeo vinculado agrave Proacute-Reitoria de Graduaccedilatildeo da Universidade Estadual de Campinas
bull O contexto de proveniecircncia se refere agrave entidade produtora seu mandato estru-
tura e funccedilotildees
A Diretoria Acadecircmica (DAC) integra a Universidade Estadual de Campinas (UNI-
CAMP) oacutergatildeo puacuteblico de natureza autaacuterquica com regime especial do Estado de
Satildeo Paulo Ela tem caraacuteter informativo e de gerenciamento central da UNICAMP
incumbida do registro e controle do corpo discente Atua no planejamento e apoio
de atividades acadecircmicas da UNICAMP nos niacuteveis graduaccedilatildeo poacutes-graduaccedilatildeo (inclusive
especializaccedilatildeo residecircncia meacutedica e aprimoramento) e extensatildeo universitaacuteria Subsidia
tecnicamente as decisotildees institucionais observando os preceitos legais de ensino
superior
A DAC compreende as seguintes aacutereas Seccedilatildeo Teacutecnico-Administrativa Diretoria de
Serviccedilo de Documentaccedilatildeo Acadecircmica Diretoria de Serviccedilo de Elaboraccedilatildeo de Docu-
mentos Acadecircmicos e Diretoria de Serviccedilo de Registro e Gerenciamento Acadecircmico
(DAC-3) Esta uacuteltima eacute encarregada da gestatildeo dos boletins de notas e frequecircncias dos
alunos da universidade objeto deste estudo
bull O contexto de procedimentos compreende os procedimentos relativos agraves ativi-
dades no curso das quais o documento eacute produzido
O boletim de notas e frequecircncia de alunos de graduaccedilatildeo eacute produzido em sistema
informatizado especiacutefico de acordo com as seguintes etapas
1 O professor insere as notas e a frequecircncia dos alunos por meio da interface em
ambiente web apoacutes a autenticaccedilatildeo por senha em periacuteodos determinados pelo calen-
daacuterio escolar Quando o professor estaacute impossibilitado de acessar o sistema outro
usuaacuterio autorizado por ele como os secretaacuterios das coordenadorias de graduaccedilatildeo
fazem a inserccedilatildeo dos dados no sistema
2 A DAC imprime o boletim e encaminha para conferecircncia agraves coordenadorias de
graduaccedilatildeo das faculdades e institutos dos respectivos cursos
3 A DAC arquiva o boletim impresso em pastas
79
CLAUDIA LACOMBE ROCHA
Ir al Contenido
4 Quando necessaacuterio satildeo feitas alteraccedilotildees nos dados diretamente no sistema pelos
funcionaacuterios da DAC a partir de autorizaccedilatildeo dos professores e das coordenaccedilotildees
acadecircmicas registrada em um documento oficial No entanto o boletim alterado natildeo
eacute inserido nas pastas junto com as vias impressas
5 Apoacutes o processamento os dados finais do boletim de notas e frequecircncia dos alunos
servem de fonte para produccedilatildeo de outros documentos
bull O contexto documental eacute definido como o fundo arquiviacutestico ao qual o documen-
to pertence e sua estrutura interna
A gestatildeo de documentos da DAC estaacute inserida no Sistema de Arquivos (SIARQ) da
UNICAMP criado pelo Conselho Universitaacuterio em 1989 O documento arquiviacutestico
em estudo estaacute classificado no fundo ldquoUniversidade Estadual de Campinasrdquo grupo
ldquoProacute Reitoria de Graduaccedilatildeo (PRG)rdquo subgrupo ldquoDiretoria Acadecircmicardquo e seacuterie docu-
mental ldquoBoletins de notas e frequecircnciasrdquo
bull O contexto tecnoloacutegico eacute definido como as caracteriacutesticas dos componentes
tecnoloacutegicos de um sistema informatizado no qual os documentos satildeo criados
O conjunto de bases de dados do Sistema de Gestatildeo Acadecircmica compreende a base
de dados geral (cadastro dos alunos notas disciplinas etc) atualizada diariamente a
base de dados do histoacuterico escolar (dados e estrutura de tabelas) atualizada diaria-
mente e a base de dados do relatoacuterio de integralizaccedilatildeo para consulta dos alunos via
web em maacutescara HTML com atualizaccedilatildeo semestral
Os boletins de notas e frequecircncia dos alunos satildeo apresentados aos professores em maacutescara
HTML que permite a busca por meio dos paracircmetros disciplina turma e periacuteodoano letivo
Os dados satildeo mantidos no Sistema de Gestatildeo Acadecircmica em tabelas do banco de
dados cujos pontos de acesso principais satildeo o RA (registro acadecircmico do aluno) o
nome e o curso
O boletim de notas e frequecircncia digital eacute produzido a partir da execuccedilatildeo de uma
funcionalidade do Sistema de Gestatildeo Acadecircmica que seleciona os dados em tabelas
armazenadas em bancos de dados DB2
O arquivo de impressatildeo (PS ndash PostScript) gerado pela DAC eacute produzido a partir de
uma maacutescara e dos dados do boletim de notas e frequecircncia dos alunos de graduaccedilatildeo
de acordo com a disciplina a turma e o periacuteodoano letivo selecionados
ESTUDOS DE CASO REALIZADOS NO AcircMBITO DO TEAM BRASIL
80
Ir al Contenido
Plano de accedilatildeoO estudo evidenciou que o boletim de notas e frequecircncia eacute um documento arquiviacutestico em
potencial pois apesar de registrar uma atividade da universidade natildeo atende a todas as ca-
racteriacutesticas necessaacuterias de um documento arquiviacutestico especificamente forma fixa conteuacutedo
estaacutevel e relaccedilatildeo orgacircnica explicitada com os demais documentos que registram a accedilatildeo
Aleacutem disso tambeacutem se verificou que o documento eacute mantido no sistema na forma ar-
mazenada e assim uma coacutepia eacute manifestada a partir dos componentes digitais a cada vez que
eacute feita uma consulta no sistema Os componentes digitais identificados foram a tabela com os
dados (que natildeo podem ser alterados) o template (maacutescara de apresentaccedilatildeo) a rotina utilizada
para apresentaacute-lo em tela aleacutem dos metadados de emissatildeo do documento (incluindo data
hora em que o professor emitiu o boletim no sistema)
Assim eacute preciso realizar mudanccedilas no sistema de tal maneira que se assegure a forma fixa
e o conteuacutedo estaacutevel bem como que a relaccedilatildeo com os demais documentos que participam
da accedilatildeo fique expliacutecita na forma de metadados
Foram apontadas duas opccedilotildees para a preservaccedilatildeo do boletim de notas e frequecircncia dos
alunos de graduaccedilatildeo
1 Preservar os componentes digitais do documento de notas e frequecircncia emitido
pelo professor para garantir a preservaccedilatildeo da forma armazenada deste documento
2 Reter o Boletim de notas e frequecircncia em sua forma manifestada (PDF XML ou
outro formato similar)
ConclusatildeoA preservaccedilatildeo de documentos arquiviacutesticos digitais diferentemente da preservaccedilatildeo de outras
entidades digitais tem que ser capaz de garantir as caracteriacutesticas baacutesicas do documento ar-
quiviacutestico conforme apresentado no Modelo de Anaacutelise Diplomaacutetica Essas caracteriacutesticas natildeo
satildeo tatildeo evidentes para os documentos digitais assim como o satildeo no caso dos documentos em
papel Os estudos de caso evidenciaram que a forma fixa o conteuacutedo estaacutevel e a relaccedilatildeo orgacircnica
frequentemente natildeo se mostraram presentes nesses conjuntos documentais Dessa maneira os
planos de accedilatildeo desenhados buscaram garantir que essas caracteriacutesticas fossem contempladas
Em alguns campos de teste evidenciou-se uma dificuldade ainda mais anterior que diz
respeito ao proacuteprio reconhecimento das entidades digitais como documentos arquiviacutesticos
Ainda eacute comum que o registro das atividades em meio digital natildeo seja reconhecido como
81
CLAUDIA LACOMBE ROCHA
Ir al Contenido
tal mas apenas como informaccedilatildeo Os estudos mostraram que a anaacutelise diplomaacutetica apoiou a
constataccedilatildeo dessas entidades digitais como documentos arquiviacutesticos
Ao final os estudos de caso concluiacutedos comprovaram a validade da proposta teoacuterica metodoloacute-
gica do Projeto InterPARES O Modelo de Anaacutelise Diplomaacutetica se mostrou produtivo para apoiar os
pesquisadores na identificaccedilatildeo dos pontos fracos das entidades digitais em estudo e na definiccedilatildeo de
accedilotildees a serem desenvolvidas para garantir a preservaccedilatildeo de documentos autecircnticos no longo prazo
Outro aspecto interessante a ser destacado foi a participaccedilatildeo ativa dos responsaacuteveis pela
produccedilatildeo e manutenccedilatildeo dos documentos digitais nos estudos realizados em colaboraccedilatildeo com
os arquivistas Isso reforccedilou a importacircncia da parceria entre os produtores e os arquivos na
construccedilatildeo de soluccedilotildees de preservaccedilatildeo digital bem como da formaccedilatildeo de equipes multidis-
ciplinares que envolvam profissionais de das aacutereas de Arquivo Administraccedilatildeo Tecnologia da
Informaccedilatildeo e Comunicaccedilatildeo O arquivo deve conhecer o produtor e oferecer orientaccedilotildees
teacutecnicas arquiviacutesticas sobre a gestatildeo e a preservaccedilatildeo dos documentos O produtor por sua
vez deve oferecer informaccedilotildees sobre seu funcionamento e seus documentos permitindo a
identificaccedilatildeo daqueles que satildeo arquiviacutesticos aleacutem de se dispor a incorporar conhecimentos
arquiviacutesticos em seus processos de trabalho Essa interaccedilatildeo eacute necessaacuteria para o desenvolvi-
mento conjunto de soluccedilotildees que melhorem a produccedilatildeo dos documentos e o seu arquivamen-
to visando agrave manutenccedilatildeo da confiabilidade da autenticidade e do acesso
Nos diversos campos de testes que participaram do TEAM Brasil tambeacutem se observou a
importacircncia da formalizaccedilatildeo de poliacutetica institucional de gestatildeo de documentos e de preser-
vaccedilatildeo digital bem como do efetivo estabelecimento de programas de gestatildeo de documentos
com procedimentos e operaccedilotildees teacutecnicas que vatildeo desde a produccedilatildeo ateacute a destinaccedilatildeo final As
poliacuteticas programas e procedimentos que envolvam a preservaccedilatildeo digital devem estar bem
registrados e estabelecidos a fim de garantir que os documentos preservados se mantenham
autecircnticos e acessiacuteveis pelo tempo que se fizer necessaacuterio
Finalmente um uacuteltimo aspecto que vale ressaltar diz respeito agrave variedade dos conjuntos
documentais tratados nos estudos conduzidos pela equipe brasileira cujos relatoacuterios finais
apontam planos de accedilatildeo que podem servir como Modelo para conjuntos similares produzidos
e mantidos em outras instituiccedilotildees Eacute possiacutevel que outras instituiccedilotildees que tenham caracteriacutes-
ticas similares possam adaptaacute-lo agraves suas realidades
Autor
El proyEcto IntErpArES En AmeacuterIcA lAtInA y El cArIbE
ApuntES SobrE ArchIvoS dIgItAlES trAnSpArEncIA AccESo A lA InformAcIoacuten y protEccIoacuten dE dAtoS pErSonAlES
ISbn 978-607-96598-X-X En traacutemItE bull pp 81-107
Casos de estudio desarrollados en Ameacuterica Latina en el contexto de
InterPARESIr a
l Con
teni
do
La preservacioacuten de archivos digitales en MeacutexicoLos casos de estudio en el marco de InterPARES
Alicia Barnard Amozorrutia
Presentacioacuten
Fue a partir del proyecto InterPARES 3 que se iniciaron actividades de
investigacioacuten sobre preservacioacuten de archivos digitales en Meacutexico
Durante esta fase fueron dos los casos de estudio realizados el pri-
mero orientado al desarrollo de poliacuteticas de preservacioacuten de archivos digitales
con valor histoacuterico del Banco de Meacutexico el segundo para proponer las poliacuteticas
y lineamientos para la gestioacuten documental y preservacioacuten de archivos digitales
del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federacioacuten Ambos fueron elabo-
rados conforme a la propuesta de InterPARES 3 (IP3) cuyo objetivo fue facilitar
el desarrollo de casos de estudio a fin de que las organizaciones pequentildeas y
medianas puacuteblicas o privadas responsables de archivos estuvieran en posibi-
lidades de preservar en el largo plazo documentos de archivo auteacutenticos En
ambos casos de estudio se utilizaron los instrumentos teacutecnicos de IP2
Al reflexionar sobre los resultados es posible confirmar que la metodologiacutea
de IP3 en estos casos de estudio fue la adecuada pues permitioacute ofrecer pro-
puestas conforme a los resultados obtenidos y seguacuten las necesidades particu-
83
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA
Ir al Contenido
lares de cada organizacioacuten con independencia a su tamantildeo y actividad Ademaacutes se corroboroacute
la facilidad de aplicacioacuten y comprensibilidad de los instrumentos teacutecnicos los cuales son auacuten
vigentes para otros estudios
El objetivo del proyecto InterPARES Trust (ITrust) fue el de generar esquemas teoacutericos
y metodoloacutegicos para sustentar el desarrollo de poliacuteticas procedimientos regulaciones nor-
mas y legislacioacuten relacionada con los documentos de archivo que son confiados a la Internet
con el fin de asegurar la confianza puacuteblica basada en evidencia de una buena gobernanza una
economiacutea digital robusta y la memoria persistente
Asiacute durante el ITrust se llevaron a cabo dos casos de estudio maacutes el primero con el
propoacutesito de desarrollar poliacuteticas para los documentos digitales de archivo producidos a
traveacutes de una nube comunitaria El segundo tuvo caraacutecter internacional En este participaron
Brasil (parcialmente) Chile Meacutexico y Peruacute ndashel mismo relativo a datos y gobierno abiertos y
su relacioacuten con los documentos de archivo en Ameacuterica Latinandash
No obstante que los sujetos de estudio y sus objetivos eran diferentes ambos casos se
desarrollaron en el marco del dominio de control de los documentos de archivo en servicios
de coacutemputo en la nube y su confianza Los resultados proporcionaron informacioacuten en torno
a situaciones complejas relativas al uso de este tipo de servicios en cuanto a la produccioacuten
conservacioacuten y preservacioacuten de archivos digitales auteacutenticos fiables precisos accesibles y
usables por el tiempo que asiacute se requiera
CS01 PoliacutetiCaS de PReSeRvaCioacuten del BanCo de meacutexiCo1
Junio 2008 - diCiemBRe 2009
IntroduccioacutenEl Banco de Meacutexico (el Banco) es la institucioacuten financiera central del Estado mexicano constitu-
cionalmente autoacutenomo Su principal funcioacuten es proveer moneda al paiacutes y su prioridad radica en
mantener la estabilidad del poder de compra de la moneda nacional Es responsable de promo-
ver un sano desarrollo del sistema financiero y el funcionamiento oacuteptimo de sistemas de pago
El objetivo general del caso de estudio fue establecer criterios generales para la pre-
servacioacuten de archivos con valor histoacuterico del Banco mediante el desarrollo de poliacuteticas y
1 En el desarrollo del caso de estudio participoacute Viacutector Manuel Espinosa Mejiacutea subgerente de la Coordinacioacuten de Archivos del Banco de Meacutexico
LA PRESERVACIOacuteN DE ARCHIVOS DIGITALES EN MEacuteXICO
84
Ir al Contenido
lineamientos para la gestioacuten y preservacioacuten en el largo plazo de documentos de archivo
dentro del Banco
La poliacutetica de preservacioacuten digital seriacutea un referente apropiado para
bull Mitigar el riesgo de peacuterdida de archivos digitales a causa de la obsolescencia
tecnoloacutegica y riesgos
bull Mejorar el acceso y consulta eficiente de los usuarios mediante buscadores me-
tadatos y herramientas loacutegicas y Archiviacutesticas
bull Incorporar la cultura de la mejora continua mediante mejoras de procesos y
Modelos de arquitectura tecnoloacutegica
bull Establecer procesos para determinar lo que se requeriacutea conservar como eviden-
cia del cumplimento de las funciones del Banco (documentos de archivo informa-
cioacuten en formatos electroacutenicos e informacioacuten estructurada)
La metodologiacutea fue la propuesta por el proyecto InterPARES 3 para casos de estudio la
cual comprendiacutea investigacioacuten de accioacuten mediante el diaacutelogo y la toma de decisiones partici-
pativas la reflexioacuten democraacutetica e inclusiva y la participacioacuten de los interesados Para ello se
obtuvo informacioacuten mediante entrevistas y a traveacutes del sitio web de El Banco de Meacutexico En
las entrevistas se utilizaron cuestionarios de anaacutelisis de contexto y el anaacutelisis diplomaacutetico Una
vez obtenida la informacioacuten se llevaron a cabo iteraciones conducentes a revisar y analizar la
situacioacuten a fin identificar supuestos y sesgos que orientaran el mejor desarrollo de las poliacuteti-
cas Para ello tambieacuten se aplicoacute el cuestionario de Preguntas para Investigadores2 Lo anterior
permitioacute tener una apreciacioacuten de la informacioacuten obtenida en cuanto a capacidades y limita-
ciones para el cumplimiento de las funciones necesarias para el desarrollo e implementacioacuten
de poliacuteticas de preservacioacuten del objeto de estudio
El objeto de estudioEn el antildeo 2000 la Junta de Gobierno del Banco acordoacute un flujo de informacioacuten amigable para
lo cual concibioacute un sistema de administracioacuten de archivos llamado Administrador de Documen-
2 Los cuestionarios para anaacutelisis contextual y anaacutelisis diplomaacutetico asiacute como las preguntas para investigadores para responder en casos de estudio Disponibles en httpinterparesorgip3ip3_productscfmcat=2
85
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA
Ir al Contenido
tos (AD) el cual requirioacute del desarrollo de una arquitectura de la informacioacuten integrada por
componentes loacutegicos tecnoloacutegicos y normativos La coordinacioacuten del AD recayoacute en la Direc-
cioacuten de la Coordinacioacuten de la Informacioacuten en particular de la Subgerencia de Coordinacioacuten de
Archivos la cual fungioacute como sede del proyecto para las poliacuteticas de preservacioacuten del Banco
Principales resultadosEl Banco para la administracioacuten y gestioacuten de archivos e informacioacuten ndasha traveacutes de la Gerencia
de la Coordinacioacuten de la Informacioacutenndash contaba con
bull Sustento juriacutedico administrativo para fungir como coordinador de archivos
bull Financiamiento infraestructura y recursos humanos suficientes y especializados
para las funciones Archiviacutesticas
bull La Coordinacioacuten de la Informacioacuten estaba adscrita a la Direccioacuten General de Tec-
nologiacuteas de la Informacioacuten y para la funcioacuten Archiviacutestica contaba con una gerencia
una subgerencia y dos oficinas
La visioacuten de la Coordinacioacuten era la de coadyuvar a la construccioacuten de una arquitectura
de informacioacuten institucional que permitiera el acceso la conservacioacuten y divulgacioacuten de la
informacioacuten para la toma de decisiones Su misioacuten conseguir que la informacioacuten en el Banco
se encuentre disponible y accesible
Las poliacuteticas en materia de informaacutetica e informacioacuten del antildeo 2000 fueron el sustento
normativo para el desarrollo de la poliacutetica de preservacioacuten En estas se estableciacutea la necesidad
de adoptar medidas para crear y mantener bases de datos con informacioacuten histoacuterica relevante
En cuanto a estrategias de organizacioacuten y conservacioacuten para la arquitectura de informa-
cioacuten el Banco de Meacutexico ya contaba con
bull Un esquema de poliacuteticas y lineamientos emitidos por la Junta de Gobierno asiacute como
con la Norma de Organizacioacuten Acceso Publicacioacuten y Gestioacuten de la Informacioacuten (2009)
bull Un esquema loacutegico Que consistiacutea en metadatos institucionales (15) ficha de me-
tadatos de cada documento de archivo (cataacutelogos estandarizados) cuadro de
clasificacioacuten y un cataacutelogo de disposicioacuten documental
bull Un medio tecnoloacutegico para la sistematizacioacuten del llenado de metadatos y un sis-
tema de control de archivos fiacutesicos y electroacutenicos
LA PRESERVACIOacuteN DE ARCHIVOS DIGITALES EN MEacuteXICO
86
Ir al Contenido
Los objetivos de la norma arriba mencionada eran
bull Regular la organizacioacuten de la informacioacuten documentos y documentos de archivo mediante
quince metadatos obligatorios y en su caso otros maacutes que fueran requeridos por las aacutereas
bull Organizar la informacioacuten y documentos de archivo mediante metadatos y admi-
nistracioacuten de cataacutelogos institucionales
bull Controlar altas bajas y modificaciones de la informacioacuten de la web del Banco
bull Establecer actividades para la eficiencia y control de los documentos de archivo
desde su recepcioacuten conservacioacuten uso y disposicioacuten final
Tambieacuten el Banco ya contaba con el AD o Sistema de gestioacuten documental automatizado
para la produccioacuten y conservacioacuten de documentos de archivo en su etapa administrativa Este teniacutea
distintas funciones
bull Captura de documentos de archivo y sus metadatos
bull Registros (fichas) de metadatos para informacioacuten que procediacutea de sistemas inte-
ractivos o dinaacutemicos (Datawarehouse y Sybase)
bull Metadatos de archivos en formato tradicional
bull Reportes y sus metadatos procedentes de sistemas interactivos mismos que el
productor ya ha declarado como documentos de archivo
En cuanto al mantenimiento del sistema o de desarrollos propios el Banco contaba con
Rational Unified Process (RUP) de IBM donde integraba la documentacioacuten del desarrollo de
un sistema y sus actualizaciones
Respecto del mantenimiento de software y hardware este era regulado por la Defini-
cioacuten de la Estacioacuten de Trabajo del Banxico (ETB) con el propoacutesito de regular computadoras
software herramientas de administracioacuten impedir instalacioacuten o desinstalacioacuten de software
entre otras funciones
Por lo que correspondiacutea a la seguridad informaacutetica los sistemas de informacioacuten estaban
desarrollados para brindar disponibilidad seguridad y redundancia de la informacioacuten Tam-
bieacuten la Norma Administrativa Interna de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten incluiacutea disposiciones
respecto a procedimientos de respaldo resguardo recuperacioacuten planes de contingencia y
anaacutelisis de riesgos
87
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA
Ir al Contenido
Las limitantes normativas estableciacutean que la informacioacuten producida o recibida perteneciacutea
al Banco Ademaacutes esta debiacutea estar disponible a quienes teniacutean derecho de acceso y los datos
personales debiacutean protegerse
Los requerimientos normativos del AD se sustentaban en el ciclo de vida de la informa-
cioacuten o de los documentos donde su produccioacuten organizacioacuten y conservacioacuten estaban a cargo
de la Unidad productora en sus etapas activas y semiactivas y en el Archivo Histoacuterico cuando
contara con valores histoacutericos para su preservacioacuten en el largo plazo El Sistema de operacioacuten
de archivos del Banco se circunscribiacutea a este requerimiento
Las limitaciones normativas de la Direccioacuten de Coordinacioacuten de la Informacioacuten le impe-
diacutean establecer estrategias especiacuteficas para el desarrollo de planes de accioacuten para identificar
y registrar en el AD archivos sistemas dinaacutemicos e interactivos coordinar y monitorear
archivos para preservar en el largo plazo asiacute como de poliacutetica requisitos y procedimientos
para la preservacioacuten de archivos digitales por tiempo indefinido por su valor histoacuterico o por
necesidades administrativas
En cuanto al contexto tecnoloacutegico el AD ya contaba con una infraestructura tecnoloacutegica
suficiente integrada por un archivo loacutegico central que operaba por asociacioacuten de atributos
yo metadatos con los documentos asiacute como con funcionalidades para la produccioacuten de do-
cumentos buacutesquedas e integracioacuten con la web del Banco Tambieacuten contaba con aplicaciones
de escritorio integracioacuten de documentos digitalizados control de archivos en papel mediante
fichero descriptivo integracioacuten de correo interno entre otras
Se encontraron ciertas limitaciones tecnoloacutegicas falta de actualizacioacuten de archivos que ya
se encontraban en el AD cuando se actualizaba el software utilizado informacioacuten insuficiente
de los documentos de archivo procedentes de sistemas dinaacutemicos o interactivos registrados
en el AD Asimismo se encontroacute inexistencia de documentacioacuten o anotaciones juriacutedico admi-
nistrativas de procedimiento o de procedencia para el AD Tampoco se contaba con historia
de eventos o documentacioacuten que registraran cambios o afectaciones tecnoloacutegicas en cuanto
a la codificacioacuten o en meacutetodos de reproduccioacuten de los archivos que se localizaban en el AD
asiacute como la inexistencia de archivos registrados en AD sin acceso para monitoreo por falta
de licencia de software
De la informacioacuten obtenida se llevaron a cabo ejercicios de poliacuteticas con funcionarios
del Banco Las soluciones tambieacuten fueron consensuadas con otros participantes del TEAM
Meacutexico del proyecto InterPARES 3 Estas actividades dieron como resultado las Poliacuteticas de
preservacioacuten del Banco de Meacutexico
LA PRESERVACIOacuteN DE ARCHIVOS DIGITALES EN MEacuteXICO
88
Ir al Contenido
El objetivo de las poliacuteticas fue establecer los criterios generales para regular la preservacioacuten
de documentos de archivo digitales que seriacutean conservados en el largo plazo con alcance a los
archivos localizados en el AD y en otros servidores o fuera de estos La poliacutetica incluyoacute ademaacutes
disposiciones juriacutedico-normativas que la sustentaban asiacute como conceptos y definiciones Los
criterios fueron establecidos conforme a responsabilidades especiacuteficas a las aacutereas seguacuten les
correspondiacutea su aplicacioacuten Estas consideraban a la preservacioacuten a partir de la produccioacuten de la
informacioacuten o documentos de archivo por lo que fue necesario considerar ciertos ajustes al AD
De Los ProDuctores
bull Responsabilidad de las unidades administrativas en cuanto a la produccioacuten con-
servacioacuten y uso de los archivos digitales durante su etapa activa y semiactiva
bull Obligacioacuten a fin de que los archivos producidos por otros sistemas fuera del AD
establecieran la funcionalidad de gestioacuten de archivos o en su defecto registrar
y capturar los documentos de archivo en el AD de acuerdo con la norma ya
establecida
bull Desarrollo de un caso de estudio para archivos dinaacutemicos o interactivos con
valor histoacuterico conducente a establecer las mejores estrategias de preservacioacuten
en el largo plazo
bull Actualizacioacuten del cuadro de clasificacioacuten e identificacioacuten de series semejantes
bull Valoracioacuten de archivos en coordinacioacuten con la Subgerencia de Archivos
bull Establecimiento de mecanismos de monitoreo perioacutedico de las series selecciona-
das para su preservacioacuten en el largo plazo
bull Estrategias y procesos para mantener y documentar especificaciones y actualiza-
ciones de software y hardware
bull Documentar modificaciones de contexto (juriacutedico-administrativo procedimental
de procedencia asiacute como el registro en RUP para cambios tecnoloacutegicos)
bull Mantener actualizado el software de produccioacuten de documentos o informacioacuten
bull Identificar metadatos de archivos para su conservacioacuten asiacute como componentes
digitales para definir su tratamiento
bull Preparacioacuten de materiales para transferencia al Archivo Histoacuterico conforme a
disposiciones que se establecieran para este proceso
bull Llevar a cabo la transferencia de archivos de manera conjunta con el Archivo
Histoacuterico
89
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA
Ir al Contenido
bull La obligatoriedad de cumplir con las disposiciones del Archivo Histoacuterico en series
documentales que requeriacutean preservarse por maacutes de diez antildeos
De La Direccioacuten De coorDinacioacuten De La inFormacioacuten
bull Subgerencia de archivo implementar en AD
bull Funcionalidades del AD para indicacioacuten de anexos presencia o retiro de firma
electroacutenica otras formas de autenticacioacuten materiales duplicados en otras
series o de series similares
bull Identificacioacuten de metadatos y cataacutelogos de metadatos del AD como docu-
mentos de archivo
bull Coordinacioacuten para establecer la mejor estrategia para actualizar migrar o
refrescar archivos digitales con valor histoacuterico
DeL archivo histoacuterico
bull Determinar la infraestructura y estructura organizacional misioacuten definicioacuten de
responsabilidades recursos humanos y un programa de capacitacioacuten
bull Establecer procedimientos para la rendicioacuten de cuentas sustento legal para la pre-
servacioacuten en el largo plazo historia documental sobre cambios y procedimientos
que impacten los archivos y procesos de administracioacuten y autoevaluacioacuten
bull Contar con la sustentabilidad financiera para el corto y largo plazo mediante
revisioacuten anual
bull Implementar la poliacutetica y procesos para el sistema de administracioacuten de archivos para la
preservacioacuten Con funciones para recepcioacuten (especificaciones requeridas para la trans-
ferencia) ingreso (instalacioacuten) estructura de la informacioacuten a preservar asiacute como su
acceso y divulgacioacuten opciones de servicios autenticacioacuten control y registro de acciones
De Las tecnoLogiacuteas
bull Desarrollar la infraestructura del sistema de preservacioacuten los esquemas de actua-
lizacioacuten migracioacuten refrescamiento y documentacioacuten de cambios
bull Establecer los esquemas de seguridad mediante el anaacutelisis y control sistemaacutetico
de requerimientos y responsabilidades para cambios del sistema y planes de con-
tencioacuten operativa
bull Incluir un plan de desastres que ponderara escenarios y riesgos
bull Certificacioacuten internacional
LA PRESERVACIOacuteN DE ARCHIVOS DIGITALES EN MEacuteXICO
90
Ir al Contenido
La investigacioacuten y propuesta de poliacutetica de preservacioacuten fue factible gracias al intereacutes de
los funcionarios del Banco por contar con poliacuteticas que les orientaran en la preservacioacuten en el
largo plazo Fue interesante conocer un sistema de gestioacuten documental automatizado que en
un alto porcentaje cumpliacutea con requisitos de autenticidad sobre todo cuando los lineamientos
o disposiciones para estos no se encontraban previstos en la normatividad en el paiacutes Para el
Banco la seguridad de sus archivos fue el motor que dio lugar al AD sin embargo hasta donde
se conoce las poliacuteticas de preservacioacuten no fueron instrumentadas No obstante es posible
apuntar que con ciertas actualizaciones las poliacuteticas auacuten son vigentes
Referencias y presentaciones acerca del caso de estudioBarnard A y Espinosa Mejiacutea Viacutector M (2011) ldquoDesarrollo de Poliacuteticas para la preservacioacuten
de archivos digitales con valor histoacuterico del Banco de Meacutexico Reporte de un caso de
estudiordquo Legajos Boletiacuten del Archivo General de la Nacioacuten (9) 107-131 Disponible en https
bagnarchivosgobmxindexphplegajosarticleview383
Barnard Alicia y Espinosa Viacutector (2011 julio 12) Caso de estudio Poliacuteticas de preservacioacuten para
archivos digitales del Banco de Meacutexico Reunioacuten de Expertos ECOPETROL Bogotaacute Colombia
Barnard A Espinosa V y Voutssaacutes J (2010 mayo 29) ldquoCase Study Banco de Meacutexico Records
Archives Preservation Policiesrdquo The InterPARES Project 3rd International Symposium Uni-
versity of British Columbia Vancouver
CS02 PoliacutetiCaS y lineamientoS PaRa la geStioacuten doCumental y PReSeRvaCioacuten de aRCHivoS
digitaleS del tRiBunal eleCtoRal del PodeR JudiCial de la fedeRaCioacuten3
Junio 2010-diCiemBRe 2010
IntroduccioacutenEl Tribunal Electoral de Poder Judicial de la Federacioacuten (el Tribunal) forma parte del sistema
judicial mexicano Es la maacutes alta autoridad en materia electoral Este tiene la responsabilidad
de asegurar que todos los actos y regulaciones pronunciados por las autoridades electorales
observen las disposiciones constitucionales y secundarias respecto de las elecciones Su au-
toridad es de alcance nacional pues regula casos locales estatales y federales
3 El caso de estudio fue llevado a cabo en conjunto con Juan Voutssaacutes investigador del Instituto de Investigaciones Bibliotecoloacutegicas y de la Informacioacuten UNAM Meacutexico
91
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA
Ir al Contenido
El objetivo general del caso de estudio fue el de desarrollar las poliacuteticas y lineamientos
para la gestioacuten documental y preservacioacuten de archivos digitales en el Tribunal
La metodologiacutea se llevoacute a cabo conforme a la propuesta del proyecto InterPARES 3 para
casos de estudio la cual proponiacutea investigacioacuten de accioacuten mediante un diaacutelogo colaborativo
toma de decisiones participativa deliberacioacuten inclusiva y participacioacuten de funcionarios del
Tribunal Con base en lo anterior se llevaron a cabo entrevistas para las cuales se utilizoacute el
cuestionario de Anaacutelisis de Contextos del Proyecto IP2 La informacioacuten obtenida permitioacute
realizar iteraciones de diferentes escenarios con el fin de revisar la situacioacuten a lo largo del
caso de estudio e identificar elementos teoacutericos y praacutecticos uacutetiles al desarrollo de las poliacuteticas
y los lineamientos
El objeto de estudioLa investigacioacuten tuvo alcance a todos los archivos del Tribunal En el momento de su desarrollo
ya se contaba con la Direccioacuten del Archivo Institucional adscrita a la Coordinacioacuten de Infor-
macioacuten Documentacioacuten y Transparencia (CIDT) siendo esta uacuteltima la sede del caso de estudio
Principales resultadosEn cuanto a la regulacioacuten de archivos el Tribunal contaba con sustento juriacutedico-normativo
para la gestioacuten documental y de archivos a traveacutes de los Lineamientos para la organizacioacuten
descripcioacuten y conservacioacuten del Archivo Institucional asiacute como con instrumentos teacutecnicos cuadro
de clasificacioacuten y cataacutelogo de disposicioacuten documental No obstante que los lineamientos ya
sentildealaban que los documentos de archivo electroacutenicos estaban sujetos a este se careciacutea de
lineamientos especiacuteficos Sin embargo sirvieron de sustento para la elaboracioacuten de poliacuteticas y
lineamientos orientados a la preservacioacuten digital El Tribunal ya contaba con una normatividad
para la seguridad informaacutetica el acceso a la informacioacuten y la transparencia
Con el propoacutesito de conocer la situacioacuten que guardaban los archivos del Tribunal se en-
trevistoacute a nueve unidades administrativas a las cuales les fue enviado un cuestionario resumido
del ldquoCuestionario de Anaacutelisis de Contexto de InterPARES 2rdquo Mediante las respuestas en los
cuestionarios y las entrevistas se identificaron
bull Dos sistemas de informacioacuten o de produccioacuten de documentos de archivo con
procesos parciales
bull Un sistema para el registro de archivos
LA PRESERVACIOacuteN DE ARCHIVOS DIGITALES EN MEacuteXICO
92
Ir al Contenido
bull Un sistema para la administracioacuten de recursos humanos
bull Aula virtual donde se manejan documentos de archivo digitales de audio y video
bull Diversos sistemas o bases de datos de informacioacuten para muacuteltiples actividades en
oficinas
bull Fotografiacuteas y videograbaciones en formato digital y anaacutelogo
bull Procesamiento automatizado de documentos de archivo en oficinas e impresioacuten
en papel
bull Procesos para la digitalizacioacuten de documentos de archivo en oficinas
La CIDT contaba una estructura organizacional y recursos suficientes para las funciones
que desarrollaba en cuanto a archivos fiacutesicos
En particular se obtuvo informacioacuten acerca del Sistema de Administracioacuten Institucional
(SADAI) para archivos al cual tambieacuten le fue aplicado el cuestionario de IP3 para sustentar
autenticidad de los documentos de archivo
El SADAI contaba con metadatos descriptivos baacutesicos relativos a la identidad del ex-
pediente nombre del expediente clasificacioacuten archiviacutestica coacutedigo de referencia nuacutemero de
expediente fechas de apertura cierre y soportehellip Funcionaba para expedientes fiacutesicos En siacute
se trataba de un fichero para control de expedientes Otro sistema relevante era el de control
de asuntos judiciales aunque tambieacuten estaba limitado en cuanto a los requisitos baacutesicos de
autenticidad
No obstante que la normatividad sentildealada aplicaba a todo tipo de documentos de archivo
los sistemas existentes o bases de datos la falta de lineamientos baacutesicos de descripcioacuten Archi-
viacutestica y la clasificacioacuten o disposicioacuten final impediacutean una gestioacuten adecuada de los mismos
De los resultados obtenidos se propuso desarrollar poliacuteticas y lineamientos baacutesicos para
los archivos con base al Modelo de la Cadena de Preservacioacuten de InterPARES24 en cuanto a la
produccioacuten conservacioacuten y preservacioacuten en el largo plazo Esta incluiriacutea requisitos y funciona-
lidades para una herramienta tecnoloacutegica para archivos en cualquier formato durante su vida
administrativa asiacute como los correspondientes del Archivo Histoacuterico para preservacioacuten en el
largo plazo Se pretendiacutea que el Tribunal contara con poliacuteticas y lineamientos para mantener
archivos auteacutenticos fiables precisos y accesibles
4 El Modelo de la Cadena de Preservacioacuten estaacute disponible en httpinterparesorgip2ip2_mo-del_displaycfmmodel=cop
93
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA
Ir al Contenido
De las poliacuteticasLas poliacuteticas propuestas teniacutean un alcance a todos los documentos de archivo digitales o
en papel producidos por las unidades sustantivas y operativas a fin de que se integraran o
registraran en un sistema automatizado de gestioacuten documental a partir de su produccioacuten
durante su conservacioacuten e incluso sin importar si su disposicioacuten final fuera eliminacioacuten
o transferencia a un sistema de preservacioacuten en el largo plazo La poliacutetica teniacutea como
receptores a
bull Tomadores de decisiones del Tribunal en lo referente a gestioacuten e informacioacuten
operativa y tecnoloacutegica
bull Los responsables de las aacutereas directamente involucrados con la produccioacuten con-
servacioacuten y preservacioacuten de archivos al interior del Tribunal
bull Los responsables de otras aacutereas teacutecnicas juriacutedicas administrativas de auditoriacutea
y contraloriacutea
bull El personal del Tribunal que produce usa recupera elimina yo preserva documen-
tos de archivo al interior del Tribunal
bull Personas e instituciones usuarias externas
De los archivos en aacutereas o unidades administrativasA estas se les delegaba entre otras funciones para producir clasificar y establecer o actualizar
vigencias para los documentos de archivo durante su etapa administrativa asiacute como elaborar
indicaciones respecto de cambios tecnoloacutegicos juriacutedico-administrativos procedimentales o
de procedencia y llevar a cabo el proceso de valoracioacuten documental a partir de la produccioacuten
del documento de archivo Tambieacuten se les disponiacutea la participacioacuten con la CIDT para actualizar
el cuadro de clasificacioacuten archiviacutestica
Respecto de documentos de archivo valorados para su preservacioacuten en el largo plazo por
sus valores histoacutericos se les encargaba seguimiento especiacutefico previo a su transferencia asiacute
como mantener la documentacioacuten derivada de actualizaciones o modificaciones en su etapa
administrativa y en su caso especificaciones de software y hardware La poliacutetica les disponiacutea ade-
maacutes preparar transferencias secundarias conforme a las especificaciones que la CIDT emitiera
LA PRESERVACIOacuteN DE ARCHIVOS DIGITALES EN MEacuteXICO
94
Ir al Contenido
Del Archivo HistoacutericoEn cuanto a la poliacutetica para la instrumentacioacuten de un sistema de preservacioacuten de archivos elec-
troacutenicos en el largo plazo misma que ya existiacutea para archivos en soporte fiacutesico se estableciacutea
el desarrollo de un plan que contara al menos con
bull Definicioacuten de responsabilidades recursos humanos y programa de capacitacioacuten
perioacutedica
bull Sustentabilidad financiera que contemplara planes para el corto y largo plazo
revisados perioacutedicamente
bull Funcionalidades de un sistema de preservacioacuten para el ingreso y almacenamiento
de los documentos de archivo asiacute como un plan de preservacioacuten
bull Estrategias de preservacioacuten que deberiacutean contemplar definicioacuten y divulgacioacuten de
formatos estaacutendares que seriacutean considerados estrategias para contender con la
obsolescencia tecnoloacutegica y supervisioacuten perioacutedica
bull Articulacioacuten de metadatos baacutesicos requeridos para acceso captura y produccioacuten
de metadatos de descripcioacuten vinculada a los archivos
bull Recursos y estrategias sujetas a estaacutendares internacionales de certificacioacuten
La poliacutetica requeriacutea contar con la infraestructura tecnoloacutegica y seguridad para los sistemas
de gestioacuten documental y de preservacioacuten en el largo plazo Esta debiacutea contemplar procesos
y programas adaptables y flexibles a nuevas tecnologiacuteas y estaacutendares procurando que en la
medida de lo posible se utilizaran sistemas formatos y estaacutendares abiertos
En la poliacutetica se partiacutea del principio de que los documentos de archivo digitales debiacutean man-
tenerse con independencia a los cambios tecnoloacutegicos La CIDT y la Direccioacuten de Sistemas ana-
lizariacutean y evaluariacutean previamente los posibles cambios tecnoloacutegicos a introducir en la institucioacuten
en cuanto a su impacto en la preservacioacuten Ademaacutes se disponiacutea a la CIDT para llevar a cabo el
anaacutelisis y control sistemaacutetico de las necesidades de recursos y establecer responsabilidades y au-
torizaciones para cambios en los sistemas de gestioacuten documental asiacute como planes de contingencia
En cuanto a procesos de digitalizacioacuten se estableciacutea que ndashuna vez digitalizados los docu-
mentos de archivondash estos se capturariacutean y registrariacutean en el sistema de gestioacuten documental
en tanto que los procesos se llevariacutean a cabo conforme a estaacutendares internacionales Los
materiales digitalizados no podiacutean eliminarse en tanto el aacuterea responsable no lo estableciera
o fundamentara sin contravenir la norma o legislacioacuten alguna
95
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA
Ir al Contenido
Respecto de la CIDT se dispuso su responsabilidad institucional para coordinar las activi-
dades conducentes al disentildeo instrumentacioacuten y control de un sistema de gestioacuten documental
(SGD) para los documentos de archivo (digitales y en papel) del Tribunal
De los lineamientosLos lineamientos propuestos contemplaron reglas para procesos y procedimientos de produc-
cioacuten conservacioacuten acceso y uso asiacute como la disposicioacuten final de los documentos de archivo
El objetivo de los lineamientos fue establecer requisitos o funcionalidades baacutesicas adicio-
nales y complementarias para asegurar que los archivos electroacutenicos del Tribunal alcanzaran
el mayor grado de fiabilidad autenticidad y precisioacuten garantizando su acceso y seguacuten el caso
protegiendo su confidencialidad tanto para los fines cotidianos del Tribunal como para su
historia y la transparencia de las acciones
Los lineamientos contemplaban su observancia obligatoria en las aacutereas del Tribunal Su
alcance comprendiacutea un miacutenimo de requisitos funcionales para un sistema de gestioacuten docu-
mental automatizado aplicables a su manejo y control en cualquier formato o soporte a partir
de su produccioacuten y hasta su disposicioacuten final que incluiriacutea ademaacutes funcionalidades para los
documentos de archivo digitales con valor histoacuterico que se conservariacutean en el largo plazo
Para ello se tomariacutea como base el Sistema de Administracioacuten de Archivos SADAI Los criterios
baacutesicos de este seriacutean
bull La organizacioacuten de los documentos de archivo y estructura del cuadro de cla-
sificacioacuten
bull La produccioacuten y conservacioacuten
bull La retencioacuten y la disposicioacuten final cataacutelogo de disposicioacuten final y transferencia o
eliminacioacuten
Para satisfacer estos criterios se establecieron requisitos baacutesicos tales como
bull El alcance del SADAI para controlar la produccioacuten conservacioacuten y disposicioacuten
final de archivos administrativos asiacute como las correspondientes a la transferencia
al Archivo Histoacuterico
bull La coordinacioacuten del SADAI a cargo de la CIDT con la participacioacuten de los pro-
ductores en su desarrollo y capacitacioacuten a usuarios entre otros
LA PRESERVACIOacuteN DE ARCHIVOS DIGITALES EN MEacuteXICO
96
Ir al Contenido
El SADAI ademaacutes debiacutea cumplir con algunos requisitos complementarios
bull Manejar marcadores y apuntadores electroacutenicos para archivos en soportes tra-
dicionales
bull Permitir la agregacioacuten de documentos en expedientes secciones y series de ex-
pedientes hiacutebridos
bull Permitir cambios de expedientes con autorizacioacuten de la CIDT los cuales debiacutean
contar con traza auditable
bull Contar con organizacioacuten de fechas asignadas por un servidor certificado por el
sistema
En cuanto a bases de datos se disponiacutea que el SADAI capturara las instantaacuteneas para su
preservacioacuten en el largo plazo seguacuten requerimientos del productor
Respecto al proceso de produccioacuten y conservacioacuten el SADAI deberiacutea permitir la captura
de los documentos para ser declarados documentos de archivo por medio de pantallas pre-
fabricadas al efecto o interfaz con sistemas de procesamiento de texto Ambas modalidades
debiacutean permitir filtracioacuten y verificacioacuten de la informacioacuten contenida asiacute como edicioacuten for-
mateo y preparacioacuten para su alta en el sistema Entre los tipos de documentos de archivo a
considerar se encontraban
bull Documentos de texto procesadores de textos hojas de caacutelculo presentaciones etc
bull Imaacutegenes en un conjunto de formatos estaacutendares preestablecidos en el plan
archiviacutestico
bull Grabaciones de sonido en un conjunto de formatos estaacutendares preestablecidos
en el plan archiviacutestico
bull Videos en un conjunto de formatos estaacutendares preestablecidos en el plan archiviacutestico
bull Reportes registros o documentos de archivo para su captura en el SADAI me-
diante reglas especiacuteficas por parte del productor procedentes de sistemas inte-
ractivos o dinaacutemicos
En cuanto a metadatos entre otros requisitos el SADAI debiacutea contar con aplicaciones o
pantallas que permitieran capturar o asignar todos los metadatos requeridos incorporacioacuten
de cataacutelogos de metadatos especiacuteficos ndashnecesarios para el productorndash asiacute como su actuali-
97
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA
Ir al Contenido
zacioacuten y traza de cambios Estos debiacutean autorizarse por la CIDT El SADAI deberiacutea ademaacutes
contar con funcionalidades para
bull Limitar acceso a un usuario o grupos de usuarios seguacuten la clasificacioacuten de la in-
formacioacuten contenida en documentos de archivo
bull Contar con un control uacutenico para cambio de clasificacioacuten archiviacutestica a cargo de la
CIDT
bull Asignar valor histoacuterico a las series documentales
bull Actualizar y documentar cambios en software o hardware para los documentos
de archivo
bull Contar con capacidad para revertir vigencia documental solo por personal
autorizado
bull Contar con capacidad para revertir clasificacioacuten de la informacioacuten solo por per-
sonal autorizado
bull Vincular documentos de archivo con otros o con expedientes series o secciones
bull Manejar y conservar documentos de archivo a fin de que pudieran reproducirse
como el capturado inicialmente
bull Contar con fechado automaacutetico y constante al archivar asignado por un servidor
con tiempo certificado y designado especiacuteficamente por el SADAI
bull Vincular metadatos para su despliegue y transferencia
bull Contar con capacidades para manejar correo electroacutenico
Como requisitos adicionales el SADAI debiacutea incluir
bull Administracioacuten de acceso mediante perfiles
bull Procesos de auditoriacutea y autenticacioacuten
bull Manejo de expedientes hiacutebridos
Los lineamientos tambieacuten incluiacutean subsistemas de apoyo para procesamiento de texto y
datos buacutesqueda recuperacioacuten e importacioacuten asiacute como requisitos en cuanto al uso amigable
y actualizacioacuten de la documentacioacuten del sistema entrenamiento y capacitacioacuten permanente
En cuanto a la seguridad informaacutetica se propusieron los estaacutendares de seguridad ISO En
particular se establecieron lineamientos y funcionalidades para el Archivo Histoacuterico Las res-
ponsabilidades esenciales seriacutean
LA PRESERVACIOacuteN DE ARCHIVOS DIGITALES EN MEacuteXICO
98
Ir al Contenido
bull Ingreso de la informacioacuten
bull Almacenamiento
bull Gestioacuten y actualizacioacuten de software y hardware
bull Administracioacuten
bull Plan de preservacioacuten
bull Acceso y servicio a usuarios
ConclusionesEl caso de estudio ofrecioacute un panorama de lo que sucediacutea en otras organizaciones y que posi-
blemente auacuten continuacutean en una situacioacuten semejante Tambieacuten se confirmoacute que la metodologiacutea
de InterPARES era la adecuada para ofrecer soluciones a las organizaciones misma que sigue
siendo vigente para conocer acerca de la situacioacuten que guardan los archivos digitales de una
organizacioacuten o en un aacuterea de esta No se cuenta con informacioacuten relativa a la instrumentacioacuten
de la poliacutetica o de los lineamientos no obstante se considera que los documentos preparados
con ciertos ajustes pueden ser de utilidad
Referencias y presentaciones acerca del caso de estudioBarnard A (2010 julio 29) Poliacuteticas y lineamientos para archivos digitales y su preservacioacuten
Presentacioacuten a funcionarios del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federacioacuten Meacutexico
CRL-OCLC (2007) ldquoTrutwrothy Repositories Audit amp Certification Criteria and Checklistrdquo
Chicago Ill-Dublin Ohio CRL The Center for Research Libraries and OCLC Online
Computer Library Centre Inc Disponible en httpswwwcrledusitesdefaultfilesd6
attachmentspagestrac_0pdf
Duranti L Suderman J y Todd M (2008) ldquoAppendix 19 A framework of principles for the
development of policies strategies and standards for the long term preservation of digital
recordsrdquo En Duranti L y Preston R (Eds) International Reserarch on Permanent Authentic
Records in Electronic Systems InterPARES Project Disponible en httpwwwinterparesorg
ip2display_filecfmdoc=ip2_book_appendix_19pdf
InterPARES 2 Project TEAM Meacutexico (2007) Guiacutea del Preservador Preservacioacuten de Documentos
de Archivo Digitales Guiacutea para las Organizaciones (J Voutssaacutes Trad) Meacutexico InterPARES
TEAM Meacutexico Disponible en httpiibiunammxVoutssaacutesmtdocumentosip3_guia_
preservador_2012pdf
99
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA
Ir al Contenido
UNESCO (2003) ldquoCarta sobre la preservacioacuten del patrimonio digitalrdquo UNESCO Disponible
en httpportalunescoorgesevphp-URL_ID=17721ampURL_DO=DO_TOPICampURL_
SECTION=201html
Voutssaacutes M J Barnard A Cabral Vargas B y Valdespino J (2011 octubre 3-5) ldquoDocument
preservation policies and guidelines for the Mexican Electoral Court a case studyrdquo En
Memorias del 9ordm Simposio Internacional de InterPARES 3 Barcelona Espantildea
laS PoliacutetiCaS PaRa loS doCumentoS de aRCHivoS PRoduCidoS
a tRaveacuteS de un SeRviCio de nuBe ComunitaRia5
2014-2016
IntroduccioacutenLa Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Gubernamental (DOF
2012b web) establecioacute responsabilidades para promover el derecho a la informacioacuten resol-
ver sobre la negativa a solicitudes de acceso a la informacioacuten por parte de las dependencias
o entidades del Gobierno Federal asiacute como proteger los datos personales en poder de las
entidades y dependencias personales
La citada Ley dispuso la creacioacuten del Instituto de Acceso a la Informacioacuten y Proteccioacuten de
Datos Personales (IFAI) con el propoacutesito de promover y difundir el ejercicio del derecho a la
informacioacuten asiacute como resolver sobre la negativa de solicitudes de acceso a la informacioacuten y
proteger los datos personales Para fines de transparencia esta Ley establecioacute que los Sujetos
Obligados debiacutean publicar y actualizar de forma permanente quince obligaciones consistentes
en diferentes tipos de informacioacuten mismas que reuniacutean las caracteriacutesticas del documento de
archivo6 tales como salarios de los funcionarios estructura orgaacutenica adquisiciones informa-
5 Se agradece el apoyo de Eduardo Bonilla y Claudia Alin Escoto del INAI en la integracioacuten de informacioacuten y a Claudia Loacutepez Iglesias del AGN en la vinculacioacuten con instituciones que participaron en el proyecto
6 Las leyes de transparencia y acceso a la informacioacuten la definen a esta seguacuten su soporte o forma documental Ademaacutes establecen que la informacioacuten debe documentar facultades funciones y competencias elementos equivalentes al documento de archivo en cuanto se define a este como el que registra actos producidos recibidos y utilizados en el ejercicio de facultades competencias o funciones con independencia a su soporte Asiacute la informacioacuten que se publica en el POT tambieacuten
LA PRESERVACIOacuteN DE ARCHIVOS DIGITALES EN MEacuteXICO
100
Ir al Contenido
cioacuten sobre presupuesto entre otros Para el cumplimiento de las citadas obligaciones el IFAI
desarrolloacute a traveacutes de un servicio de nube comunitaria7 el Portal de Obligaciones de Transpa-
rencia (POT) y a la vez el Sistema de Solicitudes de Acceso a la Informacioacuten (INFOMEX) ndashel
cual gestionaba solicitudes y respuestas para el acceso a la informacioacuten a traveacutes de ese servicio
de nube comunitariondash a fin de facilitar a la sociedad el acceso a la informacioacuten
Planteamiento inicial del problemaAl inicio del caso de estudio ya se contaba con una Ley Federal de Archivos (DOF 2012a web)
y de acuerdo con la misma el Archivo General de la Nacioacuten (AGN) emitioacute lineamientos para
los sistemas institucionales de gestioacuten documental (DOF 2015b web) orientados a la organiza-
cioacuten estructura e instrumentos teacutecnicos para los archivos asiacute como los correspondientes a su
produccioacuten Sin embargo los lineamientos para el uso de sistemas automatizados para archivos
del Poder Ejecutivo Federal fueron publicados hasta 2015 (DOF 2015c web) por lo que existiacutea
la posibilidad de que algunas organizaciones de gobierno contaran con cierto tipo de sistemas
automatizados pero auacuten carentes de una normatividad para su disentildeo e instrumentacioacuten
La percepcioacuten sobre la falta de un control de los archivos electroacutenicos que se produciacutean
para POT e INFOMEX planteoacute la necesidad de llevar a cabo un caso de estudio conducente a
establecer lineamientos baacutesicos para el control de los archivos electroacutenicos de esos sistemas
los cuales se manejaban a traveacutes de los servicios de coacutemputo comunitarios de la nube En el
marco de el dominio de control de InterPARES Trust
es documento de archivo a la que podriacutea llamaacutersele informacioacuten Archiviacutestica y que no responde al concepto de documento de archivo en soportes fiacutesicos sino a archivos electroacutenicos En el glosario del proyecto InterPARES2 (actualizado en febrero de 2020) se define al documento de archivo dinaacutemico (dynamic record) cuando de su contenido dependen datos que pueden tener instanciaciones variables y son mantenidos en bases de datos hojas de caacutelculo internas o externas al sistema en el cual se produce el documento de archivo En el mismo glosario tambieacuten se define al documento de archivo interactivo (interactive record) como aquel con contenido o forma variable que depende de una entra-da del usuario que con frecuencia tiene como base un contenido anterior Disponible en httpwwwinterparesorgip2display_filecfmdoc=ip2_glossarypdfampCFID=21953151ampCFTOKEN=96221110
7 Conforme a la base de datos de Terminologiacutea del proyecto InterPARES Trust se define a una nube comunitaria como un Modelo de despliegue de infraestructura de nube en el cual un grupo espe-ciacutefico de organizaciones con intereses comunes de privacidad seguridad y legales colaboran para compartir recursos que pueden ser manejados por las organizaciones o por un tercero o fuera de las instalaciones Disponible en httpsinterparestrustorgterminologytermnube20comunitariaes
101
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA
Ir al Contenido
Sin embargo otras disposiciones juriacutedicas emitidas durante el periodo tuvieron mayor
impacto en el objetivo del caso estudio En 2015 se publicoacute la Ley General de Transparencia
y Acceso a la Informacioacuten ahora con alcance nacional (DOF 2015a web) La Ley dio lugar a
la creacioacuten del Instituto Nacional de Transparencia (INAI) asiacute como a modificaciones al POT
e INFOMEX los cuales pasaron a formar parte de la Plataforma Nacional de Transparencia
donde los servicios de acceso a la informacioacuten adquirieron el alcance a nivel nacional con un
consecuente nuacutemero mayor de Sujetos Obligados8 Por su parte conforme a la nueva Ley
General las obligaciones de transparencia fueron incrementadas por lo que su publicacioacuten
ndashpor parte de los Sujetos Obligados a nivel nacionalndash implicoacute que esta permaneciera en los
centros de datos o servicios de nube de los Sujetos Obligados y se vinculara a la plataforma
en la seccioacuten de transparencia seguacuten lineamientos que para este fin se emitieran
Ante el avance del caso de estudio y debido a los cambios juriacutedico-administrativos que
dieron lugar a nuevos esquemas de operacioacuten para el POT e INFOMEX fue necesario un
replanTEAMiento del objetivo inicial sobre la elaboracioacuten de lineamientos relativos a su con-
trol archiviacutestico Ademaacutes los resultados obtenidos durante el periodo de cambios ofrecieron
informacioacuten importante en cuanto a las caracteriacutesticas de documentos de archivo producidos
la responsabilidad por su manejo y disposicioacuten final misma que contaba con elementos sufi-
cientes para reorientar el sentido del caso de estudio
Objetivo Identificar el documento de archivo de autoridad que se produce para las solicitudes de
acceso a la informacioacuten a traveacutes de INFOMEX y el correspondiente a las obligaciones de
transparencia mediante POT a fin de establecer la responsabilidad por su gestioacuten control y
disposicioacuten final
8 La Terminologiacutea de InterPARES Trust define a un Servicio de plataforma como un servicio de nube de nivel medio junto con un sistema operativo que por lo general cuenta con utileriacuteas esen-ciales tales como soporte para servicios de web bases de datos y lenguajes de programacioacuten gestio-nados por el proveedor del servicio y que permite al usuario desplegar aplicaciones de forma aacutegil y conveniente Disponible en httpsinterparestrustorgterminologytermPlatform20as20a20Service20~paL~PaaS~paR~
LA PRESERVACIOacuteN DE ARCHIVOS DIGITALES EN MEacuteXICO
102
Ir al Contenido
ActividadesLas actividades para el caso de estudio fueron las que se habiacutean contemplado a su inicio y
que parcialmente ya se habiacutean desarrollado con anterioridad a los cambios arriba sentildealados
Estas fueron
bull Establecer alianzas para entrevistar a dependencias del Gobierno Federal usuarias
del servicio de nube asiacute como para el proveedor de los servicios de coacutemputo en
la nube el IFAIINAI asiacute como con el AGN
bull Elaborar cuestionarios para IFAIINAI (proveedor del servicio) y para usuarios
para su aplicacioacuten en entrevistas
bull Integrar la informacioacuten analizar hallazgos y proponer soluciones
El universo inicial para el estudio consistiacutea en realizar seis entrevistas en organizaciones de la
Administracioacuten Puacuteblica Federal (APF) Los acercamientos para obtener informacioacuten se hicieron a
traveacutes del IFAIINAI con el fin de entrevistar al responsable de las actividades relacionadas con POT
e INFOMEX en los organismos del Gobierno Federal pero ante la resistencia de brindar informacioacuten
o conceder entrevistas se acudioacute al AGN con el propoacutesito de entrevistar ahora al coordinador de
archivos de cada organismo A traveacutes del AGN fue factible entrevistar solo a dos organizaciones maacutes9
No obstante se consideroacute que los resultados que se obtuvieran orientaban a ciertos patrones sobre
la gestioacuten de archivos electroacutenicos sobre todo debido a que en el momento del levantamiento como
ya se mencionoacute no se contaba con lineamientos para sistemas de gestioacuten documental automatizados
los cuales deberiacutean implementarse con posterioridad a la conclusioacuten del estudio es decir prevaleciacutea la
falta de medios para el control de archivos electroacutenicos En cuanto a la entrevista con los responsables
de los centros de datos del IFAIINAI esta se llevoacute a cabo exitosamente
Hallazgos
DeL ProveeDor DeL servicio
Este disponiacutea del sustento juriacutedico-normativo para los procesos tecnoloacutegicos relativos al POT
e INFOMEX asiacute como con manuales de procedimientos para ambos sistemas
9 Nota IFAIINAI fue sujeto de estudio como usuario y como proveedor del servicio de nube comunitaria para INFOMEX y POT
103
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA
Ir al Contenido
Tambieacuten se contaba con la infraestructura recursos y desarrollos necesarios para la imple-
mentacioacuten de servicios de nube y se aplicaban estaacutendares de seguridad y mantenimiento de la
informacioacuten acorde a lo dispuesto para el Gobierno Federal En particular tambieacuten se contaba
con lineamientos especiacuteficos para la publicacioacuten de obligaciones de transparencia (IFAI 2006
web) asiacute como los correspondientes a las solicitudes de informacioacuten (IFAI 2003 web) En
estos lineamientos no se haciacutea referencia al tratamiento archiviacutestico de los documentos de
archivo o informacioacuten Archiviacutestica producida para estos sistemas
De Las instituciones entrevistaDas
Las aacutereas coordinadoras de archivo de cada organizacioacuten contaban con disposiciones regula-
torias para la gestioacuten documental e instrumentos teacutecnicos (cuadro de clasificacioacuten poliacuteticas
de disposicioacuten final) Los recursos humanos tecnoloacutegicos y financieros para los archivos
institucionales eran limitados Habiacutea preponderancia en el manejo de archivos en papel por
lo que la aplicacioacuten de cuadros de clasificacioacuten archiviacutestica y disposicioacuten final solo aplicaban
a estos en los cuales estaba establecida la obligacioacuten de contar con descripcioacuten (metadato)
baacutesica para expedientes dentro de los que se encontraba la descripcioacuten de caracteriacutesticas de
la informacioacuten contenida en cuanto a su apertura reserva o confidencialidad
Ninguna de las instituciones entrevistadas contaba con un sistema de gestioacuten documental
automatizado para el control de documentos de archivo Se encontroacute que una institucioacuten
contaba con un sistema parcial para documentos de archivo otro para solicitudes de acceso
a la informacioacuten De existir control automatizado de las solicitudes de informacioacuten o de obli-
gaciones de transparencia y solicitudes de informacioacuten estos podriacutean estar en computadoras
de los responsables operativos
Resultados acerca de INFOMEXPor lo general las solicitudes de informacioacuten se descargaban de INFOMEX y eran impresas
sobre papel Se manejaban en un sistema independiente o en una computadora personal Las
respuestas se escaneaban y se subiacutean al sistema
Tanto el cuadro de clasificacioacuten archiviacutestica como el cataacutelogo de disposicioacuten documental
contaban con la seccioacuten Transparencia que incluiacutea la serie solicitudes de acceso a la informa-
cioacuten La vigencia de estos archivos en papel era de 5-6 antildeos y se disponiacutea su baja al cumpli-
miento del plazo establecido No obstante en las fechas del estudio no se teniacutea noticia sobre
solicitudes de autorizacioacuten de baja documental por el AGN ndashresponsable de este traacutemitendash
esto a pesar de encontrarse expedientes con vigencia vencida
LA PRESERVACIOacuteN DE ARCHIVOS DIGITALES EN MEacuteXICO
104
Ir al Contenido
Los expedientes de solicitudes de informacioacuten se abriacutean por el aacuterea de acceso a la in-
formacioacuten como responsable de administrar INFOMEX tambieacuten se integraba otro por el
productor de la informacioacuten responsable de responder En ocasiones podiacutea existir un ter-
cer expediente que conservaba el encargado de elaborar la respuesta por indicaciones del
productor Cuando estos documentos de archivo se manteniacutean en formato digital como ya
se mencionoacute podiacutean encontrarse en un sistema de control especiacutefico o en computadoras
personales sin reunir al menos los requisitos de descripcioacuten utilizados para los expedientes
en papel La falta de criterios para un sistema de gestioacuten documental automatizado sin duda
fue uno de los principales problemas a causa de la situacioacuten antes expuesta
Ni el productor ni el proveedor del servicio asumiacutean la responsabilidad del tratamiento
archiviacutestico de las solicitudes de acceso a la informacioacuten Sin embargo el centro de datos del
proveedor conservaba de manera digital tanto solicitudes como respuestas desde la creacioacuten
de INFOMEX pero tampoco se cumpliacutea con lineamientos de archivo en cuanto a descripcioacuten
clasificacioacuten Archiviacutestica y criterios de disposicioacuten final Sin embargo el proveedor esperaba
que el aacuterea coordinadora de archivo les indicara acerca de su manejo y disposicioacuten final
Resultados del POTEn cuanto a la responsabilidad sobre el tratamiento archiviacutestico para POT se presenta-
ba una situacioacuten semejante a INFOMEX ni el proveedor ni las instituciones se haciacutean
responsables se argumentaba que esta era responsabilidad del proveedor del servicio
mientras que este sentildealaba a la organizacioacuten gubernamental como tal Ademaacutes debido a
que la informacioacuten que se integraba al POT seguacuten su tipo se actualizaba perioacutedicamen-
te conforme a los lineamientos establecidos el proveedor del servicio sobrescribiacutea los
contenidos en el sistema
Por otra parte en la serie Transparencia solo se localizaban documentos de archivo en
papel relativos a la logiacutestica de POT teniacutean una vigencia semejante a la de INFOMEX y tam-
poco se teniacutea noticia de alguna solicitud de baja
Debido a que la informacioacuten para POT se produciacutea en formatos digitales especiacuteficos para
la funcioacuten de transparencia es posible afirmar que no existiacutean documentos de archivo oficiales
por al menos en los quince antildeos previos al desarrollo del caso de estudio Al respecto con-
viene aclarar que la funcioacuten de transparencia era diferente a la funcioacuten por la cual se produciacutea
la informacioacuten o documento de archivo correspondiente De tal forma que el documento de
archivo producido para la divulgacioacuten en el POT podiacutea ser
105
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA
Ir al Contenido
bull Copia del documento de archivo autorizado o de autoridad10
bull Versioacuten modificada del original que daba lugar a un nuevo documento de archivo
bull Copia del documento de archivo autorizado en diferente formato
Conclusiones Paradoacutejicamente mientras para POT no existiacutean archivos para INFOMEX ndashen la mayoriacutea de
los casosndash se conservaban en papel y se podiacutean encontrar hasta tres expedientes en papel
asiacute como en formato digital por parte del proveedor del servicio Lo anterior confirmoacute la
inexistencia de lineamientos especiacuteficos en ambos casos para determinar la responsabilidad
del documento de archivo para su tratamiento archiviacutestico necesarios para su captura o
registro en el sistema de gestioacuten documental automatizado
Estos resultados han permitido buscar soluciones para la gestioacuten documental de POT e
INFOMEX en el corto plazo y de largo alcance
En primer teacutermino es necesario sentildealar que los documentos de archivo tanto en POT
como en INFOMEX se producen inicialmente para sustentar funciones o atribuciones sus-
tantivas las cuales son responsabilidad del productor durante su vida administrativa (traacutemite
y concentracioacuten) por tanto se registran en la serie sustantiva con las indicaciones de dis-
posicioacuten documental que correspondan Ademaacutes esa funcioacuten sustantiva puede ser objeto
de obligaciones de transparencia o acceso a la informacioacuten de ser el caso el documento de
archivo o informacioacuten Archiviacutestica pasa a ser tambieacuten una funcioacuten comuacuten que deberiacutea contar
con un expediente o registro en la serie correspondiente a POT o INFOMEX
En el caso especiacutefico del POT en cuadros de clasificacioacuten se encontroacute una serie para
transparencia No obstante debido a que cada obligacioacuten comprende diferente contenido
informativo seriacutea necesario abrir expedientes especiacuteficos o una serie por cada obligacioacuten
pues es necesario contar con vigencia y disposicioacuten final particular para cada obligacioacuten de
transparencia
10 Se define como documento de archivo de autoridad a aquel que es considerado por el productor como oficial y que por lo general estaacute sujeto a procesos de control que no son requeridos para otras copias La identificacioacuten de los documentos de archivo autorizados o de autoridad corresponde a la designacioacuten de una oficina de responsabilidad primaria como uno de los componentes del su cataacutelogo de disposicioacuten documental En ingleacutes authoritative record en InterPARES 2 Project Glos-sary (actualizado al 2 de febrero de 2020) Disponible en httpwwwinterparesorgip2display_filecfmdoc=ip2_glossarypdfampCFID=21953151ampCFTOKEN=96221110
LA PRESERVACIOacuteN DE ARCHIVOS DIGITALES EN MEacuteXICO
106
Ir al Contenido
Una solucioacuten temporal para un mejor control de la informacioacuten archiviacutestica en lo que
corresponde a clasificacioacuten archiviacutestica y disposicioacuten final de las obligaciones del POT en am-
biente digital asiacute como para evitar exceso de expedientes con contenidos semejantes podriacutea
ser la siguiente
bull Integrar un solo expediente electroacutenico cuando su contenido y formato sean
iguales para ambas funciones (documento de archivo autorizado y copia igual) y
mediante metadatos indicar su pertenencia a la serie del productor y a la corres-
pondiente de transparencia con la vigencia que el productor establezca
bull Ante un formato diferente pero con un mismo contenido el productor podriacutea
elegir el formato a conservar en particular cuando la informacioacuten tuviera valo-
res secundarios
bull Cuando la informacioacuten de la obligacioacuten de transparencia fuera diferente a la pro-
ducida seguacuten funcioacuten sustantiva seriacutea necesario abrir un expediente especiacutefico
para la funcioacuten de transparencia Mediante metadatos se hariacutean las indicaciones
pertinentes Al igual que en los casos anteriores el productor estableceriacutea las
vigencias y destino final de ambos expedientes
Ademaacutes de lo anterior para el control y seguimiento el aacuterea de acceso a informacioacuten y
transparencia deberiacutea contar con permisos para la consulta de los expedientes de transparencia
Las tecnologiacuteas pueden ofrecer soluciones de largo alcance conducentes a la transforma-
cioacuten digital de las organizaciones que contribuyan a la gobernanza de la informacioacuten parti-
cularmente en la simplificacioacuten de los procesos del productor y sus obligaciones de transpa-
rencia Por ejemplo una solucioacuten seriacutea determinar la estructura de datos representado en un
lenguaje de formateo para el intercambio de cada obligacioacuten que comprenda los requisitos
del productor y las requeridas para cada obligacioacuten con la inclusioacuten de metadatos especiacuteficos
relacionados con la funcioacuten del productor y las obligaciones de transparencia asiacute como los
obligatorios para su tratamiento archiviacutestico En la definicioacuten de este tipo de estructuras
deberiacutea incorporar a representantes del AGN INAI y un grupo focal de los productores de
la informacioacuten
En cuanto a INFOMEX como ya se comentoacute la responsabilidad de los expedientes de
solicitudes de acceso a la informacioacuten y sus respuestas corresponde al productor a lo largo
de su vida administrativa Tambieacuten es indispensable que el aacuterea responsable de coordinar
107
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA
Ir al Contenido
actividades de acceso a la informacioacuten y transparencia cuente con acceso al expediente
de cada solicitud de informacioacuten asiacute como a los correspondientes de las obligaciones de
transparencia
De no existir un sistema de gestioacuten documental automatizado seriacutea necesario contar
con dos expedientes y en ambos casos se utilizariacutean los coacutedigos de clasificacioacuten de la serie
de solicitudes de acceso a la informacioacuten con la indicacioacuten de que el documento de archivo
autorizado obra en poder del productor se podriacutean manejar las mismas vigencias y destino
final Lo maacutes conveniente a futuro seriacutea que INFOMEX transfiriera al Sistema automatizado
de gestioacuten documental la organizacioacuten correspondiente
Las soluciones propuestas son aproximaciones ante la falta de tratamiento archiviacutestico de
la informacioacuten y documentos de archivo relativos a la transparencia y el acceso a la informa-
cioacuten que requieren del uso eficiente de recursos e infraestructura para mantener archivos
auteacutenticos fiables y precisos por el tiempo que sea necesario Sin lo anterior la desconfianza
de la ciudadaniacutea en cuanto a la transparencia se encuentra en entredicho con la consecuente
desconfianza de la sociedad y los costos poliacuteticos y econoacutemicos que puedan surgir
Referencias y presentaciones acerca del caso de estudioBarnard Alicia (2016) ldquoLa transparencia y los archivos en servicios comunitarios de nuberdquo En
Memoria de las Jornadas Internacionales de Acceso a la Informacioacuten y Archivos Del Derecho
a la Memoria al Derecho a la Verdad Instituto Nacional de la Transparencia Acceso a la
Informacioacuten y Proteccioacuten de Datos Personales pp 82-92 Disponible en httpinicioifai
orgmxPublicacionesMemoriasJIAI2016pdf
Barnard Alicia (2018) Policies for government records produced by a community cloud Reporte final
del caso de estudio LA02 InterPARES Trust Disponible en httpsinterparestrustorgassets
publicdisseminationabaITRUSTLA02CaseStudyreportpdf
DOF (2012a enero 23) ldquoLey Federal de Archivosrdquo En Diario Oficial de la Federacioacuten Disponible
en httpssregobmximagesstoriesdoctransparenciatransparencialfapdf
DOF (2012b junio 8) ldquoLey Federal de Transparencia y Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Gu-
bernamentalrdquo En Diario Oficial de la Federacioacuten Disponible en httpwwwineagobmx
transparenciapdfLFTAIPGpdf
DOF (2015a mayo 5) ldquoLey General de Transparencia y Acceso a la Informacioacuten Puacuteblicardquo
Diario Oficial de la Federacioacuten Disponible en httpwwwdofgobmxnota_detallephp-
codigo=5391143ampfecha=04052015
LA PRESERVACIOacuteN DE ARCHIVOS DIGITALES EN MEacuteXICO
108
Ir al Contenido
DOF (2015b julio 3) ldquoLineamientos generales para la organizacioacuten y conservacioacuten de archivos
del Poder Ejecutivo Federalrdquo Diario Oficial de la Federacioacuten Disponible en httpwwwdof
gobmxnota_detallephpcodigo=5399403ampfecha=03072015
DOF (2015c julio 3) ldquoLineamientos para la creacioacuten y uso de sistemas automatizados para
la conservacioacuten de archivosrdquo Diario Oficial de la Federacioacuten Disponible en httpdofgob
mxnota_detallephpcodigo=5399401ampfecha=03072015
IFAI (2003) ldquoLineamientos que deberaacuten observar las dependencias y entidades de la Admi-
nistracioacuten Puacuteblica Federal en la recepcioacuten procesamiento y traacutemite de las solicitudes
de acceso a la informacioacuten gubernamental que formulen los particulares asiacute como en
su resolucioacuten y notificacioacuten y la entrega de la informacioacuten en su caso con exclusioacuten
de las solicitudes de acceso a datos personales y su correccioacutenrdquo En Diario Oficial de la
Federacioacuten Disponible en httpswwwdofgobmxnota_detallephpcodigo=694238ampfe-
cha=12062003
IFAI (2006) ldquoLineamientos que habraacuten de observar las dependencias y entidades de la Ad-
ministracioacuten Puacuteblica Federal para la publicacioacuten de las obligaciones de transparencia
sentildealadas en el artiacuteculo 7 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacioacuten
Puacuteblicardquo En Diario Oficial de la Federacioacuten Meacutexico Disponible en httpswwwdofgobmx
nota_detallephpcodigo=4936383ampfecha=01112006
Autor
El proyEcto IntErpArES En AmeacuterIcA lAtInA y El cArIbE
ApuntES SobrE ArchIvoS dIgItAlES trAnSpArEncIA AccESo A lA InformAcIoacuten y protEccIoacuten dE dAtoS pErSonAlES
ISbn 978-607-96598-X-X En traacutemItE bull pp 108-118
Casos de estudio desarrollados en Ameacuterica Latina en el contexto de
InterPARESIr a
l Con
teni
do
Gobierno abierto datos abiertos y gestioacuten documental en Chile Meacutexico y Peruacute
2016-2018Alicia Barnard Amozorrutia
Gabriela AndaurAiacuteda Luz Mendoza Navarro
Introduccioacuten
Desde finales del pasado siglo en la regioacuten de Ameacuterica Latina se ha apostado
a la apertura democraacutetica y gestioacuten de traacutemites con enfoque en la participa-
cioacuten ciudadana Gracias a las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y la participacioacuten
de estos paiacuteses en estrategias internacionales para un gobierno abierto la imple-
mentacioacuten de portales o plataformas han sido el mecanismo idoacuteneo para cumplir
los objetivos propuestos Sin embargo se ha percibido que la informacioacuten que se
publica tanto en las plataformas de gobierno abierto (GA) y datos abiertos (DA) no
se relaciona con los procesos y controles archiviacutesticos que se implementan mediante
la gestioacuten documental componente fundamental para la organizacioacuten conservacioacuten
y preservacioacuten de datos informacioacuten o documentos de archivo que producen las
organizaciones para los fines de gobierno abierto La inexistencia de estos procesos
pone en riesgo la autenticidad y fiabilidad de las informaciones que se divulgan a traveacutes
de esos mecanismos de apertura Si esta percepcioacuten es correcta la falta de una legis-
lacioacuten o normativa que relacione los procesos y controles de la gestioacuten documental
con los del GA y los DA limitaraacute la confianza a depositar en nuestros gobernantes
GOBIERNO ABIERTO DATOS ABIERTOS Y GESTIOacuteN DOCUMENTAL EN CHILE MEacuteXICO Y PERUacute
110
Ir al Contenido
Este caso de estudio tuvo como objetivo obtener informacioacuten acerca de las estrategias
de GA y DA en paiacuteses seleccionados de Ameacuterica Latina a fin de comparar el estado del arte
y su relacioacuten con las disposiciones regulatorias y praacutecticas de la gestioacuten documental Este se
realizoacute en el marco del dominio de control de InterPARES Trust
La metodologiacutea consistioacute en el anaacutelisis comparado de disposiciones legales normas y
poliacuteticas asiacute como en el anaacutelisis contextual de la situacioacuten en torno a GA y DA de los paiacuteses
participantes Las actividades se organizaron en dos etapas la primera entre el 2016-2017 y
fue actualizada ante algunas modificaciones de regulaciones en 2018
ActividadesEn cuanto al anaacutelisis regulatorio comparado con el fin de delimitar el alcance del estudio se
partioacute de definiciones GA DA gestioacuten documental servicios de coacutemputo en la nube que permi-
tieran identificar similitudes y diferencias y establecer la relacioacuten entre las correspondientes
a GA y DA y las de archivos y gestioacuten documental en dichos paiacuteses
El anaacutelisis incluyoacute normas que regulaban especiacuteficamente GA y DA y por su concordancia
las correspondientes a acceso a la informacioacuten y transparencia asiacute como las relativas a ar-
chivos y gestioacuten documental Para ello se establecioacute una jerarquiacutea de normas El primer nivel
comprendioacute constituciones poliacuteticas el segundo tratados internacionales y leyes nacionales el
tercer nivel decretos presidenciales o reglamentos y un cuarto nivel referente a resoluciones
para la aprobacioacuten de instructivos reglamentos normas teacutecnicas La Alianza para un Gobierno
Abierto (AGA) (OGP Sf web) fue considerada ante la importancia y relacioacuten con GA y DA
La segunda etapa del estudio consistioacute en obtener informacioacuten contextual sobre los pla-
nes procesos y requisitos para el manejo de GA y DA y su relacioacuten con los archivos digitales1
Con este propoacutesito se elaboroacute un cuestionario2 para entrevistas aplicadas a funcionarios
puacuteblicos vinculados a las estrategias de GA y DA cuando ello fue posible3
1 Cabe sentildealar que Brasil no participoacute en esta etapa del estudio por lo que solo comprendioacute informacioacuten de Chile Meacutexico y Peruacute
2 El cuestionario ldquoDatos abiertos y Gobierno Abierto en Ameacuterica Latinardquo puede consultarse en httpsinterparestrustorgassetspublicdisseminationLA5CuestionarioparaentrevistaInterPRA-RESTRUSTab_pdf
3 En Meacutexico no fue posible llevar a cabo entrevistas con funcionarios por lo que las respuestas al cuestionario se obtuvieron directamente de los sitios gobmx
111
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA GABRIELA ANDAUR AIacuteDA LUZ MENDOZA NAVARRO
Ir al Contenido
ResultadosanaacuteLisis reguLatorio comParaDo
Dentro de los resultados del anaacutelisis comparado las constituciones de los paiacuteses contaban
ya con regulacioacuten en materia de acceso a la informacioacuten concepto geneacuterico que abarca a los
documentos de archivo En Meacutexico la Constitucioacuten tambieacuten haciacutea referencia a la obligatorie-
dad de mantener archivos administrativos actualizados4 Se encontroacute ademaacutes la existencia
de decretos reglamentos normas teacutecnicas entre otras para GA DA Ademaacutes los paiacuteses
estudiados pertenecen a la Alianza para un Gobierno Abierto (AGA) estrategia vinculante a
esos programas
Los paiacuteses tambieacuten contaban con disposiciones relativas a archivos En Peruacute la Ley 27806
impediacutea a la administracioacuten puacuteblica destruir la informacioacuten en su posesioacuten asiacute como la obli-
gatoriedad de remitirla al Archivo Nacional (Presidencia de la Repuacuteblica del Peruacute 2003 web)
No obstante se constatoacute la inexistencia de una ley sobre archivos en Chile mientras que la
Ley de Transparencia estableciacutea la publicidad de actos y resoluciones de la Administracioacuten del
Estado documentos de sustento o complemento y procedimientos eran puacuteblicos asociados
asiacute como toda la informacioacuten que obre en poder de los oacuterganos de gobierno incluyendo
praacutecticamente a toda la documentacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica salvo excepciones de la
propia ley (BCN 2008 web) En Brasil al igual que en Peruacute los organismos puacuteblicos debiacutean ob-
servar normas y procedimientos para la gestioacuten transparente de la informacioacuten su proteccioacuten
disponibilidad autenticidad e integridad (Presidecircncia da Repuacuteblica 2011 web) En Meacutexico maacutes
allaacute de las leyes federal y locales sobre archivos existentes en 2018 se emitioacute la Ley General
de Archivos que entrariacutea en vigor en 2019 a traveacutes de la cual las leyes locales se armonizariacutean
a esta (Caacutemara de Diputados del H Congreso de la Unioacuten 2018 web)
En cuanto a transparencia en Meacutexico se publicoacute en 2002 la primera Ley Federal de Acceso
a la Informacioacuten Logroacute un alcance nacional cuando se publica la Ley General de Transparencia
y Acceso a la Informacioacuten en 2015 En Peruacute se publicoacute una ley similar en 2002 y fue actualizada
en 2013 mientras que en Chile la Ley de Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica fue divulgada en 2008
4 Las constituciones se pueden consultar en Constitucioacuten Poliacutetica de Chile httpswwwcamaraclcamaradocleyes_normasconstitucion_politicapdf Constitucioacuten Federal de Brasil httpwwwdiputadosgobmxbibliotpublicapublicpaisesbraconsthtm Constitucioacuten Poliacutetica de Meacutexico httpwwwdiputadosgobmxLeyesBibliopdf1_080520pdf Constitucioacuten Poliacutetica de Peruacute httpwww4congresogobpentleyImagenesConstituCons1993pdf
GOBIERNO ABIERTO DATOS ABIERTOS Y GESTIOacuteN DOCUMENTAL EN CHILE MEacuteXICO Y PERUacute
112
Ir al Contenido
Anaacutelisis de contextoLos resultados de este anaacutelisis permitieron obtener informacioacuten en cuanto al esquema geren-
cial de GA la gestioacuten de la informacioacuten en GA la evaluacioacuten de GA y la relacioacuten entre GA y
gestioacuten documental y preservacioacuten
contexto gerenciaL
Ademaacutes de la legislacioacuten ya comentada en Meacutexico el Plan Nacional de Desarrollo 2013-
2018 (DOF 2013 web) incluyoacute como estrategia transversal un programa para gobierno
abierto En Peruacute despueacutes de diferentes estrategias de gobierno abierto en 2013 se imple-
mentoacute la Poliacutetica Nacional de Modernizacioacuten de la Gestioacuten Puacuteblica (SGP Peruacute Sf web)
Mientras que en Chile la Agenda Digital 2020 fue lanzada para establecer una ruta para
contar con un gobierno digital (Agenda Digital 2020 Gobierno de Chile (Sf) web) Estas
disposiciones para la gestioacuten y manejo de la informacioacuten asiacute como los procesos tendientes
a la modernizacioacuten son clave para entender las poliacuteticas iniciativas y la gobernanza en los
tres paiacuteses
En cuanto al esquema de organizacioacuten de Gobierno Abierto en Chile se encuentran
diferentes instituciones responsables de la instrumentacioacuten de GA para lo cual existe la
Mesa de Gobierno Abierto para el disentildeo implementacioacuten monitoreo y evaluacioacuten del
Plan de Accioacuten y sus compromisos siendo la Divisioacuten de Gobierno Digital responsable
del desarrollo de normatividad (Plan Gobierno Digital 2018-2020 Sf web) En Meacutexico
hasta 2018 los lineamientos para gobierno abierto estableciacutean la responsabilidad de
la Secretariacutea de la Funcioacuten Puacuteblica para instrumentar dar seguimiento y evaluar las
acciones para el cumplimiento de poliacuteticas estrategias acciones y procedimientos de
GA a nivel federal
Una de las principales iniciativas de GA fue el portal gobmx principalmente al servicio de
la ciudadaniacutea En Peruacute la Secretariacutea de Gestioacuten Puacuteblica (SGP) es responsable del desarrollo de
los planes de accioacuten de GA en el cual participaban representantes de organizaciones a nivel
subnacional los planes incluyen aacutereas de transparencia acceso a la informacioacuten participacioacuten
ciudadaniacutea rendicioacuten de cuentas y mejora de los servicios puacuteblicos y el Modelo de datos
abiertos (Alianza para el Gobierno Abierto Peruacute Sf web) Otra norma que impacta en GA
es el decreto que aproboacute el Modelo de gestioacuten documental 2017 aunque auacuten sin vinculacioacuten
con GA y DA
113
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA GABRIELA ANDAUR AIacuteDA LUZ MENDOZA NAVARRO
Ir al Contenido
contexto De La gestioacuten De La inFormacioacuten soBre Datos aBiertos
En cuanto a la gestioacuten de la informacioacuten de un gobierno abierto en Chile la identificacioacuten
preparacioacuten y revisioacuten de DA se llevaba a cabo de forma autoacutenoma por cada institucioacuten
Durante el periodo de estudio se contaba con dos estaacutendares desarrollados por la Divi-
sioacuten de Gobierno Digital el Estaacutendar Teacutecnico para la Publicacioacuten de Datos Abiertos y la
Guiacutea Raacutepida para la Publicacioacuten de Datos Abiertos5 que las instituciones debiacutean cumplir
con los requisitos de interoperabilidad Al momento del estudio no habiacutea viacutenculo entre
GA y DA Meacutexico contaba con procesos y procedimientos establecidos para la gestioacuten
de informacioacuten dentro del esquema de GA Respecto de DA el Decreto de Gobierno
Abierto regulaba los requisitos teacutecnicos para asegurar datos abiertos de confianza de
las instituciones de gobierno y los oacuterganos autoacutenomos del gobierno federal pondriacutean
disponibles al puacuteblico para facilitar su acceso uso re-uso y redistribucioacuten para cualquier
propoacutesito DA se consideraba como un habilitador de GA (DOF 2015 web) En Peruacute la
SGP disentildeoacute una guiacutea raacutepida para la apertura de informacioacuten puacuteblica que incluye etapas
diferentes del proceso operacional a partir de un inventario de informacioacuten a la prio-
rizacioacuten y publicacioacuten en el Portal de Datos Abiertos en la guiacutea raacutepida para la Apertura
de Datos de Gobierno Se establecieron dos criterios para determinar los datos que
deberiacutean abrirse impacto y dificultad (ONGEI PCM SGP Sf web) Requerimientos espe-
ciacuteficos para la seguridad tambieacuten se definieron en los Lineamientos para el uso de Servicios
en la Nube (Secretariacutea de Gobierno Digital de la Presidencia del Consejo de Ministros
de Peruacute 2018 web)
La operacioacuten y evaluacioacuten de GAEn cuanto a la evaluacioacuten y procesos de mejora de GA en Chile los mismos eran considerados
dentro del Plan de Gobierno Abierto (Gobierno de Chile 2016 web) Incluiacutean autoevaluacioacuten
por institucioacuten involucrada en el compromiso y un mecanismo de revisioacuten independiente
disponibles en liacutenea para el puacuteblico Durante las entrevistas se mencionoacute la falta de un es-
quema institucional que asegurara la duplicidad o la claridad acerca de las responsabilidades
de GA La unidad a cargo del Programa de Gobierno Abierto no evaluaba el impacto de los
compromisos ni contaba con estadiacutesticas sobre el uso real de la informacioacuten mientras que se
careciacutea de meacutetricas para evaluar el progreso de compromisos o su efectividad respecto de
5 El Estaacutendar y la Guiacutea Raacutepida se localizan en httpkitdigitalgobclrecursos-de-desarrollo
GOBIERNO ABIERTO DATOS ABIERTOS Y GESTIOacuteN DOCUMENTAL EN CHILE MEacuteXICO Y PERUacute
114
Ir al Contenido
una mayor participacioacuten ciudadana El Estado chileno ha realizado un esfuerzo continuo para
hacer disponible informacioacuten acerca de GA a traveacutes de gobiernoabiertogobcl datosgobcl
y agendadigitalgobcl
En Meacutexico la plataforma gobmx era el medio para promover la innovacioacuten gubernamen-
tal impulsar la eficiencia y transformar procesos para proporcionar informacioacuten procedimien-
tos y facilitar la participacioacuten efectiva de la ciudadaniacutea Se promoviacutea la participacioacuten a traveacutes
de la plataforma gobmx las oportunidades de capacitacioacuten la disponibilidad de manuales de
procedimientos y lineamientos donde la ciudaniacutea y los servidores puacuteblicos podiacutean obtener
informacioacuten acerca del desarrollo y operacioacuten de gobierno abierto La guiacutea para GA estableciacutea
los mecanismos de promocioacuten integracioacuten organizacioacuten e instrumentacioacuten de la participacioacuten
ciudadana donde cada institucioacuten debiacutea desarrollar un programa y el anaacutelisis perioacutedico del
progreso en la implementacioacuten de los mecanismos Para ello gobmx incluyoacute un portal para
la evaluacioacuten de los programas puacuteblicos por parte de la ciudadaniacutea Sin embargo esta era
inexistente (Gobierno de Chile 2016 web)
En el caso de Peruacute la SGP contaba con la Comisioacuten de Monitoreo Permanente de GA
para evaluar el Plan de Accioacuten Tambieacuten se encargaba de actividades para facilitar el cambio
de gestioacuten para GA Acerca de la participacioacuten ciudadana la PNMP formuloacute planes de accioacuten
conforme a principios de participacioacuten y colaboracioacuten tanto para entidades de gobierno de los
diferentes niveles como a organizaciones de la Sociedad civil la iniciativa privada y la academia
GA y DA y su relacioacuten con la gestioacuten documentalAnte la inexistencia de una disposicioacuten que regulara la gestioacuten documental en Chile no existiacutea
un viacutenculo especiacutefico entre GA y gestioacuten documental Sin embargo ciertas iniciativas permitiacutean
ver una relacioacuten Por ejemplo la implementacioacuten de planes piloto de accioacuten para la gestioacuten
documental en ciertas instituciones puacuteblicas supervisadas por el Consejo para la Transparen-
cia En el Plan de Accioacuten 2016-2018 no se encontraban medidas especiacuteficas orientadas a la
gestioacuten documental a pesar de la existencia de varias medidas sobre la disponibilidad de la
informacioacuten puacuteblica No obstante para 2018 la Presidencia sometioacute un proyecto de Ley para
la Transformacioacuten Digital del Sector Puacuteblico el cual era discutido por el Congreso (Sa Sf
web) El proyecto proponiacutea reformas alineadas a procedimientos administrativos electroacutenicos
generacioacuten de documentos electroacutenicos asiacute como comunicacioacuten electroacutenica El mayor cam-
bio se referiacutea la obligatoriedad de produccioacuten de documentos de la Administracioacuten Puacuteblica
en formato electroacutenico y excepcionalmente en papel mientras que tambieacuten se consideraba
115
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA GABRIELA ANDAUR AIacuteDA LUZ MENDOZA NAVARRO
Ir al Contenido
que la preservacioacuten digital de tal documento de archivo estariacutea a cargo del Archivo Nacional
Estaba auacuten por verse la relacioacuten entre gestioacuten documental y GA De igual manera no existiacutean
lineamientos para preservacioacuten por GA y DA
En Meacutexico el programa para un gobierno cercano y moderno 2013-2018 (DOF 2013
web) incluiacutea la estrategia orientada a consolidar los sistemas de gestioacuten documental y archi-
vos bajo responsabilidad del Archivo General de la Nacioacuten aunque no existiacutean mecanismos
de coordinacioacuten ni relacioacuten formal con la Estrategia Digital Nacional incluido en el citado
programa Es decir las estrategias de GA eran independientes a las relacionadas con las corres-
pondientes a los archivos y la gestioacuten documental La nueva Ley General de Archivos publicada
en 2018 [2013-2018] (DOF 2013 25) estableciacutea disposiciones para los requisitos y procesos
que deberiacutean cumplir los sistemas de gestioacuten documental automatizados Un ejercicio similar
ya existiacutea para los archivos de la administracioacuten puacuteblica federal Sin embargo las disposiciones
federales y locales vigentes no teniacutean relacioacuten alguna con GA y DA Debido a que las dispo-
siciones relacionadas con documentos de archivo se encontraban en una fase inicial auacuten era
un pendiente armonizar OG y GA con las disposiciones de gestioacuten documental y archivos
En Peruacute no se contaba con una poliacutetica de preservacioacuten La PNMP planteaba lograr re-
sultados orientados a la gestioacuten y el servicio ciudadano como se establecioacute en el Modelo
Conceptual de Datos Abiertos Al momento del estudio la Secretariacutea de Gobierno Digital era
la autoridad teacutecnica regulatoria responsable de formular y proponer poliacuteticas planes normas
lineamentos y estrategias en el aacuterea de Tecnologiacutea de la Informacioacuten y Gobierno Electroacutenico
El Modelo de Gestioacuten Documental incorporoacute un conjunto de lineamientos generales para
su implementacioacuten en las instancias puacuteblicas del paiacutes (Presidencia del Consejo de Ministros y
Secretaria de Gobierno Digital 2017 web) El hecho es que GA estaba ubicado en la Presi-
dencia del Consejo de Ministros responsable de las acciones en proceso de transformacioacuten
digital No obstante el Archivo General de la Nacioacuten ndashresponsable del sistema nacional de
archivosndash no tiene participacioacuten directa en la produccioacuten de normas para gobierno digital
ConclusionesDe la revisioacuten del anaacutelisis comparado no obstante la existencia de regulaciones en el primer
rango normativo para la transparencia y acceso a la informacioacuten en los cuatro paiacuteses y en Meacute-
xico tambieacuten para archivos se observoacute a traveacutes del anaacutelisis contextual que las relativas a GA y
DA que se encontraban en rangos secundarios teniacutean una relevancia superior por su alcance
poliacutetico-democraacutetico Aunque en los cuatro paiacuteses tambieacuten existiacutean regulaciones secundarias
GOBIERNO ABIERTO DATOS ABIERTOS Y GESTIOacuteN DOCUMENTAL EN CHILE MEacuteXICO Y PERUacute
116
Ir al Contenido
en materia de archivos y gestioacuten documental fue notoria la falta de vinculacioacuten con las de
GA y DA Sin duda la participacioacuten de los cuatro paiacuteses en AGA ha sido un impulso para las
poliacuteticas y estrategias de GA y DA en cuanto al acceso a la informacioacuten y la participacioacuten de
la sociedad en el desarrollo de poliacuteticas puacuteblicas
En el anaacutelisis comparado se observoacute que al contrastar la definicioacuten de informacioacuten en las re-
gulaciones de acceso a la informacioacuten y transparencia era equivalente al de documento de archivo
establecido en regulaciones relacionadas con los archivos y la gestioacuten documental Se percibioacute
que al teacutermino documento de archivo tanto para los organismos de transparencia y acceso a la
informacioacuten asiacute como para los coordinadores y operadores de GA y DA se le comprendiacutea
de manera tradicional producido en formatos fiacutesicos cuando el documento de archivo en el
ambiente digital tiene un mayor alcance esto debido a que toda informacioacuten que se sustenta
en una funcioacuten que documenta facultades funciones o competencias gubernamentales es un
documento de archivo con independencia a su formato o ubicacioacuten y requiere de procesos y
controles para su produccioacuten organizacioacuten conservacioacuten o su preservacioacuten en el largo plazo
Sobre lo anterior y a mayor abundamiento durante el proyecto InterPARES 2 se logroacute
identificar en el ambiente digital dos tipos de informacioacuten digital sobre nuevos esquemas para
un documento de archivo El documento de archivo dinaacutemico que es mantenido en bases de
datos hojas de caacutelculo internas o externas al sistema en el cual se produce la informacioacuten y
que puede fijarse mediante instanciaciones (congelamientos) que el productor establezca para
sustentar su funcioacuten o atribucioacuten (Voutssaacutes y Barnard 2014 web) y el documento de archivo
interactivo con contenido o forma variable dependiente de una entrada del usuario que con
frecuencia tiene como base un contenido anterior6 Asiacute el documento de archivo deberiacutea ser
equivalente a datos o informacioacuten archiviacutestica
Los esfuerzos para la transparencia el acceso a la informacioacuten GA y DA durante el tras-
curso del caso de estudio no eran equivalentes con los que se han puesto para la gestioacuten y
preservacioacuten de documentos de archivo datos o informacioacuten archiviacutestica El viacutenculo entre el
manejo de documentos de archivos puacuteblicos y el manejo de datos abiertos no eran expliacutecitos
y puede concluirse que los requerimientos teacutecnicos y las mejores praacutecticas para la gestioacuten y
6 Durante el transcurso del estudio ya existiacutea una aplicacioacuten de software por los archivos Fe-derales de Suiza en 2007 para convertir la informacioacuten almacenada en una base de datos llamada Software independiente para archivar (largo plazo) bases de datos relacionales (SIARD por sus siglas en ingleacutes) Disponible en httpsdatabase-preservationcom
117
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA GABRIELA ANDAUR AIacuteDA LUZ MENDOZA NAVARRO
Ir al Contenido
preservacioacuten no son consistentes con la manera en que los datos y la informacioacuten son trata-
dos en la mayoriacutea de los casos Estas brechas pueden socavar la confianza en los organismos
puacuteblicos y poner la disponibilidad de la informacioacuten en riesgo futuro
Soluciones integrales asiacute como una aproximacioacuten multidisciplinaria son necesarias para
hacer frente al enorme volumen de datos y documentos de archivo producidos diariamente
y que estaacuten disponibles para asegurar que la informacioacuten no solo es accesible y reusable en el
presente pero que lo continuaraacute siendo en el futuro Mientras se desarrollan maacutes regulaciones
y emergen nuevas iniciativas se requiere contar con maacutes investigacioacuten sobre estos temas para
mejorar la gestioacuten de datos y documentos de archivo en la esfera puacuteblica
Referencias(Sa) (Sf) Proyecto de Ley Transformacion Digital del Sector Puacuteblico Disponible en httpsdigital
gobcldocProyecto-de-Ley-Transformacion-Digitalpdf
Agenda Digital 2020 Gobierno de Chile (Sf) Disponible en httpwwwagendadigitalgobcl
Alianza para el Gobierno Abierto Peruacute (Sf) Gobierno Abierto Peruacute Disponible en httpsges-
tionpublicagobpegobierno-abiertogobierno-abiertoquees
Ayasta Gonzalez J (1991) El derecho comparado y los sistemas juriacutedicos contemporaacuteneos Lima
Ediciones RJP
Barnard Amozorrutia A Mendoza Navarro A Andaur Goacutemez G y Silva Ditadi C (2017)
ldquoGobierno abierto datos abiertos iquestExiste una relacioacuten con la gestioacuten documental Anaacute-
lisis en cuatro paiacuteses de Latinoameacutericardquo Boletiacuten del Archivo General de la Nacioacuten 8(13)
111-143 Disponible en httpsdoiorg1031911bagn201781356
BCN (2008 agosto 11) ldquoLey 20285 Sobre Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Chilerdquo En Biblioteca
del Congreso Nacional de Chile Disponible en httpswwwbcnclleychilenavegaridNor-
ma=276363
Caacutemara de Diputados del H Congreso de la Unioacuten [CDHCU] (2018 junio 15) Ley General
de Archivos 2018 Meacutexico Disponible en httpwwwdiputadosgobmxLeyesBibliopdf
LGA_150618pdf
Concha G y Naser A (2012) ldquoEl desafiacuteo hacia el gobierno abierto en la hora de la igualdadrdquo
Santiago de Chile CEPAL Disponible en httpsrepositoriocepalorgbitstreamhand-
le1136239691S2012004_espdf
CRL-OCLC (2007) Trutwrothy Repositories Audit amp Certification Criteria and Checklist
Chicago Ill
GOBIERNO ABIERTO DATOS ABIERTOS Y GESTIOacuteN DOCUMENTAL EN CHILE MEacuteXICO Y PERUacute
118
Ir al Contenido
DOF (2013 agosto 30) ldquoPrograma para un Gobierno Cercano y Moderno 2014-2018rdquo En
Diario Oficial de la Federacioacuten Meacutexico Disponible en httpwwwdofgobmxnota_deta-
llephpcodigo=5312420ampfecha=30082013
DOF (2013 mayo 20) ldquoPlan Nacional de Desarrollo 2013-2018rdquo Diario Oficial de la Federacioacuten Meacutexico
Disponible en httpwwwdofgobmxnota_detallephpcodigo=5299465ampfecha=20052013
DOF (2015 febrero 20) ldquoDecreto por el que se establece la regulacioacuten en materia de Datos
Abiertosrdquo Diario Oficial de la Federacioacuten Meacutexico Disponible en httpwwwdofgobmx
nota_detallephpcodigo=5382838ampfecha=20022015
Dublin Ohio (Sf) CRL ldquoThe Center for Research Libraries and OCLC Online Computer Li-
brary Centre Incrdquo Disponible en httpswwwcrledusitesdefaultfilesd6attachments
pagestrac_0pdf
Gobierno de Chile (2016 septiembre) Plan de Accioacuten de Gobierno Abierto 2016-2018 Dis-
ponible en httpsobservatorioplanificacioncepalorgsitesdefaultfilesplanfiles3_Chi-
le_Plan-de-Accion_2016-2018pdf
Lemieux V L (2016) Open Goverment Partnership Disponible en httpswwwopengovpart-
nershiporgstoriesgreat-ideas-for-ogp-action-plans-bridging-access-to-information-
and-open-data-with-effective-records-management
OCDE (2015) Gobierno Abierto en Ameacuterica Latina Estudios de la OCDE sobre Gobernanza Puacute-
blica OECD Publishing Disponible en httpsreadoecd-ilibraryorggovernancegobier-
no-abierto-en-america-latina_9789264225787-espage2
ONGEI PCM SGP (SF) Guiacutea raacutepida para la Apertura de Datos de Gubernamentales Disponible
en httpswwwperugobpeguiapdf
Open Government Partnership [OGP] (Sf) Alianza para un Gobierno Abierto Disponible en
httpswwwopengovpartnershiporges
Plan Gobierno Digital 2018-2020 (Sf) Disponible en httpsdigitalgobclplan
Presidecircncia da Repuacuteblica (2011 noviembre 18) Lei Nordm 12527 De 18 De Novembro De 2011
Disponible en Brasil httpwwwplanaltogovbrccivil_03_Ato2011-20142011Lei
L12527htm
Presidencia de la Repuacuteblica del Peruacute (2003) Ley 27806 Ley de Transparencia y Acceso a la
Informacioacuten Peruacute Disponible en httpswwwperugobpenormasdocsLEY_27806pdf
Presidencia del Consejo de Ministros y Secretaria de Gobierno Digital (2017) Mode-
lo de Gestioacuten Documental Peruacute Disponible en httpswwwperugobpenormas
docs1551640-1pdf
119
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA GABRIELA ANDAUR AIacuteDA LUZ MENDOZA NAVARRO
Ir al Contenido
Ramiacuterez-Alujas A y Dassen N (2014) Vientos de cambio El avance de las poliacuteticas de gobierno
abierto en Ameacuterica Latina y el Caribe Banco Interamericano de Desarrollo Disponible en
httpspublicationsiadborgpublicationsspanishdocumentVientos-de-cambio-El-avan-
ce-de-las-polC3ADticas-de-gobierno-abierto-en-AmC3A9rica-Latina-y-el-Cari-
bepdf
Secretariacutea de Gobierno Digital de la Presidencia del Consejo de Ministros de Peruacute (2018
enero 4) Lineamientos para el uso de Servicios en la Nube para entidades de la Adminis-
tracioacuten Puacuteblica del Estado Peruano Disponible en httpwwwperugobpenormasdocs
Lineamientos_NubePDF
SGP Peruacute (Sf) Poliacutetica Nacional de Modernizacioacuten de la Gestioacuten Puacuteblica al 2021 Peruacute Disponible
en httpssgppcmgobpewp-contentuploads201704PNMGPpdf
UNESCO (2003) ldquoCarta sobre la preservacioacuten del patrimonio digitalrdquo UNESCO Disponible
en doi httpportalunescoorgesevphp-
Voutssaacutes-M J y Barnard Amozorrutia Alicia (2014) ldquoDefiniciones de documento de archivo
dinaacutemico y documento de archivo interactivo En Glosario de Preservacioacuten Archiviacutestica Digital
Versioacuten 40 Disponible en httpiibiunammxarchivisticaglosario_preservacion_archi-
vistica_digital_v40pdf
Autor
El proyEcto IntErpArES En AmeacuterIcA lAtInA y El cArIbE
ApuntES SobrE ArchIvoS dIgItAlES trAnSpArEncIA AccESo A lA InformAcIoacuten y protEccIoacuten dE dAtoS pErSonAlES
ISbn 978-607-96598-X-X En traacutemItE bull pp 119-133
Casos de estudio desarrollados en Ameacuterica Latina en el contexto de
InterPARESIr a
l Con
teni
do
Recomendaciones para la conservacioacuten de la informacioacuten del Sistema de Portales de
Obligaciones de Transparencia de la Plataforma Nacional de Transparencia
Direccioacuten General de Gestioacuten de Informacioacuten y EstudiosINAI (Meacutexico)
Antecedentes
De conformidad con lo establecido en el artiacuteculo 6ordm Constitucio-
nal apartado A fracciones I y V asiacute como en los artiacuteculos 18 y
24 fraccioacuten IV de la Ley General de Transparencia y Acceso a la
Informacioacuten Puacuteblica (LGTAIP) los Sujetos Obligados (SO) deberaacuten docu-
mentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades competencias
o funciones asiacute como constituir y mantener actualizados sus sistemas de
archivo y gestioacuten documental conforme a la normatividad aplicable y pre-
servar sus documentos en archivos administrativos actualizados
En adicioacuten a lo anterior el numeral Sexto fraccioacuten I de los Linea-
mientos para la Organizacioacuten y Conservacioacuten de los Archivos (LOCA)
refiere que para la sistematizacioacuten de los archivos los Sujetos Obligados
deberaacuten implementar meacutetodos y medidas para administrar organizar y
conservar de manera homogeacutenea los documentos de archivo que reciban
produzcan obtengan adquieran transformen o posean derivado de sus
facultades competencias o funciones Asimismo el numeral Octavo de los
121
DIRECCIOacuteN GENERAL DE INFORMACIOacuteN Y ESTUDIOS INAI (MEacuteXICO)
Ir al Contenido
LOCA establece que los documentos de archivo en posesioacuten de los SO formaraacuten parte
del Sistema Institucional de Archivos y deberaacuten integrarse en expedientes Ademaacutes el
numeral Vigeacutesimo Tercero del mismo ordenamiento sentildeala que los SO deberaacuten aplicar
invariablemente a los documentos de archivo electroacutenico los mismos instrumentos de
control y consulta archiviacutesticos es decir el Cuadro General de Clasificacioacuten1 y el Ca-
taacutelogo de Disposicioacuten Documental (CADIDO)2 que corresponden a los documentos
en soporte papel
Por otro lado la Ley General de Transparencia y Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica
(LGTAIP) en su ldquoTiacutetulo Quinto Obligaciones de Transparenciardquo dicta que los SO para
darle cumplimiento deben poner a disposicioacuten del puacuteblico y mantener actualizada en los
respectivos medios electroacutenicos de acuerdo con sus facultades atribuciones funciones
u objeto social la informacioacuten que se establece en los artiacuteculos 70 al 82 incluidas sus
fracciones
Para dicho fin deben utilizar los formatos de publicacioacuten de la informacioacuten establecidos en
los Lineamientos teacutecnicos generales para la publicacioacuten homologacioacuten y estandarizacioacuten de la
informacioacuten de las obligaciones establecidas en el tiacutetulo quinto y en la fraccioacuten IV del artiacuteculo
31 de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica que deben difundir
los Sujetos Obligados en los portales de Internet y en la PNT (en adelante Lineamientos
teacutecnicos generales) asiacute como en las leyes estatales en materia de transparencia (INAI web) y
demaacutes ordenamientos relacionados
Los Lineamientos Teacutecnicos Generales contemplan las especificaciones necesarias para
homologar la presentacioacuten y publicacioacuten de la informacioacuten al tiempo que detallan los criterios
miacutenimos tanto de contenido como de forma que los SO deberaacuten tomar en consideracioacuten al
preparar la informacioacuten que publicaraacuten para cumplir con sus obligaciones de transparencia
Adicionalmente en la Tabla de actualizacioacuten y conservacioacuten de la informacioacuten se establecen
los plazos de actualizacioacuten y conservacioacuten de dicha informacioacuten en los Portales de Internet de
los SO y en el Sistema de Portales de Obligaciones de Transparencia de la Plataforma Nacional
de Transparencia (SIPOT)
1 Instrumento teacutecnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y fun-ciones de cada sujeto obligado
2 Registro general y sistemaacutetico que establece los valores documentales vigencia documental los plazos de conservacioacuten y disposicioacuten documental
RECOMENDACIONES PARA LA CONSERVACIOacuteN DE LA INFORMACIOacuteN DEL SISTEMA DE
122
Ir al Contenido
Teniendo en cuenta la normatividad antes citada asiacute como los resultados del Caso de
estudio LA02 InterPARES TrustTEAM Latinoameacuterica realizado entre 2014 y 2015 en razoacuten
de la informacioacuten publicada a traveacutes del Portal de Obligaciones de Transparencia (Barnard
2016 web) la Direccioacuten General de Gestioacuten de la Informacioacuten y Estudios del INAI realizoacute un
anaacutelisis a la informacioacuten contenida en el SIPOT a partir del cual se emiten recomendaciones
generales para el tratamiento de la informacioacuten que los SO incorporan y generan a traveacutes de
dicho sistema en cumplimiento de sus obligaciones de transparencia
Cabe mencionar que dicho anaacutelisis se realizoacute desde la perspectiva de la gestioacuten docu-
mental y la praacutectica Archiviacutestica en cuanto a la organizacioacuten clasificacioacuten y disposicioacuten final
es decir analizando los procesos de creacioacuten captura y gestioacuten de documentos con miras a
la conservacioacuten de informacioacuten relevante que con independencia de su forma o estructura
sean evidencia fidedigna de las actividades de los Sujetos Obligados y teniendo como marco
el Sistema Institucional de Archivos (SIA) entendido como el conjunto de registros procesos
y procedimientos criterios estructuras herramientas y funciones que desarrolla cada SO de
acuerdo con los procesos de Gestioacuten documental
Contexto actual de los archivos institucionalesPara dar cumplimiento a lo establecido en la Ley General de Transparencia y Acceso a la
Informacioacuten Puacuteblica el Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia Acceso a
la Informacioacuten Puacuteblica y Proteccioacuten de Datos Personales (SNT) aproboacute el 13 de abril de
2016 los Lineamientos para la Organizacioacuten y Conservacioacuten de los Archivos (LOCA) Este
instrumento es de observancia obligatoria y de aplicacioacuten general para los Sujetos Obligados
sentildealados en el artiacuteculo 1 de la LGTAIP Los lineamientos se publicaron en el DOF el 4 de mayo
del mismo antildeo entrando en vigor al diacutea siguiente de su publicacioacuten
Con el propoacutesito de contar con un diagnoacutestico objetivo y veraz de las condiciones de
cada organismo garante el Coordinador de la Comisioacuten de Archivos y Gestioacuten Documental
del Sistema Nacional de Transparencia (SNT) Joseacute Guadalupe Luna Hernaacutendez solicitoacute a
los organismos garantes locales informacioacuten relativa a 10 temas especiacuteficos que acreditan el
cumplimiento total del instrumento Con la informacioacuten remitida por los organismos garantes
a diciembre de 2018 se pudo observar lo siguiente
bull 1 El 219 de los organismos cuenta con un programa anual de desarrollo archi-
viacutestico y con un grupo interdisciplinario en materia de archivos
123
DIRECCIOacuteN GENERAL DE INFORMACIOacuteN Y ESTUDIOS INAI (MEacuteXICO)
Ir al Contenido
bull 2 El 25 cuenta con un sistema institucional de archivos con su cuadro de cla-
sificacioacuten Archiviacutestica con su cataacutelogo de disposicioacuten documental y su guiacutea de
archivo documental
bull 3 El 156 elabora inventarios documentales
bull 4 El 94 cuenta con un sistema automatizado para la gestioacuten de documentos
con poliacuteticas de gestioacuten documental electroacutenica y con un plan de digitalizacioacuten
de documentos
Con esta informacioacuten es posible inferir que estos lineamientos no han sido cumplidos
en su totalidad dado que muchos organismos garantes (en su papel de Sujetos Obligados)
y los propios Sujetos Obligados no cuentan con criterios especiacuteficos para su cumplimiento
En el escenario anterior con el fin de analizar el grado de cumplimiento de la totalidad
de los instrumentos normativos emitidos por el SNT el Consejo Nacional aproboacute el 28 de
marzo de 2019 un Acuerdo que permitiraacute una vez realizado el anaacutelisis de la implementacioacuten
y cumplimiento de estos establecer una estrategia y acciones para ajustar su implementacioacuten
y dar seguimiento a su cumplimiento Dicho proceso se llevaraacute a cabo a lo largo de un antildeo
aproximadamente
Marco normativo de referencia
No Disposicioacuten Juriacutedica
1 Constitucioacuten Poliacutetica de los Estados Unidos Mexicanos
2 Ley General de Trasparencia y Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica (LGTAIP)
3 Ley General de Proteccioacuten de Datos Personales en Posesioacuten de los SO (LGPD-
PPSO)
4 Ley General de Archivos (LGA)
5 Leyes estatales en materia de transparencia y proteccioacuten de datos personales
6 Lineamientos para la implementacioacuten y operacioacuten de la Plataforma Nacional de
Transparencia emitidos por el Consejo Nacional del Sistema Nacional de Trans-
parencia Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica y Proteccioacuten de Datos Personales
RECOMENDACIONES PARA LA CONSERVACIOacuteN DE LA INFORMACIOacuteN DEL SISTEMA DE
124
Ir al Contenido
Marco normativo de referencia
No Disposicioacuten Juriacutedica
7 Lineamientos teacutecnicos generales para la publicacioacuten homologacioacuten y estandari-
zacioacuten de la informacioacuten de las obligaciones establecidas en el tiacutetulo quinto y en
la fraccioacuten IV del artiacuteculo 31 de la Ley General de Transparencia y Acceso a la
Informacioacuten Puacuteblica que deben de difundir los Sujetos Obligados en los portales
de Internet y en la Plataforma Nacional de Transparencia (PNT) emitidos por el
Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia Acceso a la Informacioacuten
Puacuteblica y Proteccioacuten de Datos Personales
8 Lineamientos para la Organizacioacuten y Conservacioacuten de Archivos emitidos por el
Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia Acceso a la Informacioacuten
Puacuteblica y Proteccioacuten de Datos Personales (LOCA)
ObjetivoEmitir recomendaciones a los SO en materia de tratamiento archiviacutestico relacionado con el
establecimiento de vigencias y disposicioacuten final de la informacioacuten capturada en el SIPOT y en
los portales institucionales de Internet en cumplimiento de las obligaciones de transparencia
que mandata el Tiacutetulo Quinto de la LGTAIP y los Lineamientos Teacutecnicos Generales
Anaacutelisis de la informacioacuten capturada en la PNT por los Sujetos ObligadosComo ya se sentildealoacute por mandato constitucional y de conformidad con la normativa aplicable
en materia de transparencia y archivos los Sujetos Obligados deben integrar y aplicar proce-
sos de organizacioacuten Archiviacutestica a los documentos que son evidencia de las actuaciones que
realizan para el ejercicio de sus facultades funciones y competencias Esto incluye tambieacuten a los
documentos que son resultado de las actividades relativas al cumplimiento de sus obligaciones
de transparencia a traveacutes del SIPOT y los sitios de Transparencia en sus Portales de Internet
En concordancia con lo anterior el lineamiento Deacutecimo fraccioacuten VI de los Lineamientos
Teacutecnicos Generales establece lo siguiente
Deacutecimo Las poliacuteticas para la distribucioacuten de competencias y responsabilidades para la
carga de la informacioacuten prescrita en el Tiacutetulo Quinto de la Ley General en la PNT son
las siguientes
125
DIRECCIOacuteN GENERAL DE INFORMACIOacuteN Y ESTUDIOS INAI (MEacuteXICO)
Ir al Contenido
[hellip]
La informacioacuten puacuteblica derivada de las obligaciones de transparencia forma parte de
los sistemas de archivos y gestioacuten documental que los Sujetos Obligados construyen
y mantienen conforme a la normatividad aplicable por tanto los Sujetos Obligados
deberaacuten asegurarse de que lo publicado en el portal de Internet y en la Plataforma
Nacional guarde estricta correspondencia y coherencia plena con los documentos
y expedientes en los que se documenta el ejercicio de las facultades funciones y
competencias de los Sujetos Obligados sus servidores(as) puacuteblicos(as) integrantes
miembros o toda persona que desempentildee un empleo cargo comisioacuten yo ejerzan
actos de autoridad
Partiendo de lo anterior se realizoacute un anaacutelisis general a la informacioacuten contenida en el
SIPOT a partir de una pequentildea muestra aleatoria de SO Como resultado del anaacutelisis se
identificoacute lo siguiente
bull Para dar cumplimiento a las obligaciones de los artiacuteculos 70 al 82 de
la LGTAIP y sus fracciones los SO registran informacioacuten en el SIPOT
a traveacutes de los formatos de captura y conforme a los requisitos teacutec-
nicos y operacionales preestablecidos en la normatividad aplicable
Los formatos de captura tienen campos de texto de tipo fecha numeacutericos o
cataacutelogos para introducir diferentes tipos de datos nuacutemero fecha texto corto y
largo periodo hora paacutegina web (URL) etc
bull Los SO pueden realizar el registro de informacioacuten e hiperviacutenculos a traveacutes de los
formatos en Excel preestablecidos para la carga masiva o mediante el Formulario
Web asiacute como por Servicios Web
bull No se identificaron en el SIPOT funciones que permitan la incorporacioacuten y con-
servacioacuten de los objetos digitales y archivos electroacutenicos en la base de datos en
su lugar los formatos de captura revisados proveen de uno a tres campos para
que el SO introduzca hiperviacutenculos a los documentos digitales o electroacutenicos que
son soporte del cumplimiento de las obligaciones de transparencia
RECOMENDACIONES PARA LA CONSERVACIOacuteN DE LA INFORMACIOacuteN DEL SISTEMA DE
126
Ir al Contenido
Los hiperviacutenculos realizan el enlace a
bull Documentos del SO en formato Word Excel PDF o zip que se descargan direc-
tamente
bull Sitios del SO Sitio de Transparencia en su Portal de Internet Home del Portal de
Internet y
bull Sitios de otros Sujetos Obligados SHCP (relacionado con la Cuenta de la Hacien-
da Puacuteblica General) SFP (para la visualizacioacuten de las declaraciones patrimoniales
de los servidores puacuteblicos de la Administracioacuten Puacuteblica Federal a traveacutes del portal
DeclaraNet o el Sistema de Registro de Servidores Puacuteblicos Sancionados) por
mencionar algunos
bull Documentos del SO alojados en servicios de nube
Se pudo observar que no hay uniformidad respecto al sitio donde los Sujetos Obligados
almacenan los documentos que luego refieren mediante hiperviacutenculos en el SIPOT por lo que el
riesgo de peacuterdida de los enlaces es alto ya que cualquier cambio en el entorno del sujeto obligado
puede afectar el acceso a los documentos y la verificacioacuten en el cumplimiento de las obligaciones
de transparencia sobre todo si no existe control de estos documentos por parte del SO
127
DIRECCIOacuteN GENERAL DE INFORMACIOacuteN Y ESTUDIOS INAI (MEacuteXICO)
Ir al Contenido
Anaacutelisis de los documentos que enlazan los Sujetos ObligadosRespecto de los tipos de documentos electroacutenicos que los Sujetos Obligados refieren en los
hiperviacutenculos que capturan en los registros del SIPOT se identificaron tres tipos
bull 1 Documentos sin datos de contexto tales como el nombre del sujeto obligado
fecha creacioacuten nombre del servidor puacuteblico que lo produjo etc
bull 2 Documento digitalizado de un documento en soporte de papel actas acuerdos
poacutelizas contratos etc
bull 3 Documentos en formatos editables generalmente de aplicaciones ofimaacuteticas
como Word Excel etc
En cuanto a los documentos de caraacutecter informativo estos no necesariamente cumplen
con los atributos de calidad de la informacioacuten establecidos en el artiacuteculo 61 de la LGTAIP
ni con las caracteriacutesticas establecidas en el Sexto de los Lineamientos teacutecnicos generales tales
como la confiabilidad que debe proporcionar elementos yo datos que permitan la identifica-
cioacuten de su origen y fecha de generacioacuten de la informacioacuten
En el caso del documento digitalizado este es el resultado de haber procesado con un
escaacutener un documento de archivo originalmente impreso que puede tener datos de contexto
y firmas autoacutegrafas y en algunos casos tambieacuten sellos lo que permite contar con una fotografiacutea
digital del mismo no obstante es solo una imagen (copia digital simple) que dependiendo de
la calidad del formato puede ocupar un espacio mayor
Para que dichos documentos puedan ser reutilizados deben ser procesados para trans-
formar la imagen en letras y palabras por ejemplo a traveacutes de un Reconocimiento Oacuteptico de
Caracteres u OCR a efecto de contar con una copia digital del documento impreso como do-
cumento textual Los Sujetos Obligados en algunos casos adicionan documentos producidos
en aplicaciones ofimaacuteticas lo cual permite su reutilizacioacuten sin que necesariamente cumplan
con la obligacioacuten de su publicacioacuten en formatos abiertos
Sobre lo anterior cabe sentildealar que el documento electroacutenico es vaacutelido cuando se garan-
tiza su autenticidad fiabilidad integridad usabilidad y seguridad (Norma UNE-ISO 15489-1
2016 web) Para el caso de la autenticidad esta se da en el soporte tradicional a traveacutes de la
firma del autor del documento sin embargo los documentos electroacutenicos deben contar con
una serie de elementos de seguridad que permitan garantizarlo tales como la firma electroacute-
nica avanzada basada en un certificado y una llave que le otorgan el mismo valor que la firma
RECOMENDACIONES PARA LA CONSERVACIOacuteN DE LA INFORMACIOacuteN DEL SISTEMA DE
128
Ir al Contenido
manuscrita asiacute como algunos otros mecanismos de autenticacioacuten como regular el uso de un
sistema automatizado de gestioacuten documental y administracioacuten de archivos que contemple
controles para el acceso y permisos de los mismos
Cabe precisar que ninguno de los documentos antes referidos cuenta con una firma elec-
troacutenica o alguacuten otro elemento de autenticidad comprobable como podriacutean ser los metadatos
los hashcedil los sellos de tiempo (hora y diacutea) etceacutetera (Castrilloacuten y Becerril 2015 149) Adicio-
nalmente la asignacioacuten de usuarios y contrasentildeas para los servidores puacuteblicos responsables
de la carga de informacioacuten se encuentra a cargo del propio sujeto obligado y el medio de
identificacioacuten puede ser una cuenta de correo puacuteblico (por ejemplo Gmail)
En razoacuten de lo anterior se considera que dichos registros una vez que se incorpo-
ran al SIPOT son evidencia del cumplimiento de la obligacioacuten legal de transparencia y
por tanto su conservacioacuten yo eliminacioacuten dentro del SIPOT deben estar plenamente
regulados
Recomendaciones a los Sujetos ObligadosAsiacute se realizan las siguientes recomendaciones a los SO para la conservacioacuten de los datos e
informacioacuten que en cumplimiento de las obligaciones de transparencia generan
bull 1 Los datos e informacioacuten capturados por los SO en el SIPOT y su Portal de Inter-
net deberaacuten ser conservados a la vista puacuteblica conforme a los plazos establecidos
en la ldquoTabla de actualizacioacuten y conservacioacuten de la informacioacutenrdquo referida en los
Lineamientos Teacutecnicos Generales
bull 2 Los datos e informacioacuten que los SO publican en su Portal de Internet y en
el SIPOT deben guardar estricta correspondencia y coherencia plena con los
documentos y los expedientes que los contienen en los que se documenta el
ejercicio de las facultades funciones y competencias de los SO sus servidores(as)
puacuteblicos(as) integrantes miembros o toda persona que desempentildee un empleo
cargo comisioacuten yo ejerzan actos de autoridad
bull Dichos expedientes deberaacuten ser sometidos a procesos de gestioacuten documental3 y
contar con una clasificacioacuten Archiviacutestica de conformidad con el ldquoCuadro General
3 Establecidos en el numeral Cuarto fraccioacuten IX y Deacutecimo Segundo de los Lineamientos para la organizacioacuten y conservacioacuten de los archivos
129
DIRECCIOacuteN GENERAL DE INFORMACIOacuteN Y ESTUDIOS INAI (MEacuteXICO)
Ir al Contenido
de Clasificacioacuten del SOrdquo asiacute como atender los plazos de conservacioacuten y disposi-
cioacuten establecidos en su CADIDO
bull Para que esto sea factible los Sujetos Obligados deberaacuten incorporar en su ldquoCua-
dro General de Clasificacioacutenrdquo y en su CADIDO las secciones y series que repre-
senten las funciones de gestioacuten del acceso a la informacioacuten y el cumplimiento de
las obligaciones de transparencia y se analice la vigencia o destino final para cada
una de las fracciones atendiendo a que estas pueden ser diferentes
bull 3 Las aacutereas de los SO (unidades administrativas productoras) entre las que se
encuentran las Unidades de Transparencia conforme a sus atribuciones deben
integrar un expediente de la funcioacuten de cumplimiento a las obligaciones de trans-
parencia que incluya todos los documentos que son evidencia de ello desde la
notificacioacuten de la actualizacioacuten los comprobantes de procesamiento (eliminacioacuten
copiado etc) el acuse de cumplimiento que emite el SIPOT (comprobante de
carga cambios y bajas) y los formatos utilizados para la carga de informacioacuten En
caso de que se generen documentos en soporte fiacutesico estos forman parte del
expediente referido conformando un expediente hiacutebrido4
bull Para el caso de las Unidades de Transparencia deberaacuten adicionar todos los docu-
mentos derivados de las actividades de administracioacuten para el alta de sus aacutereas
usuarios relacioacuten de formatos asiacute como cualquier otro comunicado que emita
al respecto
bull Cuando el sujeto obligado en cumplimiento a dichas obligaciones de transparen-
cia realice una carga masiva en los archivos de Excel que se generan a traveacutes del
SIPOT se recomienda que dichos archivos formen parte del expediente antes
referido esto soacutelo en el caso de que no se realicen modificaciones mediante la
opcioacuten de ldquoCambiosrdquo del SIPOT o a traveacutes del Formulario Web
bull En caso de que la informacioacuten haya sufrido alguacuten cambio en el SIPOT o sea cargada
por otros medios por ejemplo mediante un formulario web del SIPOT o con la
opcioacuten ldquoCopiarBorrarrdquo que ofrece dicho sistema se recomienda descargar los
formatos en archivos de Excel o CVS5 con la informacioacuten registrada a fin de contar
4 Expediente conformado por documentos de archivo anaacutelogos y electroacutenicos que corresponden a un mismo asunto conservados en sus soportes nativos manteniendo su viacutenculo archiviacutestico
5 Los archivos CSV (del ingleacutes comma-separated values) son un tipo de documento en formato
RECOMENDACIONES PARA LA CONSERVACIOacuteN DE LA INFORMACIOacuteN DEL SISTEMA DE
130
Ir al Contenido
con un reporte a detalle del cumplimiento del artiacuteculo y fraccioacuten correspondiente
dicho archivo tambieacuten debe ser incorporado al expediente que integre el SO y que
documente en cumplimiento de las obligaciones de transparencia toda vez que la
informacioacuten de este podriacutea ser sujeto de solicitudes de acceso a la informacioacuten
bull En razoacuten de lo anterior dicho expediente deberaacute contar con una clasificacioacuten
Archiviacutestica de acuerdo con el ldquoCuadro General de Clasificacioacuten Archiviacutestica del
SOrdquo atender los plazos de conservacioacuten establecidos en su CADIDO y la de-
terminacioacuten del destino final del mismo Es decir su eliminacioacuten o conservacioacuten
permanente a traveacutes de la valoracioacuten en la que deberaacute participar el Grupo Inter-
disciplinario que refieren los numerales Cuarto fraccioacuten XXV y Sexto fraccioacuten IV
asiacute como el Seacuteptimo de los Transitorios de los Lineamientos para la organizacioacuten y
conservacioacuten de los archivos
bull 4 En cuando a los hiperviacutenculos registrados en el SIPOT que direccionan a los
documentos de caraacutecter informativo digitalizados y en formatos editables se
sugiere que estos se direccionen a los documentos integrados en los expedientes
alojados en el Sistema de Administracioacuten de Archivos y Gestioacuten Documental que
establecen los numerales Vigeacutesimo tercero y Vigeacutesimo sexto de los Lineamientos
para la organizacioacuten y conservacioacuten de los archivos los cuales refieren
Vigeacutesimo tercero Los Sujetos Obligados deberaacuten aplicar invariablemente a los do-
cumentos de archivo electroacutenicos los mismos instrumentos de control y consulta
archiviacutesticos que corresponden a los de soporte papel
Vigeacutesimo sexto Para el control conservacioacuten y disposicioacuten de archivos electroacutenicos
los Sujetos Obligados contaraacuten con un Sistema de Administracioacuten de Archivos y Ges-
tioacuten Documental en el cual se estableceraacuten las bases de datos que permitan el control
de los documentos con los metadatos establecidos en el Anexo 1
Lo anterior a fin de garantizar la accesibilidad y conservacioacuten de estos toda vez que de
la revisioacuten realizada se detectoacute que muchos de los hiperviacutenculos se encuentran rotos y por
tanto ya no es posible acceder a la informacioacuten que contienen
abierto sencillo para representar datos en forma de tabla en las que las columnas se separan por comas (o punto y coma) en donde la coma es el separador decimal
131
DIRECCIOacuteN GENERAL DE INFORMACIOacuteN Y ESTUDIOS INAI (MEacuteXICO)
Ir al Contenido
Debido a que el Sistema de Administracioacuten de Archivos y Gestioacuten Documental debe
incorporar el uso del Cataacutelogo de Disposicioacuten Documental a fin de que puedan aplicarse a los
documentos de archivo fiacutesicos y electroacutenicos que integren los expedientes que contengan
la informacioacuten fuente para el cumplimiento de las obligaciones de transparencia se debe
considerar al momento de establecer los plazos de conservacioacuten de las series documentales
que los contienen el tiempo que dichos documentos permanecen a la vista puacuteblica a traveacutes
del SIPOT
Los SO que al momento de la publicacioacuten de las presentes recomendaciones no cuenten
con un Sistema de Administracioacuten de Archivos y Gestioacuten Documental deberaacuten implementar
las medidas administrativas y teacutecnicas que garanticen la visualizacioacuten de la informacioacuten a la
que direccionan los hiperviacutenculos registrados en el SIPOT en cumplimiento a sus obligaciones
de transparencia
Recomendaciones a los organismos garantesPor lo que hace a los registros que integran la base de datos del SIPOT y en cumplimiento al
numeral Quinto de los Lineamentos para la Implementacioacuten y Operacioacuten de la Plataforma Nacional
de Transparencia el cual establece que
[hellip] la PNT es el instrumento informaacutetico a traveacutes del cual se ejerceraacuten los derechos
de acceso a la informacioacuten y de proteccioacuten de datos personales en posesioacuten de los
Sujetos Obligados asiacute como su tutela en medios electroacutenicos de manera que garan-
tice su uniformidad respecto de cualquier sujeto obligado y sea el repositorio de
informacioacuten obligatoria de transparencia nacional
Se emiten las siguientes recomendaciones
bull 1 Con fundamento en el numeral Vigeacutesimo noveno de los Lineamientos referidos
en el paacuterrafo anterior el Instituto es responsable de vigilar el correcto funciona-
miento de la PNT razoacuten por la cual deberaacute establecer los procedimientos teacutecnicos
y administrativos que sean necesarios para conservar y disponer para consulta los
datos que integran el repositorio de informacioacuten (base de datos) de dicha plata-
forma a fin de garantizar la memoria de la transparencia nacional Al respecto si
bien el INAI ya tiene establecido un procedimiento para el resguardo de la base
RECOMENDACIONES PARA LA CONSERVACIOacuteN DE LA INFORMACIOacuteN DEL SISTEMA DE
132
Ir al Contenido
de datos que contiene toda la informacioacuten de obligaciones de transparencia se
recomienda ademaacutes que el INAI y los organismos garantes estatales en el cumpli-
miento de su facultad de verificacioacuten vinculatoria aseguren al menos la conserva-
cioacuten de los datos que sirven para dicha verificacioacuten realizando un respaldo de los
registros verificados (procedimiento de descarga de informacioacuten) el cual debiera
integrarse en el expediente correspondiente dentro del Sistema Automatizado
para la Gestioacuten Documental y Administracioacuten de Archivos
bull Para lo anterior se sugiere que tanto el INAI como los organismos garantes es-
tatales integren un expediente del cumplimiento de dicha funcioacuten de verificacioacuten
vinculatoria el cual deberaacute contener toda la informacioacuten relacionada en la sustan-
ciacioacuten de las actividades de verificacioacuten que deberaacute contar con la clasificacioacuten
Archiviacutestica conforme al ldquoCuadro General de Clasificacioacutenrdquo y atender plazos de
conservacioacuten de conformidad a su CADIDO
bull 2 En atencioacuten a los numerales Trigeacutesimo y Trigeacutesimo primero de los Linea-
mientos para la implementacioacuten y operacioacuten de la Plataforma Nacional de Transpa-
rencia (CONAIPSNTACUERDOEXT13042016-06 2016 web) el Instituto
a traveacutes de la DGTI ya implementa el mecanismo de recuperacioacuten en caso
de desastres y contingencias asiacute como el plan de respaldos de la informacioacuten
contenida en la PNT para garantizar la disponibilidad de la informacioacuten que
contiene
bull Independientemente de la accioacuten anterior por parte del Instituto los organismos
garantes incluido el INAI deben realizar la descarga de los registros que verifican
en cumplimiento de su funcioacuten de verificacioacuten vinculatoria y recomendar a los
SO la integracioacuten de sus expedientes de carga con el respaldo electroacutenico de los
registros que capturan en el SIPOT y en sus secciones de transparencia de sus
portales de Internet institucionales
Esta uacuteltima recomendacioacuten tiene por objeto que cada SO y organismo garante cuente
con un resguardo adicional de los registros que han sido capturados en el SIPOT aun cuando
la PNT sea el repositorio de la informacioacuten por disposicioacuten de ley
Cabe sentildealar que dicho repositorio es entendido como un conjunto de archivos digitales
en representacioacuten de productos cientiacuteficos y acadeacutemicos que pueden ser consultados por
los usuarios (Doria Prado Haustein 2013) [Ademaacutes de ser evidenciales del cumplimiento
133
DIRECCIOacuteN GENERAL DE INFORMACIOacuteN Y ESTUDIOS INAI (MEacuteXICO)
Ir al Contenido
de las obligaciones de transparencia] Asimismo se considera que los datos que ingresan al
repositorio del SIPOT se convierten en un recurso de informacioacuten que puede ser explotado
con fines informativos de investigacioacuten o de simple consulta lo cual abona al cumplimiento
de la publicacioacuten de informacioacuten en datos abiertos y accesibles
Finalmente se resalta la importancia de que los Sujetos Obligados implementen un Sis-
tema de Administracioacuten de Archivos y Gestioacuten Documental que mandata la Ley General de
Archivos los Lineamientos para la Organizacioacuten y Conservacioacuten de los Archivos (LOCA) y (para el
caso de la Administracioacuten Puacuteblica Federal) los Lineamientos para la creacioacuten y uso de Sistemas
Automatizados de Gestioacuten y Control de Documentos a fin de que contenga los documentos de
archivo que sean direccionados a traveacutes de los hiperviacutenculos que registran los SO en el SIPOT
y en sus portales de Internet para el cumplimiento de sus obligaciones de transparencia y
garanticen la accesibilidad y conservacioacuten de estos Ademaacutes de que dicho sistema resultaraacute
relevante para la interoperabilidad no solo con la PNT sino tambieacuten con la Plataforma Digital
con miras al cumplimiento de coordinacioacuten que tendraacuten los Sistemas Nacionales de Transpa-
rencia Anticorrupcioacuten y Archivos
ReferenciasBarnard Alicia (2016) ldquoLa transparencia y los archivos en servicios comunitarios de nuberdquo
Memoria de las Jornadas Internacionales de Acceso a la Informacioacuten y Archivos Del Derecho
a la Memoria Del Derecho a la Verdad Instituto Nacional de la Transparencia Acceso a la
Informacioacuten y Proteccioacuten de Datos Personales pp 82-92 Disponible en httpinicioifai
orgmxPublicacionesMemoriasJIAI2016pdf
Castrilloacuten y Luna Viacutector M y Becerril Anahiby A (2015) Contratacioacuten Electroacutenica Civil Interna-
cional Globalizacioacuten Internet y Derecho Porruacutea Meacutexico paacuteg 149
CONAIPSNTACUERDOEXT13042016-06 (2016) Acuerdo del Consejo Nacional del Sis-
tema Nacional de Transparencia Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica y Proteccioacuten de Datos
Personales por el que se aprueban los Lineamientos para la implementacioacuten y operacioacuten
de la Plataforma Nacional de Transparencia publicados en el Diario Oficial de la Fede-
racioacuten Disponible en httpwwwdofgobmxnota_detallephpcodigo=5436059ampfe-
cha=04052016
Doria Mariacutea Vanesa Prado Ana del Haustein Carolina (2013 junio 3-7) ldquoRepositorios de
Informacioacuten como recurso de comunicacioacuten acadeacutemica de Universidades Nacionales
Argentinasrdquo En III Congreso Internacional de Educacioacuten en Ciencia y Tecnologiacutea 5deg Congreso
RECOMENDACIONES PARA LA CONSERVACIOacuteN DE LA INFORMACIOacuteN DEL SISTEMA DE
134
Ir al Contenido
de Educacioacuten en Ciencia y Tecnologiacutea Catamarca 3 al 7 de junio de 2013 Eje Temaacutetico
Transversalidad de propuestas educativas en Ciencia y Tecnologiacutea Facultad de Tecnologiacutea
y Ciencias Aplicadas Universidad Nacional de Catamarca
INAI (Sf) Instituto Nacional de Transparencia Acceso a la Informacioacuten y Proteccioacuten de Datos
Personales Disponible en httpinicioinaiorgmxSitePagesotrasInstitucionesLegisla-
ciC3B3n-Estatal-en-Materia-de-Transparenciaaspx
Norma UNE-ISO 15489-12016 (2016) ldquoInformacioacuten y documentacioacuten Gestioacuten de documen-
tos Parte 1 Conceptos y principios 522 Caracteriacutesticas de los documentos fidedignosrdquo
Autor
El proyEcto IntErpArES En AmeacuterIcA lAtInA y El cArIbE
ApuntES SobrE ArchIvoS dIgItAlES trAnSpArEncIA AccESo A lA InformAcIoacuten y protEccIoacuten dE dAtoS pErSonAlES
ISbn 978-607-96598-X-X En traacutemItE bull pp 134-139
Casos de estudio desarrollados en Ameacuterica Latina en el contexto de
InterPARESIr a
l Con
teni
do
La proteccioacuten de datos en el Peruacute en el contexto de InterPARES TRUST
Aiacuteda Luz Mendoza Navarro
IntroduccioacutenLas Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y Comunicaciones (TIC) favorecen las re-
laciones humanas permitiendo contar con una comunicacioacuten en tiempo real
sin embargo la informacioacuten respecto de su titular puede ponerse en riesgo
cuando terceros no autorizados acceden a la reservada o sensible invadiendo
su derecho a la privacidad
En ese contexto surgen las leyes de proteccioacuten de datos que los paiacuteses han
emitido al tiempo que investigaciones internacionales asumen el tema ofreciendo
valiosos aportes para minimizar los riesgos que auacuten ofrecen La atencioacuten con diver-
sidad de profesionales es lo indicado cuyos valiosos aportes contribuyen a mejorar
su aplicacioacuten y a disminuir los riesgos para crear confianza en los ciudadanos
Aspectos de la proteccioacuten de datos en la legislacioacuten peruanaLa Ley Ndeg 29733 de Proteccioacuten de Datos Personales del Peruacute (LPDP) tiene su
antecedente en el artiacuteculo 2 inciso 6 de la Constitucioacuten Poliacutetica que establece el de-
recho a que los servicios informaacuteticos computarizados o no puacuteblicos o privados
no suministren informaciones que afecten a la persona o su familia (PCM 2013)
LA PROTECCIOacuteN DE DATOS EN EL PERUacute EN EL CONTEXTO DE INTERPARES TRUST
136
Ir al Contenido
La LPDP tiene por objeto garantizar (art 1deg) el derecho fundamental a la proteccioacuten de
los datos personales de acuerdo con la Constitucioacuten Poliacutetica del Peruacute (PCM 2011)
El Reglamento de la LPDP aprobado por el DS Ndeg 003-2013-JUS en su artiacuteculo 2deg inc 4
se refiere a la definicioacuten de datos personales indicando que se trata de informacioacuten numeacuterica
alfabeacutetica graacutefica fotograacutefica acuacutestica sobre haacutebitos personales o de cualquier otro tipo sobre
personas naturales que se identifica por medios que puedan ser razonablemente utilizados
(MINJUSDH 2013) Se precisa que el tratamiento de los datos personales es liacutecito cuando el
titular de los datos lo autorizoacute con su consentimiento expresado en forma directa y clara a
lo que le siguen una serie de medidas de seguridad responsabilidades restricciones especiacuteficas
tanto para el titular del banco de datos personales como para el encargado de su tratamiento
Seguacuten el Decreto Legislativo 1412 artiacuteculo 184 Ley de Gobierno Digital la prestacioacuten
de servicios digitales debe garantizar el acceso a la informacioacuten requerida por otra entidad
de la Administracioacuten Puacuteblica sobre los datos de las personas que se encuentren en su poder
en medios electroacutenicos pero solo para sus funciones y competencias no pudiendo realizar
intercambio de informacioacuten que pueda afectar la seguridad nacional o aquella relacionada con
la legislacioacuten sobre Transparencia y Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica o la excluida por Ley y
por Decreto Legislativo Ndeg 1353 en el que se crea la Autoridad Nacional de Transparencia
y Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica y Datos Personales que es una Direccioacuten General depen-
diente del Viceministerio de Justica que carece de autonomiacutea Se trata de una unidad orgaacutenica
de cuarto nivel organizacional subordinada al Viceministerio ndasha diferencia del Instituto Na-
cional de Transparencia Acceso a la Informacioacuten y Proteccioacuten de Datos Personales (INAI) de
Meacutexicondash La Direccioacuten General en alusioacuten cuenta con una Direccioacuten de Proteccioacuten de Datos
Personales y un Tribunal de Transparencia y Acceso a la Informacioacuten que de acuerdo con el
artiacuteculo 6deg y el inc c del artiacuteculo 7 dirime mediante opinioacuten teacutecnica vinculante sobre los casos
de conflicto surgidos por aplicacioacuten de la LPDP y seguacuten el art 3deg de las modificaciones del DL
en comentario se establece que se aplica a los datos contenidos o destinados a ser contenidos
en banco de datos personales de la administracioacuten puacuteblica y privada objeto de proteccioacuten de
datos sensibles -definidos en la ley como datos biomeacutetricos que pueden identificar al titular
su origen racial y eacutetnico los ingresos econoacutemicos opiniones o convicciones de orden poliacutetico
religioso filosoacuteficos sindical la salud o la vida sexualndash
Por Resolucioacuten de la Secretariacutea de Gobierno Digital Nordm 001-2018-PCMSEGDI de 12 de
enero de 2018 se aprobaron los Lineamientos de Almacenamiento de la Informacioacuten en la Nube
(PCM 2018) El documento contiene principios generales para el uso de los servicios en la
137
AIacuteDA LUZ MENDOZA NAVARRO
Ir al Contenido
nube requisitos en materia de seguridad de la informacioacuten y proteccioacuten de datos de caraacutecter
personal normativa interna contratacioacuten y operacioacuten
Seguacuten los lineamientos las entidades de la Administracioacuten Puacuteblica (AP) asumen respon-
sabilidades en relacioacuten con los servicios junto con el proveedor Ambas partes evaluacutean las
praacutecticas necesarias para garantizar sus entornos Destacamos que los lineamientos indican
que la AP cuando se trate de datos personales de alta confidencialidad con caracteriacutesticas
criacuteticas para la seguridad del paiacutes pueden evaluar que la localizacioacuten de los datos se restrinja
al aacutembito territorial optando por contratar servicios en nube que almacenen y procesen estos
datos de entorno de nube dedicado para mayor seguridad
La LPDP no menciona la contratacioacuten de servicios en la nube pero en el artiacuteculo 9deg sobre
el principio de seguridad considera que el titular del banco de datos personales y el encargado
de su tratamiento establecen las medidas teacutecnicas organizativas y legales que garanticen la
seguridad de los datos personales con el fin de proteger su alteracioacuten o acceso no autorizado
Estimo que en este tema la ley debioacute ser mucho maacutes precisa en el momento de la contrata-
cioacuten sobre todo cuando se trata de datos del servicio puacuteblico no basta la delegacioacuten de las
medidas en el encargado de los datos
La proteccioacuten de datos es un tema esencialmente juriacutedico que se inicia con el principio
de consentimiento del titular de los datos para su tratamiento seguacuten la LPDP peruana Es
el titular el que legitima el tratamiento por lo demaacutes todo el texto de la norma gira en la
actuacioacuten del titular de la entidad y el encargado de los datos personales concluyendo en la
especificacioacuten de sanciones cuando no se observan las medidas de proteccioacuten de la privacidad
de los datos personales
Los lineamientos sentildealan que la AP debe mantener el control total y la propiedad sobre
sus datos y puedan elegir ndashseguacuten la evaluacioacuten de riesgos e impactosndash la ubicacioacuten geograacutefica
en la que se almacenen los mismos Los prestadores de servicios en la nube deben propor-
cionar controles de identidad y acceso a la infraestructura y los datos del cliente cumpliendo
estaacutendares y observando las poliacuteticas de seguridad ndashcomo visibilidad control y auditabilidadndash
Adicionalmente se expidieron dos decretos de urgencia que traen algunas disposiciones
a nuestro modo de ver importantes referidas a la PDP
Decreto de Urgencia Ndeg 06-2020 (El peruano 2020 3) Crea el Sistema Nacional de
Transformacioacuten Digital y tiene como principios entre otros reconocer los datos
como activo estrateacutegico para disentildear poliacuteticas entrega de servicios digitales y hacer
LA PROTECCIOacuteN DE DATOS EN EL PERUacute EN EL CONTEXTO DE INTERPARES TRUST
138
Ir al Contenido
una gestioacuten transparente y eacutetica de los datos en procesos y estructura de gobernanza
Sobre proteccioacuten de datos personales incide en la preservacioacuten de seguridad ase-
gurando la estructura de gobernanza regulacioacuten y liderazgo para el equilibrio de la
apertura de datos niveles de privacidad y seguridad digital Se asigna a la Secretariacutea
de Gestioacuten Puacuteblica como el ente rector y ademaacutes se crean los Comiteacutes de Gobierno
Digital en cada entidad puacuteblica
Decreto de Urgencia Ndeg 07-2020 Crea el Marco de Confianza Digital y dispone me-
didas para su fortalecimiento Surge como recomendacioacuten de la Organizacioacuten para
la Cooperacioacuten y el Desarrollo Econoacutemico (OCDE) El dispositivo es necesario para
articular acciones con los actores relevantes en la gestioacuten de seguridad digital y for-
talecimiento de la confianza Los aacutembitos de proteccioacuten entre otros son los datos la
transparencia y la seguridad digital Se destaca la confianza digital como componente
de la Transformacioacuten Digital La norma alcanza a los organismos puacuteblicos y privados
La Secretariacutea de Gobierno Digital estaacute facultada para emitir la normativa teacutecnica en
materia de Confianza Digital Se crea el Registro Nacional de Incidentes de Seguridad
Digital Confidencial para recibir consolidar y mantener datos e informacioacuten sobre los
incidentes reportados por los proveedores de servicios digitales a nivel nacional que
seraacuten evidencia o insumo para su anaacutelisis investigacioacuten y solucioacuten La norma permite
a las entidades puacuteblicas y privadas administrar los datos personales biomeacutetricos y
espaciales activos estrateacutegicos para garantizar que se comparta su proceso el acceso
su publicidad almacenamiento conservacioacuten y que se pongan a disposicioacuten conside-
rando necesidades de informacioacuten uso eacutetico y transparencia riesgos en cumplimiento
de la normativa de proteccioacuten de datos personales gobierno digital y seguridad digital
InterPares Trust en la proteccioacuten de datosInterPARES Trust (ITrust 2012-2019) de caraacutecter multidisciplinario e interdisciplinario
abordoacute entre otros temas la confianza y confiabilidad de documentos y datos en liacutenea
Al respecto Luciana Duranti ndashdirectora del proyectondash y Adam Jansen se refieren a coacutemo
alcanzar las metas y objetivos de la investigacioacuten entre otros descubriendo coacutemo las
poliacuteticas y praacutecticas sobre manejo de los documentos digitales de instituciones y profe-
sionales pueden afectar la confianza del puacuteblico sobre ellos bajo la dependencia de los
servicios de Internet Se trata de anticiparse a los problemas para mantener la confianza
en los documentos digitales de entidades que sufren niveles de desconfianza ndashcomo las
139
AIacuteDA LUZ MENDOZA NAVARRO
Ir al Contenido
policiales financieras meacutedicas de radiodifusioacuten hacktivists organizaciones y profesionales
gubernamentales Tambieacuten se propuso establecer la importancia de los contextos nacio-
nalesculturales en relacioacuten al nivel de confianza que disfrutan los documentos digitales en
Internet Otro de los objetivos fue articular poliacuteticas procedimientos y praacutecticas Modelo
para crear gestionar accediendo yo almacenando registros en Internet como medios
de comunicacioacuten y computacioacuten en la nube o ambientes tecnoloacutegicos moacuteviles y ademaacutes
probarlos en una variedad de contextos para aprobar normas a nivel internacional y de-
sarrollar buenas praacutecticas ademaacutes de formular propuestas y Modelos para la reforma legal
y requisitos funcionales dirigidos a los sistemas en el que los proveedores de Internet
almacenan y gestionan documentos digitales
Las investigaciones realizadas por ITrust nos llevan a reflexionar sobre las medidas o
garantiacuteas para la transmisioacuten o puesta en servicio de la informacioacuten en Internet En ese con-
texto vendriacutea muy bien a las organizaciones peruanas encargadas del Gobierno Digital la
Transparencia de la Funcioacuten Puacuteblica y la Proteccioacuten de Datos liacuteneas arriba referidas revisar
los resultados de las investigaciones de ITrust para implementar los servicios digitales bajo
medidas que busquen crear confianza en la poblacioacuten respecto de los medios tecnoloacutegicos
ademaacutes de garantizar tal como se expresa en el artiacuteculo 188 del DL 1412 la conservacioacuten
de las comunicaciones y documentos generados a traveacutes de canales digitales en las mismas o
mejores condiciones que aquellas utilizadas por los medios tradicionales
ConclusionesLa LPDP indica las medidas de uso una vez autorizado el tratamiento de los datos seguacuten el
principio de consentimiento La facilidad de transmisioacuten de la informacioacuten por medios digitales
demanda tomar todas las previsiones necesarias para proteger los datos para usos distintos
a la autorizacioacuten de su tratamiento
InterPares Trust se fija una serie de objetivos de investigacioacuten cuyos resultados son un
valioso aporte en diversas aacutereas de tratamiento de datos por medios electroacutenicos
ReferenciasPCM (1993) Constitucioacuten Poliacutetica del Peruacute Disponible en httpwwwpcmgobpewp-content
uploads201309Constitucion-PolC3ADtica-del-Peru-1993pdf
PCM (Sf) ldquoLey de proteccioacuten de datos personales Nordm 29733rdquo Disponible en httpwww
pcmgobpetransparenciaResol_ministeriales2011ley-29733pdf
LA PROTECCIOacuteN DE DATOS EN EL PERUacute EN EL CONTEXTO DE INTERPARES TRUST
140
Ir al Contenido
El peruano (2018 enero 4) ldquoAprueban Lineamientos para uso de servicios en la nube para
entidades de la Administracioacuten Puacuteblica del Estado Peruanordquo En El peruano Diario Oficial
del Bicentenario Disponible en httpsbusquedaselperuanopenormaslegalesaprue-
ban-lineamientos-para-uso-de-servicios-en-la-nube-para-resolucion-no-001-2018-pc-
msegdi-1605580-1
PCM (2018) Lineamientos para el uso de servicios en la Nube para entidades de la Administracioacuten
Puacuteblica del Estado Peruano Disponible en httpswwwperugobpenormasdocsLinea-
mientos_NubePDF
El peruano (2020 enero 4) ldquoDU Ndeg 06-2020 Sistema Nacional de Transformacioacuten Digitalrdquo
p 3 Disponible en httpsbusquedaselperuanopedownloadurldecreto-de-urgen-
cia-que-crea-el-sistema-nacional-de-transfor-decreto-de-urgencia-n-006-2020-1844001-1
El peruano (2020 enero) ldquoDU Ndeg O7-2020 Marco de Confianza y medidas de for-
talecimientordquo Disponible en httpsbusquedaselperuanopenormaslegalesde-
creto-de-urgencia-que-aprueba-el-marco-de-confianza-digita-decreto-de-urgen-
cia-n-007-2020-1844001-2
Duranti L Jensen A (Sf) The InterPARES Trust Project ndash Trust and Digital Records in an Increasingly
Networked Society Disponible en httpsinterparestrustorgtrust
PCM (2018 septiembre 13) ldquoDecreto Legislativo 1412 de Gobierno Digitalrdquo Disponible en
httpscdnwwwgobpeuploadsdocumentfile353216decreto-legislativo-que-aprue-
ba-la-ley-de-gobierno-digital-decreto-legislativo-n-1412-1691026-1pdf
Autor
El proyEcto IntErpArES En AmeacuterIcA lAtInA y El cArIbE
ApuntES SobrE ArchIvoS dIgItAlES trAnSpArEncIA AccESo A lA InformAcIoacuten y protEccIoacuten dE dAtoS pErSonAlES
ISbn 978-607-96598-X-X En traacutemItE bull pp 140-155
TerminologiacuteaIr
al C
onte
nido
A contribuiccedilatildeo do projeto InterPARES para a terminologia arquiviacutestica no Brasil
Rosely Curi Rondinelli
Introduccedilatildeo
Corria o ano de 2005 quando Claudia Lacombe e eu fomos convidadas
pela professora Luciana Duranti para integrarmos o Projeto InterPA-
RES sob sua coordenaccedilatildeo mais especificamente o InterPARES 2 A
participaccedilatildeo se daria por meio do chamado CLAID TEAM ou seja Caribbean
and Latin America InterPARES Dissemination sob os auspiacutecios da Unesco Tra-
tava-se de um grupo de pesquisa constituiacutedo por arquivistas da Argentina Brasil
Cuba Meacutexico e Peru Caberia ao grupo disseminar os resultados teoacutericos e
praacuteticos do projeto em seus respectivos paiacuteses
Dois anos depois em 2007 novo convite dessa vez para o Brasil
juntamente com mais 11 paiacuteses participar do InterPARES 3 Nessa nova
fase cada paiacutes deveria criar sua proacutepria equipe os chamados TEAM
constituiacuteda por um diretor co-pesquisadores parceiros de teste par-
ceiros de recurso colaboradores e assistentes de pesquisa No caso
do Brasil coube ao Arquivo Nacional o papel de parceiro de recurso agrave
servidora do oacutergatildeo Claudia Lacombe o de Diretora e a mim servidora
A CONTRIBUICcedilAtildeO DO PROJETO INTERPARES PARA A TERMINOLOGIA ARQUIVIacuteSTICA NO BRASIL
142
Ir al Contenido
do Museu do Iacutendio-Funai (1994-2007) e da Fundaccedilatildeo Casa de Rui Barbosa (2007-
2018) o de co-pesquisadora Observamos a partir daiacute uma integraccedilatildeo do CLAID
TEAM com o TEAM Brazil uma vez que as duas integrantes do primeiro Claudia e eu
participaacutevamos tambeacutem do segundo
Aleacutem de estudos de caso o TEAM Brazil deveria desenvolver tambeacutem estudos terminoloacute-
gicos Para tanto um grupo de sete pesquisadores1 foi formado O trabalho cuja coordenaccedilatildeo
me foi atribuiacuteda consistiria na traduccedilatildeo para o portuguecircs dos termos considerados mais
relevantes no acircmbito do projeto
Na verdade no que tange agrave terminologia desde a fase 1 o Projeto InterPARES con-
ta com equipes de estudos de termos no acircmbito da Arquivologia da Diplomaacutetica e da
Ciecircncia da Computaccedilatildeo O projeto comeccedilou com um glossaacuterio (InterPARES 1) evoluiu
para uma base de dados com um dicionaacuterio e um glossaacuterio (InterPARES 2 e 3) e chegou
ao InterPARES 4 com uma base de dados terminoloacutegica constituiacuteda por um glossaacuterio
um dicionaacuterio e uma ontologia aleacutem de ter organizado em pareceria com o Conselho
Internacional de Arquivos uma base dados interativa intitulada Terminologia Arquiviacutestica
Multilingue
Passados quinze anos desde a primeira reuniatildeo do grupo de terminologia do TEAM Brazil
apresentamos aqui uma pequena parte dos seus resultados Trata-se de sete dos trezentos
e seis (306) termos traduzidos para o portuguecircs os quais foram escolhidos a partir do que
consideramos como impactos positivos dos mesmos tanto na terminologia arquiviacutestica bra-
sileira como na proacutepria aacuterea do conhecimento Em assim sendo ressaltamos que os termos
privilegiam os que se inserem no escopo da Diplomaacutetica e da Arquivologia natildeo incluindo os
que se referem agrave Ciecircncia da computaccedilatildeo
Antes de passarmos aos termos escolhidos julgamos necessaacuterio a apresentaccedilatildeo de alguns
conceitos que no nosso entendimento deve preceder um trabalho terminoloacutegico
Comecemos com uma definiccedilatildeo de terminologia a qual segundo Lara (apud Bellotto
2007 49) eacute o
1 Claudia Lacombe Rocha (Arquivo Nacional) Rosely Curi Rondinelli (Museu do Iacutendio 1994-2007 e Fundaccedilatildeo Casa de Rui Barbosa 2007-2018) Vanderlei dos Santos (Cacircmara dos Deputados) Joseacute Maacutercio Rangel (Arquivo Nacional) Margareth da Silva (Universidade Federal Fluminense) Brenda Rocco (Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro) e Carlos Ditadi (Arquivo Nacional)
143
ROSELY CURI RONDINELLI
Ir al Contenido
[] conjunto de signos especializados que eacute utilizado por uma disciplina do conhe-
cimento (quiacutemica botacircnica psicanaacutelise linguiacutestica) ou por uma atividade especiacutefica
(agricultura confecccedilatildeo de moda etc)
Na sequecircncia com base no Dicionaacuterio da liacutengua portuguesa contemporacircnea Bellotto
(2007 49) se dedica a explicar o que vem a ser ldquotermordquo e ldquodefiniccedilatildeordquo O primeiro eacute entendido
como ldquoPalavra proacutepria de certo registro de liacutengua campo do conhecimento ou atividaderdquo Jaacute
ldquodefiniccedilatildeordquo seria a ldquoUnidade linguiacutestica dotada de significado que eacute representada na fala por
um som ou combinaccedilatildeo deles e na escrita por um sinal ou sequecircncia de sinais graacuteficosrdquo
Quanto ao termo conceito segundo Japiassu e Marcondes (1995 53) ldquo[] designa uma
ideia abstrata e geral sob a qual podemos unir diversos elementosrdquo
Jaacute de acordo com o Dicionaacuterio de Ciecircncias Sociais da Fundaccedilatildeo Getuacutelio Vargas (1987 232)
Definido como um aspecto do pensamento conceito eacute uma espeacutecie de unidade em
termos da qual se pensa uma unidade menor do que um julgamento proposiccedilatildeo ou
teoria mas que forccedilosamente toma parte neles
Finalmente no entender de Silva et al ([2006]) conceito consiste em
[] todo processo que torne possiacutevel a descriccedilatildeo a classificaccedilatildeo e a previsatildeo dos
objetos cognosciacuteveis [] A funccedilatildeo primeira e fundamental do conceito eacute a mesma da
linguagem isto eacute a comunicaccedilatildeo [] Esta eacute a funccedilatildeo do conceito tornar claro o que
antes era obscuro (grifo nosso)
Passemos agora a algumas reflexotildees sobre o ato de conceituar
A ideia disseminada na primeira metade do seacuteculo XX de que proposiccedilotildees e concei-
tos natildeo eram mais absolutos ganhou forccedila a partir da deacutecada de 1970 com a prevalecircn-
cia de pensamentos construtivistas e relativistas que acabaram assumindo o roacutetulo de
poacutes-modernismo Na verdade a insatisfaccedilatildeo com definiccedilotildees teve seu sustentaacuteculo nas
Ciecircncias Sociais por cujas matildeos as ideias poacutes-modernistas se propagaram Contudo o
fato eacute que a produccedilatildeo de definiccedilotildees seguiu seu curso e permanece ainda hoje Na visatildeo
de Yeo (2007 318)
A CONTRIBUICcedilAtildeO DO PROJETO INTERPARES PARA A TERMINOLOGIA ARQUIVIacuteSTICA NO BRASIL
144
Ir al Contenido
[] definiccedilotildees podem natildeo oferecer verdades irrefutaacuteveis mas satildeo ainda uacuteteis para
muitos propoacutesitos Elas auxiliam os novatos em sua profissatildeo [] ajudam profissionais
estabelecidos na anaacutelise de conceitos baacutesicos [] bem como especialistas em outras
aacutereas do conhecimento ou o puacuteblico em geral
Por essa razatildeo Yeo considera o compartilhamento de significados principalmente por
comunidades profissionais uma accedilatildeo legiacutetima Da mesma forma julga positiva a coexistecircncia
de divergecircncias conceituais dentro de uma mesma comunidade
Finalmente no entender de Yeo (2007 319)
Definiccedilotildees satildeo necessariamente moldadas por eacutepocas culturais agraves quais pertencem
mas satildeo uacuteteis em demonstrar como conceitos satildeo percebidos e compreendidos pela
comunidade profissional na qual satildeo empregadas
Estimulados pois por Yeo passemos agrave apresentaccedilatildeo do trabalho propriamente dito espe-
rando que ao final as palavras de Silva e colaboradores se concretizem ou seja que consiga-
mos tornar claro o que se apresentava como obscuro
Os termos e suas definiccedilotildees
autenticiDaDe (authenticity) x autenticaccedilatildeo (authentication)
ldquoAutenticidaderdquo eacute um termo chave no Projeto InterPARES uma vez que o mesmo
tem seu foco na preservaccedilatildeo de documentos arquiviacutesticos digitais autecircnticos ou seja natildeo
basta preservar mas eacute preciso garantir que o que foi preservado eacute autecircntico E por que
essa questatildeo se coloca Devido agrave raacutepida obsolescecircncia da tecnologia digital que leva agrave ne-
cessidade de migraccedilotildees constantes colocando em risco a autenticidade dos documentos
arquiviacutesticos os quais se constituem em instrumentos de prestaccedilatildeo de contas em garantia
de direitos individuais e coletivos bem como em fontes de informaccedilatildeo para a sociedade ao
longo de geraccedilotildees
E na esteira da autenticidade dos documentos arquiviacutesticos digitais um outro termo que
se apresenta eacute ldquoautenticaccedilatildeordquo que por sua vez se desdobra na questatildeo das tecnologias de
autenticaccedilatildeo entre as quais se destaca a assinatura digital Seu uso disseminado e entusiasmado
se deve ao entendimento equivocado de que tal recurso tecnoloacutegico confere autenticidade
145
ROSELY CURI RONDINELLI
Ir al Contenido
aos documentos que dele se utilizam quando na verdade se limita a uma ferramenta de
autenticaccedilatildeo desses documentos Faz-se pois necessaacuterio estabelecer a diferenccedila entre au-
tenticidade e autenticaccedilatildeo
Segundo o glossaacuterio do InterPARES 2 autenticidade eacute a ldquoCredibilidade de um documento
arquiviacutestico enquanto tal isto eacute a qualidade de um documento arquiviacutestico ser o que diz
ser e que estaacute livre de adulteraccedilatildeo ou corrupccedilatildeordquo (Duranti Preston 2008 801) Em outras
palavras autenticidade se refere agrave capacidade de um documento ser exatamente aquele que
foi produzido natildeo tendo sofrido alteraccedilatildeo corrompimento e adulteraccedilatildeo Para se avaliar a
autenticidade de um documento arquiviacutestico eacute preciso que se estabeleccedila sua identidade e
integridade A primeira se refere aos atributos de um documento arquiviacutestico a ele conferidos
no momento da sua produccedilatildeo e que o distinguem dos demais documentos Esses atributos
satildeo os nomes do autor do destinataacuterio do redator e do originador as datas de criaccedilatildeo e
de transmissatildeo assunto relaccedilatildeo orgacircnica e indicaccedilatildeo de anexos Quanto agrave integridade estaacute
se refere agrave inteireza e solidez do documento arquiviacutestico no sentido de que o mesmo natildeo
sofreu nenhum tipo de alteraccedilatildeo liacutecita ou iliacutecita na sua forma ou conteuacutedo sendo portanto
capaz de transmitir a mensagem que levou agrave sua produccedilatildeo A constataccedilatildeo da identidade e da
integridade de um documento arquiviacutestico se daacute com base no contexto (juriacutedico-administra-
tivo de proveniecircncia de procedimentos documental e tecnoloacutegico) no qual foi produzido e
usado ao longo do tempo
No que tange agrave autenticaccedilatildeo esta eacute definida como uma ldquoDeclaraccedilatildeo de autenticidade de
um documento arquiviacutestico num determinado momento por uma pessoa juriacutedica investida
de autoridade para talrdquo (Duranti Preston 2008 801) Essa declaraccedilatildeo pode assumir a forma
de palavras ou siacutembolos que satildeo acrescentados ou inseridos no documento atestando que
o mesmo eacute autecircntico
Eacute nesse contexto que se insere a assinatura digital E por que esse tipo de assinatura se
constitui num elemento de autenticaccedilatildeo e natildeo de autenticidade do documento arquiviacutestico
Porque se limita a identificar o remetente e a informar se o documento foi alterado durante
sua transmissatildeo mas apenas num momento especiacutefico natildeo se constituindo portanto num
atributo que compotildee a gecircnese documental e como tal confere-lhe identidade Outras ca-
racteriacutesticas da assinatura digital eacute que ela eacute fornecida por uma terceira parte ou seja uma
autoridade certificadora e se constitui num ldquo[] simples resultado de hash que se manifesta
numa sequecircncia incompreensiacutevel de nuacutemerosrdquo (Macneil 2000 63) Haacute ainda a questatildeo da im-
permanecircncia da assinatura uma vez que a autenticidade da mesma soacute pode ser verificada por
A CONTRIBUICcedilAtildeO DO PROJETO INTERPARES PARA A TERMINOLOGIA ARQUIVIacuteSTICA NO BRASIL
146
Ir al Contenido
sites e coacutedigos que podem deixar de existir Junte-se a isso a impossibilidade de se manter a
assinatura propriamente dita no documento uma vez que conforme dito acima esta remete a
um hash que corresponde agrave cadeia de bits do documento e agrave chave da assinatura digital Caso
essa cadeia de bits seja alterada por corrompimento adulteraccedilatildeo ou conversatildeo de formato a
assinatura natildeo corresponderaacute mais a essa nova cadeia de bits natildeo podendo portanto garantir
a autenticidade do documento No caso especiacutefico das migraccedilotildees sempre necessaacuterias devido
agrave constante obsolescecircncia tecnoloacutegica o documento migrado passaraacute a ter uma cadeia de bits
que natildeo tem mais a assinatura digital Isto quer dizer que esse tipo de tecnologia natildeo garante
a autenticidade do documento ao longo do tempo sendo necessaacuteria a inserccedilatildeo de metadados
tanto no momento em que o documento eacute recebido quanto nas sucessivas migraccedilotildees que
informem que o mesmo foi assinado digitalmente e que a assinatura foi verificada
Se assim eacute a assinatura digital natildeo pode mesmo se constituir num elemento de autentici-
dade do documento arquiviacutestico que como tal o integra por toda sua existecircncia mas apenas
como um elemento de confirmaccedilatildeo dessa autenticidade num determinado momento Daacute-se
pois que enquanto a autenticidade se constitui num valor isto eacute o documento se qualifica
como autecircntico por ser o que diz ser a autenticaccedilatildeo eacute uma accedilatildeo que reitera esse valor2
O reconhecimento da assinatura digital como um elemento de autenticaccedilatildeo e natildeo de au-
tenticidade encontra resistecircncia por parte de muitos estudiosos da Arquivologia e do proacuteprio
mundo do trabalho Para a Diplomaacutetica poreacutem e consequentemente para o InterPARES eacute
ponto paciacutefico
Documento arquiviacutestico (Record)Nos paiacuteses de liacutengua Latina entre os quais o Brasil se insere eacute comum o uso do termo docu-
mento de arquivo para designar o objeto da Arquivologia Se assim eacute por que o TEAM Brazil
optou por traduzir o termo record por documento arquiviacutestico A resposta reside no fato
de que no acircmbito do Projeto InterPARES o termo record eacute sinocircnimo de archival document
ou seja documento aquiviacutestico em portuguecircs onde o adjetivo arquiviacutestico qualifica e conse-
quentemente identifica imediatamente a entidade em questatildeo Eacute bem verdade que o termo
documento de arquivo tambeacutem implica em qualificaccedilatildeo na medida em que corresponde a
uma locuccedilatildeo adjetiva Entretanto entendemos que o termo documento arquiviacutestico o faz de
2 Comentaacuterio de Carlos Augusto da Silva Ditadi em reuniatildeo da CTDE no Arquivo Nacional em 2006
147
ROSELY CURI RONDINELLI
Ir al Contenido
maneira mais direta Nesse contexto nos parece apropriado lembrar as palavras de Jenkin-
son (1947 4) para quem records ldquo[hellip] satildeo documentos com uma qualificaccedilatildeordquo Assim eacute que
o termo documento arquiviacutestico afirma mais assertivamente que a entidade eacute arquiviacutestica E
por que o eacute Por sua proacutepria natureza isto eacute por se tratar de ldquoDocumento elaborado ou
recebido no curso de uma atividade praacutetica como instrumento ou resultado de tal atividade
e retido para accedilatildeo ou referecircnciardquo (Duranti Preston 2008 832) Jaacute o termo documento de
arquivo pode assumir tambeacutem uma conotaccedilatildeo de lugar ou seja o documento estaacute no arquivo
E por que estaacute Porque ali foi depositado
Em apoio agrave nossa argumentaccedilatildeo recorremos agraves palavras de Heredia Herrera (2007) se-
gundo as quais um documento arquiviacutestico natildeo precisa estar num arquivo para existir como
tal Jaacute o arquivo como instituiccedilatildeo de guarda de documentos arquiviacutesticos natildeo existe sem estes
Um outro apoio nos vem de Duranti (1996) que em seu artigo Archives as a place aborda
a questatildeo dos arquivos como um lugar (place) que conferia autenticidade ao documento que
ali era depositado justamente devido agrave sua natureza arquiviacutestica
Haacute que ressaltar que em que pese nossa argumentaccedilatildeo natildeo defendemos a supressatildeo do
termo documento de arquivo em favor do termo documento arquiviacutestico No nosso entendi-
mento ambas as denominaccedilotildees estatildeo corretas apenas consideramos a segunda mais precisa
na identificaccedilatildeo do objeto da Arquivologia
Uma outra consequecircncia do termo record na concepccedilatildeo da entidade arquiviacutestica pelos
arquivistas brasileiros eacute que sua traduccedilatildeo para documento arquiviacutestico nos mostra a im-
portacircncia de se conceituar a unidade arquiviacutestica isto eacute usando o singular e natildeo o plural
como sempre fazemos ao empregar o termo arquivo cada vez que queremos conceituar a
entidade A percepccedilatildeo do nosso equiacutevoco ganha forccedila quando Heredia Herrera (2007 95)
num momento de autocriacutetica reconhece que ao mencionar o conjunto de documentos no
ato de conceituar a entidade arquiviacutestica ela mesma ldquo[] se desvia e natildeo define documento
arquiviacutestico mas sim fundordquo
Finalmente observamos uma diferenccedila no uso do termo recorddocumento arquiviacutestico
nos paiacuteses de liacutengua inglesa e no Brasil Enquanto entre noacutes o termo documento arquiviacutestico
remete agraves fases corrente intermediaacuteria e permanente nos Estados Unidos e Canadaacute o mesmo
(record) se aplica apenas agrave duas primeiras sendo o termo archives usado para designar somente
a fase permanente Tal diferenccedila evidencia praacuteticas arquiviacutesticas divergentes nesses paiacuteses As-
sim no Brasil os profissionais de arquivo tecircm uma mesma formaccedilatildeo estando aptos a atuar nas
trecircs fases da documentaccedilatildeo Jaacute nos Estados Unidos e no Canadaacute haacute duas diferentes profissotildees
A CONTRIBUICcedilAtildeO DO PROJETO INTERPARES PARA A TERMINOLOGIA ARQUIVIacuteSTICA NO BRASIL
148
Ir al Contenido
o chamado gestor de documentos (records manager) que atua nas instituiccedilotildees produtoras (fase
corrente e intermediaacuteria) e o gestor de arquivos ou arquivistas propriamente ditos que tra-
tam dos documentos permanentes depositados nas instituiccedilotildees de guarda (Arquivo Nacional
por exemplo) A separaccedilatildeo entre as profissotildees implica em formaccedilotildees distintas e mesmo em
associaccedilotildees profissionais separadas
Por tudo isso podemos afirmar que a traduccedilatildeo do termo record no escopo do
Projeto InterPARES implicou num trabalho de revisatildeo do conceito do objeto da Ar-
quivologia que acreditamos iluminou a compreensatildeo do seu significado para muitos
arquivistas no Brasil
Gestatildeo arquiviacutestica de documentos (Records managemet) Elaboraccedilatildeo de documento arquiviacutestico (Recordmaking) Manuntenccedilatildeo de documento ar-quiviacutestico (Recordkeeping)
Os termos acima seratildeo abordados em conjunto por duas razotildees controversas ao mesmo
tempo em que apresentam uma estreita relaccedilatildeo conceitual envolvem praacuteticas arquiviacutesticas
distintas que dificultam sua traduccedilatildeo para o portuguecircs
Tomemos em primeiro lugar o termo Records management traduzido pelo TEAM Brazil
como Gestatildeo arquiviacutestica de documentos Essa traduccedilatildeo envolve de saiacuteda a seguinte inda-
gaccedilatildeo por que acrescentar a palavra ldquoarquiviacutesticardquo a um termo jaacute consagrado entre os arquivis-
tas brasileiros como Gestatildeo de documentos A resposta se fundamenta na necessidade que a
Cacircmara Teacutecnica de Documentos Eletrocircnicos - CTDE da qual alguns membros do TEAM Brazil
fazem parte sentiu de a partir da tecnologia digital estabelecer a diferenccedila entre a Gestatildeo
Eletrocircnica de Documentos GED e a gestatildeo de documentos preconizada pela Arquivologia
Entretanto exatamente como no caso do termo documento arquiviacutestico a opccedilatildeo por acres-
centar o adjetivo ldquoarquiviacutesticardquo ao termo Gestatildeo de documentos para melhor precisar o tipo
de gestatildeo a que se refere natildeo significa a supressatildeo do termo anterior
Isto posto passemos ao conceito de Gestatildeo arquiviacutestica de documentos ldquoConjunto de
procedimentos e operaccedilotildees teacutecnicas referentes agrave produccedilatildeo tramitaccedilatildeo uso avaliaccedilatildeo e ar-
quivamento de documentos em fase corrente e intermediaacuteria visando sua eliminaccedilatildeo ou
recolhimento (Arquivo Nacional 2005 100)
Em linhas gerais esse conceito se harmoniza com o do InterPARES de acordo com o qual
gestatildeo de documentos corresponde ao
149
ROSELY CURI RONDINELLI
Ir al Contenido
Planejamento implementaccedilatildeo manutenccedilatildeo e controle administrativo sistemaacuteticos de
uma estrutura destinada agrave elaboraccedilatildeo e manutenccedilatildeo de documentos arquiviacutesticos
por parte de um arquivista (ou o responsaacutevel pelos documentos arquiviacutesticos) para
garantir a eficiecircncia e a economia na produccedilatildeo uso manuseio controle manutenccedilatildeo
e destinaccedilatildeo desses documentos (Duranti Preston 2008 834)
Haacute poreacutem uma particularidade que diferencia as praacuteticas de gestatildeo de documentos do
Brasil das do Canadaacute e dos Estados Unidos Trata-se da particcedilatildeo do sistema de gestatildeo em dois
subsistemas quais sejam o recordmaking e o recordkeeping Vejamos do que se trata
O termo recordmaking e sua definiccedilatildeo foram traduzidos para o portuguecircs como ldquoela-
boraccedilatildeo de documentos arquiviacutesticosrdquo que consiste no ldquoConjunto de princiacutepios poliacuteticas
regras e estrateacutegias que controla o processo de produzir documentos arquiviacutesticos a partir
de documentos elaborados ou recebidosrdquo (Duranti Preston 2008 833) Reconhecemos que
tal definiccedilatildeo necessita ser explicada Na verdade o termo se refere ao ato de declarar que
um documento que acaba de ser elaborado eacute um documento arquiviacutestico e isso conforme
dito na abordagem do termo set aside se daraacute por meio do estabelecimento da sua relaccedilatildeo
orgacircnica com os demais Percebe-se entatildeo que o termo recordmaking remete agrave uma praacutetica
arquiviacutestica pela qual a elaboraccedilatildeo de documentos corresponde a uma etapa especiacutefica dentro
do sistema de gestatildeo
Em relaccedilatildeo ao termo recordkeeping este foi traduzido como ldquomanutenccedilatildeo de documentos
arquiviacutesticosrdquo e corresponde agrave ldquoFunccedilatildeo de capturar armazenar e manter documentos arqui-
viacutesticos e informaccedilatildeo sobre eles bem como o conjunto de regras que regulam tal funccedilatildeordquo
(InterPARES Project [2012]) Por essa definiccedilatildeo entende-se que os documentos arquiviacutesticos
elaborados no subsistema de recordmaking seratildeo inseridos num outro subsistema o recor-
dkeeping onde juntamente com os documentos recebidos seratildeo submetidos aos demais
procedimentos de gestatildeo
Ocorre que no Brasil a gestatildeo de documentos envolve um processo contiacutenuo que vai
desde a produccedilatildeo ateacute a destinaccedilatildeo dos documentos arquiviacutesticos Isto quer dizer que embora
envolva um conjunto diversificado de procedimentos estes integram um uacutenico sistema Assim
eacute que toda tentativa de transposiccedilatildeo dos conceitos de recordmaking e recordkeeping para o
cenaacuterio arquiviacutestico brasileiro eacute inoacutecua uma vez que natildeo se ajustam agraves praacuteticas existentes A
percepccedilatildeo dessa incompatibilidade eacute mais uma contribuiccedilatildeo dos estudos terminoloacutegicos no
acircmbito do InterPARES
A CONTRIBUICcedilAtildeO DO PROJETO INTERPARES PARA A TERMINOLOGIA ARQUIVIacuteSTICA NO BRASIL
150
Ir al Contenido
Relaccedilatildeo orgacircnica (Archival bond)A traduccedilatildeo literal do termo archival bond para o portuguecircs seria viacutenculo arquiviacutestico o qual
se harmoniza perfeitamente com a ideia de ldquoelo intelectualrdquo (Duranti 2002) impliacutecita no
conceito e que eacute tatildeo cara agrave teoria arquiviacutestica Ocorre que em portuguecircs jaacute existe um termo
consagrado para exprimir essa ideia qual seja relaccedilatildeo orgacircnica Em assim sendo ao trabalhar
na traduccedilatildeo de archival bond o TEAM Brazil optou por manter o termo jaacute existente Entre-
tanto logo percebemos que surpreendentemente o termo viacutenculo arquiviacutestico vinha sendo
adotado por muitos arquivistas brasileiros causando ateacute um certa confusatildeo entre os que natildeo
o conheciam e ateacute pensavam tratar-se de um novo conceito Em que pese essa inclinaccedilatildeo
repentina pelo termo viacutenculo arquiviacutestico o TEAM Brazil manteve sua posiccedilatildeo em favor do
termo relaccedilatildeo orgacircnica o qual eacute assim definido ldquoRelaccedilotildees que os documentos arquiviacutesticos
que pertencem a uma mesma agregaccedilatildeo (dossiecircs seacuteries fundos) guardam entre sirdquo (Duranti
Preston 2008 799)
E o que poderia explicar o fasciacutenio dos arquivistas brasileiros pelo novo termo Uma
razatildeo poderia ser o fato do termo viacutenculo arquiviacutestico traduzir mais claramente a ideia de
inter-relacionamento dos documentos arquiviacutesticos do que relaccedilatildeo orgacircnica
Uma outra reflexatildeo suscitada no exerciacutecio de traduccedilatildeo do termo archival bond foi em
relaccedilatildeo aos termos relaccedilatildeo orgacircnica e organicidade utilizados no Brasil Uma anaacutelise mais
profunda de ambos levou o TEAM Brazil a inferir que embora ambos expressem a relaccedilatildeo
entre os documentos arquiviacutesticos haacute uma nuance que os diferencia Assim dizemos que
um documento arquiviacutestico tem relaccedilatildeo orgacircnica com o que o ldquo[hellip] precede esucede no
conjunto documental ao qual pertencerdquo (Duranti 2002 19) sendo que esse conjunto forma
uma teia de relaccedilotildees que daacute organicidade a todo o fundo e estabelece o universitas rerum de
Cencetti (Duranti 1996 6) ou seja o arquivo como ldquoconjunto de coisasrdquo
Reter (Set aside)O termo set aside traduzido pelo TEAM Brazil como reter apresenta uma caracteriacutestica inte-
ressante ou seja em que pese tratar-se de um termo pleno de significado e ao qual corres-
pondem praacuteticas arquiviacutesticas universais natildeo possui um correlato na terminologia arquiviacutestica
brasileira Exploremos a questatildeo
Primeiramente apresentemos a definiccedilatildeo do termo entendido como o ato de ldquoDeclarar
um documento como sendo arquiviacutestico retendo-o no sistema de arquivos para uso ou
referecircncia futurosrdquo (Duranti Preston 2008 838) E o que seria esse ldquodeclararrdquo De acordo
151
ROSELY CURI RONDINELLI
Ir al Contenido
com Duranti (2002 61) seria o ato de incluir a entidade arquiviacutestica no ldquo[] conjunto de
documentos ou fundo arquiviacutestico da pessoa fiacutesica ou juriacutedica que o produziu ou recebeu
para accedilatildeo ou referecircnciardquo A partir daiacute pode-se inferir que reter significa estabelecer a relaccedilatildeo
orgacircnica entre os documentos seja pela inclusatildeo dos mesmos no conjunto ao qual pertencem
seja atribuindo-lhes o coacutedigo de classificaccedilatildeo que lhes confere Ora sabemos que a relaccedilatildeo
orgacircnica eacute ldquo[] que transforma um documento em documento arquiviacutesticordquo (Duranti 1997
216) logo o termo reter mostra a diferenccedila entre essas duas entidades o que nos exige maior
precisatildeo no uso das mesmas Nesse contexto julgamos necessaacuterio apresentar o conceito de
documento e reapresentar o de documento arquiviacutestico Segundo Duranti e Preston (2008
811) documento eacute ldquouma unidade indivisiacutevel de informaccedilatildeo constituiacuteda por uma mensagem
fixada num suporte (registrada) com uma sintaacutetica estaacutevel Um documento tem forma fixa e
conteuacutedo estaacutevelrdquo Os mesmos autores definem documento arquiviacutestico como ldquoDocumento
elaborado ou recebido no curso de uma atividade praacutetica como instrumento ou resultado de
tal atividade e retido para accedilatildeo ou referecircnciardquo (Duranti Preston 2008 832)
Em outras palavras podemos dizer que todo documento arquiviacutestico eacute um documento
mas nem todo documento eacute arquiviacutestico Isto porque somente o documento produzido no
decorrer de atividades e retido isto eacute dotado de relaccedilatildeo orgacircnica se qualifica como tal
Assim eacute que embora diferentemente dos Estados Unidos e do Canadaacute natildeo contemos
com um termo para nominar o ato de estabelecer a relaccedilatildeo orgacircnica entre os documentos e
nem consideremos que este tenha necessariamente que existir julgamos importante incluiacute-lo
entre os termos aqui abordados Afinal por todo o seu significado na teoria e praacutetica arquiviacutes-
ticas podemos inferir que o ato de reter um documento se constitui numa declaraccedilatildeo oficial
do caraacuteter arquiviacutestico desse documento
Variabilidade limitada - Bounded variabilityAqui estaacute um termo que reputamos como um dos mais importantes cunhados no escopo
do Projeto InterPARES e traduzido pelo TEAM Brazil como variabilidade limitada O termo
eacute definido como
[] mudanccedilas na forma eou conteuacutedo de um documento arquiviacutestico digital que satildeo
limitadas e controladas por meio de regras fixas de maneira que a mesma consulta
pedido ou interaccedilotildees sempre geram o mesmo resultado (Duranti Preston 2008 803)
A CONTRIBUICcedilAtildeO DO PROJETO INTERPARES PARA A TERMINOLOGIA ARQUIVIacuteSTICA NO BRASIL
152
Ir al Contenido
E o que isso quer dizerO dinamismo eacute o grande diferencial dos documentos digitais e implica em possibilidades de
interaccedilatildeo com os usuaacuterios e com diferentes sistemas informatizados impensaacuteveis no mundo
anterior agrave tecnologia digital Tanta interatividade parece incompatiacutevel com as caracteriacutesticas
de forma fixa e conteuacutedo estaacutevel inerentes a todo documento segundo a Diplomaacutetica Con-
sideremos a questatildeo
De fato no acircmbito dos documentos digitais as caracteriacutesticas de forma fixa e conteuacutedo
estaacutevel natildeo apresentam limites absolutos como no mundo do papel devido exatamente agrave sua
natureza dinacircmica Isto significa que com relaccedilatildeo a esses documentos uma certa variabilidade
tanto da forma como do conteuacutedo tem que ser considerada Eacute exatamente nesse contexto
que Duranti e Thibodeau (2008 435-437) propotildeem uma ldquo[] taxonomia dos documentos
digitais []rdquo pela qual tais documentos satildeo classificados em estaacuteticos e interativos e estes
uacuteltimos em dinacircmicos e natildeo dinacircmicos Vejamos do que se trata
Documentos digitais satildeo considerados estaacuteticos quando o grau de interaccedilatildeo com o
usuaacuterio natildeo permite alteraccedilotildees na forma e no conteuacutedo dos documentos manifestados na
tela do computador Neste caso mudanccedilas determinadas pela tecnologia como abrir e fechar
o documento maximizaacute-lo ou minimizaacute-lo avanccedilar ou retroceder e outras do tipo natildeo satildeo
consideradas como comprometedoras da sua forma e do seu conteuacutedo O mesmo se daacute
quando um documento digital elaborado em Word sofre alteraccedilotildees ao ser aberto em BR Office
Exemplos de documentos digitais estaacuteticos englobam tanto aqueles com seus equivalentes em
papel isto eacute cartas relatoacuterios projetos quanto os que soacute existem digitalmente como faturas
e recibos produzidos a partir de cataacutelogos de vendas on-line
Em relaccedilatildeo aos documentos digitais interativos segundo Duranti e Thibodeau (2008 422)
satildeo aqueles dotados de ldquo[] caracteriacutesticas especiacuteficas que permitem o input do usuaacuterio e
usam esse input para mudar o conteuacutedo ou a forma do documento manifestadordquo
Essa mudanccedila pode ser regulada tanto por meio de regras fixas como variaacuteveis As pri-
meiras resultam nos chamados documentos digitais interativos natildeo dinacircmicos enquanto as
uacuteltimas se inserem nos documentos digitais interativos dinacircmicos
Um exemplo de documentos digitais interativos natildeo dinacircmicos pode ser um graacutefico ela-
borado no programa Excel o qual permite que o mesmo documento seja visto ora em forma
de pizza ora em tabela ou em barra Nesse caso daacute-se uma variaccedilatildeo na forma do documento
mediante uma seacuterie de possibilidades predeterminadas pelo proacuteprio programa ou seja por
meio de regras fixas
153
ROSELY CURI RONDINELLI
Ir al Contenido
Um outro exemplo de documento digital interativo natildeo dinacircmico seria um cataacutelogo
de compras on-line Neste tipo de documento cada input do usuaacuterio resulta numa imagem
diferente na tela do computador Seria entatildeo o caso de se considerar tal documento como
desprovido de forma fixa e conteuacutedo estaacutevel Ocorre poreacutem que o sistema em questatildeo eacute
dotado de regras fixas que permitem a repeticcedilatildeo de todo o processo realizado Assim me-
diante um input do usuaacuterio o cataacutelogo eacute reapresentado e a cada novo input daacute-se uma seleccedilatildeo
automaacutetica de dados armazenados dentro do sistema que permite que o usuaacuterio obtenha
as mesmas respostas dadas anteriormente Haacute que esclarecer que neste caso enquanto a
imagem que aparece na tela pode ser entendida como um documento trata-se na verdade
de uma parte de um uacutenico documento qual seja o proacuteprio cataacutelogo
Em relaccedilatildeo aos documentos digitais interativos dinacircmicos estes de maneira sumaacuteria
podem ser entendidos como documentos cujas interaccedilotildees com o usuaacuterio ou com outros
sistemas ocorrem em tempo real e a partir de regras que podem variar Exemplos seriam
os serviccedilos de informaccedilatildeo sobre condiccedilotildees do tempo ou sobre cotaccedilatildeo de moedas cujos
sistemas natildeo armazenam os dados recebidos de outros sistemas ou produzidos por eles
mesmos e ainda permitem alteraccedilotildees de forma eou de conteuacutedo por acreacutescimos supressotildees
ou substituiccedilotildees de dados Por outro lado observa-se em ambos os casos alguma fixidez de
conteuacutedo como as regiotildees contempladas pelo serviccedilo de previsatildeo do tempo e os tipos de
moedas em cotaccedilatildeo Da mesma maneira pode ser que os diferentes conteuacutedos como tempe-
ratura precipitaccedilatildeo de chuva ou a cotaccedilatildeo de uma determinada moeda sejam apresentados
sempre com a mesma forma Trata-se pois de sistemas regidos por regras fixas e variaacuteveis ao
mesmo tempo Em sendo assim esses casos na verdade caracterizam-se mais como sistemas
de informaccedilatildeo do que propriamente como documentos
Finalmente consideremos os chamados documentos experienciais os quais satildeo definidos
como documentos proacuteprios de ldquoum sistema que imerge o usuaacuterio numa experiecircncia senso-
rialrdquo (Duranti Preston 2008 815) E por que esse nome ldquoexperiencialrdquo Segundo (Duranti e
Thibodeau 2008 431)
O principal objetivo em classificar um documento como experiencial eacute enfatizar
que este documento eacute claramente destinado a natildeo simplesmente e talvez de forma
alguma comunicar uma informaccedilatildeo especiacutefica e sim proporcionar uma experiecircncia
subjetiva
A CONTRIBUICcedilAtildeO DO PROJETO INTERPARES PARA A TERMINOLOGIA ARQUIVIacuteSTICA NO BRASIL
154
Ir al Contenido
Trata-se de documentos de alta complexidade tecnoloacutegica como por exemplo aqueles
gerados em sistemas voltados para experimentos cientiacuteficos pesquisas em bioinformaacutetica ou
mesmo para a realidade virtual como simuladores de voo ou de salto de paraquedas
Haacute que registrar que os documentos experienciais natildeo se constituem numa categoria agrave
parte de documentos digitais mas se inserem nas categorias anteriormente descritas ou seja
podem eles mesmos se classificar como estaacuteticos interativos dinacircmicos e interativos natildeo
dinacircmicos
Daacute-se pois que a classificaccedilatildeo dos documentos digitais ora apresentada demonstra que
quando se trata desse tipo de documento uma certa variaccedilatildeo na forma e no conteuacutedo natildeo
compromete sua capacidade documental na medida em que eacute implementada por meio de
regras fixas o que equivale a dizer que tal variaccedilatildeo eacute intencionada e controlada pelo autor
Trata-se na verdade de uma nova concepccedilatildeo das caracteriacutesticas diplomaacuteticas de forma fixa e
conteuacutedo estaacutevel vistas no contexto da tecnologia digital Por ela objetos digitais satildeo alccedilados
agrave categoria de documentos e estes uma vez acrescidos das demais caracteriacutesticas (relaccedilatildeo or-
gacircnica contexto identificaacutevel accedilatildeo e pessoas) alcanccedilam o status de documentos arquiviacutesticos
os quais por suas qualidades diplomaacuteticas podem cumprir sua funccedilatildeo essencial qual seja a de
ldquo[] servir como uma ponte no tempo []rdquo (Duranti Thibodeau 2008 438)
Consideraccedilotildees finaisEsta eacute uma pequena amostra do trabalho sobre terminologia realizado pelo TEAM Brazil no
contexto do Projeto InterPARES A traduccedilatildeo dos sete termos aqui apresentados natildeo se limi-
tou agrave mera equivalecircncia de vocaacutebulos mas exigiu um mergulho profundo nos fundamentos
teoacutericos da Arquivologia O resultado foi uma compreensatildeo melhor desses fundamentos e o
consequente enriquecimento do saber arquiviacutestico
E disseminar o conhecimento adquirido era preciso Assim eacute que muitos dos termos tra-
duzidos foram incorporados ao glossaacuterio da CTDE sendo as implicaccedilotildees teoacutericas advindas
dos estudos conceituais realizados propagadas em eventos arquiviacutesticos envolvendo profis-
sionais de arquivo e estudantes de Arquivologia
Trabalhar com terminologia natildeo eacute tarefa simples Mais ainda quando esse trabalho se daacute
num ambiente internacional o qual aleacutem da traduccedilatildeo dos termos exige a harmonizaccedilatildeo do seu
significado em idiomas distintos Bellotto (2007 48) retrata bem essa dificuldade quando nos
fala da ldquo[hellip] perplexidade com a qual se deparam os profissionais das aacutereas do saber e do fazer
quando aceitam o desafio de montar um dicionaacuterio terminoloacutegico [] em liacutengua estrangeirardquo
155
ROSELY CURI RONDINELLI
Ir al Contenido
E no mesmo artigo nos alerta perguntando como diferenciar as ldquotraiccedilotildeesrdquo das traduccedilotildeesrdquo
Sim o perigo de ldquotrairrdquo o termo ao inveacutes de ldquotraduzi-lordquo eacute bem real em trabalhos desse tipo
Procuramos evitaacute-lo por meio do estudo cuidadoso dos termos contemplados Esperamos
haver conseguido Entretanto estamos conscientes sobre o fato de que
No quadro de referecircncia poacutes-modernista todas as definiccedilotildees satildeo perigosas Elas satildeo
vistas como ilusoacuterias quimeras de uma verdade objetiva e inconteste buscando re-
forccedilar uma uacutenica interpretaccedilatildeo dogmaacutetica de fenocircmenos que oferecem significados
muacuteltiplos e variaacuteveis [] Pode haver concepccedilotildees paralelas legiacutetimas do mesmo fenocirc-
meno e estas natildeo satildeo fixas mas variam ao longo do tempo e sobre culturas linguagens
e contextos de perguntas (Yeo 2007 316)
O ambiente de discussotildees acaloradas em que se deram as reuniotildees do grupo de termi-
nologia do TEAM Brazil expressam as palavras acima Inuacutemeras perguntas algumas respostas
muitas incertezas No final a aceitaccedilatildeo resignada e ao mesmo tempo consoladora de que
um trabalho de pesquisa natildeo se conclui interrompe-se Em assim sendo resta-nos ao menos
o conforto das palavras de Heidegger (apud Safranski 2005 459) para quem ldquoQuestionar eacute
a devoccedilatildeo do pensarrdquo
ReferecircnciaArquivo Nacional Brasil (2005) Dicionaacuterio brasileiro de terminologia arquiviacutestica Rio de Janeiro
Arquivo Nacional
Bellotto Heloiacutesa Liberalli (2007) ldquoA terminologia das aacutereas do saber e do fazer o caso da
arquiviacutesticardquo Acervo Rio de Janeiro Nuacutem 20 pp 47-56
Brasil (2012) Conselho Nacional de Arquivo Diretrizes para a presunccedilatildeo de autenticidade de docu-
mentos arquiviacutesticos digitais Rio de Janeiro Arquivo Nacional 2012 Disponiacutevel em http
conarqgovbrpublicacoes-tecnicashtml
Duranti Luciana (1996) ldquoArchival Sciencerdquo In KENT Allen (Ed) Encyclopedia of Library and
Information Science v 59 pp1-19
Duranti Luciana (1996) ldquoArchives as a placerdquo Archives and Manuscripts [s l] v 24 Nuacutem 2
pp 242-255
Duranti Luciana (1997) ldquoThe archival bondrdquo Archives and Museum Informatics [s l] v 11 pp
213-218
A CONTRIBUICcedilAtildeO DO PROJETO INTERPARES PARA A TERMINOLOGIA ARQUIVIacuteSTICA NO BRASIL
156
Ir al Contenido
Duranti Luciana (2002) ldquoThe Concept of Electronic Recordrdquo In Eastwood Terry Mcneil Hea-
ther Preservation of the integrity of electronic records Dordrecht Kluwer Academic pp 9-22
Duranti Luciana Preston Randy (2008) International research on permanent authentic records in
electronic systems (InterPARES 2) Experimential interactive and dynamic records Italia ANAI
Duranti Luciana Thibodeau Ken (2008) ldquoThe Concept of record in interactive experiantial
and dynamic environments the view of InterPARESrdquo In Duranti Luciana Preston Randy
(2008) International research on permanent authentic records in electronic systems (InterPA-
RES 2) Experimential interactive and dynamic records Italia ANAI pp 402-459
Encontros Bibli Revista Eletrocircnica de Biblioteconomia e Ciecircncia da Informaccedilatildeo Florianoacutepolis v 16
pp 76-90 1 sem Ediccedilatildeo especial
Fundaccedilatildeo Getuacutelio Vargas (1987) Dicionaacuterio de Ciecircncias Sociais Rio de Janeiro FGV
Heredia Herrera Antonia (2007) Que es un archivo Gijoacuten Ediciones TREA
InterPARES Project (2012) InterPARES 3 Project terminology database Canadaacute Disponiacutevel em
httpinterparesorgip3ip3_terminology_dbcfmletter=rampterm=43
Japiassuacute Hilton Marcondes Danilo (1995) Dicionaacuterio baacutesico de filosofia 2 Ed Rev Rio de Ja-
neiro J Zahar
Jenkinson Hilary (1948) The English Archivist A New Profession London HK Lewis
Macneil Heather (2000) ldquoProviding grounds for trust Developing conceptual requirements for
the long-term preservation of authentic electronic recordsrdquo Archivaria v 50 pp 52-78
Macneil Heather (2002) ldquoProviding grounds for trust II The findings of authenticity task force
of IntePARESrdquo Archivaria v 54 pp 24-58
Rocha Claacuteudia Lacombe (2009) ldquoOs desafios para desenvolver um glossaacuterio comum para
diferentes paiacuteses e liacutenguas no acircmbito do projeto InterPARES 3 alguns exemplos da expe-
riecircncia do TEAM Brazilrdquo Arquivo amp Administraccedilatildeo Rio de Janeiro v 8 n 1 pp 5-20 janjun
Rocha Claacuteudia Lacombe (2011) ldquoGlossaacuterio multiliacutengue do projeto InterPARES 3rdquo
Safranski Ruumldiger Heidegger (2005) Um mestre na Alemanha entre o bem e o mal Satildeo Paulo
Geraccedilatildeo Editorial
Silva Teoacutefilo da et al (2006) Metodologia cientiacutefica teorias conceitos e observaccedilatildeo definiccedilotildees
Brasiacutelia UCB
Yeo Geoffrey (2007) ldquoConcepts of record (1) evidence information and persistent represen-
tationrdquo The American Archivists [s l] v 70 pp 315-343
Autor
El proyEcto IntErpArES En AmeacuterIcA lAtInA y El cArIbE
ApuntES SobrE ArchIvoS dIgItAlES trAnSpArEncIA AccESo A lA InformAcIoacuten y protEccIoacuten dE dAtoS pErSonAlES
ISbn 978-607-96598-X-X En traacutemItE bull pp 156-169
TerminologiacuteaIr
al C
onte
nido
La terminologiacutea del proyecto InterPARES en espantildeol
Alicia Barnard AmozorrutiaJuan Voutssaacutes
Gabriela Andaur
Introduccioacuten
Esta seccioacuten tiene como propoacutesito contextualizar aspectos relativos a la
terminologiacutea del proyecto InterPARES en espantildeol mediante una breve
resentildea de las actividades realizadas por InterPARES en cuanto a la termi-
nologiacutea en ingleacutes algunos conceptos acerca de la terminologiacutea Archiviacutestica en
espantildeol y factores que influyen en la misma tambieacuten se incluye un resumen de
las actividades sobre traduccioacuten de publicaciones y documentos de InterPARES
al espantildeol para su divulgacioacuten asiacute como los correspondientes a la identificacioacuten
de teacuterminos y definiciones en espantildeol de los glosarios y ontologiacuteas de Inter-
PARES acerca de las cuales se realizan conclusiones Finalmente se incluye un
anexo con ciertos ejemplos donde su definicioacuten en espantildeol resultoacute compleja
La terminologiacutea de InterPARESDurante el proyecto InterPARES 1 (1999-2001) se establecioacute un comiteacute de
glosario integrado por los coordinadores de cada uno de los grupos de in-
vestigacioacuten quienes asumieron la responsabilidad de desarrollar un glosario
LA TERMINOLOGIacuteA DEL PROYECTO INTERPARES EN ESPANtildeOL
158
Ir al Contenido
controlado de teacuterminos usados o creados durante el curso de las investigaciones seguacuten los
dominios establecidos autenticidad valoracioacuten documental preservacioacuten y estrategia Esto
con el propoacutesito de asegurar consistencia y rigor terminoloacutegico durante el desarrollo del
proyecto (Duranti 2005)
Maacutes adelante durante el desarrollo de InterPARES 2 (2002-2007) la terminologiacutea pasoacute
a ser un dominio de estudio transversal con el fin de apoyar a los investigadores a entender
conceptos a traveacutes de las muacuteltiples disciplinas orientadas a la preservacioacuten de documentos
de archivo dinaacutemicos e interactivos y atender diferentes cuestionamientos tales como el uso
de un teacutermino para un campo especiacutefico y su uso en el contexto de la investigacioacuten el uso de
un teacutermino en otros campos y su definicioacuten asiacute como en otras lenguas o tradiciones y si las
definiciones eran consistentes con la definicioacuten propuesta Para dar respuesta a estas y otras
cuestiones se desarrolloacute una metodologiacutea cuyos resultados conformaron una base de datos
terminoloacutegica en ingleacutes integrada por un glosario con la lista de teacuterminos y definiciones ndashque
fueron el nuacutecleo en relacioacuten con la produccioacuten la gestioacuten documental y la preservacioacuten de los
documentos electroacutenicos de archivondash Tambieacuten se elaboroacute un diccionario con muacuteltiples defi-
niciones de un solo teacutermino provenientes de otros campos de conocimiento y se elaboraron
tres ontologiacuteas las cuales fueron construidas para identificar las relaciones explicitas entre
conceptos del glosario Asiacute ontologiacuteas fueron elaboradas para ilustrar archivos y documentos
de archivo estado de transmisioacuten y confianza (Tennis y Preston 2008)
InterPARES 3 (2007-2012) tuvo como propoacutesito la pluralizacioacuten de los resultados obteni-
dos en las fases anteriores para ser aplicados en diferentes espacios Lo anterior se vio refleja-
do en una mayor participacioacuten de investigadores de otros paiacuteses lo cual tuvo como resultado
la definicioacuten y uso de la terminologiacutea de InterPARES en otras lenguas Esto con el propoacutesito
de apoyar a los profesionales de la gestioacuten documental o de la informacioacuten a entender con-
ceptos relacionados con los documentos de archivo digitales auteacutenticos y su preservacioacuten en
sistemas electroacutenicos asiacute como a facilitar la comunicacioacuten y conocimiento de los diferentes
casos de estudio La base de datos terminoloacutegica para definicioacuten de teacuterminos en otros idiomas
fue la correspondiente a InterPARES 2 Como ya se mencionoacute esta se complementaba con
un diccionario (InterPARES 3 Sf web)
Cabe destacar que la base de datos internacional de InterPARES 3 fue el cimiento para
la base de Terminologiacutea Multilinguumle del Consejo Internacional de Archivos publicado a traveacutes
de la Seccioacuten de Educacioacuten Archiviacutestica Esta tuvo como propoacutesito reflejar hasta donde fuera
posible las tradiciones archiviacutesticas nacionales o regionales a traveacutes de una seleccioacuten y defini-
159
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA JUAN VOUTSSAacuteS GABRIELA ANDAUR
Ir al Contenido
cioacuten de teacuterminos Con ello se intentoacute facilitar comunicacioacuten y entendimiento de conceptos
relacionados con los documentos de archivo a traveacutes de diferentes idiomas culturas y tradi-
ciones (ICA 2012 web)
El proyecto InterPARES Trust (2013-2019) dio lugar a una terminologiacutea que complemen-
taba a la de InterPARES 2 misma que se ha actualizado de forma perioacutedica El vocabulario de
InterPARES Trust procede de una interseccioacuten emergente y evolutiva en lo que corresponde
a la gestioacuten documental y las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten viene a continuar los trabajos
previos en este aacutembito se enfocoacute a teacuterminos y conceptos relacionados con la confianza en los
entornos de Internet La base de datos de InterPARES Trust se entiende como un proceso en
construccioacuten puesto que los teacuterminos con sus significados proceden del aprendizaje a traveacutes
de su uso en contexto maacutes allaacute de un estudio formal (InterPARES Trust 2018)
Asiacute los glosarios de InterPARES 2 e InterPARES Trust se integraron principalmente por
teacuterminos de la Archiviacutestica Contemporaacutenea y la Diplomaacutetica Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y
de otros teacuterminos de disciplinas asociadas a los proyectos de investigacioacuten ademaacutes de nuevos
teacuterminos relacionados con la computacioacuten en la nube y tecnologiacuteas disruptivas vinculados
al documento de archivo digital y su preservacioacuten auteacutentica y permanente estos uacuteltimos en
evolucioacuten constante En la definicioacuten de teacuterminos que permitieran su conceptualizacioacuten en el
ingleacutes participoacute una cantidad importante de investigadores y especialistas de diferentes aacutereas
del conocimiento a lo largo de maacutes de 20 antildeos
Acerca de la terminologiacutea en la lengua espantildeolaSeguacuten Carmen Diez Carrera la terminologiacutea cientiacutefica teacutecnica implica objetividad universali-
dad y verificacioacuten Comenta acerca de la terminologiacutea Archiviacutestica y su relacioacuten con el lenguaje
juriacutedico-administrativo y sentildeala que este en la mayoriacutea de las ocasiones de caraacutecter conser-
vador tambieacuten se refiere al viacutenculo que tiene teacuterminos que se derivan del lenguaje humaniacutes-
tico en ocasiones conflictivo por su sinonimia y ambiguumledad asiacute como por la abundancia de
nombres abstractos con cierta carga ideoloacutegica poliacutetico-social Ademaacutes sentildeala Diez Carrera
que la Ciencia Archiviacutestica en la lengua espantildeola tiene sus teacuterminos propios pero tambieacuten se
nutre de otros tales como el Derecho la Historia y las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y por lo
mismo es compleja (Diez Carrera 2011)
Por su parte Antonia Heredia nos ofrece ciertos factores que suelen afectar a la termino-
logiacutea archiviacutestica en espantildeol Coincide en la interdisciplinaridad de la terminologiacutea Archiviacutestica
con Diez Carrera En cuanto a su evolucioacuten ha encontrado que en el aacutembito de las Tecnologiacuteas
LA TERMINOLOGIacuteA DEL PROYECTO INTERPARES EN ESPANtildeOL
160
Ir al Contenido
de la Informacioacuten (electroacutenica seguacuten Heredia) existen ambiguumledades cuando los usos de los
teacuterminos difieren de los propios de la Archiviacutestica Refiere como novedad la traduccioacuten literal
de un teacutermino procedente principalmente del ingleacutes sin considerar el que ya existe el propio
de la lengua espantildeola En cuanto a la contextualizacioacuten Heredia hace referencia a teacuterminos
en espantildeol que en ocasiones se usan como equivalentes pero que en su uso y aplicacioacuten son
diferentes Tambieacuten hace referencia a la problemaacutetica de los teacuterminos legales y reglamentarios
e indica que esta no reside en el uso de teacuterminos adecuados sino en diferentes definiciones
utilizadas para los mismos en ocasiones obsoletas y discrecionales Heredia comenta ademaacutes
acerca de la utilidad de la terminologiacutea con base en la ensentildeanza (Heredia Herrera 2011) En
plena coincidencia de su visioacuten comprehender un teacutermino implica no solo su correcta apli-
cacioacuten tambieacuten su contextualizacioacuten lo cual provoca su estudio tanto desde una perspectiva
cientiacutefica como praacutectica
InterPARES y las traducciones en espantildeolA manera de preaacutembulo a la terminologiacutea de InterPARES conviene tambieacuten hacer un breve
recorrido acerca de los trabajos orientados a la traduccioacuten al espantildeol de documentos y publi-
caciones con el propoacutesito de divulgar los conocimientos y resultados del Proyecto realizadas
para aportar materiales en espantildeol sobre los archivos digitales cuando a principios de este
siglo era escasa
Asiacute en 2005 Alejandro Delgado del Archivo Municipal de Cartagena Espantildea tradujo el
libro La conservacioacuten a largo plazo de los documentos electroacutenicos auteacutenticos Hallazgos del Proyecto
InterPARES 11
Durante InterPARES 3 se hicieron traducciones al espantildeol de documentos administra-
tivos sobre el proyecto y documentos de apoyo a casos de estudio asiacute como las guiacuteas del
Productor Personal de Archivos y la del Preservador de Archivos guiacutea para las organizaciones de
1 El glosario del Proyecto no incluyoacute el teacutermino conservacioacuten Hace referencia a preservacioacuten di-gital el cual se define como el conjunto de principios poliacuteticas reglas y estrategias que controlan la estabilizacioacuten tecnoloacutegica y proteccioacuten de la forma intelectual de los documentos de archivo destinados a la continuidad durabilidad y estabilidad de una cadena de preservacioacuten ininterrumpida sin un fin previsible Disponible en httpsinterparestrustorgterminology~text=The20Inter-PARES20Trust20Terminology20isof20recordkeeping20and20information20technolo-gyamptext=This20terminology20is20a20startingrepresent20fundamental20concepts20being20examined
161
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA JUAN VOUTSSAacuteS GABRIELA ANDAUR
Ir al Contenido
InterPARES 2 mismos que por su sencillez han sido de gran utilidad para la capacitacioacuten y
divulgacioacuten2 Tambieacuten de InterPARES Trust se tradujeron la Lista de verificacioacuten para asegurar
confianza en el almacenamiento de servicios de nube3 y la Lista de verificacioacuten para contratos de
servicios de nube y de infraestructura de nube4
Posiblemente dentro de los esfuerzos maacutes acabados de traduccioacuten y definicioacuten de teacuter-
minos en espantildeol se encuentra el Glosario de Preservacioacuten Archiviacutestica Digital Versioacuten 40 donde
ademaacutes de teacuterminos de InterPARES se incluyeron otros principalmente relacionados con las
Tecnologiacuteas de la Informacioacuten a fin de que los archivistas tuvieran una mejor comprensioacuten
de los mismos5 Tambieacuten se encuentra la traduccioacuten de los ocho moacutedulos titulados en ingleacutes
Digital Records Pathways Topics in Digital Preservation en dos versiones la primera como parte
del InterPARES 36 la segunda se realizoacute en 2016 con el apoyo del Archivo General de la Nacioacuten
en Meacutexico en la correccioacuten de estilo y maquetacioacuten esta con el tiacutetulo Temas fundamentales
de preservacioacuten digital7 aquiacute sus tiacutetulos
bull Un marco de referencia para la preservacioacuten digital
bull Desarrollo de poliacuteticas y procedimientos para la preservacioacuten digital
bull Cultura organizacional y sus efectos en la administracioacuten de archivos
bull Breviario de metadatos
bull Estrategias para lograr el control de los documentos de archivo digitales en am-
bientes de red distribuidos
bull Gestioacuten y preservacioacuten del correo electroacutenico
bull Gestioacuten y preservacioacuten de documentos de archivo en ambientes web
bull Introduccioacuten al coacutemputo en la nube
2 Los documentos se pueden consultar en httpwwwinterparesorgip3ip3_productscfm-cat=1
3 Se puede consultar en httpsinterparestrustorgassetspublicdisseminationEU08_20161110_IaaSChecklist_v1-2_Spanishpdf
4 Se puede consultar en httpsinterparestrustorgassetspublicdisseminationABAITRUST-NA14_FINAL_checklist_julio-29_2016TRADAB_pdf
5 Disponible en httpiibiunammxarchivisticaglosario_preservacion_archivistica_digital_v40pdf6 Ibid 27 Se pueden consultar en httpswwwgobmxagnarticulosarchivosparalagente-coleccion-in-terpares-temas-fundamentales-de-preservacion-digitalstate=published
LA TERMINOLOGIacuteA DEL PROYECTO INTERPARES EN ESPANtildeOL
162
Ir al Contenido
Ambos trabajos vienen a ser una aportacioacuten importante en materia de preservacioacuten digital
La traduccioacuten y definicioacuten de teacuterminos en espantildeol del proyecto InterPARESLos propoacutesitos de participar en la definicioacuten de teacuterminos del proyecto InterPARES ademaacutes de
utilizar un lenguaje comuacuten que permitiera entender el contexto del conocimiento en activi-
dades de investigacioacuten tuvo objetivos particulares para el TEAM Meacutexico durante el proyecto
InterPARES 3 y el TEAM Latinoameacuterica en InterPARES Trust
bull Orientar a otros a entender mejor las caracteriacutesticas acerca del documento de
archivo digital en cuanto su produccioacuten conservacioacuten y preservacioacuten
bull Conocer teacuterminos de otros campos del conocimiento vinculados a los documen-
tos digitales de archivo
La terminologiacutea seguacuten Diez Carrera estudia un conjunto de teacuterminos que se utilizan en
determinado campo del saber de forma distinta al usado en el lenguaje comuacuten fijado por
una normalizacioacuten Sentildeala como actividades para la definicioacuten de un teacutermino su delimitacioacuten
y necesidades terminoloacutegicas la definicioacuten asiacute como el establecimiento de los conceptos y
teacuterminos (Diez Carrera 2011) Al respecto los teacuterminos y definiciones del glosario InterPA-
RES ya estaban definidos y normalizados en ingleacutes y fueron la referencia para su definicioacuten al
espantildeol Las actividades realizadas fueron las siguientes
bull La traduccioacuten literal para comprender el sentido de la definicioacuten del teacutermino
bull La identificacioacuten equivalente del teacutermino en espantildeol en el aacutembito de la Ciencia
Archiviacutestica u otras materias relacionadas asiacute como la posible sinonimia polisemia
o inexistencia
bull La identificacioacuten de teacuterminos equivalentes en espantildeol para el correspondiente
en ingleacutes En este caso fue necesario intentar la identificacioacuten del teacutermino de
mayor uso
bull La redaccioacuten comprehensiva en espantildeol de la definicioacuten del teacutermino asiacute como la
inclusioacuten de anotaciones relativas a este o a su definicioacuten
bull El anaacutelisis de soluciones entre los participantes para llegar a consensos o acuerdos
por mayoriacutea
163
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA JUAN VOUTSSAacuteS GABRIELA ANDAUR
Ir al Contenido
De las ontologiacuteasLas ontologiacuteas son especificaciones formales expliacutecitas de una conceptualizacioacuten compar-
tida por un cierto grupo en las cuales un Modelo o idea simplificada de alguacuten objeto trata
de identificar y explicar sus conceptos e interrelaciones Hasta el momento casi no han
sido construidas ontologiacuteas especiacuteficas para la Ciencia Archiviacutestica con algunas cuantas
excepciones casi no se encuentran en la literatura o la red A pesar de que el desarrollo
de la disciplina ha sido notorio e impactante en las uacuteltimas deacutecadas queda praacutecticamente
toda esta tarea auacuten por realizar Las ontologiacuteas ya se construyen distribuyen y reutilizan
de manera cotidiana y recurrente en otros campos del conocimiento humano en especial
aquellos que tienen que ver con el anaacutelisis o manejo de alguacuten tipo de informacioacuten que es
precisamente el caso de la Ciencia Archiviacutestica Por lo mismo es tiempo de que los inves-
tigadores y los profesionales de los archivos contemporaacuteneos profundicen en esta herra-
mienta y comiencen a crear y a utilizar muacuteltiples ontologiacuteas ndashen todos sus tiposndash sobre
variados toacutepicos archiviacutesticos que permitan una mejor normalizacioacuten de conceptos mayor
distribucioacuten de teoriacuteas e ideas compartir maacutes ampliamente los avances y descubrimien-
tos la programacioacuten de mejores sistemas informaacuteticos en archivos una mejor buacutesqueda y
recuperacioacuten de informacioacuten por parte de los usuarios y todas las ventajas que se derivan
del uso correcto recurrente y distribuido de las ontologiacuteas en las ciencias modernas en
especial las Ciencias de la Informacioacuten
Como ya mencionoacute los ejercicios sobre ontologiacuteas desarrollados por el proyecto Inter-
PARES en ingleacutes iniciaron en InterPARES 2 y continuaron con ciertos ajustes en InterPARES 3
Fue en el transcurso de esta fase del proyecto que se llevaron a cabo actividades orientadas
a su traduccioacuten al espantildeol De estos se derivaron versiones de las ontologiacuteas en espantildeol en
2008 Concepto de documento de archivo Estatus de Trasmisioacuten de un documento de archivo y
Concepto de Confiabilidad (solvencia) de un documento de archivo mismas que ademaacutes se am-
pliaron para conceptualizar los conceptos baacutesicos seguacuten el caso8
Maacutes adelante en 2017 con el propoacutesito de contar con una visioacuten maacutes amplia del docu-
mento de archivo digital se llevoacute a cabo otro ejercicio durante InterPARES Trust Como ensayo
se desarrolloacute una ontologiacutea en forma de un mapa mental acerca del documento de archivo
digital con el fin de explicarlo a traveacutes de todos sus componentes asociados componentes
intelectuales componentes digitales inherentes al documento y los componentes digitales
8 Las ontologiacuteas se pueden consultar en httpiibiunammxarchivisticaglosarios
LA TERMINOLOGIacuteA DEL PROYECTO INTERPARES EN ESPANtildeOL
164
Ir al Contenido
externos los cuales son eventualmente maacutes de un centenar obviamente estos componentes
no coexisten en un solo documento de archivo En la versioacuten maacutes extensa (la versioacuten html)
se describen ademaacutes a detalle cada uno de los componentes (Voutssaacutes 2017)
Comentarios finalesDurante la definicioacuten de teacuterminos en espantildeol se observoacute como se ha mencionado el uso de
diferentes teacuterminos en normas juriacutedico-administrativas o en ambientes tecnoloacutegicos normas
o estaacutendares locales o internacionales estos uacuteltimos en ocasiones carentes de una compren-
sioacuten clara en el entorno de la Ciencia Archiviacutestica Tambieacuten se encontraron casos de teacuterminos
que ya existiacutean en espantildeol sin embargo teniacutean un uso generalizado y reconocido en su versioacuten
ingleacutes por lo cual se optoacute por mantenerlo en dicha lengua con las anotaciones pertinentes al
respecto No fue asiacute cuando se observoacute que el teacutermino auacuten no se utilizaba masivamente en
cuyo caso se incluyoacute tanto el teacutermino y su definicioacuten en espantildeol por ejemplo cloud tiene su
traduccioacuten equivalente en espantildeol como nube Mantener teacuterminos en ingleacutes principalmente
los procedentes de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten fue necesario debido a que su construc-
cioacuten y normalizacioacuten proveniacutea del ingleacutes y ya eran de uso comuacuten en aacutembitos de operacioacuten de
archivos asiacute como en la ensentildeanza por lo que construir un teacutermino en espantildeol podiacutea com-
plejizar su comprensioacuten Un caso semejante se presentoacute con el uso de acroacutenimos que ahora
se usan con frecuencia para sustituir el nombre completo del teacutermino tecnoloacutegico en ingleacutes
como en el caso de HTML En este caso se mantuvo el acroacutenimo se incluyoacute su significado en
espantildeol y cuando fue necesario se incluyeron definiciones para su mejor comprensioacuten No es
de extrantildear que lo observado sea una constante cuando se toma de referencia la terminolo-
giacutea de otra lengua particularmente del ingleacutes No obstante un factor adicional que tambieacuten
influye en la terminologiacutea en espantildeol son las culturas y costumbres cuando la lengua es oficial
en maacutes de veinte paiacuteses
La identificacioacuten de teacuterminos y definiciones de los glosarios de InterPARES tuvo como
intencioacuten servir a la comunidad de la Regioacuten como referente que les apoyara en la compren-
sioacuten de los documentos digitales de archivo su produccioacuten conservacioacuten y preservacioacuten para
mantenerlos auteacutenticos fiables exactos y usables por tiempo indefinido y de considerarse
apropiado fueran adoptados por la praacutectica de la Ciencia Archiviacutestica en el entorno local
En el caso del entorno digital diacutea a diacutea se construyen nuevos teacuterminos que en ocasiones
auacuten inestables y confusos de alguna manera ya tienen impacto en su relacioacuten con la Archiviacutesti-
ca Por otra parte su procedencia de la lengua inglesa impone por lo general su uso tal y cual
165
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA JUAN VOUTSSAacuteS GABRIELA ANDAUR
Ir al Contenido
Lo anterior resulta complicado para identificar un teacutermino en espantildeol sobre todo cuando en
ocasiones este no siempre cuenta con un equivalente en una sola palabra En este sentido lo
importante seriacutea encontrar el equilibrio de uso en espantildeol cuando el teacutermino no sea confuso
Asiacute la consolidacioacuten de la terminologiacutea Archiviacutestica en el ambiente digital se construye diacutea a
diacutea principalmente debido a su indisoluble vinculacioacuten con las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
que obliga a una constante evolucioacuten para seguirle paso y estar en posibilidades de definir en
el entorno de la Archiviacutestica aquellos teacuterminos que le impactan Como se sabe la terminologiacutea
Archiviacutestica en el ambiente digital no es inalterable de ello da cuenta el glosario de InterPARES
2 que se viene actualizando con cierta periodicidad situacioacuten que implicariacutea que lo hecho
hasta ahora en espantildeol requeririacutea de una revisioacuten
Seleccionar teacuterminos para reflexionar sobre los mismos no fue una alternativa en esta
seccioacuten De mayor utilidad seriacutea que otros profesionales los revisaran para abrir un debate
constructivo que conduzca a mejores definiciones de teacuterminos del proyecto InterPARES No
obstante a manera de ejemplo en el Anexo 1 incorporan ciertos ejemplos cuya definicioacuten
fue compleja
En el aacutembito de la terminologiacutea en espantildeol se encuentra una multitud de glosarios que van
desde los elaborados por acadeacutemicos e investigadores los incluidos en normas y estaacutendares
las definiciones establecidas en disposiciones juriacutedicas nacionales o los correspondientes a
usos y costumbres La existencia de teacuterminos propios de la Ciencia Archiviacutestica tradicional
por lo general es comprendida mayormente en los diferentes paiacuteses aunque pueden existir
algunos desencuentros en las definiciones o equivalencias No obstante los cambios origina-
dos por los ambientes donde se producen organizan y preservan los documentos de archivo
digital demandan de la atencioacuten de los acadeacutemicos investigadores y responsables de archivos
para mantener coherencia en esta relacioacuten digital-archivos
Al respecto conviene sentildealar que el desarrollo de terminologiacutea en espantildeol del proyecto
InterPARES fue un ejercicio ineacutedito en el campo de los archivos digitales y su preservacioacuten
En este colaboraron investigadores de Ciencias de la Informacioacuten archivistas con cargos
operativos y acadeacutemicos aunque no fue posible contar con el apoyo de alguacuten especialista en
Linguumliacutestica o Semaacutentica No obstante el uso y conocimiento de la terminologiacutea Archiviacutestica y la
relacionada con las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten fue un factor importante para los resultados
obtenidos Asiacute mientras el proyecto InterPARES ha concluido esto no quiere decir que los
trabajos de investigacioacuten orientados a la preservacioacuten de archivos digitales hayan concluido
Por el contrario el surgimiento del manejo de informacioacuten Archiviacutestica en el entorno de
LA TERMINOLOGIacuteA DEL PROYECTO INTERPARES EN ESPANtildeOL
166
Ir al Contenido
Internet mediante tecnologiacuteas disruptivas implican nuevos retos que demandan ser investiga-
dos por lo que la terminologiacutea Archiviacutestica y sus nuevas relaciones tambieacuten demandan de la
construccioacuten o definicioacuten de nuevos teacuterminos
ReferenciasCruz Mundet J R (2011) Diccionario de Archiviacutestica Madrid Espantildea Alianza Editorial
Diez Carrera C (2011) ldquoEstudio terminoloacutegico y metodologiacutea aplicadardquo En Cruz J Dicciona-
rio de Archiviacutestica (pp 13-46) Madrid Espantildea Alianza Editorial SA
Duranti L (2005) ldquoInterPARES Terminologyrdquo En Duranti L (Ed) The Long-term Preservation of
Authentic Electronic Records Findings of the InterPARES Project (pp 183-189) Italia Archilab
Heredia Herrera A (2011) Lenguaje y Vocabulario Archiviacutesticos Algo maacutes que un diccionario Sevi-
lla Espantildea Junta de Andaluciacutea Consejeriacutea de Cultura
ICA (2012) ldquoTerminologiacutea Archiviacutestica Multilinguumlerdquo Disponible en httpswwwicaorges
terminologia-archivistica-multilingue
InterPARES 3 (Sf) ldquoTerminology Databaserdquo Disponible en httpwwwinterparesorgip3
ip3_terminology_dbcfm
InterPARES Trust (2018) ldquoInterPARES Trust Terminologyrdquo Pearce-Moses R (Ed) Disponible
en httpsinterparestrustorgterminology
Tennis J T amp Preston R (2008) ldquoPart Eight Terminological Instruments Terminology Cross-do-
main Task Force Reportrdquo En L Duranti y Preston R (Eds) International Reserarch on Per-
manent Authentic Records in Electronic Systema (InterPARES) 2 Experiential Interactive and
Dynamic Records Padua Associaziacione Nazionale Archivistica Italinaa
Voutssaacutes J (2017) ldquoFrom Mapa Mental A Concepto de documento de archivo digitalrdquo
IIBI-UNAM Disponible en httpiibiunammxportal_anteriorarchivisticaOntoMa-
paMental_A_2017_2_imprimiblepdf
anexo 1
Sobre la confianza la confiabilidad y la fiabilidadLos tres teacuterminos tuvieron ciertas complejidades al momento de su definicioacuten en el espantildeol
ante su sinonimia A continuacioacuten se presenta el teacutermino y su definicioacuten en ingleacutes el teacutermino
en espantildeol y su definicioacuten asiacute como anotaciones que se hicieron a las mismas Se hace ademaacutes
una revisioacuten de los teacuterminos en cuanto a su definicioacuten y sinoacutenimos en diccionarios de ingleacutes y
espantildeol donde se pueden observar factores que implicaron adoptar esos teacuterminos
167
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA JUAN VOUTSSAacuteS GABRIELA ANDAUR
Ir al Contenido
TrusT
Confidence of one party in another based on alignment of value systems with respect to specific
actions or benefits and involving a relationship of voluntary vulnerability dependence and reliance
based on risk assessment
v ~ 2 To have confidence in another party with respect to specific actions or benefits
Nota La segunda definicioacuten es posterior a la inclusioacuten del teacutermino en espantildeol en la base
terminoloacutegica de InterPARES 3 No obstante se incluye su traduccioacuten
conFianza
Confianza de una parte en otra basada en el alineamiento de sistemas de valores con respecto
a acciones o beneficios especiacuteficos e involucrando una relacioacuten de vulnerabilidad voluntaria y
dependencia basada en una evaluacioacuten de riesgo
Nota relativa a la definicioacuten Tanto reliance como dependence son considerados sinoacutenimos
en espantildeol Ambos teacuterminos se han traducido en uno solo dependencia
v~ 2 Tener confianza en otra parte respecto a acciones o beneficios especiacuteficos
Comentarios sobre el teacutermino Como se observa el teacutermino se repitioacute en la definicioacuten
A la distancia una mejor definicioacuten hubiera sido utilizar directamente el verbo confiar para no
repetir confianza Por otra parte el uso del teacutermino confianza por InterPARES conceptualiza
las bases del proyecto en su cuarta etapa en cuanto a la confianza en los archivos digitales en
ambientes de Internet de ahiacute su importancia
TrusTworThIness
n The accuracy reliability and authenticity of a record 2 Dependability reliability honesty and
truthfulness
conFiaBiLiDaD
n ~ 1 iP2middot La exactitud fiabilidad y autenticidad en un documento de archivo 2 credibilidad
fiabilidad honestidad y veracidad9
9 Nota adicional para teacutermino Tambieacuten se le puede traducir como la cualidad de ser
fidedigno o digno de confianza
LA TERMINOLOGIacuteA DEL PROYECTO INTERPARES EN ESPANtildeOL
168
Ir al Contenido
relIabIlITy
~ iP2 middot The trustworthiness of a record as a statement of fact10
Cabe sentildealar que el teacutermino fue ajustado en el glosario de InterPARES Trust donde la
definicioacuten de InterPARES 2 comprende tanto la definicioacuten como la nota de InterPARES Trust
que define al teacutermino como The trustworthiness of a record as a statement of fact
A esta definicioacuten se le agregoacute una nota A record is reliable when it can stand for the fact it
is about and is established by examining the completeness of the recordrsquos form and the amount of
control exercised on the process of its creation
La definicioacuten en espantildeol fue la que se hizo en la terminologiacutea de InterPARES 2
Fiabilidad Junto con autenticidad y exactitud es uno de los elementos que conforman el nivel de confian-
za de un documento de archivo existe cuando un documento de archivo puede establecer
declarar o sostener al acto o hecho del que es relativo y es establecida determinando la
competencia del autor y examinando tanto la completitud en la forma del documento de
archivo como el nivel de control ejercido durante su proceso de creacioacuten
Comentario para su mejor comprensioacuten el teacutermino en espantildeol se complementoacute con
los otros dos que definen el nivel de confiabilidad seguacuten las relaciones de la ontologiacutea de
InterPARES 2
Sobre la confiabilidad (trustworthiness) y la fiabilidad (reliability)11
De acuerdo con las siguientes definiciones ambos teacuterminos son sinoacutenimos tanto en ingleacutes
como en espantildeol
10 Nota en ingleacutes A record is reliable when it can stand for the fact it is about and is established by examining the completeness of the recordrsquos form and the amount of control exercised on the process of its creation
11 Las traducciones y sinoacutenimos tienen como fuente Wordreference httpswwwwordreferencecom y las definiciones en espantildeol corresponden a las establecidas por el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Espantildeola (DRAE) httpsdleraees
169
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA JUAN VOUTSSAacuteS GABRIELA ANDAUR
Ir al Contenido
TrusThworThIness
Se define en ingleacutes como deserving of trust (merecedor o digno de confianza)
Tiene sinoacutenimos en ingleacutes entre otros integrity (integridad) uprightness (honestidad rec-
titud integridad) fidelity (fidelidad lealtad) fealty (vasallaje) consistency (consistencia) honesty
(veracidad verdad) veracity (este teacutermino tiene a su vez como sinoacutenimo en ingleacutes a trustwor-
thiness) sincerity (sinceridad honestidad en este caso tambieacuten se tiene como sinoacutenimo en
ingleacutes a trustworthiness)
En espantildeol se traduce a trusthworthiness como honradez y confianza Como ya se mencionoacute
el teacutermino confianza fue aplicado en equivalencia a trust En cuanto a la definicioacuten de honradez
(rectitud de aacutenimo integridad en el obrar) no fue considerado como apropiado de acuerdo
con la definicioacuten en el glosario de InterPARES
relIabIlITy
En ingleacutes se define como capable of being relied on always or often dependable in character judge-
ment performance or result (En espantildeol capaz de ser confiable siempre o con frecuencia seguacuten
su caraacutecter juicio desempentildeo o resultado) En esta definicioacuten ya aparece el teacutermino confiable
En ingleacutes reliability tiene como sinoacutenimos a trustworthiness (teacutermino arriba definido) sound-
ness (solidez solvencia) reliableness (fiable) responsibility (responsabilidad)
En espantildeol se traduce como fiabilidad confiabilidad o veracidad
Fiabilidad seguacuten el DRAE significa en espantildeol la cualidad de ser fiable o la probabilidad
de buen funcionamiento de algo Fiable se entiende como dicho de una persona que es digna
de confianza que ofrece seguridad o buenos resultados creiacuteble fidedigno sin error Como se
mencionoacute arriba reliability se definioacute como fiabilidad con las notas pertinentes
Veracidad de acuerdo con la DRAE se define como la cualidad de ser veraz que a su
vez significa que dice usa o profesa siempre la verdad Tiene sinoacutenimos tales como verdad
sinceridad fidelidad autenticidad y confianza (teacutermino aplicado a trust) No se consideroacute que el
teacutermino fuera el adecuado para la definicioacuten del teacutermino de InterPARES
Confiabilidad se define como la cualidad de ser confiable y se equipara a fiabilidad (proba-
bilidad de buen funcionamiento de algo) seguacuten el DRAE
Ambos teacuterminos habiacutean sido definidos durante InterPARES 3 y asiacute aparecen en los glosa-
rios desarrollados por el TEAM Meacutexico Sin embargo estos fueron retomados para su revisioacuten
en InterPARES Trust Esta revisioacuten provocoacute nuevamente debate sobre los mismos tanto por
su cacofoniacutea como por su sinonimia en la traduccioacuten al espantildeol
LA TERMINOLOGIacuteA DEL PROYECTO INTERPARES EN ESPANtildeOL
170
Ir al Contenido
Esta revisioacuten permitioacute una mejor comprensioacuten de los teacuterminos trusthworthiness y reliability
en el campo de la Archiviacutestica a traveacutes de una nota que aparece en la definicioacuten de trustwor-
thiness en la terminologiacutea de ITrust La nota reconoce la sinonimia de ambos teacuterminos pero
explica que trustworthiness (confiabilidad) aplica en teacuterminos de reliability (fiabilidad) y authen-
ticity (autenticidad) aunque su relacioacuten se pierde cuando la fiabilidad de los documentos de
archivo se entiende desde una perspectiva diplomaacutetica (el documento de archivo producido
con autoridad apropiada seguacuten procesos establecidos y completo en todos sus elementos
formales) En el contexto de documentos electroacutenicos de archivo con frecuencia esto implica
que el sistema fiable produce resultados sustentados en procedimientos bien establecidos
Por otra parte en cuanto a fiabilidad la definicioacuten siacute coincidiacutea con la definicioacuten del teacutermino
que incluye Joseacute Ramoacuten Cruz Mundet en su Diccionario de Archiviacutestica
Caracteriacutesticas del documento cuyos contenidos pueden ser creiacutedos como una repre-
sentacioacuten exacta y completa de las transacciones actividades o hechos de los cuales
dan fe y seguridad asiacute durante su desarrollo como en transacciones o acciones futuras
Sus contenidos son fidedignos (Cruz Mundet 2011)
Sin embargo no fue posible localizar una definicioacuten para confiabilidad que ofreciera ele-
mentos semejantes a la definicioacuten de trustworthiness debido a que este responde precisamente
para reflejar la fiabilidad autenticidad y exactitud de un documento de archivo por lo cual el
teacutermino tiene origen en el propio Proyecto Por otra parte como se ha visto no se encuentra
un sinoacutenimo para confiabilidad que mejor aplicara a la definicioacuten en cuestioacuten por lo que por
mayoriacutea se decidioacute mantener confiabilidad para trustworthiness
Como opciones se reflexionoacute acerca de las palabras en espantildeol con mayor aproximacioacuten
a confiabilidad tales como fidedignidad o fehaciencia desafortunadamente estas no existen
formalmente en espantildeol Tal vez un mejor teacutermino en espantildeol pudiera ser nivel de confianza
o nivel de confiabilidad toda vez que se trata de integrar a la autenticidad fiabilidad y exactitud
teacuterminos que a la vez se constituyen en las caracteriacutesticas y requisitos para contar con do-
cumentos de archivo confiables por tiempo indefinido
Autor
El proyEcto IntErpArES En AmeacuterIcA lAtInA y El cArIbE
ApuntES SobrE ArchIvoS dIgItAlES trAnSpArEncIA AccESo A lA InformAcIoacuten y protEccIoacuten dE dAtoS pErSonAlES
ISbn 978-607-96598-X-X En traacutemItE bull pp 170-183
InterPARES y su aporte a laensentildeanza capacitacioacuten y
divulgacioacutenIr a
l Con
teni
do
InterPARES Aportes a la ensentildeanza la capacitacioacuten y la diseminacioacuten
Alicia Barnard Amozorrutia
Introduccioacuten
Los trabajos de diseminacioacuten en Meacutexico tuvieron inicio en octubre de 2005
en la Cd de Pachuca Edo de Hidalgo Durante la Reunioacuten Nacional de Archivos
se presentoacute el trabajo Ademaacutes de la calidad iquestQueacute falta Al menos una muestra
los procesos para archivos administrativos y una muestra de las investigaciones El
proyecto InterPARES sobre archivos electroacutenicos En el mes de noviembre de ese antildeo
tambieacuten se la hizo presentacioacuten de los proyectos InterPARES 1 y 2 a responsables
de archivos del Poder Ejecutivo Federal en el Archivo General de la Nacioacuten Asi-
mismo en enero de 2006 el proyecto fue presentado a responsables de archivo
del Gobierno del Estado de Meacutexico
En marzo de 2006 el CLAID TEAM y el Representante Regional del Programa
Memoria del Mundo de la UNESCO llevaron a cabo una reunioacuten en la Cd de Meacute-
xico donde se informaron y evaluaron las actividades realizadas logradas hasta esas
fechas A su vez el Archivo General de la Nacioacuten organizoacute una mesa redonda donde
las participantes del CLAID TEAM presentaron trabajos sobre temas de preserva-
cioacuten en archivos digitales como parte de la diseminacioacuten del proyecto InterPARES
INTERPARES APORTES A LA ENSENtildeANZA LA CAPACITACIOacuteN Y LA DISEMINACIOacuteN
172
Ir al Contenido
En Meacutexico la vulnerabilidad del documento electroacutenico de archivo era y ha sido una in-
quietud por su gestioacuten y preservacioacuten por lo que para promover InterPARES 3 la Dra Luciana
Duranti visitoacute la Ciudad de Meacutexico en marzo de 2007 cuando dictoacute dos conferencias con
el tiacutetulo ldquoHacia InterPARES 3rdquo la primera a organizada por el Archivo General de la Nacioacuten
con sede en la Secretariacutea de Gobernacioacuten con la asistencia de alrededor de 500 personas
responsables de archivo del Gobierno Federal estudiantes de la carrera de Archivonomiacutea La
segunda estuvo organizada por la Secretariacutea la Funcioacuten Puacuteblica responsable del programa Go-
bierno Digital donde se reunieron alrededor 400 funcionarios de las aacutereas de Tecnologiacuteas de
la Informacioacuten en el Gobierno Federal Tambieacuten la doctora Duranti ofrecioacute una entrevista en
el Instituto Federal de Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Gubernamental y sostuvo una reunioacuten
con posibles interesados en participar en el proyecto InterPARES 3 en el Banco de Meacutexico
Finalmente ofrecioacute una videoconferencia a archivistas en entidades federativas Con estos
antecedentes en Meacutexico se iniciaron actividades destinadas a promover el conocimiento
sobre la produccioacuten y preservacioacuten permanente de archivos electroacutenicos auteacutenticos fiables
precisos y accesibles por el tiempo que fueran necesarios con independencia a la tecnologiacutea
mediante la cual se producen
Ademaacutes de la presentacioacuten de diversos trabajos en eventos acadeacutemicos la publicacioacuten
de artiacuteculos de investigacioacuten y la coordinacioacuten en la edicioacuten de libros donde el conocimiento
de InterPARES ha sido parte fundamental la escasez de temas sobre archivos electroacutenicos
desde la perspectiva Archiviacutestica hasta antildeos recientes eran una constante Esta situacioacuten dio
lugar a desarrollar actividades relacionadas con la ensentildeanza y la capacitacioacuten a estudiantes y
profesionales asiacute como mediante la diseminacioacuten
Educacioacuten continua y capacitacioacuten
DiPLomaDo aDministracioacuten y Preservacioacuten De archivos DigitaLes mayo-octuBre 2011 (152 horas)
Se desconoce de la existencia de un ejercicio semejante en Meacutexico al realizado en 2011
como el desarrollado para disentildear e implementar un diplomado sobre archivos digitales por
parte del TEAM Meacutexico1 el cual se llevoacute a cabo en el Centro Universitario de Investigaciones
1 TEAM en espantildeol significa grupo sin embargo se mantiene asiacute por tratarse de una sigla en ingleacutes Theoretical Elaborations into Archival Management
173
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA
Ir al Contenido
Bibliotecoloacutegicas2 de la Universidad Nacional Autoacutenoma de Meacutexico Su desarrollo y eacutexito fue
el resultado del anaacutelisis de la situacioacuten y el conocimiento que se teniacutea en esos antildeos sobre los
archivos electroacutenicos asiacute como de la revisioacuten de diferentes cursos talleres con temas relacio-
nados a los archivos electroacutenicos Lo anterior brindoacute una diversidad importante de la temaacutetica
para el programa del diplomado que se integroacute con una carga acadeacutemica de 152 horas Esto
permitioacute profundizar en un campo que no habiacutea sido abordado en la educacioacuten continua
Asiacute las caracteriacutesticas y temaacutetica del Diplomado lo hacen uacutenico no solo abordoacute la temaacutetica
relacionada con la produccioacuten y preservacioacuten de archivos digitales en el largo plazo desde la
perspectiva Archiviacutestica pues esta se complementoacute con temas relativos a las Tecnologiacuteas de
la Informacioacuten a fin de buscar una sinergia en ambos saberes tambieacuten se incorporaron otros
temas vinculados al entorno de los archivos digitales tales como la transparencia e-gobierno
seguridad de la informacioacuten entre otros
El programa del Diplomado despueacutes de casi diez antildeos de haberse impartido es vigente con
ciertos ajustes A continuacioacuten se incluyen los contenidos del programa como un aporte a la
educacioacuten continua y capacitacioacuten sobre archivos electroacutenicos desde una perspectiva integral
Objetivosbull Proporcionar a los asistentes el conocimiento y habilidades tecnoloacutegicas y Archi-
viacutesticas para comprender la creacioacuten transferencia y administracioacuten de cuerpos
documentales digitales y coacutemo estos se convierten en archivos documentales
digitales
bull Administrar documentos de archivo digitales existentes en servidores institucio-
nales puacuteblicos y privados ndasho en servicios externosndash en especial aquellos que son
productos de e-gobierno o redes sociales de la Web 20
bull Aprender a establecer e implementar un plan institucional con las mejores praacutecti-
cas para la preservacioacuten documental Archiviacutestica adecuada a largo plazo
El Diplomado estuvo dirigido a gestores de archivos archivistas profesionales de Tecno-
logiacuteas de la Informacioacuten responsables de repositorios documentales puacuteblicos funcionarios
de la administracioacuten a cargo de actividades de preservacioacuten y transparencia de archivos
puacuteblicos planeadores tomadores de decisiones y auditores relacionados con documentos y
2 Ahora Instituto de Investigaciones Bibliotecoloacutegicas y de la Informacioacuten
INTERPARES APORTES A LA ENSENtildeANZA LA CAPACITACIOacuteN Y LA DISEMINACIOacuteN
174
Ir al Contenido
archivos digitales Se inscribieron a este 19 alumnos de posgrado provenientes de institucio-
nes universitarias Tambieacuten contoacute con responsables de archivos de diferentes organizaciones
gubernamentales tales como Petroacuteleos Mexicanos Secretariacutea de Ganaderiacutea instituciones de
salud entre otros Concluyeron el programa 16 alumnos
Tuvo una duracioacuten 19 semanas 8 horas semanales en dos sesiones Se conformoacute por seis
moacutedulos y fue impartido por instructores expertos en Archiviacutestica Tecnologiacuteas de la Informa-
cioacuten bibliotecologiacutea miembros del TEAM Meacutexico3 El programa incluyoacute la entrega de material
teoacuterico y praacutectico de apoyo Al final de cada moacutedulo se impartioacute una conferencia magistral
por un experto relacionado con la temaacutetica Ademaacutes de una asistencia al 80 de las sesiones
se requirioacute a los alumnos la entrega de tesina en torno a alguno de los temas del Diplomado
Desafortunadamente por situaciones administrativas no fue posible realizar otra versioacuten
El eacutexito del Diplomado fue impulsado con el fin de diseminar los saberes de InterPARES y
de otros espacios A continuacioacuten se presenta su programa el cual puede aportar al desarrollo
de otros programas de educacioacuten continua similares
moacuteDuLo 1
Introduccioacuten a la Ciencia Archiviacutestica Moderna y a los archivos (16 horas)
bull Conceptos y definiciones en el entorno de la Archiviacutestica iquestQueacute es un archivo El
documento de archivo La administracioacuten de archivos o Sistemas de gestioacuten de
archivos
bull Teoriacuteas y Modelos documentales archiviacutesticos fundamentales teoriacuteas del ciclo de
vida y la de continuidad (records continuum)
bull Clasificacioacuten de los documentos de archivo Conceptos clasificacioacuten y cuadros
de clasificacioacuten Archiviacutestica Elementos que considerar en la construccioacuten de los
cuadros de clasificacioacuten Archiviacutestica
bull El proceso de valoracioacuten documental teoriacuteas sobre la valoracioacuten documental El
cataacutelogo de disposicioacuten documental Construccioacuten y uso de un cataacutelogo de dis-
posicioacuten (descarte) documental
Conferencia Los Archivos Nacionales
3 El Diplomado fue coordinado por Juan Voutssaacutes Como instructores participaron Jovv Valdespino y Brenda Cabral ndashinvestigadoresndash el Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecoloacutegicas y Alicia Barnard consultora independiente
175
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA
Ir al Contenido
moacuteDuLo 2
Las Tecnologiacuteas de Informacioacuten y Comunicaciones (TIC) y su relacioacuten con la Ciencia
Archiviacutestica (36 horas)
bull Estructura fiacutesica Unidades de entrada y salida Unidad Central de Procesamiento
Almacenamiento de datos Estructura Loacutegica Sistemas de numeracioacuten
bull Programas
bull Del sistema y de inicio Sistemas operativos Controladores de dispositivo
bull De aplicacioacuten Procesadores de texto hojas de caacutelculo presentaciones etc
Manejadores de bases de datos Programas de graacuteficos y disentildeo Programas
de comunicaciones
bull Lenguajes de programacioacuten Compiladores e inteacuterpretes Sistemas operativos
Windows MacOS OS2 MS-DOS Unix Linux y sus variantes
bull Redes e Internet Topologiacutea y tipos protocolos
bull Bases de datos Definicioacuten tipos y estructura
bull Software propietario y no propietario ndashestaacutendaresndash interoperabilidad Formatos
para preservacioacuten Formatos para distribucioacuten documental para texto imagen fija
imagen en movimiento sonido etceacutetera
bull Digitalizacioacuten de documentos de archivo y sus conceptos Justificacioacuten y tipos de
digitalizacioacuten OCR Resolucioacuten profundidad paletas de color y escala de grises
Bitmaps rasterizacioacuten muestreo y fidelidad compresioacuten consin peacuterdida Costo
de digitalizar y sus costos asociados capturar editar almacenar registrar preservar
etc Caacutelculo del tamantildeo de archivos Control de calidad
bull Almacenamiento digital Unidades de medicioacuten dispositivos capacidades y costos
En-liacutenea y fuera de liacutenea
bull Firma Electroacutenica Avanzada (FEA o FIEL) Conceptos Infraestructura de llave puacute-
blica (PKI) Certificado digital Autoridad certificadora Remocioacuten de firmas para
preservacioacuten final
bull Procesos tecnoloacutegicos de conservacioacuten digital Reacuteplica refrescado emulacioacuten en-
capsulado etc
bull Seguridad informaacutetica y preservacioacuten Archiviacutestica
bull Principios recursos riesgos amenazas vulnerabilidades impactos Caracteriacutes-
ticas y atributos del documento bajo seguridad
INTERPARES APORTES A LA ENSENtildeANZA LA CAPACITACIOacuteN Y LA DISEMINACIOacuteN
176
Ir al Contenido
bull Estrategia y metodologiacuteas para la gestioacuten de la seguridad informaacutetica Anaacutelisis
de riesgos y estado de la seguridad
bull Estaacutendares metodoloacutegicos para la seguridad informaacutetica ISO 17799 ISO IEC
27001 27002 27006 EA-7 03 Los diez dominios del estaacutendar ISO 27001 Los
36 objetivos de control y las 127 acciones de control del ISO 27001
Conferencia Produccioacuten de materiales digitales en el mundo estado actual tendencias y
prospectiva
moacuteDuLo 3
Un plan para documentos de archivo Planeacioacuten y administracioacuten (20 horas)
bull El anaacutelisis de caso La exploracioacuten y la encuesta El desarrollo de poliacuteticas La pla-
neacioacuten de un sistema de gestioacuten documental Archiviacutestica Los procedimientos
dentro de los sistemas de gestioacuten de documentos de archivo Seleccioacuten e instru-
mentacioacuten de un sistema de gestioacuten Archiviacutestica Indicadores y buenas praacutecticas
Plan de accioacuten sobre la administracioacuten electroacutenica
Conferencia Los archivos digitales y la seguridad informaacutetica El Caso WikiLeaks
moacuteDuLo 4
Estado del arte mundial de los documentos de archivo digitales (24 horas)
bull La naturaleza de los documentos de archivo digitales
bull Documentos de archivo digitales definiciones caracteriacutesticas y funciones (Inter-
PARES) Ontologiacuteas baacutesicas (InterPARES)
bull Documentos de archivo digitales y sus partes componentes atributos personas
formas Estado de transmisioacuten y grado de perfeccioacuten de un documento de archivo
bull Confianza autenticidad exactitud fiabilidad integridad identidad completitud ve-
racidad pertinencia correccioacuten y precisioacuten procedimiento de creacioacuten
bull Definiciones y conceptos de los documentos de archivo digitales seguacuten la ISO
15489
bull Documentos de archivo digitales y legislacioacuten Acceso a la Informacioacuten y Transpa-
rencia Derechos de Propiedad Intelectual Proteccioacuten de datos personales Legis-
lacioacuten y archivos digitales
bull Problemas retos riesgos y oportunidades que impactan en datos informacioacuten y
documentos de archivo digitales
177
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA
Ir al Contenido
bull Positivos Intercomunicacioacuten aacutegil eficaz y gratuita Maacutes informacioacuten y distribu-
cioacuten de datos e informacioacuten Colaboracioacuten
bull Negativos Pirateriacutea y falta de aplicacioacuten de derechos de autor Peacuterdidas y fugas
de la informacioacuten (El caso WikiLeaks) Informacioacuten poco validada y confiable
Revisioacuten y anaacutelisis de artiacuteculos sobre el tema
bull Nuevos retos en la administracioacuten de los documentos de archivo digitales
bull La problemaacutetica de la terminologiacutea definiciones previas
bull Vocabularios controlados Definicioacuten de taxonomiacutea y tesauro Vocabularios
no controlados Folksonomiacuteas y ontologiacuteas Anaacutelisis comparativo motivacio-
nes y diferencias Escenarios de integracioacuten Formalizacioacuten de folksonomiacuteas
y Formalizaciones existentes Enriquecimiento de folksonomiacuteas Definicioacuten y
formalizacioacuten de mapeos entre vocabularios
bull La terminologiacutea Archiviacutestica en el entorno de los documentos digitales de
archivo
bull La Nube Conceptos categoriacuteas y herramientas para generar nubes de tags Las
Redes Sociales Carpeta de favoritos Marcadores sociales o colectivos ventajas
y desventajas Etiquetado de recursos Delicious Flickr Indizacioacuten o etiquetado
social ventajas y desventajas
bull E-Gobierno Concepto e importancia contextualizacioacuten en diversos aacutembitos Go-
bierno conectado y gestioacuten de casos etapas E gobierno centrado en las necesi-
dades del ciudadano
Conferencia E-gobierno en Meacutexico
moDuLo 5
Sistemas de creacioacuten y mantenimiento de documentos de archivos digitales (gestioacuten do-
cumental) (32 horas)
bull Normas estaacutendares requisitos y criterios para gestioacuten de los documentos de ar-
chivo (creacioacuten y mantenimiento) ISO 15489 MoReq 2 DoD 50152 ISO 26122
Requisitos funcionales del Consejo Internacional de Archivos Lineamientos para
documentos digitales de archivo en ambientes de la nube la Web20 y e gobierno
bull Metadatos para documentos de archivo digitales La importancia de los metadatos
en el manejo de los archivos digitales La ISO 23081 de metadatos para archivos
digitales
INTERPARES APORTES A LA ENSENtildeANZA LA CAPACITACIOacuteN Y LA DISEMINACIOacuteN
178
Ir al Contenido
bull Los productos del proyecto InterPARES
bull Los requisitos para evaluar la autenticidad de los documentos digitales de
archivo
bull La Guiacutea para la creacioacuten de archivos
bull El Modelo de la Cadena de Preservacioacuten
bull El anaacutelisis contextual de los documentos de archivo
bull Creacioacuten y mantenimiento de los documentos de archivo
bull Poliacuteticas y lineamientos Requisitos baacutesicos y metadatos para sistemas de crea-
cioacuten de documentos de archivo digitales
bull Los documentos de archivo digitales y la nube las redes sociales y e gobierno
Anaacutelisis de propuestas de solucioacuten
bull Anaacutelisis a traveacutes de casos de estudio arquetiacutepicos
Conferencia La situacioacuten de los Sistemas de Gestioacuten Documental en Meacutexico
moacuteDuLo 6
Sistemas de preservacioacuten de documentos de archivo digitales auteacutenticos y a largo plazo
(InterPARES) (24 horas)
bull El Modelo de la Cadena de Preservacioacuten del proyecto InterPARES
bull Preservacioacuten de los documentos de archivo
bull Lineamientos baacutesicos para la preservacioacuten de archivos digitales InterPARES
bull Planeacioacuten de un sistema de preservacioacuten de archivos digitales
bull El sistema de preservacioacuten
bull Valoracioacuten documental en los documentos de archivo digital
bull Transferencia e ingreso de documentos de archivo
bull Estrategias de preservacioacuten
bull El acceso actual y futuro a los documentos de archivo
bull Los requisitos para mantener los documentos digitales de archivo en el largo
plazo El Modelo OAIS (Open Archival Information System) La Lista de Audi-
toriacutea para Certificacioacuten de Repositorios Digitales de NARARLG Estudios de
caso iniciativas internacionales para la preservacioacuten de archivos digitales Archivos
Nacionales de Estados Unidos de Norteameacuterica Archivos Nacionales del Reino
Unido Repositorios digitales para preservacioacuten en el largo plazo de informacioacuten
y archivos sobre ciencias sociales
179
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA
Ir al Contenido
bull Mesa redonda sobre documentos de archivo digitales
bull Presentacioacuten del proyecto final por parte de los alumnos
Cursos y talleresCon el propoacutesito de introducir a estudiantes archivistas y otros interesados en el aacutembito de
los documentos digitales de archivo la imparticioacuten de cursos y talleres ha sido una constante
para la diseminacioacuten de InterPARES en particular asiacute como de otros temas vinculados a los
archivos digitales
Barnard A Instructora del curso-taller (2019 septiembre 26 y 27) Estrategias de preservacioacuten
digital (6 horas impartido a dos grupos de la Administracioacuten Puacuteblica Federal) Instituto
Nacional de Acceso a la Informacioacuten y Proteccioacuten de Datos Personales (INAI) Meacutexico
Barnard A Instructora del taller (2018 septiembre) Toacutepicos acerca de los archivos digitales
Escuela Nacional de Estudios Superiores UNAM Morelia
Barnard A Instructora del curso anual en liacutenea (2015-20204) Bases la gestioacuten de documentos
electroacutenicos de archivo (10 horas duracioacuten del curso 30 horas) Benemeacuterita Universidad
Autoacutenoma de PueblaArchivo Histoacuterico y Fundacioacuten Asmoz Esuko Ikaskuntza (Espantildea)
Barnard A Instructora del curso-taller (2015 junio 10-11) ldquoLos archivos digitalesrdquo en el VI
Encuentro Estatal de Archivos 2015 gobiernos Estatal y Municipal Archivo Histoacuterico del
Estado Pablo L Martinez La Paz Baja California
Barnard A Coordinadora e Instructora (2014-2015) Diplomado Los archivos del Siglo XXI
(en liacutenea) Benemeacuterita Universidad Autoacutenoma de PueblaArchivo Histoacuterico y Fundacioacuten
Asmoz (Espantildea)
Barnard A Coordinadora e Instructora (2012-2013) Diplomado Administracioacuten y preservacioacuten
de archivos digitales (en liacutenea) Fundacioacuten Asmoz Espantildea Archivo General de la Nacioacuten
Meacutexico Escuela de Ciencias de la Informacioacuten Universidad Autoacutenoma de San Luis Potosiacute
Archivo5
4 Este curso se ha impartido anualmente durante cinco antildeos Tambieacuten son instructores Alejandro Delgado del Ayuntamiento de Cartagena y Joaquim Llansoacute San Juan director del Archivo General de Navarra Han participado alumnos de Meacutexico y de otros paiacuteses en su mayoriacutea de Espantildea
5 Los diplomados impartidos en liacutenea en 2012-2014 y 2014-2015 a traveacutes de la plataforma educativa de la Fundacioacuten Asmoz tuvieron una carga acadeacutemica de 170 horas Tambieacuten fueron
INTERPARES APORTES A LA ENSENtildeANZA LA CAPACITACIOacuteN Y LA DISEMINACIOacuteN
180
Ir al Contenido
Barnard A Instructora (2012 octubre 18 y 19) ldquoMoacutedulo Documentos de archivo en el ento-
no digitalrdquo Diplomado de Gestioacuten de archivos institucionales y Acceso a la Informacioacuten Red
Nacional de Instituciones de Educacioacuten Superior y Universidad Autoacutenoma de Sonora
Hermosillo Son
Barnard A Instructora (2012 julio 6-7 y 13-14) ldquoMoacutedulo Documentos de archivo en el en-
torno digitalrdquo Diplomado de Gestioacuten de archivos institucionales y Acceso a la Informacioacuten Red
Nacional de Instituciones de Educacioacuten Superior y Benemeacuterita Universidad Autoacutenoma
de Puebla Puebla
Barnard A Instructora (2011 julio 13-16) Taller Archivos Electroacutenicos Escuela Nacional de
Biblioteconomiacutea y Archivonomiacutea Meacutexico
Barnard A Instructora (2011 junio 15-16) ldquoTaller Archivos Electroacutenicosrdquo XI Jornadas Archi-
viacutesticas de la Red Nacional de Instituciones de Educacioacuten Superior y Universidad Autoacutenoma de
Zacatecas Zacatecas Meacutexico
Barnard A Instructora (2010 octubre 15) Curso Preservacioacuten de los archivos digitales en el largo
plazo Procuraduriacutea de Justicia del Estado de Veracruz Jalapa Meacutexico
Barnard A Instructora (2010 octubre 7) Taller Introduccioacuten a los documentos de archivo digitales
Universidad La Salle Programa de Sistemas de Informacioacuten Bibliotecologiacutea y Archiviacutestica
Bogotaacute Colombia
Barnard A Instructora (2010 septiembre 8-10) ldquoCurso Archivos digitales y su preservacioacutenrdquo
XXII Semana de Ciencias de la Informacioacuten Retos y Perspectivas Escuela de Ciencias de la
Informacioacuten Universidad Autoacutenoma de San Luis Potosiacute Meacutexico
Barnard A Instructora (2010 junio 16-18) ldquoCurso Introduccioacuten a los documentos de archivo
electroacutenicosrdquo X Jornadas Archiviacutesticas Los archivos en la sociedad mexicana Red Nacional
de archivos de Instituciones de Educacioacuten Superior y la Universidad Nacional Autoacutenoma
de Meacutexico Aguascalientes Meacutexico
coordinadores e instructores Joaquim Llansoacute de la Universidad de Navarra Alejandro Delgado del Ayuntamiento de Cartagena Ambos fueron disentildeados y desarrollados con el propoacutesito de que inte-resados de Meacutexico y otros paiacuteses de Ameacuterica Latina se incorporaran Este objetivo no fue alcanzado la participacioacuten de la Regioacuten fue escasa En el diplomado de 2013-2014 tambieacuten participaron con presentaciones Antonia Heredia Herrera de Espantildea Mariacutea Alarcoacuten Rendoacuten del Archivo General de la Nacioacuten Meacutexico Juan Voutssaacutes TEAM Meacutexico de InterPARES Carlos Alberto Zapata director del Archivo General de la Nacioacuten Colombia
181
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA
Ir al Contenido
Barnard A Instructora (2009 octubre 26-29) ldquoCurso Introduccioacuten a los archivos electroacuteni-
cosrdquo Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecoloacutegicas Universidad Nacional
Autoacutenoma de Meacutexico Meacutexico
Barnard A Instructora (2009 ldquoabril 23-24) ldquoTaller Introduccioacuten a la preservacioacuten de do-
cumentos de archivo digitalesrdquo impartido durante la Reunioacuten Nacional de Archivos (dos
grupos) Guadalajara Jalisco Meacutexico
Los programas de gradoActualmente la asignatura Archivos electroacutenicosdigitales forma parte de los curricula acadeacute-
micos de las universidades donde se imparte la licenciatura en Administracioacuten de Archivos y
Gestioacuten Documental (Universidad Nacional Autoacutenoma de Meacutexico presencial en dos sedes
y a distancia sede Morelia y la Universidad Autoacutenoma de San Luis Potosiacute) Se percibe que
contenidos acerca de InterPARES pueden formar parte de diferentes asignaturas debido a
las publicaciones que sobre archivos electroacutenicos se han elaborado tambieacuten se tiene conoci-
miento de que estos materiales han servido en la ensentildeanza en programas de Archiviacutestica de
Peruacute y Costa Rica En el programa de la licenciatura a distancia de Administracioacuten de Archivos
y Gestioacuten Documental de la Escuela Nacional de Educacioacuten Superior-Sede Morelia de la Uni-
versidad Nacional Autoacutenoma de Meacutexico el conocimiento y productos de InterPARES fueron
incorporados en las siguientes asignaturas6
bull Preservacioacuten de documentos digitales de archivo (obligatoria) 6ordm Semestre etapa
intermedia 48 horas
bull Valoracioacuten de documentos electroacutenicos (obligatoria de eleccioacuten) 8ordm Semestre etapa
de profundizacioacuten 96 horas
Por otra parte los investigadores del TEAM Meacutexico han dirigido tesis en las cuales se hace
referencia al trabajo realizado por InterPARES
Valdespino Vaacutezquez Jovv (2018) Criterios para la preservacioacuten de documentos de archivos digitales
Tesis para obtener el grado de Doctor en Bibilotecologiacutea y Estudios de la Informacioacuten Ase-
sor Juan Voutssaacutes Disponible en http1322489195ptd2018enero0770029Indexhtml
6 A cargo de Alicia Barnard
INTERPARES APORTES A LA ENSENtildeANZA LA CAPACITACIOacuteN Y LA DISEMINACIOacuteN
182
Ir al Contenido
Garciacutea Espino Mady Lizeth (2018) Preservacioacuten digital como un medio de resguardo de infor-
macioacuten para las nuevas generaciones Tesina para obtener el tiacutetulo de Licenciado en Bi-
bliotecologiacutea y Estudios de la Informacioacuten Asesora Brenda Cabral Vargas Disponible
en httporeondgbibliounammxFLYYBVG17BH2HFC84UDXNNEG9U3BYG9L-
FRXCEVV44REKB2FMTFG-32330func=full-set-setampset_number=018813ampset_en-
try=000002ampformat=999
Gervasio Mateo Nayeli (2012) Preservacioacuten del documento digital problemas y soluciones deri-
vadas del factor tecnoloacutegico Tesis para obtener el grado de Maestra en Bibliotecologiacutea y
Estudios de la Informacioacuten Asesor Juan Voutssaacutes M Disponible en httporeondgbi-
bliounammxFLYYBVG17BH2HFC84UDXNNEG9U3BYG9LFRXCEVV44REKB2FM-
TFG-23338func=full-set-setampset_number=018663ampset_entry=000004ampformat=999
La diseminacioacutenLa diseminacioacuten fue otra forma de divulgar el conocimiento de InterPARES y en general de
los archivos electroacutenicos-digitales tanto en Meacutexico como en otros paiacuteses de Ameacuterica Latina
A continuacioacuten se incluyen actividades que se llevaron a cabo en otros paiacuteses de la Regioacuten
Barnard Alicia (2020 junio 18) Conferencia Preservacioacuten y valoracioacuten de los archivos digitales en
liacutenea Universidad Catoacutelica Sedes Sapientiae de Lima
Barnard A (Ponente) (2020 febrero 18) InterPARES in Spanish Simposio Internacional Preserva-
cioacuten Digital de Documentos Auteacutenticos Investigacioacuten y Resultados de InterPARES Universidad
de Costa Rica San Joseacute
Barnard A (2017 octubre 31) Conferencia El proyecto InterPARES Taller Preservacioacuten del patri-
monio documental digital de la regioacuten Archivo General de Colombia
Barnard A (2017 octubre 30 y 31) Participacioacuten en las mesas teacutecnicas Taller Regional de Memo-
ria del Mundo UNESCO sobre Preservacioacuten del Patrimonio Documental Digital de la
Regioacuten Archivo General de la Nacioacuten de Colombia Bogotaacute
Barnard A (Ponente) (2017 noviembre 29) Gobierno abierto datos abiertos y su relacioacuten con los
archivos Todaviacutea sin viacutenculos soacutelidos Conferencia ALA-ICA Archivos Ciudadaniacutea e Inter-
culturalismo Ciudad de Meacutexico
Barnard A (2011 agosto 25) ldquoConferencia Los archivos y su valoracioacuten documental en la
Web 20 y las redes socialesrdquo Tercer Foro Iberoamericano de Evaluacioacuten de Documentos
(FIED) Lima Peruacute
183
ALICIA BARNARD AMOZORRUTIA
Ir al Contenido
Barnard A y Espinosa V (2011 julio 12) Caso de estudio Poliacuteticas de preservacioacuten para archivos
digitales del Banco de Meacutexico Reunioacuten de Expertos ECOPETROL Bogotaacute
Barnard A (Ponente) (2011 marzo 25) ldquoLa participacioacuten del proyecto InterPARES en Latinoa-
meacuterica y los retos de la preservacioacuten de los documentos de archivo digitalesrdquo II Coloquio
Internacional Gestioacuten de Archivos y Administracioacuten Electroacutenica de Documentos El Documento
Electroacutenico en las Organizaciones Produccioacuten y Administracioacuten Universidad Simoacuten Boliacutevar
Caracas Venezuela
Barnard A (2010 agosto 23) ldquoConferencia Los archivos electroacutenicos y el Proyecto InterPA-
RES Archivo Nacional de Costa Ricardquo en el marco del II Foro Internacional de Evaluacioacuten
de Documentos San Joseacute Costa Rica
Barnard A (Ponente) (2008 septiembre 24) ldquoEstaacutendares e iniciativas para la Gestioacuten de Archi-
vos en el Contexto Internacional Complemento de la Gestioacuten de Calidadrdquo II Convencioacuten
Internacional Los archivos y la gestioacuten de calidad Armenia
Barnard A (Ponente) (2007 agosto 9) ldquoLa Preservacioacuten de los Archivos Digitales en Meacutexico
en el Marco del Proyecto InterPARES 3 Perspectivas de accedilatildeo do InterPARES Projeto
na Ameacuterica Latinardquo Seminaacuterio Internacional de Especialistas em Gestatildeo e Preservaccedilatildeo de
Documentos Digitais Arquivo Nacional Rio de Janeiro
Voutssaacutes M J (2014 julio 2-14) ldquoConferencia Desafiacuteos y Perspectivas de la Preservacioacuten
de Archivos Digitalesrdquo 1er Seminario Iberoamericano sobre Conservacioacuten y Seguridad de la
Informacioacuten Bogotaacute Colombia
Voutssaacutes M J (2010 septiembre 22) Digital Preservation in Mexico An Overview Discutamos
Meacutexico en Europa Encuentro de Mexicanistas 2010 Educacioacuten Ciencia y Cultura Antwerp
Para concluirEn paiacuteses como Meacutexico se vive en la transicioacuten de los archivos fiacutesicos a los archivos digitales
sin embargo auacuten se percibe una preferencia de profesores y estudiantes asiacute como una obliga-
cioacuten de los profesionales en las organizaciones por los archivos fiacutesicos debido a la alta deman-
da para su organizacioacuten y preservacioacuten Esto da lugar a un rezago en el tratamiento archiviacutestico
de los archivos electroacutenicos Afortunadamente la nueva Ley General de Archivos incorpora
ya obligaciones para los archivos electroacutenicos en cuanto a su produccioacuten y preservacioacuten en
el largo plazo lo cual ademaacutes de la capacitacioacuten demanda de profesores e investigadores
dedicados a temas relativos al entorno digital Asiacute InterPARES es y seguiraacute siendo un motor
persistente en la capacitacioacuten y educacioacuten continua
INTERPARES APORTES A LA ENSENtildeANZA LA CAPACITACIOacuteN Y LA DISEMINACIOacuteN
184
Ir al Contenido
Por otra parte respecto de los programas de grado es apremiante la revisioacuten de los curri-
cula acadeacutemicos a fin de que en todas las asignaturas que asiacute corresponda se integren temas
sobre archivos electroacutenicos como parte de un sistema institucional de archivos y no aislarlos
por el medio donde se producen y organizan Queda claro que estos requieren de un trata-
miento archiviacutestico especiacutefico al igual que aquellos electroacutenicos analoacutegicos o anaacutelogos por lo
que su formato no implica disociarlos de un sistema institucional de archivos En cuanto a los
programas de posgrado la investigacioacuten praacutectica sobre archivos electroacutenicos es obligada las
teoriacuteas y Modelos que ya existen requieren de su implementacioacuten y prueba a fin de confirmar
esas teoriacuteas o en su caso generar nuevo conocimiento uacutetil a la praacutectica Archiviacutestica
Los beneficios recibidos del proyecto InterPARES sin duda alguna contribuyeron tanto
en Meacutexico como en Ameacuterica Latina al despegue de la ciencia y la praacutectica Archiviacutestica en
ambiente digital Sus teoriacuteas y productos son un medio imposible de ignorar en la ensentildeanza
o en la investigacioacuten Fueron construidos a lo largo de maacutes 20 antildeos por investigadores de
diferentes partes del mundo quienes aportaron su experiencia y conocimientos a fin de que
otros contaran con medios para implementar acciones conducentes a la gestioacuten documental y
preservacioacuten de archivos digitales Asiacute pues es afortunado el CLAID TEAM por la oportunidad
brindada al ser partiacutecipes del proyecto InterPARES
Autor
El proyEcto IntErpArES En AmeacuterIcA lAtInA y El cArIbE
ApuntES SobrE ArchIvoS dIgItAlES trAnSpArEncIA AccESo A lA InformAcIoacuten y protEccIoacuten dE dAtoS pErSonAlES
ISbn 978-607-96598-X-X En traacutemItE bull pp 184-194
InterPARES y su aporte a laensentildeanza capacitacioacuten y
divulgacioacutenIr a
l Con
teni
do
El proyecto InterPARES diseminacioacuten e incorporacioacuten en algunos cursos
de Archiviacutestica y Gestioacuten Documental
Aiacuteda Luz Mendoza Navarro
Introduccioacuten
The International Research on Permanent Authentic Records in Electro-
nic Systems (InterPARES) liderado por la doctora Luciana Duranti ha
impactado favorablemente en muchos otros proyectos estudios y que-
haceres archiviacutesticos en torno a los documentos digitales en el mundo La par-
ticipacioacuten de cuantiosos investigadores provenientes de diversos continentes
ha permitido contar con valiosos aportes y sus productos han llegado a otros
aacutembitos de investigacioacuten sobre el tema Por otro lado las numerosas referencias
en un sinnuacutemero de trabajos especializados demuestran el rigor acadeacutemico
logrado por InterPARES (IP) durante todos los antildeos de su existencia
Fui convocada por la doctora Duranti en 2005 Formariacutea parte del Equi-
po para la Difusioacuten del proyecto InterPARES en Latinoameacuterica y el Caribe
(Caribbean and Latin American InterPARES Dissemination CLAID TEAM por
sus siglas en Ingleacutes) precisamente en La Habana Cuba lugar en el que nos
reunimos el 18 de febrero del 2019 nuevamente Penseacute que mi participacioacuten
empezariacutea y concluiriacutea en un espacio muy breve sin embargo seguiacute vincula-
EL PROYECTO INTERPARES DISEMINACIOacuteN E INCORPORACIOacuteN EN ALGUNOS CURSOS DE
186
Ir al Contenido
da de alguna manera durante todos los antildeos siguientes a IP constatando los avances del
proyecto y su continuacioacuten con InterPARES Trust (ITrust) gracias al TEAM Meacutexico y por
supuesto a Alicia Barnard quien me pidioacute unirme a algunos trabajos en los que continueacute
colaborando Actualmente con toda seguridad me siento enriquecida por los conocimientos
e informacioacuten logrados durante el seguimiento del desarrollo del proyecto y agradecida por
la respuesta inmediata a cualquier consulta por parte de la doctora Duranti y por el acceso
a la informacioacuten producida por los investigadores y colaboradores de IP donde encontramos
temas siempre muy interesantes
Definitivamente me queda mucho por agradecer y mucho maacutes por aprender respecto de
los resultados de las investigaciones de IP en tanto la informacioacuten producida en sus antildeos de
existencia es inagotable y estimo imposible de abordar en su totalidad No obstante siendo
tan uacutetil para mi desempentildeo profesional continuareacute indagando y acudiendo una y otra vez a
los valiosos productos de IP e IPTrust
Mi experiencia como receptora de los resultados de investigacioacuten seraacute precisamente lo
que a continuacioacuten comentareacute no sin antes agradecer la oportunidad que me brindoacute la doc-
tora Luciana Duranti de ser partiacutecipe de alguna manera de ambos proyectos
Diseminacioacuten nacional e internacionalEl principal objetivo de la conformacioacuten del CLAID TEAM fue realizar la diseminacioacuten de los
productos y hallazgos de IP para lo cual recibimos las instrucciones e informacioacuten necesaria en
reuniones de capacitacioacuten en la British Columbia sede de IP durante los meses de noviembre
de 2005 y febrero de 2006 Luego nuestra tarea consistioacute en diseminar los conocimientos
obtenidos en nuestro paiacutes e internacionalmente contando con el apoyo de InterPARES 2 Los
principales espacios de diseminacioacuten a mi cargo fueron
ecuaDor
En la ciudad de Quito Ecuador se realizoacute un ciclo de conferencias bajo la denominacioacuten
ldquoPreservacioacuten a largo plazo de documentos de archivo auteacutenticos en sistemas electroacutenicos
sobre el proyecto InterPARESrdquo durante los diacuteas 16 y 17 de enero de 2006 En esa oportunidad
se contoacute con el apoyo de la Directora del Archivo Nacional Grecia Vasco de Escudero quien
convocoacute a un gran nuacutemero de archiveros locales y organizaciones interesadas en el tema de
las conferencias
187
AIacuteDA LUZ MENDOZA NAVARRO
Ir al Contenido
coLomBia
Entre los diacuteas 18 y 19 de enero de 2006 en la ciudad de Santa Fe de Bogotaacute Colombia
se realizoacute la conferencia ldquoAspectos de inicio avances resultados y recomendaciones del
proyecto InterPARESrdquo gracias a la gestioacuten de la archivera Miriacuteam Mejiacutea quien en esa fecha
ejerciacutea el cargo de jefa de la Divisioacuten de Programas del Archivo General de la Nacioacuten de
Colombia
En la ciudad de Piura a 1400 kiloacutemetros de Lima Peruacute se realizoacute el seminario La autentici-
dad y conservacioacuten a largo plazo de los documentos electroacutenicos durante los diacuteas 25 y 26 de enero
de 2006 gracias a la Lic Nelly Chunga por entonces directora del Archivo Regional de Piura
En el Centro de Estudios Histoacuterico Militares del Peruacute bajo los auspicios de Archiveros sin
Fronteras (AsF) Peruacute tuvo lugar la conferencia ldquoAutenticidad y conservacioacuten de documentos
electroacutenicos el proyecto InterPARESrdquo el 30 y 31 de enero de 2006 dirigida a los archiveros
e interesados en el tema con el propoacutesito de contribuir a mantener y conservar en forma
precisa confiable y auteacutentica los documentos de archivo digitales tanto en el campo cultural
cientiacutefico como los de la administracioacuten puacuteblica que se encuentran en soporte digital Mi par-
ticipacioacuten se focalizoacute en InterPARES I II y la Cadena de Preservacioacuten de Documentos Digitales
Ademaacutes de la diseminacioacuten de la relacioacuten acotada en los antildeos siguientes en las invitacio-
nes a diversas actividades acadeacutemicas convocadas por distintas organizaciones en el Peruacute y
en el exterior recurriacute muchas veces a IP e IPTrust en mis intervenciones que por razones
de espacio no precisareacute
Impacto desde el aacutembito acadeacutemico profesionalTal como he anotado liacuteneas arriba el principal compromiso de la estadiacutea del CLAID TEAM en
Vancouver-Canadaacute para conocer el funcionamiento y avances de IP fue la diseminacioacuten de
los conocimientos y la informacioacuten recogida durante esa estancia
Sumada a la diseminacioacuten sobre IP debo agregar que para mi labor docente los resultados
de la investigacioacuten han sido de valiosa ayuda en la formacioacuten profesional de los futuros archi-
veros de la Universidad Catoacutelica Sedes Sapientiae (UCSS) tanto como docente de los cursos
directamente vinculados a los documentos digitales como en mi labor de coordinadora
pues me permiten orientar los contenidos de los cursos comprendidos en el Plan Curricular
(entre ellos los vinculados a los documentos digitales) del Programa de Archiviacutestica y Gestioacuten
Documental (AyGD) ubicado en la Facultad de Ciencias de la Educacioacuten y Humanidades que
forma a los licenciados en esta aacuterea de conocimiento
EL PROYECTO INTERPARES DISEMINACIOacuteN E INCORPORACIOacuteN EN ALGUNOS CURSOS DE
188
Ir al Contenido
El Plan Currricular contempla en el VIII Semestre el curso de Valoracioacuten de documentos elec-
troacutenicos que vengo dictando desde el antildeo 2010 a la fecha cuya definicioacuten (sumilla) y contenidos
del siacutelabo me corresponde El curso que lo precede es el de Valoracioacuten Documental (VII semestre)
donde se sientan las bases teoacutericas criterios meacutetodos y teacutecnicas de valoracioacuten que constituyen
los conocimientos necesarios para el siguiente curso ndashdirigido a los documentos electroacutenicos
o digitalesndash La denominacioacuten del curso conserva el teacutermino electroacutenicos aunque para IP pasoacute
a ser digitales hace un buen tiempo La razoacuten de la denominacioacuten a la fecha es porque las leyes
peruanas en torno a tecnologiacutea informaacutetica aplicada a los archivos ndashemitidas entre los antildeos
1991 y 2000 y 2019 que es la base legalndash utilizan el teacutermino documento electroacutenico No estimo
pertinente atender las diferencias entre ambos teacuterminos en este espacio
Cabe mencionar que el 13 de diciembre de 2018 se creoacute en la Presidencia de Consejos
de Ministros (PCM) la Secretariacutea de Gobierno Digital (El Peruano 2018) y se va introduciendo
el teacutermino digital en todos los aspectos en los que la norma alude sin embargo al referirse
a los documentos utiliza la denominacioacuten documento electroacutenico que compatibiliza con todas
las normas que se emitieron desde 1991 en el Peruacute En el artiacuteculo 19 del D Leg 1412 se re-
fiere a la conservacioacuten de los documentos electroacutenicos firmados digitalmente luego sentildeala
que cuando estos documentos y sus respectivos formatos que aseguran la caracteriacutestica de
perdurabilidad de la firma digital deban ser conservados de modo permanente se archivaraacuten
observando las disposiciones legales pertinentes
Valoracioacuten de documentos electroacutenicos en el Programa de Archiviacutestica y Gestioacuten DocumentalEl curso ofrece los conocimientos necesarios para tratar la problemaacutetica surgida en las uacuteltimas
deacutecadas respecto de la Valoracioacuten Documental y los documentos en ambiente electroacutenico asiacute
como los requisitos aplicables que desarrolloacute IP para la preservacioacuten de su autenticidad como
concepto fundamental dentro del proceso de valoracioacuten y la conservacioacuten a largo plazo
En la primera clase (Introductoria) se plantea un conjunto de interrogantes a los estudian-
tes iniciando un amplio debate que trata de recibir respuestas aproximadas a los temas que se
abordaraacuten exhaustivamente en el desarrollo del semestre acadeacutemico de cuatro meses ademaacutes
de introducirlos en el tema de los documentos electroacutenicos y recibir sus experiencias a partir
del trabajo de archivo que la mayoriacutea de los estudiantes realiza Debatimos las diferentes ideas
ampliamente para tambieacuten conocer el nivel de sus conocimientos en un tema de escasa apli-
cacioacuten en nuestro medio debido a que el avance en la valoracioacuten de documentos electroacutenicos
189
AIacuteDA LUZ MENDOZA NAVARRO
Ir al Contenido
de archivo es casi nulo sobre todo en la administracioacuten puacuteblica peruana sin embargo en el
sector privado podriacuteamos afirmar que la aplicacioacuten de la digitalizacioacuten en la gestioacuten docu-
mental va avanzando Es necesario precisar que la mayoriacutea de los estudiantes se desempentildean
laboralmente en la actividad puacuteblica Las preguntas que inicialmente se formulan son
bull iquestQueacute retos presenta la Gestioacuten Documental en medios electroacutenicos respecto de
la Valoracioacuten Documental
bull iquestCuaacutel es la importancia de la autenticidad del documento electroacutenico durante el
proceso de valoracioacuten documental
bull iquestQueacute medidas se tomaraacuten para preservar los documentos electroacutenicos en el
largo plazo
bull iquestCuaacuteles deben ser las poliacuteticas de los Estados e instituciones para la valoracioacuten do-
cumental y la preservacioacuten de los documentos electroacutenicos de valor permanente
Los estudiantes aportan sus diferentes puntos de vista en un amplio debate en aula pero a
la vez agregan una serie de interrogantes interesaacutendose desde inicio de las clases en un tema
hasta ese momento poco conocido por la mayoriacutea de ellos aunque no falta alguno que posee
una experiencia de trabajo (el 95 de los estudiantes de Archiviacutestica laboran en archivos) que
le permite expresar sus experiencias sobre el tema
En la clase inicial tambieacuten se abordan las diferencias entre documento electroacutenico y docu-
mento digital y se explica coacutemo y por queacute IP luego de utilizar el teacutermino electroacutenico asume el
teacutermino digital (a partir de este iacutetem en el presente trabajo utilizaremos uacutenicamente el teacutermino
documento digital por su vigencia en IP) como se aprecia en el Glosario de Teacuterminos de IP en
espantildeol al que recurrimos durante el semestre con frecuencia
Durante el semestre acadeacutemico en varios momentos se asume la valoracioacuten de los docu-
mentos digitales en el aacutembito nacional circunscribieacutendonos a analizar los dispositivos legales
debido a la carencia de experiencias praacutecticas excepto algunas aproximaciones que podemos
encontrar en el aacutembito privado por lo que acudimos a las experiencias internacionales inda-
gando en la Web y recurriendo una y otra vez al PI para poder situar al estudiante en contexto
El objetivo fundamental es que los estudiantes puedan conocer los casos en los cuales se
han realizado algunas experiencias de valoracioacuten de documentos digitales de archivo ademaacutes
de localizar los organismos internacionales que han trabajado al respecto como el Consejo
Internacional de Archivos ICA por sus siglas en Ingleacutes y alguacuten otro proyecto de investigacioacuten
EL PROYECTO INTERPARES DISEMINACIOacuteN E INCORPORACIOacuteN EN ALGUNOS CURSOS DE
190
Ir al Contenido
distinto al IP ndashque tambieacuten lo haya asumido o de alguna manera haya realizado trabajos de
investigacioacuten apoyaacutendose en los resultados del IP para poder visualizar el grado de avance
sobre el temandash La necesaria revisioacuten del trabajo del IP nos lleva a consultar continuamente
los productos que actualmente encontramos en la Web Son de gran ayuda por la facilidad
del idioma los documentos que fueron traducidos al espantildeol por el TEAM Meacutexico y las pu-
blicaciones en el mismo idioma que se pueden localizar en Internet
La revisioacuten del IP se dirige a conocer primero los antecedentes del proyecto las etapas en
el tiempo que comprendioacute desde su inicio en 1999 con fases y objetivos especiacuteficos culmi-
nando en 2012 ademaacutes de su continuacioacuten bajo la denominacioacuten de InterPARES Trust (iTrust
2012-2019) siempre como una investigacioacuten de caraacutecter multinacional e interdisciplinar sobre
documentos digitales ademaacutes de la confiabilidad de los datos en Internet En el mismo senti-
do se hace necesario abordar los dominios que compendioacute para poder entender de manera
integral los alcances del proyecto y los objetivos de cada dominio Tambieacuten es importante
conocer grosso modo los hallazgos de cada una de las etapas trabajadas por IP para poder
luego analizar lo que corresponde a los temas vinculados con la valoracioacuten de documentos
digitales y los productos logrados durante las investigaciones particularmente el Dominio 3
Meacutetodos de valoracioacuten y Preservacioacuten de documentos digitales
Temas de IP en el siacutelabo del curso Valoracioacuten de documentos electroacutenicosEl siacutelabo que registra los contenidos de los temas a tratar en el semestre acadeacutemico en lo que
corresponde al IP comprende los productos o hallazgos tanto de InterPARES1y 2
Concretamente los temas a tratar son la autenticidad la valoracioacuten y los lineamien-
tos para la preservacioacuten digital a largo plazo en las instituciones Archiviacutesticas asiacute como la
Cadena de preservacioacuten la Valoracioacuten de los documentos la Autenticidad del documento
electroacutenico y los Requisitos de preservacioacuten en el largo plazo para su preservacioacuten per-
manente ademaacutes de la Transferencia de archivos digitales Se incluyen temas indicados
con el fin de destacar la autenticidad de los documentos digitales como principal factor
del proceso de preservacioacuten de los documentos de la gestioacuten administrativa Otro tema
en el que ponemos especial atencioacuten es el marco de principios y criterios que guiacutean las
estrategias de poliacuteticas para la preservacioacuten de documentos digitales auteacutenticos a largo
plazo por tratarse de documentos de valor permanente La finalidad es que los estudiantes
puedan tener informacioacuten suficiente para desarrollar poliacuteticas de preservacioacuten sobre la
base de los principios establecidos a nivel internacional y con conocimientos actitudinales
191
AIacuteDA LUZ MENDOZA NAVARRO
Ir al Contenido
sean capaces de valorar documentos digitales de archivo de acuerdo con el momento del
ciclo vital de los documentos determinando su valor temporal o permanente reconocer la
permanencia de sistemas hiacutebridos como garantiacutea de preservacioacuten cuidando la autenticidad
de los documentos de la gestioacuten administrativa y aplicar criterios teacutecnicos especiacuteficos para
la valoracioacuten de los documentos digitales
Las migraciones tambieacuten son de intereacutes para efectos del curso en relacioacuten con los pla-
zos para su ejecucioacuten pudiendo encontrar importante informacioacuten en las publicaciones de
diversos autores sobre investigaciones y estudios de casos para el IP teniendo como foco de
atencioacuten la preservacioacuten a largo plazo de documentos digitales transferidos al repositorio
histoacuterico y el rol del conservador (archivero) en esa fase del ciclo vital Igualmente se hace
hincapieacute en el acceso a los documentos de archivo mientras son requeridos Debo hacer es-
pecial mencioacuten y agradecimiento a Alicia Barnard Juan Voutssaacutes y Alejandro Delgado por las
traducciones al espantildeol de importantes documentos de IP que son de valiosa ayuda y fuentes
bibliograacuteficas para la ensentildeanza en la UCSS y difusioacuten del proyecto en Ameacuterica Latina
Actividades de Valoracioacuten para la preservacioacuten a largo plazo de documen-tos digitales de valor permanenteEn este espacio se desarrollan las actividades especiacuteficas que IP analizoacute y recomendoacute para la
valoracioacuten de documentos digitales para su preservacioacuten a largo plazo o permanente las que
son ampliamente explicadas y debatidas con los estudiantes Estas son
bull Compilar la informacioacuten
bull Ponderar el valor de los documentos digitales
bull Identificacioacuten de los componentes digitales
bull Determinar la viabilidad de preservarlos (autenticidad)
bull Tomar una decisioacuten de valoracioacuten
Otros temas colaterales que se encuentran en diversos documentos de IP complementan
los conocimientos sobre la valoracioacuten de documentos digitales ademaacutes de diversos estu-
dios-caso que se revisan durante el semestre acadeacutemico
En InterPARES 2 se reafirma InterPARES 1 destacando la necesidad de importantes
cambios en la metodologiacutea tradicional de Valoracioacuten Es de especial atencioacuten la Cadena
de Preservacioacuten en lo relativo a su recomendacioacuten sobre calendario de retencioacuten En
EL PROYECTO INTERPARES DISEMINACIOacuteN E INCORPORACIOacuteN EN ALGUNOS CURSOS DE
192
Ir al Contenido
la misma liacutenea se entiende como un aspecto central a tratar en el curso la autenticidad
del documento digital y la necesidad de documentar el sustento de la autenticidad de
los documentos digitales que maacutes adelante podriacutean ser accidentalmente dantildeados o
intencionalmente modificados
El marco de referencia sobre principios para definir poliacuteticas estrategias y estaacutendares para
preservacioacuten de documentos digitales y los principios para la definicioacuten de poliacuteticas de Valora-
cioacuten de documentos digitales bajo el Modelo de InterPARES son otros aspectos necesarios
e imprescindibles a tratar en el curso
De otro lado en mi opinioacuten estimo importante hacer una reflexioacuten y un anaacutelisis profundo
sobre los siguientes aspectos que pongo a consideracioacuten de los estudiantes
bull Existe una clara asociacioacuten de la valoracioacuten de los documentos digitales con su
preservacioacuten en el largo plazo que es necesario abordar en conjunto
bull Se exige atencioacuten especial a la autenticidad en la valoracioacuten como elemento de-
terminante a proteger
bull Se debe asegurar el acceso y legibilidad del documento durante el tiempo de
retencioacuten que se establezca y el valor permanente (largo plazo)
Al teacutermino del curso los estudiantes deben ser capaces de
bull Sustentar la valoracioacuten de documentos digitales estableciendo las diferencias con
la valoracioacuten de documentos en soporte de papel respecto de la incidencia de los
componentes digitales
bull Proponer medidas dirigidas a la conservacioacuten de la autenticidad de los documen-
tos digitales
bull Establecer los mecanismos teacutecnicos y las poliacuteticas necesarias en la preservacioacuten a
largo plazo de los documentos electroacutenicos
Como conocimientos procedimentales los estudiantes podraacuten
bull Identificar las condiciones de preservacioacuten de los documentos digitales de
acuerdo con plazos de retencioacuten mediante sistemas que permiten garantizar
su autenticidad
193
AIacuteDA LUZ MENDOZA NAVARRO
Ir al Contenido
bull Reconocer la autenticidad de los documentos digitales como principal factor del
proceso de preservacioacuten de los documentos de la gestioacuten administrativa con
especial eacutenfasis en el largo plazo
Concurren otros temas asociados pero que no se pueden incluir en el curso de un semes-
tre acadeacutemico y que muy bien pueden ser abordados en otros cursos del Programa de AyGD
Como Coordinadora del Programa tengo la facultad de orientar la inclusioacuten de determinados
temas que considero importantes en coordinacioacuten y acuerdo con la Dra Palomo docente del
curso comprendido en el Plan Curricular Se trata del curso de Diplomaacutetica del documento elec-
troacutenico en el que se imparten los conocimientos que los estudiantes requieren para identificar
la funcioacuten y las partes constitutivas del documento al que le da nombre Ademaacutes brinda los
instrumentos necesarios para el asesoramiento de los productores de documentos y los di-
sentildeadores de sistemas asiacute como para evaluar ordenar y escribir los productos documentales
Se utiliza la plantilla para el anaacutelisis diplomaacutetico y se desarrolla con ejemplos la plantilla para
el anaacutelisis diplomaacutetico de documentos digitales a la vez que se identifican los caracteres de
los documentos a traveacutes del desarrollo de la plantilla para el anaacutelisis diplomaacutetico y se analizan
documentos respecto de su autenticidad en clases praacutecticas
Otras actividades en torno a InterPARES e InterPARES TrustLos productos y hallazgos de IP en mi caso particular no solo han sido utilizados para la
docencia sino que me han sido muy uacutetiles como fuente importante de consulta y referencia en
diversos trabajos de investigacioacuten realizados ademaacutes de las actividades acadeacutemicas nacionales
e internacionales (conferencias seminarios talleres cursos de capacitacioacuten etc) para las que
he sido convocada hasta la actualidad y que han constituido obligadas fuentes bibliograacuteficas
citadas en mis libros y en los diversos artiacuteculos publicados en distintos medios de difusioacuten
nacionales y extranjeros La informacioacuten que se puede obtener de IP e IP Trust es inagotable
Las diversas aacutereas que ha asumido a lo largo de los antildeos de la vigencia del Proyecto permiten
referenciar la informacioacuten en muacuteltiples trabajos de investigacioacuten por lo que en mi caso par-
ticular las fuentes citadas del IP se encuentran en varias publicaciones publicadas en diversos
medios de informacioacuten y en diferentes paiacuteses asiacute como en los eventos acadeacutemicos que he
realizado en la UCSS donde laboro En estas actividades en los uacuteltimos tiempos incluyo por
supuesto temas trabajados en IPTrust gracias a mi breve participacioacuten en el proyecto a traveacutes
del TEAM-Meacutexico por invitacioacuten de Alicia Barnard
EL PROYECTO INTERPARES DISEMINACIOacuteN E INCORPORACIOacuteN EN ALGUNOS CURSOS DE
194
Ir al Contenido
IP e IPTrust atendieron diversos temas vinculados con los archivos digitales en varios
campos de dominio por lo que resultan fuentes inagotables para la investigacioacuten Una revi-
sioacuten del proyecto nos puede llevar a innumerables entradas de investigacioacuten en torno a los
documentos digitales desde el punto de vista de la autenticidad la valoracioacuten la preservacioacuten
de documentos digitales a largo plazo la descripcioacuten los metadatos las poliacuteticas para la pre-
servacioacuten de los documentos digitales etc a lo que podemos agregar como resultado de
las investigaciones de los uacuteltimos antildeos el tema de confianza y confiabilidad de documentos
digitales y datos en entornos de Internet el almacenamiento de la informacioacuten en la nube que
ha contribuido a generar los marcos teoacutericos la metodologiacutea para la elaboracioacuten de poliacuteticas
procedimientos reglamentos normas y legislacioacuten principalmente de los paiacuteses participantes
y a nivel internacional en torno a lograr la confianza de los usuarios basaacutendose en la evidencia
de buen gobierno una economiacutea digital y una memoria digital que no se ponga en peligro
El marco legal de la digitalizacioacuten en el PeruacutePor razones de espacio solo enunciareacute sin mayores comentarios la emisioacuten del D Leg 1412
(PCM 218) por el que se establece el Gobierno Digital con la finalidad de mejorar la pres-
tacioacuten y acceso de servicios digitales en condiciones interoperables seguras disponibles
escalables aacutegiles accesibles y que facilite la transparencia para los ciudadanos Por otro lado
se cuenta con los Lineamientos para el Uso de Servicios en la Nube para entidades de la Adminis-
tracioacuten Puacuteblica del Estado Peruano (PCM 2020)
Completan al momento la normativa sobre el tema dos Decretos de Urgencia 006-2020
(El Peruano 2020) Destaco el artiacuteculo 2 sobre principios de la TD estos son la apertura
transparencia e inclusioacuten en el uso de las tecnologiacuteas digitales el compromiso y participacioacuten
sobre los cuales se toman decisiones y se disentildean poliacuteticas de servicios digitales los datos
como activo estrateacutegico Se sentildeala que estos son reconocidos como activo estrateacutegico para
disentildear poliacuteticas tomar decisiones etc y la proteccioacuten de datos personales y preservacioacuten
de la seguridad para asegurar la gobernanza el liderazgo y el compromiso poliacutetico El Decreto
de Urgencia 007-2020 Marco de Confianza Digital por el que se crea el Centro Nacional
de Seguridad Digital (artiacuteculo 7) y como medida para reforzar la confianza digital se crea el
Registro Nacional de Incidentes de Seguridad Digital (artiacuteculo 8deg) que recibiraacute informacioacuten
y datos sobre los incidentes reportados por los proveedores de los servicios digitales ndashque
seraacuten la evidencia para la investigacioacuten que se pueda realizar cuya informacioacuten tiene caraacutecter
de confidenciandash
195
AIacuteDA LUZ MENDOZA NAVARRO
Ir al Contenido
La aplicacioacuten de las normas referidas seraacute una tarea que llevaraacute muchos antildeos Se requiere
de personal capacitado para cumplir con los objetivos y metas del gobierno Considero que
desde la academia y concretamente a traveacutes del Programa de AyGD podemos apoyar la
viabilidad de esos propoacutesitos preparando a los estudiantes Queacute mejor fuente que la que nos
brinda InterPARES e InterPARES Trust para garantizar competitividad y soacutelidos conocimientos
a los futuros archiveros peruanos en documentos digitales de archivo
ReferenciasEl Peruano Decreto (Sf) ldquoLegislativo 1412 Ley de Gobierno Digitalrdquo Disponible en ht-
tpscdnwwwgobpeuploadsdocumentfile353216decreto-legislativo-que-aprue-
ba-la-ley-de-gobierno-digital-decreto-legislativo-n-1412-1691026-1pdf
PCM (2018 septiembre 13) ldquoDecreto Legislativo 1412 de Gobierno Digitalrdquo El Peruano
Disponible en httpscdnwwwgobpeuploadsdocumentfile353216decreto-legisla-
tivo-que-aprueba-la-ley-de-gobierno-digital-decreto-legislativo-n-1412-1691026-1pdf
SeGDi ndash PCM (2018 enero 4) Lineamientos para el Uso de Servicios en la Nube para entidades
de la Administracioacuten Puacuteblica del Estado Peruano Disponible en httpswwwperugobpe
normasdocsLineamientos_NubePDF
El Peruano (2020 enero 8) ldquoDecreto de Urgencia Nordm 006-2020 Decreto de Urgencia que
crea El Sistema Nacional de Transformacioacuten Digitalrdquo Disponible en httpsbusquedasel-
peruanopenormaslegalesdecreto-de-urgencia-que-crea-el-sistema-nacional-de-trans-
for-decreto-de-urgencia-n-006-2020-1844001-1
El Peruano (2020 enero 8) ldquoDecreto de urgencia Nordm 007-2020 Decreto de urgencia que
aprueba el Marco de Confianza Digital y dispone medidas para su fortalecimientordquo Dispo-
nible en httpsbusquedaselperuanopenormaslegalesdecreto-de-urgencia-que-aprue-
ba-el-marco-de-confianza-digita-decreto-de-urgencia-n-007-2020-1844001-2
Autor
El proyEcto IntErpArES En AmeacuterIcA lAtInA y El cArIbE
ApuntES SobrE ArchIvoS dIgItAlES trAnSpArEncIA AccESo A lA InformAcIoacuten y protEccIoacuten dE dAtoS pErSonAlES
ISbn 978-607-96598-X-X En traacutemItE bull pp 195-204
InterPARES y su aporte a laensentildeanza capacitacioacuten y
divulgacioacutenIr a
l Con
teni
do
El impacto del proyecto InterPARES en la docencia investigacioacuten y extensioacuten
Anna Szlejcher
Introduccioacuten
El objetivo de esta presentacioacuten es exponer el impacto que los hallazgos
de InterPARES (International Research on Permanent Authentic Records
in Electronic Systems) provocaron en mi vida profesional y personal
Es preciso tener en cuenta que el idioma espantildeol en el mundo tiene una
cantidad de alrededor de 580 millones de personas que lo hablan y de ese total
432 millones pertenecen a Ameacuterica del Sur y Central
InterPARES es un proyecto dirigido a desarrollar conocimiento teoacuterico y
metodoloacutegico esencial para la conservacioacuten permanente de auteacutenticos docu-
mentos de archivo producidos yo mantenidos electroacutenicamente y sobre la
base de este conocimiento formular Modelos de poliacuteticas estrategias y normas
capaces de asegurar esa preservacioacuten Con este objetivo la UNESCO propor-
cionoacute recursos para difundir los hallazgos de este proyecto de investigacioacuten
internacional
Mi colaboracioacuten me ha honrado y comprometido permanentemente con
el objetivo amplio de una comunidad interdisciplinaria y pluralista en el aacutembito
197
ANNA SZLEJCHER
Ir al Contenido
mundial preocupada por el resguardo del patrimonio cultural de los pueblos Para ello la
Dra Duranti fue permanentemente guiacutea en mis lecturas y experiencias profesionales como
miembro de CLAID
Una de mis preocupaciones docentes consistioacute en coacutemo responder al desafiacuteo de un
nuevo paradigma en la formacioacuten Archiviacutestica con especial eacutenfasis en torno a la formacioacuten
del archivista relacionado con las exigencias y retos de las nuevas Tecnologiacuteas de la Informa-
cioacuten y comunicacioacuten en la gestioacuten y preservacioacuten de los documentos de archivo en sistemas
electroacutenicos Mi objeto de anaacutelisis fue la importancia y trascendencia del desafiacuteo que plantea
la preservacioacuten de documentos digitales y asimismo la necesidad de que el curriacuteculo de una
formacioacuten Archiviacutestica prepare a sus profesionales presentes y futuros para ser los custodios
confiables de la memoria de los pueblos
El impacto de las experiencias logradas como integrante del equipo CLAID se dio tam-
bieacuten en los campos de la docencia la investigacioacuten y la extensioacuten a la comunidad
Impacto en el aacutembito acadeacutemico profesionalEn docencia incluiacute el eje temaacutetico referido a ldquoGestioacuten de Documentos Digitalesrdquo en las
asignaturas Gestioacuten de Documentos y Archivos Administrativos e Histoacutericos de la Licenciatura en
Archivologiacutea de la Universidad Nacional de Coacuterdoba (Argentina) con la perspectiva de In-
terPARES para garantizar la preservacioacuten a largo plazo de la autenticidad de los documentos
de archivo digitales Algunos de los temas encarados con la bibliografiacutea provista y mediante la
beca de UNESCO fueron
bull Perspectiva histoacuterica de la relacioacuten entre Archivologiacutea y Diplomaacutetica Aplicacioacuten de
los principios y conceptos de la Diplomaacutetica en los documentos contemporaacuteneos
bull Documentos de Archivo digital Concepto Componentes del documento digital
bull El ciclo de vida de los documentos como fundamento de la gestioacuten de los docu-
mentos de archivo digitales
bull Cadena de preservacioacuten y de custodia para garantizar la autenticidad de los do-
cumentos de archivo digitales
Toda la experiencia adquirida durante mi participacioacuten en el programa quedoacute volcada
tambieacuten en tres cursos de posgrado dos sobre Aproximacioacuten a la conservacioacuten y restauracioacuten de
obras de arte dictados en la Facultad de Filosofiacutea y Humanidades de la Universidad Nacional
EL IMPACTO DEL PROYECTO INTERPARES EN LA DOCENCIA INVESTIGACIOacuteN Y EXTENSIOacuteN
198
Ir al Contenido
de Coacuterdoba y otro sobre Documentos electroacutenicos en la Facultad Politeacutecnica de la Universidad
Nacional de Asuncioacuten Paraguay
Asimismo incorporeacute los conocimientos adquiridos en InterPARES en mi tesis de
Maestriacutea titulada Proteccioacuten del Patrimonio Documental Argentino La incidencia de la Legisla-
cioacuten sobre Documentos Digitales Tesis que fue declarada de Intereacutes Cultural por la Secretariacutea
de Cultura de la Municipalidad de la Ciudad de Coacuterdoba en 2013 y que publiqueacute en 2016
con proacutelogo de la Dra Luciana Duranti
Direccioacuten de proyectos de investigacioacutenTambieacuten apliqueacute los aportes de InterPARES como Directora de proyectos bianuales de in-
vestigacioacuten cuatro en total todos avalados (y uno subsidiado) por la Secretariacutea de Ciencia y
Teacutecnica de la Universidad Nacional de Coacuterdoba
El tiacutetulo de los mismos remite como puede apreciarse a continuacioacuten a la experiencia
que hice referencia ldquoLa preservacioacuten de la Autenticidad de los Documentos de Archivo en
Sistemas Electroacutenicos en la Formacioacuten de los Archiverosrdquo (20062007)
Se trata de un estudio de caso que apunta a indagar en torno a si las condiciones de
preservacioacuten de la informacioacuten de las historias cliacutenicas de la DASPU (Direccioacuten de Asistencia
Social del Personal Universitario) responden a los presupuestos del Modelo de Cadena de
Gestioacuten de la Preservacioacuten de InterPARES En consecuencia se trabajoacute con el cuestionario de
23 preguntas que se sometioacute a los responsables de la creacioacuten mantenimiento y conservacioacuten
de las historias cliacutenicas en sistemas electroacutenicos
Los marcos teoacutericos aplicados fueron los principios que fija la Diplomaacutetica custodia con-
fiable autenticidad identidad integridad autentificacioacuten que rescata la Bibliografiacutea que se
sentildeala a continuacioacuten
Constitucioacuten de la Nacioacuten Argentina (Reforma de 1994)
Duranti L (1998) Diplomatics News uses for and old Science Lanham Maryland and London (Sca-
recrow Press with Society of American Archivists and Association of Canadian Archivists)
Duranti L Eastwood T y Macneil H (2002) The preservation of the integrity of Electronic Records
Kluwer Academic Publishers The Netherlands Dordrecht Norwel
InterPARES Project (2000) Authentic records in the electronic age Proceedings from an in-
ternational symposium Vancouver InterPARES Project amp Istituto Italiano di Cultura
Vancouver Canadaacute
199
ANNA SZLEJCHER
Ir al Contenido
The InterPARES Project (2005) The Long-term Preservation of Authentic Electronic Records Findings
of the InterPARES Project San Miniato Italia Luciana Duranti Editor Tipolitografiacutea Bongi
UNESCO (2000) Memory of the World Technical Sub-committee Safeguarding our Documentary
Heritage [CDROM] Pariacutes
UNESCO (SF) World Heritage Commission Operational Guidelines and Reports Disponible en
wwwunescoorg
Un estudio de caso para aplicar los requisitos de InterPARES en la preser-vacioacuten de la autenticidad de los recursos documentales en soporte digital (20082009)En vista de los objetivos de InterPARES 3 nos propusimos para este proyecto realizar un
estudio de caso que aportase en dicha direccioacuten
A partir de la Resolucioacuten Nordm 122 de la Sra Presidente de DASPU de fecha 27 de julio
de 2007 que autorizoacute un estudio sobre el particular en dicha obra social se trabajoacute con un
nuevo concepto de documento de archivo en soporte digital y una metodologiacutea para identificar
la entidad a ser conservada y preservada para lo cual fue necesario establecer criterios de
valoracioacuten que permitiesen determinar la utilizacioacuten y el tiempo de mantenimiento en el
sistema de documentos especiacuteficos Partimos del concepto ciclo de vida que garantiza la in-
tervencioacuten del preservador desde el momento mismo de la concepcioacuten del documento y a
lo largo de todo el proceso de utilizacioacuten mantenimiento y conservacioacuten a fin de asegurar la
confiabilidad y autenticidad en todas las instancias de la transmisioacuten de los documentos y de
que las migraciones yo obsolescencia del software y hardware no ocasionasen corrupcioacuten o
alteracioacuten o incluso peacuterdida de informacioacuten
Teniendo en cuenta el concepto de ciclo de vida o continuum del documento nuestro pro-
yecto tendiacutea a lograr la creacioacuten del mismo en un formato adecuado y establecer estrategias
de mantenimiento y preservacioacuten basadas en Modelos extremadamente analiacuteticos En cuanto
a la Cadena de Preservacioacuten y los procesos de trabajo se aplicaron los diagramas propuestos
por el proyecto InterPARES teniendo en cuenta los diferentes contextos ingresos y egre-
sos la tecnologiacutea y el personal involucrados Para tal fin fue indispensable establecer pautas
que posibilitasen la gestioacuten de los documentos digitales en una accioacuten reciacuteproca entre los
productores y los responsables del sistema electroacutenico Pretendiacuteamos crear una estructura
conceptual para el desarrollo de poliacuteticas y estaacutendares con la meta de garantizar a largo plazo
la exactitud confiabilidad y autenticidad de los documentos en soportes digitales
EL IMPACTO DEL PROYECTO INTERPARES EN LA DOCENCIA INVESTIGACIOacuteN Y EXTENSIOacuteN
200
Ir al Contenido
La Interdisciplina en la Gestioacuten de la Informacioacuten Metodologiacutea herra-mientas y praacutecticas (2010-2011)Proyectamos una investigacioacuten basada en los principios de la interdisciplina para la construc-
cioacuten teoacuterica de un objeto de estudio complejo como es el de un nuevo concepto de documen-
to de archivo en soporte digital y una metodologiacutea para identificar la entidad a ser conservada y
preservada El proyecto promoviacutea profundizar nuevas liacuteneas de investigacioacuten y la integracioacuten
de equipos de trabajo con escasa tradicioacuten en este nuevo campo Ademaacutes la carencia de
profesores-investigadores categorizados en Archivologiacutea y Bibliotecologiacutea y con dedicaciones
simples eran obstaacuteculos que no favoreciacutean el desarrollo del conocimiento disciplinar
Lineamientos estrateacutegicos para el acceso gestioacuten descripcioacuten y preserva-cioacuten de documentos digitales (2012-2013)El proyecto era la continuacioacuten de una ya extensa experiencia investigativa en torno a la preser-
vacioacuten a largo plazo de la autenticidad de los documentos de archivo digitales donde la irrupcioacuten
y el desarrollo permanente y vertiginoso de las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y de la comunica-
cioacuten (TIC) han provocado transformaciones en lo econoacutemico lo social y lo institucional
El objetivo del anaacutelisis era plantear la necesidad de la aplicacioacuten de lineamientos para la
gestioacuten de los documentos digitales considerando que coexistiacutean en una gran variedad de for-
matos y soportes muchos de los cuales eran incompatibles es decir de distintas generaciones
y productos de sistemas informaacuteticos propietarios lo que ocasionaba afectar su estructura y
su formato comprometiendo su integridad como evidencia Esto implicaba la necesidad del
establecimiento de normas lineamientos o especificaciones internacionales para poder crear
gestionar y preservar documentos de archivo digitales Lo mencionado influye directamente
en los tipos documentales que generan las instituciones asiacute como la ubicacioacuten fiacutesica de los
mismos en la gestioacuten documental y en la accesibilidad a la informacioacuten durante todo su ciclo
vital Los metadatos son una parte inseparable de la gestioacuten de documentos de archivo en
cualquier formato y pueden utilizarse para distintos fines relacionados a la identificacioacuten
descripcioacuten localizacioacuten etceacutetera
Integrante de proyectos de investigacioacutenEn los Proyectos Internacionales Digital recordkeeping curriculum resources y Multilingual archival
terminology databases ambos dirigidos por la Dra Luciana Duranti y avalados por la Seccioacuten de
Educacioacuten Archiviacutestica del Consejo Internacional de Archivos e InterPARES 3 respectivamente
201
ANNA SZLEJCHER
Ir al Contenido
Integrante becada en InterPARES Trust (2013) por The Social Sciences and Humanities
Research Council (SSHRC) Partnership Grants SSHRC para Trust and Digital Records in an
Increasingly Networked Society Directora del Proyecto Luciana Duranti con sede en la Univer-
sity of British Columbia
Una guiacutea conceptual de InterPARES que me orientoacute profesionalmente consiste en que la
autenticidad de un documento de archivo digital puede ser mantenida para la conservacioacuten
produciendo copias auteacutenticas y que la produccioacuten de copias auteacutenticas es el uacutenico modo de
asegurar su preservacioacuten Idea completamente nueva en la Ciencia Archiviacutestica y rigurosa con
respecto a las circunstancias reales
Otro guiacutea importante fue (y sigue siendo) el concepto en torno a que el punto de partida
de una estrategia de preservacioacuten de los documentos digitales es la existencia de un sistema
de evaluacioacuten y seleccioacuten de los documentos administrativos en el contexto de un sistema
integral de gestioacuten documental que permita identificar los documentos de conservacioacuten per-
manente y establecer las caracteriacutesticas de su produccioacuten utilizacioacuten y disposicioacuten
Conceptos todos que transferiacute a nuevas generaciones de archivistas a traveacutes de mis clases
conferencias cursos publicaciones y de la direccioacuten de la tesina en 2018 en la Licenciatura
en Archivologiacutea de la Universidad Autoacutenoma de Entre Riacuteos Argentina titulada Legislacioacuten ar-
gentina y preservacioacuten de documentos digitales a largo plazo Un estudio del periodo 2001-2017
Divulgacioacuten nacional e internacionalEl principal objetivo de la conformacioacuten del CLAID TEAM fue realizar la difusioacuten de los pro-
ductos y hallazgos de InterPARES para lo cual recibimos los conocimientos necesarios en
sesiones de formacioacuten en la British Columbia en los meses de noviembre de 2005 y febrero
de 2006 Inmediatamente nuestra labor consistioacute en divulgar los conocimientos obtenidos en
nuestro paiacutes e internacionalmente
Participacioacuten en cursos y conferencias
argentina
Profesora del Curso de Extensioacuten InterPARES Preservacioacuten de la autenticidad de documentos
de archivos en sistemas electroacutenicos en la Facultad de Filosofiacutea y Humanidades de la Universidad
Nacional de Coacuterdoba 12 y 13 de diciembre de 2005 Con un total de 20 horas con Evaluacioacuten
Profesora del Seminario-Taller InterPARES Proyecto de Investigacioacuten Internacional sobre la
preservacioacuten a largo plazo de los documentos de archivo auteacutenticos en sistemas electroacutenicos en
EL IMPACTO DEL PROYECTO INTERPARES EN LA DOCENCIA INVESTIGACIOacuteN Y EXTENSIOacuteN
202
Ir al Contenido
Facultad de Humanidades de la Universidad Nacional del Nordeste Resistencia Chaco 15 y
16 de diciembre de 2005 Con un total de 14 horas con Evaluacioacuten
Profesora del Curso InterPARES Preservacioacuten de la autenticidad de los documentos de
archivo en sistemas electroacutenicos organizado conjuntamente por el Instituto Nacional de An-
tropologiacutea y Pensamiento Latinoamericano Contaduriacutea General de la Nacioacuten y el Depar-
tamento de Bibliotecologiacutea y Ciencia de la Informacioacuten de la Universidad de Buenos Aires
En Ciudad Autoacutenoma de Buenos Aires 27 y 28 de abril de 2006 Con un total de 20 horas
reloj con Evaluacioacuten
Profesora del Curso Preservacioacuten a largo plazo de auteacutenticos documentos de archivo en
Sistemas electroacutenicos Organizado por el Poder Legislativo de la Provincia de Tierra del Fuego
Antaacutertida e Islas del Atlaacutentico Sur Argentina En Ushuaia 22 de agosto de 2006
BrasiL
Profesora del Curso Internacional Projeto InterPARES a preservaccedilatildeo do documento digital
organizado conjuntamente por el Arquivo Histoacuterico de Porto Alegre Moyseacutes Vellinho con
el apoyo del Arquivo Nacional do Brasil de la Associaccedilao dos Arquivistas do Estado do Rio
Grande do Sul y del Curso de Arquivologia da Universidade Federal do Rio Grande do Sul En
Facultad de Biblioteconomia e Comunicaccedilatildeo ndashFABICOUFRGS en la ciudad de Porto Alegre
Brasil del 14 al 16 de abril de 2008 Con un total de 24 horas aula
Profesora del Curso Projeto InterPARES organizado por el Curso de Arquivologia de la Uni-
versidade Federal do Rio Grande do Sul En Facultad de Biblioteconomia e Comunicaccedilatildeo
ndashFABICOUFRGS Porto Alegre Brasil 19 agosto 2010
ecuaDor
Profesora dictante del Taller Preservacioacuten digital y documentos electroacutenicos En la Universidad
Andina Simoacuten Boliacutevar Sede Ecuador Quito Ecuador 12 de septiembre 2019
Conferencias
meacutexico
ldquoCoacutemo responder al desafiacuteo de un nuevo paradigma en la Formacioacuten Archiviacutesticardquo en
Reunioacuten de trabajo del equipo de Latinoameacuterica y el Caribe (CLAID) para la diseminacioacuten de los
hallazgos del proyecto InterPARES En Ciudad de Meacutexico del 8 al 10 marzo de 2006
203
ANNA SZLEJCHER
Ir al Contenido
chiLe
Preservacioacuten de la autenticidad de los Documentos de Archivo en Sistemas Electroacutenicos InterPA-
RES 1 y 2 En el Archivo Nacional de Santiago de Chile 6 abril de 2006
Preservacioacuten de la autenticidad de los Documentos de Archivo en Sistemas Electroacutenicos InterPA-
RES 1 y 2 En la Pontificia Universidad Catoacutelica de Valparaiacuteso Chile 7 abril 2006
ldquoLa Sociedad de la Informacioacuten un objetivo de nuestro tiempordquo en Mesa 6 Programas de
entrenamiento del personal para la gestioacuten de documentos y archivos ldquoEacutetica y excelencia en la
conducta laboral de los archiverosrdquo en Mesa 7 Lineamientos y pautas de conducta laboral para
lograr la excelencia y confianza puacuteblica en el quehacer de los archiveros en VI Seminario de Archivos
de Tradicioacuten Ibeacuterica ldquoArchivos y ciudadaniacutea Tendencias actuales en el acceso y uso de la informacioacuten
puacuteblicardquo organizado por el Archivo Nacional de Chile de la Direccioacuten de Bibliotecas Archivos
y Museos (DIBAM) en conjunto con la Asociacioacuten Latinoamericana de Archivos (ALA) en
Santiago de Chile del 8 al 11 septiembre 2009
argentina
Hallazgos de InterPARES para la Preservacioacuten de la Autenticidad en Sistemas Electroacutenicos en el Consejo
Profesional de Ciencias Econoacutemicas de la Ciudad Autoacutenoma de Buenos Aires 5 septiembre 2006
ldquoInterPARESrdquo En la Convencioacuten Internacional de Archivistas ldquoNuevas estrategias en la Gestioacuten
y Administracioacuten Documental En la ciudad de Mar del Plata Argentina 9 septiembre 2006
ldquoUna relacioacuten latinoamericana en el marco de una trayectoria de 60 antildeosrdquo en Panel de
Homenaje Las Ciencias de la Informacioacuten en la Facultad de Filosofiacutea y Humanidades con motivo del
60 Aniversario de la Facultad de Filosofiacutea y Humanidades organizado por las Escuelas de Archi-
vologiacutea y de Bibliotecologiacutea Coacuterdoba 28 agosto 2007
ldquoPoliacuteticas y praacutecticas para lograr una efectiva insercioacuten profesionalrdquo en Encuentro de Cien-
cias de la Informacioacuten del MERCOSUR (ECIM 2009 organizado por el Departamento de Cien-
cias de la Informacioacuten de la Facultad de Humanidades de la Universidad Nacional del Nordeste
(UNNE) en Resistencia Chaco 15 al 17 octubre 2009
BrasiL
ldquoInvestigacioacuten y formacioacuten Archiviacutestica los nuevos desafiacuteosrdquo Conferencia de apertura En
I Reuniatildeo Brasileira de Ensino e Pesquisa em Arquivologia Organizada por el Curso de Arquivologia
Faculdade de Ciecircncia da Informaccedilao Universidade de Brasiacutelia y realizado en el Campus Darcy
Ribeiro Brasiacutelia DF 7 al 9 junio 2010
EL IMPACTO DEL PROYECTO INTERPARES EN LA DOCENCIA INVESTIGACIOacuteN Y EXTENSIOacuteN
204
Ir al Contenido
ldquoPROJETO InterPARESrdquo en Curso de Arquivologia da Faculdade de Biblioteconomia e
Comunicaccedilatildeo de la Universidad Federal do Rio Grande do Sul Porto Alegre Brasil 19
agosto 2010
aLemania
ldquoSituation of archives and archivists in Argentinardquo en el Curso Of Further Education And
Training Of The Vdw (Asociacioacuten de Archiveros de Empresa de Alemania) Archiving Electronical
DocumentsFiles Introduction and Approaches to Solutions Related to Practice Heidelberg Alema-
nia 4 junio 2008
Puerto rico
ldquoEl rol de las instituciones universitarias en la Conservacioacuten del Patrimonio Documentalrdquo
(5 mayo 2009) y ldquoLa formacioacuten del profesional de Archivos Municipalesrdquo (6 mayo 2009) en
Primer Simposio sobre Archivos Municipales organizado por el Programa Graduado en Artes en
Educacioacuten con Especialidad en Archiviacutestica de la Caribbean University Recinto de Bayamoacuten
Puerto Rico 5 y 6 mayo 2009
maLta
ldquoThe virtual platform as a challenge for University archival educationrdquo en 41st International
Conference of the Round Table on Archives Imagining the Twenty First Century Archivist New Strate-
gies for Education and Training Malta Conferencista en Parallel session 10 Online Education and
Training Programs an Opportunity to be Developed CITRA 19 noviembre 2009
ldquoDerecho a saber Pilar de la democracia y gestioacuten documentalrdquo en Congreso Nacional
e Internacional ldquoDerecho a saber Pilar de la Democraciardquo organizado por el Gobierno del
Estado de Tlaxcala Instituto Tecnoloacutegico Autoacutenomo de Meacutexico Comisioacuten de Acceso a la
Informacioacuten Puacuteblica y Proteccioacuten de Datos Personales del Estado de Tlaxcala y Fundacioacuten
Ciencias de la Documentacioacuten Espantildea Ciudad de Tlaxcala Estado de Tlaxcala Meacutexico 26
al 28 septiembre 2012
ldquoLa significacioacuten nacional del valor patrimonial de los archivosrdquo En Jornada El patrimonio
documental pampeano y la importancia de los archivos Organizada por Asociacioacuten Pampeana de
Conservacioacuten del Patrimonio Cultural y Departamento de Historia e Instituto de Estudios
Socio-Histoacutericos Facultad de Ciencias Humanas Universidad Nacional de La Pampa (UNL-
Pam) 6 junio 2014
205
ANNA SZLEJCHER
Ir al Contenido
Conferencia inaugural ldquoLa cultura de la prevencioacuten para el resguardo del patrimonio
documental en situaciones de riesgordquo en V Jornadas de Patrimonio en peligro ldquoEl patrimonio
papel en situaciones de riesgo planes de emergenciardquo Organizadas por el Centro Regional de
Preservacioacuten y Conservacioacuten del Patrimonio Cultural en Obras en papel Coacuterdoba Argentina
11 y 12 agosto 2014
ldquoEl desafiacuteo del archivero ante los nuevos paradigmasrdquo (Virtual) en el marco de la caacutetedra
Evaluacioacuten y acceso a los documentos de la Maestriacutea de Archiviacutestica y Sistemas de Gestioacuten do-
cumental de la Universidad Andina Simoacuten Boliacutevar Quito Ecuador 18 diciembre 2017
ldquoActualidad y visibilidad del Nuevo Paradigma en Archivologiacutea Perspectivas y tendenciasrdquo
en VII Jornadas en Archivos Museos y Bibliotecas en La Rioja Edicioacuten 2018 (VII JAMyBLaR 2018)
Universidad Nacional de La Rioja Argentina 7 y 8 junio 2018
ldquoLegislacioacuten sobre Patrimonio Digital Perspectivas y tendenciasrdquo en XVI Congreso Argenti-
no de Archiviacutestica Organizado por la Federacioacuten de Archiveros de la Repuacuteblica Argentina Santa
Fe Argentina del 29 al 31 agosto 2018
ldquoUna experiencia de vida que aportoacute al capital humano y a la mentalidadrdquo En International
Symposium InterPARES Trust at 20 Organizado por InterPARES y la Casa de Las Ameacutericas La
Habana Cuba 18 febrero 2019
ldquoArchivologiacutea Compromiso actual con la Sociedadrdquo en XI Jornadas Nacionales de Bibliote-
cas Archivos y Museos JOBAM 2019 Construccioacuten de ciudadaniacutea identidad y praacutectica profesional en
bibliotecas archivos y museos Coacuterdoba 15 al 17 agosto 2019 Biblioteca Mayor de la Universidad
Nacional de Coacuterdoba y Estancia Jesuiacutetica de Jesuacutes Mariacutea
ldquoLa formacioacuten en Archiviacutestica en Ameacuterica Latina un estado de la cuestioacutenrdquo en I Coloquio
Internacional Archivos universidades e investigacioacuten Organizado por Universidad Andina Simoacuten
Boliacutevar Sede Ecuador Quito Ecuador 10 al 12 de septiembre 2019
Me llena de orgullo el haber integrado los Proyectos Internacionales dirigidos por la
Dra Luciana Duranti con quien reconozco tener una deuda intelectual
Autor
El proyEcto IntErpArES En AmeacuterIcA lAtInA y El cArIbE
ApuntES SobrE ArchIvoS dIgItAlES trAnSpArEncIA AccESo A lA InformAcIoacuten y protEccIoacuten dE dAtoS pErSonAlES
ISbn 978-607-96598-X-X En traacutemItE bull pp 205-234
InterPARES y su aporte a laensentildeanza capacitacioacuten y
divulgacioacutenIr a
l Con
teni
do
InterPARES algunas referencias para su estudio
Arien Gonzaacutelez Crespo
Introduccioacuten
En el siglo XXI la preservacioacuten digital se ha ido convirtiendo poco a poco
en una preocupacioacuten cada vez maacutes compartida y en una ocupacioacuten cada
vez mejor establecida dentro del espacio profesional de las Ciencias de la
Informacioacuten Pero no siempre fue asiacute claro A principios de la deacutecada de 1990
ya se habiacutean creado en algunos archivos los primeros programas para gestionar
documentos electroacutenicos pero todaviacutea la avalancha que vendriacutea con el correo
electroacutenico no habiacutea llegado a los archivos histoacutericos o de concentracioacuten las
bibliotecas comenzaban la carrera por la digitalizacioacuten de parte de sus colec-
ciones surgiacutean las primeras bibliotecas digitales de tamantildeo considerable y se
discutiacutean en los medios sociales temaacuteticas al estilo de si ldquoel libro digital iba a
sustituir al libro de papelrdquo o ldquola oficina sin papelrdquo A la sazoacuten todaviacutea en los
espacios institucionales encargados de gestionar todos esos objetos digitales
no estaban desarrolladas las soluciones de manera clara en ninguacuten orden de
coacutemo enfrentar el enorme problema de la preservacioacuten a largo plazo de los
mismos creados ahora masivamente
207
ARIEN GONZAacuteLEZ CRESPO
Ir al Contenido
Es para ese momento que Luciana Duranti publica desde 1989 hasta 1992 una serie de
seis artiacuteculos donde desarrolla la propuesta de renovar una vieja ciencia documental nacida en
Europa a finales del siglo XVII la Diplomaacutetica y aplicarla desde la Archiviacutestica a documentos
contemporaacuteneos La propuesta se continuoacute con el desarrollo de una serie de cinco proyectos
de investigacioacuten dirigidos por Duranti desde la Universidad de British Columbia que comenza-
ron desde 1994 y llegaron hasta 2018 entregando maacutes de 25 antildeos de labor investigativa de en-
sentildeanza y de praacutectica al mundo de la Preservacioacuten Digital y de la Archiviacutestica Para resumir me
referireacute a este movimiento investigativo y sus alrededores como ldquoInterPARESrdquo Asiacute se conoce
en el lenguaje comuacuten de esta comunidad cientiacutefica a una entidad que parecioacute encarnar aquella
cualidad divina de ser uno y varios a la vez pero a lo largo del tiempo Estos varios proyectos
a los que me referireacute fueron The Preservation of the Integrity of Electronic Records (1994-1997)
conocido como UBC-MAS Project y maacutes bien entendido como un antecedente fundamental
de los demaacutes proyectos The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic
Systems (InterPARES) (1999-2001) conocido como InterPARES 1 The International Research on
Permanent Authentic Records in Electronic Systems 2 Experiential Interactive and Dynamic Records
(2002-2007) conocido como InterPARES 2 The International Research on Permanent Authentic
Records in Electronic Systems 3 (2007-2012) conocido como InterPARES 3 y finalmente InterPA-
RES Trust (2013-2018) tambieacuten conocido como ITrust o InterPARES 4
La aplicacioacuten de la Diplomaacutetica Archiviacutestica Contemporaacutenea a la gestioacuten y preservacioacuten de
documentos archiviacutesticos digitales desde InterPARES resultoacute ser un parteaguas en el campo
Las soluciones para la preservacioacuten digital desde las ciencias de la computacioacuten y desde la
bibliotecologiacutea ocupada de las bibliotecas digitales se estaban concentrando maacutes que todo
entre todos los procesos de la informacioacuten en el de almacenamiento desarrollando solucio-
nes importantes pero reproduciendo en cierto modo de manera anaacuteloga el pensamiento de
la preservacioacuten y conservacioacuten en otros formatos y soportes a veces llamados ldquotradicionalesrdquo
Desde la Archiviacutestica con lo que se llama en la historia y la sociologiacutea de la ciencia ldquoun girordquo
en este caso inesperado al aplicar la Diplomaacutetica a los documentos archiviacutesticos digitales se
desarrolloacute una teoriacutea y metodologiacutea que poniacutea en el centro de su amplio sistema conceptual
al concepto de autenticidad del documento digital y con ello vinieron aportes muy signifi-
cativos y reposicionamientos endel campo De manera muy sucinta quisiera destacar entre
estos aportes que se definieron de manera mucho maacutes claras los objetivos especiacuteficos de la
preservacioacuten digital y su objeto se completoacute el sentido del disentildeo de los objetos digitales de
preservacioacuten y se reconocioacute que la preservacioacuten solo podiacutea lograrse a traveacutes de la realizacioacuten
InterPARES ALGUNAS REFERENCIAS PARA SU ESTUDIO
208
Ir al Contenido
de acciones continuadas durante todo el ciclo de vida de los documentos llegando a definir
que no era el almacenamiento el uacutenico punto de atencioacuten entre todos los procesos y en
muchos casos ni siquiera el maacutes decisivo Estos resultados tuvieron repercusioacuten para todas
las naturalezas documentales digitales y no solo para los documentos archiviacutesticos pues es
en estos uacuteltimos en los que se torna maacutes complejo lograr el mantenimiento en el tiempo de
sus funcionalidades
En el mundo convergente de las Ciencias de la Informacioacuten propulsado por la necesidad
de atender a su vez una realidad digital donde convergiacutean los diferentes objetos de estas
ciencias IntePARES jugoacute un papel principal para la entrada de la Archiviacutestica los archiveros y
los documentos archiviacutesticos Y fue una entrada ldquotriunfalrdquo Los movimientos de reflexioacuten en
los que participaron los investigadores de InterPARES ya fueren promovidos o respondidos
por ellos significaron para la Archiviacutestica de finales del siglo XX y principios del XXI una
renovacioacuten de las fuerzas de las aspiraciones de esta ciencia en cuanto a desarrollo teoacuterico
metodoloacutegico y aplicacioacuten praacutectica desde una perspectiva universalista global Las implicacio-
nes en teacuterminos de construccioacuten de prestigio entre y para los archivistas al abordar las nuevas
realidades digitales estaacuten por estudiarse pero hay muchos signos de que los resultados de
InterPARES fueron altamente productivos tambieacuten en este sentido
Desde InterPARES se desarrollaron investigaciones complementarias para instrumenta-
lizar en poliacuteticas estrategias y normas aquellas soluciones fundamentales producidas por los
proyectos Es difiacutecil resumir con eacutexito el trabajo investigativo que ha involucrado de manera
continua por maacutes de dos deacutecadas a cientos investigadores de muchos perfiles y paiacuteses en
diferentes funciones Hay un enorme cuacutemulo de conocimiento que va desde la manera de
hacer ciencia que pasa por la ensentildeanza de esa ciencia por un cuadro teoacuterico y metodoloacutegico
complejo y llega hasta las soluciones praacutecticas para cuestiones relacionadas con tipologiacuteas
documentales digitales muy especiacuteficas en espacios de produccioacuten social muy particulares
Al cabo de tanto trabajo acumulado en muchas de las soluciones que a veces taacutecitamen-
te aplicamos hoy en diacutea (como por ejemplo al utilizar Archivematica u otros sistemas para
Repositorios Digitales Confiables en nuestras bibliotecas) tenemos difuso entronizado mate-
rializado mucho del conocimiento producido o promovido por InterPARES sin que muchas
veces ya se le identifique como tal como suele ocurrir con el origen de casi todas las grandes
ideas en la ciencia Es por ello que considero interesante para el cientiacutefico actual en el campo
de la preservacioacuten digital de todo tipo de documentacioacuten y de la Archiviacutestica volver a esos
oriacutegenes y recorrer la produccioacuten cientiacutefica de InterPARES al menos en parte
209
ARIEN GONZAacuteLEZ CRESPO
Ir al Contenido
Este capiacutetulo tiene el objetivo principal de ofrecer un panorama bibliograacutefico de la produc-
cioacuten escrita y publicada de InterPARES a traveacutes de un listado bibliograacutefico correspondiente a
un conjunto temaacutetico limitado seleccionado entre la amplia produccioacuten de estos proyectos
Por razones de espacio para esta seleccioacuten se consideraron solamente libros partes de li-
bros y artiacuteculos referenciados o indizados estos uacuteltimos que se supone seraacuten maacutes faacutecilmente
alcanzables a traveacutes de proveedores de contenidos o en colecciones especializadas A estos
podriacutean ser antildeadidos en un trabajo posterior otros artiacuteculos no indizados presentaciones en
congresos y otros documentos que cumpliriacutean perfectamente los requerimientos de conte-
nido y calidad pero que hariacutean este trabajo demasiado extenso La clasificacioacuten temaacutetica por
ser tan amplia es en cierta manera arbitraria un artificio para sugerir determinados caminos
de lectura entre todos los posibles
El listado elocuente por siacute mismo incluiraacute solamente la produccioacuten en ingleacutes espantildeol fran-
ceacutes italiano y catalaacuten quedan para otra ocasioacuten los textos producidos en otros idiomas para
los que no se encontroacute traduccioacuten a una de las lenguas anteriores La bibliografiacutea producida en
Ameacuterica Latina y el Caribe ha sido extraiacuteda aparte y es objeto de un listado en otro capiacutetulo
obedeciendo al objetivo de este libro como un todo que es el de promover en esta regioacuten
del mundo el conocimiento de los resultados de investigacioacuten de InterPARES y la participacioacuten
latinoamericana en una u otra funcioacuten uno u otro de los proyectos Para hacer notar mejor
la evolucioacuten del pensamiento se ha realizado una organizacioacuten cronoloacutegica de la bibliografiacutea
dentro de las clases y dentro del antildeo se ha organizado alfabeacuteticamente
Este trabajo estaacute dirigido sobre todo a un lector no especializado en Archiviacutestica y no al-
tamente especializado en preservacioacuten digital pero que trabaja de alguna manera en funciones
relacionadas con las mismas Este podriacutea reconocer a traveacutes del recorrido bibliograacutefico los
aportes innegables de la Archiviacutestica al campo de la preservacioacuten digital y llenar un vaciacuteo de
conocimiento histoacuterico sobre la evolucioacuten de este uacuteltimo El trabajo praacutectico de preservacioacuten
es necesariamente un trabajo de equipo multidisciplinar al que se suman generalmente otros
especialistas procedentes de las ciencias de la computacioacuten o de otros espacios de las Ciencias
de la Informacioacuten que como es loacutegico no poseen una formacioacuten complementaria profunda en
temas de Archiviacutestica y Gestioacuten Documental y a veces tampoco para la preservacioacuten digital
como un todo Esto es maacutes loacutegico aun cuando muchas de las poliacuteticas y estrategias de un
programa de preservacioacuten digital dependen del involucramiento en la praacutectica de personas
que trabajan en todas las etapas del ciclo de vida de los documentos y en todos los procesos
de la informacioacuten El trabajo sin embargo suele abrirse paso desde la perspectiva tecnoloacutegica
InterPARES ALGUNAS REFERENCIAS PARA SU ESTUDIO
210
Ir al Contenido
de la aplicacioacuten de softwares para la creacioacuten de repositorios digitales apoyados en lo que
de preservacioacuten digital garantizan estos softwares y centrados solo en la actividad o el pro-
ceso de almacenamiento Esperariacutea que una panoraacutemica como esta si no rellena los espacios
de conocimiento que dependen de la lectura y el estudio detallado siacute contribuya al diaacutelogo
informado sentildeale algunos caminos a tener en cuenta si se desea profundizar en la materia y
sobre todo sentildeale la existencia de un cuacutemulo enorme de conocimiento establecido que debe
ser considerado
El recorrido bibliograacutefico es una oportunidad ademaacutes para llamar la atencioacuten de los inte-
resados en la historia y la sociologiacutea del conocimiento cientiacutefico y tecnoloacutegico comunidad de
la que tambieacuten formo parte y que podriacutean encontrar en estos proyectos un objeto de estudio
privilegiado entre muchas razones maacutes importantes por la cantidad de informacioacuten que se
conserva y la accesibilidad a la misma
Sobre la produccioacuten escrita y publicada de InterPARESInterPARES posee una produccioacuten escrita inmensamente rica y tambieacuten un trabajo extenso
de diseminacioacuten oral por todo el mundo del conocimiento producido La primera y maacutes
importante referencia para encontrar la gran mayoriacutea de esa informacioacuten es el sitio web de
InterPARES1 Este sitio web muy abundante en cuanto a la informacioacuten que brinda reuacutene
subsitios para cada uno de los proyectos InterPARES que reproducen la misma estructura de
clasificacioacuten de la informacioacuten Adicionalmente en el sitio de InterPARES 1 se incluye tambieacuten
la informacioacuten de su antecedente UBC Project2 El sitio posee una particularidad respecto a la
mayoriacutea de los sitios puacuteblicos de proyectos de investigacioacuten en el mundo sobre la cual de-
seamos llamar la atencioacuten abre al puacuteblico parte de los documentos de trabajo del proyecto
entre ellos sus instrumentos de investigacioacuten y sus informes oficiales es decir el sitio publica
parte de los records o documentos archiviacutesticos de los proyectos ademaacutes de sus resultados de
investigacioacuten editados y publicados en libros revistas memorias de congresos u otros medios
de caraacutecter bibliograacutefico
Cuando se analiza la produccioacuten escrita y publicada de InterPARES se encuentra que
es muy difiacutecil poder establecer los liacutemites de esa produccioacuten que es un cuerpo que posee
bordes difusos Si se realizan buacutesquedas bibliograacuteficas de algunos de sus participantes es
1 httpwwwinterparesorg2 httpwwwinterparesorgUBCProjectindexhtm
211
ARIEN GONZAacuteLEZ CRESPO
Ir al Contenido
posible encontrar publicaciones con fechas coincidentes con las de los proyectos o pos-
teriores donde se menciona o se habla en extenso de InterPARES que sin embargo no
aparecen incluidas en las bibliografiacuteas oficiales de los proyectos En modo inverso tambieacuten
es posible encontrar incluidos dentro de las bibliografiacuteas oficiales otros trabajos donde no
hay mencioacuten directa a InterPARES pero sus trabajos siacute se consideran vinculados de manera
directa Las buacutesquedas bibliograacuteficas devuelven tambieacuten publicaciones por entero dedicadas
al proyecto que solo se sabe que no formaron parte de los mismos porque sus autores
no se encuentran dentro de la lista de participantes en los proyectos En conclusioacuten es
difiacutecil definir con claridad los bordes de la produccioacuten escrita de InterPARES asiacute como lo
es la determinacioacuten de su impacto cientiacutefico Algunas de las causas podriacutean ser el volumen
de investigadores relacionados que se cuentan ya por cientos y el modo en que estos se
relacionaban con el proyecto y su configuracioacuten Es por ello que se adoptoacute en este trabajo
la decisioacuten de incluir solamente aquellos textos expliacutecitamente reconocidos por los propios
proyectos como partes de los mismos suficientes para dar un panorama abundante de las
ideas alrededor de InterPARES
Como es comuacuten existen publicaciones de InterPARES que presentan acceso libre o abier-
to y otras que se distribuyen a traveacutes de influyentes proveedores comerciales de contenido
Pero llama la atencioacuten que en muchos casos cuando artiacuteculos importantes han sido difundidos
en medios de pago otras versiones de estos artiacuteculos anteriores o posteriores o partes de
los mismos se encuentran en acceso abierto en el sitio del proyecto En total la cantidad de
publicaciones que presenta el sitio en acceso abierto es muy considerable y suficiente para
acceder a todo lo producido por InterPARES Se nota una sensibilidad temprana hacia la
buacutesqueda de alternativas para diseminar el conocimiento producido con la menor cantidad
de barreras posibles de manera gratuita objetivo imprescindible si se tiene la intencioacuten de
universalizacioacuten que InterPARES ha promovido Sus estrategias de diseminacioacuten de la informa-
cioacuten pueden haber sido claves para su eacutexito en un mundo dispar tambieacuten en cuanto al acceso
a la informacioacuten y al conocimiento
Esta poliacutetica de apertura que se nota desde el inicio no ha sido obstaacuteculo para que los
resultados de InterPARES hayan circulado y puesto pimienta en las publicaciones principales
de mayor impacto en el ranking internacional de revistas en estas materias Archivaria (Canadaacute)
Archival Science The American Archivist (Estados Unidos) Archives amp Manuscripts (Australia) y Re-
cord Managemt Journal a las que se sumoacute Archivi amp Computer (Italia) como espacio privilegiado
en la publicacioacuten de resultados cientiacuteficos de InterPARES y en los uacuteltimos antildeos The Journal of
InterPARES ALGUNAS REFERENCIAS PARA SU ESTUDIO
212
Ir al Contenido
Contemporary Archival Studies (Estados Unidos) Praacutecticamente todas las revistas importantes
en materia de Archiviacutestica de muchos paiacuteses publicaron resultados de InterPARES Aunque
centrado en una misma materia InterPARES ha producido conocimiento uacutetil para una gran
diversidad de campos de la sociedad y por tanto hay alguna dispersioacuten en cuanto a algunos de
sus resultados fuera de los espacios centrados en las Ciencias de la Informacioacuten
Uno de los impactos maacutes grandes de InterPARES podriacutea buscarse en el campo de la
ensentildeanza de la Archiviacutestica sin embargo fueron extraiacutedas de esta bibliografiacutea las tesis
de maestriacutea y doctorado que se realizaron con la participacioacuten de sus estudiantes como
parte de los equipos de investigacioacuten de InterPARES en varios paiacuteses del mundo pero
sobre todo en Canadaacute y en Estados Unidos Los estudios archiviacutesticos de postgrado de
la Universidad de British Columbia pasaron a estar entre los de mayor reputacioacuten en el
mundo y especialmente en Norteameacuterica recibiendo estudiantes de una gran variedad de
nacionalidades La articulacioacuten entre investigacioacuten ensentildeanza y praacutectica produjo en Inter-
PARES resultados que tambieacuten se expresan en una buena cantidad de textos de caraacutecter
auto-reflexivo es decir de ciencia de la Ciencia Archiviacutestica y de la preservacioacuten digital
que tienen un valor fundamental y expresan el iacutempetu de renovacioacuten y reconstruccioacuten
de estos espacios y la lucha por ensancharlos los que seraacuten notables en la bibliografiacutea
presentada En esta se ven reflejadas las grandes discusiones de cada momento dentro de
la Archiviacutestica que recorren tambieacuten de manera transversal la literatura sobre la preser-
vacioacuten de documentos digitales Entre tales discusiones podriacutean mencionarse el alcance y
contenido de la Archiviacutestica como disciplina su caraacutecter de ciencia y sus relaciones con
la Gestioacuten Documental las discusiones sobre la pertinencia de los Modelos del Ciclo de
Vida y del Record Continuum como maneras de teorizar y estructurar las acciones sobre
los documentos digitales sobre el concepto de documento archiviacutestico (record archival
document) y sus relaciones con otros conceptos como informacioacuten datos contenido
contextualizadas en la necesaria definicioacuten de los objetos de preservacioacuten las particula-
ridades de procesos archiviacutesticos como los de la valoracioacuten la clasificacioacuten la descripcioacuten
como narrativa o metadatos las discusiones acerca de la custodia y la postcustodia la
implementacioacuten del principio de procedencia en ambientes distribuidos altamente com-
plejos y tantos otros Volviendo al inicio todo esta renovacioacuten se desprendioacute de aquella
idea inicial de aplicar a los cuerpos documentales maacutes actuales la metodologiacutea o teacutecnicas
de la Diplomaacutetica y es por ahiacute que proponemos comenzar nuestro recorrido
213
ARIEN GONZAacuteLEZ CRESPO
Ir al Contenido
La Diplomaacutetica Archiviacutestica Contemporaacutenea como punto de partidaA finales de la deacutecada de 1980 unos pocos archivistas en Europa y Ameacuterica del Norte ha-
biacutean coincidido en identificar a la Diplomaacutetica como un cuerpo metodoloacutegico valioso para la
Archiviacutestica contemporaacutenea estando esta uacuteltima en un intenso proceso de apertura hacia la
atencioacuten a documentos administrativos activos y semiactivos en paiacuteses de tradiciones archi-
viacutesticas en las que se habiacutean dedicado exclusivamente a la atencioacuten de documentos inactivos
o histoacutericos La atencioacuten a los documentos activos y semiactivos habiacutea pertenecido en esos
paiacuteses a la rama de la Gestioacuten Documental (Record Management o Recordkeeping dependiendo
tambieacuten de la tradicioacuten)
El primer intento sistematizado de aplicar la diplomaacutetica desde la Archiviacutestica a docu-
mentos administrativos contemporaacuteneos se le reconoce a Paola Carucci con ldquoIl documento
contemporaacuteneordquo (1987) texto dedicado a documentos de la administracioacuten italiana
Duranti desarrolloacute la construccioacuten teoacuterica y metodoloacutegica maacutes completa para aplicar la
Diplomaacutetica a los documentos de las burocracias actuales en su serie de seis artiacuteculos publica-
dos en Archivaria y publicados despueacutes como libro en Diplomaacutetica usos nuevos para una antigua
ciencia (1996) cuya referencia estaacute incluida en este listado con edicioacuten posterior en ingleacutes en
1998 Esta construccioacuten fue preliminar para los proyectos UBC e InterPARES
Luciana Duranti Terry Eastwood y Heather MacNeil tuvieron eacutexito para mediados de la
deacutecada de 1990 en identificar y desarrollar el caraacutecter estrateacutegico de la Diplomaacutetica Archiviacutes-
tica Contemporaacutenea para la Preservacioacuten en el Medio Digital La diplomaacutetica podiacutea ofrecer
un conocimiento acumulado desde la tradicioacuten para poder determinar el caraacutecter auteacutentico
de los documentos Los meacutetodos de la diplomaacutetica traiacutean impliacutecita una teoriacutea de la identidad
y la composicioacuten de los objetos de informacioacuten y de su contexto y una metodologiacutea de coacutemo
era posible con el paso del tiempo emitir apreciaciones sobre los cambios en esa identidad
y composicioacuten De alguna manera la preservacioacuten digital podiacutea redefinirse tambieacuten en teacuter-
minos diplomaacutetico-archiviacutesticos como el mantenimiento en el tiempo de la autenticidad de
los documentos en el medio digital y asiacute ocurrioacute Pero para ello la diplomaacutetica teniacutea que ser
reescrita reelaborada redisentildeada y eso hizo inicialmente Luciana Duranti y eso continuaron
haciendo cada uno de los proyectos InterPARES hasta 2018
Ya sea que se le conceda la calidad de disciplina o se le limite a metodologiacutea de inves-
tigacioacuten dentro de la disciplina Archiviacutestica este cuerpo de conocimiento ha sido la piedra
angular para el desarrollo de alternativas de Preservacioacuten Digital aplicando su metodologiacutea
retrospectivamente sobre documentos digitales ya formados o aplicaacutendola al disentildeo docu-
InterPARES ALGUNAS REFERENCIAS PARA SU ESTUDIO
214
Ir al Contenido
mental digital anterior a la creacioacuten de los documentos para garantizar en parte que estos
puedan ser potencialmente preservables La diplomaacutetica con InterPARES fue extendida al uso
en toda una diversidad de tipologiacuteas documentales e influyoacute en la renovacioacuten de casi todos
los procesos archiviacutesticos la valoracioacuten la descripcioacuten la clasificacioacuten y la difusioacuten de los
documentos archiviacutesticos
Aparecen aquiacute los textos ya claacutesicos sobre la Diplomaacutetica relacionados con los proyectos
InterPARES y artiacuteculos que denotan la renovacioacuten continua de la misma hasta aplicarse muy
recientemente en los ambientes de la nube
Basma Makhlouf Shabou (2015) ldquoDigital Diplomatics and Measurement of Electronic Public
Data Qualities What Lessons Should Be Learnedrdquo Editado por Duranti Luciana Records
Management Journal 25 (1) 56-77
Cohen Frederick (2015) ldquoDigital Diplomatics and Forensics Going Forward on a Global
Basisrdquo Editado por Duranti Luciana Records Management Journal 25 (1) 21-44
Corinne Rogers (2015) ldquoDiplomatics of Born Digital Documents Considering Documen-
tary Form in a Digital Environmentrdquo Editado por Duranti Luciana Records Management
Journal 25 (1) 6-20
Duranti Luciana (1989) ldquoDiplomatics New Uses for an Old Science (Part I)rdquo Archivaria 28 7-27
Duranti Luciana (1989) ldquoDiplomatics New Uses for an Old Science (Part II)rdquo Archivaria 28 4-17
Duranti Luciana (1990) ldquoDiplomatics New Uses for an Old Science (Part III)rdquo Archivaria 30 4-19
Duranti Luciana (1990) ldquoDiplomatics New Uses for an Old Science (Part IV)rdquo Archivaria 31 10-25
Duranti Luciana (1991) ldquoDiplomatics New Uses for an Old Science (Part V)rdquo Archivaria
32 6-24
Duranti Luciana (1991) ldquoDiplomatics New Uses for an Old Science (Part VI)rdquo Archivaria
33 6-24
Duranti Luciana (1996) Diplomaacutetica usos nuevos para una antigua ciencia Carmona SampC
Ediciones
Duranti Luciana (1998) Diplomatics New Uses for an Old Science Lanham Scarecrow Press
Duranti Luciana (2003) ldquoPour une diplomatique des documents eacutelectroniquesrdquo Bibliothegraveque
de lrsquoEacutecole Des Chartes 161 (2) (Nuacutemero especial sobre Exportaciones de la Diplomaacutetica)
603-623
Duranti Luciana (2009) ldquoFrom Digital Diplomatics to Digital Records Forensicsrdquo Archivaria
68 (Fall 2009) 39-66
215
ARIEN GONZAacuteLEZ CRESPO
Ir al Contenido
Duranti Luciana (2010) ldquoDiplomaticsrdquo En Encyclopedia of Library and Information Sciences edi-
tado por Bates Marcia Niles Maack Mary and Drake Miriam 3rd ed 1593-1601 New
York Basel Hong Kong Marcel Dekker
Duranti Luciana (2010) ldquoStructural and Formal Analysis The Contribution of Diplomatics to
Archival Appraisal in the Digital Environmentrdquo En The Future of Archives and Recordkeeping
69-92 Facet
Duranti Luciana (2018) ldquoStructural and Formal Analysis The Contribution of Diplomatics to
Archival Appraisal in the Digital Environmentrdquo The Future of Archives and Recordkeeping
69-92
Jansen Adam (2015) ldquoObject-Oriented Diplomatics Using Archival Diplomatics in Software
Application Development to Support Authenticity of Digital Recordsrdquo Records Manage-
ment Journal 25 (1) 45-55
MacNeil Heather (2004) ldquoContemporary Archival Diplomatics as a Method of Inquiry Les-
sons Learned from Two Research Projectsrdquo Archival Science 4 199-232
MacNeil Heather (2006) ldquoLa Diplomaacutetica Archiviacutestica Contemporaacutenea como meacutetodo de
pesquisa lecciones aprendidas de dos proyectos de investigacioacutenrdquo En Nuevos Meacutetodos
de Investigacioacuten en Archiviacutestica Cartagena 3000 Informaacutetica Concejaliacutea de Cultura 63-98
Underwood Bill (1999) ldquoDiplomatic Analysis of Electronic Military Messagesrdquo Archivi per La
Storia XII (1-2) 121-29
El Proyecto The Preservation of the Integrity of Electronic Records (UBC-MAS Research Project 1994-1997)El Proyecto UBC fue la primera aplicacioacuten de la Diplomaacutetica Archiviacutestica contemporaacutenea a
documentos nacidos digitales en el contexto administrativo Su objeto de estudio se centroacute
solo documentos activos y semiactivos es decir en documentos que son necesitados o re-
queridos auacuten en el contexto del creador para la consecucioacuten de sus actividades o funciones
Destaca de este proyecto la especificacioacuten de que a diferencia de otros proyectos sobre
documentos electroacutenicos y usando para ello la Diplomaacutetica utilizariacutean un enfoque de inves-
tigacioacuten deductivo en lugar de un enfoque inductivo con el objetivo de identificar y definir
cuaacuteles eran los ldquoproductosrdquo y ldquosubproductosrdquo de los sistemas de hardware y software utiliza-
dos y establecer los meacutetodos para preservar (en aquel momento proteger) su autenticidad
Esta fue sin dudas una de las claves del eacutexito del Proyecto UBC que determinariacutea tambieacuten
el futuro de InterPARES Aquiacute se desarrollaron las primeras plantillas para la aplicacioacuten de
InterPARES ALGUNAS REFERENCIAS PARA SU ESTUDIO
216
Ir al Contenido
la diplomaacutetica a estas entidades digitales las que se pueden encontrar en el sitio web del
proyecto y en el Apeacutendice A del libro resultado del proyecto Preservation of the Integrity of
Electronic Records (2002)
Desde aquiacute se definen algunas liacuteneas de trabajo que marcan a InterPARES el trabajo
con la terminologiacutea el uso de plantillas para el anaacutelisis diplomaacutetico de las entidades que se
fueron desarrollando especificando o perfeccionando la modelacioacuten de actividades y entida-
des relacionadas con la preservacioacuten utilizando la metodologiacutea de modelacioacuten de procesos
Integration DEFinition (IDEF) y el establecimiento de reglas de procedimiento o lineamientos
que funcionan como guiacutea para aquellos encargados en la praacutectica del disentildeo o gestioacuten de los
sistemas en los que se crean gestionan o preservan documentos digitales
Entre 1995 y 1996 el equipo de investigacioacuten del Proyecto UBC colaboroacute formalmente
con un equipo de expertos de la United States Department of Defense Records Management
Task Force (DoD-Rm TF) establecida para disentildear la norma que el Departamento de Defensa
de los Estados Unidos utilizariacutea para las aplicaciones para la gestioacuten de documentos digitales
Esta colaboracioacuten influyoacute notablemente en la elaboracioacuten final de la norma Design Criteria
Standard for Electronic Records Management Software Applications DoD 501523 la primera de
su tipo que vio la luz en 1997 La norma DoD 50152 sirvioacute como un importante punto de
referencia para el desarrollo posterior del standard de la United Kingdomrsquos Public Record Office
(PRO) y del Modelo de Requisitos para la Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos de Archivo
(MoReq)4 y en versiones actualizadas se mantiene vigente hasta el momento
El proyecto UBC sin embargo no llegoacute a la contrastacioacuten empiacuterica de su trabajo analiacutetico
deductivo Ello vendriacutea a ocurrir con InterPARES 1 apenas dos antildeos maacutes tarde Se relaciona
a continuacioacuten la bibliografiacutea producida por el Proyecto UBC
Duranti Luciana (1995) ldquoReliability and Authenticity The Concepts and Their Implicationsrdquo
Archivaria 39 5-10
Duranti Luciana y Eastwood Terry (1995) ldquoProtecting Electronic Evidence A Progress Report
on a Research Study and Its Methodologyrdquo Archivi amp Computer V (3) 213-250
Duranti Luciana y MacNeil Heather (1996) ldquoProtecting Electronic Evidence A Third Progress
Report on a Research Study and Its Methodologyrdquo Archivi amp Computer VI (5) 343-404
3 httpwwwinterparesorgdisplay_filecfmdoc=DoD_50152pdf4 httpssysresearchorgmoreq
217
ARIEN GONZAacuteLEZ CRESPO
Ir al Contenido
Duranti Luciana y MacNeil Heather (1996) ldquoThe Protection of the Integrity of Electronic
Records An Overview of the UBC-MAS Research Projectrdquo Archivaria 42 46-67
Duranti Luciana Eastwood Terry y MacNeil Heather (2002) Preservation of the Integrity of
Electronic Records Dordrecht Kluwer
Duranti Luciana MacNeil Heather y Underwood William E (1996) ldquoProtecting Electronic
Evidence A Second Progress Report on a Research Study and Its Methodologyrdquo Archivi
amp Computer VI (1) 37-70
MacNeil Heather (1996) ldquoThe Implications of the UBC Research Results for Archival Des-
cription in General and the Canadian Rules for Archival Description in Particularrdquo Archivi
amp Computer VI (2) 239-246
MacNeil Heather (1997) ldquoProtecting Electronic Evidence A Final Progress Report on a Re-
search Study and Its Methodologyrdquo Archivi amp Computer VII (1) 22-35
Thibodeau Kenneth y Prescott Daryll R (1996) ldquoReengineering Records Management The US
Department of Defense Records Management Task Forcerdquo Archivi amp Computer VI (1) 71-78
Los proyectos The International Research on Permanent Authentic Records in
Electronic Systems InterPARESContinuando con la liacutenea trazada por el Proyecto UBC al estudiar documentos nacidos di-
gitales con caraacutecter activo y semiactivo el proyecto InterPARES 1 emprendioacute el estudio de
documentos nacidos digitales ya inactivos es decir documentos de valor de preservacioacuten
permanente que se encuentran muchas veces ya en manos del preservador a largo plazo y
que no son necesitados en el curso diario de las actividades o funciones de sus creadores
pero son conservados para la historia o por causas legales u operativas
Seis equipos de investigacioacuten nacionales o internacional (Asia Australia Canadaacute Europa Italia
y Norteameacuterica) y un equipo de la industria global involucraron decenas de investigadores de
primer nivel y asistentes de investigacioacuten universidades y empresas globales con una noacutemina
tan voluminosa como impresionante por su calidad El libro de InterPARES 1 sigue baacutesicamente
la misma estructura del disentildeo de la investigacioacuten de cinco taskforces Autenticidad Valoracioacuten
(Appraisal) y Preservacioacuten un marco para el desarrollo de poliacuteticas estrategias y estaacutendares para
la preservacioacuten a largo plazo y el trabajo con la terminologiacutea En los apeacutendices se incluyen otra
vez las plantillas para el anaacutelisis diplomaacutetico los requisitos para evaluar y mantener la autenticidad
de los documentos digitales en el tiempo y un Modelo que articula las funciones la informacioacuten
y los recursos requeridos para preservar documentos digitales auteacutenticos
InterPARES ALGUNAS REFERENCIAS PARA SU ESTUDIO
218
Ir al Contenido
InterPARES 2 se propuso estudiar la preservacioacuten digital de un conjunto de entidades na-
cidas digitales en las que estaba en cuestioacuten su forma fija y su contenido estable documentos
archiviacutesticos interactivos dinaacutemicos y experienciales y esta vez durante todo su ciclo de vida
Obedeciendo a lo que seraacute siempre una marca de los proyectos InterPARES este tambieacuten po-
see una noacutemina de decenas de investigadores incluso procedentes de maacutes paiacuteses profesiones y
sectores de la sociedad organizados en una estructura compleja que aparece reflejada en el libro
resultado de su trabajo y que llegoacute a tener poco maacutes de 800 paacuteginas Se estudiaron documentos
digitales producidos en tres grandes sectores de la sociedad las artes la ciencia y el gobierno
Al emprender por primera vez la investigacioacuten de la preservacioacuten digital de manera inte-
grada durante todo el ciclo de vida aparece aquiacute de manera integrada el Modelo de Cadena de
Preservacioacuten (Chain of Preservation Model) que incluye todas las actividades de la preservacioacuten
digital desde el disentildeo de sus sistemas y los documentos hasta la preservacioacuten a largo plazo
de los mismos El Modelo aparece en su totalidad publicado en el libro resultado de Inter-
PARES 2 y hasta el momento se mantiene como el modelo maacutes detallado y completo para
la preservacioacuten digital En el texto se propone tambieacuten otro modelo el Modelo de Gestioacuten
Documental Orientado a Negocios (Business-driven Recordkeeping Model) desarrollado con el
liderazgo de Hans Hofman desde la perspectiva del modelo teoacuterico del Record Continuum
contraparte teoacuterica del Modelo teoacuterico del Ciclo de Vida subyacente al Modelo de Cadena de
Preservacioacuten Los dos Modelos constituyen herramientas muy valiosas para la implementacioacuten
de los sistemas de preservacioacuten a todos los niveles de organizacioacuten
Ya con InterPARES 2 se llegoacute a acumular un volumen significativo de conceptos princi-
pios y meacutetodos fundamentales sobre la preservacioacuten digital aplicables a muchos sectores de
la sociedad y con cierta generalidad o universalidad pero tambieacuten se llegoacute a reconocer que
las soluciones para los problemas de la preservacioacuten digital eran muchas veces especiacuteficas
dependientes de un conjunto no pequentildeo de factores InterPARES 3 se propuso entonces la
creacioacuten de planes de accioacuten concretos para conjuntos documentales especiacuteficos para co-
nocer como el conocimiento producido podiacutea ser aplicado en organizaciones de talla media
y pequentildea con limitados recursos los factores que determinan el tipo de implementacioacuten
necesaria para cada cuerpo de documentos en cada contexto y cuaacuteles son las habilidades y
conocimientos necesarios en los profesionales encargados de tales funciones Aquiacute cambia
notablemente el disentildeo general de la investigacioacuten que se sobrecarga como es de entender
sobre casos de estudio y un conjunto de estudios generales InterPARES 3 es el uacutenico proyec-
to del cuaacutel no se publicoacute un libro uacutenico que integrara de alguacuten modo sus resultados
219
ARIEN GONZAacuteLEZ CRESPO
Ir al Contenido
Y llegamos entonces a la preservacioacuten de documentos en Internet o en la nube ITrust
regresa con un disentildeo investigativo estructurado en dominios infraestructura seguridad
control acceso y asuntos legales y liacuteneas transversales cruzadas a estos dominios termi-
nologiacutea recursos educacioacuten poliacuteticas y asuntos sociales Ante la proliferacioacuten de alter-
nativas de muacuteltiple caraacutecter para los procesos de la informacioacuten digital en los diversos
tipos de nubes existentes InterPARES se pregunta sobre todo cuaacuteles son los elementos
relacionados con la confibilidad de los documentos digitales en estos espacios El texto
de ITrust publicado en 2019 recoge un conjunto de artiacuteculos en los que se resumen una
parte importante de los resultados de esa investigacioacuten que como en el resto de los
casos tambieacuten posee sus instrumentos e informes libres en la web del proyecto Entre
todos los resultados de ITrust noacutetese particularmente la evolucioacuten de la modelacioacuten y
del establecimiento de requisitos para la preservacioacuten con Preservation as a Service for
Trust (PaaST) requisitos funcionales y de datos para la preservacioacuten digital esta vez con
alcance para todo tipo de documentos no solo archiviacutesticos PaaST estaacute dirigido maacutes allaacute
de lo conceptual a la implementacioacuten y al desarrollo de sistemas En conclusioacuten en solo
tres libros es posible encontrar un cuacutemulo enorme concentrado de conocimiento sobre
preservacioacuten digital y Archiviacutestica difiacutecilmente equiparable Se puede afirmar sin temor a
equivocarnos que InterPARES es el proyecto maacutes productivo y comprehensivo que haya
existido en este campo y sus libros son una buena expresioacuten que hace justicia a toda esa
produccioacuten
Libros producidos como resultado de las investigaciones de InterPARESDuranti Luciana (Ed) (2005) La conservacioacuten a largo plazo de documentos electroacutenicos auteacutenticos
hallazgos del Proyecto InterPARES Traduccioacuten de Alejandro Delgado Tendencias (Cartage-
na) Ayuntamiento de Cartagena
Duranti Luciana (Ed) (2005) The Long-Term Preservation of Authentic Electronic Records The Fin-
dings of the InterPARES Project Archilab Collana SaggisticaStrumenti San Miniato Archilab
Duranti Luciana y Preston Randy (Eds) (2008) International Research on Permanent Authentic
Records in Electronic Systems (InterPARES) 2 Experiential Interactive and Dynamic Records
Padova Associazione Nazionale Archivistica Italiana
Duranti Luciana y Rogers Corinne (Eds) (2019) Trusting Records in the Cloud Facet Books for
Archivists and Records Managers American Library Association
InterPARES ALGUNAS REFERENCIAS PARA SU ESTUDIO
220
Ir al Contenido
Otros libros relacionados de manera fundamental con la produccioacuten de InterPARESAnderson Karen Becker Becker Irmgard Christa y Duranti Luciana (Eds) (2018) Born Digital
in the Cloud Challenges and Solutions Contributions to the 21 Archival Science Colloquium
International Symposium of InterPARES Trust Veroumlffentlichungen Der Archivschule Marburg
Hochschule Fuumlr Archivwissenschaft Archivschule Marburg
Boudrez Filip Dekeyser Hannelore y Dumortier Jos (2005) ldquoDigital Archiving The New Cha-
llenge Legal and Archival Issuesrdquo IRIS 2005 75-81
Craig Barbara (2005) Archival Appraisal Theory and Practice De Gruyter
Guercio Maria (2010) Archivistica informatica I documenti in ambiente digitale Beni Culturali
Carocci
Iacovino Livia (2006) Recordkeeping Ethics and Law Regulatory Models Participant Relationships and
Rights and Responsibilities in the Online World The Archivistrsquos Library Springer Netherlands
Lemieux Victoria L (2016) Building Trust in Information Perspectives on the Frontiers of Provenan-
ce Springer Proceedings in Business and Economics Springer International Publishing
MacNeil Heather (2000) Trusting Records Legal Historical and Diplomatic Perspectives The Ar-
chivistrsquos Library Springer Netherlands
McLeod Julie y Hare Catherine (Eds) (2005) Managing Electronic Records Facet
Moss Michael y Endicott-Popovsky Barbara (2015) Is Digital Different How Information
Creation Capture Preservation and Discovery Are Being Transformed American Library
Association
Artiacuteculos y partes de libros producidos como resultado de InterPARESA partir de aquiacute se presentaraacuten otras publicaciones de InterPARES organizadas en algunos
de sus temas fundamentales
Artiacuteculos generales sobre los proyectos InterPARESDuranti Luciana (1999) ldquoLa conservazione a lungo termine dei documenti elettronici auten-
tici il Progetto InterPARESrdquo Archivi per La Storia 1-2
Duranti Luciana (2005) ldquoThe Long-Term Preservation of Accurate and Authentic Digital Data
The InterPARES Projectrdquo Data Science Journal 4 (octubre) 106-118
Duranti Luciana (2007) ldquoAn Overview of InterPARES 3 (2007-2012)rdquo Archives amp Social Studies
A Journal of Interdisciplinary Research 1 (1) 577-603
221
ARIEN GONZAacuteLEZ CRESPO
Ir al Contenido
Duranti Luciana (2007) ldquoThe InterPARES 2 Project (2002-2007) An Overviewrdquo Archivaria
64 (Fall) 113-121
Duranti Luciana (2014) ldquoThe Long-Term Preservation of the Dynamic and Interactive Re-
cords of the Arts Sciences and E-Government InterPARES 2rdquo Document Numeacuterique 8
(1) 1-14
Duranti Luciana y Thibodeau Kenneth (2001) ldquoThe InterPARES International Research Pro-
jectrdquo Information Management 35 (1) 44
US-InterPARES Project (2007) InterPARES Interpreted A Guide to Findings on the Creation and
Preservation of Authentic Electronic Records US-InterPARES
La Archiviacutestica y el archivista como profesionalCasellas Serra Lluiacutes-Esteve (2015) ldquoTransparegravencia en lrsquoadministracioacute puacuteblica quegrave hi aportem
els arxiversrdquo Lligal Nuacutem 38 64-93
Craig Barbara Lazenby (2011) ldquoThe Past May Be the Prologue Historyrsquos Place in the Future
of the Information Professionsrdquo Libraries amp the Cultural Record 46 (2) 206-219
Duranti Luciana (1997) ldquoArchival Sciencerdquo En Encyclopedia of Library and Information Science
editado por Kent Allen 3-5 New York Marcel Dekker
Duranti Luciana (2000) ldquoMeeting the Challenge of Contemporary Records Does It Requiere
a Role Change for the Archivistrdquo The American Archivist 63 (1) 7-14
Duranti Luciana (2001) ldquoThe Impact of Digital Technology on Archival Sciencerdquo Archival Scien-
ce 1 (1) 39-55
Duranti Luciana (2007) ldquoContinuity and Transformation in the Role of the Archivist The
Findings of the InterPARES Projectrdquo Journal of the Japan Society for Archival Science 3
(6) 27-41
Duranti Luciana (2013) ldquoArchival Science in the Cloud Environment Continuity or Transfor-
mationrdquo Atlanti 23 (diciembre) 45-52
Force Donald C (2010) ldquoFrom Peruvian Guano to Electronic Records Canadian E-Discovery
and Records Professionalsrdquo Archivaria 69 49-75
Guercio Maria (2006) ldquoCertezza documentaria e memoria digitale una riflessione sul futuro
della funzione archivisticardquo Archivi amp Computer 16 (1) 5-23
Johare Rusnah y Noorman Masrek Mohamad (2011) ldquoMalaysian Archival Heritage at Risk
A Survey of Archivistsrsquo Knowledge and Skills in Managing Electronic Recordsrdquo Library
Review 60 (8) 685-711
InterPARES ALGUNAS REFERENCIAS PARA SU ESTUDIO
222
Ir al Contenido
Lauriault Tracey P Craig D R Barbara L Fraser Taylor y Pulsifer Peter L (2007) ldquoTodayrsquos
Data Are Part of Tomorrowrsquos Research Archival Issues in the Sciencesrdquo Archivaria 64
(1) 123-179
Lee Christopher A y Tibbo Helen (2011) ldquoWherersquos the Archivist in Digital Curation Explo-
ring the Possibilities Through a Matrix of Knowledge and Skillsrdquo Archivaria 72 123-168
La Gestioacuten Documental ElectroacutenicaAn Xiaomi Zhang Ning Ye Han y Du Yanan (2008) ldquoLearn from Foreign Electronic Record
Management Systemrdquo Archival Science Bulletin 02
Cohen Fred Leverich Mel Whyte Meghan Sengsavang Eng y Grant Hurley (2016) ldquoLimited
Consensus around ARM Information Protection Practicesrdquo Journal of the South African
Society of Archivists 49 1-15
Duranti Luciana (1999) ldquoConcepts and Principles for the Management of Electronic Records or
Records Management Theory Is Archival Diplomaticsrdquo Records Management Journal 9 (3)
Duranti Luciana (1999) ldquoDrsquoaquiacute a lrsquoeternitat conceptes i principis de la gestioacute de documents
electrogravenicsrdquo Lligal Nuacutem 14 113-131
Duranti Luciana (2001) ldquoConcepts Principles and Methods for the Management of Electronic
Recordsrdquo The Information Society 17 (4) 271-279
Guercio Maria (2002) ldquoPrinciples Methods and Instruments for the Creation Preservation
and Use of Archival Records in the Digital Environmentrdquo The American Archivist 64 (2)
238-269
Guercio Maria (2003) ldquoPer un linguaggio comune il ruolo del content management per lo
sviluppo di sistemi documentarirdquo Archivi amp Computer 13 (1-2) 84-98
Kuumllcuuml Oumlzgur y Ccedilakmak Tolga (2010) ldquoEvaluation of the ERM Application in Turkey within the
Framework of InterPARES Projectrdquo International Journal of Information Management 30
(3) 199-211
Kuumllcuuml Oumlzguumlr y Uzun Kuumllcuuml Hande (2009) ldquoThe Records Management Capacity Assessment
System (RMCAS) as a Tool for Program Development at the Turkish Red Crescent So-
cietyrdquo International Journal of Information Management 29 (6) 483-487
Kuumllcuuml Oumlzguumlr y Uzun Kuumllcuuml Hande (2010) ldquoContextual Analysis of the E-Records Manage-
ment Requirements of Turkish Red Crescent Societyrdquo Electronic Library 28 (2) 314-333
Liu Yuenan (2009) ldquoIntegration of the Road China Electronic Record Management Fra-
mework and Mechanismrdquo Archival Science Bulletin 05
223
ARIEN GONZAacuteLEZ CRESPO
Ir al Contenido
Liu Yuenan y An Xiaomi (2009) ldquoTowards Integration The System amp Mechanisms of Electronic
Records Management in Chinardquo Records Management Association of Australasia Quarterly
25 (4) 34-38
Ngoepe Mpho (2017) ldquoArchival Orthodoxy of Post-Custodial Realities for Digital Records
in South Africardquo Archives and Manuscripts 45 (1) 31-44
Thibodeau Kenneth 2004 ldquoNARArsquos Electronic Records Archives Program NARA and Legal
Informationrdquo Law Library Journal 96 (4) 633-642
Trace Ciaran B (2002) ldquoWhat Is Recorded Is Never Simply lsquoWhat Happenedrsquo Record Kee-
ping in Modern Organizational Culturerdquo Archival Science 2 (1-2) 137-159
Wang Jian (2009) ldquoInternational Perspective National Strategies and Regional Cooperation
of Electronic Record Managementrdquo China Archives 8
Xie Sherry L 2012 ldquoDigital Records Management The Lacking Foundation for Continuing
Accessibilityrdquo Online Information Review 36 (2) 299-306
Zhang Ning (2008) ldquoSurvey of Electronic Record Management and Thinkingrdquo Archival Science
Bulletin 06
La investigacioacuten en la Archiviacutestica contemporaacuteneaDuranti Luciana y Foscarini Fiorella (2010) ldquoThe Impact of the Organizational Culture of
Test-Beds on the Action Research Case Study Processrdquo Archivi V (1) 7-20
Evans Joanne y Rouche Nadav (2004) ldquoUtilizing Systems Development Methods in Archi-
val Systems Research Building a Metadata Schema Registryrdquo Archival Science 4 (3-4)
315-334
Gilliland-Swetland Anne J (2004) ldquoBuilding the Research Front in Archival Studiesrdquo Shangxi
Archives 3 12-16
Gilliland-Swetland Anne J y Mckemmish Sue (2004) ldquoBuilding an Infrastructure for Archival
Researchrdquo Archival Science 4 (3) 149-197
Iacovino Livia (2004) ldquoMulti-Method Interdisciplinary Research in Archival Science The Case
of Recordkeeping Ethics and Lawrdquo Archival Science 4 (3-4) 267-286
Katuu Shadrack (2006) ldquoInterdisciplinary Investigation of the Authenticity and Long-Term
Preservation of Electronic Recordsrdquo South African Journal of Information Management
8(2) 1-12
McKemmish Sue (2000) ldquoCollaborative Research Models A Review of Australian Initiativesrdquo
The American Archivist 63 (2) 353-367
InterPARES ALGUNAS REFERENCIAS PARA SU ESTUDIO
224
Ir al Contenido
La ensentildeanza de la ArchiviacutesticaDuranti Luciana (2000) ldquoThe Society of American Archivists and Graduate Archival Education
A Sneak Preview of Future Directionsrdquo The American Archivist 63 (2) 237-242
Duranti Luciana (2007) ldquoModels of Archival Education Four Two One or a Thousandrdquo Archi-
ves amp Social Studies A Journal of Interdisciplinary Research 1 (0) 1-21
Duranti Luciana (2008) ldquoRiflessioni sulla formazione archivistica in Nord Americardquo Archivi amp
Computer Nuacutem 2-3 65-73
Eastwood Terry (2006) ldquoBuilding Archival Knowledge and Skills in the Digital Agerdquo Archival
Science 6 (2) 163-170
Katuu Shadrack (2015) ldquoThe Development of Archives and Records Management Education
and Training in Africa Challenges and Opportunitiesrdquo Archives and Manuscripts 43 (2)
96-119
Autenticidad documento archiviacutestico y otros conceptos clave para In-terPARESBorglund E (2015) ldquoWhat About Trust in the Cloud Archivistsrsquo Views on Trust La question
de la confiance dans le nuage le point de vue des archivistes sur la questionrdquo Canadian
Journal of Information and Library Science 39 (2) 114-127
Borglund E y Tove (2014) ldquoOpen Data Data Information Document or Recordrdquo Editado
por Thurston Anne Records Management Journal 24 (2) 163-180
Briguglio L Salza S Guercio M (2013) ldquoPreserving Authenticity Evidence to Assess Prove-
nance and Integrity of Digital Resourcesrdquo Lecture Notes in Computer Science 7990
Cloonan Michegravele Valerie y Sanett Shelby (2005) ldquoThe Preservation of Digital Contentrdquo Libra-
ries and the Academy 5 (2) 213-237
Dekeyser Hannelore y Dumortier Jos (2008) ldquoSpeaking of Recordrsquos Preservation Avoinding
Terminological Confusion Between the Archival and Legal Communityrdquo Archivi amp Com-
puter Nuacutem 2-3 136-152
Duranti Luciana (2003) ldquoMore than Information Other than Knowledge The Nature of Ar-
chives in the Digital Erardquo Cadernos BAD 2 (2003) 6-16
Duranti Luciana (2006) ldquoLa cuestioacuten fundamental iquestEn queacute entidades digitales se concreta la
memoria del futurordquo Archivi amp Computer 16 (1) 24-31
Duranti Luciana (2006) ldquoLa questione fondamentale in quali entitagrave digitali si concreta la me-
moria del futurordquo Archivi amp Computer 16 (1) 24-31
225
ARIEN GONZAacuteLEZ CRESPO
Ir al Contenido
Duranti Luciana y Thibodeau Kenneth (2006) ldquoEl concepto de documento en entornos ente-
ractivos experienciales y dinaacutemicos la visioacuten de InterPARESrdquo Archival Science 6 (1) 13-68
Duranti Luciana y Thibodeau Kenneth (2006) ldquoThe Concept of Record in Interactive Expe-
riential and Dynamic Environments The View of InterPARESrdquo Archival Science 6 (1) 13-68
Foscarini Fiorella (2010) ldquoUnderstanding the Context of Records Creation and Use lsquoHardrsquo
versus lsquoSoftrsquo Approaches to Records Managementrdquo Archival Science 10 (4) 389-407
Gilliland-Swetland Anne J (2002) ldquoTesting Our Truths Delineating the Parameters of the
Authentic Archival Electronic Recordrdquo The American Archivist 65 (2) 196-215
Grossi Moacutenica (2002) ldquoIntroduzione lrsquoAuthenticity Task Force Report del Progetto InterPA-
RES Sintesi e traduzione a cura di Monica Grossirdquo Archivi amp Computer 12 (2) 8-32
Guercio Maria (2011) ldquoCustodia Archivistica Ubiquitagrave Digitalerdquo Archivi amp Computer 21 (2) 92-103
MacNeil Heather (2002) ldquoProviding Grounds for Trust II The Findings of the Authenticity Task
Force of InterPARESrdquo Archivaria 54 (1) 24-58
MacNeil Heather y Mak Bonnie (2007) ldquoConstructions of Authenticityrdquo Library Trends 56
(1) 26-52
Meehan Jennifer (2006) ldquoTowards an Archival Concept of Evidencerdquo Archivaria 61 (1) 127-
146
Park Eun G (2001) ldquoUnderstanding lsquoAuthenticityrsquo in Records and Information Management
Analyzing Practitioner Constructsrdquo The American Archivist 64 (2) 270-291
Park Eun G (2005) ldquoUnderstanding lsquoAuthenticityrsquo in Records Management A Survey of Practi-
tioners and Usersrdquo Journal of Korean Society of Archives and Records Management 3 (1) 43-68
Rogers Corinne (2015) ldquoAuthenticity of Digital Records A Survey of Professional Practice
Lrsquoauthenticiteacute des documents numeacuteriques un survol des pratiques professionnellesrdquo
Canadian Journal of Information and Library Science 39 (2) 97-113
Rogers Corinne (2016) ldquoA Literature Review of Authenticity of Records in Digital Systems
From lsquoMachine-Readablersquo to Records in the Cloudrdquo Acervo - Revista Do Arquivo Nacional
29 (2) 16-44
Sanett Shelby y Park Eun (2000) ldquoAuthenticity as a Requirement of Preserving Digital Data
and Recordsrdquo IASSIST Quarterly 24 (1) 15-18
Todd Malcolm (2006) ldquoPower Identity Integrity Authenticity and the Archives A Comparative
Study of the Application of Archival Methodologies to Contemporary Privacyrdquo Archivaria
61 181-214
Yeo Geoffrey (2013) ldquoTrust and Context in Cyberspacerdquo Archives and Records 34 (2) 214-234
InterPARES ALGUNAS REFERENCIAS PARA SU ESTUDIO
226
Ir al Contenido
La construccioacuten de una teoriacutea de la Preservacioacuten DigitalDuranti Luciana (2005) ldquoRumo a uma teoria arquiviacutestica de Preservaccedilatildeo Digital as descober-
tas conceituais do Projeto InterPARESrdquo Arquivo amp Administraccedilatildeo 4 (1) 5-18
Duranti Luciana (2006) ldquoUn quadro teorico per le politiche le strategie e gli standards di
conservazione digitale la prospettiva concettuale di InterPARESrdquo Bibliotime 9 (1)
Duranti Luciana (2006) ldquoVerso una teoria archivistica di conservazione sigitale i risultati
concettuali del Progetto InterPARESrdquo Archivi 1 (1) 75-97
Hofman Hans (2002) ldquoA Global Issue Preservation of Digital Objectsrdquo Records Management
Journal of Korea 2 (2) 149-172
Hofman Hans (2004) ldquoCan Bits and Bytes Be Authentic Preserving the Authenticity of Digital
Objectsrdquo Archivi amp Computer 14 (3) 85-98
Macneil Heather (2000) ldquoProviding Grounds for Trust Developing Conceptual Requirements
for the Long-Term Preservation of Authentic Electronic Recordsrdquo Archivaria 50 (1) 52-78
Moore Reagan W (2008) ldquoTowards a Theory of Digital Preservationrdquo The International Journal
of Digital Curation 1 (3) 63-75
Su-Shing Chen (2001) ldquoThe Paradox of Digital Preservationrdquo Computer 34 (3) 24-28
Los procesos de la Archiviacutestica y la Gestioacuten DocumentalCasellas Serra Lluiacutes-Esteve (2015) ldquoFunciones y valores en la evaluacioacuten de documentos mu-
nicipales iquestDel discurso al meacutetodo o del meacutetodo a la metodologiacuteardquo Comma 1-2 153-166
Craig Barbara Lazenby (2001) ldquoThe Archivist as Planner and Poet Thoughts on the Larger
Issues of Appraisal for Acquisitionrdquo Archivaria 52 175-183
Duranti Luciana (2003) ldquoAutenticidad y valoracioacuten la teoriacutea de la valoracioacuten enfrentada a
los documentos electroacutenicosrdquo Tabula Revista de Archivos de Castilla y Leoacuten Nuacutem 6 13-22
Duranti Luciana (2010) ldquoThe Long-Term Preservation of the Digital Heritage A Case Study
of Universities Institutional Repositoriesrdquo JLISIt 1 (1) 157-168
Eastwood Terry (2000) ldquoThe Search for Criteria and Methods for Selection of Authentic
Electronic Recordsrdquo Document Numeacuterique 4 (3-4) 277-299
Eastwood Terry (2004) ldquoAppraising Digital Records for Long-Term Preservationrdquo Data Scien-
ce Journal 3 (diciembre) 202-208
Evans Joanne Mckemmish Sue y Bhoday Karuna (2005) ldquoCreate Once Use Many Times
The Clever Use of Recordkeeping Metadata for Multiple Archival Purposesrdquo Archival
Science 5 (1) 17-42
227
ARIEN GONZAacuteLEZ CRESPO
Ir al Contenido
Franks Patricia C (2015) ldquoNew Technologies New Challenges Records Retention and Dispo-
sition in a Cloud Environment Nouvelles technologies nouveaux deacutefis conservation et
deacuteclassement des documents dans un environnement de nuage informatiquerdquo Canadian
Journal of Information and Library Science 39 (2) 191-209
Gilliland-Swetland Anne J (2001) ldquoThe Potential of Markup Languages to Support Descriptive
Access to Electronic Records The EAD Standardrdquo Archivi amp Computer 11 (2) 110-121
Gilliland-Swetland Anne J Rouche Nadav Lindberg Lori Evans Joanne (2005) ldquoTowards a
21st Century Metadata Infrastructure Supporting the Creation Preservation and Use of
Trustworthy Records Developing the InterPARES 2 Metadata Schema Registryrdquo Archival
Science 5 (1) 43-78
John McDonald y Leacuteveilleacute Valerie (2014) ldquoWhither the Retention Schedule in the Era of Big Data
and Open Datardquo Editado por Thurston Anne Records Management Journal 24 (2) 99-121
Macneil Heather (2005) ldquoPicking Our Text Archival Description Authenticity and the Archi-
vist as Editorrdquo The American Archivist 68 (2) 264-278
Marini Francesca (2006) ldquoTrusted Digital Repositories Overview and Key Issuesrdquo Archivi amp
Computer 16 (1) 76-94
Michetti Giovanni (2008) ldquoIl modello OAISrdquo Digitalia 3 (1) 32-49
Mohammed N Alhadidi D Fung B M y Debbabi M (2014) ldquoSecure Two-Party Differentially
Private Data Release for Vertically Partitioned Datardquo IEEE Transactions on Dependable and
Secure Computing 11 (01) 59-71
Moore Reagan W (2006) ldquoBuilding Preservation Environments with Data Grid Technologyrdquo
American Archivist 69 (1) 139-158
Shadrack Katuu (2015) ldquoUser Studies and User Education Programmes in Archival Institu-
tionsrdquo Aslib Journal of Information Management 67 (4) 442-457
Suderman Jim (2004) ldquoAn Accountability Framework for Archival Appraisalrdquo ESARBICA Jour-
nal 23 51-61
Thibodeau Kenneth (2000) ldquoRupture ou continuite lrsquoevaluation des archives au seuil de
lrsquoepoque numeriquerdquo Archives 31 (3) 61-72
Estrategias para la preservacioacuten de documentos digitalesBlanchette Jean-Franccedilois (2006) ldquoLe dilemme de la signature numeriquerdquo Annales Des Teacuteleacute-
communications 61 (7-8) 908-923
Boudrez Filip (2007) ldquoDigital Signatures and Electronic Recordsrdquo Archival Science 7 (June) 179-193
InterPARES ALGUNAS REFERENCIAS PARA SU ESTUDIO
228
Ir al Contenido
Caravaca Maria Mata y Monte Matteo (2015) ldquoThe Role of Policy for Documentary Systemsrdquo
JLISIt 6 (2) 34-76
Cloonan Michegravele Valerie y Sanett Shelby (2000) ldquoComparing Preservation Strategies and
Practices for Electronic Recordsrdquo New Review of Academic Librarianship 6 (1) 205-216
Cloonan Michegravele Valerie y Sanett Shelby (2002) ldquoPreservation Strategies for Electronic Re-
cords Where We Are Now Obliquity and Squintrdquo The American Archivist 65 (1) 70-106
Lemieux Victoria L (2016) ldquoTrusting Records Is Blockchain Technology the Answerrdquo Records
Management Journal 26 (2) 110-139
Moore Reagan W y Marciano Richard (2005) ldquoPrototype Preservation Environmentsrdquo Library
Trends 54 (1) 144-162
Sanett Shelby (2002) ldquoToward Developing a Framework of Cost Elements for Preserving Au-
thentic Electronic Records into Perpetuityrdquo College and Research Libraries 63 (5) 388-404
Xie Sherry (2008) ldquoA Foundation for Developing Digital Preservation Policy The InterPARES
Policy Frameworkrdquo Technology of Library and Information 3 (1) 1-12
Estaacutendares para la gestioacuten de documentos digitales Hofman Hans (2005) ldquoStandardisation in Records Managementrdquo Archivi amp Computer 15 (1)
83-90
Oliver Gillian (2014) ldquoInternational Records Management Standards The Challenges of Achie-
ving Consensusrdquo Records Management Journal 24 (March)
Park Eun G y Oh Sam (2012) ldquoExamining Attributes of Open Standard File Formats for Long-
Term Preservation and Open Accessrdquo Information Technology and Libraries 31 (4) 44-65
Yi Qian (2009) ldquoChinarsquos Electronic Record Management Standard Status Quo and Implemen-
tation Strategyrdquo Archival Science Bulletin 06
Casos de estudios para la gestioacuten y preservacioacuten de documentos digitalesAlfier Alessandro (2015) ldquoE-Health Spread and the Consequences for Digital Archives from
the Standpoint of a Custodianrdquo JLISIt 6 (3) 121-152
Berkman Paul Arthur Morgan III George J Moore Reagan y Hamidzadeh Babak (2006) ldquoAu-
tomated Granularity to Integrate Digital Information The lsquoAntarctic Treaty Searchable
Databasersquo Case Studyrdquo Data Science Journal 5 (junio) 84-99
Berkman Paul Arthur Morgan III George J Moore Reagan y Hamidzadeh Babak (2006)
ldquoGranularidad Automatizada Para Integrar Informacioacuten Digital El Estudio de Caso de
229
ARIEN GONZAacuteLEZ CRESPO
Ir al Contenido
La Antarctic Treaty Searchable Databaserdquo Traduccioacuten de Alejandro Delgado Data Science
Journal 5 84-99
Burgi Pierre-Yves Blumer Eliane y Makhlouf-Shabou Basma (2017) ldquoResearch Data Ma-
nagement in Switzerland National Efforts to Guarantee the Sustainability of Research
Outputsrdquo IFLA Journal 43 (1) 5-21
Bushey Jessica (2008) ldquoHe Shoots He Stores New Photographic Practice in the Digital Agerdquo
Archivaria 65 125-149
Dingwall Glenn Marciano Richard Moore Reagan y McLellan Evelyn Peters (2007) ldquoFrom
Data to Records Preserving the Geographic Information System of the City of Vancou-
verrdquo Archivaria 64 (1) 181-198
Duranti Luciana y Roeder John (2005) ldquoLa conservacioacuten a largo plazo de las composiciones
digitales interactivas la investigacioacuten de InterPARES 2rdquo Archivi amp Computer 15 (3) 45-62
Duranti Luciana y Roeder John (2005) ldquoLa conservazione a lungo termine dellrsquoautenticitaacute di com-
posizioni digitali interattive la ricerca di InterPARES 2rdquo Archivi amp Computer 15 (3) 35-42
Engvall Tove (2017) ldquoFear Greed and Lack of Trust in Online Financial Traderdquo Journal of Admi-
nistrative Sciences and Technology 2017 1-10
Engvall Tove (2018) ldquoIn-Equalities Regulation Ethics amp Records Reflections from a Case in
Online Traderdquo Archives of Business Research 6 (8) 135-147
Ghasemzadeh Moein C M Benjamin Fung Rui Chen Awasthi Anjali (2014) ldquoAnonymizing
Trajectory Data for Passenger Flow Analysisrdquo Transportation Research Part C Emerging
Technologies 39 63-79
Grandi Massimiliano (2011) ldquoGuidelines and Recommendations for E-Mail Records Manage-
ment and Long-Term Preservationrdquo Archivi amp Computer 21 (1) 55-121
Horng-Jyh P Wu (2009) ldquoTowards the Preservation of Web Records A Case Study of the
Capture Arrangement and Description of a Professional Seminar E-Learning Spacerdquo
Archivi IV (1) 65-93
Iacovino Livia (2004) ldquoThe Patient-Therapist Relationship Reliable and Authentic Mental Health
Records in a Shared Electronic Environmentrdquo Psychiatry Psychology and Law 11 (1) 63-72
Iacovino Livia y Reed Barbara (2008) ldquoRecordkeeping Research Tools in a Multi-Disciplinary
Context for Cross-Jurisdictional Health Records Systemsrdquo Archival Science 8 (1) 37-68
Kalusopa Trywell (2016) ldquoExtent of the Integration of Information Communication and Te-
chnology (ICT) Systems in the Management of Records in Labour Organisations in
Botswanardquo Journal of the South African Society of Archivists 49 102-115
InterPARES ALGUNAS REFERENCIAS PARA SU ESTUDIO
230
Ir al Contenido
Kuumllcuuml Oumlzguumlr (2014) ldquoEvaluation of Information Systems and Records Management Practices
of 22 State Universities of Turkey in the Framework of International InterPARES Project
Supported by TUumlBİTAKrdquo 9
Lee Brent (2000) ldquoIssues Surrounding the Preservation of Digital Music Documentsrdquo Archi-
varia 50 (1) 193-204
Luckow Randal y Turner James M (2008) ldquoAll Singing All Talking All Digital Media Windows
and Archiving Practice in the Motion Picture Studiosrdquo Archivaria 65 165-186
Makhlouf Shabou Basma y Echernier Lydie (2017) ldquoLa gouvernance du cycle de vie des
donneacutees de la recherche en Suisse transfert et peacuterennisationrdquo La Gazette Des Archives
246 89-100
Marini Francesca (2008) ldquoPerforming Arts Archives Dynamic Entities Complementing and
Supporting Scholarship and Creativityrdquo Theatre History Studies 28 27-35
Roeder John (2008) ldquoArt and Digital Records Paradoxes and Problems of Preservationrdquo
Archivaria 65 151-163
Tove Engvall (2019) ldquoSituating Trust Challenges of Online Traderdquo Records Management Journal
29 (12) 272-286
Turner James M y Goodrum Abby A (2012) ldquoModeling Videos as Worksrdquo Works as Entities
for Information Retrieval 27-38
Gobierno electroacutenicoCasellas Serra Lluiacutes-Esteve (2014) ldquoThe Mapping Selecting and Opening of Data The Records
Management Contribution to the Open Data Project in Girona City Councilrdquo Editado
por Thurston Anne Records Management Journal 24 (2) 87-98
Casellas Serra Lluiacutes-Esteve (2015) ldquoTransparegravencia en lrsquoadministracioacute puacuteblica quegrave hi aportem
els arxiversrdquo Lligal Nuacutem 38 64-93
Chaterera Forget (2016) ldquoManaging Public Records in Zimbabwe The Road to Good Gover-
nance Accountability Transparency and Effective Service Deliveryrdquo Journal of the South
African Society of Archivists 49 116-136
Chen Hsuanwei Franks Patricia y Evans Lois (2016) ldquoExploring Government Uses of Social Media
through Twitter Sentiment Analysisrdquo Journal of Digital Information Management 14 290-301
Elsebah Maseh y Katuu Shadrack (2017) ldquoThe Kenyan Judiciaryrsquos Open Government Initiative
Prospects and Challengesrdquo Journal of Science and Technology Policy Management 8 (1) 76-94
Enns Lois (2011) ldquoE-Government at the City of Surreyrdquo Archivi amp Computer 21 (2) 80-91
231
ARIEN GONZAacuteLEZ CRESPO
Ir al Contenido
Evans Lois Franks Patricia y Chen Hsuanwei Michelle (2018) ldquoVoices in the Cloud Social
Media and Trust in Canadian and US Local Governmentsrdquo Records Management Journal
28 (1) 18-46
Hurley Grant (2017) ldquoYour Comments Here Contextualizing Technologies Seeking Re-
cords and Supporting Transparency for Citizen Engagementrdquo Tidsskriftet Arkiv 8 (1)
1-25
Katuu Shadrack (2015) ldquoManaging Records in South Africarsquos Public Sector A Review of Lite-
raturerdquo Journal of the South African Society of Archivists 48 1-13
Kuumllcuuml Oumlzguumlr (2009) ldquoEvolution of E-Records Management Practices in e-Government A
Turkish Perspectiverdquo Electronic Library 27 (6) 999-1009
Leacuteveilleacute Valerie y Timms Katherine (2015) ldquoThrough a Records Management Lens Creating
a Framework for Trust in Open Government and Open Government Information Les
Objectifs Viseacutes Par Les Systegravemes de Gestion Documentaires La Mise En Place drsquoun
Cadre de Confiance et de La Transparence de lrsquoinfordquo Canadian Journal of Information and
Library Science 39 (2) 154-190
Maseh Elsebah (2016) ldquoE-Government Implications for Records Management in Africa A
Review of Literaturerdquo Journal of the South African Society of Archivist 49 89-101
Ngoepe Mpho (2015) ldquoDeployment of Open Source Electronic Content Management Sof-
tware in National Government Departments in South Africardquo Journal of Science amp Tech-
nology Policy Management 6 (3) 190-205
Sexton Anna Shepherd Elizabeth Duke-Williams Oliver y Eveleigh Alexandra (2017) ldquoA
Balance of Trust in the Use of Government Administrative Datardquo Archival Science 17 (4)
305-330
Shepherd Elizabeth Bunn Jenny Flinn Andrew Lomas Elizabeth Sexton Anna Sara Brimble
Chorley Katherine Harrison Emma Lowry James Page Jessica (2019) ldquoOpen Govern-
ment Data Critical Information Management Perspectivesrdquo Records Management Journal
29 (1-2) 152-167
Ciencia Forense DigitalDuranti Luciana (2012) ldquoMerging Concepts of Forensic Disciplines for the Control of Digital
Recordsrdquo Archival Science Bulletin
Duranti Luciana y Rogers Corinne (2013) ldquoMemory Forensics Integrating Digital Forensics
with Archival Science for Trusting Records and Datardquo EForensics Magazine 2 (15) 96-111
InterPARES ALGUNAS REFERENCIAS PARA SU ESTUDIO
232
Ir al Contenido
Duranti Luciana Endicott-Popovsky Barbara (2010) ldquoDigital Records Forensics A New Scien-
ce and Academic Program for Forensic Readinessrdquo Journal of Digital Forensics Security and
Law 5 (2) 45-62
Xie Sherry (2011) ldquoBuilding Foundations for Digital Records Forensics A Comparative Study
of the Concept of Reproduction in Digital Records Management and Digital Forensicsrdquo
The American Archivist 74 (2) 576-599
Asuntos legales relacionados con la preservacioacuten de documentos digitalesCasellas Serra Lluiacutes-Esteve (2013) ldquoLa Llei drsquoarxius i Documents i La Gestioacute de Documents
Cinquanta Ombres de La Lleirdquo Lligal Nuacutem 36 21-42
Foscarini Fiorella (2007) ldquoInterPARES 2 and the Records-Related Legislation of the European
Unionrdquo Archivaria 63 (1) 121-136
Goh Elaine (2014) ldquoClear Skies or Cloudy Forecast Legal Challenges in the Management and
Acquisition of Audiovisual Materials in the Cloudrdquo Records Management Journal 24 (1) 56-73
Hofman Darra Duranti Luciana How Elissa (2017) ldquoTrust in the Balance Data Protection
Laws as Tools for Privacy and Security in the Cloudrdquo Algorithms 10 (2)
Iacovino Livia y Todd Malcolm (2007) ldquoThe Long-Term Preservation of Identifiable Personal
Data A Comparative Archival Perspective on Privacy Regulatory Models in the European
Union Australia Canada and the United Statesrdquo Archival Science 7 (1) 107-127
Mutsagondo Samson y Chaterera Forget (2014) ldquoMirroring the National Archives of Zimba-
bwe Act in the Context of Electronic Records Lessons for ESARBICA Member Statesrdquo
Information Development 32 (3) 254-259
Taylor Isabel (2013) ldquoData Protection versus Archival Memory The Evolution of the Draft
European General Data Protection Regulationrdquo Mousaion 31 (3) 36-56
Taylor Isabel (2017) ldquoThe General Data Protection Regulation ([EU] 2016679) White Paperrdquo
Archivar 70 (2) 184-193
La nube como espacio de preservacioacutenBorglund E (2015) ldquoWhat About Trust in the Cloud Archivistsrsquo Views on Trust La question
de la confiance dans le nuage le point de vue des archivistes sur la questionrdquo Canadian
Journal of Information and Library Science 39 (2) 114-127
Bushey Jessica Demoulin Marie y McLelland Robert (2015) ldquoCloud Service Contracts An
Issue of Trustrdquo Canadian Journal of Information and Library Science 39 (2) 128-153
233
ARIEN GONZAacuteLEZ CRESPO
Ir al Contenido
Duranti Luciana (2013) ldquoHistorical Documentary Memory in the Cloud An Oxymoron or
the Inescapable Futurerdquo Revista Drsquoarxius 19-60
Duranti Luciana (2016) ldquoLa conservazione nel cloud avremo un sistema di conservazione
affidabile in futuro (Septiembre) 57-64rdquo Biblioteche Oggi Septiembre 57-64
Duranti Luciana y Rogers Corinne (2012) ldquoTrust in Digital Records An Increasingly Cloudy
Legal Areardquo Computer Law amp Security Report 28 522-531
Evans Lois Franks Patricia y Chen Hsuanwei Michelle (2018) ldquoVoices in the Cloud Social
Media and Trust in Canadian and US Local Governmentsrdquo Records Management Journal
28 (1) 18-46
Franks Patricia C (2015) ldquoNew Technologies New Challenges Records Retention and Dispo-
sition in a Cloud Environment Nouvelles Technologies Nouveaux Deacutefis Conservation
et Deacuteclassement Des Documents Dans Un Environnement de Nuage Informatiquerdquo
Canadian Journal of Information and Library Science 39 (2) 191-209
Goh Elaine (2014) ldquoClear Skies or Cloudy Forecast Legal Challenges in the Management
and Acquisition of Audiovisual Materials in the Cloudrdquo Records Management Journal 24
(1) 56-73
Hofman Darra Duranti Luciana y How Elissa (2017) ldquoTrust in the Balance Data Protection
Laws as Tools for Privacy and Security in the Cloudrdquo Algorithms 10 (2)
Kastenhofer Julia y Katuu Shadrack (2016) ldquoDeclassification A Clouded Environmentrdquo Archi-
ves and Records 37 (2) 198-224
Katuu Shadrack (2016) ldquoOverview of the InterPARES Trust Project in Africa Trusting Records
in an Increasingly Networked Environmentrdquo New Review of Information Networking 21
(2) 117-128
McLellan Cindy (2010) ldquoFrom Solid Stone Temples into the Heavens The Impact of Cloud
Computing on the Task of Recordkeepingrdquo Archivi amp Computer 20 (2) 49-65
McLeod Julie y Gormly Brianna (2017) ldquoUsing the Cloud for Records Storage Issues of Trustrdquo
Archival Science 17 (4) 349-370
Ngoepe Mpho y Saurombe Amos (2016) ldquoProvisions for Managing and Preserving Records
Created in Networked Environments in the Archival Legislative Frameworks of Selected
Member States of the Southern African Development Communityrdquo Archives and Manus-
cripts 44 (1) 24-41
Oliver Gillian y Knight Steve (2015) ldquoStorage Is a Strategic Issue Digital Preservation in the
Cloudrdquo D-Lib Magazine 21 (34)
InterPARES ALGUNAS REFERENCIAS PARA SU ESTUDIO
234
Ir al Contenido
Ostrzenski Victoria (2013) ldquoCloud Computing and Risk A Look at the EU and the Application
of the Data Protection Directive to Cloud Computingrdquo Infopreneurship Journal 1 (1) 29-38
Rogers Corinne y Duranti Luciana (2017) ldquoEthics in the Cloudrdquo Journal of Contemporary
Archival Studies 4
Sobczak Anna (2015) ldquoPublic Cloud Archives Dream or Reality Les archives publiques
dans le nuage informatique recircve ou reacutealiteacute rdquo Canadian Journal of Information and Library
Science 39 (2) 228-234
Sprout Bronwen y Jordan Mark (2015) ldquoArchivematica As a Service COPPULrsquos Shared Digital
Preservation Platform Le Service Archivematica La Plateforme Partageacutee de Conser-
vation de Documents Numeacuteriques Du COPPULrdquo Canadian Journal of Information and
Library Science 39 (2) 235-244
Stancic Hrvoje Rajh Arian y Brzica Hrvoje (2015) ldquoArchival Cloud Services Portability
Continuity and Sustainability Aspects of Long-Term Preservation of Electronically Signed
Records Les services drsquoarchivage dans un nuage informatique portabiliteacute continuiteacute et
durabiliteacute aspects de la conservationrdquo Canadian Journal of Information and Library Science
39 (2) 210-227
Wei Guo Yun Fang Weimei Pan y Dekun Li (2016) ldquoArchives as a Trusted Third Party in
Maintaining and Preserving Digital Records in the Cloud Environmentrdquo Records Manage-
ment Journal 26 (2) 170-184
Ps Hice la mayor parte de este artiacuteculo aislada por la Covid-19 en Meacutexico a donde llegueacute
el 14 de marzo de 2020 sin mi biblioteca personal y sin la informacioacuten de mi computadora
con la idea de que regresariacutea pronto por ellas Tres diacuteas despueacutes cerraron las fronteras de mi
paiacutes para proteger a la poblacioacuten las que no han abierto auacuten Para las lecturas tuve que rehacer
esta parte de la biblioteca y no pude tener acceso a otra documentacioacuten que sin duda me
hubiera resultado uacutetil y que hubiera hecho de este trabajo baacutesicamente otro El efecto fue
sin embargo sumamente positivo asiacute que este artiacuteculo tal vez debioacute llamarse ldquoInterPARES
contra la pandemiardquo Porque recorrer esta bibliografiacutea inspirada en la admiracioacuten y deuda de
gratitud profesional que siento por Luciana Duranti y sentirme de alguna manera otra vez
235
ARIEN GONZAacuteLEZ CRESPO
Ir al Contenido
relacionada con el proyecto y las compantildeeras del CLAID TEAM me dejaron con una sensa-
cioacuten esperanzadora llena de respecto por la obra colectiva con el sentido de que se puede
avanzar mucho colectivamente aun ante muchas adversidades Todo eso debioacute subirme las
defensas inmunoloacutegicas porque no he sido auacuten ninguno de los maacutes de 5 000 casos diarios que
se reportan diariamente en este paiacutes
Trabajo dedicado a mis colegas de la BDCV del Colmex con quienes he
venido a compartir la compleja tarea de la preservacioacuten digital
Autor
El proyEcto IntErpArES En AmeacuterIcA lAtInA y El cArIbE
ApuntES SobrE ArchIvoS dIgItAlES trAnSpArEncIA AccESo A lA InformAcIoacuten y protEccIoacuten dE dAtoS pErSonAlES
ISbn 978-607-96598-X-X En traacutemItE bull pp 235-246
BibliografiacuteaIr
al C
onte
nido
InterPARES en la bibliografiacutea de Ameacuterica Latina y el Caribe
Abreu Jorge Phelipe Lira de (2017) ldquoExistir em bits gecircnese e processamento
do arquivo nato digital de Rodrigo de Souza Leatildeo e seus desafios agrave teoria
arquiviacutesticardquo Disertacioacuten (Maestriacutea Profesional en Gestioacuten de Documentos
y Archivos) Universidade Federal do Estado Rio de Janeiro Rio de Janeiro
Balmant Fabricio Vieira (2016) ldquoTerminologia arquiviacutestica brasileira estudo ex-
ploratoacuterio de publicaccedilotildees e termosrdquo Disertacioacuten (Maestriacutea Profesional en
Gestioacuten de Documentos y Archivos) Universidade Federal do Estado Rio
de Janeiro Rio de Janeiro
Barnard Amozorrutia Alicia (2006) ldquoLa preservacioacuten de los archivos Apuntes
sobre su situacioacuten en el Poder Ejecutivo del Gobierno Federal en Meacutexicordquo
Pp 27-40 En Archivos en Formato Electroacutenico Ciudad de Meacutexico Archivo
General de la Nacioacuten
Barnard Amozorrutia Alicia (2006) ldquoLa preservacioacuten de los archivos electroacute-
nicos Apuntes sobre su situacioacuten en el Poder Ejecutivo del Gobierno
federal en Meacutexicordquo InfoLAC Boletiacuten del Programa de la Sociedad de la Infor-
macioacuten para Ameacuterica Latina y el Caribe de la UNESCO 19(2)21-26 Disponi-
ble en httpwwwinterparesorgdisplay_filecfmdoc=ip1-2_dissemina-
tion_janr_barnard_infolac_19_2006pdf
237
BIBLIOGRAFIacuteA
Ir al Contenido
Barnard Amozorrutia Alicia (2008) ldquoEstaacutendares e iniciativas para la gestioacuten de archivos en el
contexto internacional Complemento de la gestioacuten de calidadrdquo En II Convencioacuten Interna-
cional de Archivistas (COINDEAR) Los Archivos y la Gestioacuten de la Calidad Armenia-Quindiacuteo
Colombia Disponible en httpwwwinterparesorgip3display_filecfmdoc=ip1-2-3_
mexico_dissemination_cp_barnard_coindear_2008pdf
Barnard Amozorrutia Alicia (2009) ldquoLos lineamientos para la preservacioacuten de archivos di-
gitales Propuesta del Proyecto InterPARES Conferenciardquo Pp 225-238 en I Seminario
Internacional de Archivos y Documentos Electroacutenicos Memorias Bogotaacute Universidad La Salle
Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute Disponible en httpsissuucomarchivodebogotadocsar-
chivos_electronicos_web
Barnard Amozorrutia Alicia (2010) ldquoAspectos relevantes sobre los archivos digitales y su pre-
servacioacuten en el entorno del acceso a la informacioacuten y la transparenciardquo Comma (Revista
del Consejo Internacional de Archivos) 2173-82 Disponible en httpsonlineliverpooluni-
versitypresscoukdoiabs103828comma2010214
Barnard Amozorrutia Alicia (2011) ldquoDesarrollo de poliacuteticas para la preservacioacuten de archivos
digitales con valor histoacuterico del Banco de Meacutexico Reporte de un caso de estudiordquo Lega-
jos Boletiacuten del Archivo General de la Nacioacuten 9107-131 Disponible en httpsbagnarchivos
gobmxindexphplegajosarticleview383371
Barnard Amozorrutia Alicia (2011) ldquoDocumentos de archivo digitales en el entorno de e-go-
biernordquo Pp 159-179 en Segundo Seminario Internacional de Archivos y Documentos Elec-
troacutenicos Archivos y Ciudades Digitales Memorias Bogotaacute Universidad La Salle y Alcaldiacutea
Mayor de Bogotaacute Disponible en httpsissuucomarchivodebogotadocsseminario_ar-
chivos_electronicos_ii_
Barnard Amozorrutia Alicia (2011) ldquoFunciones procesos y requisitosrdquo Pp 67-116 en Adminis-
tracioacuten de documentos y archivos Textos fundamentales Madrid Coordinadora de Asocia-
ciones de Archivos y Ministerio de Cultura Disponible en httpwwwarchiverosdeas-
turiascom201112nueva-publicacion-archivisticahtml
Barnard Amozorrutia Alicia (2011) ldquoLa valoracioacuten documental De los archivos en papel a los
archivos digitalesrdquo Pp 117-142 en Archivos Electroacutenicos Textos y contextos Puebla Red Na-
cional de Archivos de Educacioacuten Superior y Archivo Histoacuterico Universitario Benemeacuterita
Universidad Autoacutenoma de Puebla
Barnard Amozorrutia Alicia (2013) ldquoDevelopment of Policies and Requirements for Ingesting
and Preserving Digital Records into a Preservation System Where to Startrdquo Pp 570-
INTERPARES EN LA BIBLIOGRAFIacuteA DE AMEacuteRICA LATINA Y EL CARIBE
238
Ir al Contenido
579 en UNESCO The Memory of the World in the Digital Age Digitization and Preservation An
International Conference on Permanent Access to Digital Documentary Heritage editado por L
Duranti y E Shaffer Vancouver UNESCO Disponible en httpiibiunammxarchivistica
Barnard Memory of the world 2013pdf
Barnard Amozorrutia Alicia (2013) ldquoLa valoracioacuten documental y los documentos de archivo
digitalesrdquo Legajos Boletiacuten del Archivo General de la Nacioacuten 15103-119
Barnard Amozorrutia Alicia (2015) ldquoEl documento sonoro y audiovisual digital en el aacutembito
gubernamentalhellip iquestdocumento de archivo Reflexiones de una archivistardquo Legajos Boletiacuten
del Archivo General de la Nacioacuten 5(1)135-153 Disponible en httpsbagnarchivosgobmx
indexphplegajosissueview14
Barnard Amozorrutia Alicia (2016) ldquoLa transparencia y los archivos en servicios comunitarios
de nuberdquo Pp 82-92 en Memoria de las Jornadas Internacionales de Acceso a la Informacioacuten
y Archivos Del Derecho a la Memoria al Derecho a la Verdad Ciudad de Meacutexico Instituto
Nacional de la Transparencia Acceso a la Informacioacuten y Proteccioacuten de Datos Personales
Disponible en httpinicioifaiorgmxPublicacionesMemoriasJIAI2016pdf
Barnard Amozorrutia Alicia (2018) ldquoLos archivos digitales en el siglo 21 Una cuestioacuten de con-
fianza Conferencia magistralrdquo Pp 58-70 en XII Congreso de Archivologiacutea del Mercosur edita-
do por Contreras M A y Moyano M F Coacuterdoba Red de Archiveros Graduados de Coacuter-
doba Disponible en httpredarchiveroscordobacomwp-contentuploads201811
Conferencias-XII-CAMpdf
Barnard Amozorrutia Alicia (2019) ldquoArchivos digitales gobierno abierto y transparenciardquo
Comma (Revista del Consejo Internacional de Archivos) (2)109-116 Disponible en https
onlineliverpooluniversitypresscoukdoiabs103828comma2017211
Barnard Amozorrutia Alicia (2020) ldquoLos documentos de archivo electroacutenico en la Ley Gene-
ral de Archivosrdquo Pp 55-72 en La gestioacuten del documento de archivo electroacutenico editado por
Pretel E B Madrid Wolters Kluwer
Barnard Amozorrutia Alicia (2020) ldquoLa proteccioacuten de datos personales y los archivos en
Meacutexico Su legislacioacutenrdquo Pp 273-298 en Marco juriacutedico de la ciencia de datos editado por
Fernaacutendez F R Valencia Ed Tirant lo blanch
Barnard Amozorrutia Alicia (2020) ldquoLa valoracioacuten del documento electroacutenico de archivordquo
Pp 261-277 en La gestioacuten del documento de archivo electroacutenico editado por E B Pretel
Madrid Wolters Kluwer
239
BIBLIOGRAFIacuteA
Ir al Contenido
Barnard Amozorrutia Alicia (Ed) (2011) Archivos electroacutenicos Textos y contextos Puebla Red
Nacional de Archivos de Educacioacuten Superior y Archivo Histoacuterico Universitario Benemeacute-
rita Universidad Autoacutenoma de Puebla
Barnard Amozorrutia Alicia (Ed) (2013) Archivos electroacutenicos Textos y contextos II Puebla Red
Nacional de Archivos de Educacioacuten Superior y Archivo Histoacuterico Universitario Bene-
meacuterita Universidad Autoacutenoma de Puebla Disponible en httpwwwinterparesorgip3
display_filecfmdoc=ip3_mexico_gs18_aetcii-viiipdf
Barnard Amozorrutia Alicia y Goacutemez-Galvarriato A (2011) ldquoLos archivos digitales en Meacutexico
iquestavances Perspectivashelliprdquo Pp 521-544 en Seminario Internacional El futuro de la memoria
el patrimonio archiviacutestico digital Memorias Santiago de Compostela Arquivo de Galicia
Disponible en httparquivosdegaliciaxuntagalexportsitesdefaultarquivos-de-galicia
resourcesdescargasActasDEF2pdf
Barnard Amozorrutia Alicia Mendoza Navarro A L Andaur Goacutemez G y Silva Ditadi C A
(2017) ldquoGobierno abierto datos abiertos iquestExiste una relacioacuten con la gestioacuten documen-
tal Anaacutelisis en cuatro paiacuteses de Latinoameacutericardquo Legajos Boletiacuten del Archivo General de
la Nacioacuten 13(4)112-143 Disponible en httpsbagnarchivosgobmxindexphplegajos
issueview6
Barnard Amozorrutia Alicia y Delgado Alejandro (2015) Los archivos digitales Una visioacuten inte-
gradora Tomo II Puebla Archivo Histoacuterico Universitario Benemeacuterita Universidad Autoacute-
noma de Puebla
Barnard Amozorrutia Alicia Delgado Alejandro Voutssaacutes M Juan (2014) Los archivos digitales
Una visioacuten integradora Tomo I Puebla Archivo Histoacuterico Universitario Benemeacuterita Uni-
versidad Autoacutenoma de Puebla
Barnard Amozorrutia Alicia Bermuacutedez Muntildeoz M T Casellas i Serra L E y Mendoza Navarro
A L (2013) Reporte de investigacioacuten sobre evaluacioacuten de documentos en Iberoameacuterica Pue-
bla Red Nacional de Archivos de Educacioacuten Superior y Archivo Histoacuterico Universitario
Benemeacuterita Universidad Autoacutenoma de Puebla Disponible en httpwwwinterparesorg
ip3display_filecfmdoc=ip3_mexico_gs18_aetcii-viiipdf
Cabral-Vargas B (2010) ldquoLa preservacioacuten digital en la Sociedad del Conocimiento iquestexiste
formacioacuten de recursos humanosrdquo Pp 145-160 en Memoria del XXVII Coloquio de Investi-
gacioacuten Bibliotecoloacutegica sobre la Informacioacuten La investigacioacuten y la educacioacuten bibliotecoloacutegica en
la sociedad del conocimiento editado por Riacuteos-Ortega J y Calva-Gonzaacutelez J J Ciudad de
Meacutexico Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecoloacutegicas-UNAM
INTERPARES EN LA BIBLIOGRAFIacuteA DE AMEacuteRICA LATINA Y EL CARIBE
240
Ir al Contenido
Costa Eliandro dos Santos (2018) A descriccedilatildeo arquiviacutestica e a recuperaccedilatildeo da informaccedilatildeo na
proposta de um Modelo conceitual de sistemas informatizados de gestatildeo arquiviacutestica de do-
cumentos um estudo em instituiccedilotildees de ensino superior Tesis (Doctorado en Ciencias de la
Informacioacuten) Universidade Estadual Paulista Juacutelio de Mesquita Filho Satildeo Paulo
Dressler Karine Georg (2011) ldquoPortal de Gestatildeo da Prefeitura Municipal de Porto Alegre um
estudo sobre preservaccedilatildeo em meio eletrocircnicordquo Disertacioacuten (Maestriacutea en Comunicacioacuten
e Informacioacuten) Universidade Federal do Rio Grande do Sul Porto Alegre
Filgueiras Andreacute Luiz Caetano (2019) ldquoRecomendaccedilotildees para digitalizaccedilatildeo de documentos
arquiviacutesticos na Coordenaccedilatildeo de Arquivos da Universidade Federal Fluminenserdquo Diserta-
cioacuten (Maestriacutea Profesional en Gestioacuten de Documentos y Archivos) Universidade Federal
do Estado Rio de Janeiro Rio de Janeiro
Gadelha Adriane da Silva (2016) ldquoDiagnoacutestico dos arquivos e diretrizes para gestatildeo de docu-
mentos do Centro Federal de Educaccedilatildeo Tecnoloacutegica Celso Suckow da Fonseca- CEFET
RJrdquo Disertacioacuten (Maestriacutea Profesional en Gestioacuten de Documentos y Archivos) Universi-
dade Federal do Estado Rio de Janeiro Rio de Janeiro
Gonzalez Crespo Arien (2005) ldquoDigitalizacioacuten para la preservacioacuten del archivo sonoro de
Casa de las Ameacutericasrdquo Arquivo amp Administraccedilatildeo 4(1)
Gonzalez Crespo Arien (2006) ldquoEl contexto cubano para la preservacioacuten de documentos
archiviacutesticos en sistemas electroacutenicosrdquo InfoLAC Boletiacuten del Programa de la Sociedad de la
Informacioacuten para Ameacuterica Latina y el Caribe de la UNESCO 19(3)19-26
Gonzalez Crespo Arien (2006) ldquoUna presentacioacuten introductoria del Modelo de Cadena de
Preservacioacuten de InterPARES 2rdquo En Archivos en formato electroacutenico Ciudad de Meacutexico
Archivo General de la Nacioacuten
Gonzaacutelez Montero Yinima Gonzaacutelez Crespo Arien Nuacutentildeez Amaro Sonia (2010) ldquoMetadatos
administrativos y estructurales para objetos de audiordquo Revista Bibliotecas Biblioteca Na-
cional de Cuba 6(6)29-42
Indolfo A C Lopes V H (2015) ldquoEntrevista com Luciana Durantirdquo Acervo Revista do Arquivo
Nacional Rio de Janeiro 28(2)11-18
Innarelli Humberto Celeste (2005) ldquoGestatildeo da preservaccedilatildeo de documentos arquiviacutesticos
digitais proposta e um Modelo conceitualrdquo Tesis (Doctorado en Ciencias de la Informa-
cioacuten) Escola de Comunicaccedilotildees e artes da Universidade de Satildeo Paulo Satildeo Paulo
241
BIBLIOGRAFIacuteA
Ir al Contenido
Innarelli Humberto Celeste (2006) ldquoPreservaccedilatildeo de documentos digitais confiabilidade de
miacutedias CD-ROM e CD-Rrdquo Disertacioacuten (Maestriacutea en Ingenieriacutea Mecaacutenica) Universidade
Estadual de Campinas Campinas Satildeo Paulo
Innarelli Humberto Celeste (2007) ldquoOs dez mandamentos da preservaccedilatildeo digitalrdquo Pp 38-71
en Arquiviacutestica temas contemporacircneos classificaccedilatildeo preservaccedilatildeo digital gestatildeo do conhecimen-
to editado por Santos V B Innarelli H C y Sousa R T B Brasiacutelia SENAC
Innarelli Humberto Celeste (2010) ldquoDigitalizaccedilatildeo de documentos arquiviacutesticos das atividades
fim em instituiccedilotildees de ensino superiorrdquo En IV Congresso Nacional de Arquivologia Vitoacuteria
Universidade Federal do Espiacuterito Santo
Innarelli Humberto Celeste (2011) ldquoPreservaccedilatildeo digital a influecircncia da gestatildeo dos docu-
mentos digitais na preservaccedilatildeo da informaccedilatildeordquo RDBCI Revista Digital de Biblioteconomia
e Ciecircncia da Informaccedilatildeo 8(2)72-86
Innarelli Humberto Celeste (2012) Instrumenta Preservaccedilatildeo de documentos digitais Satildeo Paulo
Associaccedilatildeo dos Arquivistas de Satildeo Paulo
Innarelli Humberto Celeste (2012) ldquoPreservaccedilatildeo digital a gestatildeo e a preservaccedilatildeo do conhe-
cimento expliacutecito digital em instituiccedilotildees arquiviacutesticasrdquo InCID revista de Ciecircncia da Infor-
maccedilatildeo e Documentaccedilatildeo 3(2)48-63
Innarelli Humberto Celeste (2018) ldquoPreservaccedilatildeo de documentos arquiviacutesticos digitais intro-
duccedilatildeo agrave gestatildeo da preservaccedilatildeo de documentos arquiviacutesticos digitaisrdquo Sillogeacutes Revista do
GT acervos histoacuteria memoacuteria e patrimocircnio 1(1)99-113
Innarelli Humberto Celeste et al (2011) ldquoPreservacioacuten digital coacutemo la gestioacuten de docu-
mentos digitales y los principios de preservacioacuten digital influyen en la preservacioacuten de
la culturardquo Pp 525-542 en Calidad e impacto de las revistas iberoamericanas Quality and
Impact of the Ibero-American Jounals Ciudad de Meacutexico Universidad Nacional Autoacutenoma
de Meacutexico
Jasmin Marcos de Castro (2016) ldquoA gestatildeo arquiviacutestica de documentos digitais na Marinha do
Brasil um estudo de casordquo Disertacioacuten (Maestriacutea Profesional en Gestioacuten de Documentos
y Archivos) Universidade Federal do Estado Rio de Janeiro Rio de Janeiro
Levy Natasha Pereira Castro da Silva Hermida (2017) ldquoA gestatildeo arquiviacutestica de documentos
e o sistema informatizado SEI a perspectiva de usuaacuteriosrdquo Disertacioacuten (Maestriacutea Profe-
sional en Gestioacuten de Documentos y Archivos) Universidade Federal do Estado Rio de
Janeiro Rio de Janeiro
INTERPARES EN LA BIBLIOGRAFIacuteA DE AMEacuteRICA LATINA Y EL CARIBE
242
Ir al Contenido
Mena Mugica Mayra (2006) Propuesta de requisitos funcionales para la gestioacuten de documentos
archiviacutesticos electroacutenicos en la Administracioacuten Central del Estado Cubano Tesis (Doctorado en
Ciencias de la Informacioacuten) Universidad de La Habana La Habana
Mena Mugica Mayra (2017) ldquoCoordenadas para el cambio de paradigma en la Archiviacutestica Ar-
gumentos para sus rasgos post-custodialesrdquo En Una mirada a la Ciencia de la Informacioacuten
desde los nuevos contextos paradigmaacuteticos de la posmodernidad editado por Llanes Padroacuten
D Jorente M V Marilia MariacuteliaOficina Universitaacuteria Satildeo PauloCultura Acadecircmica
Mena Mugica Mayra (2019) ldquoiquestQueacute es la Gestioacuten Documental y para queacute sirverdquo en Guiacutea para
la gestioacuten digital en municipios cubanos La Habana Editorial UH
Mena Mugica Mayra y Gonzaacutelez Crespo Arien (2013) ldquoUna imagen mil palabras la digitali-
zacioacuten como estrategia preservacioacuten de documentos archiviacutesticosrdquo Pp 9-35 en Archivos
electroacutenicos Textos y contextos II Puebla Benemeacuterita Universidad Autoacutenoma de Puebla
Mena Mugica Mayra y Castillo Guevara Jorge del (2018) ldquoIntegracioacuten de los enfoques de
gestioacuten documental y gestioacuten de riesgos para el tratamiento de la informacioacuten como
evidencia de actos y transacciones organizacionalesrdquo Revista Cubana de Informacioacuten en
Ciencias de la Salud 29(2)
Mena Mugica Mayra Puerta Diacuteaz M Castillo Guevara Jorge del y Peacuterez K (2019) ldquoRiesgos
de gestioacuten de informacioacuten y documentos para la rendicioacuten de cuentas de las administra-
ciones puacuteblicas cubanasrdquo Pp 75-93 en Informacioacuten comunicacioacuten y cambio de mentalidad
Claves para una Cuba 30 La Habana Instituto Cubano del Libro
Mendez Sandra (2019) ldquoLegislacioacuten argentina y preservacioacuten de documentos de archivo
digitales a largo plazo Un estudio del periodo 2001-2017rdquo Universidad Autoacutenoma de
Entre Riacuteos Paranaacute
Neves J E D y Celeste Innarelli Humberto (2013) ldquoPreservaccedilatildeo Digitalrdquo Revista Tecnoloacutegica
da Fatec Americana 165-77
Piconi A y Celeste Innarelli Humberto (2005) ldquoPadrotildees de formatos de documentos digitais
adotados pelo arquivo permanente do sistema de arquivos da unicamp para preservaccedilatildeo
e acessordquo En VI Congresso De Arquivologia Do Mercosul Campos do Jordatildeo
Pinto J B B y Celeste Innarelli Humberto (2011) ldquoPreservacioacuten digital la preservacioacuten de los
documentos fiscales digitales en formato XML en el Gobierno do Brasilrdquo En IX Congreso
ee Archivologia del Mercosur IX San Lorenzo Universidad Nacional de Asuncioacuten
Pinto Tatiana (2008) ldquoPreservaccedilatildeo de documentos digitais as descobertas do projeto InterPA-
RESrdquo Monografiacutea (Graduacioacuten en Archivologiacutea) Universidade Federal Fluminense Niteroacutei
243
BIBLIOGRAFIacuteA
Ir al Contenido
Rangel Kiacutessila da Silva (2015) ldquoRevisitando o princiacutepio da proveniecircncia percepccedilotildees sobre a
organicidaderdquo Disertacioacuten (Maestriacutea en Gestioacuten de Documentos y Archivos) Universi-
dade Federal do Estado do Rio de Janeiro Rio de Janeiro
Ravelo G Mena Mugica Mayra Castillo Guevara Jorge del (2019) ldquoRequisitos para la valora-
cioacuten de riesgos de preservacioacuten en repositorios digitalesrdquo Biblios Revista de Bibliotecologiacutea
y Ciencias de la Informacioacuten 75 25-34
Reis Raquel Dias Silva (2019) ldquoPreservaccedilatildeo de documentos arquiviacutesticos digitais a experiecircn-
cia do Arquivo Nacionalrdquo Disertacioacuten (Maestriacutea en Gestioacuten de Documentos y Archivos)
Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro Rio de Janeiro
Rocco Brenda Couto de Brito (2013) ldquoUm estudo sobre gestatildeo de documentos arquiviacutesticos
digitais na Administraccedilatildeo Puacuteblica Federal Brasileirardquo Disertacioacuten (Maestriacutea en Ciencias de
la Informacioacuten) Universidade Federal do Rio de Janeiro Rio de Janeiro
Rocha Claacuteudia Lacombe (2009) ldquoOs desafios para desenvolver um glossaacuterio comum para
diferentes paiacuteses e liacutenguas no acircmbito do projeto interpares 3 alguns exemplos da expe-
riecircncia do TEAM Brasilrdquo Arquivo amp Administraccedilatildeo 8(1)5-20
Rocha Claacuteudia Lacombe (2011) ldquoGlossaacuterio multiliacutengue do projeto InterPARES 3rdquo Encontros
Bibli Revista eletrocircnica de biblioteconomia e ciecircncia da informaccedilatildeo 16(1 sem)76-90
Rocha Claacuteudia Lacombe (2020) ldquoGestatildeo e preservaccedilatildeo de documentos digitaisrdquo Pp 77-95
en Arquivologia temas centrais em uma abordagem introdutoacuteria editado por Mariz A C A
y Rangel T R Rio de Janeiro FGV
Rondinelli Rosely Curi (2013) O documento arquiviacutestico ante a realidade digital uma revisatildeo
conceitual necessaacuteria Rio de Janeiro FGV
Rondinelli Rosely Curi y Rocha Claacuteudia Lacombe (2016) ldquoGestatildeo e preservaccedilatildeo de docu-
mentos arquiviacutesticos digitais revisitando alguns dos conceitos que as precedemrdquo Acervo
Revista do Arquivo Nacional Rio de Janeiro 2961-73
Rondinelli Rosely Curi y Lira de Abreu Jorge Phelipe (2015) ldquoA organizaccedilatildeo do arquivo digital
de Rodrigo de Souza Leatildeo implicaccedilotildees arquiviacutesticas diplomaacuteticas e tecnoloacutegicasrdquo Pp
239-255 en Arquivos pessoais e cultura uma abordagem interdisciplinar editado por L M V
Oliveira y E Vasconcellos Rio de Janeiro Fundaccedilatildeo Casa de Rui Barbosa
Salomatildeo Neto Nelson Alfredo (2016) ldquoA perspectiva arquiviacutestica do governo aberto um
estudo comparativo da participaccedilatildeo de Brasil Estados Unidos Meacutexico e Reino Unido
na Open Government Partnershiprdquo Disertacioacuten (Maestriacutea en Gestioacuten de Documentos y
Archivos) Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro Rio de Janeiro
INTERPARES EN LA BIBLIOGRAFIacuteA DE AMEacuteRICA LATINA Y EL CARIBE
244
Ir al Contenido
Santos Vanderlei Batista dos (2012) ldquoPreservaccedilatildeo de documentos arquiviacutesticos digitaisrdquo Ciecircn-
cia da Informaccedilatildeo 41(1)114-126
Santos Vanderlei Batista dos (2013) ldquoDocumentos archiviacutesticos digitales un desajuste entre la
teoria y la praacutectica en Brasilrdquo Pp 87-110 en Archivos electroacutenicos textos y contextos II edi-
tado por A Barnard Amozorrutia Puebla Benemeacuterita Universidad Autoacutenoma de Puebla
Santos Vanderlei Batista dos (2013) ldquoGestatildeo de documentos arquiviacutesticos eletrocircnicos o ca-
minho percorrido pela administraccedilatildeo puacuteblica brasileirardquo Cadernos de Histoacuteria 14(20)9-31
Santos Vanderlei Batista dos (2015) A Arquiviacutestica como disciplina cientiacutefica principios objetivos e
objetos Salvador Ed Bravos
Santos Vanderlei Batista dos (2018) ldquoDocumentos Arquiviacutesticos digitais um descompasso
entre a teoria e a praacutetica no Brasilrdquo Revista do Arquivo Satildeo Paulo (6)16-36
Santos Vanderlei Batista dos F M Hott Daniela M O Braz Luis (2013) ldquoDigital File of the
Legislative Proposal A Case Study on Applying the InterPARES Project Guidelines in the
Brazilian Chamber of Deputiesrdquo Pp 237-307 en Cases on Electronic Records and Resource
Management Implementation in Diverse Environments editado por J Krueger Pennsylvania
IGI Global
Sbroglio Suzilaine (2008) ldquoAvaliaccedilatildeo do meacutetodo de estudo de caso do projeto InterPARES
atraveacutes de sua aplicaccedilatildeo em um escritoacuterio de advocaciardquo Monografiacutea (Graduacioacuten en
Archivologiacutea) Universidade Federal do Rio Grande do Sul Porto Alegre
Scahwaitzwer Lenora de Beaurepaire da Silva (2014) ldquoDecisatildeo judicial do TRF2 em formato
digital estudo de caso com base no projeto InterPARES 3rdquo Monografiacutea (Graduacioacuten en
Archivologiacutea) Universidade Federal Fluminense Niteroacutei
Silva Faacutebio Barros da (2017) ldquoRoteiro de aplicaccedilatildeo da gestatildeo por processos na gestatildeo de do-
cumentosrdquo Disertacioacuten (Maestriacutea en Gestioacuten de Documentos y Archivos) Universidade
Federal do Estado do Rio de Janeiro Rio de Janeiro
Szlejcher Anna (2006) ldquoCoacutemo responder al desafiacuteo de un nuevo paradigma en la formacioacuten
Archiviacutesticardquo Pp 13-26 en Archivos en Formato Electroacutenico Equipo CLAID Proyecto InterPA-
RES Ciudad de Meacutexico Archivo General de la Nacioacuten
Szlejcher Anna (2006) ldquoLa preservacioacuten del patrimonio documental en InterPARES Project
dentro del marco de la Memoria del Mundordquo En III Congreso Internacional Patrimonio
Cultural Coacuterdoba Argentina
245
BIBLIOGRAFIacuteA
Ir al Contenido
Szlejcher Anna (2007) ldquoCompartiendo nuestra experiencia una formacioacuten Archiviacutestica que
responda al desafiacuteo de la preservacioacuten del documento electroacutenicordquo En VII Congreso de
Archivologiacutea del Mercosur Vintildea del Mar
Szlejcher Anna (2007) ldquoLa Preservacioacuten de la autenticidad de los documentos de archivo
en sistemas electroacutenicos en la formacioacuten de los archiverosrdquo En V Jornadas de Encuentro
Interdisciplinario las Ciencias Sociales y Humanas en Coacuterdoba
Szlejcher Anna (2008) ldquoLa formacioacuten del archivero y la preservacioacuten de la autenticidad del
patrimonio digitalrdquo Revista del Archivo Nacional de Costa Rica 72(1-12)85-108
Szlejcher Anna (2009) ldquoContribuciones para una poliacutetica puacuteblica dirigida a la preservacioacuten
de la autenticidad de los recursos documentales en soporte digitalrdquo En I Jornadas La
Universidad en La Sociedad Aportes de la Investigacioacuten de la Universidad Nacional de Coacuterdoba
para el Disentildeo de Poliacuteticas Puacuteblicas
Szlejcher Anna (2010) ldquoLa utilidad del Paradigma archiviacutestico de conservacioacuten en el entorno
digitalrdquo En VI Encuentro Interdisciplinario de Ciencias Sociales y Humanas Coacuterdoba Univer-
sidad Nacional de Coacuterdoba
Szlejcher Anna (2012) ldquoProteccioacuten del Patrimonio Documental Argentino la incidencia de la
Legislacioacuten sobre documentos digitalesrdquo Universidad Nacional de Coacuterdoba
Szlejcher Anna (2016) Proteccioacuten del patrimonio documental argentino La incidencia de la legisla-
cioacuten sobre documentos digitales Ed Corintios Coacuterdoba 154 pp
Tognoli Natalia Bolfarini (2014) A construccedilatildeo teoacuterica da diplomaacutetica em busca da sistematizaccedilatildeo
de seus marcos teoacutericos como subsiacutedio aos estudos arquiviacutesticos Satildeo Paulo Cultura Acadecirc-
mica
Tognoli Natalia Bolfarini (2018) ldquoDiplomaacutetica dos diplomas aos documentos digitaisrdquo Revista
do arquivo Arquivo do Estado de Satildeo Paulo III(6)34-46
Tognoli Natalia Bolfarini (2020) ldquoPor uma histoacuteria da diplomaacutetica dos diplomas aos docu-
mentos digitaisrdquo Pp 64-76 en Arquivologia temas centrais em uma abordagem introdutoacuteria
editado por Mariz A C A y Rangel T R Rio de Janeiro FGV
Valdespino Jovv (2013) ldquoEl Sistema de Informacioacuten de Archivo Abierto (OAIS)rdquo Pp 39-69
en Archivos electroacutenicos Textos y contextos II Puebla Red Nacional de Archivos de Educa-
cioacuten Superior y Archivo Histoacuterico Universitario Benemeacuterita Universidad Autoacutenoma de
Puebla
Voutssaacutes M Juan (2008) Coacutemo preservar mi patrimonio digital personal Ciudad de Meacutexico
Instituto de Investigaciones Bibliotecoloacutegicas y de la Informacioacuten UNAM
INTERPARES EN LA BIBLIOGRAFIacuteA DE AMEacuteRICA LATINA Y EL CARIBE
246
Ir al Contenido
Voutssaacutes M Juan (2009) ldquoFactores tecnoloacutegicos legales y documentales de la Preservacioacuten
Documental Digitalrdquo Investigacioacuten Bibliotecoloacutegica Centro Universitario de Estudios Biblioteco-
loacutegicos-UNAM 23(49) 67-124 Disponible en http1322482426~publicaarchivos49
ibi002304903pdf
Voutssaacutes M Juan (2009) Preservacioacuten del Patrimonio Documental Digital en Meacutexico Ciudad de
Meacutexico Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecoloacutegicas-UNAM
Voutssaacutes M Juan (2010) ldquoPreservacioacuten documental digital y seguridad informaacuteticardquo Investiga-
cioacuten Bibliotecoloacutegica Centro Universitario de Estudios Bibliotecoloacutegicos-UNAM 24(50)127-155
Disponible en http1322482426~publicaarchivos50ibi002305007pdf
Voutssaacutes M Juan (2011) ldquoLa Cadena de Preservacioacuten de archivos digitalesrdquo Pp 145-160 en
Archivos electroacutenicos Textos y contextos editado por Barnard Amozorrutia A Puebla Red
Nacional de Archivos de Educacioacuten Superior y Archivo Histoacuterico Universitario Benemeacute-
rita Universidad Autoacutenoma de Puebla
Voutssaacutes M Juan (2011) ldquoFactores culturales econoacutemicos y sociales de la preservacioacuten do-
cumental digitalrdquo Investigacioacuten Bibliotecoloacutegica Centro Universitario de Estudios Bibliotecoloacute-
gicos-UNAM 25(55)107-150 Disponible en http1322482426~publicaarchivos55
art55-4pdf
Voutssaacutes M Juan (2012) ldquoLa lsquoautenticidadrsquo en documentos de archivo digitales Una ontolo-
giacuteardquo Legajos Boletiacuten del Archivo General de la Nacioacuten 7ma Eacutepoca 3(12)55-72
Voutssaacutes M Juan (2012) ldquoEl Diplomado en Administracioacuten y Preservacioacuten de Archivos Digita-
les del CUIBrdquo Pp 25-44 en Oportunidades y retos en la formacioacuten investigacioacuten y aplicacioacuten
del conocimiento bibliotecoloacutegico editado por Riacuteos J y Ramiacuterez C Ciudad de Meacutexico
UNAM Instituto de Investigaciones Bibliotecoloacutegicas y de la Informacioacuten Disponible
en http1322482426~publicaarchivoslibrosoportunidades_y_retos_conocimien-
to_bibpdf
Voutssaacutes M Juan (2012) ldquoLong Term Digital Information Preservation Challenges in Latin
Americardquo Aslib Proceedings 64(1)83-96 Disponible en httpswwwemeraldcominsight
contentdoi10110800012531211196729fullhtml
Voutssaacutes M Juan (2013) ldquoDocumentos de archivo en la nube Evolucioacuten y problemaacuteticardquo
Legajos Boletiacuten del Archivo General de la Nacioacuten 1777-140
Voutssaacutes M Juan (2014) ldquoEstrategias de conservacioacuten y preservacioacuten de documentos de
archivo digitales elementos teacutecnicosrdquo Pp 169-235 en Los archivos digitales Una visioacuten
integradora Puebla Red Nacional de Archivos de Educacioacuten Superior y Archivo Histoacuterico
247
BIBLIOGRAFIacuteA
Ir al Contenido
Universitario Benemeacuterita Universidad Autoacutenoma de Puebla Disponible en httpiibi
unammxVoutssaacutesmtdocumentosarchivos_digitales_3_cortopdf
Voutssaacutes M Juan (2014) ldquoLa investigacioacuten en archivos en InterPARES Trustrdquo Pp 313-325 en
Naturaleza y meacutetodo de la investigacioacuten bibliotecoloacutegica y de la informacioacuten editado por Rios
Ortega J J y Velaacutezquez C A R Ciudad de Meacutexico UNAM Instituto de Investigaciones
Bibliotecoloacutegicas y de la Informacioacuten Disponible en httpiibiunammxarchivistica
naturaleza_metodo_inv_bibl_cortopdf
Voutssaacutes M Juan (2014) ldquoEl proyecto InterPARES un Modelo de investigacioacuten Archiviacutestica
colaborativo multinacional y transdisciplinariordquo Pp 187-208 en Agendas de investigacioacuten
en bibliotecologiacutea e informacioacuten Tendencias nacionales e internacionales editado por Riacuteos J
y Ramiacuterez C Ciudad de Meacutexico Instituto de Investigaciones Bibliotecoloacutegicas y de la
Informacioacuten-UNAM Disponible en http1322482426~publicaarchivoslibrosagen-
das_investigacion_bibliotecologiapdf
Voutssaacutes M Juan (2017) Estado del arte de la Archiviacutestica iberoamericana a traveacutes de sus pu-
blicaciones 1986-2016 Ciudad de Meacutexico Archivo General de la Nacioacuten Disponible
en httpsinterparestrustorgassetspublicdisseminationVoutssaacutesstateoftheartofibe-
roamericanarchivalsciencepdf
Voutssaacutes M Juan (2018) Confianza en la informacioacuten digital Vol 34 Ciudad de Meacutexico Cuader-
nos de la Coordinacioacuten de Humanidades-UNAM
Voutssaacutes M Juan (2020) ldquoMetadatos para la preservacioacuten digitalrdquo Pp 247-264 en La revolucioacuten
de los datos bibliograacuteficos cientiacuteficos y culturales editado por Rodriacuteguez-Garcia AA Ciudad
de Meacutexico Instituto de Investigaciones Bibliotecoloacutegicas y de la Informacioacuten-UNAM
Voutssaacutes M Juan y Barnard Amozorrutia Alicia (2014) Glosario de preservacioacuten Archiviacutestica
digital versioacuten 40 Coleccioacuten Tecnologiacuteas de la Informacioacuten Ciudad de Meacutexico Instituto de
Investigaciones Bibliotecoloacutegicas y de la Informacioacuten-UNAM Disponible en httpiibi
unammxopLibroshtml
Voutssaacutes M J Barnard Amozorrutia A Cabral B y Valdespino J (2009) ldquoA Strategy for
Training on Digital Records Preservation in Mexicordquo Pp 415-424 en IP3- InterPARES
2009 International Symposium InterPARES TEAM Mexico Memorias Seuacutel National Archives
of Korea