İŞ YAZIŞMALARINDA KULLANILAN

İSTEK BİÇİMLERİ

İş yazışmalarında iki temel iletişimsel amaç vardır:

-İstekte bulunma

-Bilgilendirme

Bu çalışmada ise şirket içi ve şirket dışı yazışmalarında kullanılan istek biçimleri karşılaştırılmalı olarak incelenmiştir.

Tüm bunlar Nezaket Kuramı (Brown and Lewinson, 1987)

Metinlerde kullanılan olumlu ve olumsuz nezaket biçimlerininin birçoğunda istekte bulunan kişiyi ve isteği yerine getirecek kişiyi arka plana almaya yönelik biçimler olduğu ortaya çıkmıştır.

Böylelikler edilgen yapı ve adlaştırma yaygınlık kazanmıştır.

Ancak şirket içi-şirket dışı stratejiler farklılık göstermekte

Ayrıca, Türk iş yazışmalarına özgü bir durum olarak Gönderici ve alıcı yerine=şirket , temel

katılımcı olarak görülmektedir (Goffman:1981).

VERİ

Bu araştırma için 1 küçük ölçekli, 1 orta ölçekli ve 2 büyük ölçekli şirket şirketlerden 430 metin toplanmış.

430: 200 tanesi şirket içi, 230 tanesi şirket dışı

İlk grup iç yazışmalar, ikinci grup faks mesajları.

Bu metinlerden 230 tanesi alınıp incelenmiştir.

Bu çalışmada şirket içi ve şirket dışı yazışmalar incelenmiştir. Ayrıca şirketlerin

-Kendi yapıları

-ait oldukları sektörler

yazışmalardaki ifade biçimlerinin seçiminde önemlidir.

1. Şirket: Derim (küçük ölçekli)-Deri konfeksiyon şirketi-Üretici ve ithalatçı-yazışmalar faks şeklinde2. Şirket: Eximline (orta ölçekli)-İthalat-ihracat şirketi -alıcı, satıcı, nakliye firmaları, resmi makamlarla yazışmalar sürdürüyorlar. 3. Şirket: Semar (büyük ölçekli) -Türk-Amerikan ortaklığı-İç ve dış yazışmalar yapıyorlar.4. Şirket: İlfar (büyük ölçekli)-İlaç şirketi-yerli piyasa, resmi kuruluşlar (Sağlık Bakanlığı, devlet hastanesi vb.)

Derim ve Semar: hiyerarşide en alt düzeyde Eximline ve İlfar: hiyerarşide özellikle iletişimde

belirleyici

Türkçe iş yazışmalarında kullanılan istek biçimleri

Bir sözeylem olarak istekler(çoğu kez nezaket kuramı çerçevesinde) dillerde ayrıntılı olarak incelenmiştir. İş yazışmaları bağlamında istekler üzerindeki en kapsamlı araştırma Yli-Jokipii’nin Amerikan İngilizcesi, İngiliz İngilizcesi ve Fince’yi karşılaştırmalı olarak incelediği araştırmadır.

Yli-Jokipii(1994) isteği ‘’ bir ihtiyacın dile getirilmesi’’ olarak tanımlar.

İstekler, istekte bulunanın, karşı taraftan sözel ya da eylemsel bir yanıt vermesini beklediği durumları içerir.

Brown ve Levinson’ın nezaket kuramında İstekler, yüz tehdit edici (face threating acts) Olarak nitelenmiştir. Bu yüzden bu tür sözeylemde etkiyi yumuşatmak için nezaket stratejileri kullanımaktadır. –Alıcının olumlu yüzünü korumaya yönelik olumlu nezaket stratejileri-Olumsuz yüzü korumaya yönelik olumsuz nezaket stratejileri kullanılmaktadır.

Olumlu nezaket stratejileri daha çok şirket içi yazışmalarda kullanılmaktadır. Bunlar iki şekilde olmaktadır:

1)Anlaşılan noktaları vurgulayarak ya da anlaşmazlıkları önleyerek ortak nokta çıkarmak

2) Hem göndericiyi hem de alıcıyı işin içine katarak ortak çıkar ve işbirliği vurgulamak.

Olumsuz nezaket stratejileri: -Alıcının olumsuz yüzünü yani eylem özgürlüğünün veya dikkatinin kısıtlanmaması yönündeki isteğinin korunmasına yöneliktir. - Türkçe iş yazışmalarındaki en çok kullanılan olumsuz nezaket stratejileri edilgen ve adlaştırma yoluyla yapılan kişisizleştirmedir.-eg: Faydalı hareket vs. Gereklilik ifadeleri

Aşağıdaki tablo, Türkçe’deki istek biçimlerinin türlerini ve bunların şirket içi ve şirket dışı yazışmalara göre dağılımlarını göstermektedir.

Tabloya bakacak olursak:-Şirket içi yazışmalarda en çok kullanılan strateji gereklilik biçimleri.-Veya bunlara paralel olarak istenilen şeyin şirket için faydalı olarak ifade edilmesidir. -‘’Rica etmek’’ edimsel eylemi istekler için sıklıkla kullanılmaktadır.--Şirket içi yazışmalarda kullanılan beklenti ifadeleri şirket dışı yazmalarda çok fazla kullanılmaktadır. -Emir tümceleri, isteğin kişisel kanı olarak ifade edilmesi, bildirme ve soru tümceleri de hem şirket içi hem de şirket dışı yazışmalarda çok seyrek olarak kullanılmaktadır.

Bu stratejilere bakacak olursak:1 Rica et- edimsel eylemi: -Belge istemek, rezervasyon yaptırmak gibi basit ve sıradan işlemlerde kullanılmakta.Eg: Swift dosyasını tarafımıza fakslamanızı rica ederiz.-Yan tümcedeki istek, edilgen yapı kullanılarak daha dolaylı ve daha az tehditkar olarak ifade ediliyor.Eg: Bu problemin müteakip sevkiyatlarda yaşanmaması için gerekli tedbirlerin alınmasını rica ederiz.Burada tedbirlerin ne olduğu ve kimin tarafından alınması gerektiği belirtilmemektedir. (kime hitap ettiğin belli olmadığı için) Böylece gönderen, alıcı eden konumdan uzaklaştırılarak ona yüz koruma fırsatı verilmektedir.

2. Gereklilik ifadeleri: (gerekmektedir, mAlI)Bir isteği gerekli olarak ifade ettiğimiz zaman, onun tehdit edici etkisini önemli oranda azaltmış oluruz.Eg: Ürünlerin doktor numunelerinin en kısa zamanda hazırlanarak departmanımıza verilmesi gerekmektedir. Bu stratejide: -Gönderen istekte bulunan kişi konumunda değil. Doğrudan istekte bulunan kişinin kim olduğunu bilmiyoruz. Ayrıca, yukarıdaki örneğin tehdit edici özelliği yok çünkü gereklilik ifadesinin alıcısı yok. Bunun yerine, istek ifadesi istenen eylem üzerine odaklanmaktadır. Bu ifade daha çok şirket içi iletişimde tercih edilmekte. (yaptırım gücü). Ancak, şirket dışı iletişimde fazla tercih edilmez.

-Bu isteklerde iki çeşit vardır: 1)Yüklemi gerekmektedir olan tümceler2)-mAlI soneki taşıyan yüklemlerEg: Ürünlerin doktor numunelerinin en kısa zamanda hazırlanarak departmanımıza verilmesi gerekmektedir. Ürünlerin doktor numunelerinin en kısa zamanda hazırlanarak (özne yan tümceciği)Edilgen yapı+ gerekmektedir için şunları söylemek mümkün: Edilgen ekiyle isteği gerçekleştirecek olan eden belirtilmiyor/kaçınılır . Yani alıcı belirsiz.İstek ne eden ne de gönderen ile anılıyorİstenilen hareket edenden bağımsız.

2) Gereklilik ifadelerindeki mAlI soneki:

-Bu istek biçimleri genel olarak

Daha doğrudan

Israrcı olmaktadır

-Bu tür örneklere daha çok bir yöntem izlenirken gerekli yönergeler sıralanırken rastlarız.

Eg:Ancak bu kuponlar yalnız Yuvam ve Çiçek margarin için verilmeli, diğer ürünlerimiz için teklif edilmemelidir.

-mAlI ile kullanılan isteklerin %80 i edilgen çatıya sahip. Bu yüzden üçüncü kişi özneleri yaygındır.

Eg: Gerekli önlemler alınmalı. (n+mAlI)

Başvuru formu tükenmez kalemle doldurulmalı. (l+mAlI)

3. FAYDALI HAREKET:

-Gereklilik ifadelerine anlamca yakın olan başka bir dolaylı istek biçimidir.

-İstenen eylemin faydalı olacağı görüşünü ileri sürer.

Eg: Bu konuda gerekli koordinasyon sağlanabilmesi ve sistemlerin kurulabilmesi amacıyla 25 Ekim 1999 Çarşamba günü bir koordinasyon toplantısı yapılması faydalı olacaktır. -Bu örnekte gönderen ve alıcı istekte belirtilmiyor. İstenilen şey ön planda.‘’İstek’’ faydalı olarak ifade ediliyor. Dolayısıyla, gönderen alıcının daha fazla ikna edici açıklama yapmaya gerek duymadan bu isteği yerine getireceğini varsayar. Ancak faydalı hareketi, gereklilik ifadeleriyle karşılaştırısak bu faydalı harekette alıcının üstündeki baskı daha az. Bunun sebebi faydalı harekette alıcın daha fazla seçme şansı var.

4. Kişisel Görüş:

-Rica etmek edimsel eyleminin kullanıldığı yapılar dışında, gönderenin açık olarak yer aldığı tek istek biçimi kişisel görüş ifadeleridir.

Eg: Bu konunun incelenmesi gerektiği kanısındayım.

-Tabloda da kişisel görüş sadece şirket içi kullanılmakta.

-Üst makamlara ve doğrudan gönderenin yönetimi altında olmayan makamlara alıcılara yazarken kullanılmakta.-Kişsel görüş istek ifadeleri, gereklilik biçimlerine kıyaslandığında daha dolaylı ve mesafeli.

5. Beklenti İfadeleri:

-Şirket dışı yazışmalarda sıklıkça kullanılmakta. (Şirket içi yazışmalarda hiç rastlanmamış)

Eg: Renk numunesi ile ilgili DHL gönderi numarası bekliyoruz.

-Beklenti ifadelerinin tehdit edici özelliği fazladır çünkü alıcı üstündeki beklenenin gerçekleşmesi yönündeki baskı daha güçlü.

-Bu baskıya uygun olarak ilk istek ifadelerinden ziyade, daha önceki istek hatırlatıldığında kullanılır. Yukarıdaki örnekte de bu tümcenin geçtiği yazışmanın alıcının istenen belgeyi göndereceğine dair yazışmalar olmuştur.

6.Emir

-Emir biçimleri Türkçe’de son derece az kullanılmakta. Bu çalışmada da şirket içi yazışmalarda sadece 3 örnek bulunmaktadır.

Eg: Önce kendi çeki ile tahsilat tüm depoların 30 Ekim 1999 tarihli tüm faturaları da dahil olmak açık hesapları kapatınız.

-Bu çalışma sonucu çıkan 3 emir örneği de üstlerden astalara yazılmıştır.

-Ve bu örnekler de acil ve önemli konulardadır.

7. Soru Tümceleri

-Konuşma dilinde geniş zamanlı soru tümceleri istek bildirmek için en çok kullanılan yapıdır.

-(y)InIz sonekiyle ile kullanılan emir tümceleri ve geniş zamanlı soru tümceleri kibar ve resmi olarak algılanmaktadır. Ancak iş yazışmalarında çok seyrek olarak kullanılmaktadır.

-Soru tümcelerine şirket dışı fakslarda rastlanmakta ve şirket içi yazışmalarda hiç rastlanmamaktadır.

Ayrıca soru tümceleri alıcıya yük olmayacak istekler için kullanılmaktadır.

Eg: Faksı tekrar gönderebilir misiniz?

8. Belirtme İfadeleri

-Bu istekler hemen her zaman izlenmesigereken bir yöntemle ilgili olarak kullanılmaktadır.

-Ayrıca, her zaman üstlerden astlara yazılmalı, ve gelecek zaman eki taşımalılardır.

Eg: Kullanılmamış olan 6.000’lik indirim kuponları ise Margarin ve Sıvı Yağlar Müdürlüğü’ne gönderilecektir.

-Hatırlayacak olursak beklenti ifadelerinde tehdit edici özellik fazlaydı.

Eg: Raporları odama bekliyorum.

Yani burada baskıdan söz edebiliriz. Ancak belirtme ifadeleri örneğindeki uyulması gereken yönergelere bakacak olursak , eylemin tehdit edici özelliğini azaltacak herhangi bir çaba yok gibi gözükmektedir. Çünkü kullanılan yapıyla önerilen eylemi alıcının kabul veya reddetmesine olanak veren bir durum yaratılmamaktadır.

-Ayrıca, belirtme yapılarında da yine edilgen yapı kullanılarak edenler istekten uzaklaştırılıyor.

Sonuç

-Türk iş yazışmalarında kullanılan nezaket biçimlerine baktığımızda hemen hemen hepsinin istekte bulunan kişiyi ve isteği yerine getirecek kişiyi arkaya plana almaya yönelik biçimler olduğu ortaya çıkmıştır.

-Dolaylılık ve kişisizleştirme yaygındır. (nezaket kuramı çerçevesinde)

-Edilgen ve adlaştırma ve edimsel biçimlerle alıcının eden özelliğine gönderme yapmaktan kaçınılmakta, böylece alıcının üzerindeki eylemin oluşturacağı baskı ve istek eylemin tehdit edici özelliğini hafifletmektedir.

-Az olmakla beraber istekte bulunan gönderene de doğrudan değinilmekten kaçınılmaktadır. Bu sayede, yerine istenen eylem ön plana çıkıyor. Yani, alıcı ve gönderen istekten uzaklaştırılmakta ve onun yerine eylem vurgulanmakta.

-Her ne kadar çalışma sınırlı bir bağlamda ele alınmış olsa da gerek Türk edimbilimi gerekse nezaket kuramının Türkçe için geçerli ve açıklayıcı olduğunu gösteren önemli ipuçları verir.

TEŞEKKÜRLER...