Upload
others
View
0
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
1
2
ISI KANDUNGAN
BAB 1 PENGENALAN
1.1 Latar Belakang Jabatan Khidmat Pengurusan
1.2 Objektif JKP
1.3 Fungsi Jabatan Khidmat Pengurusan
1.4 Carta Organisasi
1.4.1 Carta Organisasi MBSP
1.4.2 Carta Organisasi JKP
1.5 Piagam Pelanggan
1.6 Pengenalan Mengenai Inovasi – Sistem e-
SPAM
BAB 2 IMPAK SEBELUM INOVASI DIHASILKAN
2.1 Kelemahan Sistem Sedia Ada
BAB 3 IMPAK SELEPAS INOVASI DIHASILKAN
3.1 Impak Kepada Pengurusan Ahli Majlis
3.2 Impak Kepada Jabatan-Jabatan MBSP
BAB 4 ELEMEN INOVASI
BAB 5 PENGIKTIRAFAN DITERIMA
BAB 6 RUMUSAN
BAB 7 PENGHARGAAN
3
BAB 1
PENGENALAN
1.0 PENGENALAN
a. Penerangan mengenai Jabatan Khidmat Pengurusan, Majlis Bandaraya
Seberang Perai (JKP MBSP)
JKP MBSP mempunyai lima (5) bahagian iaitu Bahagian Pentadbiran, Bahagian
Perkhidmatan dan perjawatan, Bahagian Latihan dan kompetensi, Bahagian
Perolehan dan Aset, Bahagian Kaunter Berpusat serta Bahagian
Kesetiausahaan. Fungsi JKP MBSP adalah seperti berikut :
Menguruskan perkara-perkara berkaitan dengan Pentadbiran Am,
Personel dan Kebajikan Kakitangan, Pembekalan dan Stor, Kontrak dan
Perkhidmatan.
Memberi perkhidmatan urusetia kepada jawatankuasa-jawatankuasa
Penasihat serta Majlis Penuh.
Pembangunan Sumber Manusia – Menyedia ruang serta peluang dan
mengurus perkara-perkara yang berkaitan dengan latihan, kursus,
pembangunan diri dan kerjaya kakitangan.
Saluran komunikasi antara pentadbiran MPSP dengan Jabatan Kerajaan,
Badan Berkanun atau Pihak Berkuasa Tempatan lain.
Menyediakan sistem kawalan ke atas penggunaan kenderaan Jabatan
Khidmat Pengurusan dan juga kebersihan pejabat.
Mengawalselia pembangunan sistem dan teknologi maklumat Majlis.
4
Pengurusan hal-hal berkaitan dengan perolehan dan bekalan MPSP
.Pengurusan Hal Ehwal Ahli Majlis MPSP
Urusetia Hal Ehwal Ahli Majlis di bawah Bahagian Pentadbiran
bertanggungjawab untuk menguruskan semua urusan berkaitan Ahli Majlis
MBSP. Inovasi yang diwujudkan ini mengambil kira proses kerja yang dilakukan
di jabatan. Piagam pelanggan inovasi yang telah diwujudkan adalah
permohonan dibuat secara online dan diproses serta merta.
Objektif JKP MBSP adalah bagi memastikan urusan pengurusan am dan
perkhidmatan personal Majlis diuruskan secara efisyen dan sistematik mengikut
peraturan-peraturan / pekeliling yang ditetapkan bagi memberi kepuasan
pelanggan dalaman / luaran dengan sistem penyampaian yang cekap dan
berkualiti
b. Pengenalan Mengenai Inovasi
Inovasi yang diwujudkan adalah Sistem Peruntukan Ahli Majlis atau e-SPAM
merupakan hasil cetusan idea yang kreatif serta inovatif dalam aspek yang dapat
meningkatkan kualiti dan produktiviti organisasi terutama dalam sistem
penyampaian perkhidmatan yang optimum dan responsif kepada stakeholders.
e-SPAM adalah sistem yang melibatkan pembangunan web responsif untuk
membantu Ahli Majlis membuat permohonan dan membuat semakan
pengurusan perbelanjaan peruntukan RM1.68 juta. Setiap Ahli Majlis MBSP
telah diberi peruntukan sebanyak RM 70,000.00 setahun untuk pelaksanaan
Projek Projek di bawah peruntukan Ahli Majlis dan MBSP mempunyai 24 Ahli
Majlis. e-SPAM juga memberi maafaat kepada pihak urusetia bagi membantu
MBSP meningkatkan dan memberikan kualiti perkhidmatan yang terbaik di
samping menjadikan dapat meningkatkan mutu proses kerja di jabatan.
5
Inovasi yang dihasilkan ini adalah secara menyeluruh dan kumpulan sasar bagi
inovasi yang diwujudkan adalah Ahli Majlis / kontraktor / pembekal / MPKK /
Persatuan Penduduk dimana peruntukan digunakan untuk manfaat penduduk
Seberang Perai.
Selaras dengan objektif Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Pulau Pinang (AIKN)
diadakan maka e-SPAM telah mencipta inovasi bagi memperkasakan lagi
perkhidmatan dan mutu kerja melalui medium Teknologi ICT. e-SPAM
merupakan sistem yang diperkenalkan pada Tahun 2019 untuk sesi percubaan
dan telah digunakan sepenuhnya bermula tahun 2020.
Proses pelaksanaan e-SPAM adalah secara in-house dimana cetusan idea
diperolehi daripada sesi perbincangan pelbagai peringkat pengurusan dan
seterusnya diprogramkan oleh vendor. Jabatan mengambil masa tempoh selama
lebih kurang setahun bagi membangunkan sistem ini dengan mengadakan
beberapa siri perbincangan bersama jabatan dan vendor.
6
Implikasi Kewangan
e-SPAM merupakan cetusan idea secara in house namun ianya masih perlu
diprogramkan oleh vendor bagi memastikan sistem diwujudkan dengan
menggunakan kepakaran teknologi. e-SPAM juga merupakan sistem yang
mesra penguna, mempercepatkan dan mempermudahkan semua proses
pelaksanaan kerja-kerja supaya berjalan dengan lancar. Implikasi kewangan
yang terlibat adalah sebanyak RM32,330.00 bagi memastikan sistem dapat
diprogramkan seperti yang dikehendaki.
TEMPOH PELAKSANAAN e-SPAM
No. PERKARA TARIKH MULA TARIKH SIAP TEMPOH (HARI)
1 Sesi Perbincangan Mac 2 Kajian 01/03/2019 15/03/2019 11
3 Pembangunan sistem 15/03/2019 31/07/2019 99
4 Sesi Percubaan 01/08/2019 01/09/2019 22
5 Sesi Penambahbaikan 01/09/2019 01/10/2019 22
7
Kategori inovasi yang dipertandingkan adalah Anugerah Inovasi ICT dimana
inovasi yang telah dihasilkan ini dapat meningkatkan kualiti dan produktiviti
jabatan dan merangkumi penambahbaikan kepada sistem, prosedur, kaedeh dan
cara kerja.
Indikator inovasi adalah permohonan yang telah diterima dan digunakan untuk
memproses permohonan oleh Ahli Majlis. Pelaksanaan e-SPAM ini merupakan
proses inovasi yang akan digunakan oleh urusetia dalam proses kerja seharian.
Tambahan pula, sistem ini boleh diakses oleh AM dan jabatan melalui telefon
pintar atau komputer mudah alih di mana-mana sahaja menggantikan proses
permohonan peruntukan yang sebelum ini yang dilakukan secara bersemuka.
Input yang diterima dengan wujudnya e-SPAM adalah seperti berikut:
i. Ahli Majlis boleh akses dengan mudah tanpa mengira waktu dan tidak
perlu hadir ke MBSP untuk membuat permohonan dan menyemak baki
peruntukan tetapi boleh melihat melalui atas talian pada bila-bila masa.
Sama ada melalui link atau website MBSP.
ii. Status kelulusan dan senarai permohonan tahun semasa boleh dilihat
oleh AM dan urusetia untuk tujuan kemaskini dan tindakan selanjutnya.
8
2.0 IMPAK SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI DIGUNAKAN
Perbandingan mengenai kaedah / sistem yang digunakan
i. Permohonan peruntukan sebelum inovasi adalah secara manual
dengan menggunakan borang permohonan seperti di bawah.
ii. Permohonan perlu dikemukakan oleh Ahli Majlis kepada urusetia
untuk diproses dalam tempoh tiga (3) hari untuk kelulusan oleh
YBhg. Datuk Bandar. Pihak Urus Setia akan membuat semakan
samada memenuhi garis panduan pelaksanaan projek dari segi
skop projek yang dibenarkan dan peruntukan adalah mencukupi
sebelum dikemukakan kepada Tuan Setiausaha Bandaraya untuk
disokong dan YBhg. Datuk Bandar untuk kelulusan. Permohonan
projek yang tidak mendapat kelulusan akan dimaklumkan kepada
Ahli Majlis.
iii. Inovasi yang dihasilkan bagi menambahbaik proses sedia ada
adalah dengan mewujudkan e-SPAM untuk memudahkan dan
9
mempercepatkan proses permohonan. Ahli Majlis dapat
mengetahui status permohonan dengan kadar segera.
3.0 IMPAK INOVASI
i. Agensi / Jabatan Perkhidmatan
Pihak Urusetia hanya perlu memantau permohonan melalui e-
SPAM bagi setiap permohonan yang terima tanpa perlu
menyemak borang secara fizikal. Selain itu juga inovasi ini dapat
menjimatkan penggunaan kertas kerana permohonan disemak dan
dipantau melalui sistem. Inovasi ini juga dapat menjimatkan masa
dan kos pentadbiran.
ii. Awam Rakyat / Perniagaan
MBSP telah menyediakan RM 70,000.00 setahun kepada setiap
Ahli Majlis seperti yang ditetapkan oleh Majlis Mesyuarat
Kerajaan (MMK) untuk pelaksanaan Projek Projek di bawah
peruntukan Ahli Majlis. Peruntukan disediakan adalah bagi
melaksanakan projek-projek infrastruktur dan projek-projek di
bawah program “Cleaner, Greener, Safer and Healthier Penang”
selaras dengan dasar kerajaan negeri Pulau Pinang ke arah
“Cleaner, Greener, Safer and Healthier Penang”.
iii. Kumpulan Sasar
Inovasi ini meletakkan kumpulan sasaran iaitu Ahli Majlis secara
khusus dan penduduk Seberang Perai secara amnya.
10
4.0 ELEMEN INOVASI
i. Inovatif / Kreativiti
Inovasi ini diterjemahkan melalui kretiviti dimana urusetia
mengawal peruntukan perbelanjaan Ahli Majlis sebanyak RM1.68
Juta melalui e-SPAM. Elemen baru yang diwujudkan adalah
permohonan melalui e-SPAM dapat diakses pada bila-bila masa
dengan menggunakan telefon pintar atau tab. Inovasi ini secara
langsung memberi manfaat kedua-kedua pihak dari segi
penjimatan masa. Elemen inovasi ini dapat mempermudahkan /
penyelesaian masalah seperti berikut :
a. Inovasi ini membantu mempercepatkan proses pengeluaran
Pesanan Kerajaan kepada kontraktor / pembekal daripada tujuh (7)
hari kepada tiga (3) hari.
b. Ahli Majlis dapat membuat perancangan untuk perbelanjaan
peruntukan di mana sistem ini dapat mengemaskini baki peruntukan
yang boleh digunakan.
c. Ahli Majlis boleh menyemak status kelulusan permohonan
dengan hanya mengakses e-SPAM tanpa merujuk kepada urusetia.
d. Ahli Majlis hanya memuat naik sebutharga dalam e-SPAM yang
mena boleh memudahkan dan mempercepatkan permohonan
tanpa perlu ke pejabat.
11
ii. Keberkesanan
Inovasi yang dihasilkan dapat memberi ruang dan kaedah kepada
Ahli Majlis untuk menyemak semua permohonan yang telah dibuat
dengan hanya dihujung jari berbanding dengan cara konvensional,
Ahli Majlis perlu menyemak semua permohanan yang telah dibuat
dengan hadir ke pejabat. Selain itu juga, laporan boleh dipamerkan
mengikut carian yang dikehendaki.
Inovasi ini dapat meningkatkan produktiviti / kepuasan dengan cara
boleh memproses permohonan secara serentak dan semua
permohonan Ahli boleh dimohon secara serentak. Semua
permohonan dapat dibuat dalam tempoh yang ditetapkan iaitu tiga
(3) hari.
Proses permohonan peruntukan yang diproses oleh e-SPAM
Projek-projek yang dilaksanakan adalah bagi melaksanakan projek-
projek infrastruktur dan projek-projek di bawah program “Cleaner,
Greener, Safer and Healthier Penang” selaras dengan dasar
kerajaan negeri Pulau Pinang ke arah “Cleaner, Greener, Safer and
Healthier Penang”. Peruntukan ini memberi peluang dan
meningkatkan penglibatkan kontraktor / pembekal dalam
merancakkan ekonomi.
iii. Signifikan
Inovasi ini memberi perkhidmatan boleh mesra pelanggan kerana
s-SPAM akan memproses cara bayaran dengan cara EFT kepada
kontraktor / pembekal yang telah dilantik. e-SPAM merupakan
inovasi yang menjimatkan masa, kos, mudah digunakan dan dapat
mempertingkatan produktiviti kerja di lapangan.
12
e-SPAM dapat memenuhi objektif inisiatif di dalam perkhidmatan
awam kerana menggunakan perkhidmatan atas talian dan
menjadikan organisasi ke arah persekitaran digitial di tempat kerja
dan menjimatkan masa serta paperless.
Pemohon juga boleh menyemak terus Nama Pembekal yangtelah
didaftarkan dalam sistem e-perolehan MBSP. Sistem Peruntukan
akan kongsi data dengan Sistem Perolehan untuk memastikan
nama pembekal telah berdaftar. E-SPAM akan memberi notifikasi
bagi pengawai sebagai tanda isyarat jika nama pembekal tidak
berdaftar di Sistem e-Perolehan.
iv. Relevan
Inovasi ini dapat memberi sumbangan kepada pembentukan
ekonomi nilai tinggi kerana peruntukan yang disediakan sebanyak
RM1.68 juta. Setiap Ahli Majlis telah diberi peruntukan sebanyak
RM 70,000.00 setahun untuk pelaksanaan projek-projek kepada
rakyat.Projek-projek yang dilaksanakan adalah bagi melaksanakan
projek-projek infrastruktur dan projek-projek di bawah program
13
“Cleaner, Greener, Safer and Healthier Penang” selaras dengan
dasar kerajaan negeri Pulau Pinang ke arah “Cleaner, Greener,
Safer and Healthier Penang”.
Had nilai bagi projek-projek infrastruktur adalah sebanyak RM
35,000.00 dan had nilai bagi program di bawah Projek “Cleaner,
Greener, Safer and Healthier Penang” dan Projek-Projek Khas /
Latihan / Bekalan adalah sebanyak RM 35,000.00. Jumlah
keseluruhan peruntukan bagi setiap Ahli Majlis untuk setahun
adalah sebanyak RM70,000.00
Bagi memastikan inovasi ini relevan ianya turut melibatkan urusan
berkaitan perolehan. Di mana pengurusan perbelanjaan ini dapat
ditadbir urus dengan baik dan mematuhi prinsip Cekap Akauntabiliti
dan Telus (CAT) termasuk prinsip-prinsip perolehan seperti
akauntabiliti, telus, nilai faedah yang terbaik best value for money
saingan adil dan saksama hendaklah dipatuhi. Ini dapat
menjadikan inovasi ini memberi penjanaan hasil yang ketara.
eSPAM dapat mengwujudkan kolabrasi unik dengan rakyat
dengan menyalurkan peruntukan yang diperolehi untuk projek-
projek yang memberi faedah kepada rakyat seperti mengadakan
program Projek “Cleaner, Greener, Safer and Healthier Penang”
dan Projek Khas / Latihan / Bekalan kemasyarakatan dengan
aktiviti gotong royong, pembinaan, pembaikan, naiktaraf dan
penyelenggaraan kecil seperti penyelenggaraan jalan, dewan,
longkang, parit, jambatan dan projek�projek infrastruktur kecil yang
lain bagi keselesaan masyarakat.
14
5.0 PENGIKTIRAFAN YANG DITERIMA
e-SPAM merupakan projek inovasi yang baru diperkenalkan pada tahun
2019 untuk digunakan peringkat jabatan sebagai trial dan belum
menyertai pertandingan dan belum menerima pengiktirafan dari mana-
mana agensi.
6.0 PENUTUP
Majlis Bandaraya Seberang Perai (MBSP) merupakan Pihak Berkuasa
Tempatan yang telah menjadikan Motto Kerajaan Negeri iaitu Cleaner,
Greener, Healthier And Safer Penang sebagai Guiding Principles bagi
memenuhi Motto MBSP itu sendiri iaitu Seberang Perai Aspirasi Bandar
Masa Hadapan dan seterusnya mencapai Visi dan Misi MBSP. Selaras
dengan Pelan Strategi Seberang Perai 2018 – 2022 yang menjadikan
SP05 – Penerapan Teknologi Baru sebagai salah satu daripada 10
Keutamaan yang menjadi pilihan stakeholders semasa soal selidik
dilaksanakan.
Oleh yang demikian, bagi menepati arus peredaran zaman dan dunia
dihujung jari e-SPAM diwujudkan dan secara tak langsung ianya dapat
mendidik pengguna untuk menggunakan teknologi terkini agar sentiasa
mengikuti peredaran zaman serta tidak ketinggalan dengan dunia luar.
Dengan hanya mengakses dan memuat naik maklumat, pemohon iaitu
Ahli Majlis tidak perlu lagi mengisi permohonan yang panjang yang akan
mengambil masa yang lama untuk mengemukakan permohonan kepada
pihak Urusetia. Pelaporan yang panjang juga tidak diperlukan bagi setiap
tindakan yang telah diambil terhadap permohonan kerana maklumat boleh
diperolehi dengan mengakses e-SPAM.
15
Disediakan oleh :
1.Puan Siti Haslinda binti Hasan
2. Puan Rosmalinda binti Rosli
3. Puan Nur Afiza Hanim binti Abdul Rahim
4. Encik Mohammad Afifi bin Zulkipli
Jabatan Khidmat Pengurusan, MBSP
04-5497437