LAPORAN INOVASI

SISTEM PENGURUSAN LATIHAN ATASTALIAN (eSPL)

Jabatan Perangkaan Malaysia

KANDUNGAN

Muka surat

1. PENGENALAN 1 - 4

a) Sejarah Penubuhan

b) Perkhidmatan Utama

c) Carta Organisasi

d) Personel

2. Sistem Pengurusan Latihan Atas Talian (eSPL) 5 - 11

a) Pendahuluan

b) Tujuan Projek Inovasi

c) Proses Pelaksanaan Inovasi

d) Proses Sebelum dan Selepas

e) Impak inovasi terhadap kumpulan sasaran

/perkhidmatan/jabatan/agensi/negara

f) Gambar-gambar berkaitan

1

SISTEM PENGURUSAN LATIHAN ATAS TALIAN (eSPL)

JABATAN PERANGKAAN MALAYSIA

1. PENGENALAN

a) Sejarah Penubuhan

Jabatan Perangkaan (JP) Malaysia ditubuhkan pada tahun 1949 di bawah

peruntukan Ordinan Statistik 1949 dan dikenali sebagai Biro Statistik.

Perangkaan yang dihasilkan pada masa itu terhad hanya kepada data

perdagangan luar negeri dan pertanian ladang.

Pada tahun 1965, Biro Statistik telah bertukar nama kepada Jabatan

Perangkaan Malaysia dan beroperasi di bawah peruntukan Akta

Perangkaan 1965. Fungsi dan peranan Jabatan seterusnya telah

berkembang yang mana tugas pengumpulan data/maklumat diperluaskan

kepada bidang ekonomi dan juga sosial.

Jabatan Perangkaan Malaysia yang beribu pejabat di Pusat Pentadbiran

Kerajaan Persekutuan Putrajaya juga mempunyai pejabat di setiap negeri.

Bagi memantapkan lagi kerja-kerja pengumpulan data oleh Jabatan

Perangkaan Negeri, Pejabat-pejabat Operasi di beberapa buah negeri

telah diwujudkan.

b) Perkhidmatan Utama

Jabatan Perangkaan Malaysia merupakan agensi utama kerajaan di

bawah Jabatan Perdana Menteri yang diamanah dan dipertanggungjawab

untuk memungut, mentafsir serta menyebar perangkaan yang bertepatan

masa dan terkini untuk memantau prestasi ekonomi dan juga

pembangunan sosial negara.

Di bawah "Statistics Act 1965 (Revised - 1989)", fungsi utama Jabatan

Perangkaan Malaysia ialah:

2

Mengumpul dan mentafsir perangkaan bagi tujuan pembentukan

atau pelaksanaan dasar kerajaan dalam apa juga bidang yang

diperlukan oleh kerajaan atau bagi memenuhi keperluan

perdagangan, perniagaan, perindustrian, pertanian atau lain-lain; dan

Menyebar perangkaan yang telah dikumpulkan atau mentafsir

perangkaan yang dikumpulkan itu, bukan sahaja kepada agensi

kerajaan, tetapi juga kepada pihak berkuasa atau awam yang mana

maklumat itu berguna untuk mereka.

3

c) Carta Organisasi

Rajah 1 menunjukkan carta organisasi pada 19 Oktober 2011.

Rajah 1: Carta Organisasi Jabatan Perangkaan Malaysia

4

d) Personel

Bilangan personel sehingga 19 Oktober 2011 di Jabatan Perangkaan

Malaysia mengikut skim perkhidmatan adalah seperti di Jadual 1.

Jadual 1 : Bilangan Personel mengikut skim perkhidmatan sehingga 19 Oktober 2011

NO. SKIM PERKHIDMATAN GRED PERJAWATAN

1 Perangkawan E41 - Utama 349

2 Penolong Pegawai Perangkaan E27 - E38 284

3 Pembantu Perangkaan E17 - E26 1,916

4 Pegawai Tadbir dan Diplomatik M41 – Utama 10

5 Pegawai Teknologi Maklumat F41 – Utama 34

6 Penolong Pegawai Teknologi Maklumat F29 - F38 48

7 Juruteknik Komputer FT17 - FT22 24

8 Penolong Akauntan W27 - W32 11

9 Pembantu Akauntan W22 15

10 Pembantu Tadbir (Kewangan) W22 - W26 4

11 Pembantu Akauntan W17 4

12 Pembantu Tadbir (Kewangan) W17 73

13 Pengawal Keselamatan KP 11 - KP14 9

14 Penolong Pegawai Tadbir N27 - N36 29

15 Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) N17 - N22 261

16 Pembantu Setiausaha Pejabat / Setiausaha Pejabat N17/N27/ N28 35

17 Pegawai Khidmat Pelanggan N17 17

18 Pembantu Tadbir Rendah (KUP N17) N11 5

19 Penjilid Buku N11 2

20 Penyelenggara Stor Rendah N11 1

21 Pembantu Am Pejabat N4 3

22 Pembantu Am Pejabat N1 66

23 Pegawai Penerangan S44 1

24 Pegawai Psikologi S41 1

25 Pustakawan S41 1

26 Penolong Pegawai Perpustakaan S27 1

27 Penolong Pegawai Psikologi S27 1

28 Pembantu Perpustakaan S17 1

29 Pemandu Kenderaan R3 47

30 Pekerja Awam R1 3

JUMLAH 3,256

5

2. SISTEM PENGURUSAN LATIHAN ATAS TALIAN (eSPL)

a) Pendahuluan

Sistem Pengurusan Latihan atas talian (eSPL), ialah sistem yang

dibangunkan untuk memohon kursus secara atas talian dan sistem ini

mengandungi maklumat terkini berkaitan kursus yang dihadiri sepanjang

perkhidmatan anggota Jabatan. Di antara ciri-ciri sistem eSPL ialah:

i. Sistem dibangunkan secara web based.

ii. Maklumat boleh dikemaskini secara real time.

iii. Maklumat boleh dilihat secara telus oleh anggota Jabatan.

iv. Data boleh diakses secara global.

v. Paparan butiran peribadi yang amat terperinci.

vi. Informasi di hujung jari.

b) Tujuan Projek Inovasi

Tujuan sistem ini adalah untuk memudahkan pengurusan bagi

perkara di bawah :

i. Maklumat kursus yang dirancang sepanjang tahun semasa.

ii. Bilangan anggota yang menghadiri kursus.

iii. Maklumat kursus yang telah dihadiri oleh anggota Jabatan.

iv. Pengemaskinian profil anggota Jabatan.

v. Nota-nota kursus yang telah dilaksanakan bagi rujukan anggota

Jabatan.

c) Proses Pelaksanaan Inovasi

Sistem ini dibangunkan sendiri secara dalaman oleh Bahagian

Pengurusan Maklumat (BPM), Jabatan Perangkaan Malaysia.

6

d) Proses Sebelum dan Selepas

Jadual di bawah menunjukkan proses Sebelum dan Selepas kewujudan

eSPL.

No. Modul Sebelum Selepas

1. Maklumat Peribadi

Tiada satu pangkalan data yang menyimpan maklumat peribadi lengkap.

Mengandungi profil lengkap anggota yang mudah dirujuk sepanjang dalam perkhidmatan.

2.

Senarai permohonan

Tiada maklumat mengenai status senarai permohonan kursus yang telah dibuat. Status hanya diketahui selepas mendapat surat tawaran kursus.

Status permohonan boleh diketahui melalui sistem dengan cepat dan mudah.

3.

Permohonan Kursus

Permohonan dibuat dengan menggunakan Borang Permohonan Kursus (Borang PKD). Ini akan mengambil masa dan melibat kos percetakan.

Permohonan boleh dibuat secara atas talian. Dengan ini menjimatkan masa dan kos.

4.

Nota

Nota kursus hanya diperoleh semasa menghadiri kursus dan disimpan oleh individu yang menghadiri kursus tersebut sahaja.

Nota kursus boleh dimuat naik dan dimuat turun pada bila-bila masa dan tidak terhad kepada peserta yang menghadiri kursus tertentu sahaja.

5.

Maklumat Kursus Dihadiri

Tiada satu sistem yang menyimpan maklumat kursus yang telah dihadiri sama ada dalam negeri atau luar negara.

Mengandungi maklumat lengkap mengenai kursus yang telah dihadiri dalam negeri dan luar negara.

7

e. Impak inovasi terhadap kumpulan sasaran/perkhidmatan/jabatan/agensi/ /negara

Antara impak yang telah dikenal pasti seperti berikut:

i. Elemen Inovatif/Kreativiti

Merupakan modul yang komprehensif dalam pengendalian latihan

seperti permohonan kursus dan memuat naik/turun nota kursus;

Membolehkan warga Jabatan merancang kursus yang akan dihadiri

dalam tahun semasa;

ii. Elemen Keberkesanan

Memudahkan pemantauan kehadiran kursus warga Jabatan; dan

Pemberitahuan peringatan mesra automatik kepada pegawai

pelulus.

iii. Elemen Signifikan

Menjimatkan masa proses permohonan kursus;

Menjimatkan kos ke arah ICT hijau melalui penjimatan penggunaan

kertas; dan

Mesra pengguna boleh dikendalikan oleh semua warga Jabatan

dengan pengetahuan ICT yang minimum.

iv. Elemen Relevan

Pada era ini ICT merupakan satu kaedah untuk mempercepatkan

proses dan kerja yang dilaksanakan. Oleh yang demikian kewujudan

eSPL ini amat relevan dengan kecanggihan dan pemodenan ICT.

Dengan adanya eSPL proses permohonan kursus, pengemaskinian

profil anggota, maklumat kursus yang dihadiri, perancangan kursus

tahunan dan memuat naik nota kursus menjadi lebih mudah dan

pantas serta bersistematik.

8

f. Gambar-gambar berkaitan

i. Sebelum penggunaan eSPL

ii. Selepas pelaksanaan eSPL

Pengisian borang kursus secara atas talian

manual

Pengisian borang kursus secara manual

9

i. Login eSPL Paparan 1: Antaramuka sistem eSPL

ii. Halaman utama eSPL

Paparan 2: Antaramuka menu di dalam sistem eSPL

10

iii. Skrin Profil Peribadi

Paparan 3: Antaramuka profil peribadi

iv. Skrin Permohonan Kursus

Paparan 4: Antaramuka menu di dalam sistem

11

v. Skrin Maklumat Kursus Dihadiri

Paparan 5: Antaramuka maklumat kursus yang dihadiri

vi. Skrin Nota

Paparan 6: Antaramuka nota kursus