ISI KANDUNGAN HALAMAN SKOP PENGENALAN

PENGURUSAN

Kod Dokumen: UPM/PGR/MK

Halaman: 1 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02

MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012

ISI KANDUNGAN HALAMAN 1.0 SKOP 4 1.1 Am 4 1.2 Penggunaan 4 1.3 Skop SPK 4 2.0 PENGENALAN 5 2.1 Latar Belakang UPM 5 2.2 Visi 6 2.3 Misi 6 2.4 Dasar Kualiti 6 2.5 Matlamat UPM 6 3.0 ISTILAH DAN DEFINISI 7 4.0 SISTEM PENGURUSAN KUALITI 7 4.1 Keperluan Am 7 4.2 Keperluan Dokumentasi

4.2.1 Am 4.2.2 Manual Kualiti 4.2.3 Kawalan Dokumen 4.2.4 Kawalan Rekod

8 8 9

10 10

5.0 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN 11 5.1 Komitmen Pengurusan 11 5.2 Fokus Pelanggan 11 5.3 Dasar Kualiti 12 5.4 Perancangan

5.4.1 Objektif Kualiti 5.4.2 Perancangan SPK

12 12 12

5.5 Tanggungjawab, Bidang Kuasa dan Komunikasi 5.5.1 Tanggungjawab dan Bidang Kuasa 5.5.2 Wakil Pengurusan 5.5.3 Komunikasi Dalaman

12 12 13 13

5.6 Kajian semula pengurusan 5.6.1 Am 5.6.2 Input Kajian Semula 5.6.3 Output Kajian Semula

14 14 14 14

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 2 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


ISI KANDUNGAN HALAMAN 6.0 PENGURUSAN SUMBER 15 6.1 Peruntukan Sumber 15 6.2 Sumber Manusia

6.2.1 Am 6.2.2 Kekompetenan, Latihan dan Kesedaran

15 15 15

6.3 Prasarana 16 6.4 Persekitaran Kerja 16 7.0 PENGHASILAN PERKHIDMATAN 17 7.1 Perancangan Penghasilan Perkhidmatan 17 7.2 Proses Berkaitan Pelanggan

7.2.1 Penentuan Keperluan Berkaitan Perkhidmatan 7.2.2 Semakan Keperluan Berkaitan Perkhidmatan 7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan

17 17 18 18

7.3 Reka Bentuk dan Pembangunan 19 7.3.1 Perancangan Reka bentuk dan Pembangunan 19 7.3.2 Input Reka Bentuk dan Pembangunan 19 7.3.3 Output Reka Bentuk dan Pembangunan 20 7.3.4 Semakan Reka Bentuk dan Pembangunan 20 7.3.5 Penentusahan Reka Bentuk dan Pembangunan 20 7.3.6 Pengesahan Reka Bentuk dan Pembangunan 21 7.3.7 Kawalan Terhadap Reka Bentuk dan Pembangunan 21 7.4 Perolehan

7.4.1 Proses Perolehan 7.4.2 Maklumat Perolehan 7.4.3 Penentusahan Terhadap Produk yang diperolehi

21 21 22 22

7.5 Penyediaan Perkhidmatan 7.5.1 Kawalan Penyediaan Perkhidmatan 7.5.2 Pengesahan Proses Penyediaan Perkhidmatan 7.5.3 Pengenalpastian dan Kebolehkesanan 7.5.4 Harta Pelanggan 7.5.5 Pengekalan Produk

23 23 23 24 24 24

7.6 Kawalan Ke Atas Peralatan Pemantauan dan Pengukuran 25

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 3 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


ISI KANDUNGAN HALAMAN

8.0 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN 26 8.1 Am 26 8.2 Pemantauan dan Pengukuran

8.2.1 Kepuasan Pelanggan 8.2.2 Audit Dalaman 8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses 8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Perkhidmatan

26 26 27 28 28

8.3 Kawalan Terhadap Produk Yang Tak Akur 29 8.4 Analisis Data 30 8.5 Penambahbaikan

8.5.1 Penambahbaikan Berterusan 8.5.2 Tindakan Pembetulan 8.5.3 Tindakan Pencegahan

30 30 30 31

9.0 SEJARAH SEMAKAN 32 Lampiran 1a-g: Pusat Tanggungjawab (PTJ), Skop Sistem Pengurusan

Kualiti, dan Proses Utama Lampiran 2: Model Pendekatan Proses Lampiran 3: Hirarki Dokumen SPK Lampiran 4: Interaksi Proses Lampiran 5: Piagam Pelanggan Lampiran 6: Petunjuk Prestasi Utama (KPI) UPM Pelan Tindakan Peringkat Fungsian dan Aras Lampiran 7: Struktur Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) UPM Lampiran 8: Struktur Bahagian Jaminan Kualiti UPM Lampiran 9: Semakan, Penentusahan dan Pengesahan Reka Bentuk

dan Pembangunan

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 4 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


1.0 SKOP

1.1 Am Manual Kualiti ini menerangkan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) Universiti Putra Malaysia (UPM) dan bagaimana UPM perlu: a. Menunjukkan keupayaan untuk membekalkan produk atau perkhidmatan yang

memenuhi kehendak pelanggan dan kehendak peraturan tertentu secara konsisten, dan

b. Memberi perhatian kepada kepuasan pelanggan dengan lebih mendalam melalui SPK yang efektif termasuk proses untuk penambahbaikan berterusan dan jaminan terhadap keakuran keperluan pelanggan dan peraturan/perintah am selaras dengan dasar Universiti Putra Malaysia.

1.2 Penggunaan

SPK ini diamalkan di seluruh PTJ di UPM seperti dalam Lampiran 1a-g kecuali Putra Science Park, Sekolah Pengajian Siswazah Pengurusan, Pusat Pengimejan Diagnostik Nuklear dan Pusat Sumber dan Pendidikan Kanser (CARE).

1.3 Skop SPK

Skop SPK ini merangkumi semua aktiviti pengajaran dan pembelajaran prasiswazah dan siswazah, pengurusan, pelaksanaan penyelidikan dan perkhidmatan sokongan (Lampiran 1a-g) yang beralamat seperti di bawah:

Lokasi Utama :

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA, Pejabat Naib Canselor Universiti Putra Malaysia, 43400 UPM Serdang, Selangor Darul Ehsan, Malaysia

Lokasi Cawangan :

Fakulti Pertanian dan Sains Makanan Universiti Putra Malaysia Kampus Bintulu, Jalan Nyabau, P.O Box 396, 97008 Bintulu, Sarawak, Malaysia

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 5 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


2.0 PENGENALAN

2.1 Latar belakang Universiti Putra Malaysia

Universiti Putra Malaysia bermula sebagai Unit Latihan Jabatan Pertanian Kuala Lumpur (juga dikenali sebagai Sekolah Atap) pada tahun 1925. Pada tahun 1931, semua pelajar telah dipindahkan ke Sekolah Pertanian yang terletak di tanah seluas 22 ekar di Serdang Selangor. Sekolah ini ditutup pada Perang Dunia Kedua (1942-1945) dan dibuka semula pada 1946. Sekolah Pertanian telah dinaiktaraf dan secara rasmi dikenali sebagai Kolej Pertanian Malaya pada tahun 1947. Cadangan untuk menjadikan Kolej Pertanian Malaya sebagai universiti telah dibincangkan pada akhir 1950an dan awal 1960an. Ia berasaskan penggabungan Kolej Pertanian Malaya, Serdang dan Fakulti Pertanian Universiti Malaya bagi mewujudkan Universiti Pertanian Malaysia. Cadangan ini telah diwarwarkan oleh Timbalan Perdana Menteri ketika itu, Allahyarham Tun Razak Hussein pada 1969. Pada 29 Oktober 1971, Kolej Pertanian Malaya, Serdang dan Fakulti Pertanian Universiti Malaya telah bergabung membentuk Universiti Pertanian Malaysia di bawah Akta Universiti dan Kolej Universiti, 1971. Universiti Pertanian Malaysia telah ditukar nama kepada Universiti Putra Malaysia oleh Yang Amat Berhormat, Perdana Menteri Malaysia ke-4, Tun Dr. Mahathir Mohamad Pada 3 April 1997 bagi menggambarkan UPM sebagai pusat pengajian tinggi yang berkemampuan menyediakan pelbagai bidang pengajian, terutamanya teknologi maklumat yang menjadi pemangkin kepada pembangunan negara dalam milenium baharu. Institusi yang bermula sebagai Sekolah Pertanian ini berkembang maju menjadi Universiti peneraju pertanian tropika berfokuskan Agro-Bio dan Sains dan Teknologi. Setelah beberapa dekad, kurikulum UPM telah mengalami transformasi mencakupi disiplin yang lebih meluas dalam bidang pertanian, perhutanan, perubatan veterinar, makanan, pendidikan, kemanusiaan, kejuruteraan, sains perubatan dan sains komputer. UPM kini adalah sebuah Universiti bertaraf Universiti Penyelidikan yang mempunyai staf akademik berkepakaran dalam bidang yang dinyatakan di atas dan banyak memberi sumbangan kepada pembentukan kekayaan dan pembangunan negara bangsa dan kemajuan manusia dan penerokaan ilmu sejagat. Fungsi Pusat Tanggungjawab (PTJ) dinyatakan secara ringkas dalam Lampiran 1.

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 6 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


2.2 Visi

Menjadi Sebuah Universiti Bereputasi Antarabangsa.

2.3 Misi

Memberikan sumbangan bermakna kepada pembentukan kekayaan dan pembangunan negara serta kemajuan manusia sejagat menerusi penerokaan dan penyebaran ilmu.

2.4 Dasar Kualiti

Staf Universiti Putra Malaysia beriltizam ke arah kecemerlangan melalui penerapan budaya kualiti dalam pengajaran dan pembelajaran, penyelidikan dan perkhidmatan sokongan untuk memenuhi ekspektasi pelanggan. Staf Universiti Putra Malaysia akan melaksanakan tanggungjawab dalam mencapai objektif kualiti yang ditetapkan, serta memastikan objektif tersebut dikaji dari semasa ke semasa supaya selaras dengan visi, misi dan matlamat UPM.

2.5 Matlamat UPM

Untuk mencapai visi dan misi yang telah diwujudkan, UPM telah menggubal 6 matlamat seperti yang dinyatakan dalam Pelan Strategi UPM 2011 – 2013 iaitu: Matlamat 1 : Menarik pelajar cemerlang dan menghasilkan graduan berilmu dan

berdaya saing Matlamat 2 : Melonjak tahap pencapaian penyelidikan dan inovasi ke peringkat

antarabangsa Matlamat 3 : Memperkasakan penglibatan komuniti untuk penjanaan dan

perkongsian ilmu.

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 7 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Matlamat 4 : Memperkasakan UPM sebagai pusat kecemerlangan pendidikan, penyelidikan dan perkhidmatan pertanian dan biosumber tropika.

Matlamat 5 : Memperkemas tadbir urus dan pengurusan sumber berdasarkan amalan terbaik.

Matlamat 6 : Memperkasakan Sekolah Pengajian Siswazah Pengurusan sebagai

Top Business School (TBS)

3.0 ISTILAH DAN DEFINISI

Objektif Kualiti : Petunjuk Prestasi Utama (KPI) Universiti

Pelanggan : Organisasi atau individu yang menerima produk atau perkhidmatann daripada Pusat Tanggungjawab atau UPM secara amnya

PTJ : Pusat Tanggungjawab seperti fakulti, institut, sekolah, Pejabat Pendaftar dan sebagainya

SPK : Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008

4.0 SISTEM PENGURUSAN KUALITI

4.1 Keperluan Am

UPM telah mewujud, melaksana, mengekal dan mendokumenkan SPK dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan mengikut keperluan MS ISO 9001:2008. Pendekatan atau model yang digunakan bagi melaksanakan pengurusan kualiti adalah berasaskan pendekatan proses seperti dalam Lampiran 2. Dalam SPK yang dibangunkan, UPM telah menganalisis keperluan pelanggan, mentakrifkan proses yang menyumbang kepada pencapaian perkhidmatan yang memenuhi kepuasan pelanggan dan peraturan/perintah am dan selaras dengan dasar kualiti UPM. Di samping itu, UPM juga bertanggungjawab membentuk dasar, objektif kualiti dan perancangan serta melaksanakan Kajian semula pengurusan.

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 8 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


SPK ini telah menyediakan rangka kerja bagi penambahbaikan berterusan untuk meningkatkan pencapaian kepuasan pelanggan dan memberi keyakinan kepada pelanggannya bahawa UPM berupaya untuk menyediakan perkhidmatan yang dapat memenuhi keperluan secara konsisten. UPM telah mengenal pasti peruntukan sumber yang diperlukan bagi melaksana dan menambahbaik proses SPK untuk mencapai kepuasan pelanggan serta dapat disediakan pada masa yang ditetapkan. Peruntukan sumber yang diperlukan termasuklah tenaga kerja yang berkelayakan, pembekal, maklumat (informasi), prasarana, persekitaran kerja dan sumber kewangan. Dalam menghasilkan perkhidmatan, UPM telah mengenal pasti proses utama yang diperlukan dalam semua aktiviti pengajaran dan pembelajaran prasiswazah dan siswazah, pengurusan, pelaksanaan penyelidikan dan perkhidmatan sokongan supaya UPM dapat berfungsi secara cekap dan berkesan. Bagi perkhidmatan yang diserah urus, seperti pemeriksa luar, pensyarah sambilan, pembuangan sisa terjadual dan lain-lain, UPM telah memastikan kawalan yang bersesuaian untuk memenuhi keperluan pelanggan, perundangan dan peraturan. Jenis dan tahap kawalan telah dinyatakan dalam dokumen SPK yang berkenaan. Proses Utama di UPM adalah aktiviti pengajaran dan pembelajaran prasiswazah dan siswazah, pengurusan, pelaksanaan penyelidikan dan perkhidmatan sokongan dinyatakan dalam Lampiran 1a-g.

4.2 Keperluan Dokumentasi

4.2.1 Am Dokumen SPK telah disedia dan dilaksanakan mengandungi perkara berikut: a. penyataan Dasar Kualiti, Petunjuk Prestasi Utama (KPI) dan pelan

tindakan peringkat fungsian dan aras seperti yang diterangkan dengan terperinci dalam Bahagian 5.3 - Dasar Kualiti dan 5.4.1 - Objektif Kualiti;

b. manual kualiti yang telah disediakan; c. prosedur wajib dan rekod yang diperlukan mengikut piawaian MS ISO

9001:2008. Senarai prosedur adalah seperti di Senarai Utama Dokumen Terkawal (PGR/SU01/DOKUMEN 01) ;dan

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 9 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


d. dokumen lain, yang diperlukan oleh UPM seperti di Senarai Utama Dokumen Terkawal (PGR/SU01/DOKUMEN 01) dalam memastikan keberkesanan perancangan operasi dan kawalan proses.

Prosedur Operasi

Proses di UPM didokumenkan dalam prosedur operasi. Prosedur-prosedur ini mengemukakan kaedah bagaimana polisi yang ditakrifkan dalam Manual Kualiti dilaksanakan. Prosedur yang diperlukan oleh MS ISO 9001:2008 disediakan bersama dengan prosedur-prosedur lain bagi pelaksanaan operasi penyediaan perkhidmatan di UPM.

Dokumen Sokongan

Dokumen sokongan seperti arahan kerja, garis panduan, senarai semak, log dan borang yang berkaitan menerangkan secara terperinci jenis pemeriksaan dan maklumat yang diperlukan dan bagaimana tugasan tertentu dilaksanakan dan hendaklah dipatuhi. Borang dan Rekod Kualiti Bahagian ini terdiri dari rekod kualiti hasil dari pelaksanaan SPK. Semua dokumen di atas dirujuk dan digunakan bagi memastikan kehendak pelanggan dipenuhi dan mengatasi masalah yang timbul. Hiraki dokumen SPK UPM adalah seperti Lampiran 3.

4.2.2 Manual Kualiti Manual Kualiti ini mengemukakan dasar, objektif dan pengurusan kualiti dalam mengurus proses di UPM. Skop SPK dalam manual ini merujuk kepada dokumen prosedur yang telah dibina. Manual ini juga menerangkan interaksi di antara proses di dalam SPK. Di samping itu ia juga menerangkan dasar UPM bagi setiap klausa di dalam MS ISO 9001:2008 dan bertindak sebagai dokumen hala tuju kualiti. Prosedur dan dokumen yang berkaitan juga dirujuk pada manual kualiti ini.

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 10 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Interaksi proses utama di UPM juga digambarkan melalui pemetaan proses seperti di Lampiran 4a-d.

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 11 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


4.2.3 Kawalan Dokumen Semua dokumen yang berkaitan dengan SPK UPM telah diwujudkan, dikawal dan diselenggara secara sistematik. Dokumen SPK boleh diakses menerusi laman sesawang SPK bagi tujuan dibaca atau dicetak untuk rujukan. Pindaan dokumen pada laman sesawang hanya boleh dibuat oleh Pegawai Kawalan Dokumen atau pegawai yang dibenarkan dengan penggunaan kata laluan. Perincian kawalan dokumen dinyatakan dalam prosedur di bawah. Rujuk: Prosedur Kawalan Dokumen (UPM/PGR/P001)

4.2.4 Kawalan Rekod Rekod kualiti yang diwujudkan sebagai bukti kepada keakuran kepada keperluan dan keberkesanan operasi SPK adalah dalam kawalan. Rekod kualiti untuk prosedur berkaitan, tempoh simpanannya dan staf yang bertanggungjawab untuk penyelenggaraannya telah dikenal pasti. Rekod ini juga difailkan secara sistematik dan diselenggarakan dengan baik supaya ia dapat dibaca, mudah dikenal, mudah diperolehi semula dan dielak daripada berlaku kerosakan. Rekod kualiti akan dimusnahkan secara rincih/lupus fail di server apabila tempoh simpanannya tamat. Rekod yang perlu diselenggarakan untuk tempoh yang lama hendaklah diarkibkan.

Rujuk: Prosedur Kawalan Rekod (UPM/PGR/P002)

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 12 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


5.0 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

5.1 Komitmen Pengurusan

Pihak Pengurusan UPM adalah bertanggungjawab untuk membangun dan melaksanakan SPK. Keberkesanan dan penambahbaikan berterusan sistem ini adalah menerusi langkah-langkah berikut: a. memastikan keperluan pelanggan ditentukan menerusi tinjauan, maklum balas

dan semakan bagi menjamin keperluan pelanggan dipenuhi, b. berkomunikasi dengan staf tentang kepentingan memenuhi keperluan

pelanggan serta mematuhi statut dan peraturan universiti menerusi mesyuarat dalaman, perbincangan dengan staf, sesi latihan dan lain-lain,

c. mewujudkan dasar kualiti dan KPI Universiti, d. melaksanakan kajian semula pengurusan, dan e. memastikan sumber yang mencukupi.

5.2 Fokus Pelanggan

Pihak pengurusan UPM telah memastikan keperluan pelanggan ditentukan dan dipenuhi dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan (Lampiran 5 – Piagam Pelanggan). Pencapaian Piagam Pelanggan UPM diukur menerusi tindakan dalam KPI Universiti dan pelan tindakan peringkat fungsian dan aras. Dalam skop pengajaran dan pembelajaran prasiswazah dan pengajian siswazah, pelanggan utama UPM adalah pelajar prasiswazah dan pelajar siswazah. Para penyelidik dan penaja adalah pelanggan untuk proses penyelidikan. Keperluan utama pelanggan adalah seperti berikut:

Pembelajaran yang selesa

Pengajaran yang berkesan

Pensyarah yang prihatin

Pensyarah yang mahir dan berpengalaman

Kandungan kursus yang matang

Kemudahan dan persekitaran yang ceria dan selamat

Kos yang berpatutan

Kemudahan penyelidikan yang lengkap

Kemudahan teknologi maklumat dan komunikasi yang terkini

Staf yang kompeten dan berpengalaman

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 13 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


5.3 Dasar Kualiti

Pernyataan ke atas dasar kualiti bagi UPM adalah seperti dinyatakan pada Bahagian 2.2 – Visi, Misi dan Dasar Kualiti. Pernyataan ini selaras dengan misi dan visi UPM yang komited terhadap memenuhi keperluan pelanggan serta peningkatan berterusan SPK. Adalah menjadi tanggungjawab Pihak Pengurusan UPM untuk menghebahkan dasar kualiti supaya ianya difahami di semua peringkat yang berkenaan. Dasar ini juga akan disemak kesesuaiannya dari semasa ke semasa.

5.4 Perancangan

5.4.1 Objektif Kualiti Pihak Pengurusan telah mengenal pasti objektif kualiti menerusi KPI Universiti (Rujuk Lampiran 6). Pengukuran dan sasaran bagi setiap objektif kualiti adalah tekal dengan dasar kualiti. Pada fungsi dan aras yang relevan, objektif kualiti juga diwujudkan. Objektif Kualiti ini dijadikan sebagai pelan tindakan peringkat fungsian PTJ masing-masing.

5.4.2 Perancangan SPK

Pihak Pengurusan UPM telah memastikan bahawa perancangan SPK dilaksanakan bagi memenuhi keperluan MS ISO 9001:2008 dan objektif kualiti UPM. Pihak Pengurusan UPM juga telah memastikan bahawa integriti SPK dikekalkan apabila terdapat perubahan pada SPK dari aspek perancangan dan pelaksanaan.

5.5 Tanggungjawab, Bidang Kuasa dan Komunikasi

5.5.1 Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Pihak Pengurusan UPM telah memastikan bahawa tanggungjawab dan bidang kuasa diperjelas dan disebarkan dengan berkesan. Senarai tugas dan tanggungjawab staf dan jawatankuasa, struktur organisasi, surat pelantikan dan minit mesyuarat berkaitan adalah antara dokumen yang memperjelaskan tanggungjawab dan bidang kuasa di UPM.

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 14 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Struktur Organisasi UPM adalah seperti pada Laman sesawang UPM (www.upm.edu.my). Struktur Jawatankuasa Jaminan Kualiti UPM adalah seperti Lampiran 7 Struktur Bahagian Jaminan Kualiti UPM adalah seperti di Lampiran 8 Rujuk : Fail Jawatankuasa UPM (UPM/100-9/1)

5.5.2 Wakil Pengurusan Pihak Pengurusan UPM telah melantik Pendaftar, iaitu salah seorang ahli Jawatankuasa Pengurusan UPM sebagai Wakil Pengurusan. Pegawai Pengurusan dan Profesional telah dilantik sebagai Timbalan Wakil Pengurusan di peringkat PTJ/peneraju proses bagi membantu Wakil Pengurusan.

WP bertanggungjawab dan diberi kuasa dalam perkara-perkara berikut:

a. melaporkan kepada Pihak Pengurusan UPM prestasi pencapaian SPK dan keperluan penambahbaikan,

b. memastikan promosi ke arah kesedaran terhadap keperluan pelanggan di seluruh UPM,

c. memantau keberkesanan tindakan pembetulan dan pencegahan yang dilaksanakan, dan

d. menjadi penghubung dengan pihak luar bagi perkara-perkara yang berkaitan SPK.

5.5.3 Komunikasi Dalaman Pihak Pengurusan UPM telah mewujudkan komunikasi yang berkesan dan antara saluran komunikasi yang telah diwujudkan adalah mesyuarat/majlis penerangan, sesi latihan, perbincangan, pelancaran dan majlis ikrar, poster, papan kenyataan, e-mel, laman sesawang dan buletin.

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 15 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


5.6 Kajian Semula Pengurusan

5.6.1 Am Kajian semula pengurusan ke atas SPK dijalankan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh 12 (dua belas) bulan untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keberkesanan SPK. Kajian semula ini juga merangkumi peluang penambahbaikan dan keperluan terhadap perubahan SPK, termasuklah dasar dan objektif kualiti.

5.6.2 Input Kajian Semula Perkara-perkara berikut adalah merupakan input kepada kajian semula pengurusan:

a. keputusan audit, b. maklum balas pelanggan, termasuk aduan, c. pencapaian prestasi proses dan keakuran perkhidmatan, d. status tindakan pencegahan dan tindakan pembetulan, e. tindakan susulan dari kajian semula pengurusan terdahulu (jika

berkenaan), f. perubahan yang boleh memberi kesan kepada SPK, dan g. cadangan untuk penambahbaikan

5.6.3 Output Kajian Semula Output kajian semula pengurusan termasuk keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan: a. penambahbaikan terhadap keberkesanan SPK dan proses berkaitan, b. penambahbaikan terhadap perkhidmatan yang berkaitan dengan

keperluan pelanggan, dan c. keperluan sumber.

Rujuk: Prosedur Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (UPM/PGR/P008)

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 16 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


6.0 PENGURUSAN SUMBER

6.1 Peruntukan Sumber

UPM telah menentu dan menyediakan sumber yang diperlukan bagi: a. memastikan SPK dapat dilaksana dan diselenggara serta keberkesanannya

dapat ditambahbaik secara berterusan, dan b. meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi keperluan yang

ditetapkan.

6.2 Sumber Manusia

6.2.1 Am UPM telah memastikan staf yang kerja mereka memberi kesan terhadap keakuran perkhidmatan, kompeten berasaskan kepada pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman yang bersesuaian. Seterusnya, memastikan semua pegawai menerima latihan yang sesuai dan berkaitan dengan peringkat kemahiran dan kerja yang dilaksanakan.

6.2.2 Kekompetenan, Latihan dan Kesedaran

UPM telah:

a. menentukan kekompetenan staf yang kerja mereka memberi kesan terhadap keakuran perkhidmatan,

b. memberi latihan atau mengambil langkah-langkah lain untuk memenuhi kekompetenan yang diperlukan, jika berkenaan,

c. menilai keberkesanan latihan atau langkah lain yang diambil, d. memastikan staf mempunyai kesedaran berkenaan hubungan dan

kepentingan aktiviti kerja mereka dan sumbangan kepada pencapaian objektif kualiti, dan

e. menyenggara rekod berkaitan dengan pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman.

Rujuk: Pengurusan Latihan Staf Universiti Putra Malaysia

(UPM/SOK/LAT/P001)

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 17 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


6.3 Prasarana

UPM telah menentu, menyedia dan memelihara prasarana yang diperlukan untuk mencapai keakuran terhadap keperluan produk dan perkhidmatan. prasarana di UPM meliputi: a. bangunan, ruang kerja dan utiliti berkaitan seperti ruang pejabat, bilik kuliah,

makmal pembelajaran & penyelidikan, b. peralatan proses seperti alatan penyelidikan, alat pandang dengar, komputer,

aplikasi komputer dan perisian, c. perkhidmatan sokongan seperti ambulans, bas, kenderaan universiti, telefon,

faksimili dan internet. Rujuk: Prosedur Penyelenggaraan Baikpulih (UPM/SOK/PYG/P001) Prosedur Penyelenggaraan Berkala (UPM/SOK/PYG/P002)

Prosedur Penyelenggaraan ICT (UPM/SOK/ICT/P001) Prosedur Baik Pulih ICT (UPM/SOK/ICT/P002)

6.4 Persekitaran Kerja

UPM telah menentukan dan menguruskan persekitaran kerja yang diperlukan untuk mencapai keakuran terhadap keperluan perkhidmatan. Antaranya penubuhan Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan untuk memastikan pelaksanaan amalan keselamatan dan kesihatan yang memuaskan dan menyediakan persekitaran kerja yang selesa. Persekitaran kerja juga termasuk keupayaan bagi kawalan fizikal, persekitaran dan faktor lain (seperti suhu, kelembapan, pencahayaan, kebisingan atau cuaca). Rujuk: Prosedur Pengurusan dan Pelupusan Sisa (UPM/SOK/OSH/P001) Prosedur Pemeriksaan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (UPM/SOK/OSH/P003) Prosedur Notifikasi Kemalangan, Kejadian Berbahaya, Penyakit Pekerjaan dan Keracunan Pekerjaan (UPM/SOK/OSH/P004)

Prosedur Aduan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (UPM/SOK/OSH/P005) Prosedur Pengurusan Makmal/Bengkel (UPM/SOK/LAB/P001)

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 18 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


7.0 PENGHASILAN PERKHIDMATAN

7.1 Perancangan Penghasilan Perkhidmatan

UPM telah merancang dan membangunkan proses yang diperlukan untuk menghasilkan perkhidmatan. Perancangan ini adalah konsisten dengan keperluan proses lain dalam SPK. Dalam merancang penghasilan perkhidmatan UPM telah menentukan perkara berikut: a. objektif kualiti dan keperluan perkhidmatan, b. keperluan mewujudkan proses dan dokumen serta membekal sumber

spesifik/khas bagi perkhidmatan berkaitan, c. keperluan aktiviti penentusahan, pengesahan, pemantauan, pengukuran,

pemeriksaan dan pengujian spesifik/khas kepada perkhidmatan berkaitan dan kriteria bagi penerimaan perkhidmatan tersebut, dan

d. keperluan rekod bagi menunjukkan bukti penghasilan proses dan perkhidmatan yang terhasil memenuhi keperluan yang ditetapkan.

Output kepada perancangan ini hendaklah bersesuaian dengan kaedah operasi UPM.

7.2 Proses Berkaitan Pelanggan

7.2.1 Penentuan Keperluan Berkaitan Perkhidmatan UPM telah menentukan: a. keperluan yang dikehendaki oleh pelanggan termasuk keperluan

semasa dan selepas pemberian perkhidmatan bagi membolehkan perkhidmatan yang disampaikan memenuhi kehendak mereka,

b. keperluan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi diketahui perlu untuk kegunaan tertentu pelanggan berkenaan,

c. keperluan undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan perkhidmatan, dan

d. keperluan-keperluan tambahan yang dianggap perlu oleh organisasi.

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 19 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


7.2.2 Semakan Terhadap Keperluan Berkaitan Perkhidmatan UPM telah menyemak keperluan perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan. Semakan ini dilaksanakan sebelum UPM membuat komitmen untuk membekal produk atau menawarkan perkhidmatan kepada pelanggan (contohnya penyerahan tender, penerimaan kontrak dan sebagainya). UPM telah memastikan bahawa: a. keperluan perkhidmatan dinyatakan oleh pelanggan, b. keperluan kontrak yang berbeza dengan keperluan kontrak terdahulu

telah diselesaikan, dan c. UPM berkemampuan memenuhi keperluan yang dinyatakan.

UPM akan memastikan keperluan pelanggan sebelum menyediakan perkhidmatan jika pelanggan tidak menyediakan dokumen berkaitan terhadap keperluan yang dinyatakan. Jika terdapat perubahan kepada keperluan, UPM akan memastikan dokumen berkaitan dipinda dan staf yang berkenaan akan dimaklumkan.

7.2.3 Komunikasi dengan Pelanggan UPM telah menentu dan melaksanakan komunikasi yang berkesan dengan pelanggan terutamanya yang berkaitan dengan: a. maklumat perkhidmatan, b. pertanyaan, kontrak termasuk pindaan, c. maklum balas pelanggan termasuk aduan pelanggan.

Rujuk: Prosedur Pengendalian Maklum Balas Pelanggan

(UPM/SOK/PEL/P001)

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 20 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


7.3 Reka Bentuk dan Pembangunan

7.3.1 Perancangan Reka Bentuk dan Pembangunan UPM telah merancang dan mengawal reka bentuk dan pembangunan, antaranya dalam proses pembentukan kurikulum dan pelaksanaan penyelidikan. Semasa perancangan dilakukan UPM telah menentukan peringkat reka bentuk, melakukan semakan, penentusahan dan pengesahan yang berkaitan di setiap peringkat reka bentuk dan pembangunan. Di samping itu tanggungjawab dan bidang kuasa untuk reka bentuk dan pembangunan ditentukan semasa di peringkat perancangan ini.

Rujuk: Dokumen SPK Proses Utama – Prasiswazah, Siswazah dan

Penyelidikan

7.3.2 Input Reka Bentuk dan Pembangunan UPM telah menentukan input yang relevan dengan reka bentuk dan pembangunan dan rekod hendaklah diselenggara. Input ini termasuklah keperluan untuk fungsi dan prestasi, pelaksanaan, peraturan dan undang-undang tertentu, maklumat dari reka bentuk terdahulu dan keperluan lain. Input reka bentuk mestilah disemak kecukupannya. Keperluan-keperluan ini hendaklah lengkap dan jelas serta tidak bercanggah antara satu sama lain. Rujuk: Dokumen SPK Proses Utama – Prasiswazah, Siswazah dan

Penyelidikan

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 21 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


7.3.3 Output Reka Bentuk dan Pembangunan UPM telah mendokumenkan hasil reka bentuk dan pembangunan yang dinyatakan dalam bentuk yang boleh disemak dan ditentusahkan dengan keperluan input reka bentuk. Output mestilah disemak sebelum diterima pakai, dan mempunyai ciri-ciri penting yang memenuhi kepuasan pelanggan. Output bagi reka bentuk dan pembangunan termasuk dalam perkara-perkara berikut: a. memenuhi keperluan reka bentuk dan pembangunan, b. menyediakan maklumat yang bersesuaian untuk perolehan,

penghasilan dan penyediaan perkhidmatan, c. mengandungi kriteria penerimaan produk, dan d. menyatakan ciri produk yang selamat dan bersesuaian kegunaannya. Rujuk: Dokumen SPK Proses Utama – Prasiswazah, Siswazah dan

Penyelidikan

7.3.4 Semakan Reka Bentuk dan Pembangunan UPM telah melaksanakan semakan reka bentuk dan pembangunan berdasarkan perancangan yang ditentukan seperti dalam Lampiran 9. Ini adalah untuk menilai keupayaan hasil reka bentuk untuk memenuhi keperluan, mengenal pasti masalah dan mengemukakan cadangan untuk tindakan pembetulan. Rekod mengenai semakan, keputusan dan tindakan yang penting hendaklah diselenggara. Rujuk: Dokumen SPK Proses Utama – Prasiswazah, Siswazah dan

Penyelidikan

7.3.5 Penentusahan Reka Bentuk dan Pembangunan UPM telah membuat penentusahan ke atas reka bentuk dan pembangunan berdasarkan perancangan yang ditentukan untuk memastikan output memenuhi keperluan input reka bentuk dan pembangunan (Lampiran 9). Rekod mengenai keputusan penentusahan diselenggara sebagai rekod kualiti.

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 22 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Rujuk: Dokumen SPK Proses Utama – Prasiswazah, Siswazah dan Penyelidikan

7.3.6 Pengesahan Reka Bentuk dan Pembangunan

UPM telah membuat pengesahan reka bentuk dan pembangunan mengikut perancangan untuk memastikan produk yang terhasil berupaya memenuhi kehendak pengguna yang spesifik, yang mana diketahui. Pengesahan hendaklah dilaksanakan sebelum penggunaan perkhidmatan seperti dalam Lampiran 9. Rekod mengenai keputusan pengesahan dan mana-mana tindakan yang penting hendaklah diselenggara. Rujuk: Dokumen SPK Proses Utama – Prasiswazah, Siswazah dan

Penyelidikan

7.3.7 Kawalan Terhadap Reka Bentuk dan Pembangunan UPM telah mengenal pasti perubahan atau pindaan pada reka bentuk dan pembangunan dan rekod disimpan. Perubahan ini hendaklah disemak, ditentusahkan, disahkan dan diluluskan sebelum dilaksanakan. Semakan semula adalah juga termasuk penilaian mengenai kesan perubahan terhadap produk atau perkhidmatan yang ditawarkan atau dibekalkan. Rekod mengenai keputusan semakan dan tindakan yang penting mestilah diselenggara. Rujuk: Dokumen SPK Proses Utama – Prasiswazah, Siswazah dan

Penyelidikan

7.4 Perolehan

7.4.1 Proses Perolehan UPM telah memastikan perolehan produk/perkhidmatan mematuhi keperluan. Jenis dan tahap kawalan terhadap pembekal dan perolehan perkhidmatan merangkumi kitaran lengkap perkhidmatan disedia untuk disampaikan.

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 23 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Antara jenis perolehan di UPM merangkumi perolehan berkaitan pengajaran dan pembelajaran prasiswazah dan siswazah, penyelidikan dan perkhidmatan sokongan. Untuk memastikan perkhidmatan yang dibekalkan memenuhi keperluan yang ditetapkan, UPM telah menentukan kriteria pemilihan, penilaian dan penilaian semula pembekal dari Senarai Pembekal yang diluluskan oleh Universiti Rekod mengenai keputusan penilaian dan sebarang tindakan penting hasil dari penilaian mestilah diselenggara Rujuk: Dokumen SPK Proses Sokongan dan Operasi Pejabat Bendahari

7.4.2 Maklumat Perolehan UPM telah menyediakan maklumat perolehan yang menerangkan produk yang ingin diperoleh termasuk, mengikut kesesuaian, ke atas perkara berikut: a. keperluan untuk kelulusan bagi produk, prosedur, proses dan

peralatan, b. keperluan untuk kelayakan personel, c. keperluan SPK

UPM telah memastikan keperluan perolehan tertentu sebelum memaklumkan kepada pembekal. Rujuk: Dokumen SPK Proses Sokongan dan Operasi Pejabat Bendahari

7.4.3 Penentusahan Produk Yang Diperoleh UPM telah membuat penentusahan terhadap produk yang diperoleh dengan menjalankan pemeriksaan serta aktiviti penting yang lain untuk memastikan produk dan perkhidmatan yang diperoleh memenuhi keperluan spesifikasi. Penentusahan produk di premis pembekal akan dilakukan jika UPM bercadang untuk mengesahkan produk yang hendak diperoleh di premis

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 24 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


pembekal. UPM akan menyatakan penentusahan yang diinginkan dan kaedah pelepasan produk di dalam maklumat perolehan.

Rujuk: Dokumen SPK Proses Sokongan dan Operasi Pejabat Bendahari

7.5 Penyediaan Perkhidmatan

7.5.1 Kawalan Penyediaan Perkhidmatan UPM telah merancang dan membuat persediaan produk dan perkhidmatan di bawah keadaan terkawal. Keadaan terkawal yang dimaksudkan adalah termasuk: a. terdapat maklumat yang menerangkan ciri-ciri produk, b. terdapat arahan kerja atau garis panduan, (di mana perlu), c. penggunaan peralatan yang sesuai, d. terdapat dan penggunaan peralatan pemantau dan pengukuran yang

sedia ada, e. pelaksanaan pemantauan dan pengukuran, dan f. pelaksanaan aktiviti pelepasan dan penyampaian perkhidmatan. Rujuk: Dokumen SPK operasi perkhidmatan sokongan Peneraju Proses

7.5.2 Pengesahan Proses Bagi Penyediaan Perkhidmatan

UPM telah membuat pengesahan ke atas mana-mana proses bagi penyediaan dan penyampaian perkhidmatan di mana hasil outputnya tidak dapat ditentusahkan secara pemantauan berterusan atau pengukuran dan akibatnya kecacatan akan muncul hanya selepas perkhidmatan ini digunakan atau perkhidmatan telah diberikan. Pengesahan hendaklah mempamerkan keupayaan proses-proses berikut bagi mencapai keputusan yang dirancang. a. dengan menerangkan kriteria untuk semakan dan kelulusan proses, b. kelulusan ke atas peralatan dan kelayakan personel, c. penggunaan kaedah dan prosedur tertentu, d. keperluan rekod, dan e. pengesahan semula.

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 25 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Rujuk: Dokumen SPK Peneraju Proses

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 26 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


7.5.3 Pengenalpastian dan Kebolehkesanan UPM telah mengenalpasti perkhidmatan dengan cara yang sesuai pada semua peringkat proses perkhidmatan. Apabila kebolehcarian merupakan satu keperluan, UPM akan mengawal dengan memberikan pengenalan yang unik terhadap perkhidmatan berkenaan dan menyenggara rekod yang berkaitan. Contoh identifikasi dan kebolehcarian adalah no. matrik pelajar, no. staf dan kod aset.

7.5.4 Harta Pelanggan UPM telah menjaga harta pelanggan ketika berada di dalam kawalan atau digunakan oleh UPM. Harta pelanggan yang digunakan telah dikenal pasti, ditentusahkan, dijaga dan dikawal. Sekiranya harta tersebut hilang, rosak atau didapati tidak sesuai kegunaannya, ianya hendaklah dilaporkan kepada pelanggan dan diselenggara rekodnya. Kerahsiaan maklumat harta pelanggan adalah menjadi tanggungjawab UPM. Contoh harta pelanggan adalah maklumat peribadi pelajar dan harta intelek penyelidik. Rujuk: Dokumen SPK Pejabat TNC (Penyelidikan dan Inovasi), Bahagian

Akademik, Sekolah Pengajian Siswazah, Pejabat Pendaftar dan Pejabat Bendahari

7.5.5 Pengekalan Produk UPM telah memelihara produk, (contoh : kertas soalan ujian / peperiksaan akhir, bahan kimia, buku) semasa pemprosesan dan penyampaian kepada pihak/destinasi berkenaan bagi memastikan keakuran terhadap keperluan. Pemeliharaan perkhidmatan merangkumi identifikasi, pengendalian, pembungkusan, penyimpanan dan perlindungan. Pemeliharaan juga terlaksana ke atas sebahagian dari produk tersebut. Pemeliharaan juga terpakai ke atas sebahagian dari produk tersebut. Rujuk: Dokumen SPK Peneraju Proses

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 27 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


7.6 Kawalan Ke Atas Peralatan Pemantauan dan Pengukuran

UPM telah menentukan pemantauan dan pengukuran yang akan dilaksanakan dan alat pemantauan dan pengukuran yang diperlukan bagi menunjukkan bukti keakuran produk.

UPM juga telah mewujudkan proses bagi memastikan pemantauan dan pengukuran boleh dilaksanakan dan pelaksanaannya adalah konsisten dengan keperluan pemantauan dan pengukuran.

Bagi memperoleh keputusan yang sahih, dan bagi memastikan penilaian yang dibuat adalah tepat, UPM telah, di mana perlu :

a. mengenal pasti dan menyenaraikan peralatan yang perlu ditentukur dan

peralatan mestilah mempunyai keupayaan pengukuran dan pengujian, kestabilan dan julat yang sesuai dengan penggunaannya. Toleransi bagi semua peralatan mestilah ditentukan bagi memastikan ketekalan (consistency) terhadap keupayaan pengukuran yang dikehendaki,

b. melaksanakan tentukur atau ditentusahkan peralatan atau kedua-duanya sebelum digunakan pada jangka masa tertentu untuk dibandingkan dengan pengukuran piawai yang boleh disurih atau di mudah kesan kepada piawaian kebangsaan atau antarabangsa. Jika piawai tidak wujud, asas bagi piawaian hendaklah didokumenkan,

c. memastikan semua peralatan di UPM telah diberi tanda siri dan status

tentukuran dengan memberi label yang sesuai pada alat tersebut. Sementara alat yang rosak atau terkeluar dari tentukuran hendaklah dilabel/diasingkan supaya ia tidak digunakan untuk tujuan penyelidikan sehingga ia dibaiki atau ditentukur,

d. memastikan peralatan hendaklah disimpan dan dikendalikan dengan baik

supaya terhalang dari kerosakan semasa pengendalian, penyelenggaraan dan penyimpanan dan perubahan kepada fungsi atau ciri-ciri dimensi,

e. membekal perkakasan dan perisian untuk proses tentukuran,

f. menentukan sama ada tentukuran perlu dilakukan oleh pihak luar, dan

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 28 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


g. memastikan pegawai yang mengendalikan peralatan tertentu menjalani latihan untuk memperoleh kemahiran dalam pengendalian, penyenggaraan dan tentukuran peralatan tersebut.

Rujuk: Prosedur Penentukuran Peralatan (UPM/SOK/CAL/P001)

8.0 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN

8.1 Am

UPM telah merancang dan melaksanakan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan penambahbaikan yang diperlukan untuk menunjukkan keakuran produk/perkhidmatan, memastikan keakuran terhadap SPK dan meningkatkan keberkesanan SPK secara berterusan.

UPM telah menentukan kaedah pengukuran, analisis dan penambahbaikan, termasuk penggunaan teknik statistik yang bersesuaian.

8.2 Pemantauan dan Pengukuran

8.2.1 Kepuasan Pelanggan

UPM telah memantau maklumat yang berkaitan dengan tanggapan atau persepsi pelanggan iaitu sama ada UPM telah memenuhi kehendak pelanggan. UPM telah menentukan kaedah bagi mendapat dan menggunakan maklumat berkaitan kepuasan pelanggan. Rujuk: Prosedur Pengendalian Maklum Balas Pelanggan

(UPM/SOK/PEL/P001)

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 29 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


8.2.2 Audit Dalaman UPM telah melaksanakan audit dalaman pada jangka masa yang dirancang bagi menentukan sama ada: a. SPK mematuhi perancangan yang diatur terhadap keperluan MS ISO

9001:2008 dan keperluan SPK yang diwujudkan oleh UPM, dan b. SPK ini dilaksana dan diselenggara secara berkesan. Penjadualan audit sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh dua belas (12) bulan telah dirancang dan audit mengambil kira status atau kepentingan aktiviti, bidang/kawasan yang akan diaudit dan keputusan audit yang terdahulu. Kriteria audit, skop, kekerapan dan kaedah pengauditan telah ditentukan. Pemilihan juruaudit dan pelaksanaan audit telah memastikan proses audit berjalan secara objektif dan saksama. Juruaudit tidak dibenarkan mengaudit kerja/tugasan sendiri. Prosedur yang didokumenkan telah diwujudkan bagi menggariskan tanggungjawab dan keperluan untuk perancangan dan pelaksanaan audit, pengwujudan rekod dan pelaporan keputusan audit. Rekod proses dan keputusan audit telah di selenggara seperti yang diperlukan. Pihak pengurusan yang bertanggungjawab ke atas bidang/kawasan yang diaudit telah memastikan pembetulan dan tindakan pembetulan ke atas ketakakuran dan punca penyebab telah dihapuskan tanpa berlengah. Aktiviti susulan termasuk penentusahan ke atas keberkesanan tindakan yang di ambil dan laporan ke atas keputusan penentusahan.

Rujuk: Prosedur Audit Dalaman (UPM/PGR/P004)

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 30 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses UPM telah menggunakan kaedah yang sesuai untuk mengawal dan di mana perlu, mengukur pelaksanaan proses-proses SPK. Kaedah yang bersesuaian ini telah menunjukkan keupayaan proses untuk mencapai keputusan yang dirancang. Apabila keputusan yang dirancang tidak tercapai, pembetulan dan tindakan pembetulan yang berkaitan telah dilaksanakan untuk memastikan keakuran perkhidmatan. Rujuk: Dokumen SPK UPM KPI UPM Pelan Tindakan peringkat Fungsian dan Aras

8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Perkhidmatan UPM telah mengawal dan mengukur ciri perkhidmatan untuk mengesahkan bahawa keperluan perkhidmatan telah dipenuhi. Pemantauan dan pengukuran dilaksanakan pada peringkat yang bersesuaian semasa proses penghasilan perkhidmatan mengikut perancangan. Bukti keakuran terhadap kriteria penerimaan hendaklah diselenggara. Maklumat pihak berkuasa yang telah meluluskan perkhidmatan untuk di sampaikan kepada pelanggan diselenggara dalam rekod berkaitan. Pelepasan perkhidmatan kepada pelanggan tidak akan dilakukan sehingga perancangan yang disusun telah berjaya disempurnakan sepenuhnya kecuali ia telah diluluskan oleh pihak berkuasa yang berkenaan dan oleh pelanggan, jika berkaitan. Rujuk: Dokumen SPK UPM KPI UPM

Pelan Tindakan peringkat Fungsian dan Aras

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 31 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


8.3 Kawalan Terhadap Produk yang Tak Akur

UPM telah memastikan perkhidmatan yang tidak mematuhi keperluan, dikenal pasti dan dikawal dari dimajukan ke proses seterusnya. Kawalan dan tanggungjawab serta bidang kuasa yang berkenaan untuk mengurus perkhidmatan ini dinyatakan di dalam prosedur yang didokumenkan. UPM telah mengurus perkhidmatan yang tak akur, menerusi satu atau lebih kaedah berikut: a. mengambil tindakan untuk menghapuskan ketakakuran yang dikesan. b. memberi kuasa untuk mengawal penggunaan, pelepasan atau penerimaan di

bawah konsesi oleh pihak berkuasa yang berkenaan dan oleh pelanggan, jika berkaitan.

c. mengambil tindakan untuk menghalang dari kegunaan asalnya. d. mengambil tindakan yang bersesuaian terhadap kesan atau kesan yang

mungkin timbul dari ketakakuran apabila perkhidmatan yang tak akur dikesan selepas ia disampaikan.

Sekiranya perkhidmatan yang tak akur dibaiki atau ditawarkan semula, ia mestilah ditentusahkan semula untuk menunjukkan keakuran terhadap keperluan. Rekod yang menunjukkan ketakakuran, tindakan yang diambil termasuk konsesi yang diterima, telah diselenggara seperti yang diperlukan.

Rujuk: Prosedur Kawalan Produk/Perkhidmatan Yang Tak Akur

(UPM/PGR/P003) Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PGR/P005)

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 32 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


8.4 Analisis Data

UPM telah menentu, mengumpul dan menganalisis data berkaitan dalam memastikan kesesuaian dan keberkesanan SPK dan membuat penilaian bagi menambahbaik keberkesanan SPK. Analisis data merangkumi data yang terhasil daripada pemantauan dan pengukuran serta daripada sumber yang berkaitan. Analisis data memberikan maklumat berkaitan: a. kepuasan pelanggan, b. keakuran terhadap keperluan perkhidmatan, c. ciri dan pola proses dan perkhidmatan termasuk peluang bagi tindakan

pencegahan, dan d. pembekal.

Rujuk: Prosedur Kawalan Produk/Perkhidmatan Yang Tak Akur

(UPM/PGR/P003) Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PGR/P005)

Prosedur Tindakan Pencegahan (UPM/PGR/P006) 8.5 Penambahbaikan

8.5.1 Penambahbaikan Berterusan

UPM telah secara berterusan menambahbaik keberkesanan SPK menerusi amalan terhadap dasar kualiti, objektif kualiti, keputusan audit, analisis data, tindakan pembetulan dan pencegahan serta kajian semula pengurusan.

8.5.2 Tindakan Pembetulan UPM telah mengambil tindakan untuk menghapuskan punca ketakakuran bagi mengelakkan kejadian yang sama berlaku semula. Tindakan pembetulan adalah bersesuaian dengan kesan yang berlaku yang ditemui semasa audit dalaman, kawalan kualiti, aduan pelanggan dan kajian semula pengurusan.

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 33 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Prosedur Tindakan Pembetulan telah didokumen bagi menerangkan keperluan berkaitan menyemak ketakakuran, termasuklah aduan pelanggan bagi:

a. menentukan punca-punca ketakakuran, b. menilai keperluan tindakan bagi memastikan ketakakuran tidak

berulang, c. menentu dan melaksanakan tindakan yang diperlukan, d. merekod keputusan tindakan yang dilaksanakan, dan e. menyemak dan memastikan keberkesanan tindakan pembetulan yang

diambil.

Rujuk: Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PGR/P005) 8.5.3 Tindakan Pencegahan

UPM telah menentukan tindakan bagi menghapuskan punca ketakakuran yang mungkin timbul dalam usaha menghalang ketakakuran daripada berlaku. Tindakan pencegahan yang diambil adalah bersesuaian dengan kesan yang bakal timbul akibat daripada masalah yang mungkin timbul. Prosedur berkaitan tindakan pencegahan telah didokumen bagi menerangkan keperluan berkaitan: a. menentukan ketakakuran yang mungkin timbul serta puncanya, b. menilai keperluan tindakan bagi menghalang berlakunya ketakakuran, c. menentu dan melaksanakan tindakan yang diperlukan, d. merekod keputusan tindakan yang dilaksanakan, dan e. menyemak dan memastikan keberkesanan tindakan yang diambil.

Rujuk: Prosedur Tindakan Pencegahan (UPM/PGR/P006)

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 34 / 34

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia

dan Disemak

Dilulus/ diluluskan

semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk

satu persijilan WP

Naib Canselor

03/01/2011

02 01 PGR:

1/2011 Mesyuarat JKJK UPM Kali

ke-2 WP

Naib Canselor

23/05/2011

02 02 PGR:


ke-5 (Khas) WP

Naib Canselor

15/09/2011

02 03 PGR :


ke-7 WP

Naib Canselor

30/01/2012

02 04 PGR :


ke-8 WP

Naib Canselor

09/05/2012

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 1 / 9

No. Semakan: 04

No. Isu: 02

MANUAL KUALITI LAMPIRAN 1: SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI /

FUNGSI DAN PROSES UTAMA

Tarikh: 09/05/2012

1

Lampiran 1a:

Bil Pusat Tanggungjawab (PTJ) Skop SPK / Fungsi Proses Utama

Pejabat Naib Canselor

1. Bahagian Pentadbiran Pentadbiran Pengurusan Permohonan Ke Luar Negara

2. Pejabat Pemasaran dan Komunikasi

Pemasaran dan Komunikasi

Pengurusan Majlis Rasmi Universiti

Pengurusan Lawatan Rasmi Universiti

Penerbitan Korporat Universiti

Pengurusan Pengiklanan

mempromosikan UPM

3. Bahagian Audit Dalam Audit Dalaman Pengauditan

Pengauditan Verifikasi Aset / Inventori

4. Bahagian Perancangan Korporat Perancangan Korporat Penyediaan Laporan Pencapaian Sasaran Tahunan Pelan Strategi

Pengurusan Data Penarafan

5. Pejabat Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan

Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan

Pengurusan dan pelupusan sisa

Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan

Pengurusan Keselamatan Makmal

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 2 / 9

No. Semakan: 04

No. Isu: 02



Tarikh: 09/05/2012

2

Lampiran 1b:


Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa)

Pengajian Prasiswazah

1. Bahagian Akademik Pengurusan dan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran prasiswazah (Kecuali bagi program pengajian peringkat prasiswazah yang dijalankan secara eksekutif di Fakulti Ekonomi dan Pengurusan, Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi, Program Kerjasama UPM-IPTS dan Program yang dijalankan secara jarak jauh)

Pembentukan Program dan Kursus Baru

Penstrukturan/Semakan Semula Kurikulum

Pengambilan Pelajar Baharu

Pendaftaran Kursus

Penjadualan Kuliah dan Peperiksaan Akhir

Pengendalian Pengajaran dan Pembelajaran

Pengendalian Penilaian Kursus

Penyediaan Ujian/Peperiksaan Akhir dan Keputusan Ujian/Peperiksaan Akhir

Proses Semakan Gred

Pengurusan Sistem Maklumat Pelajar

Proses Pengijazahan Pelajar

Pengurusan majlis Konvokesyen

2. Fakulti Pertanian

3. Fakulti Perhutanan

4. Fakulti Perubatan Veterinar

5. Fakulti Ekonomi & Pengurusan

6. Fakulti Kejuruteraan

7. Fakulti Pengajian Pendidikan

8. Fakulti Sains

9. Fakulti Sains & Teknologi Makanan

10. Fakulti Ekologi Manusia

11. Fakulti Bahasa Moden & Komunikasi

12. Fakulti Rekabentuk & Senibina

13. Fakulti Perubatan & Sains Kesihatan

14. Fakulti Sains Komputer & Teknologi Maklumat

15. Fakulti Bioteknologi & Sains Biomolekul

16. Fakulti Pengajian Alam Sekitar

17. Fakulti Sains Pertanian & Makanan (UPMKB)

18. Pusat Asasi Sains Pertanian Pengajaran dan pembelajaran pelajar Asasi Sains Pertanian

19. Pusat Pembangunan Akademik Pengurusan pembangunan professional pegawai akademik

Pembangunan sistem pengajaran dan pembelajaran

Latihan pengajaran dan pembelajaran

Pelaksanaan, penyelenggaraan dan pemantauan Sistem Pengurusan Pembelajaran

Perancangan dan pelaksanaan kajian pengajaran dan pembelajaran.

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 3 / 9

No. Semakan: 04

No. Isu: 02



Tarikh: 09/05/2012

3

Lampiran 1c:


Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa)

Pengajian Siswazah

1. Sekolah Pengajian Siswazah Pengurusan Pengajian siswazah, perekayasaan dan pembangunan program pendidikan, dan perkhidmatan untuk pengajian siswazah

Pembentukan Program Baharu Pengajian Siswazah

Pembentukan Bidang/Kursus Baharu Pengajian Siswazah

Pengendalian Pengajaran Kursus Pengajian Siswazah

Semakan Semula Program Pengajian Siswazah

Perkhidmatan Serah Urus untuk Perkhidmatan Jawatankuasa Peperiksaan Tesis dan Pensyarah Sambilan

Pengambilan Pelajar Siswazah

Pendaftaran Pelajar Siswazah

Pelantikan Jawatankuasa Penyeliaan Pelajar Siswazah Penyeliaan Penyelidikan Pelajar Siswazah dalam Program Dengan Tesis

Pengurusan Prestasi Pelajar Siswazah dalam Program Tanpa Tesis

Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus Pengajian Siswazah Penilaian Tesis Pelajar Siswazah

Pengesahan dan Pengurniaan Ijazah Pelajar Siswazah

Pengendalian Pendaftaran Pelajar Siswazah Bermasalah Akademik







8. Fakulti Sains










18. Institut Biosains

19. Institut Teknologi Maju

20. Institut Gerontologi

21. Institut Penyelidikan Matematik

22. Institut Penyelidikan Produk Halal

23. Institut Kajian Dasar Pertanian & Makanan

24. Institut Perhutanan Tropika & Produk Hutan

25. Institut Pengajian Sains Sosial

26. Institut Pertanian Tropika

27. Akademi Sukan

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 4 / 9

No. Semakan: 04

No. Isu: 02



Tarikh: 09/05/2012

4

Lampiran 1d:


Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)

1. Bahagian Pentadbiran Pengurusan dan Pelaksanaan Penyelidikan

Penjanaan Geran Penyelidikan

Perlaksanaan, Pemantauan dan Penilaian Penyelidikan

Penyebaran Hasil Penyelidikan

Pengumpulan Data dan Dokumen Sokongan RU

Pengurusan Permohonan Paten

2. Pusat Pengurusan Penyelidikan







9. Fakulti Sains










19. Sekolah Pengajian Siswazah Pengurusan

20. Institut Biosains

21. Institut Teknologi Maju

22. Institut Gerontologi

23. Institut Penyelidikan Matematik

24. Institut Penyelidikan Produk Halal

25. Institut Kajian Dasar Pertanian & Makanan

26. Institut Perhutanan Tropika & Produk Hutan

27. Institut Pengajian Sains Sosial

28. Institut Pertanian Tropika

29. Akademi Sukan

30. Penerbit Penerbitan Pengurusan penerbitan buku karya asli

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 5 / 9

No. Semakan: 04

No. Isu: 02



Tarikh: 09/05/2012

5

Lampiran 1e:


Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)

1. Bahagian Hal Ehwal Pelajar Aktiviti pelajar Kurikulum tidak berkredit

Bantuan zakat

Kaunseling

Aktiviti pelajar

2. Pusat Alumni Aktiviti alumni Jaringan alumni

3. Pusat Inovasi, Keusahawanan dan Pembangunan Pelajar

Kokurikulum berkredit Kokurikulum berkredit

4. Pusat Sukan Aktiviti sukan kolej Aktiviti sukan kolej

5. Pusat Penempatan Kerjaya Aktiviti pengesanan graduan

Kajian pengesanan graduan

6. Kolej Perkhidmatan penginapan

Penginapan pelajar

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 6 / 9

No. Semakan: 04

No. Isu: 02



Tarikh: 09/05/2012

6

Lampiran 1f:


Pejabat Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat)

1. Bahagian Pentadbiran Jaringan Industri dan Masyarakat

Pengurusan kerjasama dengan industri

Pengurusan latihan industri

2. Pusat Pengembangan, Keusahawanan & Pemajuan Profesional

Perkhidmatan perundingan dan pengembangan

Perkhidmatan perundingan

Pengembangan dalam bidang pertanian, keusahawanan dan pemajuan profesional

3. Akademi Sukan Perkhidmatan Perundingan

Perkhidmatan perundingan dalam bidang sukan

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 7 / 9

No. Semakan: 04

No. Isu: 02



Tarikh: 09/05/2012

7

Lampiran 1g:


Entiti Sokongan

1. Pejabat Pendaftar Pengurusan sumber manusia, pembangunan sumber manusia, pengurusan kualiti, perkhidmatan perundang-undangan

Pengurusan Kualiti

Pelantikan staf tetap

kenaikan pangkat staf

pengesahan dalam jawatan

persaraan.

Cuti

Penilaian Perkhidmatan

Latihan staf

kursus induksi

cuti belajar

perkhidmatan kaunseling staf

penyediaan buku rawatan staf

Tatatertib

pelanggaran kontrak

2. Pejabat Bendahari Perkhidmatan kewangan

Perolehan

Pembayaran

Perakaunan

Belanjawan

Pengurusan asset

3. Pejabat Pembangunan & Pengurusan Aset

Perkhidmatan Pengurusan Projek dan Penyelenggaraan Fasiliti

Pengurusan Projek

Penyelenggaraan Semasa

Penyelenggaraan Berkala

4. Bahagian Keselamatan Perkhidmatan keselamatan

Pengeluaran pelekat kenderaan, kad kampus dan pas sementara,

kawalan akses, rondaan,

bantu mula,

trafik,

siasatan,

papan tanda,

tugas pengiringan,

penggunaan senjata api,

Pengendalian CCTV.

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 8 / 9

No. Semakan: 04

No. Isu: 02



Tarikh: 09/05/2012

8


5. Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi

Perkhidmatan teknologi maklumat dan komunikasi

Perkhidmatan ICT

Pembangunan ICT

Perundingan ICT

Penyelenggaraan ICT

Baik Pulih ICT

6. Pusat Islam Perkhidmatan keagamaan dan kerohanian

Pengurusan masjid

Pengurusan jenazah

7. Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah

Perkhidmatan kebudayaan dan kemudahan dewan

Penggunaan kemudahan prasarana Dewan Besar dan Panggung Percubaan,

Urusan khidmat kumpulan kebudayaan dan kesenian untuk majlis rasmi UPM

8. Pusat Kesihatan Universiti Perkhidmatan perubatan dan pergigian

Pergigian

Perubatan

9. Perpustakaan Sultan Abdul Samad Cawangan:

i. Perpustakaan Perubatan Veterinar

ii. Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan

iii. Perpustakaan Kejuruteraan dan Seni Bina

iv. Perpustakaan Kampus Bintulu sarawak

Perkhidmatan perpustakaan

Perolehan bahan

Penyediaan bahan

Penyelenggaraan bahan

Pengurusan keahlian

Perkhidmatan sirkulasi

Literasi maklumat

Pendidikan pengguna

Perkhidmatan rujukan

Perkhidmatan Penelitian maklumat

Perkhidmatan Pembekalan dokumen

Perkhidmatan penyediaan kemudahan

Penjilidan bahan

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 9 / 9

No. Semakan: 04

No. Isu: 02



Tarikh: 09/05/2012

9


10. Taman Pertanian Universiti Perkhidmatan penyediaan kemudahan untuk pengajaran dan penyelidikan

Amalan ladang,

Amali kursus

Latihan industri

Penyediaan bahan dan tempat kepada penyelidikan

Hiasan,

Penggunaan bukit ekspo,

Kenderaan dan jentera pertanian

PENGURUSAN


Halaman: 1 / 1

No. Semakan: 04

No. Isu: 02

MANUAL KUALITI LAMPIRAN 2: MODEL PENDEKATAN PROSES SPK

Tarikh: 09/05/2012

Peningkatan Berterusan

Sistem Pengurusan Kualiti

Pelanggan

Antaranya :

Agensi Kerajaan

Pembiaya

Pelajar

Pihak

Berkepentingan

Pelanggan

Antaranya :

Agensi Kerajaan

Pembiaya

Pelajar

Pihak

Berkepentingan

Tanggung Jawab

Pengurusan

Kepuasan Pengurusan

Sumber

Pengukuran, Analisis

Dan Penambahbaikan

Penghasilan

Produk/Perkhidmatan

pengajaran dan pembelajaran

prasiswazah dan siswazah,

pengurusan, pelaksanaan

penyelidikan dan

perkhidmatan sokongan

Keperluan Produk /

Perkhidmatan Input Ouput

Nota:

Aktiviti tambah nilai

Aliran maklumat

Pelanggan: Pihak menerima produk/perkhidmatan daripada UPM

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 1 / 1

No. Semakan: 04

No. Isu: 02

MANUAL KUALITI LAMPIRAN 3: HIRAKI DOKUMEN SPK UPM

Tarikh: 09/05/2012

Menerangkan dasar dan halatuju Sistem Pengurusan Kualiti

UPM

Menerangkan elemen ’apa, di mana, dan siapa’

terhadap proses SPK yang dilaksanakan

Menerangkan elemen ’bagaimana’ proses SPK

dilaksanakan. Contoh: arahan kerja, garis panduan,

dokumen rujukan dalaman, dokumen rujukan luaran dan

sebagainya

Bukti pelaksanaan SPK, contohnya minit

mesyuarat, laporan penilaian dan sebagainya

Manual

Kualiti

Prosedur

Dokumen Sokongan

Borang dan Rekod Kualiti

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

K

E

P

E

R

L

U

A

N

P

E

L

A

N

G

G

A

N

K

E

P

U

A

S

A

N

P

E

L

A

N

G

G

A

N

Perancangan Operasi Penilaian

Hala tuju pendidikan Negara, Perancangan

Strategik UPM

Perancangan Sumber: staf, infrastruktur,

perolehan dll.

Kawalan

Ketakakuran

Produk/

perkhidmatan

Proses sokongan: Kawalan dokumen, kawalan rekod, latihan staf, keselamatan,

persekitaran kerja, ICT, dan penyelenggaraan/baik pulih infrastruktur

Pengukuran,

analisis dan

penambahbaikan

Maklum balas

pelanggan

Tindakan

pembetulan dan

pencegahan

Semakan

pengurusan

dan audit

dalam

Memenuhi

keperluan?

Lampiran 4a: Pemetaan Pengajian Prasiswazah

Nota:

Aliran maklumat


Tindakan menyeluruh

Ya

Tidak

Pembentukan / penstrukturan

Program/Kursus Baru

Perolehan Perkhidmatan/ Aset

Pendaftaran Kursus

Penjadualan Kuliah dan Peperiksaan Akhir

Pengendalian Pengajaran dan Pembelajaran

Penyediaan Ujian/ Peperiksaan Akhir dan Keputusan Ujian/

Peperiksaan Akhir

Proses Semakan Gred

Proses Pengijazahan Pelajar

Pengurusan Majlis Konvokesyen

Pengakreditasian (swa akreditasi)/Akreditasi

Badan Profesional

Terima Permohonan

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

K

E

P

E

R

L

U

A

N

P

E

L

A

N

G

G

A

N

K

E

P

U

A

S

A

N

P

E

L

A

N

G

G

A

N


Hala tuju pendidikan Negara, Perancangan

Strategik UPM


perolehan dll.



Pengukuran,

analisis dan

penambahbaikan

Maklum balas

pelanggan

Tindakan

pembetulan dan

pencegahan

Semakan

pengurusan

dan audit

dalam

Lampiran 4b: Pemetaan Proses Pengajian Siswazah

Nota:

Aliran maklumat


Tindakan menyeluruh

Keperluan program baharu

Semakan & reka bentuk program/

bidang/ kursus

Terima permohonan

Terima perakuan fakulti / institut

JKPPS

Daftar/ sambung pengajian

Laksana program pengajian

Lulus

JKPSU?

Timbang

semula?

Maklum kepada

pemohon

Dengan

tesis? Lantik JK Penyeliaan

Peperiksaan komprehensif

Lantik JK Peperiksaan Tesis

Lulus

viva?

Penilaian kerja kursus / projek

Resubmit

Penuhi

skema

pengajian?

Perakuan JKPSU

Kelulusan Senat

bergraduat

ya

ya

ya

ya

ya

tidak

tidak

tidak

tidak

tidak

Pengakreditasian (swa akreditasi)/Akreditasi

Badan Profesional

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

K

E

P

E

R

L

U

A

N

P

E

L

A

N

G

G

A

N

K

E

P

U

A

S

A

N

P

E

L

A

N

G

G

A

N


Hala tuju penyelidikan Negara, keperluan

Universiti Penyelidikan, Perancangan Strategik

UPM


perolehan dll.

Kawalan

Ketakakuran

Produk/

perkhidmatan



Pengukuran,

analisis dan

penambahbaikan

Maklum balas

pelanggan

Tindakan

pembetulan dan

pencegahan

Semakan

pengurusan

dan audit

dalam

Memenuhi

keperluan?

Lampiran 4c: Pemetaan Proses Pengurusan, Pelaksanaan dan Penyelidikan

Nota:

Aliran maklumat


Tindakan menyeluruh

Ya

Tidak

Laporan / Penyebaran Penyelidikan

Rujuk carta alir Prosedur Pengurusan,

Pelaksanaan dan Penyelidikan

(UPM/PU/PY/P001)

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

K

E

P

E

R

L

U

A

N

P

E

L

A

N

G

G

A

N

K

E

P

U

A

S

A

N

P

E

L

A

N

G

G

A

N


Perancangan

Strategi

Perancangan

Sumber:

staf,

infrastruktur,

perolehan dll.

Penilaian

produk/

perkhidmatan

Kawalan

Ketakakuran

Produk/

perkhidmatan



Pengukuran,

analisis dan

penambahbaikan

Maklum balas

pelanggan

Tindakan

pembetulan dan

pencegahan

Semakan

pengurusan

dan audit

dalam

Memenuhi

keperluan?

Penyampaian

Produk/

perkhidmatan

Rujuk ‘Proses Utama’ di

Lampiran 1a, e-g

Lampiran 4d: Pemetaan Proses Operasi PTJ

Nota:

Aliran maklumat


Tindakan menyeluruh

Ya

Tidak

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 1 / 1

No. Semakan: 04

No. Isu: 02

MANUAL KUALITI LAMPIRAN 5: PIAGAM PELANGGAN UPM

Tarikh: 09/05/2012

1. Menyedia dan mengusahakan peningkatan secara berterusan dalam aspek yang berkaitan dengan pengajaran, penyelidikan dan perkhidmatan profesional sejajar dengan piawaian dan amalan terbaik yang diterima guna di peringkat antarabangsa.

2. Menyediakan program pengajian tinggi dan mewujudkan suasana pembelajaran yang berkualiti dalam usaha peningkatan kesarjanaan ilmu bagi memenuhi aspirasi pembangunan Negara.

3. Memperkasakan bidang penyelidikan dengan penemuan baharu yang dapat meningkatkan taraf

hidup dan pembangunan ekonomi Negara secara menyeluruh.

4. Mewujudkan budaya pengurusan berkualiti yang cekap dan berkesan serta suasana persekitaran kerja dan pembelajaran yang dinamik dan kondusif demi memupuk percambahan dan keterbukaan minda untuk membangunkan potensi diri staf dan pelajar.

5. Menyediakan perkhidmatan profesional untuk meningkatkan kecekapan pengurusan yang

menyeluruh.

6. Memberikan ruang dan peluang yang saksama kepada semua warganegara dengan tidak mengira kepercayaan, bangsa dan agama untuk memperoleh pendidikan tinggi yang berkualiti.

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 1 / 4

No. Semakan: 04

No. Isu: 02

MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PETUNJUK PRESTASI UTAMA (KPI)

Tarikh: 09/05/2012

BIL KPI PENERAJU 2011 SASARAN

2012 SASARAN PENCAPAIAN

1. Markah SETARA Timbalan Naib Canselor

(Akademik dan Antarabangsa)

82% 84.61% 85%

2. My3S : Kemahiran Komunikasi (CS) – Bahasa Inggeris

85% 86.15% 88%

3. My3S : Kemahiran Komunikasi (CS) – Bahasa Melayu

95% 94.91% 95%

4. Peratus kemasukan pelajar baharu prasiswazah dengan PNGK 3.500 dan ke atas

40% 43.97% 45%

5. Peratus pelajar antarabangsa di peringkat prasiswazah

2 % 1.18%

2%

6. Bilangan graduan PhD dikeluarkan setiap tahun

300 369

400

7. Peratus graduan PhD yang menamatkan pengajian dalam tempoh 4 tahun

50 % 47.15%

50%

8. Peratus graduan PhD yang menamatkan pengajian dalam tempoh 4 tahun

- 25.47%

25%

9. Penjanaan Pendapatan RM 90m RM 51.96m RM90m

10. Markah MYRA Timbalan Naib Canselor

(Penyelidikan dan Inovasi)

120% 120.1% 130%

11. Bilangan produk dikomersilkan

+10 +22 +6

12. Bilangan Perlesenan Teknologi Know How

+10 +3 +12

13. Penerbitan: Faktor Impak

1700 1768 2300

14. Penerbitan: CIJ 2000 2177 2700

15. Inovasi 200 210 225

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 2 / 4

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012



16. Penjanaan Pendapatan RM 100m RM 73.4m RM 100m

17. Kebolehpasaran Graduan

Timbalan Naib Canselor (Hal

Ehwal Pelajar dan Alumni)

78% 75.3% (83% - definasi baharu)

85%

18. Indeks Kepuasan Pelajar

70% 56.3% 70.0%

19. My 3S - Overall Generic Students’ Attributes

90% 86.25%

95%

20. My 3S : Kemahiran Kepimpinan (LS)

95% 94.43% 95%

21. My 3S : Kemahiran Kerja Berpasukan (TS)

90% 93.25% 95%

22. My 3S : Kemahiran Keusahawanan (KK)

70% 72.88% 75%

23. My 3S : Moral dan Etika (EM)

90% 91.47% 95%

24. My 3S : Pembelajaran Sepanjang Hayat (LL)

95% 96.81% 97%

25. My 3S : Pemikiran Kritis dan Kemahiran Menyelesaikan Masalah (CTPS)

80% 82.37% 85%

26. Penjanaan Pendapatan RM 5m RM 5.97m RM 10m

27. Peratus penglibatan dengan industri (7229 GLC, MNC & PLC) yang telah dikenalpasti strategik dengan UPM

Timbalan Naib Canselor (Jaringan

Industri dan Masyarakat)

20 % 24% (1758)

25% (1807)

28. Peratus penglibatan dengan 136 komuniti yang telah dikenalpasti strategik dengan UPM

20 % 20% 25% (34)

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 3 / 4

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012



29. Indeks Kepuasan Majikan

12 12.26 12

30. Penjanaan Pendapatan RM 20m RM 26.5 m RM 50m

31. Pembangunan platform untuk sumbangan oleh agensi luar dan industri kepada universiti

- - 100%

32. Impak 400 411

33. PENGURUSAN BAKAT i) Membangunkan sistem penilaian berasaskan hasil untuk semua peringkat staf

a. Akademik b. Bukan akademik :

P&P c. Bukan akademik :

Sokongan

Pendaftar 100 % 45% 100%

100 (Q1) 100 (Q2) 100 (Q4)

34. PENGURUSAN BAKAT ii) Pelantikan

a) Pegawai Akademik berkelayakan PhD

80% 77.96% 80%

35. PENGURUSAN BAKAT ii) Pelantikan

b) Pegawai bukan akademik dengan kebolehan multitasking

- - 2.5%

36. Mendapat pensijilan Information Security Management System (ISMS) (ISMS ISO 27001:2007)

- - 100% (Q4)

37. Indeks Kepuasan Pelanggan

70 % 66.89% 70%

38. Penjimatan Kewangan RM 10m RM 15.6m RM10m

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 4 / 4

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012



39. Keseluruhan penjanaan pendapatan daripada Bendahari

Bendahari RM 40m RM 42.3m RM 45m

40. Mendapat Sijil Tanpa Teguran daripada Ketua Audit Negara

Pass

- Pass

41. Indeks Kepuasan Pelanggan bagi Perkhidmatan Kewangan

70% 93% 70%

42. Indeks Kepuasan Pelanggan (Perkhidmatan - Jurnal, Buku dan lain-lain) i) Pelajar prasiswazah

Ketua Pustakawan 70% 75.40% 70%

43. Indeks Kepuasan Pelanggan (Perkhidmatan - Jurnal, Buku dan lain-lain) ii) Pelajar Siswazah

70% 71.81% 70%

44. Indeks Kepuasan Pelanggan (Perkhidmatan - Jurnal, Buku dan lain-lain) iii) Staf

70% 61.34% 70%

45. Pengurangan Kos Setiap Kandungan Yang Dimuat Turun (berdasarkan enam pangkalan data yang paling mahal)

10% -7% (RM13.44)

5%

46. % Tajuk Diperlukan Dalam Koleksi (untuk menilai senarai tajuk bacaan yang dimiliki oleh perpustakaan)

- 59.12% (based on 4374 titles

received from 10 faculties for

under-graduate courses).

65%

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 1 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02

MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS

Tarikh: 09/05/2012

PROSES UTAMA : PRASISWAZAH, SISWAZAH, PENYELIDIKAN DAN INOVASI

BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI

PETUNJUK PRESTASI SASARAN

2011 PENCAPAIAN

JUSTIFKASI & CADANGAN

PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)

SASARAN 2012

1. Pengambilan Pelajar Baharu Prasiswazah

Data pemohonan kemasukan calon ke program UPM

Data permohonan rayuan calon ke program pengajian UPM

Senarai pelajar berjaya

Senarai pelajar merayu yang berjaya

Mendapatkan calon pelajar cemerlang mengikuti program pengajian UPM

i. Peratusan calon pelajar yang memohon program pengajian bacelor UPM

ii. Peratusan pelajar yang

memilih program UPM sebagai pilihan pertama berdasarkan PNGK berikut:

PNGK ≥ 3.5

PNGK ≥ 3.0

65%

10% 15%

77.31%

16.27% 19.17%

78%

15% 20%

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 2 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

2. Pengendalian Pengajaran dan Pembelajaran

Kemudahan prasarana

Tenaga pengajar

Perancangan pengajaran

Kandungan kursus yang ditawarkan

Silibus kursus

Jadual waktu kuliah/amali

Senarai pelajar

Kaedah pengajar dan pembelajaran

Bahan kuliah/amali

Rancangan Pengajaran

Nota Kuliah/ Amali

Senarai kehadiran pelajar ke kuliah/ amali

Fail pengajaran

Jadual waktu peperiksaan

Laporan projek pelajar

Latihan Industri

Amali

Tugasan

Bahan kuliah di laman web

Penilaian pengajaran

Beban pengajara

Kertas soalan peperiksaan akhir

Memantapkan sistem pengajaran dan pembelajaran

i. Peratusan nota kuliah kursus dimasukkan dalam web (PutraLMS) dan dikemaskini setiap semester

ii. Peratusan pengajaran mengikut rancangan mengajar

iii. Peratusan pelajar

bergraduat dengan

Kelas Pertama

Kelas Kedua Tinggi

iv. Nisbah pensyarah:

pelajar

100%

100%

12% 80%

1:10

68.58%

99.58%

11.59% 71.84%

1:15

i. Kurang pemantauan terhadap proses muatnaik nota kuliah dan kesukaran memuat naik nota kuliah dalam putra LMS bagi dokumen yang bersaiz besar dan bergambar. ii. Pensyarah sambilan tidak mengikut RP. Semakan dan pemantauan oleh penyelaras kursus iii. Analisis pencapaian disemak semula dan dibawa ke Mesyuarat JKKU untuk tindakan. Pencapaian sebenar perlu dilihat pada Sesi 2011/2012 iv. Pencapaian keseluruhan UPM adalah tercapai. Bagi pecahan mengikut fakulti masih ada yang tidak dicapai disebabkan Pensyarah/ tutor yang masih cuti belajar

100%

100%

12% 80%

1:10

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 3 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

3. Pengambilan dan Kemasukan Pelajar Siswazah

Permohonan kemasukan pelajar

Tawaran kemasukan

Keputusan permohonan kemasukan dimaklumkan kepada calon

Peratusan keputusan yang dikeluarkan dalam tempoh 60 hari selepas tarikh permohonan lengkap diterima.

80%

81%

80%

4. Pendaftaran Pelajar Sistem iGIMS

Senarai pelajar layak mendaftar

Senarai pelajar berdaftar

Pelajar mendaftar tidak lewat dari minggu kedua (2) selepas semester bermula

Peratusan pelajar sambungan mendaftar tidak lewat dari minggu kedua selepas semester bermula

80%

86.57% 80%

5. Penilaian Tesis Tarikh Pengesahan penamaan JK Peperiksaan Tesis oleh JKPSU

Tarikh penyerahan tesis oleh pelajar

Pelajar menduduki Viva voce

Pelajar menduduki Viva voce selepas penyerahan tesis

Peratusan pelajar menduduki Viva dalam tempoh tiga (3) bulan selepas penyerahan tesis kepada Sekolah Pengajian Siswazah untuk pemeriksaan.

73%

54.7 Antara sebab kelewatan adalah:

6% (10 orang) adalah disebabkan pelantikan semula pemeriksa.

2% (4 orang) atas sebab permohonan penundaan viva oleh pelajar

92% (157 orng) disebabkan kelewatan

73%

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 4 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

pemeriksa mengemukakan laporan.

Pihak SPS sedang dalam usaha penyelesaian atau pengurangan kes lewat viva kerana masalah kelewatan pemeriksa dari semasa ke semasa kerana ini adalah sebab di luar kawal SPS.

6. Pengurusan Bantuan Kewangan

Permohonan bantuan kewangan

Surat tawaran Pelajar mendapat keputusan permohonan bantuan kewangan/ biasiswa

Peratusan pelajar yang mendapat keputusan tidak lewat tiga (3) bulan selepas tarikh tutup permohonan.

100%

100%

100%

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 5 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

7. Penilaian Pengajaran Kursus /Amali

Borang Penilaian Pengajaran

Laporan Analisis Penilaian Pengajaran

Meningkat kualiti pengajaran kursus/ amali

Peratusan pensyarah/ pensyarah sambilan mendapat skor 3.5 (skala Likert 5) atau lebih untuk penilaian pengajaran

80%

75.36% Keseluruhan kursus yang perlu dinilai pada Semester 1, 2011/2012 ialah 686 Peratusan pensyarah mengikut kursus yang mendapat skor 3.5 dan ke atas ialah 75.36% (517 kursus) Peratusan pensyarah mengikut kursus yang mendapat skor bawah 3.5 ialah 24.64% (169) Antara sebab utama ialah kurangnya bilangan pelajar yang membuat penilaian kursus. Hanya 6569 daripada 11233 orang pelajar siswazah. Pihak PTJ diminta untuk untuk mengambil

80%

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 6 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

tindakan yang lebih berkesan untuk memastikan pelajar mengisi penilaian pengajaran kursus.

8. Laboratories

compliance and

accreditation fully

operational and

calibrated

Infrastruktur

makmal yang

lengkap

Peralatan

makmal yang

berfungsi

Staf makmal

yang

kompeten

Makmal

yang

berpotensi

untuk

menjana

pendapatan

Bilangan

makmal yang

memenuhi

keperluan

input

Memastikan

makmal/

penyelidikan/

perkhidmatan

professional

memenuhi

piawaian yang

ditetapkan

Bilangan makmal yang

diakreditasi (ISO

17025/ ISO 15189)

- - - 5

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 7 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

PROSES SOKONGAN : PENGURUSAN PELANGGAN, KEWANGAN, LATIHAN, PERALATAN, KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR DAN KENDERAAN, PERALATAN DAN KEMUDAHAN ICT, PENGURUSAN SUMBER MANUSIA, PENGURUSAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN, PENGURUSAN KESELAMATAN MAKMAL



2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

1. Pengendalian Aduan Awam dan Maklum Balas

Keratan akhbar (kolum aduan)

Berita Perdana

E-Respons

Media Massa

E-mel

Panggilan Telefon

Borang Maklumbalas Pelanggan (SOK/PEL/BR01/MP)

Laporan aduan

Laporan tindakan pembetulan

Melaksanakan tindakan terhadap aduan dalam tempoh yang ditetapkan:

21 hari – melibatkan PTJ UPM

6 bulan hingga setahun – melibatkan pihak ke-3

Peratusan kes aduan yang diambil tindakan dalam tempoh yang ditetapkan

70%

100% (8 kes aduan awam

dan media massa)

Tiada kes

NA

NA

90%

2. Perolehan Permohonan Perolehan

Pesanan Belian

Senarai pembekal

Nota penghantaran

Bekalan diterima

Menerima bekalan mengikut spesifikasi dan tempoh penghantaran

Peratusan bekalan diterima

90% 98.68% 95%

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 8 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

3. Membangunkan Modal Insan Terbaik

Senarai kursus

Analisis keperluan latihan

Modul latihan

Senarai program

Memastikan staf menghadiri latihan

Peratusan staf yang menghadiri latihan 7 hari setahun

90%

71% - sasaran yang ditetapkan oleh KPT kepada IPTA adalah sebanyak 75%

- Berdasarkan pencapaian 2009 (44%), 2010 (52%), 2011 (71%) menggunakan konsep productivity curve

80%

4. Penyelenggaraan Infrastruktur

Aduan gangguan bekalan

Baikpulih gangguan di laksanakan dalam tempoh yang ditetapkan

Memastikan bekalan air, elektrik, sistem telefon dan sistem rawatan kumbahan berfungsi secara berterusan

Peratusan gangguan dipulihkan dalam tempoh 24 jam

80% 100% - 90%

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 9 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

5. Penyelenggaraan ICT Log Penyelenggaraan Semasa

Log Penyelenggaraa Berkala Harian

Log Penyelenggaraan Berkala Tahunan

Log Penyelenggaraan Semasa

Log Penyelenggaraan Berkala (Harian/ Mingguan/ Bulanan)

Log Penyelenggaraan Berkala (tahunan)

Log Permohonan Penyelenggaraan ICT

Laporan Keberkesanan Penyelenggaraan ICT

Laporan Penyelenggaraan ICT

Memastikan

penyelenggara

an ICT

dilaksanakan

dalam tempoh

yang

dipersetujui.

Peratusan Penyelenggaraan yang dilaksanakan

80 % Didapati penilaian ke atas penyelenggaraan mencapai lebih daripada 80% memuaskan di dalam tempoh yang dijadualkan

Laporan analisis tidak dapat mengambarkan prestasi sebenar. Cadangan penambahbaikan pada format OUTPUT dan INPUT.

80%

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 10 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

Laporan Analisis Penyelenggaraan ICT

6. Baik Pulih ICT Maklumat

Borang Baikpulih ICT

Borang Penyerahan Aset Untuk Khidmat Luar

i. Kebolehan mendapat maklumat dan dokumen

Sistem ICT

berfungsi

secara

berterusan,

boleh

dipercayai dan

efektif

Tempoh pemulihan adalah seperti berikut:

Masalah Sistem ICT diperbaiki secara dalaman: i. 2 jam bagi Sistem

Rangkaian ii. 5 jam bagi Sistem

Utama Universiti iii. 2 hari bagi

baikpulih peralatan ICT

Masalah Sistem ICT diperbaiki oleh Pihak Luar i. 2 hari bagi

Sistem Aplikasi

80%

80%

80% 80%

-

90%

90%

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 11 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

dan Pangkalan Data

ii. 14 hari untuk peralatan ICT

7. Mengambil Modal Insan Terbaik

Maklumat bidang yang diperlukan

Pelan strategik berkaitan pengambilan

Senarai 100 universti terbaik dunia

Unjuran pengambilan staf

Surat tawaran

Kertas kerja kelulusan

Jadual perancangan pelaksanaan

Senarai staf memiliki PhD

Senarai staf bukan akademik

Melantik pegawai akademik dari dalam dan luar negara daripadanya graduan 100 universiti terbaik dunia

i. Melantik pegawai akademik dari dalam dan luar negara daripadanya graduan 100 universiti terbaik dunia/mengikut bidang kepakaran

ii. Mengeluarkan surat

lantikan Pegawai Akademik selewat-lewatnya 5 hari bekerja selepas mendapat kelulusan daripada Naib Canselor

5%

10.22% - 10%

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 12 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

8. Mematuhi Keperluan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (KKP)

Program Pemantauan KKP yang dilaksanakan

Pengurusan KKP - Latihan - Siasatan

Kemalangan - Pemeriksaan

Pengurusan Risiko

Pengurusan Bencana CHRA (Chemical Health Risk Assessment)

Medical Surveillance

Laporan pelaksanaan program pemantauan KKP yang dilaksanakan di UPM

Memastikan persekitaran kerja yang selamat dan sihat

Peratusan pencapaian program pemantauan KKP yang dilaksanakan berada pada tahap minimum yang ditetapkan.

70% 64.15% (7 aktiviti)

Aktiviti yang memberi kesan ketidakcapaian sasaran: 1. HIRARC - Fasa II

tidak dilaksanakan kerana terdapat perubahan kepada sasaran kerja tahunan dan juga terdapat pemberhentian staf menyebabkan kekurangan tenaga kerja bagi melaksanakan Fasa II.

2. CHRA – Staf yang dikenal pasti sedang menjalani latihan dan ujian kompetensi untuk melayakkan staf tersebut melaksanakan

80%

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 13 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

penaksiran bahan kimia berbahaya

3. Data yang diperoleh tidak cukup untuk menyokong tindakan pemeriksaan kesihatan. Kajian semula akan dilakukan untuk memperoleh data yang lebih tepat

4. Menukar criteria baru untuk sasaran pencapaian 80% bagi tahun 2012

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 14 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB

CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM

BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN

2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

1. Pemantauan Laporan Pelan Strategi UPM (Pejabat Naib Canselor)

Pelan strategi UPM 2001-2010

Pelan Tindakan Pengajian Tinggi Negara 2007-2010

Pelan Strategi Kementerian Pengajian Tinggi Negara Melangkaui 2020

Laporan pencapaian pelan strategi UPM

Memastikan pencapaian Pelan Strategi mengikut carta perbatuan

Bilangan pemantauan pencapaian Pelan Strategi

Peratusan Laporan Pencapaian Suku Tahun KPI UPM disediakan dalam tempoh 5 hari bekerja dari tamat tempoh pengemaskinian data dalam Putra Cockpi

4 100%

Pembentangan penilaian KPI :

Suku I & II: 16/7/2011 (Pullman Hotel)

Suku III : 20/10/2011 (Marriot Hotel)

Suku IV : 9/1/2012 (Marriot Hotel)

- 4 (100%)

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 15 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

2. Verifikasi Aset (Pejabat Naib Canselor)

Arahan Pihak Berkuasa Universiti

Minit Mesyuarat Pengurusan

Minit Mesyuarat JKA, Rancangan Audit Tahunan

Laporan Audit

Memastikan aset dan inventori di verifikasi

Memastikan proses verifikasi aset dilaksanakan di peringkat PTJ

Peratusan aset dan inventori di PTJ yang dapat diverifikasi

100% 85% Petunjuk prestasi 2012 telah ditukarkan kerana petunjuk prestasi bagi memastikan peratusan aset dan inventori 100% dapat diverifikasi adlah tanggungjawab PTJ.

100%

3. Pembangunan Pelajar (Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni)

Aktiviti Pelajar Laporan Aktiviti Pelajar

Meningkatkan kebolehpasaran graduan

Peratusan graduan bekerja (termasuk yang melanjutkan pengajian) berdasarkan kelayakan dan bidang pengajian dalam tempoh 6 bulan bergraduat.

78% 83.3% - 85%

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 16 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

4. Pelaksanaan perkhidmatan Sesi Kaunseling (Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni)

Kad matrik

Kad sulit klien

Borang

Laporan penilaian perkhidmatan sesi kaunseling individu secara bersemuka

i. Memastikan pelajar mendapat perkhidmatan sesi kaunseling individu secara bersemuka

ii. Meningkatkan

keberkesanan perkhidmatan kaunseling individu secara bersemuka

i. Peratusan pelajar dapat berjumpa pegawai psikologi dalam hari yang sama (masa bekerja) tanpa membuat temujanji

ii. Peratusan klien mencapai tahap memuaskan – skala 4 (Skala Likert 5)

80%

80%

100%

85.36% (skala 5)

- 100%

85%

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 17 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

5. Perlaksanaan permohonan bantuan zakat oleh pelajar (Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni)

Borang permohonan bantuan zakat pelajar

Surat keputusan permohonan

Memaklumkan keputusan permohonan bantuan zakat kepada pelajar

i. Peratusan makluman keputusan dalam tempoh 6 hari bekerja selepas permohonan yang lengkap dan tidak memerlukan kajian lanjut

ii. Peratusan makluman keputusan dalam tempoh 10 hari bekerja selepas permohonan yang lengkap dan tidak memerlukan kajian lanjut.

100%

100%

100%

100%

Permohonan online (baru dilaksanakan)

-

100%

100%

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 18 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

6. Kenaikan Pangkat (Pejabat Pendaftar)

Borang permohonan Kenaikan Pangkat

Surat pelawaan

Surat pemakluman

Statistik Kenaikan Pangkat Staf

Surat jawapan Minit

Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih

Keputusan kenaikan pangkat staf dimaklumkan kepada pemohon selewat-lewatnya 5 hari bekerja selepas Minit Mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik diterima atau arahan Pihak Berkuasa Melantik.

Peratusan keputusan yang dimaklumkan

100%

100% - 100%

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 19 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

7. Cuti belajar (Pejabat Pendaftar)

Polisi Cuti Belajar

Borang permohonan cuti belajar

Waran kelulusan bilangan biasiswa

Surat rayuan

Surat tawaran cuti belajar

Penilaian status pengajian

Perjanjian cuti belajar

Pangkalan data cuti belajar

Keputusan/minit mesyuarat LBCB/KPT

Pengisian kuota biasiswa yang diperuntukkan oleh KPT

Peratusan pengisian kuota

50%

60%

- 75%

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 20 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

8. Persaraan (Pejabat Pendaftar)

Senarai Pesara Dokumen-

dokumen persaraan

Borang maklumat asas Pesara

Permohonan staf (pesara pilihan)

Surat Kelulusan Naib Canselor bagi pesara (Pesara pilihan)

Surat kelulusan persaraan

Kenyataan Perkhidmatan dan Cuti

Penyata bayaran GCR

Surat pemakluman kepada pesara

Memastikan pesara mendapat GCR pada gaji terakhir sebelum bersara

Peratusan pesara mendapat GCR

100%

100% - 100%

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 21 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

9. Penjanaan Pendapatan (Pejabat Bendahari)

Geran industri

Endowment

Matching geran

Services and studies

GE geran

Pendapatan yang diperolehi

Memperolehi pendapatan daripada

Pelaburan

Keuntungan simpanan tetap

Jumlah pendapatan yang diperolehi

RM 2 juta (pelaburan) RM 20 juta - Keuntungan Simpanan Tetap Mendapatkan peruntukan belanja mengurus

RM1.03 juta (pelaburan) RM22.68 juta Keuntungan Simpanan Tetap -

Harga pasaran pelaburan tidak

memberangsangkan pada tahun 2011.

Terdapat penurunan harga di pasaran dan

ia di luar kawalan Pejabat Bendahari

-

RM2 juta

RM20 juta RM605 juta

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 22 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

10. (Pejabat Bendahari)

Semua keperluan kewangan

Belanjawan

Perolehan

Pembayaran

Pengurusan Aset

Perakaunan

Penyata Kewangan

Menghantar Penyata Kewangan mengikut tempoh yang ditetapkan dan untuk mendapatkan Sijil Tanpa Teguran

i. Tempoh untuk mengemukakan penyata kewangan.

ii. Kategori Sijil yang

diterima daripada Ketua Audit Negara

Sebelum 1 Mac pada tahun berikutnya Mendapat Sijil Tanpa Teguran (Unqualified Report)

11. Pembayaran (Pejabat Bendahari)

Dokumen tuntutan

Cek/Bank Deraf/EFT/ Tunai

Membayar dengan tepat dan mengikut tempoh

i. Peratusan cek batal

ii. Peratusan

membayar semua tuntutan dalam tempoh 14 hari

1%

100%

0.068% -

i. peruntukan tidak mencukupi

ii. dokumen yang dikemukakan tidak lengkap

1%

100%

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 23 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

Belanjawan

Perolehan

Pembayaran

Pengurusan Aset

Perakaunan (Pejabat Bendahari)

Semua proses kewangan

Belanjawan

Perolehan

Pembayaran

Pengurusan Aset

Perakaunan

Perkhidmatan proses kewangan yang berkesan

Mencapai sasaran kualiti mengikut proses utama

Peratus pencapaian sasaran kualiti mengikut proses utama

NA NA NA 80 %

12. Perolehan buku di perpustakaan (Perpustakaan Sultan Abdul Samad)

Cadangan/ permohonan staf Pengurusan & Profesional (akademik, bukan akademik, penyelidik)

Aduan /maklumbalas pelanggan

Buku sedia dipinjam/ digunakan

Laporan penyediaan pesanan buku

Laporan penerimaan buku

Rekod katalog

Membelanjakan semua peruntukan untuk Memperoleh dan memproses buku untuk sedia diguna

i. Nilai pembelian buku rujukan

ii. Peratusan pertambahan koleksi buku

RM2.5j

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 24 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

Katalog penerbit/ pameran buku

Surat permohonan hadiah buku kepada institusi lain

(OPAC)

Statistik buku diproses

2%

13. (Perpustakaan Sultan Abdul Samad)

Permohonan perolehan

Pelan lantai bangunan

Perabot dan peralatan

Melengkapkan perabot dan peralatan untuk Perpustakaan Pertanian dan Agrobio dan Perpustakaan Kejuruteraan dan Seni Bina

Nilai perbelanjaan RM600,000

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 25 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

14. Literasi Maklumat (Perpustakaan Sultan Abdul Samad)

Penjadualan

Modul

Pengguna yang lebih mahir mencari maklumat

Membina kemahiran pencarian bahan perpustakaan

Peratusan pengguna yang mencapai markah ≥ 70% dalam post test program literasi maklumat

80%

85% - 80%

15. Kawalan Keselamatan Harta Benda Universiti Dan Keselamatan Warga Kampus

(Bahagian Keselamatan Universiti)

Melaksanakan Kawalan Akses

Mengendalikan Kesalahan Lalulintas

Melaksanakan Rondaan

Melaksanakan Kawalan CCTV

Memberi Khidmat Bantu Mula

Aduan kes

Laluan keluar masuk terkawal

Kes kecurian dan kemusnahan harta benda Universiti

Fail kes kebakaran

Laporan tugas harian

Laporan aduan

i. Mengawal keselamatan harta benda Universiti dan keselamatan warga kampus

i. Peratusan pengurangan kes jenayah di dalam kawasan kampus – 30 kes sebulan

ii. Peratusan pengurangan kes kemalangan di dalam kawasan kampus – 10 kes sebulan

iii. Peratusan pengurangan kes kebakaran di dalam kawasan kampus-5 kes sebulan

20%

20%

100%

38% ( 137 kes)

46.6% (56 kes)

100%

20%

20%

20%

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 26 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

16. Membangunkan dan Memantapkan Prasarana Inkubasi Keusahawanan (Taman Pertanian Universiti)

Minit perbincangan (yang berkenaan)

Jadual pelaksanaan membangunkan dan memantapkan prasarana inkubasi keusahawanan

Lokasi kawasan terlibat

Senarai kemudahan (infrastruktur)

Laporan kemajuan pelaksanaan

Membangunkan dan memantapkan (naik taraf) prasarana inkubasi keusahawanan

Bilangan prasarana

1 prasarana

(persekitaran terkawal)

1 prasarana

(Kolam Akuakultur – Dalam Sangkar)

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 27 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

17. Konsultasi Perubatan (Pusat Kesihatan Universiti)

Pelanggan dalaman dan luaran yang datang ke PKU

Pelanggan yang mendapat perkhidmatan perubatan

Memastikan pelanggan mendapat rawatan selewat-lewatnya 30 minit selepas selesai proses pendaftaran

Peratusan pelanggan mendapat rawatan

90 %

93.3% - 90%

18. Konsultasi Pergigian (Pusat Kesihatan Universiti)

Pelanggan dalaman dan luaran yang datang ke PKU

Pelanggan yang mendapat perkhidmatan pergigian

Rawatan pergigian dapat diselesaikan dalam tempoh 40 minit

Peratusan rawatan pergigian

90 %

98.7% - 90%

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 28 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

19. Pengurusan Dewan dan Perkhidmatan Kebudayaan (Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah)

Borang / Surat Permohonan

Senarai pengguna dewan

i. Menyediakan perkhidmatan Dewan Besar dan Panggung Percubaan yang kondusif

ii. Meningkatkan

perkhidmatan kebudayaan

i. Indeks kepuasan pelanggan pada skala 4 daripada 5

ii. Bilangan penyertaan persembahan dalam majlis

- -

- -

-

-

80%

15

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 29 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

20. Proses Pengendalian Solat Fardhu Berjemaah dan Solat Jumaat (Pusat Islam)

Teks Khutbah Jumaat

Jadual Iman dan

Bilal

Imam dan Bilal

Jadual Waktu Solat

Tuntutan Fardhu Kifayah Solat Fardhu 5 waktu berjemaah dan solat Fardhu Jumaat terlaksana dengan teratur dan sistematik.

Menjamin solat fardhu 5 waktu berjemaah dan solat jumaat dilaksanakan dengan sempurna

i. Peratusan Imam dan Bilal yang menghadiri kursus dan latihan pemantapan kompetensi mencapai tahap yang memuaskan

ii. Peratusan Imam dan Bilal hadir ke masjid selewat-lewatnya 15 minit sebelum masuk waktu solat

100%

90%

97.61%

92.25%

Terdapat seorang iman yang bercuti sakit (lebih dari 3 bulan)

100%

90%

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 30 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

21. Pengurusan Jenazah (Pusat Islam)

Borang Permohonan

Borang Penilaian

Kenderaan Jenazah

Kelengkapan Pengurusan Jenazah

Pengurus Jenazah

Pemandu Van Jenazah

Tuntutan Fardhu Kifayah Pengurusan Jenazah Muslim terlaksana dengan teratur dan sistematik

Laporan Penilaian

Menjamin Pengendalian Pengurusan Jenazah dilaksanakan dengan sempurna

Mencapai tahap kepuasan perkhidmatan pada skala 4 (skala Likert 5) bagi pengurusan jenazah

85%

100% - 100%

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 31 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

22. Pelaksanaan, Penyelenggaraan dan Pemantauan Sistem Pengurusan Pembelajaran (Pusat Pembangunan Akademik)

Data pelajar, pensyarah dan kursus

Arahan Pihak Pengurusan Universiti penggunaan ePembelajaran

Akta Universiti dan Kolej Universiti

Dasar ICT UPM (ePembelajaran)

Data pelajar, pensyarah dan kursus

PutraLMS dapat dicapai oleh pelajar, pensyarah dan pentadbir sistem

Laporan penggunaanPutraLMS

Menyediakan perkhidmatan ePembelajaran yang boleh diakses secara berterusan

Menyediakan perkhidmatan PutraLMS kepada pelajaran, pensyarah dan pentadbir sistem

Maklum balas aduan ≤ 1 jam dalam waktu bekerja selepas aduan diterima

Makluman penggunaan PutraLMS selewat-lewatnya minggu ke-3 setiap semester kepada Pusat Tanggung Jawab (PTJ) yang tahap penggunaannya kurang daripada 70%.

90%

3.70%

1 jam hingga 1 hari = 24.70% 1 hari hingga 3 hari = 44.44% 3 hari hingga 5 hari = 14.81% > 5 hari = 12.35%

Mengubah input, output, objektif kualiti, petunjuk prestasi dan sasaran, selaras dengan tindakan pembetulan ketakakuran yang melibatkan proses Pelaksanaan, Penyelenggaraan dan Pemantauan PutraLMS ini.

80%

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 32 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

23. Perancangan dan Pelaksanaan Kajian Pengajaran dan Pembelajaran (Pusat Pembangunan Akademik)

Laporan hasil kajian pengajaran dan pembelajaran

Minit mesyuarat Jawatankuasa Pengajaran dan Pembelajaran /Pegawai Kanan/Senat

Surat/memo makluman cadangan penambahbaikan

Laporan peluang penambahbaikan

Mengukur pelaksanaan makluman/hebahan cadangan hasil kajian pengajaran dan pembelajaran

Makluman cadangan penambahbaikan berdasarkan kajian pengajaran dan pembelajaran kepada pihak berkaitan selewat-lewatnya dua minggu selepas dibentangkan dalam mesyuarat Jawatankuasa Pengajaran dan Pembelajaran/Pegawai Kanan/Senat 2012 Makluman cadangan penambahbaikan berdasarkan hasil kajian pengajaran dan pembelajaran kepada pihak berkaitan dalam

90%

Tiada sebarang aktiviti dari Ogos hingga Disember berdasarkan petunjuk prestasi baharu yang berkuatkuasa Ogos 2011

* Cadangan penambahbaiakan bagi pelaksanaan kajian P&P (Okt 2011 hingga Feb 2012) dibentang dalam Mesy. JKPP pada 16 April 2012.

90%

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 33 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

tempoh 14 hari bekerja selepas dibentangkan dalam mesyuarat Jawatankuasa Pengajaran dan Pembelajaran/Pegawai Kanan/Senat

24. Pembangunan ICT (Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi)

Borang Permohonan Pembangunan ICT

Log Permohonan Pembangunan ICT

Log Pemantauan Pembangunan ICT

Surat dari Pengarah (Makluman Status Permohonan

Memastikan pembangunan ICT dilaksanakan

Peratusan permohonan pembangunan ICT dilaksanakan dalam tempoh yang dipersetujui.

80 % 75% Analisis sedia ada tidak menggambarkan pencapaian sebenar projek pembangunan ICT. Dicadangkan format LAPORAN ANALISIS PEMBANGUNAN ICT (OPR/iDEC/LP02/Pembangunan ICT) diubahsuai untuk memberi pengukuran

80%

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 34 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

Pembangunan ICT)

Dokumen Cadangan

objektif kualiti yang lebih tepat. Perkara ini juga mengambilkira teguran yang telah dibuat semasa Audit Dalaman

25. Perkhidmatan Sokongan ICT (Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi)

Borang Permohonan Perkhidmatan Sokongan ICT

Log permohonan Perkhidmatan Sokongan ICT

Log penggunaan Perkhidmatan Sokongan ICT

Analisa pekhidmatan ICT

Laporan perkhidmatan ICT

Memastikan

permohonan

perkhidmatan ICT

dilaksanakan

Peratusan Perkhidmatan ICT yang berjaya dilaksanakan

80 % >80% - 85%

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 35 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

Log Pinjaman Aset ICT

Log Permohonan Pinjaman Aset ICT

26. Perkhidmatan Rawatan Haiwan (Fakulti Perubatan Veterinar)

Borang Permohonan

Borang rawatan

Laporan perkhidmatan rawatan

Mempertingkatkan

kualiti rawatan

haiwan

Peratusan responden pada tahap kepuasan skala 4 (skala Likert 5)

95% 87.84% (i) Tempoh peralihan selepas berpindah ke bangunan baharu. Banyak kemudahan belum disediakan yang mungkin bercanggah dengan jangkaan pelanggan.

(ii) Tempoh menunggu lama. Punca masalah ini ialah kekurangan

95%

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 36 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

Pegawai Veterinar sedangkan berlaku pertambahan kes berbanding tahun sebelumnya.

UVH sedang mengusahakan pengambilan Pegawai Veterinar tambahan yang dijangka dibuat pada bulan Jun atau Julai 2012.

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 37 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

27. Penyediaan kemudahan penginapan, peralatan sukan, tempat riadah dan peralatan kebudayaan (Kolej-kolej)

Borang Semakan Inventori Bilik Penginapan (OPR/KOLEJ/BR02/ PEN002)

Log Perancangan Pembelian Kemudahan Penginapan (OPR/KOLEJ/BL01/PEN001)

Borang Kajian Kepuasan Pelanggan HEPA

Kemudahan Infrastruktur dan penginapan yang kondusif serta selamat

Menyediakan kemudahan, infrastruktur dan penginapan yang kondusif dan selesa

Indeks keselesaan dan petunjuk prestasi pada tahap 4 (skala Likert 5)

70% 70% 75%

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 38 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

28. Pendaftaran Masuk/ Keluar Pelajar lama dan baharu (Kolej-kolej)

Borang Maklumat Peribadi Pelajar (OPR/KOLEJ /BR01/PEN002)

Borang Semakan Inventori Bilik Penginapan (OPR/KOLEJ/BR02/PEN002)

Laporan Analisis Pendaftaran Masuk dan Keluar Pelajar

Menjamin pendaftaran masuk / keluar dilaksanakan dalam tempoh yang ditetapkan

i. Peratus Pelajar di daftarkan di kaunter kolej dalam masa 10 minit

ii. Peratus pelajar daftar keluar dalam masa 5 minit

100 %

100%

100 %

100 %

100%

100%

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 39 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012




2011 PENCAPAIAN



SASARAN 2012

29. Pengurusan Penerbitan Buku Karya Asli (Penerbit UPM)

Borang cadangan penerbitan

Borang penilaian

panduan penulisan

panduan penyerahan

manuskrip

Laporan penilai

perakuan JKPU

perjanjian dengan pengarang

buku

Meningkatkan tahap kecekapan proses penerbitan buku karya asli

Tempoh penerbitan buku karya asli tidak melebihi 12 bulan bagi setiap judul

100% 85% Menyediakan gantt chart dan dirancang

dalam tempoh 10 bulan

85%

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 40 / 40

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

Singkatan

UPM : Universiti Putra Malaysia PNGK : Purata Nilaian Gred Keseluruhan PutraLMS : Sistem Pengurusan Pembelajaran Universiti Putra Malaysia iGIMS : Internet Graduate Information Management System JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti R&D : Research and Development R&D&I : Research and Development and Innovation KPI : Key Performance Indicator MoU : Mutual of Understanding KKP : Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan GE : Graduate Enterprenurship PSAS : Perpustakaan Sultan Abdul Samad PKU : Pusat Kesihatan Universiti

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 1 / 1

No. Semakan: 04

No. Isu: 02

MANUAL KUALITI LAMPIRAN 7: STRUKTUR JAWATANKUASA JAMINAN

KUALITI UPM

Tarikh: 09/05/2012

Wakil Pengurusan (Pengerusi)

Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses (TWP PP)

Ketua Bahagian Jaminan Kualiti UPM (Setiausaha)

Timbalan Wakil Pengurusan Pusat Tanggungjawab (TWP PTJ)

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 1 / 1

No. Semakan: 04

No. Isu: 02

MANUAL KUALITI LAMPIRAN 8: STRUKTUR BAHAGIAN JAMINAN KUALITI UPM

Tarikh: 09/05/2012

Bahagian

Jaminan Kualiti UPM

Jaminan Kualiti Akademik

– Pra siswazah (Bahagian Akademik)

Jaminan Kualiti Akademik –Siswazah

(Sekolah Pengajian Siswazah)

Jaminan Kualiti Penyelidikan

(Pejabat TNC PI)

Seksyen Perkhidmatan

Sokongan

Seksyen Audit Kualiti

Seksyen Dokumentasi

Pengurusan Pelanggan

(Pejabat Naib Canselor)

Pentadbiran

Nota TNC PI – Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)

DOKUM

EN T

IDAK T

ERKAW

AL

PENGURUSAN


Halaman: 1 / 1

No. Semakan: 04

No. Isu: 02

MANUAL KUALITI LAMPIRAN 9: SEMAKAN, VERIFIKASI DAN PENGESAHAN

REKA BENTUK DAN PEMBANGUNAN

Tarikh: 09/05/2012

Semakan Rekabentuk

Keperluan Pelanggan

Input Proses Output Perkhidmatan

Penentusahan

Pengesahan

Documents

ISI KANDUNGAN HALAMAN SKOP PENGENALAN