19. januar 2009

IT ind i processerneStrategisk IT læringsforløb 19.01.09

19. januar 2009

Arbejdsproces analyse og design

19. januar 2009

Hvordan skaber vi effektive processer, hvor vi får indtænkt IT?

ITkompetence

Proceskompetence

Fagligkompetence

Organisatorisk / strategiskkompetence

19. januar 2009

Kontekstafhængighed

□Systemet er givetProcessen skal tilrettelægges, så arbejdsgangen generelt og i forhold til systemet er optimal. Hvordan udnytter vi IT-systemet effektivt i processen?

□Systemet kan tilpassesProcessen skal tilrettelægges, med fokus på at anvende IT-systemet med tilpasninger til at effektivisere processen.

□Systemet skal udvikles (eller anskaffes)Hvad er rammerne for dette? Standard-system / specieludviklet løsning? Denne proces eller også andre arbejdsgange?Proces tilrettelæggelse som element i kravspecifikation

19. januar 2009

Procesunderstøttelse via IT

□ IT som Elektronisk journal/dokumentation (esdh, database, dokumenter)

□ IT udfører dele af processen (automatisering)

□ IT som flow- og kommunikationsværktøj (input/output, processtyring, selvbetjening, samarbejde)

□ IT understøtter styring (dataopsamling, analyse)

□ Optimeret anvendelse af IT (f.eks. flere databaser/værktøjer, tættere kobling af it-værktøj til praksis)

19. januar 2009

Uniq Omsorg – et eksempel Proces starter med et behov hos en borger og slutter med

en levering på baggund af en visitation System til vurdering, visitering, planlægning og

administration på ældreområdet. 2 systemer der bindes sammen af en web-service

19. januar 2009

Som ESDH

19. januar 2009

□ Automatisik overførsel af vagtplan til KMD og dermed lønsystem (vagtplanlægningen er under alle omstændigheder grundlaget for medarbejdernes løn, og Uniq gør det muligt at undgå dobbeltarbejde og give mere tidstro opgørelser af timer og lønforbrug)

□ Finder ledig tid

□ Automatisk pakkeberegning (beregning af pris på visiterede ydelser)

□ Automatisk besøgsplanlægning

Som udfører dele af processen (automatisering)

19. januar 2009

□ Automatsik besked fra hospital ved indlæggelser

□ Advis'er – I en stor virksomhed som er afhængig af videndeling, og hvor alle ser ikke alle over frokosten hvor fru Jensen lige kan drøftes

□ Med håndholdt teknologi har personalet umiddelbar adgang til de oplysninger, der er nødvendige for at yde en optimal service over for den enkelte borge

□ Borger (senior)portal

Som flow- og kommunikationsværktøj

19. januar 2009

□ Faktureringsgrundlaget skal være i orden

□ Sikre, at hjælpen når frem hurtigt og rettidigt

□ Opfølgning på dokumenteret indsats

□ Registring af data til statistik, fx (der er mange)

– Gennemsnitlig slutscore i forhold til startscore på træningsindsats

– hvor mange personer har der været I borgerens hjem I en given periode

– Det aftalte tidspunkt for leveringen af de visiterede ydelser dokumenteres og overholdes

Til understøttelse af styring

19. januar 2009

Optimeret anvendelse af IT

19. januar 2009

Et eksempel med potentiale...

- It-understøttelse til udbetaling af kontanthjælp i Kontanthjælpsteamet i Borgerservice

19. januar 2009

Forståelsesramme• Kontanthjælpsteamets primære opgaver er at udbetale

kontanthjælp til ledige

• Teamet har 7 medarbejdere + teamleder

• Teamet har et tæt samarbejde med det netop etablerede Jobcenter A/S, og er underlagt kontraktfastsatte sagsbe-handlingstider:–> fx 10 dage fra ansøgning til der gives besked til jobcenter om evt. tilkendelse af kontanthjælp

• Sagsbehandlingstiden er afgørende ift. hjemtagning af refusion fra staten

• 400 løbende sager..... stigende ledighed!!

• 2009-fokus: Effektivisering, digitalisering.......

19. januar 2009

Systemer til udbetaling af kontanthjælp

WorkBase ProFile BorgersagProFile Scan KMD Aktiv KMD S&A

SKAT ExtranetSKAT ExtranetSKAT Extranet KMD SAP (Øko)KMD Sag JournalKMD eIndkomst

19. januar 2009

It og manuelle trin i kontanthjælpssag

5. KMD S&A

4. KMD Aktiv

2. ProFile Scan

3. ProFile Bor-gerSag

6. SKAT Ex-tranet

8. KMD Sag Journal

1. Workbase

7. KMD eIn-dkomst

9. KMD SAP (økonomi)

19. januar 2009

19. januar 2009

Iagtagelser

• IT anvendes alene som elektronisk journal

• Arbejdsprocessen er ikke meget kompleks – alligevel skal medarbejderen beherske mindst 9 forskellige it-systemer

• It har begrænset eller ingen integration

• Det er vanskeligt af opnå flow i arbejdet, fordi medarbejderen skal indtaste de samme oplysninger flere gange i forskellige systemer (dobbeltarbejde, risiko for fejl, redundante data, serverbelastning)

• Timeglas ved start af hvert system

19. januar 2009

Med den viden vi har erhvervet os idag, hvad vil vi så gøre anderledes imorgen?

19. januar 2009

19. januar 2009

PDSA tankegang

19. januar 2009

Eksempel Børnesag

19. januar 2009

Eksempel pladsanvisning

19. januar 2009

□ Eks.

□ Intern kørselsafregning (elektronisk blanket, workflow, styring)

□ Løbende forbedring af IT (overgang til SOA)

http://www.simnet.org/Portals/0/Content/Chapters/Portland/Documents/200511LeanITPortlandSIM.pdf

http://www.oracle.com/industries/campaigns/lean/DeloitteWP_final.pdf

http://www.sme.org/cgi-bin/getsmepg.pl?/enews/leandirections/home.htm&&&LEANDIR&

http://www.fujitsu.com/dk/services/konsulentydelser/systemkonsulentydelser/leanit/

http://www.secoya.dk/om_secoya/lean_management