Izrada projektne aplikacije

Izrada projektne aplikacije

www.algebra.hr

http://www.algebra.hr/

Sažetak projekta (concept note)

Concept note /1/

• Izuzetno važan za prolazak projekta – prvi kvalitativni prag koji Vaš projekt mora proći

• Prvi korak u ocjenjivanju projekta nakon administrativne provjere

• Od ukupno 50 bodova mogućih, treba dobiti minimalno 30

• Od projekata s minimalno 30 bodova poredanih po broju bodova, stavlja se crta ispod dvostrukog iznosa ukupno raspoloživih sredstava programa

Concept note /2/

• Sažetak projekta, ograničen na 5 stranica (1 + 3 + 1), minimalnog fonta Ariel 10, s marginama od 2 cm na svakoj strani – veliki izazov tako predstaviti projekt!

• Prije se pisao zadnji (nakon aplikacije), a sada se treba predati prije predavanja aplikacije – procijenjeni proračun koji u konačnici (aplikaciji) ne smije imati varijacije veće od 20% u dijelu sufinanciranja EU-a

Sažetak projekta – 1.1

• Tablica, maksimalno 1 stranica:

Title of the action: Naziv projekta

Location(s) of the action: - specify country(ies), region(s) that will benefit from the action

Mjesto provedbe projekta (zemlja, regija koja će imati koristi od projekta)

Total duration of the action (months): Ukupno trajanje projekta u mjesecima

Amount of requested EU contribution Iznos tražene darovnice od EU-a u EUR

Objectives of the action Ciljevi projekta: opći cilj i specifičan cilj (svrha)

<Overall objective(s)><Specific objective(s)>

Target group(s) Ciljne skupineFinal beneficiaries Krajnji korisniciEstimated results Procijenjeni rezultatiMain activities Glavne aktivnosti

Relevantnost /1/

• Najvažniji dio concept note-a • Ukupno nosi 30 bodova – teoretski dobra

relevantnost s maksimalnim bodovima može omogućiti prolaz u sljedeću fazu

• Temelj za projekt, razlog za njegovo iniciranje, rezultat procesa analize

• Važno je odgovoriti na sva pitanja!

Relevantnost /2/ - 1.2.1

•Opišite važnost projekta za ciljeve i prioritete natječaja. •Pogledati smjernice i izravno se referirati na one ciljeve i prioritete s kojima se projekt bavi – opisati kako i zašto. Nepisano pravilo: specifičan cilj smjernica je naš opći cilj.•Opišite važnost projekta za specifične pod-teme/ sektore/ područja i bilo koje druge specifične uvjete navedene u smjernicama poput partnerstva, lokalnog vlasništva i sl. •Opet pažljivo pogledati smjernice te opisati u kakvom je projekt odnosu na definirane uvjete (podsektor/tema, ciljne skupine, županije).


•Opišite s kojim će se konkretnim očekivanim rezultatima spomenutim u smjernicama (projekt) baviti.•Ponovo provjeriti smjernice. Ako rezultati nisu konkretno spomenuti, opisati kako će projekt djelovati na ono što možemo iščitati iz smjernica da se očekuje kao rezultati (pozadina). Pogledati i vrste aktivnosti.


• Jasno utvrdite specifičnu situaciju prije projekta u ciljnoj zemlji, regiji i/ili sektorima (uključiti kvantificiranu analizu gdje je to moguće).

• Naše problemsko stablo, ali u cjelovitom obliku – s kojim se problemima suočavamo koji su nas potakli da pokrenemo projekt. Ne samo tvrditi, nego potkrijepiti brojkama i ostalim podacima (pokazati da ih razumijemo, protumačiti).


• Izložite detaljnu analizu problema kojima će se projekt baviti i kako su oni međusobno povezani na svim razinama.

• Naše problemsko stablo, ali u onom dijelu u kojem smo odabrali našu strategiju – problemi kojima će se naš projekt baviti. Uzročno – posljedična veza: kako problemi niže razine uzrokuju probleme više razine i zašto smo odabrali baviti se njima.


• Kod bavljenja gornjom točkom, referirajte se na značajne planove poduzete na nacionalnoj, područnoj i/ili lokalnoj razini važnoj za projekt i opišite kako je projekt povezan s tim planovima.

• Kako je naš projekt u skladu s nacionalnim, područnim i/ili lokalnim (akcijskim) planovima, strategijama i sličnim strateškim dokumentima (pogledati i pozadinu iz smjernica, navesti dokumente i ciljeve/ prioritete/ mjere) .


• Tamo gdje je projekt nastavak prethodnog projekta jasno navedite kako se projekt planira nadograditi na aktivnosti/ rezultate tih prethodnih projekata; povežite to s glavnim zaključcima i preporukama evaluacija koje su možda provedene.

• Projektni ciklus, lessons learnt. Nadograđujemo na saznanja koja smo dobili kroz prethodne projekte. Što funkcionira, a što ne; što je bilo dobro, a što ne treba više raditi; kako treba promijeniti, nadopuniti, unaprijediti naše akcije/ projekte – povezati s projektom.


• Tamo gdje je projekt dio većeg programa, jasno objasnite kako odgovara ili kako je koordiniran s tim programom ili bilo kojim drugim planiranim projektom. Navedite potencijalne sinergije s drugim inicijativama, posebno onima Europske komisije.

• Ako je projekt dio većeg programa Vaše organizacije, državnog programa i sl., navesti kojeg i kako. Provjeriti smjernice i politike EU-a te povežite projekt s njima.


• Uključite opis svake od ciljnih skupina i krajnjih korisnika (kvantificirano gdje je moguće), uključujući i kriterije za odabir.

• Analiza dionika, u ovom slučaju ciljne skupine i krajnjih korisnika (koja je razlika?). Ciljnu skupinu treba uvijek konkretno definirati i to brojem (npr. 40 dugotrajno nezaposlenih žena), dok za krajnje korisnike to nije potrebno. Kako ćemo odabrati ciljnu skupinu (npr. 40 dugotrajno nezaposlenih žena koje se dobrovoljno prijave za sudjelovanje, a prednost će imati samohrane majke/ žrtve nasilja/ žene koje su završile prekvalifikaciju u sklopu mjera)?


• Utvrdite potrebe i ograničenja svake od ciljnih skupina i krajnjih korisnika.

• Ponovo analiza dionika, ali onaj dio gdje opisujemo njihove karakteristike. Savjet: kontaktirajte svoju potencijalnu ciljnu skupinu, pitajte ih što žele ili misle da trebaju, potražite podatke o tim skupinama. Razdvojite potrebe od ograničenja. Vaš se projekt treba temeljiti na tome.


• Prikažite važnost prijedloga za potrebe i ograničenja ciljne skupine i krajnjih korisnika.

• Suočite potrebe i ograničenja utvrđena u prethodnoj točci s onim što namjeravate projektom pružiti ciljnoj skupini i krajnjim korisnicima. Pokažite kako ćete te potrebe ispuniti, a ograničenja prevladati. Sve to mora biti povezano s vašim projektom.

• Usporedna tablica potreba/ ograničenja i relevantnosti projekta za njih


• Objasnite participativni (suradnički) postupak koji će osigurati sudjelovanje ciljne skupine i krajnjih korisnika.

• Ciljna skupina (i krajnji korisnici) moraju aktivno sudjelovati u projektu – biti subjekt, a ne objekt. Objasniti kako ćete njih aktivno uključiti u projekt (npr. ankete, kreiranje tj. sudjelovanje u osmišljavanju sadržaja neke aktivnosti, konzultacije i sl.).


• Navedite određene elemente dodane vrijednosti, posebno promicanje ili sjedinjenje javnog/privatnog partnerstva, inovacije i najboljih praksi, ili ostalih horizontalnih tema poput zaštite okoliša, promicanje rodne jednakosti ili jednakih prilika, potreba osoba s invaliditetom, prava manjina i prava autohtonih naroda.

• Npr. u ciljnu skupinu bit će uključen jednak omjer žena kao i muškaraca, osobe s invaliditetom imat će prednost pri odabiru polaznika osposobljavanja, radi će se isključivo s nacionalnim manjinama, primjena konkretnih primjera dobre prakse ….

Pitanja?

Opis projekta /1/ - 1.3

• Pozadina pripreme projekta• Kako je došlo do projektne ideje? Kakva je uloga

ciljne skupine/ partnera/ suradnika …?• Opišite ciljeve projekta. (Ovdje razradite ciljeve

spomenute u tablici u gornjem dijelu 1.1)• Opisati opći i specifičan cilj projekta i što oni

znače.


• Opisati ključne dionike, njihove stavove prema projektu i bilo kakve konzultacije koje su s njima provedene.

• Opisati tko su ključni dionici, što misle o projektu i kako ste ih konzultirali u svezi projekta. Ključni dionici su ciljne skupine, krajnji korisnici, partneri, suradnici i svi oni koji su identificirani kao važni za provedbu projekta. Konzultacije mogu biti: individualni razgovori, ankete, fokus skupine i sl.


• Dajte kratke informacije o vrstama aktivnosti koje su predviđene i specificirajte povezane neposredne rezultate (output-e) i rezultate, uključujući i veze/ odnose između skupina aktivnosti.

• Sustavno prikazati aktivnosti (svaku na isti način, s istim informacijama). Prijedlog:

1. Grupirajte aktivnosti po rezultatima (koje aktivnosti će dati predviđeni rezultat),

2. Uz naziv aktivnosti, kratkom rečenicom je opišite,3. Navedite output-e;4. Navedite ovisnosti među aktivnostima (npr. ne

možemo krenuti s osposobljavanjem dok nismo opremili učionicu)


• Navedite širi vremenski okvir projekta i opišite sve specifične čimbenike koje ste uzeli u obzir.

• Trajanje projekta i gruba raspodjela po aktivnostima (ako imate mjesta, općenito). Navedite čimbenike koje ste uzeli u obzir pri planiranju vremena provođenja aktivnosti.

Kontrolni popis concept note-a

• Ispuniti tablicu podacima o prijavitelju i partnerima

• Ispuniti popis (“Yes”) s pitanjima o tome jeste li sve napravili što se tražilo

• Izjava prijavitelja - pročitati, potpisati, staviti pečat, napisati ime potpisnika i datum potpisivanja

• Isprintati concept note, 1 original + 3 preslike, svaki komplet uvezan te snimiti concept note (konačnu verziju koju printate) na CD koji ide kao prilog – ne šalju se logička matrica, proračun niti ostatak aplikacije

• Zapakirati, točno adresirati i poslati na vrijeme

Aplikacijski obrazac /1/

• Ako vaš projekt uđe u uži izbor, o tome vas obavještavaju; nakon toga imate maksimalno 45 dana za predaju cjelokupne aplikacije

• Aplikacijski paket:1. Aplikacijski obrazac (narativni)2. Logička matrica3. Proračun–- Ne šalje se nikakva dodatna dokumentacija,

bez obzira koliko bi vam mogla ići u prilog (pisma namjere, članci iz tiska i sl.)

Aplikacijski obrazac /2/

• Puna aplikacija ne smije se razlikovati od concept note-a niti u kojem elementu koji je ocijenjen u njemu (relevantnost, ciljevi, rezultati, ciljna skupina, glavne aktivnosti i sl.)

• Iznos sufinanciranja EU-a ne smije varirati za više od 20% od onog navedenog u concept note-u (postotak sufinanciranja može se mijenjati unutar zadanih pragova kako bi se to postiglo)

Opis projekta (max. 14 str.) /1/

• Nadovezujući se na opći i specifični cilj, neposredne rezultate i rezultate opisane u sažetku, razradite specifične očekivane rezultate navodeći kako će projekt poboljšati situaciju ciljnih skupina i krajnjih korisnika, kao i stručne i upravljačke sposobnosti ciljnih skupina i/ili lokalnih partnera. Posebno navedite predviđene publikacije.

Opis projekta /3/

• Nadovezujući se na opći i specifični cilj, neposredne rezultate i rezultate opisane u sažetku, utvrdite i detaljno opišite svaku aktivnost (ili radni paket) koja će se poduzeti kako bi se proizveli rezultati, opravdavajući izbor aktivnost i navodeći ulogu svakog od partnera (suradnika, izvođača) u aktivnostima. U tom smislu, detalji opis aktivnosti ne smije ponavljati akcijski plan (dio 2.2.3) ali prikažite međusobnu povezanost i dosljednost u izradi projekta. – MODUL 4!

Metodologija /1/

• Detaljno opišite (na maksimalno 4 str.):• Metode provedbe i razloge za predloženu

metodologiju• Kako i zašto ćete baš tako provoditi aktivnosti u

svojem projektu? • Primjer 1: • Npr. kod izrade neke strategije, metodologija

može biti participativne radionice, konzultacije s dionicima kako biste dobili cjelovitu sliku o problemima i potencijalnim rješenjima te da biste u dionicima stvorili osjećaj vlasništva nad tom strategijom, što će rezultirati u njenom provođenju (jer će svatko osjećati i osobnu odgovornost za to).

Metodologija /2/

• Primjer 2: • Obrazovanje nezaposlenih osoba - radionice i

rad na konkretnim primjerima, manje teoretski a više praktičan, metode poput brainstorming-a, grupnog rada, projektnih zadataka i sl.; razlog: radite s odraslim ljudima koji, da bi učili, moraju biti motivirani, a motivirat će ih mogućnost stvarnog, praktičnog korištenja stečenog znanja u svakodnevnom ili u radnom životu.

Metodologija /3/

• Tamo gdje je projekt nastavak prethodnog projekta objasnite kako se projekt planira nadograditi na rezultate tog prethodnog projekta. Iznesite glavne zaključke i preporuke evaluacija koje su možda provedene.

• Povežite s onim što ste prije radili i kako se ovaj projekt logički nadovezuje na sve to. Tu imate primjer projektnog ciklusa, gdje se novi projekt započinje na naučenim poukama, na zaključcima iz prijašnjih projekata ili prijašnjih aktivnosti. Citirajte ili objasnite zaključke prethodnih projekata, bilo da su oni bili rezultat interne evaluacije ili ste imali vanjskog, neovisnog evaluatora koji je dao svoje zaključke i preporuke.

Metodologija /4/

• Tamo gdje je projekt dio većeg programa, objasnite kako odgovara ili kako je koordiniran s tim programom ili bilo kojim drugim planiranim projektom. Molimo navedite potencijalne sinergije s drugim inicijativama, posebno onima Europske komisije.

nacionalne, područne ili lokalne politike, strategije i operativni planovi, europske strategije i strateški dokumenti i slično

Strategija regionalnog razvoja Karlovačke županije

Strategija razvoja ljudskih potencijala Karlovačke županije ….

Metodologija /5/

• Postupci praćenja i unutarnje/vanjske evaluacije.

Praćenje - pokazatelja iz logičke matrice (izvori provjere).

interna mjesečna izvješća, dvomjesečni koordinacijski sastanci s partnerima, praćenje sudjelovanja na edukacijama preko potpisnih lista i njihove analize, ispunjavanje evidencije sati/dana provedenih na projektu, izvješće stručnjaka nakon obavljenog posla; mjesečne/polugodišnje statistike (npr. broj noćenja); anketni upitnik na početku i na kraju projekta i usporedba, i sl.

Metodologija /6/

• Postupci praćenja i unutarnje/vanjske evaluacije.• Evaluacija – unutarnja (sami evaluirate svoj

projekt) ili vanjska (angažirate profesionalnog evaluatora koji evaluira vaš projekt – spominje se u aktivnostima i proračunu).

Unutarnja evaluacija – kako? (završno izvješće, publikacije koju ćete tiskati i podijeliti dionicima, završni evaluacijski sastanak s partnerima i/ili ciljnom skupinom i sl.); koji će se pokazatelji smatrati uspjehom (specifični cilj)?

Vanjska evaluacija – navesti da je vanjska, zašto želite vanjsku osobu (zbog objektivnosti i transparentnosti, zbog razine profesionalnosti u provođenju evaluacije ili sl.)

Metodologija /7/PRAĆENJE - monitoring

VREDNOVANJE - evaluacija REVIZIJA – audit

Usporedba planiranih i ostvarenih rezultata ili ciljeva

Usporedba planiranih i ostvarenih rezultata uz vrednovanje i propitivanje metoda, odabranih ciljeva i strategije

Fokus na financijama, učinkovitosti u ekonomskom smislu

Kontinuirano tijekom cijelog projekta

Uglavnom samo na kraju ili nakon kritične faze projekta

Obično ga radimo sami Može biti unutarnja i vanjska Ovlašteni revizor

Korisnici – operativni menadžment

Korisnici rezultata su strateški planeri unutar organizacija, osobe koje osmišljavaju projekte

Korisnici rezultata su donatori

Metodologija /8/

• Uloga i sudjelovanje u projektu različitih aktera i dionika (lokalnih partnera, ciljnih skupina, lokalnih vlasti, itd.) i razloge zašto su im dodijeljene te uloge;

• Organizacijska struktura i tim predložen za provedbu projekta (po funkciji: nije potrebno uključivati imena pojedinaca);

• Glavna sredstva predložena za provedbu projekta (oprema, materijali i roba koja se treba nabaviti ili iznajmiti);

• Stavovi svih dionika prema projektu općenito i aktivnostima posebno;

• Planirane aktivnosti kako bi se osigurala vidljivost projekta i financiranja EU-a.

Vježba 3

• Vratite se u skupine.• Zajednički pokušajte identificirati:- metode koje ćete koristiti u projektu- postupke praćenja i evaluacije projekta- uloge dionika (lokalnih partnera, ciljnih

skupina, lokalnih vlasti, itd.) i razloge zašto su im dodijeljene te uloge;

- organizacijsku strukturu i tim predložen za provedbu projekta

• Prezentirajte rezultate.

Održivost

Održivost projekta (max. 3 str.) /1/

• Opišite očekivani utjecaj projekta s kvantificiranim podacima gdje je to moguće, na tehničkoj (stručnoj), gospodarskoj, socijalnoj razini te na razini politika (hoće li dovesti do poboljšanog zakonodavstva, kodeksa ponašanja, metoda, itd.?).

• Utjecaj projekta se može izmjeriti tek nakon što projekt završi – razina općeg cilja.

Održivost projekta /2/

• Opišite plan diseminacije i mogućnosti za repliciranje i proširenje projektnih ishoda (multiplicirajući učinci), jasno navodeći sve predviđene kanale diseminacije.

• Kako ćemo podijeliti naša saznanja s ostalim dionicima/ javnosti?

• Kako se ishodi projekta mogu ponoviti i/ili proširiti: na veći broj ciljne skupine (da se 30 proizvođača

meda pridruži još veći broj, ili pridružiti neke druge proizvođače);

na druge ciljne skupine (koristiti istu metodologiju i kod proizvođača vina, na primjer);

na druga geografska područja (na susjednu općinu, županiju).


• Prikažite detaljnu analizu rizika i plan za nepredviđene situacije. Tu treba uključiti popis rizika povezan sa svakom predloženom akcijom, uz odgovarajuće mjere ublažavanja. Dobra analiza rizika će uključivati raspon različitih vrsta rizika, uključujući fizičke, okolišne, političke, ekonomske i socijalne rizike.

Po aktivnostima Fizički, okolišni, politički, socijalni, gospodarski rizici

(ovisno što se može primijeniti) Mjere ublažavanja (trebaju biti vidljive također iz

aktivnosti) Neki rizici vidljivi i iz pretpostavki (obrnuti rizici) Sustavno prezentiranje (tablica i sl.)


• Analiza rizika – slobodna forma - prijedlozi: Aktivnost Rizik Vjerojatnost,

utjecaj, ukupno

Mjera prevencije

Mjera korekcije

Aktivnost 1 Opis… 2 x 3 = 6 Opis…. Opis…

….

Aktivnost Gospodarski rizik

Socijalni rizik Politički rizik Mjera ublažavanja

Aktivnost 1 Opis… Opis… Opis… Opis…

….

Rizik Aktivnost Vrsta rizika Razina Mjera ublažavanja

Opis …. 1.1. Socijalni Visoka/ umjerena/ niska

Opis…

….


• Opišite glavne preduvjete i pretpostavke tijekom i nakon provedbene faze. Iz logičke matrice + opisi

• Objasnite kako će se održivost osigurati nakon završetka projekta. To može uključivati aspekte neophodne za daljnje aktivnosti, ugrađene strategije, vlasništvo, komunikacijski plan, itd. U tome razlikujte sljedeće 3 dimenzije održivosti:

financijska održivost (financiranje aktivnosti koje će uslijediti nakon završetka, troškovi održavanja, izvori tog financiranja)

institucijska održivost (koje strukture će dozvoliti nastavak rezultata, pitanje vlasništva)

politička održivost (poboljšanje legislative, strategije, planova, metoda)

okolišna održivost (utjecaj na okoliš, izbjegavanje negativnih učinaka na okoliš)

Vježba 4

• Vratite se u skupine.• Identificirajte glavne elemente održivosti

vašeg projekta• Izradite analizu rizika koristeći tablicu• Prezentirajte rezultate.

Izrada detaljnih aktivnosti i proračuna

www.algebra.hr

http://www.algebra.hr/

Opis projekta (max. 14 str.)

Rezultati• Nadovezujući se na opći i specifični cilj,

neposredne rezultate i rezultate opisane u sažetku, razradite specifične očekivane rezultate navodeći kako će projekt poboljšati situaciju ciljnih skupina i krajnjih korisnika, kao i stručne i upravljačke sposobnosti ciljnih skupina i/ili lokalnih partnera. Posebno navedite predviđene publikacije.

Aktivnosti

• Prvi put osmišljavamo glavne aktivnosti kod izrade logičke matrice• Aktivnosti vode k rezultatima, rezultati

k ciljevima•U sažetku ponovo navodimo glavne

aktivnosti, povezujemo ih s rezultatima, definiramo output-e (neposredne rezultate) i vremenski okvir provedbe•U aplikacijskom obrascu detaljno ih

razrađujemo

Detaljne aktivnosti (opis projekta)

• Nadovezujući se na opći i specifični cilj, neposredne rezultate i rezultate opisane u sažetku, utvrdite i detaljno opišite svaku aktivnost (ili radni paket) koja će se poduzeti kako bi se proizveli rezultati, opravdavajući izbor aktivnost i navodeći ulogu svakog od partnera (suradnika, izvođača) u aktivnostima. U tom smislu, detalji opis aktivnosti ne smije ponavljati akcijski plan (dio 2.2.3) ali prikažite međusobnu povezanost i dosljednost u izradi projekta.

Aktivnosti

Aktivnosti i zadaci izriču se GLAGOLIMA(izraditi, procijeniti, nabaviti, otvoriti, promijeniti, uvesti, postaviti)

• Preporuka: numeriraju se prema rezultatima npr.

• 1. rezultat xy• 1.1. aktivnost xy• 1.2. aktivnost xx

Razrada aktivnosti – aktivnosti i pod-aktivnosti

• Nekoliko glavnih aktivnosti, po logici projekta (rezultati)

• Svaka glavna aktivnost ima pod-aktivnosti, npr.Aktivnost 3: Izraditi marketinšku strategiju

promicanja turističke ponudePod-aktivnost 3.1: Osnovati radnu skupinu za

izradu marketinškog planaPod-aktivnost 3.2: Provesti analizu potreba

ciljne skupine za turističku ponuduPod-aktivnost 3.3: Definirati marketinšku

strategijuPod-aktivnost 3.4: Izraditi i distribuirati

promotivne alate

Razrada aktivnosti – aktivnosti i pod-aktivnosti

• Pod-aktivnosti mogu biti definirane kronološki (kao u prvom primjeru) ili logički po cjelinama, npr.:

Aktivnost 4: Promicati projektPod-aktivnost 4.1: Organizirati konferencije za

tisakPod-aktivnost 4.2: Izraditi i distribuirati

projektne letke

Alternativa: raspored aktivnosti po radnim paketima

• 2. paket – visibility (vidljivost projekta)• 2.1. organiziranje tiskovnih konferencija• 2.2. organiziranje obilaska terena za

medije• 2.3. postavljanje web portala• 2.4. update web portala• 2.5. priprema tiska letaka• 2.6. tisak letaka• 2.7. distribucija letaka

Aktivnosti u svakom projektu

• U svakom projektu imat ćete sljedeće glavne aktivnosti:– Upravljanje/ vođenje projekta – praćenje,

koordinacija partnera, izvještavanje, evaluacija

– Vidljivost projekta – aktivnosti kojima ćete javnost obavijestiti tko financira projekt (nije isto kao same promidžbene aktivnosti u projektu u svrhu postizanja cilja, npr. tiskanje priručnika s opisom metoda koje ste primijenili u projektu) – ugovorna obveza

Format

• Možete sami sebi odrediti format, ubacivati tablice i formatirati na druge načine kako biste olakšali čitanje i bolje pojasnili

• Budite dosljedni i kod svake aktivnosti dajte istu vrstu podataka – odgovorite na pitanje

• Važno: pokažite da ste aktivnosti dobro isplanirali, da ste predvidjeli sve što se moglo predvidjeti te da ste aktivnosti rasporedili među sudionicima u projektu ovisno o kompetencijama

Primjer zadanog formata – CBC BiH

Broj aktivnosti:Naziv aktivnosti:Opis aktivnosti:Odgovorna/provedbena organizacija:Lokacija aktivnosti:Uloga prijavitelja, partnera, suradnika, podizvođača:Neposredni rezultati (output-i):Potrebni resursi:Potrebni izdaci (po proračunskom poglavlju):

Na temelju detaljnog opisa aktivnosti:

• Uloga i sudjelovanje u projektu različitih dionika (partnera…..) i razlog zašto su im te uloge dodijeljene

• Organizacijska struktura i tim predložen za provedbu projekta

• Glavna sredstva predložena za provedbu (oprema, materijali, roba – kupljena ili iznajmljena)

• Outputi• DOSLJEDNOST kroz cijeli opis projekta

Vježba /1/

o Razrada aktivnosti

o Uzeti redom aktivnosti koje su identificirane u logičkoj matrici

o Aktivnost razraditi kroz cjelokupnu tablicu

o Prezentirati rezultate

Vježba /1/Naslov aktivnosti

Uz koji je rezultat vezana aktivnost

Opis aktivnostiKonkretni outputi (pobrojati)

Korist aktivnosti za ciljne skupine (opravdanost aktivnosti)

Ljudski rad potreban za provedbu (u danima i po osobi), uključiti i unutarnje i vanjske osobe

Odgovoran za provedbu iz aktivnosti

Uloge ostalih uključenih u provedbu aktivnosti (uključiti i ciljnu skupinu)

Rizici za provedbu aktivnosti

Lokacija aktivnostiVrijeme u projektu kada se aktivnost zbiva (mjeseci od-do)

Troškovi (npr, oprema, usluge itd.)

Vremenski plan projekta

Vremenski tijek / plan projekta

• 2.2.3 Duration and indicative action plan for implementing the action

o Trajanje projekta u mjesecima (navedeno i u concept note-u)

o Ne upisuje se datum početka projekta (to će biti datum potpisa ugovora o financiranju projekta bespovratnim sredstvima)

o Trajanje pojedinih aktivnosti – realna procjenao Aktivnosti moraju biti u korelaciji s detaljnim

aktivnostima iz poglavlja 2.2.1o Upisuje se aplikant/ partner odgovoran za

provedbu

Slijed i uzročnost

• Slijed aktivnosti – kojim redoslijedom će se aktivnosti provoditi?

• Uzročnost – koju aktivnost treba dovršiti da bi neka druga mogla početi?

• Također služi i kao provjera izvedivosti projekta (previše aktivnosti istovremeno, a nedovoljno resursa; uzročnost se ne poštuje; premalo/ previše vremena predviđeno za neke aktivnosti)

“Gantogram”

• Osim opisa aktivnosti, daje se i vizualni plan aktivnosti tj. TERMINSKI PLAN (zahtjev donatora, uz zadani oblik)

– slijed aktivnosti u zadanom vremenu, GANTOGRAM ili GANTT TABELA

• Obično se vremenski raspored/ gantogram ažurira u prvom mjesecu projekta kako bi se prilagodio stvarnoj situaciji (godišnji odmori, novogodišnji praznici, izbori, kraj/početak školske godine…)

Vremenski tijek / plan projekta

Year 1

Semester 1 Semester 2

Activity Month 1

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Implementing body

Example example

Example

Preparation Activity 1 (title)

Local partner 1

Execution Activity 1 (title)

Local partner 1

Preparation Activity 2 (title)

Local partner 2

Etc.

Vježba

o Vratite se na detaljnu razradu aktivnosti i izvadite vrijeme koje ste bili predvidjeli za provedbu aktivnosti

o Prebacite predviđeno vrijeme (u mjesecima) u vremenski plan (po aktivnostima)

o Razmislite o “bufferu” i vratite se na rizike u provedbi koji mogu dovesti do kašnjenja (ostavite mjesta ako je potrebno)

o Posebnu pozornost obratite na aktivnosti koje sadrže javnu nabavu

Aktivnosti i proračun projekta

o Iz detaljnog opisa aktivnosti proizlazi naš proračun

o Proračun su resursi potrebni za provedbu aktivnosti projekta

o Obrazac sadrži 3 dijela / lista

o 1. dio: detaljni proračun (po godinama)

o 2. dio: obrazloženje troška i same cijene

o 3. dio: izvori financiranja

Troškovi moraju biti

o Prihvatljivi (prema uputama za prijavitelje / program)

o Nužni / potrebni za provedbu projekta i vezani na aktivnosti

o Izraženi u eurimao Visina troška treba se temeljiti na realnim

cijenama o Izbjegavati “lump-sums”, dakle treba

detaljno razbiti sve troškoveo Iznosi su bez PDV-ao Eventualne doprinose u naravi ne upisuje

se u proračun

Neprihvatljivi troškovi

Obično:• porezi i davanja koja odlaze u državni proračun

(PDV, carine i sl.);• globe, kazne, parnice;• operativni troškovi (koji se u praksi najčešće

podmiruju iz stavke 'Administrativni troškovi' i to u onom udjelu u kojem projekt čini dio sveukupnih aktivnosti organizacije);

• rabljena oprema:• bankovni troškovi ;• tečajne razlike;• kamate;• doprinosi u naravi/naturi.Neprihvatljiv trošak znači da se on ne može uključiti u proračun projekta.

List (sheet) 1

o 6 glavnih kategorija (budget headings, I razina) i podkategorije (II razina)

o Glavne kategorije i podkategorije se ne smiju mijenjati / dodavati nove

o Sve proračunske stavke moraju biti numeriraneo Potrebno je napraviti pod-redove za svaku

proračunsku stavku gdje ima više različitih nabava, npr:

• 3. Oprema• 3.1. Kupovina ili najam vozila• 3.2 Namještaj, kompjutorska oprema

– 3.2.1 Laptop– 3.2.2 Printer– 3.2.3 Destkop kompjutor

Kategorije troškova

o Ljudski resursio Putni troškovio Opremao Lokalni uredo Vanjski troškovi / uslugeo Ostali vanjski troškovi (kao građevinski radovi)o Rezerva (contingency) može biti maksimalno

5% ukupnih prihvatljivihtroškova (ako postoje građevinski radovi i slične visokorizične aktivnosti)

o Administrativni troškovi - ne mogu iznositi više od 7% ukupnih prihvatljivih troškova, to su indirektni troškovi koji nisu pokriveni ni jednom drugom proračunskom stavkom (troškovi hladnog pogona, uredskog materijala itd.)

Ispunjavanje lista 1• Općenito:

• Prvi stupac objašnjava proračunske stavke potrebne u projektu – mogu se dodavati redovi

• Prvi dio tablice za sve godine, drugi dio za 1. godinu (u slučaju projekata dužih od godine dana)

• Svaka nova stavka ima novi broj (npr. 1.1.1 Technical, 1.1.1.1 Project Manager, 1.1.1.2 Project Assistant itd.)

• Po jedinicama, nema lump sum osim za administrativne troškove

Ispunjavanje lista 1 Ljudski potencijali:

– djelatnike koji nisu na puno radno vrijeme označiti postocima i navesti iz koje organizacije dolaze (predlagatelj ili partner)• Npr.: 1.1.1.2. Project Assistant, 50%, TZGK; 1.1.1.3. Placement Expert,

30%, VUKA

– Broj mjeseci mora biti ukupan broj mjeseci tijekom kojih je djelatnik angažiran i izražena puna mjesečna plaća• 1.1.1.2. Project Assistant, 50%, TZGK, 6 months, 1.300,00 €, cost: 7.800,00

€; • 1.1.1.3. Placement Expert, 30%, VUKA, 3,6 months, 1.500,00 €, cost:

5.400,00 €(NE: 1.1.1.2. PA, 50%, TZGK, 12 months, 650,00 €, cost: 7.800,00 €)

Ispunjavanje lista 1

Ljudski potencijali: – Plaće djelatnika trebaju biti u skladu sa stvarnim

plaćama

– Plaće javnih službenika mogu se prikazati kao trošak, ali se ne mogu platiti iz proračuna nego su sufinanciranje – na temelju stvarnog iznosa (isplatna lista)

– Računa se bruto 2 plaća (isplaćeni neto + doprinosi iz plaće + doprinosi na plaću)

– Dovoljan jedan Project Assistant (ostali djelatnici neka se drugačije zovu) – manje plaćen od Project Managera

Ispunjavanje lista 1

Ljudski potencijali – per diem: – Per diem uključuje noćenje, hranu i lokalni prijevoz

– Može se isplatiti djelatnicima predlagatelja, partnera, suradnika i ostalim sudionicima npr. konferencije, seminara i sl.

– Maksimum propisan EU pravilima – gleda se zemlja u koju se ide (http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/documents/perdiem_201007_version_to_be_published.pdf)

– Pazite na hrvatsku neoporezivu dnevnicu (170,00 kn)! – ili priložiti račune za ostale troškove pa na taj način opravdati cijeli iznos dnevnice ili za ostatak platiti doprinose ili napraviti ugovor o djelu i slično

– Put do mjesta održavanja – iz travel-a

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/documents/perdiem_201007_version_to_be_published.pdf




















Ispunjavanje lista 1 Putni troškovi:

Javni prijevoz (autobus, avion, vlak) - u stvarnim iznosima

Korištenje službenog ili privatnog automobila – 0,25 €/km (uključuje gorivo, cestarinu/ mostarinu/ trajekt, amortizaciju)

Navesti procijenjen broj kilometara i dobro ih opravdati (5 x u Zagreb i nazad; 3 x Slunj i nazad – pojedinačne stavke ili jako dobro objašnjenje u justification-u)

Per kilometre, per ticket

Ispunjavanje lista 1 Oprema i roba:

Nabava vozila, opreme, namještaja – novog Specificirati svaku vrstu opreme (ne namještaj za ured, nego

stol, stolica, ormar, polica + broj komada) U skladu sa stvarnim tržišnim cijenama – čuvajte kopije

ponuda/ web stranica s kojih su cijene uzete za budget clearing

=> 10.000 € - tri ponude, komisija – nema umjetnog razdvajanja nabave (ista vrsta robe – jedan natječaj)

Dobro opravdanje zašto nam treba

Ispunjavanje lista 1 Lokalni ured:

Samo ako se zakupljuje/ otvara ured za potrebe projekta Ako je poseban račun za npr. komunalije – local office Ako su komunalije za ured uključene u računu koji primate –

administrative costs Consumables – office supplies – za poseban ured u lokalni

ured; inače administrative costs

Ispunjavanje lista 1 Ostali troškovi/ usluge:

Stručnjaci (UOD, autorski ugovor), publikacije, troškovi konferencija, revizija, knjigovodstvo, vidljivost, evaluacija i sl.

=> 10.000 € - 3 ponude, komisija – ista vrsta nabave (usluga) Revizija – 1-3% vrijednosti ugovora (obvezna za darovnice

veće od 100.000 €; inače dobro obrazložiti – npr. vezano za ugovorno partnerstvo)

Ispunjavanje lista 1 Contingency i administrativni troškovi:

Contingency Za nepredvidive troškove 5% od stavke 7 (izravni prihvatljivi troškovi) Može se koristiti samo uz prethodno odobrenje ugovaratelja Rijetko se koristi, osim kod radova

Administrativni troškovi 7% stavke 9 (ukupnih izravnih troškova) Lump sum – ne opravdava se u financijskom izvješću, ali morate znati koje ste

troškove pokrili s tim (% režija, % uredskog materijala i sl.) Samo nositelj projekta Za stavke koje nisu navedene u gornjem dijelu proračuna

List (sheet) 2

o Treba jasno objasniti svaki trošak o Lijeva kolona tablice (Expenses)- mora biti

identična onoj u Sheet 1o Srednja kolona tablice (Clarification of a budget

line) je opis troška i uvijek se potrebno referirati na naziv aktivnosti iz aplikacije

o Desna kolona tablice (Justification of expenses, estimation) je opis cijene i uvijek se treba pozvati na konkretne iznose / ponudu (u slučaju većih usluga/radova/opreme sugerira se potražiti ponudu)

List (sheet) 3

o Tablica u kojoj se navode izvori financiranja projektao Applicant’s financial contribution - iznos

sufinanciranja aplikanta i partnera ako ih imao Svakoga treba navesti zasebno s iznosom i

postotkom sufinanciranjao Navodi se traženi iznos granta (Commission/EDF

contribution sought in this application) o Percentage of total – formatirati kolonu u postotke i

2 decimalna mjestao Upisuje se redom: ukupni trošak projekta, pa

postoci sufinanciranja, i onda formule izračunaju iznose

o Zaokruživanje decimala u Excel-u nije prihvatljivoo Ove iznose prepisati u prvi dio aplikacije (ne smije

biti odudaranja)

Sufinanciranje

• Minimalni (obično 50% - glavni donator) i maksimalni iznos sufinanciranja •nije dozvoljeno sufinanciranje u naturi (in kind) → dodjeljivanje financijske vrijednosti opremi, uredu ili volonterima koje ćete koristiti u projektu bez naknade•sufinanciranje u naturi se ne unosi u proračun, ali se navodi u opisu projekta kod angažmana partnera i sl.

Sufinanciranje

•sufinanciranje u troškovima osoblja– samo onih koji su izričito uključeni u provedbu

projekta (odnosi se i na državne službenike iz organizacija djelomično financiranim iz državnog, područnog ili općinskog proračuna) – njihov angažman (opis posla), trajanje i iznos plaćanja iz projekta moraju biti vidljivi iz UOR (pazite na dvostruko financiranje!)–u iznosu proporcionalnom njihovom angažmanu

(broj sati/ dana/mjeseci x bruto cijena sata stvarno isplaćena)

• sufinanciranje u ostalim troškovima•uvijek u postotcima, a ne u apsolutnoj vrijednosti!

Vježba – izrada proračuna

o Izvadite sve troškove projektnih aktivnosti iz detaljne razrade

o Dodatno ih razradite (koliko ljudi, kilometara, točni iznosi…)

o Složite ih u detaljni proračun (list/sheet 1)o Posebnu pozornost pridodajte razradi potrebnog

vremena rada projektnog tima (osim konkretnih projektnih aktivnosti dodajte horizontalne zadatke tima)

Opis predlagatelja /1/

• Vrlo važan dio aplikacije• Dokazujete svoju operativnu i

financijsku sposobnost (kapacitet)

• Maksimalni broj bodova: 20; potrebno je minimalno 12 da se aplikacija ne odbaci

•Registracija u PADOR-u je poželjna, ali još ne obvezna


• Iskustvo u prijašnjim projektima – ako ih je bilo više, važno je naglasiti one koji su tematski povezani s predloženim projektom te one koji potvrđuju da prijavitelj ima iskustva u projektima slične financijske “težine” i iskustva u vođenju projekata

• Podaci o prijavitelju:• Javni subjekt – osnovalo ga je neko javno

tijelo • Privatni subjekt – osnovale su ga privatne

osobe (npr. udruga građana je privatni subjekt jer su je osnovale privatne osobe)


• Sektori: opredijeliti se za 2 – 3 glavna sektora• Ciljne skupine s kojima predlagatelj radi• Iskustva u sektorima: ukupno trajanje, u zadnjih

7 godina, broj projekata i njihova okvirna vrijednost

• Iskustvo po različitim lokacijama i sektorima


• Financijski podaci – za zadnje 3 godine: Promet ili ekvivalent – ukupni prihodi (iz računa

dobiti i gubitka) Neto zarada ili ekvivalent – prihodi umanjeni za

rashode (iz računa dobiti i gubitka) Ukupna bilanca ili proračun – ukupni iznos

aktive/pasive (iz bilance) Dioničarska glavnica ili ekvivalent – vlasnička

glavnica/ temeljni kapital (iz bilance) Srednjoročne i dugoročne obveze – dugoročne

obveze (iz bilance) Kratkoročne obveze – kratkoročne obveze (iz

bilance)


• Izvori financiranja – za zadnje 3 godine:

Ukupni prihodi u postotku ovisno o izvoru financiranja

Kod članarina navesti njihov broj Javna tijela trećih zemalja: državno, regionalno i

lokalno financiranje Ukupan zbroj postotaka mora biti 100 Provedene revizije – ime revizora, razdoblje koje

revizija pokriva


• Broj zaposlenika (ukupno obračunato radno vrijeme):

Plaćeni - neplaćeni HQ – središnji ured Expat staff – strani djelatnici u središnjem uredu

i uredima u razvojnim zemljama Lokalno osoblje regrutirano i smješteno u

razvojnim zemljama Najvjerojatnije će se navoditi djelatnici u

središnjem uredu Članovi upravnog odbora/ vijeća predlagatelja

(ime, zanimanje, funkcija, državljanstvo, u odboru od…)

Opis partnera i suradnika

• Partneri nadopunjuju kapacitete i iskustvo predlagatelja

• Partneri aktivno sudjeluju u provedbi aktivnosti, imaju pravo na nadoknadu troškova

• Suradnici sudjeluju / pomažu u provedbi projekta, nemaju pravo na nadoknadu troškova, osim putnih troškova i dnevnica

• Detaljno navesti podatke o zaposlenicima, ostalim resursima, iskustvu (nadopunjuju predlagatelja)

• Važno da su partneri sudjelovali u izradi projekta• Važno da su partneri aktivno angažirani u provedbi

projekta, a ne samo da statiraju• Potpisane i pečaćene partnerske izjave

Završne radnje /1/

• Predlagatelj ispunjava i provjerava dokumentaciju pomoću kontrolnog popisa

• Predlagatelj čita, nadopunjuje (projektima koje je predao EU-u za financiranje ili će ih upravo predati) i potpisuje izjavu predlagatelja

• Aplikacija se printa, šalje se 1 original + 3 preslike (cjelokupni paket: aplikacija, logička matrica, proračun - uvezani) – kontrolni popis i izjava prijavitelja se odvojeno spaja i prilaže svakom primjerku

Završne radnje /2/

• Snima se CD s cijelom dokumentacijom: aplikacijom (odvojeni dokument), logičkom matricom (odvojeni dokument) i proračunom (odvojeni dokument)

• Sve se pakira u kovertu, ispravno adresira (pogledati upute u smjernicama) i šalje/dostavlja na vrijeme

• Sretno!

Pitanja?

Documents

Izrada projektne aplikacije