Sadržaj

Izvršenje ugovornih obveza

i. Osnovni pojmovi

ii. Ugovor o bespovratnim sredstvima

iii. Obveze korisnika i Posredničkih tijela

0

Kratice:UT – upravljačko tijelo

PT1 – Posredničko tijelo razine 1

PT2 – Posredničko tijelo razine 2

PDP – Poziv na dostavu projektnih prijedloga

ZNS – Zahtjev za nadoknadom sredstava

DZN – Dokumentacija za nadmetanje

Napomena: materijali u nastavku vlasništvo su SAFU-a, namijenjeni pripremi za testiranje

kandidata na predmetnom natječaju (prosinac 2017.) te ih nije dopušteno umnažati,

distribuirati i javno prezentirati bez suglasnosti SAFU-a.

U slučaju promjena procedura za vrijeme trajanja natječaja koje se odnose na materiju u

prezentaciji, na pisanom testiranju će se primjenjivati procedure iz ove prezentacije.

1

Osnovni pojmovi – bespovratna

sredstva

Bespovratna sredstva – (najviši) iznos novca koji se može dodijeliti Korisniku

radi:

- ostvarivanja ciljeva definiranih programskim dokumentima RH

Dva su izvora bespovratnih sredstava:

sredstva EU, i

sredstva iz državnog proračuna

2

Osnovni pojmovi – Poziv na dostavu

projektnih prijedloga

Dokumentacija koja definira uvjete dodjele bespovratnih sredstava i provedbe ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava

Definira: • korisnike poziva• partnere • vrstu prihvatljivih aktivnosti • vrstu prihvatljivih troškova

3

Osnovni pojmovi – ugovor o dodjeli

bespovratnih sredstava

Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava - ugovor između Korisnika i

Posredničkih tijela kojime se:

utvrđuje najviši iznos bespovratnih sredstava dodijeljen za provedbu

projekta iz sredstava EU i sredstava iz državnog proračuna, te

drugi financijski i provedbeni uvjeti Projekta.

4

Osnovni pojmovi – razdoblje

provedbe projekta

Razdoblje određeno Posebnim uvjetima Ugovora koje:

započinje početkom obavljanja aktivnosti projekta te

istječe završetkom obavljanja predmetnih aktivnosti

Razdoblje provedbe navedeno je u posebnim uvjetima ugovora

5

Osnovni pojmovi - razdoblje

prihvatljivosti izdataka- razdoblje unutar kojeg izdatak mora nastati da bi bio prihvatljiv za

sufinanciranje

Na razini projekta:

Definira se Posebnim uvjetima ugovora za svaki projekt

Prema Pravilniku o prihvatljivosti izdataka – najšire moguće razdoblje za OP

KIK:

Razdoblje prihvatljivosti izdataka je razdoblje koje započinje 1. siječnja

2014. te završava 31. prosinca 2023.

6

Osnovni pojmovi – razdoblje izvršenja

ugovoraRazdoblje:

od stupanja Ugovora na snagu, tj. od dana potpisa posljednje ugovorne

Strane

do izvršenja svih prava i obveza sukladno Ugovoru što uključuje i razdoblje

izvještavanja nakon provedbe (5 godina nakon završetka provedbe)

7

Osnovni pojmovi – Pravilnik o

prihvatljivosti izdatakaOpći uvjeti prihvatljivosti izdataka su:

1. povezanost s projektom i nastanak u okviru projekta

2. stvarnost nastanka kod Korisnika

3. izvršenje plaćanja Korisnika dobavljačima roba, izvođačima radova te

pružateljima usluga tijekom razdoblja prihvatljivosti izdataka, uz preduvjet da

operacija nije završena prije datuma Korisnikovog podnošenja zahtjeva za

financiranje Upravljačkom tijelu

4. dokazivost putem računa ili dokumenata jednake dokazne vrijednosti

8

Osnovni pojmovi – Pravilnik o prihvatljivosti

izdataka5. Usklađenost s pravilima o državnim potporama

6. Usklađenost s pravilima javne nabave

7. Usklađenost s poreznim i socijalnim zakonodavstvom

8. Usklađenost s odredbama Uredbe 1303/2013 koje se odnose na zabranu

dvostrukog financiranja

9. Provedba na programskom području

10. Usklađenost s pravilima o trajnosti operacija prema uredbi 1303/2013

Osnovni pojmovi – Pravilnik o prihvatljivosti

izdataka

Nadležna tijela mogu uspostaviti dodatna ograničenja prihvatljivosti izdataka

na razini prioriteta, mjera, vrste projekata ili poziva na dostavu prijedloga,

unutar granica utvrđenih navedenim Pravilnikom

Osnovni pojmovi – MIS

MIS = Integrirani sustav upravljanja informacijama o ESI fondovima

11

ii. Ugovor o bespovratnim sredstvima

12

Ugovor o bespovratnim sredstvima (I)

Posebni uvjeti

Dodaci Posebnim uvjetima:

Dodatak 1.1 Opis i proračun projekta (Prijavni obrazac A)

Dodatak 1.2. Opći uvjeti

13

Ugovor o bespovratnim sredstvima (II)

U slučaju neslaganja između odredbi Posebnih uvjeta i bilo kojeg povezanog

Dodatka, primjenjuju se odredbe Posebnih uvjeta

U slučaju neslaganja između odredbi Dodatka 1.2 (Opći uvjeti) i onih iz

drugih Dodataka, odredbe Dodatka 1.2 imat će prvenstvo

14

Posebni uvjeti – Svrha

Svrha

Dodijeliti bespovratna sredstva u svrhu provedbe projekta <.......> opisanog

u Prilogu I Ugovora

Korisnik potpisom ugovora izjavljuje da je u cijelosti primio na znanje i

prihvatio uvjete utvrđene u Posebnim i Općim uvjetima Ugovora

Korisnik se obvezuje provesti projekt u skladu s opisom i opsegom Projekta,

Općim uvjetima te naknadnim izmjenama Ugovora

15

Posebni uvjeti IU Posebnim uvjetima ugovora:

• Definira se ukupna vrijednost Projekta: ukupni (prijavljeni i prihvaćeni)

prihvatljivi i neprihvatljivi troškovi projekta

• Definiraju se ukupni prihvatljivi troškovi: ukupni (prijavljeni i prihvaćeni)

troškovi o kojima korisnik izvještava tijekom provedbe

• Definiraju se ukupna bespovratna sredstva koja dodjeljuje PT1/UT: najviši

mogući iznos sufinanciranja ukupno utvrđene vrijednosti prihvatljivih

izdataka Projekta

16

Posebni uvjeti IIDefiniraju se metode prema kojima Korisnik može potraživati sredstva koje

koristi li se tzv. metoda plaćanja i/ili metoda nadoknade izdataka

Definira se učestalost dostave Zahtjeva za nadoknadom sredstava

Definiraju se kategorije neprihvatljivih izdataka

Definiraju se odredbe povezane s trajnosti projekta, promidžbom i

vidljivosti, vlasništvom nad rezultatima projekta

17

Posebni uvjeti III

Definira se mogućnost plaćanja predujma i način potraživanja istog

Navode se podaci o projektu i potpisnicima Ugovora o bespovratnim

sredstvima

Dodatak - Opći uvjeti

Opći uvjeti koji se primjenjuju na projekte financirane iz Fondova u

financijskom razdoblju 2014.–2020. definiraju:

Obveze korisnika (odgovornost, informiranje, javnost i vidljivost, vlaništvo i

trajnost)

Razdoblje provedbe projekta i obustava

Plaćanja (prihvatljivi troškovi, izvješća, predujam, računovodstveno

evidentiranje, povrat)

Izmjene i prijenos ugovora

Odgovornost za štetu, raskid ugovora i viša sila

19

iii. Obveze korisnika i Posredničkih

tijela

20

Odgovornost korisnika (I)

Obvezan je provoditi projekt s dužnom pažnjom, transparentno, u

skladu s najboljom praksom u predmetnom području, sukladno

Ugovoru, odredbama Uredbe (EU) br. 1303/2013 te ostalim relevantnim

propisima donesenima na temelju iste, kao i primjenjivim nacionalnim

zakonodavstvom

Provedba projekta isključiva je odgovornost Korisnika, čak i kada

Korisnik provodi projekt s jednim ili više partnera

Obvezan je osigurati financijska i sva druga sredstva potrebna za

učinkovitu i uspješnu provedbu projekta

21

Odgovornost korisnika (II)

dužan je osigurati kontinuirano financiranje projekta te snositi sve

projektne troškove, osim prihvatljivih troškova koji se Korisniku

naknađuju, odnosno plaćaju u skladu s Ugovorom.

osigurava da njegovi partneri u cijelosti poštuju Opće uvjete

osigurava zaštitu od svakog oblika diskriminacije, poštivanje načela

jednakih mogućnosti, načela zaštite okoliša

22

Odgovornost korisnika (II)

obvezuje se obavijestiti PT2 o svim okolnostima koje utječu ili mogu

utjecati na valjanu provedbu projekta bez kašnjenja

poduzima sve radnje/mjere u svrhu sprečavanja sukoba interesa

dužan je nabavu za potrebe projekta provoditi uz poštivanje načela

transparentnosti te pravila određenih Ugovorom

23

Plan nabave (I)

Korisnik dostavlja projektni plan nabave:

u papirnatom i elektroničkom obliku u roku od 10 radnih dana od dana

stupanja Ugovora na snagu

sadrži informacije o svakoj nabavi potrebnoj za provedbu projekta

u slučaju potrebe dostavlja se izmijenjeni plan nabave

24

Plan nabave (II)

PT2 dostavlja Korisniku:

Popis nabava odabranih za ex-ante provjeru

dodatne preporuke, ako ih ima

Rok za dostavu dodatnih informacija ne može biti kraći od 3 niti duži od 10

radnih dana

25

Početni plan ZNS-ova

Dostava početnog plana zahtjeva za nadoknadom sredstava

10 dana po zaprimanju obrasca od PT2

Sadrži iznose i planirane rokove za podnošenje Zahtjeva za nadoknadu

sredstava za PT2

Vrijeme i iznosi navode se na temelju planiranog trenutka podnošenja

ZNS-a, a ne trenutka nastanka troška

26

Zahtjev za predujam (I)

Mogućnost, iznosi i uvjeti za plaćanje predujma navedeni u Posebnim

uvjetima Ugovora

Korisnik podnosi zahtjev za plaćanje predujma u bilo kojem trenutku

tijekom razdoblja provedbe projekta

PT2 provjerava zahtjev za plaćanje predujma te u pisanom obliku donosi

odluku o odobravanju ili odbijanju istog, u roku od 10 radnih dana od

dana primitka zahtjeva

27

Zahtjev za predujam (postupak za povrat)

Ako PT2 utvrdi da se:

predujam za projekt ne koristi namjenski, odnosno ako

se predujam zahtijeva u prvom tromjesečju provedbe projekta a Korisnik

ne započne s provedbom projekta i u roku od 90 dana od dana

primitka predujma ne nastanu nikakvi troškovi povezani s

provedbom projekta, PT 2 pokreće postupak za njegov povrat

28

Posebni uvjeti – Predujam (II)

• Ako je Korisniku odobrena isplata predujma, do trenutka poravnavanja

iznosa isplaćenog predujma Korisnik troškove može potraživati

samo putem metode nadoknade

• Predujam je potrebno opravdati u prvim Zahtjevima za nadoknadom

sredstava

29

Izvješća

Korisnik tijekom izvršavanja Ugovora podnosi PT-u 2:

• Izvješća o napretku = Zahtjevi za nadoknadom sredstava (ZNS) u

roku od 15 dana od isteka svaka tri mjeseca od sklapanja Ugovora

• Završno izvješće o provedbi projekta u roku od 30 dana od isteka

razdoblja provedbe projekta (zajedno sa završnim ZNS-om)

• Izvješća nakon provedbe projekta 30 dana nakon isteka svake godine

tijekom tog razdoblja

30

Retroaktivno potraživanja sredstava

Prvi ZNS Korisnik može dostaviti:

• danom stupanja Ugovora na snagu, ili

• najkasnije nakon isteka prva tri mjeseca od datuma potpisivanja

Ugovora

Korisnik:

• potražuje troškove nastale prije datuma sklapanja Ugovora, i

• izvještava o svim aktivnostima koje su završile prije datuma sklapanja

Ugovora ili su se počele provoditi prije datuma sklapanja Ugovora

31

ZNS – popratna dokumentacija

Uz svaki ZNS PT2 pregledava svu popratnu dokumentaciju kojom se

pravdaju troškovi:

ugovori o nabavi

računi izvođača/dobavljača/konzultanta

dokaz o primitku robe

evidencije radnog vremena, platne liste

putne karte, potvrde, putne naloge

dokazi o izvršenim aktivnostima (članci, fotografije, itd.), popisi

sudionika, studije, licence, revizorska izvješća

…

32

ZNS – metoda nadoknade

Metoda nadoknade

Korisnik u ZNS-om traži nadoknadu već plaćenih izdataka:

1. Korisnik izvrši plaćanje prema dobavljaču

2. Dostavlja ZNS (uz dokumentarne dokaze o nastanku troška i izvršenim

uplatama za nastale troškove) i traži nadoknadu sredstava

3. Po odobrenju ZNS-a vrši se isplata prihvaćenog troška korisniku

Plaće, ostali troškovi osoblja i dnevnice – samo po ovoj metodi!

33

ZNS – metoda plaćanja

Metoda plaćanja

Korisnik u ZNS-om potražuje sredstva za izdatke koji nisu plaćeni:

1. Korisnik dostavlja ZNS u kojem navodi izdatke koje tek treba platiti, uz

dokaze nastanka troška

2. Po odobrenju ZNS-a vrši se plaćanje prihvaćenih izdataka prema

korisniku

3. Dokumentarni dokaz o plaćanju prihvatljivih troškova korisnik podnosi

nakon izvršenja plaćanja prema dobavljačima/izvođačima/pružateljima

usluga – u roku 7 dana od dana primitka uplate sredstava

34

ZNS - provjere izdataka (I)

PT2 provjerava troškove u roku od:

30 kalendarskih dana od primitka istog

PT2 može zatražiti dodatne informacije, dokumentaciju ili pojašnjenja od

Korisnika (u roku između 3 i 10 radnih dana koji ne utječe na rok

provjere ZNS-a)

Izdatke u jednom ZNS-u za koje PT2 nije utvrdio prihvatljivost zbog

nedostatka informacija, izuzimaju se - korisnik ih može ponovo prijaviti u

sljedećem ZNS-u (ne odnosi se na završni ZNS)

35

ZNS - provjere izdataka (II)

Završni ZNS:

PT2 provjerava i potvrđuje izdatke u roku:

60 kalendarskih dana od primitka istog

PT2 može zatražiti dodatne informacije, dokumentaciju ili pojašnjenja od

Korisnika (u roku između 3 i 10 radnih dana koji utječe na rok provjere

ZNS-a)

Izdatci u završnom ZNS-u za koje PT2 nije utvrdio prihvatljivost zbog

nedostatka informacija, smatraju se neprihvatljivima!

36

ZNS - provjere izdataka (III)

Provjera i odobravanje završnog ZNS-a preduvjet su za konačno plaćanje

(nadoknadu) potraživanih sredstava, osim:

Kada završni ZNS obuhvaća troškove koji se potražuju prema metodi

plaćanja:

- Završno se plaćanje vrši na temelju privremenog odobrenja Završnog

izvješća, a konačno se odobrava po primitku dokumentarnih dokaza o

plaćanju prihvatljivih izdataka

37

Prihvatljivi izdaci (I)

Kumulativni opći uvjeti iz Pravilnika o prihvatljivosti izdataka:

1. povezanost s projektom i nastanak u okviru projekta kojega je odabralo

nadležno tijelo

2. stvarnost nastanka kod Korisnika (ili partnera)

3. izvršenje plaćanja Korisnika prema dobavljačima roba, izvođačima radova te

pružateljima usluga tijekom razdoblja prihvatljivosti izdataka, uz uvjet da

projekt nije završen prije početka istog razdoblja

38

Prihvatljivi izdaci (II)

4. dokazivost putem računa ili računovodstvenih dokumenata jednake dokazne

vrijednosti

5. usklađenost s pravilima o državnim potporama

39

Prihvatljivi izdaci (III)

6. usklađenost s primjenjivim pravilima javne nabave

7. usklađenost s odredbama članka 54. stavka 5. Opće uredbe koje se odnose

na zabranu dvostrukog financiranja iz drugog financijskog instrumenta

Europske unije

Nadležna tijela mogu uspostaviti dodatna ograničenja prihvatljivosti izdataka na

razini prioriteta, mjera, vrste projekata ili poziva na dostavu prijedloga, unutar

granica utvrđenih Pravilnikom

40

Neprihvatljivi troškovi (I)

• troškovi koji nisu potvrđeni kao prihvatljivi od strane PT2 jer nisu sukladni

odredbama Ugovora i/ili primjenjivih propisa

• troškovi koji nisu neophodni za provedbu projekta te kao takvi nisu bili

predviđeni u projektnom proračunu

• troškovi koji se pri dostavi izvještaja ne podudaraju po iznosu i količini

predviđenim proračunom (a nije dostavljena obavijest o izmjeni!)

41

Neprihvatljivi troškovi (II)

• troškovi nabava za koje se ex post kontrolom ispostavilo da nisu

provedene u skladu s načelima i procedurama (javne) nabave

• neprihvatljive su ‘’zamjene’’ troškova- ukoliko je neki trošak proglašen

neprihvatljivim iz bilo kojeg razloga, nije moguće sredstva prenamijeniti

za nove stavke

42

Računovodstvene evidencije

• Troškovi uključeni u ZNS moraju biti utvrdivi i provjerljivi (povezivi s

projektom) i zabilježeni u računovodstvenim evidencijama Korisnika (ili

partnera)

• Korisnik mora osigurati praćenje projektnih izdataka korištenjem

posebnih šifri projekta/mjesta troška /jedinice/ posebne analitike konta ili

slično

43

Provjere na licu mjesta (I)

Tijekom provedbe projekta moraju/mogu se provoditi sljedeće provjere na

licu mjesta:

Unaprijed planirane: bilo kada tijekom čitavog razdoblja provedbe projekta

- važna je dostupnost pokazatelja rezultata projekta

Ad hoc provjere: u bilo kojem trenutku razdoblja provedbe projekta -

temeljem informacija koje daje korisnik

44

Provjere na licu mjesta (II)

Provjera se mora provesti najmanje jednom tijekom razdoblja provedbe

projekta za svaki projekt,

Ili više, temeljem kriterija koji se primjenjuju na svaki projekt:

• Složenost projektnih aktivnosti

• Razdoblje provedbe

• Nepravilnosti

• Korisnik nema prethodno iskustvo

• Kašnjenja …

45

Provjere na licu mjesta (III)

Nakon provjere:

• PT2 priprema izvještaj o provjeri: zaključci o nalazima i preporuke za

korisnika

• Izvještaj se priprema, provjerava i dostavlja korisniku pisanim putem,

elektroničkom poštom te putem dopisa, u roku od 15 radnih dana od

dovršetka provjere na licu mjesta.

Obveze korisnika: definirane u Općim uvjetima

46

Provedba kontrole postupaka nabave

Korisnici su obavezni provoditi nabave sukladno

Zakonu o javnoj nabavi ili primjenjivim pravilima koji definiraju

postupke nabave za subjekte koji nisu obveznici Zakona o javnoj

nabavi

Vrste kontrole postupaka nabave koje obavlja PT2:

Ex-ante provjera dokumentacije za nadmetanje

Ex-post provjera provedenog postupka nabave

47

Provedba kontrole postupaka nabave

Korisnici su obavezni provoditi nabave sukladno

Zakonu o javnoj nabavi ili primjenjivim pravilima koji definiraju

postupke nabave za subjekte koji nisu obveznici Zakona o javnoj

nabavi

Vrste kontrole postupaka nabave koje obavlja PT2:

Ex-ante provjera dokumentacije za nadmetanje

Ex-post provjera provedenog postupka nabave

48

Izmjene ugovora (I)

Izmjena ili dopuna Ugovoru kojom se uvodi nova/mijenja postojeća

aktivnost i povezani troškovi moguća je kada su kumulativno ispunjeni

uvjeti:

izmjene su nastale zbog nepredvidljivih okolnosti koje su nastupile

nakon predaje projektne prijave na temelju koje je sklopljen Ugovor

izmjene su nužne za uredno izvršenje Ugovora

49

Izmjene ugovora (II)

povezani troškovi ne smiju prijeći ukupne prihvatljive troškove

navedene u Posebnim uvjetima

za okolnosti koje su dovele do potrebe za uvođenjem izmjene nije

odgovorna niti jedna strana.

Ostale izmjene koje su nužne za izvršenje Ugovora, a ne ispunjavaju

kumulativno uvjete iz prethodne točke, dopuštene su ako troškove

povezane s izmjenom snosi Korisnik

50

Izmjene ugovora – manje izmjene (I)

Manje izmjene ne zahtijevaju potpisivanje dodatka ugovoru:

• Promjene naziva korisnika, adrese, bankovnog

računa,informacija za kontakt

• Sve izmjene za koje nije potrebno pripremati Dodatak Ugovoru te

nemaju značajan utjecaj na opseg projekta i ciljeve

Korisnik dostavlja PT2 obavijest u pisanom obliku zajedno sa

popratnom dokumentacijom bez odgode

51

Izmjene ugovora – manje izmjene (II)

! preraspodjela između glavnih proračunskih elemenata projekta koja

uključuje odstupanje do 20% iznosa glavnih proračunskih elemenata

projekta za predmetne prihvatljive troškove - Korisnik treba obavijestiti

PT2 najkasnije s prvim idućim ZNS-om kojega podnosi nakon

nastale izmjene i kojim traži nadoknadu (tih) izdataka.

52

Izmjene ugovora – veće izmjene (I)

Veće izmjene zahtijevaju potpisivanje dodatka ugovoru

Promjene uvjeta vlasništva nad projektom

Promjene odobrenog financijskog iznosa i/ili iznosa postotka

Korisnikovog sufinanciranja projekta

Preraspodjela između glavnih proračunskih elemenata projekta koja

uključuje odstupanje veće od 20% izvorne vrijednosti

53

Izmjene ugovora – veće izmjene (II)

neostvarenje ciljanih vrijednosti pokazatelja koji uključuju varijacije

od preko 15% od vrijednosti navedene u Ugovoru

drugi aspekti Ugovora sa značajnim utjecajem na opseg projekta i

ciljeve (promjene projektnih aktivnosti, fizičke osobine i/ili

funkcionalne namjene projekta, razdoblje provedbe, rezultate

projekta)

54

Izmjene ugovora na temelju odluke PT2

• izmjena propisa u nacionalnom zakonodavstvu ili

zakonodavstvu EU zbog kojih je Ugovor nedvojbeno u suprotnosti s

odredbama istih

• uštede u projektu u usporedbi s odobrenim bespovratnim sredstvima

i ostvarenim ili planiranim troškovima

55

Nedozvoljene Izmjene ugovora

Ugovor se ne može izmijeniti i/ili dopuniti u svrhu ili s učinkom koji bi

doveo u pitanje:

• zaključke postupka dodjele bespovratnih sredstava odnosno ocjenu

prihvatljivosti i kvalitete iz predmetnog postupka dodjele, ili

• načelo jednakog postupanja.

56