Jak se d ělá workshop - lsvv.eu · Cílem semináře je nau čit se: • ur čit rozdíl mezi workshopem a tréninkem, • stanovit etapy řešení problému, • plánovat a p

Jak se dělá workshop

František Bělohlávek, Traicon

Olomouc, květen 2010

Cílem semináře je naučit se:• určit rozdíl mezi workshopem a

tréninkem,

• stanovit etapy řešení problému,

• plánovat a připravovat workshop,

• realizovat workshop,

• použití vybraných technik řešeníproblému.

Seminář a workshopseminář

• probíhá kdekoliv,

• výstupy: znalosti a dovednosti,

• lektor prezentuje nebo trénuje,

• hlavní zdroj poznání: trenér.

workshop

• na konkrétním pracovišti,

• výstupy: řešení firemních problémů,

• lektor moderuje a usměrňuje diskusi,

• hlavní zdroj poznání: účastníci.

Etapy řešení problému

analýza informací

proč je to tak?

????????????�

jaké jsou možnosti

?

generovánířešení

�stanoveníkritérií

podle čeho

hodnotit?

�hodnocení

a výběr řešení

kterou možnost vybrat?

��

��

�

o co jde?

�sběr

informacíplánovánía realizace

kdo, kdy, co a jak?

��

definice problému

kde je problém?

BAKEL Automotive: zadání• výroba dílů pro finální výrobce automobilů,• závod v SR, centrála a obchod v Německu,• závod vybudován před pěti lety na „zelené louce“,• dnes cca 600 zaměstnanců (obrobna 200, galvanovna 60, montáž 190),• přísun zakázek nerovnoměrný, víkendové směny, jindy není práce v týdnu,• předpokládaný nárůst pracovních sil na 1 200, • počet agenturních pracovníků: 15-30%,• zatím se dařilo plnit plán (s výjimkou jednoho roku),• problémy v organizaci práce ve výrobě … záměr GŘ uspořádat workshop.

Obrobna Galvanovna Montáž

Dodavatelé Odběratelé

LogistikaLogistika

Tok práce:

OCCAMOVA BŘITVA

Otázky:

1. Týká se to nás?

2. Dá se s tím v rozumné době něco udělat?

3. Umíme získat informace?

4. Opravdu chceme řešit toto?(A co se tím vlastně vyřeší?)

„Počet entic nelze zvyšovat nad nezbytnost“

William

z Ockhamu

definice problému

Příprava workshopu1. návštěva na pracovišti – 2 dny (účast na poradách,

rozhovory s vrcholovými manažery, manažery segmentů, mistry, koordinátory směn, seřizovači, řadovými dělníky) �definice problému: jak zlepšit komunikaci ve výrobě,

2. volba a úprava prostoru – stůl do „U“, raději mimo firmu,

3. připravit: – techniku (dataprojektor, PC, plátno, vizualizér, fotoaparát),

– 3 flipcharty + papír

– bloky, tužky, tištěné prezentace, fixy,

4. na místě vše připravit (asi hodinu předem).

Informace z návštěvy ve firmě:• mnoho nových pracovníků, nezapracovaní dělníci,

seřizovači, koordinátoři směn, • časté změny pracovní doby, vybírání dovolené,• snídaně s ředitelem, stížnosti zaměstnanců,• tvrdý přístup mistrů k zaměstnancům,• mistři musejí řešit na poslední chvíli nedostatek lidí na

směně,• problémy s plánováním – plánovači jen na jednu směnu,

skladník Hirš,• neefektivní systém odměňování, silná základní složka,• velmi dlouhé, málo efektivní porady.

definice problému

Program workshopu:Pred workshopom: pohovory s manažérmi, majstrami,robotníkmi(1)• 8.00-9.00 zahájenie, očakávania účastníkov, ciele workshopu,• 9.00-10.00 „Firma ako vozidlo“ – icebreaker,

• 10.00 zadanie problému: zlepšenie komunikácie (1),• 10.00-10.30 pozitívne stránky komunikácie vo firme – skupinová

práca vo skupinách podľa úrovne riadenia,

• 10.30-12.00 problémy v komunikácii (2) – technika KJ,

• 13.00-14.30 analýza problémov (3) – Ishikawov diagram, práca vo 3 skupinách a prezentácia,

• 14.30-16.00 návrhy na riešenie problémov (4) – brainstorming, práca vo 3 skupinách a prezentácia,

• 16.00-16.30 akčný plán (7) - práca vo 3 skupinách a prezentácia,

• 16.30-17.00 implementácia (8) – práca celého tímu.

Očekávání účastníků:• meziúrovňová komunikace• méně stresu• zvládání vyhrocených situací• zpětná vazba• co je třeba zlepšit• řešení nedorozumění mezi lidmi• přijatelný způsob – žádná teorie• nové nápady jako vhodněji komunikovat mezi nadřízenými a podřízenými• prohloubení vztahů nadřízený x podřízený• vzájemné porozumění• kontrolor – dohlížet na plnění toho, co z nás vzejde• deformace informací – proč k nim dojde, něco děláme špatně – co?• poučení z chyb vlastních a z chyb ostatních lidí• soubor opatření ke zlepšení komunikace ve firmě• aktivní zapojení ostatních

Pozitivní stránky komunikace:Podle SGL a mistrů:

• flexibilita – rychlost řešení problémů

• dělníci mají možnost komunikovat s vrcholovým manažerem

• ochota pomoci ze strany jiných segmentů – spolupráce mezi oddělením

• práce v solventní firmě

• dobrá komunikace mezi mistry

• dobrá informovanost – například firemní časopis

• otevřenost v komunikace – začíná se ztrácet s růstem firmy

• podpora personálního oddělení při komunikace se zaměstnanci

Podle koordinátorů:

• sociální program firmy

• informace o úspěšnosti (výsledky firmy)

• porady s nadřízenými (pravidelně)

• vnitrofiremní telefony, Lotus – technickékomunikační pomůcky

• podávaní informacív podobě „info koutků“

• školení � zlepšeníkomunikace

• výroční pohovory

• HR partner

• firemní časopis

Podle seřizovačů a dělníků:

• Potevřenost (určitých osob) – názory

• zájem o věc, společný cíl

• rychlé šíření dobrých zpráv (obrobna) – celopodnikovásetkání

• flexibilita – ochota lidí

• týmová práce

• HR partner

• stabilita a rozvoj závodu

• večírky (setkání rodín ...)

• sociální program

• zájem vedení o lidi

• odborný růst zaměstnanců

Technika KJ1. popište problém,2. rozdejte účastníkům popisovače a papírky,3. vyzvěte účastníky, aby psali co nejvíce problémů

– každý problém na jeden papírek,4. seberte papírky od účastníků a rozložte je na zemi,5. vyzvěte účastníky, aby třídili papírky do dílčích témat,

podle kritérií:– které z myšlenek jsou podobné?– je tato myšlenka spojena s jinými ve skupině?

6. pokračujte v akci tak dlouho, až dosáhnete konsensu; pokud některé myšlenky nezapadají do žádné skupiny, nechte je samostatně,

7. vytvořte názvy skupin, napište je na samostatný papírek a přidělte k jednotlivým skupinám:

– snažte se, aby skupin nebylo více než 9– spojit: nadřízený název nebo naopak rozdělit: jim podřízené názvy

8. až budete hotovi, obkružte skupiny a vyznačte hierarchické vztahy mezi nimi (spojte provázky, pracujete-li na zemi).

Kawakita Jiro

sběr informací

Technika KJ: oblasti problémů

rrrrůůůůznznznznáááá

sdsdsdsděěěělenlenlenleníííí podlepodlepodlepodle

úúúúččččastnastnastnastnííííkkkkůůůů






úúúúččččastnastnastnastnííííkkkkůůůůrrrrůůůůznznznznáááá




































































































































































sběr informací

Technika KJ: oblasti problémů

organizačnístruktura

neefektivnísystém porad

mezery v přenosu informací

slabý výkon a jednání některých

zaměstnanců

styl řízení

nevyhovujícímotivace

nedostatečnáinformovanost

v plánování








































































































































úúúúččččastnastnastnastnííííkkkkůůůů rrrrůůůůznznznznáááá






































sběr informací

Jak sestavit diagram „Rybí kost“?1. Napíšeme problém na pravou stranu papíru

2. Vedeme šipku zleva k problému

3. Do této šipky vedeme šikmo shora i zdola další,menší šipky, které vyjadřují příčiny problému

4. Do těchto šipek vedeme další šipky, kterépopisují příčiny těchto příčin.

5. Pokračujeme tak dlouho, až se dostaneme k základním příčinám a problém je vyčerpán.

Kaoru

Ishikawa

analýzainformací

Rybí kost: styl řízení

Štýlriadenia

Vedúci oddelenia Riešenieproblémov

mimokompetencií

schopnosť presadiťciele oddelenia

nie na základe faktov

nejasnécieľe odd.

RozhodovanieDeľba úlohKomunikácia

(ne)odbornosť

pomoc(podpora)

nepravdivéinformácie

schopnosťpočúvať

priveľadelegovania úloh

chýba definovaniezodpovednosti

včasnosťinformáci

í

komunikácia

chýbamotivácia

(vzor)nerešpatkovanieiných oddelení(chýba autorita)

angažovanosť

nejasné stanovenie výsledku (prínos), cieľ

nedostatokpracovnej sily

úplnosťinformáci

í

chýba pomoc,smerovanie

chýba rozhodovaniena základe faktov,

znalostí

analýzainformací

Rybí kost: neefektivní managementanalýza

informací

Jak vytvořit myšlenkovou mapu:• uprostřed papíru, napíšeme hlavní pojem,

•• HLAVNHLAVNÍÍ POJEM BY MPOJEM BY MĚĚL L UDEUDEŘŘIT!IT!

• nakreslete od něho hlavní linie a na ně napište nejdůležitější slova,

• odvozujte od nich další méně silné linie pro méně důležité myšlenky a od nich tenké linie ...,

• použijeme aspoň tři barvy,• používáme obrázky ��, • zdůrazňujte důležitá místa na mapách,• snažte se, aby mapy byly snadno zapamatovatelné.

Tony Buzan

analýzainformací

Mentální napa: pracovní vztahyanalýza

informací

Postup brainstormingu:1. stanovte konkrétní otázku,

2. určete pravidla: • zákaz kritiky,

• uvolnění fantazie,

• vzájemná inspirace,

• co největší množství nápadů,

• rovnost účastníků,

3. vyzvěte účastníky k prezentování nápadů,

4. zapisujte všechny nápady,

5. odlište reálné a nereálné nápady,

6. nereálné nápady zrušte.

Fáze kreativní

Fáze kritická

Alex F. Osborne


Brainstorming: Čo všetko môžeme zmeniť(zlepšiť) na prenose informácií a systéme porád?• pravidelné stretnutia zamestnancov +

HR partner• včasné plánovanie porád |||| 2.• požadovaný výstup (výsledok) porady

do pozvánky |||| 2.• porady pre viac zmien naraz |• dĺžka trvania porád (obmedzenie

času) ||||| 1.• vylúčenie nepotrebných členov

z porady � efektívne zloženie tímu• mailom posielať výsledky porady

(aspoň nastavovačom)• strážca času na porade• ak na porade sú otvorené body –

následne informácie o výsledku• časový limit pre tému a zúčastnených

|||| 2.

• pevné pravidlá porád |• stretnutie zamestnancov so ZR• informovanie zamestnancov

o obsahu „stretnutia všetkých zamestnancov“ (ktorí tam neboli)

• porady bez nadriadených• porady vonku• porady s občerstvením• zakázať porady mimo pracovnej doby• pracovné obedy• príjemná hudba na porade• vstup – 1 vtip (dobrá nálada)• priestor pre prípravu na poradu• každý, kto pozýva na poradu dá do

prasiatka 1 € pre deti v Afrike (pre dobrý pocit z porady)

analýzainformací

Akční plán

• Co přesně je třeba udělat?

• Kdo to udělá?

• Kdy je to třeba udělat?

• Kde se to bude dělat?

… a každý úkol je SMART:

Srozumitelný

Měřitelný

Akceptovaný

Reálný

Termínovaný (Trasovaný).


Akční plánAkčný plán vyplynul z brainstormingu:• Vypracovanie zásad organizovania porád (výstup z workshopu)• Zaviesť pravidelné porady koordinátorov s robotníkmi• Navrhnúť Rade zamestnancov pravidelné stretnutia so zamestnancami po

segmentoch (1x za mesiac)• Účasť HR partnerov na dohodnutých poradách• Tréning v efektívnej komunikácii s nadriadenými a podradenými• Doplniť pracovný poriadok a zvýšiť jeho zrozumiteľnosť• Zvýšiť počet výrobných zamestnancov v súlade s potrebami vo výrobe• Komunikovať možnosti plánovania dovoleniek a zlepšenie plánovania• Navrhnúť viac stimulujúci systém odmeňovania• Zaviesť systém preverovania kvality práce v rámci skúšobnej doby• Zaviesť testovanie zručnosti pri nástupnom pohovore• Zisťovať príčiny slabého výkonu – určiť systém


Implementace

HRMJuni-Juli 2010setkání týmu z workshopu – vyhodnocení a co dále

HRMtermín vydáníinformace o workshopu do nejbližšího firemního časopisu

PMpravidelněpravidelná aktualizace plnění

xCW4vedení sdělí své stanovisko

HRMCW2seznámit vrcholové vedení s výstupy workshopu


Literatura:• František Bělohlávek: Jak vést svůj tým. Grada Publishing 2008,

ISBN 978-80-247-1975-7

• Tony Buzan: Mentální mapování. Portál, Praha 2007, ISBN 978-80-7367-200-3

• James Manktelow: The Mind Tools E-book, Mind Tools Ltd., 2009, ISBN 0-9545586-1-8

• Jaroslav Nenadál a kol.: Moderní systémy řízení jakosti. Management Press, 2002, ISBN 80-7261-071-6

• Oldřich Šuleř: 100 manažerských technik. Computer Press, 2009,

• Petr Žák: Kreativita a její rozvoj, Computer Press, 2004, ISBN 80-251-0457-5

Documents

Jak se d ělá workshop - lsvv.eu · Cílem semináře je nau čit se: • ur čit rozdíl mezi workshopem a tréninkem, • stanovit etapy řešení problému, • plánovat a p