JAVNA NABAVA

MJERA 301

UNAPRIJEĐENJE I RAZVOJ RURALNE INFRASTRUKTURE

Pravna osnova

• Sektorski sporazum 10/08 (čl. 33.)

• Okvirni sporazum 10/07 (čl. 23.)

• Praktični vodič za procedure ugovaranja pomoći EZ trećim zemljama (PRAG)+standardni dokumenti

• Pravilnik o provedbi mjere 301unutar IPARD programa (NN 33/12)

• Vodič za korisnike za mjeru 301, Vodič za postupak javne nabave

• Memorandum o razumijevanju/Ugovor o dodjeli sredstava iz IPARD programa

PODNOSITELJ

AGENCIJA

Mjera 301

* Administrativna kontrola obavlja se paralelno u Odjelu za odobrenje projekata i Odjelu javne nabave

•Prijavni obrazac+popratni dokumenti

•Dosje s natječajnom dokumentacijom

PRIJAVA

Faze javne nabave

• Prijava + Dosje s natječajnom dokumentacijom• Memorandum o razumijevanju• Plan nabave• Kod otvorene procedure-objava+dostava Dosjea natječaja, kod

ostalih procedura- dostava Dosjea natječaja• Eventualna obrazloženja/ispravci Dosje natječaja i/ili objave• Odobrenje sastava Ocjenjivačkog odbora• Otvaranje ponuda i ocjenjivanje• Odluka o dodjeli sredstava• Potpisivanje Ugovora o dodjeli sredstava iz IPARD programa sa

Agencijom• Dosje ugovora• Potpisivanje ugovora između Korisnika i uspješnog ponuditelja

Aktivnosti Agencije (javna nabava)

• prethodna kontrola: dokumentacije za nadmetanje sastava Ocjenjivačkog odbora postupka ocjenjivanja ugovora s izvođačem mogućih Izmjena ugovora

• Ukoliko je sve u redu, Agencija izdaje Pismo odobrenja • Dokumentacija nejasna, nepotpuna ili netočna - Agencija će izdati

Zahtjev za obrazloženje/ispravak/dopunu (rok 7 dana !)• Ukoliko Korisnik ne postupi po Zahtjevu, Agencija donosi Odluku o

odbijanju prijave

Vrste natječajnih procedura

• OGRANIČENA PROCEDURA- svi zainteresirani mogu zatražiti sudjelovanje u nadmetanju, ali samo oni kandidati koji zadovoljavaju selekcijske kriterije mogu dostaviti svoju ponudu

• OTVORENA PROCEDURA –nadmetanje je otvoreno za sve zainteresirane ponuditelje koji mogu dostaviti svoje ponude

• IZRAVNA POGODBA -za ugovore vrijednosti 10,000 € ili manje naručitelj može sklopiti ugovor na temelju jedne ponude

• PREGOVARAČKA PROCEDURA S NAJMANJE 3 PONUDITELJA - naručitelj treba konzultirati barem tri davatelja usluga po svom izboru i ugovoriti uvjete ugovora s jednim ili više njih (koriste se obrasci iz Simplified tender dossier u kombinaciji sa standardnim obrascima)

Tablica procedura nabave

USLUGE

≥ 200,000 Eur Međunarodna ograničena procedura

< 200,000 Eur ali >10,000 EurPregovaračka procedura

(najmanje 3 ponuditelja)

≤ 10,000 EurIzravna pogodba

NABAVA

≥ 150,000 EurMeđunarodna otvorena procedura

< 150,000 ali ≥ 60,000 EurLokalna otvorena procedura

< 60,000 ali > 10,000 EurPregovaračka procedura (najmanje 3 ponuditelja)

≤ 10,000 EurIzravna pogodba

RADOVI

≥ 5.000,000 EurMeđunarodna otvorena procedura

< 5,000,000 ali ≥ 300,000 EurLokalna otvorena procedura

< 300,000 ali > 10,000 EurPregovaračka procedura (najmanje 3 ponuditelja)

≤ 10,000 EurIzravna pogodba

Tender Call Dossier -Dosje s natječajnom dokumentacijom (1)

• List of documents (Lista dokumenata) Priprema je i objavljuje Agencija na svojoj web-stranici, Korisnik naznačuje naziv

općine/grada i proceduru javne nabave• Tender Dossier (Dosje natječaja)• Glossary of terms• Declaration of Objectivity and Confidentiality(potpisuje osoba koja je pripremala dokumentaciju)• Procurement notice (Obavijest o nabavi)

• Summary procurement notice (Sažetak obavijest o nabavi)

Svi dokumenti se dostavljaju zajedno s prijavom

Tender Call Dossier -Dosje s natječajnom dokumentacijom (2)

• Tender Dossier daje sve odredbe koji ponuditelji trebaju za sastavljanje svojih ponuda i sastoji se od:

Instruction to tenderers (Upute ponuditeljima)- definira predmet nadmetanja, raspored svih aktivnosti, tko može sudjelovati, porijeklo proizvoda, sadržaj ponuda, dodatne informacije, pouka o pravnom lijeku)

Draft Contract and Special Conditions i aneksi (Nacrt ugovora i posebni uvjeti s aneksima) -obveze ugovaratelja i korisnika, rješavanje sporova, plaćanje, rokovi, raskid ugovora

Technical Specifications-Tehničke specifikacije- definiraju karakteristike traženih proizvoda, usluga, materijala i radova

• Sastavni su dio Dosjea natječaja i postaju aneks ugovora između korisnika i izvođača• Omogućuju izvođaču jasan uvid u svrhu ugovora i popis zadataka i usluga koje mora

pružiti• Moraju omogućiti jednak i nediskriminirajući pristup nadmetanju

Tender Call Dossier -Dosje s natječajnom dokumentacijom (3)

Finnancial Offer (model financijske ponude) Korisnik ispunjava stavke Bill of Quantities (bez cijena!) Stavke Bill of Quantities se detaljno pojašnjavaju u obrascu Price Scheadule-

ispunjava Korisnik!

Design Drawings (nacrti)- kod ugovora o radovima Sve upute, legende, natpisi na nacrtima moraju biti izrađeni na engleskom jeziku

Ostale informacije (Administrative Compliance Grid, Evaluation

Grid)

Tender Form (Obrazac za podnošenje ponude)

Dosje s natječajnom dokumentacijom-radovi (1)

• List of documents (works Tender Call Dossier) I-OJN-21.2• Letter of invitation to tender• Instruction to tenderers• Draft Contract• Draft Contract: Special Conditions• Draft Contract: General Conditions• Technical Specification• Technical Offer Questionnaire• Technical Offer Form 4.1• Technical Offer Form 4.2.• Technical Offer Form 4.3.• Technical Offer Form 4.4.

Dosje s natječajnom dokumentacijom –radovi (2)

• Technical Offer Form 4.5. Bank account notification form Legal entity file (private companies) Legal entity file (public bodies)• Technical Offer Form 4.6.• Financial interpretative note• Financial Offer unit price contracts• Design Drawings• Administrative Compliance Grid • Evaluation Grids• Tender form• Tender guarantee

Dosje s natječajnom dokumentacijom (3)

• Pre-Financing Guarantee• Performance Guarantee• Retention Guarantee• Glossary of terms• Declaration of Objectivity and Confidentiality

(potpisuje osoba koja je pripremala dokumentaciju)• Procurement notice • Summary procurement notice • Individual Contract forecast (kod međunarodne otvorene procedure)

Plan nabave

• Dostavlja se u roku od 5 dana od dana potpisivanja Memoranduma o razumijevanju

Obvezno mora sadržavati sljedeće stavke:• Title of contract (naziv ugovora)• Call for application number (oznaku natječaja)• Type of contract (vrsta ugovora)• Planned contract value excluding VAT (in EURO) (procijenjena vrijednost ugovora u

EUR)• Tendering procedure to be used (natječajna proceduru koja će se koristiti)• Planned Evaluation Committee meeting date (planirani datum sastanka

Ocjenjivačkog odbora)• Planned contract award date (planirani datum dodjele ugovora)• Planned date of contract execution (planirani datum izvršenja ugovora)

Otvorena procedura - objave

publication@apprrr.hr

• U roku od 5 dana od potpisivanja Memoranduma o razumijevanju • Procurement notice• Summary of Procurement notice

• Po zaprimanju Pisma odobrenja:• Corrigendum/Clarification of Procurement notice i Summary of Procurement

notice (Izmjena/pojašnjenje Obavijesti o nabavi i Sažetak Obavijesti o nabavi)

• Zapisnik sa sastanka potencijalnih ponuditelja i obilaska gradilišta• Notification of award notice

Pojašnjenja/Izmjene Tender Dossiera

• Ponuditelji mogu Korisniku podnijeti pitanja za objašnjenje najkasnije 21 dan prije krajnjeg roka za podnošenje ponude

• Korisnik mora odgovoriti barem 11 dana prije krajnjeg roka za primanje ponuda

• Korisnik je dužan osigurati da sve informacije kao i odgovori ponuditeljima budu pripremljeni, odobreni i poslani pisanim putem ponuditeljima istovremeno

Ocjenjivački odbor

• Prijedlog članova ocjenjivačkog odbora se dostavlja minimalno 30 dana prije krajnjeg roka za podnošenje ponuda

Sastav Ocjenjivačkog odbora:• odobrava Agencija za plaćanja

Predsjednik bez prava glasa Tajnik bez prava glasa Neparan broj članova s pravom glasa(3/5 – za ugovore o izvođenju

radova vrijednosti veće od €5 000 000) Promatrači bez prava glasa (djelatnici Agencije za plaćanja)

• Kod dodjele ugovora o radovima- dva člana inženjeri građevine s mini 5 god rada u struci

• Korisnik ne sudjeluje kao član odbora s pravom glasa

Ocjenjivački odbor

• Osobno su nominirani od strane Korisnika• Imaju jednaka glasačka prava i kolektivnu odgovornost za

donesene odluke• Potrebno vrlo dobro znanje engleskog jezika• Potrebna tehnička znanja• Međusobno ne smiju biti u hijerarhijskoj ovisnosti (ako dolaze iz iste

ustanove/gospodarskog subjekta)• Članovi moraju potpisati Izjavu o nepristranosti i povjerljivosti• Osoba koja je sudjelovala u pripremi dokumentacije ne može

sudjelovati kao član Ocjenjivačkog odbora s pravom glasa

Ocjenjivanje

• Poziv – 7 dana prije otvaranja ponuda – svim članovima ocjenjivačkog odbora + promatrači

• Pripremni sastanak• Otvaranje ponuda• Ocjenjivanje ponuda

Dokumentacija koja nastane za vrijeme ocjenjivanja:• Interni zapisnici popraćeni listom prisutnih• Tender opening checklist, Tender opening report, Evaluation report• Declaration of Impartiality and Confidentiality

Ocjenjivanje ponuda

• OCJENJUJE SE: formalna usklađenost administrativna usklađenost (ponuda mora biti sukladna uputama

iz dosjea natječaja, jezik ponude) tehnička usklađenost financijska ponuda (ponuđeni iznos ne prelazi dozvoljenu vrijednost-

određuje je Korisnik prije dostave prijave u Agenciju)

• KRITERIJ DODJELE: Najniža cijena (radovi i nabava robe)

Izvještaj o otvaranju i ocjenjivanju ponuda

• Agencija odobrava Izvještaj o otvaranju i ocjenjivanju ponuda

• Postupak ocjenjivanja treba biti dovršen tijekom perioda

valjanosti ponuda (90 dana od isteka roka za podnošenje ponuda)

• single tender (izravna pogodba) i competitive negotiated procedure (pregovarački postupak s najmanje tri ponuditelja), APPRRR vrši provjeru je li cijena ponude u skladu s tržišnim cijenama

Odluka o dodjeli sredstava-Ugovor

• Odobrenje Izvještaja o ocjenjivanju- dostava Liste izdataka za Mjeru 301 (I-OOP-15.3)

• Kontrola na terenu

• Odluka o dodjeli sredstava iz IPARD programa

• Ugovor između Korisnika i Agencije

• Ugovor između Korisnika i izvođača

Dosje ugovora (1)

Sastoji se od: Pojašnjenja

• Preslika objava natječaja (Najava natječaja, Obavijest o nabavi), Izvješće o užem izboru (u slučaju međunarodne ograničene natječajne procedure), Izvješće o otvaranju ponuda, Izvještaj o ocjenjivanju, Izvještaj o pregovaranju (u slučaju pregovaračke procedure), Poziv na nadmetanje, zapisnik sa sastanka za pojašnjenja i s obilaska gradilišta

Tri izvornika predloženog ugovora koji se temelje na obrascu standardnog ugovora

Dosje ugovora (2)

• Dosje ugovora mora se dostaviti u roku od tri dana od dana potpisivanja Ugovora o dodjeli sredstava iz IPARD programa

• Uz dosje ugovora potrebno je dostaviti i dokaze da se izabrani ponuditelj ne nalazi u kriterijima za isključenje, dokaze za kriterije odabira iz natječaja te izvođačevu izjavu

Potpisivanje ugovora

• Ugovor između Korisnika i ugovaratelja mora biti sklopljen unutar roka od 150 dana od isteka roka za podnošenje ponuda i nakon potpisivanja Ugovora o dodjeli sredstava iz IPARD programa između Korisnika i Agencije

Potpisivanje ugovora

• Agencija odobrava Dosje ugovora i vraća tri primjerka ugovora Korisniku

• Izvođač vraća dva primjerka potpisanog Ugovora unutar roka od 30 dana Korisniku

• Korisnik vraća jedan primjerak Ugovora u Agenciju unutar roka od 50 dana od dana zaprimanja Pisma odobrenja

• Korisnik je obvezan čuvati svu dokumentaciju 7 godina od dana izvršenog plaćanja

Obavijest o dodjeli ugovora

• U roku od 15 dana nakon što su Ugovor potpisale obje strane Korisnik će poslati Pismo neuspješnim ponuditeljima uz objašnjenje zašto im Ugovor nije dodijeljen

• Obavijest o dodjeli ugovora objavljuje se na web stranicama Korisnika, službenom

listu EU, EuropaAid web stranici, službenim stranicama Agencije, Narodnim novinama i drugim odgovarajućim medijima u kojima je Obavijest o nabavi bila objavljena

Poništenje javnog natječaja

Razlozi poništenja:

nisu primljene kvalitetne ili financijski isplative ponude ili ponuda nije bilo

ekonomski ili tehnički podaci projekta su značajno izmijenjeni posebne okolnosti više sile onemogućavaju normalno

izvršenje ugovora sve tehnički prihvatljive ponude prelaze dostupne resurse nepravilnosti u postupku dodjela nije u skladu s dobrim financijskim upravljanjem tj.ne

poštuje načela ekonomičnosti, učinkovitosti i djelotvornosti (npr. cijena koju je predložio ponuditelj kojem će se dodijeliti ugovor je objektivno nerazmjerna u odnosu na tržišne cijene)

HVALA NA PAŽNJI !