Upload
vandung
View
219
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
35
Załącznik nr 2 do zarządzenia nr 70 z dnia 2 września 2010 r. Rektora UŚ
Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt
36
Wykaz haseł klasyfikacyjnych I i II rzędu
0 ZARZĄDZANIE
00 Organy kolegialne s. 38
01 Organizacja uczelni s. 39
02 Akty normatywne i pomoc prawna s. 41
03 Planowanie, sprawozdawczość, statystyka s. 42
04 Informatyka s. 43
05 Skargi, zażalenia, wnioski s. 43
06 Współpraca z krajowymi jedn.org. s. 44
07 Współpraca z zagranicą s. 44
08 Kontrole s. 45
1 KADRY
10 Ogólne zasady pracy i płac s. 46
11 Zatrudnienie, ochrona informacji niejawnych s. 46
12 Ewidencja osobowa, legitymacje s. 47
13 Bezpieczeństwo i higiena pracy s. 47
14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników s. 47
15 Dyscyplina pracy, urlopy s. 48
16 Sprawy socjalno-bytowe s. 48
17 Ubezpieczenia osobowe s. 48
18 Ochrona danych osobowych s. 49
19 Postępowanie dyscyplinarne s. 49
2 ŚRODKI RZECZOWE
21 Inwestycje budowlane s. 50
22 Administracja nieruchomości s. 51
23 Gospodarka materiałowa s. 51
24 Transport i łączność s. 52
25 Ochrona zakładu pracy s. 53
37
3 EKONOMIKA
30 Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe s. 54
31 Finanse, Księgowość s. 54
32 Księgowość finansowa s. 54
33 Rozliczenia płac s. 55
34 Księgowość majątkowa s. 55
35 Koszty s. 56
36 Fundusze specjalne s. 56
37 Inwentaryzacja s. 56
38 Zamówienia publiczne s. 56
39 Dyscyplina finansowa s. 57
4 NAUKA
40 Tytuły i stopnie naukowe s. 58
41 Prace naukowo-badawcze s. 59
42 Patenty s. 60
5 DYDAKTYKA, STUDENCI
50 Dydaktyka s. 61
51 Rekrutacja s. 61
52 Dokumentacja przebiegu studiów s. 61
53 Organizacja i tok studiów s. 62
54 Sprawy socjalno-bytowe studentów s. 62
55 Sprawy dyscyplinarne studentów s. 63
56 Organizacje studenckie s. 63
57 Samorząd studencki s. 63
58 Sport, turystyka, kultura s. 63
6 WYDAWNICTWA, PROMOCJA
62 Teki wydawnicze s. 64
65 Promocja s. 64
38
SYMBOLE KLASYFIKACYJNE
HASŁA KLASYFIKACYJNE KATEGORIA ARCHIWALNA
UWAGI
I
II
III
IV
W jednostce macierzystej
W innych jednostkach
0
ZARZĄDZANIE
00 ORGANY KOLEGIALNE
000 Organy uchwałodawcze Dla każdego organu prowadzi się odrębne teczki
0000 Senat A Bc Protokoły posiedzeń, materiały na posiedzenia, skład osobowy
0001 Rada wydziału A Bc - j.w. -
0002 Rada naukowa instytutu, jednostki poza i międzywydziałowej
A - j.w. -
0003 Rada wydawnicza A Bc - j.w. -
0004 Rada biblioteczna A Bc - j.w.-
0005 Rada Programowa ds. Informatyki
001 Komisje
0010 Komisje uczelniane stałe A Bc Skład osobowy, protokoły posiedzeń, referaty, wnioski, sprawozdania
0011 Komisje uczelniane doraźne A Bc - j.w.-
0012 Komisje wydziałowe stałe A Bc
0013 Komisje wydziałowe doraźne A Bc
002 Kolegia Składy osobowe, protokoły posiedzeń, referaty, wnioski, sprawozdania
0020 Kolegium rektorskie A Bc
0021 Kolegium dziekańskie A Bc
0022 Kolegium dyrektora instytutu A Bc
0023 Kolegium biblioteki
A Bc
39
003 Zjazdy, konferencje, sympozja – organizowane przez UŚ
A Bc Programy, referaty, wnioski, uchwały, listy uczestników, stenogramy, protokoły, sprawozdania
004 Udział w obcych zjazdach, konferencjach, naradach A Bc Do kategorii A zalicza się tylko własne wystąpienia – pozostałe materiały Kat.B-2
005 Regionalna Konferencja Rektorów A Bc
006 Narady operatywne Dyrekcji BE-5 Bc Protokoły, sprawozdania, notatki, wnioski
007 Obsługa organizacyjno-techniczna organów kolegialnych
Bc Bc Korespondencja operatywna
01 ORGANIZACJA UCZELNI
010 Podstawy prawne działania Uczelni
A Bc Przepisy prawne organów władzy i administracji rządowej, akt erekcyjny, itp.
011 Organizacja Uczelni A Bc Statut i schemat organizacyjny, regulamin organizacyjny
012 Organizacja jednostek uczelnianych A Bc wydziałów, instytutów, filii, administracji ogólnouczelnianej; zakresy czynności
013 Biurowość
0130 Przepisy kancelaryjne A Bc Instrukcja kancelaryjna i wykaz akt, instrukcje obiegu dokumentacji finansowej i materiałowej, technicznej, itp.
0131 Wzory formularzy A Bc
0132 Wzory odciskowe pieczęci A Bc
0133 Ewidencja i kontrola obiegu dokumentów B-5 Bc Dzienniki korespondencji, pocztowe książki nadawcze, rejestry przesyłek poleconych i wartościowych
40
014 Archiwum
0140 Przepisy dotyczące archiwum A Przepisy władz nadrzędnych, instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum
0141 Spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji przekazywanej do archiwum
A Bc Wraz z ich wykazem (rejestrem)
0142 Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji z archiwum
B-2 Bc Karty udostępniania – okres przechowywania liczy się od 1 stycznia roku następnego po oddaniu dokumentacji
0143 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, protokoły zniszczeń
A Bc
0144 Skontrum zasobu archiwum B-5 Bc Okres przechowywania – do czasu przeprowadzenia następnego skontrum
0145 Zagubienie lub utrata akt A Bc Postępowanie wyjaśniające
015 Biblioteka
0150 Przepisy dotyczące systemu bibliotecznego B-10 Bc
0151 Gromadzenie zbiorów A Bc Sprawy metodyczne, dokumentacja i ewidencja wstępna, ocena darowizn. Zamówienia i zakupy: zobacz hasła klasyfikacyjne 2 i 3
0152 Ewidencja zbiorów A Bc Księgi inwentarzowe i rejestr ubytków
0153 Udostępnianie i wypożyczanie B-5 Bc
0154 Informacje o zbiorach A Bc
41
0155 Kwerendy tematyczne BE-5 Bc Wyniki poszukiwań
0156 Poradnictwo metodyczne B-10 Bc
0157 Skontrum zbiorów bibliotecznych B-5 Bc
0158 Selekcja i usuwanie zbiorów zdezaktualizowanych B-5 Bc
02 AKTY NORMATYWNE I POMOC PRAWNA Dotyczy aktów gromadzonych w innej formie niż zbiory dzienników ustaw, monitorów, dzienników urzędowych. Dla każdego rodzaju aktów prawnych gromadzi się oddzielne zbiory
020 Zbiór aktów normatywnych władz nadrzędnych B-10 Bc
021 Zbiór aktów normatywnych władz Uczelni A Bc Uchwały, zarządzenia, pisma okólne. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne teczki
022 Interpretacja przepisów prawnych A Bc Wykładnia własnych aktów normatywnych
023 Opinie prawne B-5 Bc
024 Sprawy cywilne B-10 Bc Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy
025 Sprawy arbitrażowe B-3 Bc
026 Sprawy karne B-5 Bc
027 Sprawy o wykroczenia B-3 Bc
028 Sprawy sądowo-administracyjne B-10 B-10
42
03 PLANOWANIE, SPRAWOZDAWCZO ŚĆ, STATYSTYKA
030 Metodyka i organizacja planowania i sprawozdawczości
A Bc Założenia, wskaźniki, instrukcje
031 Prognozowanie i planowanie perspektywiczne
0310 Programy perspektywiczne rozwoju Uczelni A Bc
0311 Opracowania jednostek organizacyjnych A Bc
032 Plany i sprawozdania wieloletnie
0320 Plany wieloletnie – zbiorcze Uczelni A Bc
0321 Plany wieloletnie jednostek organizacyjnych A Bc
0322 Sprawozdania za okresy wieloletnie – zbiorcze Uczelni
A Bc
0323 Sprawozdania za okresy wieloletnie jednostek organizacyjnych
A Bc
033 Plany i sprawozdania roczne
0330 Roczne plany działalności Uczelni i plany finansowe
A Bc
0331 Roczne plany działalności jednostek organizacyjnych
A Bc
0332 Sprawozdania roczne z działalności Uczelni oraz bilans Uczelni
A Bc
0333 Sprawozdania roczne z działalności jednostek organizacyjnych
A Bc
034 Plany operatywne i sprawozdania z ich realizacji B-5 Bc Miesięczne, półroczne, kwartalne
035 Statystyka
0350 Źródłowe materiały statystyczne
BE-5 Bc Ankiety, karty, formularze; okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego
0351 Statystyczne opracowania cząstkowe B-2 Bc
0352 Statystyczne opracowania końcowe A Bc
0353 Publikacje statystyczne GUS Bc Bc
43
036 Analizy działalności A Bc Analizy robocze B5
04 INFORMATYKA
040 Projektowanie i koordynacja systemów i programów
0400 Plany komputeryzacji i informatyzacji Uczelni B-5 Bc
0401 Projektowanie systemów A Bc Dotyczy własnych baz danych
0402 Wnioski do KBN o przyznanie środków na komputeryzację
B-5 Bc
0403 Nadzór nad zakupem sprzętu i oprogramowania B-3 Bc
0404 Nadzorowanie budowy i eksploatacji sieci komputerowych
B-3 Bc
0405 Licencje oprogramowania B-5 Bc Okres przechowywania liczy się od roku, w którym zaprzestano eksploatacji programu
0406 Śląska Akademicka Sieć Komputerowa A Protokoły posiedzeń
0407 Nadzorowanie usług internetu A Bc W tym redagowanie i aktualizacja stron internetowych Uczelni
041 Bazy danych
0410 Ewidencja baz danych A Bc
0411 Zasady archiwizowania danych A Bc
0412 Ustalanie uprawnień dostępu do baz danych B-5 Bc
0413 Dokumentacja oprogramowania użytkowanych systemów
A Bc
0414 Dokumentacja techniczna warstwy sprzętowej Bc Bc Przechowuje się przez cały okres eksploatacji sprzętu
05 SKARGI, ZA ŻALENIA I WNIOSKI
050 Przepisy w sprawach załatwiania skarg i wniosków A Bc
44
051 Skargi, zażalenia i wnioski załatwiane bezpośrednio A Bc Rejestr, akta spraw kategoria BE5. Do kategorii A kwalifikuje się przykładowe sprawy
052 Skargi, zażalenia i wnioski przekazane do załatwienia wg właściwości
B-3 Bc
053 Analizy skarg i wniosków BE-5 Bc
06 WSPÓŁPRACA Z KRAJOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI
Umowy, porozumienia, programy współpracy – korespondencja nie związana z aktami innych klas
060 Współpraca z organami administracji rządowej A Bc
061 Współpraca z organami samorządu terytorialnego A Bc
062 Współpraca z organizacjami społecznymi i zawodowymi
A Bc
063 Współpraca z innymi uczelniami A Bc
064 Współpraca z samorządem studenckim A Bc
065 Współpraca między jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu Śląskiego
Bc Bc
066 Reprezentacja B-2 B-2 Zaproszenia, życzenia, podziękowania i inna korespondencja władz uczelni
07 WSPÓŁPRACA Z ZAGRANIC Ą
070 Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowej
A Bc Opracowania własne. Opracowania zewnętrzne – kat.B-5
071 Umowy i porozumienia z zagranicznymi jednostkami naukowymi
0710 Umowy międzyrządowe A Bc Umowy, plany realizacji, korespondencja – dotyczące działań UŚ
0711 Umowy międzyresortowe A Bc
0712 Umowy Uniwersytetu Śląskiego z zagranicznymi jednostkami naukowymi
A Bc
0713 Koordynacja programów współpracy A Bc
45
072 Wyjazdy zagraniczne pracowników i studentów
0720 Wyjazdy na staże B-5 Bc Dokumentacja związana z wyjazdami i pobytem (wnioski, decyzje, rozliczenia)
0721 Wyjazdy na stypendia, studia doktoranckie B-5 Bc - j.w. –
0722 Wyjazdy na stanowiska lektorów B-5 Bc - j.w. –
0723 Wyjazdy na konferencje, kongresy, zjazdy, posiedzenia, seminaria, kolokwia
B-5 Bc - j.w. –
0724 Sprawozdania z wyjazdów za granicę A Bc
0725 Zagraniczne praktyki studenckie B-5 Bc
073 Przyjazdy cudzoziemców
0730 Wizyty delegacji zagranicznych BE-5 Bc
0731 Przyjazdy stypendystów, na studia doktoranckie B-5 Bc
0732 Kursy wakacyjne (językowe) B-5 Bc
08 KONTROLE
080 Zasady i tryb przeprowadzania inspekcji i kontroli A Bc Przepisy własne, wytyczne przeprowadzania kontroli
081 Kontrole zewnętrzne Przeprowadzone przez organy państwowe (NIK, PIP, Straż Pożarna, Sanepid, Urząd Skarbowy)
0810 Kontrole kompleksowe i problemowe A Protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia, sprawozdania z ich realizacji. Każda kontrola stanowi odrębną sprawę
0811 Kontrole doraźne BE-5 - j.w. –
0812 Kontrole wycinkowe B-5 Bc - j.w. –
0813 Książka kontroli B-5 Bc
082 Kontrole wewnętrzne BE-5 Bc Nie dotyczy przeglądów technicznych, stanu BHP i spraw p.poż.
46
1 KADRY
10 OGÓLNE ZASADY PRACY I PŁAC
100 Umowy zbiorowe i zakładowe A Bc
101 Taryfikatory kwalifikacyjne A Bc Wykazy stanowisk
102 Regulaminy pracy A Bc
103 Zasady wynagradzania i premiowania A Bc Siatki płac, stawek, dodatki
11 ZATRUDNIENIE, OCHRONA INFORMACJI NIEJAWNYCH
110 Zapotrzebowania na pracowników B-2 Bc
111 Oferty – podania kandydatów Bc Bc Oferty odrzucone
112 Zatrudnianie i zwalnianie pracowników B-2 Bc Rejestr. Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do teczek akt osobowych
113 Zatrudnianie i zwalnianie specjalnych kategorii
pracowników B-2 Bc
114 Zatrudnianie w godzinach nadliczbowych B-2 Bc
114 Prace zlecone B-5 Bc
115 Umowy B-50 Bc
Ze składką ZUS, bez kategoria B-5
116 Wykazy etatów A Bc
117 Nagrody, odznaczenia
1170 Nagrody, wyróżnienia B-10 Bc Kopie pism odkłada się do akt osobowych
1171 Wnioski o przyznanie odznaczeń B-5 Bc
1172 Ewidencja osób odznaczonych B-50 Bc
118 Sprawy wojskowe pracowników B-5 Bc
119 Ochrona informacji niejawnych
1190 Przepisy dotyczące ochrony informacji niejawnych
B-10 Bc
1191 Wykazy rodzajów dokumentacji zawierających informacje niejawne
B-10 Bc Z podziałem na tajemnice państwowe i służbowe oraz z zakresem dostępu
1192 Postępowanie dopuszczające do dostępu do informacji niejawnych
B-10 Bc
47
1193 Akta osób dopuszczonych do dostępu do informacji niejawnych
B-10 - Okres przechowywania liczy się od daty utraty uprawnień
1194 Szkolenia w zakresie informacji niejawnych B-10 Bc
12 EWIDENCJA OSOBOWA, LEGITYMACJE
120 Akta osobowe pracowników BE50 - Akta należy prowadzić w sposób wymieniony w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. (Dz.U. Nr 62,poz.286 z późn. zm.)
121 Ewidencja akt osobowych B-50 - Skorowidze, karty personalne, wykazy, itp
122 Ewidencje pracowników wg stanowisk, jednostek organizacyjnych, itp.
B-50 Bc
123 Ewidencja dodatków za wysługę lat B-5 Bc Stale aktualizowana
124 Ewidencja nagród jubileuszowych B-5 Bc
125 Legitymacje służbowe B-5 Bc Rejestr
126 Zaświadczenia w sprawach osobowych B-5 Bc
13 BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY
130 Przepisy dotyczące BHP B-10
131 Szkolenia pracowników w zakresie BHP B-5
132 Odzież ochronna i środki ochrony osobistej B-5 Kartoteki
133 Kontrole stanowisk pracy B-5
134 Pomiary czynników szkodliwych na stanowiskach pracy
B-5
135 Wypadki, choroby zawodowe
1350 Wypadki przy pracy A Rejestr i dokumentacja. Wypadki śmiertelne i zbiorowe, inwalidztwa. Pozostałe kat.B-10
1351 Wypadki w drodze do pracy i z pracy A
1352 Choroby zawodowe B-50 Rejestr i dokumentacja
1353 Analiza wypadków i chorób zawodowych A
136 Profilaktyka zapobiegawcza i badania okresowe B-5
14 SZKOLENIE I DOSKONALENIE ZAWODOWE PRACOWNIKÓW
140 Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego
1400 Zasady, formy, metody i treści szkolenia A Bc Ustalenia własne
1401 Plany i programy szkoleń A Bc
48
1402 Rekrutacja uczestników B-2 Bc
1403 Dzienniki lekcyjne szkoleń B-5 -
1404 Protokoły egzaminacyjne B-50 Bc Dotyczy szkoleń zakończonych wydaniem świadectw lub zaświadczeń, nadających określone uprawnienia
1405 Dokumentacja kursokonferencji, seminariów B-3 Listy obecności, harmonogramy
1406 Praktyki i staże zawodowe B-5
1407 Obsługa administracyjna szkoleń B-5
15 DYSCYPLINA PRACY, URLOPY
150 Karty ewidencji czasu pracy B-10 - Okres przechowywania liczy się od daty zwolnienia pracownika
151 Listy obecności B-5 -
152 Ewidencja wyjść w godzinach służbowych B-5 -
153 Absencje chorobowe B-3 Bc Zwolnienia lekarskie
154 Urlopy pracownicze
1540 Plany urlopów i karty urlopowe B-3 Bc Dotyczy urlopów wypoczynkowych
1541 Urlopy macierzyńskie B-3 Bc
1542 Urlopy dla poratowania zdrowia B-3 Bc
1543 Urlopy bezpłatne B-3 Bc
1544 Urlopy okolicznościowe B-3 Bc
16 SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE
160 Podstawowe zasady A Bc Własne ustalenia Uczelni
161 Sprawy mieszkaniowe pracowników B-5 Wnioski o przydział miejsc w domach asystenckich, itp.
162 Zaopatrzenie rzeczowe pracowników B-5
163 Wczasy pracownicze B-3
164 Kolonie, obozy, zielone szkoły B-3
165 Działalność kulturalno-oświatowa B-3
166 Działalność sportowo-rekreacyjna B-3
167 Pożyczki B-5 Rejestr, wnioski, umowy
168 Zapomogi B-5
169 Opieka nad emerytami i rencistami B-5 Rejestry osobowe, zapomogi, pożyczki, paczki, imprezy
17 UBEZPIECZENIA OSOBOWE
49
170 Przepisy ubezpieczeniowe B-10 Bc
171 Ubezpieczenia społeczne B-5 Bc
172 Ubezpieczenia zdrowotne B-5 Bc
172 Zasiłki rodzinne, chorobowe, pogrzebowe B-5 Bc Dowody uprawnień do zasiłków
173 Wnioski o emerytury B-5 Bc
174 Wnioski o rentę B-5 Bc
175 Legitymacje ubezpieczeniowe B-5 Bc
176 Ewidencja emerytów i rencistów B-10 Bc
18 OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
180 Wnioski o zgłoszeniu zbioru danych osobowych do rejestracji
B-5 Bc
181 Wnioski i informacje o zbieraniu, przetwarzaniu i udostępnianiu danych
B-5 Bc
182 Organizacja zabezpieczenia danych osobowych B-5 Bc
19 POSTĘPOWANIE DYSCYPLINARNE Dotyczy pracowników
190 Teczki osobowe akt postępowania dyscyplinarnego
A Wraz z ich rejestrem
191 Orzeczenia Komisji Dyscyplinarnej B-10 Jeden egzemplarz odkłada się do teczki osobowej
192 Odwołania i decyzje w sprawie odwołań B-10 - j.w. -
50
2
ŚRODKI RZECZOWE
20
Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi
A Bc Własne ustalenia
21
INWESTYCJE BUDOWLANE
210 Planowanie inwestycji
2100 Ogólne zasady inwestycji A Bc Wytyczne własne, analizy potrzeb
2101 Wnioski dotyczące potrzeb inwestycyjnych B-5 Bc Opracowywane przez jednostki uniwersyteckie, przechowywane zbiorczo w Dziale Modernizacji i Infrastruktury Uczelnianej
2102 Wnioski aplikacyjne o środki inwestycyjne B-5 Bc
211 Przygotowanie inwestycji Hasło grupy rzeczowej
2110 Założenia do prac projektowych B-5 Bc
2111 Zlecenia na wykonanie dokumentacji B-5 Bc
2112 Zlecenia wykonania opinii i ekspertyz technicznych
B-5 Bc Opinie i ekspertyzy przechowuje się w teczkach obiektów
2113 Dokumentacja pozwoleń budowlanych BE-5 Bc
2114 Harmonogramy rzeczowo-finansowe zadań inwestycyjnych
B-5 Bc
2115 Umowy o wykonanie prac budowlanych B-10 Bc
212 Realizacja inwestycji, dokumentacja obiektów
2120 Dokumentacja budowy
BE-5 Bc
2121 Dokumentacja powykonawcza BE-5 Bc Dziennik budowy, oświadczenie kierownika budowy, protokoły badań i sprawdzeń, inwentaryzacja geodezyjna powykonawcza, książka obmiarów
2122 Książki obiektów budowlanych BE-5 Bc Przechowuje się przez cały okres eksploatacji budynku
2123 Dokumentacja prawna i techniczna budynków BE-5 Bc Dla każdego obiektu odrębne teczki; okres przechowywania liczy się od daty zaprzestania eksploatacji obiektu
2124 Ewidencja użytkowanych obiektów A Bc
51
22 ADMINISTRACJA NIERUCHOMO ŚCI
220 Nabywanie, zbywanie nieruchomości A Bc
221 Przejmowanie w użytkowanie lub zarząd B-10 Bc Okres przechowywania liczy się od roku zaprzestania użytkowania
222 Najem nieruchomości B-5 Bc Okres przechowywania liczy się od roku zaprzestania użytkowania
223 Ewidencja mieszkańców i sprawy meldunkowe B-5 Bc Akademiki i domy asystenta
224 Ubezpieczenia budynków B-5 Bc Ubezpieczenia rzeczowe
223 Remonty
2230 Plany remontów B-5 Z podziałem na obiekty; decyzje dot. remontów
2231 Remonty obiektów budowlanych B-5 Bc Dla każdego obiektu zakłada się odrębne teczki zawierające dokumentację dot. remontu
2232 Adaptacje pomieszczeń i urządzeń dla niepełnosprawnych
B-5 Bc
2233 Ocena stanu technicznego instalacji i urządzeń B-5 Bc
2234 Awarie, wypadki losowe B-3 Zlecanie napraw
2235 Konserwacja i drobne remonty bieżące B-5 Bc
224 Eksploatacja nieruchomości
2240 Podatki i opłaty publiczne B-5 Bc Deklaracje, wymiary, korespondencja – za wyjątkiem dowodów księgowych
2241 Umowy na dostawę energii elektrycznej, energii cieplnej, gazu, wody, usuwanie nieczystości
B-5 Bc Dla każdego rodzaju usługi zakłada się odrębne teczki
2242 Inne usługi eksploatacyjne B-3 Utrzymanie czystości, odśnieżanie, usługi kominiarskie, itp.
2243 Kontrola techniczna obiektów i przeglądy instalacji
B-5
23 GOSPODARKA MATERIAŁOWA
230 Aparatura naukowo-badawcza
52
2300 Zapotrzebowania na aparaturę naukowo-badawczą
B-5
2301 Zakupy aparatury naukowo-badawczej B-5 Bc
2302 Realizacja dostaw i odbiory jakościowe aparatury
B-5 Bc
2303 Protokoły przejęcia aparatury B-5 Bc
2304 Reklamacje B-5 Bc
2305 Dokumentacja eksploatacyjno-wdrożeniowa aparatury
B-5 Bc Przechowuje się przez cały okres eksploatacji
2306 Organizacja wystaw i pokazów aparatury i oprogramowania
B-3 Bc
2307 Katalogi i oferty B-2 Bc
2308 Przeglądy, konserwacja i naprawy aparatury i urządzeń
B-2 Bc Zlecenia naprawy
231 Zaopatrzenie
2310 Zapotrzebowania i zakupy materiałów, gazów i opału
B-5 Bc
2311 Zapotrzebowania na zakup sprzętu i urządzeń B-5 Bc
232 Magazynowanie
2320 Magazynowanie i użytkowanie B-5 Bc Kartoteki, dowody przyjęcia, rozchodu, przemieszczenia
24 TRANSPORT I ŁĄCZNOŚĆ
240 Zakupy i rejestracja środków transportu B-5 Bc Wraz z dokumentacją pojazdów; odrębna teczka dla każdego pojazdu
241 Ewidencja środków transportu B-5 Bc
242 Eksploatacja pojazdów
2420 Zamówienia na środki transportu B-5 Bc Składane prze poszczególne jednostki organizacyjne
2421 Książka kontroli wyjazdów i zjazdów B-5
2422 Wykazy przejechanych kilometrów dla jednostek zewnętrznych i wewnętrznych
B-3 Zestawienia miesięczne
2423 Karty drogowe B-5 Bc W odrębnych teczkach dla każdego pojazdu
2424 Książka kontroli wydanych kart drogowych B-5 Bc
2425 Rejestr zakupu paliw B-5 Bc
2426 Miesięczne zastawienia (rejestry) zużycia paliw i olejów
B-5 Bc
2427 Rejestr zleceń napraw warsztatowych i obsługi technicznej
B-5
53
243 Ryczałty samochodowe B-5 Bc Zatwierdzone listy
uprawnionych, umowy
244 Środki ł ączności
2440 Zakładanie i przebudowa sieci telefonicznych B-5 Bc
2441 Harmonogramy przeglądów central i sieci telefonicznych
B-5 Bc
2442 Umowy i abonamenty telefoniczne i RTV
25 OCHRONA ZAKŁADU PRACY
250 Obrona cywilna
2500 Plany obrony cywilnej B-5 Bc
2501 Sprzęt obrony cywilnej B-5 Bc Wykazy, przechowywanie i konserwacja
2502 Szkolenia O.C B-5 Bc Plany i realizacja szkoleń
2503 Zwalczanie skutków klęsk żywiołowych B-5 Bc
251 Ochrona mienia
2510 Plany ochrony mienia B-5 Bc Wraz z korespondencją dot. uzgodnień
2511 Organizacja ochrony B-5 Bc Harmonogramy, dzienniki służby, raporty, rejestry przepustek
252 Ochrona przeciw pożarowa
2520 Kontrola p.poż. obiektów B-5 Dot. przeglądów wewnątrz-uczelnianych. Kontrole Straży Pożarnej – zob. hasło 091
2521 Kontrola sprzętu p.poż B-5
2522 Instalacje i sprzęt p.poż. B-5 Bc
54
3 EKONOMIKA
30 PODSTAWOWE ZASADY EKONOMICZNO-FINANSOWE
300 System finansowy A Bc Ustalenia własne Uczelni
301 System księgowości A Bc Obejmuje również sprawy informatyzacji księgowości
302 Plan kont A Bc
31 FINANSE, KSIĘGOWOŚĆ
310 Obrót gotówkowy
3100 Plany kasowe B-5 -
3101 Raporty kasowe B-5 -
3102 Grzbiety książeczek czekowych B-5 -
3103 Kopie asygnat i kwitariuszy B-5 -
3104 Protokoły kontroli kasy B-5 Bc
311 Finansowanie i kredytowanie
3110 Rozliczenia z budżetem B-5 Bc
3111 Finansowanie własnej jednostki B-5 Bc
3112 Finansowanie jednostek podległych B-5 Bc
3113 Zasady kredytowania B-5 Bc Korespondencja z bankiem finansującym
3114 Finansowanie inwestycji B-5 Bc
312 Dotacje i pożyczki B-5 Bc
32 KSIĘGOWOŚĆ FINANSOWA
320 Dowody księgowe B-5 Bc
321 Księgi rachunkowe
3210 Dzienniki finansowe B-5 Bc
3211 Ewidencja syntetyczna B-5 Bc
3212 Ewidencja analityczna B-5 Bc
3213 Zestawienie obrotów i sald B-5 Bc
322 Rozliczenia B-5 Bc Z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi, itp.
323 Windykacje należności B-5 Bc
324 Uzgadnianie sald B-5 Bc
325 Ewidencja środków trwałych B-5 Bc
55
33 ROZLICZENIA PŁAC
330 Dokumentacja płac Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii i potrąceń z płac
3300 Karty pracy B-5 Bc
3301 Zestawienia nagród B-5 Bc
3302 Zestawienia premii B-5 Bc
3303 Zestawienia innych należności pracowników B-5 Bc
331 Dokumentacja potrąceń z płac
3310 Zajęcia sądowe B-5 Bc
3311 Podatki B-5 Bc
3312 Składki związkowe B-5 Bc
3313 Pożyczki B-5 Bc
3314 Kary B-5 Bc
332 Listy płac B-50 Bc
333 Karty zbiorcze płac B-50 Bc
334 Zaświadczenia o płacach Bc Bc Rejestry wydanych zaświadczeń
335 Podatki
3350 Dokumentacja podatku dochodowego B-5 Bc Miesięczne listy ze stosunku pracy, prac zleconych, umów o dzieło, stypendialne
3351 Oświadczenia pracowników B-5 Bc PIT-2, PIT-2B, PIT-12
3352 Wykazy dot. 50 % kosztów uzyskania B-5 - Dla nauczycieli akademickich i innych
3353 Rozliczenia roczne B-5 -
3354 Informacje o osiągniętych dochodach u płatnika PIT-11
B-5 Bc
3355 Zmiany sytuacji dochodowej pracowników B-5 Bc
3356 Miesięczne informacje o osiągniętych dochodach u płatnika z prac zleconych
B-5 -
3357 Korespondencja z urzędami skarbowymi B-5 Bc
34 KSIĘGOWOŚĆ MAJĄTKOWA
340 Dowody księgowe B-5 Bc Faktury własne i obce
341 Dokumentacja księgowości majątkowej
3410 Kartoteka środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych
B-5 Prowadzona w układach: wg GUS, wg pracowników, wg jednostek organizacyjnych
3411 Potwierdzenia odbioru środków trwałych – OT B-5 Bc
56
3412 Zmiany miejsca użytkowania MT B-5 Bc
3413 Miesięczne kartoteki stanów magazynowych B-5 -
3414 Ewidencja i rozliczenia metali kolorowych B-5 -
3415 Ewidencja przychodów i rozchodów księgozbiorów
B-5 -
3416 Plan amortyzacji środków trwałych B-5 Bc
3417 Dowody magazynowe B-5 Bc Prowadzone w zbiorach: PZ, ZW, RW, WZ
3418 Tabulogramy obrotu magazynowego B-5 Bc
35 KOSZTY
350 Kalkulacje kosztów i cen A Bc Dla najemców, czynszów, itp.
351 Analizy kosztów A Bc Robocze opracowania kat.B-5
36 FUNDUSZE SPECJALNE
360 Zasady gospodarowania funduszami A Bc Ustalenia własne
361 Realizacja funduszy B-5 Bc
37 INWENTARYZACJA
370 Dowody inwentaryzacyjne wartości niematerialnych i prawnych
B-5 Rejestr i oryginały faktur
371 Inwentaryzacja stanów magazynowych B-5 Bc
372 Inwentaryzacje ciągłe B-25 Bc
373 Inwentaryzacje okresowe B-25 Bc
374 Inwentaryzacje doraźne B-5 Bc
375 Inwentaryzacje dodatkowe i kontrolne B-5 Bc
376 Weryfikacja spisów i wyjaśnianie różnic B-5 Bc
377 Kasacja środków trwałych B-5 Bc
378 Kasacja przedmiotów nietrwałych i materiałów B-5 Bc Protokoły i dowody likwidacji
38 ZAMÓWIENIA PUBLICZNE
380 Rejestr zamówień publicznych - w zakresie dostaw, usług i robót budowlanych
B-10
57
381 Dokumentacja postępowania w trybie zamówienia publicznego
B-10 Wniosek o przygotowanie postępowania, ogłoszenie przetargu, powołanie komisji przetargowej, specyfikacja istotnych warunków zamówienia, protokóły komisji, korespondencja z Urzędem Zamówień Publicznych
382 Oferty odrzucone B-3
383 Umowy zawarte w wyniku postępowania przetargowego
B-10 Oryginały w działach zamawiających, kopie w aktach postępowania przetargowego
384 Rejestr sprzedanych specyfikacji istotnych warunków zamówienia
B-5
385 Zapotrzebowania na dostawy, usługi i roboty budowlane
B-3 Bc
386 Wzory dokumentacji do poszczególnych trybów zamówień publicznych
B-5 Bc
39 Dyscyplina finansowa
390 Nadzór Głównego księgowego BE-5 Bc Interwencje
391 Korespondencja finansowa B-5 Bc
58
4 NAUKA
40 TYTUŁY I STOPNIE NAUKOWE
400 Zasady nadawania stopni i tytułów naukowych A Bc
401 Tytuły naukowe Ewidencja
4010 Nadanie tytułu naukowego profesora A -
4011 Nadanie tytułu doktora honoris causa A -
402 Stopnie naukowe
4020 Doktoraty A - Dla każdego doktoranta zakłada się odrębną teczkę zawierającą podanie o wszczęcie przewodu doktorskiego, konspekt pracy, wykaz publikacji, odpis dyplomu magisterskiego, opinie promotora, protokoły egzaminów doktorskich, protokoły posiedzeń komisji, rad, autoreferat, recenzje, pismo do CKK, zawiadomienie o nadaniu stopnia, odpis dyplomu, pracę doktorską
4021 Rejestr doktoratów A - Księga wydanych dyplomów doktorskich
4022 Habilitacje A - Jak przy klasie 4020
4023 Rejestr habilitacji A - Księga wydanych dyplomów
4024 Organizacja promocji B-10 Bc
403 DOKUMENTACJA STANOWISK Dokumentacja formalno-prawna. Mianowania, powołania, angaże poszczególnych osób odkłada się do teczek akt osobowych – klasa 120
4030 Mianowanie na stanowisko profesora nadzwyczajnego
BE10 Bc
4031 Mianowanie na stanowisko profesora nadzwyczajnego na stałe
BE10 Bc
4032 Mianowanie na stanowisko profesora nadzwyczajnego na Uniwersytecie Śląskim na 5 lat
BE10 Bc
4033 Mianowanie na stanowisko profesora nadzwyczajnego na Uniwersytecie Śląskim na czas nieokreślony
BE10 Bc
59
4034 Adiunkci BE10 Bc
4035 Wykładowcy i st. wykładowcy BE10 Bc
4036 Asystenci BE10 Bc
4037 Lektorzy, instruktorzy i inni pracownicy BE10 Bc
4038 Dyplomowani bibliotekarze, pracownicy dokumentacji naukowej, archiwiści
BE10 Bc
404 DOKUMENTACJA FUNKCJI Uwagi jak przy haśle 403
4040 Rektorzy i prorektorzy BE10 Bc
4041 Dziekani i prodziekani BE10 Bc
4042 Dyrektorzy instytutów i kierownicy katedr BE10 Bc
4043 Inne funkcje BE10 Bc
405 Studia doktoranckie A Bc Programy, rekrutacja, tok studiów, akta osobowe doktoranta
406 Staże naukowe i zawodowe (krajowe) B-5 Bc
407 Stypendia naukowe B-5 Bc
408 Zatrudnienie dodatkowe nauczycieli akademickich poza Uczelnią
B-5 Bc
41 PRACE NAUKOWO – BADAWCZE
410 Decyzje KBN w zakresie działalności dotowanej
A Bc
411 Działalność badawcza – dokumentacja umów
4110 Dokumentacja umów naukowo-badawczych A Bc
4111 Dokumentacja umów usługowo-badawczych A Bc
4112 Dokumentacja umów wdrożeniowych A Bc
4113 Dokumentacja umów sprzedaży wyników prac A Bc
412 Dokumentacja projektów badawczych
4120 Konkursy projektów badawczych B-5 Bc
4121 Projekty własne, granty A Bc
4122 Projekty celowe A Bc
4123 Projekty zamawiane A Bc
4124 Projekty finansowane przez KBN A Bc
4125 Zlecenia wewnętrzne na realizację badań własnych
B-5 Bc
4126 Odbiory prac własnych B-5 Bc
4127 Zlecenia wewnętrzne na realizację badań kierunkowych
B-5 Bc
60
4128 Odbiory prac badań kierunkowych B-5 Bc
413 Wnioski o finansowanie działalności statutowej
B-5 Bc
42 PATENTY
420 Przepisy dotyczące postępowania patentowego B-10 Bc
421 Rejestr zgłoszeń A Bc
422 Postępowanie patentowe BE10 Bc
61
5 DYDAKTYKA, STUDENCI
50 DYDAKTYKA Założenia organizacyjno-programowe studiów wyższych
500 Programy i plany studiów stacjonarnych magisterskich
A Bc
501 Programy i plany studiów stacjonarnych licencjackich/inżynierskich
A Bc
502 Programy i plany niestacjonarnych studiów magisterskich
A Bc
503 Programy i plany niestacjonarnych studiów licencjackich/inżynierskich
A Bc
504 Plany studiów podyplomowych A Bc
505 Indywidualne programy i plany studiów A Bc
506 Szkolenie wojskowe i obrona cywilna studentów
B-5 Bc Sprawy porządkowe szkolenia
507 Rozkład zajęć dydaktycznych B-2 Bc Siatki godzin, dyspozycja lokalami dydaktycznymi oraz indywidualne karty obciążeń dydaktycznych nauczycieli akademickich
51 REKRUTACJA
510 Podstawowe zasady A Bc Zarządzenia i wytyczne w sprawach organizacyjnych i zasad przyjęć
511 Limity przyjęć na studia A Bc
512 Egzaminy wstępne
5120 Zbiorcze protokoły wydziałowych komisji rekrutacyjnych
B-50 -
5121 Indywidualne protokoły kandydatów przyjętych na studia
BE50 -
5122 Indywidualne protokoły kandydatów nie przyjętych
B-2 Bc
513 Odwołania w sprawie przyjęć na studia B-5 Bc
514 Kursy przygotowawcze dla kandydatów na studia
B-5 Bc Listy zgłoszeń, organizacja zajęć, siatka godzin
52 DOKUMENTACJA PRZEBIEGU STUDIÓW
520
Teczki osobowe studentów
BE50
-
Teczki osób, które nie podjęły studiów: B-5; Kat. A otrzymują: zakwalifikowane po obronie przez komisję egzaminacyjną do kat. A oraz te, które
62
521
Prace dyplomowe
BE50
-
uczelniana komisja oceny wytypuje po upływie 50 lat do kat. A (w tym teczki pracowników dydaktycznych UŚ, teczki osób znanych publicznie, prace o szczególnej wartości np. dotyczące dziejów UŚ); pozostałe B50 -j.w.-
522 Rejestr wydanych indeksów i legitymacji B-10 -
523 Album studentów A - Rejestr studentów
524 Protokoły egzaminacyjne B-50 -
525 Dziennik lub kartoteka studentów A -
526 Księga dyplomów A -
527 Zaświadczenia w sprawach osobowych studentów
Bc - Rejestr wydanych zaświadczeń
53 ORGANIZACJA I TOK STUDIÓW
530 Podstawowe zasady A Bc Zarządzenia, wytyczne, regulamin studiów
531 Realizacja planów i programów nauczania
5310 Studia magisterskie B-5 Bc
5311 Studia licencjackie/inżynierskie B-5 Bc
5312 Studia podyplomowe B-5 Bc
532 Uruchamianie nowych kierunków studiów A Bc
533 Sesje egzaminacyjne B-2 Bc Sprawy porządkowe – ogłoszenia, wykazy studentów
534 Praktyki studenckie B-5 Bc
534 Studencki ruch naukowy
5340 Koła naukowe A Bc Rejestry, statuty, programy
5341 Obozy naukowe B-3 Bc
535 Programowe wycieczki studentów B-5 Bc
536 Odwołania studentów w sprawie toku studiów B-5 Bc
537 Egzaminy i dyplomy A Bc Normatywy w sprawie egzaminów i dyplomów
54 SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE STUDENTÓW
540 Pomoc socjalna
5400 Akty normatywne i ustalenia własne A Bc
63
5401 Przyznawanie stypendiów, nagród i premii B-5 Bc Wnioski, podania, decyzje
5402 Stypendia ministerialne i fundowane B-10 Bc
5403 Zasiłki i inne formy pomocy B-5 Bc
5404 Urlopy związane ze studiami B-5 Bc
5405 Legitymacje studenckie B-5 Bc
5406 Ubezpieczenia zdrowotne B-5 Bc
541 Domy studenckie B-5 Bc Podania, decyzje, korespondencja
542 Opieka zdrowotna B-5 Bc
543 Wypadki B-10 Bc Protokoły powypadkowe, odszkodowania
544 Działalność wychowawcza Uczelni BE-5 Bc
55 SPRAWY DYSCYPLINARNE STUDENTÓW
550 Teczki spraw dyscyplinarnych B-10 Bc Akta postępowania komisji dyscyplinarnej
551 Wydalenia z Uczelni BE-50 Bc
552 Orzeczenia komisji dyscyplinarnej B-5 Bc Jeden egzemplarz odkłada się do teczki osobowej
553 Upomnienia dziekańskie i rektorskie B-2 Bc
554 Odwołania i decyzje w sprawie odwołań B-5 Bc
56 Organizacje studenckie BE-5 Bc
57 Samorząd studencki BE10 Bc
58 Sport, turystyka, kultura BE-5 Bc
64
6
WYDAWNICTWA, PROMOCJA
60 Program wydawnictw A Bc Badania potrzeb i ustalanie tematyki
61 Plany wydawnicze A Bc
62 TEKI WYDAWNICZE Dla każdego tytułu prowadzi się dokumentację: karty wydawnicze, umowy, opracowania autorskie, opinie, recenzje
620 Wydawnictwa naukowe A Bc
621 Wydawnictwa dydaktyczne (skrypty) A Bc
622 Wydawnictwa informacyjne A Bc Katalogi, foldery
63 Wykonanie poligraficzne
B-2 Bc
64 Rozpowszechnianie wydawnictw B-2 Bc Realizacja zamówień, rozpowszechnianie gratisowe
65 PROMOCJA
650 Informacje własne dla prasy, radia i telewizji
A Bc W tym wywiady, konferencje prasowe
651 Wycinki prasowe o działalności Uczelni i jej jednostek organizacyjnych
A Bc
652 Odpowiedzi na krytykę prasową
A Bc
653 Materiały multimedialne dotyczące promocji Uczelni
A Bc
654 Kroniki i monografie
A Bc
655 Wystawy, pokazy, imprezy kulturalne A Bc Programy, scenariusze, księgi pamiątkowe
656
657
Techniczna obsługa wystaw, pokazów, imprez Dokumentacja strony internetowej Uniwersytetu Śląskiego
B-2
A
Bc
Bc