JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières 1 Clinique la Lignière Mise en œuvre et utilisation du programme QUALIOS à la Clinique La Lignière

JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières

1

informatisons les tâches routinières

Clinique la Lignière

Mise en œuvre et utilisation du programme QUALIOS

à la Clinique La Lignière

Michaël Gross, responsable qualité 0041 22 999 64 64, [email protected] La Lignière, Gland (Suisse)

Atelier 5


2

Thèmes abordés

• Présentation de l’établissement• Historique démarche qualité• Mise en œuvre de Qualios : étapes clefs et améliorations• Utilisation de Qualios : valeur ajoutée, difficultés et amélioration• Partenariat Clinique La-Lignière – Qualios SAS• Annexes : exemples



3


Présentation de l’établissement

• Située au bord du lac Léman entre Lausanne et Genève (Suisse)

• Fondée en 1905

• Approche globale de la santé

• Exploite 95 lits : suite de traitements

• Programmes de soins et Centre de Santé

• Emploi, avec le Centre de Santé, 230 collaborateurs

Programmes de soins :

Réadaptation cardio-vasculaire ; Rééducation neurologique, orthopédique et rhumatologique ; Psychiatrie compatible avec une clinique ouverte ; Médecine interne et suites de traitements ;

Promotion et éducation de la santé


4


Historique démarche qualité

• Démarche qualité en vue de certification entamée en 2002

• Implantation de Qualios en 2003

• Certification ISO 9001 en 2004

• Certification ISO 14001 en 2007 et renouvellement du certificat ISO 9001


5


Mise en œuvre de QualiosEtapes clefs

• Etapes clefs de l’implantation :

– Formation des administrateurs et « cobayes », test en situation réelle des principaux workflows (3 jours)

– Création de la structure à l’aide du guide d’implémentation

– Vente auprès des collaborateurs (porte d’entrée = documentation)

– Formation des collaborateurs

– Organisation de « Cafés Qualité » accessibles aux collaborateurs

– Introduction du formulaire « commande de repas »


6


Mise en œuvre de QualiosElements d’amélioration

• Voici les défaillances perçues lors de la mise en oeuvre :

– Technologie trop en avance par rapport aux compétences spécifiques (informatique) du personnel

– Au début, Qualios était peu utilisé car peu ou pas connu (manque de communication, peu d’intérêt pour les personnes ne disposant pas d’ordinateur)

– Qualios aurait dû devenir la plateforme de base sur tous les postes de travail informatisés


7


Utilisation de Qualios : valeur ajoutée

• Gain de temps dans les cycles de signature

• Simplification de l’archivage (doc. Qualios et pièces jointes)

• 1 seule version du document disponible en tout temps

• Permet de rendre concret la démarche qualité

• Construction solide des différents workflows

• Traçabilité des enregistrements simplifiée

• Limite l’utilisation du papier

• On va plus loin que la gestion documentaire : instrument de communication


8


Utilisation de Qualios : difficultés et conseils

• Gestion documentaire – former plusieurs rédacteurs (1 seul ne peut pas suivre)– limiter le délai entre la demande de l’utilisateur et la mise en activité sur le portail– limiter le nombre de signataires dans les cycles de signature

• Gestion du portail (intranet)– créer les portails en équipe, avec les utilisateurs concernés– former le nouveau personnel

• Gestion des processus (workfows)– c’est pas parce que le processus est informatisé qu’il n’y a plus de problèmes. Il faut intégrer l’informatique dans les processus déjà existants

• Pour les personnes ne disposant pas d’ordinateur personnel- mettre à disposition au moins un poste par service- le resp. de service doit gérer la mise à jour des documents (l’informer de toutes nouvelles versions qui le concerne)- le RAQ doit s’assurer que chaque personne ait la possibilité de faire remonter les informations (ex : déclarations qualité)


9


Partenariat Qualios SAS – Clinique La Lignière

• Personnalisation du produit : flexibilité– Structure de base de Qualios– Formulaires intranets– Demandes d’améliorations prises en compte par « Qualios SAS »

• Moyens permettant une collaboration durable :– Club utilisateur Qualios : écoute client, partage d’expériences– Une nouvelle version par an– Un service clientèle performant


10


Annexes : page d’accueil qualios


11


Annexes : formulaire intranet annonce de chute


12


Annexes : formulaire intranet Tableau de bord


13


Questions - Réponses


14


MERCI POUR VOTRE ATTENTION

Documents

JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières 1 Clinique la Lignière Mise en œuvre et utilisation du programme QUALIOS à la Clinique La Lignière