Upload
others
View
4
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
PEMBUATAN DASHBOARD UNTUK MENGUKUR KINERJA
MANAJEMEN PERSEDIAAN STUDI KASUS DI RUMAH SAKIT XYZ
Johansyah Dwi Utomo - 5206 100 034LAB : Sistem Pendukung Keputusan
PEMBIMBING
• Mahendrawati Er, S.T. MSc. Ph.D.
• Danu Pranantha, S.T, M.Sc.
PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
• Aktivitas manajemen persediaan rumah sakit memiliki dampak yang besar terhadap kinerja dari keseluruhan aktivitas bisnis rumah sakit (mencapai 25% dari keseluruhanaset).
• Permasalahannya saat ini masalah manajemen persediaan di rumah sakit belum mendapat banyak perhatian,manajemen persediaan seringkali dianggap sebagai proses penunjang yang tidak memiliki peran strategis.
• Langkah awal dalam manajemen persediaan adalahmengindentikasi kondisi saat ini,oleh karena itu dibutuhkanpengukuran kinerja terlebih dahulu,sehingga dapat diketahuiarea-area yang mesti ditingkatkan.
LATAR BELAKANG
• Membuat pengukuran kinerja untuk mengetahui kondisimanajemen persediaan yang ada.
• Menampilkan hasil pengukuran kinerja secara baik daninformatif dengan dashboard.
PERUMUSAN MASALAH
• Menentukan tujuan apa yang ingin dicapai oleh bagianmanajemen persediaan di rumah sakit
• Menentukan indikator-indikator apa saja yang digunakan untuk mengukur kinerja manajemenpersediaan di rumah sakit
• Bagaimana merancang visualisasi dashboard dari hasilpengukuran kinerja manajemen persediaan?
• Bagaimana mengimplementasikan rancangan ke dalamdashboard?
BATASAN MASALAH
• Pengukuran kinerja hanya pada bagian logistik Rumah Sakit
• Data-data inventori yang digunakan hanya pada periode tertentu, berdasarkan data-data yang ada dirumah sakit.
• Indikator yang digunakan merupakan indikator yang tidak berhubungan dengan cost.
• Pembuatan dashboard menggunakan bahasa pemrograman PHP
TUJUAN
• Membuat dashboard yang mempermudah pihak rumah sakit untuk memonitor pencapaian tujuan manajemen persediaan rumah sakit serta memberikan pertimbangan dalam pengambilan keputusan
TINJAUAN PUSTAKA
DASHBOARD
• Dashboard merupakan salah satu solusi untuk penyajian dan visualisasi data.
• Dashboard adalah suatu model antarmuka sistem informasi yang dianalogikan seperti dashboard sebuah mobil yang mudah untuk dipelajari
• Karakteristik dashboard▫ Dashboard menggunakan komponen visual (e.g, chart, grafik batang, pengukur,
pie, dll) untuk memberikan informasi dari data yang di gunakan.
▫ Dashboard transparan kepada user, user hanya memerlukan sedikit training danmudah untuk digunakan.
▫ Dashboard mengkombinasikan berbagai macam data ke dalam satu tampilan, merangkum, dan memberikan pandangan bisnis.
▫ Dashboard bersifat dinamis, memberikan pandangan sebenarnya secara tepat, serta memungkinkan user untuk mengetahui update perubahan baru padabisnis.
Merancang dashboard??
• Terdapat 4 elemen penting yang harus diperhatikandalam merancang dashboard
1. Screen dan warna
2. Chart type
3. Animation with relevance
4. Optimal content placement
• Dalam mendesign layout dashboard tedapat 3 faktoryang harus diperhatikan
1. Number of windows/frame
2. Symmetry and Proportions
3. Computer resolusi
TEKNOLOGI
• Code igniter
• Fusion chart
• JPGraph
• MySql
METODE PENELITIAN
Diagram alur metode penelitian
PENGOLAHAN DATA
Data inputan
• Data inputan adalah data-data periodik tahun 2008-2009
• Berdasarkan kebijakan rumah sakit,logistik dibagimenjadi 3 kategori yaitu:
• Kategori obat&jamu :1. Alkohol:2. Invicloth:3. Cairan infuz
• Kategori alkes :1. Spuit 3cc:2. Kasa gelondong
• Kategori reagen :1. Combur m10:2. glukose
Data tiap item secara lengkap diatas dapat dilihat padalampiran B
Objective
%Inventory stockout
Mengurangi tingkat ketidak tersediaan suatu item ketikaada permintaan
6
UnitJumlah item masuk vs item keluar
Mengukur alur keluar masuk untuk tiap item pada periodetertentu
5
% / Rp
Nilai Persediaaninventory
Mengidentifikasi dan memanage valueable item4
UnitInventory stock/persediaan
Mengukur tingkat persediaan suatu item pada periodetertentu
3
%Inventory fill rateMeningkatkan jumlah pemenuhan permintaan terhadapjumlah persediaan
2
%Inventory service level
Meningkatkan frekuensi pemenuhan permintaan terhadapjumlah persediaan
1
Meningkatkan service level (tingkat pelayanan) dari bagianlogisitk
UNIT
KPIObjektif
Detail KPI
<50 %<50 %Poor
60 % - 70 %60 % - 70 %Okay
70 % - 80 %70 % - 80 %Good
> 80 %> 80 %ExcellentTreshold
Tabel recordLine chart, Bar chart
Bar chartBar chartPresentation model
ActionActionAlert
Nilai item x tingkatpersediaan
Jumlah inventoriakhir / 3
1 – (jumlah out of stock / total permintaan)
1 – (berapa kali out of stock / total permintaan)
Calculation
Nilai persediaanRata-rata persediaan
Tingkat inventory fill rate
Tingkat inventory service level
ItemItemItemItem
Nama itemPeriodePeriodePeriodeDimension
Percentage changePercentage changecalculation
Tahun 2008-2009Tahun 2008-2009
Tahun 2008-2009Tahun 2008-2009basisVariance
Nilai PersediaanInventory stock Inventory fill rate Inventory service level
KPI
Detail KPI( lanjutan)
> 50 %Poor
30 % - 40 %Okay
20 % - 30%Good
0% - 20 %ExcellentTreshhold
Bar chartBar chartPresentation model
Alert
Jumlah Stockout / 3Calculation
Tingkat stockoutJumlah item
Nama itemNama item
PeriodePeriodeDimension
Percentage changecalculation
Tahun 2008-2009Tahun 2008-2009BasisVariance
Inventory stockoutJumlah item masuk vsitem keluar
KPI
Alur pemrosesan data
DESAIN DATABASE DAN LAYOUT DASHBOARD
Rancangan database
terdiri
mempunyaii
mempunyai
memiliki
mendapat
mendapatt
ada
data2
id_dataperiodelomasukkeluarltstockouttot_permintaantot_stockoutstatus_fil lstatus_servicestatus_stockstatus_stockout
<pi> IntegerVariable characters (10)Long integerLong integerLong integerLong integerLong integerIntegerIntegerIntegerIntegerIntegerInteger
<M>
Identifier_1 <pi>
stockout
id_stockoutperiodererata_stockout
<pi> IntegerVariable characters (10)Long integer
<M>
Identifier_1 <pi>
fi ll_rate
id_fil lrateperiodenilai_fil l_rate
<pi> IntegerVariable characters (10)Long integer
<M>
Identifier_1 <pi>
kategori
id_kategorijenis
<pi> IntegerVariable characters (20)
<M>
Identifier_1 <pi>
barang
id_barangnamanilai
<pi> IntegerVariable characters (20)Long integer
<M>
Identifier_1 <pi>
service_level
id_serviceperiodenilai_service_level
<pi> IntegerVariable characters (10)Long integer
<M>
Identifier_1 <pi>
stock
id_stockperiodererata_stockstatus_nilaipersediaan_item
<pi> IntegerVariable characters (10)Long integerInteger
<M>
Identifier_1 <pi>
nilai_persediaan_peritem
id_persediaanperioden_persediaan_peritem
<pi> IntegerVariable characters (10)Long integer
<M>
Identifier_1 <pi>
Relasi• Kategori – barang: Kardinalitas :one to many, dengan detail minimal 1
maksimal banyak.• Barang – kategori: Kardinalitas : Many to one, dengan detail minimal 1
maksimal 1• Barang – data2: Kardinalitas : one to many, dengan detail minimal 1 maksimal
banyak• Data2 – barang: Kardinalitas : Many to one, dengan detail minimal 1 maksimal 1• Data2 – service_level: Kardinalitas : one to one, dengan detail minimal 0
maksimal 1.• Service_level – data2: Kardinalitas : one to one, dengan detail minimal 1
maksimal 1.• Data2 – fill_rate: Kardinalitas : one to one, dengan detail minimal 0 maksimal
1.• Fill_rate – data2: Kardinalitas : one to one, dengan detail minimal 1 maksimal 1.• Data2 – stock: Kardinalitas : one to one, dengan detail minimal 0 maksimal 1.• Stock – data2: Kardinalitas : one to one, dengan detail minimal 1 maksimal 1.• Data2 – nilai_persediaan_peritem: Kardinalitas : one to one, dengan detail
minimal 0 maksimal 1.• nilai_persediaan_peritem – data2: Kardinalitas : one to one, dengan detail
minimal 1 maksimal 1.• Data2 – stockout: Kardinalitas : one to one, dengan detail minimal 0 maksimal
1.• Stockout – data2: Kardinalitas : one to one, dengan detail minimal 1 maksimal 1.
Chart tiap KPI
•Inventori fill rate
•Inventori service level
•Inventori stock
Chart tiap KPI lanjutan
•Jumlah item masuk,
keluar,tingkat persediaan
•Nilai persediaan
•Inventori stockout
Rancangan layout dashboard
• Menu umum� Informasi perbandingan nilai persediaan semua kategori (pie
chart). � Informasi perbandingan inventori service level semua kategori
untuk periode 1 – periode 8 (trend line chart).� Informasi perbandingan inventori fill rate semua kategori untuk
periode 1- periode 8 (trend line chart)
• Menu obat&jamu� Informasi inventori service level tiap-tiap item kategori obat &
jamu (Bar chart)� Informasi inventori fill rate tiap-tiap item kategori obat &
jamu(Bar chart)� Alert/peringatan jika prosentase inventori service level dan
inventori fill rate rendah.� Informasi inventori stockout tiap-tiap item kategori obat&
jamu(Bar chart)� Informasi jumlah unit masuk, jumlah unit keluar,tingkat
persediaan ( line chart, bar chart)� Informasi nilai persediaan tiap-tiap item kategori obat & jamu
(Tabel record)
IMPELMENTASI
Alur implementasi
Hasil dashboard menu umum
Hasil dashboard menu obat&jamu
Hasil analisis
Dilihat dari dashboard umum (gambar 6.4) ternyata kategori reagen
nilai persediaannya paling besar mencapai 50%, Ini berarti kategori initermasuk kategori barang yang penting. Untuk mengetahui kinerjapersediaan ini bisa dilihat dari trend service level dan fill rate. Ternyatakategori ini memiliki trend kinerja yang tidak terlalu bagus dimanaservice level tidak diatas 50% bahkan pernah dibawah 50% padaperiode 8. Sedangkan trend fill rate pernah hanya 50% pada beberapaperidoe. Ini berarti perlu diselidiki kenapa service level sangat rendahpada periode tersebut dengan melihat dashboard kategori reagen padaperiode-periode dimana service level dan fill ratenya rendah.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
1. Penggunaan dashboard pada bagian logistik dapat membantumanajemen bagian logisitk rumah sakit untuk mengukurpencapaian terhadap tujuan yaitu meningkatkan pelayanan(service level). Dengan indikator-indikator seperti Inventoriservice level,inventori fill rate,inventori stockout, nilai persediaan, tingkat persediaan
2. Dengan dashboard dapat mempermudah user dalam hal inibagian logisitk rumah sakit untuk menganalisa area-area mana yang perlu mendapat perbaikan.
3. Untuk merarancang dashboard diperlukan beberapa langkahseperti perumusan dan penentuan objective,penentuan KPI yang merepresentasikan dari objective, pengumpulan data, pembuatanstoryboard, dan pembuatan dashboard.
Saran
1. Penentuan KPI yang digunakan harus benar-benardapat merepresentasikan dari objective utamapembuatan dashboard.
2. Untuk penentuan KPI yang dapat mencakup aspek lain seperti biaya diperlukan data yang mendukunginformasi biaya.
3. Untuk tipe chart yang beragam diperlukan teknologiyang mendukung untuk membuat chart tersebut.
TERIMA KASIH