J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h | 0

PETUNJUK TEKNIS

E-KINERJA PENYULUH

Tim Penulis Ditpena Islam

DIREKTORAT PENERANGAN AGAMA ISLAM

DITJEN BIMBINGAN MASYARAKAT ISLAM

KEMENTERIAN AGAMA RI

2016

J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h | 1

Kata Pengantar

Alhamdulillah, atas dukungan dan dorongan semua pihak, aplikais E-

Kinerja Penyuluh telah siap untuk menjadi media pencatatan dan pengawasan

kinerja Penyuluh Agama Islam (PAI). Ini merupakan sebuah terobosan baru

guna meningkatkan transparansi dan akuntabilitas kinerja PAI.

Melalui aplikasi E-Kinerja Penyuluh, seluruh pihak dapat berpartisipasi

melakukan pengawasan dengan efektif dan efisien. Aplikasi ini menandai

berakhirnya era hardcopy sebagai bentuk pelaporan kinerja. Dengan demikian,

akuntabilitas kinerja PAI dapat ditingkatkan lebih baik.

Aplikasi ini merupakan aktualisasi dari spirit Menteri Agama Menyapa

Penyuluh, sebuah program yang menjadi bukti besarnya perhatian pemerintah

terhadap eksistensi PAI. Melalui program ini, setiap pengambil kebijakan pada

masing-masing tingkatan dapat memantau mobilitas dan kinerja Penyuluh

Agama Islam.

Tahun 2016 merupakan momentum revitalisasi PAI. Lahir dari rahim

perjuangan kemerdekaan, penyuluh agama Islam telah menancapkan

eksistensinya sebagai penjaga, pembina dan pendamping ummat. Dari Sabang

hingga Mauroke tertulis berbagai kisah heroik para penjaga umat yang harus

kita apresiasi. Kini, tugas kita adalah mendorong dan memotivasi mereka untuk

terus berkreasi melahirkan generasi Islam yang amanah dan istiqomah.

Direktorat Penerangan Agama Islam telah mengambil beberapa langkah

strategis guna merevitalisasi PAI. Revitalisasi tidak hanya sebatas jargon,

melainkan tindakan nyata berupa kebijakan yang mencakup regulasi,

pengawasan dan infrastruktur.

Kami berharap, terbitnya aplikasi ini dapat memotivasi lahirnya inovasi-

inovasi baru yang akan terus mendorong peningkatan kinerja aparatur Penyuluh

Agama Islam.

Kepada semua pihak yang terlibat, kami ucapkan terima kasih. Semoga ini

menjadi langkah besar menuju perubahan yang lebih baik.

Jakarta, Mei 2016

Tim Penulis

J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h | 2

Daftar Isi

Kata Pengantar

Daftar Isi

BAB I Selayang Pandang

1. Landasan hukum 3

2. Tujuan 3

3. Ruang Lingkup 4

BAB II Penanggung Jawab 5

1. Direktorat penerangan Agama Islam 5

2. Kanwil Kementerian Agama Provinsi 6

3. Kementerian Agama Kabupaten/Kota 6

BAB II Penanggung Jawab 5

4. Direktorat penerangan Agama Islam 5

5. Kanwil Kementerian Agama Provinsi 6

6. Kementerian Agama Kabupaten/Kota 6

BAB III Administrator 7

1. Apa Saja Tugas dan Fungsi Admin? 7

2. Ketentuan Umum 8

3. Tugas dan tanggung Jawab 8

4. Reset Pasword 9

5. Print Out Rekap Kinerja 10

6. Peta Keagamaan 10

BAB IV Teknis Pengisian 12

1. Ketentuan Umum 12

2. Teknis Pengisian

Data Diri 12

Info Penting 13

Input Kegiatan 14

Edit/Hapus Kegiatan 16

Lampiran Kegiatan 16

Peta Keagamaan 16

J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h | 3

BAB I

SELAYANG PANDANG

Revitalisasi Penyuluh Agama Islam sebagaimana tercantum dalam

rencana Kerja Pemerintah (RKP), merupakan amanah yang harus dijabarkan

secara teknis dalam bentuk kebijakan strategis. Revitalisasi Penyuluh Agama

Islam merupakan program strategis guna meningkatkan peran dan kinerja PAI

dalam melakukan pembinaan.

Revitalisasi diwujudkan dalam tiga hal. Pertama, penguatan regulasi,

diantaranya regulasi yang mengatur rekrutmen, pembinaan dan pengawasan

kinerja PAI. Kedua, penyediaan database PAI berbasis aplikasi melalui

Simpenais. Ketiga, peningkatan akuntabilitas kinerja PAI melalui dokumentasi

berbasis online, yaitu E-Kinerja Penyuluh.

Pengawasan kinerja Penyuluh Agama Islam dilakukan melalui aplikasi E-

Kinerja Penyuluh. Aplikasi ini merekam dan mendokumentasikan kinerja dan

kegiatan Penyuluh Agama Islam, dengan tujuan meningkatkan akuntabilitas dan

transparansi kepenyuluhan agama Islam. Melalui E-Kinerja Penyuluh, seluruh

kegiatan dan program pembinaan Penyuluh Agama Islam terekam dan dapat

diakses secara virtual oleh para pengambil kebijakan.

Landasan hukum

1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan

Pembangunan Nasional.

2. Undang-Undang Republik Indonesia tentang Anggaran Pendapatan dan

Belanja Negara.

3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 94 Tahun 2006 tentang

Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian

Negaran RI.

4. Peraturan Presiden Nomor 10 Tahun 2005 tentang Unit Organisasi dan

Tugas Eselon 1 Kementerian Negara RI yang telah diubah terakhir dengan

Peraturan Presiden Nomor 21 Tahun 2008.

5. Peraturan Menteri Agama Nomor 10 Tahun 2010 tentang Organisasi dan

Tata Kerja Kementerian Agama RI.

J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h | 4

Tujuan

E-Kinerja Penyuluh lahir dengan tujuan:

1. Terdokumentasinya kinerja PAI secara online;

2. Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi pengeloalan PAI;

3. Menciptakan pola evaluasi dan monitoring secara cepat dan efektif;

4. Menyajikan peta keagamaan secara aktual dan akurat.

Ruang Lingkup

E-Kinerja Penyuluh berisi beberapa rubrik, yaitu:

1. Dashbord

Berisi tentang jumlah PAI Fungsional dan Honorer di masing-masing

wilayah

Rekapitulasi kinerja

Daftar rubrikasi E-Kinerja Penyuluh

2. Info Penting

Berisi informasi kepenyuluhan dan materi-materi dakwah. Melalui info

penting, Penyuluh Agama Islam dapat mengakses informasi secara cepat

dan akurat.

3. Data Diri

Berisi data lengkap riwayat hidup PAI. Data ini akan menjadi dokumen

kepegawaian mencakup: riwayat hidup, riwayat pendidikan, riwayat

jabatan dan riwayat pengabdian.

4. Kegiatan

Rubrik ini berisi daftar kegiatan yang telah dilaksanakan sesuai dengan

kelas kepangkatan, mendokumentasikannya berdasarkan hari dan tanggal.

5. Peta Keagamaan

Peta keagamaan berisi informasi keagamaan dan hal-hal yang menjerumus

pada potensi konflik dan masalah keagamaan. Misalnya: keberadaan aliran

sempalan, potensi konflik antar masyarakat. Melalui peta keagamaan, PAI

dapat melaporkan kondisi di wilayah kerjanya secara online dan berbasis

google mapp.

6. Report

Rangkuman dan rekapitulasi daftar kegiatan yang dilakukan selama kurun

waktu tertentu.

J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h | 5

BAB II

PENANGGUNG JAWAB

E-kinerja Penyuluh didesain untuk digunakan secara berjenjang dari

tingkat pusat hingga Kabupaten/Kota. Pada setiap tingkatan, ditetapkan seorang

penanggung jawab yang merupakan representasi jabatan bidang Penerangan

Agama Islam. Penanggung jawab ditetapkan melalui SK pejabat terkait pada

masing-masing tingkatan.

1. Direktorat Penerangan Agama Islam

Secara operasional, E-Kinerja Penyuluh berada di bawah kendali Subag

Tata Usaha Ditpena Islam. Adapun dalam hal pemantauan dan pemanfaatan

berada di bawah kendali Subdit Bimbingan Penyuluhan.

Subag Tata Usaha juga bertugas melakukan pengembangan program

aplikasi E-Kinerja Penyuuh sesuai dengan kebutuan di lapangan. Pada setiap

tahun anggaran, dialokasikan anggaran untuk pengembangan tersebut.

Adapun tugas dan tanggung jawab Subag Tata Usaha Ditpena Islam, yaitu:

a) Memonitor pelaporan manual dan online pengisian E-Kinerja Penyuluh oleh

admin provinsi;

b) Mengintruksikan admin Pusat untuk menindaklanjuti kesulitan yang

dihadapi admin provinsi/kabupaten dalam pengoperasian E-Kinerja

Penyuluh;

c) Memastikan seluruh data E-Kinerja Penyuluh telah tersosialisasikan

kepada jajaran di tingkat Kanwil Kemenag Provinsi;

d) Melaporkan hasil pemantauan E-Kinerja Penyuluh kepada Direktur Pena

Islam setiap bulan ke-4 tahun anggaran

2. Kanwil Kementerian Agama Provinsi

Di tingkat Provinsi, pemantauan dan pengawasan E-Kinerja Penyuluh

berada di bawah kendali Kabid Pena Islam Provinsi, dibantu oleh Kepala Seksi

Penyuluh Agama Islam dan Administrator. Segala bentuk kebijakan terkait

opreasional E-Kinerja Penyuluh dikendalikan oleh Kepala Bidang Penaiszawa.

Adapun tugas dan tanggung jawab dimaksud, yaitu:

a) Memonitor pelaporan manual dan online pengisian data E-Kinerja

Penyuluh oleh admin Kabupaten/Kota;

J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h | 6

b) Menunjuk seorang Admin SIMPENAIS Provinsi untuk merangkap Admin

E-Kinerja Penyuluh Tk. Provinsi.

c) Mengintruksikan admin Provinsi untuk menindaklanjuti kesulitan yang

dihadapi admin Kabupaten dalam pendataan dan/atau berkoordinasi

dengan admin E-Kinerja Penyuluh Pusat;

d) Mengevaluasi pengisian E-Kinerja Penyuluh pada setiap kabupaten/kota

setiap triwulan.

3. Kementerian Agama Kabupaten/Kota:

Kepala Seksi Biams Islam merupakan penaggung jawab E-Kinerja Penyuluh

di tingkat Kabupaten/Kota. Adapun tugas dimaksud, yaitu:

a) Memonitor pelaporan manual dan online pengisian E-Kinerja Penyuluh

Penyuluh Agama Islam., dibantu oleh Admin E-Kinerja Penyuluh;

b) Menunjuk Admin Simpenais Kabupaten/Kota untuk menjadi Admin E-

Kinerja Penyuluh.

c) Mengintruksikan Admin E-Kinerja Penyuluh Kabupaten/Kota untuk

menindaklanjuti kesulitan yang dihadapi Penyuluh Agama Islam dalam

pengisian;

d) Menyelenggarakan Bimtek pengisian E-Kinerja Penyuluh bagi para

Penyuluh Agama Islam;

e) Melaporkan secara berkala perkembangan pengisian E-Kinerja Penyuluh

kepada Kepala Bidang Penais Provinsi.

J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h | 7

BAB III

ADMINISTRATOR

Administrator – disingkat admin- adalah seorang staf JFU yang ditetapkan

melalui SK pejabat terkait, bertugas mengelola E-kinerja penyuluh dan

mengawasi penggunaannya. Admin adalah pelaksana teknis operasional E-

kinerja penyuluh. Admin E-kinerja penyuluh juga merupakan admin Simpenais.

Seperti halnya penanggung jawab, admin juga dibentuk secara berjenjang

sesuai dengan tingkatan pada hirarki Kementerian Agama. Dalam menjalankan

tugasnya, admin senantiasa berkoordinasi dengan pejabat di atasnya, sehingga

segala aktivitasnya dapat terkoordinir.

Apa Saja Tugas dan Fungsi Admin?

1. Admin Pusat

a) Melakukan pemantauan data E-Kinerja Penyuluh seluruh Indonesia

b) Membuat/merubah akun admin provinsi

c) Mengoreksi in put data E-Kinerja Penyuluh

d) Menyampaikan laporan hasil evaluasi E-Kinerja Penyuluh kepada

Direktur Penerangan Agama Islam melalui Kasubag Tata Usaha.

e) Menyampaikan kajian tentang pengembangan aplikasi E-Kinerja

Penyuluh sesuai dengan usulan dari daerah.

2. Admin Provinsi

a) Menggunakan username dan pasword Simpenais untuk masuk kedalam

aplikasi E-Kinerja Penyuluh;

b) Berkoordinasi dengan Kabid Pena Islam dalam pengawasan entry data E-

Kinerja Penyuluh

c) Menyelenggarakan pelatihan bagi admin E-Kinerja Penyuluh

Kabupaten/Kota;

d) Memantau pengisian E-Kinerja Penyuluh yang dilakukan penyuluh agama

Islam;

J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h | 8

3. Admin Kabupaten/Kota

a) Berkoordinasi dengan Kasi Bimas Islam untuk pelaksanaan pengisian E-

Kinerja Penyuluh;

b) Mengawasi entry E-Kinerja Penyuluh yang dilakukan penyuluh agama

Islam;

c) Memastikan seluruh PAI melakukan pengisian dengan benar

d) Menggunakan username dan pasword Simpenais untuk melakukan

pemantauan kinerja penyuluh agama Islam di wilayah kerja masing-

masing.

Ketentuan Umum

1. Administrator dapat melihat seluruh catatan kinerja penyuluh di

wilayahnya saja, tanpa bisa melihat data pada wilayah lain yang bukan

tanggung jawabnya.

2. Administrator tidak dapat menghapus/edit in put data kinerja Penyuluh.

Edit/hapus hanya dapat dilakukan oleh penyuluh yang bersangkutan.

3. Administrator tidak dibebankan untuk in put kegiatan pada e-kinerja

penyuluh.

4. Administrator tidak boleh mereset paswords e-kinerja kecualai atas

permintaan penyuluh yang bersangkutan, dibuktikan dengan bukti sah

pemilik akun.

Tugas dan Tanggung Jawab Administrator

1. Memastikan PAI Fungsional telah terdaftar pada Simpenais.

Setiap PAI yang hendak melakukan pengisian E-Kinerja Penyuluh, maka

harus dipastikan bahwa namanya telah terdata pada Simpenais.

2. Memastikan NIP dan tanggal kelahiran PAI tertulis secara benar, agar

dapat digunakan sebagai username dan password E-kinerja.

3. Username dan Paswords Admin.

Username dan paswords Administrator E-Kinerja Penyuluh mengikuti

Username dan paswords pada Simpenais. Perubahan Username dan

paswords mengikuti apa yang dirubah pada Simpenais. Jika terjadi lupa

J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h | 9

password, maka Admin Kabupaten/Kota meminta password baru kepada

Admin Provinsi.

Reset Paswords

Jika terdapat penyuluh yang lupa lupa paswords, maka Admin

Kabupaten/Kota melakukan reset password melalui database pada

Simpenais. Setelah di reset, maka password akan kembali menggunakan

tanggal dan tahun kelahiran sebagaimana pertama kali aktivasi.

Bukalah Form Penyuluh PNS – Pilih Nama Dituju – Reset Pasword.

J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h | 10

Print Out Rekap Kinerja

Untuk mendapatkan bukti otentik kegiatan penyuluh, administrator dapat

melakukan print out kinerja. Untuk mendapatkan bukti otentik, bukalah

lampiran untuk melihat dokumen pendukung.

Bukalah menu report – bukalah menu lampiran maka akan keluar

dokumen yang dilampirkan tersebut.

Peta Keagamaan

Peta keagamaan didesain berdasarkan wiayah kerja masing-masing. Bagi

Admin Kabupaten, hanya dapat melihat peta keagamaan di wilayah

kerjanya saja. Begitu pula, admini provinsi hanya dapat melihat di wilayah

provinsinya saja.

J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h | 11

Untuk mendapatkan data detail, klik balon yang tampil pada peta, maka

akan tampil sebagia berikut:

J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h | 12

BAB IV

TEKNIS PENGISIAN

E-Kinerja Penyuluh merupkan aplikasi pelaporan kinerja, menggantikan

pola pelaporan manual dalam bentuk hardcopy. Melaui aplikais ini, setiap

Penyuluh dapat mendokumentasikan data diri dan kinerjanya terintegrasi

dengan Simpenais.

Ketentuan Umum

1. Setiap PAI Fungsional mendapatkan username dan paswords E-Kinerja

Penyuluh dengan ketentuan:

- Username: NIP

- Pasword: tanggal lahir dengan format ddmmyyyy

2. Sebelum menggunakan aplikasi E-Kinerja Penyuluh, pastikan bahwa NIP

dan nama terdaftar dalam Simpenais. Hanya mereka yang terdaftar dalam

Simpenais yang dapat menggunakan E-Kinerja Penyuluh; Jika username

dan paswords tidak bisa digunakan, segera menghubungi admin

kabupaten/kota untuk mendapatkan konfrimasi reset pasword. Pastikan

NIP dan tanggal lahir anda sama dengan apa yang tertulis dalam

Simpenais. Jika terdapat kesalahan penulisan NIP dan tanggal lahir, maka

minalah admin Simpenais Kabupaten untuk merubahnya pada database

Simpenais.

3. Untuk menghindari pembajakan akun e-kinerja, Penyuluh agama Islam

harus segera malporkan kepada Administrator Kabupaten/Kota jika

terjadi lupa paswords.

Teknis Pengisian

1. Data Diri

Data diri pada E-Kinerja telah terhubung secara online dengan

Simpenais. Pengisian data diri pada e-kinerja secara otomatis akan

terekam pada Simpenais. Data diri harus diisi dengan melampirkan

dokumen pada beberapa item, sebagai bentuk akuntabilitas.

J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h | 13

2. Info Penting

Berisi tentang pengumuman, artikel dan lainnya yang disampaikan secara

vertikal dari Direktorat Penerangan Agama Islam. Anda dapat

mendownload lampiran pada info penting untuk dapat dibaca dan ditelaah.

J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h | 14

3. In Put Kegiatan

Pilih menu Kegiatan – in put kegiatan – klik Add sebelah kanan layar

anda.

Akan muncul tampilan sebagai berikut:

Berikut contoh pengisian kegiatan:

a. Koordinasi Lintas Sektoral

J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h | 15

b. Membuat Makalah/Khutbah Jumat/dll

c. Pembinaan Dan Penyuluhan Rutin/Ceramah/narasumber/khutbah

Jum’at/kegiatan Sejenis Ceramah Lainnya

d. Pendidikan dan Latihan (Diklat)

J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h | 16

4. Edit/Hapus Kegiatan

Buklah menu “In Put Kegiatan”, lalu pilihlah nama kegiatan yang dituju,

pilih menu edit/hapus pada layar sebelah kanan anda.

5. Lampiran Kegiatan

Lampiran merupakan dokumen pendukung pelaksanaan kegiatan.

Lampiran dapat berupa: undangan, makalah, foto, hasil notulasi dan

sejenisnya.

In Put Kegiatan-Add-Isilah nama kegiatan-lampirkan bukti kegiatan anda

6. Peta Keagamaan

Peta keagaan merupakan laporan digital atas apa yang tengah dijadapi

oleh PAI. Misal: laporan keberadaan aliran sempalan, perdagangan

manusia, konflik keagamaan, dll. Untuk membedakan kondisinya, maka

dibuatkan tiga pilihan warna:

a) Merah : Rawan

b) Biru : Sedang

J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h | 17

c) Hijau : Aman

Pilih menu peta keagamaan – klik Add pada sebelah kanan layar anda

Berikut contoh pengisiannya:

J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h | 18

7. Report

Report berisi seluruh laporan yang telah diisi. Laporan dimaksud dapat

di-print out.

Pilih menu Report – List Kegiatan- pilih menu prit pada sebelah kanan

atas layar anda

Cetak kegiatan

Daftar kegiatan juga dapat dicetak dalam bentuk excel:

8. Merubah Pasword

Pilih menu di sebelah pojok kanan atas layar anda, lalu klik dan pilihlah

opsi merubah pasword.

J u k n i s E - K i n e r j a P e n y u l u h | 19

Saatnya kita berhijrah dari BUDAYA LISAN DAN MANUAL menuju BUDAYA KOMPUTERISASI yang serba otomatis, cepat, efektif, dan efisien