0

SISTEM INFORMASI PEMBUATAN SURAT PENGANTAR

PADA DESA MAOSKIDUL KECAMATAN MAOS

KABUPATEN CILACAP MENGGUNAKAN VB NET

Skripsi

Disusun Oleh :

Anjar Pramudita

08.11.0688

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

PURWOKERTO

2013

1

Anjar Pramudita

08.11.0688

ABSTRAK

Penduduk merupakan sumber daya yang sangat penting bagi negara,

sedangkan surat pengantar terdiri dari dua pengertian yaitu surat dan surat

pengantar itu sendiri. Surat adalah sehelai kertas yang didalamnya terdapat sebuah

pesan singkat yang disajikan dalam bentuk format khas yaitu format surat.

Sedangkan surat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau

pejabat yang berisi penjelasan singkat tetntang surat, dokumen, barang atau bahan

lain yang dikirim. Dalam hal ini surat pengantar berfungsi sebagi sarana atau

jembatan bagi masyarakat untuk mendapatkan pelayanan atau pengakuan dari

desa sesuai dengan kebutuhan masyarakat.

Dalam kegiatan penduduk khususnya di Desa Maoskidul masih ditemukan

kendala dalam pembuatan surat pengantar, yaitu masih menggunakan sistem

manual dengan kata lain masih menggunakan media tulis tangan pada media

kertasuntuk membuat surat pengantar tersebutdan belum terkomputerisasi

sepenuhnya. Hal ini menyebabkan keterlambatan pelayanan kepada masyarakat

dan penyajian laporan terhadap kepala desa.

Dalam penelitian metode yang digunakan dalam penyusunan laopran skripsi

ini, yaitu metode pengumpulan data dan metode pengembangan sistem. Dimana

metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan

metode waterfall. Sedangkan alat bantu yang digunakan dalam perancangan

dengan metode waterfall diantaranya Data Flow Diagram (DFD), Entity

Relationship Diagram(ERD),flowchart system. Sedangkan untuk software

pendukung yaitu menggunakan Microsoft Visual Studio.NET 2008 untuk

perancangan desain program aplikasi,Microsoft SQL Server 2005 untuk desain

database dan Crystal Report.Net 2008 untuk pembuatan laporan.

Setelah dilakukan penelitian mengenai proses pembuatan surat pengantar,

maka diperoleh hasi dari penelitian tersebut yaitu dengan adanya sistem informasi

pembuatan surat pengantar, alur proses pembuatan surat pengantar menjadi lebih

cepat, tepat dan akurat karena dalam proses pembuatanya sudah terkomputerisasi.

Kata kunci : Kependudukan, Surat Pengantar, Database

xvii

2

Information Systems Making A Covering Letter

In Village Maoskidul Maos Sub Distric

District Cilacap Vb Net Using

Abstract

Population is resources Very important for the state, While consisting of a

covering letter two definitions namely, letters and a covering letter itself. A letter

is actually a piece of paper it was a short message servedn form format typical

letter that format. While covering letter is a letter.Addressed to a person or

Containing officials brief explanation About letter document, goods or material

another sent. In this serves as a covering letter a means or a bridge to the

community to get or recognition of service viilage in accordance with the needs of

society.

In its inhabitants still maoskidul especially in the village Found difficulty in

making, covering letter Which is still using the manual in other words Still use the

media in the press writing paper to make a preface is not yet fully computerized.

This causes delay public service and the presentation of a report to the village.

In research methods used in drafting laopran this thesis the method of Data

and method of development system. Where systems used in method of

development this research using methods waterfall. While an auxiliary apparatus

used in design to method waterfall ata fow between diagram ( DFD) , Entity

relationship diagram ( the ERD) flowchart, system. Whereas advocates for

software is using visual studio.net 2008 to microsoft Design of application

program design, microsoft sql server 2005, to design a database and crystal

report.net 2008 for the report.

Having performed research on process of making, covering letter, and

obtained from research are hasiWith the information systems making a covering

letter, the process of making a covering letter become more quick, because

accurate accurate and in the process its computerized already.

Keywords: residence a covering letter, a database

xviii

3

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam era persaingan teknologi dewasa ini, sangat diharapkan peran dari

adanya kantor kepala desa yang mendukung segala aspek kependudukan untuk

memberikan kemudahan bagi warganya dalam membangun aktivitas nyata

guna membangun perekonomian dan mensejahterakan warganya, mulai dari

pembuatan surat pengantar hingga memberikan arahan dari aparat desa kepada

masyarakat, semua itu dilakukan tidak lain dan tidak bukan guna membangun

masyarakat yang produktif. Dalam hal ini diharaapkan dari dunia

kependudukan untuk mendapatkan suatu peran di mata masyarakat, guna

mewujudkan masyarakat yang terampil, mandiri, yang dapat membangun

sebuah bangsa berbasis teknologi global.

Desa Maoskidul salah satu instansi yang bergerak dalam bidang

kependudukan, yang mempunyai peran aktif membangun bangsa yang

didukung dengan pelayanan dari karyawan yang ramah, menambah

kepercayaan dari masyarakat untuk bersikap pro aktif turut membangun

bangsa dan negara. Salah satu dari tugas aparat desa adalah melayani

masyarakat dengan membuatkan surat pengantar kepada warganya yang

membutuhkan.

Sehubungan dengan masalah tersebut, khususnya bagian administrasi

yang bertugas melayani masyarakat dengan pembuatan surat pengantar kepada

warganya, masih menggunakan sistem manual sehingga membutuhkan waktu

yang lama, yaitu dengan kata lain masih menggunakan media tulis tangan pada

media kertas untuk membuat surat pengantar tersebut dan belum

terkomputerisasi sepenuhnya. Disamping itu juga pengolahan data penduduk,

masih tergolong manual karena sebagian datanya masih tersimpan dalam

bentuk arsip menggunakan buku mutasi sebagai media penyimpananya, maka

diperlukanya sistem dan proses kerja yang lebih mudah untuk memfasilitasi

dari berbagai bentuk interaksi yang kompleks, khususnya yang berkaitan

dengan masalah kependudukan. Oleh karena itu ketika masyarakat

mendambakan adanya reformasi dari sektor publik, maka diperlukanya sebuah

proses transformasi menuju penerapan sistem yang lebih baik.

Berdasarkan uraian diatas, maka peneliti tetarik untuk membuat sebuah

aplikasi pembuatan surat pengantar di Balai Desa Maoskidul. Harapanya

dengan aplikasi tersebut dapat memajukan kinerja perangkat desa terhadap

masyarakat.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat diambil perumusan

masalah yaitu bagaimana merancang dan membangun sistem informasi

pedesaan pada Desa Maoskidul.

1

4

C. Batasan Masalah

Agar dalam penelitian ini lebih terarah dan memudahkan dalam

pembahasa, maka perlu adanya batasan masalah meliputi :

1. Pembuatan aplikasi utama yang difunakan untuk membuat surat pengantar

adalah Visual Basic.Net 2008 dengan database SQL Server 2005.

2. Adapun hal yang dibahas dalam masalah ini adalah surat pengantar yang

meliputi surat pengantar kelahiran, surat pengantar kematian, surat

pengantar pindah, surat pengantar kehilangan, surat pengantar tidak mampu,

surat pengantar SKCK.

D. Tujunan Penelitian

Adapun tujuan yang akan dicapai adalah merancang dan membangun

sistem informasi pembuatan surat pengantar pada Desa Maoskidul.

E. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :

1. Mengetahui bagaimana proses perancangan dan cara pembuatan aplikasi

kependudukan.

2. Membuat karya ilmiah dalam bentuk laporan berbasis database.

3. Menciptakan sistem yang baru, untuk pengembangan sistem yang sudah ada

menjadi sistem yang lebih baik.

2

5

LANDASAN TEORI

A. Landasan Teori

1. Konsep Dasar Sistem

a. Definisi Sistem

Barry E. Cushing dan Robert H Blissmer mendefinisikan sistem

adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau

subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sistem adalah

suatu kumpulan dari bagian-bagian yang ditata, berinteraksi bersama-

sama untuk melakukan suatu fungsi (Jogiyanto, 1999).

b. Karakteristik Sistem

Sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu

(Kusrini dan Koniyo, 2007) :

1) Komponen Sistem (Component)

2) Batasan Sistem (Boundary)

3) Subsistem

4) Lingkungan Luar Sistem (Environment)

5) Penghubung Sistem (Interface)

6) Masukan Sistem (Input)

7) Keluaran Sistem (Output)

8) Pengolahan Sistem (Process)

9) Sasaran Sistem (Object)

2. Konsep Dasar Informasi

a. Definisi Informasi

Informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau

diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan

(Tata Sutabri, 2003).

b. Nilai Kualitas Informasi

Oleh karena itu, kualitas informasi perlu diperhatikan. Adapun

kualitas informasi yang baik harus mempunyai kriteria yaitu (Kusrini dan

Koniyo 2007) :

1) Akurat (Accurate)

2) Tepat Pada Waktunya (Timeliness)

3) Relevance (Relevance)

3. Konsep Sistem Informasi

a. Definisi Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur-prosedur

yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi

untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam

organisasi (Henry C. Lucas dalam Tata Sutabri, 2003).

3

6

B. Perancangan Database

Perancangan database ini terdiri :

1. Bagan Alir

Bagan alir (flowchart) yaitu bagan (flow) lair yang menunjukan aliran

(chart) didalam program atau prosedur sistem secara logika yang berfungsi

sebagai alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi (Kusrini dan Koniyo,

2007).

2. Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan diagram tingkat atas, merupakan diagram

dari sebuah sistem yang menggambarkan aliran data yang masuk dan keluar

dari sistem yang masuk dan keluar dari entitas luar (Kusrini dan Koniyo,

2007).

3. DFD

DFD (Data Flow Diagram) yaitu suatu proses yang menggambarkan

arus data dari sistem informasi, baik sistem lama maupun sistem baru secara

logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut

berada (Kusrini dan Koniyo, 2007).

4. ERD (Entity Relationship Diagram)

ERD merupakan notasi grafis dalam pemodelan data konseptual

yang mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan. ERD digunakan

untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini

relatife kompleks.

5. Konsep Dasar Relasi

Beberapa Konsep Database Relasi (relational database) yang

dikenal diantaranya adalah :

a. One-To-One

Misalnya suatu perusahaan mempunyai aturan satu sopir hanya

boleh menangani satu kendaraan karena alasan tertentu (Kusrini dan

Koniyo, 2007).

Gambar 2.1 Bentuk Relasi One-to-One

b. One-To-Many

Misalnya suatu perusahaan selalu berasumsi bahwa satu

pelanggan dapat membeli banyak barang (Kusrini dan Koniyo, 2007).

Gambar 2.2 Bentuk Relasi One-to-Many

C. Basis Data dan DBMS

1. Pengertian DBMS

DBMS (Database Management System)adalah kumpulan file yang

saling berkaitan dengan program untuk pengolahanya. Database adalah

kumpulan datanya, sedangkan program pengelolaanya berdiri sendiri

4

7

dalam satu paket program komersial untuk membaca data, mengisi data,

menghapus data, melaporkan data dalam database (Kusrini dak Koniyo,

2007).

2. Bahasa Basis Data

Bahasa SQL mempunyai beberapa bagian yaitu (Kusrini dan

Koniyo, 2007) :

a. DDL (Data Definition Language).

b. DML (Data Manipulation Language).

c. DCL (Data Control Language).

d. DTL (Data Transaction Language).

D. Penduduk

1. Pengertian Penduduk Indonesia

Penduduk Indonesia adalah semua orang yang berdomisili diwilayah

geografis indonesia selama enam bulan atau lebih atau mereka yang

berdomisili kurang lebih enam bulan tetapi bertujuan untuk menetap

(Kusmiyati, 2005). Sedangkan dinamika penduduk adalah pertumbuahan

atau naik turunya jumlah penduduk di suatu negara (Kusmiyati, 2005).

E. Surat

1. Definisi Surat dan Surat Pengantar

Surat mempunyai arti yang berbeda bila dilihat dari (Soedjito dan

Solchan, 1994) :

a. Sifat isinya, surat adalah jenis karangan paparan. Didalam paparan

tersebut pengarang (penulis) menjelaskan maksud dan tujuan, apa yang

dipikirkan serta apa yang dirasakan.

b. Fungsinya, surat adalah suatu alat atau sarana komunikasi tertulis.

Surat Pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau

pejabat yang berisi penjelasan singkat tetntang surat, dokumen, barang atau

bahan lain yang dikirim (Suparno dan Yunus, 2002).

2. Ciri Surat Resmi

Apabila surat tersebut menyangkut kepentingan tugas, maka surat

tersebut disebut surat resmi (Suparno dan Yunus, 2002). Surat resmi yang

baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut (Suparno dan Yunus, 2002) :

a. Menggunakan raganm bahasa Indonesia yang baku dengan penyampaian

yang singkat, jelas dan santun.

b. Menghindari kata-kata dan singkatan yang tidak umun.

c. Memperhatikan kerapihan dan kebersiha surat.

3. Penomoran Pada Surat

Setiap instansi atau organisasi biasanya memiliki aturan penomoran

dan pengkodean surat yang berbeda, dengan kata lain nomor surat

merupakan identitas surat tersebut, maka penulisan nomor atau kode surat

diatur sebagai berikut :

a. Kata Nomor atau No. diikuti tanda titik dua.

b. Setelah garis miring (/) yang digunakan dalam nomor dan kode surat,

tidak didahului dan diikuti oleh spasi.

5

8

c. Setelah angka tahun tidak diikuti oleh tanda baca apapun.

Contoh : Nomor : 996/C5/LL/1997

Gambar 2.4 Penulisan Nomor Surat

F. Desa (Ketentuan Umum Pemerintah Daerah)

Undang-undang nomor 22 tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah

memberikan pengertian tentang beberapa istilah yaitu (Sundari dan Asy, 2004)

a. Kecamatan adalah wilayah kerja camat sebagai perangkat daerah kabupaten

dan daerah kota.

b. Desa adalah kesatuan masyarakat hukum yang memiliki kewarganegaraan

untuk mengatur dan mengurus kepentingan masyarakat setempat

berdasarkan asal usul adat istiadat setempat yang diakui dalam sistem

pemerintahan nasional dan berada di daerah kabupaten.

G. Microsoft Visual Studio 2008

1. Definisi Microsoft Visual Basic 2008

Visual Basic 2008 merupakan salah satu paket bahasa pemrogaman

dari Visual Studio 2008. Visual Studio 2008 sendiri merupakan sebuah

software untuk membuat sebuah aplikasi seperti apilikasi database, aplikasi

inventory dan sebagainya.

2. SQL Server

SQL Server adalah sebuah platform database yang menyediakan

fondasi yang kuat dimana organisasi-organisasi kecil, sedang dan besar bisa

menampung instruksi IT untuk generasi mendatang

6

9

METODE PENELITIAN

A. Metode Penelitian

Metode pengumpulan data dalam penelitian ini adalah :

1. Kuisioner (Questionnaires)

2. Wawancara (Interview)

3. Observasi

4. Dokumentasi

B. Metode Pengembangan Sistem

Metode pengembangan sistem merupakan suatu proses standar yang

diikuti oleh organisasi untuk melaksanakan seluruh langkah yang diperlukan

untuk menganalisa, merancang, mengimplementasikan, dan memelihara sistem

informasi (Hoffer dkk dalam Kadir, 2008).

Proses pengembangan sistem juga memiliki daur hidup. Daur hidupnya

disebut daur pengembangan sistem informasi (O’Brien dalam Kadir, 2008)

atau lebih umum dinamaka SDLC (System Development Life Cycle).

Gambar 3.1 Tahapan Model SDLC Waterfall Model

Berikut ini adalah tahap-tahap SDLC Waterfall Model Kadir (2003) :

1. Analisis Sistem

Tahapan analisis sistem dilakukan sesudah tahap perencanaan sistem

dan sebelum desain sistem. Tahap analisis sistem merupakan tahap yang

kritis dan sangat penting karena kesalahan di tahap ini akan menyebabkan

kesalahan di tahap sealanjutnya.

2. Desain Sistem

Pada perancangan ini, kebutuhan pemakai akan pemecahan suatu

masalah yang teridentifikasi selama tahap analisis sistem muali dibuat

dengan memperhatikan hal sebagai berikut :

a. Perancangan Konseptual

1) Bagan Alir (flowchart)

Adapun yang akan dibahas dalam kasus ini adalah aliran data

mengenai proses pembuatan surat pengantar.

7

10

Gambar 3.2 Gambar Bagan Alir Proses Pembuatan Surat Pengantar

2) Diagram Konteks

Dalam kasus ini yang akan dibahas adalah diagram konteks

mengenai proses pembuatan surat pengantar.

Gambar 3.3 Gambar Diagram Konteks

3) DFD (Data Flow Diagram)

Adapun yang akan dibahas dalam kasus ini adalah DFD

mengenai proses pembuatan surat pengantar.

8

11

Gambar 3.4 DFD Level 1

9

12

4) ERD (Entity Relationship Diagram)

Adapun yang akan dibahas dalam kasus ini adalah ERD

mengenai proses pembuatan surat pengantar.

Gambar 3.5 DiagramERD

10

13

b. Perancangan Fisik

1) Relasi Antar Tabel

Dalam perancangan sistem informasi pembuatan surat

pengantar, relasi menggambarkan rancangan dari beberapa tabel yang

saling berhubungan yang merupakan fondasi awal dari sitem tersebut.

Gambar 3.6 Relasi Antar Tabel

2) Struktur Tabel

Dalam perancangan sistem informasi pembuatan surat

pengantar, struktur tabel menjelaskan tetang isi komponen dari tabel

tersebut. Berikut adalah komponen tabelnya :

a) Tabel Petugas

b) Tabel KK

c) Tabel Pendidikan

d) Tabel Pekejaan

e) Tabel Penduduk

f) Tabel Kelahiran

g) Tabel Kematian

h) Tabel Pindah

i) Tabel Detpindah

j) Tabel Kehilangan

k) Tabel Skck

l) Tabel Tidak Mampu

11

14

3) Tampilan Antar Muka

a) Tampilan Form Surat Tidak Mampu

Gambar 3.7 Tampilan Form Cerak Keterangan Tidak Mampu

b) Tampilan Laporan Surat Tidah Mampu

Gambar 3.8 Tampilan Laporan Surat Keterangan Tidak Mampu

3. Implementasi Sistem

Merupakan kegiatan akhir dari proses penerapan sistem baru dimana

sitstem baru akan dioperasikan secara menyeluruh (Kusrini dan Koniyo,

2007). Kegiatan implementasi terdiri dari :

a. Pemrogaman

b. Pengujian

c. Konversi

4. Pemeliharaan Sistem

Setelah sistem baru diterapkan, maka sistem harus selalu dipelihara.

Hal ini dimaksudkan untuk membantu kinerja aplikasi atau program,

menditeksi kesalahan-kesalahan yang tidak terdeteksi selama masa

pengujian.

12

15

PENUTUP

A. Kesimpulan

1. Sistem Informasi Pembuatan Surat Pengantar di Desa Maoskidul,

kecamatan Maos, Kabupaten Cilacap telah berhasil di bangun sesuai dengan

rancangan yang telah di susun sebelumnya.

2. Dengan adanya penerapan sistem informasi pembuatan surat pengantar Di

Desa Maoskidul yang terkomputerisasi, diharapkan dapat membantu

petugas dalam proses pengerjaanya.

3. Diharapkan nantinya dapat membantu petugas dalam membuat laporan

penduduk, surat keterangan kelahiran, surat keterangan kematian, surat

keterangan pindah, surat pengantar skck, surat pengantar kehilangan dan

surat pengantar tidak mampu.

B. Saran

1. Karena masih terbatasnya software yang digunakan pada penelitian,

diharapkan kedepanyan menggunakan softwaer yang lebih baik, lebih

canggih dan lebih lengkap dari sekarang

2. Setelah sistem informasi pembuatan surat pengantar di Desa Maoskidul

diterapkan, sebaiknya database harus lebih sering di back up agar data-

datanya tetap terjaga.

13