Juurutuskavand / Business blueprint · Web view) toodud juhendis nimega „Probleemid_lahendused.docx“. kui eelpool nimetatud juhendis antud veateate osas kirjeldus puudub saatke

Versioon_01

Eelarve infosüsteemi kasutusjuhend

SISUKORD1 Dokumendi eesmärk

2 Lühijuhendid

2.1 Eelarve/RESi sisestamine2.2 Eelarvemuudatused (valitsemisala)2.3 Eelarvemuudatused (VV liigendus)2.4 Eelarvemuudatused (Riigikogu)

3 Kasutajakonto

4 Sisse- ja väljalogimine

5 Üldised teemad

5.1 Kontrollireeglid5.1.1 Sisestusvormide põhised5.1.2 Veebiliideses “Käivita kontroll” käivitatavad kontrollid

5.2 Sisestusvormi andmete kopeerimine5.3 Valemite kasutamine5.4 Võimalikud veateated ja nende lahendused5.5 Arvestusobjektid ja need väärtustes soovitavad muutused5.6 Andmete ja protsesside staatused

5.6.1 Protsessi staatus5.6.2 Andmete staatus

5.7 Lisataotlused ja investeeringu kood5.8 Infosüsteemis olevad protsessid (Activity)5.9 Dokumentide lisamine ja vaatamine

5.9.1 Süsteemsi olevate dokumentide filtreerimine5.10 Parool ununenud või konto lukustunud5.11 Versioonid

6 Mõisted

7 Eelarve struktuur

7.1 Eelarvestruktuuri määratlus süsteemis SAP BPC7.2 Dimensioonide hierarhiad

8 RES ja RE andmete sisestamine

8.1 Sisestuse avamine asutustele8.2 Andmesisestusvormid

8.2.1 Andmesisestusvormide avamine8.2.2 Andmete sisestamine8.2.3 Erisused andmesisestuse üldreeglitest

8.3 Kaasfinantseerimise automaatne arvutamine

Kasutusjuhend - 1 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

8.3.1 Arvutuse käivitamine8.3.2 Milliste välistoetuste osas saab automaatset arvutamist teostada

8.4 Jaotatavad kulud8.4.1 Jagamisreeglid8.4.1.1 Uue reegli sisestamine8.4.1.2 Olemasoleva reegli muutmine8.4.2 Jaotatavate kulude jagamise käivitamine8.4.3 Jagatud jaotatavate kulude ülevaatamine8.4.4 Jagamisreegli versiooni loomine

8.5 Versioonide loomine8.6 Kommentaarid

8.6.1 Kommentaaride lisamine8.6.2 Kommentaaride vaatamine/muutmine

8.7 Esitamine8.7.1 Protsessi staatus8.7.2 Andmete staatus

8.8 Täienduste/paranduste tegemine peale esitamist8.8.1 Asutuse kasutaja poolt täienduste tegemine8.8.2 Valitsemisala peakasutaja poolt andmete avamine

9 Eelarvemuudatused

9.1 Valitsemisala eelarve muudatused9.1.1 Muudatuste andmete sisestamine9.1.2 Versiooni loomine9.1.3 Andmete esitamine

9.2 Valitsuse tasemel muudatused9.2.1 Muudatuste andmete sisestamine9.2.2 Versiooni loomine9.2.3 Andmete esitamine9.2.4 Uue liigenduse muutmise protsessi avamine

9.3 Riigieelarve seaduse muudatused ja lisaeelarve9.3.1 Andmesisestus9.3.2 Versiooni loomine9.3.3 Andmete esitamine

10 Aruannetest üldiselt

10.1 Aruannete avamine10.1.1 Serveri kettal10.1.2 Enda arvutisse salvestatud aruanded10.1.3 Veebilehel

10.2 Filtrid10.3 Aruannete salvestamine

11 Lisad

11.1 Valideerimisreeglid ja kontrollimine11.2 Välistoetuste kodeerimine11.3 Süsteemis kasutatavad arvestusobjektide väärtused

Kasutusjuhend - 2 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

1 Dokumendi eesmärkAntud kasutusjuhend annab ülevaate riigieelarve infosüsteemi (edaspidi REIS) kasutamisest asutuse taseme- kasutajale ja valitsemisal apeakasutajale, juhend ei sisalda tegevuste selgitusi mida teeb süsteemi peakasutaja. Kui mingi tegevus on ainult valitsemisala peakasutaja õigustega tehtav siis on vastava tegevuse juures ka märge selle kohta.

Juhendis toodud ekraanipildid ei pruugi näidata täiesti sama nagu kasutaja ise näeb, sõltuvalt kasutussõigustest võivad olla need erinevad.

2 LühijuhendidLühijuhendis on toodud kõik kohustuslikud (info lisatud mis on kohustuslik) ja mittekohustuslikud tegevused mis tuleb läbida et mingi protsess (näiteks eelarve taotluse sisestamine) infosüsteemis lõpule viia. Iga tegevuse taga sulgudes on viide kasutusjuhendi punktile kus antud tegevus on detailsemalt lahti kirjutatud.

2.1 Eelarve/RESi sisestamine

1. Logi sisse infosüsteemi (punkt 4). Kohustuslik.

2. Vali soovitav tegevus (RES/RE) (punkt 8.2.1). Kohustuslik.

NB! Kindlasti veenduda et tegevus mida avate on õige (õige nimi ja õige aasta, RES/RE korral aastaks alati planeerimise esimene aasta).

3. Ava asutustele andmesisestus (punkt 8.2.1). Kohustuslik.

NB! Antud tegevus on ainult valitsemisala peakasutaja poolt teostatav.

4. Ava soovitav sisestusvorm (punkt 8.2.1). Kohustuslik.

Erineva sisuga informatsiooni sisestamiseks on erinevad sisestusvormid (tulud, kulud, investeeringud, välisvahendid ja finantseerimistehingud).

5. Sisesta RES/RE andmed (punkt 8.2.2 ja 8.2.3). Kohustuslik.

6. Sisesta jagamisreeglid (punkt 8.4.1). Kui tegevuspõhisele eelarvele üle läinud asutus ja tal on jaotatavaid kulusid siis kohustuslik.

7. Käivita jaotatavate kulude jagamine (punkt 8.4.2). Kui tegevuspõhisele eelarvele üle läinud asutus ja tal on jaotatavaid kulusid siis kohustuslik.

8. Tee jagatud jaotatavad kulud tuhandetesse eurodesse (punkt 8.4.3). Kui tegevuspõhisele eelarvele üle läinud asutus ja tal on jaotatavaid kulusid siis kohustuslik.

9. Loo jaotusreeglitest versioon (punkt 8.4.4).

10. Ava lisataotluste vormid (punkt 8.2.1).

11. Sisesta lisataotluste andmed (punkt 8.2.2 ja 8.2.3).

12. Vaata aruandeid (punkt 10.1).

13. Loo RES/RE taotlusest versioon (punkt 8.5).

14. Vaata ja lisa kommentaare (punkt 8.6 ja 8.6.2).

15. Lisa dokumente (punkt 5.9).

Kasutusjuhend - 3 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

16. Esitamine (punkt 8.7).

17. Täienduste/paranduste tegemine (punkt 8.8).

2.2 Eelarvemuudatused (valitsemisala)


2. Vali soovitav tegevus (SBA1 - RE muudatused (valitsemisala) 1) (punkt 9.1.1). Kohustuslik.

NB! Kindlasti veenduda et tegevus mida avate on õige (õige nimi ja õige aasta).

3. Ava sisestusvorm (punkt 9.1.1). Kohustuslik.

4. Sisesta muudatuste andmed (punkt 9.1.1). Kohustuslik.


6. Loo taotlusest versioon (punkt 9.1.2).


8. Esitamine (punkt 9.1.3).

SBAG1 - RE muudatused (Valitsus) 1

2.3 Eelarvemuudatused (VV liigendus)


2. Vali soovitav tegevus („SBAG1 - RE muudatused (Valitsus) 1“ või mõni järgnevatest) (punkt 9.2.1). Kohustuslik.

NB! Kindlasti veenduda et tegevus mida avate on õige (õige nimi ja õige aasta, ja õige etapp, kuna aasta jooksul kogutakse viis erinevat VV liigenduse muutmise etappi ja võib juhtuda et korraga on lahti rohkem kui üks).


4. Sisesta soovitavad muudatuste andmed (punkt 9.2.1). Kohustuslik.


6. Loo versioon (punkt 9.2.2).



2.4 Eelarvemuudatused (Riigikogu)


2. Vali soovitav tegevus (RES/RE) (punkt 9.3.1). Kohustuslik.

NB! Kindlasti veenduda et tegevus mida avate on õige (õige nimi ja õige aasta).


Erineva sisuga informatsiooni sisestamiseks on erinevad sisestusvormid (tulud, kulud, investeeringud, välisvahendid ja finantseerimistehingud).

4. Sisesta andmed (punkt 9.3.1). Kohustuslik.

Kasutusjuhend - 4 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

5. Sisesta jagamisreeglid (punkt 8.4.1). Kui tegevuspõhisele eelarvele üle läinud asutus ja eelarve muudatusega lisatakse/muudetakse jaotatavaid kulusid siis kohustuslik.

6. Käivita jaotatavate kulude jagamine (punkt 8.4.2). Kui tegevuspõhisele eelarvele üle läinud asutus ja tal on jaotatavaid kulusid siis kohustuslik.

7. Tee jagatud jaotatavad kulud tuhandetesse eurodesse (punkt 8.4.3). Kui tegevuspõhisele eelarvele üle läinud asutus ja tal on jaotatavaid kulusid siis kohustuslik.

8. Loo jaotusreeglitest versioon (punkt 8.4.4).


10. Loo eelarve muudatuse taotlusest versioon (punkt 9.3.2).



3 KasutajakontoUue kasutajakonto loomiseks tuleb asutuse kasutajatel vastav soov edastada oma valitsemisalale (üldreeglina valitsemisala finantsosakond). Valitsemisala finantsosakond esitab soovi konto loomiseks REISì peakasutajale ([email protected]), tuues välja alljärgneva informatsiooni:

kasutaja ees ja perekonnanimi; asutuse nimi; e-posti aadress; asutused kelle osas kasutajale on vaja õigusi; kui tegemist ministeeriumi kasutajaga siis ka informatsioon et kas tegemist valitsemisala

peakasutajaga.

Kui konto on loodud teavitatakse sellest nii kasutajat kui ka isikut kes konto loomise soovi edastas.

Kui kasutaja lahkub töölt või tema töö sisu ei nõua enam REISì kasutamist tuleb anda teada REISì peakasutajale ([email protected]), et antud kasutaja konto tuleb sulgeda.

NB! Kuna REISì kasutajate puhul on tegemist nimeliste litsentsidega siis palume mitte hoida alles kasutajaid kes REISì kasutamist reaalselt ei vaja.

4 Sisse- ja väljalogimineSüsteemi sisselogimiseks avage järgmine veebilink: https://eis.fin.ee:44300/sap/bpc/web.

Kasutusjuhend - 5 / 54 - 27.03.2018

https://eis.fin.ee:44300/sap/bpc/web

mailto:[email protected]


Versioon_01

Sisestage oma kasutajanimi ja parool ning vajutage sisestusklahvi (ENTER) või nuppu „Log On“ . Parooli muutmiseks vajutage nuppu „Change Password“ (Muuda parooli).

Pärast sisselogimist avatakse järgmine leht (see võib sõltuvalt teie kasutajaõigustest olla erinev).

Süsteemist väljalogimiseks on kaks võimalust.

1. Sulgege veebileht.

2. Teine võimalus on vajutades log off nuppu mis asub üleval vasakul mustal taustal teie nime taga.

5 Üldised teemad

5.1 Kontrollireeglid

Süsteemi on sisse ehitatud kahte liiki kontrolle – sisestusvormi põhised ja veebiliideses “Käivita kontroll” käivitatavad kontrollid.

5.1.1 Sisestusvormide põhised

Sisestusvormidel on kahte liiki kontrolle:

1. Need mis on uue rea lisamise osas ehki need kus on lahtris võimalik teha valik (nt. konto, eelarve liik, eelarve objekt, COFOG). Kui vastavasse lahtrisse kirjutada vale väärtus ütleb süsteem kohe lahtrist mujale minnes et tegemist on vale väärtusega.

Kasutusjuhend - 6 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

2. Peale salvestamist tehtavad kontrollid. Ehk kui salvestatavad andmed ei läbi neid kontrolle annab süsteem veateate. Kontrollid on toodud kõikides sisestusvormides eraldi töölehel nimega „Kontrollireeglid“:- tulude planeerimisel ei saa kasutada eelarve liike 30 ja 31;- 30ga algavat kontot kasutades võib kasutada ainult eelarve liike 10, 50-59 ja 60;- 322ga algavat kontot kasutades võib kasutada ainult eelarve liike 40-44 ja 60;- 323ga algavat kontot kasutades võib kasutada ainult eelarve liike 10, 40-44 ja 60;- 381ga ja 383ga algavat kontot kasutades võib kasutada ainult eelarve liike 10, 40 ja 60;- 382ga ja 388ga algavat kontot kasutades võib kasutada ainult eelarve liike 10, 43 58 ja 60;- investeeringu kontot (15) kasutades ei saa kasutada eelarve liike 10 ja 50-59;- finantseerimistehingu kontot kasutades ei saa kasutada eelarve liike 30, 31 ning 50-59;- finantseerimistehingu kontot kasutades saab kasutada ainult objektikoodi mis algab SE`ga;- tulude planeerimisel saab kasutada ainult VT, TP, TK ja SE`ga algavaid objektikoode;- INìga algavaid objektikoode ei saa kasutada kulukontot (va konto 450) planeerides;- tulukontot ja finantseerimistehingute kontot kasutades ei saa kasutada eelarve liiki 31;- kulusid planeerides on COFOGì määramine kohustuslik;- Kontosid 358 ja 359 kasutades võib kasutada ainult eelarve liike40, 41 ja 43.

Lisaks annab süsteem veateate „No data to save“ kui uue rea lisamisel ei ole täidetud kõik kohustuslikud väljad (nt. sisestamata konto, eelarve liik). Kui aga sisestada mitu uut rida, millest vähemalt ühel real on kõik nõutavad andmed olemas, siis antud teadet nende ridade osas mida ei salvestatud ei tule. Kasutaja saab aru, mis read jäid salvestamata selle järgi et nendel ridadel muutuvad ülemises osas summad nulliks ja vormi alumisesse osasse neid ei teki.

Kui asutuse andmed on staatuses „Lukustatud“ (ehk peale asutuse poolt andmesisestuse lõpetamist on valitsemisala peakasutaja märkinud asutuse andmete staatuseks „Lukustatud“) aga Activity (vt. juhendi punkt 8.7) ehk andmesisestusprotsess, mis kuvatakse veebiliideses, ei ole lõpetatud (staatus ei ole Complete) on asutusel võimalik avada sisestusvorme, kuid peale salvestamist annab süsteem veateate „Error checking work status“. Sel juhul tuleb pöörduda valitsemisela peakasutaja poole, kes saab muuta andmete staatust (Avatud).

5.1.2 Veebiliideses “Käivita kontroll” käivitatavad kontrollid

Antud tegevuse käivitamisel teostab süsteem neid kontrolle, mida ei ole võimalik teostada üksiku eelarverea sisestamisel, vaid alles peale kõikide andmete sisestamist (näiteks seda, et tuludes ja kuludes peab eelarve liik 40 olema sama summaga).

Täpsem info sisseehitatud kontrollireeglitest asub juhendi punktis 11.111.1.

Kasutusjuhend - 7 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

5.2 Sisestusvormi andmete kopeerimine

Sisestusvormidesse on võimalik andmeid kopeerida teistest failidest, kui nendes olevad andmed on sama ülesehitusega. Teisest Esxceli failist andmete kopeerimisel tuleks kasutada exceli „kopeeri väärtused“ (paste special as values) funktsiooni. Selleks peab see fail kust andmed kopeeritakse olema avatud samas excelis – kui kasutajal on exceli fail avatud ja peale seda avatakse sisestusvorm siis avatakse kaks exceli programme ja paste special valides näeb kasutaja alljärgnevat valikut:

Selleks et õigesti kopeerida tuleb peale sisestusvormi avamist avada see exceli fail kust soovitakse andmeid kopeerida ja siis „paste special“ valides näeb kasutaja alljärgnevat valikut, kus tuleb teha märge “Values” juurde.

Kui sisestusvormi ülemisesse osasse kopeerida andmeid ilma paste special as values funktsioonita siis andmed küll salvestatakse, kuid vastavad read ülemises osas on peale salvestamist kasutuskõlbmatud (kuna vormi sisseehitatud loogika/vorming läheb vastuollu selle loogika ja vorminguga kust andmeid kopeeriti). Sel juhul tuleb vorm sulgeda ja uuesti avada.

Kasutusjuhend - 8 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

5.3 Valemite kasutamine

Sisestusvormides on võimalik numbrite sisestamisel kasutada ka valemeid, mis peale salvestamist muudetakse automaatselt tavaliseks numbriks. Ehk näiteks kui varem on mingi summa sisestatud ja on vaja sellele lisada siis saab olemasolevale summale juurde liita soovitud summa (=1000000+1000).

5.4 Võimalikud veateated ja nende lahendused

Kui süsteemi kasutades saab kasutaja mõne veateate siis:

vaadake kas antud veateate osas on lahendusvariant kirjeldatud alljärgneval lehel (https://drive.google.com/open?id=0B_1GmnQ16SgvMmhZdGhVSzEteGM) toodud juhendis nimega „Probleemid_lahendused.docx“.

kui eelpool nimetatud juhendis antud veateate osas kirjeldus puudub saatke detailne veateate kirjeldus (kas viga tuleb veebikeskkonnas või Excelis, mida tehes viga tuleb, mis sisestusvormiga/aruandega viga esineb jne) koos ekraanipildiga (et oleks näha kogu veebileht või sisestusvorm/aruanne koos veateatega) e-kirjaga REISì abi aadressile ([email protected]).

5.5 Arvestusobjektid ja need väärtustes soovitavad muutused

Kui kasutaja ei näe sisestusvormis mõnda arvestusobjekti (nt. vajalikku eelarve objekti) siis tuleb pöörduda RM peakasutaja poole ([email protected]). Probleem võib olla kasutajaõigustes või selles et vastavat arvestusobjekti väärtust pole süsteemi loodud.

Kui arvestusobjektide (asutus, objektikood, välistoetuse kood) väärtustes (koodid ja nende nimetused) on vaja teha muudatusi siis tuleb vastav muudatus saata:

1. Uute objektikoodide loomiseks (need mida ei ole varasemalt eelarvestamises kasutatud) tuleb saata e- kiri oma valitsemisala RM analüütikule kus on toodud objekti nimetus ja mis objektiga on tegemist (objektikoodi kaks esimest tähte).

2. Välistoetuste koodide loomiseks tuleb saata e-kiri oma valitsemisala RM analüütikule (täpsemalt vt juhendi punkti 11.2).

3. Asutuste nimetustes, või nende liitmisel või likvideerimisel tuleb saata infosüsteemi peakasutajatele e-kiri ([email protected]), kus on toodud asutuse vana nimi ja uus nimi kui on tegemist nime muutusega või asutuse nimi ja aasta, millest alates sellele asutusele enam eelarvet ei planeerita.

5.6 Andmete ja protsesside staatused

Eelarve infosüsteemis tuleb eristada andmete staatust ja protsessi staatust.

5.6.1 Protsessi staatus

Protsessi (Activity) staatus tähistab infosüsteemi veebilehel ülesehitatud protsessi (nt. „Tegevuspõhine Riigieelarve 2018“) staatust, ehk seda mis seisus on antud protsess. Protsessi

Kasutusjuhend - 9 / 54 - 27.03.2018




https://drive.google.com/open?id=0B_1GmnQ16SgvMmhZdGhVSzEteGM

Versioon_01

staatus ei lukusta andmebaasi saadetavaid andmeid (ehk summasid on võimalik muuta igas staatuses – näiteks logides sisse Excelis ja avades seal vastava sisestusvormi).

PENDING – tähendab seda et keegi peab enne selle tegevuse tegemist muutma staatuse avatuks (OPEN). Näiteks valitsemisala peakasutaja peab avama asutustele RESi koostamise protsessi. Vastav rida on kasutajale mitteaktiivne ja ta ei pääse veebilehelt sellele tegevusele ligi (nt. RESi sisestamine).

OPEN – ehk avatud, tähistab seda, et see protsess on kasutajale avatud. Vastav rida on kasutajale aktiivne ja ta ei pääseb veebilehelt sellele tegevusele ligi (nt. RESi sisestamine).

REOPEN – ehk protsess on mingil hetkel lõpetatud ja uuesti lahti tehtud (sisuliselt sama seis nagu OPEN).

SUBMITTED – asutuse eelarvejuht on oma töö lõpetanud ja edastanud finantsjuhile ülevaatamiseks. Kui finantsjuht on üle vaadanud ja selle kinnitab (valib “Approve) muutub staatus – “Completed”.

COMPLETED – tegevus on lõpetatud ja veebilehelt enam sellele tegevusele (nt. Asutusel RESi sisestamine) ligi ei pääse (vastav rida on mitteaktiivne).

5.6.2 Andmete staatus

Andmete staatus on see tegevus mida tehakse igas protsessis (nt. RES) menüü „Kontrollid ja esitamine“ alt nupu „Esita“ alt (täpsemalt vaata juhendi punkt 8.7 all toodud alapunktis 3).

Avatud – andmed on muutmiseks avatud.

Esitatud – andmed on staatuses esitatud kuid neid on võimalik muuta (põhjuseks see, et vastasel korral ei saaks valitsemisala peakasutaja muuta lisataotluste prioriteete).

Lukustatud – andmed on muutmiseks lukustatud.

5.7 Lisataotlused ja investeeringu kood

Kui lisataotlustesse sisestatakse andmeid juba kasutusel olnud investeeringu (objektikood on olemas) osas tuleb kasutada vastavat koodi.

Kui soovitakse lisavahendeid täiesti uueks investeeringuks (objektikoodi pole) siis tuleb kasutada kõigil ühte objektikoodi “IN999999”. Kui antud lisataotlus hilisemas protsessis otsustatakse tõsta (nt. Valitsuskabineti otsus) põhitaotlusesse tuleb küsida selleks uus objektikood (vt juhendi punkt 5.5).

5.8 Infosüsteemis olevad protsessid (Activity)

1. Eelarve ja RESi sisestamine, eristatakse tegevuspõhist ja tekkepõhist. Selle tegevuse all sisestatakse RES/RE andmeid, vaadatakse aruandeid, käivitatakse kontrolle ja esitatakse andmed. Samuti avab siin valitsemisala asutustele sisestamise.

2. Aruanded, tekkepõhised ja tegevuspõhised koos. Siin saavad kasutajad vaadata ka peale protsesside (activity) lõpetamist kõiki aruandeid. Meeles tuleb pidada, et aruande avamisel tuleb alati teha filtritest soovitavad valikud (mis protsess – RE, RES; mis aasta jne).

3. EA muudatus (valitsemisala) – eristatakse tekkepõhist ja tegevuspõhist. Saab sisestada valitsemisala ja asutuse otsustustasandil olevaid eelarve muudatusi.

4. EA muudatus (Valitsus) – eristatakse tekkepõhist ja tegevuspõhist. Saab sisestada Vabariigi Valitsuse liigenduse muudatusi.

Kasutusjuhend - 10 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

5. EA muudatus (Riigikogu) – eristatakse tekkepõhist ja tegevuspõhist. Saab sisestada kas Lisaeelarve või Riigieelarve seaduse muudatusi.

6. Jaotusreeglid – saab sisestada tegevuspõhise eelarve jaoks jaotatavate kulude jaotusreegleid.

5.9 Dokumentide lisamine ja vaatamine

Vali avalehel vasakult menüü „Documents“.

Kasutaja näeb neid dokumente millele on talle antud ligipääs. Dokumendi avamiseks vajutada hiire vasaku klahviga dokumendi nimel.

Uue dokumendi lisamiseks vajutage nupule „Add“, avaneb aken, kus on kolm lehte:

1. Document. Dokumendile saab anda nime (Title). Lisatava dokumendi valimiseks, tuleb valida dokument oma arvutist (File), selleks vajutage nuppu „Browse“ ja siis kui soovitav dokument valitud „Open“. Saab lisada dokumendile viidet, mis on üles laetud mingile veebilehele (URL), selleks kirjutage või kopeerige soovitav veebilehe link. Dokumendile saab ka lisada lühikese selgituse (Description).

Kasutusjuhend - 11 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

2. Context. Siin saab kasutaja defineerida millega see dokument on seotud (tehtud valikute alusel on hiljem võimalik dokumente filtreerida, vt juhendi punkt 5.9.1). Kui on üldine dokument (mitte näiteks RESi ega REga seotud), siis jätta valikuks „No Model“. Kui soovite dokumendi lisada mingile konkreetsele protsessile (nt. oma riigieelarve taotlusele), siis valige „Accrual-based budget preparation“, misjärel avaneb uus valik, kus saate öelda detailsemalt millega see dokument on seotud. Seoseid saab lisada kõikide kasutatavate arevbstusobjektide (kategooria, aasta, konto jne) lõikes. Konkreetse arvestusobjekti osas seose tegemiseks vajutage vajaliku rea lõpus oleval valgel kastil, misjärel avaneb aken, kus saate teha soovitava valiku – tehke vajalik valik ja vajutage nupule „OK“. NB! Soovitame teha seos vähemalt kategooria (Category), aasta (Time) ja asutuse (Entity) osas, sest siis on võimalik ka hiljem (mitme aasta pärast) aru saada mis dokumentidega on tegemist.

Kasutusjuhend - 12 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

3. Sharing. Siin saab kasutaja öelda, kellele antud dokument on nähtav. Saab teha valiku kas kasutajate (Users) lõikes või meeskondade (Teams) lõikes (meeskond on süsteemis defineeritud grupp kuhu alla kuulub teatud hulk inimesi – meeskondi saab luua süsteemi peakasutaja). Kui dokumenti soovitakse näidata Riigieelarve osakonnale, siis valida meeskond „X_RIIK“. Saab teha valikuid korraga nii meeskondade kui kasutajate lõikes. Tehes linnuke kasti „All users“ on dokument näha kõigile infosüsteemi kasutajatele. Saab lisada ka käskluse et kasutajaid (kellele anti ligipääsu õigused) teavitatakse e-kirjaga, selleks teha linnuke kasti „Notify Users by E-mail“ ja lisada ka soovitava e-kirja teksti (teksti maksimaalseks pikkuseks, mis edastatakse e-kirjaga on 255 sümbolit – tähemärgid ja tühikud kokku). NB! E-kirjaga teavitatakse ainult neid kellel on kasutajakonto juures defineeritud e-posti aadrtess (RM riigieelarve osakonna kasutajatel e-posti aadress konto juures puudub ja neid seega ka e-kirjaga ei teavitata).

Kui kõik valikud on tehtud vajutada nuppu „OK“, misjärel on fail infosüsteemi üles laetud.

5.9.1 Süsteemsi olevate dokumentide filtreerimine

Dokumente on võimalik ka filtreerida (kui on liiga palju ja ei leia kohe sobivat), selleks vajutada nuppu „Filter“, misjärel avaneb filtreerimise võimalus.

Saab filtreerida nime või nime osa järgi (otsing toimub ka nime keskelt), selleks kirjutada soovitav tekst lahtrisse „Title“ ja vajutada nupule „Apply Filter“.

Saab filtreerida dokumendi lisamise kuupäeva järgi (mis ajast mis ajani lisatud dokumendid), selleks teha soovitav valik lahtrites „From“ ja/või „To“ ja vajutada nupule „Apply Filter“.

Kui dokumenditele on lisatud seosed arvesrtusobjektidega (kategooria, aasta, asutus jne) siis nende järgi filtreerimiseks valida lahtris „Model“ „Accrual-based budget preparation“, misjärel tekib võimalus filtreerida kõigi arvestusobjektide alusel. Konkreetse arvestusobjekti osas filtreerimiseks vajutage vajaliku rea lõpus oleval valgel kastil, misjärel avaneb aken, kus saate teha soovitava valiku – tehke vajalik valik ja vajutage nupule „OK“.

Kasutusjuhend - 13 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

5.10 Parool ununenud või konto lukustunud

Kui kasutaja unustab parooli või sisestab valesti kolm korda parooli, peale mida süsteem lukustab konto, tuleb saata e-kiri süsteemi peakasutajale ([email protected]).

Uue parooli saamine võib võtta natuke aega, kuna kasutajakontode loomine ja nende lukust lahti tegemine on Riigi Tugiteenuste Keskuse pädevuses.

5.11 Versioonid

REISìs on võimalik andmetest teha koopiaid mitmetesse versioonidesse.

Andmesisestus toimub ainult ühes versioonis – „CURRENT - Muudetav versioon“.

Kasutajatel endal on oma tarbeks kasutada alljärgnevad versioonid.

VERSION001 - Versioon 1 VERSION002 - Versioon 2 VERSION003 - Versioon 3 VERSION004 - Versioon 4 VERSION005 - Versioon 5 VERSION006 - Versioon 6 VERSION007 - Versioon 7 VERSION008 - Versioon 8 VERSION009 - Versioon 9 VERSION010 - Versioon 10 VERSION011 - Versioon 11 VERSION012 - Versioon 12

Kui mingid andmed on lõplikud, ehk mingi tasandi poolt kinnitatud (RE Riigikogu poolt, RES Vabariigi Valitsuse poolt jne), siis need andmed kopeeritakse versiooni „FINAL - Lõplik versioon“.

Riigieelarve seaduse osas tehakse alljärgnevad versioonid:

SUBM_RIIGIKOGU1_1 - Riigikogule esitatud – tegemist andmetega mis esitati Riigikogule.

Kasutusjuhend - 14 / 54 - 27.03.2018


Versioon_01

SUBM_RIIGIKOGU2_1 - Riigikogu II lugemine – tegemist andmetega milles sisalduvad ka Riigikogu II lugemisel tehtud muudatused.

SUBM_RIIGIKOGU3_1 - Riigikogu III lugemine – tegemist andmetega milles sisalduvad ka Riigikogu III lugemisel tehtud muudatused ehk reaalselt sama seis mis lõplikus (FINAL) versioonis..

Üldreeglina tehakse ka Riigieelarve ja Riigieelarve strateegia esimesest taotlusest (ehk see mis esitatakse tähtpäevaks Rahandusministeeriumile) versioon – „TAOTLUS1 - Esitatud esialgne taotlus“.

Versioonide arv (koodid koos nimetustega) ei ole REISìs piiratud, neid saab süsteemi peakasutaja juurde teha ning peale seda saab nendele andmeid kopeerida.

6 MõistedRiigieelarve (RE) tähendab selles dokumendis aastast riigieelarvet (koos järgneva nelja aasta plaaniga).

Riigi eelarvestrateegia (RES) on nelja aasta (3+1) tulude, kulude, investeeringute ja finantseerimistehingute plaan.

Eelarvejuht saab andmeid sisestada ja muuta ning vaadata sisestatud andmeid, kuid ei saa asutuse eelarvetaotlust lõplikult kinnitada.

Finantsjuht saab lisaks eelarvejuhi õigustele ka asutuse eelarvetaotlust lõplikult kinnitada.

Valitsemisala finantsjuht (valitsemisala kasutaja) saab vaadata valitsemisala agregeeritud aruandeid, lisataotluste prioriteete muuta ja kogu valitsemisala eelarvetaotluse lõplikult kinnitada.

Rahandusministeeriumi peakasutaja (RM peakasutaja) on tehniline spetsialist, kes valmistab loodavas eelarve plaanimise infosüsteemis ette algandmeid, muudab/lisab põhiandmeid (nt. uued objektikoodid jne) ja haldab eelarvestusprotsessi tarkvaras.

7 Eelarve struktuurEelarve struktuuri peatükis kirjeldatakse eelarve koostamise struktuuri ja eelarvestruktuuri määratlust süsteemis SAP BPC.

7.1 Eelarvestruktuuri määratlus süsteemis SAP BPC

Eelarveandmete struktuuri juurutamise põhimõisted süsteemis SAP BPC on keskkond, mudel ja dimensioonid.

Dimensioon (arvestusobjekt) on ettevõtte üht aspekti esindavate seotud andmeliikmete (nt kontod, projektid või valuuta) kogum. Dimensiooni liikmed on süsteemis klassifikaatorid. Dimensioonile saab määrata atribuudid (omadused), mis viitavad dimensiooniliikmete lisaomadustele (nt. eelarve liik 30 on 100% jäägi ulatuses ülekantav).

Dimensioonid saab rühmitada ka hierarhiatesse (nt. kontod on hierarhilised). Dimensioonid saab lisada keskkonnas ühele või mitmele mudelile.

Kasutusjuhend - 15 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

Mudel on organisatsiooni või ärisegmendi seoste, arvutuste ja andmete esitus. Süsteemis on loodud kaks mudelit – tekkepõhine ja jagamisreeglid.

Keskkond koosneb ühest või mitmest mudelist. Keskkonnas talletatakse iga mudeli andmed. Iga mudel sisaldab püsiandmeid, millega juhitakse keskkonnas olevaid andmeid. Mudelid saavad keskkonnas jagada teiste mudelitega üht või mitut dimensiooni.

Mudelitele määratakse hulk dimensioone, millega juhitakse eelarve koostamist, selle struktuuri, perioode, kategooriat (tekke- või tegevuspõhine), versioonimist, andmeallikaid ja arvestusobjekte.

7.2 Dimensioonide hierarhiad

Osadele dimensioonidele on koostatud hierarhiad, mida on näha aruannetes (nt. kontode hierarhia) ja samuti saab neid hierarhiaid kasutada osade aruannete filtreerimisel (nt. kontode hierarhia valida tase „KULUD“ ja aruandes kuvatakse ainult kulude andmed).

1. Eelarve liik (BUDGET_TYPE). Kõik eelarve liigid kuuluvad hierarhia „All – Kõik eelarve liigid kokku“ alla.

2. Konto (C_ACCOUNT). Sisaldab mitmeid hierarhia tasemeid. Kõiki kasutusel olevaid kontosid ja hierarhiaid näeb serveri kettal olevast aruandest nimega „1.Arvestusobjektide_aruanne.xlsx“ (avamise kohta vt juhendi punktis 10.1.1).

3. Asutus (ENTITY). Sisaldab mitut hierarhia taset (saab kasutada vastavalt kasutusõigusele st. valitsemisalad saavad valida kogu valitsemisala kokku teatud aruannetes).

„State - Kõik asutused kokku“ – kõrgeim hierarhia tase. See tähistab seda, et on kaasatud kõik asutused mis süsteemis on kasutusel.

„CONSTITUTIONAL_INSTITUTIONAL - Põhiseaduslikud institutsioonid“. Teine hierarhia tase, mis koondab kõik põhiseaduslikud institutsioonid.

„THE_GOVERMENT - Valitsus kokku“. Teine hierarhia tase, mis koondab kõik valitsemisalad ja Riigikantselei haldusala.

Kõik põhiseaduslikud institutsioonid, valitsemisalad ja Riigikantselei haldusalad on järgmises hierarhia tasemes, mis koondab kõik nende allasutused (nt. „R - Rahandusministeeriumi valitsemisala“ koondab kõik Rahandusministeeriumi valitsemisala asutused).

Lisaks on osade valitsemisalade all olemas viimane hierarhia tase – asutuste grupp, mis koondab kõik sellesse kruppi kuuluvad asutused (nt. Kultuurministeeriumi valitsemisala all olev grupp „Muuseumid“).

4. Välistoetus (GRANTS). Sisaldab mitmeid hierarhia tasemeid. Kõiki kasutusel olevaid välistoetuse koode ja hierarhiaid näeb serveri kettal olevast aruandest nimega „1.Arvestusobjektide_aruanne.xlsx“ (avamise kohta vt juhendi punktis 10.1.1).

5. Eelarve objekt (BUDGET_OBJ). Sisaldab mitmeid hierarhia tasemeid. Kõiki kasutusel olevaid eelarve objekte ja hierarhiaid näeb serveri kettal olevast aruandest nimega „1.Arvestusobjektide_aruanne.xlsx“ (avamise kohta vt juhendi punktis 10.1.1).

6. Lisataotluse number (AA_NUMBER). Sisaldab ühte hierarhia taset – „AA_NUMBER - Lisataotlused kokku “, mis koondab kõik lisataotlused (1-100).

8 RES ja RE andmete sisestamineNB! Kuna RES ja RE sisestamise ja kinnitamis protsess on samasugune, siis käsitleb antud peatükk mõlemat protsessi ühisena.

Kasutusjuhend - 16 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

8.1 Sisestuse avamine asutustele

Asutuste kasutajatel on võimalik sisestada eelarve andmeid, kui protsess on nende jaoks avatud. Seetõttu peab valitsemisala peakasutaja enne avama asutustele soovitava protsessi (RES/RE).

Antud tegevus (juhendi punkt 8.1) on ainult Valitsemisala peakasutaja pool tehtav, tavapärane asutuse kasutaja seda teostada ei saa.

Valige SAP BPC -> Home page (Avaleht) -> Activities (Toimingud) -> soovitav Activity (toiming)

Andmesisestuse avamiseks on kaks võimalust:

1. Vajutades asutuse nimel, millele soovite andmesisestuse avada, avaneb uus leht, kus vajutada nuppu “Complete”.

2. Märkides hiirega ära ühe või mitu (mitme märkimiseks hoida all klaviatuuril klahvi “Ctrl” ja märkida soovitud asutused hiirega, misjärel vastavate asutuste osas on real teine taustavärv). Seejärel vajutada nupule “Actions” ja avanenud valikus valida “Complete”

Kasutusjuhend - 17 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

Seejärel on vastava asutus(t)e osas rea „Algus“ staatus „Completed“ (lõpetatud) ja teise rea (Tekkepõhine ehk see mida näeb asutuse kasutaja ja kust saab edasi minna andmete sisestamise juurde) staatus on „Open“ (avatud).

Peale asutusele andmete avamist saadetakse süsteemi poolt eelarveandmete sisestamise õigusega kasutajatele teavitav meilisõnum vastava protsessi (nt Riigieelarve 2018) sisestamise võimaluse avamise kohta.

8.2 Andmesisestusvormid Eelarve plaanimisel saab kasutaja andmeid sisestada ainult plussmärgiga (+), ehk märki

sisestama ei pea. Kui kasutaja sisestab andmed miinusmärgiga (-), salvestatakse need automaatselt plussmärgiga.

Summasid võib vormidel sisestada kas komakohtadega, või ilma. Komakohtadega sisestades ümardab süsteem summad automaatselt täiseurodesse kasutades ümardamisreegleid (0,5 ja suurem ümardatakse ülespoole 0,4 ja väiksem ümardatakse allapoole).

Igas andmesisestusvormis (va lisataotlused) kuvatakse eelmise aasta eelarve täitmine, jooksva aasta riigieelarve ja RES/RE väärtused, mis kopeeriti eelarve strateegia / eelarve algatamise ajal. Süsteem kuvab vormi avamisel ainult read, mis pole tühjad ja mille osas summad ei võrdu nulliga. Kasutajad lisavad uusi ridu, millega määratakse väärtused arvestusobjektide lõikes (kontod, eelarveobjekt, planeerimistasand jne).

Kõigis sisestusvormides on eelviimaseks veeruks veerg nimega „Selgituse nr.“. See veerg on mõeldud selleks, et süsteemi oleks võimalik sisestada eelarve ridasid, millel kõik muud väärtused (konto, liik, objekt, COFOG, jne) on samad, ainukeseks erinevuseks on summa ja selgitus. Kui sisestada samade väärtustega eelarve rida näiteks kaks korda, siis süsteem mitte ei liida neid kokku ega näita erinevate ridadena vaid salvestab ainult kõige viimasena lisatud rea. Selleks, et salvestuks mitu rida tuleb valida veerus „Selgituse nr.“ igale reale erinev number (hetkel on valikus numbrid ühest kuni kolmekümne üheni). NB! Kui selles veerus kasutaja valikut ei tee salvestab süsteem automaatselt selle rea kui selgituse numbriga üks.

Kõigis andmesisestusvormides on kahte sorti väljasid:

Kohustuslikud väljad on üldreeglina – konto, eelarve liik, COFOG. Kui mingi kohustuslik väli on täitmata siis peale salvestamise nupu vajutamist ütleb süsteem, et ei ole midagi salvestada.

Mittekohustuslikud väljad on üldreeglina – eelarve objekt, selgitus, välistoetus (tulude vorm). Kui nendes valik tegemata jätta siis andme salvestatakse.

Kasutusjuhend - 18 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

8.2.1 Andmesisestusvormide avamine

Valige SAP BPC -> Home page (Avaleht) -> Activities (Toimingud) -> soovitav Activity (toiming)

Pärast õige Activity (Toiming) valimist kuvatakse alumises aknas asutused (vastavalt kasutaja õigustele üks või mitu), mille andmesisestus on avatud.

Kui kasutaja näeb oma andmeid staatuses „Pending“ siis tuleb pöörduda oma valitsemisala peakasutaja (üldreeglina ministeeriumi finantsosakond) poole, palvega avada talle vastava protsessi andmesisestuse võimalus oma asutuse osas.

Eelarveandmete sisestamise õigusega kasutajatele saadetakse teavitav meilisõnum mingi protsessi (nt Riigieelarve 2018) sisestamise võimaluse avamise kohta siis kui valitsemisala peakasutaja on avamise tegevuse teinud.

Andmete sisestamiseks sisestusvormi, aruannete vaatamiseks jne vajutage soovitava asutuse real, mis on helesinise tekstiga (see tähendab et antud asutuse andmesisetus on avatud) ja seejärel avatakse uus leht.

Andmesisestusvormid on kõigis etappides (RES, RE) jagatud kahte menüüsse: Sisestusvormid (põhitaotlus) ja Lisataotlused.

Kasutusjuhend - 19 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

Menüü avamisel kuvatakse lehe parempoolses osas andmesisestusvormid.

Vormi avamisel vajutage hiirega vastaval vormi nimel (helesinises kirjas tekst).

8.2.2 Andmete sisestamine

Antud peatükis on toodud vormidega seotud üldreeglid, kui mingi vorm käitub üldreeglitest erinevalt on vastavad erisused toodud juhendi punktis 8.2.3.

Vormide avamisel avatakse Excel. Süsteem teeb sisestusvormi avamisel automaatselt andmete värskendamise (Refresh), ehk sisestusvormil kuvatakse selle asutuse andmed kelle osas sisestusvorm veebikeskkonnas avati.

NB! Meeles tuleb pidada, et veebikeskkonnas vormi avades ei panan sisestusvormis automaatselt asutuse Funds Centerìt vaid see jääb selline mis oli kõige viimasem valik sisestusvormis/aruandes. Ehk kui kasutajal on õigusi mitme asutuse osas tuleb kindlasti alati vormi avades üle vaadata kas Funds Centerì valik vastab asutuse omale.

Kõik vormid koosnevad kahest osast:

Ülemine osa – see on mõeldud uute ridade sisestamiseks, siin kuvatav info ei kajasta andmeid mis on andmebaasis.

Alumine osa – see on mõeldud juba sisestatud andmete muutmiseks, sisestatud andmetest kiire ülevaate saamiseks. Sõltuvalt vormidest võib selles osas olla ka summatasemeid kontode hierarhia ja eelarve liikide lõikes (need on informatsiivsed ja nende osas tehtud muudatusi süsteemi ei salvestata). Summatasemed on toodud kas rasvases kirjas või teise taustavärviga. Detailtasemed (mida saab muuta) on alati tavakirjas ja valge taustavärviga.

Andmete sisestamiseks on kaks võimalust:

1. Sisestades kõik vajalikud väärtused sisestusvormi ülemises osas.

Kasutusjuhend - 20 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

Ridadele andmete sisestamiseks (planeerimistasand, konto, liik, objekt jne) saate kas:

vajaliku väärtuse valida loendist (vajalikule exceli lahtrile minnes tekib lahtri lõppu must nooleke, millel valides avaneb loend väärtustest mida antud lahtris saab kasutada);

sisestada vajalik väärtus käsitsi (peab vastama täpselt loendis olevale väärtusele, kui ei vasta annab süsteem veateate);

kopeerida väärtus teisest failist, kasutades exceli paste special->values funktsiooni (loe täpsemalt juhendi punktist 5.2).

Sisestusvormi ülemises osas on eelseadistatud seitse (7) tühja rida kuhu kasutaja saab andmeid lisada. Kui on soov sisestada korraga rohkem ridasid (ilma vahepeal salvestamata) siis on võimalik tühje ridasid juurde teha, kasutades excelì funktsionaalsust ridade lisamiseks:

Kasutaja peab andmed pärast sisestamist salvestama kesksesse andmebaasi, vajutades EPM-i menüüs nuppu „Save Data” (Salvesta andmed). Exceli standardfunktsionaalsusega salvestamisel andmeid ei salvestata.

Andmete salvestamisel kuvab süsteem salvestatavate andmete kohta teate. NB! mahud (numbrid, andmete ja kommentaaride salvestamise kohta) mida süsteem kuvab teates ei ole üks-ühelt seostatavad eelarve ridade arvuga mida kasutaja soovib salvestada (kuna vahepeal süsteem salvestab taustal informatsiooni mis ei ole kasutaja tegevusega seotud, samas ei muudeta andmeid mida kasutaja ise ei muutnud).

Vajutage nuppu „YES” (Jah).

Kui osa sisestatud andmetest ei läbi süsteemi sisseehitatud kontrolle (vt. juhendi punkt 5.1.1), kuvab süsteem veateate.

Kasutusjuhend - 21 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

Jaotises „Error message” (Veateade) kuvatava kirjelduse all on näha, millist kontrollireegli kontrolli andmed ei läbinud – on toodud lühike kirjeldus mis oli vigane ja kontrollireegli number. Kõik loodud kontrollireeglid on lisatud sisestusvormi eraldi töölehele „Kontrollireeglid“. Jaotises „Rejected Record List“ on toodud need read mis ei läbinud kontrolle ja mida ei salvestatud, peale veateate sulgemist on ka sisestusvormi ülemises osas nendel ridadel mis ei salvestunud summaks null.

Peale veateate lugemist vajutage nuppu OK, vajadusel lugege kontrollireegli kirjeldust kontrollireegli töölehelt, tehke parandused ja salvestage uuesti. Kui sisestasite mitu rida ja nendest osad olid korrektsed ning salvestusid siis paranduste tegemisel ei pea neid sisestusvormi ülemises osas kustutama vaid võib salvestada koos nendega.

Kui andmete salvestamine õnnestus, genereerib süsteem järgmise teate.

Vajutage nuppu „OK”.

Pärast andmete parandamist ja õnnestunud salvestamist kuvatakse salvestatud andmed vormi allosas.

2. Muutes vormi alumises osas olemasolevaid eelarveridasid.

Vormi alumises osas on kasutajal võimalik muuta ainult summasid ja/või selgitusi. Muuta saab ainult detailset rida (rida mis on valgel taustal ja ei ole rasvases kirjas), koondridasid (teist värvi taust ja/või rasvases kirjas) muuta ei saa. Kui midagi on muudetud ja ei ole salvestatud kuvatakse see number ja/või selgitus rohelises kirjavärvis.

Peale muudatuse tegemist tuleb andmed salvestada, kasutades EPM menüü „Save“ nuppu.

Andmete salvestamine toimub samamoodi nagu eelmises punktis (andmete sisestamine vormi ülemises osas) on kirjeldatud.

Kasutusjuhend - 22 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

8.2.3 Erisused andmesisestuse üldreeglitest

Tegevuspõhised vormid üldiselt

Kõikidel tegevuspõhistel vormidel on päises programmi filter ehk kasutaja saab näha ja muuta/lisada andmeid sisestusvormil ainult ühe programmi kaupa.

Vormi avamisel on programmi osas valitud kõige viimane valik mis kasutaja on enne vormi avamist teinud kas mingis sisestusvormis või aruandes.

Teise programmi valimiseks tuleb teha topelt hiireklikk vasaku hiire nupuga programmi koodil, ja avanenud aknas valida soovitav programm.

Välistoetuste vorm

Välistoetuste vormil on lisaks kuludele võimalik ka sisestada tulusid, kui kasutaja soovib koos kuludega samas vormis sisestada ka välistoetusega seotud kulud. Kui välistoetuse vormis on tulud sisestatud kajastuvad need ka tulude vormil ning neid on võimalik muuta mõlemal vormil.

Kulusid mis on sisestatud välistoetuste vormil ei kajastata kulude vormil, kogukulusid on võimalik vaadata aruannetega.

Lisataotlused

Kõikidel lisataotluste vormidel on päises lisataotluse number ehk kasutaja saab näha ja muuta/lisada andmeid sisestusvormil ainult ühe lisataotluse kaupa.

Vormi avamisel on lisataotluse numberer üldreeglina nr 1 ehk kui kasutaja soovib sisestada teiste numbritega lisataotlusi tuleb rippmenüüst valida soovitav number.

Peale valiku tegemist värskendab süsteem automaatselt andmed ehk kuvatakse selle lisataotlusega sisestatud andmed sisestusvormi allosas.

Kasutusjuhend - 23 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

Lisataotlused grupeeritakse kokku kasutades lisataotluse numbrit, hetkel on süsteem seadistatud nii, et iga asutus saab kasutada numbreid 1-100 (vajadusel on neid võimalik süsteemi peakasutaja pool juurde luua).

Lisataotluse numbrid on ühised kõikide vormide lõikes (kulud, investeeringud ja finantseerimis-tehingud) ehk kui kasutada kuludes numbrit 1 ja investeeringutes ka numbrit 1, siis süsteemi on need sisestatud kui üks lisataotlus.

Igale lisataotluse numbrile on võimalik lisada alljärgnevat informatsiooni:

Välja nimi Välja kirjeldusLisataotluse nimetus Vabas vormis tekst – lisataotluse nimi.Prioriteet Kasutaja sisestatav number – lisataotluse prioriteet vahemikus

1-10 (saab kas valida rippmenüüst või kirjutada käsitsi). Kommentaar Vabas vormis tekst – lisataotluse kirjeldus.

Kõik tekstiline informatsioon on piiratud 255 tähemärgiga, kui sisestada pikem tekst siis salvestamisel lõigatakse lõpu osa ära). Antud informatsiooni võib salvestada eraldi ilma summasid sisestamata või koos summade sisestamisega.

8.3 Kaasfinantseerimise automaatne arvutamine

Selleks et välistoetustega seotud riiklik kaasfinantseerimine oleks sisestatud korrektselt ja vastaks välistoetuse ja kaasfinantseerimise määradele (ning et lihtsustada andmete sisestamist) on REISìs loodud võimalus, et süsteem ise arvutab ja lisab/muudab riikliku kaasfinantseerimise summad.

8.3.1 Arvutuse käivitamine

Kaasfinantseerimise automaatse arvutamise saab käivitada samast kohast kus asuvad kõik sisestusvormid, vajutada nupule „Arvuta riiklik kaasfinantseerimine“.

Kasutusjuhend - 24 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

Peale seda avaneb excelis eraldi aken (samamoodi nagu versiooni loomisel).

Avanenud aknas on neli filtri valikut:

Kategooria (CATEGORY) – saab sisestada kas käsitsi või valida nupu „Add“ abil kategooria (nt RES, RE).

Asutus (ENTITY) – vajutades nupule „Add“ saab lisada ühe või mitu asutust. Aasta (TIME) – saab sisestada kas käsitsi või valida nupu „Add“ abil aasta (RESì ja RE korral

sisestatakse alati planeerimise esimene aasta). Versioon (VERSION) – saab sisestada kas käsitsi või valida nupu „Add“ abil versiooni

(üldreeglina peaks valik olema alati CURRENT).

Add nupu alt valikute tegemine toimub alljärgnevalt.

Avanenud akna vasakul pool tuleb teha linnuke soovitava (ühe või mitme) valiku ette ja vajutada all olevale nupule „Add members“. Misjärel ilmub tehtud valik paremale kasti. Seejärel tuleb vajutada nupule „OK“.

Kui soovitakse midagi eemaldada tehtud valikutes, siis tuleb valida eemaldada soovitav valik paremas kastis ja vajutada paremal äärel olevale punase ristiga nupule.

Kasutusjuhend - 25 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

Kui kõik valikud on tehtud, tuleb vajutada nupule „Next“ ning seejärel avaneb uus aken kus näidatakse üle tehtud valikud. Arvutamise käivitamiseks vajutada nupule „Finish“

Vajadusel võib üle vaadata kas automaatne arvutus käivitus tõrgeteta, selleks vajutada nupule „View Status“.

Avanenud aknas näidatakse esimeses veerus kas on õnnestunud „Succeeded“ või ebaõnnestunud „Failed“. Kui staatuseks on „Running“ siis vajutades nupule „Refresh“ uuendatakse olekut ehk kontrollitakse üle selle käivitatud arvutuse seisu.

8.3.2 Milliste välistoetuste osas saab automaatset arvutamist teostada

Selleks tuleb avada serveri kettal (vt juhendi punkt 10.1.1) aruanne nimega „1.Välistoetused_kaasfin_arvutamine.xlsx“.

Aruandes on toodud infosüsteemis olevad välistoetuste koodid, nende nimetused, samuti mis valitsemisala ja asutusele see kood kuulub.

Kasutusjuhend - 26 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

Veerus „F“ nimega „Kas kaasfinantseerimise automaatne arvutus tehakse“ kuvatakse selle välistoetuse koodi juures millele saab arvutada kaasfinantseerimist automaatselt täht „Y“. Nende koodide osas kus see lahter on tühi ei toimu kaasfinantseerimise automaatset arvutamist.

8.4 Jaotatavad kulud

NB! Antud punkt kehtib ainult tegevuspõhisele eelarvele üle läinud asutuste osas.

Jaotatavad kulud (planeerimistasand algab tähtedega „AA“, nt „AAG1000001“) sisestatakse iga asutuse poolt tema enda jaotatavate kulude programmi kasutades, sisestamine toimub tavapäraselt (vt. kasutusjuhendi punkt 8.2).

8.4.1 Jagamisreeglid

Jagamisreeglid võib sisestada kas:

enne jaotatavate kulude sisestamist (eeldab et kasutaja teab täpselt millised jaotatavad kulud hakkavad olema ehk milliseid arvestusobjektide kombinatsioone – konto, liik, objekt jne – hakatakse kasutama jaotatavate kulude osas);

peale seda kui jaotatavad kulud on sisestatud; täiendada/muuta hiljem.

Jaotusreeglite sisestamiseks on veebikeskkonnas protsess (activity) nimega Jaotusreeglid.

Tuleb avada soovitav asutus ja valida menüüst „Jaotusreeglid“ ning sealt vajutada nupule „Jaotusreeglid“.

Seejärel avaneb Excelis jaotusreeglite sisestamise vorm. Lahtris F4 (Kaudkulude programm) tuleb teha kaks hiireklõpsu ja valida kaudkulude programm ning seejärel värskendada andmed (Refresh).

Kasutusjuhend - 27 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

Kui varem oli juba programm valitud siis süsteem pidas selle meeles ja andmed värskendati automaatselt vormi avamisel.

Vorm koosneb kolmest osast:

ülemine osa on uue reegli sisestamiseks; keskmine osa näitab sisestatud kaudkulude ridasid mille kohta tuleb jaotusreegel luua; alumine osa näitab sisestatud jaotusreegleid.

8.4.1.1 Uue reegli sisestamine

Uue reegli sisestamiseks tuleb kirjutada lahtrisse F6 (Reegli number) soovitavb reegli number, saab kasutada numbreid ühest kuni sajani (1-100). Reegli number infosüsteemile oluline ei ole ehk seda kasutatakse esiteks kasutajale kontrollide edastamiseks (et oleks näha kas ühe reegli alusel jaotatakse täpselt 100% kulusid ära) ja alumises osas visuaalselt erinevate reeglite eristamiseks.

Seejärel lisada vormi ülemisesse osasse soovitav reegel, tehes valikud lahtrites:

Konto Eelarve liik Eelarve objekt Välistoetus Programm – saab valida vastavalt sellele mis jagamisreegli tase on antud asutusele määratud (kui

tase programm, siis valikus ainult programmi tasemed). Jagamisreegel - % – saab sisestada kahe komakohaga numbri.

NB! Lahter „Konto grupp“ jätta tühjaks.

Ülemises osas saab andmeid sisestada nagu tavapärastes sisestusvormides, kas valides rippmenüüst arvestusobjekti väärtuse, kirjutades selle käsitsi või kopeerides mingist teisest failist. Samuti võib kopeerida andmed keskmisest osast (see kus on näha sisestatud kaudkulud).

Konto grupi veerus valikut teha pole vaja.

Kasutusjuhend - 28 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

8.4.1.2 Olemasoleva reegli muutmine

Juba sisestatud reeglit saab muuta kahel viisil.

Esiteks. Sisestusvormi viimses osas saab muuta protsente kui on vaja muuta nende jaotust. Kui mingi rida on vaja kustutada siis tuleb protsent kas kustutada või kirjutada number null. Pärast muudatuste tegemist tuleb salvestada (Save Data).

Teiseks. Kui on vaja lisada uusi ridasid olemasolevale reeglile siis sisestamine toimub samamoodi nagu uue reegli lisamine – tuleb kirjutada lahtrisse F6 soovitava reegli number ja lisada uued read. Kui lisatakse selline rida mis juba reeglis on siis vana rida kirjutatakse salvestamisel üle. Pärast muudatuste tegemist tuleb salvestada (Save Data).

8.4.2 Jaotatavate kulude jagamise käivitamine

Jagamise käivitamiseks tuleb veebikeskkonnas valida soovitav protsess (activity), nt RES või RE (sõltuvalt mis protsessi osas soovitakse seda teha).

Valida menüü „Kaudkulude jagamine“ ja sealt vajutada nupule „Käivita kaudkulude jagamine“.

Seejärel avaneb Excel, kus on alljärgnev aken:

CATEGORY (kategooria) – valikus tuleb kirjutada või valida „Add“ nupu alt soovitav kategooria (ehk mille kaudkulusid jagada soovitakse), RES, RE, SBA1 jne.

Kasutusjuhend - 29 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

ENTITY (asutus) – valikus tuleb kirjutada (asutuse kood) või valida „Add“ nupu alt soovitav asutus (ehk mis asutuse kaudkulusid jagada soovitakse), kui kasutajal on mitme asutuse õigused võib valida ka mitu asutust korraga.

TIME (aasta) – valikus tuleb kirjutada või valida „Add“ nupu alt soovitav aasta (ehk mis aasta RES/RE kaudkulusid jagada soovitakse), RES/RE osas tuleb meeles pidada, et aastaks on alati RES/RE planeerimise esimene aasta.

Peale valikute tegemist tuleb vajutada nupule „Next“. Seejärel avaneb aken kus süsteem näitab üle tehtud valikud ja küsib kas soovite jätkata, selleks vajutada nupule „Finish“.

Seejärel avaneb aken mis ütleb et jagamise protsess on käivitatud.

Selleks et vaadata kas jagamine on lõpetatud ja kas ei tekkinud viga tuleb veebikeskkonnas valida menüü „Kaudkulude jagamine“ ja sealt vajutada nupule „Kontrolli staatust“.

Kasutusjuhend - 30 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

Excelis avaneb aken kus kõige esimese reana on näha seda jägamise käivitamist. Kui staatus on Succeeded või Warning siis on toiming tehtud ja võib selle sulgeda. Kui staatus on Failed siis tähendab seda et jagamist ei saanud teostada – tuleb üle vaadata kas jagamise käivitamisel said kõik valikud tehtud korrektsed (kategooria, asutus ja aasta) kui need olid ikka korrektsed saata e-kiri REISì peakasutajale ([email protected] ) .

8.4.3 Jagatud jaotatavate kulude ülevaatamine

Kuna jagamine tekitab komakohti ja jagatavad summad ei ole enam tuhandetes eurodes (viimased 3 kohta ei ole nullid) siis tuleb peale jagamise käivitamist need üle vaadata ja vajadusel parandada.

Selleks valida veebikeskkonnas soovitav protsess (activity), nt RES või RE (sõltuvalt mis protsessi osas soovitakse seda teha), siis soovitav asutus je menüü „Kaudkulude jagamine“ ja sealt vajutada nupule „Kontrolli ümardamisi“.

Seejärel avaneb Excelis alljärgnev vorm:

Kasutusjuhend - 31 / 54 - 27.03.2018


Versioon_01

Vormis on andmed grupeeritud (ja tehtud vahe summaread) kontode lõikes, ehk kui mingi konto kohta on sisestatud (ja ka jagatud) mitu jaotatava kulu rida (nt erineva liigiga) siis need grupeeritakse ühte kokku (ehk grupid ei ole jagamisreeglite alusel moodustatud).

Veergudes G, H, I, J (aasta numbritega tähistatud) on jagamisreegli alusel süsteemi poolt otsekuludele ära jagatud jaotatavad kulud. Nende muutmine toimub nagu tavapärases sisestusvormis ehk kas tuleb kirjutada number üle või kopeerida mujalt soovitav number. Salvestamiseks vajutada „Save Data“ nupule.

Veergudes L, M, N ja O on informatiivselt toodud sama rea summad millel on ära kaotatud komakohad ja muudetud tuhandeteks eurodeks (viimased kolm kohta on nullid).

Veergudes Q, R, S ja T on toodud vahe süsteemis olevate ja eelnevalt mainitud tuhandeteks eurodeks tehtud summade vahel. Kui tuhandeteks eurodeks tehtud summa on suurem süsteemis olevast summast siis on vahe miinusega, kui vastupidi siis plussiga. Antud osa saab kasutada kopeerimiseks tuhandetes eurodes summad veergudesse G kuni J, samas tuleb meeles pidada, et kui on vahe süsteemis olevate summadega siis tuleb vahe vastavalt kas maha lahuytada või juurde liita mingile reale/ridadele.

8.4.4 Jagamisreegli versiooni loomine

Jaotusreeglist versiooni loomiseks tuleb valida veebikeskkonnas protsess (activity) nimega Jaotusreeglid.

Tuleb avada soovitav asutus ja valida menüüst „Versiooni loomine“ ning sealt vajutada nupule „Versiooni loomine“.

Edaspidine toimub samamoodi nagu juhendi punktis 8.5 toodud.

8.5 Versioonide loomine

Kui kasutaja soovib jätta enda tarbeks alles mingi seisu sisestatud andmetest on tal võimalik selleks luua endale versioone.

Valige SAP BPC -> Home page (Avaleht) -> Activities (Toimingud) -> soovitav Activity (toiming) – näiteks „Tegevuspõhine Riigieelarve 2018“ -> Versiooni loomine.

Nupu „Versiooni loomine“ vajutamisel avaneb Excel (kui see ei ole juba enne avatud) ning seal vorm, kus kasutaja saab uue versiooni luua.

NB! Kui antud aken kohe ette ei tule, ei ole vaja nupul „Fix Version” (Fikseeri versioon) mitu korda vajutada, vaid vaadake, kas excel on avatud ja seal näete vastavat vormi.

Kasutusjuhend - 32 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

Valikuid saab lisada/muuta kas kirjutades käsitsi antud valiku koodi (nt Rahandusministeeriumi osas „R10“) või vajutades nupule „Add“ ja tehes soovitava valiku avanenud aknas.

Vasakpoolne osa näitab seda mida on võimalik valida ja parempoolne seda mis valikud on tehtud.

Kui parempoolses kastis on valik mis teile ei sobi siis vajutage sellel valikul hiirega (taust muutub tumesiniseks) ja vajutage paremal ääres olevale punasele ristile.

Selleks et valik teha vajutage vasakul olevale soovitavale väärtusele (nt versiooni osas „RE - Riigieelarve“ (antud rea ette tekib roheline linnuke) ja siis nupule „Add Members“. Tehtud valik tekib paremale kasti, misjärel vajutada nupule OK.

Source (Lähtekoht) tähendab kohta, kust andmed kopeeritakse. See on süsteemi poolt eeltäidetud, vastavalt sellele millised valikud teil varasemalt (eelmisel korral) olid versiooni loomisel tehtud. Kasutaja saab neid käsitsi muuta, valikuks on:

CATEGORY (kategooria) – näiteks RE, RES; ENTITY (asutus) – asutus kelle andmeid uude versiooni soovitakse kopeerida (võib valida

rohkem kui üks, kui kasutajal on õigus planeerida mitme asutuse eelarvet); TIME (aasta) – aasta kust uue versiooni loomiseks andmeid soovitakse võtta (RES/RE korral

alati esimese aasta number (nt RES 2018-2021 tuleb aastaks panna 2018);

Kasutusjuhend - 33 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

VERSION (versioon) – versioon kust andmeid kopeeritakse.

Destination (Sihtkoht) versiooni, kuhu andmed kopeeritakse. Ka siin on samad valikud. Üldreeglina peaksid kõikidel (va. VERSION) olema väärtuseks “<same>” ehk see tähendab et valik on sama mis “Source” osas (kui Source on näiteks R10 siis Destination “<same>” tähendab et ka uuel versioonil on asutus R10).

Versiooni osas on kõigil asutustel võimalik kasutada 10 erinevatversiooni:

Kui kõik soovitavad valikud lähtekoha (Source) ja sihtkoha (Destination) osas on tehtud vajutage nuppu „Next” (Edasi).

Avanenud aknas on kirjas kust ja kuhu ning milliseid andmeid te kopeerite ja küsitakse kas soovite seda teostada.

Vajutage nuppu „Finish” (Valmis).

Ekraanil kuvatakse järgmine teade.

Vajutage nuppu „OK”.

Kontrollimaks, kas versiooni kopeerimine õnnestus, võib kasutaja avada mõne aruande (nt. eelarve versioonid) ja vaadata, kas sihtversiooni jaoks on andmed olemas.

Kasutusjuhend - 34 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

Samuti võib kasutaja veebikeskkonnas versiooni loomise menüüs vajutada nuppu „Versiooni loomise kontroll“ ja vaadata kopeerimise kohta on staatust. Kui staatus on “Failed” siis kopeerimist ei teostatud, staatus “Succeeded” või “Warning” tähistavad seda et kopeerimine õnnestus.

„Versiooni loomise kontrol“ on võimalik käivitada kahest kohast:

Samas excelis kus kopeerimine teostati on paremal ääres nupp „Versiooni loomise kontrol“. Veebilehel kus versiooni loomine käivitati on samuti nupp “ Versiooni loomise kontrol“.

8.6 Kommentaarid

NB! Antud kommentaaride näol on tegemist samade kommentaaridega mida saab lisada sisestusvormides.

Valige SAP BPC -> Home page (Avaleht) -> Activities (Toimingud) -> soovitav Activity (toiming) – näiteks „Tegevuspõhine Riigieelarve 2018“ -> Kontrollid ja esitamine.

8.6.1 Kommentaaride lisamine

Vajutades nupule „Lisa kommentaar“ saab kasutaja lisada kuni 255 tähemärgi pikkusi kommentaare (kasutamata märkide arvu näeb kasutaja välja paremas servas).

Nuppu vajutades avaneb alljärgnev aken, kuhu saab lisada (või kopeerida mujalt) kommentaare.

Kasutusjuhend - 35 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

Vajutades nupule “More Options” saab kasutaja soovi korral määrata kommentaarile prioriteedi ja lisada võtmesõna mis seda kommentaari iseloomustab.

Vajutades nupule “Modify Context” saab kasutaja detailsemalt öelda milliste arvestusobjektide väärtustega see kommentaar on seotud (aasta, konto, liik jne). Selleks tuleb vajutada vastava välja (näiteks eelarve liik – Budget type) rea lõpus oleval mustal noolekesel, misjärel avaneb kast, kust tuleb valida “Select member...”.

Seejärel avaneb uus aken kus on toodud vastava dimensiooni (eelarve liik) võimalikud valitavad väärused. Kui on olemas hierarhia, siis tuuakse need hierarhia lõikes, hierarhia alumiste tasemete avamiseks tuleb vajutada mustal noolel. Valiku tegemiseks tuleb valida soovitav väärtus (nt liik 20) ja vajutada nuppu OK.

Ja samamoodi on võimalik lisada seoseid kõikide arvestusobjektide lõikes.

Peale kõikide valikute tegemist tuleb vajutada OK ja kommentaar on salvestatud.

Kasutaja saab kommentaare üle vaadata ja/või neid redigeerida (vt juhendi punkt 8.6.2).

Kui kommentaar on lisatud kasutades kõiki arvestusobjekte siis on vastav kommentaar näha ka aruannetes. Selleks tuleb teha alljärgnevates arvestusobjektides alljärgnevad valikud.

Category (kategooria) – tuleb automaatselt, pole vaja muuta. Time (aasta) – tuleb automaatselt, pole vaja muuta.

Kasutusjuhend - 36 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

Entity (asutus) – tuleb automaatselt, pole vaja muuta. Accrual basis account (konto) – on vaja lisada konkreetne konto mida kasutatakse ka andmete

sisestamisel, ei tohi panna hierarhia taset (nt. konto „5“, mitte „5S“). Flow – tuleb panna väärtus „F99_1“. Currency – tuleb automaatselt (väärtus „LC“), pole vaja muuta. Budget object (eelarve objekt) – tuleb panna soovitav objekt (mitte hierarhia tase), kui objekti

pole siis väärtus „NONE“. Audit trail – tuleb automaatselt (väärtus „INPUT“), pole vaja muuta. Measures – tuleb automaatselt (väärtus „YTD“), pole vaja muuta. Accrual basis account (Detalisation) – tuleb automaatselt (väärtus „AAD_NONE“), pole vaja

muuta. Budget type (eelarve liik) – tuleb valida soovitaav liik. Grants (välistoetus) – tuleb panna soovitav välistoetuse kood (mitte hierarhia tase), kui

välistoetust pole pole siis väärtus „NONE“. Functional area or programm (COFOG või planeerimistasand) – tuleb panna soovitav kood

(mitte hierarhia tase), kui ilma selleta, siis väärtus „NONE“. Budget versioon (versioon) – tuleb automaatselt (väärtus „CURRENT“), pole vaja muuta. Aditional application number (lisataotlus enumber) – põhitaotluse osas tuleb valida väärtus

„AA_NONE“, lisataotluse osas soovitav lisataotlus enumber. Time detalisation by month – tuleb automaatselt (väärtus „TD_NONE“), pole vaja muuta. Funds center – tuleb valida oma asutuse funds center (peab vastama eelpool olevale asutuse

valikule). Comment number (selgituse number) – tuleb valida soovitav selgituse number.

Näidis milline peaks olema tehtud valik, et see kommentaar kajastuks ka aruanes juba sisestatud eelarve summa rea juures on alljärgnev:

Kasutusjuhend - 37 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

8.6.2 Kommentaaride vaatamine/muutmine

Vajutades nuppu „Vaata kommentaare“ avaneb uus leht, kus saab vaadata lisatud kommentaare ja neid muuta.

Kasutaja saab kommentaari kustutada, märkides soovitud kommentaar ja vajutades nuppu (Delete) või seda redigeerida, vajutades nuppu (Edit).

Vajutades nuppu „Edit Criteria” saab kasutaja filtreerida, milliseid kommentaare näidatakse. Tuleb teha vajalikud valikud ja vajutada nuppu “Display Report”.

8.7 Esitamine

Mingi protsessi (nt RE 2018) süsteemis täielikuks lõpuleviimiseks tuleb muuta süsteemis nii andmete staatust kui protsessi staatust (täpsemalt nende erisustest vt juhendi punkt 5.6).

8.7.1 Protsessi staatus

Pärast seda, kui kõik andmed on sisestatud võib eelarvejuht või finantsjuht andmesisestusprotsessi (Activity) lõpetada vajutades nupule „Submit“.

Kasutusjuhend - 38 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

Finantsjuht saab kontrollida andmeid ja:

1. Kui on vaja teha parandusi, siis mitte kinnitada andmesisestusprotsessi (Activity) lõpuleviimist.

Selleks peab vajutama nuppu „Reject” (Lükka tagasi).

2. Kui kõik on korrektne, siis kinnitada andmesisestusprotsessi (Activity) lõpuleviimist.

NB! Enne selle tegevuse tegemist tuleb muuta ka andmete staatust (vt juhendi punkt 8.7.2), kui seda soovitakse teha, sest andmete staatust ei ole peale protsessi lõplikku kinnitamist võimalik enam muuta.

Selleks peab vajutama nuppu „Approve” (Kinnita).

Näha millises staatuses on asutuse andmesisestus on võimalik activities (tegevused) menüüst, kus veerus Status kuvatakse vastav info.

Samas menus on ka võimalik staatusi muuta.

Kasutusjuhend - 39 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

8.7.2 Andmete staatus

Andmete staatuse muutmiseks tuleb vastava protsessi (nt RE 2018) menüüs valida „Kontrollid ja esitamine“ ning sealt vajutada nupule „Esita“.

Seejärel avaneb uus aken.

Vajalikud valikud on eeltäidetud, kuid kasutaja saab (vastavalt õigustele) ka neid muuta. Muuta on vaja ainult real „New Status“ olevat valikut, mis peab olema „Esitatud“. Vajutage nuppu „Apply“ (Rakenda).

Andmete olekut saab muuta olekust „Avatud“ olekuks „Esitatud“.

Kui andmete esitamine õnnestus, kuvab süsteem järgmise teate.

8.8 Täienduste/paranduste tegemine peale esitamist

8.8.1 Asutuse kasutaja poolt täienduste tegemine

Kui peale esitamist (vt. juhendi punkt 8.7) on vaja teha sisestatud andmetes täiendusi/parandusi, siis tuleb pöörduda valitsemisala peakasutaja poole kes saab muuta andmete staatust (staatuseks „Avatud“).

Kui vastavalt juhendi punktile 8.7 pole asutuse andmed esitatud siis saab muudatusi teha jooksvalt ilma et valitsemisala peakasutaja peaks REISìs midagi tegema.

Kasutusjuhend - 40 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

Kui andmete staatus on valitsemisala peakasutaja poolt muudetud saab kasutaja avada andmesisestusprotsessi (Activity), selleks valige SAP BPC -> Home page (Avaleht) -> Activities (Toimingud) -> soovitav Activity (toiming)

Pärast õige Activity (Toiming) valimist kuvatakse alumises aknas asutused (vastavalt kasutaja õigustele üks või mitu).

Staatuse veerus olev informatsioon „Completed“ tähistab et vastav protsess on lõpetatud ja selleks et teha parandusi/täiendusi on vaja kasutajal protsess uuesti avada. Selleks tuleb vajutada nuppu „Reopen“.

Avaneb aken kus vasakul kastis tuleb valida soovitav asutus ja vajutada kahe kasti vahel olevale noolele suunaga paremale, misjärel antud asutuse nimi tekib paremale kasti.

Seejärel tuleb vajutada nupule „Reopen“, misjärel süsteem küsib üle, et kas ikka soovite antud asutust uuesti avada. Avamiseks tuleb vajutada nupule „Yes“

Kasutusjuhend - 41 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

Seejärel tuleb sulgeda eelnev aken ja antud asutuse andmesisestusprotsess on avatud. NB! Peale uuesti avamist on staatuseks alati „Reopen“, mis oma sisult on sama nagu algselt olnud staatus „Open“.

Peale eelpool toodud tegevuste teostamist touimub andmete täiendamine/parandamine samamoodi nagu algselt andmete sisestamine.

8.8.2 Valitsemisala peakasutaja poolt andmete avamine

Antud juhendi punktis kajastatud tegevusi saab teha ainult valitsemisala peakasutaja.

Andmete staatuse muutmiseks tuleb vastava protsessi (nt RE 2018) menüüs valida „Kontrollid ja esitamine“ ning sealt vajutada nupule „Esita“, võib avada ükstapuha millise oma valitsemisala asutuse protsessi. Avaneb alljärgnev aken:

Ülemine osa (Change Status for) näitab mis asutuse, mis kategooria (RES/RE), mis aasta ja mis versiooni osas te staatust soovite muuta. Alumine osa (New Work Status) näitab milline on antud asutuse praegune töö staatus (Current Status) ja milliseks staatuseks te soovite seda muuta (New Status). Selleks et mingi asutuse andmesisestus uuesti avada tuleb valida vastav asutus (real Entity), muuta “New Status” valikus uueks staatuseks “Open”. Ja vajutada nuppu “Apply”. Ja samamoodi kõikide asutustega kelle osas on soov andmesisestus uuesti avada. Kui aga soovitakse lukust avada kõigi valitsemisala asutuste andmed tuleb “Entity” valikus valida valitsemisala kood (nt. R) ja peab olema märgitud linnuke ruutu „Include All Descendants”.

Kasutusjuhend - 42 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

9 EelarvemuudatusedPeale konkreetse aasta riigieelarve (REISìs kategooria „RE“) vastuvõtmist toimub andmete muutmine ainult eelarve muutmiste etapis.

Eelarve muudatusi (ja nende etappe REISìs) on kolme liiki:

Valitsemisala tasemel tehtavad eelarve muudatused. Tegemist nende muudatustega mille osas on otsustusõigus valitsemisalal ja/või asutusel endal.

Vabariigi Valitsuse tasemel tehtavad eelarve muudatused. Tegemist eelarve muudatustega, mille osas on otsustusõigus Vabariigi Valitsusel (põhiliselt tegemist kinnisasjadesse tehtsavate investeeringute liigenduste muutmisega).

Riigikogu tasemel tehtavate eelarve muudatustega. Tegemist tavapäraselt aasta lõpus Riigikogu poolt vastu võetava Riigieelarve seadus emuutmisega ja/või lisaeelarvega.

9.1 Valitsemisala eelarve muudatused

9.1.1 Muudatuste andmete sisestamine

Valige SAP BPC -> Home page (avaleht) -> Activities (Toimingud) -> Tegevuspõhine EA muudatus (valitsemisala) -> asutus mille osas muudatusi soovitakse sisestada

Menüüs valida „Muudatuse andmed“, misjärel paremal pool valida „Eelarve muudatused (asutus ja valitsemisala).

Kasutusjuhend - 43 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

Avaneb sisestusvorm – andmeid saab sisestada nagu RE vormidaski (vt juhendi punkt 8.2.2) nii sisestusvormi ülemises kui alumises osas, alumises ainult olemasolevatele ridadele, uusi lisatakse ülemises osas.

NB! Muuta ei saa (ja samuti alumises osas ei kuvata) tulude andmeid.

Muudatused sisestatakse kumuleeruvalt, ehk kui näiteks sisestamise hetkeks on mingil real juba sisestatud muudatus „1000“ ja soovitakse seda rida veel suurendada „1000“ võrra, siis tuleb antud rea summa muuta ja kirjutada sinna „2000“.

Vormil on lisaks planeeritavatele muudatustele näha ka kogu antud aasta kinnitatud eelarve koos kõigi kinnitatud muudatustega ja ka paralleelsed muudatused (need muudatused mis on REISì sisestatud mingis teises muudatuse etapis, kuid ei ole veel kinnitatud).

Veebis on lahti alati antud aasta valitsemisala muudatuste osas kõige esimene muutmise etapp, kategooria nimega „SBA1 - RE muudatused (valitsemisala) 1“. Kui valitsemisala/asutus soovib oma muudatusi eristada siis selleks on loodud võimalus kasutada 12 erinevat valitsemisala muudatuse etappi:

Kasutusjuhend - 44 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

Kui soovitakse andmeid sisestada mõnda teise etappi, nt „SBA2 – RE muudatused (valitsemisala) 2“ siis tuleb avada veebikeskkonnas esimese etapi sisestusvorm ja peale vormi avamist muuta EPM Context menüü filtris kategooriat.

Peale filtri valimist tuleb värskendada andmed, vajutades „Refresh“ nupule ja sisestada soovitud muudatused.

9.1.2 Versiooni loomine

Toimub samamoodi nagu RE protsessis (vt. Juhendi punkt 8.5).

9.1.3 Andmete esitamine


Kuna tegemist on jooksvalt aasta läbi avatud protsessiga siis kui soovitakse seda tegevust teha on mõistlik seda teha alles siis kui aasta on läbi ja muudatusi enam ei tehta.

9.2 Valitsuse tasemel muudatused

9.2.1 Muudatuste andmete sisestamine

Valige SAP BPC -> Home page (avaleht) -> Activities (Toimingud) -> Tegevuspõhine EA muudatus (Valitsus) -> asutus mille osas muudatusi soovitakse sisestada

Valige soovitud asutus (vastavalt kasutusõigustele võib loendis olla üks või mitu).

Kasutusjuhend - 45 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

Valige menüüst „Sisestusvormid“ ja sisi paremalt poolt valige „Tekkepõhine EA muudatus“.

Avaneb sisestusvorm.

Sisestusvorm on võrreldes teiste vormidega natuke erinev. See koosneb kolmest osast – esimene ja viimane nagu teistelgi vormidel, keskmine vorm aga näitab sisestatud andmeid muudatuste gruppide lõikes.

Kõik muudatused sisestatakse muudatuste gruppidena ja süsteem kontrollib kas ühe muudatuse gruppi summa on null (informatiivne kontroll).

Muudatusi selles vormis saab teha ainult keskmises ja ülemises osas, alumine osa on ainult informatiivne, seal kuvatakse kõik erinevates gruppides tehtud muudatused kokku.

Eelarve veerus „RE kokku (koos muudatustega)“ näeb kasutaja antud aasta eelarve lõpliku seisu (koos kõikide muudatustega mis on kinnitatud).

Veerus „Eelarve täitmine“ näeb kasutaja antud eelarverea täitmise andmeid. Veerus “ Muudatus” kuvatakse käesolevas muudatuse etapis juba sisestatud muudatused

(agregeeritult, ehk ei eristata muudatuse gruppe). Veerus “ Paralleelsed muudatused” kuvatakse need muudatused mis on hetkel menetluses (ehk ei

ole veel kinnitatud) mõnes teises muudatuse etapis (nt. Valitsemisala tasemel muudatused). Veerus “RE koos planeeritavate muudatustega” kuvatakse kinnitatud eelarve ja kõik muudatused

(nii kinnitatud kui menetluses olevad) kokku. Veerus “Kontroll Muudatus” kuvatakse kontroll, kas eelarve jääki on nii palju kui kõigi

menetletavate muudatustega kokku soovitakse antud realt ära tõsta. Kui kontroll on punane ei ole jääki vajalikus mahus, kui roheline on jääk olemas. Antud kontroll on ainult informatiivne.

Antud muudatuse etapis ei saa muuta (ja ka ei kuvata vormi alumises osas) tulude andmeid.



Kasutusjuhend - 46 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

9.2.3 Andmete esitamineToimub samamoodi nagu RE protsessis (vt. Juhendi punkt 8.7).

9.2.4 Uue liigenduse muutmise protsessi avamine

Vabariigi Valitsuse tasemel tehtavate muudatuste osas on hetkel võimalik kasutada viit erinevat muudatuse etappi:

Kui mingi etapp on lõpetatud, ehk Vabariigi Valitsus on muudatused heaks kiitnud siis see tegevus (Activity) suletakse REISì peakasutaja poolt (seda pole enam veebikeskkonnas näha). Üldreeglina avatakse kohe peale ühe etapi sulgemist ka järgmine etapp.

9.3 Riigieelarve seaduse muudatused ja lisaeelarve

9.3.1 Andmesisestus

Valige SAP BPC -> Home page (Plaanimise ja konsolideerimine avaleht) -> Activities (Toimingud) -> Tegevuspõhine EA muudatus (Riigikogu).

Kasutusjuhend - 47 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

Valige allpool avanenud kastis sobiv asutus (vastavalt kasutajaõigustele on näha üks või mitu asutust), selleks vajutage asutuse nimel parema hiireklahviga. Avaneb uus leht:

Selles protsessis on sarnaselt REga erinevad sisestusvormid (tulud, kulud, finantseerimistehingud, investeeringud ja välistoetused).

Sisestusvormides andmete sisestamine toimub samamoodi nagu juhendi punktis 8.2.2 kirjeldatud.

Sisestusvormide ülesehitus on sarnane VV liigenduse muutmise protsessis olnud vormile – vorm koosneb kolmest osast ja muudatused esitatakse muudatuse gruppidena – erinevus on see et muudatusi saab esitada kahes veerus – “Muudatus” ja “Lisaeelarve”.

Kõik muudatused sisestatakse muudatuste gruppidena ja süsteem kontrollib kas ühe muudatuse gruppi summa on null (informatiivne kontroll).

Muudatusi selles vormis saab teha ainult keskmises ja ülemises osas, alumine osa on ainult informatiivne, seal kuvatakse kõik erinevates gruppides tehtud muudatused kokku.

Eelarve veerus „RE kokku (koos muudatustega)“ näeb kasutaja antud aasta eelarve lõpliku seisu (koos kõikide muudatustega mis on kinnitatud).

Veerus „Eelarve täitmine“ näeb kasutaja antud eelarverea täitmise andmeid. Veerus “Lisaeelarve” kuvatakse käesolevas muudatuse etapis juba sisestatud lisaeelarve andmeid

(agregeeritult, ehk ei eristata muudatuse gruppe). Veerus “Muudatus” kuvatakse käesolevas muudatuse etapis juba sisestatud eelarve muudatuse

andmeid (agregeeritult, ehk ei eristata muudatuse gruppe). Veerus “ Paralleelsed muudatused” kuvatakse need muudatused mis on hetkel menetluses (ehk ei

ole veel kinnitatud) mõnes teises muudatuse etapis (nt. Valitsemisala tasemel muudatused). Veerus “RE koos planeeritavate muudatustega” kuvatakse kinnitatud eelarve ja kõik muudatused

(nii kinnitatud kui menetluses olevad) kokku.

Kasutusjuhend - 48 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

Veerus “Kontroll Muudatus” kuvatakse kontroll, kas eelarve jääki on nii palju kui kõigi menetletavate muudatustega kokku soovitakse antud realt ära tõsta. Kui kontroll on punane ei ole jääki vajalikus mahus, kui roheline on jääk olemas. Antud kontroll on ainult informatiivne.



9.3.3 Andmete esitamine


10 Aruannetest üldiselt

10.1 Aruannete avamine

Aruannete avamiseks on kolm võimalust.

10.1.1 Serveri kettal

Serveri kettal on kättesaadavad kõik veebikeskkonnas asuvad aruanded ja lisaks saab sealt avada ka süsteemi peakasutaja poolt loodud aruandeid.

Serveri kettal asuvate aruannete avamiseks peab kasutaja olema Excelis sisse logitud, selleks tuleb kas:

avada veebikeskkonnas mingi aruanne/sisestusvorm (sel juhul logib süsteem kasutaja automaatselt Excelis sisse);

logida sisse Excelis (Excelis sisselogimiseks vaata alljärgneval lingil – https://drive.google.com/open?id=0B_1GmnQ16SgvMmhZdGhVSzEteGM – olevas failis „Kasutusjuhend_Excelist_sisselogimine.docx“ toodud juhendit).

Kui kasutaja on Excelis sisse loginud tuleb valida „EPM“ menüü ja seal vajutada nupule „Open“, misjärel avaneb uus valik, kus tuleb valida „Open Server Report Folder“.

Kasutusjuhend - 49 / 54 - 27.03.2018


Versioon_01

Avaneb aken kus on nimekiri kõiguist serveri kettal asuvatest aruannetest. Aruande avamiseks valida nimekirjast soovitav aruanne ja vajutada nupole „Open“ (või teha topelt hiireklikk soovitaval aruandel).

Serveri kettal asuvad aruanded on nimetatud alljärgneva loogika alusel. Number 1-ga ja number 2-ga algavad aruanded on loodud süsteemi peakasutaja poolt ja neid ei ole võimalik veebikeskkonnast avada (saab avada ainult serveri kettalt). Number 1-ga algavad aruanded on mõeldud tavapärase tekkepõhise eelarve andmete vaatamiseks (enamuses näeb samuti tegevuspõhise eelarve andmeid). Number 2-ga algavad aruanded on mõeldud tegevuspõhisele eelarvele üleläinud asutustele oma andmete vaatamiseks (paljudes näeb ka tavapärase tekkepõhise eelarve andmeid).

Selle kohta mis aruanded on süsteemi peakasutaja poolt loodud ja mis andmete vaatamiseks need on mõeldud on kättesaadav juhis, mis asub alljärgneval lingil – https://drive.google.com/open?id=0B_1GmnQ16SgvMmhZdGhVSzEteGM – fail nimega „REISi_aruanded_ja_nende_sisu.xlsx“.

10.1.2 Enda arvutisse salvestatud aruanded

Süsteemi peakasutajalt (või kelleltki teiselt) e-kirjaga saadud aruanded (või serveri kettal avatud aruanded) on võimalik salvestada oma arvutisse (nagu tavapärase Exceli faili salvestamine).

Neid faile on võimalik samuti kasutada REISì aruannetena, selleks tuleb kas kõigepealt Excelisse sisse logida (samamoodi nagu eelnevas punktis kirjeldatud) või avada fail ja siis sisse logida.

10.1.3 Veebilehel

NB! Antud aruanded on samasugused alates REISì kasutuselevõtust ja neid ei ole uuendatud, seega on soovitatav kasutada serveri kettal olevaid peakasutaja poolt tehtud aruandeid (vt juhendi punkt 10.1.1)

Kasutusjuhend - 50 / 54 - 27.03.2018



Versioon_01

Valige SAP BPC -> Home page (Avaleht) -> Activities (Toimingud) -> soovitav Activity (toiming) – näiteks „Tegevuspõhine Riigieelarve 2018“ -> Aruanded.

Activities all asub ka eraldi protsess aruannete jaoks.

Aruannetes üldreeglina on samamoodi nagu sisestusvormides teise taustavärviga ja rasvases kirjas need read mis on koondread ja ilma taustavaärvita ja mitte rasvases kirjas detailread.

Aruannetes kuvatakse ainult need read kus on olemas summad, kui näiteks eelarve täitmisel on olemas summa ja planeeritaval eelarvel ei ole kuvatakse ka need read.

NB! Alati peale aruande avamist ja peale filtrites valikute tegemist tuleb vajutada „EPM“ menüüs nuppu „Refresh“, misjärel uuendatakse aruanne ehk päritakse andmebaasist andmed vastavalt filtrites olevatele valikutele (asutus, versioon, konto jne).

NB! Filtritest valitavate dimensioonide kohta loe täpsemalt juhendi punktist 7.2.

Kasutusjuhend - 51 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

10.2 Filtrid

Aruannetes asuvad filtrid kahes kohas – aruande sees ja exceli menüü all olevas „EPM Context“ menüüs. Sõltuvalt aruandest võib olal kasutusel kas mõlemad filtreerimise võimalused või ainult üks neist.

EPM Context menus saab filtris teha teisi valikuid, vajutades soovitava arvestusobjekti (nt Entity) taga oleval mustal noolele. Avaneb menüü, kus kuvatakse viis viimati kasutatud väärtust. Valiku tegemiseks vajutada soovitud väärtuse peal hiirega.

Kui seal soovitavat väärtust ei ole tuleb valida “Select Other Members...). Avaneb aken kus on loend väärtustest mida antud kasutaja võib valida (vastavalt kasutajaõigustele).

Kasutusjuhend - 52 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

Peale valiku tegemist vajutada nuppu “OK”. Ning siis nuppu “Refresh” (et uuendada aruande andmeid vastavalt tehtud valikule).

Antud valikus ja hiljem antud arvestusobjekti osas EPM Context menüü filtris on võimalik kuvada väärtuste osas kas: koodi „ID“, nimetust „Description“ või koodi ja nimetust korraga (ID - Description). Soovitava valiku tegemiseks vajutage nupule „Display“ ja avanenud aknas tehke omale sobiv valik.

Kui mingis dimensioonis (nt. Konto) on olemas hierarhia, saab kasutada ka hierarhia tasemeid filtreerimiseks. Nt kõigi tegevuskulude näitamiseks valida hierarhia tase „5S“.

10.3 Aruannete salvestamine

Aruannet saab salvestada oma arvutisse kui REISì aruanne ja hiljem seda avada juba oma arvutist mitte näiteks serveri kettalt (täpsemalt vt juhendi punkt 10.1.2). Selleks salvestada fail kasutads standardset Exceli faili salvestamise funktsionaalsust „Salvesta nimega -> ja valida oma arvutist sobiv koht“. Lihtsalt „salvesta“ nupule vajutamine salvestab aruande kasutaja ajutiste failide kasuta (mida on ka võimalik hiljem oma arvutist üles leida).

Kui on soov salvestada aruanne staatiliselt ehk, et see ei oleks enam REISì aruanne vaid tavaline Exceli fail, tuleb andmed REISì aruandest kopeerida ja kleepida teise Exceli faili kasutades kleebi väärtused (soovi korral „Kleebi väärtused ja allikavormingud“) funktsionaalsust. Lihtsalt andmete kopeerimisel võetakse kaasa aruandes olevad infosüsteemi valemid ja teghemist saab olema REISì aruandega mitte staatilise väljavõttega sellest.

11 Lisad

11.1 Valideerimisreeglid ja kontrollimine

Veebilehel käivita kontrollid all teostatavad kontrollid on toodud alljärgnevas failis:

11.2 Välistoetuste kodeerimine

Välistoetuse koodi kodeerib kasutaja ise lähtudes alljärgnevast loogikast:

1. Esimene (1) tähemärk:1 – struktuuritoetused;2 – Maaelu Arengu Euroopa Põllumajandusfond;3 – Euroopa Merendus- ja kalandusfond;4 – Euroopa Põllumajanduse Tagatisfond;5 – Norra ja EMP finantsinstrument;6 – Eesti-Šveitsi Koostööprogramm;8 – CO2;9 – Muud (otsetoetused asutustele);S – lisatakse kõige ette siis, kui tegemist toetuse vahendajaga (ehk alati on number ja vajadusel tuleb numbri ette täht „S“).

2. Teine kuni neljas (2-4) tähemärk on asutuse kood (nt. Rahandusministeeriumi puhul „R10“).

Kasutusjuhend - 53 / 54 - 27.03.2018

Versioon_01

3. Viies (5) tähemärk on lühike sidekriips (-).

4. Kuuendast (6) tähemärgist edasi kasutatakse soovitava planeerimistaseme (meede, projekt, jne) defineerimiseks (võib kasutada nii numbreid kui tähti).

Selleks et välistoetuse kood REISìs luua on vaja esitada alljärgnev informastsioon: Mis hierarhia alla antud välistoetus kuulub (hierarhiad on toodud alljärgneval lingil –

https://drive.google.com/open?id=0B_1GmnQ16SgvMmhZdGhVSzEteGM – olevas failis „Välistoetuste_hierarhia_kodeerimine.xlsx“).

kood; koodi nimetus – 60 + 60 tähemärki (koos tühikutega), esimesed 60 tähemärki kuvatakse

tavapärastes aruannetes, järgneva 60 tähemärgi kuvamiseks on vaja eraldi aruanne, ehk võimaluse korral proovida kasutada ainult 60 tähemärki;

asutus (info tuleb ka koodist endast, ehk seda pole vaja eraldi esitada kui kood korrektselt loodud);

välistoetuse algus ja lõpp (kuu täpsusega, võib ka päeva täpsusega), alljärgneval kujul „pp.kk.aaaa“;

välistoetuse % (kuni nelja komakohaga); omafinantseerimise % (kuni nelja komakohaga); riikliku kaasfinantseerimise % (kuni nelja komakohaga).

Informatsioon võib edastada e-kirjas tekstina või lisada soovitav välistoetus taberlisse (asub alljärgneval lingil – https://drive.google.com/open?id=0B_1GmnQ16SgvMmhZdGhVSzEteGM –fail „Välistoetuste_hierarhia_kodeerimine.xlsx“), märkida rida teise taustavärviga ja edastada see fail e-kirjaga. E-kiri edastatakse oma valitsemisala RM analüütikule.

11.3 Süsteemis kasutatavad arvestusobjektide väärtused

Süsteemis olulisemate arvestusobjektide ja nende kasutatavate väärtuste (nt arvestusobjekt konto ja kõik REISìs kasutatavad kontod) kohta on loodud serveri kettal aruanne nimega „1.Arvestusobjektide_aruanne.xlsx“ (serveri kettal olevate aruannete avamise koht vt täpsemalt juhendi punktist 10.1.1).

Kasutusjuhend - 54 / 54 - 27.03.2018

