Kalkyl med Excel 2002 - BestOnline.SE · Det finns hjälp och tips på FC. Titta i mappen systeminfo/guide och tips/ excel 2002 Kalkyl med Excel 2002 Innehållsförteckning Grundläggande

Värmdö Gymnasium

Datorkunskap DAA1201

Kalkyl med Excel 2002

Det finns hjälp och tips på FC. Titta i mappen systeminfo/guide och tips/ excel 2002

Kalkyl med

Excel 2002

Innehållsförteckning

Grundläggande funktioner i Excel 2002 (G) ..................................................................6 Starta Excel 2002 ..........................................................................................................................................................................6 Olika delar i programfönstret......................................................................................................................................................6 Skapa en ny arbetsbok..................................................................................................................................................................7 Rader, kolumner och celler..........................................................................................................................................................8 Skriva in text eller siffror i en cell ...............................................................................................................................................8 Markera flera celler samtidigt ......................................................................................................................................................9 Autoavslutning ........................................................................................................................................................................... 10 Redigera eller radera markerade celler..................................................................................................................................... 10 Klippa ut, klistra in och kopiera celldata ................................................................................................................................ 11 Ångra senaste kommando/inmatning..................................................................................................................................... 12 Spara en arbetsbok..................................................................................................................................................................... 12 Spara arbetsbok under annat namn......................................................................................................................................... 13 Spara i olika filformat ................................................................................................................................................................ 13 Öppna en arbetsbok.................................................................................................................................................................. 14 Senast använda arbetsböcker.................................................................................................................................................... 15 Växla mellan öppna arbetsböcker............................................................................................................................................ 15 Flytta eller kopiera celldata mellan olika arbetsböcker.......................................................................................................... 16 Stänga arbetsbok ........................................................................................................................................................................ 16 Avsluta Excel.............................................................................................................................................................................. 17 Använda Hjälpfunktioner i Excel ............................................................................................................................................ 17 Office-assistenten ...................................................................................................................................................................... 17 Hjälpmenyn ................................................................................................................................................................................ 17 Knappen Hjälp........................................................................................................................................................................... 18

Ändra textens utseende (G) ........................................................................................19 Två sätt att formatera text ........................................................................................................................................................ 19 Ange teckensnitt och teckenstorlek för en text ..................................................................................................................... 19

Ändra teckenstil (G).....................................................................................................20 Fetstil ........................................................................................................................................................................................... 20 Kursiv stil.................................................................................................................................................................................... 20 Understrykning........................................................................................................................................................................... 20 Kombinera flera textstilar ......................................................................................................................................................... 20 Teckenfärg .................................................................................................................................................................................. 20

Justering (G) ................................................................................................................21 Vänsterjusterad cell.................................................................................................................................................................... 21 Högerjusterad cell ...................................................................................................................................................................... 21 Centrerad cell.............................................................................................................................................................................. 21

© 2000-2003 Värmdö Gymnasium Detta material är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering får inte ske utan skriftligt tillstånd.

4 Excel 2002 Värmdö Gymnasium

Inställningar för celler (VG).........................................................................................21 Ändra kolumnbredd .................................................................................................................................................................. 21 Ändra radhöjd ............................................................................................................................................................................ 23 Dialogrutan Formatera celler ................................................................................................................................................... 24 Ändra fyllning och mönster...................................................................................................................................................... 24 Lägga till/ta bort kantlinjer....................................................................................................................................................... 24 Justering i höjdled och textriktning ......................................................................................................................................... 26 Centrera över flera celler........................................................................................................................................................... 26 Autoformat ................................................................................................................................................................................. 27 Infoga kommentar ..................................................................................................................................................................... 28

Kalkylblad (VG) ............................................................................................................29 Växla mellan kalkylblad............................................................................................................................................................. 29 Byta namn på kalkylblad ........................................................................................................................................................... 29 Lägga till kalkylblad i arbetsboken........................................................................................................................................... 29 Ta bort kalkylblad ...................................................................................................................................................................... 30 Flytta eller kopiera kalkylblad................................................................................................................................................... 30

Ställa in hur kalkylbladet visas (G) .............................................................................30 Visningsläge ................................................................................................................................................................................ 30 Förstoringsgrad .......................................................................................................................................................................... 31

Skriva ut en arbetsbok ................................................................................................32 Förhandsgranska kalkylblad (G) .............................................................................................................................................. 32 Utskriftsformat (G).................................................................................................................................................................... 33 Ange sidstorlek och orientering (G)........................................................................................................................................ 33 Anpassa storleken till sidan (MVG) ........................................................................................................................................ 33 Ange marginaler (MVG)........................................................................................................................................................... 34 Sidhuvud och sidfot (MVG)..................................................................................................................................................... 35 Skriv ut (G) ................................................................................................................................................................................. 36 Ange utskriftsområde (MVG).................................................................................................................................................. 36

Sortera data.................................................................................................................37 Sortera i stigande ordning (VG)............................................................................................................................................... 37 Sortera i fallande ordning (VG) ............................................................................................................................................... 37 Sortera efter flera kolumner (MVG) ....................................................................................................................................... 38

Formler (G)...................................................................................................................39 Formeluttryck............................................................................................................................................................................. 39 Fel i formler ................................................................................................................................................................................ 40

Redigera kalkylbladet..................................................................................................41 Infoga rader och kolumner (VG) ............................................................................................................................................ 41 Ta bort rader och kolumner (VG)........................................................................................................................................... 42 Talformat (VG) .......................................................................................................................................................................... 42 Autofyll och serier (VG) ........................................................................................................................................................... 43 Relativ cellreferens (VG)........................................................................................................................................................... 44 Absolut cellreferens (MVG)..................................................................................................................................................... 44

Funktioner....................................................................................................................45 Autosumma (G) ......................................................................................................................................................................... 45 Statistiska funktioner (VG)....................................................................................................................................................... 46 OM-funktionen (MVG)............................................................................................................................................................ 47

Diagram........................................................................................................................48 Infoga diagram med Diagramguiden (VG) ............................................................................................................................ 48 Redigera diagram (MVG).......................................................................................................................................................... 50

Värmdö Gymnasium Excel 2002 5

Bilder och grafik ..........................................................................................................51 Infoga bildobjekt (G) ................................................................................................................................................................ 51 Rita figurer (VG)........................................................................................................................................................................ 52 Infoga WordArt (VG) ............................................................................................................................................................... 53

Anpassa Excel (MVG) ..................................................................................................53 Visa/dölja verktygsfält .............................................................................................................................................................. 53 Dialogrutan Alternativ .............................................................................................................................................................. 54 Fliken Allmänt............................................................................................................................................................................ 54 Ställa in personlig sökväg.......................................................................................................................................................... 55 Fliken Redigering ....................................................................................................................................................................... 55 Fliken Visning ............................................................................................................................................................................ 56

Skydda arbetsbok (MVG) .............................................................................................57 Lösenord ..................................................................................................................................................................................... 57


Kalkyl med Excel 2002

Grundläggande funktioner i Excel 2002

Starta Excel 2002 För att starta Excel 2002, gör på ett av följande sätt:

• Klicka på Startmenyn och välj Program>Microsoft Excel.

• Om det finns en genväg för Excel 2002 på Skrivbordet, dubbelklicka på den.

Olika delar i programfönstret När du startar Excel får du upp en skärm som ser ut ungefär som den nedanstående:

Bild 1. Grundläggande delar i fönstret för Excel 2002

De delar som är markerade med siffror är i tur och ordning:

Namnlisten Visar programnamnet (Microsoft Excel), samt namnet för den arbetsbok (det Excel-dokument) som visas för tillfället. Kallas ibland också för Titelraden. Namnlisten har också några vanliga Windows-knappar (Minimera,


Maximera/Återställ, Stäng fönster, ) som påverkar hela programfönstret. Om man t.ex. klickar på knappen Stäng fönster (krysset), avslutas Excel 2002.

Menyraden Rullgardinsmenyer för Excel 2002. Fälls ner när man klickar på en av dem (om man t.ex. klickar på ordet Arkiv fälls Arkivmenyn, med flera menyval, ned). Menyraden har också samma Windows-knappar som Namnlisten, men dessa knappar påverkar bara den arbetsbok du jobbar med, inte själva programfönstret.

Verktygsfält Ett verktygsfält består av flera knappar eller listmenyer. Varje knapp utför något kommando, t.ex. öppnar eller sparar en arbetsbok. De flesta verktygsknapparna är ”genvägar” till något menyval. För att ta reda på vad en knapp i något verktygsfält gör, håll muspekaren stilla ovanför knappen en liten stund, så kommer det fram en liten ruta med en förklarande hjälptext. OBS! Eftersom man på många sätt kan anpassa Excel efter sina egna önskemål, t.ex. välja vilka verktygsfält som ska visas, vilka knappar som ska ingå i vilket verktygsfält o.s.v., ser din skärm förmodligen inte precis ut som bilden ovan. Läs mer i hjälpfilerna om att anpassa Excel.

!

Namnrutan I namnrutan visas namnet på den cell som för tillfället är markerad. Medan man markerar flera celler i taget visar namnrutan hur stort det markerade området är.

Formelfältet I formelfältet visas vilka data (siffror, texter eller formler) som är inmatade i den markerade cellen. I formelfältet kan man också redigera redan inmatade data.

Namnflikar Visar namnen på och låter dig växla mellan arbetsbokens blad (kalkyl- eller diagramblad, d.v.s. arbetsbokens sidor).

Rullningslister Om kalkylbladet är för stort för att rymmas på skärmen använder man rullningslisterna och pilarna på sidan av dessa för att flytta sig uppåt och nedåt (eller i sidled) på kalkylbladet.

Rubriker Kolumnrubriker och radrubriker. Visar namnen på kalkylbladets rader (siffror) och kolumner (bokstäver).

Kalkylbladet Det utrymme med celler där du matar in dina data, en sida i din arbetsbok.

Skapa en ny arbetsbok Ett dokument i Excel kallas för arbetsbok. En arbetsbok innehåller ett eller flera kalkylblad, d.v.s. sidor där man kan mata in sina data. För att skapa en ny, tom arbetsbok klickar du på knappen Nytt i verktygsfältet eller trycker Ctrl + N .

Man kan också skapa en arbetsbok genom att välja Arkiv>Nytt i menyerna, klicka på länken tom arbetsbok.

Man kan ha flera arbetsböcker öppna samtidigt i Excel, så du kan skapa flera stycken efter varandra. Se nedan i Växla mellan öppna arbetsböcker hur du väljer vilken arbetsbok du vill visa på skärmen och arbeta i.


Rader, kolumner och celler Ett kalkylblad är ett stort rutnät, indelat i rader (vågrätt) och kolumner (lodrätt). Varje ”ruta” på kalkylbladet kallas för en cell. I en cell kan man mata in t.ex. text, siffror eller matematiska formler. I normalfallet skapar Excel tre tomma kalkylblad i varje arbetsbok, men antalet kan ställas in.

Kalkylbladets rader och kolumner har alla olika namn. Raderna på kalkylbladet är numrerade från 1 och uppåt så långt som det behövs, dock längst till rad 65536. Kolumnerna är namngivna i bokstavsordning: A, B, C… etc. Efter bokstaven Z börjar namnen om med två tecken, d.v.s. AA, AB, AC… etc. I de gråa rubrikfälten överst i och på vänster sida om kalkylbladet visar Excel namnen på kolumner respektive rader.

En cell namnges efter vilken rad och kolumn den står i. Först anges kolumnnamnet, och sedan radnumret. En cell med namnet A1 finns alltså i kolumn A, rad 1 (d.v.s. längst upp till vänster i kalkylbladet), medan en cell med namnet E7 ligger på sjunde radens femte kolumn.

För att ta reda på namnet för en cell, markera cellen genom att klicka på den. Du kan nu läsa av cellens namn i namnrutan, längst upp till vänster i kalkylbladet.

Skriva in text eller siffror i en cell I Excel matar man in data i en cell i taget. För att mata in data i en cell, markera cellen genom att klicka på den. Cellen får nu en tjockare svart ram runtomkring sig, rubrikerna för den rad respektive kolumn som cellen ligger i blir fetstilta, och cellens namn visas i namnrutan. Om det redan finns någonting inmatat i cellen så visas detta i formelfältet. En markerad cell kallas ibland för aktiv cell.

Bild 2. Mata in data i markerad cell

Skriv in de data du vill ha i cellen, det kan t.ex. vara ett tal eller en text. Det du matar in visas både i cellen och i formelfältet. Du avslutar inmatningen på ett av följande sätt:

• Tryck på radmatningstangenten (Retur, ↵ ), så markeras cellen ett steg nedanför (kan ställas om).

• Klicka i någon annan av kalkylbladets celler, som då markeras.

• Klicka på verktygsknappen Skriv till vänster om formelfältet.

När du avslutar inmatningen uppdateras kalkylbladet, och alla celler/diagram etc. som använder värdet i den cell som du matat in räknas/ritas om.

Om du vill avbryta en pågående inmatning klickar du på knappen Avbryt , bredvid Skriv-knappen.


Ett tal som matas in i en cell, kommer automatiskt att högerjusteras, d.v.s. placeras vid cellens högra kant. Om talet är för långt för att rymmas inom cellens gränser vidgas kolumnen, eller så visas talet i tiopotensform (exempelvis betyder 2,539E+9 i en cell 2,539·109, d.v.s. 2 539 000 000).

En text som matas in i en cell blir automatiskt vänsterjusterad, d.v.s. texten påbörjas vid cellens vänstra kant och fortsätter sedan så långt åt höger som det behövs. Om texten är för lång för att få plats i sin cell så fortsätter den vidare åt höger i nästa cell om den är ledig. Om cellen till höger inte är ledig, visas bara den delen av texten som fick plats. Som text räknar Excel inmatningar som består av antingen enbart bokstäver eller av en blandning av bokstäver och siffror.

För att flytta markeringsrutan till någon cell i kalkylbladet kan du antingen klicka med muspekaren direkt på cellen, eller använda piltangenterna , , eller för att flytta markeringen dit du vill ha den. Om en cell ligger på ett ställe utanför skärmen kan du använda piltangenterna eller rullningslisterna för att bläddra kalkylbladet uppåt/nedåt eller i sidled. Om en markerad cell har ett innehåll, så visas detta innehåll i formelfältet.

Markera flera celler samtidigt Man kan också markera flera celler samtidigt. Enklast är det att markera ett sammanhängande område, d.v.s. en grupp celler som sitter ihop: Håll ner musknappen och dra muspekaren över de celler man vill ha med i markeringen. Medan man gör markeringen visas i namnrutan hur många celler som har markerats på formatet antal rader × antal kolumner.

För att markera en hel rad klickar man på radens namn längst ut till vänster i kalkylbladet, för att markera en hel kolumn klickar man på kolumnens namn längst upp i kalkylbladet.

För att markera hela kalkylbladet, klicka på knappen Markera allt som sitter i hörnet mellan rad- och kolumnrubrikerna.

Klicka här för att markera hela

rad 5

Klicka här för att markera hela kalkylbladet

Klicka här för att markera hela

kolumn E

Bild 3. När man markerar flera celler på en gång visar namnrutan antal rader (6R) och antal kolumner (2C)

Man kan också markera celler som inte hänger ihop, genom att hålla nere Ctrl och markera ett område i taget. För att t.ex. markera cellerna i kolumnerna B och D i exemplet ovan, gör följande:

• Markera cellerna B1 t.o.m. B6 genom att dra muspekaren från B1 till B6 med musknappen nere.

• Tryck Ctrl och håll den nedtryckt.

• Markera cellerna D1 t.o.m. D6 på samma sätt som cellerna i kolumn B markerades.


Bild 4. Håll nere Ctrl när du markerar flera cellområden som inte sitter ihop

För att markera hela rad 5 och hela rad 7 gör du på detta sätt:

• Markera hela rad 5 genom att klicka på radrubriken 5 i kalkylbladets vänsterkant.

• Tryck Ctrl och håll den nedtryckt.

• Markera rad 7 genom att klicka på radrubriken 7.

Autoavslutning I kolumner som innehåller bara text erbjuder Excel s.k. Autoavslutning av nya textinmatningar. Det innebär att Excel jämför din textinmatning mot de tidigare inmatningarna i kolumnen, och hjälper dig att fylla i resten av ordet om du börjar skriva någonting som du matat in tidigare.

Bild 5. När Excel känner igen ett unikt stavningsmönster från kolumnen autoavslutas inmatningen

När man i exemplet ovan (bild 5) matar in bokstaven F känner Excel igen att det finns tidigare inmatningar med detta mönster, och lämnar då förslag på vad resten av inmatningen ska vara. För att godkänna detta förslag och uppdatera trycker du ↵ som vanligt. Vill du inte ha det förslag som ges skriver du bara vidare eller trycker för att radera autoavslutningsförslaget. Excel ger inget förslag på autoavslutning förrän det bara finns ett alternativ kvar som passar. Om du skriver T i exemplet ovan får du ingen autoavslutning eftersom både tisdag och torsdag passar in på detta. Om du skriver andra bokstaven som i eller o finns det bara ett alternativ som passar, och Excel autoavslutar inmatningen. Om du vill kan du stänga av autoavslutningsfunktionen. Se avsnittet Anpassa Excel.

Redigera eller radera markerade celler Om man markerar en cell som redan är ifylld och skriver någonting på tangentbordet, kommer det gamla innehållet i cellen att skrivas över av det man matar in. Om man bara vill ändra lite på innehållet i en cell utan att behöva börja om från början, kan man välja ett av dessa sätt:


• Markera cellen. Cellens tidigare innehåll visas i formelfältet. Klicka någonstans i formelfältet så får du en markör i formelfältet. Du kan nu ändra uttrycket på det sätt du vill.

• Dubbelklicka i cellen. Du får då en markör i cellen, och kan ändra uttrycket som du vill.

Du kan radera allt innehåll i en eller flera celler, genom att först markera området som ska raderas och sedan trycka på eller Delete . Du kan också radera markeringen genom menyvalet Redigera>Radera>Allt. Observera att det bara är cellinnehållet, inte cellerna själva, som raderas.

Klippa ut, klistra in och kopiera celldata För att flytta data från ett ställe till ett annat gör du på samma sätt, oavsett om du flyttar dina data på samma kalkylblad, mellan två olika arbetsböcker, eller rent av mellan två olika program. Det finns fyra sätt att klippa ut och klistra in data:

• Markera den/de celler du vill flytta, och välj sedan Redigera>Klipp ut. Markera den cell (eller övre vänstra cellen om det är ett område av flera celler) dit du vill flytta dina utklippta data, och välj Redigera>Klistra in.

• Markera den/de celler du vill flytta, högerklicka på markeringen och välj Klipp ut på snabbmenyn. Markera den cell (eller övre vänstra cellen i cellområdet) dit du vill flytta dina utklippta data, högerklicka och välj Klistra in på snabbmenyn.

• Markera den/de celler du vill flytta, och tryck Ctrl + X . Markera den cell (eller övre vänstra cellen i cellområdet) dit du vill flytta dina utklippta data, och tryck Ctrl + V .

• Markera den/de celler du vill flytta, och klicka på knappen Klipp ut i verktygsfältet. Markera den cell (eller övre vänstra cellen i cellområdet) dit du vill flytta dina utklippta data, och klicka på knappen Klistra in i verktygsfältet.

Du kan också kopiera celldata, d.v.s. både behålla data på det gamla stället och kopiera dem till ett nytt. Även här finns det fyra sätt:

• Markera den/de celler du vill flytta, och välj Redigera>Kopiera. Markera den cell (eller övre vänstra cellen i cellområdet) dit du vill flytta dina utklippta data, och välj Redigera>Klistra in.

• Markera den/de celler du vill flytta, högerklicka på markeringen och välj Kop era på snabbmenyn. Markera den cell (eller övre vänstra cellen i cellområdet) dit du vill flytta dina utklippta data, högerklicka och välj Klistra in på snabbmenyn.

i

• Markera den/de celler du vill flytta, och tryck Ctrl + C . Markera den cell (eller övre vänstra cellen i cellområdet) dit du vill flytta dina utklippta data, och tryck Ctrl + V .

• Markera den/de celler du vill flytta, och klicka på knappen Kopiera i verktygsfältet. Markera den cell (eller övre vänstra cellen i cellområdet) dit du vill flytta dina utklippta data, och klicka på knappen Klistra in i verktygsfältet.

Du kan också (istället för att klippa ut och klistra in) flytta runt celldata på kalkylbladet genom att dra och släppa en markering:

• Markera den/de celler du vill flytta. Placera muspekaren ovanpå kanten av markeringsrutan (den svarta ramen runt markeringen) så att pekaren får formen av en pil. Klicka med musen och håll nere knappen medan du drar markeringen till det ställe dit du vill flytta den. Släpp upp knappen.


Ångra senaste kommando/inmatning Nästan alla kommandon du utför i Excel kan ångras, t.ex. inmatningar, raderingar, formateringar etc. Enklast är att använda knappen Ångra i verktygsfältet. Ett klick på denna gör det senaste kommando du gav ogjort. Andra sätt att ångra är menyvalet Redigera>Ångra eller att trycka Ctrl + Z .

Vill du ”ångra ångrandet”, d.v.s. ta tillbaka kommandot igen, kan du använda knappen Gör om i verktygsfältet.

Man kan ångra och göra om flera steg i rad, Excel kommer ihåg flera kommandon bakåt i tiden.

Spara en arbetsbok När du sparar en arbetsbok för första gången måste du dels bestämma var du vill spara den (d.v.s. om du vill spara den på hårddisken, på diskett, eller någonstans på nätverket etc.), dels måste du ge arbetsboken ett namn. Det gör du genom att antingen välja Arkiv>Spara, trycka Ctrl + S, eller klicka på knappen Spara i verktygsfältet. Du får då upp fildialogrutan Spara som på skärmen:

Bild 6. Spara en arbetsbok med fildialogrutan Spara som

Spara i I den här rutan anges den aktuella mappen, d.v.s. i vilken mapp arbetsboken kommer att sparas när du trycker på knappen Spara. Klicka på listpilen till höger om rutan, så fälls en lista med alla de till datorn anslutna enheterna ner. För att spara på disketten väljer du A:, för hårddisken C: o.s.v. Se bild 7 nedanför.

Fillista Här visas en lista över alla de filer och mappar som finns i den aktuella mappen. För att öppna en av dessa mappar och göra den till aktuell mapp, dubbelklicka på den. Namnet i Spara i-rutan ändras.

Upp en nivå För att flytta dig upp en nivå i filträdet, klicka på denna knapp. Namnet i Spara i-rutan ändras.

Skapa ny mapp För att skapa en ny mapp i den aktuella mappen, klicka på denna knapp. En mapp skapas i listan. Skriv in det namn du vill ha på mappen, och tryck Retur.

Filnamn Här anges det namn man vill ge arbetsboken när den sparas. Skriv själv in det filnamn du vill ha. Du behöver inte ange filslutet .xls (som Windows identifierar alla Excelfiler genom), det läggs till automatiskt.


Spara Klicka på Spara när du gjort alla inställningar enligt ovan.

Klicka på listpilen för att visa anslutna

enheter

Bild 7. Listpilen visar alla anslutna enheter

För att avbryta Spara och återgå till arbetsboken, klicka på Avbryt i fildialogen.

Spara arbetsbok under annat namn När du en gång sparat en arbetsbok, och i samband med det bestämt sökväg och filnamn, kommer du varje gång du väljer Spara att skriva över den gamla arbetsboken utan att behöva gå igenom fildialogen.

Om du vill spara en annan version av arbetsboken, eller spara den på något annat ställe i ditt system, måste du använda menyalternativet Arkiv>Spara som. Spara som ger dig alltid en fildialogruta, där du kan göra de ändringar i sökväg och/eller filnamn som du vill.

Spara i olika filformat Olika program sparar sina dokument på olika sätt, i olika filformat. Om inget annat väljs, kommer en arbetsbok som sparas att skrivas i Excel 2002:s filformat. Eftersom alla kanske inte har Excel 2002, kan man behöva spara arbetsboken i ett format som kan läsas av andra program än Excel 2002.

När man sparar sin arbetsbok kan man i listrutan Filformat ange vilken sorts fil man vill spara. Standardformatet som är valt från början är Microsoft Excel-arbetsbok (*.xls), men genom att klicka på listpilen kan man välja bland andra filformat, t.ex. Text (tabbavgränsad) (vanlig text där varje celldata skiljs från varandra med ett tabbtecken) eller Microsoft Excel 6.0/95 (filformat som de äldre versionerna Excel 5.0 och Excel 95 kan läsa).

Bild 8. Ändra vilket filformat som sparas under listrutan Filformat


Man kan också välja att spara delar av sitt kalkylblad som HTML-kod, d.v.s. det sidspråk som beskriver webbsidor på Internet. Markera de celler som ska sparas som HTML-kod och välj Arkiv>Spara som webbsida.

Bild 9. Dialogrutan spara som webbsida

Öppna en arbetsbok För att öppna en arbetsbok som tidigare sparats på t.ex. diskett eller hårddisk, gör ett av följande:

• Välj Arkiv>Öppna från menyerna.

• Tryck Ctrl + O.

• Klicka på knappen Öppna i verktygsfältet.


Alla tre alternativen tar dig till fildialogrutan Öppna, som används på nästan samma sätt som fildialogrutan Spara som.

Bild 10. Fildialogrutan Öppna, med Excel-arbetsboken Bok1.xls markerad

Välj rätt sökväg på samma sätt som när du sparar, genom att först (om det behövs) välja rätt enhet i listrutan Leta i, och sen klicka dig ner till rätt mapp tills du ser den fil du vill öppna i fillistan.

Klicka på filen för att markera den, och klicka sedan på knappen Öppna. Alternativt kan du dubbelklicka på filen, så öppnas den. Arbetsboken öppnas, och du kan fortsätta att arbeta i den.

Om du i fildialogen klickar på Avbryt så återgår du till programmet utan att öppna någon arbetsbok.

Senast använda arbetsböcker Excel kommer, precis som Windows, ihåg de senaste arbetsböckerna som varit öppna. Längst ner i Arkivmenyn finns som snabbval de fyra senast öppnade arbetsböckerna. Om du på menyn väljer Arkiv>”filnamn” öppnas arbetsboken med namnet ”filnamn” (beroende på vad din arbetsbok heter) utan att du behöver gå via fildialogen. På det här sättet slipper du välja sökväg och annat, och sparar lite tid.

Växla mellan öppna arbetsböcker Du kan ha flera arbetsböcker öppna samtidigt i Excel, men i normalfallet visas bara en arbetsbok i taget på skärmen.

Om du har flera arbetsböcker öppna samtidigt är det den senast öppnade/skapade som visas på skärmen, medan de andra ligger ”bakom” den som visas.

För att växla vilken arbetsbok som ska visas använder du menyn Föns er. Längst ner på den finns alla de öppnade arbetsböckerna listade. Du byter arbetsbok genom att i listan välja den arbetsbok som du vill ha längst fram. Den arbetsbok som för tillfället visas på skärmen får en bock framför sitt namn. Du kan också växla arbetsbok med alt+tab.

t


Arbetsböcker med namn som Bok1, Bok2, Bok3 etc. är nya arbetsböcker som aldrig sparats (och därför inte fått något namn).

Bild 11. Välj på Fönstermenyn vilken arbetsbok som ska visas

Flytta eller kopiera celldata mellan olika arbetsböcker För att flytta celldata mellan två olika arbetsböcker använder man Klipp & Klistra.

• Se till att du har två arbetsböcker öppna, där en av dessa är källan och den andra är målet.

• Använd Fönstermenyn för att visa ”originalet”, d.v.s. det som ska kopieras.

• Markera och klipp ut cellerna som ska flyttas.

• Använd Fönstermenyn för att visa ”målet”, d.v.s. det ställe dit cellerna ska flyttas.

• Markera cellen i övre vänstra hörnet av det område där dina celldata ska klistras in.

• Klistra in celldata.

Gör likadant för att kopiera celldata, utom att du kopierar cellerna istället för att klippa ut dem.

Stänga arbetsbok För att stänga den arbetsbok som visas på skärmen, gör ett av följande:

• Klicka på knappen Stäng på Menyraden. Arbetsboken stängs.

• Välj Arkiv>Stäng på menyerna.

Om du har gjort ändringar i arbetsboken sedan du senast sparade den kommer du att få en fråga om du vill spara ändringarna innan du stänger.

Bild 12. Kontrollfråga vid stängning av ej sparad arbetsbok


Om du vill spara klickar du Ja, så får du en fildialogruta som vanligt. Klickar du Nej stängs arbetsboken utan att ändringarna sparas, och klickar du Avbryt så avbryts Stäng-kommandot och du återgår till arbetsboken.

Avsluta Excel För att avsluta hela programmet Excel, gör du ett av följande:

• Klicka på knappen Stäng på Namnlisten.

• Välj Arkiv>Avsluta på menyerna.

Alla arbetsböcker som är öppna kommer att stängas, och Excel avslutas. För varje öppen arbetsbok som du har redigerat men inte sparat de senaste ändringarna för, kommer du att få en kontrollfråga som den du får när du stänger en enskild arbetsbok (se avsnittet Stänga arbetsbok).

Använda Hjälpfunktioner i Excel I Excel, precis som i Windowsprogram överhuvudtaget, finns möjligheten att få reda på hur olika saker fungerar via hjälpfilerna, som är en sorts manual som finns installerad på datorn. Det finns två huvudsakliga sätt att utnyttja hjälpen i Excel; Office-assistenten och knappen Hjälp .

Office-assistenten Office-assistenten är en liten animerad figur i Excel, som visas i ett eget litet fönster. Beroende på hur den är inställd kan den på eget initiativ dyka upp och visa tips, eller bara ”svara på tilltal”. I standardinställningen så visas Office-assistenten när Excel startas, men kan stängas av. Om den inte visas kan man ta fram den genom att klicka på knappen Office-assistenten i verktygsfältet.

Bild 13. Office-assistenten svarar på frågor, förhoppningsvis den man ställer

För att ställa en fråga till Office-assistenten, klickar man på den. Office-assistenten visar då en frågeruta där man skriver in den fråga som ska ställas till Excels hjälpfiler. Klicka på Sök, så visas en lista över de ämnen i hjälpfilen som enligt Excel verkar passa bäst in på frågan. Välj det ämne i listan som verkar bäst, så visas en hjälptext som förhoppningsvis svarar på frågan.


Bild 14. Office-assistenten kan konfigureras på olika sätt

Office på webben Du kan få hjälp med frågor och problem genom att utnyttja office på webben som finns som ett menyalternativ i hjälpmenyn.

Där ifrån kan du också lada hem nya cliparts.

Knappen Hjälp Knappen Hjälp finns i namnlisten på de flesta dialogrutor. Ett klick på denna får muspekaren att anta formen av en pil med ett frågetecken. Klicka på den del av dialogrutan som du vill ha hjälp med, så visas en hjälptext.

Hjälp Kan också fås om du går in i FC och tittar i mappen guide och tips, välj sen Excel 2002.


Ändra textens utseende

Två sätt att formatera text Precis som i Word kan du välja vilket utseende ditt kalkylblad ska ha, t.ex. vad gäller utseende på texten (teckensnitt, teckenstorlek, textfärg o.s.v.). Det finns olika sätt att ändra utseendet för texten och siffrorna i kalkylbladet:

• Genom att markera en cell och sedan göra alla inställningar. Inställningarna kommer då att göras för hela cellen. Så här kommer du nästan alltid att göra, eftersom man oftast vill ha samma sorts text i hela cellen. Om man t.ex. väljer teckenstorleken 16 punkter när en cell är markerad, kommer alla tecken i cellen att visas i storleken 16 punkter.

• Genom att markera delar av ett cellinnehåll i cellen (när du har en markör) eller i formelfältet, och sedan göra inställningarna.

• Genom att göra inställningarna innan du skriver in texten.

Observera att cellerna i Excel är alla grundinställda med teckensnittet Arial i 10 punkters storlek. Du måste göra om inställningarna för varje cell eller markera flera celler i taget och göra gemensamma inställningar för dem. I samtliga fall gör man meny- och knappvalen på samma sätt. De beskrivs i avsnitten nedanför.

Ange teckensnitt och teckenstorlek för en text Det enklaste sättet som används mest för att ställa in teckensnitt och teckenstorlek, är att gå via

verktygsfältet, och listrutorna Teckensnitt och Teckenstorlek, . Listrutan till vänster anger vilket teckensnitt som för tillfället är valt, och listrutan till höger anger teckenstorleken. Den sistnämnda mäts i enheten (bild-)punkter, och är när Excel startas för första gången inställd på 10 punkter.

För att ändra någon av dessa inställningar, klicka på pilen till höger om rutan. En lista av möjliga val fälls ut. Använd rullningslisten och dess pilar för att bläddra i listan, och välj det teckensnitt/den teckenstorlek som du vill ha. Innehållet i listrutan ändras till det du valt.

Bild 15. Välj teckensnitt och teckenstorlek på verktygsfältet Formatera


Ändra teckenstil Nästa steg är att ändra teckenstilar, d.v.s. ställa in om man vill ha Fetstil, Kursiv stil, Understrykning etc.

Fetstil För att ställa in fetstil används enklast knappen Fetstil i verktygsfältet. När man klickar på denna ändras texten i den markerade cellen/text som skrivs i fortsättningen till fetstil. Knappens utseende ändras till en nedtryckt knapp (för att visa att fetstil är aktiverat), med lite ljusare färg.

För att ta bort fetstil, klicka på den nedtryckta knappen igen. Knappen släpps upp, och fetstil slås av.

Ett snabbkommando på tangentbordet för att få fetstil är Ctrl + F .

Kursiv stil För att slå på/av kursiv stil används knappen Kursiv stil i verktygsfältet. Snabbkommando för kursiv stil är Ctrl + K .

Understrykning För att slå på/av understrykning används knappen Understruken i verktygsfältet. Snabbkommando för understrykning är Ctrl + U .

Kombinera flera textstilar Det går alldeles utmärkt att kombinera flera av de ovanstående textstilarna, t.ex. får man fet, understruken text genom att först klicka på och sedan på (eller tvärtom).

Teckenfärg För att ställa in den färg man vill ha på sina tecken, använder man sig enklast av knappen

Teckenfärg med tillhörande färgvalslista. I understrykningen under bokstaven A syns den färg som för tillfället är vald.

För att ändra textfärgen till den valda färgen, klicka på knappens vänstra del (den med bokstaven A).

För att välja en annan färg, klicka på listpilen till höger om knappen. En palettlista med färgknappar fälls ner, där knappen för den färg som är vald är nedtryckt. Klicka på den färg som önskas, eller på Automatisk för att låta Excel välja en teckenfärg som passar till bakgrunden.

Bild 16. Välj teckenfärg på verktygsfältet Formatera


Justering

Vänsterjusterad cell

I en vänsterjusterad cell står cellens innehåll så långt till vänster som möjligt. Text som skrivs in i en cell blir vänsterjusterad som standard. Vänsterjustera en cell

genom att klicka på knappen Vänsterjustera .

Högerjusterad cell

I en högerjusterad cell flyttas innehållet så långt till höger som möjligt. Tal som matas in i en cell blir högerjusterade som standard. Högerjustering för en cell får

du om du klickar på knappen Högerjustera .

Centrerad cell

I en centrerad cell placeras cellens innehåll logiskt nog i mitten av cellen. Centrera cellen genom att klicka på knappen Centrera .

Inställningar för celler De inställningar som visas ovanför har mest med innehållet i cellerna att göra, d.v.s. hur texten i en cell kommer att se ut. Man kan också anpassa hur cellerna ska se ut, t.ex. fyllningsfärg, kantlinjer och cellstorlek.

I Excel har alla celler i en rad samma höjd, och alla celler i en kolumn har samma bredd. Det betyder att när du ändrar t.ex. höjden på cell B3 så ändrar du samtidigt höjden för alla andra celler i rad 3.

Ändra kolumnbredd När du skriver in text i en cell kommer du ofta att upptäcka att texten inte får plats i cellen, utan ”läcker över” i cellen ett steg till höger. Så länge denna cell är tom går det bra, men så fort den har ett innehåll kommer den text som inte får plats helt enkelt inte att visas.

Bild 17. Om cellen till höger är upptagen kommer inte hela vänstercellens innehåll att visas

Du kommer ofta att ha ett behov av att ändra bredden på kolumner. Det finns två sätt att ändra bredden på en enskild kolumn:

• Ta tag i och dra cellkanten till höger om kolumnrubriken tills kolumnen har den bredd du vill ha. Muspekaren ändrar form till två pilar pekande åt höger och vänster när den står över kolumngränsen.


Dra i den här kanten för att

ändra bredden på kolumn A

Bild 18. Dra kolumnrubrikens högra kant för att ändra bredden på kolumnen

• Markera en eller flera celler i den kolumn som du vill ändra bredden på. Välj Format>Kolumn>Bredd, och dialogrutan Kolumnbredd öppnas. I rutan anges kolumnbredden, och den mäts i hur många siffror (av standardteckensnittet i standardstorlek) som får rum i kolumnen.

Bild 19. Skriv in den bredd som du vill ha på kolumnen i rutan

Skriv in den bredd du vill ha på kolumnen och klicka på OK. Om du klickar på Avbryt återgår du till ditt kalkylblad utan att göra några ändringar av kolumnbredden.

För att ändra bredden för flera kolumner i taget, markera de kolumner som du vill ändra. Du kan nu antingen dra i någon av de markerade kolumnrubrikernas högra kant eller välja Fo mat>Kolumn>Bredd. Alla kolumner som är markerade kommer att få samma bredd. r

r

Excel kan också passa markeringen, d.v.s. automatiskt anpassa kolumnbredden efter bredden på det som finns i cellerna. Gör ett av följande:

• Markera den cell i kolumnen som har det bredaste innehållet, och välj sedan på menyerna Fo mat>Kolumn>Passa markeringen.

• Dubbelklicka på högra kanten av kolumnens rubrik, så ändras kolumnbredden så att innehållet i kolumnens alla celler får plats.

Dubbelklicka här för att anpassa kolumnbredden efter den bredaste cellen.

Bild 20. Välj Passa markeringen via menyerna för att ändra bredden för kolumn A så att cell A2 får plats


Du kan också ändra bredden för alla kolumnerna på kalkylbladet, den s.k. standardbredden. Välj Fo mat>Kolumn>Standard, och ange i dialogrutan Standardbredd hur breda du vill att kolumnerna ska vara.

r

Ändra radhöjd På samma sätt som du ändrar kolumnbredder kan du också ställa in höjden för kalkylbladets rader. Det här kan behövas t.ex. om den teckenstorlek du valt är för stor för att få plats i en cell. Det finns två sätt att ändra höjden för en rad:

• Ta tag i och dra cellkanten under radrubriken tills raden har den höjd du vill ha. När muspekaren står över radgränsen ändrar den form till två pilar pekande uppåt och nedåt.

Dra i den här kanten för att

ändra höjden på rad 4

Bild 21. Dra kolumnrubrikens högra kant för att ändra bredden på kolumnen

• Markera en eller flera celler i den rad som du vill ändra höjden på. Välj Format>Rad>Höjd, och dialogrutan Radhöjd öppnas. I rutan anges radens höjd angivet i punkter.

Bild 22. Skriv in den höjd som du vill ha på raden.

Skriv in den höjd du vill ha på raden och klicka på OK. Om du klickar på Avbryt återgår du till ditt kalkylblad utan att göra några ändringar.

För att ändra höjden för flera rader i taget, markera de rader som du vill ändra. Du kan nu antingen dra i någon av de markerade radrubrikernas undre kant eller välja Format>Rad>Höjd. Alla rader som är markerade får samma höjd.

Man kan också anpassa radhöjder automatiskt efter cellinnehållen. Metoderna är nästan samma som för kolumner:

Markera den cell i raden som du vill anpassa radhöjden efter, och välj Format>Rad>Autopassa . Man kan också dubbelklicka på högra kanten för kolumnens rubrik, så ändras kolumnbredden så att alla cellers innehåll får plats.


Dialogrutan Formatera celler I princip alla inställningar av cellernas utseende och utformning finns i en enda dialogruta, Formatera celler. Du når den genom att markera den/de celler du vill påverka och välja Format>Celler. Du kan också högerklicka på din markering och välja Formatera celler på snabbmenyn.

Dialogrutan Formatera celler har sex flikar. Vi lämnar den första och den sista fliken (Tal och Skydd) så länge. På fliken Tecken kan du göra inställningar för teckensnitt, teckenstorlek, stilar, och textfärg. Den här fliken gör samma saker (och några extra) som knapparna i verktygsfältet som du använde tidigare. De flikar som är kvar förklaras i avsnitten här nedanför.

Klicka på OK när du gjort de inställningar du vill ha på de olika flikarna, eller klicka på Avbryt för att återgå till redigeringen av kalkylbladet utan att göra några ändringar i cellernas formatering.

Ändra fyllning och mönster På fliken Mönster kan du välja att skugga den/de markerade cellerna med en fyllningsfärg och/eller ett mönster. Klicka på den färg du vill fylla cellen med, eller klicka på Ingen färg för att låta cellen ha samma färg som pappret (vitt). I listrutan Mönster kan du också välja olika typer av mönster, t.ex. streckningar och rastreringar.

Bild 23. Klicka på den färg du vill att cellen ska fyllas med

Du kan också välja fyllningsfärg/skuggning för en cell genom knappen Fyllningsfärg på verktygsfältet. Knappen fungerar likadant som knappen för Teckenfärg som du använde förut.

Lägga till/ta bort kantlinjer Rutmönstret i Excel är bara stödlinjer, som normalt inte skrivs ut på papper. Om du vill ha rutmönster i ditt kalkylblad måste du lägga till kantlinjer för dina celler. Du kan välja mellan olika sorters linjer vad gäller typ, tjocklek och färg.

Enklaste sättet att få kantlinjer i ett kalkylblad är att använda knappen Kantlinjer i verktygsfältet. Du kan antingen lägga till/ta bort kantlinjer för en enstaka cell eller för en grupp av celler. Markera den/de celler som ska få kantlinjer, och klicka på pilen till höger om knappen Kantlinjer. En lista med några vanliga kantlinjeinställningar fälls ner.


Bild 24. Lista med kantlinjer

Inställningsalternativen i listan föreställer en tabell med två rader och två kolumner. De yttre linjerna är alltså de yttre kantlinjerna, ramen, runt de celler du markerat, medan de linjer som är i mitten (”plustecknet”) är skiljelinjerna mellan cellerna i markeringen. För att lägga till en tjock ram runt hela din markering väljer du knappen längst ner till höger, för att få ett rutmönster både runt och inuti din markering väljer du den knapp som är markerad i bild 24 ovanför.

För att ta bort en kantlinje som redan finns, välj den igen, så avmarkeras den i listan.

Om du vill ha bättre kontroll och flera valmöjligheter är det bättre att använda fliken Kantlinje på dialogrutan Formatera celler.

Knappar som lägger till eller tar bort olika typer av

kantlinjer. När knappen är nedtryckt finns linjen.

Exempelruta

Välj typ av linje som ska

läggas till här

Välj vilken färg linjen ska ha

Bild 25. Välj typ av linje i listan till höger, och klicka sedan på det ställe i exempelrutan där du vill ha linjen

Välj någon av linjetyperna i rutan till höger och välj färg för linjen (om du vill) i listrutan Färg. För att sätta dit linjen kan du antingen klicka i exempelrutan på det ställe du vill ha linjen, eller använda knapparna på sidan om exempelrutan. Linjen som läggs till kommer att se ut på det sätt du valt.

För att ta bort en linje klickar du på den i exempelrutan, eller avmarkerar den av knapparna som hör till linjen.

Du kan också göra några snabbval under rubriken Förhandsinställningar, nämligen Ingen, Kontur och Insidan. Om du trycker på någon av dessa knappar ändras inställningarna i exempelrutan till det mönster som knappen visade.


Justering i höjdled och textriktning På fliken Justering kan man till att börja med sköta justering av cellens text i sidled, det som du använde verktygsknapparna för. I listrutan Horisontell kan du t.ex. vänster- och högerjustera cellens innehåll.

Bild 26. Justera textens placering och riktning på fliken Justering

Du kan också justera textens placering i höjdled. Om cellen är högre än texten, kommer Excel som standard att placera texten så långt ner i cellen som möjligt, men det är inte alltid så snyggt om du gör t.ex. tabeller. I listrutan Vertikal väljer du hur du vill att texten ska justeras i höjdled. Välj där bland t.ex. Underkant (texten står mot cellens nedre gräns), Överkant (texten hänger i cellens övre gräns) och Centrera (texten placeras centrerad i höjdled).

Längst till höger, under rubriken Orientering, kan du ställa in att texten ska skrivas i en annan riktning än vågrätt. Om du t.ex. markerar den vänstra rutan, kommer texten i cellen att skrivas uppifrån och ner som exemplet visar. I rutan till höger kan du ställa in textens riktning i grader, t.ex. snett uppåt höger (45°).

Centrera över flera celler Om du använder Excel till att göra långa listor eller tabeller vill du förmodligen ha en snygg rubrik ovanför listan, satt i lite större stil. Ett vanligt sätt att få rubriker att se snygga ut är att slå ihop flera celler till en enda, och centrera rubriken i den nya, bredare cellen.

Bild 27. Skriv in exemplet och formatera texten och cellstorlekarna ungefär så här


Skriv in någonting som liknar exemplet i bild 27 ovan. Visst skulle det vara snyggare om rubriken var centrerad över kolumnerna A till F ? För att ordna det markerar du cellerna A1 t.o.m. F1, och klickar

sedan på verktygsknappen Centrera över kolumner i verktygsfältet. För att göra det hela extra vackert lägger du till en tjockare kantlinje under rubriken med hjälp av listan under knappen

Kantlinjer . Avmarkera (den numera fem kolumner breda, sammansatta) cellen, och ditt kalkylblad bör då se ut ungefär som bild 28 nedan:

Bild 28. Färdigformaterat exempel

Autoformat I Excel finns färdiga Autoformat, förinställda utformningar för tabeller, där tecken-, linje- och färginställningar görs i en och samma klickning. För att använda dig av dessa färdiga inställningar markerar du din tabell och väljer Format>Autoformat för att öppna dialogrutan med samma namn.

Bild 29. Dialogrutan Autoformat används för att välja färdiga tabellutformningar

Du väljer bland de olika formaten, glöm ej att du kan scrolla vertikalt, markera med musklick.

Klicka på OK för att formatera din tabell med den valda inställningen eller på Avbryt för att gå tillbaka till Excel utan att formatera.

Om du klickar på Alternativ>> visas en utökad dialogruta där du kan välja bort delar av det autoformat som är valt i listan. Du kan t.ex. välja bort färginställningar men behålla resten av autoformatet etc. Pröva dig fram och titta i exempelrutan vad som händer när du väljer bort olika inställningar.


Bild 30. Tabell som formaterats med Autoformatet ’Lista 2’

Infoga kommentar Om du delar en Excel-arbetsbok med flera andra personer eller själv har en komplicerad arbetsbok som du använder väldigt sällan, kan det vara praktiskt att lägga in beskrivningar av arbetsbokens innehåll. Excel har en funktion som låter dig infoga små kommentarer i en cell, där kommentarerna fungerar ungefär som små Post It-lappar. Kommentarerna är normalt osynliga, men när du pekar på en cell som har en kommentar så visas den lilla Post It-lappen.

För att infoga en kommentar i en cell så markerar du cellen och väljer Infoga>Kommentar. Din lilla Post It-lapp öppnas och du kan mata in den text du vill ha. Överst på kommentarytan visas namnet på den användare som lagt till kommentaren. När du är klar med kommentaren klickar du någonstans på arbetsytan utanför kommentaren för att dölja den och återgå till den vanliga redigeringen.

En cell som har en kommentar fäst vid sig markeras med en liten röd triangel i sitt övre högra hörn. För att visa kommentaren placerar du muspekaren ovanpå cellen och väntar en liten stund, så visas kommentaren.

Bild 31. När muspekaren placeras ovanpå cellen visas en kommentar skriven av Karin Nilsson

Om du vill redigera en kommentar som redan finns så markerar du den cell som innehåller kommentaren och väljer Infoga>Redigera kommentar, eller så högerklickar du på cellen och väljer Redigera kommentar på snabbmenyn som visas.

För att ta bort en kommentar från en cell så högerklickar du på cellen och väljer Ta bor kommentar i snabbmenyn som visas.

t

rOm du vill gå in på riktigt avancerad kommentarredigering kan du välja Fo mat>Kommentar medan kommentaren är i redigeringsläge. Du kan då bl.a. ställa in text- och bakgrundsfärg för kommentaren.


Kalkylblad Normalt har en arbetsbok tre kalkylblad när den skapas, d.v.s. tre ark med celler som du kan fylla med data, men du kan ha ända upp till 255 stycken om du vill. Det här ger dig möjligheten att spara flera olika kalkyler i samma Excel-fil; du kan t.ex. ha företagets budget på ett blad, räkenskaperna på ett annat och telefonlistan på ett tredje och spara allihopa i samma arbetsbok.

Växla mellan kalkylblad Nere i programfönstrets vänstra hörn finns flera namnflikar, en flik för varje kalkylblad i arbetsboken., där fliken för det blad som ligger först i arbetsboken är längst till vänster. Du växlar mellan arbetsbokens kalkylblad genom att klicka på fliken för det blad du vill se. Om du t.ex. vill visa det andra bladet i arbetsboken klickar du på fliken med namnet Blad2. Fliken för det blad om visas är vit, medan de andra är gråa.

Använd pilarna för att bläddra fram flikar som

inte får plats

Klicka här för att visa Blad 2

Bild 32. Använd bladflikarna nere till vänster i programfönstret för att byta kalkylblad

Om arbetsboken har flera kalkylblad än vad som får plats på utrymmet för namnflikarna så kommer inte alla namnflikar att visas samtidigt. Du kan då använda pilarna till vänster om flikarna, som fungerar som en ”rullningslist för flikarna”.

Byta namn på kalkylblad När kalkylbladen skapas får de automatiskt namnen Blad1, Blad2 o.s.v. Om du vill byta namn på bladen till någonting mer upplysande finns det tre sätt att göra detta på:

• Dubbelklicka på fliken för det blad du vill byta namn på. Du får då en markör på fliken så att du kan ändra namnet på bladet.

• Markera fliken för det blad du vill byta namn på. Välj Format>Blad>Ändra namn, så får du en markör på fliken.

• Högerklicka på fliken för det blad som du vill byta namn på, och välj Ändra namn.

Lägga till kalkylblad i arbetsboken För att lägga till ett extra kalkylblad i arbetsboken markerar du fliken för det kalkylblad som ligger på det ställe där du vill infoga ditt nya blad, och gör sedan något av:

• Högerklicka på fliken och välj Infoga.

• Välj Infoga>Kalkylblad.


Ta bort kalkylblad Om du vill ta bort ett kalkylblad ur arbetsboken så markerar du fliken för detta blad, och sedan ett av:

• Högerklicka på fliken och välj Ta bort.

• Välj Redigera>Ta bort blad.

Flytta eller kopiera kalkylblad Enklaste sättet att flytta om (ändra ordningen på) kalkylbladen i din arbetsbok är att helt enkelt dra fliken för det blad du vill flytta till det ställe bland flikarna där du vill ha bladet. När du drar fliken får muspekaren formen av en pil med ett papper under, och en liten svart pil visar ovanför flikarna var bladet hamnar om du släpper det. Om det redan finns andra kalkylblad på det ställe dit du flyttar bladet, så flyttas de gamla bladen för att ge plats åt det bladet du flyttade.

För att t.ex. flytta in Blad1 mellan Blad2 och Blad3: Klicka på fliken för Blad1, håll nere musknappen och dra pekaren till utrymmet mellan flikarna Blad2 och Blad3. Släpp upp musknappen när den lilla svarta pilen pekar mellan de båda bladen.

Om du istället vill göra en extra kopia av ett kalkylblad håller du nere Ctrl medan du drar fliken. Pappret under muspekaren får ett plustecken på sig för att visa att du kopierar. Det gamla kalkylbladet lämnas kvar, och en kopia av bladet hamnar där du släpper upp musknappen.

Du kan också markera ett blad du vill flytta eller kopiera, och sedan använda dialogrutan Flytta och kopiera, som du öppnar med Redigera>F ytta eller kopiera blad. l

Välj på vilket ställe du vill sätta in det aktiva

kalkylbladet

Om du har flera arbetsböcker öppna väljer du till vilken

arbetsbok som bladet ska flyttas/kopieras

Kryssa i den här rutan om du vill kopiera

bladet

Bild 33. Flytta eller kopiera blad i din arbetsbok med dialogrutan Flytta eller kopiera

Ställa in hur kalkylbladet visas

Visningsläge Man kan i Excel visa sitt kalkylblad på skärmen på olika sätt. Vi ska titta på tre olika sätt:

Normalläge Normalläget för Excel, som visas när du startar programmet. Väljs genom Visa>Normal .


Sidbrytningsläge Visar en miniatyr av kalkylbladet där siduppdelningen visas och kan ändras. Sidgränserna visas som tjocka blåa streck i miniatyren. Du kan flytta gränserna genom att dra dem. Välj sidbrytningsläge genom att på menyerna välja Visa>Förhandsgranska sidbrytningar .

Helskärm Använder hela skärmytan för att visa kalkylbladet, d.v.s. tar bort alla verktygsfält, status- och menyrader etc. Väljs genom V sa>Helskärm . Tryck Esc för att iåtergå till det tidigare visningsläget.

Förstoringsgrad Du kan precis som i Word ställa in hur mycket kalkylbladet ska zoomas, d.v.s. hur mycket det ska förstoras på skärmen jämfört med den verkliga storleken som kommer att skrivas ut. Du anger hur stor förstoringen på skärmen ska vara i procent av den verkliga storleken. 100% betyder alltså att kalkylbladet visas i naturlig storlek, 300% motsvarar tre gångers förstoring, medan 50% innebär att kalkylbladet visas hälften så stort på skärmen som det är i verkligheten.

För att ställa in förstoringen finns två vägar :

• Använd listan Zooma på verktygsfältet. När man klickar på pilen till höger om procentsatsen visas en lista med olika förstoringsgrader.

Välj förstoringsgrad i listan. Valet Markering anpassar förstoringen så att de markerade cellerna precis får plats i fönstret.

• Välj V sa>Zooma på menyerna. Dialogrutan Zooma visas: i

Bild 34. Ställ in förstoringsgrad i dialogrutan Zooma

Här finns möjlighet att välja en av de fördefinierade procentsatserna under Zoomläge, eller att ange en egen procentsats i rutan Procent. Valet Passa markering innebär att förstoringen anpassar sig efter de celler som är markerade i kalkylbladet, så att de visas så stora som möjligt Klicka på OK för att bekräfta inställningarna.


Skriva ut en arbetsbok ! OBS! För att kunna jobba med de kommande avsnitten måste du ha en skrivare installerad på datorn!

Förhandsgranska kalkylblad Innan du skriver ut är det bäst att förhandsgranska hur utskriften kommer att se ut, t.ex. uppdelning i sidor, marginaler o.s.v. Du kommer till vyn för förhandsgranskning genom att klicka på knappen Förhandsgranskning i verktygsfältet eller välja Arkiv>Förhandsgranskning.

Bild 35. Vyn för förhandsgranskning av en utskrift

Här visas ditt kalkylblad precis som det kommer att se ut i utskriften, med sidhuvud, sidfot och de kantlinjer som du lagt till. Eftersom stödlinjerna i kalkylbladet normalt inte skrivs ut så visas de inte här. Om ditt kalkylblad delats upp i flera sidor visas här den första av sidorna. Du kan bläddra mellan sidorna genom att klicka på knapparna Nästa och Föreg. överst i fönstret, eller genom att använda rullningslisten till höger. I statusraden visas vilken sida som visas och hur många sidor som finns totalt i utskriften.

Muspekaren har nu formen av ett förstoringsglas. Om du klickar någonstans på pappret så förstoras den delen av kalkylbladet. Klicka igen för att återgå till den normala förstoringen för förhandsgranska. Du kan också klicka på knappen Zooma för att zooma in respektive ut.

Knapparna Skriv ut och Format tar dig till dialogrutorna Skriv ut och Utskriftsformat (som behandlas längre ner).

Om du klickar på knappen Marginaler visas med smala streck var marginalerna för kalkylbladet respektive sidhuvud och sidfot finns. Du kan dra dem till det ställe där du vill ha dem, tänk bara på att de flesta skrivare behöver omkring en centimeter i marginal. Klicka på knappen Marginaler igen för att ta bort visningen av marginalinställningarna. Läs mer om marginaler i avsnittet Ange marginaler.

Klicka på Stäng för att avbryta förhandsgranskningen och återgå till normalläget.


OBS! Ta för vana att alltid förhandsgranska dina utskrifter innan du gör dem. Det är lätt att få en ensam kolumn på ett andra papper, så att du blir tvungen att göra småändringar och sedan skriva ut igen. Det är onödigt dels ur miljösynpunkt, dels om du bara har ett begränsat antal utskrifter till ditt förfogande.

!

Utskriftsformat I dialogrutan Utskriftsformat gör du inställningar för dina utskrifter, t.ex. vilken sorts papper din skrivare använder, hur stora marginalerna på sidorna ska vara o.s.v. För att öppna dialogrutan Utskriftsformat väljer du Arkiv>Utskriftsfo mat. Det finns fyra flikar; Sida, Marginaler, Sidhuvud/sidfot och Blad, varav de tre första är intressanta för dig.

r

På varje flik finns knapparna Skriv ut, som öppnar dialogrutan Skriv ut, och Förhandsgranska, som öppnar vyn för förhandsgranskning av utskriften.

När du är nöjd med inställningarna på alla flikar så klickar du på OK för att bekräfta inställningarna, eller på Avbryt för att återgå till dokumentet utan att ändra inställningarna.

Ange sidstorlek och orientering

Bild 36. Gör inställningar för pappret på fliken Sida

På fliken Sida väljer du Pappersstorlek (oftast väljer du förmodligen grundinställningen A4-papper) i listrutan med samma namn. Du kan också välja om du skriver ut på ett Stående eller Liggande papper under rubriken Orientering.

Anpassa storleken till sidan Eftersom kalkylblad kan vara väldigt stora både på höjden och bredden, kommer din kalkyl när den skrivs ut kanske inte få plats på ett enda papper, och utskriften delas då upp över flera papper. Du kommer att märka att Excel inte alltid gör siduppdelningen på ett sätt som verkar begåvat. Du kan därför bli tvungen att själv gå in och ändra på uppdelningen, t.ex. genom att ställa in marginalerna. Men det finns också ett annat, lite smidigare sätt.


Under rubriken Skalning finns två funktioner som kan spara papper. Här kan du nämligen välja att förstora eller förminska utskriften av ditt kalkylblad på valfritt sätt. När Förstora/förminska till är markerad kan du t.ex. ange att ditt kalkylblad ska skrivas ut i dubbla storleken (200%), eller i halva storleken (50%).

Om du istället markerar Passa kan du ange hur många sidor ditt kalkylblad maximalt ska ta upp (sidor på bredden och sidor på höjden). Excel förminskar då ditt kalkylblad så att det får plats på det antal sidor du angivit.

Ange marginaler Under fliken Marginaler finns rutor för över-, under-, vänster- och högermarginalerna. Till höger om varje ruta finns pilknappar som fungerar som en volymkontroll; pilen uppåt ökar värdet i rutan och pilen nedåt minskar det. De här rutorna reglerar marginalerna för själva kalkylbladet, medan rutorna Sidhuvud och Sidfot reglerar hur stor marginalen är från papprets kant till sidhuvudet resp. sidfoten.

I kryssrutorna under rubriken Centrera kan du välja att centrera din utskrift på sidan (om den inte tar upp hela bladet). Kryssa i Vågrätt eller Lodrätt, så visar exemplet mitt på fliken vad som sker med utskriften. Se bild 37.

Bild 37. Ställ in marginalerna för din utskrift på fliken Marginaler


Sidhuvud och sidfot

Välj en färdig sidfot i listrutan

Välj ett färdigt sidhuvud i listrutan

Klicka här för att skapa ett eget

sidhuvud

Klicka här för att skapa en egen sidfot

Bild 38. Ställ in sidhuvud och sidfot

Sidhuvud och sidfot konstrueras på fliken med samma namn. I Excel är det inte riktigt lika fritt att skapa sidhuvud och sidfot som det är i t.ex. Word. Det enklaste är att välja en av de färdiga sorter som finns, i respektive listruta. En förhandstitt på hur de kommer att se ut visas överst och nederst på fliken.

Om du vill skapa en egen typ av sidhuvud/sidfot, klickar du på knapparna Anpassa sidhuvud eller Anpassa sidfot. I dialogrutan som öppnas kan du själv ange ett utseende som du är nöjd med.

Bild 39. Skapa en egen typ av sidhuvud/sidfot

Ett sidhuvud/en sidfot är i Excel uppdelad i tre delar; vänster-, mitten- och högerdelen. Du kan ha text i en eller flera av dessa delar. Ställ markören i någon av rutorna och skriv som vanligt. För att formatera din text klickar du på teckensnittsknappen, längst till vänster av knapparna (med ett ’A’ på).

Du kan också genom att klicka på någon av de andra knapparna infoga något av de autofält som finns. Knapparna är från vänster (förutom teckensnittsknappen): Sidnummer, Antal sidor, Datum, Tid, Filnamn och Bladnamn.

När du är nöjd med ditt sidhuvud klickar du OK för att återgå till dialogrutan Utskriftsformat.

! OBS! Sidhuvuden och sidfötter visas inte i ditt kalkylblad, utan finns bara med på utskriften. Om du vill se hur de ser ut ihop med kalkylbladet, får du förhandsgranska dokumentet.


Skriv ut För att skriva ut ett dokument klickar du på knappen Skriv ut i verktygsfältet eller väljer Arkiv>Skriv ut. Det förra alternativet skriver ut det aktiva kalkylbladet med de inställningar som är gjorda eller standard, medan det andra alternativet öppnar dialogrutan Skriv ut:

Här anges vilka delar av

kalkylbladen som ska skrivas ut

Välj antal kopior

Bild 40. Inställningar för utskriften i dialogrutan Skriv ut

Under rubriken Skrivare kan du i listrutan Namn välja till vilken skrivare utskriften ska skickas (om du har flera skrivare att välja mellan).

Under Utskriftsområde kan du ange vilket område i ditt kalkylblad som ska skrivas ut. När Allt är markerat skrivs hela kalkylbladet ut. Om du markerar Sidorna kan du i rutorna Från och Till ställa in den första respektive den sista av de sidor som ska skrivas ut. Observera att sidorna är Excels siduppdelning av ditt kalkylblad, som du kan se t.ex. genom att förhandsgranska utskriften.

Under Skriv ut väljer du vilka delar av din arbetsbok som ska skrivas ut. Markering skriver ut bara de delar som är markerade i kalkylbladen, Aktiva blad skriver bara ut de blad i arbetsboken där någonting skrivits in, och Hela arbetsboken skriver ut alla kalkylbladen i arbetsboken.

I rutan Antal kopior kan du välja att skriva ut flera kopior av din arbetsbok, samt om de ska skrivas ut i sidordning, en kopia i taget (Sortera) eller inte.

Ett klick på knappen Förhandsgranskning tar dig till vyn för Förhandsgranskning.

Ange utskriftsområde Du kan för varje kalkylblad ange att bara en viss del av bladet, det s.k. utskriftsområdet, ska skrivas ut. För att ange ett utskriftsområde markerar du den del av kalkylbladet som du vill ska skrivas ut, och väljer sedan Arkiv>Utskriftsområde>Ange utskriftsområde. I fortsättningen när du skriver ut kalkylbladet, kommer bara utskriftsområdet att skrivas ut, alla andra delar av kalkylbladet kommer att lämnas.

För att ta bort ett utskriftsområde väljer du Arkiv>Utskriftsområde>Ta bor utskriftsområde. t

! OBS! Utskriftsområde kan tillfälligt förbises genom att göra en markering i kalkylbladet och välja Skriv ut markering i dialogrutan Skriv ut.


Sortera data

Bild 41. Exempel på lista som ska sorteras i bokstavsordning

Vi går tillbaka till exemplet med listan över personalens semestrar som användes förut. Det är ganska vanligt att man använder Excel till att skriva den här typen av person- eller varulistor. Någonting som gör listan mer lättläst är att sortera personerna i bokstavsordning. Eftersom listan innehåller över 30 personer är det inte särskilt lockande att flytta dem för hand. Som tur är innehåller Excel kraftfulla funktioner för att sortera listor i olika ordning. Man kan sortera både i bokstavs- och nummerordning.

Sortera i stigande ordning En lista som är sorterad i ordningen A-Ö (eller 0-9 för tal) säges vara sorterad i stigande ordning. För att sortera din lista i stigande ordning markerar du den delen av listan som ska sorteras, och klickar på

knappen Stigande i verktygsfältet.

Observera att om du vill att flera kolumner ska följa med i sorteringen, måste alla kolumnerna vara markerade. Excel gör sorteringen efter den kolumn i markeringen som ligger längst till vänster.

Sortera i fallande ordning En lista som är sorterad i ordningen Ö-A (eller 9-0 för tal) säges vara sorterad i fallande ordning. För att sortera din lista i fallande ordning markerar du den delen av listan som ska sorteras, och klickar på

knappen Fallande i verktygsfältet.

Om du vill att flera kolumner ska följa med i sorteringen, måste alla kolumnerna vara markerade. Excel gör sorteringen efter den kolumn i markeringen som ligger längst till vänster.


Sortera efter flera kolumner Anta att namnlistan i exemplet ovan skulle varit uppbyggd med efternamnen i kolumn A och förnamnen i kolumn B. Normalt vill du i första hand sortera personerna i bokstavsordning efter efternamnen, och i andra hand (d.v.s. om två personer har samma efternamn) efter förnamnen. Om du väljer Data>Sortera kan du sortera listan efter flera kolumner.

Sorteringsvillkor i tredje hand

Sorteringsvillkor i första hand

Sorteringsvillkor i andra hand

Ange här om markeringens första

rad är rubriker (som inte ska tas med i sorteringen)

Bild 42. Använd dialogrutan Sortera för att få mer kontroll över sorteringen

Du kan här ställa in vad listan ska sorteras efter i första, andra och tredje hand. Vad som står i listrutorna beror om din markering har rubriker eller inte. Med rubriker menar man i det här fallet att den första raden i markeringen är rubriker för kolumnerna, t.ex. ’Efternamn’ och ’Förnamn’ i vårt fall. Markera under Listan har om den har Rubriker eller Inga rubriker. Om din lista har rubriker får du i listrutorna välja efter rubriknamnen (i vårt fall Efternamn och Förnamn), annars får du välja kolumnnamn, d.v.s. Kolumn A och Kolumn B.

I exemplet ovan har vi under Listan har angivit att markeringen inte har några rubriker. Vi också valt att listan i första hand ska sorteras stigande efter kolumn A (som vi vet innehåller efternamnen) och i andra hand stigande efter kolumn B (som innehåller förnamnen).


Formler Hittills har du i cellerna bara matat in sånt som inte förändras, d.v.s. tal och text. Men Excels stora styrka är sådant cellinnehåll som kan variera, t.ex. olika typer av formler.

Formeluttryck För att visa hur formler i Excel fungerar kan du prova ett minimalt exempel, genom att ställa upp en liten kalkyl över vad det kostar dig att gå på bio en vardagskväll. Anta att biljetten kostar 65:-, och att du köper Popcorn för 18:- och en dricka för 15:-. Ställ upp en liten kalkyl enligt bild 43 nedanför:

Bild 43. Exempel på en liten biokalkyl

På raden för TOTALT vill du naturligtvis ha totalsumman för hela besöket, eller hur? Du kan i och för sig ganska lätt räkna ihop att slutsumman är 98:-, och skriva in detta tal i cell B5, men bättre är att låta Excel sköta räknandet. Skriv in följande i cell B5:

=b2+b3+b4

När du trycker Retur kommer totalsumman 98 att dyka upp i cellen. Du har just matat in en formel. Ett uttryck som börjar med likhetstecken talar om för Excel att det är någon typ av formel eller funktion som Excel ska räkna ut och skriva ut resultatet av. I det har fallet säger formeln att Excel ska lägga ihop innehållet i cellerna B2, B3, B4 och skriva ut resultatet, vilket också sker.

OBS! Så fort du skriver ett likhetstecken förstår Excel att du matar in en formel, och kommer då om du klickar på någon annan cell med muspekaren att infoga den cellens namn i din formel istället för att avmarkera och byta cell på det sättet som görs när du matar in text eller tal.

! Prova nu att ändra priset för något av nöjena. Slutsumman ändras automatiskt så att totalpriset stämmer med de nya priserna. Formeln känner alltså automatiskt av om du ändrar värdet i någon av de celler som formeln använder!

Hur kan man veta vilka celler som innehåller konstanta tal, och vilka som innehåller formler? Om du markerar cell B5 där formeln står, visar cellen fortfarande resultatet av formeln, men formelfältet visar formeluttrycket. Du kan precis som för tal och text gå in i och redigera ett formeluttryck.


Bild 44. När en cell som innehåller en formel är markerad, syns formeln i formelfältet

OBS! Det spelar ingen roll om du skriver cellnamnet med små eller stora bokstäver, d.v.s. b2 och B2 fungerar lika bra som namn på cellen som innehåller priset för biobiljetten.

Man kan i formler använda de vanliga räknesätten, namnen på celler (vilket man i formler kallar för cellreferenser) och vanliga tal blandat med varandra. Några exempel på formler:

=a1+a3 Skriver ut summan av värdena i cellerna A1 och A3

=c5/b3+a2 Skriver ut kvoten mellan värdena i cellerna C5 och B3

=(a1+a2+a3)/3 Skriver ut resultatet av summan av cellerna A1, A2 & A3 delat med talet 3(Observera att parentesen behövs p.g.a. prioriteringsreglerna)

=b12*0,05 Skriver ut produkten av värdet i cell B12 och talet 0,05 !

Fel i formler Det är lätt att skriva fel när du konstruerar dina formler. I vissa fall kan det betyda att cellen visar ett konstigt eller felaktigt resultat, i andra fall kan Excel ge ett felmeddelande. Här följer några vanliga fel och felmeddelanden, och vad de beror på :

• Cellen visar formeluttrycket istället för resultatet, t.ex. a1+a2 . Du har glömt att börja din formel med likhetstecken. Excel tolkar då uttrycket som en text, och skriver ut texten precis som den är inskriven.

• I cellen visas texten #Namn? Det här felmeddelandet visas när du skrivit ett cellnamn fel, när du t.ex. bara angivit kolumnen för någon av cellreferenserna, t.ex. =b2+b .

• I cellen visas texten #Värdefel! Det här visas om din formel försöker räkna med värdet av en cell som innehåller text. Om t.ex. cell C3 innehåller texten Namn och du i cell C4 skriver formeln =c3/2 , kommer du att få ett sådant här felmeddelande.

• I cellen visas texten ##### . Det här visas om resultatet av din formel är för långt för att få plats i cellen. Du måste öka bredden för den kolumn som formeln står i, så att resultatet får plats. Det här kan ibland också inträffa när du matar in ett vanligt tal i en cell.


• Dialogrutan för felet cirkelreferens visas (bild 45).

Bild 45. Feldialogrutan för cirkelreferens i formel

Att skriva ett cellnamn i en formel kallas som nämndes ovan för att man anger en referens till en cell i kalkylbladet, d.v.s. att formeln byter ut cellnamnet mot värdet som den cellen har. Man säger att formeln refererar till cellen och cellens värde. Om man skriver en formel som refererar till samma cell som formeln står i, kommer Excel att hamna i en cirkelreferens, d.v.s. en oändlig cirkel av värdehämtningar, och programmet säger då ifrån med dialogrutan du ser ovanför. Man kan också få cirkelreferenser i flera steg: Anta att formeln i cell A1 refererar till cell C2, och i cell C2 finns en formel som i sin tur refererar till cell A1. Det bildas då en cirkelreferens i två steg, och samma felmeddelande som i bild 45 kommer att visas. Det enklaste sättet att lösa problemet med cirkelreferenser är att klicka på Avbryt och ändra formeln så att den inte cirkelrefererar.

Redigera kalkylbladet

Infoga rader och kolumner Du kommer ofta att vilja lägga till tomma rader eller kolumner mitt inne i en kalkyl, t.ex. för att lägga till något (en person i semesterlistexemplet ovan, lite fri yta för att göra kalkylen mera lättläst etc.).

Bild 46. Markera den rad där blankrad en ska läggas till och infoga raden

I bild 46 har en liten lista med öppettiderna för en butik skrivits in, men listan saknar rubrik. Nu vill vi att det ska skapas en ny blankrad på rad 1, och att de rader som redan finns ska flyttas ett steg nedåt. För att göra det markerar vi rad 1 och väljer Infoga>Rader. Raden läggs till, och de rader som redan fanns förskjuts ett steg nedåt.

För att infoga en kolumn gör du på samma sätt: Markera det ställe där du vill ha den nya kolumnen, och välj Infoga>Kolumner. De kolumner som redan finns kommer att flyttas åt höger.

Man kan också infoga flera rader eller kolumner i taget. När du t.ex. markerar kolumnerna C, D och E och sedan väljer Infoga>Kolumner kommer det skapas tomma kolumner på dessa ställen, medan de gamla kolumnerna kommer att flyttas tre steg åt höger för att ge plats åt de nya.


Ta bort rader och kolumner Du har tidigare med kommandot Radera rensat rader och kolumner, d.v.s. tömt dem utan att ta bort dem. För att helt ta bort en eller flera rader/kolumner använder man kommandot Ta bort.

Ta bort en eller flera rader eller kolumner genom att markera de rader/kolumner du vill ta bort, och sedan välja Redigera>Ta bort. De rader (kolumner) som finns nedanför (till höger om) den borttagna flyttas ett steg uppåt (åt vänster) för att ”täppa till luckan”.

Talformat Du har hittills ställt in format för cellers och texters utseende. Du kan också välja hur tal ska presenteras, det som kallas för talformat. Excel ger dig möjligheten att t.ex. visa ett decimaltal i procentform, eller att välja hur många decimaler ett tal ska presenteras med.

De vanligaste formateringarna för talformat är:

• Valutaformat visar talet i cellen med två decimaler, följt av valutans namn (i standardfallet kr). Talet 14 visas i valutaformat som 14,00 kr, och talet 128,75 visas som 128,75 kr . Det här är ett smidigt sätt att få budgetar, kostnadsberäkningar etc. lättlästa. För att formatera en

markering i valutaformat, klicka på knappen Valuta i verktygsfältet.

• Procentformat skriver ditt tal i procentform med ett procenttecken efter. Om en cell innehållande talet 0,75 formateras i procentformat kommer cellen att visa 75%, medan alla beräkningar med cellen som referens fortfarande sker med talet 0,75. Ställ in procentformat med knappen

Procent på verktygsfältet.

• Tusentalsformat delar upp långa tal så att siffrorna står i grupper om tre, för läsbarhetens skull. Talet

en miljon visas då alltså som 1 000 000. Använd knappen Tusentalsavgränsning i verktygsfältet för att formatera markeringen i tusentalsformat.

• De flesta av talformaten är förinställda på att visa talet med två decimalers noggrannhet, men du kan välja hur många decimaler du vill presentera dina tal med.

Ett klick på knappen Öka decimal lägger till en decimal, och ett klick på knappen

Minska decimal tar bort en decimal från alla celler som är markerade. När du tar bort decimaler avrundar Excel enligt avrundningsreglerna.

Du kan också ställa in talformat på fliken Tal i dialogrutan Formatera celler (Format>Celler).


Välj här vilken typ av talformat som ska

ställas in för markeringen

Välj här mellan t.ex. flera sorter av det

valda talformatet, eller andra inställningar

som kan göras

Bild 47. Välj i listan Kategori vilken sorts tal som finns i cellen

Listan Kategori till vänster på fliken innehåller flera talformat än de som finns som verktygsknappar, t.ex. Datum, Bråk och Tid. När du väljer en kategori i listan visas till höger på fliken olika inställningar för talformatet, tillsammans med ett exempel. Gör de inställningar du vill ha och klicka på OK för att ändra i markeringen på kalkylbladet.

Autofyll och serier Du ska nu använda en av Excels absolut bästa funktioner, nämligen Autofyll. Autofyll är en ”intelligent” funktion som analyserar data som du redan skrivit in, och automatiskt fyller på med de data som kommer efteråt. Skriv in exemplet i bild 48 för att se vad som händer! Exemplet innehåller fem rader med början på olika sorters serier, d.v.s. tal- eller ordföljder.

Ta tag här och dra ut markeringen åt höger,

fram till cell G1

Bild 48. Exempel på olika sorters serier

På den första raden finns bara talet 1 (i cell A1). Om du markerar cellen A1 så ser du att det längst ner till höger på markeringsrutan finns en liten svart kvadrat, fyllningshandtaget. Genom att dra ut markeringen med fyllningshandtaget så aktiverar du autofyll. Ta tag i fyllningshandtaget och dra ut markeringen så att den går från A1 till G1. Alla dessa celler fylls också med siffran 1, och du har just gjort den enklaste typen av autofyll, som egentligen är en kopiering. Den hade gått lika bra vilket tal eller vilken text som än funnits i A1.

Markera nu både cell A2 och B2. Fyllningshandtaget finns fortfarande i markeringens nedre högra hörn. Dra markeringen en bit åt höger och se vilken typ av autofyllning som görs. Som du ser fyller Excel på med nya tal med samma ökning som mellan 1 och 2, d.v.s. 3, 4, 5, 6, 7, ….


Prova också att markera den första cellen på var och en av de tre sista raderna och autofyll. Du kommer att märka att Excel kan autofylla veckodagar, datum och månader på samma sätt som det kan autofylla talserier. När du är klar ska ditt kalkylblad se ut ungefär som bild 49.

Bild 49. Olika sorters autofyllda serier

Du kan skapa egna serier som Excel känner igen och fortsätter på. Om du är intresserad kan du läsa mer om serier i Excels hjälpfiler.

Relativ cellreferens Det är inte bara tal och text som kan autofyllas, även celler som innehåller formler kan användas för autofyllning. Prova följande variant av den lilla biokalkylen, som jämför kostnaden under olika år:

Bild 50. Du kan autofylla formler på samma sätt som du autofyller tal och text

De olika kolumnerna innehåller priserna för bionöjen under olika år. I rad 5 räknas totalpriset ut som summan av de tre nöjena, med en formel som du kan matar in i kolumnen för år 1995. Istället för att skriva in formlerna för de andra åren, en efter en, så använder vi autofyll. Markera cell B5 och autofyll t.o.m. G1 så får du summor för alla åren i din kalkyl.

Markera cell C5 och titta i formelfältet på formeln. Lägg märke till att formeln är =C2+C3+C4, d.v.s. alla cellreferenser har förskjutits ett steg åt höger. Om du läser av de andra formlerna i raden kommer du se att alla de autofyllda formlerna har fått sina cellreferenser förskjutna så att rätt värden används.

Det här beror på att referenserna är relativa, d.v.s. att de egentligen sparas som ”vägbeskrivningar” till celler istället för som namn på celler. Formeln i B5 ”vet” att den ska lägga ihop de tre celler som ligger ovanför formeln, och om formeln då flyttas ett steg åt höger så flyttas alla referenser också ett steg till höger. Samma sak händer om man klipper ut formeln och klistrar in den t.ex. sju steg nedåt, i cell B12. Formeln kommer då att bli =B9+B10+B11 , med alla referenser förskjutna sju steg.

Absolut cellreferens Ibland vill man ha cellreferenser som inte ändras när man kopierar eller autofyller en formel. Man använder sig då istället för de vanliga relativa cellreferenserna för s.k. absoluta cellreferenser. En absolut cellreferens innebär cellreferensen inte ändras när man autofyller formeln. Skriv in exemplet i bild 51:


Bild 51. Enkelt exempel med absoluta cellreferenser.

I exemplet visas ett enkelt exempel på ett tillfälle när absoluta cellreferenser kan användas. Listan visar tre personers olika inköp av någon vara som kostar 24 kronor per styck. Exempelvis har Linda (rad 4) köpt fyra stycken av varan. En formel för varje persons totalpris blir då antalet varor som köpts gånger styckepriset, t.ex. skulle Lindas formel i cell C4 bli =B4*24 .

Det finns ett första problem som du redan vet hur du ska lösa. Om varans pris skulle ändras skulle du bli tvungen att ändra talet 24 i alla totalprisformler. För att slippa det använder du dig istället av cell D1, som innehåller styckepriset för varan, och skriver istället Lindas formel som =B4*D1 .

Det andra problemet kommer när du ska försöka autofylla formeln ner till rad 5 och 6. Excel kommer att ändra referensen till styckepriset (D2), och det vill du ju inte… Lösningen är att ange cellreferensen D1 i Lindas formel som absolut cellreferens, och det gör du genom att sätta ett dollartecken framför varje rad- eller kolumnnamn som du inte vill ska ändras när formeln kopieras eller autofylls. Om du t.ex. vill spärra både raden och kolumnen för D1 i formeln i cell C4, skriver du =B4*$D$1 .

Du får fram dollartecknet genom att trycka Alt Gr + 4 . Ett snabbare sätt att få absolut cellreferens är att markera den cellreferens i din formel som du vill göra absolut, och sedan trycka på F4 .

Funktioner Som du har sett kan man med formler göra avancerade beräkningar, men ibland kan det bli jobbigt. Säg att du ska lägga ihop innehållet av många celler, t.ex. från cell A1 och ner till A20. Du kan naturligtvis skriva en formel, =A1+A2+A3+A4+… , men bättre är att använda någon av Excels inbyggda funktioner. En del av Excels funktioner är förkortningar av långa formeluttryck som är för jobbiga att mata in (t.ex. summa), en del funktioner är helt enkelt sådant som man inte kan skriva formler för men ändå vill ha tillgång till (t.ex. max- och minvärde).

Autosumma Den vanligaste funktionen är SUMMA-funktionen, som lägger ihop (summerar) de tal eller cellvärden man ger till funktionen. För att t.ex. summera innehållen i cellerna A1 och A2 skriver du

=SUMMA(A1;A2)

Först kommer funktionens namn (SUMMA), och efter namnet kommer en parentes som innehåller de tal eller cellreferenser som funktionen ska jobba med. De olika talen eller cellreferenserna skiljs åt med semikolon. Om man ska lägga ihop många celler efter varandra, t.ex. A1 t.o.m. A20 som ovan, kan du istället använda vanligt kolontecken, som betyder ”till och med”. Vi får då formelfunktionen

=SUMMA(A1:A20)


som alltså summerar alla cellvärden från A1 t.o.m. A20.

Ett enklare sätt att infoga funktioner är att använda verktygsknappar. Använd den lilla biokalkylen igen. Radera formeln som räknar ut totalpriset och markera cellen igen.

Bild 52. Använd verktygsknappen Autosumma för att summera celler

Klicka på knappen Autosumma i verktygsfältet, så infogas en färdig summafunktion med de celler som Excel gissar att du vill summera. Excel markerar sitt förslag på celler som ska summeras med en ram av ”rinnande streck”, men om inte är nöjd med förslaget kan du göra en egen markering på vanligt sätt. Tryck Retur när du är nöjd med formeln.

Statistiska funktioner Andra funktioner som du kan ha nytta av är statistikfunktioner som medelvärde och medianvärde, eller max- och minvärde. Fler funktioner nås genom att klicka på pilen bredvid autosumma.

Markera här vilken typ av funktion du

letar efter

Markera här den funktionen du vill

infoga i cellen

Bild 53. Välj kategori i listan till vänster, en funktion i listan till höger, och klicka OK för att infoga funktionen

Dialogrutan Infoga funktion har två listor. I övre listan finns de olika Funktionskategorier (funktionstypsgrupper) som Excel erbjuder, och i den undre listan visas namnen för alla funktioner som finns i den kategori som är markerad. Om du markerar t.ex. Matem. och trigon. så visas alla matematikfunktioner, om du markerar Statistik så visas alla statistikfunktioner.

Markera Statistik i kategorilistan, och använd sedan rullningslisten för att markera den statistikfunktion du vill ha. Medelvärde heter MEDEL, medianvärdesfunktionen heter MEDIAN, minimivärdesfunktionen heter MIN och maxvärdesfunktionen heter MAX. Klicka på OK när du har valt funktion. Excel infogar funktionsformeln och du kan själv fylla i vilka celler som ska vara med genom att klicka på dem.


Du kan naturligtvis också skriva in funktionerna för hand. Här kommer några exempel som visar hur funktionerna fungerar:

=MEDEL(C2:C10) Skriver ut medelvärdet av värdena i cellerna C2 t.o.m. C10 =MEDIAN(B2:B25) Skriver ut medianvärdet av värdena i cellerna B2 t.o.m. B25 =MAX(A1:A5) Skriver ut maxvärdet av värdena i cellerna A1 till A5 =MIN(A1:A5) Skriver ut minimivärdet av värdena i cellerna A1 till A5

OM-funktionen OM-funktionen är ett sätt fylla en cell med olika innehåll, beroende på om någonting är sant eller falskt. Anta t.ex. att du beställer skivor från ett postorderföretag. Om din order uppgår till minst 800 kr slipper du betala fraktavgiften på 49 kr. Säg att du gör en kalkyl som räknar ut ordersumman, och att den finns i cell B25 som i bild 54 nedanför. I cell B26 lägger vi nu in en OM-funktion, som ger värdet 49 om cell B25 innehåller ett tal mindre än 800, men ger värdet 0 om B25 innehåller ett tal som är 800 eller större. I cell B27 finns formeln =B25+B26, och den ger nu automatiskt rätt totalpris inkl. frakt.

Bild 54. Exempel på OM-funktionens användning

OM-funktionen har följande syntax (uppställning):

=OM(Villkor ; Värde som skrivs ut om villkoret är sant ; Värde som skrivs ut om villkoret är falskt)

Funktionen behöver tre värden, som matas in åtskilda av semikolon:

• Villkor. Någonting som Excel kan testa om det är sant eller falskt, t.ex. testar A2>25 om innehållet i cell A2 är större än 25. Oftast testar man om en cell är större än, mindre än eller lika med något värde. I exemplet i bild 54 så testas om innehållet i cell B25 är mindre än 800.

• Sannvärde. Det värde som skrivs i cellen om Villkor är sant. Om värdet är text måste det stå inom citationstecken.

• Falsktvärde. Det värde som skrivs i cellen om Villkor är falskt. Om värdet är text måste det stå inom citationstecken.

Några exempel: =OM(E12=100;”Precis hundra”;”Inte hundra”)

Skriver ut texten Precis hundra om värdet i cell E12 är 100, annars skrivs texten Inte hundra.

=OM(D4>D5;30;50) Ger värdet 30 om cell D4 innehåller ett större tal än cell D5. Om värdet i cell D5 är störst eller om värdena är lika stora ger funktionen värdet 50.

Om du istället för att själv skriva den vill infoga OM-funktionen med dialogrutan Infoga funktion ligger OM-funktionen under kategorin Logisk.


Diagram När man presenterar undersökningar med stora mängder sifferdata använder man som du vet olika sorters diagram för tydlighetens skull. Excel kan skapa många olika sorters diagram från datatabeller som du har matat in. Enklast är att använda den fyrdelade Diagramguiden.

Infoga diagram med Diagramguiden Det är lätt att skapa diagram i Excel om man använder Diagramguiden. Använd den lilla kalkylen över bionöjen igen. Du ska nu skapa ett diagram som visar prisutvecklingen under några år.

Bild 55. Markera de celler som ska visas som diagram

Markera alla celler i tabellen (från A1 till G5), även rubrikerna överst och till vänster. Starta sedan

diagramguiden genom att klicka på knappen Diagramguiden i verktygsfältet. I diagramguiden gör du olika inställningar för ditt diagram.

Diagramguiden har fyra steg, och du går fram och tillbaka mellan stegen genom att klicka på Nästa eller Bakåt. När du gått igenom tillräckligt många steg av guiden visas knappen Slutför, som avslutar guiden och skapar diagrammet. Ett klick på Avbryt avslutar guiden och återgår till arbetsboken utan att skapa något diagram.

Välj diagrammets

undertyp Välj diagrammets

huvudtyp

Håll ned knappen för att se ett exempel

Bild 56. Diagramguiden - Steg 1

I guidens första steg väljer du vilken typ av diagram du vill skapa: Välj först i den vänstra listan om du vill ha t.ex. ett linje- eller cirkeldiagram, och välj sedan Undertyp i den högra listan.

Du ska nu välja Stapel i den vänstra listan, och rutan längst upp till vänster bland undertyperna. Håll ner den stora knappen i dialogrutans undre del så får du se ett exempel på hur ditt diagram kommer att se ut med de inställningar som är gjorda. Klicka på Nästa när du är klar med valen på Steg 1.


Bild 57. Diagramguiden – Steg 2

Steg 2 på diagramguiden har två flikar som kan vara intressanta. På den första, Dataområde, kan du ange hur dina dataserier går i tabellen. Enkelt sagt anger du om du vill ha första radens (Rader) eller första kolumnens (Kolumner) rubriker på x-axeln. På fliken Serier ställer man in vilka mätvärden man vill ha med i diagrammet. Om du t.ex. markerar TOTALT i listan Serie och klickar på Ta bort, så kommer inga staplar för totalpriset att visas i diagrammet. I det här fallet kan du dock bara klicka på Nästa.

Steg 3 på diagramguiden har många flikar som alla har med diagrammets utseende att göra, se bild 58. Du kan hela tiden i dialogrutans högra del se en förhandsversion av hur ditt diagram ser ut. Prova dig fram så att du ser vad de olika valen har för inverkan på diagrammet!

Diagramrubrik

Rubriker för axlarna

Förklaring


• På fliken Rubrik kan du ange vilka texter som ska stå som diagramrubrik, samt som rubriker för Kategoriaxeln (x-axeln) och Värdeaxeln (y-axeln). Ange Bionöjen som Diagramrubrik, och År och Pris i kr som rubriker för axlarna.

• På fliken Axlar finns kryssrutor som väljer om du vill ha gradering på axlarna eller inte.


• På fliken Förklaring kan du välja om du vill ha förklaringsrutan som talar om vad varje stapelfärg står för, och i så fall var förklaringen ska placeras i förhållande till diagrammet. Se till att rutan Visa förklaring är ikryssad och välj Höger bland knapparna nedanför.

Steg 4 låter dig välja om du vill att diagrammet ska infogas som ett bildobjekt på ett kalkylblad som redan finns, eller om du vill skapa ett helt nytt blad (ett diagramblad) där diagrammet ska placeras. Om du väljer att infoga diagrammet på ett nytt blad anpassas diagrammets storlek så att det tar upp ett helt A4-papper. Klicka på Slutför när du är nöjd med alla inställningar.

Markera den här rutan om du vill ha diagrammet på ett

eget blad Välj ett blad här om du vill infoga

diagrammet som en bild på ett gammalt

kalkylblad


Redigera diagram Det finns flera sätt att ändra i ett diagram efter det att det har blivit skapat. Exempelvis fungerar ett diagram på liknande sätt som formler – om du ändrar i de celler som du använde när du skapade diagrammet så ändras också diagrammet. Prova t.ex. att ändra någon av biopriserna i exemplet ovanför, och kontrollera att diagramstaplarnas höjd ändras.

Du kan också ändra storleken på ett diagramobjekt och flytta omkring det på kalkylbladet. För att ändra storlek på diagrammet så markerar du det, och drar i något av de åtta svarta handtagen i kanten på diagrammet (bild 60). Du kan flytta hela diagrammet genom att ta tag i någon av diagrammets tomma ytor, och dra det till det ställe på kalkylbladet där du vill ha det.

Ändra storleken på ett diagram genom att

markera det och dra i något av handtagen

Bild 60. Ändra storleken på diagrammet med handtagen

Du kan ändra inställningar för ett diagram genom att markera det i kalkylbladet och sedan starta diagramguiden igen. Om du vill ha mer exakt kontroll ska du istället använda verktygsfältet Diagram, som visas när du markerar ett diagramobjekt. Om det inte visas väljer du V sa>Verktygsfält>Diagram. i


Diagramtyp

Förklaring

DatatabellDiagramelement Formatera

Bild 61. Knappar på verktygsfältet Diagram

• Använd listrutan Diagramelement för att välja vilken del av diagrammet du vill ändra, t.ex. Diagramrubrik, Förklaring eller Värdeaxel. Klicka sedan på knappen Formatera, så öppnas en dialogruta där du kan göra inställningar för det du valt i Diagramelement.

• Med knappen Diagramtyp kan du ändra vilken typ av diagram som ska ritas. Klicka på knappens högra del (den svarta pilen) så visas olika sorters diagram som du kan välja mellan.

• Knappen Förklaring låter dig växla mellan om förklaringsrutan ska visas eller inte.

• Med knappen Datatabell kan du välja att visa en tabell med dina källdata nedanför diagrammet.

! OBS! Bästa sättet att lära dig behärska det här verktygsfältet är att experimentera och använda dig av Excels hjälpfiler för de saker du inte förstår.

Bilder och grafik

Infoga bildobjekt På samma sätt som i Word så skiljer man i Excel på bildobjekt mellan ClipArt-bilder och bildfiler. För att infoga en ClipArt-bild väljer du Infoga>Bildobjekt>ClipArt>ClipOrganizer., så öppnas dialogrutan Microsoft Clip-galleriet.

Bild 62. Välj den illustration som ska infogas i Clipart-galleriet

I fönstret visas miniatyrer av alla Clipart-bilder som finns. För att infoga en bild på ditt kalkylblad markerar du bilden och trycker CTRL+C(eller höger musknapp och copy). Gå tillbaks till kalkylbladet och tryck CTRL+V (eller höger musknapp klistra in). För att infoga en bildfil som ritats och sparats i ett annat program väljer du Infoga>Bildobjekt>Från fil, så öppnas fildialogrutan Infoga bild. Välj


önskad sökväg och bildfil på samma sätt som du gör när du öppnar en arbetsbok. En miniatyr av den bildfil som är vald i fillistan visas i rutan till höger.

Klicka på Infoga så infogas bilden på kalkylbladet vid den cell som var markerad. Du kan flytta och skala (ändra storlek på) ett bildobjekt på samma sätt som du gör i Word (se WORD häftet).

OBS! Om inte din bildfil syns i fillistan kan det bero på att Excel inte kan läsa den typen av bildfil. Vilka filformat som kan läsas av Excel bestäms vid installationen av programmet. !

Rita figurer Excel har precis som Word verktyg för att rita egna figurer, t.ex. linjer, rektanglar, cirklar och pilar, samt en mängd fördefinierade figurer som pratbubblor, stjärnor och banderoller. Alla figurer som du ritar blir grafiska objekt, d.v.s. fristående små bilder som kan flyttas och skalas precis som bilder. Excel samlar alla dessa verktyg i verktygsfältet Rita. För att visa detta verktygsfält gör du på ett av dessa sätt:

• Välj V sa>Verktygsfält>Rita. i

• Klicka på knappen Rita i verktygsfältet.

Verktygsfältet Rita visas längst ner i programfönstret, precis ovanför statusraden. Knapparnas funktion finns angivna i bild 63 nedan.

Inställn. för Ritobjekt

Rektangel

Ellips

Textruta Teckenfärg

Infoga WordArt

Fyllningsfärg

Linjefärg

Markera objekt

Kompakt pil Infoga färdig

figur

LinjeStreckformat

Pilformat

Linjeformat 3D-inställningar

Skugga

Bild 63. Knappar på verktygsfältet Rita

Knapparna Linje, Kompakt pil, Rektangel, Ellips, Textruta och Infoga WordArt låter användaren rita en figur av den typ som namnet säger. På menyn Figurer finns flera sorters färdiga figurer att välja bland.

Prova att rita t.ex. en textruta! Välj Textruta i verktygsfältet Rita. Klicka i dokumentet på det ställe där du vill ha ett av rutans hörn, håll nere knappen och dra ut rutan så stor som du vill ha den. Släpp upp musknappen när du är nöjd med rutans storlek. Om du klickar i textrutan får du en markör, och du kan skriva in text precis som vanligt.

Lägg märke till att en markerad figur också får förstoringshandtag. Man kan alltså förstora eller förminska en ritad figur på samma sätt som man kan göra med en bild. För att flytta en figur måste man ta tag i en av figurens kantlinjer, men annars fungerar det likadant som det gör med bilder.

På samma sätt som man kan formatera text, kan man också formatera figurer. Man kan t.ex. välja om figuren ska fyllas med någon färg eller ha kantlinjer, hur tjocka och i vilken färg kantlinjerna ska vara o.s.v. För detta använder du knapparna Fyllningsfärg, Linjefärg och Teckenfärg på verktygsfältet Rita.


Markera den figur du vill ändra inställningar för, och klicka på t.ex. knappen Linjefärg i verktygsfältet Rita. Klicka på den linjefärg du vill ha (eller på Ingen linje om du vill ha en osynlig linje). I bild 64 här nedanför formateras textrutan till att inte ha någon kantlinje.

Bild 64. Ändra linjefärginställningar för en figur

Infoga WordArt Om du känner för att lätta upp designen på din kalkyl lite, kanske du kan infoga ett WordArt-objekt i den. Välj Infoga>Bildobjekt>WordArt eller klicka på knappen WordArt i verktygsfältet Rita, så öppnas WordArt-galleriet. WordArt i Excel fungerar precis likadant som i Word.

Anpassa Excel Excel kan precis som Word i stor utsträckning anpassas efter dina personliga önskemål, t.ex. ifråga om vilka verktygsfält som visas på skärmen, hur dessa verktygsfält är sammansatta o.s.v. Här beskrivs nu några enkla anpassningar av Excel som du kan göra.

Visa/dölja verktygsfält Excels har många olika verktygsfält, som inte alla visas hela tiden. För att välja vilka verktygsfält du vill visa använder du menyvalet V sa>Verktygsfält (eller högerklickar på något av de synliga verktygsfälten):

i

Bild 65. Visa verktygsfältet Diagram genom menyn Visa>Verktygsfält


I listan som fälls ut visas alla de verktygsfält som finns att välja mellan, och de verktygsfält som visas har en bock framför sig. Verktygsfältet Standard är den översta raden av verktygsknappar (t.ex. Nytt, Öppna, Spara o.s.v.), medan verktygsfältet Formatering i andra raden innehåller de knappar som motsvarar kommandon på Formatmenyn. Genom att välja ett av verktygsfälten i listan så aktiverar/inaktiverar man visning av verktygsfältet.

På samma sätt som i Word kan du också anpassa vilka knappar som ingår i vilket verktygsfält, eller rent av skapa nya, egna verktygsfält. Enklaste sättet att göra detta är att gå via menyvalet V sa>Verktygsfält>Anpassa… i

Dialogrutan Alternativ De flesta valen för anpassning av Excel gör du i dialogrutan Alternativ, som tas fram genom menykommandot Verktyg>Alternativ... Dialogrutan har sex stycken flikar som styr olika inställningar vad gäller Excels utformning och funktion. Att gå igenom alla flikarna är ett hästjobb, så vi nöjer oss med att titta på några få inställningar som du kan ha stor nytta av.

När du gjort alla inställningar du vill klickar du på OK, eller ångrar allting med Avbryt.

Fliken Allmänt

Ange här sökvägen till din egenmapp

Ange vilket teckensnitt Excel ska använda som standard

Ange här hur många kalkylblad nya arbetsböcker

ska innehålla

Bild 66. Dialogrutan Alternativ

På fliken Allmänt hittar du fyra inställningar som är av större intresse än de andra:

För det första kan du ställa in hur många kalkylblad en arbetsbok ska innehålla när du skapar en ny. Använd rutan Antal blad i en ny arbetsbok om du vill ha ett annat antal än tre, som är Excels standardvärde.

För det andra kan du välja vilket teckensnitt som Excel ska använda som standard när du inte själv anger detta. Välj teckensnitt och teckenstorlek under Standardteckensnitt och Storlek.

För det tredje kan du ställa in det namn som anges som författare till dina arbetsböcker, och som även anges när du infogar kommentarer. Fyll i det namn du vill ha under Namn, eller radera fältet om du inte vill att något namn ska anges.


Ställa in personlig sökväg För det fjärde kan du ställa in standardmappen (d.v.s. var på hårddisken eller i nätverket etc. som dina arbetsböcker normalt ska sparas). Det är den mappen som öppnas i fildialogerna Öppna och Spara den första gången du sparar vid varje tillfälle du arbetar med Excel.

Om din dator t.ex. är ansluten till ett nätverk ligger förmodligen din egenmapp lagrad på någon nätverksenhet, t.ex. H:\. För att slippa leta dig fram till rätt sökväg varje gång du ska öppna eller spara, kan du ställa in Excel att automatiskt leta efter och spara arbetsböcker i egenmappen.

Skriv in rätt sökväg i textrutan Standardkatalog, så kommer Excel i fortsättningen att använda sig av denna mapp för att öppna och spara.

OBS! Standardmappen som från början är inställd i NT-nätverk (c:\Winnt\Profiles\namn\Personlig mapp) är inte din egenmapp, utan en lokal mapp som ligger lagrad på hårddisken hos den datorn du sitter och jobbar på.

!

Fliken Redigering

Bild 67. Ändra markörens riktning och autoavsluta på fliken Redigering

På fliken Redigering kan du anpassa hur Excel beter sig när du redigerar dina kalkylblad. När du avslutar en inmatning i Excel och trycker på ↵ flyttar sig markeringen normalt till nästa cell. Här kan du välja om du vill ha det så, och i så fall åt vilket håll ”nästa cell” ligger.

Välj den riktning du vill ha i listrutan Riktning. Om du inte vill att markeringen ska flytta sig så avmarkerar du kryssrutan Flytta markering efter RETUR.

I kryssrutan Fyll i cellvärden automatiskt väljer du om du vill att funktionen Autoavsluta ska vara aktiv. Om du kryssar bort rutan kommer funktionen att stängas av. Se avsnittet Autoavslutning.


Fliken Visning

Bild 68. Välj vilka delar av Excels programfönster och ditt kalkylblad som ska visas

På fliken Visning styr du vilka delar av programfönstret och kalkylbladet som ska visas. Med kryssrutorna Visa Formelfält och Visa Statusfält kan du visa och dölja formel- och statusfälten. Dessa val finns också i menyform som Visa>Formel ä t och V sa>Statusfält. f l i

Du kan också under rubriken Kommentarer styra hur dessa ska visas (se avsnittet Infoga kommentarer).

• Väljer du Endast kommentarsmarkörer så visas inte kommentarerna förrän muspekaren hålls över en kommenterad cell. Kommentarsmarkörer (den lilla röda triangeln i övre högra hörnet) visas hela tiden.

• Väljer du Kommentar och markör så visas kommentarer hela tiden (oavsett var muspekaren befinner sig), tillsammans med kommentarsmarkörer.

• Väljer du Inga så visas varken kommentarer eller kommentarsmarkörer, inte ens om muspekaren går över kommenterade celler.

Under rubriken Fönsteralternativ kan du sätta på och stänga av olika delar av programfönstrets hjälpmedel. Du kan t.ex. ta bort Rad- och kolumnrubriker, Bladflikar och Stödlinjer (d.v.s. de cellgränser som visas på skärmen men inte skrivs ut) genom att avmarkera deras respektive kryssrutor. Du kan också välja vilken Färg stödlinjerna ska ha (standardfärgen i Excel beror på Windows inställningar men är oftast grå).


Skydda arbetsbok

Lösenord Om man har arbetsböcker som andra personer kan komma åt kanske man har intresse att skydda arbetsboken på något sätt. Excel 2002 erbjuder två möjligheter att lösenordsskydda en arbetsbok: Antingen så att Excel kräver lösenord när man försöker öppna den, eller så att Excel kräver lösenord om man försöker spara en ny version av arbetsboken över den gamla. För att komma åt lösenordsfunktionerna väljer man Arkiv>Spara som och klickar på Alternativ.

Bild 69. Klicka på Verktyg Allmäna alternativ i dialogrutan Spara som för att ställa in lösenord för dokumentet

I dialogrutan Alternativ för spara finns två inmatningsrutor för lösenord.

Bild 70. Ange ett lösenord för arbetsbok

• För att skydda arbetsboken så att den inte kan öppnas förrän man anger rätt lösenord, skriv in ett lösenord i rutan Lösenord och klicka på OK.

• För att skydda arbetsboken mot redigering och överskrivning, ange ett lösenord i rutan Lösenord för skrivskydd och klicka på OK.

Dialogrutan Bekräfta lösenord dyker upp för att undvika stavfel. Mata in samma lösenord igen och klicka på OK. Spara sedan arbetsboken precis som vanligt.


Bild 71. Bekräfta det valda lösenordet

Tänk på att en lösenordsskyddad arbetsbok inte kan öppnas om du glömmer lösenordet. Arbetsboken är då med stor säkerhet förlorat för alltid. OBS! Även om en lösenordsskyddad arbetsbok är oåtkomlig för den normale datoranvändaren så är skyddet ingen match för en datorskicklig person. Lita därför inte på skyddet för superhemliga arbetsböcker – känsliga företagshemligheter är definitivt inte säkra med Excels lösenordsskydd!

!

Documents

Kalkyl med Excel 2002 - BestOnline.SE · Det finns hjälp och tips på FC. Titta i mappen systeminfo/guide och tips/ excel 2002 Kalkyl med Excel 2002 Innehållsförteckning Grundläggande