Embed Size (px)
Citation preview
1 (6)
VALTIOVARAINMINISTERIÖKannanotto VN/4268/2020
9.6.2020
Digi- ja väestötietovirasto
Valtiovarainministeriön kannanotto maistraattien vuoden 2019 tilinpäätöksestä
Valtiovarainministeriö antaa valtion talousarviosta annetun asetuksen(1243/1992) 66 i §:n mukaisen perustellun kannanottonsa maistraattien vuo-den 2019 tilinpäätöksestä.
Vuosi 2019 oli maistraattiorganisaation viimeinen toimintavuosi ennen kuinmaistraatit, Väestörekisterikeskus ja Itä-Suomen aluehallintovirastossa toimi-nut maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö yhdistyivät vuoden 2020 alussaDigi- ja väestötietovirastoksi. Tämän vuoksi maistraattien kannanottoanne-taan Digi- ja väestötietovirastolle.
Tilinpäätöskannanoton perustana ovat viraston tilinpäätös, joka sisältää toi-mintakertomuksen, sekä siitä annettu valtiontalouden tarkastusviraston tilintar-kastuskertomus.
Ministeriön yleisarvio maistraattien tuloksellisuudesta ja tavoitteiden saavutta-misesta on pääosin hyvä1. Arviossa painottuu se, että yhteiskunnallisen vai-kuttavuuden tavoitteista ja toiminnallisista tavoitteista suoriuduttiin organisaa-tion muutostilanteesta huolimatta hyvin ja myös asiakkaiden palvelukyky jahenkilöstön työtyytyväisyys säilyivät erittäin hyvinä.
Valtiontalouden tarkastusvirastolla ei ollut tilinpäätöksen tarkastuksesta huo-mautettavaa Etelä-Suomen aluehallintoviraston kirjanpitoyksikölle, johonmaistraatit kuuluvat.
1 Arvio tuloksellisuudesta ja sen kehityksestä sekä asetettujen tulostavoitteiden toteutumisesta
1.1 Yhteiskunnallinen vaikuttavuus
Virasto saavutti tavoitteensa täysin.
Tavoitteet: Asiakkaan oikeusturvan toteutuminen ja asiakas saa tilantee-seensa sopivat palvelut sujuvasti
Asiakastyytyväisyyskyselyn tulokset osoittavat, että asiakkaat olivat erittäintyytyväisiä maistraattien palveluihin. Asiakkaan oikeusturvaan liittyvässä ta-voitteessa eli palveluprosessien yhtenäistämisessä on onnistuttu hyvin. Yhte-näisiä tulkintoja ja käytäntöjä on linjattu useilla maistraattien tehtäväalueilla.
Palveluiden sujuvan saamisen tavoitteita olivat palveluiden ja palvelukanavienasiakaslähtöinen kehittäminen, asiakkaan hallinnollisen taakan vähentäminensekä tilastojen ja avoimen tiedon avaaminen.
1 Asteikko: erinomainen I hyvä / tyydyttävä / välttävä / heikko
Valtiovarainministeriö Snellmaninkatu 1 A, HelsinkiPL 28, 00023 Valtioneuvosto
Puh 0295 16001 (Vaihde)Faksi 09 160 33123
[email protected] 0245439-9
2 (6)
Maistraateissa otettiin käyttöön uudistettu sähköinen ajanvarausjärjestelmä jadigitalisoituja asiointi- ja asiankäsittelypalveluja kehitettiin Väestörekisterikes-kuksen kanssa yhteisessä VAAKA-hankkeessa.
Toimintamallia muutettiin uuden valtakunnallisen palvelumallin mukaiseksi.Maistraatit organisoivat ensimmäistä kertaa yhteisen valtakunnallisen vaalipu-helinpalvelun eduskuntavaalien 2019 yhteydessä. Valtakunnallinen sukuselvi-tyspalvelu käynnistyi pääosin hyvin ja toimitusajat lyhenivät selvästi.
Maistraatit ovat siirtäneet käyntiasiointia yhteispalvelupisteisiin. Etäpalvelut onvakiinnutettu osaksi normaalia toimintaa erityisesti holhoustoimen vastuualu-eella. Sähköisen asioinnin tavoitteena oli, että verkkomaistraatin kautta säh-köisesti vireille tulevien holhoustoimen asioiden osuus kasvaa 15 prosenttiin.Osuutta pystyttiin kasvattamaan merkittävästi (toteuma 2019 oli 16 prosenttia,2018 7,3 prosenttia) ja asetettu tavoite ylitettiin.
Asiakkaan hallinnollisen taakan vähentämiseksi maistraatti on mukana viran-omaisten yhteisessä International House Helsinki -palvelussa, jossa eri toimi-joiden tarjoamat maahanmuuton alkuvaiheen palvelut on koottu yhteen paik-kaan. Toiminta on onnistunut hyvin ja se on saatu vakiinnutettua.
Maistraattien Avoindata ja tilastot -palvelu on korvannut lähes kokonaan tutki-joiden, median ja muiden tahojen tilastokyselyt ja aineistopyynnöt. Vuonna2019 palvelussa oli noin 20 000 kävijää.
1.2 Toiminnallinen tuloksellisuus
Virasto saavutti tavoitteensa pääosin.
Arviossa painottuu se, että maistraatit suoriutuivat hyvin toiminnallisen tulok-sellisuuden tavoitteista, jotka koskivat toiminnan organisointia asiakaslähtöi-sesti sekä toiminnan laadun parantamista. Maistraatit tekivät hyvää työtä myöstoiminnallisen tehokkuuden ja tuotosten ja laadunhallinnan parantamisessasekä henkilöstövoimavarojen hallinnassa ja kehittämisessä, vaikka numeeri-sista tavoitteista osin jäätiin.
Maistraatit, Väestörekisterikeskus ja Itä-Suomen aluehallintovirastossa toimi-nut maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö yhdistyivät vuoden 2020 alussaDigi- ja väestötietovirastoksi. Maistraatit osallistuivat kiitettävästi ja merkittä-vällä panoksella hankkeeseen. Hankkeen valmistelutyön vuoksi maistraattientuloksissa tapahtui hienoista laskua, mutta siitä huolimatta maistraattien toi-minta jatkui häiriöttä ja toimintaa kehitettiin systemaattisesti.
Työn tuottavuuden parantamiseksi ja voimavarojen käytön tehostamiseksi teh-tävä prosessien automatisointi on alussa, se on toteutunut toistaiseksi vastamuutamassa palvelussa, kuten VT J-otteen tilaamisessa ja nimiasioissa.VAAKA-hanke käynnistyi hitaasti, mutta vauhti parani vuoden mittaan. Vuoden2019 aikana julkaistiin lasten huoltoon liittyvä verkkopalvelu ja muutostietopal-velun pilottikäyttö, lisättiin nimenmuutospalveluihin saamelaisnimien tuki ja su-kunimen muutos sekä laajennettiin sähköisten todistusten tilaamista ja hol-houksen lupapalvelun pilottia. Holhouspalveluiden ohella on rakennettu asian-käsittelyä. Maistraattien työntekijät osallistuivat aktiivisesti hankkeeseen ja ke-hittämistyön etenemistä voidaan pitää hyvänä. Sähköistämisellä on saavutettujonkin verran henkilötyövuosisäästöjä ja vaikutukset tuloksellisuuteen täsmen-tyvät hankkeen edetessä pidemmälle.
3 (6)
Toiminnan laadun parantamisessa edettiin pääosin tavoitteiden mukaisesti.Keväällä 2019 otettiin käyttöön johdon tietojärjestelmä ja hankkeessa kerty-nyttä osaamista hyödynnetään jatkossa Digi- ja väestötietoviraston tiedollajohtamisen suunnittelussa.
Maistraattien riskienhallinta on sisäisen valvonnan itsearviointikyselyn perus-teella erittäin hyvällä tasolla (toteuma 4,4, tavoite 4,2).
1.2.1 Toiminnallinen tehokkuus
Virasto saavutti tavoitteensa osittain.
Maistraatit eivät saavuttaneet maksulliselle julkisoikeudelliselle toiminnalleasetettua kustannusvastaavuustavoitetta. Kustannusvastaavuus laski 73 pro-senttiin, kun tavoite ja edellisen vuoden kustannusvastaavuus olivat 82 pro-senttia. Maksullisten liiketaloudellisten suoritteiden kustannusvastaavuus pa-rani ja asetettu tavoite ylitettiin. Maistraattien toiminnan tuotot laskivat edellis-vuoteen nähden 2 prosentilla ja kulut nousivat 2 prosentilla. Organisaatiouu-distuksen ja kehittämishankkeiden valmistelun vuoksi resursseja ei voitu koh-dentaa riittävästi maksulliseen toimintaan, kustannukset kohosivat ja tuototjäivät ennakoitua pienemmiksi.
Maistraatit jäivät suoritteille asetetuista tuottavuustavoitteista. Työn tuottavuusja taloudellisuus heikkenivät lähes kaikissa palveluissa, koska noin 24 henkilö-työvuotta käytettiin organisaatiouudistuksen valmisteluun ja kehittämishankkei-siin.
Työn tuottavuudelle vuoden 2019 talousarviossa asetettua tavoitetta ei saavu-tettu julkisoikeudellisessa tietopalvelussa. Tavoitteet saavutettiin osittain mak-suttomassa henkilö-, perhe- ja perintöoikeudellisessa palvelussa, maksulli-sissa julkisoikeudellisissa todistajapalveluissa sekä maksullisissa julkisoikeu-dellisissa holhoustoimen edunvalvontapalveluissa.
Maistraattien toiminnallinen tehokkuus heikkeni kokonaisuutena arvioiden jon-kin verran, mutta muutos ei ollut suurta ja selkeänä selittävänä tekijänä on tun-nistettavissa erityisesti organisaatiomuutoksen valmistelun vaatimat resurssi-kohdennukset.
1.2.2 Tuotokset ja laadunhallinta
Virasto saavutti tavoitteensa osittain.
Maistraattien palvelukykyä sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatua seu-rattiin palveluaikatavoitteiden avulla.
Maistraatit paransivat toiminnan laatua hyödyntämällä edellisvuosina toteutet-tua CAF-itsearviointimallin mukaista laadunarviointia toiminnan kehittämi-sessä, ottamalla käyttöön johdon tietojärjestelmän ja vakiinnuttamalla riskien-hallinnan osaksi päivittäistä toimintaa.
Maistraatit saavuttivat vuonna 2019 vain osittain palvelukykytavoitteet. Tavoit-teista jäätiin edunvalvojan määräämisasioissa (toteuma 3,1 kuukautta, tavoite3) ja yksityisten edunvalvojien vuositilien tarkastusajassa (toteuma 4,0 kuu-kautta, tavoite 3,8). Toimintatapoja yhtenäistämällä prosessia on saatu tehos-tettua. Tilintarkastuksessa on osittain priorisoitu riskitilien tarkastusta, mikä onpidentänyt palveluaikoja.
4 (6)
Lupa-asioissa keskimääräinen palveluaika lyheni ja oli tavoitearvoa lyhyempi(toteuma 1,1 kuukautta, tavoite 1,2). Toteuman paranemiseen on vaikuttanutlupa-asioiden prosessin tehostaminen lean-menetelmällä ja asiakkaalle arvoatuottamattomien työvaiheiden karsiminen.
Palvelukykyä mitattiin myös asiakastyytyväisyyskyselyllä, joka kohdennettiinasiakkaiden lisäksi maistraattien sidosryhmille ja omalle henkilöstölle. Yleisestiottaen asiakkaat olivat erittäin tyytyväisiä maistraattien palveluihin ja tuloksissasaavutettiin tai oltiin hyvin lähellä tavoitteita. Asiakkaat kokivat, että maistraatinpalvelu on laadukasta ja asiakasta arvostavaa sekä helposti saatavissa. Asi-akkaat olivat tyytyväisiä maistraattien asiakaslähtöisyyteen (toteuma 4,1 ja ta-voite 4,2), oikeudenmukaisuuteen (toteuma tavoitteen mukainen 4,3), asian-tuntevuuteen (ka 4,3, toteuma tavoitteen mukainen 4,3) ja uudistuvuuteen (to-teuma 4,1 ja tavoite 4,2) mitattuna. Tulokset laskivat hieman kaikilla osa-alu-eilla, mutta edelleen ollaan kuitenkin erinomaisella tasolla.
Maistraattien tuotosten määrässä tapahtui kokonaisuutena arvioiden hienoistalaskua. Kysynnän laskua selittää muun muassa rekisterien sähköisen suora-käytön lisääntyminen. Palveluaikatavoitteista jäätiin osittain. Prosesseja ononnistuneesti tehostettu, mutta palveluaikoja on pidentänyt resurssien kohden-taminen organisaatiomuutoksen valmisteluun.
1. 2. 3 Henkilöstövoimavarojen hallinta ja kehittäminen
Virasto saavutti tavoitteensa osittain.
Henkilötyövuosiarvio ylittyi hieman, koska maistraatteihin palkattiin holhoustoi-men asiakirjojen digitointia ja organisaatiouudistuksen valmistelua varten mää-räaikaista henkilöstöä. Kuluttajaneuvontatehtävät siirtyivät vuoden 2019 alustaKilpailu- ja kuluttajavirastolle ja maistraattien henkilöstö väheni 58 henkilötyö-vuodella.
Sairauspoissaolot vähenivät ja olivat 10,0 päivää henkilötyövuotta kohti (10,5vuonna 2018), mutta 9 päivän tavoitetta ei saavutettu. Sairauspoissaolot vaih-telivat suuresti maistraattien välillä (5,6- 13,3 päivää / htv).
Maistraattien työtyytyväisyysindeksi oli 3,46 ja se nousi edellisvuoteen verrat-tuna. Vaikka tavoitteesta jäätiin hieman, tulosta voidaan pitää erittäin hyvänämaistraattien uudelleenorganisointitilanteessa.
Valtiovarainministeriö toteaa, että maistraatit ovat kehittäneet henkilöstövoima-varojen hallintaa asianmukaisesti.
2 Käytettyjen tuloksellisuuden raportoinnin perusteiden asianmukaisuus ohjauksen ja tulosvas-tuun kannalta sekä ministeriön kanta kehittämistarpeista
Maistraattien tilinpäätös ja toimintakertomus antavat riittävän kattavan ja luo-tettavan kuvan vuoden 2019 toiminnasta.
3 Toimenpiteet, joihin viraston on tarpeen ryhtyä tilinpäätöksen johdosta ja tuloksellisuuden paran-tamiseksi
Digi- ja väestötietovirasto on uusi virasto, mikä mahdollistaa monien vakiintu-neiden käytänteiden uudelleen arvioinnin. Vuonna 2020 korostuvat toiminnanvakiinnuttaminen, henkilöstön hyvinvointi, työnantajalupausten lunastaminenja joustavuuden ja luottamuksen kehittäminen.
5 (6)
Digi- ja väestötietoviraston tulee toteuttaa vuoden 2020 tulossopimuksessasovitun mukaisesti selvitys tarvittavista toimenpiteistä, joilla turvataan laaduk-kaiden palvelujen saatavuus koko maassa.
Viraston tulee säilyttää maistraattipalvelujen asiakastyytyväisyys hyvällä ta-solla. Asiakkaiden tarpeet on kyettävä ottamaan huomioon aiempaa varhai-semmassa vaiheessa palvelujen kehittämisessä. Asiakas- ja sidosryhmätyönkehittämisen ja seurannan malli tulee vakiinnuttaa ja raportoida asiakastyyty-väisyyden tuloksia mallin mukaisesti.
Valtiovarainministeriö korostaa, että maistraattien hyvää työtä henkilöstön hy-vinvoinnin eteen tulee jatkaa, jotta työtyytyväisyydelle asetettava tavoitetasosaavutetaan. Lisäksi Digi- ja väestötietoviraston tulee edelleen pyrkiä sairaus-poissaolojen vähentämiseen ja tehdä tiivistä yhteistyötä työterveyshuollonkanssa. Viraston tulee panostaa esimiesten kouluttamiseen hyvään ja valmen-tavaan esimiestyöhön.
Valtiontalouden tarkastusvirasto on todennut vuosiyhteenvedossaan maist-raattien toiminnallisen tehokkuuden heikentymisen vuoteen 2018 verrattuna.Syyksi tähän VTV on tunnistanut Digi- ja väestötietoviraston perustamiseenvalmistautumisen sekä eräät kehittämishankkeet.
Digi- ja väestötietoviraston tulee panostaa tuottavuuden ja taloudellisuudenparantamiseen kehittämällä prosesseja ja asiakaslähtöistä toimintaa. Valtiova-rainministeriö korostaa sähköisen asioinnin, asianhallinnan ja arkistoinnin ke-hittämisen resurssien ja aikataulun varmistamista, jotta tuottavuus- ja palvelu-aikatavoitteet saavutetaan. Käyntiasioinnissa tulee lisätä edelleen osallistu-mista yhteispalveluun.
Maistraattien valtakunnallisen toimintamallin kokeilujen tuloksia tulisi pyrkiähyödyntämään Digi- ja väestötietoviraston käytäntöjen arvioinnissa ja tehtä-vien organisoinnissa. Myös johdon tietojärjestelmän käyttöönoton ja hyödyntä-misen osalta tulisi pyrkiä mahdollisimman tehokkaaseen tulosten käytettävyy-teen.
4 Valtiovarainministeriön toimenpiteet tilinpäätöksen johdosta ja tuloksellisuuden parantamiseksi
Valtiovarainministeriö vastaa Digi- ja väestötietoviraston tulosohjauksesta. Oi-keusministeriön toimialan tehtävissä ministeriöt tekevät yhteistyötä virastonohjauksessa. Valtiovarainministeriö kehittää ohjausmallia ja ohjauksen yhteis-työn muotoja yhdessä oikeusministeriön kanssa.
Valtiovarainministeriölle tuloksellisuus ja uuden Digi- ja väestötietoviraston ke-hittyminen ovat edelleen erityisen tärkeitä tilanteessa, jossa uudesta virastostakehitetään julkishallinnon digitaalisaatiota kehittävää ja toimeenpanevaa viras-toa. Ministeriö tukee virastoa sen perustehtävien ja käynnissä olevien ja käyn-nistyvien hallitusohjelma- ja muiden kehittämishankkeiden toteuttamisessa.
Maistraattien julkisoikeudellisen maksullisen toiminnan kustannusvastaavuuson kehittynyt aiempina vuosina suotuisasti, mutta organisaatiouudistuksenvuoksi siinä tapahtui vuonna 2019 selvää laskua. Valtiovarainministeriö kes-kustelee Digi- ja väestötietoviraston kanssa viraston kustannusvastaavuudenkehityksestä vuoden 2020 aikana tulosohjausprosessissa ja ryhtyy omaltaosaltaan tarvittaviin toimiin, kun viraston maksuasetusta tehdään vuodesta2020 eteenpäin.
6 (6)
Ministeriössä on meneillään kehittämishanke, jonka tavoitteena on parantaahallinnonalan tulosohjauksen ja taloussuunnittelun vaikuttavuutta sekä tehos-taa, parantaa ja selkeyttää suunnittelu-, ohjaus- ja seurantaprosesseja.
Kuntaministeri
Alivaltiosihteeri
,,t,\ cu
Päivi Nerg
Tiedoksi Valtiovarainministeriö, Valtionhallinnon kehittämisosastoValtiovarainministeriö, JulkICT-osastoEtelä-Suomen aluehallintovirastoValtiokonttori, tutkihallintoa.fiValtiontalouden tarkastusvirasto
