KATA PENGANTAR · Peranan pendidik sangat penting untuk meningkatkan dan menyesuaikan daya serap siswa dengan ketersediaan kegiatan modul ini. Pendidik dapat memberikan variasi dengan

i

Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | i

KATA PENGANTAR

Kurikulum 2013 dirancang untuk menumbuhkan kompetensi siswa dari sisi

sikap, pengetahuan, dan keterampilan secara keseluruhan. Kompetensi tersebut

nantinya mendasari perumusan kompetensi setiap mata pelajaran meliputi

kompetensi dasar kelompok sikap, kompetensi dasar kelompok pengetahuan, dan

kompetensi dasar kelompok keterampilan.

Pembelajaran kelas X Sekolah Menengah Kejuruan yang disajikan dalam

modul ini juga berdasarkan pada ketentuan tesebut. Modul ini berisi materi

pembelajaran tentang pengetahuan, keterampilan, dan menyajikan pengetahuan

yang dikuasai secara kongkrit dan abstrak yang membekali peserta didik serta sikap

sebagai makhluk yang mensyukuri augerah Tuhan Yang Maha Esa yang

dikaruniakan kepada peserta didik melalui pemanfaatan yang bertanggung jawab.

Modul ini mendiskripsikan usaha yang perlu dilakukan peserta didik untuk

mencapai kompetensi yang harus dicapai pada kompetensi dasar menjelaskan

paradigma dan filosofi administrasi perkantoran. Sesuai dengan pendekatan yang

digunakan pada kurikulum 2013, peserta didik dituntut untuk mencari dari sumber

belajar lain. Peranan pendidik sangat penting untuk meningkatkan dan

menyesuaikan daya serap siswa dengan ketersediaan kegiatan modul ini. Pendidik

dapat memberikan variasi dengan kreasi dalam bentuk aktivitas-aktivitas positif

lain yang sesuai dan relevan.

Modul ini masih sangat memerlukan perbaikan serta penyempurnaan.

Untuk itu, penulis mempersilahkan para pembaca untuk memberikan kritik, saran,

serta masukan demi perbaikan dan penyempurnaan modul ini. Atas kontribusi

tersebut, penulis mengucapkan terima kasih.

Malang, November 2014

Penulis

Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | ii

DAFTAR ISI

Kata Pengantar .............................................................................................. i

Daftar Isi ......................................................................................................... ii

Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran .................................... 1

Petunjuk Belajar ............................................................................................ 1

KI/KD/Indikator ............................................................................................ 2

Materi Pembelajaran ..................................................................................... 3

Informasi Pendukung .................................................................................... 3

Paparan Isi Materi ......................................................................................... 5

Pengertian Kantor dan Administrasi Perkantoran ............................................ 5

Unsur-unsur Administrasi Perkantoran ............................................................ 6

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran ....................................................... 8

Tujuan Administrasi Perkantoran .................................................................... 11

Pekerjaan Kantor .............................................................................................. 12

Rangkuman Materi ........................................................................................ 15

Latihan ............................................................................................................ 17

Tugas ............................................................................................................... 20

Penilaian .......................................................................................................... 21

Glosarium ....................................................................................................... 26

Daftar Pustaka ................................................................................................ 27

Modul Pengantar Administrasi Perkantoran | 1

Untuk Peserta Didik:

1. Bacalah Modul dengan seksama serta kerjakan tugas dan latihan dengan

jujur.

2. Anda diperbolehkan bertanya kepada guru bila dianggap perlu.

3. Usahakan menyelesaikan Modul lebih cepat dari waktu yang telah

ditetapkan.

4. Jika ada bagian yang belum Anda pahami, cobalah telebih dahulu

mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang

sama, sebelum bertanya kepada guru. Apabila diperlukan, Anda harus

berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber lain.

Untuk Pendidik:

1. Pendidik harus menguasai sepenuhnya bahan ajar dan mempunya daftar

bagian yang sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan atau

jawaban yang diperlukan.

2. Pendidik harus mempunyai daftar sumber lain yang bisa disarankan

kepada peserta didik.

3. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik.

4. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus

mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan tes.

5. Bahan ajar yang digunakan peserta didik harus dimulai secara berurutan.

PETUNJUK BELAJAR


Memahami dan menerapkan pengetahuan factual, konseptual, dan

prosedural dalam pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora

dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban

terkait penyebab phenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik

untuk memecahkan masalah

1. Menjelaskan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran.

2. Mengevaluasi paradigma dan filosofi administrasi perkantoran untuk

memecahkan masalah yang terjadi sehari-hari

1. Siswa dapat menjelaskan paradigma dan filosofi administrasi

perkantoran

2. Siswa mampu mengevaluasi paradigma dan filosofi administrasi

perkantoran untuk memecahkan masalah yang terjadi sehari-hari

KOMPETENSI INTI

KOMPETENSI DASAR

INDIKATOR


A. Pengertian kantor dan administrasi perkantoran

B. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran

C. Ruang lingkup administrasi perkantoran

D. Tujuan administrasi perkantoran

Pekerjaan kantor berhubungan dengan warkat-warkat dengan

statistik, perhitungan, komunikasi dan kegiatan lainnya yang sifatnya

memberi bantuan dan layanan kepada pihak-pihak yang memerlukan demi

tercapainya tujuan bersama.

A. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Secara umum aktivitas-aktivitas yang dilakukan di dalam kantor

adalah sebagai berikut :

1. Penerimaan dan pengiriman warkat

2. Menerima dan mengirim berita lewat pesawat telepon, email,

faximile

3. Penerimaan Tamu Kantor

4. Penyelenggaraaan Pertemuan

5. Pengetikan Penggandaan

6. Penyalinan

7. Penataan Warkat

8. Penyimpanan dokumen dalam jumlah banyak

9. Pemprosesan dokumen seperti dokumen keuangan, pergudangan

dan pesanan

10. Penyimpanan Warkat

11. Penerimaan uang tunai

12. Pembayaran uang tunai

13. Penyelenggaraan Akuntansi, pembukuan dan

MATERI PEMBELAJARAN

INFORMASI PENDUKUNG


14. Pengawasan Aliran kerja.

Dari rincian pekerjaan kantor di atas , kemudian berkembang

menjadi pengetahuan ketatausahaan yang bersifat khusus seperti

Kearsipan, Surat Menyurat/ korespondensi, Stenografi, Mengetik (

Manual, Listrik dan elektronik serta menggunakan komputer ) dan

Keuangan.

Pada dasarnya ada 2 jenis pekerjaan kantor :

1. Pekerjaan Kantor yang bersifat ketatausahaan.

Yaitu pekerjaan kantor yang banyak berhubungan langsung

dengan pekerjaan tulis-menulis seperti :

a. Pengurusan surat masuk dan keluar

b. Penyimpanan surat

c. Pengetikan

d. Pengurusan kepegawaian

e. Pengurusan Keuangan

f. Pengurusan Perlengkapan

g. Penggandaan

h. Pembuatan Laporan.

2. Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan.

Yaitu pekerjaan kantor yang tidak banyak berhubungan dengan

pekerjaan tulis-menulis. Seperti :

a. Penerimaan Tamu

b. Pelayanan Telepon

c. Pelayanan Keamanan

d. Pelayanan Kebersihan.

B. Peranan Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor memiliki peranan yaitu:

1. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan

organisasi agar dapat membuat keputusan yang tepat.

2. Melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi, karena

berfungsi sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.


C. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor

1. Bersifat memberi Pelayanan.

Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang-orang lain

dalam pekerjaannya secara lebih efektif. Misalnya tenaga penjualan

terbantu dengan pekerjaan administrasi penjualannya. Bagian

permodalan terbantu dalam memelihara bukti tertulis mengenai

kedudukan keuangan perusahaan bagian produksi terbantu untuk

memperbaiki pelayanan dan menentukan biaya-biaya yang lebih

rendah.

2. Bersifat Memudahkan atau Meringankan.

a. Memudahkan dalam usaha menambah output

b. Memudahkan dalam memberikan dorongan pegawai

c. Memudahkan dalam pembelian bahan

d. Memudahkan dalam membayar upah atau gaji

e. Memudahkan komunikasi dengan orang lain, baik internal

maupun eksternal.

3. Bersifat merembet kesegenap bagian organisasi ( adanya

pemencaran pekerjaan )

Semua bagian dalam organisasi atau perusahaan akan melakukan

kegiatan kantor / ketatausahaan, mulai dari pucuk pimpinan sampai

pada bagian yang terkecil akan melakukan pekerjaan –pekerjaan

kantor.

4. Pekerjaan Kantor dilakukan oleh semua pihak

5. Umumnya pekerjaan kantor berisikan pekerjaan pengetikan dan

perhitungan.

6. Secara tidak langsung mendatangkan keuntungan.


KEGIATAN BELAJAR I

1. Pengertian Administrasi

A. Pengertian Administrasi

1. Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif

dan ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi.

2. Dalam bahasa inggris “administration.

3. KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan

serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan

organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan

penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha.

4. Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan

data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan

keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan

memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam

hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata

usaha.

5. Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh

dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah

ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan

sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan

efisien.

B. Unsur-Unsur Administrasi

Menurut The Liang Gie dalam buku “Adminitrasi Perkantoran

Modern”terdiri dari delapan unsur:

1. Pengorganisasian

2. Manajemen

3. Tata hubungan

4. Kepegawaian

5. Keuangan

6. Perbekalan

PAPARAN ISI MATERI


7. Tata usaha

8. perwakilan

C. Fungsi Adminitrasi

Menurut Quible ada lima fungsi administrasi yaitu:

1. Fungsi rutin: fungsi administrasi yan membutuhkan pemikiran

minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.

2. Fungsi teknis: fungsi administrasi membutuhkan pendapat,

keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai.

3. Fungsi analisis: fungsi administrasi yang membutuhkan

pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan

mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembelian.

4. Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan

penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan

serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti

mengoordinasikan tim.

5. Fungsi manajerial: fungsi administrasi yang membutuhkan

perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian.

2. Pengertian Kantor dan Administrasi Perkantoran

A. Pengertian Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor

adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu

pekerjaan/ Tempat bekerja. Kantor adalah wadah atau tempat untuk

sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.

B. Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri

disebut office management (manajemen kantor).Pengertian

manajemen kantor (office management) menurut beberapa ahli :

1. William Spriegel dan Ernest Davies

Manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap

kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufacturing,

pergudangan dan penjualan.


2. George R. Terry

Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian,

pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan

pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3. Arthur Granger

Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan

pelayanan komunikasi dan perekaman dan perekaman dari suatu

organisasi.

4. William Leffingwell dan Edwin Robinson

Manajemen kantor merupakan fungsi, yang merupakan cabang

dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan

pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun, dan di

mana pun pekerjaan itu dilakukan.

KEGIATAN BELAJAR II

3. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran

Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran

Modern, administrasi merupakan suatu kebulatan proses

penyelenggaraan yang mengandung delapan unsur administrasi, yaitu

pengorganisasian, manajemen, tata hubungan, kepegawaian, keuangan,

perbekalan, tata usaha, dan perwakilan. Kedelapan unsur tersebut saling

berkaitan dan yang delakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai

suatu tujuan tertentu. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut.

A. Pengorganisasian

Pengorganisasian merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu

kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap

kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah

ditentukan.

B. Manajemen

Manajemen merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan sumber

daya (karyawan-karyawan) dan mengerakkan segenap fasilitas kerja

agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.


C. Tata Hubungan

Tata hubungan merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan

warta dari satu pihak ke pihak lain dalam usaha kerja sama.

D. Kepegawaian

Kepegawaian merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan

mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

E. Keuangan

Keuangan merupakan rangkaian perbuatan mengelula segi-segi

pembelanjaan dalam usaha kerja sama.

F. Perbekalan

Perbekalan merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur

pemakaian, mendaftar, memelihara sanpai menyingkirkan segenap

perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalan usaha kerja sama.

G. Tata Usaha

Tata usaha merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat,

mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-

keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

H. Perwakilan

Perwakilan merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan

baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar

terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.

KEGIATAN BELAJAR III

4. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan

kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran. Perhatikan pembahasan

berikut :

A. Kegiatan Kantor

Kegiatan kantor saling berkaitan di setiap perusahaan antara satu

dengan lainnya. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah

perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan perkantoran yang

dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari

kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan


perkantoran (office planning), pengoganisasian perkantoran (office

organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan

pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat

POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini :

1. Perencanaan Perkantoran (office planning)

Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah

kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor

yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan

perkantoran, meliputi :

a. Perencanaan gedung

b. Tata ruang kantor

c. Penerangan/cahaya

d. Ventilasi

e. Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

f. Anggaran (budgeting) perkantoran

g. Standar kualitas kerja,

h. Sistem informasi dan telekomunikasi

2. Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)

Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai

macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan

fungsi-fungsi organisasi tersebut. Pengorganisasian Perkantoran

meliputi :

a. Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam

organisasi perusahaan.

b. Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan

ataupun bawahan

c. Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai

dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan

dalam melakukan pekerjaan

3. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk

meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal


sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta

untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis.

Pengarahan perkantoran meliputi :

a. Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan

pengawasan terhadap bawahan.

b. Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan

motivasi terhadap bawahan

c. Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan

masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam

pekerjaan.

d. Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi

e. Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan

karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan

bawahan dapat berjalan lancar.

f. Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji

kepada karyawan.

4. Pengawasan Perkantoran (Office controlling)

Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa

sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan

harapan atau target. Obyek pengawasan perkantoran, meliputi :

a. Penggunaan peralatan dan perabot kantor

b. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

c. Kualitas pekerjaan kantor

d. Pelayanan kantor

e. Waktu

f. Biaya perkantoran

B. Sarana dan fasilitas Kerja Perkantoran

Sebagaimana telah diuraikan di atas, bahwa kantor adalah

keseluruhan ruang dalam suatu bangunan. Di mana didalamnya

dilaksanakan kegiatan tata usaha atau dilakukan kegiatan-kegiatan

manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya. Pengertian ini jika

dikembangkan menjadi “perkantoran” akan mengandung arti


“kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu

lokasi kantor, gedung, peralatan, interior dan mesin-mesin kantor.

Untuk lebih jelasnya, simak uraian berikut

1. Lokasi Kantor

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi

kantor, antara lain :

a. Faktor keamanan

b. Faktor lingkungan

c. Faktor harga

2. Gedung

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan

gedung, antara lain :

a. Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

b. Gedung memiliki fasilitas yang memadai

c. Harga gedung yang kompettif seimbang dengan biaya dan

keuntungan

3. Peralatan

Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai

berikut:

a. Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi,

rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi

atau apapun bahan lainnya, yang mempunyai peranan

penting dalam setiap kantor.

b. Perbekalan kantor (office suplies) seperti kertas, pena,

tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.

4. Interior

Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang

menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti

penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.


Gambar 2.4.1 Interior Kantor Modern

5. Mesin-Mesin Kantor

Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan

perencanaan mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal

ini disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan

kebutuhan interior.

KEGIATAN BELAJAR IV

5. Tujuan Administrasi Perkantoran

Secara terperinci tujuan Administrasi Perkantoran di antaranya

adalah :

A. Mencapai hasil pekerjaan kantor secara efektif dan efisien

B. Agar proses pekerjaan kantor berjalan dengan lancar

C. Agar pengawasan pekerjaan kantor dapat dilaksanakan secara

efektif dan efisien

D. Terciptanya suasana kantor yang harmonis dan menyenangkan

E. Terciptanya rasa memiliki dan rasa tanggung jawab dari setiap

pegawai kantor

F. Adanya penggunaan fasilitas kantor yang optimal dan efisien.


6. Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor berhubungan dengan warkat-warkat dengan

statistik, perhitungan, komunikasi dan kegiatan lainnya yang sifatnya

memberi bantuan dan layanan kepada pihak-pihak yang memerlukan

demi tercapainya tujuan bersama.

A. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Secara umum aktivitas-aktivitas yang dilakukan di dalam kantor

adalah sebagai berikut :

1. Penerimaan dan pengiriman warkat

2. Menerima dan mengirim berita lewat pesawat telepon, email,

faximile

3. Penerimaan Tamu Kantor

4. Penyelenggaraaan Pertemuan

5. Pengetikan Penggandaan

6. Penyalinan

7. Penataan Warkat

8. Penyimpanan dokumen dalam jumlah banyak

9. Pemprosesan dokumen seperti dokumen keuangan, pergudangan

dan pesanan

10. Penyimpanan Warkat

11. Penerimaan uang tunai

12. Pembayaran uang tunai

13. Penyelenggaraan Akuntansi, pembukuan dan

14. Pengawasan Aliran kerja.

Dari rincian pekerjaan kantor di atas , kemudian berkembang

menjadi pengetahuan ketatausahaan yang bersifat khusus seperti

Kearsipan, Surat Menyurat/ korespondensi, Stenografi, Mengetik (

Manual, Listrik dan elektronik serta menggunakan computer ) dan

Keuangan. Pada dasarnya ada 2 jenis pekerjaan kantor :


1. Pekerjaan Kantor yang bersifat ketatausahaan.

Yaitu pekerjaan kantor yang banyak berhubungan langsung

dengan pekerjaan tulis-menulis seperti :

a. Pengurusan surat masuk dan keluar

b. Penyimpanan surat

c. Pengetikan


e. Pengurusan Keuangan

f. Pengurusan Perlengkapan

g. Penggandaan

h. Pembuatan Laporan.

2. Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan.

Yaitu pekerjaan kantor yang tidak banyak berhubungan dengan

pekerjaan tulis-menulis. Seperti :

a. Penerimaan Tamu



d. Pelayanan Kebersihan.

B. Peranan Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor memiliki peranan yaitu:

1. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan

organisasi agar dapat membuat keputusan yang tepat.

2. Melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi, karena

berfungsi sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.

C. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor

1. Bersifat memberi Pelayanan.

Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang-orang lain

dalam pekerjaannya secara lebih efektif. Misalnya tenaga

penjualan terbantu dengan pekerjaan administrasi penjualannya.

Bagian permodalan terbantu dalam memelihara bukti tertulis

mengenai kedudukan keuangan perusahaan bagian produksi


terbantu untuk memperbaiki pelayanan dan menentukan biaya-

biaya yang lebih rendah.

2. Bersifat Memudahkan atau Meringankan.

a. Memudahkan dalam usaha menambah output

b. Memudahkan dalam memberikan dorongan pegawai

c. Memudahkan dalam pembelian bahan

d. Memudahkan dalam membayar upah atau gaji

e. Memudahkan komunikasi dengan orang lain, baik

internal maupun eksternal.

3. Bersifat merembet kesegenap bagian organisasi ( adanya

pemencaran pekerjaan )

Semua bagian dalam organisasi atau perusahaan akan

melakukan kegiatan kantor / ketatausahaan, mulai dari pucuk

pimpinan sampai pada bagian yang terkecil akan melakukan

pekerjaan –pekerjaan kantor.

4. Pekerjaan Kantor dilakukan oleh semua pihak

5. Umumnya pekerjaan kantor berisikan pekerjaan pengetikan dan

perhitungan.

6. Secara tidak langsung mendatangkan keuntungan.


Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai

(gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan/ Tempat

bekerja.Kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang

melakukan kegiatan tata usaha.

Administrasi perkantoran merupakan bagian dari manajemen yang

memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk

melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran

pada bidang lainnya.

Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern,

administrasi merupakan suatu kebulatan proses penyelenggaraan yang

mengandung delapan unsur administrasi, yaitu pengorganisasian,

manajemen, tata hubungan, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha,

dan perwakilan. Kedelapan unsur tersebut saling berkaitan dan yang

delakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan

sarana fasilitas kerja perkantoran.

Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan

yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office

planning), pengoganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan

perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office

controlling) atau sering disingkat POAC.

Sedangkan sarana fasilitas kerja perkantoran mencakup 5 aspek yaitu lokasi

kantor, gedung, peralatan, interior dan mesin-mesin kantor.

RANGKUMAN MATERI


Tujuan Administrasi Perkantoransecara terperinci adalah mencapai hasil

pekerjaan kantor secara efektif dan efisien, agar proses pekerjaan kantor

berjalan dengan lancar, agar pengawasan pekerjaan kantor dapat

dilaksanakan secara efektif dan efisien, terciptanya suasana kantor yang

harmonis dan menyenangkan, terciptanya rasa memiliki dan rasa tanggung

jawab dari setiap pegawai kantor dan adanya penggunaan fasilitas kantor

yang optimal dan efisien.

Pekerjaan kantor berhubungan dengan warkat-warkat dengan statistic,

perhitungan, komunikasi dan kegiatan lainnya yang sifatnya memberi

bantuan dan layanan kepada pihak-pihak yang memerlukan demi

tercapainya tujuan bersama.


Berikan tanda silang (x) pada huruf a,b,c,d dan e yang menurut anda

benar!

1. Pengertian kantor menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

adalah...

a. Tempat dimana para pekerja menyampaikan aspirasinya

b. Wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan

tata usaha

c. Sarana yang bertujuan untuk memfasilitasi masyarakat untuk

berdemokrasi

d. Tempat yang berfungsi untuk mengumpulkan masyarakat dari

berbagai lapisan

e. Tempat bagi sekelompok orang melakukan aktivitas produksi

2. Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian,

pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan

pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kutipan

tersebut merupakan pendapat dari...

a. James Thompson dan Alexander Kolarov

b. William Spriegel dan Ernest Davies

c. George R. Terry

d. Arthur Granger

e. William Leffingwell dan Edwin Robinson

3. Dibawah ini adalah unsur-unsur administrasi perkantoran kecuali...

a. Pengupahan

b. Manajemen

c. Kepegawaian

d. Keuangan

e. Perbekalan

4. Berikut adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan dalam tata usaha

kecuali...

a. Menghimpun

LATIHAN


b. Mencatat

c. Mengolah

d. Menghancurkan

e. Menggandakan

5. Dibawah ini yang termasuk dalam ruang lingkup administrasi

perkantoran adalah...

a. Tata ruang kantor

b. Manajer dan karyawan kantor

c. Peralatan dan mesin-mesin kantor

d. Struktur organisasi kantor

e. Kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran

6. Yang tidak termasuk dalam kegiatan pekerjaan kantor adalah...

a. Kegiatan analisis perkantoran (office analizing)

b. Kegiatan perencanaan perkantoran (office planning)

c. Pengoganisasian perkantoran (office organizing)

d. Pengarahan perkantoran (office actuating)

e. Pengawasan perkantoran (office controlling)

7. Pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang

melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut merupakan pengertian

dari...

a. Analisis perkantoran

b. Perencanaan perkantoran

c. Pengarahan perkantoran

d. Pengawasan perkantoran

e. Pengoganisasian perkantoran

8. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor

antara lain...

a. Ketenangan, kebersihan dan keselarasan

b. Keamanan, lingkungan dan harga

c. Penduduk, keramaian dan keamanan

d. Transportasi, harga dan keamanan

e. Lokasi, transportasi, keamanan


9. Dibawah ini yang tidak termasuk pekerjaan kantor yang bersifat

ketatausahaan adalah...

a. Penerimaan Tamu




e. Pelayanan Kebersihan.

10. Dibawah ini yang bukan ciri-ciri pekerjaan kantor adalah...

a. Bersifat memberi Pelayanan

b. Bersifat Memudahkan atau Meringankan

c. Melibatkan remaja dan anak-anak dibawah umur

d. Pekerjaan Kantor dilakukan oleh semua pihak

e. Secara tidak langsung mendatangkan keuntungan

11. Wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata

usaha adalah pengertian dari...

a. Kantor

b. Gubug

c. Pabrik

d. Gedung

e. Pondok

12. Rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang

menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama

mencapai tujuan yang telah ditentukan merupakan pengertian dari...

a. Manajemen

b. Tata hubungan

c. Kepegawaian

d. Tata usaha

e. Pengorganisasian

13. Dibawah ini yang bukan obyek pengawasan perkantoran adalah...

a. Penggunaan peralatan dan perabot kantor

b. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

c. Prosedur pencapaian tujuan organisasi


d. Kualitas pekerjaan kantor

e. Pelayanan kantor

14. Dibawah ini yang termasuk perabotan kantor antara lain...

a. Meja

b. Kursi

c. Rak

d. Laci-laci

e. Semua jawaban benar

15. Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang-orang lain dalam

pekerjaannya secara lebih efektif merupakan ciri-ciri pekerjaan kantor

bersifat...

a. Menambah informasi

b. Memberi Pelayanan.

c. Memudahkan atau Meringankan.

d. Merembet kesegenap bagian organisasi

e. Mendatangkan keuntungan.

16. Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut...

a. Management plan

b. Office administration

c. Post Office

d. Office management

e. Business management

17. Rangkaian perbuatan menggerakkan sumber daya (karyawan-

karyawan) dan mengerakkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja

sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai merupakan pengertian

dari...

a. Organisasi

b. Pimpinan

c. Analisis

d. Manajemen

e. Pengawasan


18. Suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara

maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta

untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis adalah

pengertian dari...

a. Office planning

b. Office actuating

c. Office management

d. Office organizing

e. Office controlling

19. Mencapai hasil pekerjaan kantor secara efektif dan efisien merupakan

salah satu tujuan dari...

a. Administrasi perkantoran

b. Manajemen perkantoran

c. Aktivitas perkantoran

d. Target organisasi

e. Pengawasan perkantoran

20. Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan

komunikasi dan perekaman dan perekaman dari suatu organisasi

merupakan gagasan dari...

a. Eddy van Halen

b. Dave Munstaine

c. Arthur Granger

d. Jimmy Sullivan

e. Mike Wazowski


Buatlah kelompok yang terdiri dari siswa 1 kelas kemudian lakukan

sebuah simulasi aktivitas kantor meliputi pengurusan surat masuk dan

keluar, penyimpanan surat, pengetikan, pengurusan kepegawaian,

pengurusan keuangan, pengurusan perlengkapan, penggandaan,

pembuatan laporan, penerimaan tamu dan pelayanan telepon.

Sampaikan pengalaman simulasi yang telah saudara lakukan dalam

selembar kertas.

TUGAS


Kunci Jawaban

1. B 11. A

2. C 12. E

3. A 13. C

4. D 14. E

5. E 15. B

6. A 16. D

7. E 17. D

8. B 18. B

9. D 19. A

10. C 20. C

Keterangan: Setiap soal memiliki skor 5

PENILAIAN

NILAI = JUMLAH JAWABAN BENAR

JUMLAH SOAL X 100


Administrasi : Usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan

serta penetapan cara-cara penyelenggaraan

pembinaan organisasi

Akuntansi : Teori dan praktik keakunan termasuk tanggung

jawab, prinsip, standar, kelaziman (kebiasaan), dan

semua kegiatannya

Arsip : Dokumen tertulis yang disimpan rapi dan memiliki

nilai guna

Balai : Gedung, rumah, kantor

Faksimile : Pesawat atau mesin untuk mengirim dan menerima

berita dan gambar melalui telefoto atau komunikasi

radio dengan sistem reproduksi

Interior : Bagian dalam gedung atau bangunan

Kearsipan : Kegiatan pengelolaan arsip

Korespondensi : Perihal surat menyurat

Manufakturing : Hal-hal yang berkaitan dengan proses mengubah

bahan mentah menjadi barang untuk dapat digunakan

atau dikonsumsi oleh manusia

Statistik : Data yang berupa angka yang dikumpulkan,

ditabulasi, digolong-golongkan sehingga dapat

memberi informasi yang berarti mengenai suatu

masalah atau gejala

Stenografi : Tulisan cepat menggunakan huruf steno

Warkat : Isi dari suatu dokumen/surat

Warta : Berita/kabar

GLOSARIUM


Endang R, Mulyani, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip

Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga

Tim Pusat Diklat Pegawai. 2008. Pengetahuan Perkantoran. Jakarta: Badan

Pendidikan dan Pelatihan Keuangan.

DAFTAR PUSTAKA

Documents

KATA PENGANTAR · Peranan pendidik sangat penting untuk meningkatkan dan menyesuaikan daya serap siswa dengan ketersediaan kegiatan modul ini. Pendidik dapat memberikan variasi dengan