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Un’esperienza vincente di integrazione del sistema di organization intelligence con SAP
Edoardo Gentili
Resp. Sistemi informativi, Scavolini S.p.A.
Presentazione Azienda
La Scavolini nasce a Pesaro nel 1961 grazie all’intraprendenza dei fratelli Valter ed Elvino Scavolini
In pochi anni si trasforma da piccola azienda ad una delle più importanti aziende manifatturiere del centro Italia
Dal 1984 conquista la leadership «la cucina più amata degli italiani»
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Presentazione Azienda
Nel 1996 nasce il Gruppo Scavolini, con l’acquisizione di ernestomeda cucine.
Dimensioni dell’azienda: insediamento industriale che si estende su 183.000 mq. (di cui 90.000 coperti). Il gruppo impiega più di 650 Dipendenti.
Fatturato Scavolini anno 2010 195.036 mnl €. (+7.3% rispetto al 2009)
Fatturato del gruppo anno 2010 225.100 mnl €.
Presentazione Azienda
Certificazione UNI EN ISO 9001
– Riguarda il Sistema integrato di Qualità.
Certificazione UNI EN ISO 14001
– Riguarda il Rispetto dell’ambiente nel processo produttivo.
OHSAS 18001
– Riguarda politiche a favore della Sicurezza e della Salute dei Lavoratori.
Realizzazione copertura fotovoltaico dell’insediamento produttivo
– 74.500 mq di superficie che raggiungono una potenza di 4.570 kWp, con una produzione annua stimata di circa 5.350.000 kWh (copertura totale del fabbisogno di energia)
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I.T Gruppo Scavolini
Il reparto IT impiega 15 persone
Il personale interno gestisce e sviluppa i servizi informatici a supporto delle esigenze del business
Infrastruttura è formata da 80 Servers (tra fisici e virtuali) dislocati in 2 Data center con le funzionalità di business continuity e disaster recovery.
Installati circa 700 tra PC, Portatili, Tablet e device mobili.
La piattaforma Wintel è la tecnologia di riferimento per i Server e per i client
Verso Organization Intelligence…
L’azienda è sempre attenta alla tecnologia e alla ricerca, investe tanto in questo settore
Progetto ERP ha costretto l’azienda a rivedere i processi cardini del proprio business e di dotarsi di tecnologie in grado di supportarlo
Coscienza e cultura del processo sono diventati il motore per intraprendere un nuovo percorso.
Consapevolezza e conoscenza del funzionamento dell’azienda ha permesso rendere pervasivo in altri ambiti il concetto di Gestione dei processi
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Perché adottare una piattaforma
DM e KM ?
Dal 2004 l’azienda cerca strumenti e metodi per poter gestire contenuti destrutturati che occupano i vari sistemi aziendali
– Documenti
– Progetti
– Files i più svariegati
Gli scopi sono molteplici
– Evitare la dispersione delle informazioni
– Evitare la Ridondanza dei documenti
– Ottimizzare il livello di profilazione e sicurezza negli accessi documentali
I criteri per la scelta
La soluzione finale avrebbe dovuto soddisfare diverse esigenze:
– Avere una piattaforma sulla quale poter sviluppare/customizzare anche in maniera autonoma
– Creare un portale intranet/extranet nel quale storicizzare documenti generati dai vari sistemi (ODV, ODA, Preventivi, Fatture, DdT, progetti, etc…)
– Avere la possibilità di creare flussi documentali più o meno complessi con meccanismi di approvazione
– Creare delle aree di collaboration tra diverse funzioni aziendali, superando i limiti dei file system e delle email.
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La scelta
Microsoft Sharepoint – Gestione documentale e contenuti destrutturati
Josh – Gestione Workflow e BPM
Evoluzione progetti sulla
piattaforma Sharepoint-josh
2005 – Nasce il portale intranet del gruppo Scavolini basato su sharepoint
2006 – Nascono i primi flussi documentali con josh e nasce il portale extranet per le ns. agenzie di vendita
2007 – creazione del repository aziendale per contenere tutti i documenti generati dai vari sistemi aziendali
2008 – archiviazione sostitutiva a norma di legge con josh archive
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Evoluzione progetti sulla
piattaforma Sharepoint-josh
2009 – Live portale extranet per 1600 Utenti (clienti/agenti) dislocati in tutto il mondo
2010 – Gestione Trouble-ticketing interno per richieste di assistenza reparto IT
2011 – Gestione reclami clienti
Integrazione documenti generati
da sistemi gestionali
Esigenza:
– Creare un unico repository che contenesse ogni tipologia di documento generato dai vari gestionali
– Collegare e richiamare il documento da transazione su ERP
– Creare dei fascicoli e dei raggruppamenti logici
– Integrazione metadati con dati gestionali.
– Versionamento dei documenti
Numerosità documenti:
– Volume medio settimanale 12.000 documenti
– 50 raccolte documenti
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Integrazione documenti generati
da sistemi gestionali
Metodologia implementativa:
–Creato un processo automatizzato per pubblicare i documenti prodotti da ERP Sap verso Sharepoint
– I documenti generati sono pubblicati direttamente su sharepoint
–Tramite RFC vengono prelevati i metadati in SAP che andranno a caratterizzare le proprietà del documento di sharepoint
–Tramite applicazione SAP viene interrogato webservices che ricollega il documento su Sap (utilizzo di GOS).
Integrazione documenti generati
da sistemi gestionali
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Integrazione documenti generati
da sistemi gestionali
Integrazione documenti generati
da sistemi gestionali
Risultati:
– Repository unico documentale
– Accesso ai documenti in maniera puntuale tramite transazioni del gestionale
– Accesso ai documenti in maniera aggregata tramite fascicolazione e motore di ricerca
– Archivio predisposto alla conservazione sostitutiva con conseguente dematerializzazione della carta
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Archiviazione e Conservazione Sostitutiva
Esigenza:
–Eliminare generazione di stampe per volumi considerevoli (schede di magazzino, libro giornale, Schede contabili)
–Evitare di acquistare sistemi di stampa adeguati ai volumi
–Eliminazione e risparmio utilizzo carta per documenti scarsamente utilizzati
–Reperire in maniera selettiva le informazioni
Volumi documenti:
–Circa 40.000 pagine a documento per circa 300 documenti l’anno
Archiviazione e Conservazione Sostitutiva
Metodologia:
–Utilizzo di Josh archive Per reperire documento generato da Sap e pubblicarlo sul portale
–Josh archive tratta nativamente i documenti salvati su sharepoint e tramite interfaccia permette la conservazione sostitutiva a norma di legge
– Invio annuale della «super impronta» all’agenzia delle entrate
–Creato processo di controllo con josh per la verifica periodica degli archivi memorizzati
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Archiviazione e Conservazione Sostitutiva
Archiviazione e Conservazione Sostitutiva
Risultati:
– Risparmio concreto di utilizzo della carta
– Risparmio Hardware dedicato alla stampa dei documenti
– Archivi consultabili in sharepoint
– Soluzione integrata con ERP e totalmente automatizzata
– Predisposto all’archiviazione ciclo passivo ed attivo
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Portale extranet - Clienti
Esigenza (1):
– Creare un portale per i 1600 clienti del gruppo
– Migliorare la comunicazione e la relazione con il ns. clienti/agenti dando informazioni tempestive e puntuali
– Gestione multilingua e multiazienda
attualmente è disponibile in 5 lingue per le 2 aziende del gruppo
– Fornire strumenti per la gestione dell’ordini
Controllo e gestione ricezione dell’ordine.
Controllo dello stato dell’ordine
Controllo sulla pianificazione ed evasione dell’ordine
Portafoglio ordini, Andamento vendite
Portale extranet - Clienti
Esigenza (2):
– Fornire strumenti tecnici per gestire il prodotto
Istruzioni video per il montaggio
Documentazione tecnica
– Creare strumenti più efficaci per la comunicazione con il cliente
Invio e gestione comunicazioni commerciali direttamente sul portale
Invio e Pubblicazioni newsletter
Customer satisfaction, questionari, etc…
Numeri:
– 1400 utenti registrati
– 400 contatti univoci giornalieri
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Portale extranet - Clienti
Metodologia:
– Progetto ideato e realizzato in house
– Utilizzo di sharepoint come piattaforma di content e portale.
– Integrazione anagrafica SAP per generazione utenza (FBA authentication) automatizzata
– Sviluppo di webpart per visualizzare dati gestionali di sap (utilizzo di BDC e RFC)
– Sviluppo di flussi documentali integrazione intranet/extranet
– Strutturazione del portale in aree tematiche facilmente riconoscibili
Portale extranet - Clienti
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Portale extranet - Clienti
Portale extranet - Clienti
Risultati:
– Creato un nuovo canale di interazione con il rivenditore cliente
Semplificazione delle comunicazioni
Maggiore informazioni per svolgere le proprie attività, sempre aggiornate e fruibili in qualsiasi momento.
Interazione più semplice con l’azienda
– Tempi di reazione alle nuove esigenze drasticamente ridotti
– Perdita di tempo da parte degli operatori interni, nella gestione del cliente ridotta sensibilmente
– Fidelizzazione del cliente
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Gestione reclami
Esigenza:
– Avere uno strumento in grado di raccogliere le varie possibili problematiche da parte di un privato/cliente rivolte all’azienda
– Gestire tutte le fasi che riguardano la gestione di un reclamo.
inserimento, analisi, gestione, risoluzione
– Dare tempi certi e informazioni precise sullo stato di una pratica
– Gestire le non conformità e la rimozione delle cause, di conseguenza ridurre i reclami.
– Concentrare le informazioni in un unico sistema per facilitare la gestione delle pratiche
– Attivazioni di soglie e allarmi in caso di ritardo nelle varie gestioni.
Gestione reclami
Metodologia:
– Revisione del processo GR
– Particolare attenzione all’operatività delle funzioni coinvolte
– Approccio alla realizzazione per step successivi
– Creazione interfacce custom integrate tramite webserices nativi di josh
– Processo interamente disegnato e gestito in Josh
– Particolare attenzione agli aspetti tecnici di integrazione tra le varie tecnologie utilizzate (sharepoint, josh, Sap, order entry grafico)
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Gestione reclami
Gestione reclami
Risultati:
– Il progetto è in fase di roll-out
– Efficienza operativa delle varie funzioni coinvolte
– Le funzioni della qualità hanno il controllo completo del processo ed in tempo reale
– Cruscotti direzionali più efficienti per decisioni rapide
– Raccolta informazioni completa, univoca ed organizzata.
– Il processo guida il percorso delle pratiche aiutando l’operatore nelle fasi operative
– Tempi complessivi per gestire una pratica ridotti
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Progetti futuri
Realizzazione portale fornitori
– Condivisione disegni esecutivi
– Visione ordini di acquisto
– Progettazione nuovi modelli
Portale extranet Clienti/Agenti
– Creazione form on line per sostituzione modulistica
Processi HR
– Sostituzione modulistica cartacea con forms governati da josh
– Gestione schede posizione
Completare i processi di conservazione sostitutiva (Ciclo passivo e ciclo attivo)
Utilizzo dei processi per una progressiva eliminazione dell’utilizzo della carta
Fine presentazione
Grazie.
