Kebijakan Sistem Pengendalian PT. Pupuk Kalimantan TimurPengendalian merupakan alat bagi manajemen untuk memastikan bahwa seluruh elemen perusahaan bertindak untuk tercapainya tujuan perusahaan yang kini berkembang menjadi 3P (profit, people, planet). Efektivitas dari pengendalian yang semakin baik akan memberikan probabilitas yang lebih tinggi kepada perusahaan dalam mewujudkan goal congruence.Terselenggaranya sistem pengendalian perusahaan pada dasarnya merupakan tanggung jawab dari manajemen perusahaan. Manajemen perusahaan harus lebih concern dengan sistem pengendalian internal perusahaan mengingat bahwa salah satu faktor penyebab terjadinya kesulitan berjalannya kegiatan bisnis perusahaan secara umum adalah terdapatnya berbagai kelemahan dalam pelaksanaannya, antara lain:a. Kurangnya komitmen manajemen perusahaan untuk melakukan proses pengendalian internal dan menerapkan sanksi tegas terhadap pelanggaran ketentuan yang berlaku,b. Kurang memadainya pelaksanaan identifikasi dan penilaian risiko dari kegiatan operasional,c. Tidak ada atau gagalnya suatu pengendalian pokok terhadap kegiatan operasional perusahaan, seperti pemisahan fungsi, otorisasi, dan verifikasi.d. Kurangnya mekanisme pengawasan, tidak jelasnya akuntabilitas, dari manajemen perusahaan, dan kegiatan dalam mengembangkan budaya pengendalian internal pada seluruh jenjang perusahaan,e. Kurang memadai/efektifnya program audit internal dan kegiatan pemantauan lainnya.Dilatarbelakangai dengan poin-poin di atas, manajemen PT. Pupuk Kaltim kemudian memutuskan perlunya dibuat sebuah kebijakan sebagai pedoman bagi perusahaan dalam membangun dan mengimplementasikan sistem pengendalian internal perusahaan (P-SPI-01 tanggal 23 Oktober 2009).

Komponen Sistem Pengendalian Internal Perusahaan.Pada dasarnya, manajemen PT. Pupuk Kaltim mengadopsi unsur-unsur COSO dalam membuat pedoman ini yang pengawasan atas implementasinya dilaksanakan oleh Satuan Pengawas Internal yang terdapat pada perusahaan ini.Unsur-unsur pengendalian internal yang terdapat pada perusahaan antara lain:1. Lingkungan pengendalian (control environment),2. Penilaian risiko (risk assessment),3. Kegiatan pengendalian (control activities),4. Informasi dan komunikasi (information and communication),5. Pemantauan (monitoring).Lingkungan PengendalianLingkungan pengendalian merupakan faktor yang mempengaruhi keseluruhan perusahaan dan menjadi atmosfer bagi setiap individu di perusahaan dalam melakukan aktivitas dan melaksanakan tanggung jawab pengendalian yang menjadi bagiannya. Unsur lingkungan pengendalian dibangun dengan:a. Penegakan integritas dan nilai etikaPenegakan integritas dan nilai etika perusahaan dilakukan dengan: Menyusun dan menetapkan aturan perilaku bagi karyawan (code of conduct), Memberikan keteladanan pelaksanaan perilaku oleh setiap level pimpinan, Menegakkan tindakan disiplin atas segala penyimpangan, Menjelaskan dan mempertanggungjawabkan adanya intervensi atau pengabaian pengendalian internal, Menghilangkan peluang/godaan untuk berperilaku tidak etis.

b. Komitmen terhadap kompetensiHal ini diwujudkan dengan cara: Mengidentifikasi dan mendefinisikan kegiatan yang dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas dan fungsi masing-masing posisi, Menyusun standar kompetensi untuk setiap tugas dan fungsi, Menyelenggarakan pelatihan dan pembimbingan untuk membantu karyawan mempertahankan dan meningkatkan kompetensi, Memilih pejabat yang memiliki kemampuan manajerial dan pengalaman teknis yang luas.c. Kepemimpinan yang kondusifDireksi harus menunjukkan kepemimpinan yang kondusif dengan: Mempertimbangkan risiko dalam pengambilan keputusan, Menerapkan manajemen berbasis kinerja, Mendorong tiap unit menerapkan SPIP, Melindungi aset dan informasi dari penggunaan yang tidak sah, Melakukan interaksi yang intensif dengan pejabat structural, Merespon secara positif terhadap pelaporan yang berkaitan dengan keuangan, penganggaran, dan kegiatan/program, serta saran dari pejabat structural, Menunjukkan sikap adil/tidak memihak dalam memberi tugas kepada pejabat structural.d. Pembentukan struktur organisasi yang sesuai kebutuhanHal ini dilakukan dengan cara: Menyesuaikan dengan ukuran dan sifat kegiatan perusahaan, Memberikan kejelasan mengenai uraian pekerjaan (job des), Memberikan kejelasan hubungan jenjang pelaporan internal di perusahaan, Melaksanakan evaluasi & penyesuaian serta perbaikan terhadap struktur organisasi dalam hal terjadi perubahan lingkungan strategic, Menetapkan jumlah karyawan sesuai formasi manejerial dan non-manajerial.e. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat:Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab memperhatikan hal-hal berikut: Wewenang diberikan kepada pejabat structural, fungsional, dan pelaksanan secara tepat sesuai tingkat tanggung jawabnya melalui job description dan ketentuan otorisasi perusahaan, Pejabat structural, fungsional, dan pelaksana harus memahami bahwa: wewenang dan tanggung jawab yang diberikan memiliki keterkaitan dengan unit kerja lain di perusahaan; dan pelaksanaan wewenang dan tanggung jawabnya terkait dengan SPIP.f. Penyusunan dan penerapan kebijakan yang sehat tentang pembinaan SDMHal ini dilakukan dengan cara: Penetapan prosedur dari tahap rekrutmen hingga pemberhentian karyawan, Penelusuran latar belakang calon karyawan dalam proses rekrutmen, Supervise periodic yang memadai terhadap karyawan.g. Perwujudan peran SPI yang efektifHal ini dilakukan dengan cara: Melakukan evaluasi atas ketaatan penerapan SPIP, Memberikan penilaian atas kecukupan penerapan SPIP, Memberikan saran perbaikan terhadap penerapan SPIP.Penilaian RisikoRisiko merupakan segala hal yang dapat menyebabkan tujuan dari perusahaan tidak tercapai. Risiko yang sudah terjadi disebut dengan masalah. Pada PT. Pupuk Kaltim, seorang direksi dalam melaksanakan tugasnya wajib melakukan penilaian risiko. Penilaian risiko merupakan proses identifikasi dan analysis terhadap segala hal yang menghambat pencapaian tujuan perusahaan dalam rangka mengenali risiko-risiko perusahaan yang menjadi prioritas untuk ditangani secara tepat agar tingkatan risiko dapat dikurangi hingga batas yang dapat diterima. Penilaian risiko pada perusahaan dilakukan dengan:a. Identifikasi risikoIdentifikasi risiko dilakukan dengan cara mengidentifikasi setiap peristiwa yang dapat menghambat pencapaian tujuan perusahaan. PT. Pupuk Kaltim membagi sumber risiko dari segi faktor internal dan faktor eksternal. Faktor internal antara lain meliputi infrastruktur, SDM, proses, dan teknologi. Faktor eksternal terdiri dari lingkungan alam, ekonomi, social, politik, dan teknologi secara global. Identifikasi yang komprehensif dilakukan menggunakan proses sistematis, baik terhadap risiko yang terkendali maupun di luar kendali perusahaan.b. Analisis risikoAnalisis risiko dilaksanakan untuk menentukan tingkat kemungkinan terjadinya (likelihood) risiko dan tingkat dampak risiko yang telah diidentifikasi terhadap pencapaian tujuan perusahaan. Analisis risiko dilakukan dengan mempertimbangkan pengendalian risiko yang telah dilaksanakan. Tujuan analisis risiko adalah memisahkan risiko kecil yang dapat diterima dari risiko-risiko besar, dan menyediakan data untuk membantu dalam melakukan evaluasi dan menetapkan perlakuan/penanganan risiko.PT. Pupuk Kaltim sendiri telah membuat pedoman Manajemen Risiko yang secara lebih detail mengatur bagaimana perusahaan mengelola risiko yang dihadapi perusahaan.