Kesekretariatan-materi Ldk Sma Pgri Sungguminasa

8/15/2019 Kesekretariatan-materi Ldk Sma Pgri Sungguminasa

1/31

KESEKRETARIATAN

Latihan Dasar Kepemimpinan OSISSMA PGRI SUNGGUMINASA


2/31

O Kesekretariatan dapat diartikan sebagaikesel r han rangkaian kegiatan

penataan terhadap peker!aanperkant"ran #s rat$men% rat& dant gas$t gas bant an lainn%a dalamrangka men n!ang kelan'aranpen'apaian t ! an "rganisasi(


3/31

Adap n bent k$bent kp"la penataan) %ait *

O Meren'anakan # Planning &O Men% s n # Arranging &

O Menghimp n # Collecting &O Men'atat # Recording &O Meng"lah # Processing &O Mengendalikan # Controlling &O Mengirim # Transfering &O Men%impan # Filing &


4/31

TU+UANO Memperlan'ar lal $lintas dan

distrib si in,"rmasi ke segala pihak

baik internal ma p n eksternal(O Mengamankan rahasia "rganisasi(O Mengel"la dan memelihara sel r h

d"k mentasi "rganisasi %ang

berg na bagi kelan'araanpelaksanaan , ngsi mana!emen(


5/31

-UNGSIAdap n , ngsi dasar AdministrasiKesekretariatan adalah sebagai berik t *OMengadakan pen'atatanata recording sem a kegiatan mana!emen(OSebagai alat pelaksanaan p satketata sahaan(OPengendali in,"rmasi internal dan eksternal"rganisasiOSebagai alat k"m nikasi "rganisasi(OSebagai alat pelaksana pemegang rahasia"rganisasi(OSentral tekn"l"gi trans,er in,"rmasi(OSebagai p sat d"k mentasi ata master le.


6/31

URGENSIO Kesekretariatan mer pakan salah sat

elemen %ang sangat penting dalammen%"k"ng "rganisasi( /agaimana sistem

pengelolaan administrasi ) sistem manajemen pengarsipan data daninformasi ) sampai bagaimana kerapiansekretariat sebagai 0r mah0 bagi peng r smen!adi salah sat ,akt"r %angmempengar hi na,as kehid pan seb ah"rganisasi(


7/31

Elemen KesekretariatanO S mber da%a man sia 1 peng r sO SekretariatO Perlengkapan dan peralatan

kesekretariatanO Identitas "rganisasi


8/31

2( S mber da%a man sia 1

peng r sO Seb ah sistem tidak m ngkin bisadi!alankan tanpa ada man sia %angmen!alankann%a) termas k

kesekretariatan ini( Seb ah ORGANISASI)sebaikn%a memiliki di3isi ata bir"tersendiri %ang SDMn%a kh s smengel"la sistem kesekretariatan( /ir"ini biasan%a bersi,at internal karenabert gas mend k ng kiner!a intern"rganisasi(


9/31

4(SekretariatO Seb ah ORGANISASI p n har s

memiliki tempat tersendiri sebagaibasecamp ) %ang ber, ngsi sebagai

p sat administrasi serta tempatsilat rahim) beker!a) dan berk""rdinasiantar peng r s


10/31

5( Peralatan dan perlengkapan

kesekretariatanO /agaikan se"rang pela!ar s dah tent

pasti memiliki p lpen sebagai peralatanstandarn%a) maka begit p n dengan

kesekretariatan %ang pasti memilikiperalatan dan perlengkapan standarminim m nt k bisa men!alankan, ngsin%a( Peralatan dan perlengkapanstandar) seperti* Lemari) k"mp ter)

peralatan kant"r 1alat t lis) saranak"m nikasi antar peng r s #papanpeng m man&) alat$alat kebersihan dll(


11/31

6( Identitas "rganisasiO Identitas "rganisasi men!adi elemen

pen%"k"ng eksistensi "rganisasi(Identitas "rganisasi mer pakan tanda

pengenal dasar ata 'iri kh s s daris at "rganisasi %ang membedakann%adari "rganisasi lain( /iasan%a) identitas"rganisasi direalisasikan dan

di3is alisasikan dengan seb ahl"g"1lambang ORGANISASI) papannama) bendera) stempel) dll(


12/31

- ngsi m mkesekretariatan

A. Pengelolaan sistem administrasiorganisasi

B. Pengelolaan fsik sekretariat


13/31

A( Pengel"laan sistem

administrasi "rganisasi2( pengel"laan s rat #baik s rat mas k dan

kel ar) melip ti7 Standarisasi pemb atanS rat mas k dan kel ar) Pen'atatan danpend"k mentasian s rat) danPen%impanan s rat&

4( pengel"laan sarana k"m nikasi internalpeng r s "rganisasi #seperti papan

in,"rmasi1 peng m man) papank"m nikasi) dan b k k"m nikasi&5( mana!emen pengarsipan data dan

in,"rmasi(


14/31

Mana!emen Pengarsipan data

dan In,"rmasiO Sistem pengarsipan1pen%impanan data

dan in,"rmasi har s dilak kan se'araberkesinamb ngan selama "rganisasimasih ter s ber!alan( Kema! an danhasilhasil %ang telah di'apai "leh"rganisasi dapat dilihat dari d"k men$d"k men %ang disimpan dengan rapi danbaik( Sebalikn%a) pengarsipan %ang ka'adapat menghambat kema! an "rganisasi%ang bersangk tan( 8al ini dilak kansebagai re,erensi kepeng r san"rganisasi selan! tn%a


15/31

Data$data1 d"k men %ang

diarsipkanO Arsip pendirian ORGANISASI #AD1ART) bent k danstr kt r "rganisasi) !"b desk) dll(&

O Sistem dan mekanisme standar "rganisasi(O Pr"gram ker!a dan lap"ran pertangg ng!a9aban per

peri"de kepeng r san(O Pr"p"sal dan lap"ran pertangg ng!a9aban per

kegiatan1 kepanitiaan(O Database peng r s1SDM(O Database pihak eksternal #lembaga) ORGANISASI)

d"nat r) dll(&(O Administrasi sehari$hari #s rat kel ar1mas k)

pengel"laan papan in,"rmasi1mading) 'atatan harian)dll(&(


16/31

/ent k PengarsipanO Dalam bent k d"k men tert lis (hardcopy &)

minimal 4) sat b ah nt k dipin!am atadipela!ari) sedangkan sat lagi nt k arsipse!ati(

O Dalam bent k softcopy #disket) :D) dll(&) ba'k p:D #lebih tahan lama& ; p"rtable harddisk#harddisk %ang dapat diba9a$ba9a ke'il&(

Arsip-arsip tersebut hendaknya selaludikontrol oleh bagian kesekretariatan

periodik/ berkala.


17/31

/( Pengel"laan


18/31

8al %ang pada m mn%a dilak kannt k pengel"laan peng r s #insidental&(

O Pemb atan at ran dalam pengg naansekretariat dan barang$barang %angada di dalamn%a(


19/31

Dasar S ratMen% rat

Peranan S rat7O Sebagai D ta1?akil seb ah Organisasi7 s rat

sebagai 9akil "rganisasi men n! kkan mentalitas !i9a dan k"ndisi intern dari "rganisasi %angbersangk tan(

O / kti Otentik7 s rat dapat di!adikan sebagai b tkitert lis @ hitam di atas putih 0 apabila ter!adiperselisihan ata nt k pemb ktian lebih lan! t(

O Ped"man nt k melak kan s at tindakan(O Alat pengingat ata ber


20/31

/agian$bagian

S ratO Kepala s ratO N"m"r s ratO Tanggal s ratO LampiranO Perihal s ratO Alamat %ang dit !O Salam pemb kaO Isi s ratO Salam pen t pO

Nama "rganisasi %ang mengel arkan s ratO +abatan penandatangan s ratO Tanda tangan dan nama terang penangg ng!a9ab

s ratO Temb san #apabila diperl kan&


21/31

Kepala S ratO Nama instansi) "rganisasi) badan ata lembagaO Alamat lengkap7 !alan) n"m"r) telep"n) k"ta) k"de p"sO L"g" "rganisasi

KEMENTERIAN AGAMAKEMENTERIAN AGAMAMADRASAH TSANAWIYAH NEGERI (MTsN) TAMBAK KABUPATEN BANYUMASMADRASAH TSANAWIYAH NEGERI (MTsN) TAMBAK KABUPATEN BANYUMAS

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)Jl. Dipone o!o No. " K#$%ln T#$'# Ko e Pos "*+,- Telp. /01231"*+*Jl. Dipone o!o No. " K#$%ln T#$'# Ko e Pos "*+,- Telp. /01231"*+*


22/31

N"m"r

S ratO N"m"r s rat mengik ti pembak an %angs dah ditetapkanO Men%ertakan inisial1keterangan "rganisasi

nt k menspesi


23/31

:"nt"h n"m"r s ratlainNomor: Nomor surat/tu&uan/''/#()AN%$A$%/BB/**:"nt"hN"m"r * 21i1SDM1OSIS MAN 21BI14 2

Ket*N"m"r s rat C n"m"r r t s rat %ang dikel arkan

T! an C pihak internal ata pihak ekternal) internalbiasan%a ditandai dgn k"de #i&) sedangkan pihak eksternalbiasan%a mengg nakan k"de #e&

DD C di3isi ata bidang %ang mengel arkan s rat

ORGANISASI C %ang me9adahi di3isi #sepert OSIS ata"rganisasi lainn%a&// C b lan dikel arkann%a s rat #ditandai dengan angka

r"ma9i& TT C tah n penerbitan


24/31

Tanggal S ratO Men%eb tkan tanggal pemb atan s ratO Pen lisan nama b lan dengan h r ,)

lengkap dan ses ai dengan e!aan %angdisemp rnakan

O Apabila s dah ada kepala s rat) tidak perlmen%eb tkan k"ta(

:"nt"h7

"! +e,ruari "0 !


25/31

Alamat S ratO Dia9ali dengan kata KepadaO Alamat %ang dit ! dia9ali dengan kata th(O Pen lisan alamat di sahakan lengkap dan !elas nt k menghindari

salah alamat:"nt"h*

KepadaYth. Pengurus OSIS SMPN 1 Tambak

Jalan Watuagung

Tambak 531 !

Kepada Yth. "pk. Yud# $erma%an& S'.

d# Tempat


26/31

Isi S ratO Sebel mn%a ada salam pemb ka @Dengan

h"rmat)0O Dis s n dengan mengg nakan kata$kata

%ang menarik perhatian) mengarahkanpada maks d s rat(O Memperhatikan e!aan) tanda$tanda ba'a

dan at ran pen lisan %ang benar)

O Dit t p dengan salam @8"rmat kami)0


27/31


28/31

Peng r sanS ratPr"ses surat masuk dengan b k Agenda

O Penerimaan s rat7 diteliti ketepatanalamat dan menandatangani ekspedisi

O Pen%"rtiran nt k menent kanpri"ritas penanganann%aO Pen'atatan kedalam b k agendaO Pengarahan s rat dan pen%ampaian

s ratO Pen%impanan ke dalam ,"lder mas k


29/31

BUKU AGENDA SURAT MASUK

No As#l S%!#4No$o! S%!#4

T#n #ls%!#4

T#n #li4e!i$# Isi s%!#4

No# en #


30/31

Pr"ses surat keluar dengan b kAgenda

O Pemb atan k"nsep s ratO Pengetikan s rat

O Pentaklikan) penge'ekan kebenarans ratO Pen'atatan kedalam b k agenda

Pelipatan s ratPen%amp lan s rat

O Pengiriman s rat denganmengg nakan b k EKSPEDISI

O Pen%impanan arsip s rat kel ar(


31/31

BUKU AGENDA SURAT KELUAR

No Al#$#4 S%!#4No$o! S%!#4

T#n #ls%!#4 Isi s%!#4

L#$pi!#ns%!#4 Ko e

BUKU EKSPEDISI SURAT KELUAR

Tanggal Nomor Surat Dikirim kepada Tanda tangan

Documents

Kesekretariatan-materi Ldk Sma Pgri Sungguminasa