Khái niệm chức năng tổ chức Mục tiêu của công tác tổ chức Khái niệm về tầm kiểm soát/tầm quản trị

1. Khái niệm chức năng tổ chức

2. Mục tiêu của công tác tổ chức

3. Khái niệm về tầm kiểm soát/tầm quản trị

4. Các cách phân chia bộ phận trong một tổ chức

5. Các kiểu cơ cấu quản trị

6. Khái niệm tập quyền & phân quyền và ủy quyền trong quản trị

Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân phối các các công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệpchung của doanh nghiệp

Xác định và phân chia công việc phải làm như thế nào? Những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì? Ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào? Các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào? Ai sẽ báo cáo cho ai? Những quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào?

Mục tiêu của công tác tổ chức

• Xây dựng một bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực.

• Xây dựng nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh.• Tổ chức công việc khoa học.• Phát hiện và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động

yếu kém trong tổ chức.• Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài

nguyên vốn có.• Tạo thế lực cho tổ chức thích ứng với mọi hoàn

cảnh thuận lợi và khó khăn.

Tầm (hạn) kiểm soát / tầm quản trị chỉ ra số nhân viên thuộc cấp mà một nhà quản trị điều khiển trực tiếp

Tầm kiểm soát = 4 Tầm kiểm soát = 8

1

2

3

4

5

6

7

1

4

16

64

256

1024

4096

Số nhà quản trị (1 – 6)1.365

4096

512

64

8

1

Số nhà quản trị (1 – 4)585

• Mối quan hệ giữa các nhân viên + nhân viên & nhà quản trị

• Trình độ & khả năng của các thuộc cấp

• Năng lực của nhà quản trị

• Tính chất phức tạp và mức độ ổn định của công việc

• Kỹ thuật thông tin

Ưu nhược điểm của tầm hạn quản trị hẹp và rộng

Tầm hạn quản trị hẹp Ưu điểm Nhược điểm

Giám sát và kiểm soát chặt chẽ Tăng số cấp quản trị

Truyền đạt thông tin đến các thuộc cấp nhanh chóng

Cấp trên dễ can thiệp sâu vào công việc của cấp dưới

Tốn kém nhiều chi phí quản trị

Truyền đạt thông tin đến cấp dưới cùng không nhanh chóng

Tầm hạn quản trị rộng Ưu điểm Nhược điểm

Giảm số cấp quản trị Có nguy cơ không kiểm soát nổi

Có thể tiết kiệm được chi phí quản trị Tình trạng quá tải ở cấp trên dễ dẫn đến quyết định chậm

Cấp trên buộc phải phân chia quyền hạn Cần phải có những nhà quản trị giỏi

Phải có chính sách rõ ràng Truyền đạt thông tin đến các thuộc cấp không nhanh chóng

GIÁM ĐỐC

Trưởng Phòng Kỹ Thuật

Trưởng Phòng Kế Toán

Trưởng Phòng Sản Xuất

Trưởng Phòng Nhân Sự

Trưởng Phòng Kinh Doanh

Ưu điểm Chuyên môn hóa công việc Thuận tiện trong đào tạo Dễ dàng trong kiểm tra

Nhược điểm Phức tạp khi phối hợp Tư tưởng cục bộ Thiếu hiểu biết tổng hợp

Kiểm Toán

Tư vấn Quản Trị

GIÁM ĐỐC

Tư vấn Luật & Thuế

Ưu điểm Hiểu rõ về sản phẩm/dịch vụ cung ứng Trách nhiệm về lợi nhuận đối với sản phẩm rõ ràng

Nhược điểm Tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ chức

Quản lý Khu vực Miền Tây

Quản lý Khu vực Miền Đông

Quản lý Khu vực Miền Trung

Quản lý Khu vực Miền Bắc

GIÁM ĐỐC KINH DOANH

Ưu điểm + Chú ý đến thị trường và những vấn đề địa phương + Hiểu biết cao về nhu cầu khách hàng + Có thông tin trực tiếp tốt hơn với những đại diện của địa phương + Cung cấp cơ sở đào tạo những nhà tổng quản trị

Nhược điểm + Cần có nhiều người có năng lực quản lý chung + Tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ chức

Ưu điểm + Hiểu rõ nhu cầu khách hàng + Tác động tốt về tâm lý đối với khách hàng

Nhược điểm + Cần có người quản lý và chuyên gia tham mưu về các vấn đề của khách hàng + Các nhóm khách hàng không phải luôn xác định rõ ràng

Quản Lý Tín Dụng Công Thương

Quản Lý Tín Dụng Cơ Quan Chính Phủ

GIÁM ĐỐC KINH DOANH

Quản Lý Tín dụng nông nghiệp

Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức

Thống nhất chỉ huy

Gắn với mục tiêu

Cân đối

Hiệu quả

Linh hoạt


Thống nhất chỉ huy

Cơ cấu của tổ chức phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất chỉ huy – nguyên tắc một thủ trưởng. Mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm trước 1 nhà quản trị trực tiếp của mình.


Gắn với mục tiêucoâng taùc toå chöùc phaûi xuaát phaùt töø muïc tieâu cuûa toå chöùc. Söï xa rôøi muïc tieâu cuûa toå chöùc thì boä maùy hoaït ñoäng keùm hoaëc khoâng coù hieäu quaû

Cân đốiCaân ñoái (moät tyû leä) nhaân söï hôïp lyù giöõa các boä phaän, caùc caáp, caùc khaâu trong toaøn heä thoáng; caân ñoái nhieäm vuï - quyeàn haïn nhaát ñònh giöõa caùc boä phaän.


Linh hoạtNguyeân taéc naøy xuaát phaùt töø thöïc tieãn luoân thay ñoåi. Moät cô caáu toå chöùc toát bao giôø cuõng vöøa phaûi ñaûm baûo ñöôïc nhieän vuï thöôøng tröïc cuûa toå chöùc vöøa coù theå linh hoaït vaø thích nghi vôùi caùc tình huoáng thay ñoåi


Hiệu quảCuoái cuøng laø laáy hieäu quaû laøm thöôùc ño moïi giaù trò hoaït ñoäng toå chöùc, ñaâây laø moät tieâu chuaån ñaùnh giaù toång hôïp. Moïi hoaït ñoäng khoâng nhaèm tôùi hieäu quaû chung cho toå chöùc laø traùi vôùi nguyeân taéc naøy. Hieäu quaû cuûa toå chöùc theå hieän ôû hai maët: Vôùi moät chi phí cho heä thoáng toå chöùc quaûn trò thaáp nhaát, nhöng chaát löôïng cuûa hoaït ñoäng quaûn trò cao nhaát.


CÁC LOẠI CƠ CẤU TỔ CHỨC

• Mô hình này áp dụng cho những đơn vị nhỏ. Ở mô hình này nhà quản trị đồng thời là chủ sở hữu.

• Tất cả các quyền quyết định quan trọng của đơn vị đều do 1 người đảm nhiệm, quyền hành tập trung vào 1 nhà quản trị. Bộ máy tổ chức đơn giản, tầm hạn quản trị rộng.

• Ưu điểm: Linh hoạt, ít tốn kém nhưng chỉ thích hợp cho các đơn vị có qui mô nhỏ…

Ưu điểm Đảm bảo chế độ một thủ trưởng Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một người lãnh đạo cấp trên trực tiếp Chế độ trách nhiệm rõ ràng

Nhược điểm Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng

Quản đốc Phân xưởng 2



Giám Đốc

Tổ trưởng

Tổ trưởng

Tổ trưởng

Tổ trưởng

Tổ trưởng

Tổ trưởng

Quản trị Chức năng B

Quản trị Chức năng C

Quản trị Chức năng A

GIÁM ĐỐC




Ưu điểm Sử dụng được các chuyên gia giỏi trong việc ra các quyết định quản trị Không đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị

Nhược điểm Vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy Chế độ trách nhiệm không rõ ràng Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các bộ phận chức năng khó khăn


Quản trị Chức năng B

Quản trị Chức năng C

Quản trị Chức năng D

Quản trị Chức năng A

GIÁM ĐỐC



Nhược điểm Nhiều tranh luận vẫn xảy ra Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng

Ưu điểm Có được ưu điểm của cơ cấu trực

tuyến và cơ cấu chức năng Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ

CHỦ TỊCH

P. chủ tịch Marketing

Quản trị dự án A

P. chủ tịch Sản xuất

P. chủ tịch Kỹ thuật

P. chủ tịch Cung ứng

P. chủ tịch Nhân sự

Quản trị dự án B

Quản trị dự án C

Nhược điểm Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa

người lãnh đạo và các bộ phận Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có

ảnh hưởng lớn Phạm vi sử dụng còn hạn chế vì một trình

độ nhất định

Ưu điểm Tổ chức linh động Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh

nhiều biến động Hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng

• Tập quyền:

Là việc mức độ quyền hạn được phân chia, ủy thác nhiều hay ít cho các cấp quản trị thấp hơn.

• Phân quyền:

Là xu hướng phân tán các quyền ra quyết định trong một cơ cấu tổ chức.

Tập quyền Phân Quyền Môi trường ổn định Những nhà quản trị cấp thấp

hơn thiếu khả năng và kinh nghiệm ra quyết định

Những nhà quản trị cấp thấp hơn không sẳn lòng tham gia làm quyết định

Quyết định rất quan trọng Tổ chức đang đối mặt với

nguy cơ khủng hoảng/phá sản

Môi trường phức tạp và biến động

Những nhà quản trị cấp thấp hơn có khả năng và kinh nghiệm ra quyết định

Những nhà quản trị cấp thấp hơn muốn tham gia làm quyết định

Quyết định kém quan trọng Công ty phân tán rộng theo

lãnh thổ

Chuẩn Bị Ủy Thác

Quyết Định Công Việc Ủy Thác

Lựa Chọn Người Để Ủy Thác

Thực Hiện Ủy Thác

Caùc nguyeân taéc uûy quyeàn

o Ngöôøi thuï uûy (ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn) phaûi laø ngöôøi tröïc tieáp laøm vieäc ñoù

o Söï uûy quyeàn khoâng laøm maát ñi hoaëc thu nhoû traùch nhieäm cuûa ngöôøi uûy quyeàn

o Gaén chaët giöõa quyeàn haïn - traùch nhieäm - quyeàn lôïi.

o UÛy quyeàn phaûi töï giaùc, khoâng aùp ñaët.

Ngheä thuaät uûy quyeàn

“Coát loõi cuûa vieäc phaân quyeàn coù hieäu quaû laø söï caân baèng thích ñaùng giöõa caùi gí caàn phaûi taäp trung vaø caùi gì caàn phaûi phaân taùn – HAROLD KOONTZ”

o Söï roäng raõi, phoùng khoaùng trong uûy quyeàn, laøm cho ngöôøi thuï uûy chuû ñoäng suy nghó vaø nhaän nhieäm vuï moät caùch thoaûi maùi.

Ngheä thuaät uûy quyeàn

o Ngöôøi uûy quyeàn phaûi saün saøng chia sẽ quyeàn haïn, traùch nhieäm vôùi ngöôøi đượcï uûy quyeàn, saün saøng chia xeû nhöõng khoù khaên thaát baïi thaát baïi vôùi hoï.

o UÛy quyeàn phaûi theå hieän söï tin caäy caáp döôùi, nhöng khoâng vì theá maø buoâng loûng söï kieåm tra – kieåm trong quaù trình uûy quyeàn.

TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC

1. Xác định nhu cầu và nguồn nhân lực

2. Xác định yêu cầu công việc và tiêu chuẩn của người lao động làm căn cứ tuyển dụng

3. Mô tả công việc

4. Thủ tục tuyển dụng


1. Xác định nhu cầu và nguồn nhân lực:- Xác định nhu cầu:+ Kế hoạch hoạt động từng thời kỳ+ Sự biến động lực lượng lao động trong

đơn vị- Xác định nguồn nhân lực:+ Bên trong: Đề bạt, thuyên chuyển…+ Bên ngoài: Tuyển dụng…


2. Xác định yêu cầu công việc và tiêu chuẩn của người lao động làm căn cứ tuyển dụng:

- Xác định cụ thể yêu cầu công việc từ đó đưa ra tiêu chuẩn làm căn cứ tuyển dụng.

- Yêu cầu công việc là những điều mà tổ chức đòi hỏi người lao động phải hoàn thành về chất lượng và số lượng.


3. Mô tả công việc:

- Chức danh của công việc

- Số lượng

- Nhận việc của ai, báo cáo cho ai?

- Mức lương thời gian làm việc

- Yêu cầu trình độ chuyên môn

- …

Documents

Khái niệm chức năng tổ chức Mục tiêu của công tác tổ chức Khái niệm về tầm kiểm soát/tầm quản trị