FAKTA OM KMD KMD rådgiver, udvikler, driver og vedligeholder software, systemer og infrastruktur til kommuner, stat og private virksomheder.

KMDs egen løsning, KMD Work- Zone, har i dag 60.000 brugere fordelt på 55 offentlige organisa- tioner, hvor de hjælper 70 procent af Statens Centraladministration, herunder Forsvaret, Skat, Politiet og en række ministerier og styrelser

KMD VIL REVOLUTIONERE SAGSBEHANDLING I STATEN

KUNDECASE

Med en banebrydende teknologi i ryggen gør KMD op med fortidens rigide workflows, der passer bedre på tegnebrættet end i virkeligheden. KMD har integreret DCR, (Dynam-ic Condition Response) teknolo-gien i deres ESDH-løsning, KMD WorkZone, der i dag bruges i hoved-parten af Statens forvaltninger. Med teknologien kan KMD tilbyde 60.000 offentlige vidensarbejdere en revolu-tionerende procesunderstøttelse, der ikke er set før, og som vil optimere vidensarbejde markant.

Mens både private virksomheder og offentlige organisationer digitaliserer forretningen og automatiserer så mange processer som muligt, er der stadig store gevinster at høste ved yderligere effektivisering af vidensarbejde, f.eks. sagsbehandling. Størstedelen af det

vidensarbejde, der foregår i det offen-tlige, effektueres igennem forskellige ESDH-systemer. Desværre er de fleste af disse systemer bygget til at understøtte en række prædefinerede workflows, der kun støtter én vej til målopfyldelse.

”Udfordringen for de fleste ECM- og ESDH-løsninger i dag er, at typiske vidensprocesser har mange veje til målet, men det er bare ikke understøttet af it-systemet. Det er et stort problem, når vi taler om vidensarbejdere, der netop hele tiden har deres faglighed i spil for at løse en opgave. Det betyder, at der sjældent er én og kun én måde at udføre en opgave på. Men det er sådan dagens workflow-løsninger typisk er bygget op, og dét er virkelig begrænsende. System- erne føles sjældent som en hjælp, snar-ere det modsatte,” fortæller Jakob Brix, Head of Product Management and Development, KMD WorkZone.

DCRgraphs.com

UNIKT PROCESVÆRKTØJ, DER KAN IMØDEKOMME EN FORANDERLIG VERDENDynamic Condition Response (DCR) er en metode og et digitalt BPM værktøj, som gør det muligt at beskrive og simulere arbejdsgange og forretningsprocesser agilt. Med DCR kan man bruge regler til at beskrive mål, regler og ret-ningslinjer for processer – også uden at låse ruten fra A til B fast. Det er nemt og enkelt, at tilføje ekstra opgaver eller regler uden at skulle designe et helt nyt flow. På den måde gør DCR op med IT-systemernes manglende fleksibilitet.

”Foranderlighed er en væsentlig faktor i det offentlige. Når verden er foranderlig, så bør sagsbehandlings-systemerne også være det. Det offentlige har brug for systemer, der er lette at tilpasse hver gang der kommer nye regler og love, som påvirker processerne. Ellers kan systemerne hurtigt

blive en hindring i stedet for en hjælp,” fortæller Jakob Brix og fortsætter:

”Med DCR-teknologien kan vi nemt imødekomme videns- arbejderens behov for fleksibilitet og hjælpe dem med at leve op til de skiftende lovgivnings- og compliance-krav, der er i det offentlige. Og det var da også fleksibiliteten, der var den udslagsgivende faktor for valget af DCR Solutions løsning.”

EKSTEMT NEMT AT BRUGEMed DCR-teknologien kan man altså gøre op med de prædefinerede workflows, der typisk ligger til grund for de fleste IT-systemer, der proces-understøtter arbejdsgange i dag. I stedet muliggør DCR-teknologien dynamiske work-flows i konfigurerbare ESDH-systemer, så de støtter de mange forskellige måder en opgave eller sagsbehandling reelt kan løses på.

”Alle, der har arbejdet med sagsbehandlingssystemer ved, at det er systemer, der ikke nødvendigvis støtter den reelle arbejdsproces. I dag er meget af den sagsbehandling, der foregår i både offentlige og private organisationer, oftest modelleret efter tænkte one-size-fits-all workflows, der fungerer bedre på tegnebrættet end i virkeligheden. Med en bedre understøttelse af de reelle arbejdsgange vil vores nye teknologi kunne højne både produktivitet, effektivitet og arbejdsglæde, ” siger Jakob Brix

STORE FORVENTNINGER TIL DCR-TEKNOLOGIENKMD WorkZone har i dag 60.000 brugere, som udgør 70 procent af Statens Centraladministration, herunder For-svaret, Skat, Politiet og en række ministerier og styrelser.Ved hjælp af DCR-teknologien kan KMD nemt skabe nye regel-baserede processer og workflows, som understøt-ter medarbejderen hele vejen igennem en kompleks sags- behandling.

”Med DCR-teknologien kan vi nemt imødekomme vidensar-

bejderens behov for fleksibilitet og hjælpe dem med at leve op til de skiftende lovgivnings- og compliance-krav, der er i det offentlige. Og det var da også fleksibiliteten, der var den ud-

slagsgivende faktor for valget af DCR Solutions løsning.”

Reglerne defineres direkte i DCR-portal, og når de dyna-miske workflows er på plads, kan man med en enkel inte-gration overføre workflowet til kundens KMD WorkZone-løsning. Dermed bliver ESDH-systemet transformeret til et dynamisk workflow-system, der giver et uovertruffent overblik og en helt unik procesunderstøttelse:

”Medarbejderne kan gennemføre en opgave efter eget valg, og når der klikkes på afsluttet, så retter DCR-tekno- logien automatisk processen til i ESDH systemet, som viser, hvilke opgaver, der nu er klar til at blive løst. Dét skaber overblik og produktive vidensarbejdere,” fortæller Jakob Brix.

Systemet er desuden lavet så fleksibelt, at der let kan ændres i de flows, man har integreret i sagsbehandlings- løsningen. Det betyder at man f.eks. kan tilføje ekstra opgaver eller regler uden at skulle designe et helt nyt flow eller i øvrigt tilrette IT-systemet, som ofte er komplekst og dyrt i nedetid. Dermed sikres, at man altid har et opdateret IT-system, som understøtter medarbejderen hele vejen igennem komplekse arbejdsgange og sagsbehandling.

KÆMPE BESPARELSER I SIGTEJakob Brix mener desuden, at det er muligt at spare mange penge i fremtiden. Hidtil har mange offentlige organisationer både haft generelle ESDH-systemer til understøttelse af mange forskellige opgaver samt spe-cielle systemer, udviklet til at håndtere specifikke opgaver.

”Med DCR-teknologien vil vi også kunne bruge de gene-relle ESDH-systemer til specifikke opgaver og dermed helt

slippe for at udvikle nye it-systemer. Det forventer jeg, at vi vil kunne gøre for en tiendedel af, hvad det koster i dag. En yderligere fordel er, at medarbejderne fortsat arbejder i systemer, de allerede kender. Derved slipper man for at skulle investere tid i at lære et nyt system at kende og de uundværlige frustrationer, dét medfører,” siger Jakob Brix.

KMD vil tilbyde løsningen til sine kunder og forventnin-gen er, at størstedelen kommer til at benytte sig af DCR- teknologien.

GEVINSTER VED LØSNINGEN

• Sikrer mere effektiv sagsbehandling

• Konfigurerbart system, som kan under-støtte både generelle og mere specifikke arbejdsgange i ét system

• Mere transparens omkring opgaver og pro-cesser

• Hurtig og enkel tilpasning af workflows og opgaver – f.eks. i forbindelse med ændrede lov- eller compliancekrav.

• Mere intuitivt system, som gør arbejds- gangene nemmere for både erfarne og nye medarbejdere