KOM GODT I GANG med Bosted System

Team Online Edisonsvej 2 5000 Odense C Tlf. 66 17 73 13 Support tlf. 66 17 73 32 info@TeamOnline.dk

Tillykke med valget af Bosted System! Men denne brochure ønsker vi at give

jer vejledning og inspiration til, hvordan I kommer godt i gang med at bruge

systemet på en god og succesfuld måde.

Brochuren henvender sig direkte til jer, som har besluttet at anvende Bosted

System og som derfor skal have igangsat og planlagt implementeringen af

systemet. Vi har valgt at indlede brochuren med konkrete oplysninger om,

hvad der er godt at forberede inden første kursus for at sikre så god en op-

start som muligt.

Vi har lagt vægt på, at implementering af Bosted System er et projekt og gi-

ver derfor anvisninger på, hvordan man på en enkel måde kan styre projektet

før, under og efter implementeringen.

Indførelse af IT er på mange måder en større forandringsproces for medar-

bejderne og uanset deres IT-kompetencer, vil mange komme til at arbejde

anderledes. Derfor er det vigtigt at både ledelse og mellemledelse fokuserer

på implementeringsprocessen, så alle medarbejdere føler sig trygge ved de

forandringer, der sker. Information og kommunikation er nøgleordene.

Uddannelse er et andet nøgleord. Brochuren giver grundig information om,

hvilke kurser I bør vælge og hvilke overvejelser, der skal gøres for at uddan-

nelsen af medarbejderne bliver så hensigtsmæssig som muligt.

Efterhånden har over 400 sociale tilbud implementeret Bosted System i

deres dagligdag og der kommer flere til hele tiden. De mange erfaringer, som

er gjort undervejs af brugere og undervisere i systemet, vil vi gerne viderefor-

midle med denne ”Kom godt i gang” - brochure. Vi håber, vi på denne måde

kan inspirere og medvirke til, at implementeringsprocessen på jeres tilbud

bliver en succes!

Med venlig hilsen og god fornøjelse.

Team Online A/S

Velkommen til

Bosted System er et socialpædagogisk

IT-værktøj, der er udviklet specielt til at

dække hverdagens behov for dokumen-

tation og vidensdeling på de sociale tilbud

i Danmark.

Bosted System er udviklet af Team Online

A/S i Odense.

Team Online A/S er en innovativ IT-virk-

somhed med speciale i at udvikle løs-

ninger til digital forvaltning i den sociale

sektor.

Vores motto: ”Fra tanke til handling”

betyder, at vi arbejder for at omsætte

samfundets visioner om digital kommu-

nikation til brugbare IT-værktøjer, der

effektiviserer arbejdsgange og skaber

grundlag for konstruktiv vidensdeling.

Team Online A/S

Edisonsvej 2

5000 Odense C

Telefon 6617 7313

Support 6617 7332

Fax 6617 7318

E-mail: info@teamonline.dk

www.teamonline.dk

www.bosted.net

www.bostednyt.dk

Tjekliste – hvad bør afklares inden Opstartskurset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4Liste med punkter som kan hjælpe med forberedelserne til Opstartskurset

Organisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5Tilbuddets organisation og den enkeltes afdelingstilknytning er vigtig at få afklaret

Medarbejdernes funktion i Bosted System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6Medarbejdernes forskellige ansvarsområder i Bosted System

IT-politik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Punkter til afklaring af tilbuddets IT-politik

Datatilsynet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Hvilken funktion har Datatilsynet og hvordan med Bosted System?

Kursusoversigt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Oversigt og beskrivelse af de forskellige kurser

IT-krav til undervisning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Hvilke tekniske krav stilles der til undervisningslokalet?

Nogen er absolut nybegyndere – et grundlæggende IT-kursus giver selvtillid og motivation . . . . . . . . . . . . . . . . 11Afklaring af IT-kompetencer og grundlæggende IT-kurser kan være nøglen til succes

Implementering af Bosted System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Overblik og beskrivelse af forløbet med implementeringen

Om Bosted System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Beskrivelse og illustration af funktionaliteten i Bosted System

Mere om Bosted System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Overblik over startside og eksempel på Dagbogsrapport

Moduler i Bosted System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16Beskrivelse af alle moduler i systemet

Systemets bagvedliggende komponenter og principper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Overblik over komponenter og principper i systemet

Bosted System – en forandringsproces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22Beskrivelse, gode råd og vejledning til forandringsprocessen

Indførelsen af Bosted System – et projekt! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24Inspiration og erfaringer fra indførelse af IT-projekter

Om opstart af Bosted System – fra tanke til handling på én måned . . . . . . . . . . . 25Erfaringer med en succesfuld implementering af Bosted System

Bosted System skaber tid og overblik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Når alle informationer findes ét sted giver det overblik og frigør ressourcer

IndholdDenne brochure er et værktøj til at forberede den kommende implementering af Bosted System. Formålet er at give

jer en mulighed for at møde godt forberedt op til det første kursus – Opstartskurset. Brochuren er opdelt i afsnittene:

”Værd at forberede” og ”Værd at vide”.

Væ

rd a

t fo

rber

ede

Væ

rd a

t vi

de

3

Aktivitet Handling Status

Aftale om Systemopsætning med Team Online √Udfylde licensaftale Underskrives og sendes retur til: Team Online A/S,

Edisonsvej 2, 5000 Odense CSendes inden kurset

Udfylde organisationsdiagram Læs mere side 5

Udfyld et skema over nøglepersoners funktioner

Læs mere side 6

Overvej rettigheder i Bosted System.

Hvem skal oprette eksempelvis:

� Borgere

� Nye medarbejdere

� Ny medicin

Læs mere side 6

Overvej it-politik Læs mere side 7

Overvej kurser for medarbejdere Læs mere side 9

it-krav for undervisningslokaler Læs mere side 10

Overvej moduler i Bosted System

Læs mere side 16-20

Medbring til Systemopsætning: Planer, statusrapporter, skemaer, dagbogsrapporter ect.

Tjekliste– Hvad bør afklares inden Systemopsætning

VÆRD

AT

FORB

ERED

E

4

At kende sit tilhørsforholdFor at kunne opsætte Bosted System til jeres tilbud er det

nødvendigt for Team Online’s konsulent at kende tilbuddets

organisation. Det er nødvendigt, at der er klarhed over den

enkelte medarbejders reelle opgaver, ansvarsområde og stil-

lingsbetegnelse.

AfdelingstilknytningDet kan være en stor hjælp for alle, at medbringe tilbuddets

organisationsdiagram til Opstartskurset. Tegn organisations-

diagrammet og indsæt navne og titler på de personer, der

udfylder nøglefunktioner på tilbuddet. Hvis en medarbejder

er tilknyttet flere afdelinger, er det vigtigt at afklare, hvilken

der er den primære afdeling. I Bosted System kan man kun

tilknyttes en afdeling.

Organisationsdiagrammet kan medvirke til at skabe overblik

over, hvordan I ønsker jeres organisation struktureret, når

Bosted System skal implementeres.

OrganisationDet er vigtigt at kende sin organisation

Formelle og uformelle arbejdsgangeDet er en god ide, at medtænke de faktiske arbejdsgange, der er i organisationen. Nogle arbejdsgange kan være opstået ufor-

melt, men kan være vitale for at arbejdet fungerer i dagligdagen. Samtidig med implementeringsprocessen kan det være en

god idé at formalisere disse uformelle arbejdsgange, mens andre – og måske uhensigtsmæssige arbejdsgange – bør luges ud.

Eksempel på et organisationsdiagram

Organisationsdiagram

Afdelingsleder Gul afdeling

Afdelingsleder Blå afdeling

MedarbejdereMedarbejder TeamTeam

AfdelingslederGrøn afdeling

AfdelingslederRød afdeling

LederHvem er du ?

VÆRD

AT FORBEREDE

5

Rettigheder og funktionerEn ansat kan have mange eller få rettigheder og funktioner

i Bosted System. Nedenstående viser en oversigt over de

forskellige rettigheder og rollefordelinger, som ansatte kan

have. Det er ment som et eksempel på, hvordan man kan

fordele opgaverne. Det er en god ide at skrive en liste og tage

den med til Opstartskurset.

AdministratorAdministratoren har typisk alle rettigheder til Bosted Sy-

stem. Det gælder både beslutninger og konfiguration af Bo-

sted System. Administratorens opgave er bl.a.:

� At installere nye moduler.

� Oprette systemadgange (rettighedsgrupper).

� Ændre systemrettigheder.

� Oprette afdelinger.

� Opsætte grundlæggende beslutninger omkring kalender,

dagbog, login, statistikopsætning og handleplansskabelon.

SuperbrugereSuperbrugeren støtter og vejleder kolleger i brug af Bosted

System og “låser” medarbejdere op, der glemmer deres

password. Andre funktioner kan være at:

� Oprette nye medarbejdere

� Oprette samarbejdspartnere,

� Oprette nye borgere

� Oprette medicin

BrugereI Bosted System har alle medarbejdere typisk adgang til

at se generelle informationer, afdelinger, medarbejdere og

borgere. Desuden har de adgang til at oprette handleplaner

aktiviteter, dagsrapporter og foraindlæg. Der kan også være

medarbejdere med særlige rettigheder til f.eks. medicin.

Vikarer og studerendeVikarer og studerende kan have fuld adgang eller kun be-

grænset adgang til Bosted System, hvor udvalgte informa-

tioner kan ses.

Medarbejdere i Bosted SystemUdfyld et skema over alle nøglepersoner og tag det med til Opstartskurset

Navn Funktion Afdeling Initialer “Bosted-funktion”

Anne A. Andersen Leder Blå aaa Administrator

Bent A. Børgesen Afd. leder Grøn bab Administrator

Cecilie A. Carlsen Hjemmekonsulent Blå cac Superbruger

Dora A. Didriksen Pædagog Grøn dad Bruger

Emma A. Gad Vikar Grøn/Blå eag Bruger

Medarbejderes funktioner i Bosted SystemDet er vigtigt at afklare, hvem der skal have, hvilke funktioner i Bosted System

VÆRD

AT

FORB

ERED

E

*Brug evt. skema på side 23

6

Password

� Persondataloven kræver at password udskiftes min. hver

90. dag

� Skal medarbejdere kunne skifte password oftere end det

fastlagte antal dage ?

� Hvem er ansvarlig for at låse medarbejdere op, hvis de

f. eks. har glemt deres password ?

� Hvem er ansvarlig for, at medarbejderne er orienteret om:

� At password er personligt og ikke må videregives til

andre.

� At der logges af, når medarbejderen ikke længere

skal bruge systemet.

� Tag stilling til, om computeren må forlades, når der er

logget på systemet og hvor lang tid der må gå, inden auto-

matisk log-ud sættes i kraft.

� Klargør hvem, der skal rettes henvendelse til i tilfælde af

sikkerhedsbrud eller mistanke derom.

Ændring af brugere i Bosted System � Hvem har ansvar for at oprette og afslutte medarbejdere ?

� Hvem har ansvar for at begrænse eller åbne adgange for

medarbejdere ?

� Hvor meget må de enkelte medarbejdergrupper have ad-

gang til ?

Brug af elektronisk post (e-mail)

� Må medarbejderen anvende arbejdspladsens computere

til håndtering af såvel arbejdsrelateret post som privat

post?

� Hvilke regler skal være gældende for håndtering af

e-post både fra offentlige instanser og eller pårørende ?

� Hvilke regler skal der gælde for elektronisk post, der be-

nyttes i forbindelse med internt arbejde, intern mødevirk-

somhed og lignende aktiviteter ?

Brug af Internettet � Må Internettet bruges til andet end arbejdsrelaterede op-

gaver ?

� Må der downloades billeder, tekster og programmer ?

� Hvis der må downloades, hvilke regler er da gældende

– opdateringer til eksisterende programmer eller nye pro-

grammer ?

Sikkerhedsregler � Må medarbejderne anvende Bosted System hjemmefra

eller andre steder uden for institutionen og i givet fald

under hvilke omstændigheder ?

� Hvilke medarbejdere må arbejde hjemmefra og er der evt.

en tidsbegrænsning ?

� Hvordan sikrer medarbejderen sig, at oplysninger ikke ses

af udenforstående ?

� Hvilke regler skal der være mht. at gemme fortrolige eller

personfølsomme data ?

� Må personfølsomme data gemmes i den bærbare/statio-

nære computers faste lager ?

� Må der gemmes fortrolige eller personfølsomme data på

et flytbart lager, f.eks. en diskette eller USB-nøgle og

hvilke regler/procedure skal der da følges ?

� Må der laves print fra Bosted System, når der arbejdes

hjemmefra ?

Når I skal indføre Bosted System er det nyttigt at have en IT-politik. Nedenstående punkter er en hjælp til selvhjælp, så I kan

afklare de mange spørgsmål, som opstår, når I indfører et IT-system. Det er altid en god ide at kontakte jeres IT-ansvarlige

eller Datatilsynet, hvis der opstår tvivl.

IT-politikDet er vigtigt at have en IT-politik, når Bosted System skal indføres

VÆRD

AT FORBEREDE

7

Om DatatilsynetDatatilsynet er en statslig myndighed, der fører tilsyn med,

at persondataloven overholdes. Datatilsynet, der består af et

råd og et sekretariat, fører tilsyn med enhver behandling,

der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger,

bortset fra behandlinger der foretages for domstolene. Det er

Datatilsynets opgave at påse, at en behandling finder sted

i overensstemmelse med loven og regler udstedt i medfør

af loven. Loven gælder for behandling af personoplysninger,

som foretages af offentlige myndigheder og af private virk-

somheder, foreninger og lignende.

Hvad dækker begrebet behandling?Begrebet behandling omfatter enhver form for måde at hånd-

tere oplysninger om personer på tilbud. Som de vigtigste for-

mer for behandling, kan nævnes: Indsamling, registrering,

systematisering, opbevaring, brug, videregivelse, samkøring

og sletning.

Både i den offentlige og i den private sektor gælder loven

først og fremmest for behandling af personoplysninger, som

sker ved hjælp af elektronisk databehandling. Dvs. at loven

gælder, når personoplysninger behandles ved hjælp af com-

puter, f.eks. tekstbehandling eller systematisering af person-

data i en pc. Loven gælder også, når personoplysninger sen-

des over Internettet, og når personoplysninger offentliggøres

på en hjemmeside på Internettet.

Reglerne for behandling af personoplysninger er skønsmæs-

sige. Det vil derfor ofte afhænge af en konkret vurdering i

den enkelte situation, om betingelserne er opfyldt. Er man i

tvivl, kan man søge råd hos Datatilsynet.

Region eller kommune anmelder til Datatilsynet

Som hovedregel skal enhver behandling af personoplysnin-

ger, som omfattes af loven, anmeldes til Datatilsynet inden

behandlingen iværksættes.

Anmeldelsen forgår via kommunens fælles anmeldelse, som

gælder personfølsomme oplysninger. I regionerne er der et

tæt samarbejde med Datatilsynet, så yderligere anmeldelser

er ikke nødvendig her. Hvis du vil vide mere, så kontakt din

kommune eller region og hør nærmere. Du kan også læse

mere på Datatilsynets webside.

DatatilsynetBosted System er godkendt af Datatilsynet

www.datatilsynet.dk

VÆRD

AT

FORB

ERED

E

8

Nyt kursuskatalogTeam Online har udarbejdet et nyt kursuskatalog til dokumentationssystemet Bosted System og myndighedssystemet inCorp Portal.

Kataloget indeholder en beskrivelse af de mange forskellige kurser, som Team Online tilbyder. Kurserne er systemorienterede

og har alle et solidt fagligt udgangspunkt, da de tager afsæt i de faglige metodikker inden for området. Samtidig har vi på

alle kurser fokus på, hvordan faglige metodikker bedst muligt it-understøttes i hverdagen.

Kursuskataloget har til formål at understøtte en implementeringstankegang, hvor der er lige stort fokus på forberedelse,

implementering og opfølgning.

VÆRD

AT FORBEREDE

Effektmåling med Indikator

Modulet Indikator i Bosted System giver

mulighed for at effektmåle på indsatsen

over for borgeren. Flere og flere tager

metoden i brug, som en måde at skabe

evidens i forhold til deres faglige indsats

og anvendte pædagogiske værktøjer. Det

anbefales, at man overvejer grundigt ,

hvilke parametre der skal måles på over-

for borgeren, og derfor er der mange, som

gør brug af Team Onlines konsulenter,

som er specialister inden for området.

Bosted Planer

Arbejdet med planer, herunder indivi-

duelle pædagogiske planer, og mål og

delmål, er centralt i Bosted System og

derfor også et af vores mest populære

kurser. Kurset giver en grundig gennem-

gang af arbejdet med planer i systemet

samt nogle af de metodiske overvejelser

i forbindelse med planer. På kurset un-

dervises der også i, hvordan

man bedst muligt får koblet

sin daglige dokumentation

op på mål og delmål i pla-

nerne og får fulgt op på disse.

Bosted Medicin

Bosted Medicin er et af de mere omfat-

tende moduler i Bosted System, og der-

for er der mange,

som har stor glæde af undervisning i de

mange muligheder i modulet.

På kurset får man det optimale ud af

systemet i forhold til medicinhåndterin-

gen, og en grundig indføring i bl.a. op-

rettelse af recepter, medicinudlevering,

medicininstruks og PN-medicin.

Populære kurser

Få fat i kursuskataloget!Kataloget kan tilgås digitalt i systemet via

knappen ”Hjælp” fra værktøjslinjen i dit

Bosted System, ligesom du kan bestille en

printkopi ved at sende en mail til

kursus@bosted.net.

9

Krav til netværk � Internet-forbindelsen skal være minimum en 2Mbit1 linie, men vi anbefaler 4Mbit.

� Den udgående TCP-port 443 som systemet kører på, skal have en åben firewallen og den pågældende TCP-port må ikke

være nedprioriteret2, da det kan medføre, at Bosted System virker langsomt på SSL.

Krav til trådløst netværk

Inden kurset skal I oplyse:

� Om der er en DHCP-Server3 på netværket, hvor undervisningen skal foregå.

Hvis der ikke er en DHCP-Server skal der oplyses følgende:

� Én IP-adresse4 til den trådløse router

� Subnet-adresse5

� Gateway6

� Primær DNS7

� Evt sekundær DNS

1 Minimum 2048kb download2 SSL-porten skal have samme prioritet som port 80, da det er web-trafik der foregår på Bosted System3 En DHCP-Server er en netværksenhed der tildeler IP-adresser automatisk4 En IP-adresse er en serie af tal, der kunne se således ud: 192.168.0.1005 Kaldes også en netmaske6 IP'adressen på den router der skal sørge for forbindelsen til Internettet7 Domain Name Service – IP-adresse på den server der konverterer domæne-navne til IP-adresser

IT-krav til undervisning Undervisningslokalet skal opfylde en række krav. Kontakt jeres IT-ansvarlige for at afklare, om alt er i orden

VÆRD

AT

FORB

ERED

E

10

KompetenceafklaringMedarbejdernes erfaringer med at bruge IT i

hverdagen er meget forskellige. Derfor er det

vigtigt at sikre jer, at alle har et grundlæg-

gende kendskab til brug af en computer og de

mest almindelige funktioner i programmerne.

Hvis I er i tvivl om, hvad et mindstekrav er for

at anvende Bosted System, så kontakt Team

Online for at få afklaret behovet. Et kom-

petenceafklaringskursus kan måske netop

hjælpe jer til en afklaring af behovet for et

grundlæggende IT-kursus.

Nogen er absolut nybegyndere– et grundlæggende IT-kursus giver selvtillid og motivationDet er vigtigt at afklare medarbejdernes IT-kompetencer, hvis implementeringen af Bosted System skal blive en succes

Absolut nybegynder – uddrag af artikel fra BostedNyt

At gå fra at være en papirbaseret til en moderne it-baseret institution er en stor mundfuld. Især for medarbejdere, der aldrig har betjent en computer før. Derfor valgte ledelsen på Behandlingscentret Østerskoven i Hobro tidligt at få afklaret medarbejdernes kompetencer. Det viste sig at næsten hver 10. medarbejder savnede de fornødne forudsætninger for at arbejde ved en computer. Et grundlæggende kursus hjalp dem på vej.

AfklaringI afklaringsfasen stod det klart, at enkelte medarbejdere ville

få brug for ekstra efteruddannelse for at kunne klare sig med

den nye teknologi.

Kinabogen og et virvar af mapper havde som på andre institu-

tioner fungeret som arbejdsredskaber i mange år, så overgan-

gen til et internt kommunikationssystem med et virtuelt liv

på computeren var for nogle medarbejdere en stor mundfuld.

Selv helt basale funktioner på en computer var ukendt land

for nogle ganske få. Derfor blev der i samarbejde med Team

online udviklet et kursus, der tog udgangspunkt i medarbej-

derne, der ikke var vant med at betjene en computer.

– Det var godt, fortæller Connie Erikstrup, der deltog på

kurset, som blev afholdt før de øvrige medarbejderkurser.

Underviseren, Anni Jannsen fra Team online, gennemgik trin

for trin, hvordan computeren virker og stille og roligt forkla-

rede hun, hvad de forskellige fagudtryk betyder. Ingen spørgs-

mål var for dumme. Langsomt blev usikkerheden og angsten

for computeren vendt til en stolthed og entusiasme for den

nye teknologi.

VÆRD

AT VIDE

Følgende er et pluk fra Team onlines IT-kompetence – afklaring:

� Kan du bruge en mus?

� Har du været på Internettet?

� Ved du, hvad et link er?

� Har du sendt en mail?

� Kan du gemme et dokument og

� finde det igen?

� Ved du hvad en fil er?

11

At indføre et nyt IT-værktøj som Bosted System medfører

mange ændringer på jeres tilbud. På de efterfølgende sider

giver vi jer et overblik og nogle informationer om, hvad det vil

sige at komme igennem den proces. Vi giver jer også nogle

erfaringer fra andre brugere, så I kan få inspiration og lære

af erfaringerne.

Selve implementeringsforløbet har vi opdelt i nogle perioder,

som vist på modsatte side. Det er vigtig at gøre sig klart, at

forberedelse og information hænger nøje sammen med gra-

den af succes. Det er også godt at huske, at planlægning og

overblik giver god forståelse af processen.

Brugen af Bosted System vil være forskellig fra tilbud til til-

bud, idet systemet indeholder så mange moduler, at det kan

tilpasses det enkelte tilbud. Derfor er det vigtig, at I finder

frem til de ønsker og behov, som I har. Moduloversigten be-

skriver de enkelte moduler og deres funktion.

Hold da fast, jeg troede ikke, jeg kunne… Nu gør jeg det bare !

Puha, det er faktisk første gang jeg arbejder med en computer, kan det virkelig være så let ?

Vi sparer godt nok meget tid, men det er nu sjovt at lege med systemet, når der er tid til det.

Det er uhyggeligt nemt at finde rundt i, og nu kan man læse, hvad der er skrevet

Implementering af Bosted SystemAt tage et socialfagligt IT-værktøj i brug

Det er en god ide at vælge nogle superbrugere, som har flair for IT og som kan li’ at hjælpe og formidle

VÆRD

AT

VIDE

Medarbejdercitater fra Jupitervej Bo-Fællesskab i Fredericia

12

1. Forberedelse 2. Opstart 3. Undervisning 4. Implementering 5. Opfølgning

� Afklaring af nuværende arbejdsgange

� Behov og ønsker til Bosted System

� Forberedelse til Opstartskursus. (Se Tjekliste)

� Opstartskursus i Bosted System for beslutningstagere og nøglepersoner på tilbuddet

1. Forberedelse 2. Opstart 3. Undervisning 4. Implementering 5. Opfølgning

� Introduktion af implementeringsplan til alle medarbejdere

� Færdiggørelse af tids- og aktivitetsplan

1. Forberedelse 2. Opstart 3. Undervisning 4. Implementering 5. Opfølgning

� Evt. Kompetenceafklaringskursus

� Evt. Grundlæggende IT-kurser

� Superbrugerkursus

� Brugerkurser

1. Forberedelse 2. Opstart 3. Undervisning 4. Implementering 5. Opfølgning

� Opfølgning på implementeringsplan

� Fastsætte dato for drift

� Afskaffelse af tidligere anvendte systemer, kinabøger, papirnotater ol.

1. Forberedelse 2. Opstart 3. Undervisning 4. Implementering 5. Opfølgning

� Evaluering af systemets funktioner, muligheder og forløbet

� Løbende information om ny funktionalitet i Bosted System

� Gradvis justering af arbejdsgange, f. eks. interne møder, overlap ved vagtskifte mv.

� Supportorganisation

� Uddannelse af nye medarbejdere og uddannelse i nye moduler

Bosted SystemImplementeringsforløb

VÆRD

AT VIDE

13

Opbygningen i Bosted SystemBosted System er et socialpædagogisk IT-værktøj, der er ud-

viklet specielt til at dække hverdagens behov for dokumenta-

tion og vidensdeling på de sociale tilbud i Danmark.

Som medarbejder betyder det, at man kan finde de oplys-

ninger, som man har brug for ét og samme sted. Hver enkelt

borger har et stamkort, hvorpå man kan finde alle informa-

tioner og hvor man kan skrive sine observationer i dagbogen,

se handleplaner, medicinoplysninger, aktiviteter osv. Der er

sådan set ikke grænser for, hvordan det enkelte tilbud kan

vælge at sætte systemet op.

Alt, hvad der vedrører medarbejderne, er organiseret på sam-

me måde som hos borgeren. Det betyder, at det er nemt og

overskueligt at finde oplysninger om kolleger, læse aftaler i

kalenderen, planlægge aktiviteter og se, hvornår bussen er

ledig.

Bosted System er webbaseretBosted System er et webbaseret system. Det betyder, at du

også kan anvende det andre steder end på dit eget kontor,

f.eks .på en anden arbejdsplads eller hjemmefra. Det kræver

blot en netværksforbindelse. Systemet opfylder alle krav til

sikkerhedsregler og er godkendt af Datatilsynet.

Bosted System er udviklet i samarbejde med Bo- og Aktivi-

tetscentret, Lindebjerg ved Aarup og er gennem årene blevet

videreudviklet i dialog med de mange tusinde brugere Team

Online har, som kunder i den sociale sektor over hele landet.

Priser og supportBosted System betales via en brugerlicens. En fuldtidsbru-

ger betaler kr. 85,- pr. mdr. En deltidsbruger (under 16 ti-

mer) betaler kr. 21,25 pr. mdr. Til vikarer eller studerende

kan der oprettes passive medarbejdere gratis, der dog først

kan logge på systemet, når de bliver aktive. Når alle har fået

kursus i at anvende systemet, yder Team Online support til

de problemer, som opstår og hvis superbruger eller admini-

strator ikke kan løse dem.

Om Bosted SystemEt socialpædagogisk IT-værktøj

Bosted System er stamkortsopbygget

VÆRD

AT

VIDE

14

StartsideEn startside kan opbygges helt individuelt, så de oplysninger, man har brug for, står på startsiden. Her er et eksempel på,

hvordan en startside kan tage sig ud.

Mere om Bosted SystemBosted System er opbygget af dialogbokse, værktøjslinier og lister

Dialogboks med Dagsrapport

SØGEFELT

KALENDEREN

PRIMÆRLISTER

VÆRKTØJSLINIE

SEKUNDÆRLISTER

VÆRD

AT VIDE

15

VÆRD

AT

VIDE

HjælpOn-line hjælp, hvor man kan finde digitale guides.

HelpdeskOversigt over kundens indmeldte ønsker til udvikling af Bosted

System og ønskernes status i forhold til kommende opda-

teringer.

LoginAdgang med personligt brugernavn og password, der sikrer,

at arbejdet med personfølsomme data i Bosted System lever

op til Datatilsynets krav og regler. Log-in-funktionen giver

mulighed for en standardiseret visning af startsiden ud fra

den enkeltes tilhørsforhold i organisationen.

LoginlogOversigt over alle log-in i en periode med en angivelse af

fejl-log-in. Giver et overblik over antal fejlforsøg samt brugen

af Bosted System.

SystemlogMed baggrund i det personlige log-in kan der via systemloggen

søges på alle handlinger foretaget i Bosted System. På den

måde kan man vurdere evt. misbrug af personfølsomme data

samt få et overblik over brugen af Bosted System.

Udskrifter/printStort set alle steder i Bosted System er der mulighed for at

danne en udskrift enten som PDF fil eller som kommasepa-

reret fil i statistikdelen. På den måde kan man dele informa-

tion med samarbejdspartnere, der ikke har adgang til Bosted

System.

PrimæreDen enkelte bruger af Bosted System har mulighed for at

sortere i den information, der vises på startsiden. Dette kan

blandt andet gøres ved at vælge primære borgere og kolleger

på stamkortet, hvorefter kun information om de valgte vises.

BogmærkerOprettelse af foretrukne sider som bogmærker, der er

tilgænge lige alle steder i systemet, så man hurtigere kan

komme frem til den ønskede information.

RessourcerOprettelse af links til eksterne sider via Bosted Systems

genveje/menu, så man har samlet adgang til al relevant

information.

DesignMulighed for tilpasning af farver og layout for den enkeltes

Bosted System, så brugerfladens udseende kan tilpasses

den enkeltes præferencer.

Søgefunktion

Ved at angive navn eller CPR-nummer kan man hurtigt få et

resultat via søgefeltet, der er tilgængeligt, uanset hvor man

befinder sig i Bosted System.

TeamsInddeling af medarbejdere i teams, hvilket gør det muligt

at sortere visning i kalenderen i forhold til teamet, lægge

dokumenter under teamet samt sende informationer til de

enkelte teams hurtigt og nemt.

Borgergrupper

Inddeling af borgere i borgergrupper, så man kan få et over-

blik over gruppernes medlemmer samt sortere visning i ka-

lenderen i forhold til gruppen.

Customfelter

Langt de fleste steder i Bosted System har man som organi-

sation mulighed for at oprette yderligere felter end standard-

felterne ud fra særlige behov for bestemte informationer og

statistik.

Systemets bagvedliggende komponenter og principper

16

VÆRD

AT VIDE

Systemadgange

For at styre rettighederne i Bosted System og sikre over-

skueligheden af mængden af information, opbygges der sy-

stemadgange, som den enkelte medarbejder tilknyttes ved

oprettelse. Systemadgangene er typisk inddelt i profiler for

administratorer, superbrugere, brugere samt særlige profiler

som medicinansvarlige.

Startside

Efter log-in får den enkelte adgang til startsiden, der viser

de udvalgte informationer om borgere og medarbejdere med

udgangspunkt i den enkeltes tilhørsforhold i organisationen.

Startsiden kan designes centralt eller individuelt for hver

bruger.

Links

Som generelt på internettet er alt i Bosted System bygget op

om links, som brugeren klikker på for at komme ind til re-

levant information. Denne opbygning sikrer en brugervenlig

navigation i Bosted System.

Stamkort

Afdelinger, medarbejdere, borgere og alle øvrige elementer

i Bosted System har et stamkort, hvor man kan finde alle

relevante informationer såsom baggrundsoplysninger, kon-

taktpersoner, etc.

17

Forandring – og forandringsglædeDet sociale område og dets medarbejdere har i længere tid

været gennem en del forandringsprojekter, så det med at

skulle ændre arbejdsgange er ikke noget nyt. Alligevel er det

stadig en udfordring at skulle vænne sig til noget nyt, hvad

enten det drejer sig om nye arbejdsgange og processer, nye

kunder og markeder eller nye IT-systemer.

Det er vigtigt, at man som ledelse og medarbejdere gør sig

klart, at det afgørende succeskriterium for en god opstart

af Bosted System, er involvering af de mennesker, der skal

arbejde med det. Det gælder om at skabe grobund for foran-

dringsglæde. Begrebet adskiller sig fra det sædvanlige foran-

dringsparathed ved, at det handler om at få skabt en positiv

stemning om det kommende projekt, involvere alle parter og

fokusere på det positive ved forandringen.

Forudsætninger for en succesfuld forandring er:

� Medindflydelse

� Information

� Mulighed for input/kommentarer

MedindflydelseSom tovholder på Bosted projektet er det vigtigt at overvejer,

hvilke tiltag man kan gøre for at involvere alle medarbejdere.

Man kan f. eks. tidligt i processen præsentere Bosted Sy-

stem for medarbejderne og derefter tage en åben snak om,

hvilke behov medarbejderne forventer, at systemet skal dæk-

ke. Desuden er det vigtigt, at man tidligt udpeger en række

superbrugere, der bliver ansvarlige for at støtte og vejlede de

øvrige medarbejdere, men som også får til opgave at samle

ønsker til systemet op og videregive dem til administrator-

gruppen. Det er vigtigt at udvælge superbrugerne både ud

fra kompetencer og IT-flair og ikke mindst ud fra lysten til at

være involveret. Engagerede superbrugere skaber en positiv

stemning, der hurtigt spredes til de øvrige medarbejdere.

InformationDet er afgørende, at man under hele implementeringsforlø-

bet løbende informerer medarbejderne om, hvad der er pla-

nen med projektet, hvad der skal ske og hvornår. Dette kan

gøres på mange forskellige måder, blandt andet ved et ny-

hedsbrev, der printes ud og deles rundt, jævnlige afdelings-

møder, invitationer til kursusdeltagelse samt brug af Bosted

Systems forafunktion efter opstart. Mange tilbud bruger fora

til at informere medarbejderne om nye tiltag i Bosted Sy-

stem, gode tips og tricks til den daglige brug samt svar på

typiske spørgsmål.

Input og kommentarerDet er også vigtigt, at man giver plads til alle de input/kom-

mentarer, som medarbejderne kommer med – også selv om

de er uenige. Giv plads til, at man kan diskutere Bosted

System med udgangspunkt i både de fordele og ulemper det

måtte medføre at implementere det på jeres institution. Tag

kritikken alvorligt og diskuter evt. løsningsmodeller igennem

med medarbejderne. Hvis man ikke føler sig hørt eller føler

sig utryg, så vil man skabe en dårlig stemning, når systemet

skal i brug i dagligdagen. Det kan være givtigt at sætte Bo-

sted System fast på dagsordenen på afdelingsmøderne, så

man har et rum til at diskutere det. Sørg også for at evaluere

løbende på de ting, der sættes i gang i Bosted System, så

I hele tiden kan tilpasse enten system eller arbejdsgange.

AnsvarsfordelingDet er vigtigt, at ansvarsfordelingen er klar for alle i orga-

nisationen, så alle ved, hvad der er deres rolle og hvad der

forventes af dem. Derudover er det også vigtigt, at hver en-

kel medarbejder ved, hvem de kan kontakte, hvis de har

spørgsmål til systemet. Her skal superbrugerne være kendte

og synlige og have tilstrækkeligt med ressourcer, særligt i

opstartsfasen til at råde og vejlede kollegerne ved spørgsmål.

Det kan også være en god idé, at superbrugerne uopfordret

spørger til arbejdet med systemet, så alle føler sig trygge.

Bosted System – en forandringsprocesIT-systemer skaber forandringer – Hvordan bliver det en god proces?

VÆRD

AT

VIDE

18

Implementering af IT-systemer – åh nej – det er så besværligt!

Det behøver det ikke at være! Du skal bare huske, at det

er med Bosted System som med alle andre systemer, at

90 % er ændringer af arbejdsgange og 10 % selve IT-sy-

stemet.

Jamen, hvorfor skal vi ændre på de gode gamle rutiner, når det fungere fint med “Kinabøger”, mundtlige aftaler eller lignende

Fordi det giver overblik i hverdagen og forbedring af ar-

bejdsvilkår på alle planer. Al information er samlet på ét

sted og let tilgængeligt. Al dokumentation bliver mere en-

kel, meddelelser bliver ikke væk osv.

Indførelse af Bosted SystemInspiration til implementeringsprojektet

Hans Bjerregaard fra Nestlegården siger:

Vi får langt større overblik over vores handlepla-ner, som tidligere lå i papirform. I den sammen-hæng er Bosted System et virkelig godt hjælpe-middel til personalet. Nu bliver handleplanerne løbende opdateret og der er til at læse. Tidligere var dagbogsnotater og lignende ofte skrevet med 80 forskellige slags håndskrift! Nu kan informa-tionerne bruges i det tværgående pædagogiske ar-bejde og vi skaber en overskuelig dokumentation af vores indsats.

3 væsentlige faktorerHvordan skaber man ligevægt mellem faktorerne i trekanten?

90 % ændringer af arbejdsgange

10 % IT

Indhold

Ressourcer

Tid

Bosted System – en konstant udvikling

Forandring slutter aldrig – heller ikke i Bosted System. Der

udvikles konstant på nye moduler, der kan understøtte hver-

dagen på tilbuddene. Det er vigtigt at ledere, administratorer

og superbrugere holder sig orienteret om ny funktionalitet

efter selve implementeringen og til stadighed skabe foran-

dringsglæde i arbejdet med Bosted System.

VÆRD

AT VIDE

ProjektledelseProjektledelse handler dybest set om at udstikke en fælles kurs, at skabe overblik over processen og sikre, at alle er klar over hvornår og med hvad, de skal bidrage. Projektledelse in-deholder en række værktøjer, som projektledere bruger til at styre projekter. Som fag trækker projektledelse både på ele-menter fra ledelse, kommunikation og tekniske discipliner.www.lederweb.dk

19

Om opstart af Bosted System – fra tanke til handling på én månedEngagement og klar organisering af arbejdsopgaverne var nøglen til succes på Nestlegården i Fredericia

Projekt og informationEn anden hemmelighed er, at ledelsen valgte at sætte meget po-sitiv fokus på projektet og informerede medarbejderne løbende:

Så snart organisationen var på plads, lagde vi en tidsplan og alt blev kommunikeret ud til medarbejderne i form af nyhedsbreve, først på papir og nu i forskellige fora på Bosted System. På den måde har vi hele tiden holdt fast i begej-stringen, fanget problemerne i optrækket og videreformidlet de gode erfaringer,” siger Hans Bjerregaard

Et let tilgængeligt systemTrods sommerferie gik der kun én måned fra psykiatriforvaltnin-gen i Vejle Amt traf beslutningen om at indføre Bosted System til systemet var i fuld drift på Syrenparkens seks afdelinger.

Jeg er selv lidt overvældet over, hvor hurtigt det gik. Men personalet kastede sig over systemet, som jo er let tilgænge-ligt og virkelig anvendeligt, siger afdelingsleder Hans Bjer-regaard, Nestlegården i Fredericia.

Nøglen til succesEn af hemmelighederne bag succesen er, at projektet fra Dag 1 havde en klar ledelsesmæssig forankring og en organi-sation til at understøtte viljen:

Så snart psykiatriforvaltningen havde valgt system, etablerede vi en organisation bestående af af-delingsledere og nøglepersoner, som henholdsvis administratorer og superbrugere, så hver afdeling mindst havde to superbrugere eller en administrator og en superbruger med ansvar for at få rullet syste-met ud. Det svarer til den model, vi altid benytter, når vi arbejder med servicemål”, siger Hans Bjerrega-ard

Bosted Systems kalender.

VÆRD

AT

VIDE

20

Øgede ressourcer og kvalitetssikringAnsatte på landets tilbud kan spare ressourcer ved at imple-

mentere Bosted System til den daglige dokumentation og

administration og derved få mere tid til omsorg. Det er kon-

klusionen i en kandidatafhandling fra Syddansk Universitet

og også den praktiske erfaring de mange sociale tilbud, som

anvender systemet, har.

Bosted System tilbyder en brugervenlig og struktureret tilgang

til det socialpædagogiske arbejde. Systemet giver en daglig

kvalitetssikring af observationer, aktiviteter, beskrivelse af

borgernes hverdag og gennemførelse af individuelle planer,

herunder effektmåling og kvalitetssikring.

Alle informationer ét stedBosted System samler alle informationer et sted. Det gælder

alt vedrørende borgeren såvel som medarbejderne. Det giver

overblik og mulighed for planlægning af aktiviteter, møder,

brug af faciliteter mv. Det giver også mulighed for at få historik

på den enkelte borger, så man kan se tilbage på medicin-

registrering, dagbogsnotater, handleplaner mv.

Bosted System udvikles løbende og opdateres 3 gange om

året. Både ændringer og nye tiltag i systemet udvikles i dialog

med brugerne. Brugernes ønsker, behov og rettelser til systemet

opsamles og tilgodeses i det omfang, det er muligt. Imple-

mentering og udvikling af Bosted System er en løbende pro-

ces både for brugerne og for Team Online.

Bosted System skaber tid og overblikEt IT-værktøj til medarbejderne

Action plans · Goals/subgoals · Debate forum

s · D

ocum

ents

·

Logbooks, Kardex,notebooks, etc.

Sensitveinformation

Seizure andmedicine charts

Experience andobservations

Individualaction plans

Search in recording notes

Consumer andstaff profiles

History, overviewand data security

More time for care andindividual treatmanet

IT tool for care providers

VÆRD

AT VIDE

21

Bosted System skaber mere tid til omsorg

Team Online A/SEdisonsvej 25000 Odense C

Telefon 6617 7313Support 6617 7332

info@TeamOnline.dkwww.TeamOnline.dk

22

KONTA

KT

Navn Funktion Afdeling Initialer “Bosted-funktion”

Medarbejdere i Bosted SystemUdfyld et skema over alle nøglepersoner og tag det med til Opstartskurset

*Se eksempel på side 6 23

SKEMA TIL OPSTART

SUPPORT

UDGAV

E DA

-01.

02.2

014

Team Online A/SEdisonsvej 25000 Odense CSupport 6617 7332

info@TeamOnline.dkwww.TeamOnline.dk