Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Kommunereform

Erfaringer fra IKA Kongsberg

Torleif Lind Fagleder

IKA Kongsberg

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Kort om IKA Kongsberg

• Stiftet av 14 kommuner i 1992

• 18 fast ansatte • 45 eiere fra Buskerud,

Vestfold og Telemark • Fra 1.1.2017 – 44 eiere • Fra 1.1.2018 – 41 eiere

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

http://www.kulturradet.no/vis-publikasjon/-/publikasjon-kommunesammenslaing-og-arkivsporsmal

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Påbegynte sammenslåinger

• Stokke, Andebu og Sandefjord Sandefjord kommune fra 1.1.2017

• Hof og Holmestrand Holmestrand kommune fra 1.1.2018 • Lardal og Larvik Larvik kommune fra 1.1.2018 • Tjøme og Nøtterøy Færder kommune fra 1.1.2018

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Nytt kommunekart i Vestfold

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Målsetning

• Unngå dokumentasjonstap med årsak i sammenslåingen • Å jobbe godt og riktig langs to spor:

• Planlegging av den nye kommunens arkiv • Omsorg for de gamle kommunenes avsluttede arkiver

• Unngå å havne i samme situasjon som sist • Enorm ryddejobb i papirarkivene • Umulig ryddejobb i de elektroniske arkivene

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner (SAS) • Første notat fra arkivleder i Stokke: september 2014 • Intensjonsavtale: 19.12.2014 • Samarbeidsinvitasjon arkiv: januar 2015 • Formalisert samarbeid arkiv: mai 2015 • Rapport om arkiv og kommende oppgaver: september 2015 • Oppstart kravspesifikasjon: 29.10.2015 • Etablering av hovedprosjekt «Sikre dokumentforvaltningen for

nye Sandefjord kommune» med delprosjekter: november 2015

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Dette gjelder også for prosjektet «Sikre dokumentforvaltningen for Nye Sandefjord kommune»

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Konkrete tips

• Skaff dere oversikt over dagens situasjon • Sørg for at det er ryddig i arkiver og databaser • Vær tidlig ute (gjerne tidligere enn dere «har lov til») • Vær nøyaktig, tydelig og overbevisende i anbefalingene • Vær forberedt på kulturforskjeller • Dra nytte av andres erfaringer • Benytt andres dokumenter • Bruk IKAH

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS