Kommunikationshåndbog Ungfredensborg, klubberne og Opsøgende Team

Jeg kunne godt tænke mig at blive bedre til...Det kunne være fedt, hvis mine venner og jeg....Kunne I lave et hold, hvor man kan...Jeg vil vildt gerne lære... ...............................................................

...............................................................

...............................................................

...............................................................

...............................................................

...............................................................

...............................................................

Jeg drømmer om...

Navn: ..................................Mobilnummer: ........................

KOMMUNIKATIONS HÅNDBOG

VERSION 01

André

opsøgendeteam

opsøgendeteam- voksne, der er til at snakke med

Du kan møde André i Alex.Du kan også møde ham på gaden og i byen i Fredensborg.- der hvor du og dine venner er.

André er til at snakke med - det er derfor, han er der.

André er en del af Opsøgende Team.

• motiverer unge til at skabe muligheder og forandringer i deres liv.

• har et stort netværk, der kan hjælpe unge videre.

• hjælper unge med at løse problemer og konflikter.

HÅNDBOG OM

KOMMUNIKATIONSMÅDERDenne lille håndbog er målrettet ungdomsklubberne, Opsøgende Team og Ungfredensborg og handler om, hvordan vi bedst kommuni-kerer vores tilbud ud til de unge.

Der findes et hav af forskellige måder at gøre det på, og denne over-sigt skulle gerne hjælpe jer til at vælge de rigtige måder i de kon-krete situationer.

Håndbogen er et resultat af den kommunikationsworkshop, vi havde til vores personaleweekend i Sverige i september 2012. Kommuni-kationsforum (Elham, Lise, Sus og Hanne) har bearbejdet de mange inputs, og her er det færdige produkt.

Hvis I finder ud af, at der mangler noget, eller I har tilføjelser, så send en mail til Hanne på [email protected], så næste version kan blive endnu bedre.

VIDSTE DU AT...

98 % af alle unge er på Facebook

Alle vigtige oplysninger finder de unge og deres forældre nemmest på www.ungfredensborg.dk

85 plakater skal du bruge, hvis du skal grundig rundt ihele kommunen.

Rådhusets trykkeri trykker hurtigt og gratis

Kommunikationsforum koordinerer bl.a. skolebesøg, pressemeddelelser og grafiske opgaver

1

OVERSIGT OVER DE FORSKELLIGE

KOMMUNIKATIONSMÅDER

LOKALE MEDIERDirekte kontakt til journalistPressemeddelelserAnnonceKommunens fællesannonce

DIVERSE KALENDRE OGNYHEDSBREVEKultuNaut Fredensborg.dkForældreIntraElevIntraInternt nyhedsbrevMails til samarbejdspartnere

EVENTFlash mobKageuddelingMange muligheder!

BILLEDER SIGER MERE END 1000 ORD

Det er svært, om ikke umuligt at lave god PR uden gode billeder. • Hvert opslag på ungfredensborg.dk kræver et billede. • Facebook-opslag uden billeder forsvinder i mængden. • Billedalbum på Facebook tiltrækker stor opmærksomhed og

giver din side større tiltrækningskraft.• Plakater, flyers og postkort kræver billeder, der både har gode

og relevante motiver og er i god kvalitet.

HJEMMESIDESideForsideKalender

FACEBOOKSideGruppeBegivenhed

TRYKSAGERPlakatPostkortFlyerFolder

SKOLERFællessamlingKlasserundeFrikvarter uformeltFrikvarter eventForældremøde

2

AKTIVITETFx. Turnering, en lille udflugt eller en filmaften.

DATO:Start kommunikationen en måned før, hold den kørende og intensiver den i ugen op til.

KOMMUNIKATIONSMÅDERSæt kryds ved de måder, I vil bruge

Snakke med de unge i klubben om aktiviteten.Inddrage unge i forberedelserne og dermed gøre dem til ambassadører for aktiviteten.Sætte seddel op i klubben.Sende sms til alle medlemmer.Kalenderen på ungfredensborg.dk.Facebook: Begivenhed og statusopdateringer.Foretage et uformelt frikvartersbesøg på skolerne.Få lavet en flyer.Evt. lave et lille event i klubben eller på skolen for at skabe opmærksomhed.

ANSVARLIG:

MINDRE, ENKELTSTÅENDE AKTIVITET

3

AKTIVITETFx. Klubfest, koncert etc.

DATO:Datoen skal være sat mindst to måneder i forvejen. Start kommu-nikationen to måneder. Intensiver den 3-4 uger før samt 1 uge før.


Snakke med de unge om arrangementet.Inddrage unge i forberedelserne og dermed gøre dem til ambassadører for arrangementet.Sende sms til alle medlemmer.Få lavet en plakat og sæt den op i klubben og på skolerneFå lavet en flyer, som deles ud direkte til unge, mens I fortæller om arrangementet.Kalender og forside på ungfredensborg.dk.Facebook: Begivenhed, billeder, links, videoer og andet.Lave et lille event i klubben/på en skole.Oprette i KultuNaut.Opslag i elevIntra og evt. forældreIntra.Evt. sende mail til samarbejdspartnere, der har kontakt til andre i målgruppen end dem, du har kontakt til.Sende pressemeddelelse til Uge-Nyt eller kontakte en journalist, du har god kontakt til.Få den med i kommunens fællesannonce.

ANSVARLIG:

STØRRE, ENKELTSTÅENDE ARRANGEMENT

4

AKTIVITET Generel information før og ved sæsonstart.

TIDSPLAN:Start tidlig i foråret, hvis I vil lave noget for 6. klasserne før sommer-ferien. Aktiviteter ved sæsonstart planlægges, inden I går på som-merferie.

KOMMUNIKATIONSMÅDERSæt kryds ved de måder, I vil bruge Få lavet en plakat og sæt den op på skolerne.

Evt. postkort til husstandsomdeling.Åbent Hus.Fællessamlinger eller klasserunder på skolerne – koordineres i kommunikationsforum.Opslag i elevIntra og forældreIntra.Deltage i forældremøder.Klubsiden og forsiden på ungfredensborg.dk.Facebook: Statusopdateringer, billeder, links, videoer og andet.Lave et lille event i klubben eller på en skole for at skabe opmærksomhed.Sende mails til samarbejdspartnere.Punkt i kommunens fællesannonce.Snakke med de unge på hot-spots.Sende sms til gamle medlemmer.h

ANSVARLIG:

SÆSONOPSTART

5

AKTIVITET:Fx. fællesspisning hver onsdag. Ny pigeklub hver mandag. Nyt Ungfredensborghold.

DATO:Der skal ikke gå lang tid, fra I snakker om tilbuddet, til det faktisk starter. Hellere komme i gang og så fortsætte kommunikationsarbej-det, så der kommer flere deltagere til efterhånden.


Snak med de unge i klubben. Inddrag unge i forberedelserne og dermed gøre dem til ambassadører for tilbuddet. Send sms til alle medlemmer eller kun dem, I tænker vil være interesserede. Klubsidenpå ungfredensborg.dk Facebook: Gruppe, statusopdateringer. Besøg skolerne i frikvarter og fortæl om det via plakat eller flyer eller et lille event, der passer til tilbuddet.

ANSVARLIG:

NYT FAST TILBUD

7

UGENTLIGE AKTIVITETER

EKSTERNE

UC Academy

Mad + film

Fodbold i Langebjerg-hallen

PigeklubMadaften

Lektiecafé Nivå Bibliotek 6.-9. klasse (14-17) og fra 8. klasse (aften)

Pigerum/UCDJ-skole/UC Dansehold/ Nivå skoleUngdoms-brandkorps

Kitchen Stars (Nivå Skole Syd)UC Academy

UC StarsDansehold Fredensborg skole

POLKA sidste fredagLAN 2. fredag

Skateture

UngWeekend enkelte lørdage

Filmaften

PigeklubFilmaften

Fodbold

Udflugter

MANdag

TIRSdag

ONSdag

TORSdag

FREdag

LØRdag

SØNdag

Gam3Street BasketKokkedal.

Gam3Street Dance & Street BasketKokkedal.

8

13/14Klubberne, Ungfredensborg og Opsøgende Team

To 1 Fritidspuljen og Kulturpuljen frist

Fr 2

Lø 3

Sø 4

Ma 5 32Ti 6

On 7 Deadline månedsannonceEid al-Fitr

To 8

Fr 9

Lø 10

Sø 11

Ma 12 33UC Kick-OffSkolestart

Ti 13

On 14

To 15

Fr 16

Lø 17

Sø 18

Ma 19 34Ti 20

On 21 Medarbejderseminar

To 22 i

Fr 23 Sverige

Lø 24

Sø 25

Ma 26 35Skolebesøg

Ti 27 i denne uge

On 28

To 29

Fr 30 Polka

Lø 31

August

22 arbejdsdage ekskl. 5 lørdage

Sø 1 Integrationspuljen frist

Ma 2 36Ti 3

On 4

To 5 UC Star School starter

Fr 6

Lø 7

Sø 8

Ma 9 37Ti 10 Ungdomsbrandkorps starter igen

On 11 Deadline månedsannonce

To 12

Fr 13

Lø 14 LAN

Sø 15

Ma 16 38Ti 17

On 18

To 19

Fr 20

Lø 21

Sø 22

Ma 23 39Ti 24

On 25

To 26

Fr 27 Polka

Lø 28

Sø 29

Ma 30 40

September


Ti 1

On 2

To 3

Fr 4

Lø 5

Sø 6

Ma 7 41Ti 8


To 10

Fr 11 LAN

Lø 12

Sø 13

Ma 14 42Efterårsferie

Ti 15 Eid al-Adha

On 16

To 17

Fr 18

Lø 19

Sø 20

Ma 21 43Ti 22

On 23

To 24

Fr 25 Polka

Lø 26

Sø 27

Ma 28 44Ti 29

On 30

To 31

Oktober


Fr 1 Fritidspuljen og Kulturpuljen frist

Lø 2

Sø 3

Ma 4 45Ti 5


To 7

Fr 8 LAN

Lø 9

Sø 10

Ma 11 46Ti 12

On 13

To 14 UC Star School koncert

Fr 15

Lø 16

Sø 17

Ma 18 47Ti 19 Ungdomsbrandkorps afslutning

On 20

To 21

Fr 22

Lø 23

Sø 24

Ma 25 48Ti 26

On 27

To 28

Fr 29 Polka

Lø 30

November


Sø 1

Ma 2 49Ti 3


To 5

Fr 6

Lø 7

Sø 8

Ma 9 50Ti 10

On 11

To 12

Fr 13 LAN

Lø 14

Sø 15

Ma 16 51Ti 17

On 18

To 19

Fr 20

Lø 21 Juleferie

Sø 22

Ma 23 52Ti 24

On 25 Juledag

To 26 2. juledag

Fr 27

Lø 28

Sø 29

Ma 30 1Ti 31

December


On 1 Nytårsdag

To 2

Fr 3

Lø 4

Sø 5

Ma 6 2Ti 7

On 8

To 9 UC Stars 2014 starter

Fr 10

Lø 11

Sø 12

Ma 13 3Ti 14

On 15

To 16

Fr 17

Lø 18

Sø 19

Ma 20 4Ti 21

On 22

To 23

Fr 24

Lø 25

Sø 26

Ma 27 5Ti 28

On 29

To 30

Fr 31

Januar


FÆLLES KALENDER UNGFREDENSBORG, KLUBBERNE & OPSØGENDE TEAM 2013

9

13/14Klubberne, Ungfredensborg og Opsøgende Team

To 1 Fritidspuljen og Kulturpuljen frist

Fr 2

Lø 3

Sø 4

Ma 5 32Ti 6

On 7 Deadline månedsannonceEid al-Fitr

To 8

Fr 9

Lø 10

Sø 11

Ma 12 33UC Kick-OffSkolestart

Ti 13

On 14

To 15

Fr 16

Lø 17

Sø 18

Ma 19 34Ti 20

On 21 Medarbejderseminar

To 22 i

Fr 23 Sverige

Lø 24

Sø 25

Ma 26 35Skolebesøg

Ti 27 i denne uge

On 28

To 29

Fr 30 Polka

Lø 31

August


Sø 1 Integrationspuljen frist

Ma 2 36Ti 3

On 4

To 5 UC Star School starter

Fr 6

Lø 7

Sø 8

Ma 9 37Ti 10 Ungdomsbrandkorps starter igen


To 12

Fr 13

Lø 14 LAN

Sø 15

Ma 16 38Ti 17

On 18

To 19

Fr 20

Lø 21

Sø 22

Ma 23 39Ti 24

On 25

To 26

Fr 27 Polka

Lø 28

Sø 29

Ma 30 40

September


Ti 1

On 2

To 3

Fr 4

Lø 5

Sø 6

Ma 7 41Ti 8


To 10

Fr 11 LAN

Lø 12

Sø 13

Ma 14 42Efterårsferie

Ti 15 Eid al-Adha

On 16

To 17

Fr 18

Lø 19

Sø 20

Ma 21 43Ti 22

On 23

To 24

Fr 25 Polka

Lø 26

Sø 27

Ma 28 44Ti 29

On 30

To 31

Oktober


Fr 1 Fritidspuljen og Kulturpuljen frist

Lø 2

Sø 3

Ma 4 45Ti 5


To 7

Fr 8 LAN

Lø 9

Sø 10

Ma 11 46Ti 12

On 13

To 14 UC Star School koncert

Fr 15

Lø 16

Sø 17

Ma 18 47Ti 19 Ungdomsbrandkorps afslutning

On 20

To 21

Fr 22

Lø 23

Sø 24

Ma 25 48Ti 26

On 27

To 28

Fr 29 Polka

Lø 30

November


Sø 1

Ma 2 49Ti 3


To 5

Fr 6

Lø 7

Sø 8

Ma 9 50Ti 10

On 11

To 12

Fr 13 LAN

Lø 14

Sø 15

Ma 16 51Ti 17

On 18

To 19

Fr 20

Lø 21 Juleferie

Sø 22

Ma 23 52Ti 24

On 25 Juledag

To 26 2. juledag

Fr 27

Lø 28

Sø 29

Ma 30 1Ti 31

December


On 1 Nytårsdag

To 2

Fr 3

Lø 4

Sø 5

Ma 6 2Ti 7

On 8

To 9 UC Stars 2014 starter

Fr 10

Lø 11

Sø 12

Ma 13 3Ti 14

On 15

To 16

Fr 17

Lø 18

Sø 19

Ma 20 4Ti 21

On 22

To 23

Fr 24

Lø 25

Sø 26

Ma 27 5Ti 28

On 29

To 30

Fr 31

Januar


FÆLLES KALENDER UNGFREDENSBORG, KLUBBERNE & OPSØGENDE TEAM 2013

10

JANUAR

• Skolebesøg• UC Stars sæsonstart

Uge 7: VINTERFERIE

• Ungdomsbrandkorps opstart• UC Stars show

• Ragnarocks forestillinger• 6. klasse intro/åbent hus etc.• Konfi rmationer og Blå Mandag

• Ungdomsringens Dag i Tivoli

• Konfi rmationer og Blå Mandag

• Trivselsundersøgelse og lederevaluering

• Afgangsprøver

SOMMERFERIE

• Skolebesøg

• Personaleweekend

Uge 42: EFTERÅRSFERIE

• Julefrokost• Juleafslutninger

FEBRUAR

MARTS

APRIL

MAJ

JUNIJULI

AUGUST

SEPTEMBER

OKTOBER

NOVEMBER

DECEMBER

ÅRSHJUL 2013for Ungfredensborg, klubberne og Opsøgende Team

PÅSKEFERIE

Lang weekend: St. Bededagsferien

Lange weekender: Kr. Himmelfartsferien& Pinse

JULEFERIE

• Sommerferie-aktiviteter

11

AKTIVITET:Endags-skitur, en uges skirejse, Storby-weekend.

TIDSPLAN:Det kommer an på rejsens karakter og bestillingsbetingelser, men start i god tid!

KOMMUNIKATIONSMÅDER:Det kommer an på, hvor mange pladser der er, og om I på forhånd ved, hvem I vil have med. Altså om det er et meget åbent tilbud, eller om det er noget, I håndplukker deltagere til.

Snakke med de unge, I kender. Inddrage unge i forberedelserne og dermed gøre dem til ambassadører for rejsen. Send sms til alle eller udvalgte medlemmer. Bruge netværk som kolleger, lærere, forældre. Egen side, forside, kalender på ungfredensborg.dk. Facebook: Gruppe, begivenhed, evt. statusopdateringer ForældreIntra og elevIntra. Mails til samarbejdspartnere. Arrangere et forældremøde Evt. pressemeddelelse. Evt. plakat og/eller flyer.

ANSVARLIG:

12

REJSER & TURE

TIPS, RÅD OG DETALJEROM DE FORSKELLIGE

KOMMUNIKTIONSMÅDER

HJEMMESIDE

Hjemmesiden er vores officielle ansigt udadtil, og her skal unge, forældre og samarbejdspartnere til enhver tid kunne finde opdateret information om vores tilbud.

Alle klubber samt Opsøgende Team har en egen side på www.ungfre-densborg.dk. Derudover er der mulighed for at få lagt ting på forsiden og i særlige tilfælde få lavet egne undersider. Det anbefales desuden at lægge alt ind i kalenderen på forsiden. Webredaktør er Hanne, [email protected], 41218101. Når vi skriver om vores tilbud i mails, Facebook osv, linker vi altid til hjemmesiden, gerne direkte til den aktuelle side, som altid har et mundret link, f.eks. www.ungfredensborg.dk/ung3050.

13

FACEBOOK

Det anbefales, at hver klub har en Facebookside.

Man må faktisk ikke have en profil, når man ikke er et menneske, men da det er nødvendigt at have en profil at styre siden fra, er det godt at have en institutionsprofil eller arbejdsprofil. Vi må ikke bruge vores private profiler i jobsammenhæng.

Med en Facebookside kan man rigtig mange ting, vi ikke kan gå i dybden med her. De vigtigste funktioner er statusopdateringer, begi-venheder og grupper.

Statusopdateringer kan bruges til stort og småt, men husk at det ikke er nok at skrive én opdatering og tro, at den så er synlig i en uge – den ryger lynhurtigt ned på de unges væg. Det er muligt at tids-indstille en statusopdatering, så den kan skrives længe før man vil at den skal vises. Den kan også sættes til at blive postet flere gange.

Begivenheder er godt til alt, der har én dato. Skriv info om arrange-mentet og inviter venner, som så kan invitere deres venner. Det giver en fornemmelse af, hvor mange der vil deltage, selv tilmeldingerne – især ”måske” – skal tages med et gran salt. Grupper er gode til mindre grupper, der også eksisterer i virkelighe-den, f.eks. et hold. Her får gruppen et forum, hvor de kan kommuni-kere med hinanden udover de fysiske møder. Grupper kan sættes til at være åbne, lukkede eller hemmelige.

14

TRYKSAGER

Plakater bruges til større arrangementer, der henvender sig til en bred gruppe. Der er brug for gode billeder for at få lavet en god pla-kat. Det anbefales at bruge grafiker Charlotte, som tager sig timebe-talt for at designe en plakat. Trykning af A3 eller mindre er gratis på rådhuset, mens større plaka-ter skal bestilles hos f.eks. Lasertryk og koster penge. Du skal have tid til selv at sætte plakaterne op – det er ikke nok at sende en stak til skolen og regne med, at de bliver sat op.

Postkort eller flyers er gode hjælpere, når vi skal ud og informere de unge om et tilbud. Postkort, hvis det er et langvarigt tilbud og meget tekst, flyers hvis det er mere simpelt. Postkort og flyers kan trykkes på rådhuset. Vi skal bruge det som supplement til personlig kontakt og ikke bare lægge en stak et eller andet sted.

15

SKOLER

Formelle skolebesøg i timerne koordineres i kommunikationsforum.

Uformelle besøg kan foretages i frikvartererne, f.eks. under påskud at sætte plakater op – her kommer man så i snak med de unge.

I særlige tilfælde kan man også lave små events i skolegården i spisefrikvarter for at skabe opmærksomhed om et specielt tilbud (skal aftales med skolen).

I særlige tilfælde, f.eks. sæsonopstart, kan man bede skolen om at få taletid til forældremøder.

16

LOKALE MEDIER

Hvis der er en ny eller original vinkel på et tilbud eller et arrange-ment, så vil lokalaviserne måske skrive om det. Kontakt kommunika-tionsforum, hvis du tænker i disse baner.

Kommunen har en fællesannonce i Uge-Nyt hver måned. Fristen for indsendelse af indhold er et par uger før den aktuelle måned.

17

DIVERSE KALENDRE OG NYHEDSBREVE

I Kultunaut.dk kan man oprette arrangementer, som bliver synlige for hele Danmark. Fordelen med Kultunaut er at Fredensborg.dk og nogle lokalaviser henter lokalt indhold derfra, så hvis man taster et arran-gement i Kultunaut, kommer det automatisk på kommunens hjemme-side og i avisens arrangementsoversigt.

Hvis I vil have lagt info ud i forældreintra og/eller elevintra, så kon-takt Kommunikationsforum.

Det er altid godt at dele nyheder som små og store arrangementer og tilbud i vores interne nyhedsbrev og på den måde informere og inspirere hinanden.

Mails til samarbejdspartnere er også en god måde at sprede rygtet om jeres fantastiske tilbud.

ILLUSTRATION

18

KommunikationsforumMaj 2013Redaktør: [email protected] / 4121 8101

Kommunikationsforum:Bo fra klubberne, Lise fra Opsøgende Team og Sus og Hanne fra Ungfredensborg.

Ungfredensborg.dk redaktør: Hanne Tjessem, [email protected], 41218101.

Grafiker:Charlotte van Hauen, [email protected], 5055 1917.

Rådhustrykkeriet: Send filen samt information om ønsket størrelse, papirkvalitet (tynt/tykt) og antal til ”GL-Trykkeri”: [email protected] og [email protected]

Documents

Kommunikationshåndbog Ungfredensborg, klubberne og Opsøgende Team