Astri Nova 210103130017Azhila Tahta Z.A 210103130011 Vininda Gelissa 210103130042 Ganyar Gumilar 2101031300

KOMUNIKASI ORGANISASI

FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS PADJADJARAN

Pengertian Komunikasi OrganisasiMenurut Everett M. Rogers dan R Agarwala

dalam bukunya Communication in Organization sebagaimana dikutip Drs. Onong U. Effendy, MA. (1984) menyebut suatu sistem. Secara lengkap organisasi didefinisikan sebagai “suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan dan pembagian tugas”.

Mengutip pendapat R. Wayne Pace dan Don F. Faules (2001:31-33) Komunikasi organisasi adalah prilaku pengorganisasiaan yang terjadi atau bagaimana mereka yang terlibat dalam prose situ bertransaksi dan memberi makna atas apa yang sedang terjadi. Dan lebih jelasnya Komunikasi Organisasi adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan, memelihara dan mengubah suatu organisasi.

Organisasi didefinisikan sebagai “suatu kumpulan (atau sistem) individu yang bersama – sama, melalui suatu hirarki pangkat dan pembagian kerja, berusaha mencapai tujuan tertentu” (Rogers dan Rogers, dalam Hanneman dan McEwen,1975, hlm. 218).

Jadi, komunikasi organisasi adalah komunikasi yang terjadi dalam konteks organisasi, karena manusialah yang berkomunikasi, bukan organisasi.

Struktur ialah pola-pola hubungan antar unit dalam suatu system social, dimana hubungan tesebut dinyatakan sebagai kekuasaan, status, atau variable-variabel lainnya. Struktur suatu sistem sosial biasanya tidak tampak. Oleh karenanya, sering kali harus disimpulkan dari pelaksanaan aktual dari peta-peta wewenang yang menunjukkan tanggung jawab formal serta arus komunikasi dalam organisasi.

Struktur formal dipahami sebagai pola-pola hubungan dan kewajiban-kewajiban yang bersifat formal (job description, peraturan, kebijakan pelaksanaan, prosedur kerja, pengaturan penggajian,dsb). Dengan demikian, struktur organisasi terutama menyangkut aspek-aspek perilaku organisasi tersebut yang relative stabil dan beraneka ragam.

STRUKTUR ORGANISASI

Sifat Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi lebih dari sekedar apa yang dilakukan orang – orang. Komunikasi organisasi adalah suatu disiplin studi yang dapat mengambil sejumlah arah yang sah dan bermanfaat. Studi komunikasi organisasi dianggap sebagai landasan kuat bagi karier dalam manajemen, pengembangan sumber daya manusia dan komunikasi perusahaan, dan tugas – tugas lain yang berorientasikan manusia dalam organisasi.

Definisi Fungsional Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit – unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit – unit komunikasi dalam hubungan – hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Interaksi di antara semua faktor internal maupun eksternal organisasi disebut sebagai sistem komunikasi organisasi.

Definisi Interpretif Komunikasi Organisasi

Definisi tradisional (fungsional dan objektif) menganggap bahwa komunikasi organisasi cenderung menekankan kegiatan penanganan pesan yang terkandung dalam suatu “batas organisasional”. Komunikasi organisasi jika dipandang dari suatu perspektif interpretif (subjektif) dianggap sebagai proses penciptaan makna atas interaksi yang merupakan organisasi. Komunikasi organisasi adalah perilaku pengorganisasian yang terjadi dan bagaimana mereka yang terlibat dalam proses itu bertransaksi dan memberi makna atas apa yang terjadi. Realitas (organisasi) adalah suatu konstruksi subjektif yang mampu lenyap saar anggota – anggotanya tidak lagi menganggapnya demikian yang lebih jelasnya bahwa komunikasi organisasi merupakan proses pembentukan makna atas interaksi yang menciptakan, memelihara, dan mengubah organisasi.

Implikasi – Implikasi bagi Komunikasi Organisasi

Mempelajari organisasi adalah mempelajari perilaku pengorganisasian, dan inti perilaku tersebut adalah komunikasi. Menurut Weick (1977),”orang – orang memahami sesuatu melalui pengalaman dengan bantuan pemutusan dan penyatuan. Pemutusan berarti memotong kumpulan pengalaman menjadi satuan – satuan yang pantas, dapat diberi julukan, dapat dinamai dan tindakan penyatuan meliputi penentuan hubungan – hubungan, khususnya hubungan – hubungan kausal di antara komponen – komponen terputus”.

Peranan komunikasi dalam budaya organisasi dapat dilihat secara berlainan bergantung pada bagaimana budaya dikonsepsikan. Kita perlu mengetahui dan mampu menasirkan bagaimana organisasi menggunakan bahasa, mereka yang terlibat dalam perubahan organisasi pasti harus mengenali dan berurusan dengan budaya organisasi. Dari pandangan tradisional, suatu organisasi tertentu mungkin tampak tidak rasional dan tidak terorganisasi, tetapi organisasi ini mungkin telah membentuk suatu budaya yang bermanfaat bagi organisasinya. Bahkan komunikasi yang tampak sembarangan, bertentangan, dan konyol dapat menjalankan fungsi – fungsi pentingnya bagi para anggota sebuah organisasi.

Komunikasi Formal dan Informal

Downs mencatat bahwa saluran-saluran komunikasi formal dan informal dalam suatu organisasi bersifat saling melengkapi dan saling mengisi. ”Apabila saluran formal dihambat, maka saluran informal tumbuh dengan subur.” Mungkin ketat hambatan yang terjadi pada saluran-saluran formal, maka akan makin berkembang saluran-saluran informal.

Kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian komunikasi organisasi bahwa komunikasi informal selalu merupakan derajat kepentingan dalam suatu organisasi, walaupun saluran formal tidak berfungsi secara memadai (Wofford, dkk, 1977).

Jaringan Informal dan Jalur-jalur

Hubungan Komunikasi

Sebagaimana diketahui bahwa di balik hubungan struktural yang formal, ada sistem hubungan sosial yang lebih kompleks, yaitu sistem informal atau jaringan. Salah satu penemuan klasik yang dilakukan Hawthorne adalah betapa pentingnya hubungan informal dalam menentukan produktivitas kerja.

Struktur jaringan informal memiliki jalur hubungan yang minimum diantara anggota-anggota kelompok. Untuk setiap jalur hubungan, proses seleksi, encoding, dan decoding harus diulang-ulang (Wofford; 1977).

Semua jaringan saluran memberikan fleksibilitas yang besar untuk membentuk struktur jaringan informal secara optimal dan memberikan sebagian besar struktur yang efektif.

Beberapa Kesimpulan Analisis 

Jaringan Komunikasi

Berdasarkan keseluruhan uraian yang telah dikemukakan ada beberapa kesimpulan, antara lain:

Analisis jaringan komunikasi memfokuskan perhatiannya secara sistematis pada hubungan-hubungan antar unit analisis. Hubungan ini menyangkut hubungan keluar, yaitu mengenai hubungan antar individu dan antar kelompok, maupun hubungan di dalam yang menyangkut hubungan anggota suatu kelompok atau unit analisis lainnya.

Berbagai penelitian menunjukkan bahwa para anggota masyarakat tidak selalu menerima informasi melalui media massa, melainkan lebih sering melalui jaringan sosialnya. Kalaupun ia menerima informasi dari media massa, maka informasi tersebut sering dikonfirmasikan kepada jaringan sosialnya.

Model komunikasi linear yang bergerak dari kiri ke kanan menganggap bahwa khalayak media adalah pasif tidak memadai untuk menggambarkan proses komunikasi. Komunikasi bukan sekedar suatu aksi reaksi, tetapi merupakan suatu pertukaran transaksional antara dua orang atau lebih. Dengan demikian, komunikasi adalah suatu rangkaian pertukaran pesan, dimana pesan berikutnya dibuat berdasarkan pesan sebelumnya. Peranan sebagai sumber dan penerima adalah berganti-berganti.

Komunikasi bukan sekadar proses pemindahan informasi, tetapi proses konvergensi, yakni dimana dua orang atau leih berpartisipasi dalam tukar menukar informasi untuk mencapai suatu saling pengertian antara satu dengan yang lainnya. Sedangkan divergensi adalah sebaliknya, yakni menjauh atau memisah.

Pentingnya Komunikasi dalam Organisasi

Conrad (1985) mengidentifikasi tiga fungsi komunikasi dalam organisasi. Fungsi – fungsi tersebut adalah:• Fungsi perintah: Komunikasi memperbolehkan anggota

organisasi “membicarakan, menerima, menafsirkan dan bertindak atas suatu perintah” (hlm. 7). Dua jenis komunikasi yang mendukung pelaksanaan fungsi ini adalah pengarahan dan umpan balik, dan tujuannya adalah berhasil mempengaruhi anggota lain dalam organisasi. Hasil fungsi perintah adalah koordinasi di antara sejumlah anggota yang saling bergantung dalam organisasi tersebut.

• Fungsi relasional: Komunikasi memperbolehkan anggota organisasi “menciptakan dan mempertahankan bisnis produktif dan hubungan personal dengan anggota organisasi lain” (hlm. 7-8). Hubungan dalam pekerjaan mempengaruhi kinerja pekerjaan (job performance) dalam berbagai cara, misalnya kepuasan kerja, aliran komunikasi ke bawah maupun ke atas dalam hirarki organisasional,dan tingkat pelaksanaan perintah. Pentingnya keterampilan dalam hubungan antarpersona yang baik lebih terasa dalam pekerjaan ketika anda merasa bahwa banyak hubungan yang perlu dilakukan tidak anda pilih, tetapi diharuskan olrh organisasi, sehingga hubungan menjadi kurang stabil, lebih memacu konflik, kurang ditaati, dsb.

• Fungsi manajemen ambigu: Pilihan dalam situasi organisasi sering dibuat dalam keadaan yang sangat ambigu. Misalnya, motivasi berganda muncul karena pilihan yang diambil akan mempengaruhi rekan kerja dan organisasi, demikian juga diri sendiri; tujuan organisasi tidak jelas, dan konteks yang mengharuskan adanya pilihan tersebut mungkin tidak jelas. Komunikasi adalah alat untuk mengatasi dan mengurangi ketidakjelasan (ambiguity) yang melekat dalam organisasi: Anggota berbicara satu dengan lainnya untuk membangun lingkungan dan memahami situasi baru, yang membutuhkan perolehan informasi bersama.

Komunikasi Kepenyeliaan (Supervisory

Communication)Dennis (1975) mengidentifikasi lima faktor yang dianggap paling

penting oleh anggota organisasi dalam berkomunikasi. Faktor – faktor tersebut adalah:• Komunikasi atasan dengan bawahan• Komunikasi ke bawah• Persepsi atasan mengenai komunikasi dengan bawahan• Komunikasi ke atas• Keandalan informasi

Jelasnya, komunikasi kepenyeliaan dianggap sebagai faktor terpenting yang mempengaruhi kepuasan para pekerja dalam berkomunikasi. Penyelia yang efektif dipandang bersifat mendukung. Seperti kata Likert: “Dalam setiap interaksi ... setiap anggota organisasi mendukung dan sebagai sesuatu yang membangun dan mempertahankan rasa bahwa pribadinya berharga dan penting” (1961, hlm.103).

Komunikasi ke Bawah 

Komunikasi ini diprakarsai oleh manajemen organisasi tingkat atas dan kemudian ke bawah melewati “rantai perintah”. Tetapi, para manajer sering menghadapi persoalan dalam komunikasi ke bawah karena sering terjadi penyimpangan, seperti kesalahan penyampaian pesan, bentuk komunikasi yang memakan waktu, dan kelebihan beban informasi.

Miller (1964) dan Hawes (1971) mengidentifikasikan tujuh cara orang beradaptasi terhadap kelebihan beban informasi. Bentuknya adalah: 1. Kelalaian (gagal menanggapi semua informasi), 2. Kesalahan (mengabaikan atau gagal memperbaiki kesalahan), 3. Antre (membiarkan segala sesuatu bertumpuk di meja), 4. Penyaringan (menangani masukan sesuai dengan sistem prioritas), 5. Perkiraan (menurunkan standar ketepatannya), 6. Saluran berganda (mendelegasikan pemrosesan informasi kepada yang lainnya), dan 7. Lari (menolak mentah – mentah mengangani masukan).

Dalam komunikasi organisasi, muncul sebuah pertimbangan penting yang disebut hukum penurunan hasil (law of diminishing returns), yang menyatakan bahwa berlebih itu baik hingga suatu titik tertentu. Hukum ini muncul karena orang – orang sibuk perlu diingatkan lebih banyak, tetapi juga diperlukan waktu untuk melaksanakan pesan – pesan tersebut. Hubungan antara frekuensi komunikasi dan efek yang diharapkan ditunjukkan pada gambar berikut ini:

KekuasaanFrench dan Raven (1962) mengidentifikasi lima jenis kekuasaan: tiga jenis kekuasaan ada pada atasan berdasarkan pada posisinya dalam organisasi dan dua jenis lainnya adalah kekuasaan pribadi.

• Kekuasaan sah adalah otoritas yang dimiliki seseorang karena kedudukan atau posisinya.

• Kekuasaan ganjaran yaitu kemampuan untuk menggunakan ganjaran untuk mempengaruhi orang lain.

• Kekuasaan paksaan (coercive) adalah kemampuan mempengaruhi individu dengan tidak memberi ganjaran (melalui paksaan, hukuman)

• Kekuasaan ahli, sejenis kekuasaan pribadi, yaitu kemampuan untuk mempengaruhi orang lain berdasarkan pengetahuan, pengalaman, atau penilaian seseorang yang dibutuhkan orang lainnya.

• Kekuasaan referen, jenis lain dari kekuasaan pribadi, yaitu kemampuan mempengaruhi seseorang karena hasratnya untuk mengenali sumber kekuasaan

Komunikasi ke AtasKomunikasi ke atas adalah proses penyampaian gagasan,

perasaan dan pandangan pegawai tingkat bawah kepada atasannya dalam organisasi. Penelitian menunjukkan bahwa komunikasi ke atas setidaknya mempunyai lima fungsi penting:• Melengkapi manajemen dengan informasi yang diperlukan

untuk pengambilan keputusan.• Membantu mengurangi tekanan dan frustasi pegawai akibat

suasana kerja.• Meningkatkan kesadaran pertisipasi pegawai dalam perusahaan.• Sebagai bonus; komunikasi ke atas menyarankan penggunaan

komunikasi ke bawah yang lebih memuaskan pada masa depan.

(Scholz, 1962, hlm. 61)

Komunikasi HorisontalKomunikasi horisontal adalah pertukaran di antara perwakilan

dan personil pada tingkat yang sama dalam diagram organisasi. (Conboy, 1967, hlm. 29)

Goldhaber (1990) meringkaskan literatur mengenai empat fungsi komunikasi horisontal dalam suatu organisasi:

• Koordinasi tugas: Para kepala departemen bertemu setiap bulan untuk mendiskusikan kontribusi tiap – tiap departemen terhadap tujuan sistem.

• Penyelesaian masalah: Anggota sebuah departemen berkumpul mendiskusikan bagaimana menangani penciutan anggaran; mereka dapat menerapkan teknik brainstorming.

• Berbagi informasi: Anggota satu departemen bertemu dengan anggota departemen lain untuk menginformasikan data baru.

• Penyelesaian konflik: Anggota sebuah departemen rapat untuk mendiskusikan konflik dalam atau antardepartemen (hlm. 121).

Komunikasi Informal

Saluran informasi informal dalam organisasi sering diberi cap “desas-desus” (rumor) dan “selentingan” (grapevine). Istilah “grapevine” muncul pada masa Perang Saudara. Menurut Smith, “Pada masa itu, saluran telegram intelijen disambung – sambungkan secara longgar dari pohon ke pohon seperti rangkaian tanaman anggur (grapevine), dan pesannya sering kacau; jadi, setiap desas – desus dianggap berasal dari “grapevine” (Smith et al., dalam Budd dan Ruben, 1972, hlm. 173).

Desas – desus mengalami tiga jenis pertukaran pesan ketika berpindah dari satu orang ke orang lain. Pertukaran pesan ini adalah: • Perataan, yaitu proses pengabaian beberapa detil. • Penajaman, yaitu pernyataan yang melebih – lebihkan

bagian desas – desus tertentu.• Asimilasi, yaitu pertukaran pesan yang lebih kompleks,

merupakan cara orang menyimpangkan pesan sesuai dengan cara pandang dirinya mengenai pesan itu.

SEKIAN DAN TERIMAKASIH Adakah pertanyaan?