Upload
others
View
0
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook
ØKONOMI
Gebyr og brukarbetaling
Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook
Innhald 1. Bakgrunn ............................................................................................................................................. 3
1.1 Tre kommunar blir ein ny kommune ............................................................................................. 3
1.2 Visjon ............................................................................................................................................. 3
2. Mål ....................................................................................................................................................... 3
2.1 Intensjonsavtalen .......................................................................................................................... 3
2.2 Intensjonsavtalen sine hovudmål .................................................................................................. 3
2.3 Prinsipp for tenesteyting ............................................................................................................... 4
2.4 Digitalisering .................................................................................................................................. 4
3. Prosjektorganisering ............................................................................................................................ 5
4. Prosjektbestilling ................................................................................................................................. 5
5. Organisering og ansvar ........................................................................................................................ 8
5.1 Prosjektmetodikk .......................................................................................................................... 9
5.2 Prosjektstyring ............................................................................................................................... 9
5.3 Prinsipp for organisering av delprosjekt ....................................................................................... 9
6. Framdrift og milepelsplan ................................................................................................................. 10
6.1 Projectplace ................................................................................................................................. 10
7. Rapportering, omfang og avgrensing ................................................................................................ 11
8. Rammevilkår og økonomi .................................................................................................................. 11
Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook
1. Bakgrunn
1.1 Tre kommunar blir ein ny kommune
Nye Øygarden består av Fjell, Sund og Øygarden som utgjer
eit felles geografisk område med sterk kystkultur. Den nye
storkommunen med omlag 40.000 innbyggjarar vil handtera
framtidige velferdsoppgåver på ein betre måte enn dagens
kommunar kvar for seg. Den nye kommunen
vil ha betre føresetnader for å løysa framtidas utfordringar.
1.2 Visjon
Øygarden - eit fyrtårn i vest.
Den nye kommunen skal byggja vidare på felles kyst- og strilekultur med lokalt sjølvstyre,
gode tenestetilbod til innbyggarane og framtidsretta samfunns- og næringsutvikling som
sikrar attraktivitet og vekst i heile kommunen.
2. Mål
2.1 Intensjonsavtalen
Nye Øygarden kommune skal vera ein framtidsretta og kunnskapsbasert samfunnsutviklar,
med fortrinn innanfor energi, teknologi og marine ressursar. Kommunen skal løfta fram
viktige verdiar som felles kultur, språk og identitet. Beste praksis i dei noverande kommunane
skal vidareførast. Nærteneste-prinsippet skal leggjast til grunn med daglege tenester som er
tilgjengelege for innbyggjarane lokalt og digitalt. Me skal ha ein kommune innbyggjarane er
stolte av og der det er godt og trygt å bu og leva.
2.2 Intensjonsavtalen sine hovudmål
Den nye kommunen skal vera eit regionalt og nasjonalt fyrtårn innan teknologi, energi
og marine næringar.
Kommunen skal vera ein attraktiv bu- og arbeidsregion i bergensregionen
Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook
Kommunen skal ha ein berekraftig kystkultur
Kommunen skal levera tenester av høg kvalitet til beste for innbyggjarane
Heile kommunen skal takast i bruk med levande lokalsamfunn og eit mangfaldig
kommunesenter
Kommunen skal vera ein god arbeidsgjevar der trivsel og kompetanse er
grunnleggjande faktorar
Infrastruktur innan veg, fiberkabling og VAR-tenester er høgt prioritert og skal
framleis byggjast ut
2.3 Prinsipp for tenesteyting
Nærteneste-prinsippet skal leggjast til grunn for tenesteytinga i den nye kommunen. Det betyr
at dei publikumsretta tenestene skal vera sikra i kommunale servicesenter, og dei brukarretta
tenestene skal vera lokaliserte så nær brukarane som mogeleg.
Tenestene skal vera på same nivå som i dag, eller betre, og gjeldande planar skal vidareførast.
Tenester som innbyggjarane ikkje nyttar dagleg, kan sentraliserast til kommunesenteret eller
kommunedelsentera. Effektiviseringsvinstar ved etablering av ein ny større kommune skal gje
betre tenester til innbyggjarane.
Kommunen skal ha ein handlekraftig og effektiv kommunal organisasjon med god
leiing, høg kompetanse og kvalitet i alle ledd.
Kommunen skal jobba for effektiv internkommunikasjon.
Digitalisering skal kompensera for fysiske avstandar. Vår nye storkommune skal ha
gode digitale løysingar, både publikumsretta og i tenesteyting som til dømes
velferdsteknologi.
2.4 Digitalisering
Digital samanslåing byr på mange utfordringar og mogligheiter.
Kommunesamanslåinga er eit unikt høve til å byggje ein ny og framtidsretta
kommune. I omstillingsprosessen skal det leggjast vinn på å finne nye løysingar og
auka graden av digitalisering
Eksisterande kommunar har ulike digitale løysningar som må handterast i
samanslåingsprosessen. Nokre løysingar vert avslutta, nokre vert vidareført og andre
må skaffast på nytt
Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook
Data som ligg elektronisk lagra i ulike system må overførast til nye system, og
samanhengen mellom kommunen sine interne løysningar og kommunale og nasjonale
fellesløysingar må ivaretakast for å sikre god informasjonsflyt og effektiv
oppgåveløysning.
3. Prosjektorganisering
4. Prosjektbestilling
Dei beste løysningane frå dagens kommunar må identifiserast og vurderast opp mot
morgondagens oppgåver og utfordringar.
I dei tilfella beste praksis ikkje er god nok, må vi sjå etter nye og betre løysningar (neste
praksis).
Det er eit mål at velferdstenestene i den nye kommunen skal vera organisert så nær
innbyggjarane som mogeleg. Det skal sikrast gode og likeverdige tenester og i framtida skal
det vera tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse. Kommunen skal satse på innovasjon og
Prosjektrådmann
Økonomi
Delprosjekt: Gebyr og
brukarbetaling
Overordna styringsgruppe
Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook
digitalisering for å oppnå forbetring, fornying og effektivisering. Dette vil vera viktige
element for å ivareta målsettinga om ressursoptimalisering. Arbeidet med delprosjektet skal
gjennomførast med bred medverknad og involvering av tilsette.
Bestilling kartlegging av dagens no situasjon M.1.1
Kva behov skal dekkast innan delprosjekt gebyr og brukarbetaling?
Døme på teneste
Innenfor VAR
Innenfor skule og SFO
Barnehage
Helse og omsorg
Kultur og samfunn
Byggesak
Plan
Utleige (bygg)
Feiing
Med meir..
Sikre samhandling med andre prosjekt/delprosjekt, til dømes:
Eigedom på kultur og samfunn
Skule ho oppvekst
Helse og velferd
Med meir..
Ta også hensyn til Vedtak i Fellesnemnd Nye Øygarden kommune - 19.02.2018: 1.
Det vert sett ned ei administrativ arbeidsgruppe frå høvesvis Fjell, Øygarden og Sund
kommunar.
1. Prosjektleiaren får i oppgåve å etablere gruppa i samråd med rådmennene, inkl. val av
leiar for gruppa.
Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook
2. Arbeidsgruppa skal utarbeide eit framlegg til nytt reglement og nye takstar for dei
tekniske tenestene i Nye Øygarden kommune.
3. Framlegget skal i utgangspunktet ha gjeldande reglement- og takstsystem i dei tre
kommunane som referanse, men gruppa skal stå fritt til å fremje eit nytt reglement- og
takstsystem basert på alternative kriterium om dei finn dette tenleg.
4. Fellesnemnda har som mål å vedta eit nytt reglement- og takstsystem hausten 2018.
Arbeidsgruppa skal i samsvar med dette levere eit framlegg til prosjektleiaren seinast i
september 2018.
5. Fellesnemnda vil avdekke forholdet til eksisterande sjølvkostfond.
6. Fellesnemnda oppnemner ei politisk referansegruppe på seks medlemer, to medlemer
frå kvar av kommunane Fjell, Øygarden og Sund. Kvar kommune kjem tilbake med namn på
medlemer til fellesnemnda sitt møte 19.mars
M1.1 – Kartlegge dagens no situasjon:
Skaffe oversyn over innhald, organisering og IKT verktøy i dei tre kommunane.
Skildre fordeler og ulemper med dagens organisering og tenesteomfang.
Arbeid som pågår i andre prosjekt/arbeidsgrupper knytt til kommunesamanslåing må
inngå i dette prosjektet.
Sikre tverrfaglig samarbeid og samhandle med tverrgåande prosjekt.
M1.2 – Foreslå satsingsområde, mål og strategiar for Nye Øygarden kommune
Ta hensyn til at den nye kommunen vil ha eit innbyggjar tal på 40 000.
Ta hensyn til nasjonale føringar
Ta hensyn til lokale forhold – utfordringar og mogeligheiter.
Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook
M1.2 - Tilrå tenesteomfang, organisering, struktur, kompetanse og lokalisering i den nye
kommunen, for å sikra best mogelig
Heilskapleg, samanhengande og framtidsretta tenestetilbod
Brukarvennlege tenester med ny framtidsretta praksis eller beste praksis i dei
noverande kommunane skal vidareførast
Referansegrupper – brukarperspektiv og høyringar
Effektivisering av arbeidsprosessar
Effektive teneste
Nærtenesteprinsippet og tilgjenge teneste både lokalt og digitalt
Arbeidsgivarpolitikk der trivsel og kompetanse er grunnleggjande faktorar
M1.3 – Prioriteringsplan
1. Prosjektrapporten må innehalda ein prioritert tiltaksplan før og etter 1.1.2020.
2. Prosjektrapporten må innehalda ein kostnad skisse ved evt. Innkjøp.
5. Organisering og ansvar Prosjektleiar : Heine Kleppe
Prosjektdeltakarar:
Fagleiar regnskap Egil Johansen (ø)
Økonomileiar Knut Ove Ekren (S)
Leiar Areal Ole Karsten Midtgård (S)
Fagleiar plan og eigedom Hanna Gjesdal (f)
Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook
Overordna styringsgruppa
•Overordna stryringsgruppe tek stilling til politiske og prinsipielle spørsmål som må vidare til fellesnmenda for avgjerd
•Andre spørsmål frå prosjektgruppene kan overordna styringsgruppe ta avgjerd om
Prosjektgruppe/ styringsgruppe
•Prosjektleiar rapporterer til overordna styringsgruppe via prosjektrådmannen som utarbeider grunnlag til møte i styringsgruppa
•Politiske og prinsipielle spørsmål må løftast til overordna styringsgruppe via prosjektrådmannen
Delprosjekt
•Delprosjekt rapporterer til prosjektgruppa som er styringsgruppe for delprosjekta
•Politiske og prinispielle spørsmål må løftast til prosjektgruppa som er styringsgruppe for delprosjekt
5.1 Prosjektmetodikk
«Prosjektveiviseren» er Difi’s anbefalte prosjektmodell for styring av digitaliseringsprosjekter
i offentlige virksomheter. Denne prosjektmodellen er lagt til grunn for prosjektet med
etablering av den nye kommunen.
5.2 Prosjektstyring
5.3 Prinsipp for organisering av delprosjekt
Delprosjektleiar har mynde til å organisera arbeidet på ein tenleg måte som gir
framdrift og resultat i tråd med milepelsplan.
Deltakarar i prosjektgruppa og tillitsvalte kan inngå i delprosjekt, både som deltakarar
og delprosjektleiarar.
Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook
Prosjektleiar skal ikkje inngå som deltakar i delprosjekt.
6. Framdrift og milepelsplan M1.1 kartlegging av dagens no situasjon skal leverast til prosjektgruppa Helse og
velferd innan 07.01.19
M1.2 Framtidig satsingsområde og organisering skal leverast til prosjektgruppa Helse
og velferd innan 18.01.19
M1.3 – Prioriteringsplan situasjon skal leverast til prosjektgruppa Helse og velferd
innan 18.01.19
Delprosjektleiar og gruppa legg sjølv oppgåver, fristar og ansvar for gjennomføring i
milepelsplanen.
Delprosjektgruppa skal lage ein tydelig plan for arbeidet. Til dømes, møtast kvar
måndag.
6.1 Projectplace Alle delprosjekt skal ta i bruk Projectplace. Der skal det utarbeidast eit gant-diagram som gir
tydeleg oversyn over milepelar og aktivitetar knytt til prosjektet. Kvar aktivitet skal brytast
ned til spesifikke arbeidsoppgåver som vert delegert. Se døme på milepælsplan:
Faser Aktiviter Milepeler frist
Konsept Skaffe oversyn over
innhald, organisering og
IKT verktøy i dei tre
kommunane.
M1.1 07.01.19
Konsept Foreslå satsingsområde,
mål og strategiar for Nye
Øygarden kommune
M1.2
Plan Tilrå tenesteomfang,
organisering, struktur,
kompetanse og
lokalisering i den nye
M1.2 18.01.19
Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook
kommunen, for å sikra
best mogelig
planlegging Prioritert tiltaksplan før
og etter 1.1.2020.
M1.3 18.01.19
7. Rapportering, omfang og avgrensing Delprosjektleiar leverer statusrapport til prosjektgruppa kvar 14.dag eller oftare. Det
skal rapporterast på status og framdrift i henhold til milepelsplanen.
Delprosjektleiar skal sikre at alle prosjektdeltakarane tek i bruk «Projectplace» som
prosjektstyringsverktøy og får naudsynt opplæring
8. Rammevilkår og økonomi Naudsynte personressursar vert tilført prosjektet frå overordna styringsgruppe
Behov for økonomiske ressursar må avklarast med overordna styringsgruppe i forkant
Behov for ekstern kompetanse/ ressursar må avklarast med overordna styringsgruppe
i forkant
Vedlegg 1 – Døme på innhold i milepelene (hjelpespørsmål)
M1.1 Rapport om kartlegging av dagens situasjon skal omtale følgjande element:
Nasjonale føringar og trender
Kommunale lokale forskrifter, interne reglement, planar og satsingsområda
Relevante nøkkeltal og statistikk
Dagens digitale verktøy og system
Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook
Dagens organsiasjonsstruktur og lokalisering av tenester og bygningsmasse.
Tenester og oppgåver
Handtering av arkiv og data (sikre konvertering og vidareføring av data inn i ny
kommune)
Korleis sikre konvertering av data frå eksisterande kommunar?
Handtering av IKT systema (korleis bruker de IKT systema i dag)
Organisering, dimensjonering og IKT system
Utstyr (bilar, IKT utstyr etc)
Kostnadsramme
Tverrfagleg samarbeid som eksisterer i dag
Avtaler med eksterne samarbeidspartnarar
Avtale med eksterne levernadørar av varer og tenester.
Andre avtaler med eksterne leverandørar
M1.2 Rapport om framtidige satsingsområder, mål og strategiar skal omtale følgjande
element:
Definere kva teneste og oppgåve tenesten skal omfatte i framtida
Nasjonale og kommunale føringar for tenestene.
Status, trendar og utfordringar
Satsningsområda, mål og strategi for arkiv og dokumenthandsaming.
Behov for digitale verkty og system
Konsekvenser knytt til blant annet økonomi, tilsette og digitalisering.
M1.2 Forslag til organsiasjonsplanen for Nye Øygarden kommune bør innehalde
følgjande element:
Organisering og dimensjonering av tenestene
o Kompetansebehov
o Opplæringsbehov
Rolle- og funksjonsomtale
Lokalisering
Lokale forskrifter og interne reglement
Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook
M1.3 Tiltaksrapport skal omtale følgjande element.
Tydelig liste over tiltak som må bli utført før 2020 og kva som kan vente til etter
samanslåinga.
Til dømes:
o Opplæring, konvertering m.m.