Økonomistyring –Advokatfirmaer Maj 2015 - Danske Advokater • * Printer mails ud og gemmer * de har set MEGET video, PC-spil og TV * Nogle ... 1955 1965 1975 1985 1995 2005 2015

DELACOUR AdvokatfirmaAarhus * København

Tlf. 70 11 11 22 www.delacour.dk

Økonomistyring – AdvokatfirmaerMaj 2015

• Carl Erik SKOVGAARD Sørensen –baggrund:

• Uddannelse: Cand. Jur. ( Aarhus Universitet)HD (Regnskabsvæsen) (ASB)ADVOKAT

• Arbejdsområde:

• *1985 – 2015…. Advokat, Corporate Commercial /M & ABestyrelsesarbejde

*2001 - 2003: CEO hos GASA Group a.s.( ifm FUSION)

• Arbejdstidens fordeling:

*ca. 50% Bestyrelsesarbejde (20-22 virksomheder/koncerner)*ca. 50% M & A, Corporate Commercial

• Særlige fokusområder: Skift i Salgskanaler, KanalkonflikterFinansielle virksomheder, bestyrelsesuddannelse, evaluering, Strategisk udviklingDigital Natives betydning for udviklingen af samfundet

BestyrelsesarbejdeAdvokat (H), Civiløkonom HD(R), C.E. SKOVGAARD Sørensen

Økonomistyring i advokatvirksomheder- budgetlægning, tidsregistrering og individuel opfølgning

Carl Erik Skovgaard Sørensen

Advokat (H), Civiløkonom HD (R)

ØKONOMISTYRING hos DELACOUR – centrale områder:

1. ORGANISATION – klar opdeling i ”ProduktionsTeams” og ”Shared Service”

2. TIMESAGSREGISTRERING – for alle i ”Produktionsteams” – også SEKRETÆRER

3. KAPACITETSBUDGETTERING – antal beskæftigede styrer OMSÆTNINGSKRAVET

4. INDIVIDUELLE BUDGETTER og OPFØLGNING – på TID og KRONER

5. TIMEPRISER – konsekvente udregningsmetoder og minimumsKRAV

6. EFTERKALKULATION – på ALLE sager – ved ALLE afregninger

7. TEKNOLOGI - alle processer skal være ”digitale” – alt skal ”konceptualiseres”


0. DELACOUR DANIA

KØBENHAVN & AARHUS

PARTNERE: 26 (ex. Færøerne )

– heraf 6 på Ind- eller Udslusning (non EQT)

Equity Partnere 20

Ansatte ADVOKATER: 29

ADVOKATFULDMÆGTIGE: 16

JURIDISKE KONSULENTER: 6 77 jurister

SAGSBEHANDLERE/SEKRETÆRER: 63

Fee-earners i alt 140

SHARED SERVICES: 25


0. INDLEDNING

• TOPlinien /Omsætningen i Advokatvirksomheder er LANGT VIGTIGERE end en perfekt OMKOSTNINGSSTYRING

• Det er IKKE nok at styre omkostningerne – det giver ikke i sig selv en god BUNDLINIE/OVERSKUD

• Alle dele ”hænger sammen” – ØKONOMISTYRING har fokus på at skabe BÅDE en god OMSÆTNING OG styring af OMKOSTNINGERNE – OG har som MÅL at skabe en god BUNDLINIE

• Man bør have et ”økonomisk koncept” – et ”system” – og følge dette konsekvent

• Økonomistyringen SKAL være ADFÆRDSREGULERENDE – den skaber et vist ”PRES” på den ENKELTE PERSON

• Økonomistyring indskrænker den enkeltes ”comfortzone”


1. ORGANISATION – klar opdeling i ”ProduktionsTeams” og ”Shared Service”

• Undgår ”delte funktioner” – ENTEN er man PRODUKTIV (klienter, sager, mv.)

ELLER er man i SERVICE (Økonomi, IT, Marketing, Branding, HR, Bygning mv)

• ProduktionsTeams: Alle jurister, sagsbehandlere (sekretærer)

Har ansvaret for OMSÆTNINGEN.

Omkostninger: LØNNINGER til jurister/sagsbehandlerePersonale events

Transport mv.

• Shared Services Styrer alle andre omkostninger – har ansvaret for at vores OMKOSTNINGSFORBRUG –på alt andet end løn til Jurister og Sagsbehandlere/Sekretærer er acceptabel.


2. TIMESAGSREGISTRERING – for alle i ”Produktionsteams” – også SEKRETÆRER

• Alle Jurister og Sagsbehandlere/Sekretærer fører et fuldstændigt TimeSagsRegnskab

• Det lille checktegn/flueben har en ENORM betydning

• Alle TimeSagsRegnskaber efterses hver måned – rapport til Teamlederne

• Alle har PERSONLIGE BUDGETTER på TID og OMSÆTNING

Debiterbar Tid

HandlingsPlan Tid

Udviklings Tid Eksternt

Udviklings Tid Internt

Andet: Spild, Toilet, Rest



• Bruttolønnen styrer:• TIMEPRISEN• Kravet til ÅRSPRODUKTION• UDSALGSPris pr. time set i forhold til BRUTTOÅRSløn, incl

firmaets andel af pension og feriepenge m.v• Adv.fm.: 3,00 - 3,50 0/00 (Promille) af BRUTTOårslønnen• Advokater: 2,25 - 3.00 0/00 af BRUTTOårslønnen• Sekretærer: 2,25 - 2,50 0/00 af BRUTTOårslønnen

• Team Lederne fastsætter• Mængden af DEBITERBARE TID pr. DAG DØGN (5,75 eller 6,25)

• Faste Normer ÅRSPRODUKTIONEN pr. medarbejdertype

• Kapacitetsbudgettering”Fortæl mig hvor mange og hvilket personale du skal have i dit team i det kommende år –så skal jeg fortælle dig hvad dit OMSÆTNINGSBUDGET vil være”

”Det er selvfølgelig mere afgørende at Teamet når deres samlede budget – end at alle når deres individuelle budgetter”



• Mængden af DEBITERBARE TIMER - målt i forhold til den FAKTISKE ARBEJDSTID (Fuld tid er 37 timer/uge.)

• Den samlede arbejdstid varierer lidt fra år til år, men når der er fratrukket 25 dage til FERIE, 6 dage til FERIE/FRI dage, samt dage hvor der er fri med løn -Grundlovsdag, juleaftensdag og nytårsaftensdag er der ca. 180 mandage til torsdage og ca. 41 fredage tilbage (ca. 221 dage pr. år) og dette svarer til ca 1.637 timer eller 44,25 uger. Afrundes ofte til 1.625 timer

• Den årlige frihed udgør tilsvarende 285,5 timer eller 7,75 uger.

• Målet for Mængden af DEBITERBARE TIMER fastsættes for en medarbejder på fuld tid således:



• SEKRETÆRER/SAGSBEHANDLERE: Antallet af DEBITERBARE TIMER fastsættes til mellem 62,5% (ca. 1.000 timer pr. år) -absolut minimum - og 80% (ca. 1.300 timer pr. år). Målet er at de fleste sekretærer skal liggemellem 75% (ca. 1.225 timer pr. år) og 80% (ca. 1.300 timer pr. år).

• Pr. arbejdsdag betyder dette at målet for DEBITERBARE timer oftest skal fastsættes til: 6,0 timer mandag til torsdag - og evt. 5,5 timer fredag.

• ADVOKATFULDMÆGTIGE: • Antallet af DEBITERBARE TIMER til 1. årsfuldmægtige fastsættes til ca. 1.325 timer pr. år -2.+3. års

1.375 timer• Pr. arbejdsdag betyder dette at målet for DEBITERBARE timer oftest skal fastsættes til: 6,25 timer

mandag til torsdag - og evt. 6,0 timer fredag.• ADVOKATER:

Antallet af DEBITERBARE TIMER for advokater fastsættes oftets til ca. 1.500 timer pr. år• Pr. arbejdsdag betyder dette at målet for DEBITERBARE timer oftest skal fastsættes til: 7,00 timer

mandag til torsdag - og evt. 6,0 timer fredag.

• (Mål for Medarbejdere på deltid fastsættes "forholdsmæssigt" - altså hvis der arbejdes 32 timer -så udgør dette 86,5% af fuld tid)



ÅrsOmsætning i forhold til BRUTTOÅRSløn incl firmaets andel af pension og feriepenge m.v

Adv.fm.: 1,60-2,50 (altså BRUTTOÅRSløn, incl firmaets andel af pension og feriepenge m.v *(gange) 1,6 til 2,5)

Advokater 2,25-3,00

Sekretærer 1,60-2,00

Omkostningsstyring i advokatvirksomheder- budgetlægning, tidsregistrering og individuel opfølgning

3. KAPACITETSBUDGETTERING – SHARED SERVICES

Omkostninger til SHARED SERVICES – ALLE OMKOSTNINGER ( excl. TEAM OMKOSTNINGER – som er LØN, Lønafhængige-omkostninger, rejseomkostninger, ”overarbejdspizzaer” mv.)

Fordeles – beregningsmæssigt – efter OMSÆTNING – og er pr. medarbejdertype/år:

PARTNER: kr. 960.000

ADVOKAT +3: kr. 640.000

Advokat 1-3: kr. 480.000

Fuldmægtig 2-3: kr. 420.000

Fuldmægtig 1: kr. 210.000

Sagsbehandler/

Sekretær: kr. 160.000

Justeres hvert år – efter de faktiske omkostninger.



• Der budgetteres individuelt – PERSON for PERSON – på følgende:

• DEBITERBAR TID: DAG – MÅNED - ÅR

• TIMEPRISER

• OMSÆTNING

• Den GENNEMSNITLIGE EFFEKTIVITET er ca. 85% på alle Teams

Variation fra ca 75% til 95%

OPFØLGNING: On-line Business Intelligence – Econnector

Er du med? – Måned til Dato

- År til dato



OPFØLGNING: On-line Business Intelligence – Econnector fra IVISION



OPFØLGNING: On-line Business Intelligence – Econnector fra IVISION

Omkostningsstyring i advokatvirksomheder- budgetlægning, tidsregistrering og individuel opfølgning

5. TIMEPRISER – konsekvente udregningsmetoder og minimumsKRAV

Alle TIMEPRISER fastsættes som en 0/00 PROMILLESATS af Bruttoårslønnen.

Når LØNNEN ÆNDRES – ja så ændres TIMEPRISEN også – og dermed også kravene til OMSÆTNING:


6. EFTERKALKULATION – på ALLE sager – ved ALLE afregninger




Egne bilag til godkendelse + Godkendelse:


Indgående:

Her ses alle de fakturaer som er sendt til systemet via en mail – Systemet læser kun billedformat/pdf



Godkender modtager en mail om, at der ligger bilag til godkendelse:



Retur fra godkendelse:

Her overføres/sendes manuelt de fakturaer som har forfald til ERP-systemet.

Bilag kan også allerede godkendes/sendes til ERP under Indgående.


Find bilag:


Lessor Payroll







7. TEKNOLOGI - alle processer skal være ”digitale” – alt skal ”konceptualiseres”

• DYNAMICS NAV Classic (NAVISION): ERP-System

• OFFICE-pakken 2010: Dokumenthåndtering

• Docu – Bizz: Fakturahåndtering, Fakturagenkendelse(Egne FINANSBILAG – Sagsbilag)

Automatisk bogføring – automatisk betaling

• Econnector Buniness Intelligence

• Mindkey HR – Personaleforvaltning

• Lad NATIVE DIGITALS styre udviklingen – selvom det (endnu) er jer - NATIVE IMMIGRANTS - der skal betale for investeringerne !!!!



• Hvornår blev dette 2000 -2002 fik

mange deres

• hvermandseje i DK ?første hjemmeside!!

• Fra 1998 begyndte • 1985-1992: vi at skrive e-mails• Mange får deres• første IT // PCèr• Julen 96`: 1. kr

• Blokker.com

• ---------------------------------------------------------------------------------------------→1985-1992 1996 1997 1998 1999 2001

2003

Kursus for BESTYRELSESSEKRETÆRERAdvokat (H), Civiløkonom HD(R), C.E. SKOVGAARD Sørensen

• Hvornår blev detteGrundlagt 2006

• hvermandseje i DK ?•

Grundlagt 2005

•Head of Social Media

• Grundlagt 2004 - ansat i efteråret 2011• Grundlagt 2003 2012: 1 mia + 250.000/DØGN• 2012: 200 mio

og MANGE MANGE FLERE

•OG – det er først lige

begyndt• ---------------------------------------------------------------------------------------------→

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012


•Marc Prensky, On the Horizon (NCB University Press, Vol. 9 No. 5, October 2001) + BORN DIGITAL, (Understanding The First Generation og DIGITAL NATIVES) 2008, af John Palfrey & Urs Gasser

• Digital Immigrants 1978 Digital Natives 35 år

•* de har IKKE læst mange bøger inden Uni og de

læser IKKE aviser

• * Printer mails ud og gemmer * de har set MEGET video, PC-spil og TV * Nogle

kan finde på at ringe * de har haft MOBILTELEFON /smartphone og høre om mailen er nået frem meget tidligt i livet

•* de er født op med INTERNETTET og Google

• * selv de bedst INTEGREREDE * de er KONSTANT på de SOCIALE MEDIER

• har en kraftig ACCENT * de MULTITASKER: arbejder-radio-facebook osv

• ---------------------------------------------------------------------------------------------→ 1945 1955 1965 1975 1985 1995 2005 2015 2025


• Digital Immigrants 1978 Digital Natives

•

• Herovre siger man: Her siges mere:

• 1. MAJ MIG FØRST !

• Der er mange der vil ”TABE KUNDEKREDSEN”

• i denne meget markante TRANSFORMATION !!

• - - - -++ ++

-------------------------------------------------------------------------------------------→1945 1955 1965 1975 1985 1995 2005 2015 2025



• Skift i SALGSKANALER:

• Siden ca. år 2000 er afsætningen via WEBSHOPS steget kraftigt

• Danskerne købte for ca kr. 55 mia på nettet i 2012. En stigning på 19% fra 2011.

• Rejser & kultur 17%, Film & Musik 17%, Tøj & Sko 16%, It, tele & foto 13% osv.

• INGEN kender udviklingen i de kommende år – MEN – Webshops markedsandel

• VIL STIGE KRAFTIGT, afhængigt af produktområde.

• De ældste DIGITAL NATIVES fra 1978 er nu 35 år – de er ved at blive LEDERE og DIREKTØRER (Beslutningstagere) – Så nu kommer det til at går HURTIGT

•

•


0

10

20

30

40

50

60

2000 2002 2004 2006 2008 2010 2012 2014 2016 2018 2020 2022 2024 2026 2028 2030

Webshops`markedsandel

• Den DIGITAL TRANSFORMATION af den finansielle sektor :

•Nogle få eksempler:

• Konvergens mellem INTERNETTET og MOBILTELEFONEN

• Cloud Computering (SKYEN) …IT bliver som EL…tilgængelig overalt.

• Globale Finansielle IT-infrastrukturer tilgængelige overalt

• Cloud Computering (SKYEN) giver KONKURRENCEMÆSSIGE forskydninger:

• *Nordea vs. Danske Bank eller en helt tredje vej.

• *Små/Mellemstore Pengeinstitutter få chancen

• *Markedet åbnes også for andre udefra –Udenlandske

• Finansielle Virksomheder – IT-virksomheder.


Selskabsledelse – Strategi – DigitaliseringAdv. (H), HD (R) C.E. Skovgaard Sørensen

Selskabsledelse – Strategi – DigitaliseringAdv. (H), HD (R) C.E. Skovgaard Sørensen

•SPØRGSMÅL ??•Jeg holder gerne FORBINDELSEN:

• Download vores APP fra APP-store•Søg på: JURA FAQ eller DELACOUR

•Eller lyt til vore podcasts

•Send en ”contact-anmodning”• eller en

•venneanmodning på •

Advokat (H), Civiløkonom HD (R)

Carl Erik Skovgaard SørensenE-mail: [email protected]

Tlf. 70 11 11 22 Mobil 40 32 44 99


Documents

Økonomistyring –Advokatfirmaer Maj 2015 - Danske Advokater • * Printer mails ud og gemmer * de har set MEGET video, PC-spil og TV * Nogle ... 1955 1965 1975 1985 1995 2005 2015