Upload
others
View
0
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Økonomistyring – Data og Dialog Hvordan er den daglige dialog med de lokale budgetansvarlige; hvad og hvordan drøftes det?
Spor 1.3: Økonomistyring – Data og Dialog
3
Indhold
• Baggrund for ny funktion til decentral understøttelse
• Proces - begyndelsen (dialog)
• Proces - fortsættelsen (dialog og (lidt) data)
• Understøttelse og dialog virker - helikopterperspektivet
Baggrund
Spor 1.3: Økonomistyring – Data og Dialog
Status 2016/2017 • Behov for øget kompetence-niveau decentralt
• Usikkerhed om budgetprognoser
• Store ”skvulp” i prognoser • For mange underskud
-1.250.000
-1.000.000
-750.000
-500.000
-250.000
0
250.000
500.000
750.000
1.000.000
1.250.000
Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec
Kro
ner
Måned
Forventet årsresultat, enkelt dagtilbud
2016 2017
Baggrund
Ny controllerfunktion: Formål, rolle, opgave
• Hjælp til selvhjælp • Styr på processer • Understøt decentralt • Understøt
tildelingsmodeller: • Øget transparens • Øget forudsigelighed
• Decentrale ledere: Fokus på kerneopgaven
Baggrund
6
Ansvarsfordeling/Forudsætninger
• Controllerfunktion er NY og er faglig understøttelse
• Funktion finansieres decentralt • Lokalt ledelsesrum!! Alt ansvar
ligger decentralt • Budgetansvar • Ansvar for opfølgning • Udførelse af opfølgning
• NemØkonomi var implementeret og i drift
• Pengene følger barnet
Baggrund
Proces – begyndelsen (dialog)
Spor 1.3: Økonomistyring – Data og Dialog
Bring det i øjenhøjde • Få styr på ”basics”! • Hvad er et budget?
• Økonomi som disciplin
• Afmystificere begrebet Økonomistyring
Workshops
Kontering og ny PSP-
struktur Mindset
Budget-lægnings-vejledning
NemØkonomi
Proces – begyndelsen (dialog)
Økonomi ER vigtigt! • Snævert økonomisk
råderum styring vigtig
• Økonomisk stabilitet vigtig signaleffekt til fagchefer og politisk niveau
• Vigtigt for kommunens samlede prognose på økonomi
10
Kommunen
Uddannelse og Arbejdsmarked
Skole/dagtilbud:
23% af kommunens driftsbudget
Enkelte skole/dagtilbud
Proces – begyndelsen (dialog)
11
Status ultimo 2017
Proces – begyndelsen (dialog)
-1.250.000
-1.000.000
-750.000
-500.000
-250.000
0
250.000
500.000
750.000
1.000.000
1.250.000
Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec
Kro
ner
Måned
Forventet årsresultat, enkelt dagtilbud
2016 2017
12
Status ultimo 2017
Proces – begyndelsen (dialog)
-1.250.000
-1.000.000
-750.000
-500.000
-250.000
0
250.000
500.000
750.000
1.000.000
1.250.000
Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec
Kro
ner
Måned
Forventet årsresultat, enkelt dagtilbud
2016 2017
-1.250.000
-1.000.000
-750.000
-500.000
-250.000
0
250.000
500.000
750.000
1.000.000
1.250.000
Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec
Kro
ner
Måned
Forventet årsresultat, enkelt dagtilbud
2016 2017
Proces – fortsættelsen (dialog og (lidt) data)
Spor 1.3: Økonomistyring – Data og Dialog
Månedlige processer 2018
• Tilbud om workshops på Rådhuset hver måned
• ALLE afleverer fuld budgetopfølgning HVER måned (næsten)
• Decentrale besøg når behov (mange i starten!)
14
Jan
Feb
Mar
Apr
Maj
Jun
Jul
Aug
Sep
Okt
Nov
Dec
Proces – fortsættelsen (dialog og (lidt) data)
Månedlige processer 2018
• Tilbud om workshops på Rådhuset hver måned
15
Jan
Feb
Mar
Apr
Maj
Jun
Jul
Aug
Sep
Okt
Nov
Dec
Proces – fortsættelsen (dialog og (lidt) data)
Obligatorisk deltagelse på
budgetopfølgningsworkshop
Månedlige processer 2018
• ALLE afleverer fuld budgetopfølgning HVER måned (næsten)
16
Jan
Feb
Mar
Apr
Maj
Jun
Jul
Aug
Sep
Okt
Nov
Dec
Proces – fortsættelsen (dialog og (lidt) data)
Obligatorisk aflevering af
budgetopfølgning
Obligatorisk aflevering = budgetopfølgning for måneden før…
Månedlige processer 2018
• Decentrale besøg når behov (mange i starten!)
17
Jan
Feb
Mar
Apr
Maj
Jun
Jul
Aug
Sep
Okt
Nov
Dec
Proces – fortsættelsen (dialog og (lidt) data)
Decentrale besøg efter behov
Decentrale besøg og kompetenceløft
• Sekretærer / Adm. medarb.
• Forståelse af NemØkonomi
• Forståelse for processer: • Budgetlægning • Budgetopfølgning • Brug af hjælpeværktøjer
18
Proces – fortsættelsen (dialog og (lidt) data)
Øge forudsigelighed • Tydeligere årshjul
• ”Vores” reguleringer ændres til at dække finansår
• Kun regulering én gang årligt • Værktøjer:
• Økonomistyring v. elevtals-ændringer (skole og SFO)
• Barselsrefusion • Uansøgt afsked
• Aktivitetsmodul i NemØkonomi
19
Proces – fortsættelsen (dialog og (lidt) data)
Øge forudsigelighed • Tydeligere årshjul
20
Proces – fortsættelsen (dialog og (lidt) data)
Proces – fortsættelsen (dialog og (lidt) data)
Øge forudsigelighed
• ”Vores” reguleringer ændres til at dække finansår
• Kun regulering én gang årligt • Værktøjer:
• Økonomistyring v. elevtals-ændringer (skole og SFO)
22
Proces – fortsættelsen (dialog og (lidt) data)
Tid
lig
ere
pra
ksis
01-01-2017 31-12-2019 01-01-2018 01-01-2019
Jan-jul skoleår 2016/17
Aug-dec skoleår 2017/18
Regulering for elevtal i kalenderår 2017
Indregnet i budget for skoleår 2018/19
5/12 i budget 2018
7/12 i budget 2019
01-08-2017 01-08-2018 01-08-2019
01-01-2017 31-12-2019 01-01-2018 01-01-2019
Jan-jul skoleår 2017/18
Aug-dec skoleår 2018/19
Regulering for elevtal i kalenderår 2018 Reguleres i finansår 2018
01-08-2017 01-08-2018 01-08-2019
Æn
dre
t p
raksis
Øget forudsigelighed Øget transparens Samtidighed i økonomi og aktivitet
÷ Uforudsigeligt og uigennemskueligt ÷ Regulering indregnes i budget 8-32 måneder frem i tid ÷ Regulering indregnes i 2 finansår (begge efter aktivitetsåret)
Proces – fortsættelsen (dialog og (lidt) data)
Skole
2. halvår af SKOLEÅRET 2018/19 - regulering for elevantal pr. ultimo måned jan-jul
Oprindeligt elevtal i budget
Faktisk elevtalgennemsnit
aug-dec 2018 jan. feb. mar. apr. maj. jun. jul.
Gennemsnitjan-jul
[antal elever]
Reguleringjan-jul 2019[antal elever]
7/12-reguleringjan-jul 2019
[kr.]
0. klassetrin 47 48,8 49 47 48 49 49 49 49 48,6 1,6 32.240
1. klassetrin 42 42,4 40 40 39 39 39 37 37 38,7 -3,3 -67.411
2. klassetrin 56 56,2 55 55 55 54 54 53 53 54,1 -1,9 -38.102
3. klassetrin 41 41,0 41 41 40 40 39 40 40 40,1 -0,9 -17.586
4. klassetrin 32 31,8 31 31 31 33 31 32 32 31,6 -0,4 -8.793
5. klassetrin 41 41,4 40 41 41 39 39 40 40 40,0 -1,0 -20.516
6. klassetrin 47 44,4 44 44 44 44 43 43 43 43,6 -3,4 -70.342
7. klassetrin 51 48,4 43 43 45 45 44 43 43 43,7 -7,3 -203.244
8. klassetrin 70 65,8 66 67 67 66 66 66 66 66,3 -3,7 -103.614
9. klassetrin 72 72,0 72 73 73 72 72 72 72 72,3 0,3 7.970
Forventet elevtalsregulering, 2. halvår af skoleåret 2018/19 -489.397
1. halvår af SKOLEÅRET 2019/20 - regulering for elevantal pr. ultimo måned aug-dec
Oprindeligt elevtal i budget aug. sep. okt. nov. dec.
Gennemsnitaug-dec
[antal elever]
Reguleringaug-dec 2019[antal elever]
5/12-reguleringaug-dec 2019
[kr.]
0. klassetrin 38 41 41 41 41 41 41,0 3,0 46.191
1. klassetrin 47 48 48 48 48 48 48,0 1,0 15.397
2. klassetrin 35 35 35 35 35 35 35,0 0,0 0
3. klassetrin 52 55 55 55 55 55 55,0 3,0 46.191
4. klassetrin 39 39 39 39 39 39 39,0 0,0 0
5. klassetrin 31 33 33 33 33 33 33,0 2,0 30.794
6. klassetrin 39 40 40 40 40 40 40,0 1,0 15.397
7. klassetrin 83 83 83 83 83 83 83,0 0,0 0
8. klassetrin 45 46 46 46 46 46 46,0 1,0 20.880
9. klassetrin 63 62 62 62 62 62 62,0 -1,0 -20.880
Forventet elevtalsregulering, 1. halvår af skoleåret 2019/20 153.972
Samlet forventet regulering for elevtal SKOLE i finansår 2019 - opdateres månedligt i NemØkonomi -335.425
Mellemgrønne celler er elevtal i budget eller tidligere faktiske elevtal
"Støvede" gule celler er til indtastning af realiseret og forventet elevtal pr. ultimo måned
Lyse "støvede" grønne celler er budgettal eller udregninger pba. indtastninger
Lyserøde celler er måneder, der er gået, hvor formlen ikke er overskrevet
Langmarkskolen Proces – fortsættelsen (dialog og (lidt) data)
25
Og tilhørende BI-rapport
Proces – fortsættelsen (dialog og (lidt) data)
Skole
2. halvår af SKOLEÅRET 2018/19 - regulering for elevantal pr. ultimo måned jan-jul
Oprindeligt elevtal i budget
Faktisk elevtalgennemsnit
aug-dec 2018 jan. feb. mar. apr. maj. jun. jul.
Gennemsnitjan-jul
[antal elever]
Reguleringjan-jul 2019[antal elever]
7/12-reguleringjan-jul 2019
[kr.]
0. klassetrin 47 48,8 49 47 48 49 49 49 49 48,6 1,6 32.240
1. klassetrin 42 42,4 40 40 39 39 39 37 37 38,7 -3,3 -67.411
2. klassetrin 56 56,2 55 55 55 54 54 53 53 54,1 -1,9 -38.102
3. klassetrin 41 41,0 41 41 40 40 39 40 40 40,1 -0,9 -17.586
4. klassetrin 32 31,8 31 31 31 33 31 32 32 31,6 -0,4 -8.793
5. klassetrin 41 41,4 40 41 41 39 39 40 40 40,0 -1,0 -20.516
6. klassetrin 47 44,4 44 44 44 44 43 43 43 43,6 -3,4 -70.342
7. klassetrin 51 48,4 43 43 45 45 44 43 43 43,7 -7,3 -203.244
8. klassetrin 70 65,8 66 67 67 66 66 66 66 66,3 -3,7 -103.614
9. klassetrin 72 72,0 72 73 73 72 72 72 72 72,3 0,3 7.970
Forventet elevtalsregulering, 2. halvår af skoleåret 2018/19 -489.397
1. halvår af SKOLEÅRET 2019/20 - regulering for elevantal pr. ultimo måned aug-dec
Oprindeligt elevtal i budget aug. sep. okt. nov. dec.
Gennemsnitaug-dec
[antal elever]
Reguleringaug-dec 2019[antal elever]
5/12-reguleringaug-dec 2019
[kr.]
0. klassetrin 38 41 41 41 41 41 41,0 3,0 46.191
1. klassetrin 47 48 48 48 48 48 48,0 1,0 15.397
2. klassetrin 35 35 35 35 35 35 35,0 0,0 0
3. klassetrin 52 55 55 55 55 55 55,0 3,0 46.191
4. klassetrin 39 39 39 39 39 39 39,0 0,0 0
5. klassetrin 31 33 33 33 33 33 33,0 2,0 30.794
6. klassetrin 39 40 40 40 40 40 40,0 1,0 15.397
7. klassetrin 83 83 83 83 83 83 83,0 0,0 0
8. klassetrin 45 46 46 46 46 46 46,0 1,0 20.880
9. klassetrin 63 62 62 62 62 62 62,0 -1,0 -20.880
Forventet elevtalsregulering, 1. halvår af skoleåret 2019/20 153.972
Samlet forventet regulering for elevtal SKOLE i finansår 2019 - opdateres månedligt i NemØkonomi -335.425
Mellemgrønne celler er elevtal i budget eller tidligere faktiske elevtal
"Støvede" gule celler er til indtastning af realiseret og forventet elevtal pr. ultimo måned
Lyse "støvede" grønne celler er budgettal eller udregninger pba. indtastninger
Lyserøde celler er måneder, der er gået, hvor formlen ikke er overskrevet
Langmarkskolen Proces – fortsættelsen (dialog og (lidt) data)
27
Indsættes som ”Forventet ekstrabevilling” i NemØkonomi
Proces – fortsættelsen (dialog og (lidt) data)
Øge forudsigelighed
• Værktøjer:
• Barselsrefusion • Uansøgt afsked
28
Proces – fortsættelsen (dialog og (lidt) data)
2019 2020
133.300 0
155.018 0
Antal ugentlige timer for medarbejderen 37,0
Samlet månedsløn alt inkl. 40.884
Pensionsindbetaling 5.597
Månedsløn ekskl. pension 35.287
Forventet fødsel (regner start af dagpenge ud) 29-04-2019
Start barsel 05-03-2019
Faktisk fødsel 06-05-2019
Starter på arbejde igen 05-11-2019
Første mulige barselsdag 05-03-2019
Første dag med dagpengerefusion 02-04-2019
Sidste dag med dagpengerefusion ti l skole/daginst. 04-11-2019
Sidste dag med løn under barsel 04-11-2019
Første dag hvor barselspuljen dækker 05-03-2019
Sidste dag hvor barselspuljen dækker 04-11-2019
Barselsdagpengesats 4.300
Barselsdagpenge pr. uge for aktuel medarbejder 4.300
Marts April Maj Juni Juli August September Oktober November December Januar Februar Sum
Lønudbetaling 40.884 40.884 40.884 40.884 40.884 40.884 40.884 40.884 40.884 40.884 40.884 40.884 490.608
Barselsdagpenge skole/daginst. 0 17.814 19.043 18.429 19.043 19.043 18.429 19.043 2.457 0 0 0 133.300
Refusion fra barselspulje 29.592 18.456 17.473 17.964 17.473 17.473 17.964 17.473 1.149 0 0 0 155.018
* Modellen er vejledende og ikke et udtryk for en præcis beregning
** Modellen tager ikke højde for feriepenge og udbetaling af særlig ferietil læg, ATP mv.
*** Modellen tager ikke højde for fremskrivning af løn og dagpengesats - heller ikke ved årsskift
**** Der tages forbehold for fejl og mangler
Vejledning til modellen Beløb som kan anvendes til budgettering i NemØkonomi indtil
dagpengerefusion og refusion fra barselspuljen fremgår.1. Der skal indtastes i de blå celler nedenunder (der kan ikke indtastes andre steder end dér og i kommentarboksen)
2. Indtast medarbejderens ugentlig timetal
3. Find løn og pension i NemØkonomi (ikke april eller maj). Brug 1) total månedsløn alt inkl. og 2) pensionsbeløb) --> Se bil lede ti l højre
4. Indtast dato for forventet fødsel (format dd-mm-åååå)
5. Dato for "Start barsel" er som udgangspunkt sat ti l 8 uger før. Datoen kan overskrives
6. Dato for "Faktisk fødsel" er som udgangspunkt sat ti l "Forventet fødsel". Den skal ændres til den faktiske dato, når den kendes
7. Dato for "Starter på arbejde igen" er som udgangspunkt sat ti l dagen efter sidste dag med dagpenge og løn. Datoen kan ændres
8. Til højre i de gule celler kan det ses, hvad der indikativt kan regnes med i refusioner
9. Tjek forneden hvad modellen ikke kan tage højde for
Refusion, barselsdagpenge
Refusion fra kommunal barselspulje
Kommentarboks til egne kommentarer
Indtast løn og datoer
Beløb til forventet ekstrabevilling i NemØkonomi
Proces – fortsættelsen (dialog og (lidt) data)
Øge forudsigelighed
• Aktivitetsmodul i NemØkonomi
30
Dagtilbuds-området
SFO Almen-området
SFO Special-området
Ultimo 2018
Januar 2019
Januar 2020
Proces – fortsættelsen (dialog og (lidt) data)
Forberedelse til 2019
• Detaljeret guideline til budgetopfølgning
• Aflevering/indberetning direkte i NemØkonomi
31
Jan
Feb
Mar
Apr
Maj
Jun
Jul
Aug
Sep
Okt
Nov
Dec
Proces – fortsættelsen (dialog og (lidt) data)
32
Status ultimo 2018
Proces – fortsættelsen (dialog og (lidt) data)
-1.250.000
-1.000.000
-750.000
-500.000
-250.000
0
250.000
500.000
750.000
1.000.000
1.250.000
Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec
Kro
ner
Måned
Forventet årsresultat, enkelt dagtilbud
2016 2017
-1.250.000
-1.000.000
-750.000
-500.000
-250.000
0
250.000
500.000
750.000
1.000.000
1.250.000
Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec
Kro
ner
Måned
Forventet årsresultat, enkelt dagtilbud
2016 2017 2018
Understøttelse og dialog virker - helikopterperspektivet
Spor 1.3: Økonomistyring – Data og Dialog
34
Udvikling alle dagtilbud 2017-2018
Understøttelse og dialog virker - helikopterperspektivet
-1.500.000
-1.250.000
-1.000.000
-750.000
-500.000
-250.000
0
250.000
500.000
750.000
1.000.000
1.250.000
1.500.000
jan-17 feb-17 mar-17 apr-17 maj-17 jun-17 jul-17 aug-17 sep-17 okt-17 nov-17 dec-17
Kro
ner
Måned
Forventet årsresultat 2017, dagtilbud
-1.500.000
-1.250.000
-1.000.000
-750.000
-500.000
-250.000
0
250.000
500.000
750.000
1.000.000
1.250.000
1.500.000
jan-18 feb-18 mar-18 apr-18 maj-18 jun-18 jul-18 aug-18 sep-18 okt-18 nov-18 dec-18
Kro
ner
Måned
Forventet årsresultat 2018, dagtilbud
Organisatoriske effekter
Decentralt Forvaltning Fagchefer
• Øget kompetenceniveau
• Bedre økonomistyring
• Øget transparens
• Øget forudsigelighed
• Fokus på kerneopgaven!
• Bedre decentral indsigt
• Øget decentral dialog
• Hurtigere overblik
• Større tryghed og tillid
• ”Ro på bagsmækken”
35
Understøttelse og dialog virker - helikopterperspektivet
36
Oplæg Horsens Kommune
• Direktørområde: Uddannelse og Arbejdsmarked
• Afdeling: Økonomi og Administration
• Team: Økonomi
• Controller, Kristian Mandøe Øllgaard
• +45 5129 2260