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Expertengruppe Prozessmanagement
Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 1 von 36 Stand: 24.11.2007
Beschreibung von Methoden, Konventionen und Standards zur Model-lierung von Prozessen mit dem ARIS Business Server / Business De-signer für BBS in Niedersachsen
Konventionenhandbuch ARIS4BBS
für die ARIS Umgebungen
Expertengruppe Prozessmanagement
Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 2 von 36 Stand: 24.11.2007
Teilnehmende Schulen und die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Arbeitsgruppe in al-phabetischer Reihenfolge der teilnehmenden Schulen.
Schule (alphabetisch geordnet) Name
Berufsbildende Schule 3 der Region Hannover Ohestraße 6, 30169 Hannover Gabriela Voges
Berufsbildende Schule 6 der Region Hannover Goetheplatz 7, 30169 Hannover Michael Becker
Berufsbildende Schulen Cuxhaven Pestalozzistrasse 44, 27474 Cuxhaven Donald Wetzel
Berufsbildende Schulen Fredenberg Hans-Böckler-Ring 18 – 20, 38228 Salzgitter Martin Witschital
Berufsbildende Schulen Goslar Baßgeige/Seesen Bornhardt-Strasse 14, 38644 Goslar Roman Saß
Berufsbildende Schulen I Emden Steinweg 24, 26721 Emden Karin von Häfen
Berufsbildende Schulen II Göttingen Godehardstr. 11, 37081 Göttingen Birgit Merkens-Schierholz
Berufsbildende Schulen III Göttingen Ritterplan 6, 37073 Göttingen Stephan Honnef
Berufsbildende Schulen Münden Ausfeld 8, 34346 Hann. Münden Hans-Jürgen Baumbach
Berufsbildende Schulen Osterholz-Scharmbeck Am Osterholze 2, 27711 Osterholz Karl-Heinz von Bestenbostel
Elisabeth-Selbert-Schule Langer Wall 2, 31785 Hameln Susanne Hoffmann
Herman-Nohl-Schule Steuerwalder Str. 162, 31137 Hildesheim Christine Bödecker
Multi-Media-Berufsbildende Schulen Expo Plaza 3, 30539 Hannover Bernd Strahler
Expertengruppe Prozessmanagement
Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 3 von 36 Stand: 24.11.2007
Inhalt
1 MANAGEMENT SUMMARY ............................................................................... 5
2 SCHULPROZESSE ............................................................................................. 6
2.1 Optimierung von Schulprozessen .............................................................................7
2.2 Empfehlung für Modellierungsworkshops................................................................7
2.3 Empfehlung zur Rechtssicherheit .............................................................................9
2.4 Prozessbeteiligte aus der Organisationssicht........................................................10
3 BASISMODELL ZUR MODELLIERUNG MIT ARIS...........................................11
3.1 Verwendete Modelltypen ..........................................................................................13
3.2 Detaillierungsebenen ................................................................................................13
3.3 ARIS Symbole ............................................................................................................15
3.4 Stellen, Rollen und mitgeführte Dokumente...........................................................17
3.5 Anordnung der Objekte ............................................................................................19
3.6 Beziehungen (Kanten) zwischen Objekten .............................................................20
3.7 Namenskonventionen ...............................................................................................20 3.7.1 Namenskonventionen für Objekte, z.B. Prozessbeteiligte ...................................21 3.7.2 Namenskonvention für Verrichtungen ..................................................................26
3.8 Softwaregestützter Methodenfilter ..........................................................................32
4 SCHLUSSHINWEISE .........................................................................................34
4.1 Austausch von Prozessen und Dokumentenmanagement ...................................34
4.2 Schulungen und Schulungshandbuch....................................................................34
4.3 Literatur ......................................................................................................................35
4.4 Erhebungsbogen für schulische Prozesse (Muster)..............................................36
Expertengruppe Prozessmanagement
Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 4 von 36 Stand: 24.11.2007
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1 ARIS Sichtenkonzept .........................................................................................11
Abbildung 2 ARIS Methodenintegration .................................................................................12
Abbildung 3: Prozesslandkarte BBS ReKo ............................................................................14
Abbildung 4: Symbole der Wertschöpfungskette ...................................................................15
Abbildung 5: Wertschöpfungskette "Unterricht ..." .................................................................16
Abbildung 6: Symbole der Ereignisorientierten Prozesskette ................................................17
Abbildung 7: Stellen und mitgeführte Dokumente ..................................................................18
Abbildung 8: EPK Anordnung.................................................................................................19
Abbildung 9: Ausprägungen von Beziehungstypen................................................................20
Abbildung 10: Modellierung von fehlenden Beziehungstypen................................................20
Abbildung 11: Erhebungsbogen .............................................................................................36
Expertengruppe Prozessmanagement
Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 5 von 36 Stand: 24.11.2007
1 Management Summary
Im Rahmen des ProReKo-Modellvorhabens des Landes Niedersachsen werden seit 2003 neue Steuerungsmodelle für berufsbildende Schulen erprobt. Die Aufnahme und der sach-gemäße Einsatz von Prozessmodellen sind für die berufsbildenden Schulen dabei zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor geworden1.
Die Darstellung und Grundlegung der Konventionen „ARIS4BBS“ soll es ermöglichen, ein einheitliches Referenzmodell für berufsbildende Schulen in Niedersachsen auf der Basis des ARIS® Modells („AR“chitektur „I“ntegrierter Informations“S“ysteme“) nach Prof. Scheer zu erarbeiten. Die ARIS Methoden gelten im Umfeld des Geschäftsprozessmanagements als führend2 und sind in einer Vielzahl von Unternehmen, exemplarisch auch in der öffentlichen Verwaltung eingeführt.3
Grundlegend ist, dass nahezu alle notwendigen Vereinbarungen zur Modellierung, Optimie-rung und zur Umsetzung von Prozessen in betrieblichen Informationssystemen und im Ar-beitsalltag in einer gemeinsamen Datenbank dokumentiert sind und softwareunterstützt ü-berwacht werden, also möglichst keine Fehler durch händische Veränderungen auftreten können. Erst diese Architektur ermöglicht es, innerhalb einer Institution transparent, aber ohne Redundanz zu arbeiten, und über Institutionen (Schulen) hinweg gemeinsame Pro-zessmodelle auszutauschen.
Die vorliegende Kurzfassung führt in das Thema ein und nennt die wesentlichen Konventio-nen. Kern der ebenfalls in der Erarbeitung befindlichen Langfassung als Schulungsunterlage ist die ausführliche Darstellung der ARIS-Konventionen, die in einem Software-Filter allen Prozessmodellen gemeinsam zugrunde liegen und teilnehmenden Schulen als Angebot zur Verfügung gestellt werden.
Die Teilnahme von berufsbildenden Schulen erfordert den Einsatz der Software „ARIS®4“ nach den Bedingungen der Initiative „aris@school“5 der IDS Scheer AG. Bei Nutzung der
1 Siehe auch http://www.reko.niedersachsen.de 2 Vgl. Gadatsch, A.; Grundkurs Geschäftsprozess-Management, 2005
3 Vgl. Ege, C.; Seel, C.; Scheer, A.-W.; Standortübergreifendes Geschäftsprozeßmanagement in der öffentlichen Verwaltung, 1999; http://www.iwi.uni-sb.de/Download/iwihefte/heft151.pdf 4 ARIS®, ARIS Business Designer®, ARIS Business Architect®, IDS sind eingetragene Marken der IDS Scheer AG.
5 siehe http://www.n-21.de/aktionen/aris/Ausschreibung_Aris_n21_2007_v2a.pdf
Expertengruppe Prozessmanagement
Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 6 von 36 Stand: 24.11.2007
ARIS Software für die Modellierung/Dokumentation und Austausch für schulische (Verwal-tungs-) Prozesse werden geringe Lizenzgebühren fällig. Es kann dann auch ein zentraler Server „ARIS4BBS“ Server genutzt werden; Informationen erteilt die MultiMedia BBS Han-nover ( Web: http://www.aris4bbs.de; Mail: [email protected]).
Die als modellhaft angenommene BBS „ReKo“ im Land Niedersachsen verfolgt das Ziel, mit effizienten Abläufen ihre Ergebnisse auch zukünftig den Erfordernissen des Ausbildungs- und Beschäftigungssystems anzupassen.
Alle Modellierungsumsetzungen sind als Vorschläge zu begreifen.
2 Schulprozesse
Die Projektgruppe „Prozessmodellierung“ definiert Schulprozesse wie folgt:
Ein Schulprozess ist eine zielgerichtete, zeitlich logische Abfolge von Aufgaben, die [mögli-cherweise] arbeitsteilig von mehreren Organisationen oder Organisationseinheiten unter Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien6 ausgeführt werden können. Er dient der Erstellung von Leistungen entsprechend den vorgegebenen, aus dem Leitbild ab-geleiteten Prozesszielen. Ein Schulprozess hat einen definierten Anfang und ein definiertes Ende. Ein Schulprozess kann formal auf unterschiedlichen Detaillierungsebenen und aus mehreren Sichten beschrieben werden. Der entsprechende Detaillierungsgrad für jeden Schulprozess sollte so gewählt werden, dass dieser selbsterklärend ist und seine Komplexi-tät angemessen dargestellt wird (so detailliert wie nötig und so abstrakt wie möglich).
Schulprozesse und Geschäftsprozesse7 werden im Folgenden synonym bezeichnet.
6 Dazu gehören alle print oder non-print Verfahren und alle neuen Medien.
7 Ein Geschäftsprozess ist eine zielgerichtete Folge von Tätigkeiten mit festgelegten Anfangs- und Endpunkten sowie möglichen Unterbrechungen, die für Schüler und Auszubildende, Ausbildungsbe-triebe, Mitarbeiter an der BBS ReKo oder Dritte ein Ergebnis von Wert erzeugen. Ein Geschäftspro-zess ist grundsätzlich erst beendet, wenn feststeht, dass bezugnehmend auf seinen Anstoß weder der Schüler/Auszubildende, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der BBS ReKo oder ein Dritter für den Pro-zess tätig werden muss.
Expertengruppe Prozessmanagement
Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 7 von 36 Stand: 24.11.2007
Prozesse lassen sich unterschiedlichen Kategorien zuordnen:
• Kernprozesse sind Erziehungs- und Bildungsprozesse, die eine Schule zur Zufrie-denstellung der an sie gestellten Erwartung erbringt. Diese umfassen die Entwick-lung, Durchführung und Evaluation von Bildungsangeboten.
• Unterstützungsprozesse sind nötig, um die Kernprozesse realisieren zu können und wirken nicht unmittelbar auf Bildung und Erziehung. Hierunter fallen alle administrati-ven Tätigkeiten.
• Führungsprozesse dienen zur Lenkung und Kontrolle der Kern- und Unterstützungs-prozesse.
2.1 Optimierung von Schulprozessen • Ist -Aufnahme8
Die Ist-Aufnahme der Schulprozesse wird vorrangig mit den Methoden Dokumen-tenstudium und Befragungstechniken (Interview, Fragebogen, Workshops etc.) durchgeführt.
• Bewertung Die Kriterien für die Bewertung der erhobenen Ist-Prozesse ergeben sich aus den o.a. Zielen und den fachlichen Festlegungen.
• Soll-Modellierung Bei der Modellierung der Soll-Schulprozesse sind die fachlichen und formellen Festlegungen zwingend einzuhalten.
2.2 Empfehlung für Modellierungsworkshops
Zusammensetzung der Arbeitsgruppe: Eine Arbeitsgruppe zur Prozessmodellierung besteht in der Regel aus max. 10 Teilnehmern.
Die Gruppe besteht aus:
• Den Prozessbeteiligten (ggf. repräsentative Gruppe)
• Der/dem Prozessverantwortlichen (operativen Verantwortlichen)
• Der/dem Prozessmanagementbeauftragten als Moderator/in
8 Die Arbeitsgruppe vertritt die Meinung, dass eine Ist-Aufnahme unabdingbare Voraussetzung ist für die sachgerechte Optimierung der Prozesse. Eine sofortige Modellierung der Zielprozesse führt in der Regel zu Optimierungsproblemen. Zwingend ist die Teilnahme der Prozessbeteiligten.
Expertengruppe Prozessmanagement
Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 8 von 36 Stand: 24.11.2007
Aufgaben der/des Moderatorin/Moderators
• Raum vorbereiten
• mit Medien ausstatten (PC, Beamer, Flip Chart, Metaplan); dabei ist auf eine mög-lichst hohe Flexibilität und Nutzerfreundlichkeit zu achten.
Aufgaben der/des Prozessverantwortlichen
• Arbeitsgruppe zusammenstellen
• Termin festlegen
• Teilnehmer einladen
• Durchführung
• Erhebungsbogen (siehe Anhang) vorhalten.
Die Durchführung untergliedert sich in den organisatorischen und den inhaltlichen Teil:
organisatorisch
• angenehme und offene Arbeitsatmosphäre schaffen
• Ziel und Ablauf des Workshops klären und visualisieren
• Prozessdarstellungsform klären (Pinnwand, Beamer,...)
inhaltlich
• Prozessziel definieren
• Prozessanfang und –ende definieren
Inhaltliche Fragen
Die folgenden Fragen erleichtern die Moderation eines Prozessmodellierungsworkshops und sind daher als Vorschläge zu verstehen. Die Fragen können zur Erstellung eines eigenen Gesprächsleitfadens dienen.
• Durch welches Ereignis wird der Prozess ausgelöst?
• Aus welchen Tätigkeiten besteht der Prozess?
• Wer sind die Prozessbeteiligten?
• Was ist das Ergebnis der Prozessaktivität?
• Welche Schnittstellen gibt es zu anderen Prozessen?
• Welche Ressourcen werden benötigt?
• Welches sind die häufig auftretenden Schwierigkeiten?
• Was sind die Prozessinputs (z. B. Erlasse und Regularien)?
• Wie und wann sollen Informationen/Dokumente weitergegeben werden (Definition der Weitergabe von Informationen)?
• Wie sollen die Prozessverantwortlichkeiten zukünftig geregelt sein?
Expertengruppe Prozessmanagement
Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 9 von 36 Stand: 24.11.2007
• Wer soll den Output überprüfen?
• Gibt es Verbesserungsvorschläge?
Ergebnisse des Workshops
Die inhaltliche Darstellung der erfassten Prozesse soll von allen Beteiligten mitgetragen wer-den. Hier gilt das Prinzip: Konsens statt Kompromiss! Ferner sollten Verabredungen zum weiteren Vorgehen getroffen werden. Diese könnten sein:
• Zeitpunkt zur Prozessevaluation vereinbaren
• Pflege der begleitenden Dokumente klären
2.3 Empfehlung zur Rechtssicherheit
Um die Akzeptanz in den Schulen zu erhöhen und die Verlässlichkeit der beschriebenen Prozesse zu verbessern sollte die Rechtssicherheit der Prozesse und ihrer mitgeführten Do-kumente beachtet werden. Folgende Checkliste könnte zur systematischen Einarbeitung der Rechtssicherheit bei schulischen Prozessen eingesetzt werden und als elektronisches Do-kument der Prozessbeschreibung hinzugefügt werden.
Nr. Beschreibung erfüllt
1. Prozessname/-nummer sind gegeben: 2. Prozessverantwortlicher und Prozessname sind benannt: 3. Prozessbeschreibung liegt vor: 4. Prozessinformationen/-unterlagen (Rechtsvorschriften etc.) liegen vor
und sind katalogisiert (plus Sicherheitskopien):
5. Fundort aller Prozessinformationen und – unterlagen ist benannt: 6. Die Bezugsquellen aller Prozessinformationen sind benannt: 7. Verantwortliche für Interpretationshilfen aller Prozessinformationen sind ange-
geben:
8. Der Evaluationsmodus der Prozessinformationen ist beschrieben: 9. Die Protokolle der Überarbeitungsvorgänge liegen vor (Neuaufnahmen; Ver-
änderungen; Wegfall von Rechtsvorschriften):
10. Die Fundorte und Bezugsquellen der Überarbeitungsvorgänge sind aufgelistet: 11. Die Mitarbeiter- und SchülerInnenbeiträge zu dem Prozess sind erfasst und
dokumentiert:
12. Der Prozess ist auf seine Relevanz hin geprüft: 13. Die Nutzungshäufigkeit des Prozesses ist beschrieben (permanent, regelmä-
ßig, selten):
xx. Weitere Aspekte…
Expertengruppe Prozessmanagement
Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 10 von 36 Stand: 24.11.2007
2.4 Prozessbeteiligte aus der Organisationssicht
Die angeführten Prozessbeteiligten9 werden in drei Gruppen unterschieden: In der ersten Gruppe befinden sich diejenigen, deren Funktion in der Schule durch Verordnungen und rechtliche Regelungen definiert ist. In der zweiten Gruppe sind die Prozessbeteiligten aufge-führt, die an der überwiegenden Zahl der Schulen vorhanden sind und unter den aufgeführ-ten Bezeichnungen ähnliche Tätigkeiten ausführen. Die dritte Gruppe umfasst Prozessbetei-ligte, die sich allein über ihre Aufgabenbezeichnung definieren. Bei der Übertragung der Pro-zesse auf eine spezifische Schule sind bei Bedarf die „Organisationseinheiten“ oder „Stellen“ in den Musterprozessen durch Funktionsträger gemäß der innerschulischen Aufgabenvertei-lung auszutauschen. (Beispiel: Die Aufgabe des Personalmanagers kann an einer Schule durch den Schulleiter, an einer anderen Schule hingegen durch einen Abteilungsleiter wahr-genommen werden.). Die Liste kann ergänzt werden.
Durch Verordnungen und recht-liche Regelungen vorgegeben
Etablierte Gruppen Aufgabenorientiert
Personalrat Beratungslehrer Personalverwalter Frauenbeauftragte SV-Berater Finanzverwalter Schwerbehindertenbeauftragter Hausmeister Schülerverwalter Datenschutzbeauftragter Fortbildungsbeauftragter Medienverwalter Sicherheitsbeauftragter Prozessmanager Statistikverantwortlicher Schulleiter Controller Personalmanager Lehrer QM-Beauftragter Schulleitung Schülervertreter Beauftragter für Öffentlich-
keitsarbeit Schulvorstand
Elternvertreter EDV-Administrator Schulbeirat Klassenlehrer Schulassistent Finanzmanager Schüler Sekretär Bildungsangebotsentwickler Arbeitgeber Sozialarbeiter Teamleiter Arbeitnehmer Suchtpräventionsbeauftragter Aufsichtsplaner Abteilungsleiter Förderverein … Landesschulbehörde … Kultusministerium Niedersach-sen…
9 Diese Festlegung ist in ARIS nicht zwingend, sie dienen aber der besseren Vergleichbarkeit mit den Schulprozessen, die mit dem Produkt Viflow visualisiert werden.
Expertengruppe Prozessmanagement
Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 11 von 36 Stand: 24.11.2007
3 Basismodell zur Modellierung mit ARIS
Auf der Grundlage der vorhandenen IST-Modelle werden entsprechende ARIS-Basismodelle zur weiteren Modellierung umgesetzt. ARIS unterstützt die unabhängige Modellierung von Prozessen mit bis zu 5 Sichten, die in der Steuerungssicht zusammengeführt sind. Auf diese Weise werden keine redundanten (hier: überflüssigen) Prozessobjekte (Stellen, Daten, Funk-tionen etc.) erzeugt.
SteuerungsSteuerungs--sichtsicht
OrganisationssichtOrganisationssicht
FunktionsFunktions--sichtsicht
LeistungssichtLeistungssicht
DatenDaten--sichtsicht
ARIS - Sichten• Datensicht
Welche Informationen sind wichtig?(z. B.: Schüler, Betriebe, Lehrkräfte, Unterrichte)
• FunktionssichtWelche Funktionen werden ausgeführt? (z. B.: Zeugniserstellung, Klassenbuchführung)
• OrganisationssichtWelche Organisationseinheiten gibt es? (z. B.: Schulbüro, Teams, Schulvorstand, Beirat)
• SteuerungssichtBeziehung zwischen Daten, Funktionenund Organisationseinheiten
• LeistungssichtWelche Leistungen sind wichtig?(z. B.: Erstelltes Zeugnis, Absenzmeldung an Betriebe)
Abbildung 1 ARIS Sichtenkonzept
Alle ARIS Methoden können auf einen einheitlichen Objektpool zugreifen und erleichtern die Modellierung innerhalb der Sichten. So ist nicht nur die Prozessabbildung möglich, sondern auch die Datenmodellierung von Datenbanken.
Expertengruppe Prozessmanagement
Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 12 von 36 Stand: 24.11.2007
Curriculum ist geplant
MaterialUnterricht
Lehrkraft
Schulleitung
Schulbüro Team A
EinkaufAllg. Verwaltung
Unterrichts-arbeit
Bildungsgangarbeit
Korrekturenvornehmen
Materialien-erstellung
Unterrichts-arbeit
Leistungs-test
Zeugnis
ZeugnisKlassenarbeit
Zusatz-qualifikation
Methodenintegration
Curriculumist erstellt
Material Team AMaterialien-erstellung
Abbildung 2 ARIS Methodenintegration
Über die Zuweisung von Modelltype, Objekttypen und entsprechenden Attributen werden aus dem umfangreichen ARIS Methoden mittels eines in Software übersetzten Methodenfilters genau die Konventionen vereinbart und softwaregestützt vom ARIS System überprüft, die für die jeweilige Aufgabe notwendig sind.
Expertengruppe Prozessmanagement
Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 13 von 36 Stand: 24.11.2007
3.1 Verwendete Modelltypen
Im Filter BBS „ReKo“ sind folgende Modelltypen erlaubt bzw. als Konvention vereinbart:
Fachkonzeptebene Übergeordnet: Gliederungsmodell (als „Prozesslandkarte“, siehe Kap 11.1 )
Organisationssicht Funktionssicht Steuerungssicht Datensicht
Organigramm Wertschöpfungsketten-Diagramm (WKD)
ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK)
Die Modellierung orientiert sich an den folgenden Vorgaben:
3.2 Detaillierungsebenen
Prozessdarstellungen verlangen häufig Detaillierungen, die hier in ARIS als Konvention ma-ximal 5 Ebenen umfassen sollen.
Ebene Bezeichnung Modell Beispielprozess
1 Prozesslandkarte Gliederungsmodell
2 Hauptprozess Wertschöpfungsketten-diagramm (WKD)
Personalwesen
3 Teilprozess WKD oder Ereignisge-steuerte Prozesskette
(EPK)
Personalverwaltung
(Angestellte/Beamte)
4 Operativer Prozess EPK Einstellung von Angestell-ten/Beamten
5 Aufgabe EPK Einstellungsunterlagen
vorbereiten
Expertengruppe Prozessmanagement
Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 14 von 36 Stand: 24.11.2007
Die Übersicht über die Führungs-, Kern und Unterstützungsprozesse erfolgt auf Ebene 1 als so genannte „Prozesslandkarte“. Über Hinterlegungen (Dreieckige Mini-EPK neben dem Ob-jekt) werden zwischen den Detaillierungsebenen logische Verknüpfungen realisiert.
Führungsprozesse
Unterstützungsprozesse
Kernprozesse
Qualitäts-manage-ment be-treiben
Leitbild /Schulpro-
grammentwickeln
Personal-manage-
mentbetrei-
ben
Informationen/
Öffentlich-keitsarbeitmanagen
Gebäude-und
Raum-ausstatt-
ung mana-gen
Finanzen/Investitio-
nenmanagen
Bildungsangeboteentwickeln
Bildungsangebotedurchführen
Bildungsangeboteevaluieren
AllgemeineVerwaltungdurchführen
Schülerverwalten
Personalverwalten
Finanzenverwalten
Informationen/
Wissenverwalten
Gebäudeund
Raumaus-stattungverwalten
Abbildung 3: Prozesslandkarte BBS ReKo
Der Kernprozess „Unterricht…“ ist hier ein Element des Prozesses „Bildungsangebote …“. Unterricht bezeichnet eine spezifische Organisationsform von Bildungsangeboten; es sind aber auch Workshops, Seminare, Vortragsreihen u.a. denkbar an einem Regionalen Kompe-tenzzentrum. Unterricht spezifisch wird auf der darunter/dahinter liegenden Modellierungs-ebene durch Wertschöpfungsketten/Ereignisgesteuerte Prozessketten ausführlich beschrie-ben.
Expertengruppe Prozessmanagement
Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 15 von 36 Stand: 24.11.2007
3.3 ARIS Symbole
ARIS verwendet für jeden Modelltyp unterschiedliche Symbole. Für den Modelltyp „Wert-schöpfungskettendiagramm“ werden folgende ARIS Symbole benutzt:
Wertschöpfungskette
Organisationseinheit
Wertschöpfungsketten sind zusammenfassende, übergeordnete Darstellungen von Prozess-ketten. Organisationseinheiten können hier genannt werden, wenn es der Übersichtlichkeit dient.
Unterricht aufKlassenebene planen,
durchführen undevaluieren
Bildungsgang managen
Zusatzangebotemanagen
Bildungsgangteamleiter
ist fachlich verantwortlich für
Klassenlehrer
Lehrkraft
Kursorganisation
Bildungsgangteamleiter
ist prozessorientiert übergeordnet
ist prozessorientiert übergeordnet
Lehrkraftwirkt mit bei
wirkt mit bei
ist fachlich verantwortlich für
ist fachlich verantwortlich für
wirkt mit bei
Abbildung 4: Symbole der Wertschöpfungskette
Expertengruppe Prozessmanagement
Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 16 von 36 Stand: 24.11.2007
Beispiel für eine Wertschöpfungskette „Unterricht planen und durchführen“.
Rahmenrichtlinien/Richtlinien umsetzen
Unterrichtsmaterialerstellen
Grundsätze derBildungsgang
teamarbeit umsetzen Unterrichtsarbeitdokumentieren
Unterrichtsarbeitevaluieren
Prüfungen durchführenund bewerten
PlanmäßigenUnterricht durchführen
IndividuellenUnterrichtsplan
erarbeiten
Grundsätze derKlassenteamarbeit
erstellen und umsetzen
Vertretungendurchführen
Unterrichtsarbeit undZielsystem abgleichen
Abbildung 5: Wertschöpfungskette "Unterricht ..."
Organisationseinheiten, Stellen und Personen werden hier nicht abgebildet. Sie sind in den hinterlegten Ereignisorientierten Prozessket-ten modelliert.
Expertengruppe Prozessmanagement
Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 17 von 36 Stand: 24.11.2007
Für die Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) stehen folgende Symbole zur Verfügung:
Abbildung 6: Symbole der Ereignisorientierten Prozesskette1011
3.4 Stellen, Rollen und mitgeführte Dokumente
Soweit Funktionen ganz oder teilweise manuell durchgeführt werden, ist dieser Funktion eine Stelle zuzuordnen.
Kann eine Funktion mehreren Stellen zugeordnet werden, ist diese nacheinander zu model-lieren (z.B. Benachrichtigung Bildungsgangteamleiter12 durch „Lehrkraft“ bzw. Benachrichti-gung Bildungsgangteamleiter durch „Schulbüro“).
10 Siehe http://www.wi.uni-muenster.de/imperia/md/content/wiinformation_systems/lehrveranstaltungen/ lehrveranstaltungen/bpmundwfm/ws0405/2004_10_22.epk.aris.pdf 11 Der Begriff „Verfeinerung“ wird in ARIS auch als „Hinterlegung“ bezeichnet und ist auch bei anderen Objekttypen (z.B. Organisationseinheit im Organigramm) möglich (siehe dazu im Abschnitt „Metho-denfilter“ 12 Bildungsgangteamleiter oder –sprecher werden hier synonym verwendet.
Expertengruppe Prozessmanagement
Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 18 von 36 Stand: 24.11.2007
AnmeldungVeranstaltungs-
wunsch
Auftraggebermeldet sich
Externer Auftraggeber
Erstellung undAusdruckDeckblatt
Wunsch istaufgenommen
Veranstaltungs-nummer istvergeben
wird ausgewertet vonwird ausgewertet von
aktiviert
führt zuführt zu
aktiviert
internerAuftraggeber
KursmanagementLeitung
führt aus
Deckblatt_Veraungsmanagemen
AnmeldungVeranstaltungs-
wunsch
AnmeldungVeranstaltungs-
wunsch
AnmeldungVeranstaltungs-
wunsch
Verwaltungs-angestellte C
führt aus
führt aus
ist fachlich verantwortlich für
führt zu
Verwaltungs-angestellte C
Deckblatt isterstellt und
ausgedruckt
Abbildung 7: Stellen und mitgeführte Dokumente
Mitgeführte Dokumente werden in die EPK als OLE Objekt13 auf der linken Seite eingefügt.
13 Object Linking and Embedding (OLE) ist eine von Microsoft entwickelte Funktionalität. Zum Beispiel kann ein Bild, das mit einem Zeichenprogramm erstellt wurde, in ein Textdokument eingebunden wer-den. Die Besonderheit ist dabei, dass dieses eingebettete Bild direkt aus dem Textprogramm heraus per Doppelklick mit dem ursprünglichen Zeichenprogramm bearbeitet werden kann. Dieses läuft dazu – erkennbar am geänderten Menüaufbau – als Rumpfprogramm innerhalb der Dokument-Applikation. (siehe http://www.wikipedia.de )
Expertengruppe Prozessmanagement
Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 19 von 36 Stand: 24.11.2007
3.5 Anordnung der Objekte
.Die EPK besteht aus einer Kette von Ereignissen und Funktionen, die über Kanten, ggf. Konnektoren miteinander verbunden werden. Zur Zuordnung von Organisationseinheiten bzw. de-ren Teilen zu Funktionen werden die entsprechenden Symbole rechts von der Funktion platziert und mit Kanten verbunden. Wenn nach Funktionen keine Entscheidungen folgen, können Funktionen auf Funktionen folgen.
Ebenfalls möglichst auf der rechten Seite werden Beschreibungen und Bemerkungen durch Plazieren sichtbar gemacht. Grundsätzlich links von der Funktion werden die Elemente der Datensicht, Medien, Arbeitsmittel und mitgeführte Dokumente etc. ange-bracht
Absenzgrund istvorhanden
Absenzen müssen mitgetelt werden bis spätenstens 7:30 Uhr für den laufenden Tag bzw. 14:00 Uhr für den folgenden Tag an Tel.:0511-646198-11 /- 12/- 13
Bitte nutzen Sie auch das Webformular
http://www.service-mmbbs.deAbsenzgrundwird mitgeteilt
Schulbüro
wirkt mit bei
Lehrkraftentscheidet über
aktiviert
Unterrichtsvertretung wird
abgebildet
Unterrichtsstundefällt aus
Vertretungsunterricht findet
statt
Unterrichtsstunde ist
zeitlich verlegt
führt zu
führt zuführt zu
führt zu
GP-UNTIS unterstützt
Unterrichtsdurchführung
wird ausgewertet von
wird ausgewertet von
wird ausgewertet von
BekanntgabeAusfall/
Verlegung/Vertretung
aktiviert
führt zu
aktiviert
Unterricht istausgefallen
führt zu
VertretungsLehrkraft wirdggf. ergänzt
Bildungsgangteamleiter
PrüfungVertretungsvorschlag
Team Stundenplanentscheidet über
Webformularausgefüllt durch
Lehrkraft
Webformularausgefüllt vom
Schulbüro
führt zu führt zu
wird ausgewertet von wird ausgewertet von
Mail unterstützt
Vertretungsvorschlag imWebformular
ist Vorgänger von
führt zu Lehrkraft
führt aus
Bitte ggf. vorhandenen Vorschlag angeben, ggf. "Kein Vorschlag" angeben
KenntnisnahmeAbsenz/
Vertretungsvorschlag
aktiviert
Mail unterstützt
ist fachlich verantwortlich für
ist Vorgänger von
Ergänzung wirdangefordert
Team StundenplanMail
ist Vorgänger von
entscheidet überunterstützt
GP-UNTIS
Info-Point
Webseite
unterstützt
unterstützt
unterstützt
Team Stundenplanist fachlich verantwortlich für
Bildungsgangteamleiter
Team Stundenplan
muss informiert werden über
muss informiert werden über
Schulbüro
führt aus
Vorschlagnicht umsetzbar
Vorschlagumsetzbar
führt zu
führt zu
aktiviert
führt zu
aktiviert
wird ausgewertet von
führt zu
Team Stundenplanist fachlich verantwortlich für
Abbildung 8: EPK Anordnung
Expertengruppe Prozessmanagement
Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 20 von 36 Stand: 24.11.2007
3.6 Beziehungen (Kanten) zwischen Objekten
Innerhalb der EPK oder Wertschöpfungsketten können verschiedene Beziehungstypen (Kan-ten) eingesetzt werden, die ebenfalls in der ARIS Datenbank mitgeführt werden (Auswahl). Auch diese Beziehungstypen werden in der Datenbank gehalten und erleichtern so z.B. die Erstellung / Aktualisierung von Organisationsplänen/Stellenplänen.
Abbildung 9: Ausprägungen von Beziehungstypen
Im Filter nicht vorhandene Beziehungstypen, z.B. „Be-nehmen muss hergestellt werden“ werden ggf. durch die Modellierung von Funk-tionen („Benehmensherstel-lung“), beteiligten Personen („Schulleiter“) oder Organi-sationseinheiten („Beirat“) und einem entsprechenden Beziehungstyp (z.B. „wirkt mit“; „führt aus“) etc. darge-stellt.
Benehmens-herstellung BeiratSchulleiter
wirkt mit beiist fachlich verantwortlich für
Antrag liegt vor
Antrag verabschiedet
aktiviert
erzeugt
Abbildung 10: Modellierung von fehlenden Beziehungs-typen
3.7 Namenskonventionen
Um eine einheitliche Modellierung zu gewährleisten, wieder verwendbare Module identifizie-ren und strukturelle Ähnlichkeiten erkennen zu können, ist die Einhaltung von Namenskon-ventionen unabdingbar. Weiteres Ziel der Namenskonventionen ist es, die mehrfache Anlage
Expertengruppe Prozessmanagement
Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 21 von 36 Stand: 24.11.2007
von gleichen Objekten mit ähnlichen Namen zu vermeiden. Die Benennung der Modelle und Objekte muss aussagekräftig und eindeutig sein.
3.7.1 Namenskonventionen für Objekte, z.B. Prozessbeteiligte
Um die Bezeichner von Objekten wie z.B. „AG“ (Arbeitgeber) nicht zu lang werden zu lassen, und um eine nahezu einheitlichen Abkürzungskatalog über alle verwendeten Tools14 zu er-halten, wird nachstehende Aufstellung zur Beachtung empfohlen.
In ARIS ist die Einhaltung dieser Liste nicht zwingend: Objekte unterschiedlichen Namens aber gleicher Definition können im Rahmen der „Konsolidierung“ von Modellen später soft-waregestützt vereinheitlicht werden, ohne dass die Prozessdatenbank „beschädigt“ wird und ein Austausch von Modellen zwischen Schulen unmöglich wird, wie aus anderen Software-tools bekannt. Die Beachtung erleichtert aber Erstellung konsistenter Modelle und die Les-barkeit der Darstellungen.
Abkürzung Langtext
A
AA Arbeitsschutzauschuss
Abt Abteilung
AE Arbeitsentgelt
AG Arbeitgeber
AL Abteilungsleiter
AN Arbeitnehmer
Arch manuelle Archivierung
Arche elektronische Archivierung
ATZ Altersteilzeit
AU Arbeitsunfähigkeit
AufP Aufsichtsplaner
AV Arbeitsvertrag
AZ Aktenzeichen
14 Parallel zu diesem ARIS - Konventionenhandbuch existiert auch ein Handbuch für das Softwaretool „VIFLOW“, siehe http://www.reko.niedersachsen.de
Expertengruppe Prozessmanagement
Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 22 von 36 Stand: 24.11.2007
Abkürzung Langtext
B
BA Agentur für Arbeit
BBS Berufsbildende Schule
BAE Bildungsangebotsentwickler
BG Berufsgenossenschaft
BLe Beratungslehrkraft
C
C Controller
D
DA Dienstanweisung
DAV Datenaustauschverfahren
DB Datenbank
DFÜ Datenfernübertragung
DSB Datenschutzbeauftragter
DTA Datenträgeraustausch
DV Dienstvereinbarung
DV/IT Datenverarbeitung/Informationstechnologie
E
EDV-A EDV-Administrator
EinzErm Einzugsermächtigung
ElV Elternvertreter
EStG Einkommensteuergesetz
EV Entscheidungsvorlage
EZ Erziehungszeit
EB Erziehungsberechtigter
F
FB Fortbildungsbeauftragter
FöV Förderverein
FM Finanzmanager
FrB Frauenbeauftragte
Expertengruppe Prozessmanagement
Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 23 von 36 Stand: 24.11.2007
Abkürzung Langtext
FV Finanzverwalter
G
GO Geschäftsordnung
GP Schulprozess
GSVo Geschäftsführender Schulvorstand
H
HP Hauptprozess
HM Hausmeister
I
Id Identifikation
Info Information
idR in der Regel
iRd im Rahmen der/des
J
JAE Jahresarbeitsentgelt
K
KFZ Kraftfahrzeug
KLe Klassenlehrkraft
KV Krankenversicherung
KZ Kennzeichen
L
L Leistung
Le Lehrkraft
LeK Lehrkräfte der Klasse
LSchB Landesschulbehörde
LSchB-H Landesschulbehörde Abteilung Hannover
LSchB-LG Landesschulbehörde Abteilung Lüneburg
LSchB-OS Landesschulbehörde Abteilung Osnabrück
LSchB-BS Landesschulbehörde Abteilung Braunschweig
M
Expertengruppe Prozessmanagement
Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 24 von 36 Stand: 24.11.2007
Abkürzung Langtext
MA Mitarbeiter
MdE Minderung der Erwerbsfähigkeit
MK Kultusministerium Niedersachsen
MuSchG Mutterschaftsgeld
MV Medienverwalter
O
OE Organisationseinheit
ÖffB Beauftragter für Öffentlichkeitsarbeit
op operativ
P
ProM Prozessmanager
Po Polizei
PR Personalrat
PVers Personalversammlung
PM Personalmanager
PV Personalverwalter
Q
QMB QM-Beauftragter
R
Rdschr Rundschreiben
RL Richtlinie
RZ Rechenzentrum
S
S Schüler
SAss Schulassistent
SiB Sicherheitsbeauftragter
SBV Schwerbehindertenvertretung
SBVP Schwerbehindertenvertrauensperson
schriftl schriftlich
SchlV Schlichtungsverfahren
Expertengruppe Prozessmanagement
Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 25 von 36 Stand: 24.11.2007
Abkürzung Langtext
SchV Schülerverwalter
Se Sekretär
selbst selbständig(e)
SGB Sozialgesetzbuch
SL Schulleiter
SB Schulbeirat
SLtg Schulleitung
SVo Schulvorstand
sonst sonstige
SozA Sozialarbeiter
SPB Suchtpräventionsbeauftragter
ST Schulträger
StV Statistikverwalter
SV Schülerselbstverwaltung
SVB SV-Berater
SVers Schulversammlung
T
T Team
TL Teamleiter
TS Teamsitzung
U
UM Unfallmeldung
UV Unfallversicherung
V
VF Verwaltung Finanzen
VL Verwaltungsleiter
VPers Verwaltung Personal
VSch Verwaltung Schüler/innen
VO Verordnung
VP Vertragspartner
Expertengruppe Prozessmanagement
Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 26 von 36 Stand: 24.11.2007
Abkürzung Langtext
VerP Vertrauensperson
W
WV Wiedervorlage
Z
Z Zeuge
zwV Zur weiteren Veranlassung
3.7.2 Namenskonvention für Verrichtungen
Um eine möglichst große Übereinstimmung in der Formulierung der einzelnen Prozesse zu erhalten, sollten folgende Verben genutzt werden. Synonyme und Erklärungen dienen der Erläuterung dieser.
Verrichtung Synonym Erklärung (Beispiele)
abgeben äußern, vortragen Stellungnahme äußern
ablegen abhängen, abheften, weghängen Akte abhängen, Brief in Akte abheften
ablehnen zurückweisen einen Antrag ablehnen, Vor-gang zurückweisen (z. B. bei Freigabe durchführen)
abrechnen Abrechnen diverser Forderun-gen
absetzen Kosten absetzen
abstimmen absprechen, reden, sprechen Termin oder Themen abstim-men
abwarten Antwort/Ermittlung abwarten; Sitzungstermin abwarten
abwickeln eine Personaleinstellung abwi-ckeln
abzeichnen signieren diverse Schreiben/Listen ab-zeichnen
ändern anpassen, berichtigen, korrigieren, etwas verändern oder korrigie-
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Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 27 von 36 Stand: 24.11.2007
Verrichtung Synonym Erklärung (Beispiele) nachbessern, überarbeiten, uminde-xieren, verändern, verbessern
ren
aktualisieren Daten im System aktualisieren
anfordern bestellen Unterlagen anfordern
anlegen einrichten Einrichten von z. B. einer Au-ßenstelle
anleiten schulen, unterrichten Mitarbeiter anleiten
annehmen entgegennehmen Post annehmen
anrufen telefonieren Beteiligte anrufen
anstoßen Vorgang anstoßen
anwenden ein Mittel anwenden
anzeigen Ergebnis am Bildschirm anzei-gen
archivieren elektronisch und physisch ar-chivieren
aufbauen eine Partnerschaft aufbauen
aufbereiten Daten z. B. für die Schulinspek-tion aufbereiten
aufheben Bescheid aufheben
aufkleben kleben Ordnungsbegriff auf Akte auf-kleben
aufnehmen einen Schüler aufnehmen
ausführen einen Auftrag ausführen
ausfüllen ausfüllen eines Antrages; aus-füllen eines Schreibauftrages
aussprechen einen Verweis aussprechen
auswählen Bewerber auswählen
auswerten Gutachten auswerten
bearbeiten Checkliste bearbeiten
beenden einstellen, abschließen Leistung beenden
befolgen eine Erziehungsmaßnahme
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Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 28 von 36 Stand: 24.11.2007
Verrichtung Synonym Erklärung (Beispiele) befolgen
begehen Verstoß begehen
begründen erklären Ablehnung begründen
beifügen Akten beifügen; beifügen z. B. einer Rechtsbehelfsbelehrung
beobachten einen Vorgang beobachten
beraten die Anspruchsgruppen beraten
berechnen addieren, aufsummieren, kalkulieren, schätzen, überschlagen, umrechnen, errechnen
z. B. Berechnen des Beitrages für Schulverein
beschaffen einkaufen, kaufen das Papier beschaffen
bestätigen Buchungslauf bestätigen
beteiligen einbeziehen den Personalrat beteiligen
betreiben Beschwerdemanagement betreiben
betreuen Veranstaltungen betreuen
beurteilen untersuchen Sachverhalt beurteilen
bewerten Schülerleistung bewerten
buchen ausbuchen, einbuchen, umbuchen, verbuchen
Betrag auf Konto buchen
dokumentieren einen Vorgang dokumentieren
drucken ausdrucken Dokument über Drucker aus-geben
durchführen Bildungsangebote durchführen
einleiten Erziehungs- oder Ordnungs-maßnahme einleiten
einberufen eine Sitzung einberufen
einbinden Erziehungsberechtigte einbin-den
einsetzen Personal einsetzen
entfernen Handzettel entfernen
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Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 29 von 36 Stand: 24.11.2007
Verrichtung Synonym Erklärung (Beispiele)
entlassen Schüler entlassen
entnehmen herausnehmen Post manuell entnehmen
entscheiden entscheiden, ob Nachscannen erforderlich
entwerfen Bildungsangebote entwerfen
entwickeln Bildungsangebote entwickeln
erfassen registrieren, zählen, eingeben, ein-tragen, setzen, einrichten
Antrag erfassen; Kennzeichen setzen
ergänzen hinzufügen, vervollständigen Unterlagen ergänzen
erheben Statistik erheben
erinnern mahnen an Zahlung erinnern
ermitteln fragen, herausfinden, klären, erfragen nach fehlenden Informationen suchen
erstatten Guthaben wird erstattet
erstellen anfertigen, bilden, erzeugen, fertigen, schreiben, tätigen, verfassen, vor-nehmen, aufstellen, ausstellen, erar-beiten, programmieren
Erstellen eines Schreibens; Erstellen eines Programms
erteilen geben eine Auskunft erteilen
evaluieren Bildungsangebote evaluieren
falten falzen, knicken Post falten
faxen
fertig stellen abschließen, Dokument fertig stellen
festlegen vereinbaren, vorgeben, bestimmen Termin festlegen
feststellen Kostenstelle feststellen
fortschreiben Schulprogramm fortschreiben
frankieren Post frankieren
freigeben Freigeben eines Vorgangs (Bu-chung freigeben)
führen Arbeitszeitkonto führen
genehmigen bewilligen, gewähren Antrag genehmigen
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Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 30 von 36 Stand: 24.11.2007
Verrichtung Synonym Erklärung (Beispiele)
heften klammern, zusammenheften, zu-sammentackern
Kopien klammern
holen abholen, einsammeln, ziehen Post holen; Akte ziehen
indexieren attributieren, indizieren Dokument mit Index versehen
informieren benachrichtigen, hinweisen, melden, mitteilen, einweisen
eine Abteilung über etwas in-formieren; Beteiligte infor-mieren
initiieren Selbstbewertung initiieren
installieren einspielen eine Software installieren
justieren ausrichten Kuvertiermaschine justieren
kommunizieren bekannt machen Beschlüsse kommunizieren
kontrollieren Ausführung kontrollieren
kooperieren mit Partnern kooperieren
koordinieren Unterrichtsinhalte koordinieren
kopieren vervielfältigen Unterlagen kopieren
kündigen Verhältnisse kündigen
kuvertieren eintüten Brief kuvertieren
legen auffüllen Dokument in Postverteiler le-gen, Anlage/Beilagenfach auf-füllen
lesen Lesen von Akten, Post,...
leiten lenken Sitzungen, Besprechungen leiten
löschen austragen Datei löschen
managen Prozesse managen
markieren fehlende Punkte markieren
notieren vermerken Vermerk für nächste Sitzung notieren
öffnen aufmachen Post öffnen organisieren Geschäftszimmer organisieren pflegen aktualisieren, warten Personenstammdaten pflegen planen einplanen, einteilen, projektieren Termine planen
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Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 31 von 36 Stand: 24.11.2007
Verrichtung Synonym Erklärung (Beispiele) prüfen abgleichen, abstimmen, durchsehen,
einsehen, klären, sichten, überprüfen, Prüfen der Anträge auf Voll-ständigkeit
regeln Vertretung regeln reservieren vorbelegen, vorbesetzen Sitzungssaal reservieren;
Dokumenten-Schlüssel vorbe-legen
sammeln Belege sammeln scannen einscannen, nachscannen Dokumente scannen sortieren aussortieren, einsortieren, heraussor-
tieren, ordnen, vorsortieren, zuordnenPost sortieren
speichern einspeichern Daten speichern stempeln abstempeln Schreiben abstempeln stornieren Mitgliedschaft z. B. im Schul-
verein stornieren suchen Akte suchen
teilnehmen an einer Sitzung teilnehmen
trennen separieren Dokumente trennen
übergeben aushändigen, ausgeben Formular übergeben
übernehmen Daten für Statistik übernehmen
überwachen sicherstellen Wiedervorlage überwachen
überweisen Überweisung eines Geldbetra-ges
umsetzen eine Verordnung umsetzen
unterschreiben unterzeichnen Dokument mit Unterschrift ver-sehen
veranlassen auslösen Nachschreibtermin veranlassen
verarbeiten Daten verarbeiten
verfolgen eine Strategie verfolgen
verfügen anordnen Anordnung verfügen
vergeben Kennzeichen vergeben; Ord-nungsbuchstaben vergeben
vergleichen Ergebnisse vergleichen
verhandeln Vertragsverhandlungen führen
verknüpfen verbinden Personendaten verbinden
vernichten Dokumente vernichten
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Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 32 von 36 Stand: 24.11.2007
Verrichtung Synonym Erklärung (Beispiele)
veröffentlichen Informationen der Öffentlichkeit zugänglich machen
versenden verschicken mit der Post verschicken
verrechnen aufrechnen Zahlungen verrechnen
verteilen ausfahren Post verteilen
verwalten Material verwalten
vorbereiten Pakete zur Abholung vorberei-ten; Sitzung vorbereiten
vorlegen jemandem eine Akte vorlegen
vorliegen ein Fehlverhalten liegt vor
vorschlagen einen Vorschlag machen
weiterleiten bringen, transportieren, übermitteln, weitergeben, zurückgeben
Weiterleiten von Vorgängen
weiterentwickeln Partnerschaften weiterentwi-ckeln
zahlen abführen, anweisen, auszahlen, be-zahlen
Gehälter zahlen
zurücknehmen Anordnung bzw. Verwaltungs-akt zurücknehmen
zuleiten zuführen, bringen, schicken Unterlagen zuführen
zusammenarbeiten im Team zusammenarbeiten
zusammenstellen Unterlagen zusammenstellen
zustimmen annehmen einem Beschluss zustimmen
zwischenspeichern Teilergebnisse zwischenspei-chern
3.8 Softwaregestützter Methodenfilter
Für die Arbeit im Projekt wurde der BBS „ReKo“-Filter” entwickelt. Er stellt eine benutzerdefi-nierte Filterversion dar und enthält Modell-, Objekt-, Kanten-, Objektattribut-, Objekthinterle-gungs- und Symboltypen, die auf die projektinternen Erfordernisse abgestimmt wurden. Die Konfiguration der Objekt-, Objektattribut- und Hinterlegungstypen erfolgt dabei über Modell-grenzen hinweg. Die Auswahl der Modell-, Kanten- und Symboltypen erfolgt hingegen mo-
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Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 33 von 36 Stand: 24.11.2007
dellspezifisch.
Durch den Einsatz des Methodenfilters in ARIS wird eine aufwendige, durch Menschen ggf. fehlerträchtig händisch durchzuführende Prüfung der Einhaltung von Konventionen von Mo-dellen anderer Schulen beim Austausch von Modellen unnötig!
Alle genannten Hinweise zur Konfiguration werden den teilnehmenden Schulen in einem Filter als software-gestützte und –kontrollierte Konvention zur Verfügung gestellt. Der Filter hat den Dateinamen „BBS „ReKo_VXXXX.amc“ wobei „XXXX“ das jeweils gültige Datum darstellt, ab dem der Filter für alle zu erstellenden Modelle eingesetzt werden muss. Die teil-nehmenden BBS werden über Änderungen des Filters benachrichtigt und der gültige Soft-warefilter wird als Datei von der MultiMedia BBS Hannover zur Verfügung gestellt. Die Filter-datei muss vom lokalen System-Administrator in das lokale ARIS-System importiert werden, für den zentralen ARIS-BUSINESS-Server wird dies zentral von der Multimedia BBS Hanno-ver sichergestellt. Notwendige Veränderungen des Filters werden mit den teilnehmenden Schulen diskutiert und vor Umsetzung/Verbreitung abgestimmt.
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Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 34 von 36 Stand: 24.11.2007
4 Schlusshinweise
4.1 Austausch von Prozessen und Dokumentenmanagement
Schulen, die ihre Modelle auf Basis des gemeinsamen Filters erstellen, können diese ein-fachst austauschen. Verändern Schulen den Filter ohne Absprache, sind ihre Modell ggf. nur mit der „Gesamtmethode“ anzusehen, die Prozessdatenbank wird aber in keinem Fall zer-stört, es sind umfangreiche Möglichkeiten zur softwaregestützten „Konsolidierung“ vorhan-den.15
Mitgeführte Dokumente (z.B. Office-Produkte wie WORD®, Excel®16 etc), die als OLE Ob-jekte eingebettet sind in das ARIS Modell, werden auch in ARIS aktualisiert. Dokumente, die in ARIS eingebettet sind, werden mit der ARIS Datenbank auch exportiert. In eine ARIS Da-tenbank eingebettete Dokumente können also exportiert und in eine andere Datenbank / einen anderen ARIS Server ggf. importiert werden. Besteht per OLE eine Verknüpfung in ein (Microsoft-) Dateisystem, wird eine Änderung des Dokumentes im Dateisystem automatisch in das ARIS Objekt übernommen. Dokumente, die verknüpft sind mit einem Dateisystem, werden beim Export der ARIS Datenbank daher nicht mit exportiert,
Diese Exporte/Importe sollten die jeweiligen ARIS - Datenbankadministratoren in den Schu-len durchführen. Dabei erfolgt durch ARIS eine automatische Prüfung, welche der Objekte bereits vorhanden sind und welche nicht. Um diesen „Merge“ erfolgreich und einfach zu hal-ten, sollten die zusammengeführten Datenbanken auf einem identischen Filter basieren.
ARIS unterstützt direkt die Übernahme der Rollen, und damit die Berechtigungen an einer Datei / in einem Workflow, in diverse Dokumentenmanagementsysteme17.
4.2 Schulungen und Schulungshandbuch
Es liegt weiterhin ein umfangreiches Schulungshandbuch ARIS4BBS in Langfassung vor, das über diese Kurzanleitung alle wichtigen ARIS Konventionen zur detaillierten Arbeit ent-hält. Geplant ist dazu in der Transferphase von ProReKo bis 2010 Fortbildungen abzuhalten.
15 Dazu erfolgen umfassende Hinweise im ARIS4BBS Schulungshandbuch 16 WORD®, Excel® sind eingetragene Marken der Microsoft Deutschland GMBH. 17 Es hat sich in der Diskussion der Gruppe ergeben, dass eine BBS-ReKo ein effektives Dokumen-tenmanagementsystem einsetzen sollte. Die Modellierung von Prozessen bleibt sonst auf halbem Wege stehen. Zum diesem Thema erfolgt deshalb eine gesonderte Publikation Ende 2007.
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Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 35 von 36 Stand: 24.11.2007
4.3 Literatur
Gadatsch, A. 2006 Grundkurs Geschäftsprozess-Management
Seidlmeier, H. 2006 Prozessmodellierung mit ARIS. Eine beispielorientierte Einführung für Studium und Praxis
Scheer, A.W. et.al. 2007 Von Prozessmodellen zu lauffähigen Anwendungen. ARIS in der Praxis
Fischermanns, G. 2006 Praxishandbuch ProzessManagement
Workshop "Geschäftsprozesse" auf http://www.schulprozesse.de
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4.4 Erhebungsbogen für schulische Prozesse (Muster)
Abbildung 11: Erhebungsbogen
PDF Datei18 H:\
Erhebungsbogen_Sch
18 Eine DOC Variante mit der hinterlegten PDF wird im Rahmen der Schulungen zugänglich gemacht.