1

KREATIVITET OCH DISCIPLIN – EN OSLAGBAR KOMBINATION!

Strategisk omvärldsbevakning/analys från ax till limpa

2013-04-18Margareta Nelke

Strategisk omvärldsbevakning

© I.C. at Once

2

Författare

FöredragshållareInformationsspecialist

Margareta NelkeI.C. at OnceMårtensgatan 30252 69 Råå070 4040208nelke@icatonce.comwww.ICatOnce.com

Konsult

3

Några begrepp

Omvärlds-bevakning

Omvärlds-spaning

Trendanalys

Scouting

Framtids-studie

BusinessIntelligence

Omvärlds-analys

CompetitiveIntelligence

4

OMVÄRLDSBEVAKNING/ ANALYSÄr en process för att systematiskt bevaka och analysera faktorer i omvärlden som påverkar en organisations nuvarande och framtida utveckling och framgång. Den bildar grund för strategiska beslut.

SYSTEMATISK OMVÄRLDSBEVAKNING

• Är mer än nyhetsbevakning• Innefattar också slutsatser och analys• Är en kontinuerlig process• Levererar information och rapporter för den

operativa och strategiska verksamheten

5

KREATIVITET & DISCIPLIN

• KreativitetSpontan omvärldsbevakningKreativ användning av källor Se oväntade samband

• DisciplinSystematikKontinuitetUthållighet

6

^Üxtà|ä|àxà > W|áv|ÑÄ|ÇP

ftÇà

7

Analys

Kommunikation

Bearbetning

Insamling

Fokusering

FRÅN AX TILL LIMPA

© I.C. at Once

FÖRARBETET:FOKUSERING

8

Analys

Kommunikation

Bearbetning

Insamling

Fokusering

?Hur

Varför

Vad När

Vem

VARFÖR?

• Vad är syftet med bevakningen?

• Hur stöder den vårt arbete?

• Finns krav på omvärldsbevakning i verksamhetsberättelser och andra formella dokument?

9

Analys

Kommunikation

Bearbetning

Insamling

Fokusering

HUR?

• Planering av arbetet

• Vilken ambitionsnivå ska vi ha?

• Vilka resurser behöver vi till arbetet?

10

Analys

Kommunikation

Bearbetning

Insamling

Fokusering

VAD?

• Hur ser omvärldskartan ut?

• Vilka områden ska bevakas?

• Prioritera för att fokusera bevakningen

11

Analys

Kommunikation

Bearbetning

Insamling

Fokusering

12

VAD ÄR OMVÄRLDEN?

Biblio-teket

Kommunen

Sverige

Europa

Världen

Politik

Lagstiftning

Infrastruktur

Ortens näringsliv

Tekniska framstegoch innovationer

ValutakurserFritids-intressen

Livsstilar

Turism

Befolknings-struktur

Nobelpris

Analys

Kommunikation

Bearbetning

Insamling

Fokusering

VEM?

• Vem gör vad - fördela arbetet

• Har vi rätt kompetens?

• Avsätta arbetstid till bevakning och analys

13

Analys

Kommunikation

Bearbetning

Insamling

Fokusering

Är fokuseringsfasen viktig för vårt sätt att omvärldsbevaka?

14

BIKUPOR

INSAMLING

• Metod – Manuell– Bevakningstjänster, RSS, alerter…

• Identifiera, prioritera och välja ut källorna för bevakningsområdena

• Samla in information från de utvalda källorna

• Utvärdera källorna

15

Analys

Kommunikation

Bearbetning

Insamling

Fokusering

KÄLLOR

• ”Googelbara”WebbplatserDatabaserSociala mediaTidningar, tidskrifter, rapporter

• ”Ogoogelbara”IndividerNätverkKonferenser (delta)

16

Analys

Kommunikation

Bearbetning

Insamling

Fokusering

BEARBETNING

• Välja ut och utvärdera med hänsyn till syftet och bevakningsområdena

• Göra överskådligt• Sammanställa

17

Analys

Kommunikation

Bearbetning

Insamling

Fokusering

ANALYSMETODER

Metod Användningsområde

SWOT Analysera möjligheter och hot i omvärlden och matcha den mot egna verksamhetens styrkor och svagheter.

PEST Rita omvärldskartan och säkerställa att den blir fullständig.

Sannolikhet och påverkansanalys

Bedömning av kommande omvärldsfaktorer - hur sannolikt är det att de inträffar och hur stor påverkan har de om de inträffar - för att kunna ta ställning till hur man ska förhålla sig till dem. Hjälp för att prioritera.

Scenarioplanering Skapa olika scenarier baserat på kritiska drivkrafter, trender och mottrender i omvärlden. Hjälp att bedöma mer långsiktiga förändringar i omvärlden.

Benchmark Jämföra med andra organisationer för att få input till sin egen verksamhet.

18

Analys

Kommunikation

Bearbetning

Insamling

Fokusering

KOMMUNIKATION

• Kunskapsdelning i samtidAvstämnings‐ och diskussionspunkterHur ska resultatet presenterasVem ska involveras

• Kunskapsdelning i framtidSpara och lagra resultatetÅtersökningVem ska ha tillgång till vad

AnalysKommunikation

Bearbetning

Insamling

Fokusering

19

1

BIBLIOTEKET - STARK AKTÖR I

OMVÄRLDSBEVAKNING

2013-04-18Margareta Nelke

I.C. at Once

© I.C. at Once

Strategisk omvärldsbevakning

OMVÄRLDSBEVAKNING PÅ BIBLIOTEKET

• Omvärldsbevakning växer i betydelse• Alla gör det, men det finns behov av

systematik och organisering• Det finns kompetens och verktyg på

biblioteket som kan användas i processen • Omvärldsbevakning är ofta redan en del av

bibliotekets aktiviteter

2

TILLÄMPNINGAR

• Stöd för bibliotekets egna verksamhet• Stöd för kommunens/universitets

förvaltning• Tjänst till bibliotekets användare / lokala

näringslivet

3

4

Vad händer inom biblioteks-utveckling?

Hur förbättrar vi vår

framförhållning?

Hur gör man på andra

bibliotek?

Hur ska vi hävda oss i

konkurrensen om resurser?

Satsar vi rätt i förhållande till vårt uppdrag?

? Är våra strategiska beslut väl underbyggda?

NYTTAN

• Framförhållning och framtidsperspektiv• Beredskap att möta förändringar, hot och kriser• Bättre underlag för verksamhetsplaner• Löpande koll på utvecklingen• Spara tid och pengar genom att ta del av andras

erfarenheter• Bättre motiverade och informerade medarbetare• Samsyn inom organisationen

5

NYTTAN AV SYSTEMATISK ARBETSGÅNG

• Effektivare bevakning• Kvalitativ analys• Nya infallsvinklar• Hitta blinda fläckar• Bättre hantering av ökat informationsflöde• Återsökning

6

Vilken nytta kan systematisk omvärldsbevakning/analys ha för vår

verksamhet?

7

BIKUPOR

KOMMA IGÅNG

• Bilda ett arbetslag• Följa FIBAK-processen• Workshopar

8

Analys

Kommunikation

Bearbetning

Insamling

Fokusering

WORKSHOP 1

9

?Hur

Varför

Vad När

Vem

Vad är syftet och vilken nytta har vi av omvärldsbevakning ?

Vilka konkreta resultat behöver vi och förväntar vi oss?

Målgrupperna: vem behöver resultatet –vi själva, några utomstående?

Hur går vi till väga –Arbetssättet? Hur analyserar vi?Hur kommunicerar vi?

När behöver vi resultatet?Avstämningspunkter?

WORKSHOP 2

• Rita omvärldskartan• Prioritera områdena• Vem bevakar vilka områden?

10

OMVÄRLDSKARTAN

11

E

S

T

P

Faktorer

Verksamhetsmål

Faktorer

Faktorer

Faktorer

Faktorer

Faktorer

P – PolitikE – Ekonomi & marknad & tillväxtS – Sociala förändringar & livsstilT – Teknik & Vetenskap

”Vilka faktorer i vår omvärld påverkar att vi framgångsrikt uppnår våra mål?”

WORKSHOP 3

• Identifiera källorna för varje område• Prioritera källorna

12

Bevaknings-område

Källor Prioritet Ansvarig Noteringar

Bevaknings-omåde 1

Källa 1 2 Avvakta med bevakning

Källa 2 1 Lina

Bevaknings-område 2

Källa 1 1 Jonas

Källa 2 1 Kajsa

osv

13

UPPFATTNING AV OMVÄRLDEN

• MinnenaStyr uppmärksamhetenGör oss mer benägna att uppfatta det som vi redan har erfarenhet avGör det svårare för oss att tolka händelser som inte stämmer med våra förväntningar

• Närheten till handlingsmiljönBestämmer vilka signaler vi uppfattarBestämmer hur vi uppfattar och tolkar signaler

Hamrefors: Den uppmärksamma organisationen

DEN KREATIVE SPANAREN

• Är nyfiken och ifrågasättande• Använder okonventionella källor• Ser vad som händer i andra branscher• Utsätter sig för nya situationer• Spanar efter sådant som bryter mot mönstret• Lägger pussel

14

UTMANINGAR

• Känna att man har tid med systematisk omvärldsbevakning

• Hålla omvärldsbevakningen vid liv• Få ihop informationsbitarna i analyser och

verksamhetsplaner

15

• Lagarbete• Att arbetstid avsätts• Rimlig ambitionsnivå• Planering och prioritering• Genomtänkta bevakningsområden • Bra källor• Beredskap för att ta hand om resultaten• Integrering i årscykeln för verksamhetsplanering• Synliggöra arbetet även utanför biblioteket• Se till helheten – från ax till limpa

16

FRAMGÅNGSFAKTORER

LÄSTIPS• Bohman, S. (2009) Omvärldsanalys i statliga myndigheter. Arbetsrapport 2009:12. Institutet för

Framtidsstudier (tillgänglig på Internet)• Choo, Chun Wei (2002). Information management for the intelligent organization : the art of

scanning the environment. 3 ed. Information Today• Genf, L. & Laurent, J. (2008) Omvärldsanalys i praktiken. Liber • Hamrefors, S. (2002). Den uppmärksamma organisationen : från Business Intelligence till

Intelligent Business. Studentlitteratur • Hedin, H & Sandström, B. (2006) Företagets omvärldsradar. Studentlitteratur• Lundqvist, T. (2010) Omvärldsanalys – till vilken nytta? Forskningsrapport 2010/2. Institutet

för Framtidsstudier (tillgänglig på Internet)• Nelke, M. (2006) Bevaka din omvärld. Liber• Nelke, M. (2010) Tid för framtid. Strategisk verksamhetsutveckling och planering. I.C. at Once

(e-bok) • Nelke, M. (2011) Strategic Business Development for Information centres and Libraries. Chandos

Publishing• Thoresson, A. (2011) Flöden, kvitter och statusuppdateringar – en guide om omvärldsbevakning

på nätet. .SE:s Internetguide 23 (tillgänglig på Internet)• Även det vi vill bevara måste vi förändra : Omvärldsanalys för Biblioteken i Värmland 2004.

Länsbiblioteket i Värmland. • Bloggar:

– http://peterals.wordpress.com/ (Peter Alsbjer)– http://anvandbarlitenblogg.wordpress.com/ (Ingela Wahlgren)

17

   Strategisk omvärldsbevakning 2013-04-18

Hur går vi vidare på vårt bibliotek – handlingsplan!  

Varför

Vad är syftet med vår omvärldsbevakning och omvärldsanalys?

Vilken nytta har vi av den?

Hur

Hur gör vi idag?

Hur kan vi förbättra vårt arbetssätt?

Vad

Hur säkerställer vi att vi bevakar rätt områden?

När

När i årscykeln behövs resultat från omvärldsbevakning och omvärldsanalys?

Vem

Har vi anställda som kan jobba med omvärldsbevakning/analys?

Behövs kompetensutveckling och vilken i så fall?

Nästa steg

Lista fem konkreta åtgärder att göra när vi kommer hem för att komma igång med eller förbättra vår omvärldsbevakning/analys!

Skriv på blädderblock fem viktiga punkter från era diskussioner och dela med er av dessa i redovisningen. Max tre minuter per grupp.