Upload
lethuan
View
273
Download
3
Embed Size (px)
Citation preview
Persekitaran Kondusif Inovasi Produktif
Kriteria Audit Dalaman Amalan Ekosistem KOndusif Sektor Awam [EKSA]
Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Perak
1. 2
2
KRITERIA AUDIT DALAMAN
AMALAN EKSA JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH PERAK
BAHAGIAN A : DASAR, PERANCANGAN DAN DOKUMENTASI
Dasar Umum
Dasar Umum ini disediakan bagi menjadi panduan umum kepada seluruh
pegawai dan kakitangan Jabatan Kehakiman Syariah Perak di dalam
melaksanakan Persekitaran Berkualiti EKSA. Dasar ini perlu dipatuhi di dalam
menyediakan apa-apa aktiviti dan dokumentasi yang berkaitan dengan
Persekitaran Berkualiti EKSA Jabatan.
1. Bahasa
1.1 Bahasa pengantar adalah Bahasa Malaysia. Ia adalah selaras
dengan Akta Bahasa Kebangsaan 1963.
1.2 Bahasa lain adalah dibenarkan di dalam penggunaan seperti
nama atau sekiranya tiada perkataan yang tepat atau sesuai di
dalam Bahasa Malaysia bagi menggambarkan makna atau
maksud sesuatu keadaan atau tindakan atau benda.
1.3 Perkataan yang digunakan selain daripada bahasa Malaysia
hendaklah disendengkan dengan bertanda “………………”.
2. “Standard”
2.1 Jabatan akan menyediakan suatu “standard” yang akan diikuti
dan dipatuhi.
1. 3
3
2.2 “Standard” ini hendaklah dilaksanakan secara menyeluruh di
semua peringkat Mahkamah, Bahagian dan Unit.
2.3 “Standard” ini juga hendaklah dimaklumkan dan dilaksanakan
kepada semua kerja-kerja yang diserah urus kepada pembekal.
3. Pematuhan kepada Pekeliling/Arahan yang berkuatkuasa.
3.1. Setiap pelaksanaan mestilah mengambil kira, mematuhi dan
selaras dengan peraturan-peraturan/pekeliling-pekeliling/surat
pekeliling/ garis panduan/ arahan/ undang-undang kerajaan dan
Jabatan semasa dan sedang berkuatkuasa.
4. Selaras dengan Sistem Kualiti Jabatan
4.1 Setiap pelaksanaan amalan Persekitaran Berkualiti EKSA
hendaklah mengambil kira, mematuhi dan selaras dengan Sistem
Kualiti yang telah, sedang dan akan dilaksanakan oleh Jabatan.
4.2 Ini termasuklah MS ISO 9001:2008, MS 1900:2005 dan Petunjuk
Prestasi Awam (KPI).
5. Mengambil Kira Aspek Keselamatan mengikut Arahan Keselamatan
5.1 Mematuhi arahan dan pekeliling daripada badan berautoriti atau
agensi yang berkaitan dengan keselamatan seperti Majlis
Keselamatan Negara, Jabatan Bomba dan Penyelamat, Jabatan
Kimia dan Jabatan Pertahanan Awam.
5.2 Ia termasuklah keselamatan dari aspek fizikal, susun atur perabut
dan pejabat, bahan kegunaan, pekerja dan data/maklumat.
6. Seragam
1. 4
4
6.1 Mewujudkan suasana seragam terutama yang melibatkan
pengurusan fail, warna, kod dan seumpamanya.
6.2 Pelaksanaan EKSA mestilah seragam di peringkat daerah
melainkan apa-apa perkara yang telah dipersetujui
penyeragamannya di peringkat Jabatan.
7. Mesra Pelanggan
7.1 Setiap perancangan yang melibatkan pelaksanaan EKSA juga
hendaklah bersifat mesra pelanggan.
7.2 Ini termasuklah kemudahan untuk Orang Kelainan Upaya (OKU)
dan Warga Emas.
7.3 Tanda arah atau papan tanda hendaklah jelas, diletakkan di
tempat yang bersesuaian, mudah dilihat dan difahami.
8. Penerapan Nilai dan Etika Murni
8.1 Sesuai dengan Pematuhan Syariah MS 1900:2005, penerapan Nilai
dan Etika Murni hendaklah dilaksanakan. Ini termasuklah seperti
mencatat “Kewajipan Menjalankan Tugas” di dalam dokumen-
dokumen rasmi Jabatan serta di persekitaran bangunan.
8.2 Melayan pelanggan dan orang awam yang berurusan dengan
Jabatan dengan baik dan sopan.
8.3 Menjawab panggilan telefon mengikut arahan dan peraturan
yang berkuatkuasa.
9. Berimej Korperat, Bersih dan Teratur
1. 5
5
9.1. Pelaksanaan amalan Persekitaran berkualiti perlu
mengekalkan imej Korporat sebagai sebuah jabatan
perkhidmatan awam.
9.2. Susun atur mestilah teratur, bersih, kemas dan tersusun.
9.3. Setiap Pelabelan dan parkir yang dibuat mestilah minima dan
menggunakan warna yang seragam. Bagi label tulisan hitam dan
latar belakang putih manakala untuk petunjuk arah tulisan putih
latar belakang hitam.
9.4. Hiasan adalah minima dan bersesuaian.
10. Menepati prinsip pelaksanaan Persekitaran Berkualiti Jabatan
10.1. Pelaksanaan Persekitaran EKSA mestilah mengambil kira prinsip
pelaksanaan EKSA iaitu jimat, selesa, kemudahcapaian dan
kemudahkesanan.
10.2. Bagi tujuan penjimatan, perlulah mengutamakan idea, kreativiti
dan inovasi
10.3. Hendaklah mengambilkira keselesaan pelanggan dan juga
kakitangan.
10.4. Bagi tujuan kemudahcapaian, susun atur setiap peralatan dan
dokumen mestilah boleh dicapai dalam tempoh 30 saat
10.5. Bagi tujuan kemudahkesanan, informasi (direktori) pegawai yang
bertanggungjawab mestilah dipamerkan di setiap tempat
seliaannya.
10.6. Setiap sistem, dokumen, dan susun atur yang dibuat mestilah
mudah dikesan.
1. 6
6
Dasar EKSA
1 Mengandungi Visi, Misi, Polisi, Objektif, Slogan dan Logo.
2 Turut mengandungi Carta Organisasi Jawatankuasa Induk dan Pelaksana
EKSA serta Carta Perbatuan Jabatan.
3 Dipaparkan dan disebarkan kepada warga agensi.
4 Keadaannya bersih dan dipasang pada tempat-tempat yang strategik.
5 Maksud dasar ini dapat memenuhi keperluan mengikut aktiviti
pelaksanaan Sistem EKSA dan jelas kepada pekerja.
6 Bahasa yang digunakan mudah dan mengandungi elemen keperluan,
kebersihan dan keselamatan, produk/perkhidmatan, perkhidmatan
berkualiti, ciri kerja berpasukan serta kepuasan pelanggan.
Penglibatan Pengurusan Atasan
1. Melibatkan pengurusan atasan sebagai penaung/penasihat
Ekosistem EKSA iaitu Ketua Hakim Syarie di peringkat Jabatan
dan Hakim-hakim di peringkat daerah.
2. Melibatkan pengurusan atasan dalam aktiviti EKSA seperti
program kesedaran/pendedahan dan lawatan.
3. Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA dalam
mesyuarat pengurusan.
Jawatankuasa Induk EKSA
1. Dilantik oleh Ketua Hakim Syarie dan dipersijilkan perlantikannya.
2. Terdiri daripada Pengerusi, Fasilitator, Penyelaras, Setiausaha dan tiga
Jawatan Kuasa Utama (Pengerusi Jawatankuasa audit, latihan dan
promosi).
3. Carta organisasi, carta perbatuan dan pelan lantai pelaksanaan induk
disediakan dengan jelas dan disebarkan ke setiap zon.
1. 7
7
4. Minit mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana direkod semasa mesyuarat
dan disimpan secara teratur serta diedarkan.
5. Perancangan dan pelaksanaan agenda Jawatankuasa Induk dalam
setahun hendaklah meliputi kesemua peringkat zon.
6. Butiran yang terdapat dalam perancangan tersebut adalah
menyeluruh dan memuaskan dari kejelasan aktiviti dirancang.
7. Perancangan Pelaksanaan diselenggara, didokumenkan, diuruskan
dengan baik dan dikemaskini.
8. Pelaksanaan agenda yang dirancang hendaklah dinilai
keberkesanannya dan dibuat penambahbaikan.
9. Jabatan hendaklah melantik fasilitator terlatih sebagai pakar rujuk
pelaksanaan Ekosistem EKSA.
Jawatankuasa Latihan Induk
1 Pengerusi Jawatankuasa Latihan dilantik oleh Ketua Hakim Syarie dan
dipersijilkan perlantikannya.
2 Bertanggungjawab untuk mengenalpasti keperluan latihan,
merancang dan melaksanakan program latihan.
3 Carta Perbatuan disediakan secara terperinci untuk setiap tahun yang
dirancang.
4 Perancangan Pelaksanaan diselengara, didokumenkan, diurus dengan
baik dan dikemaskini.
5 Program Latihan dibuat sekurang-kurangnya dua kali setahun.
Jawatankuasa Promosi Induk
1 Pengerusi Jawatankuasa Promosi dilantik oleh Ketua Hakim Syarie dan
1. 8
8
dipersijilkan perlantikannya.
2 Carta Perbatuan disediakan secara terperinci untuk setiap tahun yang
dirancang.
3 Perancangan yang terdapat dalam Carta Perbatuan tersebut adalah
menyeluruh dan membabitkan kesemua zon.
4 Perancangan Pelaksanaan diselengara, didokumenkan, diurus dengan
baik dan dikemaskini.
5 Informasi mengenai EKSA hendaklah dimaklumkan kepada semua ahli
di setiap zon dalam bentuk yang praktikal dan mudah difahami serta
menjadi panduan.
6 Program Promosi Luaran dan Dalaman hendaklah direkodkan.
7 Panduan Amalan Persekitaran Berkualiti EKSA hendaklah disediakan
dan diedarkan kepada setiap zon.
Jawatankuasa Audit Induk
1 Pengerusi Jawatankuasa Audit dilantik oleh Ketua Hakim Syarie dan
dipersijilkan perlantikannya.
2 Carta Perbatuan disediakan secara terperinci untuk setiap tahun yang
dirancang.
3 Perancangan yang terdapat dalam Carta Perbatuan tersebut adalah
menyeluruh dan membabitkan kesemua zon.
4 Aktiviti yang dirancang dilaksanakan mengikut jadual.
5 Perancangan Pelaksanaan diselengara, didokumenkan, diurus dengan
baik dan dikemaskini.
6 Audit dibuat secara berkala sekurang-kurangnya 2 kali setahun.
7 Menyediakan Laporan Analisa Penemuan Audit setiap kali auditan
dibuat.
1. 9
9
8 Mempunyai kriteria Audit yang lengkap dan sesuai untuk digunapakai
dan disebarkan ke setiap zon.
9 Penemuan hasil audit dipamerkan dalam bentuk yang praktikal untuk
memberi maklumat dan pengetahuan kepada semua pekerja.
Sudut EKSA (Induk)
1 Disediakan dalam bentuk maya.
2 Terdapat info berkaitan Amalan EKSA untuk tujuan promosi yang terkini.
3 Terdapat Dasar Sistem Amalan EKSA.
4 Terdapat maklumat zon-zon EKSA seperti lokasi, carta organisasi dan
gambar sebelum selepas aktiviti EKSA.
5 Terdapat gambar-gambar aktiviti EKSA.
6 Perkembangan terkini jawatankuasa latihan, promosi dan audit induk
hendaklah dipaparkan.
7 Keputusan analisa auditan hendaklah dipaparkan.
Jawatankuasa Pelaksana EKSA Peringkat Zon
1. Pengerusi Zon dilantik oleh Ketua Hakim Syarie dan dipersijilkan
perlantikannya.
2. Terdiri daripada Pengerusi Jawatankuasa audit dan promosi.
3. Carta organisasi, carta perbatuan dan pelan lantai pelaksanaan
disediakan dengan jelas.
4. Minit mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana direkod semasa mesyuarat
dan disimpan secara teratur serta diedarkan.
5. Perancangan Pelaksanaan diselenggara, didokumenkan, diurus
1. 1
0
10
dengan baik dan dikemaskini.
Jawatankuasa Promosi Zon
1 Jawatankuasa Promosi dilantik oleh Ketua Pejabat ( Pengerusi)
2 Carta Perbatuan disediakan secara terperinci untuk setiap tahun yang
dirancang.
3 Aktiviti yang dirancang dilaksanakan mengikut jadual.
4 Perancangan Pelaksanaan diselengara, didokumenkan, diurus dengan
baik dan dikemaskini.
5 Informasi mengenai EKSA hendaklah dimaklumkan kepada semua ahli
di setiap zon dalam bentuk yang praktikal dan mudah difahami serta
menjadi panduan.
6 Program Promosi Luaran dan Dalaman hendaklah direkodkan.
Jawatankuasa Audit Zon
1 Jawatankuasa Audit dilantik oleh Ketua Pejabat (Pengerusi).
2 Carta Perbatuan disediakan secara terperinci untuk setiap tahun yang
dirancang.
3 Perancangan Pelaksanaan diselengara, didokumenkan, diurus dengan
baik dan dikemaskini.
4 Audit dibuat secara berkala sekurang-kurangnya sekali setahun
diperingkat zon sebelum auditan Induk dijalankan.
1. Penemuan hasil audit dipamerkan untuk memberi maklumat dan
pengetahuan kepada semua kakitangan.
1. 1
1
11
Sudut EKSA (Zon)
1 Disediakan dalam bentuk maya.
2 Terdapat info berkaitan Amalan EKSA untuk tujuan promosi yang terkini.
3 Terdapat Dasar Sistem Amalan EKSA.
4 Terdapat Pelan Lantai.
5 Rekod aktiviti sebelum dan selepas pelaksanaan amalan EKSA (gambar)
6 Penggunaan fungsi Sudut EKSA untuk kumpulan masing-masing adalah
memuaskan.
Rekod Aktiviti EKSA ( induk / zon)
1 Wujudnya rekod aktiviti induk/zon EKSA.
2 Semua aktiviti direkodkan secara maya.
3 Rekod diurus dan diselenggara dengan baik dan dikemaskini.
4 Rekod mudah dicapai dan diakses untuk rujukan dan
pengemaskinian.
Galakan dan Penghargaan/Pengiktirafan
1 Melaksanakan aktiviti/program sebagai pemangkin untuk
mengamalkan Amalan EKSA secara berterusan dan memberi
penghargaan sebagai galakan.
2. Melaksanakan program pengiktirafan Ekosistem EKSA di peringkat
agensi (induk) seperti contoh-contoh anugerah berikut:
i. Zon Terbaik
ii. Bilik Terbaik
iii. Bahagian Terbaik
1. 1
2
12
iv. Ruang kerja “ work station” Terbaik
v. Tandas Terbaik
vi. Hasil Kreativiti
vii. Anugerah Go Green Terbaik
3. Menerima pengiktirafan dan tanda aras sama ada di peringkat
jabatan, daerah, negeri, kebangsaan atau lain-lain.
4. Menyebar dan mempamerkan maklumat mengenai program
pengiktirafan kepada semua warga agensi.
Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi
1. Melaksanakan inovasi/Best Practice yang boleh meningkatkan
produktiviti dan kualiti warga kerja.
2. Melaksanakan program kreativiti dan inovasi. seperti contoh-contoh
berikut:
i. Kreativiti menggunakan barangan terpakai.
ii. Barang terpakai untuk hiasan
iii. Hiasan/Kegunaan EKSA
iv. Barangan sedia ada ditambahbaik
Tindakan Penjimatan / Go Green
1. Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara
menyeluruh seperti contoh-contoh berikut:
i. Notis/Arahan penjimatan tenaga
ii. Penggunaan lampu/peralatan save energy
iii. Penetapan suhu optimum (24 Celcius)
iv. Penjimatan kertas
1. 1
3
13
v. Penjimatan air
vi. Kempen Hijau (Kitar Semula)
3. Peringkat zon hendaklah melaksanakan program kitar semula mengikut
Akta Pelupusan Sisa Pepejal seperti berikut.
a. Bekas Biru – Kertas
b. Bekas Coklat – Kaca
c. Bekas Jingga – Aluminium, besi dan plastik
4. Menyediakan rekod dan analisis penjimatan tenaga mengikut format
yang disediakan dengan mengambil kira aspek penjimatan seperti
contoh:
i. Kos ; atau
ii. Masa ; atau
iii. Tenaga Pekerja
1. 1
4
14
KRITERIA AUDIT DALAMAN
AMALAN EKSA JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH PERAK
BAHAGIAN B : RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT
Lantai
1
Memastikan lantai memenuhi kriteria berikut:
i. Selamat dan tidak licin
ii. Tiada kekotoran/ sampah di lantai
iii.Tidak berlubang/pecah atau rosak
iv. Tong sampah disediakan
2 Menyedia program pemantauan dan memastikan
jadual pembersihan dipatuhi.
Dinding dan Siling
1. 1
5
15
3 Memastikan dinding dan siling bersih dari kekotoran dan
dalam keadaan baik.
4 Menyediakan hiasan yang bersesuaian dan selaras
dengan imej korporat.
Lampu Dan Soket
5 Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam
keadaan baik.
6 Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan
baik.
7
Menyediakan pelabelan lampu di bilik atau ruang
gunasama menggunakan kaedah bernombor yang
berimej korporat ( yang melebihi 2 suis )
Susun Atur Peralatan
7 Menyeragamkan susunan laci meja/ mobile pedestal.
8
Memastikan peralatan kerja di ruang kerja/partition
dalam keadaan teratur, kemas dan seragam :
i. CPU
ii. Tray IN/ OUT
iii. Folder/ fail
iv. Perhiasan tidak keterlaluan
v. Kedudukan laci
1. 1
6
16
Keadaan Peralatan
9 Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di atas
meja/ tray dalam laci.
10 Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan
boleh digunakan.
11 Memastikan tanda/label bersesuaian bagi barang yang
disimpan dalam ruang tertentu / laci.
12 Memastikan semua peralatan bebas daripada debu,
bersih dan kemas.
13
Mempamerkan tatacara penggunaan untuk peralatan
gunasama. (yang bersesuaian)
1. Fotostat
2. Mesin faks
3. Telefon
4. Alat siar raya
14 Mempamerkan arahan/notis bagi memastikan
peralatan disusun kemas.
Pelabelan dan Papan Tanda/Tanda Arah
1. 1
7
17
15
Menyediakan tanda nama dan jawatan
pegawai/kakitangan pada bilik atau kubikel yang
seragam.
16 Menyediakan label yang bersesuaian dan seragam bagi
menunjukkan seksyen/unit.
17 Menggunakan papan tanda/tanda arah dengan tulisan
yang sesuai, jelas dan mudah dibaca.
18 Meletakkan papan tanda/tanda arah di kedudukan
strategik dan mudah dilihat.
Perhiasan
19
Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras
dengan imej korporat.
20 Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu
dan dalam keadaan baik.
21
Mempamerkan maklumat korporat jabatan dan sentiasa
dikemaskini ( carta organisasi, piagam pelanggan, visi,
misi )
Keperluan Umum
1. 1
8
18
22 Menyedia dan memaparkan pelan lantai di bilik/ruang
gunasama yang mudah dilihat.
23
Menyedia dan memaparkan pelan lampu di bilik/ruang
gunasama yang mudah dilihat (sekiranya melebihi 2
suis).
24 Memaparkan senarai inventori (KEW-PA 7) di semua
bilik/ruang.
25
Melantik Pegawai Bertanggungjawab (PIC) bagi setiap
ruang/bilik gunasama berserta nombor telefon untuk
dihubungi.
26 Menyedia dan memaparkan etika/tatacara
penggunaan bilik gunasama dengan jelas.
27 Merencanakan inisiatif/ tindakan proaktif pembaikan
sekiranya berlaku kerosakan dengan segera (jika ada).
28 Tetapan suhu penghawa dingin
RUANG KERJA
Meja Kerja Warga/Work Station/Kubikel Kerja
1. 1
9
19
29 Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun
dengan baik.
30 Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras
dengan imej korporat.
Bilik Pegawai
31 Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun
dengan baik.
32 Memastikan susunan perabot kemas, teratur dan
bersesuaian.
33
Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras
dengan imej korporat.
Stor Peralatan Pejabat
34
Memastikan stor memenuhi kriteria berikut:
i. Bersih;
ii. Tidak berdebu;
iii. Susunan kemas dan teratur
35
Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan
teratur bagi memudahkan capaian barangan dengan
cepat dan pantas.
36 Menyediakan label pada setiap barang/bahan.
1. 2
0
20
37
Menyediakan etika penggunaan dan peraturan
pengambilan barangan dari stor untuk dipatuhi warga
kerja.
38 Menyediakan kad inventori stok dengan maklumat yang
sentiasa dikemaskini.
39 Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak
diperlukan turut disimpan di dalam stor.
40 Menyediakan penanda aras minima barang dalam stor.
Bilik Fail
41
Memastikan bilik fail memenuhi kriteria berikut:
i. Bersih
ii. Tidak berdebu
iii. Tersusun
iv. Kemas
42 Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam
keadaan teratur, baik dan kemas
43
Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan
yang berkesan bagi memudahkan carian/ capaian
dalam tempoh 30 saat.
1. 2
1
21
44
Menyediakan senarai indeks dan nombor fail.
45
Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada
setiap fail/dokumen yang mengandungi:
i. Tajuk fail
ii. Nombor susunan fail
46 Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk
semua kategori fail aktif / fail tidak aktif / fail tutup.
46 Memaparkan etika ketika berada di dalam bilik fail.
47 Fail kes yang aktif perlu dilabelkan mengikut nombor
bilangan kes, di tepi atas sebelah kanan fail.
48
Susunan fail pentadbiran dan kewangan di dalam
kabinet fail disusun dengan tetulang disusun tegak
dengan nombor rujukan menghala ke hadapan. Cara
susunan fail ( contoh : tulisan, tajuk dan nombor fail
senang dilihat )
49 Rak fail aktif perlu mempunyai indeks senarai kes
mengikut tarikh.
Sudut/Bilik Cetak/Dokumentasi
1. 2
2
22
50
Memastikan sudut/ bilik cetak/dokumentasi memenuhi
kriteria berikut: i. Bersih ii. Tidak berdebu iii. Tersusun
iv. Kemas v. Selamat
51 Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam
keadaan teratur, baik dan kemas
Bilik Pemandu
52 Memastikan meja kerja kemas, bersih dan peralatan
disusun dengan baik.
53
Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras
dengan imej korporat.
Bilik Server/Terperingkat
54
Memastikan bilik server/ terperingkat memenuhi kriteria
berikut:
i. Bersih
ii. Tidak berdebu
iii. Tersusun
iv. Kemas
v. Selamat
1. 2
3
23
GARIS PANDUAN AUDIT DALAMAN
AMALAN EKSA JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH PERAK
BAHAGIAN C : TEMPAT UMUM
Kaunter Utama
1. Kaunter utama berimej korporat hendaklah memenuhi kriteria berikut:
i. Sistem maklum balas pelanggan
ii. Direktori warga agensi
iii. Borang-borang / brosur berkaitan
iv. Bahan bacaan/ informasi
v. Info mengenai agensi/ piagam pelanggan
vi. Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada)
1. 2
4
24
2. Kaunter hendaklah sentiasa bersih, kemas dan ceria.
3. Usaha delighting the customer seperti persekitaran yang kondusif dan
kemudahan sokongan dilaksanakan.
4. Perkhidmatan yang disediakan hendaklah yang mesra pelanggan.
5. Carta aliran yang dipaparkan hendaklah yang telah dikemaskini.
Ruang Menunggu
1. Menyedia dan memastikan sofa/ tempat duduk dan bahan bacaan
dalam keadaan baik, bersih, teratur dan selaras dengan imej korporat.
2. Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan bersih, kemas
dan teratur.
3. Hendaklah disediakan tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi.
Laluan Utama
1. Semua susunan peralatan atau hiasan di sepanjang laluan hendaklah
sentiasa kemas, bersih dan teratur.
2. Hendaklah dipastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu
kecemasan.
Bilik Mesyuarat
1 Semua peralatan seperti kerusi, meja, jam dinding , mikrofon, skrin
komputer, projector hendaklah berada dalam keadaan baik.
2 Persekitararan bilik mesyuarat hendaklah bersih, kemas dan selamat.
3 Mempamerkan/mempelihatkan/memaparkan imej koporat dan di jaga
dengan baik.
4 Peralatan di dalam Bilik Mesyuarat hendaklah dikemaskan selepas
digunakan.
1. 2
5
25
Perpustakaan / Pusat Sumber
1. Memastikan ruang Perpustakaan/Pusat Sumber bersih, kemas dan teratur.
2. Menyediakan sistem susunan/capaian/label bahan bacaan yang
memudahkan pelanggan.
3. Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantauan
bahan bacaan.
4. Menyediakan indek buku.
Surau / Bilik Solat
1. Barang-barang/ peralatan seperti telekong/ kain pelikat, sejadah dan
tempat sangkut sejadah hendaklah dalam keadaan baik, boleh
digunakan dan dalam keadaan bersih.
2. Kemudahan seperti tanda arah kiblat diperakui oleh jabatan Mufti
Negeri Perak (ditampalkan) dan tanda arah kiblat diletakkan di siling,
Jadual waktu solat, cermin, rak menyimpan al-Quran dan bahan
bacaan, tempat letak / rak kasut, selipar,label “ surau lelaki/ wanita”.
3. Memastikan Tempat wuduk bersih dan kering.
Lif
1. Memastikan lif berada dalam keadaan baik, bersih dan berfungsi
2. Menyediakan maklumat pegawai untuk dihubungi sekiranya berlaku
kecemasan.
3. Memaparkan nama bahagian/seksyen bagi setiap aras dengan jelas.
4. Memaparkan sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat mengesahkan
penyelenggaraan lif secara berkala.
5. Sistem kecemasan berfungsi dengan baik.
6. Kemudahan OKU disediakan.
7. Mempamerkan arahan keselamatan jika berlaku kecemasan.
1. 2
6
26
Pantri
1. Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh
digunakan.
2. Memastikan pantri bersih, tidak berdebu dan dalam keadaan terurus.
3. Menyediakan 2 jenis Tong sampah (organik dan bukan organik).
4. Larangan penggunaan polisterin dan digalakkan mengguna pinggan
dan cawan yang boleh di guna semula.
Tandas
1. Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering.
2. Memastikan bau tandas menyenangkan.
3. Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik.
4. Memastikan pengudaraan tandas baik.
5. Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas, etika dan peraturan
penggunaan tandas
6. Menyediakan peralatan tambahan seperti berikut:
i. Cecair pencuci tangan
ii. Tisu tangan
iii. Bakul sampah/ Tong Sanitari
iv. Cermin Muka
v. Bahan pewangi
7. Menyediakan tandas OKU dan berfungsi dengan baik.
1. 2
7
27
GARIS PANDUAN AUDIT DALAMAN
AMALAN EKSA JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH PERAK
BAHAGIAN D : KESELAMATAN PERSEKITARAN
Pelan tindakan Kecemasan
1) Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi:
i. Arahan Keselamatan.
ii. Latihan pengungsian bangunan (fire-drill).
iii. Tanda Amaran.
iv. Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul apabila berlaku
kebakaran
v. Tanda arah laluan kecemasan.
2) Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat serta tiada
halangan.
Pendawaian/ Kabel
1) Memastikan pendawaian elektrik/telefon/kabel
komputer/mesin/peralatan dalam keadaan kemas, teratur dan
selamat.
Peralatan Pencegahan Kebakaran
1) Memastikan alat pemadam menepati kriteria berikut:
i. Penyelengaraan secara berkala
ii. Mempunyai Tatacara Penggunaan
iii.Berkeadaan bersih
iv. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai
2) Memastikan gelung hos pemadam api disediakan dan boleh digunakan.
3) Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup
4) Memaparkan tanda arah KELUAR dengan jelas dan berfungsi dengan
baik.
5) Memastikan tiada halangan di laluan/ tangga/pintu kecemasan.
Kawasan Larangan
1) Mewujudkan langkah-langkah yang dikehendaki untuk mencegah
kemasukan orang-orang yang tidak dibenarkan mengikut arahan
keselamatan seperti berikut :
[i] Menghadkan pintu keluar masuk.
[ii] Mengadakan papan-papan kenyataan di tempat-tempat yang
sesuai bagi menunjukkan kawasan atau tempat itu adalah kawasan
larangan atau tempat larangan.
Pas Keselamatan
1) Mewujudkan sistem pas keselamatan atau kad pengenalan jabatan.
2) Setiap orang yang berada di kawasan pejabat hendaklah
mempamerkan identiti sebagai pelawat atau pegawai jabatan.
1. 2
9
29
GARIS PANDUAN AUDIT DALAMAN
AMALAN EKSA JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH PERAK
BAHAGIAN E: KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN
Tempat Meletak Kenderaan (Bangunan Agensi di Kawasan Sendiri)
1. Menyediakan tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja,
pelawat dan OKU.
2. Menyediakan tanda/ garisan yang jelas antara lot-lot yang disediakan.
3. Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas.
4. Memastikan kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih.
Kawasan Persekitaran (Bangunan Agensi di Kawasan Sendiri)
1. Memastikan lampu jalan berfungsi dan dalam keadaan baik.
2. Memastikan jalan tidak berlubang dan dalam keadaan baik.
3. Menyediakan sistem kawalan laluan yang mudah difahami dan dipatuhi.
4. Memastikan tanaman/ pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak / mati di
sekitar kawasan.
5. Memastikan kawasan berumput bersih dan rumput tidak dibiarkan
panjang.
6. Menyediakan tong/ bakul sampah bersesuaian dan secukupnya .
7. Memastikan kawasan/ tong pengumpulan sampah bersih, tidak berbau
dan diuruskan dengan baik.
8. Memastikan pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik.
9. Memastikan pondok pengawal dalam keadaan baik dan bersih.
1. 3
0
30
Kawasan Persekitaran (Agensi Berkongsi Bangunan/ Kawasan)
1. Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas.
2. Memastikan laluan ke pintu masuk tidak terhalang.
3. Menyediakan perhiasan minima selaras dengan imej korporat agensi.
GARIS PANDUAN AUDIT DALAMAN
AMALAN EKSA JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH PERAK
BAHAGIAN F: TEMPAT KHUSUS
1. KAMAR BICARA
a. Memastikan persekitaran kamar bicara bersih, kemas dan
selamat.
b. Menyedia dan memastikan sofa/tempat duduk selesa dan
mencukupi.
c. Menyediakan etika semasa berada di dalam kamar bicara.
2. BILIK TAHANAN
a. Memastikan persekitaran bilik tahanan bersih, kemas dan
selamat.
1. 3
1
31
b. Memastikan pengudaraan baik dan bilik tahanan tidak
berbau.
c. Memastikan semua peralatan yang disediakan berada
dalam keadaan baik dan berfungsi.
3. RUANG MENUNGGU
a. Menyedia dan memastikan sofa/tempat duduk dan bahan
bacaan dalam keadaan bersih, kemas dan ceria.
b. Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan
bersih, kemas dan selamat.
c. Menyediakan tong sampah yang bersesuaian dan
mencukupi.
d. Menyediakan papan kenyataan yang mengandungi
informasi yang berkaitan dan dikemaskini.
4. BILIK SAKSI
a. Memastikan persekitaran bilik saksi bersih, kemas dan
selamat.
b. Menyedia dan memaparkan etika dan peraturan bilik saksi.
5. BILIK SULH / RUNDINGCARA
a. Memastikan persekitaran bilik sulh / rundingcara bersih,
kemas dan selamat.
b. Menyedia dan memaparkan etika dan peraturan
penggunaan bilik sulh / rundingcara.
c. Memaparkan proses sulh / rundingcara yang jelas untuk
dipatuhi.
6. BILIK SEBUTAN
a. Memastikan persekitaran bilik sebutan bersih, kemas dan
selamat.
1. 3
2
32
b. Menyedia dan memaparkan etika dan peraturan
penggunaan bilik sebutan.
7. Dewan bicara
a. Memastikan persekitaran dewan bicara bersih, kemas dan
selamat.
b. Menyedia dan memaparkan etika dan peraturan
penggunaan dewan bicara.
c. Memastikan peralatan dan kemudahan ICT / siaraya dalam
dewan bicara berfungsi dengan baik dan diselenggara.
8. BILIK PEGUAM / PENDAKWA
a. Memastikan persekitaran bilik peguam / pendakwa kemas
dan selamat.
b. Menyedia dan memaparkan etika dan peraturan
penggunaan bilik peguam / pendakwa.
c. Memastikan semua peralatan yang disediakan berada
dalam keadaan baik dan boleh berfungsi.