KTO KARATAY ÜNİVERSİTESİ Performans Değerlendirme Sistemi ... · PDS EL KİTABI 3 (Form No: EK-002; Revizyon Tarihi: - ; Revizyon No: 00) 1. GENEL 1.1. GİRİŞ Amaç Bu çalışmanın

(Form No: EK-002; Revizyon Tarihi: - ; Revizyon No: 00)

KTO KARATAY ÜNİVERSİTESİ

İdari Personel Performans

Değerlendirme Sistemi El Kitabı

PDS EL KİTABI

2 (Form No: EK-002; Revizyon Tarihi: - ; Revizyon No: 00)

İÇİNDEKİLER

1. GENEL ................................................................................................................................. 3

1.1. GİRİŞ ............................................................................................................................... 3

1.2. PERFORMANS DEĞERLENDİRMENİN AMAÇLARI .............................................. 4

1.3. PERFORMANS DEĞERLENDİRME SONUÇLARININ KULLANIM ALANLARI . 5

2. PERFORMANS DEĞERLENDİRME PUANLAMALARININ YAPILMASI .. 5

2.1. PERFORMANS DEĞERLENDİRME PUANLAMALARI ........................................... 7

2.2. DEĞERLENDİRMELERİN GENEL NİTELİĞİ VE GEÇERLİ SAYILMAYACAĞI

HALLER .............................................................................................................................. 14

3. PERFORMANS DEĞERLENDİRME SONUÇLARI ............................................ 14

3.1. PERFORMANS NOTU DÜŞÜK OLANLARIN DURUMU ....................................... 14

3.2. PERFORMANS PUANI YÜKSEK OLAN PERSONELİN ÖDÜLLENDİRİLMESİ 14

4. YETKİNLİK BAZLI PERFORMANS DEĞERLENDİRME SORULARI ....... 15

PDS EL KİTABI


1. GENEL

1.1. GİRİŞ

Amaç

Bu çalışmanın amacı; KTO Karatay Üniversitesinin hizmet kalitesinin iyileştirilmesi ve

verimliliğinin artırılmasında, Performans Yönetiminin etkin bir araç olarak kullanılmasını

sağlayacak; kurumun nitelik ve kültürüne uygun, geliştirmelere açık, esnek, kabul edilebilir

ve uygulanabilir nitelikte, “beceri, yetenek ve süreçlerin yönetimi” prensibine dayalı bir

Performans Yönetim Sistemi geliştirmek, kurmak ve uygulamaya koymaktır.

Performans

Fransızca kökenli olan performans ifadesinin sözlük tanımı; “başarım” olarak verilmektedir.

Performans; belirlenmiş standartlara göre verilen hizmetin kıyaslanması olarak da ifade

edilmektedir.

Performans doğası gereği bir davranıştır. Dolayısıyla bir çalışanın performansından söz

edildiğinde kastedilen şey, aslında bu çalışanın işyeri içerisindeki davranışı ya da bir işi

yapmasıdır.

Performans Yönetim Sistemi

Literatürde birçok değişik tanımın olmasına rağmen, Üniversitelerimiz gibi kanun ile

kurulmuş, hizmet odaklı kamu kurumu niteliğindeki organizasyonlar için kurulması planlanan

Performans Yönetim Sistemlerini en iyi niteleyen tanım:

“Gerçekleştirilmesi beklenen kurumsal amaçlara ve bu yönde çalışanların ortaya koyması

gereken performansa ilişkin; ortak bir anlayışın kurumda yerleşmesi ve çalışanların bu

amaçlara ulaşmak için gösterilen ortak çabalara yapacağı katkıların düzeyini artırıcı bir

biçimde;

• Yöneltilmesi,

• Değerlendirilmesi,

• Ödüllendirilmesi ve

• Geliştirilmesi sürecidir.” ifadesidir.

PDS EL KİTABI


Tüm kurum ve kuruluşlar, benzerlerinden farklılıklar gösterir Kurumların geleneksel

yöntemleri olduğu gibi alarak kendi kurumlarına uygulamaya çalışmaları çoğunlukla başarısız

sonuçlar doğuracaktır. Benzerlerinden farklı faaliyetleri olan kurumlarda geleneksel

Performans Değerlendirme Sistemi (PDS) sürdürülebilir olmayacaktır. Bu farklılaşma

sürecinde, PDS’nde standart yöntemlerin yerine kurum ve kuruluşların kendi nitelik ve

süreçlerine göre yöntem geliştirmeleri sistemi maksimum fayda ile kullanılabilir kılacaktır.

Bu çerçevede; 15 Mayıs 2018 tarihinde yapılacak olan KTO Karatay Üniversitesi Performans

değerleme sistemi 8 Faktör üzerinden yürütülmüştür.

1.2. PERFORMANS DEĞERLENDİRMENİN AMAÇLARI

Performans Değerlendirmesinin Amacı;

• Çalışanların performans ve gelişme potansiyelinin ölçülmesini sağlamak.

• Çalışanların motive edilerek performanslarının arttırılması ve kişisel yeteneklerinin

geliştirilmesini sağlamak.

• Verimlilik açısından aktif çalışan personel ile pasif çalışan personel arasındaki

değerlendirmenin objektif şekilde yapılarak adaletin sağlanmasına katkıda bulunmak.

• Gelişmeyi teşvik eden ortamın oluşturulmasını sağlamak.

• Tarif edilmiş faaliyetleri gerçekleştirmek için bireyin yeterliliğini değerlendirmek.

• Çalışanların iş tatmin durumlarını belirlemek.

• Çalışanların, eğitim ve teknik / mesleki gereksinimlerini belirlemek.

• Çalışanların işe yönelik yetkinliklerindeki düzeylerini ölçmek, değerlendirmek ve

ödüllendirmek.

• Değerleme sonrası eğitim, destek çabalarının gelmesi ve çalışanların motivasyonunun

artmasını sağlamak.

• Çalışanların, organizasyon içerisinde rotasyon, iş geliştirme, terfi vb. durumları için

veri oluşturmak.

• İyileştirme çalışmaları için fikirler oluşturmak.

• Yönetici ve çalışan arasındaki iletişimin ve anlayışın artmasını sağlamak.

• Yöneticilerin; işgücü plan ve politikalarının geliştirilmesini sağlayarak dengeli, tutarlı

ve nesnel ölçütlere dayanan kararlar vermelerini kolaylaştırmak.

• Her çalışana durumu ile ilgili geri bildirim sağlamak.

• Çalışana yaptığı iş, çalışma şartları hakkındaki beklentileri ve fikirlerini serbestçe

beyan etme imkânı sağlamak.

PDS EL KİTABI


1.3. PERFORMANS DEĞERLENDİRME SONUÇLARININ KULLANIM

ALANLARI

1. İnsan kaynakları planlaması için personel envanteri hazırlamak,

2. Çalışanın eğitim gereksinmesini hazırlamak,

3. Terfi ve nakillerde nesnel ölçülere göre seçim yapmak,

4. Organizasyonun ödül ve ceza sistemine anahtar girdi olarak hizmet vermek,

5. Çalışan-Yönetim ilişkilerini geliştirmek,

6. Çalışanların motivasyonlarını sağlamak,

7. İste başarısızlığı tespit edilen çalışanlara ilgili mevzuat çerçevesinde işlem yapılmasına

yardımcı olmak,

8. Çalışanların güçlü olan ve geliştirilmesi gereken yönlerini tanıyıp, kendilerini

geliştirme şansı elde etmelerini sağlamak.

2. PERFORMANS DEĞERLENDİRME PUANLAMALARININ

YAPILMASI

Sistemde personel başına performans değeri hesaplayabilmek için;

KTO Karatay Üniversitesi performans değerleme kullanıcıları kendilerine ait olan kullanıcı

adı ve şifre ile değerlendirmelerini yapar.

Performans Değerlendirme Puanlamaları yapılırken kullanılacak olan derecelendirmeye

ilişkin açıklamalar aşağıdaki gibidir;

1- (0-30) Puan Aralığı: Değerlendirme dönemi boyunca görevinin gerektirdiği bilgi,

beceri ve davranışlar bakımından yetersiz olup, görevini beklenin çok altında yerine

getirmiştir.

2- (31-40) Puan Aralığı: Değerlendirme dönemi boyunca, işin gereklerini yerine getirme

ve beklenen performansı gösterme açısından açıkça yetersizdir. İşin normal

görevlerini nadiren, ara sıra, beklenildiği gibi yerine getirir. Diğer görevlerini

genellikle beklenildiği gibi yerine getirmez.

PDS EL KİTABI


3- (41-50) Puan Aralığı: Değerlendirme dönemi boyunca iş gereklerini karşılama ve

beklenen düzeyde başarı gösterme açısından ciddi yetersizdir. Çok az görevi gereği

gibi yerine getirir ya da normal görevlerinin bir bölümünü asgari düzeyde yerine

getirir.


beceri ve davranışlar bakımından gelişime ihtiyaç duymakta olup, işin normal

gereklerini yerine getirmeye çalışır. Ara sıra bazı görevleri yerine getirmede

zayıflıklar olabilir. Genel olarak, beklenen düzeyin altında, bir performans gösterir. Bu

düzeyde performans derecesi gösterenler; performans düşüklüğüne sebep olan kriterler

de göz önünde bulundurularak, gerekli görülmesi veya diğer birimlerde ihtiyaç olması

halinde diğer birimlerde görevlendirilebilirler.

5- (61 -70) Puan Aralığı: İşin normal gereklerini genellikle yerine getirir. Ara sıra bazı

görevleri yerine getirmede zayıflıklar olabilir. Değerlendirme dönemi boyunca

görevinin gerektirdiği bilgi, beceri ve davranışlar bakımından beklenen düzeyde

ortalama bir performans gösterir.


beceri ve davranışlar bakımından görevini iyi bir performansla gerçekleştirmiştir. İşin

normal gereklerini her zaman yerine getirir.

7- (81-90) Puan Aralığı: Bazı konularda beklenenin, ortalamanın üzerinde de başarı

gösterir. Değerlendirme dönemi boyunca görevinin gerektirdiği bilgi, beceri ve

davranışlar bakımından görevini üstün bir performansla tam ve doğru olarak

gerçekleştirmiştir.

8- (91-100) Puan Aralığı: İşin normal gereklerini her zaman karşılamanın üzerinde

genellikle, birçok konuda beklenenin üzerinde performansa sahiptir. Değerlendirme

dönemi boyunca görevinin gerektirdiği bilgi, beceri ve davranışlar bakımından

görevini mükemmel bir performansla tam ve doğru olarak sonuçlandırmıştır.

Performans bakımından örnek gösterilecek düzeyde başarılıdır.

PDS EL KİTABI


2.1. PERFORMANS DEĞERLENDİRME PUANLAMALARI

• Kullanıcı adı ve şifresi ile ana menüye giriş yapılır.

• Değerlendirme yapılacak olan kişi seçilerek değerlendirme butonunun altında bulunan

kısım seçilir, değerlendirme görüntüsü tıklanarak değerlendirme işlemine başlanır.

PDS EL KİTABI


• Seçilen personelin değerleme puanları verilir. Sistem, değerlendirmelerin tamamı

sonuçlandırılmadan kayıt işlemi yapmamaktadır. Tüm puanlamalar yapıldıktan sonra

gönder butonuna basılarak gönderim tamamlanır.

• Puanlamalar yapıldıktan sonra değerlendirmeler kaydet butonuna basılarak kaydedilir.

PDS EL KİTABI


• Yeşil ekran göründüğü zaman kaydetme işlemi tamamlanmış olur. Gönderim

yapıldıktan sonra herhangi bir düzeltme yapılamamaktadır.

• Değerlendirmeyi yapan yönetici (Rektör, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcısı,

Koordinatör, Ofis Yöneticisi) ise; Yorumlar kısmından yönetici yorumu butonunu

tıklayarak sayfaya geçiş yapar.

PDS EL KİTABI


• İlgili personeli seçer.

• Personel hakkındaki yorumlarını yazarak kaydet butonuna basar.

PDS EL KİTABI


• Personel hakkındaki yorumlar tamamlanarak kaydet butonuna basıldıktan sonra

yorumlar kısmında herhangi bir değişiklik yapılamaz.

• Yönetici yorumları kısmında tik şeklinde görünen personeller yorumlaması yapılmış

personeller olup, tekrar yorumlama yapılamaz.

• Personel kendi ana sayfasında yorumlar kısmından şahsi yorumlar kısmını tıklar.

• Tüm değerlemeler yapılarak süreç tamamlanır.

PDS EL KİTABI


• Personel performans ana sayfa ekranından adının üzerini tıklayınca karnem kısmı

çıkar. Karnem kısmını tıklayarak karnesine ulaşır.

• Karne görüntülenir.

PDS EL KİTABI


• Yorumlar bölümünden Şahsi Yorum kısmına girilir.

• Şahsi yorumlar kısmında bulunan yorumları yapar.

• Kaydet butonuna basarak yorumlarını gönderir. Aşağıdaki görüntüye ulaşır.

• Performans değerlendirme notu ve ortalaması uygulama programı tarafından puanlar

girildikten sonra otomatik olarak hesaplanır.

PDS EL KİTABI


2.2. DEĞERLENDİRMELERİN GENEL NİTELİĞİ VE GEÇERLİ

SAYILMAYACAĞI HALLER

Husumet veya özel amaçlarla performans değerlendirme formlarını gerçeğe aykırı

doldurdukları anlaşılan değerleyicilerin cezai sorumlulukları saklıdır.

Çalışan hakkında gerçeğe aykırı değerlendirme yaptığı anlaşılan değerleyicinin

değerlendirmesi geçersiz sayılarak çalışan hakkında varsa diğer amir veya amirlerinin

değerlendirmesine göre, yoksa o performans değerlendirme döneminde son üç dönemin

aritmetik ortalaması esas alınarak buna göre işlem yapılır. Üç dönemden az çalışmış ise

sırasıyla önce son iki dönemin aritmetik ortalamasına ve iki dönem olmaması durumunda ise

son dönem performans değerlendirme notu, iki dönem yok ise diğer amir veya amirlerinin

değerlendirmesinin ortalaması alınır. Gerçeğe aykırı olarak yapıldığı anlaşılan

değerlendirmeler de geçersiz sayılır.

3. PERFORMANS DEĞERLENDİRME SONUÇLARI

3.1. PERFORMANS NOTU DÜŞÜK OLANLARIN DURUMU

Performansı;

✓ (0- 50 arasında herhangi bir puan) olarak değerlendirilmiş bulunan çalışanların bu durumu,

Genel Sekreterlik tarafından çalışanın kendisine tebliğ edilir, personel yazılı olarak uyarılır. 2

dönem üst üste (0-50) arasında alan personel ile ilgili olarak karar verme hakkı Genel

Sekreterlikçe saklıdır.

3.2. PERFORMANS PUANI YÜKSEK OLAN PERSONELİN

ÖDÜLLENDİRİLMESİ

KTO Karatay Üniversitesi Performans Yönetim Sisteminden elde edilen bireysel performans

sonuçları; çalışanların motivasyonunu artırmak, dolayısıyla kurumun performans ve

verimliliğini artırmak için bir araç olarak kullanılmaktadır. Bu çerçevede; Kısa vadede

bireysel performans sonuçlarının ücretlendirme ile ilişkilendirilmemesi, bu süre içerisinde de

sonuçların Takdir, Ödüllendirme ve Hediye gibi motivasyonu geliştirici bazı eylemlerle

desteklenmesi, zamanı geldiğinde ise ücretler ile ilişkilendirilmesine yönetimin karar vermesi

prensip olarak kabul edilmiştir.

PDS EL KİTABI


4. YETKİNLİK BAZLI PERFORMANS DEĞERLENDİRME SORULARI

Yetkinliklerin Değerlendirilmesi bölümünde tüm çalışanlar için (yönetici pozisyonunda

çalışan personel de dâhil) 8 faktör altında 80 kriterden oluşan bir soru seti oluşturulmuştur. Bu

çerçevede;

Yetkinlik Değerlendirmesi bölümünde aşağıdaki 8 faktör içerilmektedir.

1. Faktör: Mesleki Bilgi Düzeyi, Planlama ve Organizasyon Becerisi (6 kriter)

2. Faktör: Kurumsal Bilinç ve Sonuç Odaklılık (6 kriter)

3. Faktör: Takım Çalışması ve İşbirliği (5 kriter)

4. Faktör: İletişim ve İlişki Yönetimi (6 kriter)

5. Faktör: Öğrenmeye ve Gelişmeye Açık Olma Sorumluluk Bilinci (4 kriter)

6. Faktör: Yönetici Becerileri (14Kriter)

(Sadece yönetici pozisyonunda çalışan personel için)

7. Faktör: Çalışanın Amirini Değerlendirmesi (24 Kriter)

8. Faktör: Çalışanın Birbirini Değerlendirmesi (15 Kriter)

Sistem tasarlanırken, performansın hesaplanmasında, pozisyonlar, faktörler ve kriterler belirli

ağırlıklarla işlemlere dâhil edilmiştir. Bu ağırlıklar uygulama programında tamamıyla

yönetimin tercihine bırakılmış ve sisteme parametrik olarak tanımlanmıştır.

• Mesleki Bilgi Düzeyi, Planlama ve Organizasyon Becerisi Y1

PDS EL KİTABI


• Kurumsal Bilinç ve Sonuç Odaklılık Y2

• Takım Çalışması ve İşbirliği Y3

PDS EL KİTABI


• İletişim ve İlişki Yönetimi Y4

• Öğrenmeye ve Gelişime Açık Olma Sorumluluk Bilinci Y5

PDS EL KİTABI


• Yönetici Becerileri Y6

PDS EL KİTABI


• Çalışanın Amirini Değerlendirmesi Y7

PDS EL KİTABI


• Çalışanın Birbirini Değerlendirmesi Y8

Documents

KTO KARATAY ÜNİVERSİTESİ Performans Değerlendirme Sistemi ... · PDS EL KİTABI 3 (Form No: EK-002; Revizyon Tarihi: - ; Revizyon No: 00) 1. GENEL 1.1. GİRİŞ Amaç Bu çalışmanın