PROSES MANAJEMEN PRSartika Sari Wardanhi,S.Sos, M.I.Kom

PERSYARATAN SEORANG PR(Frank Jefkins) Ability to communicate

Ability to organize

Ability to get on with people

Personality integrity

Imagination

ALAT BANTU KERJA HUMAS Advertising (Periklanan), artinya dengan

menggunakan media massa lain (organisasi) untuk mengiklankan atau menginformasikan produk / kebijakan perusahaan melalui organisasi lain ( dalam hal ini berbayar)

Lobbying, artinya mencari celah waktu untuk dapat bertemu / bertatap muka dengan pengambil kebijakan

Press Agentry, mempromosikan produk atau kebijakan pemerintah melalui media massa (press release)

Publicity, memanfaatkan teknik-teknik, strategi, teori, ilmu lain sebagai sarana penyampai ide/ produk

Promotion, merupakan aktifitas-aktifitas yang telah direncanakan dalam kerangka menginformasikan pruduk atau kebijakan agar masyarakat percaya (membangun kepercayaan)

Tujuan HUBUNGAN MEDIA DAN HUMAS Untuk memperoleh publisitas seluas mungkin. Untuk memperoleh tempat dalam pemberitaan media

(liputan, laporan, ulasan, tajuk yang wajar, objektif, dan berimbang mengenai ha-hal yang menguntungkan lembaga/organisasi.

Untuk memperoleh umpan balik dari masyarakat mengenai upaya dan kegiatan lembaga/organisasi.

Untuk melengkapi data/informasi bagi pimpinan lembaga/organisasi bagi keperluan pembuatan penilaian (assesment) secara tepat mengenai situasi atau permasalahan yang memengaruhi keberhasilan kegiatan lembaga/ perusahaan.

Mewujudkan hubungan yang stabil dan berkelanjutan yang dilandasi oleh rasa saling percaya dan menghormati.

Manfaat Membagun pemahaman mengenai tugas

dan tanggung jawab organisasi dan media massa.

Membangun kepercayaan timbal balik dengan prinsip saling menghormati dan menghargai kejujuran serta kepercayaan.

Penyampaian/ perolehan informasi yang akurat, jujur, dan mampu memberikan pecerahan bagi publik.

Aktivitas hubungan media : Pengiriman siaran pers (press release) Menyelenggarakan konferensi pers Memformulasikan isu penting di organisasi

yang menarik untuk media Menyelenggarakan ramah-tamah dengan

media (media visit/media gathering) Menyelenggarakan kunjungan lapangan

untuk pers (press tour) Menyelenggarakan acara-acara khusus,

wawancara khusus, menyediakan/menjadi nara sumber media

Monitoring pemberitaan media.

KUALITAS PRAKTISI PR Mampu menghadapi semua orang dalam

berbagai karakter dengan baik Mampu berkomunikasi dengan lancar dan

baik Pandai mengorganisir segala sesuatu

kegiatan Memiliki integritas personal (pribadi / profesi) Memiliki kemampuan berimajinasi Seperti kamus berjalan

Apa itu krisis PR? Krisis merupakan ujian bagi eksistensi diri kita,

baik perusahaan maupun sebagai individu. Kita tidak pernah tahu dengan pasti kapan krisis datang menghampiri. Kita dapat mempersiapkan diri menghadapi krisis dengan memahami prinsip-prinsip yang benar.

Krisis public relations adalah peristiwa, rumor, atau informasi yang membawa pengaruh buruk terhadap reputasi, citra, dan kredibilitas perusahaan. Banyak perusahaan berpikir bahwa krisis PR hanya akan menyerang perusahaan besar, padahal krisis dapat menyerang siapa saja, baik individu, organisasi, maupun perusahaan, kapan dan di mana saja.

Tiga pendekatan yang dapat dilakukan dalam situasi krisis adalah sebagai berikut.

1. Hindari krisis.2. Tangani krisis dengan segera sebelum

krisis semakin buruk.3. Temukan cara untuk mengubah krisis

menjadi sebuah kesempatan.

Krisis juga dapat dikategorikan berdasarkan dampaknya. Ketiga  kategori tersebut adalah: Krisis level 1: dampak dari krisis ini

mengakibatkan tercemarnya nama organisasi serta adanya hambatan dalam mewujudkan misi. Contohnya: tuntutan hukum terhadap perusahaan Newmont karena kasus pencemaran lingkungan.

Krisis level 2: krisis ini berdampak pada cedera fisik, kemungkinan korban jiwa, rusaknya properti, hancurnya reputasi perusahaan atau kombinasinya. Contohnya: kasus lumpur PT. Lapindo.

Krisis level 3: krisis level ini mengakibatkan adanya korban jiwa, kerusakan properti yang serius serta kemungkinan kebankrutan. Contohnya: kasus Malaysia Airlines MH730

Dampak krisis PR1. Intensitas permasalahan akan bertambah.2. Masalah akan menjadi sorotan publik baik melalui

media massa, atau informasi dari mulut ke mulut.3. Masalah akan menganggu kelancaran bisnis

sehari-hari.4. Masalah menganggu nama baik perusahaan.5. Masalah dapat merusak sistem kerja dan

mengguncang perusahaan secara keseluruhan.6. Masalah yang dihadapi selain membuat

perusahaan menjadi panik, tidak jarang juga membuat masyarakat menjadi panik.

7. Masalah akan membuat pemerintah ikut melakukan intervensi.

Contoh klasik… Pada tahun 1986, seseorang menaruh

sianida dalam botol Tylenol milik Johnson dan Johnson di rak sebuah toko. Akibatnya tujuh orang meninggal karena keracunan obat-obatan. Perusahaan melihat krisis ada di depan mata dan melakukan langkah pertama, yaitu mengeluarkan US$300 juta untuk menarik semua produk Tylenol yang ada di pasar. Selanjutnya, perusahaan memperkenalkan sistem pengemasan baru yang kemudian mengubah seluruh industri.

Dari persoalan tersebut terlihat bagaimana perusahaan mempersiapkan diri, bertindak benar, menjawab pertanyaan sulit yang diajukan oleh media hingga akhirnya Johnson and Johnson mampu mempertahankan dominasinya di pasar. Johnson and Johnson memanfaatkan media untuk menunjukkan kepedulian mereka dan memperlihatkan tekad kuat dalam mengatasi krisis.

Proses Perencanaan Manajemen Public Relations Menurut Scott M. Cutlip & Allen H. Center

proses manajemen public relations sepenuhnya mengacu kepada pendekatan manajerial. Proses perencanaan ini dapat dilakukan melalui “Empat tahapan atau langkah-langkah pokok” yang menjadi landasan acuan untuk pelaksanaan program kerja kehumasan adalah sebagai berikut :

… continue

Proses Manajemen PR Fact Finding : Mendefinisikan permasalahan yang

dilakukan melalui penelitian dengan menganalisa situasi berupa pemahaman, opini, sikap dan perilaku publik terhadap lembaga.

Planning : Berdasarkan pada rumusan masalah, dibuat strategi perencanaan dan pengambilan keputusan untuk membuat program kerja berdasarkan kebijakan lembaga yang juga disesuaikan dengan kepentingan publik

Communicating : Dalam tahap ini PRO harus mengkomunikasikan pelaksanaan program sehingga mampu mempengaruhi sikap publiknya yang mendorong mereka untuk mendukung pelaksanaan program tersebut.

Evaluating : Tahap ini melakukan penilaian terhadap hasil-hasil pelaksanaan program dari perencanaan, pelaksanaan program, pengkomunikasian, sampai keberhasilan atau kegagalan yang terjadi dari program tersebut 

1)Fact Finding

Fact finding adalah pencarian fakta, data atau informasi yang mendukung program humas mengenai situasi, pendapat, sikap, dan reaksi publik terhadap kegiatan, kebijakan atau produk suatu perusahaan atau lembaga. Pada tahap ini, Public Relions Officer dapat menganalisis (what’s our problem?) melalui data dan informasi yang sudah tersedia baik di buku, jurnal, majalah atau sumber-sumber data dan informasi lainnya. Istilah kerennya adalah desk research.

1)Fact Finding

Dilakukan analisa-analisa yang mengarah kepada :

Bagaimana sikap kerja para karyawannya. Faktor apa saja yang disenangi ataupun tidak

disenangi oleh para karyawannya. Mengadakan perbaikan – perbaikan sesuai

dengan keinginan para karyawannya, tetapi tidak merugikan perusahaan / lembaga yang bersangkutan.

Menantikan saat untuk mengadakan perbaikan – perbaikan itu agar supaya kedua belah pihak mendapat keuntungan atau menikmati suasana kerja yang baik.

2)Planning Decission ( Perencanaan pengambilan keputusan). Memberikan sikap, opini, ide, dan reaksi

yang berkaitan dengan kebijaksanaan. Dilakukan pula penetapan program, kerja organisasi yang sejalan dengan kepentingan atau keinginan-keinginan pihak berkepentingan, Here’s what what we can do?

2)Planning Decission ( Perencanaan pengambilan keputusan). Dalam tahapan ini menurut Cultip &

Center membutuhkan : A searching look backward. A deep look inside. A wide look around. A long, long look a head.

Pada perencanaan ini dikenal pula istilah perumusan 7 C Credibility, yaitu nilai kepercayaan public terhadap

pihak komunikator. Context, yaitu factor yang menghubungkan isi dari

pesan dengan kenyataan pada lingkungannya. Content, yaitu makna dan arti yang terdapat dalam

pesan yang dapat dipahami oleh komunikan. Clarity, yaitu factor kesederhanaan dan kejelasan

tidaknya suatu perumusan di dalam pesan yang disampaikan.

Continuity dan Consistency, yaitu factor ada tidaknya pertentangan atau perbedaan dalam pesan.

Capability, yaitu factor kemampuan untuk memberikan penjelasan.

3)Communication

Tahap berikutnya adalah tahap komunikasi atau pelaksanaan kegiatan komunikasi (Komunikasi antar persona, komunkasi kelompok dan komunikasi mass media).  Agar dalam pelaksanaannya diperoleh hasil yang diharapkan maka prinsip-prinsip dalam komunikasi perlu diperhatikan. Agar proses komunikasi dapat berjalan dengan baik, maka beberapa hal perlu diperhatikan yaitu kredibilitas, keterkaitan, isi, kejelasan, keberlanjutan dan konsistensi, saluran atau media dan kemampuan khalayak. Faktor-faktor tersebut perlu diperhitungkan secara sungguh-sungguh agar kegiatan yang dilakukan dapat berhasil  sesuai dengan harapan. Here’s what we did and why?

4)Evaluation (Mengevaluasi) Tahap keempat adalah tahap evaluasi,

evaluasi merupakan tahapan penilaian terhadap program dan hasil kerja aktivitas public relations. Pelaksanaan kegiatan humas harus dievaluasi atau dilakukan perbaikan – perbaikan agar permasalahan atau hambatan yang  ada dapat diatasi dan dipecahkan serta menciptakan hubungan yang harmonis diantara public suatu badan / lembaga / perusahaan. How did we do?

The points are… Menganalisa prilaku umum dan hubungan

organisasi terhadap lingkungan. Menentukan dan memahami secara benar

prilaku tiap-tiap kelompok terhadap organisasi. Menganalisasi tingkat opini publik, baik yang

intern (internal public) maupun yang ekstern (external public).

Mengantisipasi kecenderungan-kencenderungan , masalah-masalah potensial, kebutuhan-kebutuhan dan kesempatan-kesempatan.

Menentukan formulasi dan meurumuskan kebijakan-kebijakan.

Merencanakan alat atau cara yang sesuai untuk meningkatkanatau mengubah prilaku masayarakat sasaran. Termasuk membuat budget/anggaran biaya operasionalnya.

Menjalankan dan melaksanakan aktivitas-aktivitas sesuai dengan program yang telah direncanakan. (Lihat kembali bahasan Tugas dan Peranan Public Relations)

Menerima umpan balik untuk dievaluasi, kemudian mengadakan penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan.

DAFTAR BACAAN1. Anggoro, M Linggar. 2008. Teori dan Profesi Kehumasan : Serta Aplikasinya di Indonesia. Jakarat:

Bumi Aksara2. Darmastuti, Rini. 2007. Etika PR dan E-PR. Yogyakarta: Gava Media3. Effendy, Onong Uchajana. 1992. Hubungan Masyarakat: Suatu Studi Komunikasi. Bandung: PT

Remaja Rosdakarya4. -----------.1993. Human Relations dan Public Relationd. Bandung: Mandar Maju5. Harlow, Rex. 1978. A Model forPublic Relations Education for Professional Practices. New York:

IPRA (International Public Relation Association)6. Moore, H Frazeir. 2005. Humas : Membangun Citra dengan Komunikasi. Bandung: PT Remaja

Rosdakarya7. Oetomo, Indayati. 2007. Relationship @ work : membangun Hubungan harmonis dalam Bisnis.

Yogyakarta: Andi8. Oliver, Sandra. 2007. Strategi Public relation. Jakarta: Erlangga9. Ruslan, Rosady. 2005. Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi; Konsepsi dan Aplikasi.

Jakarta: Devisi Buku Perguruan Tinggi PT raja Grafindo Persada.10. ........................ 2008. Kampanye Public Ralation. Jakarta : Raja Grafindo Perkasa111. Seitel., Fraser P. 2004. the practice of Public ralations. Singapore: Mac Millan Communication.12. Suhandang, Kustadi. 2004. Public Relations Perusahaan: Kajian Program Implementasi. Bandung:

Nuansa13. Soemirat, Soleh dan Elvinaro Ardianto. 2007. Dasar-dasar Public Relations. Bandung: Rosdakarya14. Wasesa, Silih Agung. 2005. Strategi Public Relation : bagaimana strategi public relations dari 36

merek global dan lokal membangun citra, mengendalikan krisis, dan merebut hati konsumen. Jakarta: Gramedia

22/04/23

25

TUGAS PRESENTASI KELOMPOK

1. Mencari contoh kasus krisis PR yang dialami oleh suatu perusahaan/organisasi

2. Sebagai seorang profesional PR, pecahkan krisis PR tersebut melalui 4 tahapan manajemen PR!

GOODLUCK!