1 Kurzanleitung OpenCms 2020 – Newsletter und Newsletter-Versand

NEWSLETTER – HANDHABUNG UND VERSAND

Jeder Newsletter muss zuvor von der Internet-Redaktion angelegt und konfiguriert werden. Erst wenn der

Newsletter komplett eingerichtet ist, können Redakteure hier eigene Versendungen erstellen.

Wichtig für die Beantragung eines Newsletters Von daher bitten wir jede/n, die/der einen eigenen Newsletter in OpenCms nutzen möchte, sich mit

folgenden Daten an die Internetredaktion zu wenden. Wir benötigen den Titel des Newsletters (also z.B.

Informationen aus der Pfarrei Beispielheim), eine kurze Beschreibung und zu welcher Pfarrei er gehören

soll. Außerdem müssen wir wissen, ob es ein Newsletter-Archiv geben soll. Und ganz wichtig: Über welche

E-Mail-Adresse der Newsletter versendet werden soll. Wir brauchen diese Infos für die Einrichtung, damit

Sie auch die korrekten Rechte für den Versand erhalten

Nochmal in Kurzform:

Pfarrei (Pfarrgruppe / Pfarrverband / GdG) -Name

Titel des Newsletters (z.B. Aktuelles vom Pfarrgemeinderat)

Falls gewünscht eine kurze Beschreibung zum Newsletter (z.B. zum Versandrhythmus)

Newsletter-Archiv gewünscht (ja / nein) – Bitte beachten: Wenn Sie den Pfarrbrief in einer nicht

internettauglichen Version verschicken möchten, sollte es kein Newsletter-Archiv online geben)

Versteckter Download-Ordner für Pfarrbriefe in nicht internettauglicher Version

E-Mail-Adresse, die als Absender genutzt werden soll incl. Absenderbezeichnung

Technisch sieht die Einrichtung dann so aus:

Wir legen eine Newsletter-Seite an, die das Newsletterarchiv zeigt (sofern gewünscht) und einen Link zur

Anmeldeseite. Die technisch benötigten Seiten im Hintergrund werden von uns angelegt und aus der

Navigation ausgeblendet.

Kopf- und Fußbereich des Newsletters Wir legen standardmäßig einen Kopfbereich sowie im Fußbereich die nötigen und vorgeschriebenen

Impressums-Angaben an. Änderungen Ihrerseits an dieser Konfiguration können zu Problemen führen, im

Zweifelsfall bitte bei uns nachfragen.

Bitte denken Sie daran, dass der Newsletter erst im Versand korrekt aussieht und dann für alle Mail-

Programme und auch Smartphones etc. funktionieren muss.

Anmeldung am Newsletter Melden Sie sich selbst bei Ihrem Newsletter an! Das geht allerdings nur, wenn vorher alle zugehörigen

Dateien (damit sind die Funktionsdateien gemeint) veröffentlicht sind. In der Regel erhalten Sie den

Newsletter mit veröffentlichten Funktionsdateien bei der Übergabe.

So sieht die Newsletter-Seite aus, wenn das Newsletter-Archiv bereits auf der Hauptseite ist:

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2 Kurzanleitung OpenCms 2020 – Newsletter und Newsletter-Versand

26. Februar 2020

Erstellen eines Newsletter-Versandes (Mailings) Ausgangspunkt: Gehen Sie zur Seite mit dem Newsletter-Archiv. Falls die Seite nicht in der Navigation

zu finden ist, schauen Sie in der Sitemap nach der Seite. Klicken Sie bei der ausgegrauten Seite vorne auf

das Symbol vor dem Dateinamen:

Der erste Testeintrag ist nicht nur als Vorlage gedacht, er erklärt auch einiges zum Prinzip des Newsletter-

Versands.

Schritt 1: Klicken Sie auf den Bearbeitungsstift beim ersten Testeintrag

Schritt 2: Überschreiben Sie die vorhandenen Teste und geben Sie den von Ihnen gewünschten Titel und

eine Beschreibung an. Bitte die Änderungen speichern und schließen.

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26. Februar 2020

Wichtig: Ändern Sie nichts an der Newsletter-Konfiguration, sonst wird Ihr Newsletter an den falschen

Benutzerkreis versandt.

Schritt 3: Rufen Sie nun die Detailansicht des Newsletter-Versands (Mailings) auf, indem Sie den Text des

Testversands anklicken.

Hier erwartet Sie nun eine völlig neue Ansicht, aber auch das ist nicht schwieriger als der Rest von

OpenCms. In der Regel sollten Sie etwas wie im Screenshot unten sehen:

Wichtig an dieser Stelle: Es gibt keinen Button zum Speichern, sondern die Dinge sind gleich gespeichert.

Nur das Veröffentlichen ist möglich und ein Versand an die Newsletter-Empfänger (bzw. Testversand an

eine definierte E-Mail-Adresse). Raus aus der Seite kommen Sie über die Rakete – und dann zurück zur

Sitemap.

Schritt 4: Füllen mit Inhalten

Sie können den im Testversand befindlichen Inhalt löschen oder auch gern weiterbearbeiten. Das ist so

einfach wie das Bearbeiten anderer Inhalts-Abschnitte.

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26. Februar 2020

Sie können auch gern weitere Inhalts-Abschnitte mit dem Zauberstab auf die Seite ziehen (entweder neue

oder auch schon bereits erstellte Inhalts-Abschnitte).

Ein neuer Inhalts-Abschnitt sieht so aus, diesen können Sie nun nach Belieben bearbeiten:

Aber auch im Newsletter gibt es Formatierungsmöglichkeiten:

Schritt 5: Hinzufügen eines Blog-Artikels

Zusätzlich zum Inhalts-Abschnitt können auch noch Blog-Artikel und aus den Fortgeschrittenen Elementen

der Flexible Inhalt genutzt werden. Auch hier haben Sie die Möglichkeit neue Inhalte zu erstellen oder auf

bereits vorhandene zurückzugreifen.

Klicken Sie mit dem Zauberstab die Blog-Artikel an und wählen den gewünschten aus:

In Zukunft werden voraussichtlich auch Veranstaltungen in den Newsletter einfügbar sein. Bitte achten Sie

auf entsprechende Mitteillungen in den Newslettern vor bzw. nach den Updates.

Link für Pfarrbrief: Genau wie auf den Webseiten wird ein Pfarrbrief über einen Link am Inhalts-Abschnitt

angehängt. Klicken Sie dazu das Linkfeld über das Plus auf und anschließend auf das Ordnersymbol im Feld

Ziel:

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26. Februar 2020

Im Auswahlfenster wählen Sie dann bitte den Reiter Galerien und dort die entsprechende Download-

Galerie, in der Ihr Pfarrbrief zu finden ist:

Über das Häkchen können Sie den Pfarrbrief-Link hinzufügen und passen jetzt noch den Linktext

entsprechend an:

Schritt 6: Fertigstellen des Newsletters und Testversand

Wenn Ihr Newsletter die von Ihnen gewünschten Inhalte hat und fertig zum Versand ist, veröffentlichen Sie

ihn bitte über das Symbol oben links.

Jetzt können Sie einen Testversand an sich selbst (oder an eine andere von Ihnen eingegebene E-Mail-

Adresse) losschicken und prüfen, ob der Newsletter auch im Posteingang noch gut aussieht.

Klicken Sie dazu unbedingt beide Kästchen an; erst durch das Aktivieren beider Kästchen erhält der

Newsletter auch den Kopf- und den Fußbereich des fertig angelegten Newsletters sowie die zugehörigen

Links zur Abmeldung und zur Online-Ansicht.

Nach erfolgreichem Testversand sehen Sie folgende Meldung:

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26. Februar 2020

Schritt 6: Versand des Newsletters

Wenn Sie mit dem Testversand zufrieden sind, können Sie nun den Newsletter an die Abonnenten

verschicken. Gehen Sie dann in das Feld ganz oben und setzen ein Häkchen auf Senden und klicken dann

auf Senden.

Bitte bestätigen Sie auch die folgende Nachfrage:

Ergebnis in Outlook:

Das Aussehen des verschickten Newsletters hängt bei den Adressaten von vielen Details ab; von der

genutzten Software, von den Einstellungen/Konfiguration der Software, von Benutzereinstellungen.

Hier ein Beispiel, wie es in der aktuellen Outlook-Version meines Rechners mit der Option der HTML-

Darstellung aussieht:

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26. Februar 2020

Die Online-Vorschau zeigt dabei diese Ansicht: