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20/03/2015 Conservazione Digitale dei Documenti 1

La Conservazione Digitale dei Documenti un'opportunità per le imprese e le PPAA

Palermo, 20 marzo 2015

Filippo Ciaravella – Arancia-ICT Srl

Un lungo viaggio normativo …Delibera CNIPA del 19 Febbraio 2004 n. 11(Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti)

Dlgs 7 marzo 2005, N. 82 (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale)

Dlgs 30 dicembre 2010, n. 235 (modifiche ed integrazioni introdotte al CAD)

DL 9 febbraio 2012, n. 5 coordinato con la legge di conversione 4 aprile 2012, n. 35(modifiche ed integrazioni introdotte al CAD)

DPCM del 3 dicembre 2013(regole tecniche in materia di conservazione)

DPCM del 13 novembre 2014(Regole tecniche in materia di gestione e conservazione dei documenti informatici delle PPAA)

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Un lungo viaggio normativo …

L’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID)

ex DigitPA, ex CNIPA

Un lungo viaggio normativo non ancora terminato:

il ruolo dell’ANORC

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Conservazione digitale:tutto chiaro?

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Dematerializzazione Vs Digitalizzazione

Dematerializzazione dei documenti cartacei: conversione in digitale (immagine & contenuti), al fine di un loro impiego più efficace e sicuro

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Digitalizzazione: produzione, utilizzo e scambio di documenti in formato digitale avulsi da qualsiasi supporto fisico

CONSERVAZIONE DIGITALE

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Documento Analogico vs. Documento Digitale

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Analogico DigitaleDocumento stampato Documento elettronicoInvio per posta Invio per emailInvio per raccomandata Invio per PECFirma Firma digitaleData/ora certa Marca temporaleFascicolo Fascicolo elettronicoFattura Fattura elettronica………. ……… digitale o elettronico

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Quale risparmio per la PA

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I risparmi stimati: almeno 1 miliardo di euro annui

Il Codice dell’Amministrazione Digitale determina:Riduzione di almeno 1 milione di pagine l’annoRisparmio del 90% dei costi di carta (e del relativo impatto ecologico) per circa 6 milioni di euro l’anno (*)

La PEC produrrà un risparmio a regime di 200 milioni di euro per la riduzione delle raccomandate ai cittadiniLa sanità elettronica ridurrà i costi migliorando i servizi (previsto un risparmio di oltre 200 milioni all’anno)……..

(*) che diventano 50 Milioni considerando il costo stampa

Il paradosso dell’informazione

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Evoluzione Vs. Rivoluzione

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Archivi Cartacei Vs Archivi Digitali

Sempre troppi !! Troppi e irreperibili !!

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La crescita esponenziale delle informazioni

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DPCM del 3 dicembre 2013 (regole tecniche in materia di conservazione)

Ruoli e responsabilitàProduttore: persona fisica o giuridica che dispone delle informazioni da conservareResponsabile della Conservazione: definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomiaUtente: persona fisica o giuridica che richiede accesso ai documenti presenti nel sistema di conservazione al fine di acquisire informazioni di interesse

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Ruoli e responsabilità

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I formati indicati per la conservazione(Allegato 2)

DocumentiPDF - PDF/ATXTOffice Open XML (.docx, .xlsx, .pptx)Open Document Format (.ods, .odp, .odg, .odb)

ImmaginiTIFFJPG/JPEG

XML (eXtensible Markup Language)Messaggi di posta elettronicaQualunque altro formato:Le pubbliche amministrazioni indicano nel manuale di gestione i formati adottati per le diverse tipologie di documenti informatici motivandone le scelte effettuate; specificano altresì i casi eccezionali in cui non è possibile adottare i formati in elenco motivandone le ragioni.

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Conservare nel tempo i dati digitaliLe informazioni in formato digitale si affidano per la loro “sopravvivenza” ai dispositivi fisici

Protezione contro la perdita delle registrazioni nel periodo in cui le informazioni sono “attuali”nel periodo di conservazione

Duplicabilità delle informazioni digitaliOpportune strategie di Replica (le stesse informazioni sono mantenute aggiornate in siti differenti) o CopiaBack-up, Recovery/RestartDisaster Recovery

Svecchiamento e Oblio delle informazioni

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Conservare nel tempo i dati digitalisupporti “consumer” vs “professionali”

I CD, DVD, Blu-ray e HD-DVD registrabili (“consumer”), sono stati pensati per applicazioni d’intrattenimento o per distribuire quantità di informazioni a costi ridottiAdottare tecnologie “consumer” per la conservazione a lungo termine è quantomeno imprudente Meglio i supporti “professionali”:

Dischi Magnetici (tecnologia RAID, SSD); Nastri Magnetici, Dischi Ottici

Meglio ancora il CLOUD

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Metodologie e Strategie

Approccio metodologicolascio il pregresso in cartaceo, digitalizzo “da oggi”graduale (….comincio dai documenti +voluminosi)totale (tutti i processi, tutti i documenti aziendali)

Approccio realizzativofai da teassistito da consulenti

Strategia di Conservazionein houseoutsourcingmista

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Il Responsabile della Conservazione

È il custode dell’autenticità e della corretta conservazione del documento privo di peso

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DPCM del 3 dicembre 2013 (regole tecniche in materia di conservazione)

Il Responsabile della Conservazione (art.7)

opera d'intesa con: il responsabile del trattamento dei dati personaliil responsabile della sicurezzail responsabile dei sistemi informativi il responsabile della gestione documentale

può delegare lo svolgimento del processo di Conservazione, o di parte di esso, ad uno o più soggetti (anche esterni, mediante contratto o convenzione di servizio)

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Il Responsabile della Conservazione (art.7)

DEVE:Definire le caratteristiche del Sistema di Conservazione e predisporre il manuale di conservazioneGestire il processo di conservazione a normaGenerare il Rapporto di Versamento (RdV)Generare e sottoscrivere il Pacchetto di Distribuzione (PdD)Monitorare il corretto funzionamento del sistema di conservazioneVerificare periodicamente, con cadenza <5°, l’integrità e la leggibilità dei documenti (supporti di memorizzazione e formati digitali)Provvedere alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all'evolversi del contesto tecnologicoGarantire la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazioneAssicurare la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento

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Il Responsabile della Conservazione

Nelle PPAA il ruolo del Responsabile della conservazione:

DEVE essere svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designatoPUO' essere svolto dal responsabile (o dal coordinatore) della gestione documentalePUO’ essere delegato in tutto o in parte a professionisti esterni

La figura professionale del Responsabile della conservazione è obbligatoria per privati e PA che formano i loro documenti informaticiIl responsabile della conservazione può richiedere di certificare la conformità, al CAD e alle regole tecniche, del proprio processo di conservazione

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Nuove professioni

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La digitalizzazione ha aperto la strada all’avvento di NUOVE FIGURE PROFESSIONALI

deputate a gestire i documenti informatici

http://www.anorc.it/anorc_professioni/

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Conservare la memoria digitale

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La Conservazione Digitale dei Documenti un'opportunità per le imprese e le PPAA

filippo.ciaravella@arancia-ict.it