Conservazione digitale e fascicolo elettronico

Cenni sulla conservazione digitale

26/02/2014 Pubblica Amministrazione Digitale I parte 1

La conservazione dei documentiQuadro Normativo:1)Codice amministrazione

digitale2)D.LGS. 196 2003

(trattamento dati personali)

3) deliberazione CNIPA n. 11/2004

4)Nuovo DPCM sulle regole tecniche della conservazione

5)Codice dei beni culturali6) DPCM 21 marzo 2013 sui

documenti analogici non dematerializzabili

Documenti informatici o copie di doc analogici

Attori coinvolti:1)Responsabile della conservazione2)Responsabile trattamento dei dati3)Responsabile gestione

documentale4)Produttori di documenti n(uffici)5)Utenza

Alternative:Conservazione in house oppure conservatori accreditati

Certificazione dei processi

Sicurezza: Piano di sicurezza del sistema di archiviazione in sinergia con la sicurezza dei dati dell’allegato B del 196/2003

Manuale di conservazione


La conservazione dei documenti: flusso dei documenti

A mano email

Posta

Cooperazion applicativa, CNS,CIE, etc.

Protocollo

Ufficio responsabile del procevimento

Doc cartacei

Doc informatici

Registrazione del documento, segnatura di protocollo, classificazione

Scarto

RICEZIONE PROTOCOLLAZIONE PROCEDIMENTO ED ARCHIVIAZIONE CORRENTE

ARCHIVIAZIONE DI DEPOSITO

ARCHIVIAZIONE STORICA

Doc cartacei

Doc informatici

Fascicolazione

PRODUZIONE

Riversamento oConservazione sostitutiva


La conservazione dei documenti (RICEZIONE e Protocollo)

Art. 40-bis (( (Protocollo informatico) 1. Formano comunque oggetto di registrazione di

protocollo ai sensi dell'articolo 53 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica di cui agli articoli 47, commi 1 e 3, 54, comma 2-ter e 57-bis, comma 1, nonche' le istanze e le dichiarazioni di cui all'articolo 65 in conformita' alle regole tecniche di cui all'articolo 71.))


Formazione di documenti informatici (Art. 40 CAD)Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni. Con apposito regolamento, sulla proposta dei Ministri delegati per la funzione pubblica, per l'innovazione e le tecnologie e del Ministro per i beni e le attivita' culturali, sono individuate le categorie di documenti amministrativi che possono essere redatti in originale anche su supporto cartaceo in relazione al particolare valore di testimonianza storica ed archivistica che sono idonei ad assumere.

La conservazione dei documenti: la produzione


La conservazione dei documenti: la conservazione sostitutiva

Le nuove regole tecniche firmate dal Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione parlano genericamente di “CONSERVAZIONE” e non viene più stressato il concetto di conservazione sostitutiva. Di quest’ultima nel CAD viene fatto un esplicito all’articolo 42 che le tratta sotto un profilo di convenienza

Art. 42. Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche amministrazioni Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell'articolo 71.


La conservazione dei documenti: processo di conservazione ai sensi delle nuove regole

tecniche

Responsabile della gestione flussi documentali (Art. 61 DPR 445/00)

Pacchetto di versamentoResponsabile conservazione (Art. 44 CAD)

Pacchetto di Archiviazione (da preparare obbligatoriamenteSecondo standard delle regole tecniche (allegati) Per permettere l’interazione con altri sistemi)

Utente (accesso agli atti, utenza interna etc.)

Pacchetto di distribuzione

Sistema di conservazione

Fascicoli informatici e documenti informatici con i relativi metadati

Rapporto di Versamento(può essere prodotto in automatico dal sistema)

Firma digitale o qualificata del rapporto di versamento a cura del resp. Della conservazione

Firma digitale o qualificata dei pacchetti di archiviazione e distribuzione a cura del resp. Della conservazione

Predispone il manuale di conservazione

la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;Storico dei nominativi dei responsabili;la struttura organizzativa con funzioni,e responsabilità;tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dei formati;modalità di presa in carico dei pacchetti di versamento e del rapporto di versamento;la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;

contiene


La conservazione dei documenti: i metadati

Un metadato (dal greco meta- "oltre, dopo" e dal latino datum "informazione" - plurale: data), letteralmente "dato su un (altro) dato", è un'informazione che descrive un insieme di dati.Un esempio tipico di metadati è costituito dalla scheda del catalogo di una biblioteca, la quale contiene informazioni circa il contenuto e la posizione di un libro, cioè dati riguardanti i dati che si riferiscono al libro. Un altro contenuto tipico dei metadati può essere la fonte o l'autore dell'insieme di dati descritto oppure le modalità d'accesso, con le eventuali limitazioni. Fonte:WikipediaIl loro scopo è facilitare il reperimento, la selezione, la navigazione, la localizzazione e la creazione di relazioni tra insiemi di dati appartenenti allo stesso soggetto o a soggetti differenti. I metadati obbligatori per


La conservazione dei documenti: il manuale di conservazione

Art. 8 regole tecniche(Manuale di conservazione)l .Il manuale di conservazione illustra dettagliatamente l'organizzazione, i soggetti coinvolti ei ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.2.Il manuale di conservazione è un documento informatico che riporta, almeno:a) i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa;b)la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione;c)la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dell' indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni;d)la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento;e)la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;f)la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;g)la descrizione del sistemà di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di ge tione e di evoluzione delle medesime;h)la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull'integrità degli archivi con l'evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie;i)la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;j)i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate ovvero trasferite in conservazione, ove, nel caso delle pubbliche amministrazioni, non già presenti nel manuale di gestione;k)le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento;1) le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti.


La conservazione dei documenti: il responsabile della conservazione

Art. 7 regole tecniche(Responsabile della conservazione) Il responsabile della conservazione opera d'intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi che, nel caso delle pubbliche amministrazioni centrali, coincide con il responsabile dell'ufficio di cui all'articolo 17 del Codice, oltre che con il responsabile della gestione documentale ovvero con il coordinatore della gestione documentale ove nominato, per quanto attiene alle pubbliche amministrazioni. In particolare il responsabile della conservazione:a)definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente;b)gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;c)genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;d)genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;g)assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell'integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;g) al fine di garantire la conservazione e l'accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l'eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all'obsolescenza dei formati;h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all'evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell'articolo 12;j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività al medesimo attribuite;k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;1) provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all'archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;m) predispone il manuale di conservazione di cui all'articolo 8 e ne cura l'aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.


La conservazione dei documenti: accreditamento (art. 44 bis CAD)

Cosa si può certificare

Certificatori di processo

Conservazione in outsourcing


Art. 44-bis Conservatori accreditati 1. I soggetti pubblici e privati che svolgono attivita' diconservazione dei documenti informatici e di certificazione deirelativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire ilriconoscimento del possesso dei requisiti del livello piu' elevato,in termini di qualita' e di sicurezza, chiedono l'accreditamentopresso DigitPA. 2. Si applicano, in quanto compatibili, gli articoli 26, 27, 29, adeccezione del comma 3, lettera a) e 31. 3. I soggetti privati di cui al comma 1 sono costituiti in societa'di capitali con capitale sociale non inferiore a euro 200.000.))

La conservazione dei documenti: accreditamento articolo 44 bis CAD


Ai sensi dell'articolo 44, comma 1-ter, del Codice, il responsabile della conservazione può chiedere di certificare la conformità del processo di conservazione a soggetti, pubblici o privati che offrano idonee garanzie organizzative e tecnologiche, ovvero a soggetti a cui è stato riconosciuto il possesso dei requisiti di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del Codice, distinti dai conservatori o dai conservatori accreditati. Le pubbliche amministrazioni possono chiedere di certificare la conformità del processo di conservazione a soggetti, pubblici o privati, a cui è stato riconosciuto il possesso dei requisiti di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del Codice, distinti dai conservatori accreditati

La conservazione dei documenti: accreditamento articolo 47 comma 2 regole

tecniche


Pubblica Amministrazione Digitale III parte docente: dr.Alfonso Pisani

1415/02/2014

Il fascicolo elettronico

Il sistema di gestione dei flussi documentali un esempio

Programmazione pluriennale

Determinazione o delibera a

contrarre

Copertura finanziaria

No

Fine

Domande ammissibili

?Si

Preparazione documentazione

(bando disciplinare etc.) e acquisizione

domande

No

Si

Aggiudicazione provvisoria

Controllo requisiti

positivo??

No

Aggiudicazione definitiva, contratto

SiStrategiche

Gestionali

Operative

Domande

Bando,disciplinare, risposte ai

quesiti

PEG, situazione attuale Capitoli di

spesa etc.

Piano dettagliato obiettivi,

pianificazioni etc.

Linee Programmati

che, etc.

DURC,Visure Camerali, antimafia,

etc.

Determina aggiudicazione

provvisoria, avviso

pubblico etc.

Determina aggiudicazione definitiva, avviso pubblico contratto

etc.

15/02/2014 Pubblica Amministrazione Digitale III parte docente: dr.Alfonso Pisani 15


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Il sistema di gestione dei flussi documentali un altro esempio di processo dematerializzato: una liquidazione

Registrazione del documento, segnatura di protocollo, classificazione

PROTOCOLLAZIONE

Ufficio responsabile del procedimento

Fattura ricevuta

3)Dematerializzazione e firma digitale per copia conforme

Sistema di conservazione

5)Preparazione determina ed invio

Dirigente di settoreResponsabile del procedimento

6)Invio determina firmata gigitalmente

Dirigente settore finanziario

Albo Pretorio

7)Visto di regolarità controfirma responsabile servizio finanziario

8)Relata di notifica

Fascicolo Informatico

4)Atti dell’istruttoria

1)

2)smistamento

9)Deposito in archivio

Se la fattura perviene elettronicamente è possibile eliminare l’uso del cartaceo completamente

15/02/2014


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Il fascicolo elettronico1. Il fascicolo rappresenta un aggregato di

documenti, cartacei e/o informatici che sono concernenti un dato affare (quindi non necessariamente un procedimento in senso stretto). I documenti all’interno di esso sono opportunamente ordinati e relazionati allo scopo di capire le relazioni temporali e di causa/effetto tra di essi.

2. Una corretta gestione archivistica all’interno di un ente pubblico o di un azienda presuppone che gli stessi siano raccolti, in basi di dati cartacee e/o informatiche ed ivi univocamente identificabili (repertorio dei fascicoli)

3. Un fascicolo va quindi identificato tramite una propria numerazione e, in particolare in caso di conservazione cartacea in outsourcing, è una buona pratica identificare i fascicoli cartacei con un opportuno codice a barre per le eventuali operazioni di “spunta”

15/02/2014

Cos’è un fascicolo?

definizione


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Il fascicolo elettronico1. Esiste una stretta correlazione tra

attività amministrativa e documentazione archivistica.

2. Il fascicolo, permette di tracciare l’azione amministrativa durante la trattazione dell’affare e dopo la conclusione di esso.

3. Esso permette di relazionare tutta la documentazione relativa ad un affare, identificarne i tempi ed i responsabili

15/02/2014

Perché fascicolare?

Per almeno 3 motivi


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Il fascicolo elettronico

Art. 34 - Chiamasi fascicolo la riunione ordinata per data o per numero degli atti ricevuti e spediti per il medesimo affare.

Art. 35 - Ogni fascicolo ha una coperta di carta forte, di colore diverso per le diverse classi, alta centimetri 36, larga 28 ed ha un numero d’ordine che rende fissa la sua posizione in archivio.

Art. 36 - Il numero d’ordine dei fascicoli è dato dal repertorio, cioè dall’elenco dei fascicoli via via formati, per ogni classe, dal medesimo titolo di archivio (modello D). Ogni fascicolo nuovo assume il numero seguente a quello dell’ultimo fascicolo indicato.

Art. 37 - Se l’atto è il primo di un affare, si formerà con esso un fascicolo nuovo: se ebbe precedenti si unirà al fascicolo che lo contiene.

Art. 38 - Sulla copertina del fascicolo, oltre alle indicazioni richieste dalla formula (modello E), si noteranno gli atti che vi saranno inseriti, riferendo, di ciascuno, la data, l’ufficio e il numero di registrazione.

Art. 40 - Negli affari che si dicono di personale, ogni persona ha un fascicolo che dura quanto la persona, e la segue negli eventuali passaggi suoi da una ad altra amministrazione.

15/02/2014

Un po’ di normativa: Regio decreto 35/1900 (oggi abrogato)definisce il fascicolo:


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Art. 67 (R) Trasferimento dei documenti all'archivio di deposito 1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione. (R) 2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l'organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell'archivio corrente. (R) 3. Il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell'archivio di deposito. (R)

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Il fascicolo elettronicoUn po’ di normativa: DPR 445 00 (non definisce esplicitamente il fascicolo, ma da direttive sul suo ciclo di vita):


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Art. 41 Procedimento e fascicolo informatico 1. Le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione, nei casi e nei modi previsti dalla normativa vigente. 2. La pubblica amministrazione titolare del procedimento ((raccoglie)) in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati; all'atto della comunicazione dell'avvio del procedimento ai sensi dell'articolo 8 della legge 7 agosto 1990, n. 241, comunica agli interessati le modalita' per esercitare in via telematica i diritti di cui all'articolo 10 della citata legge 7 agosto 1990, n. 241. 2-bis. Il fascicolo informatico e' realizzato garantendo la possibilita' di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento. Le regole per la costituzione ((l'identificazione)) e l'utilizzo del fascicolo sono conformi ai principi di una corretta gestione documentale ed alla disciplina della formazione, gestione, conservazione e trasmissione del documento informatico, ivi comprese le regole concernenti il protocollo informatico ed il sistema pubblico di connettivita', e comunque rispettano i criteri dell'interoperabilita' e della cooperazione applicativa; regole tecniche specifiche possono essere dettate ai sensi dell'articolo 71, di concerto con il Ministro della funzione pubblica.

15/02/2014

Il fascicolo elettronicoUn po’ di normativa: CAD (art. 41):


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Art. 41 Procedimento e fascicolo informatico 2-ter. Il fascicolo informatico reca l'indicazione:

a)dell'amministrazione titolare del procedimento, che cura la costituzione e la gestione del fascicolo medesimo;

b) delle altre amministrazioni partecipanti; c) del responsabile del procedimento; d) dell'oggetto del procedimento; e) dell'elenco dei documenti contenuti, salvo quanto disposto dal comma 2-quater. e-bis dell'identificativo del fascicolo medesimo.

2-quater. Il fascicolo informatico puo' contenere aree a cui hanno accesso solo l'amministrazione titolare e gli altri soggetti da essa individuati; esso e' formato in modo da garantire la corretta collocazione, la facile reperibilita' e la collegabilita', in relazione al contenuto ed alle finalita', dei singoli documenti; e' inoltre costituito in modo da garantire l'esercizio in via telematica dei diritti previsti dalla citata legge n. 241 del 1990. 3. Ai sensi degli articoli da 14 a 14-quinquies della legge 7 agosto 1990, n. 241, previo accordo tra le amministrazioni coinvolte, la conferenza dei servizi e' convocata e svolta avvalendosi degli strumenti informatici disponibili, secondo i tempi e le modalita' stabiliti dalle amministrazioni medesime.

15/02/2014

Il fascicolo elettronicoUn po’ di normativa: CAD (art. 41) cont.:


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Il fascicolo elettronico: una mappa mentale

15/02/2014

Fascicolo Informatico

E’ alimentato da

Cittadino Altra PAImprese

Nel rispetto della

L. 241/90 e accesso agli atti

D,Lgs. 196 2003

Nel rispetto del

Contiene:a) amministrazione titolare del procedimento;b) altre amministrazioni partecipanti; c) del responsabile del procedimento; d) dell'oggetto del procedimento; e) dell'elenco dei documenti contenutie-bis dell'identificativo del fascicolo medesimo

Livelli di accesso differente per utenti

differenti

Corrente->Deposito->Storico

Si muove tra gli archivi


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Il fascicolo elettronico: esempio il fascicolo sanitario elettronico

Fascicolo sanitario elettronico1. Il FSE è l’insieme dei dati e documenti digitali di tipo sanitario e socio-

sanitario generati da eventi clinici presenti e trascorsi, riguardanti l’assistito, ha un orizzonte temporale che copre l’intera vita del paziente ed è alimentato in maniera continuativa dai soggetti che lo prendono in cura nell’ambito del SSN e dei servizi socio-sanitari regionali.

2. L’FSE è costituito, previo consenso dell’assistito, dalle Regioni e Province Autonome per le finalità di prevenzione, diagnosi, cura e riabilitazione perseguite dai soggetti del SSN e dei servizi sociosanitari regionali che prendono in cura l’assistito.

Fonte: sito di Agenzia per l’Italia Digitale

15/02/2014


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Il fascicolo sanitario elettronico…il progetto TREC della Provincia Autonoma di Trento

15/02/2014


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TreC offre la possibilità di inserire ed archiviare nel sistema dati relativi alle condizioni di salute di un assistito, per tenere ordinatamente traccia della loro evoluzione nel tempo.L’assistito può:• consultare i propri documenti clinici prodotti da strutture o

professionisti del sistema sanitario provinciale, registrare e archiviare informazioni utili per documentare l'andamento del proprio stato di salute (ad esempio: automisurazioni, informazioni personali, annotazioni per ricordare i futuri controlli)

• registrare e archiviare documenti sanitari non formati da professionisti operanti in seno al SSP (ad esempio: referti di visite o esami effettuati in strutture estere o extraprovinciali).

15/02/2014


Fonte: https://trec.trentinosalute.net/


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L’assistito può ad esempio, consultare,• verbali di pronto soccorso;• referti di radiologia;• referti di laboratorio.E’ inoltre prevista la messa a disposizione del cosiddetto Patient summary o Profilo sanitario sintetico: una scheda sanitaria, redatta dal medico di famiglia, che riassume la storia clinica personale dell'assistito, utile anche in caso di emergenza per fornire ai sanitari importanti informazioni ai fini delle decisioni terapeutiche da prendere;

15/02/2014


Fonte: https://trec.trentinosalute.net/

Government & Nonprofit

Conservazione digitale e fascicolo elettronico