La gestione dei documenti informatici negli Enti Locali · La gestione dei documenti informatici negli Enti Locali ... in relazione ai ... Sono tutti gli accorgimenti e i dispositivi

La gestione dei documenti informatici negli Enti Locali

MARIA PIA PAPA

La gestione dei documenti informatici

negli Enti Locali

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Dott.ssa Maria Pia Papa


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In attuazione del DPCM 3/12/2013, entro ottobre

2015 tutte le pubbliche amministrazioni devono

adeguarsi alle regole tecniche in materia di

gestione informatica dei documenti, provvedendo

a predisporre il Manuale per la gestione

documentale ai sensi dell’art. 5 e ad aggiornare i

propri sistemi di protocollo informatico.

DPCM 3/12/2013: MANUALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI


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Il DPCM 3/11/2014 ha ribadito la centralità e

l’importanza del manuale anche riguardo alla

successiva fase della conservazione del documento

stesso.

Il manuale descrive le attività di formazione,

registrazione, classificazione, fascicolazione,

archiviazione e conservazione dei documenti e fornisce

le istruzioni per la gestione corretta e sicura dei flussi

documentali ed archivistici, in relazione ai

procedimenti amministrativi gestiti dall’Ente.

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Il Manuale rappresenta uno strumento

imprescindibile per gestire la delicatissima fase che

si prospetta; è un documento complesso che si

occupa di regolamentare la politica documentale

dell’Ente a più livelli:

� organizzativo

� tecnologico

� giuridico

� archivistico



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INTERVENTO ORGANIZZATIVO DI GRANDE PROFONDITA’


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Sia nel caso della informatizzazione dei processi che nel

caso della gestione documentale il livello di automazione

da attuare nelle singole amministrazioni non può che

essere determinato dalle stesse amministrazioni attraverso

una analisi delle proprie esigenze rapportate alle

opportunità di sviluppo offerte dalle tecnologie disponibili.


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I quattro livelli di realizzazione:


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Rappresenta la gestione informatica dei documenti in

modalità base:

� registrazione in un archivio informatico delle

informazioni riguardanti un documento (numero, data,

mittente/destinatario, oggetto, ecc.);

� segnatura sul documento delle informazioni riguardanti

il documento stesso (numero, data, AOO);

� classificazione d’archivio per una corretta organizzazione

dei documenti ed indicazione dell’assegnatario sul

registro di protocollo.

NUCLEO MINIMO DI PROTOCOLLO


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NUCLEO MINIMO DI PROTOCOLLO: LIMITI

Limitarsi a questo livello di realizzazione significa, in

estrema sintesi:

� circoscrivere l’obiettivo dell’intervento alla registrazione

dei documenti e alla loro organizzazione nel sistema

documentario;

� prendere in considerazione solamente i documenti

protocollati;

� coinvolgere nel processo di informatizzazione

esclusivamente l’Ufficio Protocollo;

� consentire l’accesso in via informatica alle informazioni

relative ai documenti, ma non ai documenti stessi.


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GESTIONE DOCUMENTALE

Dematerializzazione dei documenti cartacei e disponibilità

degli stessi a livello informatico. Si articola in:

�registrazione con trattamento delle immagini

(scannerizzazione dei documenti cartacei);

�assegnazione per via telematica al destinatario;

�gestione avanzata della classificazione dei documenti;

�collegamento dei documenti alla gestione dei

procedimenti;

�realizzazione di un repository documentale;

�pubblicazione sul web del patrimonio informativo

globale.


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Ciò significa:

� privilegiare l’obiettivo della creazione di patrimonio

informativo;

� prendere in considerazione tutti i documenti, non

solamente quelli protocollati;

� coinvolgere nel processo di informatizzazione tutti gli

uffici;

� consentire l’accesso in via informatica direttamente ai

documenti.


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Vuol dire procedere ad un intervento organizzativo che

incida, più o meno pesantemente, sulla struttura, con le

ovvie conseguenze di dover gestire il cambiamento in

modo adeguato in termini di:

� implicazioni tecnologiche, logistiche, archivistiche, ecc.,

� ma anche di sensibilizzazione, comunicazione,

formazione delle risorse umane.


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GESTIONE ARCHIVIO COMUNALE INFORMATICO

• Gestione profili utente

• Autenticazione

• Autorizzazioni

Atti

amministrativi

Protocollo

informatico

HALLEY DOCUMENT SERVER

Messi

notificatori

• Archiviazione

• Ricerche avanzate

• Consultazione

• Conservazione

Contratti

Demografici

Albo

Pretorio

Corrispondenza

Messagistica interna

Carteggio

Finanziaria

Personale

Tributi e

Bollettazione

e-Government

Urbanistica e

Gestione territorio

Polizia Municipale

Dotazione

Organica

Sistema esterno

di

conservazione

Composizione

pacchetti di

versamento

Repository documentale

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Documenti

con validità legale

Archivio corrente

di deposito

storico


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GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI

Essa prevede una o più delle seguenti attività:

� informatizzazione dei processi relativi ai flussi documentali in

entrata, in uscita e interni;

� integrazione con gli eventuali flussi di lavoro relativi ai

processi primari.

Procedere a questo livello di realizzazione significa:

� razionalizzare ed informatizzare i flussi documentali;

� prendere in considerazione tutti i documenti, anche quelli

relativi agli iter di processo;

� coinvolgere nel processo di informatizzazione tutti gli uffici;

� consentire l’accesso in via informatica agli iter di processo.


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BUSINESS PROCESS REENGINEERING (B.P.R.)

Prevede la reingegnerizzazione dei processi dell’ente al fine

di una loro successiva informatizzazione.

E’ importante evidenziare che se l’obiettivo che ci si è

prefissati è quello del Business Process Reengineering,

questo diventa la fase propedeutica per l’attuazione anche

del Progetto Protocollo e Gestione documentale.

Non si può cominciare dalla punta della piramide, ma

occorre partire dalla base.


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Sistemi

InformativiFormazione

Organizzazione

HALLEY SEMPRE AL FIANCO DEI COMUNI

MANUALE DI

GESTIONE

DEI DOCUMENTI

INFORMATICI (art. 5 DPCM 3/12/2013)


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PREDISPOSIZIONE MANUALE:

IL SERVIZIO OFFERTO E’ UN PROGETTO ORGANIZZATIVO

Il servizio consiste nella realizzazione di un progetto

organizzativo per la predisposizione del Manuale per la

Gestione Documentale, strumento indispensabile per un

Ente che abbia intenzione di gestire i flussi documentali e

gli archivi con modalità elettroniche.


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PREDISPOSIZIONE MANUALE: ARTICOLAZIONE DELL’INTERVENTO

La fornitura del servizio prevede l’attuazione delle

seguenti fasi operative:

� ricognizione organizzazione attuale dell’Ente;

� rivisitazione organizzazione e flussi di lavoro;

� condivisione con dirigenti e amministratori dell’Ente;

� redazione Manuale per la Gestione Documentale;

� formazione del personale;

� proposte adeguamenti tecnici per migliorare il

processo di gestione documentale.


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� Disponibilità di un supporto tecnico-normativo da

parte di professionisti specializzati nella gestione

documentale e nella consulenza organizzativa.

� Coinvolgimento di tutti gli uffici e servizi dell’Ente in

un modello organizzativo basato su processi,

unificato e standard, per la gestione dei flussi

documentali.

� Disponibilità di linee guida precise per la

registrazione, classificazione e fascicolazione dei

documenti informatici.

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PREDISPOSIZIONE MANUALE: VANTAGGI


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� Definizione completa dei flussi di lavoro che

riguardano i documenti in entrata, in uscita ed

interni.

� Regolamentazione dell’uso delle caselle di posta

elettronica, di PEC e delle firme digitali.

� Accompagnamento nella definizione e adozione di

modalità e tecniche di archiviazione e conservazione

dei documenti informatici, anche con validità

probatoria.

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� utilizzo più completo di funzionalità sw disponibili;

� Perfezionamento del piano di sicurezza per il

trattamento dei documenti informatici

� Formazione del personale interno

� Snellimento delle procedure

� Trasparenza dell’azione amministrativa

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� Aspetti organizzativi preliminari

� Formazione dei documenti

� Sottoscrizione dei documenti

� Gestione corrispondenza in entrata

� Registrazione dei documenti

� Gestione corrispondenza in uscita

� Modalità di utilizzo del Sistema di protocollo

informatico

ARGOMENTI TRATTATI NEL MANUALE


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� Ufficio responsabile delle attività di registrazione di

protocollo, di organizzazione e di tenuta dei documenti

� Sistema di classificazione e fascicolazione dei documenti

� Archiviazione e conservazione dei documenti

� Formati elettronici dei documenti

� Uso della Posta Elettronica Certificata e tradizionale

� Piano di sicurezza dei documenti informatici

� Politiche di sicurezza

ARGOMENTI TRATTATI NEL MANUALE


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� Responsabile della Gestione documentale e suo vicario

� Responsabile del Sistema Informativo Comunale

� Responsabile della Sicurezza informatica

� Responsabile del Disaster & Recovery e della Continuità

Operativa

� Responsabile del trattamento di dati personali

� Responsabile della Conservazione

RUOLI E RESPONSABILITA’


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GESTIONE CORRISPONDENZA IN ENTRATA


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REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI

Su ogni documento ricevuto o spedito dall’AOO è effettuata una

registrazione di protocollo. Ciascuna registrazione di protocollo

contiene, almeno, i seguenti dati obbligatori:

• il numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e

registrato in forma non modificabile;

• la data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal

sistema e registrata in forma non modificabile;

• il mittente che ha prodotto il documento, registrato in forma non

modificabile;

• il destinatario del documento, registrato in forma non modificabile;

• l’oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;

• la classificazione.


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REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO

Il Responsabile del Servizio per la gestione documentale provvede

alla produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito

dall’elenco delle informazioni inserite con l’operazione di

registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno.

Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di

registrazione, ai sensi dell’art. 7, comma 5, del DPCM 3/12/2013, il

registro giornaliero informatico di protocollo, a partire dal 12 ottobre

2015, è trasmesso al sistema di conservazione entro la giornata

lavorativa successiva.

Tale operazione di riversamento viene espletata adottando le regole

tecniche in materia di conservazione dei documenti informatici delle

pubbliche amministrazioni ai sensi del DPCM del 13/11/2014.


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Per “conservazione digitale” si intende un processo,

indipendente dalla tecnologia utilizzata, che permette di

conservare documenti di qualsiasi natura in formato

digitale in modo che risultino disponibili nel tempo nella

loro integrità e autenticità. Tale processo consente di

mantenere la validità legale e fiscale dei documenti

conservati e rappresenta una modalità di conservazione

“Digitale” rispetto alla carta.

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Necessario per legge istituire la figura del responsabile

della conservazione


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Il sistema di conservazione assicura, dalla presa in carico

dal produttore fino all’eventuale scarto, la conservazione

dei seguenti oggetti, tramite l’adozione di regole,

procedure e tecnologie, garantendone le caratteristiche di

autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità:

• i documenti informatici e i documenti amministrativi

informatici con i metadati ad essi associati

• i fascicoli informatici ovvero le aggregazioni documentali

informatiche con i metadati ad essi associati.


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Credemtel è la società del Gruppo Credem attiva dal 1989

nell’offerta di servizi telematici a Banche, Aziende e Pubblica

Amministrazione. Nata per essere l’antenna tecnologica del Gruppo

è cresciuta nel corso degli anni sfruttando le competenze e

l’esperienza maturata, sino ad arrivare ad aprire ed ampliare la

propria proposta all’intero mercato ove oggi risulta essere uno dei

principali player sia dei servizi di Corporate Banking Interbancario

che di Gestione Elettronica Documentale.

Da luglio 2015 Credemtel è nella lista dei conservatori accreditati

dall’AgID.

La Società Halley Informatica ha individuato Credemtel come

partner per la fornitura dei Servizi di conservazione a norma in

favore dei propri Clienti.



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I FORMATI DEI DOCUMENTI INFORMATICI

L’evolversi delle tecnologie e la crescente disponibilità e

complessità dell’informazione digitale ha indotto la

necessità di gestire sempre maggiori forme di

informazione digitale (testo, immagini, filmati, ecc.) e di

disporre di funzionalità più specializzate per renderne più

facile la creazione, la modifica e la manipolazione.

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Questo fenomeno ha portato all’aumento del numero dei

formati disponibili e dei corrispondenti programmi

necessari a gestirli nonché delle piattaforme su cui questi

operano.


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I FORMATI DEI DOCUMENTI INFORMATICI

L’Ente adotta formati di documenti elettronici tali da

garantire la leggibilità e la reperibilità del documento

informatico durante il suo ciclo di vita attivo e

successivamente nel tempo.

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Le principali caratteristiche che devono orientare la scelta

da parte dell’Ente sono:

apertura non proprietà

sicurezza portabilità

supporto allo sviluppo diffusione


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PUO’ ESISTERE QUALITA’ SENZA SICUREZZA?

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Sistemi

InformativiFormazione

Organizzazione

Sicurezza

Gestione

informatica dei

documenti

Qualità

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SICUREZZA DELL’ARCHIVIO DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Art. 31 … I dati personali sono custoditi e controllati … in

modo da ridurre al minimo … i rischi di distruzione o

perdita … di accesso non autorizzato o di trattamento non

consentito o non conforme alle finalità della raccolta

D.Lgs. 196/2003 - Codice in materia di trattamento dei dati

personali

Garantire la sicurezza dei dati

adottando le misure minime di sicurezza previste dall’Allegato B

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SICUREZZA DELL’ARCHIVIO DEI DOCUMENTI INFORMATICI

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Misure di sicurezza

Sono tutti gli accorgimenti e i dispositivi utilizzati per

garantire che i dati non vadano distrutti o persi anche

in modo accidentale, che solo le persone autorizzate

possano avere accesso ai dati e che non siano

effettuati trattamenti contrari alle norme di legge o

diversi da quelli per cui i dati erano stati raccolti.


MARIA PIA PAPA23/11/2015 36

R

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PER UN ARCHIVIO INFORMATICO DEI DOCUMENTI

INTEGRATO E SICURO

I PILASTRI DELLA SICUREZZA

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MISURE MINIME DI SICUREZZA (art. 33 – 36 del Codice Privacy)

� autenticazione informatica;

� gestione delle credenziali di autenticazione;

� aggiornamento ambito del trattamento consentito agli

incaricati;

� protezione strumenti elettronici rispetto a trattamenti

illeciti di dati, ad accessi non consentiti e a programmi

informatici malefici;

� adozione di procedure per la custodia di copie di sicurezza,

il ripristino della disponibilità dei dati e dei sistemi (disaster

& Recovery e Continuità Operativa);

� adozione di tecniche di cifratura o di codici identificativi per

determinati trattamenti di dati sensibili o giudiziari.


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ILLECITI CIVILI SANZIONI AMMINISTRATIVE

Art. 161 Omessa o inidonea informativa Sanzione da 6.000 € a 36.000 €

Art. 162 cessione dei dati in caso di cessazione del trattamento, in violazione di quanto previsto dall’art. 16

Sanzione da 10.000 € a 60.000 €

Art. 162 comunicazione agli interessati di dati idonei a rivelare lo stato di salute

Sanzione da 1.000 € a 6.000 €

Art. 162 Omessa adozione delle misure minime di sicurezza Sanzione da 20.000 € a 120.000 €

Art. 167 Trattamento illecito di dati Sanzione da 20.000 € a 120.000 €

Art. 163 Omessa o incompleta notificazione al Garante Sanzione da 20.000 € a 120.000 €

Art. 164 Omessa informazione o esibizione dei documenti al Garante

Sanzione da 10.000 € a 60.000 €

D. Lgs. 196/2003, modificato dal D.L.30 dicembre 2008, n. 207 – art.44

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LE SANZIONI


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ILLECITI PENALI SANZIONI PENALI

Art. 167 Trattamento illecito di dati personali Reclusione da 6 mesi a 3 anni.

Art. 168 Falsità nelle dichiarazioni e notificazioni al Garante

Reclusione da 6 mesi a 3 anni

Art. 169 Omessa adozione delle misure minime di sicurezza

Arresto fino a 2 anni. E’ possibile estinguere il reato ex art. 169, pagando una somma di denaro se ci si regolarizza entro 6 mesi

Art. 170 Inosservanza dei provvedimenti del Garante

Reclusione da tre mesi a due anni

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D. Lgs. 196/2003, modificato dal D.L.30 dicembre 2008, n. 207 – art.44

LE SANZIONI


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