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La gestione della privacy in azienda: tra semplificazioni e criticità
Confindustria Vicenza, 10 Ottobre 2013
Dr. Riccardo Larese Gortigo
Le slides sono scaricabili anche dal sito di Confindustria Vicenza, Area Tematica “Diritto d’Impresa”
La disciplina dei sistemi di videosorveglianza
Fonte normativa specifica
� Provvedimento Generale del Garante della Privacy sull’utilizzo dei sistemi di videosorveglianza dell’8 aprile 2010
� L 300/70 (“Statuto del Lavoro”) in ambito aziendale
Principi generali� La raccolta, la registrazione, la conservazione e, in
generale, l'utilizzo di immagini configura un trattamento di dati personali (art. 4, comma 1, lett. b), del Codice). È considerato dato personale, infatti, qualunque informazione relativa a persona fisica identificata o identificabile, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione.
� Finalità:� Protezione e incolumità individui� Protezione della proprietà� Rilevazione infrazioni (soggetti pubblici)� Acquisizione di prove
Principi generali� La necessità di garantire, in particolare, un livello elevato
di tutela dei diritti e delle libertà fondamentali rispetto al trattamento dei dati personali consente la possibilità di utilizzare sistemi di videosorveglianza, purché ciò non determini un'ingerenza ingiustificata nei diritti e nelle libertà fondamentali degli interessati.
� Naturalmente l'installazione di sistemi di rilevazione delle immagini deve avvenire nel rispetto, oltre che della disciplina in materia di protezione dei dati personali, anche delle altre disposizioni dell'ordinamento applicabili, quali ad es. le vigenti norme dell'ordinamento civile e penale in materia di interferenze illecite nella vita privata, sul controllo a distanza dei lavoratori, in materia di sicurezza presso stadi e impianti sportivi, o con riferimento a musei, biblioteche statali e archivi di Stato, in relazione ad impianti di ripresa sulle navi da passeggeri adibite a viaggi nazionali e, ancora, nell'ambito deiporti, delle stazioni ferroviarie, delle stazioni delle ferroviemetropolitane e nell'ambito delle linee di trasporto urbano.
Principi generali� E’ necessario che:
� il trattamento dei dati attraverso sistemi di videosorveglianza sia fondato su uno dei presupposti di liceità che il Codice prevede espressamente per i soggetti pubblici da un lato (svolgimento difunzioni istituzionali: artt. 18-22 del Codice) e, dall'altro, per soggetti privati ed enti pubblici economici (es. adempimento ad un obbligo di legge, provvedimento del Garante di c.d. "bilanciamento di interessi" o consenso libero ed espresso: artt. 23-27 del Codice).
� ciascun sistema informativo ed il relativo programma informaticovengano conformati già in origine in modo da non utilizzare dati relativi a persone identificabili quando le finalità del trattamento possono essere realizzate impiegando solo dati anonimi (principio di necessità)
� l'attività di videosorveglianza venga effettuata nel rispetto del c.d. principio di proporzionalità nella scelta delle modalità di ripresa e dislocazione
Principi generali - Il bilanciamento di interessi
� Il provvedimento dà attuazione all’istituto del bilanciamento di interessi, individuando i casi in cui la rilevazione delle immagini può avvenire senza consenso, qualora, con le modalità stabilite nel provvedimento, sia effettuata nell'intento di perseguire un legittimo interesse del titolare o di un terzo attraverso la raccolta di mezzi di prova o perseguendo fini di tutela di persone e beni rispetto a possibili aggressioni, furti, rapine, danneggiamenti, atti di vandalismo, o finalità di prevenzione di incendi o di sicurezza del lavoro.
Principi generali - Il bilanciamento di interessi� Videosorveglianza con o senza registrazione delle immagini:i
trattamenti sono ammessi in presenza di concrete situazioniche giustificano l'installazione, a protezione delle persone, della proprietà o del patrimonio aziendale.
� Nell'uso delle apparecchiature volte a riprendere, con o senza registrazione delle immagini, aree esterne ad edifici e immobili perimetrali, adibite a parcheggi o a carico/scarico merci, accessi, uscite di emergenza), resta fermo che il trattamento debba essere effettuato con modalità tali da limitare l'angolo visuale all'area effettivamente da proteggere, evitando, per quanto possibile, la ripresa di luoghi circostanti e di particolari che non risultino rilevanti (vie, edifici, esercizi commerciali,istituzioni ecc.).
Videosorveglianza
Adempimenti
Adempimenti - Informativa� Gli interessati devono
essere sempre informati che stanno per accedere in una zona videosorvegliata
� A tal fine, il Garante ritiene che si possa utilizzare lo stesso modello semplificato di informativa "minima", indicante il titolare del trattamento e la finalitàperseguita, già individuato ai sensi dell'art. 13, comma 3, del Codice nel provvedimento del 2004 e riportato in fac-simile nell'allegato n. 1 al presente provvedimento.
Adempimenti - Informativa� In presenza di più telecamere, in relazione alla vastità
dell'area oggetto di rilevamento e alle modalità delle riprese, potranno essere installati più cartelli.
� Il supporto con l'informativa:� deve essere collocato prima del raggio di azione della
telecamera, anche nelle sue immediate vicinanze e non necessariamente a contatto con gli impianti;
� deve avere un formato ed un posizionamento tale da essere chiaramente visibile in ogni condizione di illuminazione ambientale, anche quando il sistema di videosorveglianza sia eventualmente attivo in orario notturno;
� può inglobare un simbolo o una stilizzazione di esplicita e immediata comprensione, eventualmente diversificati al fine di informare se le immagini sono solo visionate o anche registrate.
Adempimenti - Informativa� Il Garante ritiene auspicabile che l'informativa, resa in
forma semplificata avvalendosi del predetto modello, poi rinvii a un testo completo contenente tutti gli elementi di cui all'art. 13, comma 1, del Codice, disponibile agevolmente senza oneri per gli interessati, con modalità facilmente accessibili anche con strumenti informatici e telematici (in particolare, tramite reti Intranet o siti Internet, affissioni in bacheche o locali, avvisi e cartelli agli sportelli per gli utenti, messaggi preregistrati disponibili digitando un numero telefonico gratuito).
� In ogni caso il titolare, anche per il tramite di un incaricato,ove richiesto è tenuto a fornire anche oralmente un'informativa adeguata, contenente gli elementi individuati dall'art. 13 del Codice.
Videosorveglianza
Prescrizioni specifiche
La verifica preliminare
Verifica preliminare – Immagini biometriche� I trattamenti di dati personali nell'ambito di una attività di
videosorveglianza devono essere effettuati rispettando le misure e gli accorgimenti prescritti da questa Autorità come esito di una verifica preliminare attivata d'ufficio o a seguito di un interpello del titolare (art. 17 del Codice), quando vi sono rischi specifici per i diritti e le libertà fondamentali, nonché per la dignità degli interessati, in relazione alla natura dei dati o alle modalità di trattamento o agli effetti che può determinare.
� In tali ipotesi devono ritenersi ricompresi i sistemi di raccolta delle immagini associate a dati biometrici. L'uso generalizzato e incontrollato di tale tipologia di dati può comportare, in considerazione della loro particolare natura, il concreto rischio del verificarsi di un pregiudizio rilevante per l'interessato, per cui si rende necessario prevenire eventuali utilizzi impropri, nonché possibili abusi.
Verifica preliminare – Sistemi “intelligenti”� Un analogo obbligo sussiste con riferimento a sistemi c.d. intelligenti,
che non si limitano a riprendere e registrare le immagini, ma sono in grado di rilevare automaticamente comportamenti o eventi anomali, segnalarli, ed eventualmente registrarli. In linea di massima tali sistemi devono considerarsi eccedenti rispetto alla normale attività di videosorveglianza, in quanto possono determinare effetti particolarmente invasivi sulla sfera di autodeterminazione dell'interessato e, conseguentemente, sul suo comportamento. Il relativo utilizzo risulta comunque giustificato solo in casi particolari, tenendo conto delle finalità e del contesto in cui essi sono trattati, da verificare caso per caso sul piano della conformità ai principi di necessità, proporzionalità, finalità e correttezza (artt. 3 e 11 del Codice).
UTILIZZO DI SISTEMI DI “MOTION DETECTION” ???
Verifica preliminare – Non conformità e conservazione oltre i sette giorni
� Deve essere sottoposto a verifica preliminare l'utilizzo di sistemi integrati di videosorveglianza nei casi in cui le relative modalità di trattamento non corrispondano a quelle individuate nei punti 4.6 e 5.4 del presente provvedimento.
� Ulteriori casi in cui si rende necessario richiedere una verifica preliminare riguardano l'allungamento dei tempi di conservazione dei dati delle immagini registrate oltre il previsto termine massimo di sette giorni derivante da speciali esigenze di ulteriore conservazione, a meno che non derivi da una specifica richiesta dell'autoritàgiudiziaria o di polizia giudiziaria in relazione a un'attivitàinvestigativa in corso (v. punto 3.4).
Videosorveglianza
Prescrizioni specifiche
Notificazione
Notificazione (eventuale)� Al di fuori di trattamenti per esclusive finalità di sicurezza o di
tutela delle persone o del patrimonio ancorché relativi a comportamenti illeciti o fraudolenti, quando immagini o suoni raccolti siano conservati temporaneamente, il trattamento, che venga effettuato tramite sistemi di videosorveglianza e che sia riconducibile a quanto disposto dall'art. 37 del Codice, deve essere preventivamente notificato.
� La mancata o incompleta notificazione ai sensi degli artt. 37 e 38 del Codice è punita con la sanzione amministrativa prevista dall'art. 163 (sanzione amministrativa del pagamento di una somma da ventimila euro a centoventimila euro)
Videosorveglianza
Misure di sicurezza
Misure di sicurezza� I dati raccolti mediante sistemi di videosorveglianza
devono essere protetti con idonee e preventive misure di sicurezza, riducendo al minimo i rischi di distruzione, di perdita, anche accidentale, di accesso non autorizzato, di trattamento non consentito o non conforme alle finalitàdella raccolta, anche in relazione alla trasmissione delle immagini (artt. 31 e ss. del Codice).
� Devono quindi essere adottate specifiche misure tecniche ed organizzative che consentano al titolare di verificare l'attività espletata da parte di chi accede alle immagini o controlla i sistemi di ripresa (se soggetto distinto dal titolare medesimo, nel caso in cui questo sia persona fisica).
Misure di sicurezza –Credenzialia) in presenza di differenti competenze
specificatamente attribuite ai singoli operatori devono essere configurati diversi livelli di visibilità e trattamento delle immagini (v. punto 3.3.2). Laddove tecnicamente possibile, in base alle caratteristiche dei sistemi utilizzati, i predetti soggetti, designati incaricati o, eventualmente, responsabili del trattamento, devono essere in possesso di credenziali di autenticazione che permettano di effettuare, a seconda dei compiti attribuiti ad ognuno, unicamente le operazioni di propria competenza;
Misure di sicurezza – Accesso alle registrazioni
b) laddove i sistemi siano configurati per la registrazione e successiva conservazione delle immagini rilevate, deve essere altresì attentamente limitata la possibilità, per i soggetti abilitati, di visionare non solo in sincronia con la ripresa, ma anche in tempo differito, le immagini registrate e di effettuare sulle medesime operazioni di cancellazione o duplicazione;
UTILIZZO DI SISTEMI DI PROFILI DI AUROTIZZAZIONE
Misure di sicurezza – Cancellazione registrazioni
c) per quanto riguarda il periodo di conservazione delle immagini devono essere predisposte misure tecniche od organizzative per la cancellazione, anche in forma automatica, delle registrazioni, allo scadere del termine previsto (v. punto 3.4);
Misure di sicurezza – Manutenzione del sistema
d) nel caso di interventi derivanti da esigenze di manutenzione, occorre adottare specifiche cautele; in particolare, i soggetti preposti alle predette operazioni possono accedere alle immagini solo se ciò si renda indispensabile al fine di effettuare eventuali verifiche tecniche ed in presenza dei soggetti dotati di credenziali di autenticazione abilitanti alla visione delle immagini;
ATTENZIONE: PRESENZA DI PERSONALE INTERNO PER LE ATTIVITA ’ DI MANUTENZIONE!
Misure di sicurezza – Protezione perimetrale (firewall)
e) qualora si utilizzino apparati di ripresa digitali connessi a reti informatiche, gli apparati medesimi devono essere protetti contro i rischi di accesso abusivo di cui all'art. 615-ter del codice penale;
Misure di sicurezza -Criptazione� f) la trasmissione tramite una rete pubblica di
comunicazioni di immagini riprese da apparati di videosorveglianza deve essere effettuata previa applicazione di tecniche crittografiche che ne garantiscano la riservatezza; le stesse cautele sono richieste per la trasmissione di immagini da punti di ripresa dotati di connessioni wireless (tecnologie wi-fi, wi-max, Gprs).
ATTENZIONE: COLLEGAMENTO A CENTRI DI CONTROLLO ESTERNI!
Misure di sicurezza - Sanzioni� Il mancato rispetto di quanto previsto nelle lettere
da a) ad f) del punto 3.3.1 comporta l'applicazione della sanzione amministrativa stabilita dall'art. 162, comma 2-ter, del Codice. (pagamento di una somma da trentamila euro a centottantamila euro)
� L'omessa adozione delle misure minime di sicurezza comporta l'applicazione della sanzione amministrativa stabilita dall'art. 162, comma 2-bis (somma da diecimila euro a centoventimila euro) , ed integra la fattispecie di reato prevista dall'art. 169 del Codice (arresto fino a due anni)
Videosorveglianza
Registrazione e conservazione Delle immagini
Registrazione e conservazionedelle immagini
� Nei casi in cui sia stato scelto un sistema che preveda la conservazione delle immagini, in applicazione del principio di proporzionalità (v. art. 11, comma 1, lett. e),del Codice), anche l'eventuale conservazione temporanea dei dati deve essere commisurata al tempo necessario -e predeterminato - a raggiungere la finalitàperseguita.
Registrazione e conservazionedelle immagini� La conservazione deve essere limitata a poche ore o, al
massimo, alle ventiquattro ore successive alla rilevazione, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività o chiusura di uffici o esercizi, nonché nel caso in cui si deve aderire ad una specifica richiesta investigativa dell'autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria.
� Solo in alcuni casi, per peculiari esigenze tecniche (mezzi di trasporto) o per la particolare rischiosità dell'attività svolta dal titolare del trattamento (ad esempio, per alcuni luoghi come le banche può risultare giustificata l'esigenza di identificare gliautori di un sopralluogo nei giorni precedenti una rapina), può ritenersi ammesso un tempo più ampio di conservazione dei dati che, sulla scorta anche del tempo massimo legislativamente posto per altri trattamenti, si ritiene non debba comunque superare la settimana.
Registrazione e conservazionedelle immagini� In tutti i casi in cui si voglia procedere a un allungamento dei tempi di
conservazione per un periodo superiore alla settimana, una richiesta in tal senso deve essere sottoposta ad una verifica preliminare del Garante (v. punto 3.2.1), e comunque essere ipotizzato dal titolare come eccezionale nel rispetto del principio di proporzionalità.
� La congruità di un termine di tempo più ampio di conservazione va adeguatamente motivata con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità. La relativa congruità può altresì dipendere dalla necessità di aderire ad una specifica richiesta di custodire o consegnare una copia specificamente richiesta dall'autoritàgiudiziaria o dalla polizia giudiziaria in relazione ad un'attivitàinvestigativa in corso.
Registrazione e conservazionedelle immagini
Obbligo di verifica preliminare motivata
Oltre la settimana
Casi di particolare rischiosità (ad es. banche)
Fino a una settimana
Rispetto del principio di proporzionalità
Fino a 24 ore(con prolungamenti per le chiusure od altri casi particolari)
Registrazione e conservazionedelle immagini� Il sistema impiegato deve essere programmato in modo
da operare al momento prefissato l'integrale cancellazione automatica delle informazioni allo scadere del termine previsto da ogni supporto, anche mediante sovraregistrazione, con modalità tali da rendere non riutilizzabili i dati cancellati.
� In presenza di impianti basati su tecnologia non digitaleo comunque non dotati di capacità di elaborazione tali da consentire la realizzazione di meccanismi automatici di expiring dei dati registrati, la cancellazione delle immagini dovrà comunque essere effettuata nel piùbreve tempo possibile per l'esecuzione materiale delle operazioni dalla fine del periodo di conservazione fissato dal titolare.
Conservazione - Sanzioni� Il mancato rispetto dei tempi di conservazione delle
immagini raccolte e del correlato obbligo di cancellazione di dette immagini oltre il termine previsto comporta l’applicazione della sanzione amministrativa stabilita dall'art. 162, comma 2-ter, del Codice (somma da trentamila euro a centottantamila euro).
ATTENZIONE: ESTREMA CAUTELA PER LA CONSERVAZIONE OLTRE LE 24 ORE E FINO A UNA SETTIMANA
Videosorveglianza
Diritti degli interessati
I diritti degli interessati� Deve essere assicurato agli interessati identificabili
l'effettivo esercizio dei propri diritti in conformità al Codice, in particolare quello di accedere ai dati che li riguardano, di verificare le finalità, le modalità e la logica del trattamento (art. 7 del Codice).
� La risposta ad una richiesta di accesso a dati conservati deve riguardare tutti quelli attinenti al richiedenteidentificabile e può comprendere eventuali dati riferiti a terzi solo nei limiti previsti dal Codice, ovvero nei soli casi in cui la scomposizione dei dati trattati o la privazione di alcuni elementi renda incomprensibili i dati personali relativi all'interessato (art. 10, comma 5, del Codice).
Videosorveglianza
Rapporti di lavoro
Videosorveglianza e rapporti di lavoro� Nelle attività di sorveglianza occorre rispettare il
divieto di controllo a distanza dell'attivitàlavorativa, pertanto è vietata l'installazione di apparecchiature specificatamente preordinate alla predetta finalità.
� Non devono quindi essere effettuate riprese al fine di verificare l'osservanza dei doveri di diligenzastabiliti per il rispetto dell'orario di lavoro e la correttezza nell'esecuzione della prestazione lavorativa (ad es. orientando la telecamera sul badge)
Videosorveglianza e rapporti di lavoro� Vanno poi osservate le garanzie previste in materia di
lavoro quando la videosorveglianza è resa necessaria da esigenze organizzative o produttive, ovvero è richiesta per la sicurezza del lavoro: in tali casi, ai sensi dell'art. 4 della l. n. 300/1970, gli impianti e le apparecchiature, "dai quali può derivare anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori, possono essere installati soltanto previo accordo con le rappresentanze sindacali aziendali, oppure, in mancanza di queste, con la commissione interna. In difetto di accordo, su istanza del datore di lavoro, provvede l'Ispettorato del lavoro, dettando, ove occorra, le modalità per l'uso di tali impianti" (v., altresì, artt. 113 e 114 del Codice; art. 8 l. n. 300/1970 cit.; art. 2 d.lg. n. 165/2001).
Videosorveglianza e rapporti di lavoro� Tali garanzie vanno osservate sia all'interno degli edifici,
sia in altri contesti in cui è resa la prestazione di lavoro, come, ad esempio, nei cantieri edili o con riferimento alle telecamere installate su veicoli adibiti al servizio di linea per il trasporto di persone (artt. 82, 85-87, d.lg. 30 aprile 1992, n. 285, "Nuovo codice della strada") o su veicoli addetti al servizio di noleggio con conducente e servizio di piazza (taxi) per trasporto di persone (le quali non devono riprendere in modo stabile la postazione di guida, e le cui immagini, raccolte per finalità di sicurezza e di eventuale accertamento di illeciti, non possono essere utilizzate per controlli, anche indiretti, sull'attivitàlavorativa degli addetti).
Videosorveglianza e rapporti di lavoro� Il mancato rispetto di quanto sopra prescritto
comporta l'applicazione della sanzione amministrativa stabilita dall'art. 162, comma 2-ter, del Codice (somma da trentamila euro a centottantamila euro).
� L'utilizzo di sistemi di videosorveglianza preordinati al controllo a distanza dei lavoratori o ad effettuare indagini sulle loro opinioni integra la fattispecie di reato prevista dall'art. 171 del Codice (art. 38 legge 300).
Videosorveglianza
Sistemi integrati di videosorveglianza
Sistemi integrati di videosorveglianzaa) gestione coordinata di funzioni e servizi tramite
condivisione, integrale o parziale, delle immagini riprese da parte di diversi e autonomi titolari del trattamento, i quali utilizzano le medesime infrastrutture tecnologiche; in tale ipotesi, i singoli titolari possono trattare le immagini solo nei termini strettamente funzionali al perseguimento dei propri compiti istituzionali ed alle finalità chiaramente indicate nell'informativa, nel caso dei soggetti pubblici, ovvero alle sole finalità riportate nell'informativa, nel caso dei soggetti privati
Sistemi integrati di videosorveglianzab) collegamento telematico di diversi titolari del
trattamento ad un "centro" unico gestito da un soggetto terzo; tale soggetto terzo, designato responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 29 del Codice da parte di ogni singolo titolare, deve assumere un ruolo di coordinamento e gestione dell'attività di videosorveglianza senza consentire, tuttavia, forme di correlazione delle immagini raccolte per conto di ciascun titolare;
Sistemi integrati di sorveglianza� In recenti provvedimenti il Garante ha
ricordato che le imprese che svolgono servizi di sorveglianza (e videosorveglianza) devono disporre dell’Autorizzazione del Prefetto (registrazione nell’albo delle aziende abilitate)
� E’ quindi necessario:� Richiedere copia di tale autorizzazione� O, quanto meno, richiedere, all’interno della
nomina a Responsabile del Trattamento, l’attestazione della iscrizione
Sistemi integrati di videosorveglianza (organi di polizia)
c) sia nelle predette ipotesi, sia nei casi in cui l'attività di videosorveglianza venga effettuata da un solo titolare, si può anche attivare un collegamento dei sistemi di videosorveglianza con le sale o le centrali operative degli organi di polizia. L'attivazione del predetto collegamento deve essere reso noto agli interessati. A tal fine, il Garante ritiene che si possa utilizzare il modello semplificato di informativa "minima“ - indicante il titolare del trattamento, la finalità perseguita ed il collegamento con le forze di polizia individuato ai sensi dell'art. 13, comma 3, del Codice e riportato in fac-simile nell'allegato n. 2 al provvedimento. Tale collegamento deve essere altresì reso noto nell'ambito del testo completo di informativa reso eventualmente disponibile agli interessati
Sistemi integrati di videosorveglianza
Sistemi integrati – Ulteriori misure di sicurezza1) adozione di sistemi idonei alla registrazione degli accessi logici
degli incaricati e delle operazioni compiute sulle immagini registrate, compresi i relativi riferimenti temporali, conconservazione per un periodo di tempo congruo all'esercizio dei doveri di verifica periodica dell'operato dei responsabili da parte del titolare, comunque non inferiore a sei mesi;
2) separazione logica delle immagini registrate dai diversi titolari.
ATTENZIONE: LOG ACCESSI E OPERAZIONI!!!
Sistemi integrati – Sanzioni� Il mancato rispetto delle misure previste ai punti 1) e 2)
comporta l'applicazione della sanzione amministrativastabilita dall'art. 162, comma 2-ter, del Codice (somma da trentamila euro a centottantamila euro)
� Fuori dalle predette ipotesi, in tutti i casi in cui i trattamenti effettuati tramite sistemi integrati di videosorveglianza hanno natura e caratteristiche tali per cui le misure e gli accorgimenti sopra individuati non siano integralmente applicabili, in relazione alla natura dei dati o alle modalità del trattamento o agli effetti che possono determinare, il titolare del trattamento è tenuto a richiedere una verifica preliminare al Garante.
I sistemi di geolocalizzazione
Fonti normative
� Provvedimento Generale del Garante� Sistemi di localizzazione dei veicoli
nell'ambito del rapporto di lavoro - 4 ottobre 2011
� L 300/70 (“Statuto del Lavoro”)
Definizione� Con frequenza crescente sistemi di localizzazione
e di comunicazione (anche in tempo reale) della posizione rilevata sono installati a bordo dei veicoli impiegati da datori di lavoro pubblici e privati per soddisfare esigenze organizzative e produttiveovvero per la sicurezza sul lavoro nell'ambito della fornitura di servizi di trasporto di persone o cose nonché per dare esecuzione ad ulteriori prestazioni, con riflessi sulla possibilità di localizzare la posizione dei lavoratori assegnatari dei veicoli medesimi.
Definizione� I dati relativi all'ubicazione dei veicoli, in quanto
(direttamente o indirettamente) associati ai lavoratori, costituiscono però anche informazioni personali riferibili a questi ultimi (art. 4, comma 1, lett. b), del Codice) con la conseguenza che al trattamento di tali informazioni trova applicazione la disciplina contenuta nel Codice.
� Ciò, anche nel caso in cui i dati di localizzazione del veicolo non siano associati immediatamente dal sistema informativo al nominativo dei lavoratori interessati, atteso che il datore di lavoro, titolare del trattamento, è di regola in condizione di risalire in ogni momento al lavoratore di volta in volta assegnatario di ciascun veicolo
Il parere del Gruppo di lavoro articolo 29� "il datore di lavoro deve […] evitare il monitoraggio
costante [… e che i] dispositivi di tracciamento dei veicoli non sono dispositivi di tracciamento del personale, bensì la loro funzione consiste nel rintracciare o monitorare l'ubicazione dei veicoli sui quali sono installati.
� I datori di lavoro non dovrebbero considerarli come strumenti per seguire o monitorare il comportamento o gli spostamenti di autisti o di altro personale, ad esempio inviando segnali d'allarme in relazione alla velocità del veicolo".
Finalità lecite� per soddisfare esigenze logistiche (consentendo di
impartire tempestive istruzioni al conducente del veicolo oggetto di localizzazione); ad es. individuare il soggetto più prossimo per fornire servizi di assistenza urgente;
� Adempiere ad obblighi contrattuali verso terzi� elaborare rapporti di guida allo scopo di
commisurare il tempo di lavoro del conducente� per commisurare i costi da imputare alla clientela� per assicurare una più efficiente gestione e
manutenzione del parco veicoli, con effetti vantaggiosi anche sulla sicurezza sul lavoro e per la sicurezza della collettività
Geolocalizzazione e diritto del lavoro� In tali ipotesi, considerato che la localizzazione dei
veicoli può comportare una forma di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori, oltre alla disciplina di protezione dei dati personali, deve altresì essere rispettata la disciplina dettata dall'art. 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300 (Norme sulla tutela della libertà e dignità dei lavoratori, della libertàsindacale e nell'attività sindacale nei luoghi di lavoro e norme sul collocamento) peraltro richiamata dagli artt. 11, comma 1, lett. a) e (espressamente) 114 nonché, per i profili sanzionatori, 171 del Codice
Esclusione del consenso� Se sono adottate le garanzie previste dall'art. 4,
comma 2, l. n. 300/1970, i datori di lavoro privati e gli enti pubblici economici possono effettuare lecitamente il trattamento dei dati personali (diversi da quelli sensibili) relativi all'ubicazione dei propri dipendenti per soddisfare esigenze organizzative e produttive ovvero per la sicurezza sul lavoro(oltre che sulla base di uno degli altri presupposti di cui all'art. 24 del Codice), anche in assenza del consenso degli interessati, per effetto del presente provvedimento che, in applicazione della disciplina sul c.d. bilanciamento di interessi (art. 24, comma 1, lett. g), del Codice), individua un legittimo interesse al trattamento di tale tipologia di dati.
Non richiedere quindi mai il consenso?
� Il principio del bilanciamento di interessi viene applicato in quanto si suppone che i soggetti interessati siano in numero elevato e possano essere diversi (autisti), e quindi diventa molto complesso raccogliere il consenso
� Se non ci sono queste condizioni (autovetture in uso esclusivo) la raccolta del consenso è comunque opportuna
� Anche avendo raccolto in consenso l’accordo sindacale (o l’autorizzazione del DTL) è comunque necessario
Dati che possono essere trattati� Principio di proporzionalità
� Localizzazione dei veicolo� la distanza percorsa, i tempi di
percorrenza, il carburante consumato, nonché la velocità media del veicolo
� Nel rispetto del principio di necessità (artt. 3 e 11, comma 1, lett. d), del Codice), la posizione del veicolo di regola non dovrebbe essere monitorata continuativamente dal titolare del trattamento, ma solo quando ciò si renda necessario per il conseguimento delle finalitàlegittimamente perseguite.
Principio di necessità� Con riguardo all'identificazione dei dati personali che
possono essere trattati e alla determinazione degli eventuali tempi di loro conservazione, trova generale applicazione l'art. 3 del Codice secondo cui "i sistemi informativi e i programmi informatici sono configurati riducendo al minimo l'utilizzazione di dati personali e di dati identificativi, in modo da escluderne il trattamento quando le finalità perseguite nei singoli casi possono essere realizzate mediante, rispettivamente, dati anonimi od opportune modalitàche permettano di identificare l'interessato solo in caso di necessità".
Principio di non eccedenza� Anche in base al principio di pertinenza e non
eccedenza (art. 11, comma 1. lett. e), del Codice) i tempi di conservazione delle diverse tipologie di dati personali eventualmente trattati devono essere commisurati tenendo conto di ciascuna delle finalità in concreto perseguite.
Tempi di conservazione (casi tipici)
� Tenuta libro unico del lavoro� 5 anni, relativamente alle sole informazioni
necessarie
� Altri casi� se i dati di localizzazione sono utilizzati al solo
scopo di rendere una determinata prestazione contrattuale, gli stessi devono essere cancellati o resi anonimi una volta che alla stessa è stata data esecuzione.
� Finalità di sicurezza: cancellati immediatamente alla riconsegna (interpretazione)
Informativa� Tenuto conto delle diverse finalità perseguite, ai
lavoratori dovranno essere forniti gli elementi informativi prescritti dall'art. 13 del Codiceunitamente a compiuti ragguagli sulla natura dei dati trattati e sulle caratteristiche del sistema – sìche risulti chiaramente che il veicolo è soggetto a localizzazione.
Informativa (2)� A tal fine, considerato che il Garante, ai sensi dell'art.
154, comma 1, lett. c), del Codice, può altresìprescrivere al titolare del trattamento l'adozione di misure opportune per assicurare che il trattamento sia effettuato nel rispetto dei principi di protezione dei dati personali, i datori di lavoro che si avvalgano di sistemi di localizzazione sui veicoli utilizzati per l'esecuzione di prestazioni lavorative dovranno anche collocare all'interno dei veicoli vetrofanie recanti la dizione "VEICOLO SOTTOPOSTO A LOCALIZZAZIONE" o comunque avvisi ben visibili che segnalino la circostanza della geolocalizzazionedel veicolo, anche avvalendosi del modello riportato in fac-simile nell'allegato n. 1 al presente provvedimento.
La vetrofania
Gli incaricati� Presso il titolare del trattamento, in conformità
all'art. 30 del Codice, i dati relativi alla localizzazione dei veicoli devono essere trattati unicamente dagli incaricati che, in ragione delle mansioni svolte, devono poter accedere a tali informazioni per dare attuazione ai propri compiti (quali il personale incaricato di gestire la logistica, i servizi di magazzino e di manutenzione del parco veicoli, ovvero quello operante nell'ambito della gestione delle risorse umane).
� Vi è quindi l’obbligo di fornire le prescritte istruzioni scritte agli incaricati individuati
I responsabili del trattamento� Considerato che i trattamenti dei dati di localizzazione
sono di regola effettuati con l'ausilio di operatori economici che forniscono i servizi di localizzazione del veicolo e di trasmissione della posizione del medesimo e tenuto conto che tali soggetti sono terzi rispetto al titolare del trattamento, questi ultimi devono essere designati responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 29 del Codice e i titolari del trattamento sono tenuti ad impartire le necessarie istruzioni in ordine all'utilizzo legittimo dei dati raccolti per le sole finalità previstedall'accordo che regola la fornitura del servizio di localizzazione, determinando altresì le tipologie di dati da trattare nonché le modalità e i tempi della loro eventuale conservazione.
La notifica e la verifica preliminare
� il trattamento dei dati di localizzazione deve formare oggetto di notificazione al Garante (cfr. art. 37, comma 1, lett. a), del Codice)
� trattamenti di dati di localizzazione non considerati nel presente provvedimento e che possono presentare rischi specifici per i diritti e le libertà fondamentali, nonché per la dignità di interessati diversi dai lavoratori possano essere sottoposti a verifica preliminare ai sensi dell'art. 17, comma 2 del Codice.
Sintesi delle prescrizioni� quale misura necessaria, nel rispetto del principio di necessità,
che la posizione del veicolo non sia di regola monitorata continuativamente dal titolare del trattamento, ma solo quando ciò si renda necessario per il conseguimento delle finalitàlegittimamente perseguite
� quale misura necessaria, in base al principio di pertinenza e non eccedenza, che i tempi di conservazione delle diverse tipologie di dati personali eventualmente trattati siano commisuratitenendo conto di ciascuna delle finalità in concreto perseguite
� quale misura necessaria, la designazione quali responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 29 del Codice degli operatori economici che forniscono i servizi di localizzazione del veicolo
� quale misura opportuna, un modello semplificato di informativa, quale quello individuato nell'allegato 1, utilizzabile alle condizioni indicate in motivazione, al fine di rendere noto agli interessati il trattamento effettuato mediante il sistema di localizzazione del veicolo
La regolarizzazione del sito internet
L’identificazione dell’azienda� Ai sensi dell’art. 2250 del CC il sito internet equivale a
“corrispondenza aziendale”� Pertanto deve permettere l’identificazione dell’azienda che
avvieme mediante presenza delle seguenti informazioni:� la ragione sociale della società;� la sede della società;� l’ufficio del registro delle imprese presso il quale la società è
iscritta;� il numero di iscrizione al registro delle imprese;� il capitale versato delle società per azioni, delle società in
accomandita per azioni e delle società a responsabilità limitata secondo quanto risulta esistente dall’ultimo bilancio;
� lo stato di liquidazione dopo lo scioglimento delle società;� la presenza di un socio unico per le società per azioni e per le
società a responsabilità limitata.
L’identificazione dell’azienda
� Dove inserire le informazioni aziendali?
� Soluzioni possibili e suggerite:� In tutte le pagine del sito� Nella “home page”� In una pagina “Dati aziendali” accessibile
mediante un link nella home page� PS: il sito è registrato a nome
dell’azienda?
I form di raccolta delle informazioni� I form più frequentemente presenti sono:
� Raccolta dati curriculari� Richiesta di informazioni (marketing)� Richiesta di contatto (marketing)� Richiesta di iscrizione alla newsletter (marketing)� Registrazione in aree riservate del sito
� Ogni form implica una raccolta di dati personali, quindi un trattamento, e pertanto deve contenere:� Un informativa completa ai sensi dell’art. 13� Un consenso validamente prestato ai sensi dell’art.
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L’obbligo di informativa ai sensi dell’art. 13 del Codice1. L'interessato o la persona presso la quale sono raccolti i dati
personali sono previamente informati oralmente o per iscritto circa:a) le finalità e le modalità del trattamento cui sono destinati i dati;b) la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati;c) le conseguenze di un eventuale rifiuto di rispondere;d) i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati personali possono
essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualitàdi responsabili o incaricati, e l'ambito di diffusione dei dati medesimi;e) i diritti di cui all'articolo 7;f) gli estremi identificativi del titolare e, se designati, del rappresentante nel
territorio dello Stato ai sensi dell'articolo 5 e delresponsabile. Quando il titolare ha designato più responsabili è indicato
almeno uno di essi, indicando il sito della rete di comunicazioneo le modalità attraverso le quali è conoscibile in modo agevole l'elenco
aggiornato dei responsabili. Quando è stato designato unresponsabile per il riscontro all'interessato in caso di esercizio dei diritti di
cui all'articolo 7, è indicato tale responsabile.
L’informativa nei form� Ogni form è indirizzato ad una diversa categoria di
interessati, ed ha una diversa finalità� Pertanto l’informativa deve contenere in particolare le
informazioni sul/sui trattamenti che si intende porre in essere a seguito della compilazione
� In ogni caso le finalità “secondarie” (ad es. invio di newsletter per chi richiede un altro servizio) devono essere indicate analiticamente, indicandone la facoltatività
� Le eventuali finalità di profilazione devono essere evidenziate separatamente
� L’informativa deve essere integralmente accessibile prima della compilazione del form, meglio se scaricabile
� Deve essere posta la massima cura nel garantire la chiarezza del testo
� Sono da escludere ipotesi di modalità di trattamento che non è ragionevole supporre (ad es. comunicazione a terzi)
Il consenso� Per ognuna delle finalità indicate deve essere presente
uno specifico campo di espressione del consenso� Il campo è abitualmente un campo di spunta (� ) da
attivare da parte dell’utente� Nessun consenso deve essere pre-impostato� Il consenso relativo alla finalità principale deve essere
obbligatorio (se non viene fornito non deve essere possibile la registrazione)
� Il consenso per le finalità secondarie deve essere facoltativo, e non deve pregiudicare la fornitura dei servizi principali richiesti
� … ovviamente si potrà procedere solo ai trattamenti relativi alle finalità per cui è stato ricevuto il consenso!!!
La privacy policy del sito
Il significato ed i contenuti� La privacy policy del sito esprime i trattamenti che
vengono svolti per il semplice fatto che si naviga nel sito (anche se non si registra in alcuna sezione)
� Comprende tutti i trattamenti che vengono effettuati a seguito della navigazione (prevalentamente in forma anonima)
� Può richiamare (auspicabile) l’informativa sull’utilizzo dei cookies
� Di norma è consultabile mediante un link nella home page
L’utilizzo dei cookies
Il D. Lgs. 69 del 28 maggio 2012� Con il D. Lgs. 28 maggio 2012 n. 69 – nella
G.U.R.I. 31 maggio 2012 n. 126 – vengono apportate modifiche e integrazioni al D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, recante codice in materia di protezione dei dati personali, in attuazione delle direttive 2009/136/CE, in materia di trattamento dei dati personali e tutela della vita privata nel settore delle comunicazioni elettroniche, e 2009/140/CE in materia di reti e servizi di comunicazione elettronica e del regolamento (CE) n. 2006/2004 sulla cooperazione tra le autorita’ nazionali responsabili dell’esecuzione della normativa a tutela dei consumatori.
Le modifiche� Le modifiche si applicano (tra l’altro) alla nuova più
rigorosa disciplina dell’archiviazione delle informazioni nell’apparecchio terminale di un contraente o di un utente o l’accesso a informazioni gia’ archiviate (cd. cookies, cioè i processi informatici che consentono autenticazioni automatiche, registrazioni di sessioni web e memorizzazione di informazioni specifiche riguardanti gli utenti che accedono al server, come ad esempio siti web preferiti o, in caso di acquisti on-line, il contenuto dei loro “carrelli della spesa”), che ora può avvenire solo previo consenso informato del contraente e con la precisazione che, in generale, al di fuori dell’ambito consentito, e’ vietato l’uso di una rete di comunicazione elettronica per accedere a informazioni archiviate nell’apparecchio terminale di un contraente o di un utente, per archiviare informazioni o per monitorare le operazioni dell’utente (v. art. 122 riformulato)
Il nuovo art. 122 del Codice� Art. 122. (Informazioni raccolte nei riguardi dell’abbonato
o dell’utente)� 1. L’archiviazione delle informazioni nell’apparecchio terminale di
un contraente o di un utente o l’accesso a informazioni gia’archiviate sono consentiti unicamente a condizione che il contraente o l’utente abbia espresso il proprio consenso dopo essere stato informato con le modalita’ semplificate di cui all’articolo 13, comma 3. Cio’ non vieta l’eventuale archiviazione tecnica o l’accesso alle informazioni gia’ archiviate se finalizzati unicamente ad effettuare la trasmissione di una comunicazione su una rete di comunicazione elettronica, o nella misura strettamente necessaria al fornitore di un servizio della societa’ dell’informazione esplicitamente richiesto dal contraente o dall’utente a erogare tale servizio. Ai fini della determinazione delle modalita’ semplificate di cui al primo periodo il Garante tiene anche conto delle proposte formulate dalle associazioni maggiormente rappresentative a livello nazionale dei consumatori e delle categorie economiche coinvolte, anche allo scopo di garantire l’utilizzo di metodologie che assicurino l’effettiva consapevolezza del contraente o dell’utente.
Il nuovo art. 122 del Codice� 2. Ai fini dell’espressione del consenso di cui al comma 1, possono
essere utilizzate specifiche configurazioni di programmi informatici o di dispositivi che siano di facile e chiara utilizzabilita’ per il contraente o l’utente.
� 2-bis. Salvo quanto previsto dal comma 1, e’ vietato l’uso di una rete di comunicazione elettronica per accedere a informazioni archiviate nell’apparecchio terminale di un contraente o di un utente, per archiviare informazioni o per monitorare le operazioni dell’utente.”.
Il nuovo articolo 122� Come si può desumere dal primo comma, la nuova
stesura dell’articolo 122 introduce per quanto riguarda i cookies il definitivo passaggio dal regime dell’OPT OUT a quello – ben più severo e di difficile attuazione – dell’OPT IN - che prevede la necessitàper il titolare di ottenere il consenso preventivo da parte dell’utente. In altre parole, l’utente dovrà essere informato in modo chiaro e completo in merito a finalità e modalità del trattamento dei propri dati, per poi esprimere il proprio consenso affinché i cookiesvengano attivati durante la navigazione
Il nuovo articolo 122� L’uso dei cookies è di norma possibile sono
a seguito del consenso dell’utente� Ovviamente il consenso è validamente
espresso se è stata fornita la relativa informativa, che documenti la presenza di eventuali cookies nelle diverse sezioni del sito
� L’informativa dovrebbe essere presente:� Nella pagina della “Privacy Policy” del sito� In tutte le pagine in cui si utilizzano cookies
specifici (soprattutto se di tipo persistente)
L’esclusione dal consenso� Non sono vietate l’eventuale archiviazione tecnica e/o
l’accesso alle informazioni già archiviate
� Criterio A) se finalizzate unicamente ad effettuare la trasmissione di una comunicazione su una rete di comunicazione elettronica,
�
oppure
� Criterio B) nella misura strettamente necessaria al fornitore di un servizio della società dell’informazione esplicitamente richiesto dal contraente o dall’utente a erogare tale servizio
L’esclusione dal consenso� L’inclusione della locuzione “al solo scopo” nel CRITERIO A
limita drasticamente i tipi di operazioni che possono essere intraprese utilizzando i cookie. L’utilizzo di un cookie per aiutare, accelerare o regolare la trasmissione di una comunicazione su una rete di comunicazione elettronica non è sufficiente: per rientrare nel Criterio A, la trasmissione della comunicazione non deve essere possibile senza l’uso del cookie.
� Per quanto attiene, invece, al CRITERIO B, il cookie deve soddisfare i due seguenti requisiti:� il servizio della società dell’informazione è stato esplicitamente
richiesto dall’utente: l’utente (o abbonato) si è fatto parte attiva per richiedere un servizio ben definito.
� il cookie è strettamente necessario per consentire il servizio della società dell’informazione: se i cookie sono disattivati, il servizio non funzionerà.
Aspetti tecnici dell’utilizzo dei cookies
I cookies� Cookies temporanei (di sessione)
� Di norma utilizzati per identificare la sessione che identifica dal punto di vista tecnico la navigazione
� Si cancellano dal terminale dell’utente al termine della navigazione
� Cookies persistenti� Rimangono presenti sul terminale dell’utente
anche dopo il termine della navigazione, per un tempo prestabilito o illimitatamente
� Permettono, con scopi diversi, il riconoscimento dell’utente nelle successive sessioni di navigazione
Alcuni tipi di cookies
� Nelle slides che seguono sono elencati alcune delle più diffuse tipologie di cookie
� L’esempio deve essere considerato indicativo e non esaustivo
� L’identificazione della necessità o meno di raccogliere il consenso per le diverse tipologie è assolutamente indicativa: la definizione degli obblighi applicabili deve essere il risultato di una specifica analisi tecnica
Alcuni tipi di cookies� “User-input” cookies
� Gli “user-input cookie” sono cookie di sessione che vengono utilizzati per tenere traccia degli input dell’utente in una serie di scambi di informazione con un fornitore di servizi. Di regola sono “first party cookies” basati su una Session-ID temporanea. Essi sono in genere utilizzati per tenere traccia di informazioni inserite dall’utente in caso di compilazione di moduli on-line su più pagine, come avviene di regola nei siti di e-commerce.
� Questi cookies sono chiaramente necessari per fornire un servizio esplicitamente richiesto dall’utente, quindi non è necessario richiedere il consenso ai sensi di quanto previsto dal CRITERIO B
Alcuni tipi di cookies� Authentication cookies
� I cookie di autenticazione vengono utilizzati per identificare l’utente una volta che ha effettuato il log-in in un sito. Questi cookie sono necessari per consentire agli utenti di autenticarsi per le successive visite al sito e per accedere al contenuto autorizzato (si pensi, ad esempio, ad un sito di home banking). Di solito sono cookie di sessione ma, a determinate condizioni, è possibile il ricorso a cookies persistenti.
� Quando un utente accede un determinato sito, richiede esplicitamente l’accesso al contenuto o alle funzionalità per cui egli è autorizzato. Senza il ricorso a cookie di autenticazione l’utente sarebbe costretto a fornire le credenziali di autenticazione per la navigazione in ogni nuova pagina. Di conseguenza questi cookie sono una parte essenziale del servizio della società dell’informazione esplicitamente richiesto dall’utente e, come tali, essi sono esentati dal consenso in base al CRITERIO B.
� Nel caso in cui, invece, il sito faccia ricorso a cookie persistenti (ad esempio quando nel form di autenticazione sia presente un flag del tipo “Ricordami”), è necessario ottenere il consenso informato dell’utente.
� Ovviamente, per il loro utilizzo, deve essere fornita una specifica informativa, presente nelle pagine interessate, in cui venga evidenziata la necessità di scaricare il cookie sul terminale dell’utente
Alcuni tipi di cookies� Multimedia player session cookies
� Questi cookie vengono utilizzati per memorizzare i dati tecnici necessari per riprodurre contenuti multimediali. Dato che non vi è alcuna necessità di memorizzazione a lungo termine per questo tipo di informazioni, questi cookie dovrebbero scadere al termine della singola sessione.
� Anche in questo caso, e sempre che il cookie tratti solo le informazioni strettamente necessarie per la riproduzione del contenuto multimediale, non è necessario richiedere il consenso in base al CRITERIO B.
Alcuni tipi di cookies� Social plug-in content sharing cookies� Molti social network propongono questi cookie che i webmaster possono
integrare nel loro sito per consentire agli utenti delle community di condividere i contenuti che preferiscono con i loro “amici” (e proporre altre funzionalità connesse, quali la pubblicazione di commenti, ecc.).Per capire il regime applicabile a questi cookie è importante distinguere:1. utenti registrati ad un social network e attualmente loggati;2. utenti non registrati al social network;3. utenti registrati ma attualmente non loggati.
� Dato che per definizione i plug-in sociali sono destinati a membri di un particolare social network, non sono di alcuna utilità per gli utenti non registrati: per questo motivo non si rientra nell’ambito di applicazione del CRITERIO B. Questo vale anche per i membri di un social network che non siano loggati al loro account, e che quindi non si aspettano di essere “connessi” al social network. In entrambi i casi, quindi, è necessario ottenere il consenso dell’utente.
� Per quanto riguarda, invece, gli utenti di cui al punto 1), il cookie èstrettamente necessario per una funzionalità espressamente richiesta dall’utente per cui si applica il CRITERIO B.
� Bisogna, invece, prestare attenzione ai “Social plug-in tracking cookies”, che possono essere utilizzati per monitorare gli individui, registrati o meno, per scopi ulteriori quali la profilazione o il compimento di analisi o ricerche di mercato: per utilizzare queste tipologie di cookie è sempre necessario richiedere il consenso informato dell’utente.
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