La palabra record fue introducida en la lengua inglesa desde el francés durante la Edad Media

La palabra record fue introducida en la lengua inglesa desde el francés durante la Edad Media.

Record proviene de la palabra latina recordari: “recordar, traer a la mente”.

Entre los significados de registro, tanto en el medievo como en la actualidad, existen dos acepciones:

Legal. Literaria.

Desde el punto de vista legal y según recoge el diccionario de inglés Oxford, un registro es

“un informe auténtico u oficial del proceso de alguna causa, presentado a un tribunal junto con las sentencias eleboradas, plasmado en los legajos de un

tribunal y que ofrece evidencia indiscutible del asunto en cuestión”.

UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU TRATAMIENTO

Tema 2.- “Registros” y documentos de archivo.2.1.- Información, documentos y registros.

Desde el punto de vista literario y según recoge el diccionario de inglés Oxford, un registro es

“una exposición de algún hecho o evento conservado en forma escrita u otras formas permanentes; un documento, monumento, etc., en los que está inscrita

la exposición”.

Aunque los significados son un poco generales, sobre todo el literario, las dos definiciones están relacionadas con la idea común de registrar algo en un escrito para registrar algo en un escrito para su posterior recuperaciónsu posterior recuperación.

No obstante esto no fue siempre así, pues hasta principios del siglo XIII los registros legales no fueron escritos sino orales.

En realidad, en el s. XII registrar significaba esencialmente “ejercer testimonio oral”.



Livelton (1996) define a registro como:

“ información registrada en una rudimentaria jerarquía lógica de términos”.

“Información” es el término fundamental de esta definición. Se trata del género, por tanto los registros serán las especies. La jerarquía podría incluir un género aún más fundamental del cual la información sería una

especie y así sucesivamente. No obstante, información puede ser considerada como categoría básica.

La especie de información denominada registros ¿en qué se diferencian de todas las otras especies posibles de información?



2.1.- Información, documentos y registros.

Se trata de información registrada.

En resumen, los dos elementos de la definición reflejan la relación género – especie y el atributo distintivo de la especie.

¿Para que algo pueda ser incluido en la categoría de registro, que debe ocurrir?

Puede que haya algo que podamos considerar como información y que queramos excluir de la categoría de registros.

Por tanto, podemos decir que para que podamos considerar a algo como registro debe pertenecer previamente a la categoría información.

Ahora bien, sólo la información registrada puede ser considerada como registro.

En realidad, según Machlup, esta definición no revela mucho sobre que es un registro, ya que la palabra información es una palabra muy difusa.



Previamente debe formar parte de la categoría información.

Livelton para resolver el tema de la vaguedad y ambigüedad de la palabra información propone una definición de información como:

“Inteligencia dada”

Inteligencia se refiere al mensaje, algo que tiene sentido, susceptible de ser compartido por otros.

Inteligencia dada es inteligencia comunicada, compartida.

Por tanto cuando la inteligencia dada es registrada contamos con un mensaje fijado en una forma más o menos permanente.

¿En qué momento estamos intentando transmitir un mensaje de forma consciente?



En el momento que los registramos.

La definición de información como inteligencia dada; por tanto, es una definición muy útil para los archiveros por su objetividad.

Este concepto está muy cercano al que representa la definición que de documento emplean los diplomáticos:

“la expresión de ideas de una forma que es tan objetiva (documental) como sintáctica (gobernada por reglas de ordenación)” Duranti.

Desde el momento en que los archiveros definen los documentos como sinónimos de registros, en el sentido de información registrada, el término documentos se puede usar para referirse a registros y viceversa.



La definición de registros según Theodore Schellenberg:

“Todos los libros, artículos, mapas, fotografías u otros materiales documentales, sin

importar la forma física o características, hechos o recibidos por alguna institución

pública o privada, de acuerdo con sus obligaciones legales o en conexión con las

transacciones de sus propios asuntos y conservados o apropiados para la preservación,

por la institución o los sucesores legítimos, como evidencia de sus funciones, sus

políticas, sus decisiones, sus procedimientos, sus operaciones u otras actividades o por

el valor informativo de los datos contenidos en ellos”

(Schellenberg, 1956)


Tema 2.- “Registros” y documentos de archivo.2.2.- Archivos/registros.

1

2

3 4

56

7

8

Elemento 1:

Elemento 2:



Todos los libros, artículos, mapas, fotografías u otros materiales documentales,

• La definición comienza enumerando algunos tipos de “materiales documentales”, que podríamos resumir con el término de “documentos”.

sin importar la forma física o características,

• Se están incluyendo los registros electrónicos, papel, microformas, etc.

Los elementos

3, 4 y 5 6, 7 y 8

forman dos grupos paralelos.

Los tres elementos de cada grupo están relacionados con tres aspectos de la creación y la conservación de documentos:

• La naturaleza de cada actividad.• Su propósito.• El agente que las realiza.

Los elementos 3 y 6 tratan de la naturaleza de la actividad. Los elementos 4 y 7 del agente. Los elementos 5 y 8 del propósito.



El primero es relativo a la creación de los documentos.

Y el segundo a su conservación.

Schellenberg recoge en el elemento 4 que el agente de la creación y la recepción es una institución y no un individuo. Es irrelevante.

La institución es igualmente el agente de la conservación (elemento 7).

Las razones para la creación de un documentos (elemento 5) son tanto legales como funcionales.

Y para la conservación (elemento 8) las razones son tanto evidenciales como informativas.

Para Livelton, una definición de registro más adecuada es:

“Registros son documentos hechos o recibidos por una institución de acuerdo a la ley o sus obligaciones específicas, y conservados por dicha institución como evidencia o información”.



La definición de registros de Schellenberg presenta un familiar paraecido a las definiciones de archivos formuladas por archiveros anteriores y posteriores a éste:

“La totalidad de los documentos escritos, dibujos y materiales impresos, recibidos o producidos oficialmente por una entidad administrativa o alguno de sus funcionarios, en cuanto a que dichos documentos fueron concebidos con intención de permanecer bajo custodia de esta entidad o de dichos funcionarios” (Muller, Feith y Fruin, 1898).

“[Documentos] producidos o usados en el curso de una transacción administrativa o ejecutiva (ya sea pública o privada) de la cual forman parte y consiguientemente preservados en su propia custodia por su propia información, por la persona o personas responsables de esta transacción y sus sucesores legítimos” (Jenkinson, 1922).

“Acumulación ordenada de documentos que fueron creados en el curso de su actividad por una institución o un individuo y que son conservados para cumplir con sus propósitos políticos, legales o culturales por dicha institución o individuo” (Casanova, 1928).

“Todos los documentos de cualquier tipo acumulados natural y orgánicamente como un resultado de las funciones y actividades de cualquier organización administrativa, entidad o individuo... y que son mantenidos con propósitos de referencia” (Duchein, 1977).



Estas definiciones de archivo difieren ligeramente en algunos detalles y en el énfasis sobre alguno de ellos.

Sin estudiarlas en profundidad, podemos advertir que no se distinguen significativamente en lo fundamental.

Todas conceden gran importancia ala creación y conservación, por tanto son compatibles con la definición de registros de Schellenberg.

No obstante Schellenberg diferencia archivos de registros al definir archivos como una especie de registros.

“Aquellos registros de cualquier institución pública o privada que se consideran de conservación permanente para propósitos de referencia e investigación y que han sido depositados o han sido seleccionados para ser depositados en una institución archivística”



Esta definición la podemos dividir en 5 elementos:

1. Aquellos registros2. de cualquier institución pública o privada3. que se consideran de conservación permanente4. para propósitos de referencia e investigación5. y que han sido depositados, o han sido seleccionados para ser depositados en una

institución archivística.

El elemento 1 hace referencia a la definición preliminar de registros. En este sentido el elemento 2 es redundante, dado que ha sido incluido en la definición

de registros. Como en la definición anterior de registro, los elementos 3, 4 y 5 son un grupo de

elementos relacionados con tres aspectos de la conservación:

La naturaleza de la actividad. Su propósito. Los agentes que la desarrollan.



El elemento 3 caracteriza la actividad, no sólo como conservación sino como conservación permanente.

Schellenberg en esta definición añade un frase que no había incluido en la anterior: “que se consideran de conservación”. No obstante, se puede considerar que está implícita en la frase “... apropiados para la conservación...”.

El elemento 4 representa el propósito de la conservación: referencia e investigación.

El elemento 5 es diferente, pues describe al agente de conservación no como el creador sino como una institución archivística especial en la que los registros han sido depositados , presumiblemente transferidos desde la agencia creadora.

Al igual que en el caso anterior, Livelton propone otra definición:

“Archivos son registros juzgados como apropiados para la conservación permanente para referencia o investigación y depositados en una institución archivística”



Si comparamos las definiciones de archivos y registros podemos advertir que presentan 4 diferencias principales con respecto a la conservación:

Los registros son conservados – los archivos son permanentemente conservados. Los registros son implícitamente juzgados para la conservación – los archivos son

explícitamente considerados adecuados. Los registros son mantenidos con propósitos de evidencia e información – los archivos se

mantienen por referencia e investigación. Los registros son mantenidos por el creador – los archivos son mantenidos por la institución

archivística.

Aunque ligeramente, las definiciones de registro y archivo son diferentes; y así lo quiso hacer constar Schellenberg. Él argumentaba lo siguiente:

Primera línea argumental: consideraba que “para ser archivos, los materiales se deben conservar por otras razones diferentes a por las que fueron creados y acumulados” y que estas razones son principalmente culturales.



También afirma que “es bastante obvio que los archivos modernos se mantienen para el uso de otros de quienes los crearon”.

Esta afirmación parece obvia en su contexto de trabajo, los National Archives norteamericanos. Sin embargo existen muchos ejemplos de instituciones archivísticas que mantienen los archivos para que sean usados por sus creadores.

Segunda línea argumental: según Schellenberg los archiveros norteamericanos se encuentran libres para proponer una visión de los archivos según les parezca, pues los archiveros en todas partes han definido siempre a los archivos con referencia a sus propias necesidades particulares.

Según Livelton podemos demostrar que esta definición es falsa de la siguiente manera:

1. Todos los archiveros definen los archivos de acuerdo a sus propias necesidades.

2. Los archiveros norteamericanos necesitan seleccionar qué registros van a conservar.

3. Por tanto, los archiveros norteamericanos deberían definir los archivos con la necesidad de selección en mente.



Por lo expuesto anteriormente, Livelton concluye que Schellenberg falla:

• Al afirmar que los archiveros norteamericanos debieran definir los archivos de acuerdo con la necesidad de seleccionar.

• Al sostener que los documentos han de ser conservados por razones culturales para ser archivos.

• Y por tanto, fallan también sus líneas argumentales al apoyar su definición no tradicional de archivos.

Ahora bien, existen otras dos argumentaciones a favor de la posición de Schellenberg:

• La de Frank Evans que pensaba que la distinción entre archivo y registro era algo positivo: “extender el significado de archivos para cubrir a los registros aún no valorados por el archivero, que son objeto de la disposición, podría implicar al archivero en el proceso de destrucción de los archivos”.

• La de Walme que sostiene que la división entre archivos y registros es positiva dada su conveniencia administrativa.



• Esto quiere decir que el trabajo realizado con documentos en uso por aquellos que los han hecho o recibido (comúnmente denominado gestión de documentos) será diferente del trabajo hecho con registros que también son usados por otro (comúnmente relativo a administración de o gestión de archivos).



Caracteres de los documentos: podemos diferenciar entre caracteres perdurables (los que no van a cambiar a lo largo de la vida de los documentos) y caracteres mudables (los que van a modificarse, pasando por distintos estados a lo largo de la vida de los documentos).

Caracteres perdurables: externos e internos. Caracteres mudables: edad del documento, valores del mismo y estado de conservación.

Según Schellenberg :


Tema 2.- “Registros” y documentos de archivo.2.3.- Caracteres y elementos.

Caracteres externos Caracteres internos

Clase Entidad productora

Tipo Orígenes funcionales

Formato Fecha y lugar de producción

Cantidad Contenido sustantivo

Forma

Caracteres externos: Forman la apariencia externa del documento y, por tanto, se refieren a su “hechura” material, de modo que pueden ser examinados sin tener en cuenta el contenido documental, aunque éste lo condiciona. Es decir se refieren a su estructura física.

ClaseClase: determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información. Por tanto dependiendo del procedimiento empleado tendremos documentos:

• Textuales: que transmiten la información mediante texto escrito. actualmente son los más abundantes en los archivos.

• Iconográficos: son documentos que emplean signos no textuales para transmitir la información (mapas, planos, fotografías, diapositivas, transparencias, etc.)

• Sonoros: emplean el sonido para transmitir la información (discos, cintas magnéticas, discos compactos, etc.)

• Audiovisuales: documentos que combinan la imagen en movimiento y el sonido (cintas de video, videodiscos, etc.)

• Electrónicos: generados por cualquier sistema informático (diskettes, cd-rom, cintas magnéticas, …) actualmente los documentos electrónicos existen también sin soporte físico (SGED).


Tema 2.- “Registros” y documentos de archivo. 2.3.- Caracteres y elementos.

TipoTipo: ¿de qué tipo de documento se trata?. Puede ser un informe, una ley, un oficio, un certificado, etc. Existen tantos tipo s documentales como actividades posibles tiene un organismo.

FormatoFormato: va de acuerdo con el soporte. Asi si es papel, los formatos son carta, A4, oficio, etc. Si se trata de video casetes el formato es VHS, Beta, Super8, etc. Si se trata de diketes el formato es 3 ½, 5 ¼, etc. Si se trata de imágenes electrónicas es jpg, bmp, gif, etc. O de textos electrónicos es txt, rtf, html, doc, xml, etc.

CantidadCantidad o volumen o volumen: se trata del número de unidades (volúmenes, legajos, documentos) y del espacio que ocupan los documentos, en metros lineales si se trata de textos manuscritos, o en bites si son electrónicos, o en minutos si son sonoros o visuales.

FormaForma: nos estamos refiriendo a la tradición documental, es decir, a la condición de original o copia de los documentos: se trata de un original, de una copia simple, de una copia certificada, de una minuta o borrador, etc.

Por tradición documental entendemos los diversos modos de transmisión de un documento, es decir, la relación existente entre el modo en que un documento fue emitido y el modo en que se nos ha transmitido en los archivos.

La categorías diplomáticas de la tradición se reducen fundamentalmente a: el borrador, la minuta, el original, y la copia.



Caracteres internos: Se refieren a la formulación del discurso y contenido del documento.

Entidad productoraEntidad productora: nos referimos al autor del documento (cualquier persona física o moral - institucional, pública o privada). Es decir, el responsable legal del mismo.

Orígenes funcionalesOrígenes funcionales: son las razones por las cuales se ha producido un documento. Es decir, la función (gestión de recursos humanos), la actividad (contratación de trabajadores) y el trámite (redacción de un contrato de trabajo) por los que ha sido realizado.

Fecha y lugar de producciónFecha y lugar de producción: estos caracteres sitúan al documento en el tiempo y en el espacio. También podemos llamarlo datación crónica y tópica.

Contenido sustantivoContenido sustantivo: el asunto del que trata el documento, o lo que es lo mismo, sus fines u objetivos.



Heredia Herrera plantea una visión muy tradicional, desde el punto de vista de la diplomática, a cerca de cuáles son los caracteres de un documento:

Caracteres externosCaracteres externos:

• Materia scriptoria o soporte: pergamino, papel, cinta, disquette, etc.

• Medio para fijar el contenido del documento, o sea: la escritura (visigótica, carolina, cortesana, procesal, etc.) dibujos y colores.

• Formato: cuardenillos, folios, A4, etc.

• Signos especiales y visibles: sellos, reuedas, letras iniciales.

Caracteres internosCaracteres internos:

• Lengua empleada: (latín, castellano,…)

• Autor.

• Destinatario.

• Formulario y cláusulas.

• Contenido o mensaje.



Elementos que caracterizan a los documentos de archivo: (según Schellenberg)

GénesisGénesis: cada documento de archivo surge de un proceso natural como resultado de la actividad de personas e instituciones, por lo tanto su generación no puede controlarse. Es decir, los documentos de archivo surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor.

ExclusividadExclusividad: el contenido de cada documento es único. Aunque se trate del mismo tipo documental como una factura; la fecha, el valor, los items son distintos en cada una, dentro de una serie. Dicho de otro modo, la información que contiene rara vez se encuentra en otro documento con idéntica extensión e intensidad.

InterrelaciónInterrelación: como principio general, las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido o valor archivístico, o tienen muy poco. Su razón de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto (la unidad archivística o expediente administrativo) y por las relaciones establecidas entre sí.

UnicidadUnicidad: Cada documento de archivo es único, no se produce en múltiples ejemplares. En el caso de las copias de un documento estas no son “ejemplares” del documento original, sino otro documento igualmente único.



IntegridadIntegridad: Cada documento debe mantener sus caracteres internos y externos integros, esto es intactos e inmodificados para conservar sus valores. Así una copia mantiene el contenido pero no el formato, del documento original.

Carácter seriadoCarácter seriado: Los documentos de archivo se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series. Como las actas, la correspondencia, las cuentas de cobro, etc.

ObjetividadObjetividad: El documento de archivo constata una actividad personal o institucional sin añadir a ello criterios de valoración o subjetividad.

AutenticidadAutenticidad: El documento no es falso en sí mismo. Lo que es distinto de la veracidad del contenido, si éste es una “falsificación” es porque fue generado con el fin de sustituir y de engañar. En cuyo caso será una falsificación pero como documento aislado es autentico.



Según Michel Duchein para considerar como productor de archivos a un organismo, debe reunir las siguientes características:

1. Debe tener un nombre y una existencia jurídica.

2. Debe poseer atribuciones muy precisas que estarán definidas por un texto legal o por un reglamento.

3. Debe tener definida su posición dentro de una jerarquía más amplia y dentro de esta jerarquía debe quedar clara su subordinación a otro organismo con nivel más elevado.

4. Debe tener un jefe responsable, capaz de tomar decisiones en su nivel jerárquico, es decir, en los asuntos de su competencia sin tener que recurrir a la autorización de una autoridad superior.

5. Debe fijar su organización interna en un organigrama.

La Administración como sujeto de producción de documentos se concibe como un sistema complejo.

¿Por qué? Porque para el desarrollo de sus fines se organiza en diversas estructuras especializadas, estructuras que a su vez se vuelven a subdividir.


Tema 2.- “Registros” y documentos de archivo. 2.4.- El contexto de producción.

La Administración tiene tres grandes campos de actuación:

1. ADMINISTRACIÓN GENERAL.Cuyas grandes subdivisiones son los MINISTERIOS.

2. ADMINISTRACIÓN AUTONÓMICA.Cuyas grandes subdivisiones son las CONSEJERÍAS.

3. ADMINISTRACIÓN LOCAL.Cuyas grandes subdivisiones son las CONCEJALÍAS.

En lo que se refiere a Documentación, en la mayoría de los asuntos intervienen más de una oficina. Esto nos lleva a clasificar la Documentación de la administración con los siguientes rasgos:

- Se trata de una documentación excesivamente formalizada, sujeta a normas de procedimiento.

- Abundan las series relacionadas como consecuencia de la intervención de distintas oficinas .

- Existe una superabundancia de documentación.



Tipo de documentación que genera la Administración:

• La que resulta de las decisiones de la Administración: resoluciones y acuerdos.

• La que resulta de sus juicios: informes.

• La que le sirve para comunicarse, bien entre ellos o bien con otros organismos: comunicaciones, notificaciones, publicaciones.

• La que le permite dejar constancia de su actividad: actas, certificados.

• La que llega del exterior: denuncias, solicitudes, alegaciones.

La empresa como sujeto de producción constituye un sistema más sencillo que la Administración.

La podemos definir como “un conjunto de actividades llevada a cabo o emprendidas por un empresario para la producción, intercambio o distribución de bienes y servicios con el fin de obtener un beneficio máximo o al menos satisfactorio”.



Para esto, la empresa debe organizarse y cumplir una serie de funciones, cada una de las cuales serán focos de producción de documentos:

• Función de aprovisionamiento o de compras. • Función de producción.• Función de distribución.• Función de gestión de personal.• Función de investigación y desarrollo tecnológico.• Función de financiación.

Tipo de documentación que genera una empresa:

• La que le permite la dirección de la sociedad: actas, acuerdos, informes, expedientes de dirección, ...

• La que le permite la administración de la sociedad: funciones de secretaría, ...• La que le permite la gestión de personal: nóminas y pagos, expedientes de personal, ...• La que le permite el control contable: libros de contabilidad, informes de cuentas,

información fiscal, ...• La que le permite comunicarse con el exterior: correspondencia,...



Existen más tipos de productores de documentos: entidades bancarias, instituciones eclesiásticas, instituciones sanitarias, instituciones socio – culturales y científicas, instituciones militares, instituciones de enseñanza, etc.

Cada uno de estos productores generan tipos documentales diferentes que se ajustan a las necesidades de cada uno. Por esta razón, en el apartado que sigue, nos centraremos en la tipología documental básica en la Administración.



Establecer un catálogo exhaustivo de las tipologías documentales utilizadas por las Administraciones Públicas es una tarea muy laboriosa.

Se han realizado trabajos centrados en tipologías específicas.No obstante, en un sentido estricto, la tipología documental es mucho más abundante y variada de lo que parece.

Si tomamos como referencia el Manual de documentos administrativos (1995) podemos clasificar a los documentos administrativos en cinco bloques:


Tema 2.- “Registros” y documentos de archivo. 2.5.- Tipos documentales.

DOCUMENTOS DE DECISIÓN

(contienen una declaración de voluntad de un órgano

administrativo sobre materias de su competencia)

RESOLUCIONES

ACUERDOS



DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN

(comunican la existencia de hechos o actos a otras personas,

órganos o entidades)

COMUNICACIONES

NOTIFICACIONES

PUBLICACIONES

DOCUMENTOS DE CONSTANCIA

(contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo, cuya finalidad es la acreditación de actos,

hechos o efectos)

ACTAS

CERTIFICADOS

CERTIFICACIONES ACTO PRESUNTO

DOCUMENTOS DE JUICIO

(contienen una declaración de juicio de un órgano administrativo, persona o entidad pública o privada, sobre las cuestiones de hecho o de derecho que sean

objeto de un procedimiento administrativo)

INFORMES



DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS

(el instrumento por el que el ciudadano se relaciona con la actividad de las

Administraciones Públicas)

SOLICITUDES

DENUNCIAS

ALEGACIONES

RECURSOS

A continuación veremos algunos ejemplos reales de documentos administrativo:

2 de junio de 1979, Sevilla

Acta de constitución de la Junta de Andalucía

26 de junio de 1979, Granada

Certificado del acuerdo tomado en el Pleno de la Junta de Andalucía celebrado en Granada el 23 de junio

El término expediente administrativo procede del verbo latino “expedire” = el que resuelve, de ahí que esté encaminado a resolver un determinado asunto o materia.

Se trata del documento principal de la Administración, dicho de otro modo, constituye la piedra angula de la actuación administrativa.

Desde el punto de vista del derecho administrativo se define como:

“el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamentos a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla”.

Según el Diccionario de Terminología Archivística un expediente es:

“una unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto”.


Tema 2.- “Registros” y documentos de archivo. 2.6.- Los expedientes.

Podemos afirmar que el expediente constituye la pieza fundamental en torno a la cual gira toda la actividad de una oficina administrativa.

¿Cómo se forman los expedientes?: mediante la agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias que deban integrarlos, y sus hojas útiles serán rubricadas y foliadas por los funcionarios encargados de su tramitación.

Partes del expedientePartes del expediente:

1. Los documentos: que se producen e insertan de manera sucesiva, como eslabones de una misma cadena, en el transcurso de la tramitación.

• Están unidos por la relación causa – efecto, de ahí que deban ser ordenados de acuerdo a este ritmo.

• Desde el punto de vista de su tradición y de su contenido, podemos diferenciar distintos tipos de documentos dentro de un expediente:

• Por su tradición: documentos originales ( en principio no elaborados en la oficina, sino recibidos desde el exterior u otra oficina, aunque no siempre), documentos no originales (suelen corresponder a la oficina tramitante y se conservan a efectos de referencia) y documentos marginales (tales como diligencias, notas, documentos de ayuda a la tramitación,...)



• Por su contenido: documentos esenciales (informes, dictámenes, resoluciones,... que recogen la información más cualificada del procedimiento administrativo), documentos de enlace (oficios de remisión, notas internas, ... Cuya finalidad es servir de nexo y dejar constancia de los trámites realizados)

2. La carpetilla o guarda exterior: contiene y agrupa los documentos. Puede soportar informaciones como:

• Nombre de la oficina que lo ha tramitado.• Fecha de iniciación y finalización.• Resumen del asunto.• Número de documentos.• Dígitos del cuadro de clasificación con la denominación de serie.• Signatura de la instalación.

3. El extracto o resumen: sintetiza el contenido.4. La relación de contenido: breve descripción de cada documento con su fecha y

número de orden. Así conocemos fácilmente la tramitación seguida y localizamos los documentos más importantes.



Tramitación del expedienteTramitación del expediente: la tramitación de cualquier expediente sigue el mismo procedimiento administrativo, estamos hablando del procedimiento administrativo común.

En esencia este procedimiento consta de las siguientes partes:

Iniciación: los procedimientos pueden realizarse de oficio (por necesidades internas de la propia Administración) o a solicitud de una persona interesada (cuando la acción es emprendida desde fuera).

Procedimiento. Finalización: existen cuatro formas de poner fin al procedimiento:

• Resolución.• Desistimiento: todo interesado puede desistir de su solicitud.• Renuncia: todo interesado puede renunciar a sus derechos cuando no esté prohibido por el

ordenamiento jurídico.• Caducidad: los procedimientos iniciados a solicitud de persona interesada caducan a los tres meses

de su paralización.

Ejecución: la ejecución de los actos es inmediata y cuenta con plazos para su cumplimiento.



1

El Expediente

Tramitación

INICIACIÓN

De OFICIO: por necesidades internas de la oficina, mediante acuerdo, petición razonada o por denuncia.

Por SOLICITUD de persona interesada: cuando la acción es emprendida desde afuera, mediante solicitud razonada.

El Expediente

Tramitación

2PROCEDIMIENTO

Los interesados en cualquier momento del procedimiento van producciendo y recibiendo documentación hasta que finalize el hecho.

El Expediente

Tramitación

3FINALIZACIÓN

Por RESOLUCIÓN: mediante desición motivada del órgano que le compete. En ningún caso el silencio administrativo finaliza un expediente.

Por DESISITIMIENTO: del interesado en el caso de que el haya iniciado el expediente con una solicitud.

Por RENUNCIA: todo interesado puede renunciar sus derechos cuando no esté prohibido por la Ley.

Por CADUCIDAD: algunos procedimientos tienen términos de vencimiento que cierran el expediente.

El Expediente

Tramitación

4EJECUCIÓN

La ejecución de los actos es inmediata y cuenta con plazos definidos según el tipo de procedimiento.

Procedimientos prácticos. ¿Cómo se ordena un expediente?:

Siguiendo el orden de las diligencias que se han seguido durante su tramitación; por tanto, figurará en primer lugar el documento que le ha dado origen y posteriormente se irán añadiendo los documentos según el orden en el que se vayan produciendo (casi siempre en orden cronológico).

Para facilitar la consulta de los expedientes y evitar su desordenación, o en caso contrario reintegrarlo con rapidez, conviene que el personal encargado de la tramitación numere los documentos y elabora una relación de contenido (en las carpetillas o guardas de expedientes).

• Ventajas de realizar esta labor:

• Mediante el número de orden, la localización del documento se resuelve rápidamente sin necesidad de revolver todos los papeles.

• Nos sirve de guía para saber el punto de la tramitación en que se encuentra cada asunto.

• En caso de utilización negligente, podemos devolverlo a su orden original de forma simple y mecánica.



El Expediente

Precauciones- No dejar documentos sueltos o aislados

- Evitar la multiplicidad y dispersión de los expedientes. A veces se abren nuevos expedientes, sin comprobar antes si ya existen.

- No extraer documentos originales de los expedientes en tramitación. En ese caso se deben realizar fotocopias y devolverlos a su lugar.

-No extraer documentos originales de los expedientes cerrados para constituir nuevos expedientes. En ese caso se deben utilizar fotocopias.

- Conservar los documentos respetando el orden natural. Si éstos contienen subexpedientes, se deben conservar en carpetillas identificados por medio de un título y sus documentos asimismo ordenados cronológicamente.

- Grapar cada oficio con su respuesta. La grapa hace menos daño que el clip.

- Agrupar el documento ppal con los que le acompañan

- Identificar cada expediente en la carpetilla.

- Si llegara a ser extraído un documento debe dejarse constancia de ello con una hoja en el expediente en el lugar del faltante, con fecha, razón del prestamo y nombre de los responsables.


Tema 2.- “Registros” y documentos de archivo. 2.7.- Las series.

Definición de serie documentalDefinición de serie documental:

Según María Luisa Conde:

“conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma competencia y regulado por la misma norma de procedimiento”

Según Cruz Mundet:

“conjunto de unidades archivísticas (expedientes, libros) agrupados por ser el resultado de una misma actividad, y que han sido producidas y agrupadas de manera continua (seriada) en el proceso de tramitación administrativa”

Según el Diccionario de Terminología Archivística:

“conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento”



Definición de serie documentalDefinición de serie documental:

Según Heredia Herrera:

“cada sección documental o subsección está integrada por documentos agrupados en series” y éstas son “el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano o en virtud de una función”

Según Vicenta Cortés:

“documentos de distinto tipo generados por cada productor atendiendo a las diversas actividades que lleva a cabo, que se caracterizan por ser un solo y mismo tipo para cada actividad y que se repiten en el tiempo”



Esquema que nos permite identificar el desarrollo de las series

AYUNTAMIENTO

COMPETENCIAS

FUNCIONES

ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS

ACTIVIDADES

TIPO DOCUMENTAL

unión de tipos documentales

iguales

SERIE SERIE DOCUMENTALDOCUMENTAL


Ejemplo 2:Ejemplo 1:

AYUNTAMIENTO:Granada

ACTIVIDAD:Reuniones de la

Comisión de Gobierno

ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS:

Secretaría General

FUNCIÓN:Fé Pública

TIPO DOCUMENTAL:

El acta

SERIE DOCUMENTAL:

Actas de la Comisión de Gobierno

AYUNTAMIENTO:Granada

ACTIVIDAD:Otorgar licencias de aperturas

de act. peligrosas

ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS: Delegación de Medio

Ambiente

FUNCIÓN:Velar por el Medio Ambiente

TIPO DOCUMENTAL:Licencia de apertura de actividades calificadas

SERIE DOCUMENTAL:Licencias de apertura de actividades calificadas



Clasificación de series documentalesClasificación de series documentales:

Consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo estableciendo agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos.

La clasificación responde a una doble necesidad:• Por un lado proporcionar una estructura lógica a los documentos y• por otro facilitar su localización conceptual.

Criterios de clasificación:

• Clasificación funcional: los documentos se agrupan bien según la función de l que son reflejo, bien según las actividades de las que son resultado.

• Clasificación orgánica: los documentos se agrupan según las distintas estructuras administrativas de las organizaciones o instituciones de las que emanan.

Inconveniente: las organizaciones pueden cambiar de denominación y de competencias, esto conlleva una modificación constante del cuadro de clasificación.



• Clasificación por materias: los documentos se agrupan según un análisis del contenido de los mismos; se van estableciendo grupos según los asuntos de los que traten.

Inconveniente: la agrupación de documentos es antinatural, en ningún momento refleja la estructura y funciones de la organización.

El sistema de clasificación elegido debe ser:

- Lo más estable posible.

- Objetivo.

- Sustentarse de un criterio que emane del proceso administrativo del cual son resultado.



Ordenación de series documentalesOrdenación de series documentales:

Consiste en colocar los documentos en las estanterías siguiendo el orden establecido por el cuadro de clasificación.

Criterios de ordenación:

• Ordenación cronológica: la unidad de orden establecida es la fecha de los documentos – años – meses – días. Ej: Libros de Registro de Entrada y Salida.

• Ordenación alfabética: los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Esta ordenación se aplica exclusivamente a los documentos referidos a personas, lugares y entidades. Ej: Expedientes personales.

• Ordenación numérica: los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos. La numeración correlativa hay que hacerla para cada serie y anualmente.



• Ordenación por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un índice previamente confeccionado. Muy válido cuando hay un gran volumen documental, por ejemplo en el caso de la correspondencia; aquí los documentos se ordenan por conceptos y dentro de ellos por orden cronológico.

La elección del sistema de ordenación se realizará teniendo en cuenta la mejor y más rápida localización de los documentos.

Identificación, valoración y selección de series documentalesIdentificación, valoración y selección de series documentales::

Plantilla de estudio de identificación y valoración de series documentales del AGA (Archivo General de Andalucía).



En el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos quedan recogidas estas actividades – identificación, valoración y selección de series documentales – como las primeras actuaciones de gestión documental.

Al AGA, la Comisión Andaluza de Archivos en 1998, le encargó:

El desarrollo de un modelo común de formulario para la identificación y valoración de series documentales.

La redacción de unas instrucciones para su cumplimentación.

La coordinación de los trabajos en esta línea en el ámbito de los Archivos Centrales de la Junta de Andalucía.

A la espera de la creación y funcionamiento de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos administrativos, el AGA ha seguido trabajando en un Plan de Identificación y Valoración de Series Documentales de las Conserjerías.



Creada la Comisión, el AGA presentará a la misma (para su aprobación) el formulario e instrucciones para su cumplimentación que viene utilizando a modo de propuesta.

Plantilla

Estructura de la plantilla (dividida en cinco áreas):

1.- Identificación.

2.- Valoración.

3.- Selección.

4.- Observaciones.

5.- Área de control.

Documents

La palabra record fue introducida en la lengua inglesa desde el francés durante la Edad Media