07_2008 / KEK

Laadunvarmistusjärjestelmä

LVJ

07_2008 / KEK

Mistä tässä on kysymys ?

Oman toiminnan tietoisesta

kehittämisestä, toimintatavoista,

TKK-tavasta toimia, ja toiminnan

laadun varmistamisesta

07_2008 / KEK

Taustalla Bolognan prosessi

* Korkeakoulutuksen kansainvälistyminen, kaupallistuminen ja liikkuvuuden lisääntyminen* Euroopan korkeakoulutusalueen (EHEA) luominen vuoteen 2010 mennessä

Prosessin kuusi tavoitetta;1. ymmärrettävät tutkintorakenteet 2. yhdenmukaiset tutkintorakenteet (BA / MA)3. opintojen mitoitusjärjestelmien käyttöönotto4. liikkuvuuden lisääminen5. laadunarvioinnin eurooppalainen ulottuvuus 6. korkeakoulutuksen eurooppalainen ulottuvuus (verkostoituminen)

07_2008 / KEK

Arvioinnit

Yliopistolain mukaan;

Yliopistojen tulee arvioida koulutustaan, tutkimustaan ja taiteellista toimintaansa ja niiden vaikuttavuutta. Yliopistojen on myös osallistuttava ulkopuoliseen toiminnan arviointiin. Yliopistojen tulee julkistaa järjestämänsä arvioinnin tulokset. (5§)

07_2008 / KEK

Laatutyöllä

• luodaan läpinäkyvyyttä organisaatioon (tiedon lisääminen, organisaation muistin lisääminen, vuorovaikutus, ymmärryksen lisääminen)• lisätään kokonaisuuden hallintaa• selkeytetään rooleja ja vastuita• edistetään hyviä käytänteitä• vahvistetaan sidosryhmien luottamusta

Laatutyö on= organisaation tietoista kehittämistä (toiminnanohjaus)= toiminnan jatkuvaa parantamista

07_2008 / KEK

TKK:n laatutoiminnan historiaa

• 1990-luvun lopulla useita henkilöstökoulutuksen tilaisuuksia, joissa todettiin tarve yksiköiden toimintojen selkeyttämiseen ja yhdenmukaistamiseen

-> Tavoitteeksi asetettiin yhdenmukaisten käytäntöjen (best practices) luominen ja saattaminen kaikkien saataville sekä parannetaan niitä toimintoja, jotka (pahiten) ontuvat

• 2001-02 Pilottitoimintaa, laatukoulutuspäiviä

• 2002-04 Pilottiryhmien työn pohjalta laadittiin verkkosivuille seuraavat menettelyohjeluonnokset: yksikön organisaatio, laadunhallinta, työntekijän vastaanotto ja perehdyttäminen, projektitoiminta, raportointi ja julkaiseminen

• 2005 perustettiin laatutoimikunta valmistelemaan TKK:n laatujärjestelmää ja auditointiin osallistumista

• 2006-2007 LVJ:n rakentamista, työryhmiä eri toiminta-alueilta, infoja , koulutustilaisuuksia, yksiköiden laaturinki, valmistautuminen KKA:n auditointiin

07_2008 / KEK

Laatuympyrä PDCA

Toiminnan-Toiminnan-kehittämis-kehittämis-

systematiikkasystematiikka

Suunnittele toiminta

tavoitteiden mukaan

Arvioi, mittaa

ja tee johtopäätökset

Toteutasuunnitelmien

mukaan

Paranna jakehitä

toimintaa

SUUNNITTELE (mitä teet);Toiminta-ja taloussuunitelmat, strategia, opetussuunnitelmat,

opetuksen kehittämissuunnitelma

TOTEUTA (tee se mitä suunnittelit); Toimintatavat, prosessikuvauksettietojärjestelmät, työkalut,Mittarit, palautteen keruu, tilastointi, opinto-oppaat

ARVIOI, TARKISTA(kuinka hyvin onnistuit);Mittaristojen hyödyntäminenItsearvioinnit, opiskelija-palaute, ulkoinen arviointi

KEHITÄ (tee tarvittavat parannukset);Arviointitulosten perusteella toimenpiteitä, hyvien käytänteiden hyödyntäminen, uusien tavoitteiden asettaminen

07_2008 / KEK

Mitä LVJ:llä tarkoitetaan ?

Laadunvarmistusjärjestelmä (LVJ), quality assurance system, kattaa niin laadun hallinnan kuin laadun kehittämisen. LVJ viittaa kokonaisuuteen, joka muodostuu organisaatiosta, vastuunjaosta, menettelytavoista, prosesseista ja resursseista. (KKA)

Eli LVJ on menettelytapojen ja prosessien kokonaisuus, joilla turvataan ja kehitetään korkeakoulun, sen järjestämän koulutuksen ja muun toiminnan laatua

07_2008 / KEK

Laadun-

varmistus-

järjestelmä

Millaista laatua tavoitellaan?Huippulaatua, tasalaatua, asiakaslaatua?

Kustannustehokkuutta tai toiminnan aikaansaama muutosta?

Millä menettelytavoilla/prosesseilla/ mittareilla/ohjeilla/toimintatavoilla

tunnistetaan hyvä/riittämätön laatu?

Millainen kokonaisuus laadun hallinnan ja kehittämisen menetelmistä ja mekanismeista

muodostuu? Kattaako se korkeakoulun tehtävät ja yksiköt? Tuottaako LVJ tarkoituksenmukaista

tietoa ja johtaako se toiminnan muutoksiin?

L V J

Lähde:KKA

07_2008 / KEK

Laadun-

varmistus-

järjestelmä

Huippulaatua. Huippututkimus ja korkeatasoinen opetus. (Strategia 2015 ja

Innovaatioyliopisto)

-yhteiset ja yhtäläiset menettelytavateritt. toistuvaluonteisissa prosesseissa

-säännöt & ohjeet, joita myös noudatetaan- toimintojen läpinäkyvyys, tiedotus

-seuranta, analysointi, hyödyntäminen

-toimijat; roolit, vastuut- prosessit ja niitä tukevat (IT)järjestelmät

- johtaminen, toimintatavat käytäntöön- palautteet, arvioinnit, tilastot hyödyntäminen-laadun hallinnan ja toiminnan kehittämisen

kokonaisuuden kuvaus

LVJ TKK:lla

07_2008 / KEK

Mistä auditoinnissa on kysymys ?

• Auditointi on riippumatonta laadunvarmistusjärjestelmän ulkopuolista arviointia • Auditoinnissa arvioidaan sitä, millaisilla menettelytavoilla TKK toteuttaa ja seuraa oman toimintansa (koulutuksen, tutkimuksen ja yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen) laatua ja millaisen kokonaisuuden eli laadunvarmistus-järjestelmän (LVJn) nämä menettelytavat muodostavat.

• Lisäksi arvioidaan sitä, miten TKK käyttää kerättyä seurantatietoa hyväkseen toimintansa kehittämisessä.

•lisätietoa www.kka.fi

07_2008 / KEK

LVJ ja Auditointi

prosessit, menettelytavatTOIMINTA

Opetus, TutkimusTukitoiminnot

TAVOITTEETTulossopimukset

Strategiat

Auditointi

Nykytilanne TulevaisuusLVJ

07_2008 / KEK

Auditoinnin kohde ja kriteeerit

Kohdentuu kahdelle tasolle

1. Korkeakoulun laadunvarmistuksen kokonaisuus - omat lähtökohdat ja tavoitteet

2. Perustehtävien laadunvarmistus - perustehtäviin liittyvät prosessit

Seitsemän auditointikohdetta, joita arvioidaankriteerein; puuttuva, alkava, kehittyvä ja edistynyt.

Korkeakoulujen laadunvarmistusjärjestelmien auditointi. Auditointikäsikirja vuosille 2008–2011

07_2008 / KEK

Auditoinnin kohde

Laadunvarmistusjärjestelmän kattavuus, toimivuus,avoimuus, viestivyys, vaikuttavuus sekä jatkuva kehittäminen

Peruskysymykset:

Kattavuus : Kattaako laadunvarmistusjärjestelmä koko korkeakoulun toiminnan?

Toimivuus ja Ovatko laadunvarmistuksen menettelytavat javaikuttavuus rakenteet toimivia? Miten tietoa käytetään

toiminnan kehittämiseen?

Avoimuus ja Onko LVJ:n tuottama tieto tarkoituksenmukaista javiestivyys avointa sekä sisäisten että ulkoisten sidosryhmien

näkökulmasta

07_2008 / KEK

Auditoinnin 2007 tulos

• TKK:n laadunvarmistusjärjestelmä ei täytä kaikkia KKA:n asettamia LVJ:n kriteereitä ja LVJ auditoidaan uudestaan parin vuoden päästä

• uusinta-auditointi kohdistuu KKA:n päätöksen mukaisesti LVJ:n välttämättömiin kehittämiskohteisiin * LVJ:n kokonaisuus ja sen kattavuus* LVJ:n toiminnan seuranta, arviointi ja kehittäminen* Yhteiskunnallinen vuorovaikutus ja vaikuttavuus

• raportti http://www.kka.fi/pdf/julkaisut/KKA_108.pdf

07_2008 / KEK

Uusinta-auditoinnista

- uusinta-audiotinnissa edellytetään näyttöä siitä, että LVJ:n kehittämisessä on selvästi edistytty

- LVJ:n kehittämisen toimintasuunnitelma tehty kevään aikana ja sen jälkeen sovitaan TKK:n ja KKA:n välillä uusinta-auditoinnista (alkuvuonna 2010).

- aineisto: koostuu etukäteen toimitettavasta kirjallisesta raportista näyttöineen sekä 2 pv auditointivierailusta

- auditointipaneeli tulee muodostumaan uusista sekä samoista jäsenistä kuin 2007 (tavoite)

07_2008 / KEK

LVJ:n tyypillisiä ongelmia

• Järjestelmä ei kata kaikkia perustehtäviä• Kerättyä palautetietoa tai järjestelmän tuottamaa

muuta tietoa ei hyödynnetä• Dokumentaatio on puutteellista, vastuiden

määrittely puuttuu tai on sekavaa• Opiskelijoiden osallistuminen puutteellista (AMK)• Tiedonkulku eri osien välillä ei toimi

yleisesti KKA:n auditoineissa havaittuja;

07_2008 / KEK

Mitä nyt ?

• selkeytettävä yksikön toimijat; roolit, vastuut ja valtasuhteet

• tehtävä yhteisten (toistuvaluonteisten) prosessien yhtenäistämistä tarkoituksenmukaisesti

• analysoitava arviointi/tutkimusraportteja ja selvityksiä, em. pohjalta toimenpide-ehdotusten priorisointia ja tehtävä toteuttamistoimenpiteet

• pohdittava, keskusteltava ja sitouduttava toiminnan tietoiseen kehittämiseen

07_2008 / KEK

Meillä on

uusi organisaatio

REHTORIVararehtorit

NEUVOTTELUKUNTA

HALLITUS

ERILLISET LAITOKSET

Teknillisen korkeakoulun

Kirjasto (KIR)

Koulutuskeskus TKK Dipoli

Kylmälaboratorio (KYL)

Yliopistojen yhteiset

IT-palvelukeskus

Fysiikan tutkimuslaitos HIP

Palvelukeskus PAVE

Suomen virtuaaliyliopiston

palveluyksikkö SVYPA

Tietotekniikan tutkimuslaitos HIIT

TOIMIKUNNAT

KEMIAN JA MATERIAALITIETEIDEN

TIEDEKUNTA (KM)

Biotekniikan ja kemian tekniikan laitos (BK)

Kemian laitos (KE)

Materiaalitekniikan laitos (MT)

Puunjalostustekniikan laitos (P)

INSINÖÖRITIETEIDEN JA ARKKITEHTUURIN TIEDEKUNTA (IA)

Arkkitehtuurin laitos (A)

Energiatekniikan laitos (EN)

Koneenrakennustekniikan laitos (K)

Maanmittaustieteiden laitos (M)

Rakenne- ja rakennus-tuotantotekniikan laitos ( R )

Sovelletun mekaniikan laitos (SM)

Yhdyskunta- ja ympäristötekniikan laitos (Y)

Lahden keskus (Lahti)

Yhdyskuntasuunnittelun tutkimus- ja koulutuskeskus

YTK

ELEKTRONIIKAN, TIETOLIIKENTEEN JA

AUTOMAATION TIEDEKUNTA (ETA)

Automaatio- ja systeemitekniikan laitos

(AS)

Elektroniikan laitos (EL)

Mikro- ja nanotekniikan laitos (MNT)

Radiotieteen ja -tekniikan laitos (RAD)

Signaalinkäsittelyn ja akustiikan laitos (SA)

Sähkötekniikan laitos (S)

Tietoliikenne- ja tietoverkkotekniikan laitos

(TLV)

Metsähovin radiotutkimusasema (MET)

INFORMAATIO- JA LUONNONTIETEIDEN

TIEDEKUNTA (IL)

Lääketieteellisen tekniikan ja laskennallisen tieteen

laitos (LL)

Matematiikan ja systeemianalyysin laitos

(MS)

Mediatekniikan laitos (ME)

Teknillisen fysiikan laitos (F)

Tietojenkäsittelytieteen laitos (TKT)

Tietotekniikan laitos (T)

Tuotantotalouden laitos (TU)

BIT-tutkimuskeskus (BIT)

Kielikeskus (KIE)

HALLINTO-OSASTOHallintojohtaja

07_2008 / KEK

Meillä on

toimijat (tdk /laitos)

TIEDEKUNTANEUVOSTO

TIEDEKUNTADekaani

Varadekaani

TOIMIKUNNAT

KANSLIA, opinto-, talous- ja henkilöstöhallinto

KOULUTUSNEUVOSTOT

TUTKINTO-OHJELMASTAVASTAAVA PROFESSORI

LAITOKSETlaitosjohtajavarajohtaja

Johtoryhmä

TUTKIMUS- JA OPETUS-ALUEET

Toimikunnat

Tukipalvelut(hallinnolliset/

tekniset)

Tiedekunnan johtoryhmä

07_2008 / KEK

Meillä on

Tietoa; mm. tutkimuksia, raportteja, selvityksiä Vuosi 2008 : 1/2008 Auditointiraportti

vuosi 2007 : 12/2007 Henkilöstöhyvinvointiselvitys10/2007 Opintojen eteneminen-raportti05/2007 perusopetuksen kehittäminen-selvitys04/2007 IT-toiminnan auditointi03/2007 Kirjastotoimen selvitys

02/2007 Opiskelijat osana yliopistoyhteisöä01/2007 Kurssipalautejärjestelmä selvitys

vuosi 2006: 10/2006 R-osaston toiminnan kv-arviointi 09/2006 Hankintatoimen selvitys

3.4.2008 / KEK

PDCA (Opintojen eteneminen)

Toiminnan-Toiminnan-kehittämis-kehittämis-

systematiikkasystematiikka

Suunnittele toiminta

tavoitteiden mukaan

Arvioi, mittaa

ja tee johtopäätökset

Toteuta/toimisuunnitelmien

mukaan

Paranna jakehitä

toimintaa

Uusi tutkintosääntö 2005, tutkinto-ohjelmat ja opintopolut, opinto-oppaat, ohjeet, rehtorin

päätökset

TOTEUTA (tee se mitä suunnittelit); OPS-prosessi toimintatavat, opetus-järjestelyt, lukujärjestykset, opinto-ohjaus, opetusta tukevat tietojärjestelmät (Oodi, Noppa,…),

ARVIOI, TARKISTA(kuinka hyvin onnistuit);-opintojen seurantaraportit-perusopetuksen kehittämisraportti- KKAn auditointi

KEHITÄ (tee tarvittavat parannukset);- Arviointitulosten perusteella toimenpiteitä, hyvien käytänteiden hyödyntäminen, uusien tavoitteiden asettaminen

07_2008 / KEK

07_2008 / KEK

LVJ TKK:lla

• TKK - taso

• Tiedekunta – taso

• Laitos - taso

07_2008 / KEK

Käytännön tehtäviä TKK:lla

• Nykytoimintojen kartoitus (lähtötilanne) - mitä, kuka, miten ja miksi• Tavoitteiden määrittelyt (strategiat, TuSot) - mihin keskitytään• Ydintoiminnot, tukiprosessit

- tunnistaminen, kuvaaminen, arviointi, kehittäminen• Johtaminen (toimijat, roolit ja vastuut)• Toiminta- ja laitoskäsikirja (toiminnan kuvaus) • Laatuorganisaatio, toimijat• eLaatu-tietojärjestelmä (dokumenttien hallinta)

07_2008 / KEK

LVJn rakenne TKK-tasolla,”toiminta/laatukäsikirja runko”

1. Teknillinen Korkeakoulu- johdanto, yleisesittely, missio, visio, strategia, LVJ

2. Johtaminen- näkemys laadusta, laatutavoitteet, mittarit, johtamiskäytännöt

3. Voimavarat- henkilöstö, rahoitus, tilat , laitteet

4. TKKn toiminnan kuvaus- ydinprosessit, tukiprosessit

5. Toiminnan laatu ja jatkuva parantaminen- prosessien mittaus ja tulosten hyödyntäminen, arvioinnit, ohjeet

07_2008 / KEK

Laadunvarmistuksenmekanismeja

• Palautejärjestelmä (kurssi-, valmistumis-, työnantaja-, henkilöstö-,ym. palautteen keruu, analysointi ja hyödyntäminen kehittämisen välineenä)

• Arvioinnit (itse-arviointi, sisäiset, ulkoiset)• Opintojen ohjaus (tutor, HOPS, …)• Osaamisen kehittäminen (täydennyskoulutus/ kieli-, atk-

esimies-, YOOP-, ym. –koulutus)• (Tutkimus)projektien hallinta (HALLI)• Vastuiden ja roolien selkeyttäminen (UPJ)

07_2008 / KEK

Laaturinki

RehtoriVararehtori

LaatukoordinaattoriHallinto-osasto (KEH)

LaatuvastaavaTiedekunnat/erillisaitokset

LaatutoimikuntaLVJ-kehitysryhmä

LaatuvastaavatLaitokset

07_2008 / KEK

ArvotStrategia

Prosessit(kuka, mitä,

milloin, miksi)

IT järjestelmät(missä, miten)

Laatutyönlähtökohdat, periaatteet

Prosessikuvaukset,rakenteet, organisoituminen

Tukeminen,tekemisen malli

Kokonaisuus

07_2008 / KEK

Jos prosessia

• ei ole tunnistettu, emme tiedä mitä tapahtuu• ei ole kuvattu, emme tiedä miten tapahtuu• ei ole yhteydessä strategiaan, emme tiedä

tapahtuuko oikeita asioita• ei ole omistajaa, niin emme tiedä kuka vastaa• ei mitata ja arvioida, emme tiedä mitään• ei toimi PDCA-periaatteella, emme kehity

(PDCA = ”Plan, Do, Check, Act” eli suunnittele, tee kuten suunnittelit, arvioi tekemisiä ja kehitä toimintaa arvioiden pohjalta)

07_2008 / KEK

Mitä tarkoitusta varten prosessienmallintamista tehdään

• Toiminnan nykytilan/lähtötilan analysointia ja kehitystarpeiden tunnistamista varten

• Organisaation toiminnankuvausta varten • Laatujärjestelmäkuvausta varten

• Prosessin kuvauksen tarkkuus ja dokumentoinnin yksityiskohtaisuus riippuu kuvauksien käyttötarkoituksesta

• Prosessien parantaminen/kehittäminen edellyttää tarkempaa tietoa prosessin eri vaiheista ja niiden järjestyksestä ajan ja paikan suhteen. Informaation kulku ja rajapinnat mallinnettava

07_2008 / KEK

Haku1.Valinta

Kandi-vaihe

DI-vaihe

Jatko-opinnot

TYÖELÄMÄ

M

M M

M

”Hävikki”

Koulutusprosessi

LuonnosHaku

2.Valinta

M=mittariTäydennyskoulutus

M

07_2008 / KEK

Koulutuksen laadunvarmistus

Raaka-aine Toiminta Tuote

L a a d u n v a r m i s t u s

OpiskelijaOpetus

Opiskelu

Tekniikan kandidaattiDiplomi-insinööri

ArkkitehtiTohtori

07_2008 / KEK

Opetusprosessi

Luonnos

Opetuksen suunnittelu

Opetuksentoteuttaminen

Opiskelijan oppiminen

Opetuksentarve

Opetuksen tuotos

Palaute

Tukiprosessit, toimintatavat

Vrt. PDCA-sykli

07_2008 / KEK

Koulutussykli (PDCA)

Koulutuksen suunnittelu

OpetussuunnitelmatyöResurssitOhjeistus

KoulutuksentoteuttaminenOpetus ja oppiminen

OpintoneuvontaOhjaus

Koulutuksen arviointi

PalautejärjestelmäOppimistulokset

Seuranta jakehittäminen

vrt. opetusprosessi

07_2008 / KEK

Toiminnan laatu

• syntyy yhdessä toimien, ” yhdessä tekemisen meininki ”

• vaatii panostusta kehitystyöhön• konkretisoituu palautteena

• voi merkitä tarkoituksenmukaisuutta, kun tavoitteena on täyttää sidosryhmien asettamat vaatimukset/odotukset

• voi merkitä muutosta, kun tavoitteena on muutos nykytilasta ideaaliin tavoitetilaan

07_2008 / KEK

ToiminnanohjausJohtamisprosessi

TKKn strategia

Koulutus / OpetusTutkimus

Tukipalvelut

Laadunhallinta

Palaute

Palaute

”Laadunvarmistuksen prosessikuvaus”

Sidosryhmättarpeet, odotukset

TutkinnotTutkimustulokset

07_2008 / KEK

Dokumentointi on tärkeää, jotta

Luodaan organisaation muisti* varmistetaan yhtenäinen työkäytäntö, tapa toimia selkeytetään vastuut ja valtuudet tunnetaan toisten tekemä työ muutoksia ja parannuksia helpompi suunnitella, kun tiedetään miten nyt toimitaan• kerrotaan toiminnasta ulkopuolisille• tukee perehdytystä (valmista perehdytysaineistoa) muisti (voi) pettää käytetään ajan tasalla olevia ohjeita, lomakkeita toiminta hoituu myös lomakausina ja sijaistuksissa myös harvoin tehtävät työt hoituvat

07_2008 / KEK

Mitä etuja LVJ:llä voidaan saavuttaa ?

* Toiminnan arviointi ja kehittäminen

* Toiminnan selkiyttäminen ja tehostaminen

* Järjestelmällisyyden ja tavoitteellisuuden lisääminen

* Läpinäkyvyyden ja luotettavuuden parantaminen

* Toiminnan puutteiden kartoittaminen

* Peruslaadun takaaminen

* Strategiatyön tuki ja toiminnan kyseenalaistaminen

* Palaute

* Työyhteisön ja henkilöstön kehittäminen

07_2008 / KEK

LVJ - summasummarum;

tehdään oikeita asioita oikealla tavalla oikeaan aikaan ja oikeiden ihmisten toimesta

Lisätietoa

laatu.tkk.filaatu@tkk.fi