Laboration Word

Syfte Syftet med denna laboration är att skapa en dokumentmall som sedan kan användas till framtida arbeten på det

Kognitionsvetenskapliga programmet.

Uppgifter Till denna laboration finns en guide med information om hur du kan lösa nedanstående uppgifter. Guiden finnes

längre ner i det här dokumentet.

Uppgift 1 Denna uppgift består av två steg där du i första steget ska skapa formatmallar som sedan används i steg två för

att skapa ett dokument.

Steg 1 Skapa en skapa en Word-mall med formatmallar enligt tabellen nedan. (går bra att modifiera befintliga formatmallar, men se till att alternativet ”Endast i det här dokumentet” är markerat).

Normal Inget avstånd

Times New Roman

12 pt

Avstånd 0 pt före

Avstånd 12 pt efter

1,5 radavstånd

Vänsterjusterad text

0 cm indrag

Baserad på formatmall: normal

Avstånd 0 pt före

Avstånd 12 pt efter

Enkelt radavstånd

0 cm indrag

Rubrik 1 Rubrik 2 Rubrik 3

Arial

16 pt

Fet

Avstånd 0 pt före

Avstånd 12 pt efter

Färg: Automatisk

VERSALER

0 cm indrag

Automatisk numrering

Arial

14 pt

Fet

Avstånd 24 pt före

Avstånd 12 pt efter

Färg: Automatisk

0 cm indrag

Automatisk numrering

Arial

12 pt

Fet

Avstånd 18 pt före

Avstånd 6 pt efter

Färg: Automatisk

0 cm indrag

Automatisk numrering

Steg 2 Du ska nu skapa en dokumentmall som ska:

• Använda formatmallarna som du skapade i steg 1.

• Innehålla ett försättsblad av typen ”Sidlinje”

• Innehålla en blank andrasida.

• Innehålla en autogenererad innehållsförteckning.

• Innehålla ett sidhuvud med din e-postadress (LiU) formaterad i högerjustering.

• Innehålla sidnumrering som börjar på sidan efter innehållsförteckningen, börjar räkna från

1, samt är högerjusterad och placerad i sidfoten.

• Spara denna som en dotx fil och döp den till ”729G39-Word-uppgift1-<liu-id>”

Uppgift 2 I den här uppgiften ska du använda den dokumentmall du skapade i uppgift 1 för att utforma en kort rapport.

Rapporten ska innehålla texten som finns i dokumentet ”blottatanken.txt”.

Följande ska gälla för rapporten:

• Rapporten ska utifrån texten ha en lämplig titel och undertitel.

• Rapporten ska innehålla lämpliga nivåer på eventuella rubriker.

• Byt ut [1] och [2] som finns i brödtexten i ”blottatanken.txt” med referenser till följande

källor. Använd formatet APA

[1] Gärdenfors, P. (1980). Teoretiska begrepp och deras funktion. I Hansson, B. (Ed.),

Metod eller anarki (3rd ed.). Doxa, Lund.

[2] Lindborg, R. 1984. Maskinen, människan och doktor de La Mettrie. Doxa, Lund.

• Infoga en litteraturförteckning på sista sidan.

• Spara denna som en docx

Word-guide

Introduktion

På det kognitionsvetenskapliga programmet kommer du läsa kurser inom flera olika

vetenskapsområden och för varje vetenskapsområde finns ett speciellt sätt att utforma

rapporter. Denna laboration kommer att ge dig en introduktion till hur du kan skapa och

manipulera formatmallar.

Denna laboration kan även ses som en lathund som du kan komma ha nytta av senare under

din studietid. Tänk på att det är inte bara innehållet i dina kommande rapporter som avgör om

rapporten uppfattas som bra eller dålig, struktur och format har också väldigt stor påverkan!

Följande kommer att behandlas i denna laboration:

• Språkinställningar

• Formatmall

• Sidbrytningar och avsnittsbrytningar

• Sidhuvud, sidfot och sidnummer

• Innehållsförteckning

• Rubriker och listor

• Referenser

• Innehållsförteckning

• Försättsblad

• Dokumentmall

Språkinställningar

Laborationen till Word kommer att utgå från den svenska versionen och således kommer

samtliga termer att vara på svenska. När du startar Word för första gången kommer språket

automatiskt att vara inställt på engelska. Det är inga krav på d att du ändrar språket, men om

du vill göra det så gör följande:

1. Tryck på ”File”, välj alternativet ”Options”.

I den ruta som du nu har framför dig på skärmen; tryck på alternativet ”Language” och

placera ”Swedish” högst upp i samtliga boxar (precis som bilden nedan visar). Tryck på OK

och starta om programmet.

Formatmall

Word innehåller en mängd formatmallar som definierar hur rubriker, brödtext, citat och så

vidare ska se ut. En formatmall bestämmer typsnitt, storlek, centrering, radavstånd, färg med

mera för en viss del av dokumentet. Istället för att varje gång manuellt ställa in ”Arial, 16 pt

och fetstil” för att göra en rubrik kan vi använda formatmallen för en rubrik genom att

markera den aktuella delen av texten och sedan välja ett av alternativen i galleriet för format,

exempelvis genom att klicka på ”Rubrik 1”. Genom att använda formatmallar i hela

dokumentet blir det lättare att vara konsekvent gällande stil i dokumentet, dessutom kan man

använda Words inbyggda funktioner för att enkelt ändra format i hela dokumentet samtidigt

och för att exempelvis generera automatiska innehållsförteckningar. Alla rekommenderade

formatmallar kommer du åt genom att klicka på den lilla pilen under ”Ändra format” som du

finner under fliken ”Start”. För att formatera ett stycke med en vald formatmall så klickar du

bara på valt format när du står med textmarkören i rätt stycke.

För att redigera en befintlig formatmall är det enklast att högerklicka på formatmallen och

klicka på ”Ändra”.

I menyn som öppnas kan du ändra färg, teckensnitt, storlek, radavstånd och andra attribut.

Avstånd före och efter ett stycke anges under ”Format” -> ”Stycke”. Avstånd används istället

för styckesbrytningar (enterslag) när man vill skapa luft i texten. Formatmallar kan även

baseras på andra mallar vilket anges under ”Formatmall baserad på”. Det kan vara användbart

om vi exempelvis behöver en formatmall som har samma utseende som den vanliga texten

men som inte har några extra radavstånd eller avstånd före och efter stycket. Ett sådant format

baseras lämpligen på "Normal" och vi ställer in att det inte ska finnas några extra avstånd

under ”Format” -> ”Stycke”.

Sidbrytningar och avsnittsbrytningar

Denna guide kommer att behandla två typer av sidbrytningar. Du kommer garanterat behöva

använda båda typerna någon gång under din studietid!

En sidbrytning skiljer en sida från den efterföljande i ett dokument. En mjuk sidbrytning

skapas då innehållet i ett dokument inte ryms på en sida utan måste fortsätta på nästa, men

ibland så kan detta leda till att texten hamnar på fel plats (speciellt om man gör ändringar i

texten vid ett senare tillfälle). För att se till att texten bryts på rätt ställe går det att infoga en

sidbrytning ”Infoga” och sedan trycka på ”Sidbrytning” eller genom att använda

snabbkommandot Ctrl+Enter (rekommenderas!).

Denna typ av brytning kommer du troligtvis använda ofta då huvudrubriken ofta ska börja på

en ny sida i en vetenskaplig rapport och det är väldigt sällan som man skriver det exakta

antalet ord som skulle behövas för en perfekt brytning.

Den andra typen av brytning är avsnittsbrytningar. De används för att dela upp ett dokument i

olika avsnitt, vilket gör det möjligt att i ett och samma dokument ha olika sidhuvuden,

sidfötter och därmed kan man kontrollera hur sidnumreringen ska se ut. De flesta

vetenskapliga rapporter har åtminstone två avsnitt då försättssidornas avsnitt skiljer sig från

själva innehållsavsnittet eftersom de inte ska vara inkluderade i sidnumreringen och inte heller

i innehållsförteckningen. En avsnittsbrytning skapas via ”Brytningar” som finns under fliken

”Sidlayout”. På bilden nedan skapas en avsnittsbrytning och nästa avsnitt börjar på

nästkommande sida. Hur du kontrollerar sidnumrering tas upp i nästa avsnitt!

Sidhuvud, sidfot och sidnummer

Varje sida i ett Word-dokument innehåller ett sidhuvud och en sidfot. Dessa kan användas för

att ange information som ska finnas med på samtliga sidor i dokumentet, exempelvis

författarens namn eller institutionen på vilken en rapport är skriven. Sidhuvud och sidfot

används även vid numrering av ett dokument. I Word kommer vi enkelt åt sidhuvud och sidfot

genom att dubbelklicka på den övre eller undre delen av en sida. Förformaterade

sidhuvuden/sidfötter kan infogas via ”Sidhuvud” respektive ”Sidfot” under fliken ”Infoga”.

I längre dokument är det viktigt att sidorna numreras, framförallt om de någon gång ska

skrivas ut. För att lägga till numrering väljer vi ”Sidnummer” under fliken ”Infoga”. Det är

vanligast att ha sidnummer nederst på sidan till höger.

På föregående sida nämndes att olika stycken kan numreras olika i Word, det är ofta

användbart att kunna. I Word hanteras sidfot, sidhuvud och sidnummer efter vilket avsnitt de

ligger i och därför måste dokumentet delas upp med hjälp av avsnittsbrytningar (se

föregående sida).

Börja med att infoga en avsnittsbrytning på lämpligt ställe. Öppna det andra styckets sidfot

genom att dubbelklicka längst ner på sidan. När du dubbelklickar på sidfoten kommer du

automatiskt in på fliken design. I fliken design; avmarkera ”Länka till föregående” och stäng

sedan sidfoten genom att dubbelklicka någonstans utanför själva sidfoten. Nu har du ett

dokument med två olika avsnitt och du kan välja i vilket avsnitt som du vill ha sidnummer

genom att placera markören på den sida (avsnitt) som du vill att sidnumret ska börja från.

Vilket avsnitt du befinner dig i syns om du öppnar sidhuvudet eller sidfoten.

Om du gör en avsnittbrytning vid sida 4 och infogar sidnummer på det nya avsnittet kommer

sidnumret att börja på 4 och sedan räkna uppåt. I vetenskapliga rapporter är detta inte korrekt

då de första sidorna ”inte räknas”. För att få sidnumreringen att börja med sida 1 klickar vi på

”Sidnummer” -> ”Formatera sidnummer” under fliken ”Infoga” och väljer sedan ”Börja med”.

Nu kan du själv välja vilket nummer som numreringen ska börja med.

OBS! Om du väljer att ha sidnumret i sidhuvudet måste du avmarkera ”Länka till föregående”

i sidhuvud.

Rubriker och listor

De flesta stora rapporter som du kommer att skriva under din tid vid universitetet kommer att

innehålla flera rubriker och underrubriker. Word har ett flertal fördefinierade rubriker (t.ex.

Rubrik 1, Rubrik 2,…, Rubrik 9) som du hittar under fliken ”Start” (du måste trycka på

”Rubrik 2” för att se ”Rubrik 3” osv.). Dessa fungerar bra att använda, men ett problem är att

de inte är numrerade. När rapporter börjar närma sig ett 30-tal sidor är det bra med numrerade

rubriker så att den som läser rapporten hela tiden vet vilket avsnitt som han/hon läser just nu.

Det finns två sätt att numrera sina rubriker:

1. Manuellt (Skriva siffror framför sina rubriker själv)

2. Formatera rubrikerna så att Word numrerar automatiskt

Då detta är en guide för Word och dess funktioner kommer detta avsnitt endast att behandla

punkt 2. För att Word ska numrera dina rubriker automatiskt klickar du på ”Flernivålista”-

>”Definiera ny flernivålista” under fliken ”Start”.

I det fönstret som öppnas kan du ställa och koppla siffror till dina rubriker, ställa in hur

numreringen ska se ut samt ställa in hur mycket indrag varje rubrik får vid numrering

Det är dock inte riktigt så enkelt att få rätt nummer på rubrikerna. Då de flesta rubriker har

flera underrubriker måste man även se till att dokumentet tar hänsyn till den föregående

numreringen (exempelvis så ska en underrubrik till avsnitt 3 vara markerad med 3.1 och inte

1.1). För att ställa in detta väljer man alternativet ”Inkludera nivånummer från:”.

Bilden till höger är ett exempel som visar inställningen för automatisk numrering ända till

rubriknivå 3. När man börjar på en ny tredjenivå (exempelvis 1.3.1) ska siffran börja med 1

(siffran längst bak), men numreringen ska också vara beroende av nivå 2 (siffran i mitten),

samt att den även ska vara beroende av nivå 1 (siffran längst fram).

Referenser

Referenser och litteraturförteckningar kan vara en tidsödande uppgift att hantera manuellt.

Words inbyggda källhanteringssystem kan underlätta detta arbete.

En ny källa läggs till genom att klicka på fliken ”Referenser” -> ”Infoga källhänvisning” ->

”Lägg till ny källa”. Vi anger typ av verk (bok, artikel, etc.) författare, titel, år och annan

information vi har om källan och klickar sedan på OK. För att källhänvisa ett visst stycke eller

mening ställer vi markören där vi vill ha källan och väljer ”Infoga källhänvisning” igen och

väljer nu en av våra inmatade källor. Resultatet blir exempelvis (Anka, 1978) för att referera

till artikeln "Kalle Ankas äventyr i artikelform" av Kalle Anka från 1978.

När källorna är inmatade kan vi enkelt generera en litteraturförteckning genom att klicka på

”Litteraturteckning” under fliken ”Referenser” och välja den litteraturförteckning vi vill

använda. Det går även att ställa in vilken stil referenserna och källförteckningen ska ha.

Det är dock viktigt att poängtera att det finns flera brister i detta system och det är inte alltid

optimalt att använda. Det är helt ok att skriva sina referenser för hand (det kan dock ta en del

tid) eller så kan man använda sig av RefWorks eller Mendeley (dessa system borde ni antingen

ha fått information om eller så kommer ni inom en snar framtid få information om det av

Linköpings Universitetsbibliotek).

Innehållsförteckning

I Word är det enkelt att lägga till och uppdatera en automatiskt genererad

innehållsförteckning. För att skapa en innehållsförteckning placerar vi markören där vi vill ha

tabellen och väljer ”Innehållsförteckning” under fliken ”Referenser” och väljer sedan en

lämplig innehållsförteckning (se bild till höger).

Uppdatering av en befintlig innehållsförteckning görs genom att högerklicka på en av raderna

i tabellen och välja ”Uppdatera fält”. Om du har lagt till nya rubriker i dokumentet bör du

välja det undre alternativet ”Uppdatera hela tabellen”.

OBS! Innehållsförteckningar baseras på Rubrik 1 till och med Rubrik 4, om du därför bara har

ändrat utseende på brödtexten till att se ut som en rubrik kommer den alltså inte att komma

med i innehållsförteckningen, vilket motiverar användningen av formatmallar).

Tips: När man har gjort en innehållsförteckning kan man även ändra i den manuellt (t.ex. ta

bort rader som inte ska finnas med).

Försättsblad

Word har en uppsättning förformaterade försättsblad som enkelt kan infogas i början av ett

dokument. Försättsblad hittar du under alternativet ”Försättsblad” som finns under fliken

”Infoga”. Word hindrar automatiskt försättsbladet från att numreras. Du kan spara egna

försättsblad genom att markera ditt försättsblad med markören och klicka på ”Försättsblad ->

Spara markering i försättbladsgalleriet”.

Dokumentmallar

När en viss typ av dokument skrivs ofta kan det vara praktiskt att ha en mall som skapar alla

delar som bör finnas med. En typisk rapport innehåller exempelvis ett försättsblad, en tom

andrasida, en innehållsförteckning, en uppsättning rubriker (sammanfattning, inledning,

bakgrund, metod, diskussion etc.), sidnummer, förbestämd formatuppsättning med mera.

Genom att spara ett dokument som en Word-mall skapas en .dotx-fil som när den öppnas

skapar ett nytt dokument med samma grundutseende som mallen själv.

Vi skapar ett försättsblad, några rubriker, en innehållsförteckning och lägger till

sidnumrering. Via ”Arkiv-knappen” i övre vänstra hörnet väljer vi sedan ”Spara som” och i

menyn ”filformat” väljer vi nu alternativet ”Word-mall”.

Om vi nu dubbelklickar på Word-mallen som vi sparat skapas ett tomt dokument som från

början har samma utseende, formatuppsättning och så vidare som mallen.

Tips: I samma lista där du valde alternativet ”Word-mall” finner du även alternativet

”PDF”. När du lämnar in stora rapporter är PDF-formatet att föredra då det är ett format

som går att öppna på samtliga datorer på universitetet.

Framtida tips! • Använd helst inte färg i din rapport. Många rapporter skrivs ut i svartvitt och om man

skriver i färg ser det inte snyggt ut utskrivet!

• Korrekturläs dina arbeten eller be någon annan göra det! Words stavningskontroll

är inte perfekt!

• Numrerade rubrik är inte något obligatoriskt, men uppskattas ofta av läsare.

• Med funktionen ”Ersätt” kan man exempelvis söka efter två stycken ”mellanslag” och

ersätta med ett.

• Less is more; Rapporten ska vara enkel att läsa, vilket ofta betyder att man inte ska

använda de snygga effekterna som finns i Word.

• Radavstånd 1.5 kan se fult ut, men det är lättare att skriva kommentarer. Om ni ska

lämna in rapporter så fråga examinator vad han/hon föredrar.

• Det finns flera olika sätt att skriva rapporter. Beroende på inom vilket område du

skriver en rapport så kommer den se olika ut. Om du har en handledare eller en

assistent så fråga denna person om åsikter om du är osäker.

• Många problem som du stöter på har någon annan redan stött på. En sökning på Google

kan lösa många problem!