LAMPIRAN KEGIATAN 1 - LAN RI

67

LAMPIRAN

KEGIATAN 1

68

LAPORAN KEGIATAN

PENYUSUNAN DRAF STANDARD OPERATING

PROCEDURE (SOP) PEMBIMBINGAN AKADEMIK

Diselenggarakan oleh :

PROGRAM STUDI TEKNOLOGI HASIL PERIKANAN

FAKULTAS PERIKANAN DAN ILMU KELAUTAN

UNIVERSITAS BORNEO TARAKAN

2020

69

BAB I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Keberhasilan mahasiswa dalam studinya sangat bergantung pada bagaimana

mahasiswa tersebut menyikapi segala macam problematika yang dihadapi selama

menjalankan masa studi. Problematika tersebut diantaranya kurangnya kemampuan

adaptasi, komunikasi dan etika dalam lingkungan akademik; kesulitan dalam proses

belajar dan hilangnya motivasi; kebingungan dalam pengembangan kompetensi

keahlian dan arah karir pasca studi; hingga masalah personal yang kerap melanda

mahasiswa. Peralihan dari masa remaja ke dewasa membuat mahasiswa cenderung

kurang mampu dalam menyelesaikan masalah dan mengambil keputusan terbaik

sehingga mahasiswa tersebut berpotensi mengalami kegagalan dalam proses

belajar. Hal tersebut menjadi dasar pemikiran diperlukannya seorang pembimbing

atau penasehat akademik yang akan membantu mahasiswa untuk menyelesaikan

studinya dengan baik.

Bab Pembimbingan Akademik telah diatur dalam Peraturan Rektor

Universitas Borneo Tarakan Nomor 12 Tahun 2017 tentang Pedoman Pendidikan

Sarjana Universitas Borneo Tarakan. Di dalamnya disebutkan bahwa setiap

mahasiswa memperoleh seorang pembimbing akademik yang ditetapkan oleh

Dekan atas usulan dari ketua Jurusan/Program Studi. Namun, di tingkat Fakultas

Perikanan dan Ilmu Kelautan belum memiliki SOP Pembimbingan Akademik.

Adapun SOP yang telah tersedia terkait dengan Pembimbingan Akademik adalah

SOP Pelayanan Pengisian dan Penggantian KRS. Oleh karena itu, pengembangan

SOP Pembimbingan Akademik perlu dilakukan untuk memastikan proses

pembimbingan akademik mahasiswa dapat dilaksanakan sesuai dengan waktu dan

mutu yang direncanakan.

70

B. Tujuan

Tujuan dari kegiatan Penyusunan Draf Standard Operating Procedure (SOP)

Pembimbingan Akademik adalah sebagai berikut :

1. Mengetahui alur proses pembimbingan akademik yang ada di lingkungan

Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan

2. Memberikan usulan standar operasi yang dapat diterapkan agar alur proses

pembimbingan akademik sesuai dengan waktu dan mutu yang telah

direncanakan

3. Menghasilkan draf SOP Pembimbingan Akademik yang dapat diajukan

sebagai usulan dalam pengembangan SOP Pembimbingan Akademik di

Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan

C. Manfaat yang Diharapkan

Dengan adanya draf SOP Pembimbingan Akademik ini diharapkan dapat

menjadi bahan masukan dalam pengembangan SOP Pembimbingan Akademik di

tingkat Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan, Universitas Borneo Tarakan.

Pengembangan SOP tersebut sangat diharapkan untuk dapat meningkatkan

efektivitas pembimbingan akademik khususnya di program studi Teknologi Hasil

Perikanan

71

BAB II. HASIL KEGIATAN

A. Susunan Tim Penyusun Draf SOP Pembimbingan Akademik

Susunan tim penyusun draf Standard Operating Procedure (SOP)

Pembimbingan Akademik adalah sebagai berikut :

Penanggung Jawab : Ira Maya Abdiani, S.Pi., M.Si.

Ketua Tim Penyusun : Reni Tri Cahyani, S.Pi., M.Si.

Anggota : 1. Sumarlin, S.Si., M.Si.

2. Tri Paus H. Hutapea, S.Si., M.Si.

3. M. Fadnan Akhmadi, S.Pi., M.Si.

B. Rincian Kegiatan Penyusunan Draf SOP Pembimbingan Akademik

No. Nama Kegiatan Tanggal

1. Koordinasi/Diskusi dengan Mentor,

Coach dan Pimpinan

29 Juni 2020

2. Rapat Koordinasi Tim Penyusun

Draf SOP Pembimbingan Akademik

29 Juni 2020

3. Pengumpulan Data 30 Juni 2020

4. Penyusunan Draf SOP

Pembimbingan Akademik

01 Juli 2020

5. Rapat Finalisasi dan Persiapan

Sosialisasi Awal Draf SOP


02 Juli 2020

6. Sosialisasi Awal Draf SOP


03 Juli 2020

7. Perbaikan Draf SOP Pembimbingan

Akademik

03 Juli 2020

8. Pembuatan Laporan Kegiatan

Penyusunan draf SOP


04 Juli 2020

72

C. Penyusunan Draf SOP Pembimbingan Akademik

Rangkaian kegiatan penyusunan draf SOP Pembimbingan Akademik telah

dilaksanakan selama 6 hari dengan 8 tahap kegiatan yaitu tahap koordinasi/diskusi

dengan mentor, coach dan pimpinan; rapat koordinasi tim penyusun draf SOP

Pembimbingan Akademik; pengumpulan data; penyusunan draf SOP

Pembimbingan Akademik; rapat finalisasi dan persiapan sosialisasi awal draf SOP

Pembimbingan Akademik; sosialisasi awal draf SOP Pembimbingan Akademik;

perbaikan draf SOP Pembimbingan Akademik dan pembuatan laporan kegiatan

penyusunan draf SOP Pembimbingan Akademik. Dokumentasi kegiatan dan Surat

Tugas Tim Penyusun Draf SOP Pembimbingan Akademik dapat dilihat pada

Lampiran 1 dan 2.

Pada tahap pertama, ketua tim penyusun draf SOP Pembimbingan Akademik

melakukan koordinasi/diskusi dengan mentor, coach dan pimpinan terkait kegiatan

yang akan dilakukan. Koordinasi/diskusi dilaksanakan secara tatap muka dan/atau

menggunakan aplikasi Whatsapp. Pada tahap kedua, ketua tim memimpin rapat

koordinasi tim penyusun draf SOP Pembimbingan Akademik dengan agenda

penyampaian nama-nama tim penyusun draf SOP Pembimbingan Akademik dan

sosialisasi Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan SOP. Rapat koordinasi dilaksanakan

secara daring menggunakan aplikasi Zoom. Surat Undangan, Daftar Hadir dan

Notulensi dapat dilihat pada Lampiran 3.

Pada tahap ketiga, tim penyusun draf SOP Pembimbingan Akademik

mengumpulkan data-data yang diperlukan untuk penyusunan draf SOP

Pembimbingan Akademik meliputi data-data existing maupun data-data pendukung

sebagai referensi. Koordinasi tim dilakukan melalui grup Whatsapp. Metode

pengumpulan data yang digunakan adalah studi dokumen yang diperoleh dari

berbagai sumber dan wawancara terhadap Kasubbag Akademik, Fakultas Perikanan

dan Ilmu Kelautan.

Pada tahap keempat, tim penyusun draf SOP Pembimbingan Akademik

melakukan penyusunan draf SOP Pembimbingan Akademik berdasarkan data-data

yang telah dikumpulkan. Selanjutnya pada tahap kelima, dilakukan rapat finalisasi

draf SOP Pembimbingan Akademik dan persiapan sosialisasi awal draf SOP

Pembimbingan Akademik. Rapat tersebut dilaksanakan secara daring melalui

73

aplikasi Zoom. Surat Undangan, Daftar Hadir, dan Notulensi dapat dilihat pada

Lampiran 4.

Pada tahap keenam, tim penyusun draf SOP Pembimbingan Akademik

melakukan sosialisasi awal draf SOP Pembimbingan Akademik pada lingkup

internal Program Studi Teknologi Hasil Perikanan untuk mendapatkan masukan

dalam perbaikan draf SOP Pembimbingan Akademik yang telah disusun.

Sosialisasi awal dilaksanakan di Laboratorium Teknologi Hasil Perikanan. Surat

Undangan, Daftar Hadir dan Notulensi dapat dilihat pada Lampiran 5. Adapun

masukan yang diperoleh adalah agar dapat mempersingkat mutu baku waktu alur

proses dari awal data mahasiswa masuk hingga pembimbingan akademik

dilaksanakan.

Pada tahap ketujuh, tim penyusun draf SOP Pembimbingan Akademik

memperbaiki draf SOP Pembimbingan Akademik berdasarkan hasil sosialisasi

awal tersebut. Selanjutnya tahap kedelapan, tim membuat laporan kegiatan

penyusunan draf SOP Pembimbingan Akademik. Draf SOP Pembimbingan

Akademik ini nantinya akan diajukan kepada Unit Penjamin Mutu (UPM) sebagai

usulan dalam pengembangan SOP Pembimbingan Akademik Fakultas Perikanan

dan Ilmu Kelautan. Draf SOP Pembimbingan Akademik dan Testimoni dapat

dilihat pada Lampiran 6 dan 7.

74

BAB III. PENUTUP

Demikian laporan kegiatan Penyusunan Draf Standard Operating Procedure

(SOP) Pembimbingan Akademik Program Studi Teknologi Hasil Perikanan,

Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan, Universitas Borneo Tarakan Tahun 2020,

dalam rangka Aktualisasi Pelatihan Dasar CPNS “Penguatan Instrumen

Pembimbingan Akademik di Program Studi Teknologi Hasil Perikanan”.

Saran dan masukan yang ditujukan untuk perbaikan kegiatan ini sangatlah

kami harapkan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami sampaikan terima kasih.

Tarakan, 04 Juli 2020

Ketua Tim Penyusun,

Reni Tri Cahyani, S.Pi., M.Si

NIP. 198911262019032015

75

Lampiran 1. Dokumentasi Kegiatan

Foto 1. Diskusi dengan Mentor

Foto 2. Koordinasi dengan Coach

Foto 3. Koordinasi dengan Pimpinan

76

Foto 4. Rapat Koordinasi Tim Penyusun SOP Pembimbingan Akademik

Foto 5. Pengumpulan Data

Foto 6. Penyusunan Draf SOP Pembimbingan Akademik

77

Foto 7. Rapat Finalisasi Draf SOP Pembimbingan Akademik

Foto 8. Sosialisasi Awal Draf SOP Pembimbingan Akademik

Foto 9. Perbaikan Draf SOP Pembimbingan Akademik

78

Foto 10. Pembuatan Laporan Kegiatan

79

Lampiran 2. Surat Tugas Tim Penyusun Draf SOP Pembimbingan Akademik

80

Lampiran 3. Surat Undangan, Daftar Hadir dan Notulensi Rapat Koordinasi

Tim Penyusun Draf SOP Pembimbingan Akademik

81

82

83

Lampiran 4. Surat Undangan, Daftar Hadir dan Notulensi Rapat Finalisasi

dan Persiapan Sosialisasi Awal Draf SOP Pembimbingan

Akademik

84

85

86

Lampiran 5. Surat Undangan, Daftar Hadir dan Notulensi Sosialisasi Awal

Draf SOP Pembimbingan Akademik

87

88

89

Lampiran 6. Draf SOP Pembimbingan Akademik

DRAF

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

PEMBIMBINGAN AKADEMIK


2020


Jl. Amal Lama No. 1 Tarakan

Telp. 08115307023

Kota Tarakan Kalimantan Utara, 77123

90

Draf Standard Operating Procedure (SOP)


A. Tujuan

Standard Operating Procedure (SOP) ini merupakan prosedur

Pembimbingan Akademik di Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan

Universitas Borneo Tarakan, sehingga proses pembimbingan akademik

mahasiswa dapat dilaksanakan sesuai dengan waktu dan mutu yang

direncanakan.

B. Ruang Lingkup

Ruang lingkup dalam SOP ini meliputi prosedur penetapan pembimbing

akademik hingga penyelenggaraan pembimbingan akademik di Fakultas

Perikanan dan Ilmu Kelautan Universitas Borneo Tarakan.

C. Acuan

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang

Sistem Pendidikan Nasional


Pendidikan Tinggi.

3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 04 Tahun 2014

tentang Penyelenggaraan Pendidikan dan Pengelolaan Perguruan

Tinggi.

4. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 49 tahun 2014

Standar Nasional Pendidikan Tinggi

5. Peraturan Menteri, Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik

Indonesia Nomor 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu

Pendidikan Tinggi

6. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi

Birokrasi Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman

Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

7. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 15

Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Borneo

Tarakan

8. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik

Indonesia Nomor 125 Tahun 2016 tentang Statuta Universitas Borneo

Tarakan

9. Peraturan Rektor Universitas Borneo Tarakan Nomor 12 Tahun 2017

tentang Pedoman Pendidikan Sarjana Universitas Borneo Tarakan

10. Standar Mutu Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas

Borneo Tarakan

11. Program Unit Penjaminan Mutu Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan

91

D. Definisi

1. Pembimbingan akademik adalah suatu bentuk pelayanan bimbingan

akademik yang diberikan oleh pembimbing akademik kepada

mahasiswa selama menjalani studi di Fakultas Perikanan dan Ilmu

Kelautan Universitas Borneo Tarakan sehingga dapat menyelesaikan

studinya dengan baik.

2. Pembimbing akademik adalah dosen yang bertugas membantu

mahasiswa melakukan perencanaan studi dan menyelesaikan program

studinya dengan baik, sesuai dengan minat dan kemampuan.

3. Mahasiswa bimbingan adalah seorang atau sekelompok mahasiswa

yang terdaftar pada program studi dan berada di bawah pembimbingan

seorang pembimbing akademik yang ditetapkan oleh Dekan atas usulan

Ketua Jurusan/Program Studi.

4. KRS (Kartu Rencana Studi) manual adalah rancangan mata kuliah yang

akan diambil mahasiwa pada awal semester dan dikonsultasikan kepada

pembimbing akademik untuk disetujui

5. DHS (Daftar Hasil Studi) adalah hasil penilaian studi mahasiswa dalam

satu semester yang berisi kode mata kuliah dan nama matakuliah, sks,

nilai, bobot (N), perkalian sks, IP semester, IP kumulatif, sks yang

boleh diambil mahasiswa pada semester berikutnya dan sisa masa studi.

6. Buku Sakti Pembimbingan Akademik (SPA) adalah buku

pembimbingan akademik yang berfungsi untuk merekam setiap hasil

kegiatan pembimbingan akademik dari awal hingga akhir studi

mahasiswa

E. Pengguna

1. Dekan/Wakil Dekan

2. Ketua dan Sekretaris Jurusan/Program Studi

3. Dosen

4. Kasubbag Akademik/Umum

5. Mahasiswa

F. Tanggung Jawab dan Tugas Pelaksana Pembimbingan Akademik

1. Dekan/Wakil Dekan bertanggung jawab terhadap seluruh proses

pelaksanaan kegiatan pembimbingan akademik di lingkungan Fakultas

Perikanan dan Ilmu Kelautan, dengan tugas sebagai berikut:

a. Menetapkan nama-nama dosen yang diberi tugas sebagai

pembimbing akademik beserta nama-nama mahasiswa

bimbingan.

b. Mengawasi dan mengevaluasi proses dan hasil pelaksanaan

kegiatan pembimbingan akademik di lingkungan Fakultas

Perikanan dan Ilmu Kelautan

92

2. Ketua Jurusan/Program Studi dibantu oleh Sekertaris Jurusan/Program

Studi bertanggung jawab atas seluruh proses pelaksanaan kegiatan

pembimbingan akademik di lingkungan Jurusan/Program Studi, dengan

tugas sebagai berikut:

a. Mengusulkan nama-nama Pembimbing Akademik dan nama-

nama mahasiswa bimbingannya untuk ditetapkan oleh Dekan.

b. Memberikan pengarahan kepada Pembimbing Akademik tentang

pola pelaksanaan kegiatan pembimbingan akademik bagi

mahasiswa.

c. Mengkoordinir Pembimbing Akademik dan mahasiswa dalam

melaksanakan kegiatan pembimbingan akademik.

d. Memonitor proses pelaksanaan pembimbingan akademik.

e. Menandatangani Kartu Rencana Studi (KRS), Daftar Hasil Studi

(DHS), maupun dokumen lainnya yang berkaitan dengan

pelaksanaan pembimbingan akademik

f. Mengumpulkan dan mengarsipkan data-data dan informasi yang

berkaitan dengan kegiatan pembimbingan akademik

3. Dosen Pembimbing Akademik merupakan unsur pelaksana teknis

pembimbingan akademik yang ditetapkan oleh Dekan Fakultas

berdasarkan usulan Ketua Jurusan/Program Studi, dengan tugas sebagai

berikut:

a. Memberikan arahan kepada mahasiswa tentang hal-hal yang

berkenaan dengan peraturan dan tata tertib yang berlaku di

lingkungan akademik

b. Menanamkan nilai-nilai norma, etika dan moral akademik kepada

mahasiswa.

c. Membina dan mengembangkan sikap dan kebiasaan belajar yang

baik serta kemampuan penalaran dan kematangan berfikir kepada

mahasiswa

d. Memberikan konsultasi dan pertimbangan kepada mahasiswa

dalam menyusun rencana studi dan memberikan pengesahan

Kartu Rencana Studi (KRS) pada saat registrasi akademik

e. Mengikuti, mengamati, mengarahkan dan mengevaluasi

kemajuan studi mahasiswa yang dibimbing secara berkala

f. Membantu mahasiswa dalam penyelesaikan masalah-masalah

yang berhubungan dengan kegiatan akademik maupun

perkuliahan.

g. Memberikan informasi dan arahan dalam penyaluran minat dan

bakat serta pengembangan kompetensi mahasiswa

h. Mendokumentasikan pelaksanaan tugas-tugas pembimbingan

akademik

93

4. Kasubbag Akademik merupakan Pelaksana Administrasi

Pembimbingan Akademik yang menunjang terlaksananya

pembimbingan akademik, dengan tugas sebagai berikut:

a. Menyiapkan seluruh unsur kelengkapan administrasi kegiatan

Pembimbingan Akademik.

b. Menyiapkan dan/atau memfasilitasi ketersediaan tempat, alat

tulis, dan fasilitas lain yang dibutuhkan untuk pelaksanaan

pembimbingan akademik.

G. Uraian Prosedur

1. Kasubbag Akademik meneruskan data mahasiswa dari BAKK ke

Jurusan/Program Studi berdasarkan disposisi Dekan

2. Ketua Jurusan/Program Studi mengajukan usulan nama-nama dosen

sebagai pembimbing akademik beserta nama-nama mahasiswanya

3. Dekan memberikan persetujuan atas usulan nama-nama dosen sebagai

pembimbing akademik beserta nama-nama mahasiswanya dan

membuat disposisi untuk pembuatan SK Pembimbing Akademik

4. Kasubbag Umum membuatkan draf SK Pembimbing Akademik

sedangkan Kassubbag Akademik membuatkan lampirannya untuk

ditandatangani oleh Dekan

5. Dekan menandatangani draf SK Pembimbing Akademik dan

menyerahkan ke Kasubbag Umum

6. Kasubbag Umum mendistribusikan kepada Jurusan/Program Studi.

Sementara itu, Kasubbag Akademik mengentri nama-nama dosen

Pembimbing Akademik di sistem SIAKAD

7. Ketua Jurusan/Program Studi menyerahkan SK dan memberikan

pengarahan kepada Pembimbing Akademik tentang pola pelaksanaan

kegiatan pembimbingan akademik mahasiswa

8. Dosen Pembimbing akademik mempersiapkan kelengkapan serta

menentukan dan mengumumkan jadwal pembimbingan akademik

9. Mahasiswa mempersiapkan kelengkapan pembimbingan akademik

10. Dosen pembimbing akademik melaksanakan pembimbingan akademik

dan melaporkan hasil pembimbingan akademik tersebut kepada Ketua

Jurusan/Program Studi

11. Ketua Jurusan/Program Studi melakukan monitoring dan evaluasi hasil

pembimbingan akademik mahasiswa

94

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN



NOMOR SOP

TGL. PEMBUATAN

TGL. REVISI

TGL. EFEKTIF

DISAHKAN OLEH Dekan Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan

NAMA SOP PEMBIMBINGAN AKADEMIK

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan

Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

2. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 15 Tahun

2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Borneo Tarakan

3. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia

Nomor 125 Tahun 2016 tentang statuta Universitss Borneo Tarakan

4. Peraturan Rektor Universitas Borneo Tarakan Nomor 12 Tahun 2017 tentang

Pedoman Pendidikan Sarjana Universitas Borneo Tarakan

1. D3/S1 untuk administrasi akademik

2. S2/S3 untuk pembimbing akademik

3. Mempunyai kemampuan pengolahan data sederhana

4. Memahami tugas dan fungsi sistem dan prosedur pengelolaan data

5. Mengusai masalah akademik untuk pembimbing akademik

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. Kalender Akademik UBT

2. SOP Pelayanan Pengisian dan Penggantian KRS FPIK UBT

3. Pedoman Pendidikan Sarjana UBT

4. Standar Mutu SPMI UBT

5. Program Unit Penjaminan Mutu FPIK

1. Komputer/Laptop

2. Jaringan internet

3. Sistem SIAKAD

4. Buku SPA

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Jika ada tahap kegiatan yang dilaksanakan melebihi batas waktu yang ditetapkan

maka akan menghambat kegiatan selanjutnya

Disimpan sebagai data elektronik dan manual

95

No. Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Ket

Kasubbag

Akademik

Kajur/

Kaprodi

Dekan Kasubbag

Umum

Pembimbing

Akademik

Maha

siswa

Kelengkapan Waktu

Output

1. Meneruskan data dari

BAKK ke Jurusan/Program

studi

Disposisi 10 menit Daftar

mahasiswa

teregistrasi

2. Mengajukan usulan nama-

nama dosen sebagai

pembimbing akademik

beserta nama-nama

mahasiswanya

Surat

pengantar

1 hari - Dijelaskan

pada

Juknis PA

3. Memberikan persetujuan

Tidak/

revisi

Ya

- 5 menit Disposisi

4. Membuatkan draf SK dan

Lampirannya

Disposisi 1 jam Draf SK

PA

5. Menandatangani draf SK

- 5 menit SK PA

6. Mendistribusikan SK dan

mengentri nama

pembimbing akademik di

sistem SIAKAD

SK PA,

Jaringan

internet,

Sistem

SIAKAD

30 menit SK PA dan

hasil entri

dosen PA

96

7. Menyerahkan SK dan

memberikan pengarahan

kepada pembimbing

akademik tentang pola

pelaksanaan kegiatan

pembimbingan akademik

mahasiswa

SK PA, SOP

PA, SOP

Pel.

Pengisian

dan

penggantian

KRS, Buku

Pedoman

Pendidikan

Sarjana,

Juknis PA

1 jam -

8. Mempersiapkan

kelengkapan serta

menyusun dan

mengumumkan jadwal


- 1 hari Kelengkap

an dan

Jadwal

Dijelaskan

pada

Juknis PA

9. Mempersiapkan

kelengkapan


- 1 hari KRS,

DHS,

Buku SPA,

ATK

10. Melaksanakan


dan melaporkan hasilnya

kepada Ketua


Jaringan

internet,

sistem

SIAKAD,

ATK, buku

SPA, dan

kelengkapan

lain

- Isian Buku

SPA,

laporan

hasil PA

11. Melakukan monitoring dan

evaluasi

Laporan

hasil PA

- Laporan

hasil

monitoring

dan

evaluasi

97

Lampiran 7. Testimoni oleh Ketua Unit Penjaminan Mutu FPIK

98

LAMPIRAN

KEGIATAN 2

99

LAPORAN KEGIATAN

PENYUSUNAN DRAF PETUNJUK TEKNIS






2020

100

BAB I. PENDAHULUAN

D. Latar Belakang

Universitas Borneo Tarakan sangat berkomitmen terhadap peningkatan mutu

dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi yang mana tercantum dalam Peraturan

Rektor Nomor 14 Tahun 2017 yang menyebutkan bahwa “Universitas Borneo

Tarakan berkomitmen tinggi terhadap mutu secara konsisten dan berkelanjutan

dalam menyelenggarakan pendidikan tinggi yang dapat mendukung pembangunan

dan pengembangan potensi kawasan perbatasan”. Selain itu, dalam Peraturan

Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 125 Tahun 2016 tentang

Statuta Universitas Borneo Tarakan Pasal 89 juga mengatur tentang kebijakan

pengembangan Sistem Penjamin Mutu Internal (SPMI).

SPMI Universitas Borneo Tarakan merupakan kegiatan sistemik penjaminan

mutu pendidikan tinggi untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan

pendidikan tinggi secara terencana dan berkelanjutan melalui siklus penetapan,

pelaksanaan, evaluasi, pengendalian dan peningkatan standar pendidikan tinggi yang

secara periodik dievaluasi untuk diperbaiki. SPMI mencakup seluruh kegiatan

pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat beserta sumber daya yang

digunakan untuk mencapai Standar Nasional Pendidikan Tinggi. Salah satu unsur

dalam standar mutu proses pembelajaran yang diatur dalam SPMI adalah

pembimbingan akademik.

Dalam rangka menjamin mutu proses pembimbingan akademik di Program Studi

Teknologi Hasil Perikanan Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan, Universitas Borneo

Tarakan, maka diperlukan suatu pedoman atau petunjuk teknis bagi Jurusan/Program

Studi, pembimbing akademik, mahasiswa maupun pihak lain yang terkait, untuk

memastikan bahwa semua pihak yang terlibat dapat menerapkan sistem penjaminan

mutu dalam proses pembimbingan akademik sehingga dapat memenuhi standar mutu

yang telah diatur dalam SPMI Universitas Borneo Tarakan.

101

E. Tujuan

Tujuan dari kegiatan Penyusunan Draf Petunjuk Teknis Pembimbingan

Akademik adalah sebagai berikut :

4. Meningkatkan mutu pembimbingan akademik di Program Studi Teknologi Hasil

Perikanan

5. Menghasilkan draf Petunjuk Teknis Pembimbingan Akademik yang dapat

diajukan sebagai usulan pengembangan petunjuk teknis pembimbingan

akademik di Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan

F. Manfaat yang Diharapkan

Dengan adanya draf Petunjuk Teknis Pembimbingan Akademik ini diharapkan

dapat menjadi bahan masukan dalam pengembangan petunjuk teknis pembimbingan

akademik di Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan, Universitas Borneo Tarakan.

Pengembangan tersebut sangat diharapkan untuk dapat meningkatkan efektivitas

pembimbingan akademik khususnya di program studi Teknologi Hasil Perikanan

102


D. Rincian Kegiatan Penyusunan Draf SOP Pembimbingan Akademik


1. Koordinasi Mentor, Coach dan

Pimpinan

06 Juli 2020

2. Pengumpulan Data 06 Juli 2020

3. Penyusunan Draf Petunjuk Teknis


07-08 Juli 2020

4. Sosialisasi Awal Draf Petunjuk

Teknis Pembimbingan Akademik

09 Juli 2020

5. Perbaikan Draf Petunjuk Teknis


09 Juli 2020

6. Pembuatan Laporan Kegiatan

Penyusunan Draf Petunjuk Teknis


10-11 Juli 2020

E. Penyusunan Draf Petunjuk Teknis Pembimbingan Akademik

Rangkaian kegiatan penyusunan draf Petunjuk Teknis Pembimbingan Akademik

telah dilaksanakan selama 6 hari dengan 6 tahap kegiatan yaitu tahap koordinasi dengan

mentor, coach dan pimpinan; pengumpulan data; penyusunan draf Petunjuk Teknis

Pembimbingan Akademik; sosialisasi awal draf Petunjuk Teknis Pembimbingan

Akademik; perbaikan draf Petunjuk Teknis Pembimbingan Akademik dan pembuatan

laporan kegiatan penyusunan draf Petunjuk Teknis Pembimbingan Akademik.

Dokumentasi kegiatan dapat dilihat pada Lampiran 1.

Pada tahap pertama, penyusun melakukan koordinasi dengan mentor, coach dan

pimpinan terkait kegiatan yang akan dilakukan. Koordinasi dilaksanakan secara tatap

muka dan/atau menggunakan aplikasi Whatsapp. Pada tahap kedua, penyusun

mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam penyusunan draf Petunjuk Teknis


103

sebagai referensi. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah studi dokumen

yang diperoleh dari berbagai sumber dan wawancara terhadap Ketua Unit Penjamin

Mutu (UPM) Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan.

Pada tahap ketiga, penyusun melakukan penyusunan draf Petunjuk Teknis

Pembimbingan Akademik secara mandiri berdasarkan data-data yang telah

dikumpulkan. Penyusunan dilaksanakan selama 2 hari. Pada tahap keempat, penyusun

melakukan sosialisasi awal draf Petunjuk Teknis Pembimbingan Akademik pada

lingkup internal Program Studi Teknologi Hasil Perikanan untuk mendapatkan

masukan dalam perbaikan draf Petunjuk Teknis Pembimbingan Akademik yang telah

disusun. Sosialisasi awal dilaksanakan di Ruang Rapat FPIK Lantai 2. Surat Undangan,

Daftar Hadir dan Notulensi dapat dilihat pada Lampiran 2. Adapun masukan yang

diperoleh adalah mengganti redaksi dari pernyataan pada poin h tentang alasan

penggantian pembimbing akademik secara permanen dan menambahkan penjelasan

bagaimana penetapan pembimbing akademik pengganti.

Selanjutnya pada tahap kelima, tim penyusun memperbaiki draf Petunjuk Teknis

Pembimbingan Akademik berdasarkan masukan-masukan yang diterima dari

sosialisasi awal yang telah dilaksanakan. Pada tahap keenam, penyusun membuat

laporan kegiatan penyusunan draf Petunjuk Teknis Pembimbingan Akademik. Draf

Petunjuk Teknis Pembimbingan Akademik ini nantinya juga akan diajukan kepada

Unit Penjamin Mutu (UPM) Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan sebagai usulan

dalam pengembangan Petunjuk Teknis Pembimbingan Akademik Fakultas Perikanan

dan Ilmu Kelautan. Draf Petunjuk Teknik Pembimbingan Akademik dan Testimoni

dapat dilihat pada Lampiran 3 dan 4.

104

BAB III. PENUTUP

Demikian laporan kegiatan Penyusunan Draf Petunjuk Teknis Pembimbingan

Akademik Program Studi Teknologi Hasil Perikanan, Fakultas Perikanan dan Ilmu

Kelautan, Universitas Borneo Tarakan Tahun 2020, dalam rangka Aktualisasi

Pelatihan Dasar CPNS “Penguatan Instrumen Pembimbingan Akademik di Program

Studi Teknologi Hasil Perikanan”.

Saran dan masukan yang ditujukan untuk perbaikan kegiatan ini sangatlah kami

harapkan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami sampaikan terima kasih.


Penyusun,


NIP. 198911262019032015

105


Foto 1. Koordinasi dengan Mentor



106


Foto 5. Penyusunan Draf Juknis Pembimbingan Akademik

Foto 6. Sosialisasi Awal Draf Juknis Pembimbingan Akademik

107

Foto 7. Perbaikan Draf Juknis Pembimbingan Akademik


108

Lampiran 2. Surat Undangan, Daftar Hadir dan Notulensi Sosialisasi Awal Draf

Petunjuk Teknis Pembimbingan Akademik

109

110

111

Lampiran 3. Draf Petunjuk Teknis Pembimbingan Akademik

DRAF PETUNJUK TEKNIS


2020




Jl. Amal Lama No. 1 Tarakan

Telp. 08115307023

Kota Tarakan Kalimantan Utara, 77123

112

DRAF PETUNJUK TEKNIS

TENTANG PEMBIMBINGAN AKADEMIK

DI PROGRAM STUDI TEKNOLOGI HASIL PERIKANAN



No. .......................................

A. Tujuan

Petunjuk teknis ini bertujuan untuk memberikan panduan bagi Ketua

Jurusan/Program Studi, Gugus Penjaminan Mutu, Pembimbing Akademik

maupun Mahasiswa dalam pelaksanaan pembimbingan akademik. Selain itu,

petunjuk teknis ini juga bertujuan untuk memberikan jaminan mutu dalam

pelaksanaan pembimbingan akademik di lingkup Program Studi Teknologi Hasil

Perikanan, Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan, Universitas Borneo Tarakan

B. Ruang Lingkup

Ruang lingkup dalam petunjuk teknis ini meliputi tatacara pengajuan usulan

nama-nama pembimbing akademik; persiapan pembimbingan akademik;

pelaksanaan dan pelaporan hasil pembimbingan akademik; monitoring dan

evaluasi hasil pembimbingan akademik dan penggantian pembimbing akademik

di lingkup Program Studi Teknologi Hasil Perikanan, Fakultas Perikanan dan

Ilmu Kelautan Universitas Borneo Tarakan.

C. Acuan

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem

Pendidikan Nasional


Pendidikan Tinggi.

3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 04 Tahun 2014 tentang

Penyelenggaraan Pendidikan dan Pengelolaan Perguruan Tinggi.

4. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 49 tahun 2014

Standar Nasional Pendidikan Tinggi

5. Peraturan Menteri, Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik

Indonesia Nomor 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu

Pendidikan Tinggi

6. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi

Birokrasi Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman

Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

113

7. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 15

Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Borneo Tarakan

8. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik

Indonesia Nomor 125 Tahun 2016 tentang Statuta Universitas Borneo

Tarakan

9. Peraturan Rektor Universitas Borneo Tarakan Nomor 12 Tahun 2017

tentang Pedoman Pendidikan Sarjana Universitas Borneo Tarakan

10. Standar Mutu Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas

Borneo Tarakan

11. Program Unit Penjaminan Mutu Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan

D. Definisi

1. Pembimbingan akademik adalah suatu bentuk pelayanan bimbingan

akademik yang diberikan oleh pembimbing akademik kepada mahasiswa

selama menjalani studi di Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan

Universitas Borneo Tarakan sehingga dapat menyelesaikan studinya

dengan baik.

2. Pembimbing akademik adalah dosen yang bertugas membantu mahasiswa

melakukan perencanaan studi dan menyelesaikan program studinya dengan

baik, sesuai dengan minat dan kemampuan.

3. Mahasiswa bimbingan adalah seorang atau sekelompok mahasiswa yang

terdaftar pada program studi dan berada di bawah pembimbingan seorang

pembimbing akademik yang ditetapkan oleh Dekan atas usulan Ketua

Jurusan/Program Studi.

4. KRS (Kartu Rencana Studi) manual adalah rancangan mata kuliah yang

akan diambil mahasiwa pada awal semester dan dikonsultasikan kepada

pembimbing akademik untuk disetujui

5. DHS (Daftar Hasil Studi) adalah hasil penilaian studi mahasiswa dalam

satu semester yang berisi kode mata kuliah dan nama matakuliah, sks, nilai,

bobot (N), perkalian sks, IP semester, IP kumulatif, sks yang boleh diambil

mahasiswa pada semester berikutnya dan sisa masa studi.

6. Buku Sakti Pembimbingan Akademik (SPA) adalah buku pembimbingan

akademik yang berfungsi untuk merekam setiap hasil kegiatan

pembimbingan akademik dari awal hingga akhir studi mahasiswa

114

A. Pengajuan Usulan Nama-nama Dosen sebagai Pembimbing Akademik

1. Dosen yang diusulkan sebagai pembimbing akademik harus memenuhi

persyaratan sebagai berikut :

a. Merupakan dosen tetap di Lingkungan Universitas Borneo Tarakan

yang telah memiliki NIDN

b. Memiliki kualifikasi pendidikan minimal strata dua (S-2) untuk

Program strata satu (S-1)

c. Memiliki kompetensi yang sama atau sesuai dengan jurusan/program

studi yang ditempuh mahasiswa bimbingan.

2. Jurusan/Program Studi akan mengadakan rapat internal terkait pengajuan

usulan nama-nama dosen sebagai pembimbing akademik segera setelah

Jurusan/Program Studi menerima surat pengantar dari Kasubbag

Akademik

3. Jurusan/Program Studi harus mengatur distribusi tugas pembimbingan

akademik dengan memperhatikan jumlah total bimbingan mahasiswa per

dosen yaitu maksimal 20 mahasiswa

B. Persiapan Pembimbingan Akademik

1. Pembimbing akademik harus mempersiapkan kelengkapan pembimbingan

akademik meliputi :

a. SOP Pembimbingan Akademik

b. SOP Pelayanan Pengisian dan Penggantian KRS

c. Buku Pedoman Pendidikan Sarjana

d. Pedoman Perilaku Umum dan Kemahasiswaan

e. Juknis Pembimbingan Akademik

f. ATK

2. Mahasiswa juga harus mempersiapkan kelengkapan pembimbingan

akademik meliputi :

a. KRS

b. DHS

c. Buku SPA

d. ATK

3. Pada awal semester, pembimbing akademik harus menyusun jadwal

pelaksanaan pembimbingan akademik dan mengumumkannya paling

lambat 2 (dua) hari sebelum pelaksanaan pembimbingan akademik melalui

papan pengumuman maupun website fakultas.

115

C. Pelaksanaan dan Pelaporan Hasil Pembimbingan Akademik

1. Pada pertemuan perdana dengan mahasiswa, pembimbing akademik

diwajibkan memberitahukan kepada mahasiswa bimbingannya mengenai

Petunjuk Teknis Pembimbingan Akademik.

2. Pembimbingan akademik harus dilaksanakan dengan memperhatikan kode

etik lingkungan akademik yang berlaku

3. Pembimbingan akademik dilakukan secara berkala, baik secara tatap muka

langsung maupun secara daring melalui (whatsapp/zoom/google meet)

untuk memantau kemajuan studi mahasiswa bimbingannnya.

4. Pembimbingan akademik dilaksanakan dengan metode wawancara dan/

atau diskusi secara terbuka dan ramah antara pembimbing akademik

dengan mahasiswa bimbingannnya.

5. Pertemuan pembimbingan akademik sekurang-kurangnya 4 kali dalam satu

semester. Khusus mahasiswa baru dan mahasiswa yang mempunyai nilai

studi di bawah standar maka pembimbing akademik akan memberikan

jadwal konsultasi tambahan.

6. Hal-hal yang perlu diperhatikan pembimbing akademik dalam pelaksanaan

pembimbingan akademik adalah sebagai berikut :

a. Pembimbing akademik membuat grup whatsapp untuk

menyampaikan informasi penting kepada mahasiswa bimbingannya

b. Pembimbing akademik memberikan arahan tentang hal-hal yang

berkenaan dengan peraturan dan tata tertib yang berlaku dan

bagaimana cara berperilaku serta beretika dalam lingkungan

akademik

c. Pembimbing akademik membantu mahasiswa menyusun rencana

dan strategi studi untuk semester berjalan serta mencatat hal-hal yang

dianggap penting dan perlu selama proses pembimbingan pada buku

SPA bagian Catatan Kemajuan

d. Pembimbing akademik memberikan pengesahan KRS pada saat

registrasi akademik dan mengarsip/menyimpan DHS dan data

lengkap mahasiswa yang didokumentasikan pada map untuk masing-

masing mahasiswa serta fotokopi KRS persemester dari setiap

mahasiswa bimbingannya selama mahasiswa tersebut aktif sebagai

mahasiswa

e. Pembimbing akademik memantau kegiatan mahasiswa baik di dalam

kampus maupun di luar kampus serta memantau kemajuan

pelaksanaan PKL/Skripsi.

116

f. Pembimbing akademik memberikan arahan dalam penyaluran minat

dan bakat serta pengembangan kompetensi yang mendukung arah

karir mahasiswa setelah menyelesaikan studi

g. Pembimbing akademik membantu mahasiswa apabila mereka

menghadapi kesulitan akademik maupun perkuliahan, membantu

mengidentifikasikan dan memecahkan masalah dan/atau

menyarankan solusi tertentu untuk kebaikan mahasiswa.

h. Pembimbing akademik mengevaluasi hasil studi dan lama studi

mahasiswa bimbingannya dan memberikan arahan serta motivasi

kepada mahasiswa yang bersangkutan untuk memperbaiki prestasi

dan agar dapat menyelesaikan studinya tepat waktu

i. Pembimbing akademik menyatakan penilaiannya terhadap prestasi

mahasiswa disertai komentar sewajarnya seperti: pujian,

penghargaan, teguran dan lain sebagainya

j. Pembimbing akademik wajib memberikan peringatan yang intens

kepada mahasiswa bimbingannya yang masih belum lulus pada

semester 9

k. Pada akhir pertemuan, pembimbing akademik menandatangani

Catatan Kemajuan pada Buku SPA sebagai bukti bahwa

pembimbingan akademik telah dilaksanakan.

7. Hal-hal yang perlu diperhatikan mahasiswa dalam pelaksanaan

pembimbingan akademik adalah sebagai berikut:

a. Mahasiswa wajib mengikuti pembimbingan akademik sesuai jadwal

yang telah ditentukan dan tidak diwakilkan kecuali jika berhalangan

karena sakit

b. Mahasiswa wajib membawa buku SPA setiap kali mengikuti


c. Mahasiswa wajib menjaga buku SPA agar tidak rusak/hilang. Jika

ada kerusakan atau kehilangan mahasiswa wajib mengganti dan

menerima sanksi yang ditetapkan oleh Jurusan/Program studi

d. Setiap mahasiswa wajib mencetak KRS dan menyerahkan KRS dan

DHS asli kepada Jurusan/Program Studi serta fotocopynya untuk

pembimbing akademik dan arsip pribadi. DHS wajib dilaporkan

kepada orang tua atau wali mahasiswa tersebut.

e. Setiap mahasiswa harus menerima dan melaksanakan semua

keputusan yang telah diambil bersama dengan pembimbing

akademik

f. Setiap semester, mahasiswa menyerahkan Buku SPA kepada

pembimbing akademik. Selanjutnya, pembimbing akademik akan

117

menyerahkan Laporan Hasil Pembimbingan Akademik (Lampiran

1) beserta buku SPA yang telah diisi kepada Jurusan/program studi

untuk dilakukan evaluasi. Buku SPA akan dikembalikan kepada

mahasiswa pada awal semester.

8. Pembimbing akademik dapat merekomendasikan mahasiswa

bimbingannya yang berprestasi dan layak untuk mendapatkan beasiswa

kepada Ketua Jurusan/program studi

D. Monitoring dan Evaluasi Pembimbingan Akademik

1. Jurusan/program studi melakukan monitoring dan evaluasi setiap akhir

semester melalui Gugus Penjaminan Mutu (GPM) Jurusan/Program Studi.

GPM menyusun Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Pembimbingan

Akademik (Lampiran 2).

2. GPM akan melakukan Rapat bersama Ketua Jurusan/Program Studi untuk

membahas hasil monitoring dan evaluasi Pembimbingan Akademik


3. Hasil rapat tersebut akan disampaikan Ketua Jurusan/Program Studi pada

Rapat Internal Jurusan/Program Studi

E. Penggantian Pembimbing Akademik

1. Penggantian pembimbing akademik secara permanen ditetapkan melalui

SK Dekan dan dapat dilakukan dalam keadaan-keadaan tertentu yang

memaksa diantaranya sebagai berikut:

a. Pembimbing akademik sakit keras lebih dari satu semester

b. Pembimbing akademik meninggal dunia

c. Pembimbing akademik memasuki masa pensiun

d. Pembimbing akademik mendapat tugas belajar dan atau tugas negara

dalam waktu lebih dari satu semester

e. Pembimbing akademik mengundurkan diri secara tertulis dan atau

diberhentikan dengan tidak hormat

f. Terjadi konflik antara mahasiswa bimbingan dengan pembimbing

akademik yang tidak dapat dipecahkan setelah dimediasi oleh


g. Pembimbing akademik dan mahasiswa terlibat hubungan personal

yang menjurus ke arah negatif dan/atau asusila.

h. Pembimbing akademik dianggap lalai dan/atau tidak melaksanakan

tugasnya sebagai pembimbing akademik sehingga menyebabkan

terhambatnya studi mahasiswa

118

2. Penggantian sementara pembimbing akademik dapat dilakukan selama

waktu tertentu dan secara otomatis dilimpahkan kepada Ketua

Jurusan/Program Studi dengan sebab-sebab sebagai berikut :

a. Pembimbing akademik sedang melaksanakan tugas luar atau dinas

khusus kurang dari satu semester

b. Pembimbing akademik sedang sakit ringan

c. Pembimbing akademik melaksanakan ibadah haji

d. Alasan lain yang menyebabkan pembimbing akademik tidak dapat

hadir di Jurusan/Program Studi.

119

Lampiran 1. Format Laporan Hasil Pembimbingan Akademik

LAPORAN HASIL PEMBIMBINGAN AKADEMIK

Pembimbing Akademik :

Tahun Akademik :

Semester : genap / ganjil

No Nama

Mahasiswa

NPM Status

Mahasiswa

SMT IPS IPK SKS

Kumulatif

Catatan Hasil Evaluasi Studi Mahasiswa :

120

,

Tarakan,............................

Pembimbing Akademik

Nama Lengkap dan Gelar

NIP

121

Lampiran 2. Format Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Pembimbingan Akademik

LAPORAN HASIL MONITORING DAN EVALUASI


.

Pembimbing Akademik :

Tahun Akademik :

Semester : genap / ganjil

No Unsur Pelaksanaan Keterangan

Ya Tidak

1. Melakukan pembimbingan

akademik minimal 4 kali

dalam satu semester

2. Memantau kegiatan

mahasiswa

3. Mengisi catatan kemajuan

studi mahasiswa

4. Melakukan evaluasi studi

mahasiswa

Catatan Hasil Monitoring dan Evaluasi :

Catatan Rekomendasi :

Catatan Tindak Lanjut :

Tarakan,................................. Ketua Program Studi THP

Ketua GPM THP

Ira Maya Abdiani, S.Pi., M.Sc. NIP. 198104052012122004

Stephanie Bija, S.Pd., M.Si. NIP. 199202212019032025

122

Lampiran 4. Testimoni oleh Ketua GPM Program Studi THP

123

LAMPIRAN

KEGIATAN 3

124

LAPORAN KEGIATAN

PENYUSUNAN DRAF BUKU SAKTI






2020

125

BAB I. PENDAHULUAN

G. Latar Belakang

Pembimbingan akademik memiliki kontribusi yang sangat penting dalam

kelancaran studi mahasiswa. Oleh karena itu, standar mutu pembimbingan akademik

harus diterapkan agar proses pembimbingan akademik yang dilaksanakan berjalan

efektif. Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Borneo Tarakan tentang Pendidikan

Sarjana Universitas Borneo Tarakan pada Pasal 22 ayar 4, diantaranya menyebutkan

bahwa pembimbing akademik berkewajiban mendokumentasikan pelaksanaan tugas-

tugas pembimbingan akademik. Instrumen yang selama ini digunakan dalam proses

pendokumentasian pelaksanaan tugas-tugas pembimbingan akademik di Fakultas

Perikanan dan Ilmu Kelautan adalah kartu konsultasi pembimbingan akademik.

Kartu konsultasi pembimbingan akademik hanya berbentuk lembaran yang

memuat tanggal konsultasi, topik konsultasi dalam satu baris dan paraf pembimbing

akademik. Penggunaan kartu konsultasi tersebut dirasa kurang efektif karena tidak

dapat mencerminkan sepenuhnya hasil pembimbingan akademik. Pembimbing

akademik masih kesulitan dalam mencatat hal-hal yang penting karena keterbatasan

space pencatatan yang diberikan. Selain itu, untuk mendukung kelancaran dalam

proses pembimbingan akademik maka diperlukan suatu instrumen perekaman yang

dapat merangkum semua unsur yang dibutuhkan dalam pembimbingan akademik.

Unsur-unsur tersebut diantaranya ketentuan-ketentuan; kurikulum; informasi IP

Semester, IP Kumulatif dan SKS kumulatif; pantauan kegiatan mahasiswa; catatan

kemajuan dan evaluasi studi mahasiswa. Oleh karena itu, penyusun memiliki inisiatif

untuk menyusun suatu buku yang selanjutnya diberi nama Buku Sakti Pembimbingan

Akademik (SPA). Buku SPA ini diharapkan dapat menjadi salah satu instrumen

pembimbingan akademik yang berfungsi merekam hasil kegiatan pembimbingan

akademik dari awal hingga akhir studi mahasiswa.

.

126

H. Tujuan

Tujuan dari kegiatan Penyusunan Draf Buku Sakti Pembimbingan Akademik

adalah sebagai berikut :

6. Meningkatkan efektifivitas dalam proses pencatatan, perekaman atau

pendokumentasian hasil pembimbingan akademik di Program Studi Teknologi

Hasil Perikanan

7. Menghasilkan draf Buku Sakti Pembimbingan Akademik yang dapat diajukan

sebagai usulan dalam pengembangan Kartu Konsultasi Pembimbingan

Akademik di Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan

I. Manfaat yang Diharapkan

Dengan adanya draf Buku Sakti Pembimbingan Akademik ini diharapkan dapat

menjadi bahan masukan dalam pengembangan Kartu Konsultasi Pembimbingan

Akademik di tingkat Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan, Universitas Borneo

Tarakan. Pengembangan tersebut sangat diharapkan untuk dapat meningkatkan

efektivitas pembimbingan akademik khususnya di program studi Teknologi Hasil

Perikanan

127


F. Rincian Kegiatan Penyusunan Draf Buku Sakti Pembimbingan Akademik


1. Koordinasi Mentor, Coach dan

Pimpinan

13 Juli 2020

2. Pengumpulan data 13 Juli 2020

3. Penyusunan draf Buku Sakti


14-15 Juli 2020

4. Sosialisasi Awal draf Buku Sakti


16 Juli 2020

5. Perbaikan draf Buku Sakti


17-18 Juli 2020

6. Pembuatan laporan Kegiatan

Penyusunan draf Buku Sakti


20 -21 Juli 2020

G. Penyusunan Draf SOP Pembimbingan Akademik

Rangkaian kegiatan penyusunan draf Buku Sakti Pembimbingan Akademik

telah dilaksanakan selama 8 hari dengan 6 tahap kegiatan yaitu tahap koordinasi dengan

mentor, coach dan pimpinan; pengumpulan data; penyusunan draf Buku Sakti

Pembimbing Akademik; sosialiasi awal draf Buku Sakti Pembimbingan Akademik;

perbaikan draf Buku Sakti Pembimbingan Akademik dan pembuatan laporan kegiatan

penyusunan draf Buku Sakti Pembimbingan Akademik. Dokumentasi kegiatan dapat

dilihat pada Lampiran 1.

Pada tahap pertama, penyusun melakukan koordinasi dengan mentor, coach dan

pimpinan terkait kegiatan yang akan dilakukan. Koordinasi dilaksanakan secara tatap

muka dan/atau menggunakan aplikasi Whatsapp. Pada tahap kedua, penyusun

mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam penyusunan Buku Sakti


128

sebagai referensi. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah studi dokumen

yang diperoleh dari berbagai sumber dan wawancara terhadap Jurusan/Program Studi

Agribisnis Fakultas Pertanian Universitas Borneo Tarakan yang telah mengembangkan

kartu konsultasi pembimbingan akademik.

Pada tahap ketiga, penyusun melakukan penyusunan draf Buku Sakti

Pembimbingan Akademik secara mandiri berdasarkan data-data yang telah

dikumpulkan, namun dengan tetap meminta masukan dan pertimbangan dari rekan

kerja. Penyusunan dilaksanakan selama 2 hari. Pada tahap keempat, penyusun

melakukan sosialisasi awal draf Buku Sakti Pembimbingan Akademik pada lingkup

internal Program Studi Teknologi Hasil Perikanan untuk mendapatkan masukan dalam

perbaikan draf Buku Sakti Pembimbingan Akademik yang telah disusun. Sosialisasi

awal dilaksanakan di Ruang Rapat FPIK Lantai 2. Surat Undangan, Daftar Hadir dan

Notulensi dapat dilihat pada Lampiran 2. Adapun masukan yang diperoleh adalah

sebagai berikut :

1. Menggabungkan dan meringkas form daftar hadir dan berita acara menjadi satu

kesatuan sehingga lebih efisien

2. Menambahkan syarat pengajuan judul atau proposal tugas akhir pada bab

ketentuan yaitu mahasiswa harus menghadiri seminar penelitian mahasiswa

sebanyak 10 kali

3. Menambahkan kolom untuk verifikasi hasil pembimbingan akademik

4. Menambahkan pedoman disiplin mahasiswa di bagian akhir buku

5. Mengganti desain cover buku

Pada tahap kelima, penyusun memperbaiki draf Buku Sakti Pembimbingan

Akademik berdasarkan masukan-masukan yang diperoleh. Perbaikan dilaksanakan

selama 2 hari. Selanjutnya pada tahap keenam, penyusun membuat laporan kegiatan

penyusunan draf Buku Sakti Pembimbingan Akademik. Draf Buku Sakti

Pembimbingan Akademik ini nantinya juga akan diajukan kepada Unit Penjamin Mutu

(UPM) sebagai usulan dalam pengembangan Kartu Konsultasi Pembimbingan

Akademik Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan. Draf Buku Sakti Pembimbingan

Akademik dan Testimoni dapat dilihat pada Lampiran 3 dan 4.

129

BAB III. PENUTUP

Demikian laporan kegiatan Penyusunan Draf Buku Sakti Pembimbingan

Akademik Program Studi Teknologi Hasil Perikanan, Fakultas Perikanan dan Ilmu

Kelautan, Universitas Borneo Tarakan Tahun 2020, dalam rangka Aktualisasi

Pelatihan Dasar CPNS “Penguatan Instrumen Pembimbingan Akademik di Program

Studi Teknologi Hasil Perikanan”.

Saran dan masukan yang ditujukan untuk perbaikan kegiatan ini sangatlah kami

harapkan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami sampaikan terima kasih.


Penyusun,


NIP. 198911262019032015

130


Foto 1. Koordinasi dengan Mentor



131


Foto 5. Penyusunan Draf Buku Sakti Pembimbingan Akademik

Foto 6. Sosialisasi Awal Draf Buku Sakti Pembimbingan Akademik

132

Foto 7. Perbaikan Draf Buku Sakti Pembimbingan Akademik


133

Lampiran 2. Surat Undangan, Daftar Hadir dan Notulensi Sosialisasi Awal

Draf Buku Sakti Pembimbingan Akademik

134

135

Documents

LAMPIRAN KEGIATAN 1 - LAN RI